Szappanos András Szociológus Tanácsadó és tréner Mistral Tréning
Az állásinterjú misztériuma Gyakorlati tanácsok Mindnyájan, akik ezt a kiadványt a kezükben tartják, valószínűleg nagy ambícióval tekintenek a jövőbe. Gyakori jelenség, hogy a fiatalok vezetői szerepelképzeléseket is megfogalmaznak. Amikor állásinterjúra jelentkeznek, elképzelhető, hogy már a kezdetekkor vezetői pozíciókra pályáznak. Fontos gyakorlati tudnivaló, hogy vezetői státuszokba elsősorban vezetői gyakorlattal rendelkező munkatársakat keresnek. Így hát, ha tehetik, akkor mielőbb – akár már az egyetemi évek alatt – próbáljanak szakterületen elhelyezkedni, projektekben, kutatásokban részt venni. A gyakorlatok során igyekezzen minden vezetői pozícióra aspiráló ember olyan tapasztalatokkal gazdagodni, melyek fejlesztik az embereket irányító, a munkacsoportokat fejlesztő, a feladatokat kézbentartó és felelősséget felvállaló készségeiket. Összefoglalóan vezetői kompetenciáknak hívjuk e szükséges készségek csoportját, mely természetesen tovább részletezhető. Ezek ismeretében hangsúllyal lehet fejleszteni az egyes szükséges készségeket, még mielőtt vezetői pozícióra papírjainkat benyújtanánk. Milyen állást keressünk? Legjobb, ha hosszútávon és előrelátó módon gondolkozunk. Sokan csak önmagáért a munkábaállásért, bármilyen pozíció elfogadását időszakosan alkalmasnak vélik, azonban a nem megfelelő és a céljainkkal nem egyező munkahely csalódást, konfliktusokat, sikertelenségeket okozhat. Ajánlatos tehát mindenképpen azt mérlegelni, hogy mennyiben járul hozzá az adott munkahely saját céljaink eléréséhez. Elsődleges célunk mindenképpen az legyen, hogy megőrizzük hosszútávon belső békénket, mentális egyensúlyunkat. Aki meggondolatlanul pályáz meg és fogad el intézményes kereteket, az tudatán kívül, önhibájából csökkenti készségei örömteli kibontakozásának esélyét. Alapvető, hogy tisztában legyünk erősségeinkkel és fejlesztendő készségeinkkel. Arra törekedjünk, hogy elsősorban erősségeinket tudjuk munkahelyünkön teljeskörűen megélni. Belső, személyenbelüli vívódásainkat és konfliktusainkat tudjuk megelőzni, ha munkahelyünk hozzájárul sikereinkhez. Amikor tehát kiválasztjuk, mely pozíciókat vesszük górcső alá munkakereséskor, elengedhetetlen hosszútávú céljaink elemzése, melyhez alapul önismeretünket kell fejlesztenünk. Gyakorlatilag érdemesebb kivárni és a személyünkhöz, készségeinkhez jobban illeszkedő munkát megtalálni, mint időnek előtte beszállni a munka világába. Hogy mókuskeréknek, gályarabságnak, vagy hobbinknak és felszabadító tevékenységnek éljük meg hétköznapjaink munkával töltött részét, pusztán ezen múlik. Az interjún Ebben a strukturált, párbeszédes helyzetben találkozunk először a szervezet azon elvárásaival, amelyek a leendő pozíció betöltőjeként személyünk felé irányulnak. Itt szembesülünk először olyan objektív kategóriákkal, melyeket korábban nem biztos, hogy magunkra vonatkoztattunk és talán idegenszerű is, hogy személyünket ezek alapján mérlegelik.
