Az iratkészítés gyakorlata I

NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA 4400 Nyíregyháza, Sóstói u. 31/B Tel: 42/599-400, Fax: 42/ 402-485

Jakabné dr. Zubály Anna

Az iratkészítés gyakorlata I.

Nyíregyháza, 2011

TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

1


Kapcsolattartás levélben Az emberek közötti kapcsolatteremtés és kapcsolattartás nagyon sokáig csak szóban történt, és még ma is ezt tartjuk az emberi kapcsolatok legalapvetőbb formájának. Az írásbeli forma több ezer évvel később alakult ki, azóta viszont számos változata létezik. Az élet számos területén - a magánéletben, hivatalban, az üzleti szférában - szándékaink szerint dönthetünk arról, hogy a kapcsolatfelvételnek és -tartásnak melyik módját választjuk. A választás többnyire azon múlik, hogy mi az üzenet tartalma és hogyan viszonyulunk hozzá, milyen érdekeink függnek tőle: gyors ügyintézés, kellemes benyomás keltése, az információ maradandósága, bizonyíthatósága stb. Az írásbeli üzenetnek súlya van; leginkább akkor alkalmazzuk, ha fontos, nyomatékos információkat közlünk, illetőleg, ha a szóbeliség valamilyen akadályba ütközik. Gyakran a szóbeli információközlés mellett írásbeli dokumentum is készül, mert ennek van - szükség esetén bizonyító ereje. Az írás feltalálását az emberiség egyik legnagyszerűbb találmányának tekintjük: ezáltal vált lehetővé az addig csak emlékezetre hagyatkozó gondolat megőrzése, összegyűjtése és torzulás nélküli továbbadása. Az írás a „nyelvileg kifejezett gondolatok maradandó rögzítésére szolgáló, kisebb-nagyobb emberi közösségektől elfogadott, egyezményes grafikai jelek rendszere”. (Forrás: Kéki Béla: Az írás története. Vince Kiadó, Budapest, 2000.) Az írás átrendezte az emberiség egész életét, gondolkodását, kultúráját, szokásait, és a beszéd mellett ma is az írás a legmeghatározóbb gondolatközlési forma. Alkalmazzuk magánéleti, kulturális, művészeti, sport-, üzleti vagy hivatali stb. kapcsolataink során egyaránt.

A levelezés alapfogalmai Iraton a jelenleg hatályos, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló többször módosított 1995. évi LXVI. törvény által meghatározott értelemben beszélünk. Irat: „minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat — a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat kivételével —, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz elhasználásával és bármely eljárással keletkezett; Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott; Magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat”.1 Ügyiratnak nevezzük a különböző hivatalok, intézmények, gazdálkodó cégek, egyéb szervezetek, szervek stb. rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező, valamint a magánszemélyek által készített – de nem személyes jellegű – iratot, a tőlük érkező dokumentumokat, amelyek valamely – a tevékenységi körükbe tartozó – ügyre vonatkoznak.

1

1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

2


Az ügyiratokban foglaltak megerősíthetik, kiegészíthetik, módosíthatják vagy korrigálhatják a személyközi kapcsolatban előadott információkat. Okirat „az eljárásjogokban olyan bizonyítási eszköz, amely a benne foglalt tények, adatok, nyilatkozatok, körülmények, cselekmények valóságát bizonyítja. Az okiratra vonatkozó rendelkezések érvényesek minden olyan tárgyra, amely műszaki vagy vegyi úton adatokat rögzít (fénykép, filmfelvétel, hangfelvétel, mágneslap, mágnesszalag stb.). Az okirat – kiállítója szerint – lehet közokirat vagy magánokirat. Az okirat bizonyító ereje szerint lehet teljes bizonyító erejű vagy egyszerű. Közokirat: olyan dokumentum, amit hatáskörében eljárva bíróság, közjegyző (közjegyzői okirat) vagy más hatóság, illetve közigazgatási szerv megszabott alakban állított ki, papíralapú vagy elektronikus okirat (például személyi igazolvány, gépjárművezetői engedély, hatósági igazolvány – pl. útlevél – vagy hatósági bizonyítvány – pl. anyakönyvi kivonat stb.). A közokirat teljesen bizonyítja a benne foglalt intézkedést vagy határozatot, az okirattal tanúsított adatok és tények valóságát, az okiratba foglalt nyilatkozat megtételét, valamint annak idejét és módját. Az okirati fajták közül egyedül a közokirat számít feltétlenül és teljes mértékben bizonyítéknak a benne foglaltakra nézve. Minden egyéb okmány magánokiratnak minősül. Egyszerű magánokiratnak minősül egy okirat, ha nem felel meg a teljes bizonyító erejű magánokirat feltételeinek. Az egyszerű magánokirat bizonyítékként való kezelésében az okiratban foglaltak valóságának megítélése a bírói mérlegelés körébe tartozik. Teljes bizonyító erejű magánokirat az a dokumentum, amely az ellenkező bebizonyításáig teljes bizonyítékul szolgál arra, hogy kiállítója az abban foglalt nyilatkozatot megtette, elfogadta vagy magára nézve kötelezőnek ismerte el, feltéve, ha 1. a kiállító az okiratot saját kezűleg írta és aláírta, vagy 2. két tanú az okiraton aláírásával igazolja, hogy a kiállító az okiratot előttük írta alá vagy az aláírást magáénak ismerte el (az aláírás mellett a tanúk lakcímét is fel kell tüntetni); 3. a kiállító aláírása vagy kézjegye az okiraton bíróság vagy közjegyző által hitelesítve van; 4. a gazdálkodó szervezet által üzleti körében kiállított okiratot szabályszerűen aláírták; 5. ügyvéd (jogtanácsos) az általa készített okirat szabályszerű ellenjegyzésével bizonyítja, hogy a kiállító a nem általa írt okiratot előtte írta alá, vagy aláírását előtte saját kezű aláírásának ismerte el, illetőleg a kiállító minősített elektronikus aláírásával aláírt elektronikus okirat tartalma az ügyvéd által készített elektronikus okiratéval megegyezik; 6. az elektronikus okiraton kiállítója minősített elektronikus aláírást helyezett el. Az okirat teljes bizonyító erejének az a jogi jelentősége, hogy a bíróság nem mérlegeli és – az ellenfél sikeres ellenbizonyításáig – nem is vizsgálja az okirati bizonyíték valóságtartalmát.” 2

2

http://hu.wikipedia.org/wiki/Okirat TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

3


A levél mint kapcsolattartó eszköz Az üzleti, hivatali élet írásbeli kapcsolattartásának gyakori formája a levél. Napjaink egyre terjedő elektronikus formája mellett az irodában magasodó "irathegyek" azt mutatják, hogy minden törekvésünk ellenére sem tudtuk még kizárni életünkből a papíralapú üzeneteket. A levél fogalma: mások számára küldött vagy másoktól kapott írásos közlés (üzenet), amelyet valamely közvetítő (például posta, futár, elektronikus szolgáltató stb.) által juttatunk el a címzetthez. Tartalmuk, funkciójuk szerint a közvetlen érintkezést pótolják, kiegészítik vagy a szóbeli közlést rögzítik. Ezáltal a felek között jogi kapcsolat keletkezhet vagy a fennálló kapcsolat módosulhat, megszűnhet. Nem mindegyik levélnek van azonban jogi következménye (lsd. meghívó – ebben az aláíró személy erkölcsi felelősséget vállal a meghívóban foglalt üzenetért). A hivatali, üzleti élet belső és külső írásbeli kommunikációjában olykor erősen meghatározott formai szabályok érvényesülnek. Ezek nagyrészt írásbeli kapcsolattartásunk történelmi hagyományain, szokásain alapulnak - egyes elemeit már az ókorban is használták (például megszólítás, keltezés, elköszönés stb.), de a megformázásához rendelkezésünkre álló technikai eszközök is erősen befolyásolják az írott üzenetek megjelenését: a betűformáktól kezdődően a levélpapír kiválasztásán át a levél formai kellékének papíron történő elhelyezéséig. A hivatalos, üzleti iratok napjainkban szinte kizárólag számítógéppel készülnek, ezért a szövegszerkesztő kimeríthetetlen formázási lehetőséget kínál számunkra. Ezek használatakor azonban nem ragadtathatjuk el magunkat, mert a hivatali, üzleti élet szokásai visszafogottságot parancsolnak. A tartalmi-formai kellékeknek legfőbbképpen az átláthatóságot, az egyértelmű üzenetközlést és félreérthetetlen értelmezést kell szolgálniuk. Ugyanakkor a jól megszerkesztett és formázott irat képes esztétikai hatást is kelteni az olvasóban, ami olykor az üzenet tartalmához való hozzáállását is befolyásolja.

Az iratok – jellemzőik szerinti - csoportosítása 1. Az iratok tartalmuk szerint sokfélék lehetnek. Funkciójuk, alakiságuk, keletkezési körülményeik szerint célszerűen az alábbi csoportokba sorolhatók: a) egyszerű iratok -

mindennapi életünk egyszerű iratai (pl. nyugta, átvételi elismervény, meghatalmazás, nyilatkozat, igazolás stb.); hírt közlő iratok (hirdetés, tájékoztatás, értesítés, felhívás, felszólítás, meghívó stb.); a munkahelyi kapcsolattartás belső – információs - iratai (emlékeztető, feljegyzés, értesítés, munkahelyi meghívó, jelentés, beszámoló, körlevél, munkáltatói igazolás stb.);

b) a hivatalos eljárás iratai (pl. beadványok; az eljárás folyamatában keletkező iratok, határozat, fellebbezés stb.); c) a munkaügyi iratok (pl. álláshirdetés, álláspályázat, a munkaviszonyhoz kapcsolódó iratok); TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

4


d) a kereskedelmi, üzleti kapcsolatok során keletkezett iratok (pl. érdeklődés, tájékoztatás, megrendelés, szerződések, a teljesítés, illetőleg a hibás teljesítés iratai stb.). Az iratok felhasználási értékük szerint lehetnek: a) ügyviteli értékű iratok, amelyek a napi ügyintézés során meghatározzák az ügyintézői munkát, a munka sorrendjét, módját stb., ezáltal kapcsolat jön létre a felek között; b) történeti értékű iratok, amelyeket egykor a napi ügyintézés során használtak, de a jövő nemzedéke számára hasznos, érdekes információ tartalmaznak egy adott korról, a kor embereiről, szokásairól, kultúrájáról. Ezeket az iratokat többnyire a levéltárakban őrzik. Alakiságuk szerint az iratok: a) az adathordozó alapján lehetnek: -

papíralapon készült (hagyományos) iratok, vagy elektronikusan szerkesztett, továbbított és tárolt iratok lehetnek;

b) szerkesztésük szerint lehetnek: -

önállóan fogalmazott, egyedileg szerkesztett és formanyomtatvány, űrlap kitöltésével előállított irat, illetőleg más (meglévő) iratra záradékként rávezetett irat.

Iratok formátumuk szerint lehetnek: -

egyszerű iratok, levélformátumúak, illetőleg egyedi formátumú iratok (pl. jegyzőkönyvi forma, szerződésforma, határozatforma stb.)

Az írás adathordozója Az írás nem csak gondolatközlő erejével nyűgözi le az olvasót, de formájával is képes különleges esztétikai hatást kelteni, amit jelentősen befolyásol az íráshordozó anyaga. "A papírt körülbelül kétezer évvel ezelőtt Kínában találták fel. Növényi rostokból illetve rongyhulladékból - ezeket elemi rostokra foszlatva, szétáztatva - vizes pépet készítettek, melyből egy selyemszitával merítettek. A víz a szitán át kicsorgott, a szálak pedig papírrá álltak össze. Ennek szilárdságát szárítással, préseléssel, enyvezéssel jelentősen növelték, felületét simították, így olcsón, nagy mennyiségben készítettek írásra alkalmas anyagot." (Forrás: http://www.famakonyv.hu - A könyv alakja és anyaga) A napjainkban használt papírok alapanyaga is növényi rostok adják, amelyeket legtöbbször fából nyernek, de készíthető papír szalmából, rongyból, illetve használtpapír újrahasznosításával is. A papírkészítés alapelve évezredek óta sem változtak, de természetesen az új technológiák új lehetőségeket is biztosítanak. Így alakulhatott ki napjaink óriási választéka." (Forrás: http://www.fontpress.hu/papirfajtak.html - Papírfajták) TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

5


Az irodai munkában anyagát, minőségét, méretét, felhasználási funkcióját stb. tekintve sokféle papírt használunk: író, másoló, nyomtató, etikett, fax, fotó, glossy, injekt; íves, leporelló vagy tekercses stb. A papír kiválasztásakor célszerű néhány jellemzőt figyelembe venni: a) Méret - az irodában leggyakrabban alkalmazott szabványos "A" méretek:


6


A/3

A/4 21 cm x 29,6 cm

42 cm x 29,6 cm

A/5 14,8 cm x 21cm

A/6 10,5x 14,8

1. ábra. Iratok papírméretei Az A/0-A/1-A/2-A/3 méretű lapok különböző számítások, kimutatások, tervrajzok készítéséhez használatosak. Az A/4-A/5 - bizonyos esetekben az A/6 - méretű lapokat a levelezésben alkalmazzuk, a kisebb méretű lapok címkék, névjegykártyák, rövid üzenetek, feljegyzések stb. lapjai lehetnek. b) Súly - egy m2-re vetített grammokban kifejezett súly -

47 g/m2 - 130 g/m2 - papír; 130 g/m2 - 300 g/m2 - karton; 300 g/m2 -től lemez.

Az irodai munkában iratok, dokumentumok készítéséhez általában a 80-100 g/m2 súlyú papírok használatosak. c) Vastagság: a papírív több különböző helyén mikrométerrel mérhető. Befolyásolja a papír kezelési jellemzőit; általában a vastagabb papír merevebb - tehát a gyűrődésnek és a szakadásnak jobban ellenáll -, a nyomtatókhoz, fénymásolókhoz a vékonyabb papírok használhatók. d) Világosság: a papír felületéről visszaverődő fény mennyiségére utal. Minél több a fény, annál nagyobb a világosság értéke - ez azt jelenti, hogy a szöveg élesebb lesz. e) Átlátszatlanság: azt mutatja, hogy a papír mennyire állja el a rajta áthaladó fény útját. Minél kevésbé átlátszó egy papír, annál kevésbé látszik, hogy mit nyomtattak a túloldalára. Az átlátszatlanság különösen akkor fontos, ha brosúrákhoz, hírlevelekhez, naptárakhoz vagy más alkalmazásokhoz keresünk olyan papírt, amelynek mindkét oldalára nyomTÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

7


tatni kell. f) Felületek: a megfelelő felület kiválasztása dönti el, hogy a kész nyomat hogyan fog kinézni; lehet matt, félfényes, lágyfényű vagy szaténfényű stb. g) Simaság: befolyásolja, hogy a szöveg és a képek hogyan jelennek meg az oldalon. Minél simább egy papír felülete, annál élesebbnek tűnik rajta a kép. A lézernyomtatókhoz tervezett papírok simábbak szoktak lenni, hogy a szöveg élesebb legyen, amikor a toner egybeolvad az oldalon, míg a tintasugaras papíroknál a tintacseppecskéknek nincs szükségük ugyanerre a simaságra. h) Szín: a papíroknak több ezer színárnyalata lehet. Az irodai munkában túlnyomórészt fehér papírra fekete nyomdafestékkel kerül az írás, de a tartalomhoz illő kellemes (általában pasztell) színű papírlap használata kellemes közérzetet ad, jó benyomást kelthet. Célszerűség, takarékosság, ízlés, olykor igényesség kérdése, hogy ki milyen papírt kedvel írásbeli üzeneteihez. Vannak, ahol csak fehér színű, jó minőségű papírokat használnak, mások a színes vagy a környezetbarát, illetőleg újrahasznosított papírokat részesítik előnyben. Ez utóbbi - szürke színe miatt - nem nyeri el mindenki tetszését, vagy a vállalati arculathoz nem illőnek tartják, pedig a belső használatra szánt anyagok például minden további nélkül készülhetnek környezetbarát, újrahasznosított papírra. A technikai eszközök - fénymásolók, nyomtatók, faxok stb. - finom konstrukciói is jelentősen befolyásolják az irodában használt papírfajtákat. Fontos, hogy a papírlap tömege, felületi és egyéb tulajdonsága megfeleljen a technikai eszközhöz (nyomtató, fénymásoló, fax stb.) előírtaknak. Napjaink írása többnyire számítógépen, digitális formában jelenik meg, amelynek nagy részét interneten továbbítjuk. Tárolásuk pedig elektronikus adattárolókat igényel (például számítógépbe beépített adattároló, CD, DVD, pendrive stb.). A hivatali, üzleti életben, amikor írásbeli üzenetünket megformáljuk, mindig számolnunk kell azzal, hogy az bármikor papírformát is ölthet. Meglehetősen gyakori, hogy az elektronikusan elkészített, tárolt vagy továbbított üzenetet (levelet, egyéb dokumentumot) kinyomtatják, másolják, papír alapú iratként tárolják. Ha az üzenet nem kerül kinyomtatásra, a szöveges dokumentumok, különösen a levelek megformázásakor is be kell tartanunk az iratkészítés alapvető formai követelményeit. A továbbiakban a számítógéppel készített, papír alapú, hivatalos iratok jellemzőit tekintjük át.

Az iratok készítésének követelményei Szakmai követelmény Tartalmilag pontos, egyértelmű adatokat, tényeket, körülményeket tartalmazzon a dokumentum, törekedve az információk teljességére. A témához kapcsolódó minden lényeges információnak, ténynek, körülménynek szerepelnie kell az iratokban, ellenkező esetben veszélyezteti a mondanivaló értelmezését, érthetőségét, így közlendőnk nem éri el célját. Nyelvi követelmény TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

8


-

Az írásban közölt információink, szándékunk legyen érthető a címzett(ek) számára. Ha a leírtak értelmezése gondot okoz a címzettnek, a közlésünk szándéka sem tölti be funkcióját. Ezért – az irat jellegétől függően - szükséges a mondanivaló logikus felépítése (l. a háttérkörülmények, előzmények pontos, precíz felvázolása, tények, adatok egyértelmű közlése, következmények bemutatása).

-

Célszerű tömören, egyszerűen fogalmazni, kerülve a felesleges szószaporítást, a hosszadalmas kifejtést, terjengős, bonyolult mondatok alkalmazását. A mondanivaló megfogalmazásában a lényegre kell törekedni, mert a lényegtelen, felesleges elemek csak elterelik a figyelmet a fontosabb közlendőkről. Fogalmazásunk stílusa tényszerű, hivatalos, de udvarias és tisztelettudó legyen.

Formai követelmény -

Bármilyen írott dokumentumról van szó, a hibátlanság (l. gépelés, helyesírás, nyelvhelyesség stb.) alapvető elvárás. Különösen akkor, ha magasabb szintre, vagy külső szervezethez számára készül az iratunk. A végső változat elkészítésekor ellenőrizzük a hibás megfogalmazást, gépelést, helyesírást és stílust.

-

Az irat mindig jól áttekinthető, tagolt, esztétikus formában készüljön. Az irat mások kezébe kerül, nem mindegy, hogy a címzettnek milyen vélemény alakul ki az anyagunkról, hiszen ez befolyásolja az üzenet befogadásának, értelmezésének körülményeit is. Nyomtatott formában is célszerű áttekintenünk az írásbeli dokumentumaink szerkezetét, megfelel-e az esztétikai elvárásoknak és a levelezési szokásoknak.

-

Az elkészült iratot, illetőleg megjelenési formáját nyomtatás vagy elektronikus továbbítás (csatolás) előtt ellenőrizzük, megfelel-e az esztétikai elvárásainknak.

-

Törekedjünk arra, hogy az irat - a választott papírméretnek megfelelően - kiférjen egy oldalon! Ellenőrizzük, nem tűnik-e túlságosan zsúfoltnak vagy szellősnek, amit papírra vetettünk, s nem kell-e inkább papírméretet váltanunk, vagy egyéb szerkesztési beállítással korrigálni (például: betűtípus, betűméret, margó).

-

Az iratunk információs anyagát helyezzük az oldalon függőlegesen középre. Ez nem feltétlenül az oldalbeállítás funkciójával történhet, mert ilyenkor a program a lapméret mértani közepére helyezi a leírtakat - feltéve, hogy az irat elején vagy végén nem alkottunke fölösleges bekezdéseket (hagytunk fölösleges entereket).

-

Olvasási szokásunk azonban a felső lapszél követésére, illetőleg ehhez viszonyításához szokott, ezért az írott rész inkább a lap felső részére kerüljön - törekedve a lap alsó és felső szabad részeinek viszonylag arányos megosztására.

"Az írásos kommunikáció négy C elve, amely a közéleti és az üzleti tárgyalások, előadások tervezéséhez, illetve írásos dokumentumok elkészítéséhez nyújt segítséget. Complete (teljes) -

Közölte-e az összes szükséges adatot? Válaszolt-e a címzett valamennyi kérdésére?

Consise (tömör, velős, rövid) -

Elkerülte-e a szükségtelenül hosszú és komplikált szavakat? TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

9


-

El tudta-e mondani egy oldalon, amit akart? Elkerülte-e azt a buktatót, hogy a szövegben elrejti a lényeges információkat?

Correct (helyes) -

Ellenőrizte, hogy levelezése pontos-e, illeszkednek-e az írásban vállalt kötelezettségei a cég politikájához? Ellenőrizte, hogy nyelvtanilag helyes-e a szöveg, jó-e a helyesírása? Kiküszöbölte a hanyagul elvégzett javításokat, és egy tiszta példányt készített?

Conversational (társalgási) -

-

Barátságos, fogékony modorban írt? Írásának stílusa kiváltja a címzettből azt a választ, amit szeretne? Elkerülte a komplikált szóvirágokat? Elkerülte az olyan szavakat/kifejezéseket, melyek ellenséges érzületet válthatnak ki olvasójából?" 3

Az iratok főbb formai jellemzői 1. Oldalszélek kialakítása Az oldalszélek (margók) mintegy keretet adnak a papíron megjelenő írásműnek, a nyomdaiparban szedéstükörnek nevezik a margó által határolt területet. A szövegszerkesztő programban a szövegrészhatárok funkció bekapcsolásával láthatóvá válik az a terület, amelyen belül a szöveg készíthető. A margók ajánlott beállításai: a lap felső és alsó, valamint bal oldali margója legalább 2-2,5 cm, a jobb oldali 1-2 cm (ne legyen nagyobb a jobb oldalinál). A nagyobb, bal oldali margó az iratok fűzésére szolgál, a jobb oldali margó az irat kezelésekor, olvasásakor a papír kézbe fogásának, ill. a lefűzött iratok esetén a „lapozás” területe. Az alsó és felső margó ajánlott értékeit élőfej/élőláb kialakításakor célszerű megtartani, ennek hiányában lehet nagyobb, ha az információk hossza megengedi. Rövidebb iratszöveget lehet kezdeni a felső margó "vonalától" lejjebb eső területen vagy az oldalon függőlegesen középre igazítani. Az élőfej vagy/és élőláb (oldalanként ismétlődő szövegek kerülhetnek ide) a lap vágási élétől legalább 1-1,5 cm-re, legfeljebb 2 cm-re kerüljön. Ha élőfej vagy élőláb csak a dokumentum első oldalán szerepel, vagy a további oldalakon eltérőek, ezt is beállíthatjuk az eltérő élőfej/élőláb funkció kiválasztásával.

