Adobe Acrobat X bemutató dokumentum
Az Adobe® Acrobat® X használata a Microsoft SharePoint és a Microsoft Office együttműködési lehetőségeinek hatékonyabbá tételére A projektellenőrzések gyorsítása a SharePoint és Office platformba integrált PDF-alapú munkafolyamatokkal Tartalomjegyzék 1: A gyakorlati előnyök összefoglalása 1: Kihívások az együttműködésben 2: Az ellenőrzési és jelölési munkafolyamatok gyorsítása 3: Egy Adobe Acrobat X-megoldás 6: Összefoglaló 7: További információ
Ez a dokumentum az Adobe Acrobat X, a Microsoft SharePoint és a Microsoft Office közös használatában rejlő csapatszintű együttműködési és projektellenőrzés-gyorsítási lehetőségeket tekinti át. Az Acrobat X program a SharePoint 2007, a SharePoint 2010, az Office 2003, az Office 2007 és az Office 2010 használatát támogatja. Ismerkedjen meg az Acrobat X új, beépített SharePoint-támogatásának köszönhető, magasabb színvonalú csapat-együttműködési lehetőségekkel.
A gyakorlati előnyök összefoglalása Napjaink szoros globális piaci versenyében a csapatok gyakran szervezeti és földrajzi határokon átívelő együttműködésben végzik munkájukat. A projektek kimeneti dokumentumaihoz számos forrásból, rengeteg formátumban és változatos helyekről kerülnek ki a bemeneti információk és a jóváhagyások. Az elektronikus együttműködésnek köszönhetően a változatos összetételű személyzet azonnali hozzáférést kap a projekt anyagaihoz, ez pedig elősegíti a döntéshozatali és a jóváhagyási folyamatok működését, valamint csökkenti az átfutási időt, és növeli a csapatok hatékonyságát. A digitális együttműködés előnyeinek gyakorlati érvényesítéséhez számos informatikai részleg vezette be a SharePoint rendszer és az Office programcsomag együttes használatát, hogy az alkalmazottakból, ügyfelekből, partnerekből és kereskedőkből álló projektcsapatok együttműködésben kezelhessék a dokumentumokat. Azonban ezekben a rendszerekben az egyéb szabványos, például PDF formátumú dokumentumoknak korlátozottak a használati lehetőségei. A PDF a biztonságos dokumentumcsere bevált szabványa. A PDF-dokumentumok a különféle típusú tartalmak széles körét foglalhatják magukba, megbízható minőségben jeleníthetők meg, és bárki hozzájuk férhet a mindenütt elérhető, ingyenes Adobe Reader® program használatával. Az Acrobat X szoftver bevezetésével az együttműködéses munkát végző projektcsapatok mostantól a PDFdokumentumokat is az Office-dokumentumokhoz hasonló egyszerűséggel kezelhetik SharePoint-webhelyeiken. Az Acrobat X szoftver, a SharePoint rendszer és az Office csomag együttes használata vállalati szintű megoldást kínál a dokumentumalapú együttműködés hatékony fejlesztéséhez.
Kihívások az együttműködésben A Forrester Consulting közelmúltban készült, „Building the Future of Collaboration”* című tanulmánya szerint az Egyesült Államok és Európa tudásalapú iparágakban dolgozó szakembereinek több mint kétharmada működik együtt rendszeresen más időzónákban vagy helyeken dolgozó munkatársakkal. Bár a szemtől szemben és telefonon folytatott kommunikációt részesítik előnyben, az időpont-kiosztási nehézségek miatt gyakran szorulnak e-mail üzenetek használatára. Azonban az e-mail mint együttműködési eszköz számos kihívás elé állítja a szakembereket: • Fájlformátumok – A dokumentumok akkor terjeszthetők e-mail mellékletként, ha mindegyik címzett meg tudja nyitni, szerkeszteni tudja és megjegyzésekkel láthatja el a különböző formátumú fájlokat több különböző operációs rendszeren. • Telepítés – Folyamatos feladattá válik a számos alkalmazás támogatása és karbantartása az asztali rendszereken, a külső felhasználók támogatását is beleértve, valamint a különféle helyszíni tartalomkezelő rendszerekhez való hozzáférést is irányítani kell. Emellett az e-mail mellékletek maximális mérete általában korlátozott, mivel a nagyméretű fájlok többszörözése gyorsan felemészti a levelezőszerveren rendelkezésre álló tárhelyet. *„Building the Future of Collaboration” (Az együttműködés jövőjének építése), Forrester Consulting. 2009. július, www.futureofcollaboration.com
• Biztonság – Az e-mail nem biztonságos, különösen ha a fájlokat a vállalat tűzfalán kívülre juttatják el. A tartalom bizalmas voltának mértékétől függően titkosítási megoldásra lehet szükség. • Visszajelzések követése – A több forrásból származó megjegyzéseket manuálisan kell követni és összesíteni, emellett az e-mail alapú együttműködés nem kínál verziókezelési lehetőséget.
