Az iratkészítés gyakorlata II

NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA 4400 Nyíregyháza, Sóstói u. 31/B Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485

Jakabné dr. Zubály Anna

Az iratkészítés gyakorlata II.

Nyíregyháza, 2012

1 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


Munkaügyi iratok Álláskeresés1 A tapasztalatok azt mutatják, hogy az álláskeresőnek akkor van a legnagyobb esélye, ha egyszerre több szempontot és módszert is igénybe vesz. Fontos, hogy az álláskereső előbb önmagában tisztázza az elképzeléseit, elvárásait, illetőleg tudását, képességeit, és reálisan tudja felmérni a lehetőségeit. Az ezekre adott helyes válaszok segítenek tisztázni a célokat, körvonalazódnak, hogy milyen cégekhez és milyen munkakörökre érdemes jelentkezni Hol keressünk? Az álláskeresést több csatornán lehet indítani. Az egyik legkézenfekvőbb az újságban, az interneten, vagy egyéb fórumokon - például állásbörzéken - megjelent álláshirdetések tűnnek. A tapasztalatok szerint azonban Magyarországon a cégek az üres állásoknak mindöszsze egynegyedét töltik be hirdetések útján, a többségét ismerősökön keresztül töltik be. Ha az állást kereső a hirdetések mellett dönt, számolnia kell azzal, hogy akár több száz pályázóval kell megküzdenie. Ők mind konkurenciát jelentenek számára, hiszen vélhetően mindannyian hasonló kvalitásokkal rendelkeznek. A hirdetésekre beadott jelentkezéseknek csupán kis hányada vezet sikerre, ezért érdemes kampányszerűen több álláshirdetésre is pályázni. Gyakori, hogy a hirdető cégek - akár maguk a vállalatok, akár ügynökségek - magasabb követelményeket támasztanak a jelentkezőkkel szemben, mint amit a munkakör megkövetel, ezért akkor is érdemes jelentkezni a váltani szándékozónak, vagy a pályakezdőnek, ha nem felel meg az állás valamennyi követelményének. Rejtett utakon A munkaerő-piaci trendek azt mutatják, hogy a legtöbb lehetőség az úgynevezett rejtett álláspiacon, azaz a meg sem hirdetett állások piacán van. Az egyik leghatékonyabban működő módszer a networking - azaz az ismerősökre és azok ismerőseire épített kapcsolati rendszer. Minél nagyobb kapcsolati hálót épít ki valaki, annál nagyobb esélye van az elhelyezkedésre. Egy ilyen hálózat kiépítése meglehetősen időigényes és tudatos folyamat, amelynek talán első lépése a legnehezebb - ha már van néhány jó "emberünk", bővül a háló magától is. Az első láncszem lehet családtag, csoport vagy munkatárs, egy konferencia másik résztvevője vagy szakmai szervezetek általunk ismert tagja - a lényeg, hogy a karrierépítést fontolgatók elkezdjék a háló szövését. Ha ismerős révén szerez tudomást a pályakezdő egy álláslehetőségről, máris nagyobb eséllyel indul, hiszen rengeteg információt tudhat meg - magáról a cégről, a személyzeti vezetőről, a cég kultúrájáról vagy akár az "ellenfelekről".

1

Forrás: Szegedi Erzsébet: Figyelő (www.fn.hu/allas/20010922/llaskereses_fels_337_fokon)



Néhány dologra azonban figyelni kell: az állás után érdeklődő soha ne erőszakoskodjon ismerőseinél közvetlen segítségért. Elég, ha csak tanácsot kér tőle és ennek során elmondja, hogy milyen állást szeretne, milyen tapasztalata van. Így ismerősei tovább ajánlják saját ismerőseiknek, akiktől ismét csak információt szabad kérni, állást viszont nem. Előbb-utóbb megtalálja azt, akinek épp rá van szüksége. Az igazán jól működő rendszer a dominóelv alapján működik - elég egyet "meglökni", és mozgásba jön az összes kapcsolat. Tanácsadón keresztül Egy másik lehetséges - és divatos - módszer személyzeti tanácsadó és fejvadász cégnél pályázni, vagy adatbázisukba jelentkezni. Az általuk nyújtott szolgáltatások ingyenesek a munkát keresők számára, hiszen a fejvadász cégek díjukat általában a megbízó cégtől kapják, a közvetített személy jövedelmének függvényében. A hozzájuk jelentkező először egy adatbázisba kerül, és amennyiben olyan megbízás érkezik a céghez, amelyet végzettsége és tapasztalata alapján meg tud pályázni, az ügynökség tanácsadója megkeresi és tájékoztatja a pozícióval kapcsolatos tudnivalókról. Ha a jelöltet érdekli az állás, a tanácsadó továbbítja életrajzát a cégnek. Ezeknek a cégeknek jelentős adatbázisuk és sok állandó megbízásuk van ugyan, mégis ritkán akad olyan megkeresés, amelyet épp egy konkrét pályázóra szabtak - ráadásul itt is számolni kell a konkurens jelentkezők magas számával. Állásbörzék kezdőknek Pályakezdők esetén kiváló lehetőséget jelentenek a diákszervezetek által szervezett állásbörzék, ahol a friss diplomások személyesen - és minden tét nélkül - ismerkedhetnek a cégek álláskínálatával, HR szakembereivel. Érdemes beszerezni a helyszíneken megjelenő Állásbörze Kalauzokat is, amelyek minden adatot tartalmaznak a kiállítókról és a hirdetőkről, valamint azok ajánlatairól. Az önéletrajz2 Mikor állást keresünk, megjelenünk a munkaerőpiacon, akkor gyakorlatilag el akarjuk adni magunkat, mint munkaerőt. Az önéletrajz egy marketinganyag, amely ebben hatékonyan segítségünkre lehet, vagy akár éppen ronthatja esélyeinket, ha nem megfelelően készítjük el. Hazánkban a közelmúltig az un. magyar típusú önéletrajz volt az elterjedt, amely az iskolából ismert fogalmazásokhoz hasonlóan bevezetésből, tárgyalásból és befejezésből állt, ömlesztve tárva az olvasó elé az információkat (a munkásmozgalmi múlttól a családfáig). Ezt mára jobbára felváltotta az amerikai típusú önéletrajz, amely jól átláthatóan, tagoltan tartalmazza karriertörténetünket és tanulmányainkat, jó esetben csak azokat az információkat tartalmazva, amelyek szükségesek a munkáltató számára döntése meghozásában. Felépítését tekintve alapvetően kétféle formát különböztethetünk meg, a kronologikus, illetve a funkcionális önéletrajzot.

2

www.oneletrajzmintak.hu



Kronologikus önéletrajz: Az eddig betöltött munkaköröket illetve elvégzett iskolákat fordított időrendben bemutató forma. A munkaadók ezt kedvelik leginkább, mert könnyen áttekinthető. Akinek a karriertörténete, eddig betöltött munkakörei megfelelnek a megpályázott állásnak, feltétlenül ez a követendő forma. Azoknak viszont, akik pályát változtatnak vagy frissen végzettek meglehetősen nehéz kronologikus önéletrajzot írni. Funkcionális önéletrajz: A funkcionális önéletrajz nem a betöltött munkakörök, hanem inkább egyes képességeink, elért eredményeink köré szerveződik. Az alábbi esetekben érdemes fontolóra venni a funkcionális forma használatát: -

Ha most végeztük tanulmányainkat vagy egyéb okból most kezdünk el rövidebbhosszabb kihagyás után dolgozni. Ha karriertörténetünk nem egységes, sokféle munkakörben dolgoztunk. Ha eddigi munkaköreink megnevezése nem sokat árul el képességeinkről vagy elért eredményeinkről (ilyenek pl. segédmunkatárs vagy adminisztrátor).

Az önéletrajz formátuma lehetőleg olyan legyen, hogy az megragadja a figyelmet. A HR szakemberek általában 10-15 másodpercet szentelnek csak egy önéletrajzra, annak eldöntésére, hogy az a kukában kössön ki vagy esetleg behívják íróját egy interjúra. Az önéletrajz nem csak egy dokumentum, amelyben felsoroljuk eddigi munkahelyeinket és tanulmányainkat, de nem is egy életrajzi regény. Nem több és nem kevesebb, mint egy reklámanyag, amellyel eladjuk magunkat. Célja nem más, mint az interjúra való behívás elérése. A forma legalább olyan fontos, mint a tartalom, egy jól megválasztott csomagolásban könynyebb bármilyen árut eladni. Íme néhány dolog amire érdemes odafigyelni: -

Gondoljuk meg, hogy milyen betűtípust választunk, általánosan elfogadott az Arial, Times New Roman vagy a Garamond, kerüljük azonban a szokatlan betűtípusokat, mint például a Comic Sans Lucida stb! Ne vigyük túlzásba a dőlt betű, vastag betű vagy aláhúzás alkalmazását, emlékezzünk arra, hogy ha mindent hangsúlyozunk, akkor nem hangsúlyozunk ki semmit. Használjunk következetesen egységes tagolást az egész dokumentumon keresztül! Gépeljünk hibátlanul és tartsuk be a helyesírás szabályait!

Önéletrajzunknak tükröznie kell tapasztalatainkat, képességeinket, erősségeinket és utalnia kell személyiségünkre. Ezért nem mindegy, hogy milyen szavakkal írjuk le előző munkahelyeinken végzett tevékenységeinket, tapasztalatainkat és eredményeinket. Jól meg kell fontolnunk milyen szavakat használunk, mert ez alapján alakul ki rólunk egy kép az olvasóban. Ugyanakkor ügyeljünk arra, hogy ne túlozzuk el túlságosan jó tulajdonságaink hangsúlyozását, mert ez visszatetszést kelthet. Kerüljük az olyan szavak használatát, amelyeknek negatív jelentése van (pl. nincs, nem, kicsi, alacsony stb.).



A motivációs levél A kísérőlevél legalább olyan fontos, mint maga az önéletrajz, ha jelentkezünk egy munkahelyre, soha ne küldjük önéletrajzunkat kísérőlevél nélkül, kár lenne kihagynunk ezt a lehetőséget, minthogy ez igencsak hatásos eszköz arra, hogy megkülönböztessük magunkat. A kísérőlevél megírása hasznos lehet, ha a munkavállaló szeretne bemutatkozni a leendő munkaadójának. Kiemelheti benne azon sajátos tulajdonságait, amelyeket a munkaadó a munkakör betöltéséhez fontos szempontként megjelölt, illetve azokat is, amelyek további előnyt jelenthetnek az állás elnyeréséhez. A jól megírt motivációs levél azt a benyomást kelti, hogy ön a legalkalmasabb személy az állás betöltésére, ezért rendkívül fontos a stílus miként van megírva. -

Hacsak lehet, szerezzük meg annak a bizonyos személynek a nevét, aki a levelet olvasni fogja, ez igényel egy kis utánjárást, néha lehetetlen, de mindenképp érdemes foglalkozni vele. Ha ez nem sikerül, akkor használjuk a Tisztelt Hölgyem/Uram megszólítást, de ha igen, akkor szólítsuk nevén az illetőt.

-

Kísérőlevelünk fejléce legyen ugyanaz, mint önéletrajzunké, ez profizmusra és a részletekre való odafigyelésre utal.

-

Utaljunk elért eredményeinkre a kísérőlevélben, akárcsak önéletrajzunkban. Hangsúlyozzuk ki és számokkal is utaljunk sikereinkre. Kíváncsivá tehetjük olvasónkat arra, hogy ki is lehet az "az ember, akinek sikerült egy év leforgása alatt 54 százalékkal növelnie az eladásokat", így több esélyünk van arra, hogy önéletrajzunkat elolvassa vagy személyesen is megismerjen bennünket.

-

Adjunk meg egy konkrét dátumot, amikor megkeressük irodáját egy, a személyes találkozásra megfelelő időpont egyeztetése céljából.

-

Ahogy minden marketinganyagnak, úgy a kísérőlevélnek is a következőképpen kell felépülnie: -

a figyelem felkeltése, az érdeklődés felébresztése, a termék iránti vágy kialakítása, akcióra való felhívás.

-

Tehát megfelelő módon bemutatkozunk, leírjuk, miért van szüksége ránk a munkaadónak és, hogy mikor fogunk vele kapcsolatba lépni.

-

- Végezetül, de abszolút nem utolsó sorban, olvassuk és olvastassuk át megbízható ismerőseinkkel egészen addig, amíg biztosak nem vagyunk abban, hogy nincsen benne gépelési, helyesírási hiba.

Feladat: Keressen az interneten a végzettségének megfelelő álláshirdetést, és írja meg – tetszőlegesen kiválasztott önéletrajz-mintában – a szakmai önéletrajzát és a motivációs levelet!



A Munka törvénykönyve Minden munkavállalónak személyes, egyéni érdeke, hogy munkába állás előtt tisztában legyen a hatályos Munka törvénykönyve előírásaival, ugyanis ez a jogszabály tartalmazza a munkavégzéssel kapcsolatos legfontosabb előírásokat. -

Szabályozza a munkaviszonyban szereplő két fél, a munkavállaló és a munkáltató legfőbb jogait és kötelezettségeit, előírja a munkaviszony formai és tartalmi szabályait.

-

Tekintettel arra, hogy a munkaviszonyt létesítő felek nem egyenrangúak (jellemzően a munkáltató diktálja a feltételeket), attól eltérni nem szabad. (Ha mégis, akkor csakis abban az esetben, ha az a munkavállalónak kedvezőbb.)

-

Speciális területeken több jogszabály is kiegészíti. Például a közalkalmazottak munkaviszonyát a Közalkalmazotti Törvény is szabályozza.

A munkaviszony A munkaviszony a munkáltató és munkavállaló között létrejött jogviszony, melyet a felek írásbeli munkaszerződéssel létesítenek. A munkaviszony alanyai: -

munkáltató, munkavállaló.

A munkaszerződés legfontosabb elemei: -

a felek adatai; megállapodás a munkakörben, megállapodás a bruttó munkabérben (személyi alapbér – min. minimálbér, pótlékok) megállapodás a munkavégzés helyében, munkaviszony időtartama, próbaidő, munkaidő, annak beosztása.

Továbbá, például: -

rögzíteni kell, ha a munkavégzés helye változtatható; tanácsos megnevezni a munkáltatói jogkört gyakorló személyt,

Hitelesítések: a felek aláírása. A munkaszerződés időtartama: -

határozatlan időtartamra szóló, határozott idejű, ami azonban maximum 5 év lehet.

A munkaszerződésben mind határozott, mind határozatlan időtartam esetén megállapodhatnak próbaidőről (ellenkező rendelkezés hiányában 30 nap), de ennek időtartama maximum 3 hónap (köztisztviselők 6 hónap, közalkalmazottak 4 hónap) lehet. A próbaidő alatt bármelyik fél azonnal megszüntetheti a szerződést, külön indoklás és jogkövetkezmény nélkül. 6 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


Fontos tudni! -

Egyes esetekben kötelező határozott időre létesíteni a munkaszerződést.

-

A határozott idejű szerződés határozatlan idejűvé alakul, ha a munkavállaló az időtartam lejártát követően, vezetője tudtával, legalább egy munkanapot tovább dolgozik. (Kivéve, ha eredetileg 30 napnál rövidebb időre kötötték. Ekkor csak az eredeti időtartam ismétlődik.)

A munkaviszony kezdete a munkába lépés első napja. (Ha ez nem a szerződéskötést követő nap, erre a munkaszerződésben feltétlenül utalni kell.) A munkavállaló kötelezettségei: -

a munkát köteles személyesen végezni, más személyt a munkavégzés teljesítésével nem bízhat meg; köteles az előírt időben és helyen megjelenni; a munkahelyen munkára képes állapotban kell megjelenni, amit a munkáltató jogosult és köteles ellenőrizni. A munkavállaló feladatait a Munkaköri leírás tartalmazza. Ez a munka szerződés mellékletét képezi.

Fontos tudni! A munkakörben részletezett feladatok munkáltató általi megváltoztatásához nem szükséges a munkaszerződés módosítása! Természetesen a dolgozónak el kell fogadnia a megváltozott munkaköri leírást. A munkaszerződés alaki vagy formai hiányosságai esetén a munkaviszony automatikusan megszűnik.



