AZ EURO-LOG LOGISZTIKAI SZOLGÁLTATÓ KFT. TEVÉKENYSÉGÉNEK ELEMZŐ BEMUTATÁSA

Budapesti Gazdasági Főiskola KÜLKERESKEDELMI FŐISKOLAI KAR KÜLGAZDASÁGI SZAK Nappali tagozat Logisztika szakirány

AZ EURO-LOG LOGISZTIKAI SZOLGÁLTATÓ KFT. TEVÉKENYSÉGÉNEK ELEMZŐ BEMUTATÁSA

Készítette: Bertalan Csilla

Budapest, 2005

2

Tartalomjegyzék 2. A LOGISZTIKA FOGALMÁNAK ÁTTEKINTÉSE ..................................... 7 2. 1. A logisztika eredete............................................................................................ 7 2. 2. A logisztika fogalma........................................................................................... 8 2. 3. A logisztika jellemzői ......................................................................................... 9 3. A KÖZÚTI ÁRUFUVAROZÁS ................................................................ 14 3. 1. A közúti árufuvarozás jellemzői..................................................................... 14 3. 2. Közúti fuvarozás az Európai Unióban........................................................... 15 3. 3. Változások a közúti fuvarozásban Magyarországon .................................... 16 4. SZÁLLÍTMÁNYOZÓK ÉS LOGISZTIKAI SZOLGÁLTATÓK ................. 19 5. AZ EURO-LOG LOGISZTIKAI SZOLGÁLTATÓ KFT. BEMUTATÁSA.. 21 5. 1. A cég helyzete az Európai Unióhoz való csatlakozás után ........................... 24 5. 2. Az Euro-Log Kft. tevékenysége ...................................................................... 27 5.3. Az Euro-Log Kft. tevékenységének folyamata............................................... 35 6. ÉSZREVÉTELEIM A MUNKAVÉGZÉS SORÁN ..................................... 38 6.1. Az akvizíció........................................................................................................ 38 6.2. Az ajánlat........................................................................................................... 40 6.3. Árajánlat a Bio Befőtt Rt. és a Köt-Szer Kft. részére.................................... 45 6.4. A megbízás tartalma......................................................................................... 47 6.5. Megbízás a Bio Befőtt Rt. és a Köt-szer Kft. részéről ................................... 51 6.6. A fuvarszervezés ............................................................................................... 52 6.7. A Bio Befőtt Rt. és a Köt-Szer Kft. megbízásainak fuvarszervezése ........... 55 6.8. Kontrolling ........................................................................................................ 60 7. EGYÉB ÉSZREVÉTELEK, TAPASZTALATOK...................................... 61 8. ÖSSZEGZÉS ........................................................................................... 65

3

9. FORRÁSOK............................................................................................. 68 10. MELLÉKLETEK JEGYZÉKE................................................................. 69 MELLÉKLETEK........................................................................................... 70

4

1. Bevezetés Dolgozatom alapjául azt a vállalatot választottam, ahol szakmai gyakorlatomat töltöttem. Ezt a 15 hetet mindenképpen egy olyan vállalatnál szerettem volna elvégezni, amely gyakorlati ismereteket nyújt számomra, segít belelátni a logisztikai folyamatok valós mivoltába, és ahol felelősségteljes munkámmal én is részt vehetek a cég tevékenységében. Így sikerült elhelyezkednem az Euro-Log Logisztikai Szolgáltató Kft.-nél, ahol a gyakorlati idő alatt olyan ismeretekre tehettem szert, melyek szervesen kapcsolódnak a Külkereskedelmi Főiskola Logisztika szakirányán tanultakhoz. Szakdolgozatom inkább a gyakorlati dolgokra mutat rá, főleg a szakmai gyakorlaton szerzett tapasztalatokra alapoz, így munkámban a logisztikai folyamatok elemzésére fektetek hangsúlyt, elméleti és gyakorlati elemeket ötvözve. A dolgozat az Euro-Log Logisztikai Szolgáltató Kft. tevékenységéről szól, arról, hogy hogyan bonyolódik le egy ügylet, melyben én is részt vettem, és amelyben sok segítséget kaptam munkatársaimtól. Ezen tapasztalatok alapján mutatom be a cégnél zajló folyamatokat, a vállalat struktúraváltásának eredményeit az Európai Unióhoz való csatlakozás után. Mivel az Euro-Log Logisztikai Szolgáltató Kft. közúti szállítmányozással foglalkozik, érdemesnek tartom összefoglalni magának a logisztika fogalmának tartalmát, a közúti szállítmányozás mibenlétét, illetve azt, hogy mi jellemez egy logisztikai szolgáltatót. A cégbeli struktúraváltás Magyarország Európai Unióhoz való csatlakozását megelőzően történt, fontosnak tartom, hogy kitérjek az EUcsatlakozás hatásainak elemzésére is a közúti szállítmányozókra vonatkozólag, illetve arra, hogy a csatlakozás milyen változásokat hozott az Euro-Log Kft. számára. Szeretném bemutatni a vállalat tevékenységét, szolgáltatásait, hogyan bonyolódik le egy ügylet a megbízás beérkezésétől a számlázásig. Igyekeztem arra törekedni, hogy dolgozatomban a vállalat tevékenységeit ne csak elméleti síkon jelenítsem meg, ezért ahol lehetett, próbáltam példával bemutatni a

5

folyamatok lebonyolítását. Hangsúlyozni próbáltam azokat a folyamatokat, részleteket, amik problémát hordoznak magukban egy-egy feladat megoldásánál. Ehhez két megbízást is alapul veszek, mert a két feladat között alapvető különbségek vannak, mindegyik más problémakörhöz tartozik. A felvetődött akadályokra igyekeztem megoldással is szolgálni.

6

2. A logisztika fogalmának áttekintése Mielőtt bemutatnám az Euro-Log Logisztikai Szolgáltató Kft. tevékenységi körét, fontosnak tartom, hogy kitérjek a logisztika kialakulására, jelentésére, feladataira, funkcióira.

2. 1. A logisztika eredete A logisztika – jelentését tekintve – a görög „logo”, a latin „logik” és a francia „loger” szavakból származik. A szó mindhárom nyelven hasonló jelentéssel bír, a gondolkodás, számítás, szállásadás fogalmát takarja. Gyakorlati gyökerei az ókorba nyúlnak vissza, a logisztika a hadseregben alakult ki, innen került át később a polgári gazdasági életbe. A katonai utánpótlás logisztikai biztosításának lényege a matematikai illetve logikus gondolkodás és cselekvés azzal a céllal, hogy a fegyveres erők részére a megfelelő, előre meghatározott időpontban az alkalmazás helyén rendelkezésre álljanak a szükséges eszközök, azaz a fegyverek, lőszerek, járművek, üzemanyagok, alkatrészek, valamint az élelem, ruházat, gyógyszerek, egészségügyi és műszaki szolgáltatások. A logisztika kialakulása az ókori görögökhöz kapcsolódik, akik a pénzügyi ellenőröket nevezték „logisztáknak”, azaz számításban jártasaknak. A római illetve bizánci birodalmakban már jelentősebb hangsúlyt fektettek a katonai feladatokra – élelemről való gondoskodás, készletek képzése, elszállásolás, a hadsereg felfegyverzése és zsolddal való ellátása. A 18. században jelentősen megnőtt a hadseregek létszáma, így az ellátás problémája mind inkább a középpontba került, mivel a raktárkészletek növekedése akadályozta a csapatok mozgékonyságát, tehát még nagyobb szervezettségre, összehangoltságra volt szükség. A. H. Jomini, Napóleon tábornoka 1838-ban írt művében a logisztikát a hadtudomány harmadik ágának nevezte a stratégia és a taktika mellett. A logisztika szerepe a hadtudomány fejlődésével egyre nőtt, a II. világháborúban az amerikai hadsereg csupán 30 százaléka vett részt a közvetlen harcokban, a többség logisztikai feladatokat látott el.

7

2. 2. A logisztika fogalma A logisztika terjedésével egyre inkább bővült a szakirodalma is. A szakirodalom sokféle definícióval szolgál. Ezek a logisztikáról alkotott különböző nézeteket mutatják be, melyek a következő definíciókból is kirajzolódnak. 1 „ A logisztika feladata az alapanyag-beszerzéstől a végső fogyasztásig terjedően az anyagáramlásban előforduló összes szállítási, rakodási, tárolási tevékenység szervezése, ellenőrzése azzal a céllal, hogy az áramlásban lévő anyag időben és a legkisebb ráfordítással jusson a megfelelő helyre.” Ballou R. N.: Business Logistics Management Prentice Hall, 19732

A következő definíció már kihangsúlyozza a feladatok komplexitását, az egyes részfeladatok

összefonódását,

valamint

a

legfontosabb

funkciót,

a

költségminimalizálást: „ A logisztika úgy definiálható, mint a megfelelő termékek megfelelő helyre való biztonságos eljuttatása a megfelelő időben és költségek mellett. Ez magában foglalja az ellátási ciklus alatt az alapanyagok mozgását és tárolását, az üzemen belül a félkész termékek és az elosztási rendszerben megjelenő késztermékek folyamatközi mozgását és tárolását.” Williams, J. M. Nemzetközi Logisztikai Kongresszus 2

Az alábbi definíció még több részfolyamatot és kiegészítő funkciót foglal magában: „ A logisztika a nyersanyagok, félkész termékek, késztermékek hatékony áramlásának tervezését, megvalósítását, ellenőrzését szolgáló tevékenységek összessége, integrációja. Ezen tevékenységek magukban foglalják a vevőszolgálatot, a kereslet előrejelzését, az elosztást, a készletgazdálkodást, az anyagmozgatást, a

1

Halászné Sipos Erzsébet: Logisztika, 1998., 17-21. oldal

2

Halászné Sipos Erzsébet: Logisztika, 1998.,24-32. oldal

8

szállítást, a termelésprogramozást és az ezekhez kapcsolódó egyéb tevékenységeket is.” Whinney-Ernst: Corporate Profitabily and Logistics, Innovative Guidelines for Executives Council of Logistics Management, Illionis, 1987. 2

A kirsch-i definíció szerint pedig a logisztika nem szűkíthető le csak az anyagáramlásra, személyek és információk ugyanúgy lehetnek az áramlási folyamat tárgyai: „ A logisztika az energiának, az információnak, a személyeknek és különösen az anyagoknak (alapanyagok és késztermékek) az egyes rendszeren belüli és rendszerek közötti áramlásának alakítása, irányítása, szabályozása és megvalósítása.” Kirsch, W.: Betriebswirtschaftliche Logistik, Wiesbaden 2

Halászné Sipos Erzsébet szavaival élve a logisztikát ma már célszerű a legtágabban értelmezni, napjaink elméleti és gyakorlati megközelítését alapul venni a logisztika meghatározásában: „ A logisztika menedzsmentszemlélet, amely áramlási folyamatok – alapvetően anyagok (alapanyagok, félkész- és késztermékek), energia, információk és személyek egyes rendszereken belüli és/vagy rendszerek közötti áramlásának tervezésére, szabályozására, megvalósítására irányul, és amelynek célja a teljes áramlási folyamathoz járuló optimális összköltség és vevőkiszolgálási színvonal elérése.” Halászné Sipos Erzsébet: Logisztika, 1998., 33. oldal

2. 3. A logisztika jellemzői A megelőző definíciók alapján a logisztika legfontosabb jellemzőit, feladatait, funkcióit a következőképp foglalhatjuk össze: •

A

logisztika

tárgya:

anyagok

(nyersanyagok,

késztermékek), energia, személyek, információk.

9

félkész

termékek,

•

A logisztika feladatai, funkciói:

-

anyagok mozgatása, szállítása, tárolása, raktározása

-

készletgazdálkodás, készletvezetés

-

termeléstervezés

-

a fenti feladatok ellenőrzése és az ezekhez kapcsolódó szolgáltatások nyújtása

-

költségoptimalizálás

-

határidők betartása (átfutási idők lerövidítése)

-

vevői igények figyelembe vétele

-

kereslet előrejelzése.

A fentieken kívül fontos feladata még ezen tevékenységek integrációja, illetve zavartalan kapcsolódásuk megteremtése, biztosítása. A logisztika polgári alkalmazásán belül kialakultak speciális alkalmazások, például: •

Szakterülete szerint:

-

beszerzési logisztika,

-

termelési logisztika,

-

értékesítési logisztika,

-

hulladékkezelési logisztika,

-

kereskedelmi logisztika,

-

marketing logisztika.

•

Gazdasági iparágak szerint:

-

ipari logisztika,

-

mezőgazdasági logisztika,

-

közlekedési logisztika,

-

oktatási logisztika,

-

banki logisztika.

A fenti szakterületek az adott szegmensek speciális tulajdonságait is figyelembe veszik, de természetesen a logisztika alább felsorolt általános jellemzői minden részterületen jelen vannak: • Rendszerszemlélet • Folyamatorientáltság 10

• Keresztmetszeti funkció • Összköltség-szemlélet (Teljes költség koncepció) • Törekvés a magas színvonalú vevőkiszolgálásra. 2 Rendszerszemlélet A logisztikát a rendszerszemlélet jellemzi, a logisztikai folyamatok rendszerekben és rendszerek között zajlanak. A rendszer valamely meghatározott cél elérésére, vagy valamely feladat megoldására tudatosan kiválasztott, meghatározott funkciójú elemek, valamint az ezek között fennálló kapcsolatok rendezett halmazából álló együttes. (Felföldi L.)3 Az elemek a rendszer legkisebb egységei, de nem elég csupán ezen elemek megfelelő működésére figyelni, hanem az elemek közötti kapcsolatokat (anyag-, energia-, információáramlás) is biztosítani kell. A kapcsolat lehet belső, tehát a rendszer elemei közötti kapcsolat, illetve külső, azaz a rendszer és környezete közötti kapcsolat. A rendszer környezetbe ágyazva működik, inputokat vesz fel a környezetből, amiket átalakít, majd a folyamat végén outputként kibocsátja őket ugyancsak a környezet számára. A rendszerszemlélet szerint ahhoz, hogy egy rendszert megismerjünk, nem elég az egyes elemeket ismernünk, hanem a köztük lévő kapcsolatokat, összefüggéseket is át kell látnunk. Nem az egyes elemek kifogástalan működése a cél, hanem a teljes rendszer zavartalan összhangja. A rendszerszemlélet összefüggésekben való gondolkodásra késztet, hiszen az elszigetelt gondolkodás az egyik alrendszernél költségcsökkenést eredményezhet, de egy másik alrendszernél költségnövekedéshez vezethet, ezzel növelve az egész rendszer költségeit.

3

Dr. Prezenszky József: Logisztika, 1995., 38. oldal

11

Folyamatorientáltság A folyamatorientáltság felhagy a korábbi statikus gondolkodás és cselekvés elveivel. Feltételezi az egyedi folyamatok logikus egymásutániságát, melyek így teljes folyamatot alkotnak, és a meghatározott cél elérését szolgálják. Figyelembe veszi, hogy az egyes részfolyamatoknál a teljesítményt és a költséget csak olyan mértékben optimalizálja, amíg az a teljes folyamat optimumát szolgálja. Azokat a pontokat, ahol a folyamat részrendszerei összekapcsolódnak, csatlakozási (vagy kapcsolódási) helyeknek nevezzük. A logisztikai folyamatokban a zavartalan működést ezen csatlakozási helyek áthidalásával lehet megvalósítani. Ha két részrendszer csatlakozása nem megfelelő, zavar támad a rendszerben, ami idő- és költségveszteséget eredményez. A logisztikai rendszerben alapvetően a következő áramlási folyamatok vannak jelen: az anyag- és termékáramlás, az információáramlás, az okmány-, valamint a pénzáramlás. A fő áramlási folyamat az anyagáramlás, mellyel együtt kezelve a többi áramlási folyamatot, megteremthetjük a sikeres logisztikai menedzsment feltételét. A folyamatorientáltság megvalósításához nélkülözhetetlen a folyamatokhoz kötődő felelősség szabályozása és a folyamatok menedzselése. Ezzel együtt egyre inkább előtérbe kerül az időfaktor, a teljes folyamatok lebonyolításának időigénye, ami az idővel való takarékosságot hangsúlyozza. Keresztmetszeti funkció A logisztika interdiszciplináris, azaz számos gyakorlati- és tudományterületet fog át. Egy rendszeren belül a logisztika minden más területtel közvetlenül vagy közvetve kapcsolatban áll. Ebből a keresztmetszeti funkcióból következik, hogy a logisztikai feladatokat sokoldalúan képzett szakemberek végzik, gyakran team-munka formájában jelenik meg.

12

Összköltség-szemlélet (Teljes költség koncepció) Az összköltség-szemlélet azon alapszik, hogy a folyamat összköltségét az egyes logisztikai részfolyamatokhoz rendelhető költségek együttesen adják. Az egyes részfolyamatok

szorosan

kapcsolódnak

egymáshoz,

így

költségeik

is

kölcsönhatásban vannak egymással. Gyakori jelenség a részterületek olyan egymásra hatása, mely szerint az egyik terület költségcsökkenése egy másik területen költségnövekedést okoz, vagy fordítva. Ez az úgynevezett átváltás, vagy „trade-off” hatás.

Ebből

következően

az

egyik

logisztikai

területen

bekövetkező

költségcsökkenés csak akkor tekinthető az egész folyamatra értelmezhető költségcsökkenésnek, ha az nem okoz egy másik logisztikai részterületen egyidejűleg a csökkenés mértékét meghaladó költségnövekedést. A logisztika feladata a költségek optimalizálása, az ennek érdekében végrehajtott költségcsökkentésnek természetesen csak akkor van értelme, ha nem rontja a vevőkiszolgálás színvonalát. Törekvés a magas színvonalú vevőkiszolgálásra A piaci versenyben a vevőkiszolgálás színvonala egyre inkább előtérbe került, jelentősége egyre inkább számottevő, hiszen a logisztikai szolgáltatás minősége a vevőkiszolgálás színvonalán keresztül válik érzékelhetővé a piacon.

