Az AGÓRA intézmény üzemeltetési terve a fenntartási időszakra
Készítette: Cserpes Attila (2012)
1
TARTALOM Bevezető.................................................................................................................................................................. 3 A zalaegerszegi Agóra funkciói ............................................................................................................................... 4 Komolyzene közvetítése...................................................................................................................................... 4 Filmművészet közvetítése ................................................................................................................................... 5 Felnőttképzés, munkaerő-piaci szolgáltatások ................................................................................................... 5 Területi közművelődési tanácsadó szolgálat ....................................................................................................... 5 Népművészet közvetítése ................................................................................................................................... 5 Kiegészítő (szociokulturális) tevékenységek ....................................................................................................... 6 Gyermekfoglalkoztató ..................................................................................................................................... 6 Pódium kávézó ................................................................................................................................................ 6 Az agóra intézmény szervezeti formája .................................................................................................................. 7 Szervezeten belül –startégiai tevékenységek ..................................................................................................... 7 Szervezeten kívül – operatív tevékenységek ....................................................................................................... 7 Szervezettípus ..................................................................................................................................................... 8 Nonprofit Kft ................................................................................................................................................... 8 Közalapítvány, Alapítvány, egyesület .............................................................................................................. 9 Intézmény ....................................................................................................................................................... 9 Humánerőforrás-gazdálkodás ............................................................................................................................... 10 Munkakör térkép .............................................................................................................................................. 10 További szempontok ......................................................................................................................................... 13 Az Agóra intézmény gazdálkodása ........................................................................................................................ 13 Költségcsökkentő tényezők ............................................................................................................................... 13 Ingatlanüzemeltetés...................................................................................................................................... 14 Bérköltségek .................................................................................................................................................. 14 Költségvetési igénybecslés 2015. ...................................................................................................................... 15 Az Agóra intézmény első 7 éve ......................................................................................................................... 16
2
BEVEZETŐ A projekt során létrejövő új zalaegerszegi AGÓRA megújított szervezeti, humánerőforrás és gazdálkodási struktúrát kíván meg, mivel csak így garantálható a beruházás által teremtett értékek megőrzése és fejlesztése. A projekt megvalósítása lehetőséget kínál a zalaegerszegi közművelődési feladatellátás teljes megújítására, melynek megvalósítása során fel kell számolni a közművelődési szervezetekre – országosan is - jellemző téves és a funkcionalitás ellen ható gyakorlatokat és szokásokat. Az átalakítás során a feladatellátáshoz kell kialakítani a szervezetet s nem a meglévő adottságokhoz hajlítani a feladatok ellátását. Ezért jelen tanulmányuknak először az új szervezet teendőit tárjuk fel s ezt követően vizsgáljuk csak a humánerőforrás és gazdálkodás kérdéseit. Az új szervezetnek egyúttal meg kell felelnie a területi multifunkcionális közösségi központtól a projektben elvártaknak, ezért először vegyük sorra, hogy milyen konkrét funkciókat nevesít a Pályázati útmutató:
1. „A multifunkcionális közösségi központ integrált működésével, funkcióinak komplexitásával a város szocio-kulturális szolgáltatásainak központja lesz. Egyben a formális, iskolarendszerű és az egész életen át tartó tanulás informális, nem formális felnőttképzési formáinak kitüntetett helyszíne. A területi multifunkcionális közösségi központ működése közvetlenül illetve közvetve (mintákat kínálva) kihat a környék közművelődésére, magas színvonalú programokat nyújtva a város közönségének, szolgáltatási segítséget a környező térségek közművelődési intézményeinek.” 2. „A közösségi funkciók lehetőséget biztosítanak a művelődő közösségek működésére, az át- és továbbképzésekre, a humánerőforrás-fejlesztéssel kapcsolatos információs rendszerek működtetésére, valamint a közösségi tömegkommunikáció intézményeinek a korszerű elhelyezésére, a civil társadalom helyi formációinak befogadására, a közszolgáltatások minőségét javító vállalkozások elhelyezésére.” 3. „Az élményfunkciók révén valósulnak meg azok a reprezentatív események – művészeti alkalmak, kiállítások, konferenciák, vásárok és bemutatók –, amelyek a legszélesebb közönség számára biztosítják az igényes együttléteket.” 4. „A területi közművelődési tanácsadó szolgálat funkcióihoz szükséges infrastruktúra is az területi multifunkcionális közösségi központ épített tereiben kerül kialakításra. A területi multifunkcionális közösségi központ létrehozása nem csupán az adott város kulturális intézményeinek minőségi fejlesztésére, a városkép „javítására”, a helyi szolgáltatások minőségének javítására irányul. Az intézményeknek erős területi hatással is kell rendelkezniük. A térségi szolgáltató szerep rendkívül, a fejlesztések kötelező eleme középés kistelepülések bevonása, amely az együttműködő felek szándékának megfelelően egyaránt jelenthet programkínálatot és szakmai tanácsadást. Az együttműködésbe a megyei közművelődési szolgáltató kötelező jelleggel bevonandó.”
A projektelvárásokból azt látjuk, hogy az Agórának nem kell eltérnie a hagyományos közművelődési tevékenységektől, csupán azok minőségében és hatékonyságában szükségesek jelentős, szervezeti szintű fejlesztések. Fontos ugyanakkor megjegyezni, hogy az Agóra intézmény szerves folytatása, kiegészítése, továbbfejlesztése és – szükség esetén – jogutóda a jelenleg működő Keresztury Dezső 3
Városi Művelődési Központnak, mivel Zalaegerszeg közművelődési struktúrájában ezen intézmény rendelkezik megfelelő tapasztalattal és humánerőforrással a projektelvárások teljesítéséhez.
