2 ea 2010. február 17. 11:48
Kontrolling gondolkodásmód - Előrehaladás - Végrehajtás figyeelemmel kísérése Mielőtt berakodnak a hajóba, már készen van az útvonal. Tudni kell előre, hogy milyíen eszközökkel és erőforrásokkal tudja meghatározni a célokat, amiket előre meghatároztak. A tervek végrehajtását, a navigátornak a jelentések alapján ellenőriznie kell, hogy hogyan halad ténylegesen a megvalósítás, a terv eltéréseket rögzítenie, megállapítania, elemzni kell, a levont következtetéseket vissza kell csatolnia a vezető számára. A megvalósítáős minden egyes fázisát mérni kell, és a tervet össze kell hasonlítani a megvalósítás eredményeivel. Az előre elképzelt és leírt paramétereket ellenőrizni kell, hogy megvalósulnak-e. műszaki esetben ezeknek pontosan, gazdasági területen kisebb eltérésekkel kell jönni, az utóbbi esetben az eredmény az eltérés ellenére az eredmény lehet jó, a műszaki esetben a legritkább esetben jók az eltérő eredmények. A gazdasági területeken az eltérések elemzéseinek még nagyobb jelentősége van, mert ott nem természeti törvényszerűségek uralkodnak- pl. előzetes tervkalkulációban előfordulhat olyan eltérés, hogy kedvezően alakulnak az árak. Nem az eltérés a lényeg, hanem az eltérés minősége. - Elemzés, összefüggések keresése Miért van eltérés/ miért sikerült terv szerint teljesíteni a feladatokat?- ezek mitől függnek? Valószínűségszámítás. Időben lejátszódó események- trendek, időpont beli állapotokat- eloszlásokkal. Milyen összetételű variációk adnak nagyobb eredményt a vállalkozás számáraoptimumkeresés, ebből lehet a vezetés számára ajánlatot tenni. Attól függően, hogy mi a célfüggvény, meg lehet mondani, hogy mit milyen összetételben/ határidőre/ költségstruktúrába érdemes gyártani. Az még mindig kérdés, hogy pl. kapacitáskihasználás, vagy egy nagyobb nyereség elérése a jobb- ebben az esetben, meg kell oldani a kapacitás túlterheléseket/ kapacitás kihasználatlanságokat. Ha a költségtöbblet kisebb, mint amennyi árbevétel növekedést el lehet érni, akkor ez is megéri. Ha a hosszútávú cél a kapacitások állandó, stabil kihasználása, egyenletes kapacitáskihasználás, akkor nem biztos, hogy a pillanatnyi nyereségnövekedés elérése éri meg. Az elemzések és alternatívák kidolgozása nem a vezető feladata. A vezetés akkor avatkozik be, ha arra szükség van, ha megterveztek valamit, és a terv szerint történik, az természetes, akkor nincsen erről jelzés, csak az eltérésekről. Kivételek, jelzési pontok esetén kell jelzést adni- ha pl. egy görbe akár felfelé, akár lefelé átlép egy tűréshatárt. - Jelzés, figyelmeztetés - Fayol - Állandó előremutató gondolkodásmód - Aki a vezető partnere, és tudja segíteni az előrelátását, és a jövőre vontakozó döntéseket, az a kontroller. Sok előrelátási információt kell gyűjtenie, abból szelektálnia kell- többet, mint amire a vezetőnek szüksége lesz. - A vezető csak bizonyos jelekből, eseményíekből levont következtetések alapján kérdez, ebből levont következtetésekből kifolyólag adja ki az utasításokat. A szükséges információkat a kontrollernek kell szelektálnia. - Előrelátás ○ Jövő felé- cél orientáció- mi a cél? Gazdasági Társadalmi Humán Melyek azok az információk, melyeket használni tudunk az előrelátáshoz. Módszer hozzá a gördülő tervezés ○ Információ: ezek az információk segítik Piaci előrejezések (piackutatás)- piaci igények, rövid távon fizetősképes kereslet. Az igények előremutatóak, amikor eljön az idő, hogy van pénz, az igény/szükséglet kielégítésére, akkor lesz fizetőképes kereslet. Ha a vállalat távlati tervet készít, akkor az igényeket veszi figyelembe, amire nincsen igény, abból nem lesz fizetőképes kereslet. Rövid távon a fizetőképes Controlling Page 1