13

3. A közúti árufuvarozás 4

3. 1. A közúti árufuvarozás jellemzői A közúti árufuvarozás technikai kialakulása óta folyamatosan fejlődik, egyre jobban kiszorítja a vasúti fuvarozást. Az 1930-as években a különböző árutovábbítási módok között még jellemző volt a munkamegosztás, mára ez jelentősen eltorzult, Magyarországon jelenleg az árufuvarozás több mint 65 %-a közúton bonyolódik le. Ez azzal magyarázható, hogy a vállalatok igénylik a kiszolgálás színvonalának növelését, tehát a közúti és vasúti fuvarozást összehasonlítva a közúti fuvarozás esetén kisebb az esélye az árusérülésnek, kiszámíthatóbb a kiszolgálási határidő, nem kell menetrendhez alkalmazkodni (kivéve gyűjtőforgalom esetén), illetve az áru átrakás nélkül juthat el a feladótól a címzetthez, a dézsmálás lehetőségét is jelentősen csökkentve ezáltal. A logisztika térnyerésével a vállalatoknak, termelőknek elegendő annyi alapanyagot, félkész illetve készterméket előállítaniuk, amit gazdaságosan, egy kamionnal el tudnak fuvaroztatni a közúti szállítmányozókkal, nem kell megvárni, amíg egy vonatnyi mennyiség összegyűlik. A közút mellett szól az is, hogy közúton az áruk széles körét lehet fuvarozni. Vasúton például egyes veszélyes árukat egyáltalán nem lehet fuvarozni, mint például az erősen gyúlékony termékeket, illetve a túlméretes áruk fuvarozása is nehezen megoldható. Mindkét esetben könnyebb megoldást kínál a közúti árufuvarozás, természetesen a megfelelő előírások betartása mellett, illetve útvonalengedéllyel. A közúti árufuvarozás legnagyobb hátránya, hogy ez a legkörnyezetszennyezőbb fuvarozási mód, ezért igyekeznek egyre kisebb önsúlyú, egyre kisebb zajjal működő és egyre kevesebb káros anyagot kibocsátó járművet tervezni. Erre jelenthet még megoldást a közút vasúti (ROLA) illetve vízi fuvarozással (RORO) történő kombinálása. 4

Erdélyi Kálmán; Nikischer József; dr. Tátrai Anna: Nemzetközi szállítmányozás, Első kötet, Magyar

Közlekedési Kiadó, 2002., 121-122. oldal

14

Hátrányként tartjuk számon azt is, hogy az utakat a közlekedés többi szereplőjével közösen használja, aminek következtében korlátozásokat, tiltásokat írnak elő a közúti fuvarozásra, mint például a hétvégi, nyári, éjszakai korlátozások, vagy az ünnepnapok. Emellett be kell tartani a vezetési és pihenőidőt is. Ezt szabályozza az AETR, a nemzetközi közúti árufuvarozást végző járművek személyzetének munkájáról szóló Európai Megállapodás. Ez alapján egy gépkocsivezető egy munkanap alatt legfeljebb 9 órát vezethet, 4 és fél órás vezetés után kell 45 perces pihenőt tartania, mely helyettesíthető 4 és fél órás vezetési időn belüli 15 perces szünetekkel. Az utak állapota országonként különböző, általában túlzsúfoltak, így ez olykor hosszú várakozást igényel, főleg a határok közelében. A tengelyterhelés és az utak minősége is eltérő az egyes országokban, így az útvonal megtervezése is pontos előmunkát igényel. Nagyon nagy probléma a közúton a balesetveszély, mely akkor fokozódik, ha a gépkocsivezető nem tartja be a pihenőidejét, így reakcióideje csökken. Ugyanilyen balesetforrást jelentenek a vasúti átkelők is.

3. 2. Közúti fuvarozás az Európai Unióban Már a Római Szerződés is tartalmazta a közös szabályok létrehozásának igényét a nemzetközi és az átmenő forgalomra. Hivatalosan 1993-tól, ténylegesen azonban 1995-től vált liberalizálttá a közúti fuvarpiac az Európai Unióban. Az Európai Unió közlekedéspolitikáját a Fehér Könyv foglalja össze, melyet 2001. szeptember 12-én fogadott el az Európai Bizottság. A Fehér Könyv szabja meg a közlekedéspolitika irányelveit, fejlődését. Célja a gazdasági, társadalmi és környezetvédelmi szempontból fenntartható, egyensúlyban lévő közlekedési rendszer létrehozása. Emellett cél az úthálózatok összekapcsolása, a periféria felzárkóztatása. A mobilitás növelésével párhuzamosan a közlekedési szolgáltatások minőségén is javítani kell, nem elég fejleszteni az infrastruktúrát, hanem optimalizálni is kell a

15

rendszert. Gondot okoz, hogy a közlekedési ágazatok nem fejlődtek ugyanolyan ütemben, és az arányuk is igencsak eltér egymástól. A vasútvonalak és a közúthálózat szempontjából, valamint a biztonság növelésének érdekében nagyon fontos a Transz-Európai Hálózat további fejlesztése. A közúti fuvarozási mód a leginkább balesetveszélyes, ezért az utak minőségének javítása elsődleges feladat főleg az újonnan csatlakozott országok esetében. Az Európai Unió több területet és célt jelölt ki Magyarország számára a közlekedési rendszer fejlesztésére. Ezek a célok közé tartozik a Transz-Európai Hálózat keretében történő, országhatártól országhatárig nyúló, észak-déli és kelet-nyugati irányban kiterjedő, a főváros forgalmát jelentősen csökkentő úthálózat kiépítése, aminek segítségével az ország bármely pontjáról a legközelebbi autópálya fél órán belül elérhető lenne. Ezáltal egy Lengyelországot, Szlovákiát, Magyarországot, Horvátországot és Bosznia-Hercegovinát összekötő közlekedési folyosó jönne létre, melynek köszönhetően javulna a közúti fuvarozás, az utak minősége, ebből kifolyólag pedig csökkenne a balesetveszély. Emellett a káros anyagok kibocsátásának csökkentése, a zajterhelés mérséklése, vagyis a környezet megóvása is fontos célkitűzése a Fehér Könyvnek.

3. 3. Változások a közúti fuvarozásban Magyarországon Magyarországon a közúti árufuvarozási tevékenység liberalizációja már a csatlakozás előtt megtörtént a nemzetközi fuvarozás kivételével, de a csatlakozás után ezen tevékenység végzése is szabaddá vált országunk számára. Korábban az egyes országok közlekedéspolitikai és piacvédelmi okokból kontingenseket vezettek be az idegen országbeli nagy teherbírású járművek forgalmára. Ennek következtében hazánkban is csak azok a fuvarozók végezhettek nemzetközi fuvarozást, akik rendelkeztek közlekedési engedéllyel. Ezt a rendszert a csatlakozás után megszüntették, nincs szükség azóta ilyen jellegű engedélyre, a

16

fuvarozónak csupán a közösségi engedélyt, az EU-licence-t kell megszereznie. Ugyanakkor a közösség egy hármas feltételrendszert támasztott a fuvarozókkal szemben, ami magában foglalja, hogy minden fuvarozónak meg kell felelnie a jó hírnév követelményének, megfelelő pénzügyi háttérrel kell rendelkeznie, valamint birtokában kell lennie a megfelelő vizsgáknak, melyek a szaktudását bizonyítják. A csatlakozási tárgyalások során sikerült elérnünk, hogy a kölcsönös elismerés elve alapján a közösség országaiban elfogadják a Magyarországon szerzett vizsgákat a fuvarozók esetében, illetve a járműveket sem kellett újra levizsgáztatni. A szociális szabályokat, melyek a közlekedés biztonságát segítik elő, mint például a vezetési és pihenőidőkre vonatkozó előírások, Magyarország már a csatlakozás előtt is alkalmazta. Mivel a magyar közúti fuvarozóknak átmeneti időt szerettünk volna biztosítani az új versenyfeltételekhez való alkalmazkodásra, a csatlakozási tárgyalások során derogációt kértünk a kabotázs forgalom (ha egy idegen fuvarozó végez belföldi fuvarozást egy ország két pontja között) tekintetében. Ennek eredményeként a csatlakozást követő három évben a kabotázs forgalom kétoldalú engedélyek alapján történik. Ezt követően további két évig az átmenet meghosszabbítható, ha ezt a tagállamok külön kérik. Az ötéves időszak lejárta után is van arra lehetőség, hogy a nagymértékű

kabotázs

tevékenység

miatt

kialakuló

piaci

válság

esetén

védőintézkedéseket alkalmazzanak a tagállamok. A magyar úthálózat nagy részben nem felel meg az uniós tengelyterhelési előírásoknak, ezért 2008-ig engedélyezték a tehergépjárművekre vonatkozó díj- és útvonalengedély-rendszer fenntartását. Ez az átmenet nem vonatkozik azokra a gyorsforgalmi utakra és a felújított útszakaszokra, melyek megfelelnek a 11,5 tonnás tengelyterhelési követelménynek. Az átmenet előnye, hogy a túlsúlyos járművek forgalmából adódó útfenntartási többletköltségeket útfejlesztési célokra tudjuk fordítani. 2005-ig a 25 tonna össztömeget meghaladó járművekre a közösségi adószint 65%-át kell fizetnie azoknak a fuvarozóknak, akik csak Magyarország területén végeznek fuvarozási tevékenységet. 17

A harmadikországos fuvarozáshoz szükséges engedély (CEMT 5-engedély) továbbra is létezik, azaz ha egy magyar fuvarozó az Európai Unió valamelyik tagállamából akar fuvarozni egy nem uniós országba, akkor rendelkeznie kell CEMT-engedéllyel. Fontos kiemelni, hogy Olaszországból kisautókkal nem végezhető harmadikországos fuvar nem EU-tagországba. Ugyancsak fontos változás a vámhatárok megszűnése az Európai Unió tagországai között. Ezáltal felgyorsult a fuvarozás, nem kell a határokon várakozni, növekedett a fuvarozási kapacitás, illetve az adminisztrációs terhek is csökkentek.

5

CEMT: Közlekedési Miniszterek Európai Konferenciája

18

4. Szállítmányozók és logisztikai szolgáltatók 6 A szállítmányozói szakma kialakulásában jelentős szerepe volt a fuvarozóknak. A szakirodalom szerint fuvarozónak nevezzük azt a természetes vagy jogi személyt, aki a fuvarozási szerződés alapján fuvarozói díj ellenében a küldeményt eljuttatja rendeltetési helyére és kiszolgáltatja a címzettnek. A fuvarozók megbízhatósága azonban sok esetben megkérdőjelezhető, ezért egyre inkább olyan közvetítőket kapcsoltak be egy fuvarozási feladat végrehajtásába, akik széles körű földrajzi, közlekedési, fuvarozási, stb. ismeretekkel rendelkeztek, így a küldemény a lehető leggyorsabban, legbiztonságosabban, leggazdaságosabban jutott el rendeltetési helyére. Ezek a közvetítők lettek a szállítmányozók, akik a szállítmányozási szerződés értelmében saját vagy megbízójuk nevében, de megbízójuk számlájára kötelesek a küldemény továbbításához szükséges szerződéseket megkötni. Különbség a fuvarozó és a szállítmányozó között, hogy a fuvarozó csak saját érdekeit képviselheti, míg a szállítmányozó megbízója érdekeit is köteles érvényre juttatni. A szállítmányozók saját fuvareszközeikkel fuvarozhatnak is, ilyenkor fuvarozó módjára felelnek az általuk végzett munkáért. A fuvarozók ezzel szemben nem vonhatók felelősségre szállítmányozóként, csak fuvarozói felelősség terheli őket. Mint említettem, a szállítmányozók széles körű ismeretekkel rendelkeznek a fuvarozás területén, ismerik a fuvarpiacot, a fuvarozási tendenciákat, sajátosságokat. Egy szállítmányozó bekapcsolása a fuvarozási feladatba jelentős megtakarításokat tesz lehetővé, ez a legnagyobb előnye. Az éves keretszerződések által nagy mennyiségeket tudnak alacsony áron eljuttatni rendeltetési helyükre. Napjainkban a szállítmányozók egyre szélesebb körű többletszolgáltatást nyújtanak, ami arra vezethető vissza, hogy egyre inkább szükségessé vált tevékenységük bővítése, a költségoptimalizálás, illetve a rendszerben való gondolkodás. Így a hagyományos szállítmányozói tevékenység mellett egyre több logisztikai szolgáltatás jelenik meg a szállítmányozók tevékenységei között, mint például a raktározás, csomagolás, komissiózás, vámkezelés, kárrendezés, stb. Ezáltal azonban még nem válik 6

Erdélyi Kálmán; Nikischer József; dr. Tátrai Anna: Nemzetközi szállítmányozás, Első kötet, Magyar

Közlekedési Kiadó, 2002., 17-19. oldal, 166-167. oldal

19

logisztikai szolgáltatóvá egy szállítmányozó, csak akkor, ha beépül egy megbízó termelési, beszerzési vagy értékesítési, vagy mindezeket átfogó logisztikai rendszerébe. A logisztikai szolgáltató nem az egyes ügyleteken elérhető legnagyobb nyereségre törekszik, hanem arra, hogy hosszú távú kapcsolatokat alakítson ki megbízóival. Igyekszik a lehetőségek, a költségek és az idő területén a lehető legkedvezőbb lehetőségeket megteremteni, érvényre juttatni a logisztika alapelvét: a megfelelő árut a megfelelő mennyiségben és minőségben, a megfelelő helyen és időben a megfelelő költségek mellett a címzettnek kiszolgáltatni. Az utóbbi időben számos szállítmányozó vállalat jött létre, bár a piac nem tud ennyit eltartani, ezért sorra szűnnek is meg a kisebb cégek. A piacon maradás feltétele, hogy a vállalat lépést tudjon tartani a piac változásaival, a vevők igényeivel, rugalmasan tudjon reagálni rájuk, és minél inkább megbízható, gyors, pontos, és egyre több területre kiterjedő logisztikai szolgáltatást nyújtson. Versenyelőnyt az tud szerezni, aki a hagyományos szállítmányozói feladatokon kívül kiegészítő, értéknövelő szolgáltatásokat is kínál. Tehát képes arra, hogy a megbízói igényeket magas színvonalon elégítse ki olyan komplex szolgáltatást biztosítva, hogy a megbízónak egy ügylet feladatainak végrehajtásához ne kelljen más-más szolgáltatóval felvennie a kapcsolatot, hanem egyetlen vállalat segítségével meg tudja oldani azokat. Ebből kifolyólag megállapíthatjuk, hogy egyre inkább a logisztikai szolgáltatók válnak a legversenyképesebbé a piacon.

20

5. Az Euro-Log Logisztikai Szolgáltató Kft. bemutatása Az Euro-Log Logisztikai Szolgáltató Kft. 1994-ben alakult, és mind a mai napig tisztán magyar tulajdonban van. Ekkor indította be nemzetközi szállítmányozói tevékenységét, illetve önálló vámforgalmat is bonyolított, melynek jelentősége az Európai Unióhoz való csatlakozásunk után jelentősen visszaesett. A Nyugat-Európa felé irányuló forgalom mellett nagy jelentősége van a KeletEurópa országaiba történő fuvarozásnak, ez a térség jelenleg is az egyik legfontosabb piacnak számít. Ide tartozik az orosz, belorusz, ukrán, román, bolgár, moldáv, szerbia-montenegrói és horvát forgalom. Ezekbe az országokba gyógyszereket, vetőmagokat, alapanyagokat, illetve az építőiparban használatos vasat és acélt szállítanak. Az EU csatlakozás után ez a szegmens nem veszített fontosságából, sőt, ez nevezhető a vállalat „specialitásának”, hiszen az ebbe az irányba történő fuvarozás esetében nem szűnt meg a vámkezelés, az árut nem csak egy fuvarlevél kíséri, hanem származási igazolás, TIR Carnet és EV is. Ezeknek a feladatoknak a végrehajtásánál nagy szükség van egy olyan logisztikai szolgáltatóra, aki kiválóan ismeri ennek a szegmensnek a sajátosságait. A vállalat a kelet-európai forgalomhoz sorolja a balti-finn, illetve a volt közép-keleteurópai országok irányába történő fuvarozást is. A balti-finn forgalom szintén erőssége a cégnek, ebbe az irányba heti rendszerességgel indul gyűjtőjárat, illetve jön vissza, melynek keretében méz, konzervek, elektronikai alkatrészek, alapanyagok kerülnek fuvarozásra. A gyűjtőforgalom mellett jelentős a komplett rakományos fuvarozás is ebben a térségben. A

volt

közép-kelet-európai

országokba,

azaz

Csehországba,

Szlovákiába,

Szlovéniába és Lengyelországba, a szállított áruk nagy részét építőipari termékek, elektronikai alkatrészek, illetve papíráru teszik ki. Ezekkel az országokkal kapcsolatban várható a kereskedelem fellendülése, hiszen egyre több multinacionális vállalat létesít leányvállalatot ebben a térségben, illetve az Unióhoz való csatlakozás a fejlődést, és a kapcsolatok elmélyülését eredményezheti majd.