A ZALAEGERSZEGI AGÓRA FUNKCIÓI A művelődési házak hagyományosan a következő tevékenységeket végzik : 1. Közösségfejlesztés, közösséggondozás 2. Ifjúsággondozás, ifjúsági szolgáltatások 3. A helyi érdekű amatőr művészet közvetítése 4. Népművészet közvetítés, népi hagyományőrzés 5. Helyi igényű szórakoztató, értékközvetítő rendezvények szervezése 6. Értékközvetítő gyermek és családi rendezvények szervezése 7. Képzőművészet és iparművészet közvetítés 8. Komolyzene közvetítés 9. Könnyűzene közvetítés 10. Filmművészet közvetítés 11. Felnőttképzési tevékenység, munkaerő-piaci szolgáltatások 12. Szakmai módszertani kutatás, fejlesztés, képzés A felsoroltakat az alábbiak alapján köthetők egybe a Pályázati Útmutatóban foglalt funkciókkal:
Pályázati útmutató Közösségi funkció
Közművelődési tevékenységek Közösségfejlesztés, közösséggondozás formális és nem formális civil közösségekkel, szervezetekkel Ifjúsággondozás, ifjúsági szolgáltatások A helyi érdekű amatőr művészet közvetítése Helyi igényű szórakoztató, értékközvetítő rendezvények szervezése Értékközvetítő gyermek és családi rendezvények szervezése Felnőttképzési tevékenység, munkaerő-piaci szolgáltatások Népművészet közvetítés, népi hagyományőrzés
Élményfunkció
Területi közművelődési tanácsadó szolgálat
Képző- és iparművészet közvetítés Komolyzene közvetítés Könnyűzene közvetítés Filmművészet közvetítés Szakmai módszertani tanácsadás kutatás, fejlesztés, képzés
A zalaegerszegi Agóra intézmény e feladatai közül néhányról részletesebben is szót kell ejtenünk:
KOMOLYZENE KÖZVETÍTÉSE 4
A Keresztury VMK jelenlegi struktúrájában a komolyzenei produkciók bemutatásával s a helyi művészeti együttesekkel a Városi Hangverseny és Kiállítóterem Intézményegység foglalkozik. Az Agóra szervezeten belül ezt a szervezeti önállóságot nyilvánvalóan nem szükséges megtartani, ám a komolyzene reprezentatív bemutatóhelye továbbra is ezen épület maradhat. Mivel a megújult épület képzőművészeti kiállítások számára a jelen kívánalmainak inkább megfelelő helyszínt fog kínálni, az így nyert időszakokban a Hangversenyterem nagyobb teret tud biztosítani Zalaegerszeg komolyzenei kezdeményezései számára ( Zalaegerszegi Szimfonikus Zenekar, Városi Fúvószenekar, Canterina Kamarakórus stb.), valamint a Pálóczi Horváth Ádám Zene és Művészeti Iskolával történő szakmai együttműködéshez. FILMMŰVÉSZET KÖZVETÍTÉSE A filmművészet közvetítése, filmvetítés jelenleg a Keresztury VMK Art Mozi Intézményegységében zajlik napi rendszerességgel. Mivel az átépítés során ez az épület kap teljesen új funkciókat, a filmvetítések környezete jelentősen megváltozik. A korábbi nagy vetítőterem ezen funkcióját elveszíti, ugyanakkor a kis vetítőterem – egyéb előadótermi funkciók mellett – filmvetítésre is alkalmas marad. Ennek megfelelően a filmművészet-közvetítési munkát elsősorban filmklub, illetve tematikus, célcsoport orientált vetítési napokra korlátozva lehet megtartani. Megtartani ugyanakkor szükséges látjuk. FELNŐTTKÉPZÉS, MUNKAERŐ-PIACI SZOLGÁLTATÁSOK A Keresztury VMK jelenleg is kiterjedt felnőttképzési tevékenységet végez, ami nem csupán képzésszervezésben, de andragógiai módszertani munkában, képzésfejlesztésben, szolgáltatásfejlesztésben, mentorálás-tanácsadási munkában is jelentkezik. Az új épület ugyanakkor jelentősen kiterjeszti a képzésszervezés technikai lehetőségeit, így célszerű e feladatot az Agóra intézmény kiemelt feladatává tenni. TERÜLETI KÖZMŰVELŐDÉSI TANÁCSADÓ SZOLGÁLAT E feladatot a Keresztury VMK mintegy 6 éve végzi kisebb-nagyobb hatáskörrel. A szervezet létrejöttekor az intézményen belül, önálló szervezeti egységként működött a Zala Megyei Közművelődési Intézmény, melynek a területi közművelődés-módszertani és tanácsadó tevékenység elsődleges feladata volt. Az ZMKI önálló intézménnyé válása után a kapcsolat továbbra is napi szintű maradt, hisz a Keresztury VMK s a ZMKI továbbra is egy épületben székel. A Keresztury VMK ugyanakkor 2009-2012 között egy TÁMOP 3.2.3 projekt keretében komplex közművelődési intézményfejlesztést hajtott végre a Nyugat-dunántúli Régióban. A 120 közművelődési szakember, 54 közművelődési intézmény bevonásával megvalósított projekt tartós eredménye egyrészről a módszertani kompetenciák megerősödése, másrészről az a kapcsolati, együttműködési hálózat, ami kifejezetten alkalmassá teszi a szervezetet a területi közművelődési tanácsadó szolgálat hatékony működtetésére.
