Automatisch verwerkbare post- en antwoordzendingen

Automatisch verwerkbare post- en antwoordzendingen

september 2003

BRV.066

Inhoudsopgave 1. Inleiding

4

2. Eigenschappen automatisch verwerkbare post

5

2.1 Fysieke eigenschappen

5

2.2 Indeling adreszijde

6

2.3 Schrijfwijze adressen

10

2.4 KIX-code

10

2.5 Lay-out, typografie en afdrukkwaliteit van adressen

12

2.6 Plaats en typografie van de afzendergegevens

13

3. Eigenschappen automatisch verwerkbare antwoordzendingen

15

3.1 Fysieke eigenschappen

15

3.2 Indeling adreszijde

15

3.3 Schrijfwijze adressen

16

3.4 FIM-code

16

3.5 FIM-specificaties

16

4. De Direct Mail Services van TPG Post

18

3

1. Inleiding

2. Eigenschappen automatisch verwerkbare post

TPG Post is een modern bedrijf dat investeert in het automatiseren van

Om automatische verwerking mogelijk te maken, moeten postzendingen aan diverse

postverwerkingsprocessen. Op deze manier kunnen we zorgen voor een snelle en

criteria voldoen ten aanzien van het gebruikte materiaal, indeling van de adreszijde

efficiënte postbezorging.

en kwaliteit van de adressering.

Ook ons sorteerproces is geautomatiseerd, waardoor post- en antwoordzendingen snel en efficiënt kunnen worden verwerkt. Als u ervoor zorgt dat uw post aan de criteria voor automatische verwerking voldoet, helpt u ons dus om uw post efficiënt te verwerken. U profiteert van de goede prijs/kwaliteitverhouding die we hierdoor bereiken. U kunt zelfs in aanmerking komen voor korting op automatisch verwerkte antwoordzendingen. Deze kortingen zijn weergeven in het Tarievenboekje van TPG Post en op www.tpgpostbusiness.nl. De criteria waaraan automatisch verwerkbare postzendingen moeten voldoen, leest u in hoofdstuk 2. Voor automatisch verwerkbare antwoordzendingen gelden aanvullende criteria, die beschreven staan in hoofdstuk 3. Deze brochure is bedoeld als naslagwerk voor zakelijke klanten van TPG Post en voor bedrijven die betrokken zijn bij de vervaardiging van uw postzendingen, zoals drukkerijen.

Als u vragen heeft over de automatische verwerkbaarheid van uw post- of antwoordzendingen, dan adviseert TPG Post u graag. Of heeft u ontwerpen voor uw nieuwe enveloppen en antwoordkaarten of ander proefmateriaal? TPG Post test deze gratis voor u op automatische verwerkbaarheid. Neemt u hiervoor contact op met TPG Post Business Service, telefoonnummer (076) 527 27 27, of met uw accountmanager.

De volgende richtlijnen hebben betrekking op alle post die in een standaard brievenbus past: • een maximum formaat van 265 x 380 x 32 mm • een maximum gewicht van 3000 gram. Deze criteria worden in dit hoofdstuk beschreven. Voor automatisch verwerkbare antwoordzendingen gelden aanvullende eisen. Deze vindt u in hoofdstuk 3.

2.1 Fysieke eigenschappen Informatie over de kortingen voor automatische verwerking van post- en antwoordzendingen door TPG Post in Nederland vindt u in het Tarievenboekje van TPG Post, dat u gratis kunt bestellen via TPG Post Business Service, telefoonnummer (076) 527 27 27. Uitgebreide informatie over de diensten van TPG Post vindt u op www.tpgpostbusiness.nl.

