AUDITPLAN KWALITEITSCRITERIA EXTERNE VEILIGHEID

AUDITPLAN KWALITEITSCRITERIA EXTERNE VEILIGHEID

AUDITPLAN KWALITEITSCRITERIA EXTERNE VEILIGHEID Doel van de Audit

Criteria

Aandachtsgebieden

Opzet van de audit

o o o o o o o o o

Uitvoering audit

Opmerking: De eerste keer dat een audit wordt uitgevoerd omvat deze alle aspecten. Bij een meerjaren auditcyclus hoeven niet alle aspecten jaarlijks aan bod te komen, maar kunnen een of meerdere aspecten diepgaand worden beoordeeld.

Documenten

Het auditteam wil tijdens de audit een aantal documenten inzien. Wij verzoeken u daarom deze documenten tijdens de audit paraat te hebben of voorafgaand aan de audit aan ons toe te zenden. Het betreft de volgende documenten: 1.

…..

2.

…..

3.

…..

Betrokkenen

Close out en rapportage

Bijlagen

Bijlage 1

Bijlage 1 Flowchart uitvoering audit

Bijlage 2

Bijlage 2 Format intern onderzoek

Vooronderzoek kwaliteitscriteria ten behoeve van de kruisaudit kwaliteitscriteria

Bijlage 2

Opzet onderzoek

Bijlage 2

Strategisch beleid Er is beleid vastgesteld beleid waarin de visie, ambities en acties op het gebied van externe veiligheid zijn opgenomen.

Het beleidskader is vertaald naar de structuurvisie ruimtelijke ordening en de belangen op het thema externe veiligheid zijn hierin vertaald.

Bijlage 2

Operationeel beleid Er is beleid vastgesteld op de uitvoering van EV-taken. Hierin zijn de visie, ambities en acties meegenomen. In dit beleid zijn in ieder geval de volgende EV-taken opgenomen: 1.

Beheer van de risico-informatie van stationaire risicobronnen, transportroutes en vliegbewegingen bij luchthavens, waarvoor de registratieverplichting geldt conform weten regelgeving.

2.

Beoordeling van het aspect externe veiligheid in omgevingsvergunningen.

3.

Handhaving en toezicht op het aspect externe veiligheid.

4.

Beoordeling van het aspect externe veiligheid in bestemmingsplannen.

5.

Verantwoording van het groepsrisico (inclusief bestuurlijke afweging).

6.

Oplossen van (latente) saneringssituaties.

7.

Uitvoering van risicocommunicatie waarbij externe veiligheid een onderdeel vormt.

Het aspect externe veiligheid is verankerd in overig uitvoeringsbeleid (zoals verkeersbeleid, beleid openbare orde en veiligheid, bedrijventerreinenbeleid, economische beleid, ruimtelijke ordeningsbeleid, milieubeleid, etc.).

Bijlage 2

De veiligheidsregio’s beschikken over een vastgesteld vierjarenbeleidsplan, crisisplan en rampenbestrijdingsplannen. Externe veiligheid vormt een onderdeel van deze plannen.

De veiligheidsregio’s beschikken over een vastgesteld risicocommunicatieplan. Externe veiligheid vormt een onderdeel van dit plan.

De provincie ontwikkelt interbestuurlijk toezicht waarin externe veiligheid is opgenomen zodra dit formeel is geregeld.

Bijlage 2

Planning en control De noodzakelijke capaciteit en financiële middelen zijn geborgd om de EV-taken te kunnen uitvoeren en de gestelde ambities te kunnen bereiken door het uitvoeren van de opgenomen acties.

De expertise op het vlak van EV voldoet aan de kwaliteitscriteria EV zoals opgenomen in de notitie Uitvoering met Ambitie – kwaliteitscriteria 2.1 voor vergunningverlening, toezicht en handhaving krachtens de Wabo. Voor externe veiligheid zijn 6 taken opgenomen in de maatlat. Het betreft: 1. Inbrengen aspecten externe,- en procesveiligheid in het kader van vergunningverlening, toezicht en handhaving en het nemen van een afwijkingsbesluit (inclusief toepassing PGS richtlijnen). 2. Het bijhouden van de EV-situatie (risicokaart). 3. Vaststellen EV-situatie op basis van de Risiconormering vervoer gevaarlijke stoffen (relatie kunnen leggen tussen risicobronnen en ruimtelijke situatie en ontwikkelingen). 4. Toetsen ontvankelijkheid kwantitatieve risicoanalyse (QRA) en het inhoudelijk beoordelen van het resultaat van een QRA. 5. Maken van QRA's in het kader van Bevi (Besluit externe veiligheid inrichtingen), RNVGS (Risiconormering vervoer gevaarlijke stoffen, Buisleidingen). Advisering ten aanzien van verantwoorden groepsrisico (inclusief beheersmaatregelen).

Bijlage 2

Er is een EV- of milieuadviseur aanwezig die als verbindende schakel fungeert tussen de taakvelden en EV-specialisten.