NÉPMŰVÉSZET KÖZVETÍTÉSE
5
A Keresztury VMK-ban jelenleg önálló szervezeti egységként a Kézművesek Háza foglalkozik a tárgyalkotó népművészet élő bemutatásával. E cél érdekében – országos is kiemelkedő értéket képviselő – alkotóházat üzemeltet, melyben kovácsműhely, fazekas műhely, fafaragó műhely mellett a hagyományos népi kézművesség számos más területével is megismerkedhetnek a látogatók. 2013 januárjától ugyanakkor Zalaegerszeg MJV fenntartásába kerül a Göcsej Múzeum s ennek szervezeti egységeként a Göcseji Falumúzeum. Az országban elsőként alapított bemutatóhely s az élő népművészetet aktívan ápoló alkotóház egy szervezetbe vonása, együttes működtetése nyilvánvalóan adódó lehetőség. Ez a megoldás, megítélésünk szerint határozottan előnyére válna mindkét szervezet tevékenységének s éppúgy a szakmai hitelesség, mind a turisztikai vonzerő szempontjából jelentős előrelépés lenne a szervezetek fejlődésében. Amennyiben pedig ez a konstrukció megvalósul, úgy az Agóra intézménynek a népművészet közvetítésével kapcsolatos tevékenységeket el kell hagynia feladatlistájából s azokat teljes egészében az újonnan kialakított népművészeti központnak kell meghagynia. KIEGÉSZÍTŐ (SZOCIOKULTURÁLIS) TEVÉKENYSÉ GEK GYERMEKFOGLALKOZTATÓ Az intézmény egyik lényeges, kiegészítő szolgáltatása, hogy gyermekfoglalkoztatót működtet az épületében. A gyermekfoglalkoztató elsősorban az Agóra más szolgáltatásait igénybevevő kisgyermekes szülők számára nyújt lehetőséget a kikapcsolódáshoz, tanuláshoz. Meghatározó szerepe van azon kismamák képzésében, akik csupán úgy képesek kompetencia megújító, kompetenciafejlesztő felnőttképzési folyamatban részt venni, ha mindeközben a képzési helyszín közelében, biztonságos ellátás mellett tudják a gyermeküket. A gyermekfoglalkoztató ugyanakkor nyitva áll a zalaegerszegi belvárosban ügyeket intéző lakosok számára is. Fontos hangsúlyozni, hogy ez a tevékenység nem tartozik „a gyermekek napközbeni ellátása tevékenységek” körébe. A gyermek szakképzett felügyelő irányítása mellett, a szülő rövid távolléte idejére veszi igénybe a szolgáltatást. A gyermekfoglalkoztatóban nem történik étkeztetés, nincs lehetőség az alvási idő eltöltésére. PÓDIUM KÁVÉZÓ Zalaegerszeg kulturális kínálatában régóta hiányzó szolgáltatás egy olyan kávéház működtetése, ami egyúttal közösségi térként, co-working office-ként és pódiumestek befogadó helyeként is működik. A kínálati palettán elsősorban klasszikus kávé és teaitalok szerepelnek, valamint sütemények és szendvicsek. A kávézóval kapcsolatos intézményi elvárások ugyanakkor úgy teljesülhetnek, ha azt nem vállalkozó működteti, hanem intézményünk keretein belül üzemel. Így garantálható a rendezvények és a vendéglátás minőségének teljes összhangja, valamint kialakítható egy helyi alkotók és kreatív kézművesek tárgyaiból álló bemutatóhely-eladóhely is. A kávézó a jelen tervezési fázisban 45 fős vendéglétszám fogadására alkalmas. A nyári időszakban ugyanakkor szabadtéri helyszínnel bővül, illetve nagyrendezvények esetén az intézmény más területein is árusít. Ugyanezen kávézó működteti az alagsorban kialakításra kerülő ifjúsági klubhelyszín – időszakosan üzemelő – büféjét.
6
AZ AGÓRA INTÉZMÉNY SZERVEZETI FORMÁJA A közművelődési intézményeknek a jövőben jóval feszesebb elvárásoknak kell megfelelniük. Ennek megfelelően a költséghatékony, a korábbi forrásokat jobban felhasználó, szakmai célokra koncentráló, és a közművelődési ráfordításokat részben csökkentő működtetés az általános cél. A fentieknek költségvetési intézményi formában igencsak nehéz megfelelni, hisz általános tapasztalat, hogy egy költségvetési intézmény forrásainak majd 70%-át a bérek, s azok járulékai képezik, vagyis hatékonyan legfeljebb és valójában a fennmaradó 30%-on belül lehet gazdálkodni. Nyilvánvaló tehát, hogy bármely szervezeti formát választunk is a létrejövő Agóra intézménynek, az elkerülhetetlenül együtt jár a munkatársak létszámának csökkentésével. Ezen változások tervezésekor ugyanakkor két alapvető dologra kell feltétlen figyelemmel lennünk. Egyrészről csakis a feladatoknak és céloknak jobban megfelelő szervezetet szabad kialakítani, hisz ha rosszabb, vagy csak ugyanolyan minőségű szervezet jön létre a változások eredményeként, akkor hosszú időre elveszette a zalaegerszegi közművelődés az esélyeit a megújulásra. Másrészről gondoskodni kell azokról a munkatársakról, akik kikerülnek a közalkalmazotti védőernyő alól, s fel kell készíteni őket a piaci körülmények közötti érvényesülésre. Mielőtt azonban bármiféle szervezeti forma irányába mozdulnánk el, célszerű a szervezeti működésből kiindulni, s a létező gyakorlat alapján lehet aztán általánosabb megállapításokat megfogalmazni. Mindezek figyelembevételével az általános intézményi tevékenységeket két alapvető csoportra bontottuk, s ennek alapján határoztuk meg helyüket szervezeten belül, illetve kívül. SZERVEZETEN BELÜL –STARTÉGIAI TEVÉKENYSÉGEK Az első csoportba a tervezés-irányítás tartalmú tevékenységeket soroltuk. Ezek elsősorban az intézmény stratégiai tervezési körbe tartozó céljainak, működési folyamataink, irányainak meghatározására, valamint az így meghatározott egyes intézményi célok eléréséhez szükséges rendezvények, események, tevékenységek létrehozására, és vezérlésre vonatkoznak. Mivel a tervezés-irányítás tartalmú tevékenységek az intézményt önmagát, és alapvető folyamait határozzák meg ezeket mindenképp szükséges szervezeten belül tartani, és megvalósításukhoz munkaköröket meghatározni. SZERVEZETEN KÍVÜL – OPERATÍV TEVÉKENYSÉGEK A második csoportba a végrehajtás tartalmú tevékenységek tartoznak, melyeket nem tartunk feltétlenül szervezeten belül megoldandónak. E körbe tartoznak az egyes – szervezeten belül tervezett, és szervezeten belülről irányított – tevékenységek gyakorlati kivitelezésére vonatkozó munkafolyamatok. Idesoroljuk az általános intézményi működés körülményinek megteremtésére vonatkozó tevékenységeket is. A végrehajtás tartalmú tevékenységek egyrészről közvetlen szakmai, másrészről közvetett támogató munkafolyamatok. Így az előbbi körbe az egyes események rendezvényszervezői feladataitól, a felnőttképzésekben óraadó tanári munkáig, a második körbe a portaszolgálattól, a rendezvény-kiszolgáláson át az IT rendszergazdai tevékenységig ível a sor.