A munkaszerződés egy lehetséges formája Munkaszerződés, melyet egyrészről a …………………………………… (cégnév)(telephely: ……………………………; cégjegyzékszám:…………………………), mint munkaadó, másrészről …………………………………… (név)(lakcím: …………………………, anyja neve: …………………………………, taj-száma: ……………………, adószáma: …………………………), mint munkavállaló kötött az alulírott napon a következő feltételekkel: 1. A munkaadó a munkavállalót 20… …………………-tól …………………. munkakörben …………………………………… időtartamra foglalkoztatja, a munkavállaló pedig kijelenti, hogy ettől az időponttól kezdődően a munkaadó alkalmazásába lép. 2. A munkavállaló feladata a cég ………………………………… kapcsolatos teendőinek teljes körű ellátása, melynek részleteit a munkaszerződéshez csatolt munkaköri leírás tartalmazza. 3. A munkaadó a munkavállaló részére ……………………………Ft, azaz ……………………………………… forint személyi alapbért fizet. A munkaadó ezenfelül biztosítja a jogszabályokban és a cég kollektív szerződésében előírt jóléti és kulturális szolgáltatásokat. 4. A munkavállaló a megállapodásban vállalt munkaköri feladatait a ……………………………… munkahelyén (telephely: ………………………………………) látja el …………………………………… irányításával. 5. A felek …………………………… próbaidőt kötnek ki. A próbaidő tartama alatt joga van mind a munkaadónak, mind a munkavállalónak a munkaviszonyt felmondási idő nélkül azonnali hatállyal megszüntetni. 6. Ha a munkaadó a munkavállalóval kötött megállapodást a szerződéstől számított 30 napon belül nem mondja fel, a munkaszerződés jóváhagyása nélkül is érvényessé válik. 7. A munkaadó a munkavállaló napi munkaidejét …………… órában állapítja meg, mely …………………… órától …………………… óráig tart. A munkaadó ezen időtartamon ………………… a munkavállalónak biztosítja a napi …………… perc munkaközi szünetet. 8. A munkavállaló sürgős munka esetén – felettese írásbeli utasítására – a fent megállapított munkaidőn túl is köteles a munkaadó rendelkezésére állni a munkaköri leírásban foglaltak elvégzésére. E munkáért a munkavállalónak túlóradíj jár. 8 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


9. A munkavállaló vállalja, hogy részt vesz a cég által szervezett vagy támogatott, a munkaköréhez kapcsolódó továbbképzésen, tanfolyamon. 10. A munkavállaló kötelezettséget vállal arra, hogy a feladatkörébe tartozó munkát becsületesen és lelkiismeretesen elvégzi, a kapott utasításokat teljesíti, a cég tulajdonát védi, betartja a munkavédelmi rendelkezéseket és a munkafegyelemre vonatkozó előírásokat, valamint megőrzi a hivatali titkokat; károkozás vagy a fegyelem megsértése esetén erkölcsi és anyagi felelősséggel tartozik. 11. A felek megállapodnak abban, hogy a felmondási idő ………………………………, továbbá, hogy a munkaviszony megszűnése vagy megszüntetése esetén a munkavállaló a jogszabály alapján végkielégítésre …………………………………. A munkavállalót – ……………………………… a munkáltatónál munkaviszonyban töltött minden megkezdett év esetén ………………………………… végkielégítés illeti meg. 12. A munkáltató kijelenti, hogy a munkaszerződés megkötésével egyidejűleg a munkáltató tájékoztatta a munkavállalót a Munka törvénykönyve 76. § (7) bekezdésében felsorolt feltételekről. 13. A jelen szerződében nem érintett kérdésekben a munkaviszonyra vonatkozó szabályok, különösen a Munka törvénykönyve és …………………………… kollektív szerződésének rendelkezései az irányadóak. ………………………………, 20… …………………… ……

……………………………… munkaadó

……………………………… munkáltató

Melléklet: munkaköri leírás

Feladat: Készítse el a fenti munkaszerződést tetszőleges adatokkal kiegészítve!



A munkaviszony megszűnése: a) Speciális esetekben automatikusan szűnik meg: -

a munkavállaló halálával;

-

a munkáltató jogutód nélküli megszűnésével;

-

a határozott időre kötött szerződésben előírt idő leteltével.

b) közös megegyezéssel; c) A munkaviszony megszűnhet felmondással is, mely lehet rendes vagy rendkívüli felmondás. Munkaidő A munkavégzés időtartama: -

A rendes munkaidő mértéke napi nyolc óra (teljes munkaidőben foglalkoztatott), ha a munkaszerződés ennél kevesebbet ír elő, akkor rész munkaidős foglalkoztatásról beszélünk.

-

A kötelező munkaidő tehát napi 8 óra, heti 40 óra, de ez meghatározható heti vagy ennél hosszabb, de legfeljebb két havi keretben is.

Fontos tudni! Részfoglalkoztatás esetén a munkavállalók juttatásai is arányosan járnak. Például négy órás foglalkoztatás esetén a minimálbér fele, a törvényes fizetett szabadság fele jár a dolgozónak. A napi munkaidő maximuma 12 óra, a heti munkaidő maximuma – egyenlőtlen munkaidő-rendszerek esetén – 48 óra A munkaidő-rendszer azt jelenti, hogy a dolgozó napi munkaidejét milyen időbeni formában teljesíti. -

napi egyenlő munkaidő (azonos időben kezdés és befejezés);

-

osztott munkaidő (a munkaidőt két részletben kell teljesíteni);

-

heti egyenlőtlen munkaidő (a munkanap lehet rövidebb, illetve hosszabb, de a heti 40 órának ki kell jönnie);

-

havi egyenlőtlen munkaidő (a vizsgált időszakban egyenlőtlenül teljesített munkaóráknak átlagosan heti 40 órát kell kiadniuk – ha a Kollektív szerződés másképp nem rendelkezik a munkaidőkeret maximum 2 hónap) ;

-

osztott és egyenlőtlen munkaidő.

A munkaidő beosztásáról a kollektív szerződés, ennek hiányában a munkáltató jogosult dönteni. 10 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


Meg kell határozni a munkakezdés, illetve befejezés időpontját, és dönteni kell arról is, hogy a napi munkaidőt egyfolytában (osztatlanul) vagy több részletben, osztottan kell ledolgozni. Túlmunkának a napi rendes munkaidőt meghaladó munka minősül. Éves szinten maximum 200 óra rendkívüli munkavégzés rendelhető el, ami a kollektív szerződés alapján 300 órára növelhető. A munka napi befejezése és másnapi újrakezdése között legalább 8 órás pihenőt (11 óra szünetet) kell biztosítani. Heti két pihenőnapot kell biztosítani a dolgozó számára úgy, hogy ez számára legalább 40 óra egybefüggő pihenőidőt jelentsen. Hivatalosan munkaszüneti napnak nyilvánított napokat szabadnapként kell kezelni. Szabadság A munkavállalót minden munkaviszonyban töltött naptári évben rendes szabadság illeti meg, amely alap- és pótszabadságból áll. Az alapszabadság mértéke 20 munkanap, amely a 25. életévtől a 45. életévig, az életkor arányában 30 munkanapig növekszik. A Közalkalmazottak jogállásáról szóló törvény ennél kedvezőbb feltételeket biztosít. Az alapszabadságon felül bizonyos esetekben pótszabadság jár, melyet a munkaszerződésben, vagy a Kollektív Szerződésben szabályozni kell. Az alapszabadság 25 százalékát a munkavállaló kérésének megfelelően kell kiadni. Bérezési rendszerek Alapvetően három bérezési rendszert különböztetünk meg, időbért, teljesítménybért és ezek kombinációit. Időbér, melyet olyan esetben célszerű alkalmazni, amikor a dolgozó teljesítményét, munkaintenzitását nem lehet közvetlenül mérni. Ebben az esetben a munkabért a munkában eltöltött idő arányában kell számítani. Teljesítménybér, melyet olyan esetekben alkalmaznak, amikor a teljesítmény tényszerűen mérhető. Ezt a tiszta jutalékos rendszernek is nevezzük. Időbér és teljesítménybér kombinációi. Erre példa az alapbér és jutalék, vagy csökkentett alapbér és jutalék rendszere. Ebben az esetben a munkabér egy része biztosított, a másik része pedig az elért teljesítménytől függ. A munkabér a munkakör jellegétől, a munkavégzés körülményeitől függően pótlékokkal egészülhet ki, amit a munkaszerződésben, vagy a Kollektív Szerződésben kell szabályozni. Kötelezettségek megszegésének felelőssége a) A munkavállaló felelőssége a fegyelmezetlen magatartásáért; b) A munkavállaló felelőssége a károkozásért: -

felelősség a kárt előidéző magatartásért 11

TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


-

felelősség a hiányért

c) A munkáltató felelőssége az okozott kárért.

Feladat: Válaszoljon az alábbi kérdésekre!

-

Ismertesse a munkaviszony keletkezésének lehetséges módjait!

-

Ismertesse a munkaviszony megszűnésének formáit!

-

Ismertesse a munkaszerződés legfőbb tartalmi elemeit!

-

Mutassa be a munkaidő-rendszereket!

-

Mutassa be a szabadság fajtáit!

-

Ismertesse a bérezési rendszereket!

-

Melyek a munkavállaló és munkáltató legfőbb felelősségi körei?

Feladat: Szerkessze meg az alábbi munkaszerződést a tanult tartalmi és formai szabályok szerint! Egészítse ki a hiányzó adatokat tetszés szerint!



Munkaszerződés, amely létrejött egyrészről …………………………………..… (székhelye: ……………………..; adószáma: ………………., képviselője: ……………………), a továbbiakban mint Munkáltató, másrészről ……………………… (szül.: …………….………….., a. n.: ……………………..………; taj-szám: …………………………..; adóazonosító jel: …………………………) ………………………………... szám alatti lakos, a továbbiakban Munkavállaló között az alábbi feltételek szerint: I. Általános rendelkezések. 1. A felek rögzítik, hogy a Munkáltató a Munkavállalót ……………………. napjától alkalmazza határozatlan időtartamú főfoglalkozású munkajogviszony keretében. 2. A Munkáltató és a Munkavállaló megállapodnak abban, hogy a munkajogviszony kezdetétől számított ….…. próbaidőnek minősül. A próbaidő alatt mind a Munkáltató, mind a Munkavállaló jogosult a munkaviszonyt azonnali hatállyal írásbeli jognyilatkozattal megszüntetni. 3. A Munkavállalóval szemben a munkáltatói jogokat a Munkáltató képviselője, azaz ………………………. gyakorolja, e tekintetben a munkaviszony létesítése, megszüntetése, a munkaszerződés módosítása, az átirányítás, kirendelés, fizetés nélküli szabadság engedélyezése, a kártérítési felelősség ügyében. II.

A

munkakör.

1.

A

felek

megállapodnak

abban,

hogy

a

Munkavállaló

………………………… munkakörben munkaidejét, energiáját teljes egészében a Munkáltató szolgálatába állítja, munkaidejét legjobb megítélése szerint szervezi és tervezi a Munkáltató érdekeinek messzemenő figyelembevételével a Munkáltató hatékony működése érdekében. 2. A felek tudomással bírnak arról, hogy az 1. ponton túl a Munkavállaló feladatát és jogkörét a Munka törvénykönyve, a Munkáltató utasításai, továbbá a Munkáltatónál mindenkor hatályban lévő belső szabályzatok és a Munkavállaló részére adott belső utasítások, ill. a Munkáltató, vagy az általa kijelölt személy egyedi utasításai határozzák meg. 3. A Munkavállaló felelős a munkaköréhez tartozó valamennyi feladat és kötelezettség ellátásáért a munkakörével járó feladatok végrehajtásáért. A Munkáltató eredményes működése érdekében köteles hatáskörében mindent megtenni. 4. A Munkáltató és a Munkavállaló egybehangzóan kijelentik, hogy a Munkáltató a munkaszerződés megkötését megelőzően ismertette a munkavállalóval a munkakörébe tartozó feladatokat. A Munkáltató vállalja, hogy a feladatok változása esetén a változásokról a Munkavállalót kellő időben tájékoztatja.



III. A munkavégzés helye. 1. A Munkáltató és a Munkavállaló megállapodnak abban, hogy a Munkavállaló a munkaviszony tartama alatt változó munkahelyen (mindazokon a helyszíneken, ahol a Munkáltató bármely tevékenységet fejt ki) végzi munkáját. 2. A Munkavállaló elsődlegesen munkáját a(z) …………………………………. szám alatti székhelyén folytatja. IV. Díjazás, munkarend. 1. A Munkáltató a Munkavállaló munkabérét bruttó …………... Ft/hó összegben állapítja meg. 2. A Munkavállaló munkaideje reggel 8.00 órától délután 17.00 óráig tart, amelyből egy óra fizetetlen étkezési szünet, azzal, hogy a munkavállaló vezető állású dolgozóként munkáját maga szervezi. 3. A Munkavállaló munkarendjét a Munkáltató határozza meg, köteles azonban a munkarendben történt változást megelőzően legalább 24 órával közölni. 4. A Munkavállalót az alábbi juttatások illetik meg alapbérén túl: …………………. Ft étkezési hozzájárulás; ………………. helyi közlekedési bérlettérítés. E juttatásokat a Munkavállaló a Munkáltató által biztosított elektronikus kártyára utalja a havi fizetéssel egy időben. V. Megállapodás a munkakörrel kapcsolatos egyéb kérdésekben. 1. A Munkavállaló köteles a Munkáltató működésével kapcsolatos információkat titokként kezelni, figyelemmel a Munkáltató, és ügyfeleinek bizalmas, vagy vélhetően bizalmas anyagaira vonatkozóan és érdekeinek védelmére. A Munkavállaló a Munkáltató működésével kapcsolatosan tudomására jutott információkat abban az esetben hozhatja harmadik személy tudomására, ha őt erre a munkáltatói jogokat gyakorló személy feljogosította, illetve ha őt erre a törvény kötelezi. A titoktartási kötelezettség e szerződés megszűnése utáni időre is vonatkozik. 2. A Munkavállaló köteles minden okmányt biztonságban tartani, beleértve saját dokumentumait is, azokat illetéktelen személyektől megvédeni. Okmányokon értendő minden, a Munkáltatóra, az azzal kapcsolatban álló cégekre, azok tagjaira, ügyfelekre vonatkozó minden jelentés, papír és okmány, amely a Munkavállaló birtokában van, vagy amelyet ő készít el. A felek rögzítik, hogy a fenti dokumentumok a Munkáltató tulajdonát képezik. 3. A Munkavállaló köteles a Munkáltató tudomására hozni minden általa készített tervet, eljárást, know-how-t, valamint a szervezet korszerűsítésével kapcsolatos ismeretet, amely a Munkáltató üzleti ügyeivel, működésével összefügg. Az átadással, illetve a közléssel mindezen szellemi termékek, illetve dokumentumok a Munkáltató egyedüli és kizárólagos tulajdonát képezik.