3

Forrás: http://www.kozlesmodok.hu/index.php/irasos-kommunikacio/level.html?start=2 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

10


Az egyszerű iratok többnyire fekvő tájolású A/5-ös lapméreten készülnek, a margók értékei az A/4-es lapméretével azonosak.


11


2. ábra Margóbeállítás A külső leveleinkhez vagy hosszabb terjedelmű belső levelekhez A/4 méretű levélpapírt használunk álló tájolással, míg a rövidebb levelekhez, egyszerű iratokhoz A/5 méretű levélpapír is elegendő. Ehhez fekvő tájolást állítsunk be a margóértékek magtartásával!

Feladat: Állítsa be a margót a szövegszerkesztő programban A/4 és A/5 lapméretre! Kapcsolja be a szövegrészhatár jelzését, amely segíti majd az iratforma kialakításában!

2. Betűtípus és betűméret A betűtípus és –méret kiválasztásakor az olvashatóság a legfontosabb szempont. Az iratok csak a magyar betűkészletnek és ékezeteknek megfelelő betűtípussal készülhetnek. A szövegszerkesztő programok rendkívül sok betűtípust kínálnak. Ezek alapvetően két csoportra oszthatók aszerint, hogy az egyes betűk szélessége az adott betűtípusban (fontkészletben) egyforma vagy különböző. A fix szélességű (a régi írógépeken használt) betűszélességek azonosak, jól kiszámítható, hány betű fér egy sorba. Ezeket olyankor szokás alkalmazni, amikor lényeges, hogy az egyes betűk azonos oszlopokba kerüljenek (lásd például a gépírás tanulása kezdetén). A betűkészlet másik csoportja a proporcionális - a betűtesthez igazodó méretű - betűtípus. A normál szövegben, így az iratokban is használhatók, mivel természetesebb, könnyebben olvasható képet nyújtanak.

T

G

A

K

Times New Roman

Calibri

Bodoni MT

Bookman Old Style

F

E

M

C

Tunga

Arial

Corbel

Century Gothic

A másik csoportosítási szempont, hogy a betűk végei hogyan vannak lezárva: Az egyik megoldás, hogy kis talpacskák vannak a vonal végén, mint az első sorban látható betűk esetén is. Az ilyen betűket e talpacskákról talpas vagy serif betűknek nevezzük. Tipikus példa a talpas betűkre a Times New Roman betűkészlet. Amennyiben a betűknek nincsenek talpai, mint a második sorban lévő betűknél, akkor talpatlan vagy sans serif betűkről beszélünk. Tipikus példa talpatlan betűtípusra az Arial. A talpas betűk nyomtatásban jobban olvashatók, TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

12


míg sokak szerint a számítógép képernyőjén a talpatlan betűk olvashatóbbak. A kézírásos formát utánzó, kurzív betűtípusok hivatalos iratok készítésére nem alkalmasak, legfeljebb különleges, például protokolláris alkalmakra készülő iratok esetében. A betűméret a nagybetűk magasságát jelenti. Természetesen a betűk szélessége ehhez igazodik, hogy a betű arányos maradjon. Az egyes szövegszerkesztők különböző mértékegységeket használnak a betűméret megjelölésére, de általában pontban szokás megadni (egy pont a hüvelyk 72-ed része). (Forrás: http://www.arcania.hu/Informatika/office/writer/betuform.html - Betűformázás)

Normál szövegben általában a 12 pt-os betűméretet használjuk, de ez a betűtípustól is függ. Az élőfejben - a cég nevének kiemelésére - ennél nagyobb méretet szokás beállítani, lábjegyzetben a kisebb méretet használjuk. Figyelemfelhívó iratokban nagyobb, akár 20-30 ptos betűket is lehet használni a tartalom kiemelésére. Ügyeljünk arra, hogy egy dokumentumon belül lehetőleg azonos típusú betűket használjunk (lásd: élőfej-levél szövege-élőláb). Az iratokban leggyakrabban alkalmazott betűtípus és -méret: Arial 11-12 pt, Book Antiqua 12-13 pt, Bookman Old Style 11-12 pt, Century Gothic 11 pt, Courier New 11-12 pt, Gautami 11 pt, Georgia 12 pt, Tahoma 11-12 pt, Tunga 12 pt, Times New Roman 12 pt, Verdana 1112 pt stb.

Feladat: Írja az alábbi idézetet különböző betűtípussal és betűmérettel!

Mi az írás? Nyelvileg kifejezett gondolatok maradandó rögzítésére szolgáló, kisebb-nagyobb emberi közösségektől elfogadott, egyezményes grafikai jelek rendszere. (Kéki Béla) Mi az írás? Nyelvileg kifejezett gondolatok maradandó rögzítésére szolgáló, kisebb-nagyobb emberi közösségektől elfogadott, egyezményes grafikai jelek rendszere. (Kéki Béla) Mi az írás? Nyelvileg kifejezett gondolatok maradandó rögzítésére szolgáló, kisebb-nagyobb emberi közösségektől elfogadott, egyezményes grafikai jelek rendszere. (Kéki Béla) Mi az írás? Nyelvileg kifejezett gondolatok maradandó rögzítésére szolgáló, kisebbnagyobb emberi közösségektől elfogadott, egyezményes grafikai jelek rendszere. (Kéki Béla) Mi az írás? Nyelvileg kifejezett gondolatok maradandó rögzítésére szolgáló, kisebb-nagyobb emberi közösségektől elfogadott, egyezményes grafikai jelek rendszere. (Kéki Béla) A kisebb méretű betűket speciális vagy kevésbé fontos szövegrészek írására használjuk (pl. lábjegyzet, élőláb stb.). A nagyobb betűméret kiemelésre, figyelemfelhívásra szolgál (pl. élőfejben a cég neve). TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

13


Mi az írás? Nyelvileg kifejezett gondolatok maradandó rögzítésére szolgáló, kisebb-nagyobb emberi közösségektől elfogadott, egyezményes grafikai jelek rendszere. (Kéki Béla)

Mi az írás?

Nyelvileg kifejezett gondolatok maradandó rögzítésére szolgáló, kisebbnagyobb emberi közösségektől elfogadott, egyezményes grafikai jelek rendszere. (Kéki Béla) 3. Betűstílus - kiemelési módok A közlés szándéka szerint különböző betűstílusokkal ki lehet emelni az irat bizonyos tartalmi és szöveg lényeges elemeit. A betű stílusa lehet: aláhúzott, dőlt, félkövér, nagybetűs, kiskapitális és ezek kombinációi. A szövegszerkesztő programok különböző stílushatásokat, betűszínt és effekteket is kínálnak (domború, homorú, körvonalas, villódzó stb.), amelyeket a leveleinkben csak nagyon indokolt esetben használjuk, egyéb esetekben inkább mellőzzük. További kiemelési módja lehet a szövegnek, ha például keretezzük, mintázatot adunk a háttérnek, bekezdést középre rendezünk vagy egyéb szövegszerkesztési lehetőséggel élünk (behúzás, felsorolás stb.). A kommunikáció sikerességének feltétele, hogy azonos jelekhez azonos tartalmakat rendeljünk. Ezt erősen befolyásolja a kultúra, a jelhasználók hagyományai, szokásai. (Fercsik Erzsébet-Raátz Judit)

4. Tagolás (térköz alkalmazása) Írásban a tagolás a szöveg kisebb nyelvi egységekre (szavakra, mondatokra, a sorokra, bekezdésekre, fejezetekre stb.) való bontást jelenti. Az iratok szükséges adatait jól áttekinthetően, tagoltan kell elrendeznünk, amelyek a levelezési szokások szerint meghatározott távolságra kerülnek egymáshoz képest. Az adatok (bekezdések) közötti távolság kialakításakor térközt alkalmazunk (lásd lejjebb: iratminta), melynek alapértéke 12 pt, és az egyes adatok között ennek két vagy háromszorosa, illetőleg felsorolások között 0 pt, néha 6 pt értékű. A megfelelő térköz értékét célszerű – az írás (lsd. adatbevitel) folyamatához igazodva – az előző bekezdés után megadni. A levél szövegének bekezdésre tagolásakor ügyelnünk kell arra, hogy a túl sok bekezdés éppolyan zavaró lehet a szöveg tartalmának értelmezésében, mint a túl kevés vagy a tagolatlan szöveg. 5. Sortávolság, sorrendezés Az iratok szimpla sortávolsággal készülnek. Rövid (két-három mondatos) szöveg esetén alkalmazhatunk 1,5-es sortávolságot. Ilyenkor is igyekezzünk a rendelkezésünkre álló teret kihasználni a papíron, és a margók között arányosan elhelyezni a közlendőnket. Alakítsunk ki egyenletes sorvégeket! Válasszuk a szövegszerkesztő program sorkizárt sorrendezését! Figyelemfelhívás, egyéb kiemelés céljából egy-egy bekezdésnek más elrendeTÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

14


zése is lehetséges (például középre rendezés). 6. Elválasztás alkalmazása A sorkizárt sorrendezéskor csak akkor kapunk a soron belül egyenletes, arányos szóeloszlást és kerüljük el a szükségtelenül nagy szóközöket, ha elválasztást alkalmazunk, amivel szabályozhatjuk, milyen hosszúságú szövegrész kerüljön egy sorba. Beállíthatjuk a szövegszerkesztő automatikus elválasztás funkcióját, amely szükség esetén kiegészülhet kézi vagy feltételes elválasztással (Ctrl + elválasztójel a szó megfelelő részén). Ez utóbbi használata azért előnyös, mert a szöveg utólagos módosításakor automatikusan törlődik az elválasztás, ha a megjelölt helyen nincs szükség rá. Kézi elválasztás esetén az elválasztójel a helyén marad, de a soron (bekezdésen) belül elmozdulhat a szó, így felesleges elválasztás marad a szövegben. A tapasztalatok szerint az automatikus elválasztás nem mindig megbízható, ezért ennek ellenőrzése feltétlenül fontos feladat.

Feladat: 1. Gépelje le az alábbi szöveget! Állítson be szimpla sortávolságot! 2. Rendezze a sorokat sorkizártra, kapcsolja be az automatikus elválasztást! 3. Tagolja a tartalomhoz illő bekezdésekre az alábbi szöveget, a megfelelő helyen alkosson felsorolást!

A kelet-európai régióban Magyarország az egyik legfejlettebb gazdasági térség. Magyarország azon kevés országok közé tartozik, amely több árut exportál Németországba, mint amennyit onnan importál. Ez azzal a ténnyel magyarázható, hogy a 90es évek óta számos külföldi befektető kezdte meg tevékenységét Magyarországon. Mára már a modernizált ipar vonzza az exportorientált befektetőket. A magyarországi rendszerváltást követően a német vállalkozások magyarországi beruházásainak összege már meghaladta a 10 milliárd eurót. A vállalkozások Magyarország stratégiai földrajzi fekvéséből is profitálnak, ugyanis az ország híd lehet Kelet-Európa felé. A külföldi beruházások mintegy harmada még ma is Németországból származik, de a nagyvállalatok mellett egyre inkább megjelennek az elsősorban gépipari területen tevékenykedő középvállalkozások is. A jelenlegi magyar kormány is nagy hangsúlyt fektet a műszaki termékek és az IT-technológiák területére szakemberek hagyományosan jó képzésére. Számos koncepció próbálja elősegíteni, hogy ezen szakterületek külföldi befektetői nyissanak Magyarország felé. Néhány ok, amiért érdemes Magyarország felé nyitni: magas know how az IT-technológiák jövőbeni piacán, stratégiailag kedvező földrajzi fekvés, kiindulási pont Kelet-Európa felé, politikai stabilitás és befektetőbarát gazdaságpolitika, műszaki termékek magas színvonalú gyártása.


15


7. Helyesírás-ellenőrzés Az irat mentése, nyomtatása előtt a nyelvi, helyesírási, nyelvhelyességi, gépelési hibák ellenőrzésére mindig futtassuk le a szövegszerkesztő program helyesírás-ellenőrzőjét. Ez a technika azonban nem helyettesítheti a szöveg elejétől a végéig történő elolvasását és személyes ellenőrzést, mert a tartalmi összefüggés alapján csak az irat készítője tudja a hibákat érdemben javítani. Figyeljünk az ellenőrzés bekapcsolt állapotára is, amely zölddel vagy pirossal jelezheti a program által hibának vélt elemeket. Ennek megerősítésére vagy felülbírálatára a magyar helyesírási szabályok gyűjteménye vagy helyesírási tanácsadó szótárak adnak egyértelmű segítséget. 8. Sablon használata Az iratok elkészítéséhez sablonok használhatók. Választhatunk a szövegszerkesztő program sablonjai közül is - amelyet tetszés szerint alakíthatunk - vagy készíthetünk iratsémát egyéni beállításokkal magunk is, amelyet sablonként elmentve szükség szerint lehet aktualizálni.

[Ide írhatja a címzett nevét] [Ide írhatja a megszólítást]

A Beszúrás lap gyűjteményei olyan elemeket tartalmaznak, amelyek a dokumentum egységes megjelenését segítik. A gyűjteményekből táblázatokat, élőfejeket, élőlábakat, listákat, fedőlapokat és más építőelemeket szúrhat a dokumentumba. A képek, grafikonok és diagramok is felveszik a dokumentum stílusát. A dokumentumban kijelölt szöveg formázását egyszerűen módosíthatja a Kezdőlapon lévő Kész stílusok gyűjtemény használatával. A Kezdőlapon található egyéb vezérlőkkel a szöveget közvetlenül is formázhatja. A legtöbb vezérlő esetében választhat, hogy egy, az aktuális témához tartozó formátumot használ-e, vagy közvetlenül szeretné a formátumot megadni. A dokumentum általános megjelenésének módosításához a Lap elrendezése lapon válaszszon új témaelemeket a Témák szakaszból. A Kész stílusok gyűjtemény elemeinek módosításához használja a megfelelő parancsot. A témák és a kész stílusok visszavonási parancsaival bármikor visszaállíthatja az aktuális dokumentumot a sablon formázása szerint. [Válasszon dátumot]

Panni Kft.

3. ábra. Iratsablon (Forrás: MS Word beépített levélsablonja)


16


4. Elektronikusan küldött iratok Az üzleti levelezésben általánosan elterjedt az e-mailen keresztüli kommunikáció, amely ugyan rendkívül hatékony, mivel gyors, rugalmas, de a fontos/eredeti aláírást tartalmazó iratokat papíralapon, nyomtatott formában továbbítunk. Ha mégis az elektronikus levél mellett döntünk, nem árt figyelembe venni néhány alapvető szabályt. Levelező felületen legfeljebb egy-két gondolatot közöljünk, a hosszabb közlendőnket csatolt dokumentumként - a levélírás szokásainak megfelelő formában és megszerkesztve - küldjük. Előtte azonban jól gondoljuk át, üzleti kapcsolatunk kialakítására, fenntartására valóban a legalkalmasabb forma-e az elektronikus üzenet!

Tisztelt Ügyfelünk! Kérésüknek megfelelőn csatoltan megküldjük a „Partnerség a biztonságért” c. munkavédelmi tanácsadó dokumentációnk leírását. Várjuk további érdeklődésüket, megrendelésüket. Üdvözlettel

Vígh Norbert kereskedelmi üzletágvezető

Az elektronikus közlésforma alapvető udvariassági szabályai: -

-

Töltsük ki a tárgy mezőt - ha nem szeretnénk, hogy a levelünk az elektronikus szemetesládában kössön ki! A tárgy legyen könnyen értelmezhető, figyelemfelhívó, használjuk a mondanivalónk kulcsszavát! Körültekintően válasszuk ki a címzést! A címzett elektronikus címét mindig pontosan kell írni, egyébként nem ér célba a levelünk. Konkrét tárgyban megírt levelet nem illik több címzettnek egyszerre elküldeni, vagy legalább rejtsük a címzettek sorát! Ha több címzettnek szóló levélre válaszolunk, akkor viszont illik valamennyi címzettnek küldeni a választ. A megszólítás az elektronikus levelezésben sem nélkülözhető, hiszen ezzel teremtjük meg a kapcsolatot. E-mailben rövid, egyszerű mondatokat és nyelvtani szerkezetet használjunk! Ne írjunk soha véget nem érő, bonyolult mondatokat, mert azokat nehéz figyelmesen végigolvasni! Kerüljük a túl rövid tartalmakat is, és ne használjunk rövidítéseket, mert azok félreértéseket okozhatnak! Üzleti kapcsolatban ugyancsak mellőzzük az érzelmeket kifejező emotikonok használatát, törekedjünk a szavakat, kifejezéseket és a stílust úgy megválasztani, hogy azok - a protokoll szabályok szerint közölhető - érzelmeinket is kifejezzék! Ügyeljünk a helyesírásra és az elütésekre! Nincs annál kiábrándítóbb, mint helyesírási hibákat és elütéseket tartalmazó üzenet. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt 17


-

-

-

-

-

Figyeljünk a megfelelő betűtípusra is: könnyen olvasható méretű és típusú betűt válasszunk! Az egyedi betűtípus nem biztos, hogy úgy jelenik meg a címzett számítógépén, ahogy azt terveztük. Kerüljük a csupa nagybetű használatát, mert a netikett szerint ilyenkor kiabálunk! (Netikett: angol "netiquette" magyarosított formája, és a hálózati kommunikáció általános illemszabályait foglalja össze.) Mindig írjuk alá az e-mailt! Ha ez gyakran elkerüli a figyelmünket, akkor állítsuk be az automatikus névjegyküldést! Az aláírás-állományt azonban lehetőleg kisebb terjedelműre szerkesszük meg! A "Küldés" gomb megnyomása előtt olvassuk át még egyszer a levelet és a csatolmányt is! Nagyon fontos levél esetén akár hosszabb szünetet is hagyhatunk elküldés előtt. Tegyük a levelet piszkozatba és később olvassuk át újra, majd azt követően küldjük csak el! A fontos levelekről kérjünk visszaigazolást, hiszen számunkra is megnyugtató tudni, hogy az üzenetünk célba ért! Az üzleti e-mailekre - akárcsak a papír alapú üzleti levelekre - minden esetben illik válaszolni. Az automatikus válaszfunkció segítségével idézhetjük levelezőpartnerünk levelét. Éljünk ezzel a lehetőséggel, ha lényeges kérdésekre válaszolunk, mert elképzelhető, hogy levelezőpartnerünk már nem emlékszik a témára! Ugyanakkor felesleges ilyenkor az egész (hosszú) üzenetet megismételnünk. Inkább töröljünk belőle, és csak a reagálásunkat kiváltó sorokat hagyjuk meg a “>” jelek után, amelyet a legtöbb program alkalmaz! Mivel a levelezés lényeges kérdése a gyorsaság, ne várakoztassuk sokáig partnerünket, legalább egy sort küldjünk neki, miért nem válaszolunk. Hosszabb távollét, illetve szabadság alatt ajánlott automatikus válaszüzenetet beállítani, amelyben tájékoztatjuk üzleti partnerünket, hogy meddig vagyunk távol. Az üzenetben adjuk meg helyettesítő személy elérhetőségeit is, akihez sürgős esetben fordulhatnak! Fontos a stílus! Az e-mailben folytatott levelezésünkben könnyen eltérünk a formalitásoktól, de az első kapcsolatfelvételkor hagyományos, formális stílusban írjunk! (Forrás: http://www.profession.hu/cikk/151)

Elektronikus aláírás hiányában fontos információkat tartalmazó levelet továbbra is célszerű papíron továbbítani. Ez tartalmazza az aláírás(oka)t, amely megbízhatóvá, korrektté és bizonyíthatóvá teszi a kijelentéseket, vállalásokat. Míg a papír alapú dokumentumok esetén a dokumentum hitelességét a rajta szereplő kézzel írott aláírás biztosítja, az elektronikus dokumentumokat elektronikus aláírással hitelesíthetjük. Az elektronikus aláírás a kódolás egy speciális változata, alkalmazásával a dokumentum hitelességét annak szerkezete biztosítja.


18


Egyszerű ügyiratok Az egyszerű iratok a mindennapi magán- vagy hivatali életben előforduló, rövidebb terjedelmű, kisebb fajsúlyú vagy kevésbé körülményes ügyeknek a rögzítésére szolgálnak. A kisebb ügyiratoknak igen széles köre van. Legfőbb jellemzőjüket az "egyszerű ügyirat" elnevezés híven tükrözi: rövidek, egyszerűek mind tartalmi, mind nyelvi és formai szempontból. A rövidség mellett az egyszerű ügyiratokban törekszünk a tényszerűségre, a tárgyilagosságra és az információk félreérthetetlen közlésére.

Az egyszerű iratok készítésének követelményei 1.

Tartalmi követelmények

Az egyszerű iratok többsége azért készül, hogy egy-egy kisebb fajsúlyú ügyletet, történést, adatot, tényt, állapotot rögzítsünk benne. Az irat alapvető jellemzője, hogy az ügy legfontosabb elemeit tartalmazza, de miden olyan adatot, tényt, körülményt rögzíteni kell, amely veszélyeztetheti a közlés megértését, illetőleg a későbbiekben vitát válthat ki, problémát, kellemetlenséget idézhet elő. A rögzítetteknek valóságos helyzetet kell tükrözniük, valótlan, helytelen vagy elégtelen információ súlyos következményekkel járhat. A dokumentumoknak (iratoknak) egyértelműen tartalmazniuk kell annak a személynek, cégnek, szervezetnek a megnevezését, aki/amely az adott ügyben tett kijelentésért, nyilatkozatért felelősséget vállal. Az iratok tartalmának valódiságáért az irat aláírója vállal erkölcsi, olykor jogi következményekkel járó felelősséget. Ezért az aláírás, az aláíró személyének azonosíthatósága fontos követelménye az iratoknak. Magánszemély saját kezű aláírásán túl az aláírt iratokon szükséges a személy megnevezése (l. gépelt formában) és valamilyen azonosító adata. Erre szolgálhat(nak) például: -

a lakcím; a születési adatok (születési hely, idő; anyja neve); a személyi igazolvány (vagy egyéb közokirat: útlevél, jogosítvány stb.) száma; egyéb számadatok (például: adószám vagy adóazonosító szám, taj-szám, ügyfélszám, kötvény- vagy szerződésszám stb.); valamely csoporthoz tartozás (pl. II. évfolyam titkárságvezető szakos hallgató) megnevezése stb.

A magánszemélyek által készített iratok a hivatalos (jogi) eljárásban csak akkor számítanak bizonyító erejű okiratnak (magánokiratnak), ha az irat készítője azt saját kezűleg írta és aláírta, vagy a nyomtatott formában készült és saját kezűleg aláírt dokumentumot két tanú aláírásával is igazolta. A tanúk aláírásukkal azt igazolják, hogy az iratot az aláíró személy előttük, saját kezűleg írta alá. Az aláíráson túl szükséges olvashatóan feltüntetni a tanú(k) nevét (l. gépelt formában) és az iratban foglalt ügy szempontjából fontos azonosító adato(ka)t (l. fent). A hivatalos szervek, intézmények, egyéb szervezetek által készített iratokat cégszerű aláírással kell ellátni.