7
Vagyis szervezeten belül kizárólag azokat a munkafolyamatokat kívánjuk megtartani, melyek stratégiai fontosságúak az intézményi működés tekintetében, minden egyéb tevékenységet vásárolt szolgáltatásként, minősített beszállítók közreműködésével valósíthatunk meg. Az egyszerűség kedvéért a MIT, MIKOR kérdéseire szervezet belüli válaszok születnek, a HOGYAN azonban szervezeten kívülre kerül. Felvetődhet természetesen a kérdés, hogy ezen feladatok ellátására honnan lehet megfelelő, és szakértő megvalósítókat találni, de ha feltesszük, hogy a közművelődésben eddig is ellátták ezeket a feladatokat, és ezek a munkatársak kikerültek az Agóra a szervezetből, így a választ máris megkapjuk. Az átalakítás felelőssége tehát az, hogy az egyes munkafolyamatokat elvégezni képes, s megfelelő kompetenciákkal rendelkező dolgozók számára önfoglalkoztatási lehetőséget biztosítsunk, melyhez a szakértelem eleve rendelkezésükre áll, míg a piaci keresletet az Agóra intézmény biztosítja. Nem másról szól tehát e szervezeti javaslat, mint az operatív munkahelyi tevékenységek vállalkozásokba történő kiszervezéséről, amely vállalkozások az intézményből kikerülő dolgozók köréből kerülnek ki elsősorban. A folyamat rugalmasságát erősíteni lehet oly módon, hogy az így kialakult vállalkozások számára kedvezményes szolgáltatásokat (pld. telephely), illetve eszközhasználatot (hangtechnika, színpad stb.) biztosít az intézmény, melyért cserébe a vállalkozás is kedvezményes áron végzi munkáját. 1 SZERVEZETTÍPUS Jóval nehezebb kérdés az új Agóra működési formáját meghatározni. Alapvetésként ki kell mondanunk, hogy a közművelődés közhasznú és non-profit tevékenység, így üzleti típusú szervezeti formában (kft, rt stb.) tévedés volna működtetni. NONPROFIT KFT Átmeneti megoldásként jöhetne szóba a non-profit kft forma, azonban ez jóval több problémát vetne fel, mint amennyi megoldást ígér. A non-profit kft, ahogy elődje, a kht. sem épült be szervesen a magyar valóságba. Tucatnyi pályázati forrástól eleve elzárják, s maga a forma sem sugallja azt a biztonságot, amit egy alkotmányos alapjoghoz kapcsolódó szolgáltató rendszernek sugallnia kell. Ezt a megállapítást bizonyítja, hogy az ilyen formában működtetett színházak, kulturális szervezetek nem működnek ma sem sikeresen. Üdítő kivétel a Kecskeméti Kulturális és Konferencia Központ Nonprofit Kft., mely 2010-óta működik e formában. Az EFMK vezetőjével folytatott beszélgetés a forma előnyei között említette a gazdálkodás és a szakmai tartalmak könnyebb tervezését, valamint a munkatársak számára az intézményi formánál nagyobb hatékonyságú ösztönző rendszer kialakításának lehetőségét. A város közösségei számára azonban – hiába a korábbinál jobb minőségű programkínálat – érzékelhető hátrány, hogy a szervezet valamennyi szolgáltatása piaci alapon működik s a kedvezményes hozzáférést (fellépési lehetőség, eszközök, próbatermek) – a gazdálkodási egyensúly megőrzése céljából – a tulajdonos önkormányzat kompenzálja a Kft-nek. Az EFMK sikeréhez elengedhetetlenül
1
A megvalósítás munkajogi és gazdasági kérdéseivel jelen tervezet gazdálkodási fejezetében foglalkozunk!
8
hozzájárult Kecskemét és térségének Zalaegerszeghez képest több mint kétszeres lakosságszáma, a jobb közlekedési infrastruktúra (M5 autópálya) és a térség gazdasági fejlettsége. Összességébe azt mondhatjuk, hogy a nonprofit kft-ként történő Agóra működtetés jóval több problémát vetne fel, mint amennyit megoldana, így Zalaegerszeg viszonyai között ennek választását nem látjuk megalapozottnak. Fontos megjegyeznünk továbbá, hogy a nonprofit kft-ként működés – véleményünk szerint – a Pályázati Útmutatóban az Agóra szervezettel kapcsolatos elvárásokat sem tudja maradéktalanul teljesíteni. KÖZALAPÍTVÁNY, ALAPÍTVÁNY, EGYESÜLET A civil szervezeti formákban történő működtetésre ugyancsak van gyakorlat, de még kevésbé látszik szerencsés megoldásnak. Amennyiben közalapítvány működtetne egy intézményt, az nem részesülhet a civil szervezeti forma számos előnyéből, ugyanúgy távol marad számos pályázati forrástól s a működési hatékonyságát jelentősen gyengíti a testületektől való függés. Lehetőség volna ugyanakkor egy e célra létrehozott alapítvány, vagy egyesület számára a fenntartói jogokat átadni, ám ez teljes mértékben ellentétes a Pályázati Útmutatóban projektgazdaként megjelenő önkormányzat érdekeivel és kötelességeivel. Elegendő csak arra utalnunk, hogy ebben az esetben az önkormányzat nem lenne képes garantálni a fenntartási időszakra vonatkozó feladatok teljesülését – hisz közte s az új fenntartó civil szervezet között direkt függési viszont nem állhat fenn , ami végső soron a támogatási összeg visszafizetését eredményezhetné. INTÉZMÉNY A fenti kizárások alapján azt kell mondanunk, hogy az intézményi forma megtartása a legcélszerűbb az Agóra szervezet működtetésére, amely intézmény azonban nem azonos a most ismert intézményekkel. Célszerű olyan módon átstrukturálni a működés körülményeit, hogy az intézmény inkább egy közcélú szakmai projektmenedzsment szervezethez hasonlítson s ne a ma ismert, monolitszerű intézményhez. A projektmenedzsment szervezet pedig mindig az aktuális feladatokra választja ki megvalósítóinak körét a szervezet kívüli vállalkozásokból. Ennek első lépése, hogy a közalkalmazotti törvény helyébe a munka törvénykönyvét kell léptetni, hisz az jóval