VI. A Munkavállaló érdekeltségeire, további munkaviszonyára, munkavégzésére vonatkozó rendelkezések. 1. A Munkavállaló köteles a munkahelyi vezetőjének írásban bejelenteni, ha ő vagy közeli hozzátartozója tulajdonosa és/vagy vezető tisztségviselője valamely Szövetkezetnek vagy társaságnak, illetve ennek hiányában nyilatkozatot tenni, hogy más gazdálkodó szervezetben sem ő, sem közeli hozzátartozója érdekeltséggel nem rendelkezik. 2. A Munkavállaló kijelenti továbbá, hogy az érdekeltségi körébe tartozó társaságokkal – a munkaszerződés időtartamán belül – a Munkáltató engedélye nélkül semminemű szerződést nem köt, illetve tevékenységet nem alakít ki. Ezen rendelkezés megszegése rendkívüli felmondási ok. 3. A Munkavállaló további munkaviszonyt, munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyt csak a munkahelyi vezetője tudtával és előzetes engedélyével létesíthet, illetve vállalhat más gazdálkodó szervezetnél tisztséget. 4. A Munkavállaló kötelezi magát, hogy a felsoroltakon kívül sem folytat olyan tevékenységet, amely a Munkáltató vállalkozásainak sikerét veszélyezteti. VII. A Munkavállaló felelőssége. 1. A Munkavállalóval szemben fennálló anyagi felelősség megállapítása a munkahelyi vezető hatáskörébe tartozik. A Munkavállaló gondatlan károkozás esetén 1,5 havi átlagkeresetnek megfelelő kártérítést köteles fizetni. 2. Jelen munkaszerződésben foglalt kötelezettségek teljesítése a Munkavállaló személyes, másra át nem ruházható kötelessége. VIII. A munkaviszony tartama és megszűnése. 1. A munkaviszony a felek között határozatlan időtartamra jött létre. 2. A Munkavállaló munkaviszonya megszűnik: a) a Felek erre irányuló közös megegyezésével, b) bármelyik fél rendes felmondásával, c) a munkaviszony Munkáltató általi rendkívüli felmondásával, d) a munkaviszony Munkavállaló általi rendkívüli felmondásával. 3. Bármelyik fél rendes felmondása esetén a felmondási idő 30 nap. A Munkáltató rendes felmondása esetén köteles a Munkavállalót a munkavégzés alól felmenteni. Ennek mértéke a felmondási idő fele. A töredéknapot egész napként kell figyelembe venni. Rendes felmondás esetén a Munka törvénykönyve 92-94. §-ban foglaltak az irányadók.



IX. Vegyes rendelkezések. 1. A munkavállaló semmilyen körülmények között – sem közvetlenül, sem közvetve – nem kaphat, és nem fogadhat el a Munkáltatóval üzleti kapcsolatban álló személytől, gazdálkodó szervezettől a szokásost meghaladó mértékű ajándékot. Szokásos mértékű ajándéknak minősül az adójogszabályokban meghatározott és ilyennek minősített mértékű ajándék. A fenti rendelkezés megszegésének jogkövetkezménye a Munkáltató rendkívüli felmondása. 2. A szerződő felek egyéb jogaiknak korlátozása nélkül kölcsönösen vállalják, hogy jelen szerződés folyamán és bármilyen okból történő megszüntetésének esetén egymásról harmadik személy előtt nem tesznek olyan tartalmú nyilatkozatot, vagy megjegyzést, amely alkalmas lehet a másik fél szakmai, üzleti, emberi tisztességének, jó hírének negatív befolyásolására. Ezen rendelkezés megszegése esetén a rendelkezést megszegő szerződő fél a másik félnek a Munkavállaló 2 (kettő) havi átlagkeresetének megfelelő kártérítést köteles megfizetni. 3. Az alábbi magatartások a Munkavállaló részéről történő tanúsítása rendkívüli felmondást vonnak maguk után: ittas állapotban történő munkavégzés; ki nem mentett igazolatlan távollét; a Munkáltató vagy más Munkavállaló sérelmére elkövetett anyagi haszonszerzésre irányuló cselekmény, károkozás; üzleti titok megsértése; munka- és tűzvédelmi szabályok, a munkahelyi rend szándékos, vagy súlyosan gondatlan megszegése; súlyos kötelezettségszegés; munkamegtagadás esetén. 4. Amennyiben a Munkavállaló munkába állását előre nem látható ok akadályozza, erről a Munkáltatót haladéktalanul – a munkakezdés előtt – értesíteni köteles. Közölni kell az akadályoztatás okát, a távolmaradás várható időtartamát. A bejelentési kötelezettség a Munkavállalót akkor is terheli, ha betegszabadságot vesz igénybe. 5. A Munkáltató és a Munkavállaló kijelenti, hogy e szerződés tartalmát bizalmas információként kezeli. 6. Ha ezen szerződés egy vagy néhány rendelkezése teljesen, vagy részben érvénytelen, ez nem érinti a megállapodás fennmaradó részének érvényességét. Ez esetben a hatálytalan rendelkezést a feleknek helyettesítenie kell egy érvényes és megvalósítható rendelkezéssel, amely megfelel a jelen szerződés céljának és tárgyának. 7. A felek kijelentik, hogy jelen szerződés megkötése során nem hallgattak el egymás elől olyan tényt vagy körülményt, amely a szerződés érvényességét, megvalósíthatóságát érintené. 8. A munkavállaló kijelenti, hogy a jelen munkaszerződés létrejöttével egyidejűleg a munkáltató tájékoztatta a Munka Törvénykönyv 76. § (7) bekezdésében felsorolt feltételekről. 9. A jelen szerződésben külön nem szabályozott kérdésekben a Munka Törvénykönyve és az egyéb munkaviszonyra vonatkozó jogszabályok és munkáltatónál mindenkor hatályos szabályzatok, illetve utasítások rendelkezései az irányadóak. …………………. (helységnév), ………………………. (aktuá16 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


lis dátum). ………………………… (munkáltató neve), ……………………….. (munkavállaló neve). Melléklet: tájékoztató a munkaviszony alapvető szabályairól

Feladat: Készítse el az alábbi megbízási szerződést a tanult tartalmi és formai szabályok szerint! Egészítse ki a hiányzó adatokat tetszés szerint!

Megbízási szerződés Amely létrejött egyrészről Név:………….…………………… (a. n: ……………….………………) lakcíme: ………………………………….………………………………..), illetve Cégnév:…………………………………….. Cégjegyzékszám:……………………………… Székhely:………………………………. Értesítési cím:…………………………………... Adószám:……………………….. Telefon, fax, mobil:………………………… mint megbízó – a továbbiakban: megbízó, másrészről: LUX-NET BANKHÁZ Korlátolt Felelősségű Társaság (4400 Nyíregyháza, Semmelweis u. 14-16., 1. emelet 2. ajtó), mint megbízott, a továbbiakban megbízott között az alábbi feltételekkel: 1. A megbízónak tudomása van arról, hogy a megbízott tevékenységi körébe tartozik természetes személyeknek, jogi személyeknek és jogi személyiség nélküli gazdasági társaságoknak valamely dolog tulajdonjogának megszerzéséhez, valamely vállalkozás jellegű szolgáltatás pénzügyi feltételeinek megteremtéséhez gazdasági, jogi, pénzügyi, üzletviteli tanácsadás nyújtása, valamint e cél érdekében ügyintézéssel, adminisztratív munkavégzéssel, tárgyalásokon való közreműködéssel történő közreműködés, melynek célja eredményes hitelközvetítés ……………………….. Ft összegű hitel elérése érdekében. 2. A megbízó megbízza a megbízottat, hogy jelen szerződés 1. pontjában meghatározott cél elérésének érdekében az ott megjelölt tevékenységet kifejtse. A megbízott a megbízást elfogadja. Kötelezettséget vállal arra, hogy a teljesítés során a jó gazda gondosságával jár el. A megbízó jelen megbízási szerződés aláírásával tudomásul veszi, hogy a megbízottat eredménykötelem nem terheli.



3. A megbízottat jelen szerződés 1 pontjában megjelölt tevékenységének kifejtéséért megbízási díjazás illeti meg, …..………………….. Ft + 27% áfa, azaz bruttó ……………………………………………. Ft összegben, továbbá sikeres ügyintézésnek minősülő cél elérése esetén sikerdíj is megilleti: ………………….. 5% + 27% áfa. 4. A 3. pont szerinti megbízási díj a megbízásos jogviszony megszűntével, míg a sikerdíj a hitelbírálati döntéssel egyidejűleg esedékes, vagy ha a hitelnyújtás véglegesen kizárólag Megbízó érdekkörébe tartozó okból meghiúsul, függetlenül attól, hogy ez milyen időpontban történik meg, és függetlenül attól, hogy ez ügyben a Megbízó saját maga vagy más megbízottja is eljárt. 5. A megbízó a megbízott tevékenységének kifejtéséhez szükséges adatokat köteles a Megbízott rendelkezésére bocsátani, valamint a szükséges dokumentumokat részére átadni, míg Megbízott a tudomására jutott adatokat, információkat, valamint átvett dokumentumokat és egyéb iratokat köteles titkosan kezelni. 6. A megbízás határozott időtartamra szól, melynek tartama a jelen szerződés aláírásával kezdődik és határozatlan ideig tart, de mindkét fél részéről kizárólag 6 (hat) hónapos felmondási idő megtartásával mondható fel. 7. Amennyiben a megbízó nem a megbízott által nyújtott szolgáltatás alapján köt hitelszerződést, úgy erről előzetesen írásban köteles értesíteni a megbízottat, valamint köteles a hitelnyújtó nevét a Megbízott tudomására hozni. 8. A megbízó kijelenti, hogy a megbízottól kapott tájékoztatás alapján a jelen szerződést érintő minden körülményt részletesen megismert és kérdéseire kielégítő választ kapott. 9. A felek törekednek a vitás kérdések tárgyalásos úton történő rendezésére, de jogvita esetén a Nyíregyházi, illetve a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Bíróság kizárólagos illetékességét kötik ki. A felek a szerződést - annak elolvasása és értelmezése után - mint akaratukkal mindenben megegyezőt írják alá. Nyíregyháza, 20... …………………….

megbízó (név)

megbízott (név)



Feladat: Készítse el az alábbi iratot a Word szövegszerkesztő valamely, beépített sablonjában!

Alfi-Ker Kft. Ágoston Éva laborasszisztens Nyíregyháza Hunyadi u. 28. Tárgy: Válasz beadványára

Tisztelt Munkatársunk! A hozzánk eljuttatott beadványára az alábbiak szerint tudunk válaszolni: Ön valóban jól tudja, hogy a munkaviszonnyal kapcsolatosan tilos hátrányos megkülönböztetést alkalmazni a munkavállalók között nemük, koruk, nemzetiségük, fajuk, származásuk, vallásuk, politikai meggyőződésük, munkavállalói érdek-képviseleti szervezethez való tartozásuk, vagy ezzel összefüggő tevékenységük, továbbá minden egyéb, a munkaviszonnyal össze nem függő körülmény miatt. Nem minősül viszont hátrányos megkülönböztetésnek a munka jellegéből vagy természetéből egyértelműen következő megkülönböztetés. A munka törvénykönyve értelmében, ha ezzel kapcsolatban vita merül fel, a munkáltatónak kell bizonyítania, hogy eljárása jogos volt. Ezért a felmerült nézeteltérést a cég jogászának közreműködésével megvizsgáljuk és tisztázzuk. Az érdemi döntésről később fogjuk Önt tájékoztatni. Nyíregyháza, ................... Üdvözlettel

Vadász József cégvezető

ALFI-KER, A FÖLDI MINDENJÓ!



Feladat: Készítse el az alábbi feladatot, az utasításoknak megfelelően!

A PLEXI Műanyaggyártó Kft. (4400 Nyíregyháza, Sátor u. 21-23. Tel./fax: 42/123-567. Honlap: www.plexi.hu. E-mail: [email protected]) munka- és humánügyi osztályvezetője nevében készítsen tájékoztató levelet a cég osztályvezetői számára az alábbi tartalommal: Tájékoztassa az osztályvezetőket arról, hogy a munkafegyelem erősítése érdekében automata beléptető rendszer felszerelésére került sor, melyet a jövő hónap első munkanapján üzembe is helyeznek. A személyi portán működő beléptető rendszer belépőkártyával működik majd, amely alkalmas lesz arra, hogy pontos nyilvántartást tudjanak vezetni a kft. területére belépő dolgozókról és látogatókról egyaránt. A beléptető rendszer segítségével azt is ellenőrizni tudják majd, hogy ki mikor érkezett az üzembe, illetőleg mikor távozott. Utaljon arra, hogy a beléptető rendszer felszerelése azért vált szükségessé, mert a többször megtartott munkaügyi ellenőrzések alkalmával azt tapasztalták, hogy a nem műszakban dolgozók gyakran nem érkeznek meg a hivatalos munkakezdés időpontjáig (8 óra), illetőleg a munkaidő lejárta előtt hagyják el a cég területét, így nem töltik ki a hivatalos napi munkaidőt, súlyosan megsértve ezzel a munkafegyelmet. Kérje az osztályvezetőket, hogy a körlevél tartalmát ismertessék az osztályukon dolgozókkal, s hívják fel a munkatársak figyelmét a belépőkártya elkészítésére. Tájékoztassa az osztályvezetőket arról is, hogy az informatikai osztály munkatársai a jövő héten minden nap 8-16 között várják a dolgozókat a kártyához szükséges fényképek elkészítése végett. Kérje őket, tegyék lehetővé, hogy a saját dolgozóik élhessenek ezzel a lehetőséggel, ami szervezett keretek között is történhet, előre bejelentett időpontban. Közölje továbbá, hogy a fénykép és belépőkártya készítése ügyében Csatlós Tiborral, az informatikai osztály vezetőjével vehetik fel a kapcsolatot. A beléptető kártyák elkészítésének határideje: 20.. április 31.  A levelet szerkessze meg a levelezési szabályok és alábbi utasítások betartásával!  Az élőfejben alakítson ki cégjelzést a cég adataival, tetszőleges formában és embléma – kép - alkalmazásával!  Címezze helyben, valamennyi egység osztályvezetőjének!  A tárgyát a szöveg mondanivalója alapján határozza meg! 20 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


 A levelet munkaügyi témában (M-…/…) sorszámosan iktassa!  Élőlábban – felsőszegély alkalmazásával – jobbra igazítva szúrja be a következőt: Belső használatra!  Alkosson tartalomhoz illő bekezdéseket és alkalmazzon kiemeléseket!  Nyomtassa ki a levelet!



A kereskedelmi, üzleti kapcsolatok iratai A szervezetek hatékonysága, eredményessége, jó hírnevének kialakítása és megőrzése függhet attól, hogy mennyire sikeresen tudja a gazdaság különböző szereplőivel kiépíteni, fenntartani kommunikációját és mennyire tudnak hatékonyan együttműködni. A kapcsolattartás leggyakoribb eszközei: szóbeli, személyes megbeszélések, tárgyalások, viták, informálódások stb., telefon, egyéb kommunikációs eszközök és a különböző írásbeli formák. Az írásbeli kapcsolattartás legfőbb eszköze az üzleti levél, amelyben bizonyos protokolláris - alaki, formai -, nyelvi, nyelvhelyességi szabályok betartása mellett a szervezetünk érdekében - gyakran a gazdálkodással összefüggésben - információkat közlünk vagy kérünk. Az üzleti levelezés lehetséges a hagyományos, papírhoz kötött módon vagy elektronikusan. A szervezet szempontjából fontos ügyekben, valamint a korrekt és megbízható üzleti kapcsolatok létrejötte, fenntartása és megerősítése érdekében még ma is az egyik legmegbízhatóbb eszköz a papíralapú üzleti levél. Lehet, hogy nem a leggyorsabb módja a kapcsolattartásnak, de a JÓL megírt üzleti levél alapja lehet az egyenrangú partneri viszonyt feltételező, tisztességes, korrekt, megbízható együttműködésnek.

Az üzleti levelek készítésének követelményei 1. Tartalmi követelmények Az üzleti levéllel szemben támasztott egyik legalapvetőbb követelmény, hogy tartalmilag (szakmailag) pontos, félreérthetetlen, egyértelmű adatokat, tényeket, körülményeket tartalmazzon. El kell kerülni azt, hogy a címzett vagy bárki más a levélíró szándékával ellenkezően értelmezhesse, illetőleg félreértelmezze a szöveget, és ezért vitára kerüljön sor, vagy téves, hibás adatok miatt meghiúsuljon az üzlet. A szöveget az írásművekhez hasonlóan három fő részre tagoljuk: bevezetés, tárgyalás, befejezés. Az üzleti levelek minden esetben a kapcsolatfelvétellel kezdődnek: a meglévő, korábbi kapcsolatra vagy új kapcsolat esetén a levélírás előzményeire utalunk, hivatkozunk. A kapcsolatteremtésnek fontos eszköze a címzett megszólítása, hiszen ez már kifejezi a levélíró és a címzett közötti viszonyt, egyben utalhat a levélírás előzményére is: -

Tisztelt Hölgyem! Tisztelt Nagy János Úr! Tisztelt Igazgató Úr! Tisztelt Érdeklődő! Kedves Partnerünk!