21

Az Euro-Log Kft. természetesen nyugat-európai forgalmat is bonyolít, ide tartozik Németország, Ausztria, Anglia, Belgium, Hollandia, Dánia. A megbízások szám szerinti alakulásában az ezeken a viszonylatokon végbemenő forgalom a legjelentősebb. A saját kocsik, azaz a céggel keretszerződéses kapcsolatban álló fuvarozók kamionjai, általában ezeken az útvonalakon mozognak. Az autók körben való mozgátasa főleg ezeken a viszonylatokon valósul meg a gyakorlatban, de cél lenne az autók kelet-európai utakra való indítása is. Exportban általában konzerv, méz, csomagolóanyag, szaniteráru, papíráru kerül fuvarozásra, importban pedig jelentős az építőipari alapanyagok behozatala. A dél-európai forgalom keretében történik a Franciaországba, Olaszországba, Spanyolországba, Portugáliába irányuló áruk fuvarozása. Az ezeken a területeken történő fuvarozásokon jelentkezik leginkább a szezonalitás, a megbízások szám szerinti alakulása itt a legingadozóbb. Az export és az import aránya nincs egyensúlyban, nyár elején inkább az import, ősszel pedig az export van túlsúlyban, ami fuvarpiaci gondokat okozhat. Az Euro-Log Kft. azonban igyekszik nem áldozatául esni ezeknek az ingadozásoknak, keretszerződései és jó kapcsolatai segítségével törekszik ügyfeleinek így is a legjobb szolgáltatást nyújtani. Ezekbe az országokba főleg szaniterárut, konzervet, elektronikai alkatrészeket, vetőmagokat, borászati kellékeket szállítanak, az importra háztartási áruk, egészségügyi termékek, alapanyagok szállítása jellemző. Mindezek mellett meg kell említeni a belföldi árufuvarozást is, aminek keretében számtalan fajtájú áru kerül fuvarozásra, a péksüteményektől kezdve a cipőkön át az építőipari alapanyagokig terjedően. Ide tartozik a gyűjtőforgalommal a vállalat telephelyére beérkező áruk terítése is. Az Euro-Log Kft. központja Budapesten található a Ceglédi úton. Jelenleg két raktára működik, az egyik a központnál, a Ceglédi úton, a másik a Pesti úton, összesen 4000 m2 alapterületen. A budapesti központon kívül Szentpéterváron és Temesváron működik iroda, illetve Szlovákia és Szerbia-Montenegro területén a 2005. évtől képviselteti magát az Euro-Log Csoport.

22

A szentpétervári telephely 1995-ben jött létre, segítségével a vállalat munkatársai szoros kapcsolatokat tartanak fenn a térség országaival, illetve koordinálják a Magyarországra és Európába irányuló forgalmat. Figyelemmel kísérik az áruk útját, illetve megszervezik a vámolásokat, lerakások menetét. Fontos ez a kapcsolat, mert a helyi sajátosságokat ismerve így tud a vállalat hatékonyan dolgozni, mindenre kiterjedő szolgáltatást nyújtani ügyfelei számára a kelet-európai piacon is. 2004 januárjában kezdte meg működését Temesváron a romániai leányvállalat. Temesvár egyike Románia legfejlettebb térségeinek. Fejlődése dinamikus, infrastruktúrája megfelelő, ezért esett a választás erre a térségre. Emellett rengeteg multinacionális vállalat helyezi át gyártását ebbe az országba, így egy romániai leányvállalattal még rugalmasabban tudja a vállalat kiszolgálni ügyfeleit. A leányvállalat önállóan bonyolítja le az export- illetve importforgalmat, rendelkezik raktárral, végez vámkezelést. Az Euro-Log Kft. több mint egy évtizedes tapasztalattal rendelkezik a logisztikai szolgáltatás területén. Céljai közt szerepel, hogy az európai határok megszűnésével elősegítse Magyarország integrálódását az európai folyamatokba, az ehhez szükséges anyag- és áruforgalmat rugalmasan bonyolítsa le. Emellett célként fogalmazta meg a vállalat azt is, hogy legfőbb elvét, mégpedig a partnerek igényeinek gyors és hatékony kielégítését a lehető legmegbízhatóbban és legmagasabb minőségi szinten hajtsa végre. Az Euro-Log Kft. nagy hangsúlyt fektet a minőségi munkavégzésre, ezért is építette ki még 1996-ban az ISO 9002-es minőségbiztosítási rendszert, melyet a TÜV Rheinland EUROAQUA Kft. tanúsított. A vállalat minőség iránti elkötelezettségét tükrözi az is, hogy sikerült megkapnia az ISO 9001:2000 szabvány akkreditálását is. A vállalat minőségpolitikájában nagy hangsúlyt kap a hosszú távú kapcsolatok kiépítése, ennek érdekében szigorú feltételek alapján választja ki és folyamatosan ellenőrzi alvállalkozóit. Az Euro-Log Kft. tagja a Magyar Szállítmányozók és Logisztikai Szolgáltatók Szövetségének, a Magyar Közúti Fuvarozók Egyesületének, a Magyar Logisztikai Egyesületnek,

Vámügynökségek

és 23

Vámközreműködők

Magyarországi

Szövetségének, valamint nemzetközi szervezeteknek is, mint például a Nemzetközi Szállítmányozási Szervezetek Szövetségének. Ezek alapján elmondható, hogy a vállalat jelmondata –„Értékes áru – értő kezekben”– nem csak üres ígéret partnerei számára.

5. 1. A cég helyzete az Európai Unióhoz való csatlakozás után Az Európai Unióhoz való csatlakozás után a határok megszűnésével a szolgáltatók között egyre élesebb árverseny alakult ki, illetve érezhetően visszaesett a forgalom. A csatlakozás napja előtt óriási volt a dömping, majd hirtelen megtorpant a piac. Ennek ellenére mégis magasabb volt a megbízások éves száma, amit a következő ábrák7 is szemléltetnek.

Megbízások számának alakulása havonta

Darabszám

1500 2003 2004 2005

1000 500 0 01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09. 10. 11. 12. Hónapok

7

Forrás: Cégkimutatás

24

Megbízások számának alakulása kumulálva

Darabszám

8000 6000

2003 2004 2005

4000 2000 0 01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09. 10. 11. 12. Hónapok

Ha a megbízások számának alakulását kumulálva nézzük, akkor jól látszik, hogy a megbízások mennyisége rendre meghaladja az előző év azonos időszakának mennyiségét. Ennek ellenére az árbevétel mégsem növekedett, sőt a csatlakozás után a havi átlagos árbevétel 151 millió forintról 115 millió forintra esett vissza 2004-ben. Ennek oka az óriási árverseny volt, vagyis az, hogy a szolgáltatásokat igen nyomott árakon lehetett eladni, illetve a forint erősödése is éreztette hatását. A határok megszűnésével megsokszorozódott a fuvarozók száma a hazai piacon, akik eddig nem akartak Magyarországra jönni a határok és a vám miatt, most ők is megjelentek szolgáltatásaikkal. Meg kell említeni azt is, hogy egy-két megrendelőt elveszített a vállalat. A 2005-ös évben kezd helyre állni a helyzet, jelenleg a havi átlagos árbevétel közel 143 millió forint, bár ezt az összeget is jóval több megbízás teljesítésével sikerül realizálni.

25

Havi átlagos árbevétel 200000 150000

150879 115314

142655

100000

Havi átlagos árbevétel

50000 0

2004. I. 2004. II-III. 2005. I-II. negyedév negyedév negyedév

Az Európai Unióhoz való csatlakozás egy szerkezeti változást is hozott az Euro-Log Kft. életébe. A csatlakozás előtti szervezeti felépítésnél ugyanaz a személy tartotta a kapcsolatot a megbízóval és a fuvarozóval egyaránt. Az osztályok Európa térségei alapján voltak felosztva (Nyugat-Európai Osztály, Kelet-Európai Osztály és DélEurópai Osztály). Ekkor a megbízónak figyelembe kellett vennie, hogy milyen térségbe kíván megbízást adni, és az azért felelős kollégát kellett keresnie. Az EuroLog Kft. már korábban is érezte, hogy ez nem a legmegfelelőbb struktúra a munkavégzéshez, és hogy változtatnia kellene. Ennek megfelelően a csatlakozás után végbement a struktúraváltás, és ennek megfelelően alakították ki az Értékesítési Osztályt és a Szállítmányozási Osztályt, ahol az értékesítés tartja a kapcsolatot a megbízókkal, és a szállítmányozás a fuvarozókkal. Az új szervezeti felépítés tulajdonképpen egy egyablakos rendszer, amely keretében a vállalat az értékesítésen keresztül kommunikál a megbízó felé. Nagy előny jelent, ha jó az értékesítő, ismeri a megbízó kívánságait, igényeit, és mindemellett igyekszik a megbízó iránti figyelmességre is törekedni, például nem felejti el a névnapokat, születésnapokat. A struktúraváltáshoz az is hozzájárult, hogy az Unióhoz való csatlakozás után már nem volt értelme Európa nyugat-kelet-dél szerinti felosztásának, mivel az EU tagországokon belül zajló export-import tevékenység már úgy jelenik meg, mint európai uniós export-import, és a többi fuvar, amely harmadik országba megy, lett a nemzetközi fuvar. Ezek alapján kellett kialakítani a vállalat új szervezeti felépítését, melyet az 1. számú melléklet mutat be.

26

5. 2. Az Euro-Log Kft. tevékenysége8 Ebben a fejezetben mutatom be részletesen az Euro-Log Kft. főbb tevékenységeit, a belföldi szállítmányozást, a nemzetközi szállítmányozást, a gyűjtőszállítmányozást, a raktározást, a csomagolást, a vámügyintézést és az értéknövelő szolgáltatásokat. A belföldi szállítmányozás A belföldi szállítmányozás az Európai Unióhoz való csatlakozással együtt megváltozott, egyre inkább jelentőssé vált a belföldi elosztási láncok hatékonysága. Egyre fontosabb lett a disztribúció hazai szerepe, a korábbi nemzeti, nemzetközi jelleg immár lokális és globális felosztást kap. A belföldi szállítmányozás, disztribúció lehetővé teszi a háztól házig való fuvarozást mind kis küldemények, mind rész- és komplett rakományok esetén, az átvételtől számított 24 órán belül, a Magyar Általános Szállítmányozási Feltételek alapján. A belföldi szállítmányozásban részt vesznek 800 kg teherbírású furgonok, 3 tonnás kisautók, illetve 24 tonnás kamionok is, bár mindig figyelembe kell venni, hogy az adott jármű behajthat-e a címzett telephelyére, például Budapesten belüli disztribúció esetén

24

tonnás

kamion

nem

mehet

be

egyes

utcákba.

A

belföldi

szállítmányozásban részt vevő autók rádiótelefonnal felszereltek, így biztosított az állandó kapcsolattartás a gépkocsivezetőkkel, az ügyfél kérésére bármikor pontos információt tud mondani a vállalat a küldemény aktuális helyzetéről. A raktározásnak a belföldi szállítmányozás és disztribúció esetén is fontos szerepe van, mert előfordul, hogy a külföldről érkező árut nem fuvarozzák közvetlenül az ügyfél telephelyére, hanem a raktárba hozzák, onnan pedig egy belföldi autó fuvarozza tovább a küldeményt. Ekkor is nagyon fontos a gépkocsivezetőkkel való kapcsolattartás, mert viszonylag pontosan meg lehet állapítani azt az időpontot, amire a nemzetközi autó megérkezik, és nem kell órákig várnia a belföldi autónak sem. Ugyanez az eset fordítva is fennáll, tehát először Budapestre kell elszállítani

8

www.eurolog.hu/Szolgáltatásaink, letöltés időpontja: 2005.11.02.

27

belföldön a rakományt, utána pedig nemzetközi autóval történik a pontos címzetthez való szállítás. A nemzetközi szállítmányozás A nemzetközi szállítmányozás alkotja a vállalat fő szolgáltatását. Ennek keretében komplett

rakományok,

illetve

a

nem

gyűjtőforgalomban

fuvarozandó

részrakományok fuvarozása történik. A nemzetközi árufuvarozás, mint már korábban kifejtettem, egész Európa területét lefedi. Saját kamionokkal, rendszeresen együttműködő alvállalkozókkal, illetve esetenként alkalmazott cégekkel történik az árufuvarozás. A nemzetközi szállítmányozás lényege is megváltozott hazánk Európai Unióhoz való csatlakozása után. Az EU tagállamai között nem kell vámkezelni az árukat, ezek az ügyletek lettek az uniós ügyletek. A megbízások nagy része jelenleg az Unión belül zajlik. Mindemellett megmaradtak a nemzetközi ügyletek, melyek főleg KeletEurópa felé irányulnak, ezeknél az ügyleteknél a vámkezelést is le kell bonyolítani. A nemzetközi szállítmányozás egy igen összetett feladat, részletekbe menő ismereteket igényel az áru berakodásától a címzett telephelyén történő kirakodásig. Pontos munkát igényel főleg részrakományok esetén a rakománytervezés. Ekkor nagyon pontos információkra van szükség a megbízók részéről is a rakomány jellegére, terjedelmére, súlyára, felvételének pontos helyére és időpontjára vonatkozólag, hiszen ezek ismeretében lehet a lehető leghatékonyabban kihasználni a kamiont. A veszélyes áruk fuvarozásánál is lényeges a törvényi előírások pontos ismerete, betartása. Az Euro-Log Kft. robbanó anyagokon és radioaktív anyagokon kívül mindenfajta veszélyes áru fuvarozását elvállalja, saját kocsiparkjában is több olyan autó működik, amelyekkel lehetséges a veszélyes áruk fuvarozása. A túlméretes illetve túlsúlyos áruk fuvarozásánál is figyelembe kell venni a törvényi előírásokat, pontosan meg kell tervezni, biztosítani útvonalukat, valamint gondoskodni a kíséretükről. 28

A nemzetközi szállítmányozásban résztvevő járművek is felszereltek rádiótelefonnal, így követhetőségük biztosított. A saját autók sofőrjeinek naponta kétszer kell SMS-t küldeniük helyzetükről, egyszer reggel 8 és 9 óra között, illetve egyszer délután 14 és 15 óra között. Ez alapján a vállalat munkatársai mindig friss információval rendelkeznek az autókról, rugalmasan be tudják osztani a megbízásokat. Emellett vannak olyan megbízók, akik igénylik, hogy pontos adatokat kapjanak áruik helyzetéről. Számukra az internetes járatkövetés biztosítja a pontos információt. A járatkövetős cégek áruit fuvarozó vállalatoknak szintén napi kétszer kell SMS-ben vagy e-mail-ben lejelenteniük autóik helyzetét. A járatkövető kolléga rögzíti az Interneten a kapott információt, amit aztán a megbízó is könnyen ellenőrizhet. A gyűjtő szállítmányozás A gyűjtő szállítmányozás is bővíti az Euro-Log Kft. tevékenységi körét. Gyűjtő szállítmányozásnál komplex szolgáltatásról van szó, melynek több előfeltétele is van. Elsősorban jó árualappal kell rendelkezni az adott viszonylaton, tehát olyan relációban adnak fel kis mennyiségű árut, ahonnan szintén kis mennyiségű áru érkezik. Például Magyarország-Írország közötti fuvarozás esetén nem jönne össze megfelelő mennyiségű áru, a járatok üresen, vagy nagyon alacsony kihasználtság mellett tudnának szolgáltatni. A kis mennyiségű áru maximum 5 tonnát jelent, illetve 1-3 palettát. Gyűjtő szállítmányozás esetén legalább két raktárra van szükség, egy indító raktárra, ahonnan elindulnak a gyűjtőtételek, illetve egy fogadó raktárra, ahol a külföldi gyűjtőpartner fogadja a gyűjtőszállítmányt. Ezek a raktárak lehetnek saját tulajdonban lévő, vagy bérelt raktárak. A

szállítmányozónak

szüksége

van

egy

megbízható

fuvarozóra,

akivel

keretszerződést köthet. A szerződés hetente meghatározott számú járatra szól, ennek kialakításánál figyelembe kell venni, hogy megfelelően ki legyen használva a jármű. A gyűjtő szállítmányozás kétféle módon történhet. A megbízás szólhat háztól házig történő fuvarozásra, ilyenkor a gyűjtő szállítmányozó a feladóktól befuvarozza saját 29

gyűjtőraktárába az árukat, majd onnan egy gazdaságosan kihasznált jármű viszi az érkező raktárba. A címzetthez terítőjárattal kerül az áru. Emellett úgy is végbemehet az ügylet, hogy a feladó maga viszi el az árut a gyűjtő szállítmányozó raktárába, és a címzett maga megy el az árujáért. Az Euro-Log Kft. korszerű raktárakkal rendelkezik, melyek lehetővé teszik a hatékony működést. Képesek a forgalomban lévő valamennyi rakodási magasságú és felépítményű gépjármű fogadására és kiszolgálására. Rugalmasan alkalmazkodik a partnerek igényeihez, így reggel 8-tól este 6-ig van nyitva, rendkívüli esetekben megoldható a munkaidőn kívüli nyitva tartás is. Tanácsadás A logisztikai követelményrendszer, amely megkívánja, hogy az áru a megfelelő időpontban, a megfelelő helyre, a megfelelő mennyiségben, minőségben és költséggel jusson el, számos operatív megoldást kínál. Ezek közül mindig van egy, ami a legalkalmasabb. A megvalósuló logisztikai folyamat egy összetett hatékonysági vizsgálat során dől el. Az Euro-Log Kft. ebből kiindulva igyekszik megrendelői segítségére lenni. A vállalatnál minden kedden késő délután személyes tanácsadásokon

lehet

részt

venni,

ahol

igyekeznek

a

kérdéseket

minél

körültekintőbben megválaszolni. Teljes körű vámügyintézés Ehhez a szolgáltatáshoz tartozik a vámügyintézés, a közvámraktározás, az ÁFA raktár üzemeltetése és az Intrastat ügyintézés. Mindez szakszerű, magas színvonalú szolgáltatást jelent, amit minden új ügyfél számára felkínálnak a vonatkozó törvények szabta keretek és a nyújtott lehetőségek kihasználásával. Az alábbiakban részletezem a fent említett szolgáltatásokat. A vámügyintézés magába foglalja az export-import irányú kereskedelemben és személyi forgalomban előforduló valamennyi vámkezelést, mely a vámáru jelleget megtartó és megszüntető vámeljárások, vámkezelések összességéből áll. Ide tartozik a vámeljárásokhoz, vámkezelésekhez szükséges okmányok beszerzése, engedélyek, 30

kontingensek

igénylése,

árunyilatkozatok,

származási

bizonylatok

kitöltése,

kereskedelmi számlák elkészítése, tevékenységi engedélyek iránti kérelmek elkészítése, folyószámla-egyeztetés, a vámeljárásokhoz, vámkezeléshez tartozó fuvarokmányok kitöltése, vámbefizetéssel kapcsolatos ügyintézés. A közvámraktározás keretében az Euro-Log Kft. a megbízó vámáruját raktározza, melynek idejére biztosítékot nyújt a bent lévő áru vámterheire. A megbízó kívánsága szerint a raktározás végén elvégzi a szükséges, megfelelő vámkezelést. Az ÁFA Raktár üzemeltetése és az Intrastat ügyintézés az Európai Uniós csatlakozás eredményeként bevezetett új szolgáltatások az ügyfelek részére. Ezen szolgáltatások során a partnerek külkereskedelmi tevékenysége folyamán a finanszírozás könnyíthető. Disztribúció Az Euro-Log Kft. bármilyen kis méretű küldemények terítését is elvégzi Magyarország területén belül, az átvételtől számított 24 órán belül, a Magyar Általános

Szállítmányozási

Feltételekben

megfogalmazottak

alapján.