megfelelőbb garanciákat kínál a működtetéshez. Átalakítani szükséges a gazdálkodási kötelmeket, különös tekintettel a kötelező adminisztrációra, hisz az már az abszurdhoz közelít, ha egy bevétel beérkeztét is teljesítésigazolással kell bizonyítani. Ezen új gazdálkodási szabályrendszer meghatározó célja a tervezhetőség biztosítása, melynek a következő területeken kell elsősorban megjelennie: ÉVADOK ELŐRE TERVEZÉSE A jelenlegi közintézményi struktúrában a gazdasági év zárásával az intézmény egyenlegének a nullához kell közelítenie, mivel mind pozitív, mind a negatív egyenleget „büntetni” kénytelen a fenntartó. A pozitívumot elvonja, a hiányt pótolja, egyúttal a következő évi költségvetésben érvényesíti a fenntartó, így nem motivált a szervezet hatékonyan gazdálkodni. A közművelődésben, rendezvényszervezésben ugyanakkor evidencia, hogy minél korábban, akár a tárgyéven túlmutató módon kötünk le fellépőt, produkciót, az annál kedvezőbb áron érhető el. E lehetőség megteremtése 9
tehát elengedhetetlen a hatékony gazdálkodáshoz éppúgy, mint a magas minőségű szakmaiság biztosításához. NAPRAKÉSZ KÖNYVELÉS Szokatlannak tűnhet elvárásként megfogalmazni ezt a piaci szervezetek számára nyilvánvaló kívánalmat. A közművelődési intézmények esetében azonban ez korántsem nyilvánvaló. Az intézmény könyveléséhez a Magyar Államkincstár biztosít könyvelőszoftvert, háttérrendszert, ez azonban a legritkább esetben elérhető az év első negyedévében. A könyvelési munka tehát eleve három hónapos késedelemmel indul, amely késedelem – az esetek zömében - legalább a harmadik negyedév végéig megmarad. Az intézménynek tehát csupán az év első és utolsó napján van naprakész információja a gazdálkodása állapotáról, amely – „jó esetben” – mindkét alkalommal nulla. A MÁK által biztosított rendszerből nyerhető kimutatások ugyanakkor áttekinthetetlenek, értelmezhetetlenek, a legkevésbé sem szolgálják a gazdálkodási adatok naprakészségének kívánalmát, így javasoljuk annak vizsgálatát, hogy az Agóra intézmény gazdasági adminisztrációját miként lehet az aktuális és azonnali mérleg elérése felé mozdítani. SAJÁT BEVÉTELEKRE MOTIVÁLT INTÉZMÉNY Az Agóra intézmény működtetése kapcsán elengedhetetlen elemnek tekintjük, hogy az intézmény a működése – funkcionális és szakmai működése – költségeinek bizonyos részét önmaga teremtse elő. Az intézmény s a gazdasági környezet áttekintése kapcsán ezt a mértéket a működés első évében 10%-ban, a következő három évében 20%-ban látjuk reálisan meghatározhatónak, amely mértéket ezt követően felül kell és lehet vizsgálni. Középtávon - az új intézmény működésének megkezdését követő 5-7 éven belül - elérendő cél, hogy a működés 25-30%-át a szervezet saját bevételei finanszírozzák.
HUMÁNERŐFORRÁS-GAZDÁLKODÁS
Az Agóra szervezet humánerőforrás szükségletét akkor tudjuk helyesen meghatározni, ha a feladatok és a feladatok megvalósításának gyakorlata alapján konstruálunk munkaköröket s nem a meglévő állapotból s a megszokásokból indulunk ki. Fontos szempont és lehetőség egyúttal, hogy a közművelődési intézmények működését szabályzó jogszabályok nem határoznak meg kötelező létszámot és munkaköröket a közművelődési intézmény számára, így a megszokottnál jóval szabadabban járhatunk el a humánerőforrás tekintetében
MUNKAKÖR TÉRKÉP 10
Először meg kell határoznunk az Agóra szervezet szakmai munkaköreit, melyek nyilvánvalóan szakirányú, felsőfokú végzettséghez kötött munkakörök:
A Közösségfejlesztés, közösséggondozás formális és nem formális civil közösségekkel, szervezetekkel tevékenység megkíván egy teljes, nyolc órás munkakört, amely munkakörbe beletartozik a Pályázati Útmutatóban előírt tájékoztatási tevékenység megszervezése is. Az Ifjúsággondozás, ifjúsági szolgáltatások keretében teremthető meg az intézmény látogatói körének utánpótlása s az ifjúsággal kapcsolatos tevékenységek a város szociokulturális fejlődése szempontjából is meghatározó, így ugyancsak teljes munkakörben javasoljuk a feladatot ellátni. A Helyi igényű szórakoztató, értékközvetítő rendezvények szervezése és az Értékközvetítő gyermek és családi rendezvények szervezése tevékenységek összevonhatóak egy munkakörbe, így a két feladatot egy személy láthatja el. Képző- és iparművészet közvetítés tevékenységek mellé csatlakoztatható a Filmművészet közvetítése, hisz – mint azt korábban jeleztük – a filmvetítések száma az Agóra intézményben alacsony lesz. A Komolyzene közvetítés és a Könnyűzene közvetítés ugyancsak természetesen fűzhető egy munkakörbe. A helyi érdekű amatőr művészet közvetítése tevékenység véleményünk szerint nem igényel önálló munkakört. A feladatot a fenti munkakörök mindegyike ellátja szorosan együttműködve, önálló részfeladatként. A Felnőttképzési tevékenység, munkaerő-piaci szolgáltatások véleményünk szerint egy teljes és egy fél munkakörben látható el megfelelően. A Szakmai módszertani tanácsadás kutatás, fejlesztés, képzés tevékenység hatékony ellátáshoz, mely magában foglalja a területi közművelődési tanácsadás funkciót is, két teljes és egy fél munkakört rendelünk. A fél munkakört betöltő személy a fennmaradó munkaidejében ellátja a Felnőttképzési tevékenység, munkaerő-piaci szolgáltatások tevékenység esetében jelölt fél munkakört, mivel a közművelődés-szakmai és munkaerő-piaci képzési szolgáltatásoknak munkaköri szinten is kapcsolódniuk kell egymáshoz.