19


Cégszerű az aláírás, ha az a társasági szerződésben és/vagy a cégkivonatban szabályozott módon, a cég hivatalos képviseletére jogosult személy(ek)nek a cég nevében, az aláírási címpéldányban foglaltak szerint, vagy a cégjegyzésre jogosult személy meghatalmazása alapján történik.4 Általában egy vagy két (esetleg több) személy írja alá az iratot. Az aláírás fölött/alatt szerepelhet a cég előírt, előnyomott, illetve nyomtatott neve és/vagy bélyegzőjének lenyomata. Használatuk esetén a bélyegző(k) lenyomatának is szerepelnie kell a bírósági bejegyzésen. A bélyegző helyett azonos értékű lehet például a cég előre nyomtatott logója, nevének, elérhetőségének megnevezése is, amelyet általában az irat élőfejében vagy/és élőlábában tüntetnek fel. 2.

Nyelvi követelmények

Az irat tartalmának megfogalmazása tömör, tárgyszerű, legtöbbször egy-két mondatból áll. Kerülni kell a fölösleges szószaporítást, a terjengős, bonyolult mondatalkotást, a hosszadalmas, többszörösen összetett mondatok alkalmazását. A rövidség és tömörség nem jelenti azt, hogy az iratból bármely fontos információ kimaradhat. A tárgyszerűség sem mehet az érhetőség vagy akár az udvariasság rovására. A szöveg egyes részeinek kiemelésével, a megfelelő szavak megválasztásával, a helyes szórend kialakításával hangsúlyozni lehet a legfontosabb gondolatokat, információkat. Nemcsak a rosszul összefűzött gondolatok, az erősen tagolt vagy bonyolult mondatok, de a helyesírási pontatlanságok, a helytelenül használt írásjelek vagy gépelési hibák is nehezíthetik a rögzített információ megértését, értelmezését, elterelhetik a figyelmet a főbb közlési szándékról. 3.

Formai követelmények

Az egyszerű ügyiratoknak nemcsak a tartalmuk, hanem külalakjuk, megjelenésük is jellemzi a készítőjét (aláíróját). Ha önmagunkról, cégünkről ezek által is jó benyomást szeretnénk kelteni, megtehetjük a szándékunknak megfelelő levélpapír kiválasztásával, valamint az esztétikusan megszerkesztett és jól elrendezett iratforma kialakításával. A kiválasztott papírméret általában közlendőnk, mondanivalónk hosszúságától függ. Az egyszerű ügyiratok, mivel általában rövidek, többnyire A/5-ös méretű papíron készülnek. Ha az iratban több adatot kell feltüntetni vagy a szöveg hosszabb, esetleg a felhasználási körülményei indokolják, az irat készülhet A/4-es méretben is. Kisebb méretű papírt egyszerű iratok készítésére ritkán használunk. A papír minőségének kiválasztásakor több szempontot is figyelembe vehetünk. A számítógéppel készült iratok papírminőségét a nyomtató működése (igénye) is befolyásolja. A túl vékony (l. 80 grammsúly alatti) vagy túl vastag (l. 90 grammsúly fölötti) papírokat az irodai nyomtatók nem "kedvelik", fénymásolásuk is gondot okozhat. Az egyszerű ügyiratok nem igénylik különleges minőségű papír alkalmazását (például: színes, mattos, fényezett stb.). Az egyszeri felhasználásra, házi használatra készült vagy hamar selejtezhető iratok papírjai - különösen, ha nagy tételben készülnek (l. iskolalátogatási igazolások) - gyengébb minőségűek, kevésbé tartósak is lehetnek.

4

(Forrás: http://penzterkep.hu/node/137) TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

20


Alapvető formai követelmény, hogy az irat jól áttekinthető, tagolt, esztétikus formában készüljön. Az irat - mások kezébe kerülve - önmagunkról, illetőleg a kiállítójáról is közöl információt: precizitásról, igényességről, pontosságról, szépérzékről stb. árulkodik, ezért nem mindegy, hogy milyen vélemény alakul ki az anyagunkról, illetőleg rólunk. A pontosan, esztétikusan, arányosan megszerkesztett irat az információ megértését is elősegítheti. Egyéb írásszabályok

4.

a) Az egyszerű ügyiratokban gyakran fordulnak elő számok, írásjelek, amelyeknek hibázása súlyos következményekkel járhat. Ügyeljünk arra, hogy szigorúan tartsuk be ezek írásszabályait! Például: - Számok írása: Az egyszerű ügyiratokban a pénzösszeget számmal és betűvel is kiírjuk. Az öt- vagy ennél többjegyű számokat a szokásos hármas tagolás szerint írjuk szóközzel, pénzösszeg esetén ponttal választhatjuk el a számcsoportokat: Megrendelésünknek megfelelően a mai napon megkaptuk a 2000 db 30 x 30 cmes kültéri burkolólapokat és a12 000 db 10 x 10 cm-es méretű beltéri csempéket tartalmazó szállítmányukat. - A hivatalos iratokban és a különböző nyomtatványokon, ha a számjegyet betűvel is megismételjük, nagybetűvel kezdjük a szám írását. A tőszámneveket kétezerig egybeírjuk, függetlenül attól, hogy hány szótagból vagy összetételből áll. Kétezer felett csak a kerek ezres, milliós stb. számokat kell egybeírni. Más esetekben az összetett tőszámnevet - a számjegyeknél szokásos hármas számcsoport megtartásával - tagoljuk, és a csoportok közé kötőjelet teszünk: Nyugta 38.400 Ft-ról, azaz Harmincnyolcezer-négyszáz forintról. Ezt az összeget a tanulmányi kirándulás áraként a mai napon átvettem Kocsis Katalin II. évf. titkárságvezető szakos hallgatótól. b) A keltezés írásszabálya: Helységnév, évszám, hónap, nap. Ügyeljünk a keltezés egyes tagjai után használt írásjelekre: Nyíregyháza, 2011. szeptember 23. c) A hivatalos iratokban ritkán használunk rövidítéseket, ezzel is figyelve arra, hogy az információ félreérthetetlen legyen. Bizonyos adatok megnevezőit azonban rövidíthetjük, különösen akkor, ha egy iraton belül többször fordul elő: szem. ig. sz.: személyi igazolvány száma, a. n.: anyja neve; szül. adatok: születési adatok, ikt. sz.: iktatószám, hiv. szám: hivatkozási szám stb. d) Az általános helyesírási, központozási és gépírási hibák elkerülésén túl ügyelni kell az alábbi szabályokra is, amelyek elsősorban a nyomtatott szövegre vonatkoznak: -

elválasztás következtében egy magánhangzóbetű nem állhat önmagában sem a sor végén, sem sor elején, a sor végén pedig lehetőleg három betű maradjon (változatai, pontja-i, Európa-i, E-urópai, a-mennyiben, e-mail);

-

ugyancsak nyomtatott szövegekre érvényes, hogy az összetételi határtól egy szótagnyira nem szokás elválasztást alkalmazni (megbí-zólevél, munkae-rőpiac, építőipari helyesen: megbízó-levél, munkaerő-piac vagy munka-erőpiac, építő-ipari);

-

célszerű elkerülni azt is, hogy a sor végére egybetűs szó kerüljön, kiváltképp a névelő nagybetűs alakja: Az elmúlt években csökkent a tanári pálya iránti érdeklődés. A pályaválasztók csekély százaléka választotta a műszaki pályát is. Helyesen: A második mondatot kezdő „A” névelő (shift +enter vagy a mondat átfogalmazásával) kerüljön át új sorba. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt 21


-

a szorosan egybe tartozó szókapcsolatokat, mint például: névelőzék - bizonyos esetekben név után álló jelölések nem választhatók külön a névtől (dr., Phd, prof., özv., id., );

-

ugyancsak nem választjuk el az emelet, a kerület (ker.) megjelölést a számától, az utca, u., tér stb. köztéri megjelöléseket az elnevezéstől;

-

nem visszük új sorba a Postafiók (Pf.) mellől a számot;

-

a szóközzel vagy ponttal tagolt számok szigorúan nem válnak el egymástól: 1 234 560 Ft; 23 400 db; telefonszám: 06 (1) 12-34-567; dátum: 1986. 12. 30.;

-

együtt tartjuk a számokhoz tartozó mértékegységeket akkor, ha azokat rövidített formájukban írjuk (87 kg, 150 db, 24. §, 38 m2), számok írása esetén a számjeggyel írt részt a betűjeggyel írottal (52 ezer, 3 millió);

-

ügyelünk arra, hogy a több tagú rövidítések (an. n., szem. ig. sz., ikt. sz.) elemei se kerüljenek külön sorba;

-

a tagolt vagy kötőjelesen írt cégnév, márkanév, illetőleg társasági formájuk megjelölésének egyben tartására is törekedjünk (CSOMI-ÉP KFT, Lenti & Tsa Kft.);

-

elválasztás következtében több (három-négy) kötőjel lehetőség szerint ne kerüljön egymás alá a sorvégeken;

-

ligatúra (l. összevont betű: æ); szimbólum (például: @) vagy a gondolatjel lehetőleg szintén ne kerüljön a sor végére.

Egy-egy összetartozó adatsor vagy kifejezés egyben tartása miatt (például: számsor, cégnév, márkanév, dátum stb.) kézi elválasztás vagy egyéb szerkesztési művelet (pl. betűtípus, -méret váltása, betűközsűrítés stb.) alkalmazására, esetleg szórend megváltoztatására vagy a mondat átfogalmazására lehet szükség. Az egyszerű iratok készülhetnek: - egyedi iratként (önálló fogalmazással), - sablon alkalmazásával vagy - nyomtatvány, űrlap kitöltésével. Egyedi irat Az önállóan, egyedileg megfogalmazott és megformázott egyszerű ügyiratok az adott szituáció körülményeihez igazodnak, kevés, többnyire egy-két példányban készülnek. Az ügyben érintett személy(ek) szándéka, igénye, az ügy jellege stb. határozza meg, milyen információkat tartalmazzon az irat. A formája, kialakítása, külalakja is tükrözi a készítőjének elgondolásait. Az egyszerű ügyiratoknak ugyanis nincs meghatározott, kötelezően előírt vagy szabványformájuk. Ugyanakkor törekszünk a hivatalos/üzleti életben alkalmazott levelezési szokások betartására, szerkesztési fogások alkalmazására, figyelembe véve az iratok készítésére vonatkozó általános tartalmi, nyelvi és formai szabályokat. Sablonforma TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

22


Egyes munkakörökben, bizonyos ügyek intézésére gyakran használnak egyszerű ügyiratok készítésére sablonformát. Ez előre tartalmazhatja az irat állandó elemeit vagy kijelöli a helyüket. Ilyenek lehetnek például: az irat címe, keltezés, aláírás, de a szövegnek bizonyos részei is. Az aktuális, adott ügyhöz kapcsolódó adatok helyét a szövegszerkesztő arra alkalmas funkciójával kijelölhetjük. A sablonforma az adott munkahelyi szokások szerint készülhet, ami szintén igazodik az üzleti/hivatali életben alkalmazott iratok készítésének követelményeihez.


23


Az egyszerű ügyirat javasolt sémája

Az irat megnevezése Az irat szövege ……………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………… …………………………………………. Szöveg új bekezdése …………………...…………………………………………………………… ………………………………. Keltezés ………………………….

Aláírás Azonosító adat (beosztás, lakcím, születési vagy egyéb adatok stb.) Melléklet: …. (ha van)

Az irat megnevezése Az irat szövege ………………….………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………… …………………………………………. Szöveg új bekezdése .…………………..…………………………………………………………… ………………………………. Keltezés …………………………. Melléklet: …. (ha van)

Aláírás Azonosító adat

Feladat: Készítse el a fenti egyszerű irat formáit! Mentse el az iratformákat sablonként (is)!


24


Űrlap, nyomtatvány Azoknál a cégeknél, szervezeteknél, ahol adott ügyekben több azonos fajtájú iratot nagyobb mennyiségben használnak, célszerű űrlapként, nyomtatványként nagytételben előállíttatni vagy nyomtatványt forgalmazó kereskedőktől megvásárolni (l. számla, nyugta). A jogi előírások szerint alkalmazott nyomtatványok előállítása, forgalmazása és beszerzése, illetőleg használata csak szabályozott keretek között történhet. (A 24/1995. (XI. 22.) PM rendelet a számla, egyszerűsített számla és nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint a nyugta adását biztosító pénztárgép és taxaméter alkalmazásáról).

Feladat: 1. Keressen az interneten szabadon letölthető nyomtatványt/űrlapot, és mentse a saját mappájába! 2. Töltse ki értelemszerűen a rendelkezésére álló nyomtatványt!

Az egyszerű ügyiratok fajtái A mindennapi magán- és hivatali életünk leggyakoribb egyszerű ügyiratai: -

nyugta, ellennyugta, elismervény (átvételi elismervény), kötelezvény, meghatalmazás, igazolás, nyilatkozat stb.

1. Nyugta és ellennyugta A nyugta a pénz átvételét igazoló írásbeli dokumentum. Ha valakinek bármely okból vagy célból pénzösszeget adunk át, nyugta ellenében kell tennünk. A nyugtát a pénz átvevője írja alá. Az irat a pénz átadójánál marad. A nyugta tartalmazza: -

a "Nyugta" megnevezést; az átvett pénz összegét számmal és betűvel; a pénz átadójának nevét, azonosító adatát; a pénzösszeg rendeltetését, jogcímét; a keltezést; az átvevő nevét, aláírását, azonosító adatát.


25


Feladat: Készítse el az alábbi Nyugtát! Ügyeljen a formai követelmények betartására!

Nyugta 31.500 Ft-ról, azaz Harmincegyezer-ötszáz forintról. Ezt az összeget a mai napon átvettem Kiss Hajnalkától (Kiskunfélegyháza, Magyar út 3.), a Lingua Nyelvstúdió V. szintű angol nyelvi csoport tagjától az Angol nyelv – középhaladók számára c. oktatási hanganyag megrendelésére. A fenti összeg a postaköltséget is tartalmazza. Kiskunfélegyháza, 20… ..............................

Szerdahelyi Angéla oktatásszervező

Ellennyugta akkor készül, ha valakinek pénzt adunk át valamilyen okból, és igazolnia kell a nála lévő pénz eredetét, származását. Tartalma megegyezik a nyugtáéval, de az ellennyugtát első helyen a pénz átadója írja alá. Az ellennyugta tartalmazza: -

az "Ellennyugta" megnevezést; az átadott pénz összegét számmal és betűvel; a pénz átvevőjének nevét, azonosító adatát; az átadás célját, jogcímét, egyéb körülményeit; a keltezést; a pénz átadójának nevét, aláírását, azonosító adatát.

Akkor járunk el körültekintően, ha a nyugta és az ellennyugta legalább két példányban készül, amelyet aláírja mind az átadó, mind az átvevő: egyik példány a pénz átadójánál (l. nyugta), a másik a pénz átvevőjénél marad (l. ellennyugta).

Feladat: Készítse el a fenti nyugtát Ellennyugtaként! Ügyeljen a formai követelmények betartására!


26


Nyugtát és ellennyugtát készíthetünk önálló fogalmazással, egyedi példányban, de gyakoribb a formanyomtatvány kiállításával készített irat. Kereskedelmi forgalomban a nyugta elsősorban pénztári bizonylatként készül, vagy nyomtatvány formájában. A nyugta itt is a készpénz kezeléséhez, mozgásához kapcsolódó dokumentum. Ebből a szempontból nyugtának minősül az adóigazgatási azonosításra alkalmas bármely olyan bizonylat, amely legalább a következő adatokat tartalmazza: -

a nyugta sorszáma, kibocsátójának neve, címe, adószáma, a fizetendő összeg (számmal és betűvel), a nyugta kibocsátásának kelte, valamint a kiállító aláírójának neve és aláírása.

Az irat kitöltése, kezelése és megőrzése a bizonylati rend előírásai szerint történik. (Erre vonatkozóan lsd. a mindenkori áfatörvény rendelkezéseit, illetőleg e törvény felhatalmazása alapján kiadott pénzügy-minisztériumi rendeleteket. Itt a 2007. évi CXXVII. törvény az általános forgalmi adóról.) -

Nyugta papír alapon bocsátható ki, és magyar nyelven kell kiállítani. A nyugta kiállítható kézírással, írógéppel vagy bármilyen technikai eszközzel, kódolatlan vagy kódolt formában, automatikus adatrögzítés útján, illetve az adatfeldolgozás eredményeként kapott adathordozók, jegyzékek kimutatások stb. formájában. Nyugtaadási kötelezettségüknek kizárólag pénztárgéppel, taxaméterrel tehetnek eleget pl. a taxisok, a gyógyszertárak és a legtöbb kereskedelmi tevékenységet folytató cég, vállalkozás. A nyugtára úgy kell rávezetni a szükséges adatokat, hogy azok olvashatóak, időtállóak és megmásíthatatlanok legyenek. Az esetleges változás tényét feltűnő módon kell jelölni. A nyugtára adatokat tintával, írógéppel (egészen kivételes esetben tintaceruzával) lehet feljegyezni. Grafitceruzával arra érdemi adatot feljegyezni tilos. A nyugtán feltüntetett adatokért az azt kiállító személy a felelős. Hiányosan kiállított, szabálytalan, vagy az olvashatatlan bizonylatokat könyvelési célra felhasználni nem szabad. A nyugtán szereplő pénzösszeget számmal is és betűvel is fel kell tüntetni. A több tétel felsorolása esetén - ha a számszaki összegzésből a sorok tartalma nem egyértelműen következik - az esetleges üresen maradó sorokat és rovatokat áthúzással meg kell semmisíteni. Javítani a nyugtán áthúzással és az eredeti bejegyzés megismétlésével lehet. A nyugtára helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A helyes új adatokat az áthúzott szám, illetve szöveg fölé kell írni. A hibás bejegyzést minden példányon javítani kell, fel kell tüntetni továbbá a helyesbítés időpontját, és azt a helyesbítést végző személynek alá kell írnia. A nyugta (nyugtatömb) útját a beszerzésétől a felhasználáson keresztül egészen a selejtezésig az arra alkalmas nyilvántartás alapján nyomon követhetővé kell tenni.

-

-

-

Feladat:

1. Szerezzen be előre gyártott Nyugtát (vagy másolatot), és töltse ki az előírások szerint! 2. Töltse ki az alábbi egyszerűsített számlát az előírások szerint! TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

27


Forrás: http://www.depot.hu/office/product_info.php?products_id=2038 TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

28


2. Átvételi elismervény Az átvételi elismervény valamely tárgy, áru, értékpapír, esetleg szolgáltatás átvételét igazoló írásbeli dokumentum. Aláírója az átvevő, aki elismeri az átvétel tárgyát, körülményeit, megnevezi az esetleges visszaadás feltételeit. A hivatali életben általában valamilyen szolgáltatást végző személy, vállalkozó vagy cég állítja ki. Az irat egy (vagy első példánya) annál a személynél marad, aki a dolgot, tárgyat átadta. Az átvételi elismervény tartalmazza: -

az "Elismervény" vagy "Átvételi elismervény" megnevezést; az átvett tárgy, dolog pontos megnevezését, mennyiségét, esetleg állapotát; az átadó nevét (valamilyen azonosítóját: lakcím, születési adat, beosztás stb.); az átvétel okát, célját, jogcímét, egyéb körülményeit; kölcsönvétel esetén a visszaadás határidejét, körülményeit, következményeit (például: javításra átvett tárgy esetén a várható javítási költség összegét); a keltezést; a dolog, tárgy átadójának nevét, aláírását, azonosító adatát.

Feladat: Készítse el az alábbi Átvételi elismervényt! Ügyeljen a formai és helyesírási követelmények betartására!

Átvételi elismervény Elismerem, hogy átvettem Tarjányi Lászlótól, a Munka & Biztonság Bt. munkavédelmi szakértőjétől: 

a Munkahelyi kockázatértékelés c. dokumentumot 3 pld.-ban,



az Egyéni védőfelszerelések szabályzatát 3 pld.-ban, valamint



3 db gép-felülvizsgálati jegyzőkönyvet 2-2 pld.-ban.

A fenti dokumentumokat a cég a 215/2010. számú megrendelésünk alapján készítette el. Csorna, 20…

Hargitai Árpád munkavédelmi felelős Melléklet: eredetiségi nyilatkozat


29


Egyes cégeknél az átvételi elismervény olyan gyakori irat lehet, hogy az ügyintézés egyszerűsítése és gyorsabbá tétele értekében nyomtatványt/űrlapot használnak. Az átadott, kölcsönadott dolgot, tárgyat - ha azt vissza kell adni - az átadó mindaddig követelheti, amíg a birtokában van egy érvényes átvételi elismervény. Ezért ügyelni kell arra, ha az előzőleg átvett vagy kölcsönkapott tárgy, áru stb. visszakerül az eredeti tulajdonosához vagy átadójához, kérjük az átvételi elismervény érvénytelenítését. Ennek különböző módja lehet, például: -

áthúzás és ráírva: Érvénytelen! megsemmisítés, záradék rávezetése, például: A fenti tárgyakat maradéktalanul és épségben visszahozta. Keltezés és az átvevő aláírása itt is fontos kelléke az érvényességnek.

3. Kötelezvény A kötelezvény olyan írásbeli nyilatkozat, amelynek kiállítója elismeri az átvett/kölcsönkapott dolognak, tárgynak, pénzösszegnek, értéktárgynak az átvételét, egyben kötelezettséget vállal annak visszaadására, illetőleg a visszaadással esetlegesen együtt járó feltételek betartására. A pénzösszeg visszafizetéséről szóló kötelezvényt adóslevélnek nevezzük. Lehet határidős, ha a visszafizetés meghatározott időponthoz kötött, vagy lehet azonnali, amelynek visszafizetése a kötelezvény bemutatásának időpontjában esedékes. A pénzügyi, banki eljárás (hitelfelvétel) során gyakori a kezesi kötelezvény, amelyben a kezes feltétel nélkül és visszavonhatatlanul vállal kötelezettséget arra, hogy ha az adós (hitelfelvevő) a vállalt kötelezettségének nem tesz eleget, azaz a fizetési kötelezettségét nem teljesíti, akkor a kezes a kötelezvényben megjelölt összeg erejéig fizetést teljesít a hitelező javára. A kötelezvény tartalmazza: -

a "Kötelezvény" megnevezést; az átadó (hitelező, kölcsönző) nevét, azonosító adatait (lakcím, azonosító számok, születési adatok stb., cég esetén: cégnév, cégjegyzékszám, adószám stb.); pénzösszeg esetén a kölcsönvett összeg feltüntetését számmal és betűvel; áru, tárgy, értéktárgy esetén a pontos megnevezését (típusa, gyártási száma, jele stb.) és mennyiségét; a visszaadás (visszafizetés) idejét - határidő vagy határnap megjelölésével; a visszaadással (visszafizetéssel) járó kötelezettségvállalást; a keltezést; a kötelezettséget vállaló nevét, aláírását, azonosító adatát; két tanú nevét, aláírását, azonosító adatát (l. lakcím, születési adatok, személyi igazolvány száma stb.).