Jó tudni, hogy az interjúkon a cégeket képviselő szakemberek minden idegszála arra van kihegyezve, hogy azt állapítsa meg, vajon a pályázó hozzájárul-e a cég eredményeinek teljesítéséhez, vagy sem. Itt lemeztelenedik a király és csak a racionális költség-haszon elemzés lép előtérbe. Arra kíváncsiak az interjúztatók, hogy miért jó a cégnek, a vállalatnak, hogy az épp velük szemben ülő aspiráns felvételt nyerjen. Az interjú alanyok tipikus hibái A szuperzseni Soha nem vet jó fényt a pályázóra, ha teljes spektrumban és teljes mélységben igyekszik hirdetni megfelelését minden szinten. Tévképzet azt hinni, hogy a mindenben maradéktalanul kiváló a jó pályázó. Gyakori hiba, hogy annak érdekében, hogy a pozíciót elnyerhesse az „ifjú titán” saját pajzsára emeli önmagát. Jó tudni, hogy akik legelőször szemet szúrnak az interjúztató tagoknak, épp ezek a szuperzsenik. A közkatona A mindenben mindennek önmagát alárendelni kész ember mintaképe. Gyakran magára is alkalmazza – kis eufemizmussal - a „jó katona vagyok” kifejezést. Egyben hangsúlyozza azt is, hogy az elvárásoknak megfelelően határozott, megbízható és mindenben alkalmazkodik felettesei parancsainak. Tévedés azt gondolni, hogy elég pusztán annak bizonyítása, hogy megbízhatóak és következetesen határozottak vagyunk. Gyakran még azok is belefutnak ebbe a hibába, akik magukról nem is feltételezik, hogy ilyenek lennének. Pusztán a felvételi stressz következtében árulnak el magukról olyan képet, akik mindenben alkalmazkodnak a cég követelményeihez. A szende és a bizonytalan Vannak azok a jelentkezők, akik túlzásba vitt udvariasságból elvesztik határozottságukat, önállóságukat. Az interjú feszültséggel teli hangulata a vizsgáztatás érzetét kelti bennük; és mint annakidején tanáruk előtt, szégyenérzettel telve küzdenek az elfogadásért. Mind, aki ezt a könyvet a kezében tartja, csak képzeljen bele, mit szólna egy felelősségteljes döntés kapujában, vajon felvenné-e vagy sem a szende és bizonytalant? A céltalan Sokan csak az első munkahelyükön szeretnék igazából eldönteni, hogy mit is akarnak igazán az élettől és maguktól. Elvégezvén tanulmányaikat, még mindig a „majd meglátjuk” állapotában leledzenek, és úgy gondolják türelemmel tolerálja majd a környezet, míg eldöntik mit akarnak valójában. Leggyakoribb válaszuk „még nem forrott ki igazán”, „még nem döntöttem el”, „majd kialakul”, „lehet ez is, lehet az is”, „még tapasztalnom kell”, stb. Csak arra gondoljunk, hogy egy cégnek nem áll érdekében kivárni, legfőképpen egy fiatal korszakos tévelygéseit. A laza Első ismertető jele, hogy lecsúszik a székről. Gesztusai szélesek és lusták. Összes metakommunikatív jelzése az intellektuális fölényről és az individualizmusról szól. Ezzel a viselkedésmintával hovatovább viselkedéskultúrával legtöbbször a flegmagikusság párosul. Mindeközben a laza, meg van győződve a maga igazáról, és arról, hogy az adott pozíció betöltésére ő a legalkalmasabb. Képviselni is kívánja megfelelőségét e komfortos ellazulással, akinek még az ilyen felvételi megpróbáltatások is félgőzzel sikerülnek. Enyhénszólva röhejes.
A karrierista Két éven belül a vezető vezetője kíván lenni. A juttatások és a támogatások érdeklik. Ambiciózus mindenek felett. Két lábon járó explozionalista mellszobor. Két rövid körmondattal vázolja „mi a nagy helyzet”. Tudomására hozza mindenkinek, hogy mit kéne és hogyan, mihamarabb. Legfontosabb számára önmaga elengedhetetlen fontosságának kihangsúlyozása. A cégek nem szeretik a karrieristákat. Bizonytalanságot gerjesztenek a cég stabilitásában. Ha nem látják a karrieristák céljaik rövid távú kielégülését az adott szervezetben, akkor rövid úton új környezet után néznek. A cégek a lojalitásuk alacsony megbízhatósága miatt nem kedvelik az individualista, karrierista típust. A tudós, szakértő Tudjuk, hogy magas értékkel bír az elemző látásmód. Azonban a túlságosan is analitikus és vizsgálódó, gyakran a kákán is csomót kereső és szőrszálhasogató látszatát kelti. Mindig legyünk tisztában azzal, hogy az interjúztató a döntéshozatali kompetenciánkra is rá akar látni. A cégek számára fontos a lényeglátó képesség és a problémák megoldásközpontú megközelítése. Mind e vizsgálati szempont mögött a haszonelvűség húzódik. A problémákat optimális időn belül, hatékonyan kell megoldani. Világosan látszik, hogy a problémázó, agyongondolkodó, az ok okának az okát kereső mákvirágokat nem tolerálják a vezetés világában.