Az ellenőrzési és jelölési munkafolyamatok gyorsítása Az Acrobat X kiterjeszti az Office és a SharePoint együttműködési lehetőségeit: olyan bevált fájlformátumot biztosít, amely a legtöbb asztali alkalmazásból létrehozható, és az Acrobat, valamint az ingyenes Adobe Reader programban egyaránt megtekinthető és megjegyzésekkel látható el. Szoros integráció a SharePoint rendszerrel Az Acrobat X számos szolgáltatása illeszkedik kiválóan a SharePoint rendszerrel közös ellenőrzési és jelölési munkafolyamatokba. A SharePoint-dokumentumtárakban található PDF-fájlok most a számítógépen helyben tárolt fájlokhoz hasonlóan közvetlenül hozzáférhetők az Acrobat programból a Megnyitás és a Mentés párbeszédpanel használatával. Ha a felhasználók megnyitnak egy PDF-dokumentumot valamelyik SharePoint-dokumentumtárban, közvetlenül az Acrobat programból vehetik ki használatra és adhatják be ismét a SharePoint-tárba, az Officedokumentumokhoz hasonlóan. A kivételi és beadási lehetőségek mellett az Acrobat lehetővé teszi a felhasználóknak a SharePoint-dokumentumtár verzió- és metaadat-információihoz való hozzáadást és ezen adatok szerkesztését.
1. ábra. Az Acrobat X használatával a SharePoint-dokumentumtárakban található PDF-fájlok közvetlenül hozzáférhetők az Acrobat programból.
Kényelmes hozzáférés az Office alkalmazásaiból egyetlen kattintással Az Acrobat X zökkenőmentesen integrálható az Office-alkalmazásokkal a részét képező PDFMaker bővítmények segítségével. A felhasználók gyorsan, egy kattintással hozhatnak létre kiváló minőségű, szabványos, navigációs hivatkozásokat tartalmazó PDF-fájlokat, és elindíthatják az Adobe szoftveren alapuló ellenőrzési munkafolyamatot – közvetlenül az Office csomag alkalmazásaiból. A Microsoft Word PDFMaker bővítménye például a következő feladatok végrehajtását teszi lehetővé a digitális együttműködési munkában: • Olyan PDF-fájlok létrehozása a Word-dokumentumokból, amelyek megfelelnek a biztonsági beállítások, az optimalizálás, a kisegítő lehetőségekhez tartozó címkézés vagy az olyan szabványok követelményeinek, mint az archiválásra vonatkozó PDF/A vagy a nyomdai előkészítésre vonatkozó PDF/X. A megfelelő beállításokat megadhatják a felhasználók, de előre konfigurálhatják a vállalat informatikusai is, hogy biztosítsák az informatikai irányelveknek való megfelelést. • PDF-dokumentumok létrehozása és e-mailhez csatolása. • PDF-dokumentumok létrehozása és ellenőrzésre küldése. • Megjegyzések importálása a PDF-fájlokból a Word programban készült forrásdokumentumba. Ezzel kiküszöbölhető, hogy a szöveg szerkesztéseit újra kelljen gépelni a Word-dokumentumban.
2. ábra. Az Office-alkalmazások Acrobat PDFMaker bővítménye lehetővé teszi, hogy a felhasználók egy kattintással indíthassanak megosztott ellenőrzéseket.
Adobe Acrobat X bemutató dokumentum
2
Gyors, egyszerű visszajelzés-kezelés Az Acrobat X a következő lehetőségekkel teszi hatékonyabbá a csapaton belüli együttműködést és gyorsítja az elektronikus ellenőrzéseket: • Megosztott ellenőrzések indítása, a megjegyzések összegyűjtése a SharePoint-kiszolgáló használatával. • Felkérések küldése a létrehozott PDF-fájl ellenőrzésére. A felkérés automatikusan tartalmazza az adott dokumentumra mutató hivatkozást. • Az ellenőrzők megjegyzéseinek automatikus fogadása és összeállítása egyetlen dokumentumban. • Engedélyezhető az ellenőrzőknek, hogy megtekinthessék és kiegészíthessék egymás megjegyzéseit. • Az ellenőrzések határidejének megadása. • Látható az eddigi válaszadók köre, és a felhasználó emlékeztetheti a késlekedőket.