Nincs szükség tanúk aláírására akkor, ha a kötelezettséget vállaló személy saját kezűleg írta a kötelezvény teljes szövegét, és aláírta, továbbá, ha jogi személy vállal kötelezettséget, melyet cégszerű aláírással lát el.


30


Feladat: Készítse el az alábbi Kötelezvényt! Ügyeljen a formai és helyesírási követelmények betartására!

Kötelezvény Kötelezem magam, hogy a SPEAK Nyelvstúdiótól – a nyelvtanfolyam időtartamára –átvett Headway – Elementary angol alapfokú nyelvkönyvet, munkafüzetet, angol– magyar szójegyzéket és nyelvtani összefoglalót, valamint a nyelvkönyv hanganyagát az alapfokú nyelvtanfolyam végén sértetlen állapotban visszaszolgáltatom. Tudomásul veszem, hogy az oktatási anyagok szakszerűtlen és felelőtlen használata folytán bekövetkezett megrongálódásuk esetén azok teljes árát köteles vagyok megtéríteni. Miskolc, 20…

Varga Adrienn Szarvas, Kossuth út 41. Szem. ig. sz.: 845 765 CN Tanúk:

Lénárt Ilona Szarvas, Vajda P. u. 6. Szem. ig. sz.: 493 872IX

Telegdi Imre Szarvas, Körös part 48. Szem. ig. sz.: 381 744ZN

4. Meghatalmazás A meghatalmazás "az a jog, amelyet a meghatalmazó a meghatalmazottnak ad, hogy egy megnevezett tevékenységben helyette hivatalosan intézkedjen és a meghatalmazó irányelveinek megfelelő döntéseket hozzon. A meghatalmazás adható szóban és írásban egyaránt, melyet általában a felhatalmazás volumenétől teszünk függővé. Általában alacsony értékhatárú és kis felelősséggel járó döntésekre való meghatalmazást elegendő szóban kifejezni, míg stratégiai döntéseket és pénzügyi kockázattal járó meghatalmazásokat minden esetben írásban deklarálunk.” (Forrás: http://meghatalmazas.info) Az írásban adott meghatalmazás olyan dokumentum, amelyben a meghatalmazó bizonyítottan feljogosítja a meghatalmazott személyt, hogy a megjelölt ügyben és hatáskörben helyette és nevében valamely ügyben eljárjon, vagy helyette bizonyos cselekményt elvégezzen. A meghatalmazás tartalmi és időbeli hatályát érdemes kikötni. A részleges jogot adó meghatalmazás esetén a megbízó személy csak előre meghatározott TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

31


kérdéskörökben engedi át a döntést, általános érvényű meghatalmazás esetén azonban a meghatalmazott teljes körűen eljárhat az adott ügyben (például: felelősséget, kötelezettséget vállalhat, aláírhat stb.). A meghatalmazás időbeli hatálya lehet: visszavonásig érvényes (ez idő alatt korlátlan a meghatalmazás, azaz bármikor eljárhat a megbízott személy az arra feljogosított ügyben) vagy meghatározott alkalomra szóló. Ez lehet egyszeri, egy adott ügyre vonatkozóan, egy időintervallumban érvényesen, vagy szólhat a megbízás konkrét határidőig. Az általános érvényű és korlátlan ideig szóló meghatalmazást célszerű elkerülni, mert a megbízott jogosultsága túlságosan nagy lehet. A magánszemély által készített meghatalmazás akkor válik magánokirattá, ha azt a meghatalmazó saját kezűleg írta és aláírta, illetőleg, ha két tanú hitelesíti (aláírásával igazolja, hogy a kiállító az okiratot előttük írta alá, vagy az aláírását előttük sajátjának ismerte el). A hitelesítés során az aláírás mellett a tanúk lakcímére vagy egyéb azonosító adatára (személyi igazolvány száma, születési adatok, anyja neve stb.) is szükség van. Meghatalmazást közjegyző is készíthet, amely teljes bizonyító erővel rendelkező közokirat. Jogi személy által adott meghatalmazás esetén a két tanú helyett cégszerű aláírással is hiteles lesz az irat. Cégszerű az aláírás, „ha az a társasági szerződésben és/vagy a cégkivonatban szabályozott módon, a cég hivatalos képviseletére jogosult személy(ek)nek a cég nevében, az aláírási címpéldányban foglaltak szerint, vagy a cégjegyzésre jogosult személy meghatalmazása alapján történik.” Forrás: http://penzterkep.hu/node/137). Általában egy vagy két (esetleg több) személy írja alá az iratot. Az aláírás fölött/alatt szerepelhet a cég előírt, előnyomott, illetve nyomtatott neve és/vagy bélyegzőjének lenyomata. Használatuk esetén a bélyegző(k) lenyomatának is szerepelnie kell a bírósági bejegyzésen. A bélyegző helyett azonos értékű lehet például a cég előre nyomtatott logója, nevének, elérhetőségének megnevezése is, amelyet általában az irat élőfejében vagy/és élőlábában tüntetnek fel. A meghatalmazás tartalmazza: -

a "Meghatalmazás" megnevezést; a meghatalmazott nevét, azonosító adatait, szükség esetén aláírását; a meghatalmazás tartalmi és időbeli terjedelmét (érvényességi idejét); a keltezést; a meghatalmazó nevét, aláírását, azonosító adatait; szükség esetén a két tanú nevét, aláírását, azonosító adatait.

Feladat: Készítse el az alábbi Meghatalmazást! Ügyeljen a formai és helyesírási követelmények betartására!


32


Meghatalmazás Meghatalmazom ,a Tisza Travel Idegenforgalmi Kft. irodai asszisztensét, hogy a GEMOFIS Kft. nyomdájából 20… március 8-ig hozza el a „Hurrá! Nyaralunk!” utazási kiállításra készíttetett 1000 db belföldi és 1000 db külföldi nyaralási ajánlatokat tartalmazó prospektust. Tiszafüred, 20… .....................................

Tisza Travel Idegenforgalmi Kft. Tiszafüred, Fűzfa u. 48.

Varga Károly ügyvezető igazgató

A leggyakrabban előforduló meghatalmazások pénzösszeg felvételére, áru átvételére, ügyek intézésére (például: okmányirodai, postai, adóhivatali ügyekben, mobilszerződések kezelésében, gépkocsi műszaki vizsgáztatása eljárásában stb.) készülnek.

5. Igazolás Az igazolás valamely adat, tény, állapot, körülmény, tevékenység stb. elismerése, valamint a hozzá kapcsolódó jellemzők fennállásának - bizonyítható - állítása. Az igazolást többnyire cégek, intézmények, hatóságok állítják ki munkavállalók, ügyfelek, tagok stb. részére, amelyben az általuk nyilvántartott vagy rendelkezésükre álló információkat hivatalosan igazolják. Gyakori, hogy az irat címe utal a kiállító szerv típusára vagy az igazolás felhasználásának funkciójára, például: munkáltatói, hatósági, orvosi, iskolalátogatási, teljesítési igazolás stb. A cégek, hatóságok, intézmények egyes adatok, körülmények igazolására formanyomtatványt alkalmaznak, amelynek kiállítása során csak a változó - adott személyre vagy ügyre vonatkozó aktuális - adatokat kell beírni, illetőleg aláhúzással, különböző jelzéssel ellátni. Az igazolás akkor tekinthető bizonyító erejű iratnak, ha azt a kiállító cégszerűen aláírta. A cégszerű aláírás: a cég alapító okirata vagy a közjegyző által hitelesített aláírási címpéldány szerinti aláírás. Az igazolás tartalmazza: -

az "Igazolás" megnevezését, amely mellett feltüntethető a kiállító szerv típusa vagy az igazolás funkciója (pl. munkáltatói, hatósági, orvosi, iskolalátogatási, teljesítési stb.); TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt 33


-

az igazolást kérő (igénylő) személy nevét, azonosító adatait; az igazolt adatot, tényt, körülményt; az igazolás kiadásának célját; a keltezést; az igazolást kiállító szerv nevét, címét; valamint az aláírási joggal rendelkező személy(ek) nevét, beosztását és aláírását.

Feladat: Készítse el az alábbi munkahelyi igazolást! Ügyeljen a formai és helyesírási követelmények betartására!

REVÁK Kft. Budapest IX., Mester u. 59. Telefon: (1) 577-32-22 E-mail: [email protected] Honlap: www.revak.hu

Igazolás Igazoljuk, hogy ……………………………….. (lakik: ………………………………………, született: ……………………., anyja neve: ………………………….) a ……….…………….. (képzőintézmény neve, címe) irodai asszisztens szakképzésben részt vevő tanulója szakmai gyakorlatát …………………………………… (cég neve, címe) titkárságán teljesítette, Kiss Kálmánné irodavezető irányítása és felügyelete mellett. A szakmai gyakorlatának ideje: 20… július 1. — július 15. A szakmai gyakorlat alatt az alábbi feladatokat végezte: -

adatbevitel (gépelés), levelek postai előkészítése, iktatás, irattározás, irodai rendszerezés, telefonon, e-mailben történő kapcsolattartás.

...................... , 20… ................................

Kiss Kálmánné irodavezető


34


6. Nyilatkozat A nyilatkozat valamely álláspontnak, elhatározásnak, véleménynek, körülmények fennállásának - bizonyos formákhoz kötött - szóban vagy írásban történő kijelentése, állásfoglalása. Az írásbeli nyilatkozat olyan dokumentum, amelynek aláírója elismer, kijelent valamit, valamihez hozzájárul, engedélyez, módosít, cáfol vagy lemond valamiről. A nyilatkozat vonatkozhat valamilyen intézkedés, információ, szabályozás, rendelet, valamilyen közlés tudomásulvételére is. A nyilatkozattal legtöbbször kötelezettséget és egyben felelősséget is vállalunk. A hatóság vagy illetékes szerv előtt tett, a formai követelményeknek is megfelelő kijelentés jogkövetkezményekkel jár. Szervezetek, intézmények, hatósági, jogi testületek bizonyos közösségeket érintő vagy általános, közérdekű dologgal, körülménnyel kapcsolatban is tehetnek kijelentést - nyilatkozatot közös, többé-kevésbé hivatalos álláspontjuk közlésére, határozatuk kinyilvánítására más szervezetek, testületek, illetőleg a nyilvánosság számára. Az ilyen jellegű nyilatkozatokat többnyire sajtóban, köztereken, közösségi tájékoztatásra szolgáló helyeken (hirdetőtáblákon), elektronikus portálokon stb. is közzé, illetőleg hozzáférhetővé tehetik. Például: jogi, adatvédelmi, titoktartási, támogatási, felelősségi nyilatkozat stb. A nyilatkozat tartalmazza: -

a "Nyilatkozat" megnevezést; az adat, tény, információ, körülmény, szabály stb. pontos megnevezését, leírását, amelyről az aláíró a kijelentést, elismerést teszi; a kijelentéssel, nyilatkozattal együtt járó következmények, felelősség tudomásulvételét, vállalását; a keltezést, az aláíró nevét, azonosító adatát; jogi következménnyel járó esetekben két tanú aláírása, illetőleg adatai (név, lakcím, születési adatok, azonosító számok stb.) is szükségesek.

A hivatalos szervek, intézmények, egyéb szervezetek nyilatkozatait cégszerűen is alá kell írni. Feladat: Készítse el az alábbi Nyilatkozatot! Ügyeljen a formai és helyesírási követelmények betartására!


35


Nyilatkozat A TANIMEX Kft. ügyvezető igazgatójaként büntetőjogi felelősségem tudatában kijelentem, hogy: 1. A pályázatban foglalt adatok, információk és dokumentumok teljes körűek, valódiak és hitelesek. 2. A pályázat tárgyában megjelölt támogatandó tevékenység még nem valósult meg, e tárgykörben korábban vagy máshol pályázatot nem nyújtottunk be. 3. Cégünk nem áll csőd-, illetve felszámolási eljárás vagy végelszámolás alatt. 4. Cégünknek nincs - a pályázat benyújtását megelőző három naptári éven belül az államháztartás alrendszereiből vagy az EU strukturális alapokból és egyéb pénzügyi alapjaiból juttatott támogatással összefüggésben nem, vagy csak részben teljesített szerződéses kötelezettsége. 5. Nincs 60 napon túli lejárt esedékességű, 60 napot meghaladó adó- vagy adók módjára behajtható köztartozásunk. 6. Cégünknek nincs – a pályázat benyújtását megelőző két naptári éven belül – az államigazgatási szerv határozatával, vagy annak bírósági felülvizsgálata esetén a bíróság munkavállalók bejelentése nélküli, vagy munkavállalási engedély nélküli foglalkoztatása miatt jogerősen megítélt bírság megfizetési kötelezettsége. 7. A tevékenység folytatásához szükséges hatósági engedélyekkel rendelkezünk. 8. Azonnali bejelentési kötelezettségünk van a pályázat elbírálásáig, illetve a támogatási szerződés lejártáig, ha ellenünk csőd-, felszámolási, végelszámolási eljárás indult. 9. Hozzájárulunk, hogy a köztartozások - a vonatkozó rendeletek értelmében történő - figyelemmel kísérése érdekében a rendelkezésükre bocsátott adatokat a támogatást nyújtó szerv felhasználja a köztartozások teljesítése, illetőleg az adósság bekövetkezése tényének és összegének megismeréséhez. 10. A pályázat szabályszerűségének és a támogatás rendeltetésszerű felhasználásának jogszabályban meghatározott szervek által történő ellenőrzéséhez hozzájárulunk. 11. Tudomásul vesszük, hogy a támogatás kedvezményezettjének megnevezése, a támogatás tárgya és összege, valamint a támogatott program a hatályos kormányrendeletben szabályozott módon nyilvánosságra hozható. 12. Hozzájárulunk ahhoz, hogy a Kincstár keretében működő, alapvetően pénzügyi szemléletű megfigyelő rendszer a jogszabályban meghatározott jogosultak (döntéshozók, előirányzat-kezelők, monitoring bizottságok) számára hozzáférési lehetőséget biztosíthasson a pénzügyi adatbázishoz. Debrecen, 20... július 21.

Bártfalvy Zoltán ügyvezető igazgató TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

36


Feladat: Készítse el az alábbi egyszerű ügyiratokat! Egészítse ki a hiányzó adatokat!

Nyugta. Kálnoki Krisztina az Alfa-Omega Sportiskola ritmikus sportgimnasztika tagozatának tagja 38.260 Ft-ot, azaz Harmincnyolcezer-kettőszázhatvan forintot a mai napon Kertész Veronika edzőnek befizetett. A fenti összeg a szergyakorlatokhoz szükséges sportszerek ára, melyről az edző számlával köteles elszámolni a sportszerek beszerzéstől számított 8 napon belül. A nyugta a teremedzések megkezdésének igazolásául is szolgál. Nyíregyháza, 20… ……………………. Zolnai Kálmánné gazdasági felelős. Átvételi elismervény. A mai napon Kozma Tibortól, a Vallkid Kft. ügyvezető igazgatójától átvettem az alábbi dokumentumokat magyar nyelvre való fordítás céljából: 2 db német és 1 db angol nyelvű gépleírási anyag, valamint az MTZ 550 és az MTZ 552 LUX típusú traktorok német nyelvű kezelési és karbantartási útmutatója. A dokumentumok magyarra fordított változatát 3-3 példányban és nyomtatott formában kell elkészítenem 20… ……………………-ig. Nyíregyháza, ………………………………. Fordító- és Tolmácsközvetítő Iroda. Haraszti Klára idegen nyelvű levelező. Kötelezvény. A Telefonszerelő és Karbantartó Kft. megbízásából mint alvállalkozó kötelezettséget vállalunk arra, hogy a Viva Plusz Kft. által megrendelt IP-5. típusú telefonközpontot és 5 db alközpontot ………………………-i határidővel a megrendelő által megjelölt helyen beszereljük. A határidő csúszása következtében napi 2000 Ft késedelmi díjat vagyunk kénytelenek fizetni. Nyíregyháza, 20.. ………………………………. Miskolci Kálmán telefonszerelő és -karbantartó, Varga József hálózatszerelő. Meghatalmazás. Meghatalmazom Tárnoki Andreát, II. évf. titkárságvezető szakos hallgatót (szem. ig. sz.: 542784 CD, a. n.: Jakab Júlia), hogy a Nyíregyházi Főiskola tankönyv- és jegyzetellátójából a 20... …………-án megrendelt és kifizetett jegyzeteimet (5 db) hozza el. Nyíregyháza, 20... …………. Varga Zsóka II. évf. titkárságvezető. Tanúk: Milus Andrea, Újfehértó, Tárnokalja u. 11. Veisz Éva, Kemecse, Bartók tér 21.


37


Nyilatkozat. Kijelentem, hogy a Nyíregyházi Főiskola Bölcsészettudományi és Művészeti Főiskola kari hallgatói önkormányzatához benyújtott szociális ösztöndíj iránti kérelmemhez csatolt dokumentumok valós tényeket tartalmaznak. Tudomásul veszem, hogy valótlan adatokon alapuló dokumentumok benyújtása a szociális ösztöndíj megvonásával jár, továbbá, hogy a szociális helyzetemben történő változást – a változás bekövetkezését követő 15 napon belül – jelzem a kari diákjóléti bizottságnak. 20... szeptember 25. ………………………………. (aláírás) Hozzájárulás. Hozzájárulok ahhoz, hogy a Nyíregyháza, Béke u. 28. sz. alatti ingatlanomat Karászi Tamás, Nyíregyháza, Béke u. 30. sz. alatti lakos a köztünk lévő kerítés felépítésének munkálatai során használhatja, ill. az előzetesen kijelölt területen építési anyagot tárolhat. Karászi Tamás a kerítés felépítésének befejeztével, 20... …………………-ig köteles az általa használt területen - az eredeti állapotnak megfelelően - a kertrendezési munkálatokat is elvégezni. Nyíregyháza, 20... ………………………… Dombrádi Jánosné, Nyíregyháza, Béke u. 28. Előttünk mint tanúk előtt: Varga Tamásné, Nyíregyháza, Béke u. 26. Lendvai Árpád, Nyíregyháza, Táncsics u. 5. Igazolás. Igazolom, hogy a Protetika Ügyvédi Munkaközösség tagja, Dr. Szalay József ügyvéd (a cég székhelye: 1031 Budapest, Amfiteátrum u. 25. VI. 51.; cégjegyzékszáma: Cg. 15-2-432543; sz. ig. sz.: 291399HA; a. n.: Tálassy Ilona; lakcím: 1031 Budapest, Amfiteátrum u. 25. VI. 51.), hogy cégünket az egyéni méretvétel alapján készülő, már befogadott gyógyászati segédeszközök közfinanszírozása alapjául szolgáló árak emelésére indított csoportos eljárásban 20… …………….. – 20… ……………. a társaság megbízásából sikeresen képviselte. Számára a szerződésben megállapított megbízási díj kifizethető. Budapest, ………………………. GENETI Kft., Cegléd, Alsó u. 24. Fellegi Árpád ügyvezető.


38


A hírt közlő iratok

Funkciójuk szerint hírt közölnek, tájékoztatnak, felhívják a figyelmet, értesítenek valamiről (megtörtént vagy a jövőben várható eseményről, időpontról, állapotról, körülményről stb.) A hírt közlő iratoknak számos elnevezése van, melyek közül a leggyakoribbak: -

hirdetés, reklámlevél, tájékoztatás, értesítés, meghívó, felhívás, felszólítás.

Hirdetés Cégek, magánszemélyek tevékenységük, életvitelük során gyakran élnek a hirdetés – mint az egyik fontos reklámtevékenység – eszközével (lehetőségével). Ennek segítségével juttatják el az információt (vásárlási, eladási stb. szándékkal) a partnerekhez. A technikai fejlődésnek köszönhetően számos fajtája létezik: auditív, audio-vizuális és vizuális. A vizuális hirdetés megjelenhet papír alapon vagy elektronikusan és tartalmazhat szöveget, különböző grafikai elemeket, fotót stb. Alkalmazhat különböző figyelemfelkeltő színeket, formákat stb., de még az üres felületnek is lehet figyelemfelkeltő funkciója. Gyakran a sajtóban jelennek meg, de találkozhatunk hirdetőtáblákon, falfelületeken, ajtókon kiragasztva stb. A hirdetés megjelenésének fajtái: - apróhirdetés: lakossági célú, meghatározott helyen vagy újságban; - kishirdetés: az apróhirdetés mellett kap helyet, sokszor vékony kerettel különítik el, a színekkel való játék megengedett, de nem elterjedt; - soros hirdetés: egyszerűen megjegyezhető; - head line: a lap tetején helyezkedik el; - fejléces kocka: az újság tetején; - keretes hirdetés: figyelemfelkeltő és a szöveg nem szokott eltérni az újság színétől; - junior page: elfordított féloldal az újságban; - szalaghirdetés: vékony hirdetés az újság bármelyik pontján - oldalas hirdetés: 1-2 vagy többoldalas hirdetés; - betétlap, beragasztott hirdetés - borítólap stb.


39


Reklámlevél A direct mail (személyre szóló reklámlevél) az egyik leghatékonyabb reklámeszköz, mert egy előre meghatározott konkrét címmel rendelkező vásárlói célcsoporthoz jut el. Így alakítva ki a közvetlen kapcsolatot az eladó és a fogyasztó között. Alkalmazásának célja, hogy az egyénre szabott információk hatására erősödik, pozitívvá válik a címzett érdeklődése, vásárlási szándéka, együttműködési készsége. Fontos, hogy a levél felkeltse a címzett érdeklődését és kialakuljon benne a vásárlói hajlandóság a termék megvásárlása iránt. Ehhez megbízható adatbázissal kell rendelkezni a levél küldőjének (pontos címekkel, adatokkal), akik közül mindig a küldő szándékának megfelelően választják ki a konkrét címzetteket (kor, település, vásárlási szokások stb.). A DM-levelek – bár személyre szólóak – mégis nagy példányszámban készülnek, ezért nem költségtakarékos. Főbb formai jellemzőik: - többoldalasak (legalább 2 oldalas), - közvetlen megszólítás, - a közvetlen megkeresés oka, - a kínált termék és/vagy szolgáltatás előnyeinek bemutatása, - vásárlási feltételek, - pénzügyi kedvezmények, - elérhetőség (kapcsolattartó személyneve, címe, telefonszáma, e-mail címe stb…), - dátum, cégszerű aláírás, - figyelemfelhívó utóirat, - színeivel, képeivel, merész szövegtagolásával és kiemelésével a figyelem felkeltését szolgálja. Tájékoztatás Valamely ügyben az érdeklődők számára közelebbi részletesebb, pontosabb információközlés. Lehet közérdekű (nyilvános) vagy személyre szóló a tájékoztatás. Értesítés Adott ügyben érintettek számára pontos információközlés pl. valamely időpont, helyszín vagy egyéb körülmények megváltozásáról. Közérdekű információkat sajtóban, köztéri plakátokon, hirdetőtáblákon is közzé lehet tenni, gyakori azonban a személyre szóló értesítés is (pl. szolgáltatás szüneteltetéséről, karbantartás időpontjáról, megváltozott nyitva tartásról, kötelezettségek betartásáról stb.). Meghívó A meghívás során nemcsak pontos és részletes információt közlünk valamely eseménnyel kapcsolatosan, hanem határozottan meg is hívjuk a címzettet, illetőleg érdeklődőket. Lehet közérdekű (nyilvános megjelentetésű), de gyakoribb a közvetlen személyre szóló (vagy céges) meghívás. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

40


Felhívás Valamely közérdekű eseményre, történésre való figyelemfelhívás, cselekvésre szóló ösztönzés (pl. véradásra való felhívás, parlagfű irtása, közterek, erdők takarítása, egészségvédő programokra való invitálás stb.), olykor kötelezettség elmulasztására való enyhébb hangú figyelmeztetés. Felszólítás Határozott hangvételű, nyomatékos figyelemfelhívás valamely rendelkezés, cselekvés, kötelezettség elmulasztására, illetőleg betartására. A felszólítás – különösen, ha az személyre szóló – tartalmazza a kötelezettség elmulasztásával együtt járó esetleges szankciókat is. A hírt közlő iratok formájukat, szerkesztésüket tekintve sokszínűek lehetnek. Az egy-két soros szöveges információközléstől kezdődően a nagyobb formátumú, pl. A/4-A/3 méretű vagy plakát méretű dokumentumok megjelenéséig terjedhet a sor. A címzettet közvetlenül érintő ügyekben azonban az információt jellemzően személyre szólóan küldik meg (egyszerű ügyirat- vagy levélformában). Feladat: 1.