A szakmai munkakörök mellé szükséges a szakmai munkát támogató munkakörök meghatározása is, melyeket a következők szerint látjuk nélkülözhetetlennek:
Pályázatíró, projekttervező: az intézmény nem nélkülözheti a pályázati források folyamatos bevonását a működésbe. Ezért úgy véljük, hogy e feladatnak szükséges egy fél munkakörben kiemelt szerepet biztosítani. Intézményi kommunikátor: az intézmény számára elengedhetetlen az aktív jelenlét a hagyományos médiumokban éppúgy, mint a közösségi médiában. Az intézményi kommunikátort (vagy PR-os) ezt a feladatot látja el fél munkakör erejéig, vagyis éppúgy az ATL, mint a BTL kommunikációs tevékenységeket szervezi az intézmény érdekében. Szervezeti koordinátor: ez a munkakör az adminisztrátor, titkárnő jelenlegi funkcióján keresztül értelmezhető, de azon túl is mutató fél munkakör. A munkakör betöltője bonyolítja az intézmény levelezését, adminisztrál és dokumentál, egyszerűbb kiadványokat készít. Szervezeti ügyfélszolgálatos: a szolgáltató szervezetek számára az ügyfélszolgálat biztosítja az aktív kapcsolatot a felhasználókkal. A közművelődési intézmények számára is nélkülözhetetlen ez a fajta személyes kapcsolat éppúgy, mint a panaszkezelési és hibajavítási eljárások hozzáértő lebonyolítása, ezért úgy ítéljük meg, hogy az ügyfélszolgálati tevékenység teljes munkakört kíván meg.
11
Műszaki vezető: a műszaki vezető munkakörbe tartozó feladat a szervezet eseményeihez szükséges műszaki tartalmak rendelkezésre állásának megszervezése, valamint az általános karbantartási munkák koordinálása. A műszaki vezetői munkakör teljes munkakör. Gazdasági vezető: a gazdasági vezető kérdése összetettebb kérdés, mint a legtöbb támogató munkaköré. A hagyományos értelemben vett gazdasági vezető főkönyvelői munkát végez s nem – az általunk elvárt – menedzseri tevékenységet. Mivel az Agóra intézmény „piaci szerű” működést feltételez, a gazdasági vezetőnek e struktúrában elsősorban gazdasági menedzseri feladatai vannak. Az intézmény szakmai vezetése által meghatározott célokhoz meg kell teremtenie a finanszírozási fedezetet. Mivel az intézmény működésének elengedhetetlen eleme a saját bevétel, így a gazdasági vezetőnek e cél elérésében kell operatív munkát kifejtenie. A gazdasági vezető teljes munkakörben dolgozik. Pénztáros: a pénztáros végzi az egyes rendezvényeken a kifizetéseket, kezeli a házi pénztárt, kezeli az intézmény bankszámláját. Véleményünk szerint e feladatok elláthatóak fél munkakörben. Gépkocsivezető-kézbesítő: e munkakör betöltője látja el az intézmény hivatalos levelezésének, kiadványainak kézbesítését, valamint biztosítja a kisebb mértékű szállítási feladatok határidős teljesülését.
Megkerülhetetlen szereplője az intézménynek az igazgató, aki - természetesen – teljes munkakörben látja el a feladatát, de emellett közreműködik valamely szakmai munkakör megvalósításában. Az Agóra intézmény mindezen túl két további, speciális munkakör létesítését is indokolja :
Gyermekfelügyelő: az intézmény tevékenységei között részletezett működésű gyermekfoglalkoztató működtetéséhez 1 teljes munkakört tervezünk. Vendéglátó-eladó : a korábban bemutatott kávézó alapszolgáltatásainak biztosításához 2.5 munkakör szükséges, ami szükség szerint alkalmi foglalkoztatás keretében bővíthető.
Tevékenység Munkakör Összesen Közösségfejlesztés, közösséggondozás formális 1 és nem formális civil közösségekkel, szervezetekkel Ifjúsággondozás, ifjúsági szolgáltatások 1 Helyi Helyi igényű szórakoztató, értékközvetítő érdekű 1 rendezvények szervezése és az Értékközvetítő amatőr gyermek és családi rendezvények szervezése művészet Képző- és iparművészet közvetítés és közvetítése 1 Filmművészet közvetítése Komolyzene közvetítés és a Könnyűzene 1 19,5 közvetítés Felnőttképzési tevékenység, munkaerő-piaci szolgáltatások 1,5 Szakmai módszertani tanácsadás kutatás, fejlesztés, képzés 2,5 tevékenység és területi közművelődési tanácsadás Pályázatíró, projekttervező 0,5 Intézményi kommunikátor 0,5 Szervezeti koordinátor 0,5 Szervezeti ügyfélszolgálatos 1 Műszaki vezető 1 Gazdasági vezető 1 12
Pénztáros Gépkocsivezető-kézbesítő Igazgató Vendéglátó – eladó Gyermekfelügyelő
0,5 1 1 2,5 1
TOVÁBBI SZEMPONTOK Az egyes munkakörök részletes meghatározásához elengedhetetlennek látunk egy DACUM módszerű munkakör-analízist s az így meghatározott kompetenciák alapján javasoljuk kiválasztani a majdani munkatársakat. Az egyes munkakörök betöltésénél – eltekintve az igazgató, gazdasági vezető és műszaki vezető munkakörétől – javasoljuk az elkészült kompetencialista alapján az egybevonások rugalmasságát fenntartani éppúgy, mint a nem teljes munkakörök esetében kiemelten kezelni a részmunkaidős foglalkoztatás lehetőségét. Meghatározó szempont, hogy a teljes munkaidős munkakörök, különösen a szakmai munkakörök esetében az osztott munkakörben történő foglalkoztatás több lehetőséget nyit ki a szervezet számára. Az osztott munkakörök esetében azonos feladatot két személy végez, ami több szempont, kapcsolati háló és ízlés bevonását jelenti, így a szervezet jóval színesebb kínálatot tud felhasználói felé felmutatni.