Vorm Postzendingen moeten rechthoekig van vorm zijn. Ronde kaarten, kaarten met kartelranden en dergelijke dienen in een rechthoekige envelop te worden verzonden. Van post die u in de brievenbus van TPG Post deponeert, moet de breedte groter zijn dan de hoogte. Bij voorkeur is de breedte minstens 1,4 keer zo groot als de hoogte. Deze breedte-hoogte-verhouding geldt niet voor partijenpost die ‘gekopt’ wordt aangeboden (met uniform geplaatste adreszijde en rechterbovenhoek). Materiaal en verpakkingswijze (Venster)enveloppen  Gebruik enveloppen van papier met een gewicht van ten minste 70 gram/m2.  Kunststof enveloppen zijn niet geschikt voor automatische verwerking.  Het venster van een vensterenvelop moet rechthoekig zijn, eventueel met afgeronde hoeken.  Houd rekening met de schuifruimte in de envelop; het volledige adres hoort altijd zichtbaar te zijn.  Het venster dient binnen de adreszone te vallen. Het begrip adreszone wordt verduidelijkt in de afbeeldingen op pagina 7. Onverpakte kaarten en tijdschriften  Kaarten die u zonder envelop verstuurt, moeten

4

voldoende stevig zijn. Kies daarom voor (antwoord) kaarten een papiersoort met een gewicht van minstens 170 gram/m2.  Onverpakte tijdschriften zijn niet geschikt voor automatische verwerking. Etiketten: rechthoekig  Adresetiketten moeten rechthoekig zijn, eventueel met afgeronde hoeken. Als het adresetiket in een (transparante) verpakking wordt gesloten, dient het op de inhoud bevestigd te zijn.  Adresetiketten moeten binnen de adreszone vallen. Het begrip adreszone wordt verduidelijkt in de afbeeldingen op pagina 7. Folieverpakking: stevig en glad Gebruik bij voorkeur:  gladde folie, met een wrijvingscoëfficiënt van 0,2 tot 0,35 (COF, gemeten volgens NEN-ISO 8295:1995, folie op folie)  niet-benevelde folie  folie met een dikte van minimaal 25 µm. Verder is het van belang dat:  de folie de zending nauw omsluit en er geen losse flappen uitsteken  de seal-naden en -flappen niet over het bestemmingsadres lopen  de seal-naden homogeen zijn  het ontstaan van elektrostatische lading wordt voorkomen  een plaketiket wordt gebruikt, want een adressering die op de folie zelf geprint is, is niet geschikt voor automatische verwerking. Banderollen  Banderollen moeten stevig om de zending zitten.  Bij voorkeur omsluiten ze de zending helemaal.  Sluit geen losse kaartjes en dergelijke bij in banderollen.

5

Ingesloten voorwerpen: voorkom schade Ingesloten voorwerpen die dikker zijn dan 1 mm kunnen beschadigd raken of schade veroorzaken aan andere poststukken en aan de sorteermachines van TPG Post. Zorgt u er daarom voor dat het ingesloten voorwerp:  in hoogte en breedte niet meer dan 15 mm schuifruimte heeft, of  aan een karton is gehecht dat in hoogte en breedte niet meer dan 15 mm schuifruimte heeft. Verder is het belangrijk dat:  voorwerpen als sleutels, pennen, sachets met poeders en vloeistoffen in een zware envelop of een monsterenvelop worden verstuurd  de envelop langs de normale vouwlijnen gesloten kan worden. Sluiten is aan te raden Het is aan te raden enveloppen te sluiten, ook bij partijen drukwerk*. Sluitingen met nietjes, paperclips, metalen oogjes of vouwhoekjes zijn niet toegestaan. * Daarbij geldt wel dat u in moet stemmen met een steekproefsgewijze controle waarmee

2.2 Indeling adreszijde De indeling van de adreszijde van enveloppen, kaarten, banderollen en zendingen met een adresetiket moet voldoen aan enkele voorwaarden. Deze zijn afhankelijk van het formaat en gewicht omdat dit bepaalt in welk type sorteermachine TPG Post de zending verwerkt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen ‘standaard’ en ‘overige’ postzendingen. ‘Standaard’ zijn alle postzendingen die:  kleiner zijn dan 175 x 285 x 7 mm  niet zwaarder zijn dan 50 gram  niet in folie zijn verpakt. Voor grotere of zwaardere zendingen gelden de voorwaarden van ‘overige’ postzendingen. Beide vindt u in de tabel op de volgende pagina. In de linkerkolom van deze tabel staat algemene informatie over de indeling van de adreszijde. Deze geldt voor zowel standaard postzendingen als voor overige postzendingen. Eventueel staan in de middelste en de rechterkolom aanvullende voorwaarden voor standaard en overige postzendingen. De afbeeldingen waar in de tabel naar wordt verwezen zijn weergegeven op pagina 8 en 9.