Készítse el az alábbi meghívót a minta szerint! A szerkesztési műveleteket (betűtípus, betűméret, stílus, térközök, WordArt-formátum stb.) szabadon választhatja meg, de ügyeljen arra, hogy a dokumentum egyoldalas legyen!


41


A AM MA AG GY YA AR RN NY YEELLV VN NA APPJJA A –– FFEEB BR RU UÁ ÁR R 2233..

Az Anyanyelvápolók Szövetsége javaslatára február 23-át A MAYAR ANYANYELV NAPJÁVÁ nyilvánították, amelyet 2009-ben ünnepeltek először.

2009.

december 6-án tartotta az Anyanyelvápolók Szövetsége soron követ-

kező tisztújító közgyűlését, ahol a közgyűlés április 23-át a magyar

nyelv napjának kiáltotta ki, ugyanis 2009-ben akkor nyílt meg a Magyar Nyelv Múzeuma Széphalomban.

I DÉ ZZ ÜK F EL K Ö ZÖ SE N A M AG YA R NY EL V N AP JÁ N A M AG YA R NY EL V S ZÉ PS ÉG EI T !

Minden érdeklődőt hívunk és szeretettel várunk a 2012. február 23-án 18 órakor kezdődő megemlékezésre a nyíregyházi Móricz Zsigmond Könyvtár előadótermébe! Címe: Nyíregyháza, Szabadság tér 2. „Oh jól vigyázz, mert anyád nyelvét bízták rád a századok S azt meg kell védened. Hallgass reám. Egy láthatatlan lángolás Teremté meg e nagy világot s benned az lobog. Mert néked is van lángod: Szent e nyelv! S több kincsed nincs neked! Oly csodás nyelv a magyar. Révület fog el, ha rágondolok is.” Füst Milán: A magyarokhoz (részlet)


42


2. Készítsen felhívást arról, hogy a nyíregyházi S.O.S. állatotthon nyílt napot tart. Várják az érdeklődőket, akik szeretnék az állatok karácsonyát is szebbé varázsolni adományaikkal, szeretetükkel. Ezen a napon az állatotthonban felállítanak egy fenyőfát, amelyre díszeket bárki hozhat. A fenyőfa alá hálásan fogadják azokat az ajándékokat, amelyeknek az otthon lakói is örülnének. Az időpontot és helyszínt tetszőlegesen határozhatja meg. A felhívás tartalmazzon egy állatokkal kapcsolatos idézetet vagy szlogent is, valamint a kedvenc állata képét! 3. Írjon személyre szóló értesítést a települése könyvtárvezetője nevében, amelyben értesíti a könyvbarátokat, hogy a nyári/téli szünetben megváltozik a könyvtár nyitvatartási rendje, ugyanakkor bővül a szolgáltatásuk (pl. CD-, DVD-kölcsönzéssel, e-könyv olvasással, településközi kölcsönzéssel stb.) 4. Készítsen nyilvános tájékoztatót a Bessenyei Könyvesház (tetszőleges további adatokkal) klubtagsági akciójáról. Hívja fel a figyelmet az ezzel együtt járó kedvezményekre, ami vonatkozik a könyvesház teljes választékára, kiemelve: az egyetemi, főiskolai tankönyveket, társadalomtudományi szakkönyveket, a magyar és a világirodalom remekműveit. Tájékoztassa az érdeklődőket, hogy a klubtagok ingyenesen juthatnak hozzá a negyedévente megjelenő könyvkatalógushoz, amelyből értesülhetnek az időről időre megrendezett könyvakciókról is. A tájékoztató A/4 lapméretben készüljön! 5. Készítsen hirdetést „Felelősségünk és kötelességünk a környezetünkért” címmel, amelyben a programsorozathoz kapcsolódóan olyan civil szervezetek jelentkezését várják, akik egy-egy standon bemutathatják a környezetvédelem terén eddig végzett tevékenységüket! 6. Készítse el az alábbi feladatot az utasításoknak megfelelően!

a) Nyissa meg a Word szövegszerkesztőt, majd a dokumentumot mentse a saját mappájába Saját név_Natura.doc/docx néven! b) A dokumentumra vonatkozóan végezze el az oldalbeállítást az alábbiak szerint: - alsó és felső: 2-2 cm - bal és jobb: 1,7-1,7 cm - élőfej és élőláb távolsága a lapszéltől: 1,3-1,3 cm c) Gépelje be a bekezdések megtartásával az alábbi szöveget! Természeti értékeink, csodálatos tájaink és egyedülálló élővilágunk bemutatása érdekében A természet csodái címmel fotópályázatot hirdet a Magyar Természetfotósok Szövetsége. Kategóriák: a táj és az ember, az állatok viselkedése, vadon élő növények és gombák, csepp a természetben, a víz ereje, élet a víz alatt, napnyugtától napkeltéig, időjárás. Díjak és nyeremények TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

43


A legkiemelkedőbb kollekciót beküldő egyéni pályázó „2008 Természetfotósa” címet nyeri el. A zsűri által legjobbnak ítélt felvétel a „2008 Természetfotója” díjat kapja. A legjobb fotók anyagából „2008 Természetfotói, Magyarország” címmel album jelenik meg. Pályázati feltételek A pályázat nyilvános, arra hivatásos és amatőr fotósok egyénileg nevezhetnek olyan felvételekkel, melyek kiállításon még nem szerepeltek. Nevezni a www.naturafoto.hu weblapon lehet (a pályázat részletes kiírása is itt olvasható). A beküldhető képek száma legfeljebb 50 db, egy kategóriában legfeljebb 10 kép nevezhető. Etikai elvárások Követelmény, hogy a fotók hiteles mondanivalót tükrözzenek, etikai szempontból ne legyenek kifogásolhatóak és természetes körülmények között készüljenek. Pályázati naptár A pályázati anyagok beérkezési határideje: 2008. október 15. Nyilvános + on-line zsűrizés: 2008. október 17. A kiállítás megnyitása, díjkiosztó: 2008. október 28. 17 óra. A kiállítás megtekinthető: 2008. december 22-ig. A kiállítás ünnepélyes megnyitója és díjkiosztója a Magyar Természettudományi Múzeumban (1083 Budapest, Ludovika tér 2-6.) lesz. d) A betű típusa: Times New Roman, mérete: 12 pt legyen. A sorokat szimpla sortávolsággal írja, a bekezdések közötti térköz: 0 pt. Rendezze a sorokat sorkizártra! A dokumentum egészére állítson be automatikus elválasztást, 0,7 cm az elválasztási zónával! e) A szöveg elé új bekezdésbe szúrja be a Pályázati felhívás szöveget, melyet formázzon a következők szerint:  a betű típusa, mérete és stílusa: Verdana 26 pt, árnyékolt és kiskapitális;  a betű színe: sötétvörös;  aláhúzása: sötétvörös színű, dupla hullámos vonal;  a bekezdés középre rendezett legyen, utána állítson be 12 pt térközt! f) A szöveg első bekezdését rendezze középre, az alábbiak szerint három bekezdésre tagolva:


44


Természeti értékeink, csodálatos tájaink és egyedülálló élővilágunk bemutatása érdekében A természet csodái címmel fotópályázatot hirdet a Magyar Természetfotósok Szövetsége.

g) A fenti szövegrészben szereplő pályázat címét formázza meg WordArt-tal, a stílusminták 1. sorának 4. helyén álló stílussal, majd formázza meg a következőképpen:  a betű típusa: Verdana; mérete: 24 pt, félkövér és dőlt stílusú;  kitöltés színe: narancs;  a vonal: sötétvörös színű, 2 pt vastagságú,  középre igazított legyen, előtte és utána állítson be 12 pt térközt! h) A szöveg alábbi bekezdéseit formázza címsorként: Kategóriák: Díjak és nyeremények Pályázati feltételek Etikai elvárások Pályázati naptár A címsor formája a következő:  elnevezése: Natura;  a karakter: Book Antiqua, 12 pt, félkövér és árnyékolt stílusú, sötétvörös színű;  a bekezdés balra zárt, előtte 12 pt, utána 6 pt térköz. i) A Kategóriák: címsor utáni elemekből alkosson számozott felsorolást! A felsorolt elemek nagybetűvel kezdődjenek, törölje az írásjeleket és rendezze a sorokat abc szerinti sorrendbe! A számozás helyzete: 1 cm behúzás, a szöveg helyzetének kialakításakor a tabulátor helye és a behúzás mértéke: 1,7 cm! j) A Pályázati naptár adatainak 4 sorából is alkosson felsorolást! Alkalmazzon pont alakú felsorolásjelet! A jel helyzete: 1 cm behúzás, a szöveg helyzetének kialakításakor a tabulátor helye és a behúzás mértéke: 1,7-1,7 cm. k) A Pályázati naptár időpontjait emelje ki sötétvörös színnel és félkövér stílussal, az utolsó felsorolás után 12 pt térközt állítson be! l) Készítsen élőfejet, melyben a bal margóhoz írja be a saját nevét, pontosan a jobb margóhoz igazítva szúrja be az aktuális dátumot! Az adatok betűtípusa: Book Antiqua, -mérete 8 pt, félkövér stílusú és sötétvörös színű legyen! Az élőfejet zárja le egy 0,75 pt-os, sötétvörös színű, folyamatos vonallal! A vonal távolsága a szövegtől: 2 pt távolságra legyen! m) Készítsen élőlábat, melyben a bal margóhoz írja be: A természet csodái! Az élőláb szövegének karaktere és felső szegélyvonala, távolsága a szövegtől megegyezik az élőfejével! n) Az interneten keressen egy természeti képet, mentse a saját mappájába képként, Natura fájlnéven! Ezt a képet szúrja be a szöveg alá, középre rendezve! A kép magassága 2 cm, szélessége 9 cm legyen, előtte és utána 6-6 pt térközt állítson be! TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

45


A kép alá szúrja be aláírásként: A természet csodái (törölje a sorszámot)! A képaláírás Times New Roman 10 pt., félkövér stílusú és sötétvörös legyen! o) Készítsen 2,25 pt vastagságú, kívül vastag-belül vékony stílusú és sötétvörös színű oldalszegélyt, fent és lent 8 pt., bal és jobb oldalon 6 pt távolságra a szövegtől! p) A szövegben emelje ki a pályázat meghirdetőjének nevét, a nevezés honlapját, a díjak megnevezéseit és az album címét, valamint a kiállítás helyét! A kiemelés narancs színű, félkövér és dőlt karakterekkel történjen! q) Mentse a dokumentumot, és nyomtassa ki!


46


Belső, munkahelyi iratok A cég egészére, működésére, teljesítményére kihatással van, hogyan kommunikálnak egymással a munkatársak. A versenyképesség megőrzésének egyik legfontosabb előfeltétele a megfelelő kommunikáció, hiszen a szükséges információk eljuttatása megfelelő időben és minőségben (l. torzulásmentesen) a szervezet létkérdésévé válhat. A szervezeten belüli kommunikáció olyan egy vagy kétirányú közlési folyamat, mely akár élő szóban, akár írásos formában információáramlást jelent a cég stratégiájával, változásaival és a hétköznapi folyamatokkal kapcsolatosan. A munkahelyi stratégiai céloknak legmegfelelőbb információ szerzését, szelektálását és továbbítását, majd visszacsatolását lehetővé tevő struktúra a munkaszervezet kultúrájának része, amely behálózza az egész szervezetet. A munkahelyi szervezetben az emberi viszonyok fő rendező elve a függelmi–hatalmi kapcsolat. Ez alapvetően meghatározza a kommunikáció jellegét, formáját, tartalmát, időbeni lefutását, az üzenet közvetítésére szolgáló eszköz, jel- és szimbólumrendszerének megválasztását stb. Jelenthet felülről lefelé irányuló kommunikációt, ami egyfajta tudásmegosztást jelent a vezetéstől a beosztotti szintek felé: a cég vezetése a szervezet alsóbb vezetési szintjeihez vagy rajtuk keresztül az operatív szintig juttat el utasítást, híreket, tájékoztatást, illetve a kiépített hálózaton keresztül szólítja meg munkatársait. A hatékony együttműködés érdekében elengedhetetlen, hogy a szervezet alsóbb szintjeiről kiinduló üzenetek is eljussanak a vezetéshez, illetőleg a szervezet egyéb szintjeire. Az információ eljuttatható szóban, telefonon vagy írásban (papíron, e-mailben), levélváltás útján. A szóbeli kommunikáció lehet egy olyan nyilvános beszéd, amikor a vezető információt oszt meg a munkatársakkal, vagy kétirányú módon fórumszerűen, azaz a munkatársak is hozzászólhatnak, vitatkozhatnak, kérdezhetnek, javaslatot tehetnek. Szintén csoportos kommunikációs forma a megbeszélés, meeting, értekezlet, konzultáció, amikor valamilyen témakör köré szerveződően vagy akár megszokott rendszerességgel információt cserél egy vezetői vagy szakmai csoport. Az írott kommunikációs formára leginkább a fontos, nyomatékos információk közlésekor kerül sor, illetőleg, ha a szóbeliség valamilyen akadályba ütközik. Gyakori, hogy a szóbeli információközlés mellett írásbeli dokumentum is készül, hiszen ennek van bizonyító ereje. súlya, és nyoma az irattárban, amely bármikor visszakereshető. A munkahelyi kapcsolattartásnak is igen elterjedt módja az elektronikus levelezés. Legfőbb előnye, hogy gyors információáramlást tesz lehetővé. Az e-mail küldője egyszerre egy egész csapattal tud információt közölni úgy, hogy nem kell megbeszélést összehívni, és nem akasztja meg a többiek munkáját, mindenki akkor nézi meg és akkor válaszol rá, amikor ráér. Hátránya, hogy túlzott használata rendkívül sok időt vesz igénybe és háttérbe szorítja a közvetlen személyes közléseket. Fontos, bizalmas és igazolható információk közlésére még ma is a papíralapú iratok használatosak. A munkahelyi, belső iratok tartalmuk, formai jellegük szerint rendkívül változatosak, és mindenkor függnek az információközlés céljától. Tartalmukat tekintve irányulhatnak a vállalati stratégiára, de lehet a célja különféle vállalaton belüli változások továbbítása, illetve a napi munkavégzéshez szükséges információk megosztása, vagy a figyelmesség kinyilvánítása. Írásos formában nyomtatottan, akár átvételt igazolva kapnak dokumentumokat a munkatársak, ezek többnyire a vállalat életében jelentős dokumentumok, melyeket ismernie kell minTÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

47


den munkatársnak. Emellett gyakori írásos forma az e-mail, melyen keresztül a legtöbb napi információ érkezik. A cég egészére, működésére, teljesítményére kihatással van, hogyan kommunikálnak egymással a munkatársak. A versenyképesség megőrzésének egyik legfontosabb előfeltétele a megfelelő kommunikáció, hiszen a szükséges információk eljuttatása megfelelő időben és minőségben (l. torzulásmentesen) a szervezet létkérdésévé válhat. A szervezeten belüli kommunikáció olyan egy vagy kétirányú közlési folyamat, mely akár élő szóban, akár írásos formában információáramlást jelent a cég stratégiájával, változásaival és a hétköznapi folyamatokkal kapcsolatosan. A munkahelyi stratégiai céloknak legmegfelelőbb információ szerzését, szelektálását és továbbítását, majd visszacsatolását lehetővé tevő struktúra a munkaszervezet kultúrájának része, amely behálózza az egész szervezetet. A munkahelyi szervezetben az emberi viszonyok fő rendező elve a függelmi–hatalmi kapcsolat. Ez alapvetően meghatározza a kommunikáció jellegét, formáját, tartalmát, időbeni lefutását, az üzenet közvetítésére szolgáló eszköz, jel- és szimbólumrendszerének megválasztását stb. Jelenthet felülről lefelé irányuló kommunikációt, ami egyfajta tudásmegosztást jelent a vezetéstől a beosztotti szintek felé: a cég vezetése a szervezet alsóbb vezetési szintjeihez vagy rajtuk keresztül az operatív szintig juttat el utasítást, híreket, tájékoztatást, illetve a kiépített hálózaton keresztül szólítja meg munkatársait. A hatékony együttműködés érdekében elengedhetetlen, hogy a szervezet alsóbb szintjeiről kiinduló üzenetek is eljussanak a vezetéshez, illetőleg a szervezet egyéb szintjeire. Az irtatok formája, továbbítása nagymértékben függ a munkahelyen kialakult levelezés, információtovábbítás szokásaitól. a) Az egyszerű irat tartalmazza -

az irat címét, magában foglalva az értesítés/meghívó/igazolás címzettjét és tárgyát is (igazolás esetén a tény, körülmény szempontjából fontos azonosító adatokat), a közölt információ szövegezését, esetleg az irat készítésének célját, keltezést és aláírást.

b) A levélforma tartalmazza -

élőfejben/élőlábban a cég vagy egység adatait, elérhetőségeit, a címzett nevét, beosztását, „Helyben” címzését, az irat tárgyát, iratkezelési adatokat (pl. iktatószám, ügyintéző), a közölt információ szöveges kifejtését, keltezést, aláírást, szükség esetén mellékletet.

A munkahelyi kapcsolattartás fontosabb iratai - emlékeztető, - feljegyzés, TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

48


-

igazoló, feljegyző iratok (munkahelyi igazolás), információs iratok (pl. értesítés, tájékoztatás, meghívó), jelentés, beszámoló, figyelmességi iratok.

Emlékeztető Az emlékeztető funkciója egy-egy értekezleten, tanácskozáson, megbeszélésen vagy konzultáción elért eredmények, megállapodások, határozatok rövid, tömör, tárgyszerű összefoglalása, illetőleg figyelmeztető figyelemfelhívás valamely eseménnyel, határidővel stb. kapcsolatos feladat, teendő elvégzésére. Az emlékeztető olykor a jegyzőkönyvet helyettesíti, hiszen mindkettőben azokat az információkat rögzítik a résztvevők, amelyek számukra fontos. A két irat abban különbözik, hogy a jegyzőkönyv részletesebben tartalmazza az eseménysort és az elhangzottakat, az emlékeztető pedig röviden, tömören foglalja össze a lényeges információkat. Az emlékeztető az egyik leggyakoribb munkahelyi irat, bárki készítheti önmagának vagy mások számára, de általában beosztott készíti felettese számára, amelyben emlékezetbe idézhetünk egy-egy határidőt, elvégzendő teendőt, vagy az eseményen elhangzottakat foglaljuk össze. Ez utóbbi tartalmazhatja valamely jegyzőkönyv bizonyos részletét, a kivonatát vagy csak a megállapodásokat, határozatokat.


49


Feladat: Készítse el az emlékeztetőt az alábbi mintának megfelelően!

Emlékeztető az osztályvezetők részére A 20… október 4-én megtartott értekezleten elhangzottak: 1. Ignácz László termelési vezető beszámolt az első félév kereskedelmi eredményéről. A beszámolót a tanácskozás elfogadta. 2. Dr. Jenei Valéria gazdasági igazgatóhelyettes előterjesztette a megtakarítási intézkedéseket, amely többek között az alábbiakat tartalmazta: -

gépkocsifutások számának csökkentése, telefonköltségek csökkentése, egyedi mobiltelefonok kiváltása flottakedvezményes telefonokkal, a biztonsági szolgálattal kapcsolatos megállapodás felülvizsgálata, a termékek csomagolási költségeinek csökkentése.

3. A megtakarításra, illetőleg költségcsökkentésre vonatkozóan javaslatokat vár az igazgatóság az egységek vezetőitől. Határidő: 20… október 30. Helyben, 20… október 4.

Nagy Valéria titkárságvezető


50


Feljegyzés A szervezeten belüli információközlés egyik fontos irata, amely konkrét körülményekről, tényekről, állapotról, helyzetről, intézkedésekről, feladatteljesítésről, telefonhívásról stb. ad tájékoztatást, közöl információt.

Feladat: Készítse el a feljegyzést az alábbi mintának megfelelően!

Feljegyzés a 20…………………………….-én megtartott munkaügyi ellenőrzésről Az igazgató úr – a humánpolitikai osztály vezetőjével együtt – 20… június 14-én a munkafegyelmet érintő belső munkaügyi ellenőrzést tartott, és az alábbiakat állapította meg: 1. Az ellenőrzött egységek többségénél az ott dolgozó kollégák nem tartották be a Kollektív Szerződés szerinti munkaközi szünetet – a 30 perc ebédidőt 1020, olykor 30 perccel is meghosszabbították. 2. Az egységekről a dolgozók egyszerre mentek ebédelni, és ez alatt az idő alatt nem biztosították az ügyeletet. 3. Az ebédidő alatt az irodák ajtaja nyitva maradt, ezzel megsértették a cég javainak és adatainak védelméről szóló előírásokat. Az érintett egységek vezetői külön feljegyzést kapnak a munkafegyelem megsértéséről, amelynek kivizsgálását, valamint a munkafegyelmet megerősítő javaslatok megtételét kérjük. Határidő: 20… június 30. Felelősök: az osztályvezetők Helyben, 20… június 14.