Az optimális magatartás az interjún – A kompetens Hozzáállás Fontos tudni, hogy az első beszélgetésen a cég a megfelelő partnert keresi és a pályázó is a cég képében partnert keres karrierje befutásához. Ez a hozzáállás horizontális. Nem hagyható azonban figyelmen kívül, hogy bejutni kívánunk valahova, el kívánjuk nyerni az állást. A tiszteletadás, a konvencionális tekintélyelv alapnak tekintendő. Nem tévesztendő azonban ez össze a megalázkodással, a túlzott udvariaskodással és a bizalmaskodással. A korrekt viszonyulás az interjúztatók irányába elsődlegesen partneri jelleget öltsön. Meg kell értenünk, milyen embert kíván az állás. Meg kell értenünk, milyen embert kíván a leendő vezetőnk, még ha vezetői pozícióra pályázunk is. Hozzáállásunkban érezhető legyen a feladattal való megküzdeni vágyás és a feladattal való azonosulás képessége. Megfelelés Pontosan az állásra jelentkezzünk. Tudjuk meg, hogy mit jelent és mire vonatkozik a munkakör és pályázatunk benyújtásakor az arra vonatkozó megfelelésünket igyekezzünk alátámasztani. Ne csak a szakmai megfelelőséggel érveljünk, hanem az adott funkció ellátására való alkalmassággal is. A „vezető szeretnék lenni” helyett, az „azért szeretnék ennek a területnek a vezetője lenni” indoklás sokkal alkalmasabb. Nem a vezetői ambíciónkkal kell érvelni, hanem a vezetői készségeinkkel. Az ambíció önmagában megijeszti az embereket.
Kérdések A beszélgetés során a felvételiző igyekezzen minél több kérdést feltenni. A kérdések irányuljanak a munkavégzés céljaira, funkcióira, igyekezzen feltárni a munkavégzés szélesebb folyamatait. Azt kell láttatni, hogy érdekel a tevékenység, elsősorban annak érdekében, hogy mivel tudunk mi hozzájárulni a sikerekhez. A helyes döntés meghozatalához tudnunk kell, hogy megfelelő helyre pályáztunk. Nemcsak a cég, hanem mi is döntünk a megtudott információk alapján. Aki kérdez, az irányít. Anélkül, hogy
visszatetszést keltene rengeteg kérdésünk, törekedjünk a horizontalitás kifejezésére kérdéseinkkel is. Jó érzés keltése Nem akkor váltjuk ki a partnerek szimpátiáját, ha igazunk van, hanem akkor, ha jó érzést keltünk bennük. A vitatkozás, a szakmai értekezés, bonyolult megfogalmazások nem keltenek jó benyomást. Arra törekedjünk, hogy a témákat optimális mélységben érintve, főleg kérdések mentén haladva, folyamatosan kapjunk visszajelzést a partner érzéseiről. Ha gyanakvó, tétova, bizonytalan gesztusokat látunk a partneren, ha nem érti, amiről beszélünk, ha szakmailag nem ért egyet, változtassunk inkább a témán, vezessünk be új gondolatot, és keressük meg a harmóniát. Igyekezzünk jó benyomást kelteni. Mindig tudjuk kivel beszélünk. Az interjúztató pontos pozíciója, funkciója alapvető fontosságú: szakterületi vezető-e, vagy humán erőforrás menedzser-e, vagy szakreferens. Ha tudjuk a beosztást, olyan kérdéseket tehetünk fel személyre szabottan, amely jó érzéseket kelt a partnerben, miközben számunkra további hasznosítható információt is nyújt. Tapasztalatok Tapasztalatainkat ne rejtsük véka alá. Mind a pozitív, mind a negatív tapasztalatainknak adjunk hangot. Aki csak az előnyöket hajszolja nem válik hitelessé. Önismeretünkről teszünk tanúbizonyságot, ha kritikával szemléljük önmagunkat is. A racionális döntéshozó arról akar meggyőződni, hogy hiteles személyt talál. Ennek egyik alapja az elméleti megbízhatóság, másik pedig a terepen nyert tapasztalat. Azt kell tudni megjeleníteni, mit tettünk, milyen szerepet vállaltunk az adott munkában, projektben