Egy Adobe Acrobat X-megoldás A vállalati szintű együttműködést a digitális szférára is kiterjesztő Acrobat X szoftver a SharePoint és az Office platform kiegészítőjeként zökkenőmentes működésű, hatékony digitális együttműködési megoldást kínál. A magas szintű munkafolyamatokban két folyamat tölt be kiemelt szerepet. Elsőként egy dokumentumtulajdonos PDF-fájlt hoz létre, és előkészíti az ellenőrzésre. Ezután megkapja és rendszerezi az ellenőrzőktől érkező megjegyzéseket. Alább részletesen is áttekintjük ezt a két folyamatot. A megosztott ellenőrzés kezdeményezése A megosztott ellenőrzés előkészítéséhez a felhasználó egy Office-alkalmazás használatával PDFdokumentumot hoz létre, és feltölti a SharePoint kiszolgálóra. Az ellenőrzők felkérést kapnak, hogy megjegyzéseket fűzzenek a dokumentumhoz. 1.
A felhasználó beszerez vagy létrehoz egy forrásfájlt. Ez a példa egy marketingkövetelményeket tartalmazó Word-dokumentumot mutat be.
2.
A felhasználó a „Létrehozás és küldés ellenőrzésre” gombra kattint a Word alkalmazás Acrobat X PDFMaker eszköztárában. A program a következő műveleteket hajtja végre: • A Word-dokumentum PDF-fájllá konvertálása. • A PDF-fájl feltöltése a SharePoint-dokumentumtárba közvetlenül az Acrobat X szoftverből.
3. ábra. Az Acrobat teljes egészében integráltan támogatja a megosztott ellenőrzést a SharePoint rendszeren.
• A program felszólítja a felhasználót egy, a dokumentumra mutató hivatkozást tartalmazó e-mailes értesítés előkészítésére az ellenőrzők számára.
Adobe Acrobat X bemutató dokumentum
3
4. ábra. Az Acrobat megkönnyíti a felhasználók dolgát: végigkalauzolja őket a megosztott ellenőrzés beállításának lépésein.
Az ellenőrzők visszajelzéseinek kezelése A következő lépések a dokumentumellenőrzést foglalják magukba. 1.
Az ellenőrzők jelölésekkel és megjegyzésekkel látják el a PDF-dokumentumot az Acrobat vagy az ingyenes Adobe Reader használatával. (A SharePoint-alapú megosztott ellenőrzésekhez 8-as vagy újabb verzió szükséges.)
2.
Az ellenőrök közzéteszik a dokumentumhoz fűzött megjegyzéseiket. A rendszer automatikusan összegyűjti és a SharePoint-dokumentumtárban tárolja a megjegyzéseket.
3.
Az ellenőrzők megtekinthetik egymás megjegyzéseit, és reagálhatnak rájuk. Ezzel kiküszöbölhetik a fölösleges információt, és csökkenthetik az ellenőrzésre fordított időt.
5. ábra. Az összes ellenőrzőtől származó minden visszajelzés szerepel a dokumentumban, és egyszerűen megtekinthető a Megjegyzések ablaktáblában.
Adobe Acrobat X bemutató dokumentum
4
6. ábra. Az Acrobat alkalmazás Szemléző eszköze megjeleníti az ellenőrzés állapotát és azt, hogy mely ellenőrzők válaszoltak már, és kik nem.
4.
Az Acrobat program Szemléző eszközével az ellenőrzés kezdeményezője a következő műveleteket végezheti el: • E-mailt küldhet az ellenőrzőknek. • További ellenőrzőket adhat az aktuális megosztott ellenőrzéshez. • Új ellenőrzést indíthat ugyanazokkal az ellenőrzőkkel egy új fájlon vagy egy meglévő fájl új verzióján. • Módosíthatja az ellenőrzés határidejét. • M egnyithatja a megosztott ellenőrzés alatt álló PDF- fájlt, és megtekintheti a legfrissebb megjegyzéseket. • Befejezheti az ellenőrzést, hogy a résztvevők ne küldhessenek be több megjegyzést.
5.
Amikor az ellenőrzési szakasz véget ér, az ellenőrzés kezdeményezője a Word alkalmazás PDFMaker bővítményének használatával importálhatja a megjegyzések egy részét vagy az összes megjegyzést az ellenőrzött PDF-dokumentumból.
6.
Az összes ellenőrző időbélyeggel ellátott megjegyzéseit tartalmazó PDF-dokumentum archiválható nyilvántartási vagy megfelelőségi célból.