Formaat en gewicht

Algemeen

Standaard postzendingen

Overige postzendingen

 minimaal 90 x 140 mm

 maximaal 175 x 285 x 7 mm  maximaal 50 gram

 groter dan 175 x 285 x 7 mm óf zwaarder dan 50 gram  maximaal 265 x 380 x 32 mm  maximaal 3000 gram

Een liggende envelop heeft de voorkeur, met het adres parallel aan de lange zijde (‘landscape’)

Een staande envelop heeft de voorkeur, met het adres parallel aan de korte zijde (‘portrait’)

Bij een ongedeelde adreszijde (afb. 2) moet de adreszone:  minimaal 40 mm van de bovenzijde staan  minimaal 15 mm van de overige zijden staan.

De adreszone moet:  minimaal 40 mm van de bovenzijde staan  minimaal 20 mm van de overige zijden staan.

Richting van het adres

Adreszone De adreszone is het gedeelte waar het bestemmingsadres staat.

Frankeerzone

TPG Post kan vaststellen dat het hier inderdaad om drukwerk gaat.

 In de adreszone mogen geen andere adressen staan.  Er mag wel andere informatie staan (zoals een logo), mits dit geen regelpatroon heeft dat vergelijkbaar is met dat van het adres.  Rondom het adresblok (de kleinste rechthoek die het adres omsluit) moet in alle richtingen een ruimte vrij blijven van ten minste 5 mm (afb. 6).  Plaats het adres bij voorkeur centraal in de adreszone.

Bij kaarten met een gedeelde adreszijde (afb. 1) moet de adreszone:  aan de rechterkant staan  minimaal 74 mm breed zijn  en moeten linker- en rechterkant gescheiden zijn door middel van een verticale lijn (minimaal 1,2 mm dik).

In de rechter bovenhoek moet voor frankering een rechthoekige ruimte van 74 mm breed en 40 mm hoog vrij blijven voor frankering.

Indexzone De indexzone is de plaats waar TPG Post de fluorescerende streepjescode en teksten aanbrengt.

Bij een liggende envelop (afb. 2) is de indexzone, gemeten vanaf de rechterbenedenhoek:  15 mm hoog  140 mm breed

Bij een liggende envelop (afb.5) is de indexzone, gemeten vanaf de linkerbenedenhoek:  30 mm breed  100 mm hoog

Bij een staande envelop (afb.3) is de indexzone, gemeten vanaf de linkerbenedenhoek:  15 mm breed  140 mm hoog

Bij een staande envelop (afb.4) is de indexzone, gemeten vanaf de rechterbenedenhoek:  30 mm hoog  100 mm breed Wanneer de indexzone bedrukt is, of om andere reden niet geschikt voor het plaatsen van de streepjescode, dan brengt de sorteermachine een sticker met de streepjescode aan. De ontvanger kan deze sticker eenvoudig verwijderen.

Afzenderadres

Plaatst u het afzenderadres op de voorzijde, doe dit dan in de linker bovenhoek Zie pagina 13 voor meer informatie over de vermelding van de afzendergegevens

6

7

Afbeelding 1: Indeling adreszijde van een kaart met gedeelde adreszijde

Afbeelding 4: Indeling adreszijde overige postzendingen portrait-oriëntatie

Afbeelding 2: Indeling adreszijde standaard postzendingen landscape-oriëntatie

Afbeelding 5: Indeling adreszijde overige postzendingen landscape-oriëntatie

TPG Post Business Service   Postbus 8200   3503 RE UTRECHT  

Afbeelding 6: Op bedrukte envelop rondom adresblok 5 mm vrije ruimte

 