A levél további részében található az üzenet lényege: a közlés célját meghatározó tartalom. Ez a levél egyedi, sajátos jellemzője, mindig a konkrét helyzet, illetőleg a levélíró szándéka határozza meg a tartalmat. A félreértések elkerülése és a gyors ügyintézés érdekében közölnünk kell minden, a tárgy szempontjából lényeges és fontos dolgot. A levél befejező része egyrészt összefoglalása az addig leírtaknak, másrészt előre mutat, jelzi a kapcsolat fenntartásának további feltételeit: 22 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


-

Reméljük, felkeltettük érdeklődését. Várjuk további érdeklődését. Keressen bennünket bizalommal! Várjuk megrendelését.

Az elköszönés - összhangban a megszólítással - szintén az üzleti kapcsolat jellegére utal: -

Tisztelettel Köszönettel Üdvözlettel

2. Nyelvi követelmények Az írásban közölt információink, szándékaink legyenek érthetőek a címzett(ek) számára. Ha a leírtak értelmezése gondot okoz, a közlésünk szándéka sem tölti be funkcióját. Ezért – az üzenet tartalmától függően - szükséges a mondanivaló logikus felépítése (l. a háttérkörülmények, előzmények pontos, precíz felvázolása, tények, adatok egyértelmű közlése, következmények bemutatása). Célszerű tömören, egyszerűen fogalmazni, kerülve a felesleges szószaporítást, a hosszadalmas kifejtést, terjengős, bonyolult mondatok alkalmazását. A mondanivaló megfogalmazásában a lényegre kell törekedni, mert a lényegtelen, felesleges elemek csak elterelik a figyelmet a fontosabb közlendőkről. Fogalmazásunk stílusa tényszerű, hivatalos, de udvarias és tisztelettudó legyen. A tömörség azonban nem mehet az információk teljességének rovására. A témához kapcsolódó minden lényeges információnak, ténynek, körülménynek szerepelnie kell az iratokban, ellenkező esetben veszélyezteti a mondanivaló értelmezését, érthetőségét, így közlendőnk nem éri el célját. Az őszinte és nyílt információ közléséhez igyekezzünk a legmegfelelőbb nyelvi formát megválasztani. A durvaság, indulatosság nem megengedett az üzleti levelekben, még a negatív közlést is udvariasan, tapintatos formában kell megtennünk - fenntartva az üzleti kapcsolat kulturált formáját. A túlzott udvariasság, alázatosság azonban határozatlanság látszatát keltheti, ami szintén nem vet ránk jó fényt. Bármilyen írott dokumentumról van szó, a hibátlanság (l. gépelés, helyesírás, nyelvhelyesség stb.) alapvető elvárás, hiszen ezzel a munkahelyünk arculatáról is közlünk információt. A végső változat elkészítésekor ellenőrizzük a megfogalmazást, gépelést, helyesírást és stílust, és szükség esetén javítsuk megfelelően. A levél mások kezébe kerül, nem mindegy, hogy a címzettnek milyen véleménye alakul ki rólunk, cégünkről, hiszen ez nem csak az üzenet befogadásának, értelmezésének körülményeit befolyásolja, de cégünk igényességéről, megbízhatóságáról, korrektségéről is árulkodik. Nyomtatott formában is célszerű áttekintenünk levelünk szerkezetét, meggyőződni arról, megfelel-e az esztétikai elvárásoknak. 3. Formai követelmények Az üzleti levél a kapcsolatok kialakításának, fenntartásának, ápolásának rendkívül fontos eszköze. Miután egyre kevesebbszer élünk a levélírás lehetőségével, annál nagyobb súlya 23 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


van egy-egy írásban közölt gondolatnak, információnak, és az esztétikus formai megjelenéssel szemben is nagyobbak az elvárások. A levél tartalmát a közlés funkciója, formáját pedig az írásbeli kapcsolattartás illemszabályai határozzák meg. Napjainkban az üzleti levelek írására nincs szigorú formai előírás. Az "ahány ház, annyi szokás" elv érvényesülése mellett azonban többnyire az üzleti élet udvarias kapcsolattartási szokásainak megfelelően és az évtizedek során kialakult levelezési gyakorlat szerint készülnek az iratok, levelek, amelyek a technikai eszközök fejlődésének köszönhetően egyre igényesebb, esztétikus formát ölthetnek. A technikai eszközök képességei, a szövegszerkesztők formázási funkciói határtalan megoldásokat kínálnak számunkra, amelyekkel azonban nem lehet ugyanilyen határtalan módon élni. Az üzleti levelek többnyire visszafogottságról, a formai megoldások összhangjáról, a levél tartalmának és formájának egymást erősítő egységéről tanúskodnak. Akkor jó egy üzleti levél, ha az olvasó figyelmét nem a külső megjelenés köti le - főleg nem a gépelési, helyesírási, nyelvhelyességi hibák, formai kilengések, ízléstelenségek terelik el -, hanem az a tartalomra, az üzenetre irányul. Az alkalmazott formai megoldásoknak is ezt a célt kell szolgálniuk. Kivételt képezhetnek a reklámlevelek, a különféle tájékoztatók, prospektusok, hírlevelek, hirdetések, egyéb információs dokumentumok, amelyeknek célja kifejezetten a figyelem felkeltése. Ezek éppen a formai megoldásokkal, harsány színeikkel, képekkel stb. hívják fel a közlendő tartalomra a figyelmet. Azonban ezek sem léphetik túl a jó ízlés határát! Az üzleti levél részei 1. Fejrész -

a feladó és elérhetőségének adatai - élőfejben/élőlábban, a címzett és adatai, iratkezelési adatok (keltezés, iktatószám, hivatkozási szám, ügyintéző megjelölése), a postai továbbításra vonatkozó utasítás, a tárgy megjelölése,

2. Főrész -

a megszólítás, a levél szövege, elköszönés, üdvözlet,

3. Befejező rész -

az aláírás(ok), a melléklet(ek).

Az évszázadok során kialakult levélírási szokások befolyásolják a levelek külső és belső szerkezetét, megjelenési formáját, stílusát, udvariassági fordulatait stb. Ez nem azt jelenti, hogy csak kész formulákat, kliséket, mintákat követhetünk. Az üzleti levél formáját ugyanis a levelezési szokásokon túl a munkahelyi igények, a technikai lehetőségek, a kapcsolattartási szokások és egyéb szempontok is alakítják. 24 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


A levélírás fogásainak egy része azért válhatott hagyománnyá, mert ezek az elemek, eljárások a gyakorlatban a mondanivaló legcélszerűbb kifejezésmódjának bizonyultak. A szerkezeti követelmények, például az, hogy a legtöbb levél bevezetésből, főrészből és befejezésből áll, vagy hogy megszólítjuk a címzettet, a befejezésben pedig elbúcsúzunk a tőle, valamint az "örömmel értesítjük", "tisztelettel meghívjuk", sajnálattal közöljük" stb. stílusfordulatok a természetes emberi logikán és a mindenkit megillető udvariasságon, az ember társas viselkedésének, együttélésének íratlan szabályain alapulnak. Különbséget kell azonban tennünk az üres, tartalmatlan formulák és az ésszerű, fontos követelmények között. Az emberi kapcsolatok teljességét nem lehet szigorú, merev szabályokhoz kötni, a hagyományokat minden esetben másként kell alkalmaznunk. Aszerint kell eljárnunk, hogy mi a szándékunk, kivel állunk kapcsolatban, mit akarunk közölni stb.



Az üzleti levél sémája Ezeket az adatokat a dokumentum élőfejében helyezzük el – általában balra vagy középre rendezve! Az élőfej utolsó sora utáni térköz mértéke 24 pont.

Cégnév Cím Telefonszám: Címzett cég neve Címzett személy neve Címzett személy beosztása Helységnév Címzett címe (u., hsz. vagy pf. ) Irányítószám (Utána 12 pt térköz) Elsőbbségi!

(Logo)

Helység, Iktatószám: <Szám>/. Ügyintézőnk: Hivatkozási szám: <Szám>/<év>. Ügyintézőjük: Az iratkezelési adatoknál a bekezdések közötti térköz értéke: 0 pt

Ajánlott! (Utána 12 pt térköz) Tárgy: (Utána 24 pt térköz)

A tárgy nagybetűvel kezdődik, utána kettőspont és aláhúzzuk. A megnevezés nagy kezdőbetűs, utána nem teszünk pontot.

Megszólítás! (Szöveg kezdete) (Új bekezdés) (Utolsó bekezdés) Tisztelettel (Utána 36 pt térköz)

beosztás (Utána 12 pt térköz )

A levélben - szimpla sorközt használunk; - alkalmazzuk az automatikus elválasztást; - a bekezdések közötti térköz értéke 12 pont; - a sorokat sorkizártra rendezzük.

Ezeket az adatokat a dokumentum élőlábában is elhelyezhetjük!

Melléklet: 1 db

Egyéb adatok (például fax, honlapcím, e-mail cím, ”Sürgős!” stb. )



Az élőfej kialakítása Az élőfejben kap helyet a feladó cég neve, levelezési vagy/és működési telephelyének címe, telefonszáma, faxszáma, a honlap és e-mail címe. Az élőfejben bal margóhoz, középre vagy jobb margóhoz rendezzük az adatokat. Ezek helyétől és elrendezésétől függ a cég logójának elhelyezése. A munkahelyi gyakorlatban a levél állandó eleme (esetleges változáskor módosítani lehet). Ezért a levélséma elkészítésekor cégjelzésként funkcionál, helyettesíti a korábbi években használt előre nyomott, cégfeliratos levélpapírt. A cégfelirat - élőfej kialakítása - nemcsak arra szolgál, hogy a cégen belül egységes adatokkal dolgozzunk, hanem tükrözi a cég arculatát is. A küldő cég adatait meg lehet osztani az élőfej és az élőláb között is. Ilyenkor az élőfejbe kerüljenek az elsődleges cégadatok (név, cím, telefonszám), az élőlábba a további kommunikációs címek (faxszám, weblapcím, e-mail) és egyéb adatok. Feladat: Alakítsa ki az alábbi élőfejformákat a tanult tartalmi és formai szabályok szerint!

NYÍR-FORCE Irodatechnikai Kft. Nyíregyháza, Eötvös u. 6/A Telefon: 06/42/256-1223 E-mail: [email protected] ÁDÁM Fogászati Centrum Budapest XIV., Róna u. 69. Telefon: 06/1/445-6784 E-mail cím: [email protected] Honlapcím: www.adamfogaszat.hu

ZÖLD SZIGET ZRT. 6000 Szolnok, Fő utca 84. Telefon: 54/159-630 Honlapcím: www.zoldsziget.hu

NYÍR-FLOP HULLADÉKGAZDÁLKODÁSI SZOLGÁLTATÓ ÉS KERESKEDELMI KFT.  4400 Nyíregyháza, Pf. 44  42/508-900  [email protected]



A levélfejrész kialakítása Adatai: -

a címzést – címzett neve, címe, irányítószáma, a postai utasítást – pl. Ajánlott! Elsőbbségi! a keltezést (a szöveg alá is kerülhet), az irattározási és hivatkozási adatokat, a tárgy megjelölését.

A fejrészbe kerülő adatok elhelyezését a jobb oldali adatblokkal kezdjük. Ezeket az adatokat egyenként több sorba nem lehet tagolni, így például a keltezés hosszától függ, hogy a vele egy sorban, bal oldalon kezdődő címzett neve kifér-e egy sorba, vagy szükség lesz két, esetleg több sorba tagolni. Két oszlopos táblázatban vagy balra pozícionált tabulátorral lehet egyszerűen és gyorsan megformázni. Ügyelni kell arra, hogy a balra tabulált adatblokk leghosszabb leütése a jobb oldali margóig érjen. Az iratkezelési adatok elhelyezése Az iratkezelési adatok elsősorban az irat azonosítását szolgálják, de a gyors ügyintézést, az irat visszakeresését is segíthetik, és hivatkozási alapot is jelentenek. Ezért különös pontossággal kell feltüntetnünk a levélben ezeket az adatokat. A keltezés az élőfej után 24 pt térköz után a levél jobb oldalára kerül (a címzés első sorával megegyező helyre). Írhatjuk a szöveges rész alá is – 12 pt távolságra a szövegtől -, de fontos iratkezelési adat, így inkább itt van a helye. Először a helységnevet, majd az évet, hónapot és a napot írjuk. A hivatalos levelekben nem írunk rövidített dátumformát, bár a helyesírási szabályok ezt megengedik. Az iktatási és hivatkozási adatokat közvetlenül a keltezés alá, 0 pt térközökkel, a levélfejrész jobb oldalára, a keltezéssel azonos helyen kell kezdeni – ügyelve a bal tabulátor és az írásjelek helyes használatára. Az iktatószám és hivatkozási szám rövidített formában is szerepelhet (Ikt. szám: vagy Hiv. sz.:), de udvariasabb a teljes alakot használni. Helyettük előfordulhat a Levelünk jele és Levelük száma kifejezés is. Az ügyintéző helyén pedig állhat: Ügyintézőnk - Ügyintézőjük; Előadójuk - Előadónk megnevezés is. Hivatkozási számot csak válaszlevél esetén használunk, ennek hiányában az adatmegnevezőt sem kell feltüntetni. Pécs, 20... október 10. Iktatószám: T-4/20... Hiv. szám: 122/20... Ügyintéző: Tímár Éva A címzett adatait a feladó adatai (l. élőfej) alatt 24 pt térköz kihagyásával a baloldali lapszéltől kezdve írjuk. Ezek között csak a levél célba juttatásához szükséges adatokat tüntetjük fel. A címzett neve állhat a cég nevéből, személynévből és a személy beosztásából. A hosszú cégnevet két-három sorba is elrendezhetjük, ügyelve a tartalom szerinti tagolásra (elválasz28 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


tást nem alkalmazhatunk, mint ahogyan a rövidítés sem udvarias). A cégen belüli egységek (osztályok, csoportok stb.) megnevezése szorosan a cégnév alatt szerepel (helyesírására vonatkozóan lsd. a Magyar helyesírás szabályai 189. pontját). Ha a levél személynek szól, nevét (esetleg beosztását) üres sor kihagyása nélkül írjuk a cégnév alá. A címzésben a beosztás kisbetűvel kerül a név mögé vagy alá attól függően, hogy melyik elhelyezéssel kapunk esztétikusabb címzésformát. A postacímet vagy a közigazgatási címet a címzett megnevezése után - egy sor, illetve 12 pt térköz kihagyásával írjuk. Először a helységnevet (aláhúzva, 5 vagy kevesebb leütésszám esetén min. 2 pt ritkítással), majd közvetlenül alá az utca megnevezését és a házszámot, illetőleg a postafiókszámot írjuk (Postafiók 6 vagy Pf. 6). A következő sorba kerül az irányítószám. Ezt nem ritkítjuk, és utána nem szabad pontot tenni. Golden Kft. Vasas Ferenc telepvezető Debrecen Mező u. 12. 4232

PALETTA Festéküzlet Petróczi Pál üzletvezető Eger Sátor u. 5. 3050

Petőfi Sándor Szakközépiskola és Diákkollégium Harmathy-Nagy Elemér kollégiumi igazgató Fehérgyarmat Pf. 2 4900

Az Elsőbbségi! Ajánlott! Tértivevényes! postai utasítás megnevezését a címzés alatt 12 pt mértékű térköz kihagyásával tüntetjük fel és aláhúzzuk. Ha két utasítás is szerepel a levélben, közöttük 0 pt térközt kell állítani. A tárgy az írásban közölt üzenet lényegének rövid összefoglalása. A címzés vagy a postai utasítás után 12 pt térköz távolságra írjuk. A Tárgy: szót aláhúzzuk (a kettősponttal együtt), majd utána nagybetűvel kezdjük a megnevezést, amelyet címként kezelünkk, ezért utána nem kell pontot tenni. A tárgy a jobb margóig írható, de ha ennél hosszabb, az írást a tárgy 29 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


megnevezése alatt kell folytatni. Ez függő behúzással egyszerűen megoldható. PALETTA Festéküzlet Petróczi Pál üzletvezető Eger Sátor u. 5. 3050 Elsőbbségi! Tárgy: Értesítés termék kiszállításáról