Ez

a

szolgáltatás háztól házig történő fuvarozást jelent, viszonylag rövid távú és belföldi viszonylatokon. A terítésben részt vevő flotta a legkisebb, 800 kg teherbírású furgont, 3 tonnás kisautót, valamint 24 tonnás kamiont egyaránt tartalmaz, melyek rádiótelefonnal felszereltek, így a küldemény útja nyomon követhető, probléma esetén azonnal értesítést kap a vállalat, illetve ad a partner felé. A raktározáson kívül vállalja a cég az áruk raktározását, valamint a komissiózási feladatok fuvarszervezéssel történő összehangolását is. Az Euro-Log Kft. összeghatár nélkül vállalja utánvétes küldemények továbbítását. A megrendelés során az előzetesen megadott összeget készpénzben átveszik a címzettől, melyet aztán banki átutalással teljesítenek a partner felé. Az Európai Unióhoz történő csatlakozás kapcsán a belföldi szállítmányozás területén is alapvető változások következtek be. A korábban nemzetközi viszonylaton jellemző szűk keresztmetszetek, mint például a vámhatárokon és a vámhivatalokban történő várakozások helyett a belföldi elosztási láncok hatékonysága lett a mérvadó. Emiatt 31

fokozatosan növekszik a disztribúció hazai szerepe és a korábbi nemzeti, nemzetközi jelleg már lokális és globális felosztást kap. Raktározás Az Euro-Log Kft. két raktározási bázisa Budapesten található, az átmenő forgalom, cross docking raktározás a telephelyen, a X. kerületben, a főváros logisztikai szempontjából kiemelt területén helyezkedik el. A rendelkezésre álló korszerű raktártechnikai eszközök alkalmazása lehetővé teszi a raktározási tevékenység hatékony működését, valamint valamennyi forgalomban lévő rakodási magasságú és felépítményű gépjármű fogadását, kiszolgálását. Az ügyfélorientált kereskedelem céljai közt szerepel az egyre jobb minőségű, komplex szolgáltatás, az optimális mennyiség a raktárban, és a gyors időbeni kiszállítás. Az Euro-Log Kft. fő feladatának tekinti az általa kezelt termékek elérhetőségének biztosítását minden körülmények között. Ennek érdekében a raktárak nyitva tartása rugalmasan igazodik a partnerek igényeihez. Munkanapokon 8-18 óráig, munkaidőn kívül eseti jelleggel szolgálnak ki és tárolnak be árut, illetve sürgős esetekben megoldható a hétvégi nyitva tartás is. A raktárban lévő áruk tárolási díja napi elszámolás alapján történik. Ezáltal a megrendelő lehetőséget kap a raktározási költségek közvetlen, önmaga általi szabályozására. A havi raktározási teljesítmény igazolása a mindenkori számla pontos mellékleteként is megjelenik. Ezek alapján a megbízók minél pontosabb és hatékonyabb kiszolgálása áll a középpontban, melyet a rendelkezésre álló erőforrások optimális hasznosítása, a minőségi előírások folyamatos fejlesztése és korszerű technikai eszközök alkalmazása támogat. Mivel a logisztika területén a megfelelő kapacitású és hatékonyságú raktározás a tevékenység alapja, ezért ezen jellemzők folyamatos karbantartása, illetve a korszerűsítés az Euro-Log Kft. fejlődése tekintetében alapvető fontosságú

32

Értéknövelő szolgáltatások Teljes körű logisztikai szolgáltatóként az Euro-Log Kft. valamennyi szakterületen végez

olyan

tevékenységeket

is,

melyek

az

együttműködések

során

az

alapfolyamatok kiegészítéseképpen a kereskedelmi áruforgalomban értéknövekedést eredményeznek. Ezen értéknövelő szolgáltatások köre a mindenkori piaci elvárásoknak megfelelően állandóan bővül, minőségében pedig egyre árnyaltabb lesz. A vállalat partnereivel való hosszú távú együttműködésének fontos eleme az a törekvés, amely a reálfolyamatok biztonságának szokásosnál magasabb minőségére irányul. Folyamatos tervezés mellett fejlesztenek ki új rendszereket, illetve hónapról hónapra tesznek új intézkedéseket annak érdekében, hogy semmilyen körülmény esetén se fordulhasson elő a megrendelői érdek sérülése. Ezeknek a fejlesztéseknek, intézkedéseknek köszönhetően zökkenőmentesen lehet a partner tevékenységéhez kapcsolódni, elősegítve a megrendelő sikereit is. Az Euro-Log Kft. jelenleg az értéknövelő szolgáltatások körében a csomagolást, a címkézést,

a

komissiózást,

az

utánvétet,

a

vállalati

zárat,

az

online

szállítmánykövetést, az áruérték-figyelést és a tanácsadást kínálja a partnereknek. A csomagolás magába foglalja az egységrakományok képzését, a palettázást, a pántolást, illetve a zsugorfóliázást. Az is előfordulhat, hogy a raktárba érkező áru csomagolása nem megfelelő, ilyenkor megoldható a csomagolás kijavítása, illetve újra csomagolása, alkalmassá téve azt a nemzetközi fuvarozásra. Import viszonylatban sor kerülhet a csomagolási egységek megbontására, illetve átcsomagolására. A címkézés során az exportcsomagolás alapinformációkkal, azonosítókkal való ellátása történik. Veszélyes áru esetén, vagy ha az áru jellege megkívánja, biztonsági címkéket helyeznek el a csomagoláson. Az illetéktelen hozzáférést kiküszöbölendő, roncsolásmentes tasakokat alkalmaznak.

33

A komissiózás a termékskálából történő egyedi megrendelések összeállítását jelenti, rendszeres forgalomban ez ütemezett szállítmányok kialakítását teszi lehetővé. Az utánvét keretében biztosítható a megrendelői érdek biztonságos kezelése az értékesítés során. A vállalati zár (biztonsági plomba) a szabadforgalomban mozgó áruk biztonságos fuvarozását, védelmét szolgálja, tulajdonképpen ez a konténerek, járműajtók, szállító dobozok biztonsági zárása. Az online szállítmánykövetés egy egzakt rendszer az áruszállítási folyamatok biztonsága érdekében. A könnyű elérhetőség a honlapon keresztül lehetővé teszi a tervezhető, költséghatékony áruátvételt a megbízó számára. Az áruérték-figyelés lehetővé teszi, hogy szükség esetén a lehető legjobb feltételek mellett kössön a vállalat kiegészítő, teljes körű árubiztosítást. Ugyanakkor így biztosítható

az

áru

értékének

és

tömegének

felelősségbiztosítás fajlagos kártérítési maximuma.

34

ismeretében

a

fuvarozói

5.3. Az Euro-Log Kft. tevékenységének folyamata Ebben a fejezetben bemutatom az Euro-Log Kft-nél zajló folyamatokat, a megbízás beérkezésétől a számlák kiegyenlítéséig. Emellett igyekszem rávilágítani azokra a mozzanatokra, hibákra, hiányosságokra, melyek problémát okozhatnak a fuvarozási feladat lebonyolítása során, és akadályozzák a gyors munkavégzést. Megpróbálok az adott nehézségek kijavítására ötleteket adni, illetve megoldást találni. A cégnél zajló folyamatok egymásutánját a következő ábrával szemléltetem: Értékesítési osztály -

megbízás beérkezése az értékesítőhöz telefonon, e-mailen, faxon

-

az értékesítő rögzíti a számítógépes programban a megbízást, így az evidenciaszámot kap (az adott év és a megbízás sorszámából tevődik össze)

-

minden egyes megbízás külön irattartóba, ún. „köntös”-be kerül, amelyre felkerül az evidenciaszám, a megbízó, a viszonylat, az áru felvételének napja, illetve jelzés arra vonatkozólag, hogy a partner igényli-e a CMR és/vagy szállítólevelet a fuvarfeladat végrehajtása után

-

az értékesítési osztály e-mailen keresztül értesíti a szállítmányozási osztályt a feladatról

-

amennyiben a cég elvégzi a vámkezelést, vámkezelési megbízást tölt ki a vámcsoport részére

↓ Szállítmányozási osztály -

a megbízásban szereplő adatoknak megfelelően kamiont vesz a feladat végrehajtásához, ami lehet saját kocsi, vagy külső partner kocsija

-

a fuvarozóval történő egyeztetés után az adott megbízáshoz csatolja a járatot, azaz felviszi a számítógépes rendszerbe a fuvarozó nevét, a rendszámot, illetve a fuvardíjat

-

a lefaxolt fuvarmegbízást az adott megbízás köntösébe helyezik

-

értesíti az értékesítési osztályt, hogy van járat a megbízáson

35

-

amennyiben szükséges, telefonon felveszi a kapcsolatot a le- illetve felrakodási hellyel a rakodási nyitvatartás miatt

↓ Értékesítési osztály -

miután értesül a járat csatolásáról, kinyomtatja a megbízás visszaigazolását, és elfaxolja a megbízónak

-

amennyiben módosítás történik a megbízó részéről, helyesbíti az adatokat a rendszerben, és értesíti a szállítmányozást, hogy ők is mielőbb tudjanak intézkedni

↓ Kocsi kiállása

↓ Áru felvétele, vámkezelése, fuvarozása, lerakása

↓ Szállítmányozási osztály -

a fuvarozási feladat végrehajtása során, ha a fuvarozó kérdéssel fordul hozzá, igyekszik minél előbb választ adni, illetve probléma felmerülése esetén a lehető leggyorsabban próbál megoldást adni

-

amennyiben az adott járat online követős, naponta több esetben ellenőrzik az autó helyzetét, hogy milyen ütemben halad, és az értékesítési osztály ezen adatok alapján értesíti a megbízót az áru hollétéről

-

a feladatok végrehajtása után a fuvarozóktól beérkező számlákat ellenőrzik, a számlához csatolt CMR-eket és fuvarleveleket beleteszik a megfelelő köntösbe

↓

36

Értékesítési osztály -

a CMR-t és a szállítóleveleket, amennyiben szükséges, továbbítják a megbízónak

-

előkészítik a megbízásokat a számlázásra

-

a köntösre felvezetik a határidőket, és ellenőrzik az adatokat

↓ Pénzügyi osztály -

ellátja a számlázási és egyéb feladatokat

-

statisztikákat készít

-

fizetési követeléseket figyelemmel kíséri

-

kontrolling feladatokat lát el

37

6. Észrevételeim a munkavégzés során Ebben a fejezetben a vállalatnál végzett munka folyamatát, illetve az egyes fázisokban felmerülő problémákat szeretném felszínre juttatni, illetve megoldásokat keresni az adott nehézségekre. 15 hetes gyakorlatom során, illetve most már munkám folyamán több olyan mozzanatra lettem figyelmes, amit jobban, problémák nélkül, gyorsabban el lehetne végezni. Ezek közül sok olyan van, aminek a megoldása kézenfekvő lenne, de az alkalmazottak sajnos nem mindig tudnak megfelelően eljárni. Úgy gondolom, hogy úgy tudnám a legjobban bemutatni ezeket a problémákat, hogy két konkrét fuvarozási feladatot mutatnék be, melyek legfőbb jellemzőikben különböznek, és a lehetséges akadályokat felvonultatva és összehasonlítva megpróbálnék megoldásokkal szolgálni. Mivel a cégről bizalmas információt nem adhatok ki, a megbízók és fuvarozók fantázianéven szerepelnek szakdolgozatomban. Úgy érzem, hogy így könnyebben átláthatóbbá válnak majd az egyes folyamatok.

6.1. Az akvizíció A partnerek akvirálása, azaz a megbízói kör bővítése létfontosságú a cég üzletfejlesztésének,

és

forgalmának

bővítése

szempontjából.

A

megbízók

tulajdonképpen a vevők, bár ebben az értelemben vett vevők csak ritkán keresnek meg szállítmányozó cégeket. Ebben az esetben a szállítmányozóknak kell megkeresni a megbízókat, kiépíteni vevőkörüket. Az Euro-Log Kft. számos állandó, megbízható partnerrel rendelkezik, de mindemellett folyamatosan bővítenie kell megbízói körét. Az akvirálás egyre fontosabbá vált és válik, főleg az Európai Unióhoz való csatlakozásunk után. A forgalom visszaesett, és most, 2005-ben 1/3-dal több megbízással tudja a vállalat elérni ugyanazt az árbevételt, mint 2003-ban.

38

Az új megbízók bizalmának megnyerését az értékesítési osztály végzi elsődlegesen, bár a szállítmányozási osztálynak is megvannak a saját partnerei. Az akvizíció első lépéseként létrehoznak egy adatbázist, hogy milyen piaci szegmenst, milyen méretű cégeket irányozzanak meg. Ezután következik a telefonos megkeresés, ekkor fel lehet deríteni, hogy az adott vállalatnak van-e szüksége logisztikai szolgáltatásra. Ha a megkeresett vállalat érdeklődést mutat, tájékoztató anyagot, prospektust küldenek. Ezután megkezdődik a kölcsönös kapcsolatkeresés, a legjobb esetben személyes találkozásra, megbeszélésre is sor kerül, ami tulajdonképpen a hosszú távú, megbízható kapcsolat alapja. A személyes tárgyaláson mindig jelen van az értékesítő, aki felvette a kapcsolatot a céggel, illetve az értékesítési igazgató, vagy az igazgatóhelyettes. Nem minden céget keresnek fel természetesen az értékesítők, fontos szempontok (iparági besorolás, cég mérete) alapján választják ki a vállalatokat, és ajánlják fel nekik a szolgáltatásaikat. A szempontok között szerepel az adott cég éves árbevétele, például azokat a cégeket nem keresik meg, melyeknek nem éri el az éves árbevétele a 26 millió forintot. Emellett fontos felmérni azt is, hogy milyen tevékenységet folytat az a cég. Az Euro-Log Kft. specialitása a kelet-európai piac, tehát azokat a cégeket érdemes felhívni, melyeknél szintén fontos szerepet tölt be a keleti irányultság. A vállalat jövőbeni célja közt szerepel, hogy Európa minden országában stabil megbízói legyenek, Olaszországból kiindulva Németországon át a Baltikum országaiig. Fontos ez azért is, mert az Európai Unió további bővítésével még nagyobb lesz a verseny, és aki nem rendelkezik állandó megbízókkal, könnyen tönkre mehet. Előfordul, hogy már a telefonos megkeresés és a prospektus megküldése után árajánlat kéréssel fordul az Euro-Log Kft-hez a megkeresett vállalat, de általában személyes megbeszéléseken kerül sor erre. Ha megfelel a cégnek az ajánlat, beindulhat az együttműködés. Az akvirálás nem ér véget mindig megbízással. Általában az első fuvar ún. referencia munkának tekinthető, ez alapján megbizonyosodhat a cég arról, hogy valóban minőségi logisztikai szolgáltatásban részesül. Ha esetleg ennek a fuvarozásnak a lebonyolításakor

hiba

történik,

az

a 39

cég

elfordulását

eredményezheti.

Problémamentes szolgáltatás során pedig egy hosszútávú kapcsolat veheti kezdetét. Ezek után a kapcsolatot továbbra is ápolni kell, meg kell tartani a megbízót. Bővíteni kell az együttműködést, több viszonylatra is. Abban az esetben, amikor több hétig nem érkezne megbízás az adott partnertől, telefonon érdeklődni kell. Törekedni kell arra, hogy a beszélgetések ne kizárólag a munkára korlátozódjanak, hanem közvetlenebb hangot is megüssenek, más témákat is megvitassanak. Ezáltal a cég még inkább azt érzi, hogy fontos az Euro-Log Kft. számára, és még többször fordul fuvarfeladataival a vállalathoz.