7.
A végleges Word-dokumentum ezután PDF-fájllá konvertálható, és jelszavas védelemmel lehet ellátni a további szerkesztés megakadályozására. Ha az adott dokumentum további kontextusba helyezéséhez kísérő dokumentumokra van szükség, a felhasználó PDF-portfólióba vonhatja össze az érintett fájlokat, mielőtt a jóváhagyók vagy az érdekeltek rendelkezésére bocsátaná őket.
8.
A végleges PDF-dokumentum vagy PDF-portfólió a SharePoint rendszerben is archiválható későbbi célokra. A SharePoint rendszerben tárolt PDF-fájlokban való szövegkeresés engedélyezéséhez a SharePoint-rendszergazda telepítheti az ingyenes Adobe PDF iFilter bővítményt, amely letölthető a www.adobe.com/support/downloads/product.jsp?product=1&platform=Windows webhelyről.
Adobe Acrobat X bemutató dokumentum
5
7. ábra. A PDF-portfóliók segítségével a befogadók jobban megérthetik a kontextust, és egyszerűen navigálhatnak a több egymáshoz kapcsolódó dokumentumban.
Összefoglaló A SharePoint és az Office architektúráját kiegészítő Acrobat X szoftver mellett döntve a szervezetek gyorsan és hatékonyan vezethetnek be rugalmas, jóval biztonságosabb digitális együttműködési megoldást. 1. Fájlformátum – Számos alkalmazás köréből az Acrobat a legmegbízhatóbb választás a PDF-fájlok létrehozásához. A PDF olyan univerzális formátum, amelynek használatával szoftvertől és hardvertől függetlenül gyakorlatilag bárki a szerző szándékainak megfelelő formában tekintheti meg a digitális tartalmat. Az Acrobat szoftverrel a felhasználók hanganyagokat, Adobe Flash® Player-kompatibilis videókat és interaktív médiatartalmat is beilleszthetnek az online vagy offline megtekintésre szánt PDF-fájlokba. A fájlokat gyakorlatilag bárki megtekintheti az Acrobat vagy az ingyenes Adobe Reader alkalmazás használatával. 2. Telepítés – Az Acrobat megosztott ellenőrzési folyamata révén kevesebb külső és belső támogatásra van szükség az asztali rendszereken, valamint csökken ezen rendszerek alkalmazásigénye. A hálózati sávszélesség és az e-mail kiszolgáló tárhelye optimalizálható, mivel a megosztott ellenőrzési folyamat a SharePoint rendszerben tárolt dokumentumokhoz kapcsolódik. 3. Biztonság – Míg a SharePoint biztosítja a dokumentumokhoz való hozzáférés biztonságát, az Acrobat további biztonságot nyújt a fájloknak akkor is, amikor a SharePoint-tárházon kívülre kerülnek. Az Acrobat jelszavas védelemmel és hatékony, 256 bites AES titkosítási technológiával segít a hozzáférés szabályozásában, valamint a jogosulatlan szerkesztés, nyomtatás és másolás megakadályozásában. Az Acrobat X alkalmazás továbbfejlesztett cenzúrázási és kivonási eszközei emellett a bizalmas információk – például a rejtett metaadatok, kommentárok, mellékletek, űrlapmezők, rétegek és könyvjelzők – eltávolítását is lehetővé teszik a dokumentumok megosztása előtt. 4. Visszajelzések követése – Az Acrobat X segítségével az ellenőrzés kezdeményezője nyomon követheti és rögzítheti az egyes ellenőrzők válaszait. Az így létrehozott napló hasznos segítség, ha kérdések merülnek fel a végleges dokumentum tartalmával kapcsolatban. Az ellenőrzés során az egyes megjegyzésekhez állapot társítható, így az ellenőrzők valós idejű visszajelzést kapnak.
Adobe Acrobat X bemutató dokumentum
6
Az Acrobat X, a SharePoint és az Office együttese hatékony, egyszerűen telepíthető és biztonságosabb digitális együttműködési megoldás, amelynek teljes körű szolgáltatáskészletében megtalálható a dokumentumkonverzió, az ellenőrzőknek szóló értesítések, a válaszkövetés, a megjegyzések összesítése és az archiválási lehetőségek.
További információ: www.adobe.com/go/acrobat_hu
Adobe Systems GmbH Georg-Brauchle-Ring 58 • D-80992 München www.adobe.com, www.adobe.hu
Adobe, the Adobe logo, and Acrobat are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners. © 2011 Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in Hungary.
91048824 03/11
7