MILLE Motor Kft. Kiss Ferenc igazgatóhelyettes Kisvárda Toldi u. 26 4600 Tárgy: Tájékoztatás az Aprilia típusú motorok országos szervizhálózatának kiépítéséről A szövegblokk kialakítása A megszólítás Az üzleti élet illemszabályai szerint a partnert illik megszólítani, különösen akkor, ha volt már vele üzleti kapcsolatunk. A megszólítás két tagból áll: a megszólított és jelzője kapcsolatából. A megszólításunk utalhat a kapcsolatra, az üzenetben foglalt tartalomra, a közlés szándékára, a címzettnek az adott ügyben elfoglalt szerepére, beosztására, de a név vagy nem(ek) szerinti megszólítás sem udvariatlan stb. A megszólítás jelzői elemére a legelfogadottabb a "tisztelt" szó, de közelebbi kapcsolat esetén a "kedves" jelző is használható. Kedves Vásárlónk! Tisztelt Elnök Úr! Tisztelt Hölgyem! Kedves Kardos Emese! Tisztelt Kovács Péter Igazgató Úr! Ha bizonytalanok vagyunk a megszólítási formula kiválasztásában, informálódjunk az adott szervezet hierarchikus viszonyairól, a beosztás rendjéről és megszólítási szokásairól. Bármennyire tiszteletet sugall a címzés, az igyekezet céltalanná válik, ha a szándékainkat hordozó üzenet bármely részlete tévedéseket tartalmaz. A megszólítás hiánya vagy a helytelenül megválasztott megszólítási forma (például férfi címzett esetén: Tisztelt Asszonyom!) sér30 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


tésnek számít. Ugyancsak udvariatlan a személytelen Tisztelt Címzett! vagy Tisztelt Uram/Asszonyom!, és mindenképpen kerülendő a T. Cím! megszólítási forma. A megszólítást a tárgy megnevezése után 24 pt mértékű térköz után írjuk. A megszólításban minden főnevet nagy kezdőbetűvel írunk, de a melléknevet kisbetűvel kezdjük. A megszólítás után felkiáltójelet teszünk: Tisztelt Igazgató Úr! Tisztelt Asszonyom! Tisztelt leendő Ügyfelünk! A levél szövege Mint minden írásmű - a levél szövege is - három részre tagolódik: bevezetés, tárgyalás, befejezés. A hosszabb terjedelmű leveleket ennél több bekezdésekre is lehet tagolni. A lényegkiemelésnek is fontos és célszerű eszköze a világos, könnyen áttekinthető elrendezés. Egy levél írásképe akkor rendezett, ha a bekezdések formázása egységes. A bekezdések között általában 12 pt mértékű térközt hagyunk (kivéve felsoroláskor), de élhetünk az első sor behúzásának lehetőségével is (mértéke: 1-2 cm). Esztétikus a sorkizárt bekezdésforma alkalmazása a szövegszerkesztő automatikus elválasztási funkciójának bekapcsolásával. A különösen fontos részeket a szövegszerkesztő nyújtotta kiemelési lehetőségekkel (különböző betűstílusokkal, bekezdésformázással, középre rendezéssel, felsorolás kialakításával tehetjük még hangsúlyosabbá. A levél szövegébe beszúrhatunk képet, táblázatot, olykor hasábok kialakítására is sor kerülhet. Az elköszönő, üdvözlő szavakkal a levélíró tiszteletét fejezi ki a címzett iránt. Általánosan elfogadott forma: Üdvözlettel, Tisztelettel, Köszönettel (kérés esetén), illetőleg ezek kombinációja: Köszönettel és üdvözlettel. Ügyeljünk rá, hogy az üdvözlő formula mindig összefüggésben legyen a megszólítással, annak stílusával. Az elköszönő formulák a szövegtől – esetleg keltezéstől – számított 12 pt távolságra, általában a levélpapír bal oldalára kerülnek. Jobbra akkor helyezzük, ha az aláírásnak is itt van a helye. Az elköszönési formulák nagybetűvel kezdődnek és utánuk semmilyen írásjelet nem teszünk. Az aláírásrész kialakítása Az aláírásrész magában foglalja az aláíró (egyben a levélben közölt tartalomért is felelősséget vállaló) személy(ek) nevét, azonosító adatait (ezek lehetnek: a beosztás, csoporthoz tartozás vagy személyes adatok, például lakcím, azonosító számok stb.), valamint a melléklet(ek) feltüntetését. Az aláírás A levelet küldő cég nevét (címét) - ha élőfejben helyeztük el - nem szükséges az aláírásrészben feltüntetni. A bélyegző használata sem kötelező. Valamely felelősséget vállaló személy hiteles aláírása nélkül azonban levelet nem továbbíthatunk. Több címzettnek szóló, azonos tartalmú levél esetén a személy neve mellett s. k. jelzést kell tennünk. A levél szövegétől – a keltezéstől vagy az elköszönő szavaktól – számított 36 pt térköz után 31 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


írjuk a levelet író és aláírási joggal megbízott személy(ek) nevét. A hivatali beosztást az aláírás alá - balra vagy a névhez viszonyítva középre igazítva -, kisbetűvel kezdve helyezzük el. Az aláírási részt kezdhetjük a bal margónál, de jobbra helyezve is; két aláírás esetén a levél bal, illetve jobb oldalára. Az aláírás jobb oldali elhelyezésekor ügyeljünk arra, hogy az adatok bal oldalon egymás alatt kezdődnek és a leghosszabb adat utolsó leütése a jobb margóig ér. Az aláírások egymás alatt is elhelyezhetők, egymástól 36 pt mértékű térköz távolságra. A levélre a cégbélyegzőt - használata esetén - úgy helyezzük el, hogy az aláírás jól olvasható legyen. Üdvözlettel

Erdei Tivadar termékmenedzser Melléklet: termékminta Melléklet: 1 db

Tisztelettel

Varga Orsolya irodavezető Várjuk érdeklődésüket.

Hetey Melinda ügyvezető igazgató

Hódosi Nikoletta termékmenedzser

1 db melléklet Melléklet(ek) jelzése Ha a levélhez melléklet is tartozik, azt a levélben fel kell tüntetnünk. Az aláírás után 12 pt térköz távolságra a baloldali margótól kezdve írjuk, majd aláhúzzuk. Ha több melléklet van, ezeket darabszámmal jelöljük, vagy külön-külön felsorolva (felsorolásjellel ellátva vagy számozott felsorolásként) is írhatjuk. Melléklet: 2 db Melléklet: áruminta Melléklet: - áruminta - megrendelőszelvény 32 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


1 db melléklet

A kereskedelmi ügylet iratai A kereskedelmi, üzleti kapcsolat eladó és vevő között jön létre. A kapcsolat megteremtésében bármelyik fél lehet kezdeményező. Az eladó érdeke, hogy a termékét, szolgáltatását számára minél előnyösebben tudja értékesíteni, a vevő érdeke pedig, hogy minél kedvezőbb feltételekkel jusson hozzá az általa igényelt termékhez, szolgáltatáshoz. A kereskedelmi ügyletek többnyire áruk adásvételére és szolgáltatások végzésére, igénybe vételére vonatkoznak. ( A felek akaratuk kölcsönös és egybehangzó kifejezésével szerződést köthetnek, azaz olyan megállapodásra juthatnak, amelynek értelmében az eladó a szerződésben meghatározott áru szállítására (szolgáltatás végzésére), a vevő pedig az áru átvételére (a szolgáltatás igénybe vételére) és ellenértékének kifizetésére vállalhat kötelezettséget. A szerződés egyértelműen rendezi a feleknek az adott ügylettel kapcsolatos jogait és kötelezettségeit, és biztosítja azok érvényesíthetőségét. A kereskedelmi ügylet folyamata -

a megállapodás előkészítése, a szerződéskötés, a megállapodás teljesítése, lebonyolítása.



Vevő I. szakasz

Eladó

Érdeklődés Tájékoztatás Ajánlatkérés Ajánlat Megrendelés Megrendelés visszaigazolása

II. szakasz

Adásvételi szerződés Szállítási szerződés

III. szakasz

Teljesítés és lebonyolítás

[Hibás teljesítés] Kiegyenlítés

A kereskedelmi ügyletek, megállapodások többnyire szóban jönnek létre. A kereskedelmi üzletek lebonyolításának ez a leggyorsabb módja. Írásban csupán a számlát kell kötelezően kiállítani. A szóbeli üzletkötés azonban számos buktatóval, félreértéssel és kockázattal jár, amely akár hosszan elnyúló jogvitákhoz is vezethet. Ezért az üzleti megállapodásokat célszerű írásban is rögzíteni. A korszerű informatikai és kommunikációs eszközök (fax, telefon, e-mail stb.) elterjedése ma már lehetőséget ad a kereskedelem és a kapcsolódó területek információáramlásának hatékonyabbá tételére, a partnerek közötti kommunikáció és a különböző ügyletek meggyorsítására. Sokan vélekednek úgy, hogy napjainkban a levélnek az üzleti, kereskedelmi életben csökken a jelentősége. Ennek ellenére ma még többségben vannak azok, akik fontosnak tartják a megállapodás, illetőleg fázisainak dokumentálását, saját vagy partnereik közlendőinek írásba foglalását. Jogvita esetén is szükségessé válhat az eredeti, a felek megegyező akaratát kifejező, cégszerű aláírással ellátott eredeti okmány bemutatása.



A levél legfontosabb jellemzője, hogy pótolja a személyes érintkezést és a kijelentések, nyilatkozatok, vállalások bizonyítékául szolgál, amely végigkísérheti az adásvétel teljes folyamatát: az adásvételt megelőző piacfelméréstől a teljesítésen át a leszállított áru kiegyenlítéséig, az esetleges reklamáció megnyugtató rendezéséig. A gyakoribb kereskedelmi levelek A) A kapcsolat megteremtését szolgáló levelek: -

érdeklődés, tájékoztatás, ajánlatkérés, ajánlat.

B) Az adásvételi megállapodás iratai: -

megrendelés, megrendelés visszaigazolása, adásvételi, szállítási stb. szerződés.

C) A teljesítéshez kapcsolódó dokumentumok: -

szállítási értesítés, fuvarlevél, számla stb.

D) A teljesítés zavaraihoz kapcsolódó gyakoribb levelek: -

akadályközlés, módosítási javaslatok elfogadása, elutasítása, kifogásolás, reklamálás stb.

A) A kapcsolat megteremtését szolgáló levelek 1. Érdeklődő levél A vevő igényeinek kielégítésére keresi a számára kedvező feltételekkel kínált termékeket, szolgáltatásokat, ezért - lehetőségeihez mérten - igyekszik feltérképezni a piacot. A vásárolni szándékozó tájékoztatásért fordulhat közvetlenül az eladóhoz, különböző prospektusokat, katalógusokat, árlistát kér, szerez, vagy informálódik a világhálón. Érdeklődhetünk különféle árucikkekről (például: számítógép-konfiguráció, irodaberendezési tárgyak, bútorok, fényképezőgépek, egyéb technikai eszközök stb.) szolgáltatásokról (pl. irodahelyiség bérbeadási lehetőségei, utazási, kulturális programok, különféle rendezvények megszervezésének, lebonyolításának körülményei stb.), kiadványokról stb. A levelet küldhetjük ismert cégeknek, személyeknek, akikkel volt már korábban üzleti kapcsolatunk, s érdekelne bennünket a jelenlegi kínálatuk, de új partnereket is megkereshetünk, akik újabb ötlettel, kínálati lehetőséggel segíthetnek bennünket a tájékozódásban.



A gyors és bőséges kínálatot nyújtó internetes keresésen kívül közvetlenül is fordulhatunk az eladóhoz - személyesen, telefon - vagy közvetve írásban, kérve a segítségét az eligazodásban, tájékozódásban. A címeket ismerősöktől, telefonkönyvből, internetes portálokról, különféle hirdetésekből, a rendelkezésünkre álló adatbázisból, listából, jegyzékből stb. lehet beszerezni. Az érdeklődő levél vázlata: - Az érdeklődés hivatkozással kezdődik: célszerű megjegyezni azt a forrást, ahonnan az eladó címét és az eladóra, illetőleg a vásárolni kívánt árura vonatkozó információt beszereztük. Ez lehet hirdetés, egy ismerős vagy másik cég ajánlása, kiállítás- és vásárlátogatás, egyéb rendezvényen való részvétel, személyes találkozás, telefonon történő megkeresés, korábbi érdeklődésünkre adott/küldött tájékoztató levél, esetleg egy előző üzleti kapcsolat. Ilyenkor utalhatunk a megvásárolt vagy igénybe vett szolgáltatással kapcsolatos elégedettségünkre is. - A levél lényegi részében megjelöljük megkeresésünk okát, jelezzük vásárlási, szolgáltatási igényünk körét. - Jelezzük továbbá, hogy mit várunk az eladótól: általános tájékoztatást, illetőleg tájékozódást segítő anyagok (például: prospektus, árjegyzék, katalógus stb.) megküldését. - Megnyerő gesztus, ha bízva az eladó gyors és korrekt válaszában, előre megköszönjük szolgálatkészségét, segítségét.



Matra Kft.

2567 Göd, Fasor út 23-35. Telefon/fax: (25) 318-327 Leporelló Papír- és Írószer-kereskedelmi Kft.

Göd, 20…
Budapest Kutas u. 23. 1155 Tárgy: Érdeklődés Tisztelt Cégvezető! A megnövekedett levelezésünknek köszönhetően cégünknél szükségessé vált az irodában felhalmozódott iratok, levelek, selejtezése, rendezése. Internetes hirdetésük szerint olyan eszközöket kínálnak, amely ek segítségével a korszerű iratrendezés és archiválás megoldható. Kérem, szíveskedjenek megküldeni részletes termékkínálatukat tartalmazó prospektusukat és árjegyzéküket, hogy kiválaszthassuk a szükséges iratrendezőket, archiváló dogozokat és mappákat. Várjuk válaszukat. Üdvözlettel

Benedek Tamásné titkár



2. Tájékoztató levél Az eladó a vevő kérésére levélben ad felvilágosítást mindarról, ami iránt a vevő érdeklődött. A vevő érdeklődését figyelmen kívül hagyni, arra nem válaszolni nagy udvariatlanság. A cégek, az eladók a vevők előzetes megkeresése nélkül is törekszenek új üzleti kapcsolatok létesítésére, a régiek felelevenítésére. Ezért nem várják meg jelentkezésüket, előzetes érdeklődésüket, hanem tájékoztatják a vásárlókat egy új cég megalakulásáról, új termékekről, szolgáltatásokról, a korábbiakhoz képest megváltozott vásárlási feltételekről, kedvezményekről, akciókról, a választék bővüléséről stb. Ez a levéltípus a vevő érdeklődésének felkeltését szolgálja, ezért többnyire csak néhány adatot, új információt tartalmaz - többnyire az áru, a szolgáltatás előnyeiről kívánják meggyőzni a partnereket. Ha a tájékoztatást a vevő kérte, akkor annak valamennyi kérdésére választ kell adni, hiszen az a cél, hogy az eladó megnyerje az érdeklődőt. Arra ügyelnünk kell, hogy az érdeklődőket, mint lehetséges vevőket soha nem szabad félrevezetni, soha nem közölhetünk valótlan adatokat, hiszen ez etikátlan, s rontja a piaci pozíciót is. A tájékoztatás az eladóra nézve nem jelent jogi kötelezettséget, de a korrekt tájékoztatás érdekében erre is fel lehet hívni a figyelmet. Például: "Levelünk tájékoztató jellegű, bővebb információért kérje ajánlatunkat." A vevők tájékoztatásnak számos egyéb vizuális módja is létezik, amelyekkel elsősorban a vásárlók figyelmét kívánják felkelteni: a különböző méretű poszterek, plakát, szórólap, prospektus, hirdetés, hírlevél (direct-mail) stb., nem is szólva a különböző elektronikus vagy interaktív reklámeszközök számos fajtájáról. Ezek között az egyik hatékony eszköz a tájékoztató levél. A tájékoztató levél vázlata: -

-

A tájékoztatás is kezdődhet hivatkozással. Utalhatunk korábbi kapcsolatainkra, a vevő közvetlen megkeresésére, érdeklődésére, korábbi vásárlására, valamely adatbázisra, amelyből a partner címét megszereztük. Gyakori azonban, hogy általános tájékoztató formájában keressük meg a potenciális vásárlókat (például: hírlevél, hírmondó, hírözön stb.). Tájékoztatás a termék(ek)ről, szolgáltatásról, annak előnyeiről, a kedvező feltételekről, akciókról stb. További információs lehetőségek megadása, a levélhez csatolt - részletesebb tájékoztatását adó - mellékletre utalás (például: árjegyzék, katalógus, prospektus, programleírás stb.).