nincsen igény, abból nem lesz fizetőképes kereslet. Rövid távon a fizetőképes kereslet kerül számításba- azt fogom legyártani, amire van megrendelés. Ezt nem a navigátor végzi, de ő szokta koordinálni, hogy melyik szakintézet végezze el, és felhasználja a piackutatási eredményeket. Ajánlatok- a fizetőképes kereslet lebontását jelenti -vállgazd, üzletkötés folyamata Rendelésállomány- ez is a fizetőképes kereslet lebontása Ajánlatot az kér, akinek van igénye és pénze is. Nagyobb lélegzetvételű ajánlatokhoz szokás az anyagi hitelesség igazolására bankgaranciát kérni, hogy tudja, milyen ajánlati állomány van. A megrendelésekből jön létre a szerződés állomány. Az ajánlati állomány egy szerződést megelőző időpontbeni dolog. Ez egy külön lista. Ezeknek is megvan a 6 mögöttes tartalom- mennyiség, megnvevezés, stb. ebből is lehet már terveket csinálni, de nagyon bizonytalan. Az ajánlatok megvalósulási aránya földrészenként, kultúránként nagyon eltérő lehet- pl. bizonyos szektorokban10%-os arány már nagyon jó, de lehet ennél szűkebb/bővebb. Ezek az előkalkulációk az előrelátást segítik. Múltbeli tapasztalatok Az ajánlati/rendelés állományból lehet kapacitás/létszám/stb. tervet készíteni, de tudni kell, hogy ez menyire biztos. Minden könyvelési adat múltbeli tapasztalat- nórmaóra, köbméter, forint, kihasználtság, stb. ezeket a tapasztalatokat kell extrapolálni a jövőre, az a kérdés, hogy mennyire távoli jövőre kell ezt megtenni. ○ Folyamatos, gördülő tervezés- ez a módszer a jövőbelátáshoz, a jövőbeni folyamatok megtervezéseihez. Dec
Jan
Feb
Már
Ápr
máj
Gördülő tervezés modellje
Terv tény Terv tény A tervállapotokat a kontroller a tényállapotokhoz hozzáveti, és ellenőrzi. Úgy lehet jól tervezni, hogy megvan a tárgyhó+ három további hónap. A gördülő tervezés arra is kényszerít minket, hogy foglalkozzunk olyan dolgokkal, melyek később kerülenk gyártásba, de most még nincsenek meg hozzá a feltételek Végrehajtás figyelemmel kísérése
Controlling Page 2
Visszacsatolás, beavatkozás
célkitűzés
Cselekvési terv
végrehalytás
mérés
Teljesítmény követelmény normatívák
összehasonlítás
Vezetői ellenőrzés folyamata Ez az ábra nincsen benne a könyben - Jövőre nézve- előkalkuláció - Menet közben- közbenső kalkuláció - Utólagosan- utókalkuláció: termelés könyvelés, költségek utólagos elszámolásnál igazolja, hogy a tervezésnél/végrehajtásnál mennyit tévedtünk. Ezekhez normákra van szükség
Család
Nemzet
ember
vállalat
emberiség
Világpiac
értékelés
ember
munka
jólét
vállalat
cél
Világpiac
közjó
maslow
Jólét: van enni, inni, gazdag vagyok, stb. - Jóllét: nem biztos, hogy jól is érzem magam a bőrömben, hiányozhat az önmegvalósítás. - Az emberek, miközben az alapvető szükségleteik biztosításáról elkezdtek gondoskodni, a közösség úgy volt felépítve, hogy az emberek egy része előállította munkavégzés során azokat a szükségleteket, melyek a társadalom többi részére- idősek, gyerekek, gyerekeket nevelő, harocosok- előteremtette az élethez szükséges feltételeket. Mindent, ami a közösség többi tagja számára hasznos, az munka volt, és az maslow piramis aljának egy-két-három fokát próbálták kielégíteni, és ezzel meg is elégedtek. A mai világban a vállalatnál végzik a munkát, nem biztos, hogy ez a munka az ő számukra egyértelmáen kellemes és