stb. Ne általánosságban említsük meg, hogy milyen témákban szereztünk tapasztalatot, hanem minden egyes esetben legyünk képesek részletesen bemutatni szerepvállalásunkat, azaz mivel járultunk hozzá az adott munkafolyamat eredményéhez. A döntéshozók arra kíváncsiak, milyen hozzáadott értéket képviselünk majd mi a leendő szervezetben. Célkitűzés Tudjuk megfogalmazni milyen célból jelentkezünk az adott pozícióra. Fel is készülhetünk arra a kérdésre, hogy „miért jelentkezett erre az állásra”? Aki erre azt válaszolja, hogy „láttam a hirdetésüket” nem járt el elég céltudatosan. Azt a benyomást kell keltenünk, hogy célirányos munkakeresésünkben találtunk rá a cég által hirdetett lehetőségre. Legjobb természetesen az, ha ez igaz is. A célunk mögött érzékeltessük azokat a közép- és hosszútávú célkitűzéseket is, amelyek keretet szabnak rövidtávú céljainknak. Az ember célkitűzései számot adnak értékrendjéről is. A vezérlő értékek rendszerezik cselekedeteinket és alapozzák meg döntéseinket. Ha valaki célkövető magatartást tanúsít, az hiteles információt nyújt az értékelőknek. Megjelenés A visszafogott, nem harsány stílus előnyt élvez. Sötét színű öltöny, sötét cipő, sötét zokni javasolt. Ing, nyakkendő az öltönyhöz illő legyen. A színesztétika a harmóniát támogassa! Ápolt arc, kéz, szakáll, haj alapvető. Hölgyeknél decens, visszafogott stílusú kosztüm. Az extremitások mindkét nem részéről elkerülendőek. Közfelfogás, hogy az öltözködésünk kifejezi személyiségünket. Ne a felvételi interjút használjuk fel arra, hogy személyiségünket ruházatunkkal próbáljuk kifejezni!
Aktivitás Jegyzetelni kell! Elemi érdekünk, hogy az egyébként stresszes helyzetben elhangzó információkat rögzítsük. Különösképpen, ha többkörös interjúról van szó, ahol a következő megmérettetéshez felkészülésre lesz szükségünk. Az interjúztatók számára minőségorientáltságot, összeszedettséget, elkötelezettséget sugall a jegyzetelés. Aki jegyzetelésre alkalmas mappát hoz a tárgyalásra, önmagában a felkészülésről tanúskodik. Relikviák, szimbólumok Nem célunk a sznobok csoportját gazdagítani, csak felhívjuk a figyelmet a jelenség létezésére. Nem sznobizmus önmagában az, ha valaki minőségi eszközökkel veszi körül magát. Ezért ilyen fajsúlyos helyzetekben, mint amilyen egy állás-interjú, tudnunk kell arról, hogy minőségi kiegészítőink a figyelem központjában vannak. Eldobható golyóstollat, többéves határidőnaplót, más cég logóját hordozó jegyzetfüzetet, spirálfüzetet, hovatovább szétrágott ceruzát elővenni „blamázs”. A karóra, egy jó minőségű bőrmappa, hölgyek-urak stílusos kiegészítői, esetleg szemüveg hozzájárulhatnak a strukturált megjelenés alátámasztásához. A brillköveket inkább hagyjuk az ünneplésre! Közhelyektől kíméljenek! A „csapatember vagyok”, „jól kommunikálok”, „keresem a kihívásokat”, „kreatív és önálló vagyok”, „jó a kisugárzásom”, stb. frázisokat kerüljük nagyívben. Az alkalmasságot példákkal alátámasztva kell bizonyítani. Úgy is hívják: tanúbizonyság alapú interjúzás. Minden készséget példákkal, konkrétan támasszunk alá. „Amikor a projektfolyamat során a csoport azért rekedt meg, mert a különböző szervezeti érdekeket képviselő résztvevők nem találtak közös nevezőt, azzal az ötlettel sikerült továbblendítenem moderátorként a folyamatot, hogy magasabb rendű érdek mefogalmazására kértem a résztvevőket. Ezáltal ...”stb. Azaz konkrétumokkal fejtünk ki egy készséget. Jelenesetben a konfliktuskezelési és absztrakciós készségeket.