Afbeelding 3: Indeling adreszijde standaard postzendingen portrait oriëntatie

8

5 mm

9

2.3 Schrijfwijze adressen De officiële schrijfwijze van Nederlandse adressen is vastgesteld door de gemeenten. Voor de fysieke presentatie geeft de Nederlandse norm NEN 5825 aanvullende bepalingen. De richtlijnen hieronder zijn in overeenstemming met deze NEN-norm. Nederlandse adressen: 3 tot 6 regels Een adres binnen Nederland bestaat uit minimaal drie en maximaal zes regels. Het adres bevat altijd:  een voorlaatste regel met straatnaam en huisnummer of de aanduiding 'Postbus' gevolgd door het postbusnummer of de aanduiding 'Antwoordnummer' gevolgd door het antwoordnummer  een laatste regel met de postcode en de woonplaats, afgedrukt in hoofdletters. Tussen de postcode en de woonplaats staan twee spaties. Enigma Audio en Video Import Afdeling Salessupport Kamer A-35 Postbus 90222 2554 FG DEN HAAG Extra vermeldingen als ‘ter attentie van’ vermeldt u direct boven de voorlaatste regel. Adressering met KIX Het verdient aanbeveling om als extra regel bij het adres de Klantindex oftewel de KIX op te nemen. De KIX is een compacte code die het volledige bestemmingadres bevat. Het gebruik van de KIX kan korting opleveren. Enigma Audio en Video Import Afdeling Salessupport Kamer A-35 Postbus 90222 2554 FG DEN HAAG 2554FG90222 Meer informatie over de KIX vindt u in de volgende paragraaf. Informatie over de korting is te vinden in het Tarievenboekje van TPG Post, dat u gratis kunt bestellen via TPG Post Business Service, telefoonnummer (076) 527 27 27.

10

Buitenlandse adressen: landnaam in hoofdletters Neem het land van bestemming altijd in hoofdletters op in de laatste regel. Belgische Distributiedienst Mechelsesteenweg 414 1930 NOSSEGEM BELGIË Bij voorgesorteerde buitenlandse post kunt u in plaats van de volledige naam van het land een landcode gebruiken. Dit is toegestaan als de post is gebundeld, voorzien van een bundelbriefje en verpakt in postzakken gericht aan het land van bestemming (‘gerichte’ zakken). U plaatst de gestandaardiseerde twee-letterige ISO-landcode (NEN-EN-ISO 3166 -1) gevolgd door een liggend streepje, vóór de postcode.

Overige zendingen De KIX bestaat uit de postcode, gevolgd door het postbusnummer of huisnummer en een eventuele huisnummertoevoeging. Tussen huisnummer en huisnummertoevoeging wordt een ‘X’ geplaatst als scheidingsteken. Bijvoorbeeld: Adres

Inhoud KIX KIX

Adres Belgische Distributiedienst Mechelsesteenweg 414 BE-1930 NOSSEGEM

Informatie over de NEN-normen vindt u op www.nen.nl. Informatie over de ISO-landcodes en de complete tabel met landcodes is te vinden op www.iso.ch/iso/en/ prods-services/iso3166ma/index.html. Uitgebreide informatie over het adresseren van post voor het buitenland vindt u in de brochure ‘Adressering van internationale postzendingen’. Deze is verkrijgbaar bij TPG Post Customer Service International, telefoonnummer (023) 567 72 60.

2.4 KIX-code Wat is de KIX-code en waar dient deze voor? De KIX wordt op automatisch verwerkbare zendingen bij het adres afgedrukt. Het is een streepjescode (een soort lettertype gemaakt van streepjes) die het volledige adres van bestemming weergeeft. De KIX zorgt voor een betere automatische leesbaarheid van de adressen. Antwoordzendingen De KIX bestaat uit de postcode, gevolgd door het antwoordnummer.

Inhoud KIX KIX

Antwoordzending TPG Post Logistiek Folderbank Antwoordnummer 2727 3600 VC MAARSSEN 3600VC2727 3600VC2727 Overige zending TPG Post Logistiek Folderbank Postbus 30250 2500 VC MAARSSEN 2500VC30250 2500VC30250

De KIX wordt afgedrukt als extra adresregel, en wel als eerste of laatste regel. Het volledige adres, met de KIX, dient zich in de adreszone te bevinden. De vrije ruimte tussen de KIX en de eerste dan wel laatste adresregel is ten minste 2 mm en ten hoogste 15 mm. Hoe ziet de KIX er uit? De inhoud van de KIX is het volledige bestemmingsadres in code. In de KIX wordt elke letter en elk cijfer van die code weergegeven door een afzonderlijk KIX-teken. Elk KIX-teken is opgebouwd uit twee strepen omhoog, twee strepen omlaag en een korte synchronisatiestreep. De volledige tekenset van KIX ziet u hieronder 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 A B C D E F G H I A B C D E F G H I