6.2. Az ajánlat Az ajánlat az ügylet első fázisa, gyakorlatilag a szerződés előkészítése. Az ajánlatkérő természetesen több vállalattól kér ajánlatot, ezek alapján tudja kiválasztani a számára legmegfelelőbbet. Az ajánlatkérés történhet szóban vagy írásban. Az erre adott válasznak, az ajánlatnak mindig van egy címzettje, és tartalmazza azokat az adatokat, melyekre a szerződés a későbbiekben kiterjed. Az ajánlat elfogadásával létrejön a szerződés. Az ajánlatnak három típusa jelenik meg. A kötelező jellegű ajánlat esetén megjelölik a lejárati határidőt, és nem vonhatják vissza a határidő lejártáig. Lehetőség van arra is, hogy határidő megadása nélküli legyen a kötelező ajánlat. Ebben az esetben csak akkor lehet visszavonni az ajánlatot, ha az arról szóló értesítés az ajánlat érkezése előtt, vagy azzal egyidejűleg érkezik meg a címzetthez. A telefonon tett ajánlat is ajánlatnak minősül, ha válaszolnak rá. Létezik kötelezettség nélküli ajánlat is, ez inkább csak tájékoztató jellegű. Az Euro-Log Kft-nél a kötelező jellegű ajánlat a jellemző, meghatározva a lejárati határidőt. Ha telefonon kerül sor ajánlattételre, azaz szóban történik az ajánlat megadása, azt írásban is rögzíteni kell a későbbiekben.

40

Az Euro-Log Kft. ajánlata nem csupán egy termékre illetve árura vonatkozik, hanem egy teljes szolgáltatásra. Nem szerepel benne a fuvarparitás, mivel egy logisztikai szolgáltató szerepel az adott ügyletben, a paritás pedig az eladó-vevő közötti kötelezettségek megoszlására vonatkozik. Az árajánlat tartalma kiterjed az adott viszonylatra, a nettó fuvardíjra, a fuvardíj fizetésre, a fuvareszközre, az elődiszpozíciós időre, a tranzit időre, az állásdíjra, az áru megnevezésére és mennyiségére, a csomagolásra, a veszélyességre, az érvényességre és a megjegyzésekre. Az ajánlatot a kért földrajzi viszonylatra állítják ki. Az ajánlat vonatkozhat konkrétan város-város közötti viszonylatra, illetve ország-ország viszonylatra. A fuvardíj persze annál pontosabb, minél pontosabban adják meg a felrakó és a lerakó városokat. Leggyakoribb esetben két régió, tartomány közötti viszonylatra adják meg a díjakat. Ez például úgy történik az általam bemutatandó vállalat, a Bio Befőtt Rt. esetében, hogy a felrakó város, tehát Mezőtúr, és a lerakó tartomány közötti viszonylatra vonatkozó díjat határoznak meg. Így elég hosszú ajánlat is kikerekedhet, például ha Franciaországba megy az áru, akkor kiadnak Mezőtúr francia 01-es, francia 02-es, francia 03-as stb. viszonylatra árat. Amennyiben több lerakója van az adott szállítmánynak, akkor meghatároznak egy lerakónkénti díjat, pl. 15 eurót. A legtávolabb eső lerakó kiadott díját veszik alapul, majd ehhez hozzáadnak annyiszor 15 eurót, amennyivel több lerakó lesz. Ehhez az összeghez még hozzájöhet az autópályadíj. A szállítmányozás ÁFA-köteles tevékenység, 25%-os ÁFA terheli (Európai Unión belüli, illetve belföldi fuvar esetén, de a nemzetközi fuvar 0%-os ÁFA-kulcs alá tartozik), ezért adják meg a nettó fuvardíjat. Ez belföldi fuvar esetén forintban, nemzetközi fuvar esetén pedig általában euróban kerül meghatározásra. A közúti árufuvarozásban nincs kötött díjszabás, tehát nagyon fontos, hogy mindig pontos információkkal rendelkezzenek a piacról. Figyelembe kell venni a díj kialakításánál tehát a távolságot, a régiót, a tranzitutat és természetesen a piaci tényezőket. Emellett arra is kell ügyelni, hogy legalább minimális nyereség is legyen az adott ügyleten. Ezt általában százalékban határozzák meg.

41

Az árat nagy mértékben befolyásolja a megbízó alkupozíciója vagy a piaci helyzet. A nyári időszakban nagyon gyenge a piac, ezért alacsony árszínvonalon lehet megoldani a feladatokat, mert ilyenkor a megbízások száma alacsony. Ősszel azonban erősödik a piac, ezért emelkedik az árszínvonal, így a fuvardíj és a kiadott megbízói díj is. Az árszínvonal természetesen függ attól is, hogy normál nagykocsis vagy kiskocsis, illetve gyűjtőfuvarról van szó. A gyűjtőfuvar díja alacsonyabb. Vannak azonban bizonyos preferált fuvarok, ahol a díj egész évben alacsony. Ilyenek például a nyugat-európai (német, holland, belga, olasz) export viszonylatok, ahonnan az autó egy héten belül fordul kettőt, és jó az adott ország infrastruktúrája. Ezentúl vannak olyan fuvarok is, melyek természetükből fakadóan felárat tartalmaznak, mint például a veszélyes áruk, a túlméretes áruk, vagy a sürgős szállítmányok. Az ajánlat kialakításánál az sem elhanyagolható, hogy újonnan akvirált partner, vagy egy megbízható, régi megbízó kéri. Ez a fuvardíj fizetése esetén nagyon fontos, mivel egy új cégnél nem lehet tudni, hogy mennyire megbízható a cég fizetés szempontjából, és hogy hány napos fizetést igényel. A fizetésre általában a számla kiállításától számított 8, 15, 30 vagy 60 naptári napos átutalás a jellemző. Ha az összeg devizában van megadva, akkor a felrakás napján érvényes MNB árfolyamot kell figyelembe venni. A nagyobb, megbízható, erős cégek esetében a 30, 60, vagy még több napra szóló fizetés a leggyakoribb. Ők gyakran adnak megbízást, és nem adnak okot arra, hogy felmerüljön a nem fizetés lehetősége. Ezzel ellentétben a kisebb, ismeretlen, új cégektől nem fogadják el ezt a hosszú fizetési időt. Vannak azonban olyan cégek, akiknél csak előrefizetést fogadnak el. Ez akkor fordul elő, ha a cég esetében már volt olyan, hogy késve, vagy egyáltalán nem fizettek. Utóbbi esetben ezután már nem is folytatják a kapcsolatot, ha mégis, akkor kizárólag előrefizetéssel. Ezekben az esetekben mindig ki kell kérni a vezetőség engedélyét. Az is fontos az ajánlat készítésénél, hogy tudják, milyen fuvareszközre vonatkozik az ár. Vonatkozhat kiskocsira, aminek a terhelhetősége 3, 3,5 tonna, vagy nagykocsira, aminek 24 tonna a teherbíró képessége. Más az ajánlat normál fuvar esetén, illetve gyűjtőfuvar esetén, és más az ajánlat komplett vagy részrakományok esetén. Természetesen, ha speciális járművet igényel a szállítmány, az is növeli az árat. Ilyen típusú árnövekedés akkor áll fenn, ha normál 13,6-os ponyvás kamion helyett mega 42

kamion vagy hűtő kocsi szükséges, illetve túlméretes áruk esetén a szállítás jelentős árnövekedést vonhat maga után. Az elődiszpozíciós idő azt jelenti, hogy mennyi idő alatt tud kiállni a kamion, vagyis hogy hány nappal előbb kell megérkeznie a megbízásnak. Ez az idő erőteljesen függ az adott viszonylattól, általában 1-2 nappal kell számolni, de például Oroszországba 2-3 nap szükséges. Az elődiszpozíciós idő függ a szükséges jármű típusától is, például ADR-es áru esetén is nő ez az idő. Túlméretes áru esetén előfordulhat az is, hogy akár 1-2 héttel előbb jelezni kell az igényt. Ezenkívül lehetséges az, hogy a kiállást másnapra, esetleg még aznapra kérik a megbízók. Ez sokkal több energiát igényel a szállítmányozók részéről, hiszen az októberi, novemberi időszakban rengeteg a megbízás, nehéz egyik napról a másikra autót találni. A tranzitidő az az időtartam, amennyi idő alatt eljut az áru a feladótól a címzetthez. Belföldön ez egy nap, európai viszonylatban ha környező országba megy az áru, akkor 1-2 nap, ha pedig távolabbi országba, akkor 2-3 nap a tranzitidő. Ha vámolni kell, az megnövelheti természetesen a fuvarozáshoz szükséges időt. Az ajánlatokban általában hosszabb tranzitidőt adnak meg arra az esetre, ha esetleg késésben lenne a kamion, a normál teljesítési időhöz képest, abból ne lehessen probléma. Ha az áru felrakása vagy lerakása időponthoz kötött, a megbízásban szerepel a „Fix termin!” megjegyzés, amelynek be nem tartása kötbért vonhat maga után. Az állásdíj összegét nem szokták feltüntetni az ajánlatban, mert riasztó lehet a partner számára. A megbízás visszaigazolása tartalmazza az állásdíjat, melynek mértéke kiskocsik esetén 77 euró, nagykocsik esetén 153 euró. Fel-, lerakásra és vámkezelésre egy munkanap állásdíjmentes, ezenfelül minden megkezdett 24 óra az előbb említett díjat vonja maga után. Az áru megnevezése elengedhetetlen a megbízásban, mert nem mindegy, hogy normál kereskedelmi áruról (pl. papír, fa, stb.), veszélyes áruról (pl. ragasztó, kriolit, stb.) van szó. Veszélyes áru fuvarozásához ADR-es autó kell, ami azt jelenti, hogy ADR felszereléssel kell rendelkeznie az autónak, a sofőrnek pedig ADR vizsgával.

43

Élelmiszerek esetén nagyobb gondot kell fordítani az áru megnevezésére, hiszen előfordulhat például, hogy hűtést igényel az áru. Ekkor hűtőautót kell kiállítani rakodásra. Emellett vannak olyan áruk, például a vas- és acéltermékek, melyek rakodása daruval történik, ez esetben teljesen leponyvázható autó kell, a dobozos eleve kizárt. Ha palettán van az áru, akkor azt is meg kell adni, hogy mekkora a paletta mérete, hiszen az EUR paletta mellett, ami 80X120 cm-es, létezik 120X120 cm-es, vagy egyedileg kialakított paletta is. Ezt nem lehet elhallgatni, főleg részrakományok esetén, mert a méretek miatt adódhat probléma, előfordulhat, hogy így a nagyobb méretű paletta nem fér fel a kamionra, és meghiúsulhat a fuvarozás. Az áru mennyisége azért fontos, mert ebből lehet következtetni arra, hogy milyen típusú autó szükséges a fuvarozásához. 2-3 tonna áru esetén még nem biztos, hogy kiskocsiba rakják az árut, ez amennyiség lehet egy 13,6-os kamion részrakománya is. Részrakományok esetén nagyon fontos a mennyiség és a terjedelem pontos meghatározása (hány raklap, hány köbméter), mert előfordulhat, hogy a raklapok száma még belefér egy kocsiba, de a részrakományok súlya összesen már meghaladja a kamion teherbírását. Figyelembe kell venni részrakományok esetén a rakodási időket, például ha darus rakodás van, akkor pontosan egyeztetni kell a rakodási időpontokat, hogy ne késlekedjen sokat az áru. Emellett fontos annak figyelembe vétele is, hogy az áruk összerakhatók-e, hiszen ADR-es áruk esetén lehetséges, hogy nem rakhatók össze sem másik veszélyes áruval, sem normál áruval. A csomagolás is lényeges tényező, hiszen ettől függhet a rakodás módja. Ez lehet kézi vagy gépi rakodás. A gépi rakodás darus rakodást jelent, aminél nagyon fontos a rakodási idő betartása, hiszen a legtöbb cég nem rendelkezik daruval, tehát rendelnie kell, aminek anyagi vonzata is jelentős. Az áru lehet csomagolatlan, ilyenek általában a gépek, ömlesztett mezőgazdasági termények, illetve az áru lehet csomagolt. A csomagolt áru lehet zsákokban, kartonokban, big-bagekben, kalodákban. Ezeknek a rakodása természetesen egyszerűbb. A megbízásban a megbízó általában nem tér ki arra, hogy egymásra rakható-e az áru, ez abból is kiderülhet, hogy azt jelölik meg, hogy hány ládaméter helyet foglal el az áru az autóban. Veszélyes áruk esetén az árut az előírásnak megfelelő csomagolással kell ellátni, és jelölni az áru veszélyességi osztályát és kezelési módját. Ez azt jelenti, hogy a csomagolás információt ad arról 44

is, hogy hogyan kell rakodni az árut, (pl. emelni kell, tolni nem szabad stb.), mitől kell védeni (pl. csapadék, napfény), illetve jellegéről (pl. törékeny). A veszélyességnek nem csak a csomagolásnál van jelentősége. A megbízásnál minden esetben meg kell adni, hogy melyik veszélyességi osztályba tartozik az áru, minden okmányon szerepelnie kell az adatoknak. Ez azért fontos, mert az árut csak olyan kocsival lehet fuvarozni, aminek van ADR engedélye, illetve a sofőr rendelkezik ADR vizsgával. Emellett azt is figyelembe kell venni, hogy ha veszélyes áru a részrakomány, nem rakható össze más veszélyes áruval, vagy normál áruval. Az Euro-Log Kft. nem vállalja robbanékony illetve radioaktív anyagok fuvarozását. Az ajánlat érvényességét is meg kell jelölni, mert az árak erősen függenek a fuvarpiac helyzetétől. Például egy nyáron megadott díjat csak október végéig szoktak megtartani, mert a későbbi hónapokban erősödik a piac, és nem lehet azon a díjon megoldani ugyanazt a feladatot. Ez a forma az eseti megbízásoknál szokásos. A jelentős, régi megbízóknál éves díjakat adnak ki, ami az év bizonyos időszakában jelentős bevételhez juttatja a vállalatot, máskor pedig nagyon-nagy gondot okoz a fuvarozási feladat megoldása. Viszont emellett nagy forgalmat biztosít a vállalatnak az ilyen megbízó.

6.3. Árajánlat a Bio Befőtt Rt. és a Köt-Szer Kft. részére Két vállalat árajánlatát fogom ebben a fejezetben bemutatni, mégpedig azért, mert jelentős különbségek fedezhetők fel akár két megbízó esetén is. A Bio Befőtt Rt.-vel több évre nyúlik vissza a kapcsolat, közel öt évre, tehát egy nagy, régi partnerről van szó. Ezen kapcsolat esetén gyakori fuvarokról van szó, heti több megbízás lehetséges, több relációra, például Németországba, Franciaországba. Ezek a megbízások kiszámíthatóak, előreláthatóak. A viszonylatok gyakran ismétlődnek, ún. bejáratott fuvarokról van szó. A Köt-Szer Kft. esetében viszont új a kapcsolat, alig egy éves. Ez a vállalat főleg eseti megbízásokat ad, a legkülönfélébb viszonylatokra, a

legkülönfélébb

mennyiségekre.

Éppen

kiszámíthatatlansága.

45

ebből

fakad

a

feladatok

Egy régi partner általában csak telefonon, vagy most már egyre gyakrabban emailben kér árajánlatot, majd a valódi megbízás írásos formájában utal a telefonos egyeztetésre. Egy új kapcsolat esetén, illetve eseti megbízásoknál írásos megkeresésre adnak árajánlatot, például a Köt-Szer Kft. esetében is. A megbízások elődiszpozíciós ideje a legjobb esetben 4 nap. Egy olyan fuvar esetében fontos, hogy elég idő legyen a megszervezésre, ami olyan országba megy, ahova kevesen járnak, vagy magas a díja. Ilyen például Oroszország, illetve jelenleg Franciaország is azon országok közé tartozik, ahova egyre kevesebben mennek és egyre magasabb fuvardíjon. Ezeken a viszonylatokon bizony fontos, hogy jó előre értesüljön a vállalat a feladatról, mert így elég ideje van a megfelelő fuvarozó megtalálására. Végeredményben a régi megbízók feladatainál a kiszámíthatóság a jellemző, elég idő jut a megoldásra. Ebben az esetben a fuvardíj jelenthet gondot, mert az éves díjak az év bizonyos szakaszában, így novemberben és decemberben alacsonynak bizonyulnak, előfordulhat, hogy veszteséggel lehet csak megoldani a feladatot. Egy új partner, vagy eseti megbízások esetén pont az előbbi ellenkezője áll fenn. Előfordul, hogy egy nappal a rakodás előtt érkezik meg a megbízás, tehát nagyon kevés idő áll rendelkezésre a fuvar megszervezésére, de ezekben az esetekben a megbízói díj kellően magas, amiből nagy bevételre tehet szert a vállalat, vagy pedig ha nem talál olcsó fuvarozót, még a magasabb díjat is ki tudja fizetni. Az ajánlatban fontos megjelölni az áru fuvareszközigényét, ki kell térni arra, hogy milyen magas az áru, mert előfordulhat, hogy 2,8 méter belmagasnak kell lennie a kocsinak. Ha ez az információ nem jut el a vállalathoz, megeshet, hogy csak 2,6 méter belmagas autó áll ki, ami természetesen a fuvar teljesítésének meghiúsulását jelenti. Az is lehetséges, hogy az adott fel- vagy lerakóra nem mehet be kiskocsinál nagyobb jármű. Ez a részrakományok esetén lehetséges, hiszen nagykocsival is fuvaroznak igazán kis méretű részrakományokat. Az ajánlatban érdemes kitérni az állásdíjra is, hiszen így teljeskörű információt adhat a megbízónak, és a későbbiekben sem jelenthet ez problémát, nem okozhat meglepetést a másik fél számára. 46

A fuvardíj fizetését is megjelölik az ajánlatban, ez egy megbízható partner esetében, mint például a Bio Befőtt Rt., harminc banki napot jelent a számla kézhezvételétől számítva, míg egy új, vagy eseti megbízó esetében a fizetési idő lehet 1 vagy 8 banki nap, vagy előfordulhat az is, hogy előre kell fizetnie. A Köt-Szer Kft. esetében 8 banki napos fizetési határidőt határoztak meg. Véleményem szerint az ajánlatban fontos kitérni ezekre a pontokra, tudnivalókra, mert a megbízó ebből is érezheti, hogy egy komoly, megbízható céggel áll szemben, és áruját valóban „értő kezek” kezelik.