A többkörös interjú Komolyabb pozíciók esetében a cég részéről elegendő időt szánnak a megfelelő ember megtalálására. Sokból merítenek, a legjobbakat hívják be és többször elbeszélgetnek velük. Ez azt jelenti, hogy a jelentkezőnek is van alkalma elmélyülni a folyamatban. Ha tudjuk, hogy többkörös meghallgatás előtt állunk, akkor mi is készüljünk fel saját stratégiával. Korábbiakban kiemeltük a kérdések fontosságát. Mindig a következő meghallgatás előkészítése érdekében, célzott kérdésekkel érdemes felkészülnünk. Tudjunk meg minél többet a cégről. Ismerjük meg profilját, kiegészítő tevékenységeit, szolgáltatásait, környezetét. Jó benyomást tehetünk meghallgatóinkra azzal, ha felkészültek vagyunk a céget érintő kérdésekből. Ismeretségi körből, tanulmányainkból, internetről releváns információkhoz igyekezzünk jutni. Az egymást követő szintekre, főleg ha felelősségteljes munkakörre pályázunk, tervekkel készülhetünk. Olyan megoldási javaslatokkal élhetünk, melyekkel meglátásunk szerint és jelenlegi ismereteink alapján segíthetünk a cég helyzetén. Minden eggyel magasabb megmérettetési szintre ugyanolyan elkötelezettséggel készüljünk, viselkedésünk és hozzáállásunk továbbra is legyen kiegyensúlyozott és tisztelettudó. Ne essünk abba a hibába, hogy idejekorán bizalmi embernek hisszük magunkat.
Önéletrajz Rövid, tömör, strukturált összefoglalása korábbi szakmai életünknek, piacképességi szempontból. Egy frappáns, jól szerkesztett, áttekinthető önéletrajz (curriculum vitae – cv) fél siker. Javasolt ma már minden önéletrajzhoz fényképet mellékelni. A fénykép mindenképp arckép legyen. Nem kell jelképezni rajta a dinamizmust vagy a közösségi szellemet munka-, sportolás közbeni vagy családi fotókkal. Amerikai típusú önéletrajz Lazább szerkezetű, lényegretörő, főleg a konkrét megpályázott munkakör szempontjából releváns (lényeges) és adekvát (odaillő) információkat tartalmazza. A szorosan oda nem illő tapasztalatokat, publikációkat, mellékszálakat nem tartalmazza. Fő funkciója a rendkívül rövid időn belül való áttekinthetőség. Terjedelme egy oldal. Alkalmazása elsődlegesen a profitszférában terjedt el. Német típusú önéletrajz Részletgazdag, szerteágazó, strukturált, hivatalos jellegű összefoglaló. Teljes képet igyekszik adni az életút minden részletéről. A publikációkat részletesen közli. Nemcsak az adott munkakör szempontjából értékes információkat foglalja össze. Terjedelme hosszabb az amerikainál. Hivatali, egyetemi, közéleti szférában elterjedtebb. Motivációs levél E dokumentum célja, a pályázó személyes elkötelezettségének megjelenítése. Az önéletrajz sablonossága mellett itt nyílik lehetőség annak megfogalmazására, hogy miért is ajánljuk személyesen magunkat az adott pozícióra. Formája egy féloldalas dokumentum két, maximum három bekezdéssel. Tartalmi tagolása szerint választ ad a „miért az önök cégét kerestem meg”, a „miért épp most”, „miért érdekel az állás” „miért vagyok én alkalmas a pozíció betöltésére” kérdésekre. A motivációs levelet olvasó vezető ugyanis ezekre a kérdésekre kíváncsi. Mivel sok ilyen levelet olvasnak a vezetők, ezért érdemes a rövid, áttekinthető, tömör fogalmazás alkalmazása itt is. Soha ne legyen sablonos a motivációs levél, ugyanakkor nem kell telezsúfolni sem. Érdemes egy telefonhívással megelőzni az önéletrajz beadását, hogy a motivációs levelünkben minél testreszabottabban tudjuk megjeleníteni