A tájékoztatásnak létezik egy figyelemfelhívóbb formája, amely nem a megszokott levélformában, hanem az írott reklám „harsányabb” eszközeivel kíván informálni, vásárlásra csábítani, cselekvésre ösztönözni.



Y-BAU KFT. 1110 Budapest, Kossuth u. 3. Telefon: 06 (1) 203-44-56 E-mail: y-bau@t-online. hu Architekt Kft. Villányi Kálmán cégvezető

Budapest, 20… …………… Iktatószám: 148/20… Hivatkozási szám: 211/20…

Budapest Lajtos u. 59. 1034 Tárgy: Válasz érdeklődésükre Tisztelt Villányi Kálmán! Köszönjük érdeklődését beltéri ajtóinkkal kapcsolatosan, melyre az alábbiakban válaszolunk: A Sapeli beltéri ajtók modelljeit többféle ablakos és ablak nélküli, tölgy, narúr és fehér színben kínáljuk. Egyedi méretű ajtók gyártását is vállaljuk, helyszíni felmérés után. Levelünkhöz mellékeljük színes képes katalógusunkat, amely részletesen tartalmazza gyártási technológiát, a termékek műszaki és garanciális értékeit. Ha termékeink megfelelnek Önöknek, örömmel vesszük megrendelésüket. Üdvözlettel

Markos Ferenc kereskedelmi osztályvezető Melléklet: képes katalógus



AZ EGÉSZSÉGES MUNKAHELYEK megteremtése érdekében továbbképzés-sorozat indul az Országos Munkaügyi és Munkavédelmi Főfelügyelőség szervezésében Elgondolkodott már azon,    

hogy mit milyen veszélynek van kitéve a munkahelyén; hogy kezelni kellene a kockázatokat; hogy szüksége van-e kellemes közérzetet biztosító munkahelyre; hogy a megelőzés megoldás lehet-e a munkabalesetek és megbetegedések kivédésére?

A munkáltatók erkölcsi felelőssége és jogszabályi kötelezettsége, hogy az egészséget nem veszélyeztető és biztonságos munkavégzés érdekében minden szempontból tegye meg a szükséges intézkedéseket. A kockázatértékelés lehetővé teszi, hogy ebből a szempontból hatékony intézkedések szülessenek. A képzéssorozat témái és időpontjai: 1. Veszélyek, kockázatok a munkahelyen

20... május 19.

2. Szabályozások Magyarországon és az EU-ban

20… május 26.

3. Vezetés az egészséges munkahelyért

20… június 2.

4. Üzleti stratégia és jó közérzet

20... június 7. A KÉPZÉS HELYSZÍNE:

Országos Munkaügyi és Munkavédelmi Főfelügyelőség 1120 Budapest, Szálka u. 14. Telefon: 06 (1) 880 2503 Fax: 06 (1) 880 2514 E-mail: [email protected] Web: www.ommf.hu



2. Ajánlatkérés A tényleges kereskedelmi ügylet az ajánlati tevékenységgel kezdődik. Az ajánlatkérés és az erre adott ajánlat sok esetben a kereskedelmi szerződés előkészítése, olykor helyettesítője. Az ajánlattétel - akár eladási, akár vételi - az esetek többségében megelőzi az adásvételi szerződés megkötését, és egyben annak alapját is jelenti. Az első lépést megteheti a vevő is - aki ajánlatot kér -, az eladó is - aki ajánlatot tesz. A vevő vételi, vásárlási szándékát az ajánlatkérés fejezi ki. A vásárolni szándékozó a kiválasztott áru szállítási feltételeiről, a szolgáltatás elvégzésének körülményeiről szeretne bővebb, részletesebb és konkrét információkat megtudni. Az áru pontos megjelölésén túl célszerű közölni az áru mennyiségét, minőségét, a kívánt szállítási határidőt, esetleg más elvárásokat is, például csomagolás módja, minimumár, kedvezmény mértéke, teljesítés helye, szállítás ütemezése stb. Új üzleti kapcsolat kialakítása vagy nagyobb tételű vásárlási szándék esetén az ajánlatkérő referenciákra is hivatkozhat, amelyek révén megbízhatóbb képet fest önmagáról a kedvezőbb feltételek elérése érdekében. Minél részletesebb a vevő "kívánságlistája", annál biztosabb és pontosabb információkat szerezhet egy adott termékről, szolgáltatásról, hiszen az eladónak az ajánlatában ki kell majd térnie a vevő minden felvetett kérdésére. Az ajánlatkérés azonban soha nem jár jogi következményekkel, azaz a vevőt, ajánlatkérőt nem terheli vásárlási kötelezettség. Természetesen a korrekt tájékoztatás, ajánlat ellenére elmaradt megrendelést illik megindokolni. Nagyobb tételű vásárlás esetén, folyamatos szállítási igény, vagy állami beszerzések (lsd. közbeszerzés) esetén ajánlati (ajánlattételi) felhívásban lehet az eladókat, szolgáltatókat ajánlattételre hívni. A kiíró által meghatározott feltételek szerint és megjelölt időpontig lehet megtenni az ajánlatokat, amelyek közül a kiíró versenyeztetéssel (lsd. tendereztetés) választja ki a számára legkedvezőbb feltételeket kínáló ajánlatot (pl. ár, kedvezmények, határidő, szállítási körülmények, egyéb járulékos vállalások stb. összevetése alapján). Az ajánlatkérő levél vázlata: -

Az érdeklődő levél hivatkozásához hasonlóan utaljunk a levélírás előzményeire: az eladóval való korábbi kapcsolatra, hirdetésére, tájékoztatásra, valamely üzleti eseményre stb. Fontos a vásárolni kívánt áru pontos megnevezése, jellemzőinek megadása (márkanév, műszaki paraméterek, cikkszám stb.); a mennyiség pontos meghatározása. A szállítási feltételek között érdemes kitérni a vásárolni kívánt termék - általunk még elfogadható - árára , határidőre, csomagolás és szállítási módjára, fuvarozási körülményekre, a kiegyenlítés feltételeire. Szolgáltatással kapcsolatos ajánlatkérés esetén is fontos a pontos, egyértelmű igény közlése, az elvárások megjelölése.



Pikk-Pakk Kft. Szentes, Boldog u. 43. Telefon: 75/34-234 E-mail: [email protected]

Kiss-Office Kft. Kiss Péter ügyvezető Nyíregyháza Belső krt. 54. 4400

Szentes, 20… ………..….. Iktatószám: 117/20… Hiv. sz.: 94/20… Ügyintéző: Fehér Éva

Tárgy: Ajánlatkérés irodai tárolóeszközökre Tisztelt Kiss Péter Úr! Hivatkozva 94/20… sz. tájékoztató levelükre és megküldött katalógusukra, kérem, hogy szíveskedjenek az alábbi termékekre árajánlatot küldeni: -

20 db fehér, kétgyűrűs, 45 mm-es panoráma dosszié, 100 db szalagos irományfedél, 2 db Málta fiókos irattároló 20 db Cienta archiváló konténer, 10 db Freddy függőmappa.

Kérem, ajánlatukban térjenek ki arra is, hogy milyen határidővel tudják a fenti termékeket postai küldeményként eljuttatni hozzánk. Várom mielőbbi ajánlatukat. Tisztelettel Gemenczi Violetta titkárságvezető



4. Ajánlat Az eladó - többnyire a vevő kérésére - meghatározott terméket, szolgáltatást ajánl üzletfelének. Az eladó tehet ajánlatot üzleti partnerének anélkül is, hogy az ajánlatot kért volna. Gyakori, hogy a cégek felelevenítik korábbi üzleti kapcsolatukat, így kínálják új terméküket, szolgáltatásukat megvételre. Az is előfordul, hogy a cégek - a rendelkezésükre álló, különböző úton-módon megszerzett adatbázis, címjegyzék adatai alapján - ismeretlenül keresik meg a vásárlókat, és teszik meg ajánlatukat. Rendszeres üzleti kapcsolat esetén ún. pro forma számla megküldésével is tehet ajánlatot az eladó. Pro forma számla: teljesítés előtti számla (l. előszámla), amely az eladó részéről adott ajánlatnak tekinthető. A vevő elfogadásával, aláírásával létrejön a megállapodás. Ha a felek jól ismerik egymás kereskedelmi kultúráját (szállítási, fizetési magatartását), és kölcsönösen elfogadják azt, a vevő az aláírt számla visszaküldésével elfogadhatja az ajánlott termék szállítását. Ez az eljárás gyorsítja, egyszerűsíti az ügyletet. Az ajánlatokat a bennük szereplő kötöttség alapján különböztetjük meg. E szerint az ajánlat lehet: -

kötelezettség nélküli, kötelező érvényű ajánlat a lejárat megjelölésével, lejárat nélküli kötelező ajánlat. 3

Az ajánlatot általában 30 napig kell tartani. Ha a vásárolni szándékozó az ajánlatban rögzített feltételek szerint megrendeli a kívánt terméket (szolgáltatást), akkor ez szállításra kötelezi az ajánlattevőt (lsd. ajánlati kötöttség). Ennek legfontosabb ismérve, hogy az ajánlattevő köteles az abban vállaltakat betartani. Ha az ajánlatkérő elfogadja az ajánlati feltételeket, akkor a felek között szerződés jön létre, melynek visszavonása, vagy bármely pontjának be nem tartása jogkövetkezményekkel jár. Kötelező érvényű ajánlatot lejárati idő megjelölésével is lehet tenni. Ez azt jelenti, hogy az ajánlatot tevő kötelezettségei az ajánlatban megjelölt időpontig vagy időtartamon belül érvényesek. A lejárati időhöz kötött ajánlat esetén az ajánlattevő kötelezi magát, hogy bizonyos időpontig, vagy valamely feltétel fennállása esetén fenntartja ajánlati feltételeit, így attól nem léphet vissza. Például: Ajánlatunk ……-tól ……-ig érvényes. Minél inkább kötött egy ajánlat, annál inkább sejteti az ajánlattevő szándékának komolyságát. A kötelezettség nélküli ajánlatnak nincs jogkövetkezménye (ajánlati kötöttsége), azaz az ajánlattevőt nem kötelezi teljesítésre. Az ilyen ajánlat általában arra szolgál, hogy az ajánlattevő informálódjon az aktuális vásárlói piaci helyzetről, árakról, minőségről, vásárlási menynyiségekről stb., illetőleg célja a figyelemfelkeltés, amely bárkinek szólhat. Az ajánlatnak azonban egyértelműen tartalmaznia kell a kötelezettség nélküli vagy kötelezettséget korlátozó szándékot, illetőleg utalást arra, hogy az ajánlat általános. Például: Ajánlatunk tájékoztató jellegű, további információkért kérjük, keressenek a megadott címeken. Ajánlatunk kötelezettség nélküli. Vagy: Ajánlatunk a készlet erejéig érvényes. Ajánlatunk csak 10 db vásárlása felett érvényes.

3

(Forrás: http://kulkereskedelem.infodoboz.com/cikk/ajanlati-tevekenyseg/)



Ajánlatot szóban vagy írásban lehet tenni. Az írásos ajánlatot írásban szokás visszaigazolni. Előfordul, hogy az eladó valamilyen okból nem tud, vagy nem akar szállítani, azonban az ajánlatkérésre válasz egyik esetben sem maradhat el. Mivel az ajánlat az eladó - kötelező érvényű esetén jogkövetkezményekkel járó - akaratnyilvánítása, a későbbi szerződéskötés nyitó lépése, ezért a pontos, egyértelmű, a részletekre is kiterjedő megfogalmazásnak nagy jelentősége van. Az ajánlatnak valamennyi, a szerződésre vonatkozó lényeges feltételt tartalmaznia kell. Ezek általában a következők: -

az áru (szolgáltatás) pontos megnevezését, az áru minőségének és mennyiségének meghatározását, illetőleg a szolgáltatás részletes leírását, az eladási (szolgáltatási) árat, fuvarparitás megjelölését, szállítási (teljesítési) határidőt, fizetési módot és feltételeket, a csomagolás módját, a kapcsolódó egyéb szolgáltatásokat stb.

Az eladó (szolgáltató) - mielőtt ajánlatot tesz - mérlegeli, megvizsgálja az ajánlatkérés komolyságát, teljesíthetőségét, az üzlet létrejöttének esélyét, és dönt az elfogadása vagy elutasítása mellett. A vevő is mérlegeli az ajánlati feltételeket. Minél nagyobb értékű és összetettebb egy termék, általában annál több döntési tényező bevonására van szükség a kedvező választás érdekében. Íratlan szabály, hogy az ajánlatokat nem szabad megválaszolatlanul hagyni, még akkor sem, ha a válasz nemleges. Ha az ajánlat feltételei nem elfogadhatóak a vevő számára, ellenajánlattal is válaszolhat. Ebben a vevő kifogásolhatja az eladó által kínált feltételeket, és közli a saját feltételeit. Előfordulhat, hogy többszöri levélváltás, szóbeli egyeztetés stb. után egyeznek meg a felek a feltételekben, vagy ha nem jutnak egyezségre, az üzletkötés meghiúsul. Az üzleti etika megkívánja, hogy ilyenkor illik közölni az ajánlat elutasításának okát. Gyakori a cégek közvetlen ajánlata (lsd. direct mail), amikor a „hirdető, a termék/szolgáltatás gyártója/forgalmazója közvetlen (direkt) ajánlatot tesz potenciális fogyasztói/megrendelői számára, és ehhez a klasszikus postai küldemény formáját választja. Célja lehet promóciós, a fogyasztó/megrendelő első megkeresése, új termék vagy akciós lehetőségek megismertetése és megrendelések közvetlen generálása, de lehet egy átfogó CRM aktivitás, sőt hűségprogram része, a kapcsolattartás egy hagyományos és sok esetben a legjobban működő formája is.” (Forrás: http://mediapedia.hu/direct-mail) Az ajánlat vázlata: -

Célszerű hivatkozni az ajánlatot megelőző eseményre: érdeklődő levélre, személyes

 Fuvarparitás: a fuvarozási költségek megosztására vonatkozó megállapodás, amely tisztázza, hogy azok mely földrajzi pontig terhelik az eladót, illetőleg mely ponton szállnak át a vevőre. 44 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


-

megkeresésre, korábbi együttműködésre, az eddigi üzleti kapcsolatokra, illetőleg egyéb információkra. Pontosan meg kell jelölni az ajánlott terméket (végzendő szolgáltatást) és jellemzőit, mennyiségét, minőségét, árát, valamint az eladás, szolgáltatás összes körülményét. Utalni lehet az ajánlati kötöttségre, időtartamára, egyéb feltételeire. Végül kérjük a vevő megrendelését.