jóleső, a munkavégzők jó része csak a pénzért dolgozik- de ebben nem jelennek meg az egyén számára a vállalati, közösségi, társadalmi célok-. Ha a létszükséglet alapjainak kielégítéséhez kell munkát végezni, akkor abban nincsen önmegvalósítás, csak vegetálnak. Ahhoz, hogy a válllalat, mint munkaközösség fennmaradhasson, a vállalat saját maslow piramisát ki kell elégíteni- termelés, bevétel a kiadások fedezéséshez, biztonság megteremtése- önfenntartó erő van a szervezetekhez, ehhez nyereség kell, ebben az esetbern már egy kicsi fejlődés és javulás van. Ez már a többiek számára is jobb (pl. nem zsákmányolják ki a beszállítókat, és lojális tud lenni az üzleti partnereihez. Vagyis, a vállalatnak nem lehet az az érdeke, hogy mindent félretéve maximalizálja a nyereségét- a vásárló pénze elfogy, a beszállító tönkremegy, vagyis ne irtsuk ki magas árakkal a vevőket, nem pusztítsuk ki a beszállítókat alacsony árakkal. Itt már megjelenik a gazdasági, társadalmi, humán cél is. Ha engedjük az embereknek az előrejutást, önmegvalósítást, akkor az egyes emberek a válllalaton belül a saját maslow piramisukat fel tudják építeni. Kontrolling elemzések Folyamat és működés elemzése A kontrollernek nem csak költségekben, árbvételben, likviditásban kell elvégezni. A kontrollernek feladata a vállalati működés, reálfolyamatainak elemzése. Egy jó kontrolling rendszer kiterjed a vállalatnál lejátszódó valamennyi értékteremtő- fogyasztói igényeket kielégítő- folyamatraközvetlen gyártó és kisegítő folyamatok is-. A navigátornak bizonyos szinten értenie kell a gépházhoz, a kormányzáshoz, árbóckezeléshez, ellátáshoz, térképelemzéshez, üzemanyaghoz, stb. vagyis mindenhez. A vállalat működési folyamatai természetes mértékegységekben, nem csak költségekben jelenik meg. a vállalati információs rendszerek képesek kiszolgálni a tényadatokat. Költségelemzés Éves besztámoló/teljesítmény elemzése Vagyoni helyzet, mérleg elemzése Pénzügy, likviditási elemzések Gazdaságossági vizsgálatok- statikus/dinamikus, stb. Termékek Tevékenyésgek beruházások Költségszámítási módszerek TeljesRészköltség, és hogy milyen a megoszálsa Folyamatköltség számítás- folyamatok gazdaságossági vizsgálatához van rá szükség. Kontrolling jelzések - Kontrolling információs rendszer - Kontrolling beszámolási rendszer éves beszámoló/ rednszeres időszaki beszámoló: rendszeres és formalizált. Mikor, milyen összetételben és terjedelemben kell jelentést adni a terv/tény állapotról és eltérésekről. - Kontrolling jelentések A kontrolling jelentések lehetnek egyedi jellegűek- pl ha van beruházás, ez nincsen rendszeresen. Ez projektekehez kötődik, ahoz kapcsolatosan szolgáltat információt. Controlling Page 3
Controlling Page 4
Ez projektekehez kötődik, ahoz kapcsolatosan szolgáltat információt. valamit ki akar vizsgálni a vezetőség/ felügyelőbizottság. Pl. hirtelen zátony, ilyenkor kéri a szükséges változtatásokat. Ez eseti jellegű, rendkívüli esetek esetében lehetséges.
3 ea 2010. február 24. 11:45
Kontrolling funkciók - Tervezés ○ Időhorizont: milyen időtávra szól a terv Startégiai- távlati tervezés Egy folyamaton megy keresztül. Operatív, rövidtávú tervezés ○ Tartalom szerint Szakterületi tervfejezetek Komplex/vállalati, üzleti terv: sok 100 oldal terjedelmet is eléri+ mellékletek. Ezekből az adott időtávra dolgozik az egész vállalat. - Mérés - Terv-tény összehasonlítás, értékelés: egyik központi funkció - Jelentés, visszacsatolásí. Állandóan jelezni kell a fontos mondani valókat.