Verkrijgbaarheid KIX U kunt het KIX-font/lettertype downloaden van www.tpgpostbusiness.nl. De specificaties van de KIX Afmetingen Hieronder zijn de maattoleranties van de KIX-streepjes gegeven. Binnen een code moeten de streepjes gelijk van breedte en regelmatig gespatieerd zijn. De breedte van deze spaties moet minimaal 0,4 mm zijn. Streepdikte 0,38 - 0,63

Streep omhoog

Codedichtheid is 20-24 strepen per 25,4 mm, alle maten in mm

Streep omlaag

1.60 - 2,16

De verticale uitlijning De synchronisatiestrepen moeten symmetrisch zijn ten opzichte van de hartlijn van de code, met een tolerantie van ± 10 procent van de hoogte van de synchronisatiestrepen, zoals hieronder weergegeven.

A

C/L

A=B

B

Streepjes zo recht mogelijk De ‘scheefstand’ van de codestreepjes moet minder zijn dan 5° (de met 'Y' aangeduide hoeken in de afbeelding hieronder). De scheefstand van de volledige code moet eveneens minder zijn dan 5° (de met 'X' aangeduide hoeken in de afbeelding hieronder). De gesommeerde scheefstand van de streepjes en de volledige code moet eveneens minder zijn dan 5°, weergegeven in formule: |X| + |Y| < 5°. De hoek ‘X’ wordt gemeten ten opzichte van een lijn die parallel is aan de onderzijde van de postzending.

C/L

J K L M N O P Q R J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z S T U V W X Y Z

1,60 - 2,16

Synchronisatiestreep 1,02 - 1,52

X° C/L

Y°

C/L

X°

Y°

C/L

11

De achtergrond van de KIX De achtergrond van de KIX met inbegrip van een rand van 2 mm rondom de KIX moet vrij zijn van bedrukking of andere ‘verstoringen’.

 links zijn uitgelijnd  niet zijn onderstreept.

Lettergrootte tussen 10- en 12-punts Gebruik bij voorkeur een fontgrootte tussen 10- en 12-punts. Voor niet-proportionele lettertypen komt dit overeen met 12 tot 10 karakters per inch.

Print Reflectance Difference (PRD) De PRD-definitie: PRD = Rs - Rb waarbij: Rs = de minimumreflectie van de achtergrond Rb = de maximumreflectie van de karakters

2 mm

Plaats een provincieaanduiding verkort en zonder haakjes achter de woonplaats. 2 mm

TPG Post Business Service Postbus 8200 3503 RE UTRECHT UT

vrije zone

2.5 Lay-out, typografie en afdrukkwaliteit van adressen

In onderstaande tabel wordt aangegeven welke ruimte is toegestaan tussen onderdelen van het adres.

De apparatuur van TPG Post staat op een aantal punten ruimere criteria toe voor de lay-out en afdrukkwaliteit van adressen dan de Europese norm (NEN-EN 13619 ). De hierna vermelde richtlijnen zijn gebaseerd op de criteria van TPG Post en gelden uitsluitend voor het bestemmingsadres. Informatie over de lay-out van de afzendergegevens vindt u op pagina 13. Regelopbouw Zorgt u ervoor dat adresregels:  evenwijdig lopen aan de onderzijde van het poststuk of de adresdrager, met een maximaal toelaatbare scheefstand van 5°  onderling steeds dezelfde regelafstand hebben  een regelafstand hebben van minimaal 1 en maximaal 5 mm

Lettertypen Houdt u er bij de keuze van het lettertype rekening mee dat:  cursieven, script, gotisch schrift, contourletters en matrixschrift waarvan de puntjes geen aaneengesloten lijn vormen, niet automatisch leesbaar zijn  niet-proportionele lettertypen, zoals courier, elite en pica, meestal beter automatisch leesbaar zijn dan proportionele lettertypen  schreefloze letters (sans serif-typen) beter automatisch leesbaar zijn dan schreefletters (serif-typen)  bij het gebruik van kerning of ‘condensed’ en ‘extended’ lettertypen het adres niet automatisch leesbaar is.