6.4. A megbízás tartalma A megbízás tulajdonképpen az ajánlat elfogadását jelenti. Lehetséges az is, hogy a végleges megbízás előtt érkezik ellenajánlat, szóban vagy írásban, amire egy újabb ajánlatot küld a vállalat. A megegyezést követően érkezik ebben az esetben a megbízás. A megbízást beérkezése után beviszi a számítógépes rendszerbe az értékesíti osztály, majd értesíti a szállítmányozási osztályt e-mailben a feladatról. Ez az e-mail tartalmazza az adott viszonylatot, a megbízói díjat, és az áru méreteit részrakomány esetén. Ezek alapján a szállítmányozási osztály megkezdheti a megfelelő kamion keresését. Az Euro-Log Kft. megbízásának tartalma természetesen hasonló az ajánlathoz, melyet kiadtak, de néhány dolog nem, vagy másképpen szerepel. Sok esetben a megbízótól csak egy rövid e-mail érkezik, például „November 23-ára kellene egy kamion Marseille-be.” Ebből már tudni lehet, hogy a megbízó telephelyéről Marseille-be kell egy komplett nagykocsi, a megszokott díjjal, áruval, feltételekkel. Természetesen ez az e-mail egyértelmű akkor, ha a Bio Befőtt Rt.-től érkezik, amely egy régi, megbízható partner. Viszont a Köt-Szer Kft. részéről sokkal több információt tartalmazó e-mailre van szükség, hiszen ő csak egy eseti megbízó, főleg részrakományokkal, ahol a részletek ismerete nélkülözhetetlen.

47

A megbízásban nem jelenik meg az elődiszpozíciós idő, a tranzitidőre a felrakás és lerakás ideje utal. Nagyon fontos, hogy a fel- és lerakodó helyeket pontosan adják meg, és hogy az értékesítő is figyelmesen, körültekintően vigye be az adatokat. Saját munkám során is tapasztaltam, hogy egy utcanév elírása akár fél napos fennakadást is okozhat. Fontos, hogy meg legyen adva egy kontakt személy a fel- és lerakón, és az elérhetősége, mert fennakadás vagy probléma esetén tőle lehet útbaigazítást, segítséget kérni. Az áru megnevezése, mennyisége és méretei is fontos információkat hordoznak. Ebből

lehet

következtetni

arra,

hogy

milyen

jármű

szükséges

a

fuvar

lebonyolításához, elég-e kiskocsi, vagy nagykocsi kell, vagy megfelel-e dobozos, hűtőkamion, vagy ponyvás autó kell. Az áru méreteiből már azt is előre lehet látni, hogy milyen belmagasságú kamiont kell kiállítani. Szerepelnie kell a megbízásban annak is, hogy az áruhoz cserepaletta szükséges, mert ez a tény is módosíthatja a fuvardíjat. Fentebb már említettem a fel- és lerakóhelyek pontos címének bevitelét, azonban gyakran előfordul, hogy a kapott megbízás nem tartalmazza az utcát, csak a lerakó cég nevét és városát. Ilyenkor a CMR-en szereplő címre kell eljuttatni az árut. A rakodási időpontok megjelenhetnek egy adott időintervallum keretében, például 8-16 óráig, vagy előírhatnak fix rakodási időt, például darus rakodás esetén, vagy azért, hogy a fel- és lerakóhelyeken ne minden kamion ugyanakkor legyen ott, és várakoznia kelljen. A vámkezelés helye akkor szerepel a megbízásban, ha az áru nem EU-tagállamból jön, vagy nem EU-tagállamba megy. Ekkor pontosan meg kell adni a vámkezelés helyének címét. Ha az Euro-Log Kft. végzi a vámkezelést, akkor az árát eleve bekalkulálják az árba, vagy külön számolják fel a kalkulációban vámkezelési költségként. A megbízásban a megállapodott fuvardíj szerepel, melyre belföldön és az Európai Unión belül felszámolják az ÁFÁ-t is. Az áru értékét is fel szokták tüntetni, ha túl értékes az áru, a megbízó kérhet biztosítást, aminek költsége 1,05 ezrelék. Ezt is a

48

kalkulációban adják meg. A fizetési határidő nem mindig jelenik meg a megbízásban, a megszokott, állandó partnerek esetében szoktak eltekinteni tőle. A kalkulációban lényeges, hogy a megfelelő jogcím legyen beírva. Ennek elhibázása a számlázás során jelenthet problémát. Előfordul, hogy nem a megbízó a költségviselő, és ha mégis neki számláz a vállalat, abból komoly gond adódhat. A kalkulációban külön szerepel az elszámolási és a számlázási deviza. Az előbbi általában euró, az utóbbi forint. Ilyenkor az árfolyamnak fontos befolyásoló szerepe van, ekkor a számlázás a felrakás napján érvényes MNB deviza középárfolyamán történik. A hivatkozási számokra akkor van szükség, ha nagy raktárakból kerül rakodásra az áru. Ilyen esetekben hivatkozási szám nélkül nem adják ki az árut, tehát ha várni kell még külön erre is, az nagyon késleltetheti a fuvarozót. Ki kell térni a megbízásban a szükséges kamionra is, előfordulhat, hogy a rakományhoz síkplatós, oldalfalas, vagy hűtőautóra van szükség, illetve az is, hogy nagy belmagasságú autót kell kiállítani. Ezt mindenképpen jeleznie kell a megbízónak a megbízás megadásában. A megbízás tartalmaz megjegyzéseket arra vonatkozólag, hogy a számlapéldánnyal küldjék vissza a CMR-t, a szállítóleveleket, vagy azt, hogy az áru egymásra rakodható-e, vagy hogy a sofőrnek mire kell ügyelnie a felrakó, illetve lerakóhelyeken. A biztosítás egy sarkalatos pontja a megbízásnak. Az Euro-Log Kft. természetesen rendelkezik szállítmányozói felelősségbiztosítással, ennek értéke 150000 USD, mely a logisztikai tevékenységek során a szállítmányozó hibájából eredő káreseményeket fedezi. A CMR egyezmény az alapja a nemzetközi közúti árufuvarozásnak, így minden alvállalkozónak rendelkeznie kell CMR biztosítással. Ezen egyezmény szerint a fuvarozó köteles megtéríteni minden általa okozott kárt, melynek maximális összege a mindenkori áru esetében 10 USD/kg. A fuvarozó felelőssége az áru teljes, vagy 49

részleges megsérülésére, elvesztésére, valamint késedelmes kiszolgálására terjed ki, vagyis a közvetlen árukárra, a sérülés helyétől a feladóig való visszaszállításra, valamint az áru helyreállítási költségére. A közvetett árukárért és az elmaradt haszonért nem kell fizetnie. Amennyiben kár keletkezik a fuvarozás során, a CMR fuvarlevélnek minden esetben megjegyzést kell tartalmaznia a kár keletkezéséről, illetve arról, hogy jegyzőkönyvet kell kiállítani. Az Euro-Log Kft. csak olyan fuvarozóval köthet megállapodást, amely rendelkezik felelősségbiztosítással valamelyik biztosító társaságnál, és ezt igazolni is tudja. Eszerint ha egy fuvarozási feladatot egy új fuvarozóval végeztet el a vállalat, mielőtt kiadná a fuvarozási megbízást, az alvállalkozónak faxon el kell küldenie a cégéről egy bemutatkozó levelet, ami tartalmazza, hogy mikor alakult a cég, hány alkalmazottal dolgozik, milyen relációkban fuvaroznak, illetve a kocsiparkjukat kell ismertetnie, valamint a CMR biztosításának egy másolatát, ami tartalmazza a kamionok rendszámát. Ha ez megérkezik, és el lehet fogadni, megkapja a fuvarozási megbízást az alvállalkozó. A megbízók meg szokták adni a szállítmányok értékét. Amennyiben az áru értéke meghaladja a 10 USD/kg-ot, a megbízás rögzítésekor ezt jelzi a számítógépes rendszer, tehát az áru túlértékesnek bizonyul. Ekkor ajánlott szállítmánybiztosítást kötni, mert a CMR fedezete nem terjed ki a teljes áruértékre. Ebben az esetben a megbízótól meg kell tudni, hogy kíván-e biztosítást kötni. Ha igényli a biztosítás megkötését, akkor a kalkulációba felvezetik a biztosítás díját, mely az áru értékének 1,05 ezreléke, és megkötik a biztosítást az Euro-Log Kft. nevében a megbízó javára. A biztosító társaság felé küldenek egy szállítmány bejelentő lapot, ami tartalmazza az áru adatain felül a fuvarozás útvonalát, beleértve a tranzitországokat, és a kamion rendszámát is. Ezek alapján tehát látható, hogy a biztosítást mindig a fuvarozás megkezdése előtt kell kötni. Ha azonban a megbízó nem kéri az áru biztosítását, akkor egy ún. pótlapot küldenek el a partnernek, mely kimondja, hogy közös megállapodás alapján nem kéri az áru biztosítását.

50

6.5. Megbízás a Bio Befőtt Rt. és a Köt-szer Kft. részéről A megbízás általában e-mailben vagy faxon érkezik be, de meg szokták erősíteni telefonon is, hogy értesültek a megbízásról. A dolgozatomban szereplő mindkét vállalat részéről faxon érkezett a megbízás, hiszen az ISO rendszer megköveteli, hogy írásos formája is legyen egy megállapodásnak. A faxokon szerepel a feladás dátuma, november 14-e, melyet aztán összehasonlítva a felrakás dátumával, mely a Bio Befőtt Rt. esetében november 17-e, a Köt-Szer Kft. esetében november 15-e, vagy 16-a, kiderül, hogy a fuvar megszervezésére az előbbi esetben 3, míg utóbbiban 1-2 nap áll rendelkezésre. A fel- és lerakóhelyek címe, illetve az ottani kontaktszemélyek elérhetősége is szerepel a megbízásokon, ami azért is fontos, mert tőlük tudhatja meg a szállítmányozási osztály a pontos nyitva tartási időt, hogy a kamiont a megfelelő időben rendelje a fel- illetve lerakóra, valamint fennakadás, vagy probléma esetén hozzájuk lehet fordulni segítségért. Ezeknél a személyeknél a hivatkozási számmal kell jelentkezni, mert ezzel tudják azonosítani, hogy melyik kamionra melyik árut kell rakni, illetve ennek segítségével tudnak bővebb információt nyújtani a rakodásról. A lerakás időpontjából lehet következtetni a tranzitidőre. Ez a dátum a Bio Befőtt Rt. esetében, ahol Mezőtúrról megy az áru Franciaországba, november 21-e, a Köt-Szer Kft. esetében, ahol az áru Olaszországból jön Budapestre, pedig november 18-a reggel 8 óra, tehát az előbbi fuvarnál 3, az utóbbinál 1-2 munkanap áll rendelkezésre a feladat teljesítésére. A Köt-Szer Kft. előre megjelölt időpontot, hogy mikorra kell feltétlenül megérkeznie az árunak. Ezt a megbízásban is jelölni kell „Fix termin!” megjegyzéssel. Az áru megnevezésénél és mennyiségénél a Bio Befőtt Rt. nem mindig írja ki teljesen az adatokat, hiszen mindig komplett nagykocsis szállítmányról van szó, 23800 kg cseresznyebefőttről. Ellenben a Köt-Szer Kft. megbízásában mindig szerepel az áru megnevezése, súlya, illetve utalás a csomagolására (1500 kg kés 5 palettán).

51

A Bio Befőtt Rt. megbízása tartalmaz megjegyzéseket arra vonatkozólag, hogy az áru fuvarozásához 30 darab cserepalettára van szükség, és hogy a lerakóhelyen visszakapott cserepalettákat le kell szállítani az Euro-Log Kft.-hez, valamint hogy a szállítóleveleket mellékeljék majd a számlájukhoz. A Köt.Szer Kft. megbízásában a megjegyzés arra hívja fel a figyelmet, hogy a rakodás oldalról fog történni, tehát dobozos autó eleve kizárt. A megbízói díj is szerepel a megbízásban, a Bio Befőtt Rt. részéről igaz csak a „megbeszélt díjtételek” megfogalmazást láthatjuk. Ez azt jelenti, hogy ezen cég számára éves díjak vannak, előre megadott viszonylatokra. Ekkor az értékesítőnek kell kikeresnie a táblázatból az erre vonatkozó összeget, és bevinni majd a számítógépes rendszerbe. Ez a díj az év vége felé, tehát így novemberben kellően alacsonynak bizonyul, ezzel okozva több és nehezebb munkát a későbbiekben a szállítmányozó osztálynak. A Köt-Szer Kft. megbízásában a megbízói díj elég magas, nagy bevételre tehet szert így a vállalat, itt azonban az okoz nehézséget, hogy kevés idő áll rendelkezésre a megfelelő autó megtalálására.

6.6. A fuvarszervezés Amint megérkezett a megbízás, az értékesítési osztály illetékese (mert a megbízó cégek fel vannak osztva a kollégák között, velük tartja a megbízó a kapcsolatot) értesíti a szállítmányozási osztályt, hogy milyen viszonylatra lesz/van megbízás. Egy rövid e-mailt küld a szállítmányozási osztály igazgatójának, illetve az adott térségért felelős szállítmányozónak. Az Euro-Log Kft.-nél a szállítmányozási osztály aszerint van felosztva, hogy melyik országból jön, vagy melyik országba megy az áru. Egy fő foglalkozik a belföldi szállítmányozással és a disztribúcióval, 2 fő feladata a francia, olasz, és spanyol viszonylatokat érintő fuvarok koordinálása, ketten intézik a keleteurópai irányultságú szállítmányokat, illetve szintén ketten a Németországot, Ausztriát és Nagy–Britanniát felölelő feladatokat. Az e-mailben a legtöbb esetben leírják a külföldi városok irányítószámának elejét, ez alapján könnyebben meg lehet találni a térképen is, könnyebben lehet tájékozódni,

52

illetve a térképprogramok is sokszor irányítószám alapján tudják megmutatni a városok helyét. Miután megérkezik az e-mail, a feladatot fel kell vinni az export- illetve importforgalmi táblába. Ekkor még csak a megbízó, a megbízói díj, az adott viszonylat és az áru tulajdonságainak (részrakomány esetén méret, veszélyesség, lerakási határidő), és a felvétel dátumának megfelelő rubrikákat töltik ki. Ha már megoldódott a feladat, a megbízó cég nevét feketéről pirosra átszínezik, és kitöltik az addig üresen maradó mezőket, a fuvarozót és a megállapodott fuvarozói díjat is felvezetik. Ennek segítségével nyomon követhető, hogy mennyi feladat van még hátra, és így biztosan nem feledkeznek meg egyikről sem. Ezután megkezdik a megfelelő gépjármű keresését. Vannak olyan feladatok, melyeket saját kocsikkal oldanak meg. Ezek kínálják a legmegbízhatóbb megoldásokat. Az Euro-Log Kft. esetében a saját kocsik azoknak a fuvarozóknak a kamionjait jelentik, akikkel a cég keretszerződéses viszonyban áll. Ezeknek a ponyváján az Euro-Log Kft. felirat olvasható. Egész évben a vállalatnak dolgoznak, az Euro-Log Kft. biztosítja számukra a munkát. Jelentős, régi partnerek megbízásainál, mint például a Bio Befőtt Rt.-nél, legtöbbször saját kocsit állítanak ki, hogy a kockázat minimális legyen, de ez nagyban függ az adott viszonylattól, és hogy milyen könnyen lehet rá visszfuvart szerezni. A saját kamionokkal lebonyolított fuvarok során könnyebben követhetők az autók, könnyebben lehet az esetleges módosításokat a sofőrökkel tudatni, tehát sokkal rugalmasabb az információátadás. Amennyiben a saját kocsis fuvar nem megoldható, akkor a többi, megbízható fuvarozóval oldják meg a feladatot. Minden viszonylaton kialakul egy 10-20 cégből álló fuvarozói kör, akiket egy-egy feladat beérkezésekor először keresnek meg. Ha közülük egyik sem tud megfelelő autót rendelkezésre bocsátani, akkor a fuvar adatait felteszik a TIMO COM-ra, ami egy online fuvarbörze. Ez egy nagyon költségkímélő megoldás, hiszen az elektronikus börzén láthatóvá válik, hogy az Euro-Log Kft.-nek milyen viszonylatra lenne áruja, és így azok a fuvarozók tudnak bejelentkezni a cégnél, akik el tudják vállalni a feladatot. Ugyanakkor ennek fordítottja is létezik, tehát hogy a fuvarozó teszi fel a börzére, hogy milyen viszonylatra keres árut a kamionjára, és ha az Euro-Log Kft. munkatársa talál egy megfelelőt közülük, sokkal 53

előbb juthat megoldáshoz. A TIMO COM-on szereplő fuvarozók közül is elsősorban azokat keresik meg először, akiket ismer a cég, akikkel már korábban dolgoztak, mert róluk már bebizonyosodott, hogy megbízhatóan teljesítik a feladatokat. Természetesen új fuvarozókat is megkereshetnek, de mielőtt kiállítanák a fuvarozási megbízást, be kell kérni tőlük a CMR felelősségbiztosítást, és egy bemutatkozást a vállalatról. Ezen adatok alapján az operatív igazgató ellenőrzi a céget, és ha megadja az engedélyt, le lehet küldeni a fuvarozási megbízást. Fordított esetben, tehát ha az Euro-Log Kft. tesz fel egy feladatot a TIMO COM-ra, a bejelentkező cégek között lehet olyan, aki az Euro-Log Kft. partnertörzsében teljes, vagy részleges tiltáson van. Ezek a fuvarozók azért kerülhettek fel erre a listára, mert problémás volt a sofőr, nem állt ki időben a felrakóhelyre, késett a lerakás időpontjához képest, nem figyelt az utasításokra, stb. Ezek az esetek ronthatják az Euro-Log Kft. hírnevét, mert ha sorozatosan fordulnak elő ilyen problémák, akkor a megbízó más logisztikai céget kereshet fuvarjai megoldására. Tiltott cégeknek számítanak a fuvarügynökök is, akik logisztikai szolgáltatás, járműpark nélkül csak adják-veszik a fuvarokat. Ezeknél az ügynököknél nem csak anyagi vonzata van a tiltásnak, hanem az is hogy lassul az információáramlás, ami által könnyen sérülhet a megbízói érdek. A részleges tiltás azt jelenti, hogy megbízást nem fogadhat a cég az adott vállalattól. A gyakorlatban úgy történik a bejelentkező cégekről való döntés, hogy mikor felveszik a telefont, és bemutatkozik az illető, hogy melyik cégtől telefonál, az EuroLog Kft. szállítmányozója gyorsan kikeresi a számítógépes rendszerben, megnézi, hogy van-e tiltás a számára, és ha van, akkor nem adja neki oda a fuvart. Ha viszont nincs tiltás az adott cég esetében, megegyeznek a részletekben, és a feladat megoldottnak tekinthető. Ezek a részletek természetesen az adott viszonylatokat jelentik, a fel- és lerakóhelyeket, az áru felvételének pontos idejét, a lerakás dátumát, az áru jellegét, mennyiségét, a fuvardíjat, és természetesen fel kell hívni a figyelmet arra, ha valamilyen rakodási előírás van, cserepalettás a fuvar stb. Ha mindenben megegyeznek a fuvarozó megadja a kamion rendszámát.