Office Shop 4400 Nyíregyháza, Pazonyi u. 28. Telefon: (42) 474-575 Honlap: www.officeshop.hu E-mail: [email protected]

GX-Logisztikai Bt. Lázár Annamária

Nyíregyháza, 20… …………... Iktatószám: 145/20… Ügyintéző: Lendvai Renáta

Szolnok Füzesséry u. 18. 6000 Tárgy: Irodatechnikai eszközök ajánlata Tisztelt Partnerünk! Hivatkozva korábbi eredményes üzleti kapcsolatunkra, ajánljuk Önöknek legújabb fénymásolóinkat, nyomtatóinkat és egyéb irodatechnikai eszközeinket, amelyet most 20% engedménnyel vásárolhatnak meg. Ajánlatunk a mellékletként csatolt képes katalógusban szereplő termékekre érvényesek, az ott feltüntetett árban. Ezekre az irodatechnikai eszközökre 2 éves garanciát vállalunk. Reméljük, úgy ítélik meg, hogy ajánlatunk kedvező, és újra megrendelőink között üdvözölhetjük Önöket. Tisztelettel

Hamari Ágnes marketingmenedzser

Tolnai Ildikó kereskedelmi előadó

Melléklet: ajánlat-katalógus



B) Az adásvételi megállapodás iratai Amikor a vevő és az eladó az adásvételi ügylet minden lényeges feltételében megegyezett, létrejön az adásvételi megállapodás. Ehhez mindkét fél egybehangzó akaratnyilvánítása szükséges: a vevő megrendeli, az eladó pedig vállalja a szállítást a konkrét áru (szolgáltatás) tekintetében. A megállapodás lehetséges szóban is, de a későbbi félreértések, jogviták elkerülése érdekében célszerű írásban (is) rögzíteni. A megállapodás létrejöttének főbb módozatai: -

ajánlat és annak visszaigazolása (lsd. fent), megrendelés és annak visszaigazolása, a felek szándéknyilatkozatának elfogadása, előre elkészített mintaszerződés (lsd. tömegáruk esetében), a felek által közösen megfogalmazott és aláírt szerződés stb.

Mindegyik eljárás tartalmazza a vevő vásárlási (rendelési) szándékát, az eladónak pedig a szállításra (szolgáltatás végzésére) vonatkozó vállalását, valamint ebből fakadó jogait és kötelezettségeit. A megrendelés a vevő vásárlási szándékának egyértelmű kinyilvánítása az eladóval egyeztetett feltételek szerint. Ebben tételesen és részletesen fel kell sorolni -

a megrendelt áru pontos megnevezését, minőségét, mennyiségét, árát, az esetleges kedvezményeket, a szállítás határidejét, az esetleges részszállítások ütemezését, az áru csomagolási módját, és/vagy egyéb igényeket, a fuvarozás körülményeit, a teljesítés helyét, a kiegyenlítés módját, határidejét stb., valamint mindazokat a körülményeket, amelyekben az ajánlati tevékenység során a felek megállapodtak.

Megállapodás a megrendelés visszaigazolásával jön lére. Ez az eladónak a szállításra vonatkozó - jogkövetkezményekkel járó - egyértelmű akaratnyilvánítását tartalmazza, amelyben meg kell ismételni mindazokat a feltételeket, amelyekben előzetesen megállapodtak és a vevő megrendelése tartalmazza. Ha a szállítás hamarabb megtörténhet, mint ahogyan a megrendelés visszaigazolása eljutna a vevőhöz, a rendelés igazolásától el lehet tekinteni. Abban az esetben sincs rá szükség, ha a megrendelés nyomtatványon készült, és a nyomtatvány egyik példánya a vevőé, a másikat az eladó kapja meg. Rohanó tempójú világunkban mindenki törekszik arra, hogy a kereskedelmi ügylet gyorsan és egyszerűen megköthető legyen, amit a probléma- és akadálymentes teljesítés, majd kiegyenlítés követ. Ezért a piaci szereplők igyekeznek "rövidíteni" a szerződés megkötésének útját. Például a vevő az érdeklődésében konkrét ajánlatokat kér és vár az eladótól, hogy minél előbb rendelhessen a számára kedvező feltételek szerint. Az eladó pedig nem várja meg a vevő érdeklődését, "elébe megy", és felmérve a piac számára kedvező alakulását, ajánla47 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


tot tesz (lsd. vásárlási katalógusok), amihez a megrendelés megkönnyítése érdekében nyomtatványt is csatol. Ezáltal jelentős időmegtakarítást érnek el a felek. Az adásvételi szerződés is a kereskedelmi ügylet egyszerűsítésének egyik formája, amely egyértelműen rendezi a feleknek az adott ügylettel kapcsolatos jogait és kötelezettségeit, s biztosítja azok érvényesíthetőségét. Az eladó (szállító, szolgáltató) kötelezettsége a megállapodásban szereplő feltételek szerinti teljesítés és - áruszállítás tekintetében - a tulajdonjog átruházása, a vevő kötelezettsége pedig az áru (szolgáltatás) átvétele és ellenértékének kifizetése. Az adásvételi szerződés megkötésére - írásba foglalására - általában a személyes tárgyaláson történt egyeztetést követően kerül sor, ahol az eladó és a vevő közösen fogalmazza meg a megállapodás szövegét, vagy az egyik fél mintaszerződését fogadja el a másik fél. A kereskedelemben az is gyakori, hogy nyomtatvány formátumú típusszerződéseket használnak. Az adásvételi szerződés tartalma hasonlít (vagy megegyezik) az ajánlatban vagy a megrendelésben (és visszaigazolásában) szereplő adatokkal, de a felek akaratától függően erősen változhatnak a szerződéses feltételek. Minden esetben egyértelműen utalnia kell a felek ügylethez kapcsolódó kötelezettségeire és jogaira, valamint tartalmaznia kell az ügylet általános és egyedi feltételeit. Az általános feltételek szerepeltetése minden szerződésben kötelező érvényű, míg az egyedi feltételek a konkrét ügylet sajátosságaiból adódó speciális kérdéseket szabályozzák. Az általános feltételek között az alábbiak szerepelnek -

-

a szerződő felek megnevezése, a felek fő kötelezettségei:  a szerződés tárgya: megnevezés, mennyiség, minőség, csomagolás, garancia, műszaki leírás, kedvezmények;  a teljesítés körülményei: határidő, fuvarparitás; áru fogadása;  a nyújtott ellenszolgáltatás: adásvételi ár, fizetési kondíciók, kötelezettségek; a szerződéstől való elállás következményei, illetőleg előre nem látható események (vis major) jogi rendezése; a szerződésre irányadó jogterület megjelölése. (Forrás: http://kulkereskedelem.infodoboz.com/cikk/kulkereskedelmi-szerzodes-tartalma/)



Horizont Építő és Kivitelező Kft. 3700 Kazincbarcika, Kikelet köz 4. Weblap: www.horizont.hu

TEKA Fürdőszoba Divízió

Telefonszám: (48) 412-832 E-mail: [email protected]

Kazincbarcika, 20.. ……………. Iktatószám: 321/20…

Mosonmagyaróvár Postafiók 60 9201 Tárgy: Csaptelepek rendelése Tisztelt Forgalmazó! Telefonon történt megbeszélésünkre és képes katalógusukra hivatkozva megrendeljük Önöktől az alábbi fürdőszobai csaptelepeket: -

6 db Cuadro csaptelep – 38.342.02 termékszám, ára: 28.000 Ft/termék; 8 db Porto csaptelep – 21.342.02 termékszám, ára: 29.200 Ft/termék; 6 db Ares csaptelep – 23.342.02 termékszám, ára: 26.800 Ft/termék; 12 db Kobe csaptelep – 35.342.12 termékszám, ára: 32.600 Ft/termék.

A fenti termékeket szettben kérjük, melyet az átvételkor készpénzben fizetünk. Kérjük megrendelésünk visszaigazolását a szállítási határidő megjelölésével. Üdvözlettel

Vándor Balázs termékbeszerző



C) A szerződés teljesítéséhez kapcsolódó dokumentumok Az eladó akkor teljesítette szerződéses kötelezettségét, ha az áru leszállítása (a szolgáltatás elvégzése) a megállapodásban foglaltaknak megfelelően történt. Az áru szállítását vállalhatja az eladó vagy a vevő, de harmadik fél (fuvarozó) megbízásával is történhet, akit - a szerződésben foglaltak szerint - bármelyik fél megbízhat. Az áru szállítása (a szolgáltatás elvégzése) történhet a szerződést követően azonnal (promt szállítás), vagy egy-két napon belül (pl. raktáron lévő készletből). Gyakoribb azonban, hogy az áru szállítására (szolgáltatás elvégzésére) későbbi időpontban kerül sor, mert az eladónak az árut még be kell szereznie, le kell gyártania, a szolgáltatás elvégzéséhez a körülményeket meg kell teremtenie stb. Ilyenkor a szerződésben szállítási határidőt jelölhetnek meg a felek. "A későbbi szállítási határidő szokásos megjelölései közé tartoznak a következők: -

meghatározott naptári nap kikötése, megközelítő időpont kikötése, szállítási időtartam megjelölése, valamilyen feltétel teljesülésének függvénye, fix határidő kikötése (fixügyletek, lehívásos áruszállítás).

Bármilyen módon is történjék a szállítási határidő rögzítése, fontos követelmény, hogy a szerződésből egyértelműen kiderüljön, hol kell lennie az árunak a szerződésben megjelölt időpontban." (Forrás: http://kulkereskedelem.infodoboz.com/cikk/szallitasi-hatarido/) Az áru szállításáról a fuvarozó kellő időben értesíti a vevőt - szállítási értesítést küld - annak érdekében, hogy az előkészüljön az áru fogadására. Erre különösen akkor van szükség, ha adott időben nagy mennyiségű áru szállítása történik, vagy ha részszállításra kerül sor. ( Részszállítás: a megrendelt áru nem teljes körű, hanem csak egy bizonyos részének szállítása.) A felek előzetesen abban is megállapodnak, hogy az eladó a szállítás előtt mikor értesíti a vevőt az áru érkezéséről. Az eladó a szállítási értesítővel együtt általában megküldi a vevőnek (megrendelőnek) az előírások szerint elkészített (kiállított) számlát is, de ez történhet külön levélben is (lsd. teljesítő levél). Ezek kezelését szigorú szabályok határozzák meg, ezért körültekintően kell eljárnunk a számla befogadásakor. Kifizetés előtt ellenőrizni kell a számla jogosságát, pontosságát, kiállításának tartalmi és formai szakszerűségét. Az árut rendszerint fuvarlevél vagy szállítólevél kíséri, attól függően, hogy fuvaroztató vagy az eladó/vevő a saját szállítóeszközével oldja meg az áru rendeltetési helyre történő eljuttatását. Az áru átvételét a vevő átvételi elismervénnyel igazolja. Ez egyben azt is jelenti, hogy fennáll a szerződésben vállalt fizetési kötelezettsége, azaz az áru (szolgáltatás) ellenértékének kiegyenlítése. Az adásvételi szerződés fizetési feltétele a vevő kötelezettségeit szabályozza, arról rendelkezik, hogy a vevőnek: mennyit, mikor, milyen módon, milyen okmányok ellenében, hol kell kiegyenlítenie az áru ellenértékét. Ezt - a szerződésben foglaltak szerint - többféleképpen rendezheti. Általában: készpénzzel vagy bank közreműködésével, például átutalási megbízás, beszedési megbízás (inkasszó) révén. A fizetési feltétel teljesítése rendszerint egyben a külkereskedelmi ügylet lezárását is jelenti. 50 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


D) A teljesítés zavaraihoz kapcsolódó levelek A kereskedelmi kapcsolatok egyik legkényesebb területe a hibás teljesítéshez, a szállítás zavaraihoz kapcsolódnak. Az adásvételi megállapodásban mindkét fél kötelezettséget vállalt arra, hogy az akaratával megegyezően betartja a szerződésben foglaltakat: az eladó leszállítja az árut, elvégzi a szolgáltatást, a vevő pedig rendezi ennek ellenértékét. Az üzleti kapcsolatokban azonban előfordulnak hibák, tévedések. Ezzel a felek is tisztában vannak, ezért célszerű szerződést biztosító feltételeket kikötni a szerződésekben (pl. kötbért = az a pénzösszeg, amelyet a hibásan vagy késve teljesítő üzletfél fizet a másik számára.). Ha valamelyik fél nem teljesíti a szerződésben vállalt kötelezettségét, szerződésszegést követ el, melynek esetei lehetnek: -

késedelmes teljesítés (pl. a szerződés megkötésekor előre nem látott akadályok), hibás, nem megfelelő teljesítés (pl. mennyiségi, minőségi, csomagolási hibák, hiányosságok), fizetési késedelem (a vevő részéről).

A különféle reklamációval, kifogással kapcsolatos levelek megfogalmazásakor és megválaszolásakor különösen ügyelnünk kell a közlés udvarias stílusára. Az üzleti kapcsolat fenntartása érdekében súlyos hiba az udvariatlan hangnem, az alaptalan kritika, támadás, számonkérés vagy vádaskodás. Ugyanakkor elengedhetetlen, hogy tisztázzuk a helyzetet, részletezzük a körülményeket és egyértelműen közöljük elvárásainkat. A hosszadalmas vitás esetek elkerülése érdekében célszerű a nem megfelelő teljesítés körülményeit jegyzőkönyvben rögíteni, a szállítás helyén szemlét tartani, amelyről a szállító céget is értesíteni kell. Még így is gyakran előfordul, hogy hosszan elhúzódó peres eljárások folyamán lehet tisztázni a hibás szállítás körülményeit és rendezni a vitás ügyeket.



Veronika Fitness Szalon 3042 Miskolc, Földesi út 82. Telefon/fax: 30/456-55-67 Honlap: www.veronika.hu

Euro-Fitness Shop Nagy János igazgató

Miskolc, 20… ……………... Iktatószám: 48/20… Hivatkozási szám: Z-25/20…

Budapest XIII. Hegedűs Gy. u. 46. 1135 Tárgy: Szállítás sürgetése Tisztelt Igazgató Úr! A múlt hó elején, a fenti számon visszaigazolt megrendelésünk szerint a Boston típusú Hidromasszász gőz-zuhanykabint két héttel ezelőtt le kell volna szállítaniuk. Sajnálattal állapítjuk meg, hogy a telefonon egyeztetett újabb határidőt is túllépték, pedig megrendelésünk visszaigazolásában azonnali szállítást ígértek. Kérjük, hogy két napon belül szíveskedjenek a zuhanykabint - a megállapodásunk szerint – házhoz szállítani, ellenkező esetben kénytelenek leszünk elállni a megrendeléstől. Bízunk benne, hogy a fenti határidő betartása nem ütközik akadályba, és együttműködésünk továbbra is zavartalan lesz. Tisztelettel

Bánsági Veronika szalonvezető



Feladat: Készítse el a levelet az alábbi adatok felhasználásával az üzleti levélforma szerint! Értelmezze a levél adatait! A levélforma kialakításakor törölje a fölösleges írásjeleket! Végvári

Nyelvstúdió,

Debrecen,

Hortobágyi

u.

36.

Telefonszám:

52/493- 549. E-mail cím: [email protected]. Debrecen, ……………………… Ügyintézőnk: Bodnár Anna. MONÉTA Műszaki Kereskedőház, Farkas Szilvia humánmenedzser. 4200 Hajdúszoboszló, Hőforrás u. 41. Tárgy: Ajánlat. Kedves Farkas Szilvia. Örömmel vettük érdeklődésüket nyelviskolánk szolgáltatásai iránt. Telefonon történt beszélgetésünkre hivatkozva engedje meg, hogy elküldjünk iskolánkról egy részletesebb ismertetőt, néhány referenciát és az Önök által kért fordítási árajánlatot. Tanári karunk, akik közé a tolmácsok és fordítók is tartoznak, diplomás nyelvtanárokból áll. Cégünk garantálja a tanárok szaktudását, személyiségét, továbbá az oktatás, fordítás, tolmácsolás minőségét és a személyre, illetőleg feladatra szabott problémamegolást. Kérésükre az Önök által megadott időpontban kerülhet sor a tolmács bemutatására,

valamint

Nyelviskolánk

bruttó

lehetőség 5.000

van

próbafordítás

Ft/oldal

áron

tudja

elvégzésére vállalni

az

is. Önök

szakmai anyagának fordítását, körülbelül 2 hetes határidővel. Természetesen minden fordítás után lektorálást is végeztetünk. A tolmácsolás díja magyarról kínaira és kínairól magyarra egyaránt napi 50.000 Ft/fő/8 óra. Munkatársaink figyelme a tolmácsolás ideje alatt a legapróbb részletek-re is kiterjed. Önöknek csak az igényeiket kell megfogalmazniuk, és mi mindent elkövetünk, hogy a legmegfelelőbb megoldást találjuk meg Önöknek. Amennyiben bármilyen kérdése merülne fel a szolgáltatásainkkal kapcsolatban, kérem, keressen bennünket személyesen, levélben vagy telefonon. Reméljük, hogy a Végvári Nyelvstúdió megnyeri az Ön és munkatársai tetszését, és hamarosan partnereink

között

üdvözölhetjük

Önöket.