K

Sans serif type

K

Serif type

Ruimte tussen:

Minimaal

Maximaal

twee woorden van één straatnaam

1 spatie

1 spatie

straatnaam en huisnummer

1 spatie

10 mm

postbus en postbusnummer

1 spatie

10 mm

huisnummer en huisnummertoevoegingen

1 spatie (of liggend streepje*)

1 spatie (of liggend streepje*)

cijfers en letters van postcode

1 spatie

1 spatie

postcode en woonplaats

2 spaties

10 mm

twee woorden van één woonplaatsnaam

1 spatie

1 spatie

woonplaats en provincie

1 spatie

1 spatie

Zorgt u bij achtergrondbedrukking voor een printraster van ten minste 400 dpi. Daarbij moet de PCR van de achtergrondbedrukking minder zijn dan 15 procent.

Zorgt u ervoor dat de letters en cijfers:  in één adres bij voorkeur van hetzelfde lettertype en dezelfde fontgrootte zijn  minimaal 2,5 mm (7-punts) en maximaal 6 mm (17-punts) groot zijn  in hoofdletters worden afgedrukt als het font kleiner is dan 10-punts  onderling altijd een tussenruimte hebben van minimaal 0,35 en maximaal 2 mm (bij proportionele lettertypen is dit van extra belang).

Ook is het belangrijk dat de spaties tussen de woorden gelijk zijn aan de breedte van het gebruikte lettertype. Afdrukkwaliteit De opdruk van een adres moet duidelijk afsteken tegen de achtergrond. Gebruikt u daarom donkere inkt op een lichte achtergrond. In negatief gedrukte adressen kunnen niet automatisch gelezen worden. Print Contrast Ratio (PCR) Het contrast tussen adresopdruk en achtergrond is uit te drukken in een Print Contrast Ratio (PCR). Bij vensterenveloppen moet de PCR door het venster heen gemeten worden. De PCR-definitie: PCR% = ((Rs - Rb) / Rs) x 100 waarbij: Rs = de minimumreflectie van de achtergrond Rb = de maximumreflectie van de karakters De minimale PCR is 40 procent, gemeten in het groene (B 530) en rode (B 680) deel van het spectrum. De PCR wordt gemeten volgens NEN-ISO 1831.

Bij vensterenveloppen moet de PRD door het venster heen worden gemeten. De minimale Print Reflectance Difference (PRD) bedraagt 30 procent. De minimumreflectie van de achtergrond is 35 procent.

2.6 Plaats en typografie van de afzendergegevens Afzendergegevens op achter- of voorzijde in de linkerbovenhoek Bij de automatische adresherkenning is een duidelijk onderscheid nodig tussen bestemmingsadres en afzendergegevens. Dit onderscheid kunt u bevorderen door de afzendergegevens:  uit te voeren in een kleinere lettergrootte (bij voorkeur 6-punts en nooit groter dan 7-punts)  uit te voeren in een lettertype dat slecht automatisch leesbaar is, zoals cursief, schreefletter of voorzien van kleine tekenafstand  op één regel te zetten of anders niet links uit te lijnen maar te centreren of te laten verspringen. Afzendergegevens in venster Het is toegestaan om de afzendergegevens op de adresdrager in een vensterenvelop op te nemen. Hierbij gelden – in aanvulling op de algemene richtlijnen – de volgende regels:  de afzendergegevens staan in één regel, boven het adres van de geadresseerde  de afzendergegevens staan niet lager dan 10 mm van

* Gebruik het liggend streepje als de huisnummertoevoeging met een cijfer begint.

12

13

3. Eigenschappen automatisch verwerkbare antwoordzendingen de bovenkant van het venster  er is een duidelijke ruimte of streep tussen het adres van de afzender en dat van de geadresseerde. Staat de bedrijfsnaam op de envelop, dan kunt u binnen het venster volstaan met alleen het afzenderadres. Afzenderadres op etiket Het is toegestaan om de afzendergegevens op een adresetiket te vermelden. Hierbij gelden – in aanvulling op de algemene richtlijnen – de volgende regels:  het afzenderadres staat in één regel, aan de bovenzijde van het etiket

 er is een duidelijke ruimte of streep tussen het adres van de afzender en dat van de geadresseerde. Afzenderadres op banderollen Bij gebruik van een banderol verdient het de voorkeur het afzender- en/of retouradres op de achterzijde te plaatsen. Bij plaatsing op de voorzijde gelden – in aanvulling op de algemene richtlijnen – de volgende regels:  het afzenderadres staat in één regel, aan de bovenzijde van de banderol  er is een duidelijke ruimte of streep tussen het adres van de afzender en dat van de geadresseerde.