céljainkat. Ajánlólevél Ha szakmai vagy munkakapcsolatok révén legitim hivatkozási alapul szolgálhat valamely személy támogatása, bátran megkereshetünk egy támogatót. Az általa írt ajánlólevél csatolható az önéletrajz és a motivációs levél mellé. Az ajánló személyének függetlensége kritérium. Alapvetően a pályázó szakmai felkészültségét és tapasztalatát hivatott független szakértőként, szereplőként hitelesíteni. Alkalmazása kevésbé elterjedt a profit-szférában. Elsősorban pályázati rendszerekben, hivatali nonprofit területek alkalmazzák előszeretettel. Tipikus kérdések Az interjúztatók arra kíváncsiak, hogy miért érzi magát alkalmasnak a pályázó az adott pozícióra. Miért épp azt a szakterületet választotta? Mi motiválja? Mi motiválja a szakterületén? Miért lesz jó a cégnek, ha náluk dolgozik? Gyakran szerepelnek a korábbi tapasztalatokra vonatkozó kérdések. Ezeket minden esetben tényszerűen, konkrét példákkal alátámasztva kell megválaszolni.
Váratlan kérdések Mindig készüljünk fel kellemetlen, váratlan kérdésekre is. Például „az előző munkahelyén miért nem felelt meg”? „Hova pályázott még ezen kívül”? „Mik a középtávú céljai”? „Miért gondolja, hogy itt jó lesz, ha nem felelt meg az előző helyen”? Ne ijedjünk meg az ilyen kekeckedő kérdésektől. Vannak olyan emberek, akik szeretnek akadékoskodni, különösebb indok nélkül is. Valójában lehet hogy csak kíváncsiak. Alkalmasint lehet, hogy a stressztűrő képességünket tesztelik. Minden esetben adjunk indulatmentesen, korrekt válaszokat, melyek mögött érezhető legyen a munkához való jó viszonyunk. Legyünk következetesek és konzekvensek és tartsuk be az udvariasság kereteit. Te vagy a termék Képzeljük el azt, hogy az interjú egy értékesítési tárgyalás. Az értékesítés során a vásárló képviselője az interjúzó, az eladó a pályázó maga, s az értékesítendő termék pedig a pályázó összes hasznosítható készsége, készségkészlete. E dramaturgiai metafora következetes alkalmazásával a jó eladónak vonzóvá kell tennie a termékét. Azaz, a feltett kérdésekre megnyugtatóan, és magabiztosan kell hiteles választ adnia. A hitelesség alapja a példákkal alátámasztott bizonyosság. A jó értékesítő sokat kérdez maga is, mert tudja, hogy az elkötelezés legjobb eszköze a kérdezés. Bértárgyalás Készüljünk fel életünk első és talán egyik legfontosabb tét tárgyalására. Maximális józanság, lélekjelenlét, helyzetfelismerési képesség szükséges egyszerre. Ahhoz, hogy reális értéken tudjuk mérni magunkat, alaposan fel kell készülnünk. Látnunk kell, hogy a piacon, vagy a szakterületen, ágazatban mi az ára a tudásunknak, felkészültségünknek. Attól függően, hogy milyen tapasztalati háttérrel rendelkezik az ember, junior (kezdő), illetve szenior (tapasztalt) pozíciók különböztethetők meg. Akik e könyvet forgatják, vélhetően a kezdő pozíciókra pályáznak. Tehát ha bérüket kívánják valószínűsíteni, úgy a megfelelő ágazat, szakterület, stb. junior (kezdő) fizetései után érdemes érdeklődniük. A specializált szaktudás versenyelőny, ezért megfelelő érveléssel magasabb fizetés is kialkudható általa. Nyíltan mondjuk el fizetési igényünket. Ne kerüljük el udvariaskodással valós elképzeléseink megfogalmazását. Az igény legyen reális, ne váltson ki antipátiát. A teljesítménnyel arányos bérezés szimpátiát vált ki. Ne kérjünk toronyórát aranylánccal, mert még azok szimpátiáját is elveszítjük, akik szakmailag támogatják felvételünket.
