Az ELO Iratkezelő Modul jogi háttere. dr. Fenyér Éva ügyvéd, iratkezelési jogi tanácsadó

Az ELO Iratkezelő Modul jogi háttere

dr. Fenyér Éva ügyvéd, iratkezelési jogi tanácsadó 2012.09.27.

ELO ECM Szakmai Kongresszus 2012

1

Az előadás célja A jogi alapok áttekintése és rendszerezése

Az ELO Iratkezelő Modul - magyarországi jogszabályi környezetének bemutatása - helye, szerepe a tanúsított iratkezelésben

2012.09.27.


2

Tartalom: 1. 2. 3. 4.

2012.09.27.

Iratkezelést végző személyekről Iratokról Iratkezelési jogszabályokról és szabályzatokról Tanúsított iratkezelő szoftverekről


3

1. Iratkezelést végző személyek

2012.09.27.


4

Iratkezelés Személyek

Iratkezelés

Iratkezelési Iratkezelő Szabályzat szoftver

Közfeladatot ellátó szervek

egységes, átfogó szabályozás

kötelező

egységes követelményrendszer ELO IK !

Nem közfeladatot ellátó szervek: pl. tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok pl. egyéb (magán tulajdonú) gazdasági társaságok és természetes személyek 2012.09.27.

kötelező elszórt részszabályok

nincs szabályozás ELO IK

nem elszórt részszabályok kötelező

nincs szabályozás ELO IK


5

Megőrzés Személyek

Levéltári törvény Digitális archiválásról szóló hatálya kiterjed rendelet hatálya

Közfeladatot ellátó szervek

irattári anyag ELO IK

Nem közfeladatot ellátó szervek: pl. tartós állami tulajdonú társasági irattári anyag részesedéssel működő gazdasági társaságok pl. egyéb (magán tulajdonú) gazdasági maradandó társaságok és értékű iratok természetes személyek 2012.09.27.

nem terjed ki a közfeladatot ellátó szervekre kiterjed a nem közfeladatot ellátó szervekre: irat, okirat, eredeti példány megőrzése ELO IK irat, okirat, eredeti példány megőrzése ELO IK


6

2. Iratok

2012.09.27.


7

Papír alapú és elektronikus iratok Magániratok Köziratok

pl. a természetes személyek tulajdonában lévő iratok (digitális archiválás)

Magánokiratok Közokiratok

a közfeladatot ellátó szervek irattári anyaga (levéltár)

Maradandó értékű iratok (levéltár)

- bíróság, közjegyző, más közigazgatási szerv állítja ki - teljes bizonyító erejű

hatóság,

- kiállítója lehet természetes személy, jogi személy - teljes bizonyító erejű

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény A polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény 2012.09.27.


8

Elektronikus iratok aláírásai

Fokozott biztonságú elektronikus aláírás Minősített elektronikus aláírás

A polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény 2012.09.27.


9

Hiteles elektronikus másolatok digitális archiválása Papír alapú irat magánirat közirat

Digitálisan archivált

Elektronikus másolat + legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás

magánokirat + legalább fokozott biztonságú közokirat elektronikus aláírás és minősített időbélyegző

Hiteles (papír alapú irattal azonos joghatású) másolat

Hiteles (papír alapú irattal azonos joghatású) másolat

+minősített időbélyegző

+érvényességi lánc beszerzése

ELO IK

+időbélyegzés ismétlése

A digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet A papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet 2012.09.27.


10

3. Iratkezelési jogszabályok és szabályzatok

2012.09.27.


11

A közfeladatot ellátó szervekre vonatkozó legfőbb iratkezelési jogszabályok • A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény • A közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet • A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet • A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHMNKÖM együttes rendelet 2012.09.27.


ELO IK 12

A cégekre vonatkozó iratkezelési jogszabályok Nincs külön, egységes, átfogó iratkezelési szabályozás Csak ágazati jogszabályok egyes előírásai (eseti)

 magánokirat, írásbeli alakban létrejött szerződés fogalma (Ptk.), elektronikus úton kibocsátott számla fogalma (Áfa tv.), pénzügyi bizonylatok (számla, készpénzfizetési számla, nyugta), nyilvántartások megőrzési ideje (Art.)

A közfeladatot ellátó szervek iratkezelése háttérszabályozásként javasolt mindazon területeken, ahol nincs különös, iratkezelésre vonatkozó előírás  a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet  a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet ELO IK 2012.09.27.


13

Legalább mit vegyen át egy cég a közfeladatot ellátó szervektől?

Az iratkezelési cselekmények közül legalább: - érkeztetés (min. dátum megjelöléssel) - ügyiratképzés - iktatás (főszámos-alszámos) - stornózás, átiktatás - besorolási sémák, ügyek és iratok metaadatai

2012.09.27.


ELO IK

14

Legalább mit vegyen át egy cég a közfeladatot ellátó szervektől? Iratkezelési Szabályzat • egyedi vagy egységes • melléklete az Irattári Terv • része lehet az iratkezelő szoftver használatának szabályozása is • összhangban van: o a Szervezeti és Működési Szabályzattal o az Adatvédelmi Szabályzattal o a Titkos Ügyiratkezelési Szabályzattal, stb. 2012.09.27.


15

4. Tanúsított iratkezelő szoftverek

2012.09.27.


16

Felügyelet Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium, Kormányiroda és Iratkezelési Felügyelet

Belügyminiszter Kijelölés

Tanúsító Szervezet Tanúsítás

Akkreditálás Nemzeti Akkreditáló Testület

Megfelelés a szoftver megfelel a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendeletnek. 16/2006. (IV. 6.) BM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól 2012.09.27.


17

Tanúsító szervezetek •Certop Informatikai Tanúsítási Szolgáltatások Kft. Kijelölés időtartama: 2009. május 20. – 2012. május 20.

•MÁTRIX Vizsgáló, Ellenőrző és Tanúsító Kft. Kijelölés időtartama: 2010. február 9. – 2013. február 9.

•VERITAN Hírközlési és Informatikai Tanúsító Kft. Kijelölés időtartama: 2010. május 14. – 2013. május 14.

•SGS Hungária Minőségellenőrző, Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. Kijelölés időtartama: 2010. május 19. – 2013. május 19.

2012.09.27.


18

Dokumentumkezelő rendszerek Iratkezelő rendszerek Tanúsított szoftverek Szűkített: pl. szűkített iratkezelési funkciókkal és e-aláírási funkció nélkül Teljes körű: a 24/2006–os rendeletnek ELO teljes körűen megfelel IK Kibővített: ügyfélkapu kapcsolattal rendelkezik

2012.09.27.


19

ELOprofessional 2011 IK modullal ELOenterprise 2011 IK modullal Tanúsítványai Érvényes: 2014.12.31-ig

2012.09.27.


20

Köszönöm a figyelmüket!

dr. Fenyér Éva ügyvéd, iratkezelési szakértő 30/65-065-74 [email protected]

2012.09.27.


21

Az ELO Iratkezelő Modul jogi háttere. dr. Fenyér Éva ügyvéd, iratkezelési jogi tanácsadó

Recommend Documents