Az e-Archivum működés közben Puzsár Imre (Magyar Országos Levéltár)
Létrejötte • 10/2002. NKÖM r. – alap • minisztériumi elvárás – a rendeletnél ne tartalmazzon többet, de több funkcionalitást fejlesztettünk bele, hogy a modern informatikai elvárásoknak jobban megfeleljen • Levéltári Kollégium – lokális rendszerek legyenek, ne egy központi rendszer
I. Új funkciók a 4.0 verzióban • meglévő funkciók hibajavítása • raktári jegyzék – felhasználóbarátabb: lehet másolni a raktári jegyzék sémáját • kölcsönzési napló – Iratjegyzék nyomtatása funkció, lejárt kölcsönzést jelzi • exportálási lehetőség – törzskönyvi struktúra, adatok átvitele, kinyerhetősége • nyomtatás • súgó megfelelő működése • szervnyilvántartásban jogelődről jogutódra át lehet ugrani és vissza
II. Az adatbázis működtetési keretei A) Központi tervezésű nyilvántartási rendszer – helyi használat • 10/2002. NKÖM r. 6.§ (1) és 34.§ (3) bekezdés írja elő: szervekről és ezek iratkezelésének fontosabb adatairól nyilvántartást/levéltári nyilvántartásokat számítógépen, egységes program alkalmazásával vezet
B) Határidők és feladatok kérdése • Nem ügyviteli rendszer, nem célja hogy határidőkre és feladatokra emlékeztessen, a felhasználók feladata, hogy a szabályzatokban előírt feladatokat határidőre ellássák.
C) Interneten való megjelenítés – közös Levéltári Portál – MOL honlap • MOL honlapon található törzskönyvi adatbázis rendszeresen és automatikusan frissül az e-Archivum adataival.
III. Meglévő funkciók A) Szervnyilvántartás • a szervdosszié számát • a szerv neve, címe és elérhetősége • Iratkezeléséért felelős személy neve, munkaköre, beosztása • szerv megalakulásának időpontja • jogelőd megnevezése, fennállásának időtartama, a levéltárban őrzött iratainak évköre, terjedelme, levéltári törzsszáma (jogelődök szerinti bontásban) • levéltárban őrzött iratok évköre, mennyisége, levéltári törzsszáma
• szervdossziék rendszerezése • névváltozatok kereshetősége, telephelyek változáskövetése • tényleges működés eltérhet • jogelőd-jogutód dossziéjára át lehet ugrani, a levéltárba adott anyag dossziéjára nem; funkcióelődök • linkelés, több levéltári jelzet
III. Meglévő funkciók A) Szervnyilvántartás • levéltári átadásra érett irattári anyag évköre, mennyisége és selejtezettségi foka • jogelőd vagy egyéb szerv irattári anyagának évköre, mennyisége és selejtezettségi foka (szervenkénti bontásban) • az irattári anyaghoz tartozó térkép- és tervtári anyag, képés hangfelvétel, valamint a számítástechnikai adathordozókon létrehozott és őrzött információk adatai
• más szervek iratanyagának elkülönítésére nincs lehetőség; Címek: Iratőrzők/felszámolók: hová került iratanyag, de össze kellene kapcsolni
III. Meglévő funkciók A) Szervnyilvántartás • iratkezelési szabályzat(ok) száma, kelte • ellenőrzési jegyzőkönyvek
• selejtezési jegyzőkönyvek • az irattárakra vonatkozó adatok • dokumentáció átadása szervdossziéból fonddossziéba
• SzMSz-t is, de alapító okiratot nem • jegyzőkönyvi séma felvehető lenne az e-Archivumba, internetes hozzáférésen keresztül ki lehetne tölteni
• inkább az egyik és a másik tartalmát kellene meghatározni
III. Meglévő funkciók A) Szervnyilvántartás • Amit a jogszabály nem ír elő: – Alapadatok: fondfőcsoport, szervtípus, cégállapot, jogcímek – Szerv működése: gazdasági társaságok speciális adatai, jogszabályok – Iratkezelés: tipikusan az ell. jkv.-be felveendő adatok – Genealógia: - jelenleg a felhasználó helyezheti el, jövőben esetleg lehetne időcsík, és a szervek működésük ideje szerint különböző méretű dobozokban helyezkednének el egymás mellett és alatt – szervdosszié státusa – nyitott – még vannak be nem szállított/le nem selejtezett iratanyagai
III. Meglévő funkciók B) Törzskönyv • • • • • •
papíralapú törzskönyv már rég nincs fa struktúra + ”fonddosszié”: törzskönyvi nyilvántartás adatai Alapleltár adatai áttekintő raktári jegyzék adatai ~ nemzetközi leíró szabványok adatai
A törzskönyvi nyilvántartás adatai • a fond és állagainak törzsszáma, címe és évköre • terjedelem ifm-ben és raktári egységekben • helyrajzi jelzet • az adatokban történt változások bejegyzése
• raktárnyilvántartó és helyrajzi jegyzéket kezelő modul hiányzik • ~ Alapleltár változást előidéző események hiánya (pl. selejtezés)
A fonddosszié tartalmazza: • a levéltári feldolgozó munka során készült belső feljegyzéseket, rendezési, selejtezési terveket, jkv.-ek • raktári jegyzékek és más levéltári segédletek • korábban a szervdossziéban őrzött iratok minden, az iratanyag levéltárba kerülésére vonatkozó irat másolata • fizikai állapotra vonatkozó feljegyzések
• fájlfeltöltéssel megoldható lenne ~ segédletek
Az áttekintő raktári jegyzék adatai: • általános adatok: levéltár neve, a fondfőcsoport neve, a fond, ill. állag neve (címe), kora (évköre), terjedelme ifm.-ben és a raktári egységek számában • a fond történetét bemutató bevezető • levéltárba kerülés jogcíme • rendezettségre, selejtezettségre vonatkozó információk • kutatási lehetőség, segédletek • speciális adatok
• Alapadatok
• Fondismertetés
• Segédletek
• Raktári jegyzék
Naplózás • gyarapodási napló • fogyatéki napló • letéti napló • kölcsönzési napló • átmeneti napló
IV. Hiányzó funkciók • A) a központi statisztikai adatszolgáltatás és az e-Archivum kapcsolata • B) az iratanyag rendezettségi szintjeinek és segédletekkel ellátottságának részletes nyilvántartása
V. Továbbfejlesztés igénye és lehetőségei • E-Levéltári Projekt • funkcióvesztés ne legyen • európai/nemzetközi (leírási) szabványoknak jobban megfeleljen • ehhez a magyar jogszabályokat is változtatni kell • a régi adatok felvitele az e-Archivumba