Antwoordzendingen lijken veel op gewone zendingen. Toch kunnen er verschillen zijn door:  andere afmetingen  andere bedrukking van de adreszijde  gebruik van de FIM-code.

3.1 Fysieke eigenschappen Deze verschillen worden in dit hoofdstuk nader toegelicht.

adreszijde waarin het bestemmingsadres moet worden geprint of geplaatst om automatische verwerking mogelijk te maken. De zone bevindt zich tussen 15 mm vanaf de onderzijde en 40 mm vanaf de bovenzijde. Verder hoort aan de linker- en rechterzijde van het adres een verticale strook van ten minste 10 mm blanco te zijn. In de frankeerzone kunt u, wanneer u dat wilt, aangeven dat uw antwoordzending niet meer hoeft te worden gefrankeerd. Bij kaarten met een gedeelde adreszijde wordt het bestemmingsadres aan de rechterkant geplaatst.

Vorm Vanwege de automatische verwerking moeten antwoordzendingen rechthoekig van vorm zijn, waarbij de breedte ten minste 1,4 maal de hoogte is. De randen moeten recht afgesneden zijn. Afmetingen en gewicht Minimumafmetingen: hoogte: 90 mm breedte: 140 mm Maximumafmetingen: hoogte: 165 mm breedte: 235 mm dikte: 6 mm

Afzendergegevens op de voorzijde in de linker bovenhoek

Gewicht: minimaal maximaal

2 gram 50 gram

3.2 Indeling adreszijde

Afzendergegevens in venster

14

Afzendergegevens op etiket

Indeling Over de hele breedte van de adreszijde moet aan de onderkant een horizontale strook van minimaal 15 mm onbedrukt blijven. In deze zone brengt TPG Post de streepjescode voor de automatische sortering aan. De adreszone is het deel van de

Let op: deze afbeeldingen zijn niet op ware grootte.

15

De breedte van de adreszone is ten minste 75 mm. Tussen de adreszone en de linkerkant van de kaart moet een scheidingslijn worden aangebracht. De vrije ruimte tussen de scheidingslijn en het adres bedraagt ten minste 5 mm.

3.3 Schrijfwijze adressen

De afdrukkwaliteit Informatie over de afdrukkwaliteit vindt u op pagina 13.

Speciale FIM-code voor grote poststromen Bij grote poststromen (meer dan 50.000 per dag of meer dan 200.000 per week) die zijn gericht aan één adres, kunt u gebruikmaken van een speciale FIM-code. U kunt deze aanvragen via uw accountmanager of via TPG Post Business Service, telefoonnummer (076) 527 27 27. Verkrijgbaarheid FIM U kunt de FIM-code downloaden van www.tpgpostbusiness.nl.

50 mm

20 mm

3.5 FIM-specificaties

20 mm

Welke lettertypen en lettergrootte? Informatie over lettertypen en lettergrootte vindt u op pagina 12/13.

45 mm (tolerantie 3 mm)

10 mm

Het gebruik van de KIX Het gebruik van de KIX zorgt voor een betere automatische leesbaarheid van het responsadres. Meer informatie over de KIX is te vinden op pagina 10/11.

De positie In de volgende afbeeldingen is de positie van de FIM aangegeven. Het gekleurde vlak is het gebied waarin de machine de FIM-code zoekt en kan vinden, oftewel het detectiegebied. De horizontale en verticale hartlijnen van de FIM-code liggen op de hartlijnen van het detectiegebied. In het detectiegebied mag geen andere bedrukking staan.