Stratégiai tervezés folyamata jövőkép
célkitűzés
Elemzés, diagnózis
Stratégiák kidolgozása Stratégiák kiértékelése Stratégiák kiválasztása
Tervek kidolgozása Erőforrások megtervezése Megvalósítása, irányítás Helyzetelemzés - A vállalat elképzeli magát a jövőben, "belenéz a tükörbe", ez egy nagyon távoli jövőkép, amit a célkitűzés köt össze a jelennel. - Állandó visszacsatólás kell, amég ez összhangba nem kerül. - A jelenlegi helyzet, a jövőkép és az arra irányuló célok között egyensúlyt kell keresni, mely függ a jelenlegi helyzettől. Az egyensúlynak a külső környezetre kell irányulnia (általános környezeti elemzés), üzletági elemzés (tükörben látom magam és az üzlettársak/konkurensek szerepét, ezeket hasonlítom össze) ○ Vállalati elemzés: csak ránk vonatkozik Külső Belső - Stratégiai elemzési módszerei ○ PEST Politikai Gazdasági Szociális technikai ○ SWOT Belső tényezők □ Erősségek □ Gyengeségek Külső tényezők □ Lehetőségek □ Fenyegetések/veszélyek - Stratégiák kidolgozása: stratégiai alternatívák, alternatív stratégiai tervek ○ Legalább kettő, vagy több tervváltozat kidolgozása. - Stratégiai döntéshozatal ○ Stratégiai változatokat több változatban, a lehetséges függő és független változók kombinációival határozzák meg. Minden esemény bekövetkezéséhez hozzárendeljük a bekövetkezés valószínűségét. ○ Ezek között a választás azon alapul, hogy milyen szempontokat határozunk meg a tervváltozatok értékeléséhez, milyen módon súlyozzuk az egyes szempontokat. Ezek adják meg az értékelési rendszert. A kívánatos és a valószínűbb állapotok kerülenek meghatározásra magasabb súllyal. ○ Ha megvan a kiválasztás visszacsatolunk Mennyiben segíti a célkitűzés elérését. A jövőkép felé a haladási irány megfelelő-e. A stratégiai döntések legfelső(tulajdonosi szinten) valósul meg általában. ○ A kiválasztott stratégiát tervekbe öntik, ebből lesz az üzleti terv, a stratégia pontos számszerű meghatározása. ○ Erőforrásokat hozzárendelik a tervekhez ○ A megvalósítás irányítása a menedzsment szintjén még feladatot képez.
Komplex tervezés felépítése
Controlling Page 5
- Beruházások jó része hitelekből valósul meg. - Amotizáció beleszámít az eredménytervezésbve, nem számít bele a likviditás tervezésbe. Operatív tervezés rendszere: beugró kérdésként egy része (az egész ábra 6 részre bontva) feltehető.
- Piaci helyzet elemzés, tervezés ○ Keresleti struktúra: rövid (akár fél/negyedéves) terv. A piacnak van-e pénze arra, amit el akarunk adni, ez a fizetőképes kereslet. ○ Ez alapján megtervezni az értékesítési lehetőségeket: mennyiség, egységár ○ Ebből a kettőből kijön egy árbevételi terv ○ Marketing eszközök: mit akarunk csinálni a piaccal, a mit felmértünk. Mit kell tennem, hogy realizáljam/tovább fokozzam a tervet. - Termelési tervek ○ Eszköztervek: eszköz/munkaerő kapacitás. ○ Egy hosszú átfutású terméknél több év is lehet, vagyis amit megtermelünk februárban, azt lehet, hogy (sokkal) később adjuk el. ○ Időbeli eloszlást kell készíteni. ○ Készletterv: lehetőleg természetes mértékegységben és értékben mutatja a vállalat forgóeszköz alakulását. A készlet rugalmasságot biztosít a vevői igények kielégítésére/változására. Ez főleg ott érdekes, ahol nagyon hosszú az átfutási idő, de a vevői igények egyik napról a másikra változhat. - Működési terv ○ Szervezeti struktúra ○ Működési rend. Ezek kidolgozása, feljesztése az operatív tervezés feladata. ○ Megkülönböztetünk humán- és technikai fejlesztést. - Költségterv - Eredményterv - Megvalósítás tervezése ○ Operatív program: ez vezérli, írányítja a megvalósítást, időbeli ütemezése a feladatoknak. Végső célja, hogy mindenki, aki a végrehajtásba közreműködik, hogy minden időpontra tudja, hogy mi a dolga.