Nemes László humánpolitikai osztályvezető

A rövid, figyelemfelhívó feljegyzést bárki készthet (pl. egyik ügyintéző a másiknak, a vezetőnek, a munkahelyi vezető a beosztott számára stb.), amelyben – hasonlóan az emlékeztetőhöz - emlékezetbe idéző vagy feladatvégzésre, határidőhöz kapcsolódó teendők megtételére, felelősök kijelölésére stb. vonatkozó információt közlünk, vagy hatáskört meghaladó ügyben a felettes személy döntését, közreműködését várjuk. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

51


Igazoló iratok A munkahelyi (munkáltatói) igazolással – többnyire a munkatárs kérésére – a szervezet, vagy szervezeti egység, illetőleg felelős személy hatáskörébe tartozó, általa ismert, nyilvántartott adatot, tényt, körülményt, annak meglétét, valódiságát, helyességét ismeri el. A munkahely által elkészített, kiállított igazolást többnyire a szervezeten kívüli célra használják fel, ezért annak tartalmaznia kell az igazolt tény, körülmény szempontjából fontos azonosító adatokat is mind a cégre (pl. cégszerű aláírás), mind a munkatársra vonatkozóan. Az információközlő iratok a cég kapcsolattartási és levelezési szokásainak megfelelő formában készülhetnek, többnyire: egyszerű iratformában (egyedi iratként vagy nyomtatványként) és az üzleti levél sémája szerint.

Feladat: Készítse el az igazolást az alábbi mintának megfelelően!

Igazolás Igazoljuk, hogy Majtényi Katalin, a titkárság iratkezelője részt vett a cég által szervezett elektronikus dokumentumkezelő rendszer használatáról tartott szakmai bemutatón és továbbképzésen, melynek időpontja: 2010. szeptember 29. 10-14 h. A továbbképzésen való részvétel a munkakörében előírt kötelezettség. Ez a dokumentum a fenti időtartamban a munkaidő igazolásául szolgál. Nyíregyháza, 20… …………………… …

Front-Forma Kft.

Simainé Végh Anna képzési felelős Információs iratok A szervezeten belüli kapcsolattartás rendkívül hatékony eszköze lehet, ha, dolgozók, munkatársak közvetlen, személyes találkozása helyett kell hírt adni céges rendezvényről, eseményről, valamely történésről. Az erre szolgáló irat lehet: értesítés, tájékoztatás, meghívó, amely helyettesítheti, megerősítheti, vagy olykor módosíthatja a szóbeli vagy telefonon történő információközlést. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

52


F funkciója a figyelemfelhívás, a munkához szükséges információk megadása, illetve a megbeszélésre való szükséges előkészületek megtétele, háttéranyagok, dokumentumok stb. megküldése. A munkafeladathoz kapcsolódó információ vagy a munkaértekezleteken való részvételre való invitálás írásbeli formája (a meghívó), vagy bizonyos körülmények igazolása az ügy fontosságát nyomatékosítja. E-mailben többnyire csatolt dokumentumként küldjük az érintett személy(ek)nek. A munkahelyi értesítések, tájékoztatások elsősorban a munkavégzéshez, illetőleg kapcsolattartáshoz szükséges információkat, intézkedéseket közlik az érintett személyekkel. Nem általános jellegű, azaz nem érinti valamennyi dolgozót (l. erre szolgál a körlevél), csak a dolgozók szűkebb körét. A közölt információk a szóban forgó ügy minden részletére - így a dolgozóktól elvárt cselekvésekre is - kiterjednek, hiszen csak így érhető el, hogy a munkafolyamat zökkenőmentes legyen, illetőleg az érintett személyek kellő időben és a szükséges teendőkről tudomást szerezzenek. Feladat: Készítse el az értesítést az alábbi mintának megfelelően! Értesítés angol nyelvi tanfolyam indulásáról Értesítem az angol nyelvi tanfolyamra jelentkező kollégákat, hogy a kezdő csoportok foglalkozásai 20… április 3-án 16 h-kor lesznek. A csoportok beosztásáról a szintfelmérőket követően adunk információt, amelynek időpontjáról és helyéről korábban tájékoztattuk a jelentkezőket. Kérem, ha bárkinek problémája lenne akár a foglalkozás, akár a szintfelmérés időpontjával kapcsolatosan, jelezze a 234-es telefonmelléken, vagy e-mailben az [email protected] címen. Debrecen, 20… március 18.

Tarczali Tímea tanfolyamszervező A munkafolyamatokhoz kapcsolódó meghívónak tartalmaznia kell: - a meghívás tényét, - az esemény pontos helyét és időpontját, - az esemény megnevezését, jellegét, tárgyát, - a meghívott(ak) nevét, beosztását, - a keltezést, - a meghívó fél nevét, beosztását.

Feladat: Készítse el a meghívókat az alábbi mintáknak megfelelően! TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

53


MEGHÍVÓ Kiss Ágnes részére Tisztelettel meghívjuk a 20... június 2-án 9 h-kor kezdődő egyeztető értekezletre, melynek témája a műszaki felújítások megkezdése. Helye: a II. emeleti tárgyaló. Kérjük, feltétlenül hozza magával a korábban megküldött ütemtervet. Szeged, 20... …………… ....

Farkas Zoltán műszaki vezető Ezenkívül közölni lehet az esemény időtartamát, programpontjait, a megjelenés és részvétel körülményeit, valamint azt, hogy mit várunk el a résztvevőktől (l. háttéranyaggal kapcsolatos észrevételek, javaslatok, felvetések stb.). Gyakori, hogy kérik a részvételi szándék visszajelzését a meghívottaktól. A pontos és időben érkező visszajelzés segít az előkészületek lebonyolításában (l. helyiség mérete, férőhelyek száma stb.). Előfordul, hogy a meghívóval együtt munkaanyag kiküldésére, illetőleg személyes átvételére kerül sor. Ilyenkor szükséges lehet a munkaanyag átvételéről szóló igazolás aláírása, visszaküldése is.


54


Majtényi Katalin iratkezelő Helyben Tárgy: Meghívó Kedves Munkatársunk! A cégünk új dolgozó számára munkafeladataik minél hatékonyabb végzése érdekében szakmai bemutatót és továbbképzést tartunk a cégünknél alkalmazott elektronikus dokumentumkezelő rendszer használatáról, amelyre tisztelettel meghívjuk. A bemutatóra 20... szeptember 29-én 10 h-tól kerül sor cégünk IT központjában. Kérjük, addigra tanulmányozza át a korábban megküldött dokumentumkezelő rendszer felhasználói-kezelői útmutatóját, s ha kérdése van, alkalom lesz konzultációra is. Nyíregyháza, 2010. szeptember 18. Üdvözlettel

Radnai Eszter rendezvényszervező


55


Különleges alkalmakra, protokolláris eseményekre, ahová külső partnerek is meghívást kapnak, egyedi formátumú meghívó készítése szükséges. Ilyenkor fokozottan kell ügyelni a szükséges adatok teljességére és pontosságára. Formailag figyelemfelhívó, de nem hivalkodó; esztétikus és nem harsány.

Feladat: Készítse el az alábbi meghívót egy másik, tetszőlegesen megszerkesztett formában!

Meghívó ……………………………... részére Szeretettel meghívjuk Önt cégünk megalakulásának 20. évfordulójára rendezett megemlékező eseményünkre. Időpont: 20… június 26. 10 óra Helyszín: BIKER BT. 4400 Nyíregyháza, Fürj u. 6.

Beszédet mond Varga Zoltán ügyvezető igazgató, utána állófogadásra várjuk kedves Vendégeinket. Kérjük, a 20/234-567-es telefonon jelezze részvételi szándékát!

Szeretettel várjuk

BIKER BT.

Varga Zoltán igazgató


56


Jelentés Jelentést általában valamely ügy intézésével megbízott személy vagy csoport készít felsőbb szerveknek, feletteseknek vagy beosztott dolgozó a felettesének, középvezető a szervezet, cég vezetőjének, esetleg megbízó, együttműködő partner, konzorciumi tagok stb. számára. Összefoglaljuk benne azokat a tényeket, körülményeket, történéseket, amelyek informálják a címzettet az ügyek állásáról. Jelentés készülhet feljebbvalóknak eseményekről, tárgyalásokról, egyeztetésekről, tervezett vagy megtett intézkedésekről is. A szervezetek sokféle, kiterjedt tevékenységet folytatnak, ezért a jelentések tartalmilag sokféle információt közölhetnek a feljebbvalók számára eseményekről, tárgyalásokról, intézkedésekről, folyamatban lévő ügyek körülményeiről. A jelentés a munkahelyi kommunikáció igen fontos irata, hiszen a benne foglalt információk a vezető(k) vagy menedzsment számára döntések, további intézkedések alapjául szolgálhatnak. Éppen ezért gyakori, hogy a jelentés felkérésre, esetleg utasításra készül, máskor - pl. a rendszeres jelentések készítése - a munkaköri feladat része. Rendszeressége vagy alkalmi jellege alapján lehet szó: - rendszeres jelentésről (napi, heti, havi, negyedévi, félévi, évi) vagy - alkalmi jelentésről (meghatározott ügyekben, témákra vonatkozóan). Célja, funkciója szerint készülhet: - munkahelyen belüli használatra (pl. igazoló, vizsgálati, összegző stb. céllal), vagy - munkahelyen (munkakörön) kívüli használatra a felettes szervek, hatóságok tájékoztatására. A jelentés készülhet – az információközlő iratokhoz hasonlóan – a munkahelyi szokásokon alapuló: - egyszerű ügyirat formában, lformában, vagy - sablon, nyomtatvány alkalmazásával. A jelentés tartalmi felépítése a szerint változhat, hogy milyen információt és milyen céllal közlünk: -

-

a bevezetésben utalni lehet a jelentés készítésének céljára, az előzményekre, az adatszerzés körülményeire; a jelentés érdemi része, a tárgyalás, amely a mondanivaló logikus kifejtését tartalmazza – néha lista-, jegyzék- vagy felsorolásszerűen, máskor számszerű adatokkal, kimutatással, grafikonnal stb. alátámasztva, esetleg mindezeket mellékletként csatolva; a végén összegezzük az elmondottakat, jelezhetjük a következtetéseket, javaslatokat, megoldási módokat vázolhatunk.

A jelentés készítésének alapvető követelményei: - átlátható, az adatoknak megfelelően tagolt szerkezet; - a mondanivaló logikus, nyelvhelyességi szempontoknak is megfelelő kifejtése; - esztétikus megjelenés, szövegrendezés; - tökéletes helyesírás, hibátlan gépelés.


57


Beszámoló A beszámoló a cég működésében, tevékenységében lezárt történések, időszakok eredményeinek számbavétele, tények, körülmények összegzésének irata. A beszámoló alaposan átgondolt és előkészített írásmű, amelyben a téma kerül a középpontba. Általában lezárt fejlődési szakaszok áttekintésére alkalmas, amely elért, vagy el nem ért eredményeket sorol fel, elemez, összefüggéseket tár fel. A jó beszámoló tartalmilag megbízható tényeken alapszik, ezért gondos anyaggyűjtés, elrendezés, mérlegelés jellemzi. A tényeket általában számítások, kimutatások támasztják alá, amelyeket táblázatok, grafikonok, diagramok tesznek szemléletessé. A beszámolót készítheti a cég vezetője a szervezet elért sikereiről, kudarcairól, egy-egy projekt lezárásáról, eredményességéről vagy éppen korábban meghozott intézkedés következményeiről. Ez a beszámoló nem azonos a számviteli törvény által szabályozott, az üzleti év lezárultával készített beszámolóval, amely a vállalkozás vagyoni helyzetét és eredményességét mutatja be. A cég bármely – rendszerint vezető – munkatársa kaphat felkérést, utasítást beszámoló készítésére, elsősorban a saját hatáskörébe tartozó feladatok, intézkedések elvégzéséről, következményeiről, eredményeiről. Gyakori, hogy a szóbeli, prezentációval kísért beszámolónak elkészül az írott változata is, amely részletesebben, több szempontból és bizonyítottan mutatja be a körülményeket, tényeket. A beszámoló a szervezet tevékenységének megfelelően sokféle tartalommal készülhet. Lehet rendszeres, bizonyos munkakörökben (l. havi, negyedéves, féléves, éves), vagy alkalmi jellegű, pl. egy-egy befejezett munkafeladathoz, projekthez, vizsgálathoz, hatástanulmány végzéséhez, intézkedés következményének felméréséhez stb. kapcsolódóan. Feladat: Készítse el a beszámolót az alábbi mintának megfelelően!


58


BESZÁMOLÓ a könyvtár fejlesztésére és internetes hálózatának kiépítésére irányuló adminisztrációs munkafeladatokról A pályázati projektben az adminisztrációs teendőket láttam el, melynek során az alábbi feladatokat végeztem: -

folyamatosan figyeltem a Pályázati figyelő és az internetes portálok pályázatokkal kapcsolatos híreit, tájékoztatóit;

-

információkat gyűjtöttem szakirodalomban, interneten, különböző szakmai szervezetektől, hatóságoktól stb. a pályázat készítésével kapcsolatosan;

-

közreműködtem a pályázati anyag összeállításában, feladatom volt: a pályázati anyag gépelése, szerkesztése, a különböző nyomtatványok, pályázati űrlap letöltése internetről és kitöltése;

-

a pályázatban érdekelt partnerekkel - telefonon, e-mailben, levelezés útján – tartottam a kapcsolatot;

-

gondoskodtam a papír- és irodaszerek beszerzéséről (írószerek, irattartók, nyomtató és fénymásoló tonerek stb.);

-

részt vettem a különböző egyeztetések, workshop-ok, fogadások szervezésében és lebonyolításában, melyekre elkészítettem a meghívókat, a rendezvény forgatókönyvét, tájékoztató anyagokat stb.;

-

elláttam a különböző rendezvények dokumentálási feladatait, pl. összeállítottam a megbeszélések, workshop-ok munkaanyagait, a megbeszélésekről jegyzőkönyvet, feljegyzést, emlékeztetőt készítettem, illetőleg gondoskodtam ezek megfelelő továbbításáról.

A fentiek alapján kérem a beszámolóm elfogadását. Téglás, 20... ………………. …

Nagy Tamara projektasszisztens


59


Figyelmességi iratok A cégen belüli több irányú kommunikációnak hatása van a kapcsolatok alakulására, végső soron a munkavégzés minőségére. Minél tájékozottabbak a dolgozók a cég stratégiájáról, céljairól és természetesen a hétköznapi folyamatokról, annál jobb és hatékonyabb munkavégzés várható. A helyes kommunikáció javítja a főnök-beosztott és munkatársak közötti kapcsolatot is. Ez azonban nemcsak a munkafeladatra vonatkozó információk átadását jelenti, hanem azt is, hogy a vezetők és munkatársak figyelnek egymásra, tudnak a dolgozók személyes problémáiról és sikereiről, és ezeket megfelelő módon jelzik számukra. Ilyen lehetőségek pl. gratuláció, jókívánságok (előléptetések, kitüntetések, jubileumi alkalmak kapcsán), üdvözletek (ünnepek alkalmával vagy szabadságról), köszönet- vagy részvétnyilvánítások) és számos más alkalom adódhat arra, hogy egy vezető, beosztott, munkatársak figyeljenek egymásra, örüljenek egymás sikereinek, vagy együtt érezzenek nehezebb időszakokban. A munkatársi kapcsolatok kifejezésének számos írásbeli formája van: a legegyszerűbb formátumban elkészített, egy-két mondatban megfogalmazott üzenettől a hosszabb terjedelmű, olykor patetikus hangvételt sem nélkülöző, személyesebb hangvételű levélen át a különböző üdvözlőkártyákig terjed a sor. Rendkívül fontos, hogy mindig megtaláljuk az alkalomnak és a kapcsolat milyenségéhez illő formát. Feladat: Készítse el az alábbi iratot egy másik, tetszőleges formában!

Kedves Munkatársunk! Fogadja szívből jövő jókívánságainkat a cégünknél eltöltött 25 éves jubileuma alkalmából. Engedje meg, hogy köszönetet mondjunk az elmúlt években tapasztalt munkahelyi elkötelezettségéért, rendkívüli segítőkészségéért. Bízunk benne, hogy az elkövetkezendő években is felhőtlenül tudunk együttműködni. További munkájához kívánunk Önnek jó egészséget, kiváló munkatársakat, magánéletében sok boldogságot. Sok szeretettel a titkárság dolgozói nevében

Tóth Izabella titkárságvezető TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

60


Jegyzőkönyv A jegyzőkönyv: gyűléseken, üléseken, tanácskozásokon, tárgyalásokon elhangzott kijelentések, viták, határozatok írásbeli rögzítése meghatározott formában. A jegyzőkönyveket általában a felvétel helye, az esemény jellege, célja szerint csoportosítjuk: A) Kihallgatási jegyzőkönyv Bíróságokon, rendőrségen kihallgatásokról, vallomásokról felvett jegyzőkönyv. Jelen időben, egyes szám első személyben íródik. B) Eseményjegyzőkönyv Szemléről, balesetről, egyéb fontos következményekkel járó eseményekről veszik fel. A pillanatnyi helyzet hiteles írásbeli rögzítése a későbbiekben bizonyításul szolgál. C) Tanácskozási (lefolyási) jegyzőkönyv  Szó szerinti jegyzőkönyv  Kivonatos jegyzőkönyv – szöveghű kivonat – szabad kivonat  Emlékeztető vagy feljegyzés A szó szerinti jegyzőkönyvben minden elhangzott szónak szerepelni kell, ezen kívül az egyéb eseményeket is rögzíteni kell (pl. taps, közbekiáltások, éljenzés, morgás, kivonulás, nevetés, stb.). Ilyen jegyzőkönyv készül például a parlamentben. A szöveghű kivonatos jegyzőkönyv két típusa a megmaradt szöveg százalékos aránya alapján különül el. A szöveghű kivonat kb. 70-75 százalékát tartalmazza az eredetileg elhangzottaknak, a szabad kivonat pedig kb. 50 százalékát. A jegyzőkönyvet át kell fogalmazni múlt időbe és egyes szám harmadik személybe. Az emlékeztető vagy feljegyzés nem rögzíti az értekezlet, tanácskozás, stb. lefolyásának menetét, „csupán” az ülés tárgyáról, a jelenlévőkről és a határozatokról ad tájékoztatást. A jegyzőkönyv formai követelményei A jegyzőkönyv három részből áll: 1. Fejrész: tartalmazza a felvétel helyét, idejét, az ülés jellegét, a jelenlévők nevét (fontosakat kiemelve, név szerint), a felszólalókat, az ülés tárgyát, a napirendi pontokat, a jegyzőkönyvvezető (és hitelesítők) nevét; 2. Főrész: időrendben tartalmazza a lefolyást, a hozzászólásokat, a hozott határozatokat; 3. Zárórész: tartalmazza a keltezésre utaló „Kelt, mint fent” kifejezés rövidítését (K. m. f.), a hitelességet tanúsító(k), a jegyzőkönyvvezető, esetleg a levezető elnök, illetve az aláírásra jogosultak aláírását. A jegyzőkönyvet szimpla sortávolsággal kell írni, az utolsó oldalon nem állhat csak önmagában a keltezésre utaló kifejezés és az aláírások. Úgy kell összefűzni, hogy azt észrevétlenül szétbontani ne lehessen.


61


Feladat: Készítse el a jegyzőkönyvet az alábbi mintának megfelelően! Jegyzőkönyv Készült Budapesten az Agrárszakemberek a megzőgazdaságért elnevezésű tudományos bizottság ülésén 20... május 5-én. Jelen voltak: Székely Zoltán egyetemi tanár, a bizottság titkára, Ádány Károly egyetemi tanár, bizottsági tag, Kovács Ferenc kandidátus, bizottsági tag, Kelemen Péter kandidátus, bizottsági tag, Horváth Zoltán adjunktus, bizottsági tag. A jegyzőkönyvet Tóth Piroska titkárnő vezette. Tárgy: Mezőgazdasági tudománypolitikai irányelvek megbeszélése Székely Zoltán köszöntötte a bizottsági ülés részvevőit. Kérte a jelenlevőket, hogy az egy hónappal ezelőtt elküldött részletes tájékoztató anyaggal kapcsolatban – amely a tudomány és a mezőgazdaság kapcsolatáról szólt – mondják el véleményüket. Megkérdezte, szükségesnek tartják-e a megküldött anyag kiegészítését, változtatását. Ádány Károly a minisztériumi irányelvekkel egyetértett. A kiadvány kiegészítését nem javasolta, mert minden benne foglalt megállapítás indokolt és tényekkel alátámasztott. Kovács Ferenc felhívta a figyelmet arra, hogy a jövőben a kutatóintézeteknek a gyakorlati élet számára hasznosítható, az elért eredményeket továbbfejleszteni képes tudományos megállapításokat kell kidolgozniuk. Kelemen Péter véleménye szerint a minisztériumi irányelveknek tartalmazniuk kellene, hogy a hazai gyakorlatban sokkal felelősségteljesebben, körültekintőbben kell felhasználni a nemzetközi kutatások eredményeit, mivel többször előfordult már, hogy olyan kutatásokat végeztek hazai területeken, amelyeket már külföldön kikísérleteztek. Ezzel kapcsolatban hangsúlyozta, hogy a kutatások anyagi oldalát is felül kell vizsgálni. Székely Zoltán köszönetet mondott az értékes kiegészítésekért. Határozatként megállapította: a tudományos bizottság javasolja az illetékes minisztériumnak, hogy a tudománypolitikai irányelveket az elhangzott javaslatokkal egészítsék ki. Megköszönte a munkatársak értékes hozzászólásait, és az értekezletet bezárta. K. m. f.

Székely Zoltán elnök

Tóth Piroska jegyzőkönyvvezető


62


Körlevél A szervezeten belüli közlés szintén gyakori módja a körlevél. Olyan tájékoztató, hírt, információt közlő dokumentum, amely a szervezeten belül mindenki számára, vagy meghatározott csoportra vonatkozóan általános információkat közöl. A körlevelet kaphatja valamennyi érintett dolgozó, vagy a közvetlen felettes. Ebben az esetben az ő feladata megismertetni a dolgozókkal a körlevélben foglaltak tartalmát. Előfordul, hogy a dolgozóknak aláírásukkal kell igazolniuk, hogy a körlevélben foglaltakat megismerték és megértették. Ekkor az aláíróívet vissza kell juttatni a feladónak. Formája a munkahelyi gyakorlathoz igazodik: papíralapú vagy elektronikus lehet. A számítógépes szövegszerkesztők körlevélkészítő funkciója nagymértékben segíti, hogy az azonos szövegtartalmat (l. törzsdokumentum) közvetlenül névre szólóan lehessen kiküldeni (l. adatbázis). A körlevél készítéséhez alapvető lépései: 1. a törzsdokumentum létrehozása vagy meglévő módosítása, 2. a törzsdokumentumhoz kapcsolódó adatbázis elkészítése (vagy megnyitása). 3. a törzsdokumentum és az adatbázis összerendelése. Feladat: 1. Készítse el a körlevelet az alábbi mintának megfelelően! 2. Készítse el a körlevelet körlevélkészítővel! Az adatbázisban konkrét címek legyenek, tetszőleges adatokkal dolgozzon: név, egység, beosztás, telefonszám! Ebben a változatban törölje a mellékletet! Körlevél valamennyi dolgozó számára Tisztelt Munkatársak! Tájékoztatjuk Önöket, hogy az előzetes információinknak megfelelőn az I. sz. portán elektromos beléptető rendszer felszerelésére került sor. 20… január 9-étől a személyforgalom csak ezen a portán keresztül és egyéni beléptető kártya használatával lehetséges. Kérjük azokat a munkatársakat, akik még nem igényelték vagy nem kapták meg a beléptető kártyájukat, haladéktalanul jelezzék az informatikai csoport vezetőjének. Megkérjük az egységvezetőket, hogy a csatolt aláíróíven minden dolgozójukkal írassák alá, hogy a körlevél tartalmát megértették és elfogadták. Az aláíróíveket kérjük, juttassák vissza a biztonsági csoporthoz 20… december 20-ig. Helyben, 20… december 12.