AZ AGÓRA INTÉZMÉNY GAZDÁLKODÁSA KÖLTSÉGCSÖKKENTŐ TÉNYEZŐK Az Agóra intézmény gazdálkodási környezetének meghatározásánál az előd Keresztury Dezső Városi Művelődési Központ költségvetését vesszük alapul:
Év 2009.
Költségvetési keretösszeg 131 259 000 Ft
2010.
127 012 000 Ft
2011.
126 359 400 Ft
2012.
124 441 000 Ft
A számok folyamatos csökkenést mutatnak ugyan, ám ez a csökkenés nem jelentős mértékű. Kérdéses ugyanakkor, hogy a fenntartó önkormányzat 2013-tól megújuló feladatrendszere kapcsán milyen terheket képes vállalni, így az Agóra intézmény működésének fenntartói hozzájárulását a 2012-es év értéke alatt fogjuk tervezni. 13
INGATLANÜZEMELTETÉS Az új Agóra intézmény létrehozásával jelentős költségmegtakarítások érhetőek el amellett, hogy a feladatok nem csökkennek, sőt mind kvantitatív, mind kvalitatív fejlődést érünk el. Az új intézmény víz- és csatornadíjaiban, villamos energia-felhasználásában jelentős változásokat nem tervezünk. A hétköznapi üzemidőben ezen tételek nem jelentősek, nagy fogyasztóként a rendezvények jelennek meg. Mivel e rendezvények mind nézőszámukban, mind fellépőikben, így technikai igényükben nem változnak a Keresztury VMK eddigi gyakorlatához képest, legfeljebb számosságukban, így a három tételnél inkább növekedése kellene számítanunk. A nagyobb mértékű felhasználást ugyanakkor kompenzálják az új ingatlan takarékosabb megoldásai. Jelentős megtakarítások érhetőek el ugyanakkor a fűtési költségekben: -
-
-
A Kézművesek Háza PB gázos fűzésének költsége kikerül a szervezetből, ami évente mintegy 1,5-2 mFt. Ez ugyan nem jelentős megtakarítás, hisz a Kézművesek Háza költségvetése nyilvánvalóan az új működtetőhöz kerül. Ugyanakkor a folyamatos árváltozások és a fűtési forma gazdaságtalansága olyan plusz terhet jelentett minden esetben, amelyet a költségvetés más forrásaiból kellett pótolni. Így a szervezet áthelyezésével jelentős bizonytalansági tényezőtől válik meg az Agóra. Meghatározó változás, hogy a majdani Agóra intézmény épülete, a jelenlegi Art Mozi fűtőolajjal történő fűtése megszűnik. Ez éves szinten átlagosan 5-6 mFt körüli tétel, mellyel a továbbiakban nem kell számolnunk. Ugyancsak lényeges szempont, hogy a Keresztury ÁMK jelenlegi székhelyépületének 4745 m2-nyi üzemeltetett területével szemben az új Agóra épületben mintegy 3500m 2 üzemeltetendő területtel kell számolnunk. A Keresztury VMK 2012-ben 16 135 000Ft-ot költ gázenergia szolgáltatásra, ez átlagosan 3400 Ft-os fűtési költséget jelent négyzetméterenként éves szinten. A jelen projekt keretében kialakítandó Agóra épületbe beépített szigetelések, új fűtési rendszer – a tervezést bonyolító mérnökök szerint – mintegy 12%-os megtakarítást eredményezhet, tehát a négyzetméterenkénti fűtési költség itt éves szinten a 3000 Ft-os értéken tartható. Ez – figyelembe véve az 1200 m2-es területcsökkenést – 3,6 mFt újabb megtakarítást eredményezhet.
Amennyiben az Agóra intézmény székhelyen kívüli „divíziói” –nak költségeit változatlanul hagyjuk, a fűtési költségek átstrukturálásával mintegy 6,8 millió forintos megtakarítást érhetünk el a gázenergia vásárlásában jelen állapothoz képest. Amennyiben ehhez hozzáadjuk az immár szükségtelen fűtőolaj költségét, legalább 12 millió forintnyi összeget csoportosíthatunk át szakmai kiadásokra, vagy takarítható meg a fenntartó számára.
BÉRKÖLTSÉGEK
14
Az Agóra intézmény a Keresztury VMK létszámánál jóval alacsonyabb létszámmal működik, a jelenlegi 43 fős létszámmal szemben 19,5 főnyi munkatárssal kell számolnunk. Mivel az Agóra intézmény munkatársait legalább részben a projekt megvalósításának folyamatában kell kiválasztani, ezért a bérköltségek terén is csupán becsült számokkal dolgozhatunk. A Keresztury VMK költségvetésében jelenleg mintegy 60%-os tételt, 2012-ben 71,4 millió forintot jelentenek a bérekre fordítandó tételek. Amennyiben a közalkalmazotti bértábla kötelező bérminimumai mellé még munkatársi ösztönző rendszert is kiépítünk az Agóra intézmény munkatársainak, a bérek, járulékok, ösztönző eszközök összes költsége akkor sem haladja meg az évi 45 millió forintot. Mindez azt jelenti, hogy a jelenleg bérekre fordítható költségvetési forrásokból mintegy 26,4 millió forint kerülhet át a szakmai kiadások közé, vagy takarítható meg a fenntartó számára..