Controlling Page 6
tudja, hogy mi a dolga. Minden egyes munkafeladatra tudni kell, hogy mikor melyik feladatot kell elvégezni. ○ Indítási terv ○ Sorozatnagyság ○ Átfutási idők tervezése ○ Kapacitások időterve ○ Beszerzési és készletezési terv. Mikor, kinek, mit, mennyit kell csinálni. A mennyiségeket 3 területen vizsgáljuk: ○ Anyagok, előgyártmányok, alkatrészek beszerzési tételnyagysága - optimális beszerzési tételnyagyság. Milyen mennyiség szerezhető be minimálisan, vagy optimálisan. Pl. minden hónapra kell 1000 db, összesen egy évben 12000 db. Optimálisan 12*1000 db kéne. Ekkor raktárok csak egy pillanatig van 1000 db alkatrész, vagyis Just in Time tudok gyártani. De lehet, hogy a szállító egyszerre legyárt 4-5e db-ot, és nem akarja raktározni. Minimális rendelhető tételnagyságok léteznek. meg kell tervezni azt a mennyiséget, amit technológiai és/vagy gazdaságossági szempontból le lehet gyártani. ○ Rendeléssel kapcsolatos költségek Egyszeri költség Mennyiséggel arányos fajlagos költség A kontrollernek ezeket a költségeket kell kiszámolni, ezek alapján minimalizáljhatja a raktári feleslegeket. ○ Sorozatnagyság költség: nagy sorozatoknál nagy terhelést okoz, a szűk keresztmetszeteknél ez torlódást okozhat. ○ Értékesítési mennyiség: beszerzésünket és saját gyártásunkat optimalizáljuk az a mi dolgunk. Ha pl. havonta tőlem nem vesznek meg x darabot, akkor abból készáru készlet lesz, ez növeli a rugalmasságot, de ez egy csomó ráfordított költséget tartalmaz, benne fekszik a pénz. Végrehajtás
Mérés: - Mérés és mérhetőség: mit? Minden olyat kérni kell, amit lehet, és benne van a tervben, vagy tényként a vállalatnál megjelenik. ○ Műszaki/gazdasági paraméterek könnyen mérhetők ○ Problémás: Szellemi teljesítmények nehezen mérhetőek. Az már mérhető, hogy ezzel milyen forgalmat lehet lebonyolítani/hasznot lehet elérni. - Mértékegység: ○ Természetes: amit lehet, azt természetesben kell mérni először ○ Érték (pénzérték): másodszor mérni kell az elszámolási kötelezettség miatt, vagyis (MO -n) forintban mindent mérni kell, ami mérhető, de e mögött természetes mértékegységben is mérni kell. Pl. idő- munkaráfordítás- bérköltség átfutási idő: mérhető időben, a forintosítása már nehezebb. Ha a csúszás miatt kötbért számít fel, akkor az anyagi következmények miatt már mérhető. - Mérési módszerek: hogyan? Ürmérték, hosszmérték, alakok mérése (térbeli felületek mérése), bizonylati rendszer, ráfordítás mérése, munkaerőfelhasználás munkabérrel történő mérése, stb. - Mérés gyakoriság: mikor? ○ Rendszeresen: kontorlling jelzéseket, jelentéseket, beszálmolókat havonta, negyed, fél, majd évente kell teljesíteni. ○ Operatív terv végrehajtása esetén a műszak és a munkanapi teljesítmény azonnal visszajelzésre kerül. Lehet, hogy a gyártósor van felszerelve visszajelző rendszerrel. - Viszonyítási alap ○ Tervszámok ○ Normák, normatívák: anyag-, idő-, teljesítmény normák, stb. Normatívák: elkészítés szabályszerűsége, kivitelezése, pontosság nem egyezik meg a normáéval. Itt az eltérést bizonyos kereteken belül könnyebben megengedik. Összehasonlítás- értékelés - Terv-tény eltérések vizsgálata - Kritikus utak- tevékenységek, események, mennyiségek, határidők, költségek, bevételek -kiemelt figyelemmel kísérése ○ Nem csak az út kritikus, hanem az út mentén sok minden, ami előfordul. ○ Hozzárendelünk időket, erőforrásokat, költségeket. ○ Hozzárendelhetünk bevételt is. A legfontosabb kritikus pont a hálóban a vége, az árbevétel. - Megengedett eltérések (tűréshatárok) - Extra eltérések elemzése - A cél elérésére gyakorolt hatás felmésése. Ha eltérünk a tervtől, akkor az eltérésnek van hatása a célnak, ez lehet pozitív, és negatív is, de nem feltétlenül egyértelmű. A legtöbb esetben vannak pozitív és negatív következményei is. Ez akkor derül ki, ha egy teljesítménynek megmérjük a célra gyakorolt hatását. Kontrolling jelentés
Controlling Page 7
Kontrolling jelentés - Kontrolling információs rendszer A kontrolling beszálmolási rendszernek ez képzi az alapját. - Szakterületekre - Vezetési szintekre - Naprakész információk - Rendszeres jelentések, beszámolók - Rendkívüli jelentések - Egyedi vizsgálatok Stratégiai szint
Taktikai szint
Operatív szint
Controlling Page 8
Piaci
Műszaki
Termelő
Pénz-g.
Terv tény
adatfeldolgozás
adatbázis