54

Az Euro-Log Kft. szállítmányozója értesíti az értékesítést, hogy talált megoldást a feladatra, majd csatolja a járatot az értékesítő által bevitt megbízáshoz. Ez a fuvarmegbízás értelemszerűen tartalmazza mindazokat az adatokat, melyeket a megbízás, de itt mindenképpen szóbeli megállapodásra hivatkozva állítják ki a dokumentumot. Természetesen a fuvarmegbízáson nem szerepel maga a megbízó, és a megbízói díj helyett a fuvardíj található. Ez a fuvarmegbízás visszaigazolás nélkül is elfogadottnak tekinthető, de több olyan fuvarozó is van, aki írásban visszaigazolja a fuvart. A fuvaros köteles értesíteni az Euro-Log Kft. kollégáját az áru felvételének és lerakásának megtörténtéről, illetve a fuvarozás során naponta kétszer, egyszer 8 és 9 óra között, majd 14 és 15 óra között, jelentést kell adnia kocsija helyzetéről. Ezt megteheti telefonon, sms-ben, illetve e-mailben. A járműkövetés azért fontos, mert tájékoztatni tudják a megbízót áruja hollétéről, arról, hogy rendben halad a kamion. A fuvarosoktól kapott információkat rögzítik az Interneten, ahol a megbízó maga is ellenőrizheti a kocsi helyzetét, de telefonos megkeresésére is azonnal válaszolnak. A fuvarosnak mindemellett azonnal jeleznie kell a cégnél, ha valamilyen probléma merül fel a fuvarozás során, vagy ha a fel- és lerakón valamilyen oknál fogva nem akarják rakodni az autót. A szállítmányozók csak így tudnak minél gyorsabban intézkedni a nehézségek megoldásában. Amennyiben a fuvarozó nem tartja be a fuvarmegbízásban szereplő utasításokat, akkor az abból fakadó költségeket mindenképpen átterhelik a fuvarozóra, így járnak el például a késésből származó költségeknél is.

6.7. A Bio Befőtt Rt. és a Köt-Szer Kft. megbízásainak fuvarszervezése Tulajdonképpen azért választottam az Euro-Log Kft.-nél zajló folyamatok bemutatásánál egy francia exportot és egy olasz importot, mert én személy szerint ezeken a területeken dolgozom, és ezeken a viszonylatokon szereztem eddig

55

tapasztalatot. Értelemszerűen az ezekből a fuvarozási feladatokból származó problémákra tudok rávilágítani. Az értékesítéstől a két megbízás a következő formában érkezik meg a szállítmányozásra e-mailben: „Bio Befőtt, 11. 17., Mezőtúr – F-13 Marseille, 1370 EUR” illetve „Köt-Szer, 11. 15/16., I-20 Milano-Budapest, 5 pal, 2000 kg, lerakás: 11. 18.!” Miután az e-mail megérkezik, a francia és olasz területekért felelős szállítmányozó felviszi a forgalmi táblába a feladatokat. A Köt-Szer Kft. megbízása kiskocsira szól, vagy pedig nagykocsi részrakományaként lehetne fuvarozni, tehát itt eleve kizárt a saját kocsis megoldás. A Bio Befőtt Kft. esetében komplett nagykocsis rakományról van szó, ezek alapján felmerül, hogy saját autóval kellene elvinni az árut. Ha úgy ítéli meg a szállítmányozó, hogy saját kocsival is meg lehet oldani, akkor segítséget kér a saját kocsikat forgató kollégáktól, hogy szerintük lenne-e rá autó. Franciaországba nagyon ritkán megy saját autó, mert nagyon nehéz a visszfuvar megszervezése. Ugyanakkor egyre kevesebb fuvarozó megy francia területre, épp az importnehézségek miatt, vagy mert túl magasak a költségek. Ekkor a szállítmányozó felteszi a TIMO-COM-ra a fuvart, hogy ha valaki épp arra a viszonylatra keresne exportot, lássa a lehetőséget. Emellett hozzálát azoknak a partnereknek a felkereséséhez, akik szoktak ebbe az irányba fuvart vállalni. Jelenleg a francia viszonylatokra szóló megbízások bizonyulnak az egyik legnehezebbnek Európában, kevés autó megy ebbe a térségbe, így előfordul, hogy azok a partnerek sem tudnak segíteni, akiket a leggyakrabban foglalkoztatnak, és a TIMO-COM-ról sem jelentkezik be senki. Úgy gondolom, hogy itt a probléma az alvállalkozókkal kiépített kapcsolatok hiányában rejlik. Így október és november hónapokban a legtöbb fuvarozó válasza a megkeresésre az, hogy a saját megbízóitól annyi feladatot kap, amihez az összes autójára szükség van. Az Euro-Log Kft. véleményem szerint elég nagy vállalat ahhoz, hogy ő is állandó megbízója lehetne bizonyos fuvarozóknak. Köthetne szerződést bizonyos vállalatokkal arra vonatkozólag, hogy egy-egy autót beállítanának körös autónak adott viszonylatokra. Ennek a partnerkörnek a kiépítését már jóval az őszi hónapok növekvő forgalma előtt el kell 56

kezdeni, mely a leghatékonyabban személyes megkeresés útján történhet. Hogy az import is megoldott legyen, több francia vállalattal is fel kellene venni a kapcsolatot, akiknek magyar érdekeltségük lenne, tehát itt is megjelenik az új megbízók akvirálásának igénye. A Bio Befőtt Rt. megbízásánál tehát először az jelenti a legnagyobb problémát, hogy nem lehet rá könnyen autót találni. Előfordul az is, hogy egy-egy ilyen viszonylatra szóló megbízás megoldásához 60-70 fuvarozót is meg kell keresnie a szállítmányozónak, mire talál egy megfelelő kocsit. A következő problémát az alacsony fuvardíj jelenti. Mivel a Bio Befőtt Rt. számára éves díjszabást adtak ki, ami az őszi hónapokban alacsonynak bizonyul, mégis tartania kell hozzá magát a vállalatnak, és így megeshet, hogy igen minimális haszonnal, vagy esetleg veszteséggel tudják csak megoldani a feladatot. Az Euro-Log Kft. azonban arra törekszik, hogy a régi, nagy megbízókat mindenképpen kiszolgálja, minőségi szolgáltatást nyújtva nekik akár veszteség árán is. A következő probléma a Bio Befőtt Rt. megbízása kapcsán a 30 darab cserepaletta, melyet a lerakón adnak vissza, és el kell fuvarozni az Euro-Log Kft. telephelyére. Mivel a legtöbb fuvarozó nem budapesti telephelyű, így ezeket a palettákat csak kitérővel, vagy pedig egy későbbi időpontban tudja leszállítani. Emellett gyakran előfordul, hogy a visszahozott paletták közül az Euro-Log Kft. munkatársa néhányat selejtesnek állapít meg, amiket nem vehet át, és így ebből következően a fuvarozónak palettatartozása keletkezik az Euro-Log Kft. felé. Az adott ügyletre vonatkozó számlája pedig addig nem kerül kifizetésre, amíg a palettatartozását nem rendezte. Ez a helyzet gyakran a fuvarozó és az Euro-Log Kft. közötti kapcsolat megromlásához vezethet, ezért ennek a tisztázása, a cserepaletták rendezésének legmegfelelőbb módja rendkívül fontossá vált. Jelenleg a legjobban működő megoldás a palettatartozás megoldására a következő: amikor beérkezik a fuvarozó számlája az Euro-Log Kft.-hez, a szállítmányozó a számla ellenőrzése során megállapítja a mellékelt palettabizonylat alapján, hogy felmerül-e palettatartozás. Amennyiben igen, úgy telefonon értesíti a fuvarozót a problémáról, és felhívja a figyelmét arra, hogy 20 nap áll rendelkezésére a tartozás kiegyenlítéséig. Addig a számla sem kerül kifizetésre. Amennyiben a fuvaros nem tudja 20 napon belül rendelkezésre bocsátani az adott mennyiségű palettát, akkor 7 eurós darabáron 57

levonják a fuvardíjából. Így nem tartják vissza hosszú ideig a fuvarosok számláit, és az Euro-Log Kft.-nek sem származik gondja a hiányzó palettákból. A Köt-Szer Kft. megbízásának megoldásánál az autó megtalálása nem okoz nagy gondot. Milano elég központi helyen van, sok fuvarozó vállal abból a térségből importot. A legtöbb esetben elég egy-két megbízható alvállalkozót felhívni a feladat megoldása érdekében. Mivel ebben az esetben egy 5 palettás, 2000 tonna súlyú áruról van szó, ezt meg lehet oldani kiskocsival, vagy nagykocsis részrakományként. Kiskocsival azért jobb, mert az gyorsabban hazaér, a nagykocsinak több időre van szüksége ahhoz, hogy minden

egyes

részrakományát

felvegye,

majd

Magyarországon

terítse.

Részrakományok esetén nagyon fontos az áru méretének és súlyának pontos megadása, hiszen minden fuvaros arra törekszik, hogy a lehető legjobb kihasználtsággal járjanak autóik. A Köt-Szer Kft. árujának fuvarozásához egy nagykocsis fuvarozót sikerült találni. Az áru felvétele előtt azonban telefonált a fuvarozó, hogy a megbízásban megadott címet nem találja. Ekkor a szállítmányozó megkérdezi az értékesítő munkatársat, hogy változott-e esetleg a cím. Az értékesítő felhívhatja a megbízót, hogy pontos információt szerezzen, de ez sajnos nem megy gyorsan, mert a megbízókat esetenként nagyon nehezen lehet utolérni. Előfordul, hogy a helyes információ kiderítésére rengeteget kell várni, néha fél napot, ami azért is gond, mert nem tud kiállni az autó a megbízásban megadott időpontra, részrakományok esetén késik a többi felrakóról is, ebből következően pedig az áruk lerakása is csúszik. A Köt-Szer Kft. esetében kiderült, hogy elírták az utcanevet. Ebből is kitűnik, hogy egy apró figyelmetlenség akár a megbízó, akár az értékesítő hibájából eredően is hatalmas fennakadást okozhat. Ezek után, hogy az autó megérkezett a felrakóra, egy újabb probléma merült fel. A megbízásban 80x120 cm-es paletták szerepeltek, a felrakón viszont 120x120 cm-eseket raktak a kamionra. Így 2,4 ládaméter helyett 3,6 ládaméter helyet foglalt el az áru az autóban. A fuvarozó jelezte a problémát a szállítmányozás felé, de szerencsére még volt ennyi hely a kamionban, így nem kellett árut otthagyni, vagy legrosszabb esetben, nem hiúsult meg a fuvarozás. A fuvarozó kérheti ilyenkor a fuvardíj emelését, amit meg is szoktak adni, ha a 58

megbízó is emeli a megbízói díjat. Ebben az esetben a probléma abból fakadt, hogy a megbízó nem adta meg a paletták méretét. Ha külön utalás nincs a megbízásban a paletták méretére, akkor automatikusan 80x120 cm-es EUR palettára gondol mindenki. Az ilyen problémák elkerülésére úgy gondolom, hogy az lenne a legegyszerűbb megoldás, hogy ha az Euro-Log Kft. készítene egy adatlapot főleg részrakományok fuvarozásának esetére. Mivel a legtöbb cég az Interneten keresztül informálódik, illetve az Euro-Log Kft.-hez is a leggyakrabban e-mailben érkeznek be a megbízások, a cég Internetes oldalára lehetne feltenni egy formanyomtatványt. Ezen a nyomtatványon minden részletre ki lehetne térni, és kötelező jelleggel ki kellene töltetni a megbízókkal, hogy ne fordulhasson elő az, hogy esetleg a megbízás megérkezésekor még 5 paletta áruról van szó, a felrakáskor viszont már 7-et akarnak felrakni az autóra. Úgy gondolom, hogy ez megoldást nyújtana az ilyen jellegű problémák kezelésére, és a megbízó munkáját is könnyítené, mert ő is tudná, hogy milyen adatokra lenne szükség a gyors és problémamentes szolgáltatáshoz, illetve nem kellene minden felmerülő kérdés miatt felhívni. A fuvarozási feladat teljesítése után megérkezik a fuvarozótól a számla, melyet az adott fuvart szervező szállítmányozó ellenőriz. Ez azt jelenti, hogy összeveti az érkezett okmányokat az eredeti megbízással, tehát megnézi, hogy a számítógépes rendszerben szereplő költségviselő megegyezik-e a számla kiállítójával, a fuvardíj ugyanaz-e, ha euróról számolták át forintra, akkor a felrakás napi MNB középárfolyammal számoltak-e, egyezik-e a rendszám, illetve egyeztetik a CMR-en szereplő dátumokat. Ha az adott fuvarozási feladat, mint például a Bio Befőtt Kft. megbízása

cserepalettás

volt,

meg

kell

nézni,

hogy

mellékelték-e

a

palettabizonylatot, és hogy keletkezett-e palettatartozása a fuvarozónak, illetve ha a szállítóleveleket igényli a megbízó, akkor azok is megérkeztek-e. Ha minden rendben van, aláírják, a CMR-ekből készítenek másolatot, amit a számlához csatolva továbbadnak a pénzügyi osztályra. Az eredeti CMR és a szállítólevelek pedig belekerülnek az adott megbízás köntösébe, amik szintén a pénzügyre kerülnek, majd a számlával továbbítják a megbízónak.

59

6.8. Kontrolling A kontrolling az ügylet végrehajtása után következik, magába foglalja a megvalósult ügylet értékelését, hogy minden rendben lezajlott-e, vagy volt késés, esetleg káresemény. Ebben az értékelésben fontos szerepe van az értékesítési osztálynak, mert ők tartják a kapcsolatot a megbízókkal és a szállítmányozási osztállyal egyaránt. Ha káresemény következett be a fuvarozási feladat során, meg kell vizsgálniuk az okokat, hogy kinek a gondatlansága miatt következett be, vagy talán külső ok miatt. Amennyiben a megbízott fuvaros gondatlanságának tudható be a kár, akkor annak anyagi következményeit is átterhelik, illetve a fuvaros felkerülhet a tiltott cégek listájára is. A kontrolling természetesen nem csak az egyes ügyleteket vizsgálja, hanem a vállalat működésének egészét, tehát a pénzügyi folyamatokra, mutatókra, a cash-flow követésére és tervezésére is kiterjed. Figyelemmel kíséri a forgalom alakulását, a bevételek és kiadások arányát, illetve az egyes partnerekkel lebonyolított forgalom mértékét. Előre

meghatározott

időperiódusokban

elemzéseket

készítenek,

melyeket

grafikonokkal, kimutatásokkal is szemléltetnek, így könnyen lehet követni a változásokat a megelőző időszakhoz képest. Ezek az elemzések nagy hasznára vannak a vezetőségnek, döntéseik meghozatalánál ezeket veszik alapul. Természetesen nem lehet mindent a számokra alapozni, ha esetleg visszaesik a bevétel, akkor meg kell vizsgálni a kiváltó okokat. Hazánk Európai Unióhoz való csatlakozása után a forgalom csökkenését lehetett érzékelni, és egy olyan helyzet alakult ki, hogy az import került még inkább előtérbe. Ehhez az is hozzájárul, hogy szinte egész Európában gazdasági recesszió alakult ki. A kontrolling során készített kimutatások sokat segíthetnek a jövőbeni problémák mérséklésében, illetve kiküszöbölésében, hogy az Euro-Log Kft. még sikeresebben tudjon tevékenykedni.