KÖLTSÉGVETÉSI IGÉNYBECSLÉS 2015. Mint fentebb jeleztük, az Agóra intézmény költségvetési keretszámának kialakításánál azt a célt tűztük ki, hogy az alacsonyabb legyen a Keresztury VMK 2012-es fenntartói ráfordításánál. Könnyen adódna a lehetőség, hogy a korábban bemutatott, az üzemeltetésen és a béreken realizálható megtakarításokat, mindösszesen 38,4 millió forintot vonjunk ki a 2012-es év költségvetéséből. Ez a megoldás nyilvánvalóan kedvező lenne a fenntartónak, ugyanakkor – a fenti költség és megtakarítás becslésekben rejlő bizonytalansági tényezők miatt – nem feltétlen garantálná az Agóra intézmény biztonságos működését, egyúttal pedig nem javítana számottevően a jelenlegi költségvetési szerkezet meglehetősen káros, a szakmai kiadásokat roppant alacsonyan tartó arányain. Javasoljuk, hogy az Agóra intézmény első évében, 2015-ben a szervezet 110 millió forintos költségvetéssel induljon el. Fentebb javasoltuk, hogy az intézmény első évében a teljes költségvetés 10%-át már az intézmény saját bevételei biztosítsák, így a 2015. évi fenntartói hozzájárulás mértékét nagyjából 99 millió forintban jelöljük meg. Ez az összeg így is 25,4 millió forinttal alacsonyabb, mint a 2012-es ráfordítási szükséglet. 1. Az Agóra intézmény üzemeltetési kiadásai a következőképp alakulhatnak: Megnevezés Gázenergia-szolgáltatási díjak Villamosenergia-szolgáltatási díjak Víz- és csatornadíjak
Becsült 9 334 080 Ft 7 630 000 Ft 1 800 000 Ft
Hibakorrekció (+6%) 560 045 Ft 457 800 Ft 108 000 Ft
Tervezési szám 9 894 125 Ft 8 087 800 Ft 1 908 000 Ft
19 889 925 Ft ˜20 000 000 Ft 2. A béreket, járulékaikat, az ösztönző rendszer költségeit 45 000 000 Ft-ban jelöltük meg éves szinten. Mindebből az következik, hogy az Agóra intézmény éves, szakmai kiadásokra, vagyis rendezvényekre, képzésekre, kiállításokra, előadásokra, vagyis a tényleges szakmai feladatellátásra fordítható 15
költségkerete 2015-ben mintegy 45 000 000 Ft. A költségvetési szerkezet pedig jelentősen javul az intézményi cél előnyére:
A Keresztury VMK költségvetési szerkezete (2012) Személyi kiadások
Üzemeltetés
Szakmai kiadások
17%
26%
57%
Az Agóra intézmény költségvetési szerkezete (2015) Személyi kiadások
Üzemeltetés
41%
Szakmai kiadások
41%
18%
Fontos, hogy a 2015. évi költségvetésben a szakmai kiadásokra tervezett 45 mFt-ból 10 mFt-ot az intézmény az év második negyedévének zárásáig költségvetési tartalékként zárolva tartson. A folyamatosan és jelentősen változó külső környezet (jogszabályok, gazdasági helyzet, finanszírozási politika) olyan bizonytalansági tényezők, melyeket kizárólag ilyen magas összegű tartalék tervezésével látunk biztonságosan kezelhetőnek.
AZ AGÓRA INTÉZMÉNY ELSŐ 7 ÉVE
16
Fentebb jeleztük, hogy az Agóra intézmény első teljes gazdasági évének a 2015-ös évet látjuk reálisan megjelölhetőnek. Az ingatlan várhatóan a 2014-es év őszén elkészül, de annak „belakása”, az új intézmény és intézményi szerkezet elfogadtatása bizonyosan szükségessé teszi, hogy a 2014-es év számos szempontból átmeneti évként kerüljön meghatározásra. Ezen átmeneti évben kell előkészítő marketingkommunikációval megteremteni az igénybevevői érdeklődést és elfogadást a szervezet iránt, melynek alapja lehet egyébként az épülő Agórával szembeni várakozás. Ennek sikerességét az garantálhatja, hogy a 2013-as évben kidolgozásra, a 2014-es évben pedig megvalósításra kerüljön egy komplex marketingterv, mely bevezeti az Agóra intézményt a zalaegerszegi és agglomerációs lakosság, a célcsoport tudatába, egyúttal meghatározza azokat a szolgáltatásfejlesztési irányoakt és kulturális innovációt, mellyel az Agóra megkülönbözteti magát a korábban létező intézményektől. Az előkészítő és megerősítő marketingmunka alapvető vonásául már előzetesen azt jelöljük meg, hogy célja kulturális branding, vagyis olyan márkateremtő tevékenység, mely magas minőségi szintre pozícionálja a felhasználók körében az Agórát. E marketingtervnek önálló költségvetéssel is kell rendelkeznie, melyet célszerű a fenntartónak-projektgazdának a Keresztury VMK 2014-es költségvetésében – a marketingterv alapján - biztosítania. A 2015-ös és azt követő években a folyamatos szolgáltatásfejlesztés mellett minőségi kínálatot is ki kell alakítania az intézménynek. Erre az „Öt éves szakmai terv” keretében konkrét javaslatokat is teszünk, itt azonban a közművelődés-szakmai munka mellett ki kell emelnünk két fontos tényezőt, melyek az intézmény stabil gazdálkodásához is hozzájárulnak. Korábban jeleztük, hogy véleményünk szerint az intézmény képes lesz folyamatosan növelni a működésére fordítható saját bevételek arányát s ezzel folyamatosan csökkenteni a fenntartó terheit. A saját bevételeknek működési feltétellé emelése ugyanakkor lényegesen javítja a munkatársi motivációt, de az intézmény elkötelezettségét és szakmai szabadságát is. A saját bevételek növelését az intézmény vállalkozási tevékenységeinek folyamatos fejlesztésében látjuk, amely vállalkozási tevékenységek kiemelt területei:
Gazdaságilag eredményes nagyrendezvények szervezése Rendezvényszervezési szolgáltatások külső szervezetek számára Felnőttképzési és munkaerő-piaci szolgáltatásfejlesztés és értékesítés Aktív ingatlan bérbeadás A kávézó magas minőségű és eredményes működtetése
Az e területeken végzett kiemelkedő és gazdaságilag is eredményes munka alapján elérhető, hogy a fenntartói intézményfinanszírozás mértéke folyamatosan csökkenjen a következők szerint:
17
A működési források tervezett alakulása 100% 90% 80% 70% 60% 50%
Saját bevétel
40%
Fenntartó
30% 20% 10% 0% 2015
2016
2017
2018
2019
18
2020
2021