20 mm (tolerantie 1 mm)

Regelopbouw Voor de regelindeling gelden de volgende richtlijnen:  het adres bestaat uit minimaal drie regels en maximaal zes regels en bevat altijd een ‘antwoordnummerregel’ en een regel met postcode en woonplaats  de voorlaatste regel heeft de aanduiding ‘Antwoordnummer’, gevolgd door het antwoordnummer  op de laatste regel staan postcode en woonplaats, beide in kapitalen  alle andere adresaanduidingen komen boven de antwoordnummerregel. Daarnaast gelden de richtlijnen die zijn genoemd in hoofdstuk 2.

Aan antwoordzendingen komt geen postzegel te pas, daarom splitst de opzetstempelmachine ze af voor verdere, handmatige verwerking. Om de stroom antwoordzendingen goed te kunnen beheersen en de kwaliteit van de verwerking te verbeteren, wordt bij automatisch verwerkbare zendingen steeds vaker de FIM-code aangebracht. Dit is een ‘opzetkenmerk’ dat bestaat uit een symmetrisch balkenpatroon en wordt geplaatst in de rechterbovenhoek. Met behulp van deze code is het mogelijk antwoordzendingen geautomatiseerd rechtop te zetten en af te stempelen.

De specificaties van de FIM-code vindt u in de afbeeldingen op de volgende bladzijde. Let op: de afbeeldingen zijn niet op ware grootte. De afmetingen In onderstaand figuur zijn de structuur- en maattoleranties van de FIM-code aangegeven. Binnen een code moeten de strepen gelijk van breedte en hoogte zijn en volgens de aangegeven vaste verhouding gespatieerd.

3.4 FIM-code h

Wat is de FIM-code en waar dient deze voor? De post uit de brievenbussen wordt met behulp van opzetstempelmachines rechtop gezet (met het adres aan de voorzijde) en afgestempeld. De machine maakt daarbij gebruik van fosforescerend materiaal in de postzegels om de adreszijde en de rechterbovenhoek van de zendingen te bepalen.

16

17 x d Dikte

d = 1,5 mm (tolerantie 0,5 mm)

Hoogte

h = 15 mm (tolerantie 1 mm)

17

4. De Direct Mail Services van TPG Post

Wij zijn altijd bereikbaar. De automatisch verwerkbare post is bij TPG Post in goede handen. Bij het opzetten van een effectieve mailing komt echter nog meer kijken, zowel in de voorbereiding als in de follow-up. TPG Post helpt u daar graag bij. www.tpgpostbusiness.nl

Direct mail en document management Voor de creatieve invulling van uw mailing kunt u gebruik maken van onze kant-en-klare mailconcepten, gericht aan bedrijven of aan consumenten. Cendris, onderdeel van TPG Post, biedt uitgebreide dienstverlening op het gebied van data- en document management. Voor het benaderen van prospects of het bouwen van duurzame relaties met uw klanten bieden we u doelgroepinformatie en zakelijke en consumentenadressen. Daarnaast ondersteunen we u met een compleet pakket aan diensten om de interactie met uw doelgroep te bevorderen:  Printen en versturen: voor het printen en versturen van uw direct mail of transactie mail (bonnen, facturen, ed) bieden we databewerking, print- en fulfillmentservices.  Responsverwerking: de responsverwerking van uw mailing nemen we u uit handen. We digitaliseren de schriftelijke respons, waarna u de data overzichtelijk in bijvoorbeeld een e-mail ontvangt.

18

 Klantcontact onderhouden: we onderhouden relaties met uw klanten per telefoon, e-mail of fax. Denk hierbij aan nabellen van uw mailing, de afhandeling van uw bestelling, vragen of klachten.  Interne postverwerking optimaliseren: we kunnen het beheer van uw documentenstromen in postkamer, repro en archief voor u optimaliseren Makkelijk mailen: alle DM Services op een rij TPG Post heeft een speciale DM-site, waarin de dienstverlening rond het voorbereiden en versturen van een mailing zijn ondergebracht. Naast de Direct Mail Services van TPG Post en Cendris, vindt u er het laatste DM-nieuws, actuele cases, handige DM-tools en -checklists en een variatie aan praktische tips voor uw mailingactie. Informatie over DM vindt u op www.tpgpostbusiness.nl.

(076) 527 27 27 op werkdagen van 08.00 tot 18.00

fax (076) 527 27 20

TPG Post BV Business Service Antwoordnummer 10030 2501 VB Den Haag