Üdvözlettel.

Tarjányi

Krisztina oktatási menedzser. Melléklet: 3 db.



Feladat: Készítse el a levelet az alábbi adatok felhasználásával az üzleti levélforma szerint! Értelmezze a levél adatait! A levélforma kialakításakor törölje a fölösleges írásjeleket! A levél küldője:

A levél kelte: Iktatószám: Hivatkozási szám: Ügyintéző: A címzett neve:

Iroda-Forma Kft. Budapest VII., Király u. 48. II/6. Telefonszám: (1) 584-48-48 E-mail cím: [email protected] Budapest, .......................... 48/20… 56/20… <Saját név> Kontakt-Kredit Pénzügyi és Hitelezési Rt. Varga Tamás igazgató

A címzett címe:

2800 Tatabánya, Mátyás király u. 18.

A levél tárgya: A levelet aláírja:

Tájékoztató Post-it üzenőtábláról Ilosvai Pál kereskedelmi igazgató

Melléklet:

képes árjegyzék

A levél szövege:

Tisztelt Érdeklődőnk! Örülünk, hogy felkeltette érdeklődését a legújabb

katalógusunkban

bemutatott

és

cégünk

által

forgalmazott

üzenőtábla. Erről a praktikus és egy modern irodában aligha nélkülözhető irodai kommunikációs eszközről az alábbiakat tudjuk még Önnek elmondani. A Post-it üzenőtábla könnyű és barátságos módon teszi lehetővé információk elhelyezését az íróasztal körül. Alkalmas arra, hogy

a

szükséges

dokumentumok,

telefonszámok,

információk

mindig

szem előtt legyenek. Az öntapadó felület azonnal rögzíti a dokumentumokat, amelyeket igény szerinti gyakorisággal levehet, és frissítheti anélkül, hogy bennük vagy a felületben kárt okozna. A Post-it üzenőtáblát arra is használhatja, hogy irodai környezetét saját képére formálja és kiegészítse: képeslapokat, rajzokat, posztereket rögzíthet fel, és kiválaszthatja az irodája falához legjobban illő háttérszínt. Használhatók irodában, bemutató- és konferenciateremben vagy bárhol, ahol megbeszélést tartanak. Egy dobozban két 30 lapos, 63 x 77 cm méretű tömb található, fehér lapokkal. Ha a megrendeléséhez további információval szolgálhatunk, kérjük, keresse irodánkat, vagy a mellékletben található telefonszámon munkatársainkat. Várjuk megrendelését. Üdvözlettel.



Feladat: Készítse el a levelet az üzleti levél sémája szerint. A szöveget tagolja értelemszerűen bekezdésekre, emelje ki a lényeget, a tartalomnak megfelelő helyen alakítson ki felsorolást! A levél adatai: A levelet küldi: címe: Telefonszám: E-mail cím: Honlapcím: A levél kelte: Előadónk: A címzett neve: A címzett címe: A levél tárgya: A levelet aláírja: Melléklet:

Garami Szoftvertechnika Kft. Budapest, Barát u. 34. 1126 06-1-384 95 88 [email protected] www.garami.hu Budapest, 20... Völgyi Tamásné VITAL Marketing Kft. 4400 Nyíregyháza, Alkotmány u. 18. Ügyviteli programrendszer ajánlása Garami Árpád ügyvezető igazgató, Szokol Beáta előadó árjegyzék

A levél szövege:



Tisztelt Partnerünk! Bizonyára szeretnék Önök is az irodai adminisztrációra

fordított

időt

minimálisra

csökkenteni,

munkájukat

gyorsabbá, egyszerűbbé és áttekinthetőbbé tenni. Ezért ajánljuk figyelmükbe komplex irodai ügyviteli programrendszerünket. Köztudott, hogy az irodai munkát segítő programok kezelésének elsajátításához legtöbbször egy hosszabb tanfolyam elvégzésére van szükség. Cégünk olyan, a tapasztalatok szerint egyszerűen kezelhető, számítástechnikai ismereteket nem igénylő, sokoldalú programot kínál Önöknek igen kedvező áron, amely nélkülözhetetlen segítőtárssá válhat az irodai ügyviteli munkában. A programrendszer legfőbb előnye, hogy a sokféle, nehezen áttekinthető egyedi programok helyett egy könnyen kezelhető programrendszer végzi el a munkát, amely többek között a következő feladatok végzésére alkalmas: útnyilvántartás, távolságmeghatározás és térkép, bérkalkuláció, személyi kapcsolatkövetés, ügyfélnyilvántartás,

iktatás,

kartotékkezelés,

-készítés, naptárfunkció, faxküldés és

adatbázis-kezelés

és

-fogadás stb. A felsorolt

funkciók egyenként is megvásárolhatók, így csak azokért a funkciókért kell fizetniük, amelyeket valóban használni szeretnének. A teljes programrendszer megvásárlása esetén 50 százalékos kedvezményt tudunk nyújtani. A részletekről bővebb felvilágosítást kaphatnak a mellékletként csatolt árjegyzéken található telefonszámon, vagy személyesen cégünk budapesti irodájában: Budapest, Lengyel u. 48. Üdvözlettel.



Feladat: Ön egy irodaszereket forgalmazó nagykereskedelmi kft. titkárságvezetője. Legújabb termékeikről tájékoztatják üzleti partnereiket. Készítse el a levelet a levelezési szokásoknak megfelelően az alábbi adatok, valamint a feladatsor végén található szöveg felhasználásával! 1.

Hozzon létre a vizsgaszervező által megadott meghajtón egy mappát, melynek megnevezése a Saját név_irodaszer.doc legyen (a szám a modul és a vizsgafeladat száma)!

2.

A levél dokumentumát mentse Saját név_irodaszer.doc néven a fenti mappába! Gondoskodjon a folyamatos mentésről!

3.

A dokumentum egészére vonatkozóan végezze el az alábbi beállításokat: – oldalbeállítás: alsó, felső és bal margó 2 cm, a jobb margó 1,5 cm; – élőfej és élőláb távolsága a lapszéltől: 1,2 cm; – betűtípus: Tunga, betűméret: 12 pt legyen; – a szöveg szimpla sortávolsággal, sorkizárt rendezéssel készüljenek; – alkalmazzon automatikus – szükség esetén – kézi elválasztást! A levél egyes részein ettől eltérő beállítások lehetnek!

4.

Készítsen élőfejet, amelybe a feladó adatait helyezze el az alábbiak szerint: – igazítsa a cég nevét és adatait a bal margóhoz, négy sorba rendezve; – a cég nevét emelje ki félkövér stílussal, 14 pt betűmérettel és sötétzöld színű betűkkel; – a további adatok félkövér stílusú, zöld színű karakterekkel készüljenek; – a honlap címéről távolítsa el a hivatkozást; – az élőfej alatt helyezzen el egy 1,5 pt vastagságú, folyamatos szimpla, sötétzöld színű szegélyvonalat; – a jobb margóhoz ClipArt-ból szúrjon be egy képet (logót) „irodaszer” témakörből, melyet úgy méretezzen, hogy az adatok magasságával megegyező legyen, és ne takarja a szegélyvonalat; – az utolsó bekezdés után állítson be 24 pt mértékű térközt; – adjon világoszöld színű mintázatot az élőfejnek!

5.

Az élőlábba balra igazítva írja be a Színek, formák, hangulatok az irodában! szlogent, középre szúrja be az aktuális dátumot, a jobb margóhoz igazítva pedig írja be a Saját nevét! Formázza az élőláb adatait 10 pt betűmérettel, félkövér és dőlt stílussal, valamint sötétzöld színű karakterekkel! Az élőláb fölött helyezzen el egy szegélyvonalat az élőfejben alkalmazott beállításokkal!

6.

A levél adatait helyezze el az üzleti levél formája szerint, az adatok között alkalmazza a megfelelő térközöket!

7.

Gépelje be a levél szövegét!

8.

Értelmezze a szöveg tartalmát, tagolja bekezdésekre, közöttük a levél szabályainak megfelelő térközöket alkalmazzon!

9.

Emelje ki a szövegben a lényeges mondanivalót!

10.

A szöveg egy helyén – ahol tartalmilag indokolt – alkalmazzon felsorolást, tetszőleges felsorolásjel kiválasztásával. A jel helyzete: 1,5 cm bal behúzás, a tabulátor és szöveg helyzete: 2,6 cm-nél legyen! A felsorolások között 0 pt mértékű térközt állítson be!

11.

Mentse, majd nyomtassa ki a munkáját! 57 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt


A levél adatai: A levelet küldi:

A levél kelte: Ügyintézőnk: A címzett neve: címe: A levél tárgya: A levelet aláírják: Melléklet:

IRODASEGÍTŐ Kereskedelmi Kft. Budapest XIV., Bagolyvár u. 58. Telefon: (1) 346-23-01 Honlap: www.irodasegito.hu Budapest, Morauszky Beáta BERÍV Tervező és Kivitelező Bt. Juhos Tiborné ügyvezető 3100 Salgótarján, Agyalag köz 62. Tájékoztató irodaszerekről Vilmányi Attila üzletági igazgató és <Saját név> titkárságvezető 1 db katalógus

A levél szövege: Korábbi kapcsolatunkra hivatkozva szeretnénk Önt tájékoztatni az általunk forgalmazott legújabb, az irodai ügyvitelszervezésben praktikus és esztétikus iratrendezésre szolgáló eszközök sokféleségéről. Különösen ajánljuk figyelmébe az alábbiakat: mappák, iratrendezők, dossziék, gyorslefűzők, irományfedelek, elválasztások stb. Bizonyára Ön is egyetért azzal, hogy ezek az eszközök az ügyvitelszervezésben nélkülözhetetlenek. A különböző, figyelemfelkeltő színeikkel lehetővé teszik, hogy a témánként elkülöníthető – ezáltal áttekinthető – iratrendszerezésen túl mindenki kialakíthassa irodája egyéni stílusát is. A színek ugyanis frissességet, tisztaságot, kellemes érzést, jó közérzetet teremtenek mind az irodában dolgozók, mind az oda betérő munkatársak, ügyfelek stb. körében. Ajánljuk még figyelmébe a különböző színű és formátumú jegyzetelőket, jelölőlapokat, címkéket, valamint az iratkezelés ezernyi apróságát, melyek különleges megjelenésükkel még több vidámságot visznek a mindennapokba. Levelünkhöz mellékeljük részletes katalógusunkat, hogy megrendelhesse azokat az irodaszereket, amelyek nélkülözhetetlenek az íróasztalaik körül. Várjuk érdeklődését és megrendelését a fenti címek valamelyikén.



Feladat: Készítse el a levelet az alábbi tartalmi és formai utasítások szerint!

A LEXIKON Kiadó és Terjesztő Kft. (címe: 1065 Budapest, Kossuth tér 16.; levélcíme: 1365 Budapest, Pf. 668; telefonszáma: 06-1/373-0893; 06-1/40-200-375;

honlapja:

www.lexikonkiado.hu;

e-mail

faxszáma: címe:

[email protected]) képviseletében eljárva, a marketingosztály titkárságvezetőjeként levélben keressen meg valamely oktatási céget, melyben a harmadik évezred első teljes, magyar nyelvű általános nagylexikonára, a Britannica Hungarica Világenciklopédiára, valamint kedvezményes akciójukra hívja fel a figyelmüket. A kiadó büszke arra, hogy 2010-ben elnyerte egy pártatlan és szakmailag kompetens közönség legmagasabb elismerését: a magyar könyvtárosok szakmai nívódíját, a Fitz József könyvdíjat. A kiadó rendkívüli akció keretében most a bolti árhoz képest jelentős kedvezményt nyújt a teljes sorozat – 1-18. kötet – megvásárlása esetén. Ha az oktatási intézmény a lexikonból most 2 teljes sorozatot rendel 10, három teljes sorozat esetén 15, négy-öt teljes sorozat esetén 20%-os további kedvezményt ad a kiadó. Az akciójuk 20………………………………-ig tart.

1. Készítse el az ajánlatot a tanult levélforma szerint a fenti adatok felhasználásával; a szükséges adatokat (iratkezelési adatok, címzett, megszólítás, aláírás, melléklet stb.) egészítse ki tetszőlegesen! 2. Készítsen élőfejet, amelybe a feladó cég adatait helyezze el tetszőleges betűtípussal és -mérettel (a cégnév félkövér), az adatok középre helyezésével. Az élőfejet szegélyvonal elhelyezésével (tetszőleges vonalvastagsággal) zárja le, és 5%-os szürke mintázattal készítse el a hátteret! 3. Az élőlábba (felül záróvonal legyen) bal margóhoz igazítva helyezze el az alábbi szövegrészt: „A megrendeléseket a beérkezés sorrendjében igazoljuk vissza, illetőleg a készlet erejéig elégítjük ki.”! 4. Az ajánlólevélhez mellékletként csatolja a táblázatban kimutatott árat és a kedvezmény mértékét! 5. Tervezzen táblázatot az ajánlott lexikon áráról és a kedvezmény mértékéről az alábbi adatok figyelembevételével. -

Egyösszegű kifizetés esetén egy-egy kötet ára 11.000 Ft, számíts ki a teljes sorozat árát. Ekkor egyszerre kerül átadásra az 1-18. kötet;



-

Két részletben történő fizetés esetén a kötetek egyenként 11.400 Ft-ba kerülnek, számítsa ki összesen mennyibe kerül a teljes sorozat. Ebben az esetben a köteteket két részletben - 1-9. és 10-18. kötetig – adják át.

-

Ha 6 havi részletekben történik a kifizetés, az ár 11.700 Ft/kötet. Ekkor havonként érkezik 3-3 kötet, melynek teljes árát ki kell számolnia.

-

A kötetenkénti megrendelés esetén a kötetek ára 12.200 Ft, s havonta 1 kötetet szállítanak; számolja ki így a teljes sorozat árát.

-

Ha az iskola a lexikonból 2 teljes sorozatot rendel 10, három teljes sorozat esetén 15, négy-öt teljes sorozat esetén 20%-os további kedvezményt ad a kiadó! Mutassa ki a táblázatban ezt a kedvezményt is.

-

A táblázat egyoldalas legyen, adjon címet a táblázatnak és formázza meg tetszőlegesen! Az élőfejbe írja be a nevét és szúrja be az aktuális dátumot!

-

Az elkészített táblázatot szúrja be a levél dokumentumába új oldalra, mellékletként!



Ajánlott irodalom

Bakk Gyuláné: Számítógéppel az iratok birodalmában. Nemzeti Tankönyvkiadó, 1998. Freisinger Edéné: Levelezési ismeretek. Nemzeti Tankönyvkiadó, 1999. Ipcsics Csilla - Gecseg Judit: Gyakorlati tanácsok levelezéshez. Műszaki Könyvkiadó, Budapest, 2006. Kaluczkyné Venczler Mária: Hivatalos levelezés. SZIE GTK VTI Interschool, 2003. Külkereskedelmi levelezés. (Írta: Bánréviné Tóth Magdolna-Völgyiné dr. Szűcs Emőke). KOTK, Budapest, 1998. Levelezési ötletek (szerk.: Sever Lászlóné). Novorg International Kft. Budapest, 1992. D. Mónus Erzsébet - Dobi Tibor: Ügyintézői ismeretek. Képzőművészeti Kiadó, 2006. Titkárságvezetők, menedzserasszisztensek kézikönyve. Raabe Kiadó, 2003. Üzleti levelezés a gyakorlatban (szerk.: F. Dornbach Mária). Verlag Dashöfer, 2002.


Az iratkészítés gyakorlata II

Recommend Documents