Vasas Szilárd a biztonsági csoport vezetője Melléklet: aláíróív TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

63


Feladat: Készítse el az alábbi levelet körlevélkészítővel és az alábbi adatokkal! Név

Beosztás

Helység

Cím

Irányítószám

Német Péter

igazgató

Nyíregyháza

Pipacs u. 6.

4400

Kántor Pál

marketingvezető

Kisvárda

Kerek u. 28.

4600

Örvényesi Klára

osztályvezető

Siófok

Széna tér 1.

7600

Zámolyi Anna

képzési vezető

Tatabánya

Friss u. 58.

2940

Bólyai-díj Alapítvány Tehetségek Műhelye 1364 Budapest, Pf. 26 «Név» «beosztás»

Budapest, ……………………… Ügyintéző: Virág Barbara

«Helység» «Cím» «Irányítószám» Tárgy: Tehetségek felkutatása Tisztelt «Név»! A Bolyai-díj Alapítvány ez év tavaszán Tehetségek Műhelye elnevezésű közhasznú szervezetet hozott létre azzal a céllal, hogy hozzájáruljon a legkiválóbb fiatalok neveléséhez. A szervezet célkitűzése, hogy a tehetséges fiatalok számára közvetítse az olyan fontos emberi értékeket, mint a tudás, a kultúra, a társadalmi érzékenység annak érdekében, hogy a fiatal magyar nemzedék legtehetségesebb tagjai a XXI. század Magyarországának országépítő egyéniségeivé válhassanak. A műhelynek a fentiekből adódóan az is célja, hogy felkutassa és összegyűjtse ezeket az ifjú tehetségeket. Becslések szerint Magyarországon több mint ezer olyan fiatal van, akik országos, illetve nemzetközi versenyeken kimagasló eredményt értek el. Hozzájuk tartozhatnak azok is, akik kiemelkedő képességűek, de nem versenyeken bizonyították szellemi értékeiket. Számukra alapítványunk egy nagyszabású Intranet-rendszert hozott létre, amely révén megismerhetik egymást, és részesei lehetnek a Tehetségek Műhelye munkájának. Kérjük tisztelt Igazgató urat/hölgyet, hogy jelezze számunkra, ha az Ön által vezetett intézményben van kiemelkedő képességű és érzékenységű tanuló, akinek tehetsége, műveltsége, szorgalma példamutató, és mindez alkalmassá teszi őt arra, hogy részese lehessen ennek a különleges képzési lehetőségnek. Segítő közreműködését köszönjük, várjuk jelzését az alapítványunk címére. Tisztelettel TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

64


Somogyi András kuratóriumi elnök Melléklet: kivonat az alapító okiratból

Feladat: Készítsen emlékeztetőt az alábbi adatokkal!

A cég titkárságvezetőjeként írjon emlékeztetőt a titkárság valamenynyi dolgozója számára arról, hogy a cég számítástechnikai hálózatának karbantartási munkálatai miatt 20... .................. ...-... között sem az internet, sem az intranet nem lesz elérhető. A belső információcsere ebben az időben csak telefonvonalakon bonyolítható le. Hívja fel a figyelmet arra, hogy a sürgős információk közlésére a munkatársak vegyék igénybe a közvetlen hívások céljából kiépített belső hálózatot vagy a mobiltelefonokat. A legfontosabb telefonszámokat még a mai nap folyamán e-mailben eljuttatja valamennyi munkatárshoz. Az emlékeztető a mai napon készül.

Feladat: Készítsen értesítést az alábbi adatokkal!

Ön az Őszidő fénytechnikai Kft. asszisztense. Értesítse a cég valamennyi dolgozóját hogy sportegyesület alakult több szakosztállyal. A különböző szakosztályokat a munkatársak körében történt sportolási igények felmérésével hozták létre. A szakosztályok a következők: tenisz, vízisport, sakk, labdajátékok, ügyességi játékok (kispályás labdarúgás, asztalitenisz, futás, súlyemelés). Hívja fel a figyelmet, hogy a sportegyesület várja a cég valamennyi munkatársát és családtagjaikat a mozgással egybekötött kikapcsolódásra. A verseny és amatőr sportolási lehetőségekről Garainé Uri Ilonától lehet további információt kérni a [email protected] e-mail címen vagy a 262-es telefonmelléken. Az értesítés a mai napon készül.


65


Feladat: Készítsen feljegyzést az alábbi adatokkal valamely, a Word szövegszerkesztő beépített sablonjában!

A cége titkáraként írjon feljegyzést a cég minőségbiztosítási vezetőjének. Közölje, hogy az egységek jelzése szerint a cég Minőségbiztosítási kézikönyv legújabb példányait az egységek minőségbiztosítási felelősei nem, illetve késve kapták meg, így a kijelölt határidőre nem tudták elkészíteni az éves önértékelést. Jelezze, hogy kérte a dokumentációkezelő osztály vezetőjét, hogy az elektronikus anyagot haladéktalanul juttassa el az egységek felelőseihez, s a kézikönyv elkészülte után a nyomtatott példányokat is minél előbb ki kell küldeni. A feljegyzés a mai napon készül.

Feladat: Készítsen belső iratot az alábbi utasítások szerint!

Ön a Szivárvány Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. készletnyilvántartó csoportja vezetőjének titkára. Jelzi az informatikai központ vezetőjének, Balogh Ádámnak, hogy a múlt hónapban megrendelt és a számítógépeikre telepített készlet-nyilvántartási szoftver továbbra sem működik funkciójának megfelelően. A szoftver az új termékek rögzítésekor nem mutatja a már raktárkészleten lévő termékek mennyiségét, így az összesített adat oszlopaiban csak az új termék mennyisége jelenik meg. A hiba az első telepítés után is előfordult már, s akkor Jenei András rendszergazda a szoftvert újratelepítette, amely mostanáig hibátlanul működött, de néhány napja a probléma újra jelentkezett. Jelezze, hogy a hiba kijavítása sürgős lenne, mert az ünnepek közeledtével a következő napokban nagy mennyiségű áru érkezik a céghez, amelyeket nyilvántartásba kell venni (l. készletnyilvántartás). Kérje a kollégáit, hogy a szoftverhiba elhárításában, illetőleg – szükség esetén – a szoftver újratelepítésében legyenek segítségükre. Kérje az informatikai osztály visszajelzését e-mailben a hiba elhárításának időpontjáról, ill. jelezze, hogy időpont-egyeztetés miatt hívja Önt a megjelölt telefonmelléken. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

66


Feladat: 1. Fogalmazza és formázza meg a kérést tartalmazó iratot – az e-mailhez csatolt dokumentumot – a „tanult” belső irat formai szabályainak megfelelően! 2. Egészítse ki az iratot a szükséges adatokkal (keltezés, tárgy, megszólítás, elköszönés, aláírás)! 3. Élőfejben készítse el a Szivárvány Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. készletnyilvántartó csoportjának cégfeliratát a következő adatokkal: A cég neve és csoport megnevezése Telefonszám: 42/543-675/2562 mellék E-mail: [email protected] Az élőfejben rendezze a megadott adatokat egymás alá középre, Arial 11 pt. betűtípussal és – mérettel dolgozzon; a cég nevét félkövér betűstílussal jelenítse meg, s szegélyezze alul 1,5 pt. folyamatos vonallal! 4. Nyomtassa ki az elkészült levelet, és saját kezűleg írja alá a megfelelő helyen!


67


A közigazgatási eljárás iratai A közigazgatási eljárás folyamata5 A közigazgatás azon szervezetek összessége, amelyek közhatalmat gyakorolva, az állam vagy az önkormányzat nevében közfeladatokat látnak el és jogszabályokat hajtanak végre. A helyi közügyekben az önkormányzati közigazgatás, az országos jelentőségű ügyekben a központi közigazgatás jár el. Az egyes közigazgatási szervek, szervezetek hatalmát területi szempontból az illetékességük, az általuk lefolytatható eljárások típusa szempontjából a hatáskörük határozza meg. A közigazgatási eljárást hivatalból vagy a közigazgatás ügyfeleinek kérelmére köztisztviselők folytatják le. A magyar központi közigazgatás a végrehajtó hatalom csúcsszerve, azaz a Kormány irányítása alatt áll. A közigazgatás szakmai felügyeletét és fejlesztését a Kormány által létrehozott minisztérium látja el. Az önkormányzati közigazgatás felett az önkormányzatok látnak el hasonló funkciót. A közigazgatási eljárás célja: valamilyen hatósági engedély vagy hozzájárulás kiadása, valaminek a megtiltása. Országos jelentőségű vagy speciális ügyekben általában országos illetékességű és hatáskörű szervek járnak el (pl. erőmű építésének engedélyezéséhez a Magyar Energia Hivatal engedélye szükséges). Helyi jelentőségű ügyekben általában az illetékes önkormányzat jár el (pl. családi ház építésének engedélye). A közigazgatási hatóság eljárásában 2005. november 1-jétől a 2004. évi CXL törvényt (a továbbiakban: Ket.) kell alkalmazni. A törvény részletezi a hatósági eljárás és szolgáltatások szabályait, jogintézményeit, és rendelkezik az elektronikus ügyintézés lehetőségéről is. A törvény alapvető célja, hogy az ügyfelek érdekeit szolgálja: csökkentse a eljárási terheket, segítse elő a jogaik érvényesülését, és tegye számukra egyszerűbbé, gyorsabbá és átláthatóbbá a közigazgatási eljárást. A „szolgáltató” jellegű közigazgatás az ügyfél jogai mellett feltételezi az eljárásban való jóhiszemű és együttműködő közreműködést. Ellenkezője az eljárás elhúzódásához, a döntéshozatal késleltetéséhez vezethet, ami végső soron a jog érvényesülésének gátjává válik. Emiatt a hatóság a rosszhiszeműen eljáró ügyfelet bírsággal sújthatja, és az eljárási költségek megfizetésére kötelezheti, vagyis számára súlyos hátrányt okozó intézkedést hozhat. (Az esetleges rosszhiszeműség bizonyítása a hatóság feladata.) A közigazgatási törvény előírja az ügyfelek tájékoztatásának kötelezettségét, amely szerint nemcsak a jogi képviselő nélküli ügyfelet kell minden információval ellátni az őt érintő üggyel kapcsolatban, de ha az ügy bonyolultsága úgy kívánja, akkor még a jogi képviselővel fellépő ügyféllel szemben is tájékoztatási kötelezettség terheli a hatóságot. Tájékoztatni kell az ügyfelet – mégpedig 5 napon belül -, ha személyét érintő ügyben hivatalból eljárás indult. Ha az ügyfél kérelmére indult az eljárás, akkor az ellenérdekű, illetve egyéb érintett ügyfel(ek)et is tájékoztatni kell. Az értesítésnek tartalmaznia kell: -

5

az ügy tárgyát, iktatási számát, az eljárás megindításának napját és az adott ügyfajtára irányadó ügyintézési

Részletesebben l. a 2004. évi CXL törvényt a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

68


határidőt, az ügyintéző nevét és hivatali elérhetőségét, az iratokba való betekintés és a nyilatkozattétel lehetőségére irányuló tájékoztatást, hivatalból indult eljárásban az erre történő utalást, kérelemre indult eljárásban a kérelmező ügyfél nevét, az ügyfél tájékoztatását az elektronikus ügyintézés lehetőségének igénybevételéről és az ügyfajtára vonatkozó elektronikus tájékoztatási szolgáltatás elérhetőségéről.

-

Ha az értesítés jelentős számú ügyfelet érint, az ügyfeleket az eljárás megindításáról hirdetményi úton, továbbá közhírré tétel útján (helyben szokásos módon, a helyi lapban stb.) kell értesíteni. Ha az értesítés elmaradt, és a hatóság az ügyben bizonyítási eljárást folytatott le, annak befejezésétől számított 5 napon elül értesíteni kell az ügyfelet arról, hogy a megadott határnapon a bizonyítékokat megismerheti, azokra észrevételt tehet. A közigazgatási eljárás nyelve magyar, de kisebbségi szervezet, valamint az a természetes személy, aki a nemzeti és etnikai kisebbségek jogairól szóló törvény hatálya alá tartozik, a közigazgatási hatóságnál mind szóban, mind írásban használhatja az adott kisebbség nyelvét. Ha a közigazgatási hatóság nem magyar állampolgárságú, a magyar nyelvet nem ismerő személy ügyében magyarországi tartózkodásának tartama alatt hivatalból indít azonnali intézkedéssel járó eljárást, vagy a természetes személy ügyfél azonnali jogvédelemért fordul a magyar közigazgatási hatósághoz, a hatóság köteles gondoskodni arról, hogy az ügyfelet joghátrány ne érje a magyar nyelv ismeretének hiánya miatt. A közigazgatási eljárás szakaszai I. II. III.

alapeljárás jogorvoslati eljárás végrehajtási eljárás

Az eljárás során az ügyek nagy része nem kerül tovább az alapeljárás szakaszán, vagyis az ügyek megnyugtatóan rendeződnek első fokon. A jogorvoslati eljárásra akkor kerül sor, ha az alapeljárásban hozott döntés ellen – a fellebbezési határidőn belül – az eljárás valamely vagy több résztvevője fellebbezést nyújt be. A jogerős, nem fellebbezhető határozat tartalmával szemben bírói jogorvoslat kérhető. a) Az ügyfél újrafelvételi kérelmet nyújthat be a jogerős határozat kedvezőbb megváltoztatása érdekében, ha a határozat jogerőre emelkedésekor még nem ismert, de már előtte bekövetkezett, az ügy szempontjából lényeges új tény, bizonyíték jut a tudomására. A kérelmet a tudomásszerzéstől számított 15 napon belül, de legkésőbb a közigazgatási határozat jogerőre emelkedésétől számított hat hónapon belül lehet előterjeszteni. Ezt az első fokon eljáró hatóságnak kell elbírálnia. b) A méltányossági eljárás keretében az ügyfél a jogerős határozat módosítását vagy viszszavonását kérheti arra hivatkozva, hogy annak végrehajtása számára a határozat meghozatala után bekövetkezett okból méltánytalanul súlyos hátrányt okoz. A határozat méltányosságból való módosítására és visszavonására a törvényben foglalt feltételek megléte esetén, a határozat jogerőre emelkedését követő egy éven, illetve a határozatban megállapított teljesítési határidőn belül kerülhet sor. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

69


A végrehajtási eljárás során a hatóság a jogerős határozatban foglalt döntésének jogi eszközökkel szerez érvényt, „kikényszeríti” a döntés végrehajtását.

Az alapeljárás folyamata 1. 2. 3. 4.

Az alapeljárás megindulása Hatáskör és illetékesség vizsgálata Tényállás tisztázása Az eljáró hatóság döntése

1. Az eljárás megindulása A közigazgatási eljárás általában ügyfél beadványára (kérelmére, bejelentésére, nyilatkozatára, panaszra stb.) indul, de bizonyos esetekben a hatóság hivatalból is köteles eljárni. A kérelmet írásban lehet előterjeszteni, természetes személy esetén szóban is, illetve életveszéllyel vagy súlyos kárral fenyegető helyzet esetén, azonnali intézkedést igénylő ügyben telefonon is. A szóban előterjesztett kérelemről jegyzőkönyvet vagy hangfelvételt, vagy kép- és hangfelvételt kell készíteni. A kérelem a megfelelő biztonsági feltételek megléte esetén elektronikus úton is benyújtható, amennyiben ezt jogszabály nem zárja ki. Beadványok A kérelmet a hatósághoz elsősorban írásban lehet benyújtani. Jogszabály előírhatja, hogy az ügyfél kérelmét az e célra rendszeresített nyomtatványon vagy elektronikus ügyintézés esetén elektronikus űrlapon nyújtsa be. Az ügyfél az eljárás megindítására irányuló kérelmét a határozat jogerőre emelkedéséig visszavonhatja. A kérelmet tartalma szerint kell elbírálni akkor is, ha az nem egyezik az ügyfél által használt elnevezéssel. A kérelem tartalmazza: -

az ügyfélnek és képviselőjének a nevét (megnevezését), lakcímét (székhelyét, telephelyét), továbbá meg lehet adni a hivatalos célokra használható elektronikus levélcímet vagy távközlési úton való elérhetőséget.

Ha az adott ügyfajtára vonatkozó különös eljárási szabály előírja, a kérelemben az ügyfél azonosíthatósága érdekében fel kell tüntetni az ügyfélnek az ügy jellege szerinti és az eljáró hatóság által törvény alapján kezelhető azonosítóját (adóazonosító jelét, adószámát, társadalombiztosítási azonosító jelét, személyi azonosítóját stb.).


70


A kérelemhez csatolni kell a jogszabályban előírt mellékleteket. Mellékletként nem lehet az ügyféltől szakhatósági állásfoglalás csatolását kérni. Az ügyfél-azonosításhoz szükséges adatok kivételével az ügyféltől nem kérhető olyan adat igazolása, amelyet valamely hatóság jogszabállyal rendszeresített nyilvántartásának tartalmaznia kell, és a személyes adatok tekintetében az adat továbbítását az adott ügy elbírálásához szükséges célból törvény lehetővé teszi vagy az ügyfél saját személyes adat tekintetében ezt kéri. Ha az ügyfél kéri az eljáró hatóságtól, hogy az más hatóságtól szerezze be az általa megjelölt adatra vonatkozó igazolást, ezt írásba kell foglalnia (l. adatkezelési hozzájárulás). Az ügyfél kérelmére történő adatbeszerzés illetékfizetési kötelezettséggel járhat. A természetes személy ügyfél az elsőfokú eljárás megindítására irányuló kérelmét: -

az eljárásra hatáskörrel rendelkező illetékes hatóságnál, vagy ha jogszabály azt nem zárja ki, lakcíme, illetve a foglalkoztatójának székhelye, telephelye szerinti székhelyű, azonos hatáskörű hatóságnál, ennek hiányában pedig a lakcíme vagy munkahelye szerint illetékes jegyzőnél is előterjesztheti, aki azt öt napon belül továbbítja a hatáskörrel rendelkező illetékes hatósághoz.

A beadvány egy lehetséges sémája

Hatóság neve Egység neve Személy neve beosztás (ez kerülhet a név alá is) Helységnév Utca, út hsz. Irányítószám Tárgy: A tárgy megnevezése nagybetűvel kezdődik, és folyamatosan írható a sor végéig, illetőleg hosszabb tárgy esetén a szöveg a megnevezés alatt folytatódik Megszólítás! Szöveg (az egyszerű ügyiratoknál tanult beállításokkal, bekezdésre tagolással és a mondanivaló kiemelésével) Beadvány esetén a szöveg legalább három bekezdésből áll: a probléma felvetése és a kérés/javaslat/panasz stb. tisztázása. A kérés/javaslat/panasz stb. indokokkal történő alátámasztása. A szándék megerősítése (mit várok a hatóságtól, szakigazgatástól, szolgáltatótól stb.). Keltezés (a szokott módon) TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

71


Elköszönő, üdvözlő szó (írásjel nélkül)

Aláírás Azonosító adat (több is lehet, ilyenkor külön sorba kerülhet) Melléklet(ek): ha van

A szóban előterjesztett kérelemről, továbbá az ügyfél, a tanú, a szakértő meghallgatásáról, a szemle lefolytatásáról, a helyszíni ellenőrzésről és a tárgyalásról, jegyzőkönyvet vagy hangfelvételt, vagy kép- és hangfelvételt kell készíteni. A jegyzőkönyv tartalmazza -

az eljáró hatóság megnevezését, az ügy tárgyát és az ügyiratszámot, a jegyzőkönyv készítésének helyét és időpontját, a meghallgatott személy természetes személyazonosító adatait, lakcímét, eljárásjogi helyzetét és elérési lehetőségét, a meghallgatott személy jogaira és kötelességeire való figyelmeztetés megtörténtét, az ügyre vonatkozó lényeges nyilatkozatokat és megállapításokat, a szemle és a hatósági ellenőrzés során tapasztalt, az ügy eldöntése szempontjából lényeges körülményeket és megállapításokat, a meghallgatott személy, az eljárási képességgel nem rendelkező személy képviselője, az eljáró ügyintéző és a jegyzőkönyvvezető oldalankénti aláírását.

A fentiekben meghatározott alakszerűségek szerint kiállított jegyzőkönyv a Polgári Perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény 195. §-a értelmében teljes bizonyító erejű közokiratnak minősül, vagyis a benne foglalt tényeket, körülményeket, információkat teljes bizonyító erővel tanúsítja. A jegyzőkönyvben foglaltak ellen lehetőség van bizonyításra, tehát az abban foglaltak pontatlansága, nem tényszerű volta igazolható, azonban ennek bizonyítási kötelezettsége azt terheli, aki a jegyzőkönyvben foglaltakkal szemben ilyet állít. A jegyzőkönyv kiállítása mellőzhető, ha szóbeli kérelemben foglaltak azonnal teljesítésre kerülnek, és az erről szóló döntést, intézkedést a hatóság az ügyiratra feljegyzi, illetve a szóbeli kérelmet a hatóság érdemi vizsgálat nélkül elutasítja. Az olyan eljárási cselekményről, amelyről nem készül jegyzőkönyv, a hatóság hivatalos feljegyzést készít.


72


A jegyzőkönyv egy lehetséges formája

Eljáró hatóság megnevezése Címe Elérhetősége Az ügy száma: Jegyzőkönyv Készült a ………………………………… Önkormányzat hivatali helyiségben ………………….-én, a ……………………………………………… szóban előterjesztett …………………………….. ügyében (tartalmazza a meghallgatott személy természetes személyazonosító adatait, lakcímét, eljárásjogi helyzetét és elérési lehetőségét is). Jelen voltak: ……………………………….. ………………………………... ……………………………… A jegyzőkönyvet felvette: ……………………………… A szóban előterjesztettek részletes leírása ……………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… A jegyzőkönyvben foglaltakkal egyetértek, és azt aláírásommal elismerem. K. m. f.

……………………………..

……………………..

ügyfél

jegyzőkönyvvezető

A hangfelvételt tartalmazó hanghordozó eszközt az iratokhoz kell csatolni, vagy arról tizenöt napon belül jegyzőkönyvet kell készíteni. A szóbeli kérelemről nem kell jegyzőkönyvet készíteni, ha -

-

a hatóság a kérelmet azonnal teljesíti, és az ügy elintézésére vonatkozó szabályok szerint elegendő a teljesítést az ügyiratra feljegyezni vagy a nyilvántartásba bevezetni, a hatóság a kérelem érdemi vizsgálat nélküli elutasítását tartalmazó döntését azonnal meghozza.


73


Hivatalos feljegyzésben kell rögzíteni az olyan eljárási cselekményt, amelyről nem készül jegyzőkönyv vagy hangfelvétel, vagy kép- és hangfelvétel. A hivatalos feljegyzés tartalmazza: -

felvételének helyét és időpontját, az ügy tárgyát és számát, az eljárási cselekményt, az eljáró ügyintéző nevét és aláírását.