60

7. Egyéb észrevételek, tapasztalatok Az Euro-Log Kft.-nél eltöltött gyakorlati időm alatt, sőt most már munkám során, több olyan tényezőt is észrevettem, ami hátráltatja, akadályozhatja a pontos, minőségi munkavégzést. A leggyakoribb problémákra igyekeztem az általam bemutatott Bio Befőtt Rt. és a Köt-szer Kft. megbízásaiban kitérni, és ötletekkel szolgálni a folyamatok javítására. Ezeken az akadályokon kívül (állandó alvállalkozói kör hiánya, pontatlan információk a megbízóktól, cserepaletták) azonban még meg kell említenem egy-két akadályozó tényezőt. Úgy gondolom, hogy több probléma is a vállalat szervezeti átalakítása után keletkezett. Az átalakítás előtt egy ember tartotta a kapcsolatot mind a megbízóval, mind a fuvarozóval, tehát az információk egy és ugyanazon személyhez érkeztek. Az átalakítás után, az értékesítési és szállítmányozási osztály létrehozásával az információ több láncszemen keresztül érhet el az illetékeshez. A két osztálynak együtt kell működnie a munka során, minden információt maradéktalanul át kell adnia egymásnak. Véleményem szerint a folyamatban a problémák, fennakadások forrása a nehézkes információáramlással van összefüggésben. Ha például a megbízott alvállalkozó részéről merül fel egy kérdés, akkor jelentkezik a szállítmányozónál. Ha a szállítmányozó nem tud válaszolni a kérdésre, fel kell hívnia az értékesítőt, aki a megbízótól tud információt szerezni. Az is előfordulhat, hogy az értékesítő nem tudja utolérni a megbízót, ami természetesen késést okozhat a feladat teljesítésében. Gyakran előfordul az is, hogy az értékesítő azt válaszolja, hogy nem hívja fel emiatt a kérdés miatt a megbízót, mert nem zavarhatja állandóan. Véleményem szerint ez nem minden esetben helytálló, mert az is megesett már, hogy egy áru esetében felmerült az a kérdés, hogy rakható-e dobozos autóba. Mivel az értékesítő nem volt hajlandó megkérdezni ezt a megbízótól, a szállítmányozó inkább egy drága, ponyvás autó mellett döntött, nehogy a felrakodáskor hiúsuljon meg a feladat. Az információ áramlásának problémája a fent említett esetekkel sajnos nem merül ki. Minden megbízóhoz két értékesítő van beosztva, egy, aki a fő kapcsolattartó az Euro-Log Kft. részéről, egy pedig a másodlagos kapcsolattartó, aki akkor dolgozik a

61

megbízóval, ha a másik kolléga nem tartózkodik az irodában. Ebből az a probléma adódhat, hogy a másodlagos kapcsolattartó nem rendelkezik minden információval, az is megeshet, hogy az ügyfél sokkal tájékozottabb, ami elég kellemetlen az ügyintéző számára. A

megbízások

beérkezéséről

az

értékesítés

mindig

e-mailben

értesíti

a

szállítmányozási osztályt, de az is megtörténhet, hogy véletlenül rossz e-mail címre küldik az információt, és így a szállítmányozó nem, vagy csak későn értesül a feladatról. Véleményem szerint az is fontos lenne, hogy arról is küldjenek egy rövid üzenetet, ha bevitték a megbízást a számítógépes rendszerbe, mert így nem kellene annyit telefonálgatni, és a munka is könnyebben haladna. Előfordulhat például, hogy a megbízást épp viszi be az értékesítő, a szállítmányozó pedig azt hiszi, hogy az már a kész megbízás, és csatolja rá a járatot. Ez a hiba ritkán fordul elő, de nagy gondot okozhat a későbbiekben, például a számlázás során, mert a gépben ekkor két járat lesz látható. Arról is minden esetben kellene e-mailt küldeni, ha a megbízással kapcsolatban módosul például az áru mennyisége, a felrakás vagy lerakás időpontja, mert a szállítmányozóknak sincs ideje állandóan ellenőrizni a gépben a megbízásokat, miután már kiadta a feladatot a fuvarozónak. Ez azért lenne elengedhetetlen, mert már az is megtörtént, hogy egy fuvar lerakása fix, reggel 8 óra volt. A fuvaros eszerint meg is érkezett a lerakóra, de ott azt mondták a kamion sofőrjének, hogy csak délután 3 órakor kerül rá a sor. A fuvarozó cég kérdőre vonta a szállítmányozót, aki ezután megtudta az értékesítőtől, hogy a megbízó kérte az időpont elhalasztását, csak erről aztán nem informálta a szállítmányozót. Ebből aztán az a probléma alakult ki, hogy mivel a fuvarozó lekéste a következő feladatának rakodását, követelte, hogy szerezzen neki az Euro-Log Kft. egy másik importot. Véleményem szerint javítani kellene a két osztály közötti összhangot, amit egyedül azzal lehetne elérni, hogy tudatosítani kell minden egyes munkatársban azt, hogy a kiváló logisztikai szolgáltatást csak akkor lehet megvalósítani, ha mindenki kölcsönösen informál mindenkit.

62

A szállítmányozási osztály részéről azt emelném ki, hogy amikor leszervez egy fuvarozási feladatot, a megbízásban mindenképpen fel kellene tüntetni a fuvarozóval egyeztetett kiállási időpontokat. Ez egyrészt azért is fontos, mert amikor az értékesítők visszaigazolják a megbízónak a megbízást, akkor a megbízó is számítani tud a kamion érkezésére. Ennek leginkább darus rakodásnál van jelentősége, mert a legtöbb cég nem rendelkezik saját daruval, tehát bérelnie kell, aminek anyagi vonzata jelentős. Ilyenkor nem illik késni a megbeszélt időponthoz képest, mert az akár rossz fényt is vethet a cégre. Másrészt azért is fontos az időpontok pontos bevitele, mert a járatkövető kollégának sem kell felesleges munkát végeznie. Például ha a megbízásban reggel 8 órás rakodás van, de az autó az egyeztetés alapján csak délben áll ki, a járatkövető a délelőtti járatkövetés során felhívja – feleslegesen - a fuvarozót. Ha az időpontot mindenki pontosítaná, akkor a telefonköltséget ennyivel is csökkenteni lehetne, illetve a járatkövetésre is kevesebb energiát kellene áldoznia a kollégának. A változásokról a szállítmányozásnak is értesítenie kellene az értékesítést, ilyen például a rendszámmódosítás bejelentésének elmulasztása. Ekkor ugyanis az értékesítő sem informálja a megbízót az esetleges változásról, aki nem tudja azonosítani a kamiont, emiatt nem is kezdik meg a rakodást, és fel kell hívnia a vállalatot. Ez, ha gyakran fordul elő, ronthatja a cég hírnevét. A raktározással kapcsolatban is több problémát fedeztem fel gyakorlatom és munkám során. Úgy gondolom, hogy a beérkező árukat nem megfelelő rendszer alapján helyezik el, nehezen lehet a későbbiekben azonosítani őket. Gyakran nem a sorszámuk alapján kerülnek raktározásra, hanem méretük alapján, ami így a visszakeresést nehezíti, és sok időt vesz igénybe. Úgy gondolom, hogy egy megfelelő számítógépes rendszerrel meg lehetne oldani ezt a problémát, amikor beérkezik az áru, el kellene látni a megfelelő jelzésekkel, és a számítógépben is rögzíteni kellene ezeket az adatokat, illetve azt, hogy mikor került a raktárba az áru, mikor kell kiszállítani, illetve hogy hol található a raktárban. Ezzel sokkal gyorsabban és ütemesebben lehetne dolgozni. Az információáramlás itt hagy némi kívánnivalót maga után. A raktár és a szállítmányozás, valamint a raktár és az értékesítés között gyakran vesznek el információk, sokszor nem értesítik pontosan a raktárt arról, hogy milyen árunak kell beérkeznie, melyiket hova kell kiszállítani, 63

illetve a raktár sem küld minden esetben üzenetet arról, hogy milyen áru érkezett. Ezt a legegyszerűbben úgy lehetne megoldani, ha egy olyan táblázatos e-mailt küldenének az illetékesnek, ami tartalmazná az beérkezett áru megnevezését, mennyiségét, méreteit, beérkezésének dátumát, illetve hogy honnan jött az áru. Ez nem venne sok időt igénybe, mégis mindenki pontosan informált lenne. A raktárral kapcsolatban még azt is kiemelném, hogy nincs lehetőség meghatározott hőfokon tárolandó áruk (például hűtést igénylő áruk) raktározására. Úgy gondolom, hogy egy ilyen forgalmat lebonyolító vállalatnak rendelkeznie kellene ilyen lehetőségekkel felszerelt raktárral mellyel megrendelőit még szélesebb körben ki tudná szolgálni. Ezek mellett azt is megemlíteném, hogy az alkalmazottak nagy terhelésnek vannak kitéve, gyakran tovább kell bent maradniuk a munkahelyükön, mert nem tudják időben befejezni az aznapi teendőiket. Ez alatt azt értem, hogy az értékesítés és a szállítmányozás mellett rengeteg adminisztrációs feladatot kell ellátniuk a dolgozóknak (például a palettanyilvántartás, számlák ellenőrzése). A feszített munkatempó miatt pedig gyakran követnek el apró hibákat, például nem veszik észre, hogy a számla küldője nem azonos a rendszerben szereplővel, ami később problémát okozhat. Véleményem szerint ez az adminisztrációs tevékenység nagyon megterheli a dolgozókat, és hogy legalább ezt a terhet levegyék a vállukról, alkalmazni lehetne egy adminisztratív feladatokat ellátó munkatársat. Ennek szükségessége bebizonyosodott akkor is, amikor a vállalatnál gyakornokok dolgoztak. Segítettek a faxok elküldésében, a fuvarmegbízások köntösbe helyezésében, a CMR-ek szétosztásában. Igaz, hogy ez mind apró munka, de sok időt és figyelmet vesz igénybe. Egy adminisztrátort meg lehetne bízni a járatkövetés elvégzésével és a palettanyilvántartás vezetésével is. Végül megjegyezném azt is, hogy a rendelkezésre álló számítógépeken az egyes programok különbözhetnek, nem minden gépen jelenik meg ugyanúgy egy táblázat. A rendszeres karbantartással, és a munkavégzéshez szükséges gépek folyamatos lecserélésével úgy vélem ezt is meg lehetne oldani.

64

8. Összegzés Az Euro-Log Kft-nél töltött szakmai gyakorlatom során mély bepillantást nyerhettem egy

közúti

szállítmányozó,

egy

logisztikai

szolgáltató

tevékenységébe.

Meggyőződhettem arról, hogy mennyire összetett munkáról van szó, és hogy milyen fontos egy vállalat számára, hogy logisztikai szolgáltatót alkalmazzon. Sokkal minőségibb, megbízhatóbb munkát végeznek, és az értéknövelő szolgáltatásokkal, vámügyintézéssel egyre közelebb kerülnek a megbízók teljeskörű kiszolgálásához. Mindehhez természetesen olyan alvállalkozókra van szükség, akik szintén abban érdekeltek, hogy minél magasabb színvonalú szolgáltatást nyújtsanak, nem pedig abban, hogy minél nagyobb nyereséghez jussanak. Ez azért fontos, mert ha egy rosszul megválasztott alvállalkozó nem megfelelően teljesít, az kihat a megbízó és az Euro-Log Kft kapcsolatára is, legrosszabb esetben partnervesztéshez vezethet. Ezt azért is nehéz kivédeni, mert egyre több fuvarozó jelenik meg a piacon, akiket még nem ismernek annyira, hogy valóban megbízható munkát végeznek-e, illetve gyakran előfordul az is, hogy a megbízott alvállalkozó továbbadja egy másik fuvarozónak a feladatot. Úgy gondolom, hogy a mai piaci viszonyok mellett egyre inkább a logisztikai szolgáltatók kerülnek előtérbe, viszont a nagy árverseny miatt nem könnyű a helyzetük. Egyre több kisebb vállalat kénytelen abbahagyni tevékenységét, mert nem bírja az óriási árversenyt. Nehéz minőségi szolgáltatást nyújtani az árverseny nyomása alatt, nem beszélve arról, hogy a nyomott árak mellett minden szempontból meg kell felelni a partner elvárásának, mint például a minél előbbi szállítás, ami úgy jelenik meg, hogy az elődiszpozíciós idő egyre inkább lecsökken egy, esetleg fél napra. Mindemellett a vállalat nem teheti meg, hogy egy megbízónak nemet mond, mert akkor teret enged versenytársainak. A jelenlegi piaci helyzetben gyakran kell olyan megbízásokat is elvállalniuk a logisztikai szolgáltatóknak, melyekből nem jönnek ki nyereségesen, mert a komoly, megbízható partnerkapcsolatokra mindig is szükségük lesz.

65

Az Euro-Log Kft Euro-Log Csoporttá alakításával úgy gondolom, hogy már csak a név hallatán is megbizonyosodhatnak a partnerek arról, hogy egy komoly, megbízható logisztikai szolgáltatóval állnak szemben. Mindenképpen fontos a vállalat számára a megbízói kör bővítése Európa országait illetően. Fontos, hogy minden országban legyenek megbízóik, melynek segítségével egy egész Európára kiterjedő hálózatot lehetne kiépíteni, és így működni a jövőben. A mai tendenciák egyre inkább azt mutatják, hogy a gyűjtő szállítmányozás iránt egyre inkább nő a kereslet. Egyre több, kis mennyiségű áru fuvarozását igénylik a megbízók, ami arra ösztönzi az Euro-Log Kft.-t is, hogy egyre több ország irányába indítson gyűjtőjáratot. Jelenleg a Baltikum, Finnország, Nagy-Britannia, Csehország, Románia és Bulgária felé mennek a gyűjtőszállítmányok, mindemellett célszerűnek találnám egy olasz, francia, lengyel gyűjtőjárat beindítását is, ami természetesen a szolgáltatások körét is bővítené. Ebből kifolyólag is úgy vélem, hogy egy logisztikai szolgáltatónak folyamatosan bővítenie kell szolgáltatásait, hogy vonzó lehessen régi és új partnerei számára egyaránt. Hazánk Európai Unióhoz való csatlakozása szintén azt segítette elő, hogy az igényeket egyre magasabb szintű szolgáltatásokkal elégítsék ki a logisztikai szolgáltatók. Kedvező ebből a szempontból hazánk földrajzi fekvése is. Mindemellett egyre inkább felértékelődnek a háztól-házig történő kiszállítások, illetve az értéknövelő szolgáltatások közül az újracsomagolás. Fontos szem előtt tartani az Európai Unió közlekedéspolitikáját, valamint a környezet kímélésére vonatkozó törekvéseket. Olyan kamionokra lenne szükség, amelyek kevésbé környezetszennyezőek, valamint a közút és vasút kombinálásával (RO-LA forgalom) lehetne tenni a környezet kímélése érdekében, ennek azonban Magyarországon nem olyan nagy a szerepe, még fel kellene ismernie a szállítmányozásban résztvevőknek is, hogy ha többletköltséggel is ugyan, de környezetbarátabb módon is lehetne fuvaroztatni. A logisztikai szolgáltatók és a megbízók között tehát egy igen összetett kapcsolat van, amire oda kell figyelni, a piaci verseny erősödésével pedig ez még hangsúlyosabbá válik. Egy logisztikai szolgáltatónak ezek figyelembe vételével kell 66

folyamatait irányítania, koordinálnia. Véleményem szerint az Euro-Log Kft. minden szempontból megfelel a piac követelményeinek, és a megbízók értékes áruikat valóban értő kezekben tudhatják.

67

9. Források

Erdélyi Kálmán; Nikischer József; dr. Tátrai Anna: Nemzetközi szállítmányozás, Első kötet, Magyar Közlekedési Kiadó, 2002., 121-122. oldal, 17-19. oldal, 166-167. oldal Főiskolai előadások, szemináriumok jegyzetei Halászné Sipos Erzsébet: Logisztika, 1998., 17-21. oldal, 24-32. oldal Horváth Zoltán: Kézikönyv az Európai Unióról, Ötödik, átdolgozott, bővített kiadás, Földkör Kiadó, 2002. 283-288. oldal Interjú az Euro-Log Kft. munkatársaival Mikolay Lászlóné: Gyakorlati külkereskedelem, Szókratész Külgazdasági Akadémia, Budapest, 2002, 80-122. oldal, 196-208. oldal Dr. Prezenszky József: Logisztika, 1995., 38. oldal Saját kutatások az Euro-Log Kft. adatbázisát felhasználva Vállalati kimutatások www.eurolog.hu/Szolgáltatásaink, letöltés időpontja: 2005.11.02.

68

10. Mellékletek jegyzéke

1. számú melléklet: Az Euro-Log Kft. szervezeti felépítése 2. számú melléklet: Árajánlat a Bio Befőtt Rt. részére 3. számú melléklet: Árajánlat a Köt-Szer Kft. részére 4. számú melléklet: Megbízás a Bio Befőtt Rt. részéről 5. számú melléklet: Megbízás a Köt-Szer Kft. részéről 6. számú melléklet: Megbízás visszaigazolása a Bio Befőtt Rt. részére 7. számú melléklet: Megbízás visszaigazolása a Köt-Szer Kft. részére 8. számú melléklet: Fuvarmegbízás a Futó Kft. részére 9. számú melléklet: Fuvarmegbízás a Speed Kft. részére

69

MELLÉKLETEK

70