Nem kell jegyzőkönyvet, illetve hivatalos feljegyzést készíteni abban az esetben, amikor a hatóság az ügymenetre vonatkozó általános vagy az adott ügy állásáról szóló tájékoztatást nyújt az ügyfél részére.

2. Hatáskör és illetékesség vizsgálata A közigazgatási szerv csak a rá vonatkozó jogszabályokban lefektetett módon, és csakis a közigazgatási eljárás szabályai szerint folytathat eljárást. A közigazgatási szerv hatásköre azoknak az ügyeknek a csoportja, amelyekben eljárást folytathat le. A közigazgatási szerv illetékességén azt értjük, hogy milyen közigazgatási határokon belül folytathat le érvényes eljárást. Az önkormányzati szervek illetékessége az adott önkormányzat közigazgatási határáig terjed: - a magyar közigazgatás alapját a települési önkormányzatok jelentik; - a megyei önkormányzati szervek illetékességi területe a megye összes önkormányzatára kiterjed; - az országos illetékességű szervek az ország egész területén folytathatnak eljárást. A központi közigazgatás szervei a Kormány irányítása alá tartoznak. A hatóság a joghatóságát, valamint hatáskörét és illetékességét az eljárás minden szakaszában hivatalból köteles vizsgálni. Hatáskör vagy illetékesség hiányában a hatóság a kérelmet és az ügyben keletkezett iratokat - az ügyfél egyidejű értesítése mellett - haladéktalanul, de legkésőbb a kérelem megérkezésétől, folyamatban levő ügyben a hatáskör és illetékesség hiányának megállapításától számított öt napon belül átteszi a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező hatósághoz. Elháríthatatlan kárral vagy veszéllyel járó esetekben ideiglenesen kell intézkednie a hatóságnak, amelyről értesíti az ügyfelet és a hatáskörrel rendelkező illetékes hatóságot.

3. A tényállás tisztázása A közigazgatási hatósági eljárás során a döntéshozatalhoz szükséges tényállás tisztázása a hatóság kötelezettsége. A hatóság által hivatalosan ismert és a köztudomású tényeket nem kell bizonyítani. Az eljárásban olyan bizonyíték használható fel, amely alkalmas a tényállás tisztázásának megkönnyítésére. Bizonyíték különösen: -

az ügyfél nyilatkozata, TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

74


-

az irat, a tanúvallomás, a szemléről készült jegyzőkönyv, a szakértői vélemény, a hatósági ellenőrzésen készült jegyzőkönyv és a tárgyi bizonyíték.

Ügyintézési határidő A Ket. és a felügyelő szerve által alkalmazott jogszabályok az egyes eljárási cselekményekre, jogintézményekre 5-90 napos ügyintézési határidőket írnak elő. Az ügyintézési határidőt indokolt esetben az eljáró hatóság vezetője egy alkalommal legfeljebb 30 nappal meghoszszabbíthatja. Erről értesíteni kell az ügyfelet és mindazokat, akiket az eljárás megindításáról is értesítettek. A Ket. több rendelkezést is tartalmaz arra vonatkozóan, hogy az ügyfél hova fordulhat, ha a hatóság a rá irányadó ügyintézési határidőn belül nem tesz eleget eljárási kötelezettségének. Az ügyfél nyilatkozata Az ügyfélnek joga van ahhoz, hogy bármikor az eljárás során nyilatkozatot tegyen. Amennyiben a hatóság az ügyfelet nyilatkozattételre hívja fel (erre a hatóságnak akkor van lehetősége, ha a nyilatkozattétel a tényállás tisztázása érdekében szükséges), az ügyfélnek jogában áll a nyilatkozattételt megtagadnia, azonban vállalnia kell annak esetleges következményeit (erre figyelmeztetni kell). Ugyanis ebben az esetben a hatóság vagy dönt a rendelkezésre álló adatok alapján, vagy – ha azt a nyilatkozat hiányában nem lehet meghozni – az eljárást végzéssel megszünteti. Igazolási kérelem Amennyiben az ügyfél az eljárás során a határidőt, a határnapot elmulasztotta, igazolási kérelmet terjeszthet elő. Az igazolási kérelem azonban csak az elmulasztott határnaptól, illetve határidő utolsó napjától számított 8 napon belül terjeszthető elő, kivéve, ha a mulasztás az érintettnek később jut tudomására. Ebben az esetben az igazolási kérelem a tudomásszerzéstől számított 8 napon belül terjeszthető elő, azonban az elmulasztott határnaptól, illetve a határidő utolsó napjától számított 6 hónapon túl azonban már egyáltalán nem terjeszthető elő. Az igazolási kérelem benyújtásának másik feltétele, hogy a határnap, illetve a határidő elmulasztásának az ügyfél önhibáján kívüli okból kell bekövetkeznie; és annak benyújtásával egyidejűleg az elmulasztott cselekményt is pótolni kell, ha feltételei fennállnak. Az igazolási kérelemről az a hatóság dönt, amelyik eljárásában a mulasztás történt. Amenynyiben az ügyfél a jogerős hatósági döntéssel szembeni keresetindítási határidőt mulasztotta el, az igazolási kérelemről a közigazgatási ügyekben eljáró bíróság dönt. Az igazolási kérelem tárgyában a hatóság végzéssel dönt. Az igazolási kérelemnek helyt adó végzés ellen nincs helye önálló fellebbezésnek, az azt elutasító döntés ellen abban az esetben van, ha az ügyfél a fellebbezésre megállapított határidő elmulasztását kívánta igazolni. Az eljárás egyéb résztvevője (tehát aki nem ügyfél) az igazolási kérelmét elutasító végzés ellen minden esetben önálló fellebbezéssel élhet. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

75


4. Az eljáró hatóság döntése Az előzőekben leírtaknak megfelelően, a hatóság az eljárásban határozattal (érdemi kérdésben) vagy végzéssel dönt (eljárási kérdésben). Mind a határozat, mind a végzés tartalmazza az eljáró hatóság megnevezését, az ügy számát és az ügyintéző nevét; a jogosult vagy kötelezett ügyfél nevét (megnevezését), lakóhelyét (székhelyét, telephelyét) vagy tartózkodási helyét, az ügy tárgyának megjelölését, a rendelkező részt és annak indokolását, a döntéshozatal helyét és idejét, a döntés kiadmányozójának nevét és hivatali beosztását, a kiadmányozó aláírását és a hatóság bélyegzőlenyomatát, elektronikus dokumentum formájában kiadott döntés esetén a minősített elektronikus aláírást. A határozat és a végzés részletes alakszerűségi követelményeit a Ket. 72. §-a tartalmazza. A határozat, illetve a végzés bizonyos esetekben egyszerűsített formában is kiadható. A hatóság döntésének különleges formája az egyezség jóváhagyása, illetve a hatósági szerződés.


76


A határozat egy lehetséges formája

A határozatot hozó szerv neve Címe Elérhetősége(i) A címzett neve

Az ügy száma: ……………. Ügyintéző: ………………….

Helységnév utca, házszám irányítószám Tárgy: ………………………………………………………………………………. ügye HATÁROZAT A határozatot hozó szerv egyértelmű döntése …………………………………………………………..……………………………………… ….. A fellebbezés lehetősége és körülményei. A fellebbezést illetékmentesen, hivatalomnál lehet benyújtani. INDOKLÁS A tényállás során felmerült és megvizsgált bizonyítékok részletezése, a döntéshozás alapja. A döntés jogalapját jelentő jogszabályi hivatkozás. Keltezés

Aláírás beosztás Határozatoról értesülnek: 1. ……………………………………. 2. ……………………………………. 3. …………………………………


77


Az elsőfokú döntés jogerőssé válik: -

-

a közléssel, ha ellene a fellebbezés törvény alapján kizárt, vagy az ügyfél a kérelmének teljesítése esetén, az ellenérdekű fél nélküli ügyben már a döntést megelőzően lemond a fellebbezési jogáról a fellebbezési határidő alatt való lemondásnak, vagy a fellebbezés visszavonásának napján. a fellebbezési határidő lejártát követő napon, ha a fellebbezési határidő letelt és nem fellebbeztek.

Jogorvoslati eljárások: a jogorvoslat célja a hatósági eljárásokban az ügyfelek és az eljárás egyéb szereplői jogainak védelme, az anyagi és eljárási értelemben vett jogszerűség biztosítása; s ennek érdekében az elsőfokú hatóság tevékenységének figyelemmel kísérése, ellenőrzése, az elsőfokú hatóság döntésének jogszerűségi szempontú felülvizsgálata. Különbség van a kérelemre induló, és a hivatalból lefolytatható jogorvoslati eljárások között. a) A kérelemre induló jogorvoslati eljárások: -

a fellebbezési eljárás, a bírósági felülvizsgálat, az újrafelvételi eljárás, a méltányossági eljárás, a döntés kijavítása, kicserélése, kiegészítése. b) A hivatalból indítható jogorvoslati eljárások a következők:

-

a döntést hozó hatóság saját hatáskörében indított eljárása, felügyeleti eljárás, az Alkotmánybíróság határozata alapján lefolytatandó felülvizsgálat, az ügyészi óvás alapján lefolytatott felülvizsgálat, a döntés kijavítása, kicserélése, kiegészítése.

A jogorvoslati eljárásokra vonatkozóan alapvető szabály, hogy azok lefolytatása során a Ket. elsőfokú eljárásra vonatkozó szabályait kell alkalmazni, kivéve, ha a Ket. másként rendelkezik. Alapvető szabály, hogy az elsőfokú hatóság határozata ellen jogorvoslatnak mindig helye van, az elsőfokú hatóság végzése elleni jogorvoslatnak csak akkor van helye, ha azt a törvény kifejezetten lehetővé teszi. A bírósági felülvizsgálati eljárásban a Polgári Perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény XX. fejezetének előírásai az irányadók. A fenti eljárások keretében a jogorvoslati eljárást folytató hatóságnak kell értékelnie, hogy fennállnak-e az elsőfokú döntés visszavonásának, módosításának, megváltoztatásának, megsemmisítésének, helybenhagyásának, stb. feltételei (attól függően, hogy a jogorvoslati eljárásban eljáró hatóságnak milyen döntések meghozatalára van lehetősége).

Feladat: Készítse el az alábbi határozatot a minta szerint!


78


Nyíregyháza Megyei Jogú Város Önkormányzata Igazgatási Osztálya 4400 Nyíregyháza, Kossuth tér 1. Telefonszám: 42/454-325 Nagy László

Ügyszám: 836/2009. Ügyintéző: Fazekas Mártonné

Nyíregyháza Tégla utca 15. 4400 Tárgy: Nagy László (Nyíregyháza, Fecske u. 2.) és Kiss Béla (Nyíregyháza, Fecske u. 4.) birtokvitás ügye Határozat Nagy László fenti számon nyilvántartott kérelmének helyt adok, és kötelezem Kiss Bélát, hogy birtokvita tárgyát képező kerítésoszlopokat szedje ki, továbbá a birtokba vett telekrészt az általa lebontott kerítésig terjedően – határozatom kézhezvételét követő napon – adja vissza Nagy László birtokába. Ellenkező esetben az eredeti állapotot 20.. …………… 29-én 13 órakor hatósági úton a birtoksértő költségére fogom helyreállíttatni. Kötelezem továbbá Kiss Bélát, hogy a Nagy László kerítésének lebontásával okozott kár megtérítése címén 15 napon belül fizessen meg a károsultnak 35.000 Ft-ot, azaz Harmincötezer forintot. Fellebbezni a határozat kézhezvételétől számított 15 napon belül lehet, melyet hivatalhoz lehet benyújtani, 5000 Ft illeték megfizetése mellett. Indoklás Nagy László birtokvédelmet kért, mert Kiss Béla lebontotta azt a fakerítést, amelyet ő épített fel, és amely saját telkét a szomszédos telektől elhatárolta. Ezután Kiss Béla a Nagy László telkén – annak tiltakozása ellenére - a régi, lebontott kerítéstől számított 50 cm távolságra új kerítés oszlopait rakta le. A bizonyítási eljárás során Kiss Béla a kerítés lebontását a telekrész birtokba vételét és az új kerítés építésének megkezdését elismerte. Arra hivatkozott azonban, hogy a Nagy László által még 1986-ban épített és most általa lebontott kerítést az ő telekrészén állították fel, ami ellen már annak idején is tiltakozott és a lebontás jogszerűségét hangoztatta.


79


A Kiss Béla által felhozott érveket - bizonyíthatóság hiányában - nem vehettem figyelembe, és a tényleges birtokhelyzet alapján birtoksértést állapítottam meg. A kerítés lebontásával kapcsolatos kár megállapítása szakértő bevonásával történt és annak összegszerűségét mindkét ellentétes érdekű fél elfogadta. Határozatom a 2004. évi 149. tv. 191. §-án alapul. Nyíregyháza, 2009. december 15.

Fodor József szociális előadó A határozatról értesülnek: 1. Nagy László (Nyíregyháza, Fecske u. 2.) 2. Kiss Béla (Nyíregyháza, Fecske u. 4.) 3. Irattár

Feladat: Készítse el a határozatot a tanult formai szabályok szerint az alábbi adatokból!

Polgármesteri Hivatal, 3234 Makád, Kossuth L. u. 2. Ügy száma: 09-5/20… Ügyintéző: Tar Ágnes. Harbach Levente, vállalkozó. Makád, Terebélyes u. 32. 3234. Tárgy: Harbach Levente, 3234 Makád, Terebélyes u. 32. sz. alatti lakos telepengedélye. Határozat. Harbach Levente, 3234 Makád, Terebélyes u. 32. sz. alatti lakos részére – aki 1-4/2009. (I. 3.) számon vállalkozói igazolványt kapott – bútorgyártás egyedi megrendelésre fából, külső és belső nyílászárók gyártása és javítása egyedi megrendelésre és lakberendezési tárgyak javítása, készítése – tevékenységre, a lakcímével megegyező telephelyre szólóan telephely-működési engedélyt adok. A vállalkozói tevékenység a környező lakosság nyugalmát nem zavarhatja. Indoklás. A helyszíni szemle során a rendőrhatóság képviselői az engedélyezéshez szóbeli hozzájárulásukat adták, az ÁNTSZ Ráckeve Városi Intézete pedig az 567/2009. hiv. számú közegészségügyi szakvéleményében hozzájárulását adta a telepengedély kiadásához. A közvetlen szomszédok írásban nyilatkoztak arról, hogy a vállalkozó tevékenysége ellen kifogásuk nincs. A határozatomat a 2000. évi XXV. tv. és a Makádi Önkormányzat 56/2002. sz. területrendezésről szóló határozata alapján hoztam. Makád, 20……………….. Király Róbert jegyző. A határozatról értesül: Harbach Levente, 3234 Makád, Terebélyes u. 32. Özv. László Tamásné, 3234 Makád, Terebélyes u. 34. Szanyi Alfréd, 3234 Makád, Terebélyes u. 30. ÁNTSZ Ráckeve Városi Intézete, 3200 Ráckeve Legyező út 4. Rendőrkapitányság, 3200 Ráckeve, Selyem u.12. Az I. fokú építési szakhatóság, helyben. Irattár. TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt

80


Feladat: Az alábbi jogi helyzet, valamint adatok felhasználásával készítse el a határozatot!

Nemesharsány Önkormányzata (2345 Nemesharsány, Erdősor 6. Telefon: 23/321-345 Email:

[email protected])

elutasítja

Veres

Pálné,

2345

Nemesharsány, Felkai út 34/A sz. alatti lakos igazolási kérelmét, melyben folyó hó 4-én kelt, 6/20... sz. határozata ellen a megengedett 15 napos fellebbezési határidő elmulasztását kívánta igazolni. A határozat ellen – annak kézhezvételét követő naptól számított 15 napon belül – fellebbezni lehet a Pest Megyei Önkormányzat gyámügyi osztályához. A fellebbezést illetékmentesen, Nemesharsány Önkormányzatánál lehet benyújtani. Az elutasító határozat – amelynek jogalapja: 2004. évi CXL. tv. 48. § (3) bek. – azért született, mert a hivatalnak közvetlen tudomása van arról, hogy Veres Pálné a fellebbezésre rendelkezésre álló idő túlnyomó része alatt otthon tartózkodott. A határozatot ugyanis – a tértivevényes küldemény átvételét igazoló aláírás tanúsága szerint – folyó hó 5-én személyesen kézhez vette, így a fellebbezését módjában állt volna kellő időben előterjeszteni. A határozat további adatai: Ügyszám: 6/2010. Ügyintéző: Saját név Tárgy: Veres László kiskorú (2345 Nemesharsány, Felkai út 34/A) láthatási ügye Aláíró: Kutassy József jegyző A határozatról értesítést kap: Veres Pálné, Nemesharsány, Felkai út 34/A sz. és Nemesharsány Önkormányzatának irattára


81


Feladat: Készítse el az alábbi iratokat! Ügyeljen az eljárás folyamatosságára!

1. Írjon kérvényt az alábbi témában! A településén megalakult a …. Város/község Természetvédő Egyesülete. Az egyesület adminisztrációs ügyeinek intézőjeként kéréssel fordul a település Polgármesteri Hivatalának kulturális bizottságához, melyben a hivatal támogatását kéri. A település érdekeit szolgáló feladataikhoz pénzügyi segítséget remélnek, valamint kérik, hogy a hivatal infrastruktúráját bocsássák rendelkezésükre. Indokolja a kéréseiket. Záradékként fejezze ki reményét, hogy a bizottság is fontosnak és értékesnek tartja a tevékenységüket, ezért bízik a bizottság tagjainak egyetértésében, közös ügyük támogatásában. 2. Készítse elő a határozatot! A települése Polgármesteri Hivatalának kulturális bizottságához érkezett fenti kérvényt a kulturális bizottság megtárgyalta, az támogathatónak tartotta, de a képviselő-testület határozatban elutasította. A hivatal a döntést azzal indokolta, hogy a célok nem világosak, és az egyesület a kéréseket nem részletezte. Az elutasító határozat 15 napon megfellebbezhető, melynek nincs illetékfizetési kötelezettsége. A hivatal asszisztenseként készítse elő a határozatot, melyet a jegyző ír alá. Használjon tetszőleges adatokat! 3. Írja meg a fellebbezést! Hivatkozzon a beadványra, melyben az egyesület megalakulásának célját ismertették, valamint az elutasító határozatra. Fejtse ki konkrét kéréseiket: -

Egy helyiség, ahol a munkájukat szervező összejöveteleiket tartják. Évi 100.000 Ft, azaz Egyszázezer forint a lakosság tájékoztatásához (pl. plakátkészítés, programszervezés, iskolai bemutatkozás stb.). Irodai eszközök (pl. papír, boríték, egyéb eszközök). A hivatal irodai eszközeinek használata (pl. számítógép, nyomtató, fénymásoló stb.). Évente egy összeg – külön megállapítva – a településen, a Föld napja alkalmából szervezett kulturális és környezetvédő rendezvényéhez.


82


Feladat: Az alább megnevezett hivatalhoz beadvány érkezett. Kövesse nyomon az ügymenetet és ennek megfelelően készítse el a szükséges iratokat!

Felső-Tiszavidéki Erdő- és Fafeldolgozó Gazdaság Nyíregyháza Zöldmező u. 16. 4400 Tárgy: Élőfa kivágásának engedélyezése Tisztelt Erdőgazdaság! A Nyíregyháza-Nyírtelek közötti határterületen, a Jakusbokor 6/A jelzésű külterületi ingatlanomon 3 db 25 éves akácfa áll, amelyek beárnyékolják a saját ingatlanomat és a szomszéd területét is. Ezeket a fákat most szeretném kivágni, s a fákkal – mivel azok az én ingatlanomhoz tartoznak – szeretnék szabadon rendelkezni. Tisztelettel kérem a fák kivágásához az engedélyüket. Nyíregyháza, 20… ………………………… …. Köszönettel

Tarczali Tihamér 4400 Nyíregyháza, Szárazkóró út 4.

1.

Válaszoljon a fenti levélre – iktatva: 123/20.. –, melyben igazgatóhelyetteseként tájékoztatja Tarczali Tihamér ügyfelet, hogy a Felső-Tiszavidéki Erdő- és Fafeldolgozó Gazdaság nem jogosult a saját tulajdonú ingatlanhoz tartozó élőfa kivágásának engedélyezése ügyében eljárni, ezért a levelét továbbították a Nyíregyházi Megyei Jogú Város Önkormányzata városgazdálkodási hivatalához, mert a saját tulajdonú ingatlanhoz tartozó fakivágás ügyében ők rendelkeznek hatáskörrel.

2.

A Nyíregyházi Megyei Jogú Város Önkormányzatának városgazdálkodási hivatala nevében értesítse Tarczali Tihamért, hogy az ügyét, melyet a Felső-Tiszavidéki Erdő- és Fafeldolgozó Gazdaság 123/…. számon – hatáskör hiányában – hozzájuk továbbított, illetékesség hiányában áttették a Nyírteleki Önkormányzathoz, mert a hatályos ingatlanTÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt 83


nyilvántartás szerint a Jakusbokor 6/A jelzésű külterületi ingatlan Nyírtelek településhez tartozik. A hivatal az értesítést VG-248-1/20... számon iktatja, hivatkozási szám az erdőgazdaság iktatószáma, előadója Vaska Elvira. 3.

Utasítsa el a határozatot, mely ellen 15 napon belül fellebbezni lehet. A fellebbezést a Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei Önkormányzat igazgatási osztályának kell címezni, de a Nyírteleki Önkormányzat Polgármesteri Hivatalához kell benyújtani, melyet 5000 Ft illetékkel is el kell látni Az elutasítás indokai: a hivatal a tényállást tisztázta, melynek során megállapította, hogy: -

A fák nem lehetnek 25 évesek, mert a terület – a hatályos földhivatali nyilvántartás szerint - 1993-ban került Nyírtelek településhez, s az akkori földterületi rendezések alkalmával a felmérők még nem jelezték a Jakusbokor 6/A jelzésű ingatlanon a fákat, így ezek nem tekinthetők kivágásra érett fáknak.

-

A tulajdonviszonyok tisztázásakor kiderült, hogy a fák nem a Tarczali Tihamér tulajdonában lévő ingatlanon, hanem a Tarczali Aladárral 1/2-1/2 arányban közös tulajdonban lévő, a két szomszédos telek között közlekedési útként használt ingatlanrészen találhatók. Így a fák kivágásához Tarczali Aladár hozzájárulása is szükséges, amelyet azonban ő megtagadott, hiszen a viszonylag fiatalnak tekinthető akácfák árnyékai az ő számára nem okoznak jelentős terméskiesést, ugyanakkor üdítő színfoltjai a területnek, s különösen a nyári nagy melegben kellemes az árnyékában megpihenni.

-

Az akácfák kivágását azért sem támogatja a hivatal, mert Jakusbokorban több évtizedes hagyománya van a méhészkedésnek, nagyon sok család kiegészítő jövedelemhez jut általa. A környéken több száz méhcsaládot telepítettek a méhészek, s az egészséges fák kivágása jelentős veszteséget jelentene.


84

Az iratkészítés gyakorlata I

Recommend Documents