De (basis)kennis is aanwezig om de relevantie van EV in een dossier te kunnen bepalen en de implicaties van een EV-advies volwaardig mee te kunnen nemen in de afweging.

Bijlage 2

De aanwezige EV-deskundigen, die bestuurlijk of ambtelijk adviseren, beschikken over de juiste competenties, waaronder inlevingsvermogen, integraal denken en werken, en oplossingsgerichtheid.

Voorbereiden Het aspect EV is geborgd in de werkprocessen. Dit betekent dat de uitvoering van de EV-taken en de samenwerking tussen alle benodigde interne vakdisciplines betrokken bij het aspect EV zijn geborgd.

Bijlage 2

Er is een heldere rolverdeling in verantwoordelijkheden en taken van proceseigenaren en EVdeskundigen.

Er is geborgd dat er voldoende expertise beschikbaar is in de diverse werkprocessen.

Bijlage 2

De EV-specialisten kunnen onafhankelijk toetsen, ofwel een “zuiver” risicobeeld schetsen. Dat wil zeggen niet bij voorbaat al ingeperkt of ingekleurd door politieke preferenties of financiële afwegingen.

Binnen de organisatie is EV-deskundigheid op de locatie beschikbaar om basiskennis en ervaringsopbouw te ontwikkelen.

Afstemming ten aanzien van externe veiligheid is geborgd

Bijlage 2

Uitvoering Uitvoering wordt gegeven aan de volgende EV-taken:

Monitoring De kwaliteitscriteria zoals genoemd in het Programma Brabant Veiliger 2011-2014 worden gemonitord.

Bijlage 2

Rapportage, evaluatie en bijsturing Jaarlijks wordt aan de hand van de monitoring beoordeeld in hoeverre binnen de eigen organisatie voldaan wordt aan de kwaliteitscriteria en in hoeverre bijsturen binnen de organisatie noodzakelijk is.

Nieuwe of gewijzigde weten regelgeving op EV-gebied wordt en borgt deze in eigen beleid en uitvoering.

Strategisch beleid wordt bijgesteld indien uit de monitoring blijkt dat dit noodzakelijk is of wanneer actualisatie wettelijk gezien noodzakelijk is.

De provincie rapporteert jaarlijks de Brabantse voortgang op de kwaliteitscriteria zoals genoemd in het Programma Brabant Veiliger 2011-2014.

Bijlage 3

Bijlage 3 Vragen per onderwerp A.

Strategisch beleidskader:

B.

Uitleg over beleid ev:

C.

Taken en bevoegdheden

D. Personeel E.

Toezicht en handhavingsplan

F. -

EV bij omgevingsdienst

Bijlage 3

G.

Risicocommunicatie

H. PDCA- yclus Beoordelingsaspecten:

Bijlage 4

Bijlage 4 Agenda audit o o     o

    o     o

o     o     o

o o

Bijlage 5 Bijlage 5 checklist audit (bevindingen) Nr.

criterium

ja

nee

Opmerkingen

Verantwoordelijke/

Planning realisatie/

Organisatieonderdeel

Reden niet realiseren

Verantwoordelijke/




1. Strategisch beleid De organisatie heeft een strategisch beleidskader vastgesteld waarin de visie, ambities en acties op het gebied van externe veiligheid (EV) zijn opgenomen. Dit beleidskader is vertaald naar concrete doelen op het gebied van externe veiligheid Nr.

criterium

2. Operationeel beleid

•

Beheer van de risico-informatie van stationaire risicobronnen waarvoor de registratieverplichting geldt conform weten regelgeving

•

Beoordeling van het aspect externe veiligheid in omgevingsvergunningen

•

Handhaving en toezicht op het aspect externe veiligheid

•

Beoordeling van het aspect externe veiligheid in bestemmingsplannen

•

Verantwoording van het groepsrisico

•

Oplossen van (latente) saneringssituaties

•

Uitvoeren van risicocommunicatie waarbij EV een onderdeel

•

Beoordelen van het aspect externe veiligheid in de Structuurvisie Ruimtelijke Ordening (RO).

ja

nee

Opmerkingen

Bijlage 5 Nr.

criterium

3. Planning & control De organisatie heeft alle noodzakelijke capaciteit en financiële middelen geborgd om de EV-taken te kunnen uitvoeren en de gestelde ambities te kunnen bereiken door het uitvoeren van de opgenomen acties. De expertise op het vlak van EV bij de organisatie voldoet aan de kwaliteitscriteria EV zoals opgenomen in de maatlat externe veiligheid en de eindrapportage ontwikkeling kwaliteitscriteria transitieprogramma (KPMG). Criteria zoals opgenomen in Maatlat EV  Inbrengen aspecten externe,- en procesveiligheid in het kader van vergunningverlening, toezicht en handhaving en het nemen van een afwijkingsbesluit (inclusief toepassing PGS richtlijnen).  Het bijhouden van de EV-situatie (risicokaart).  Vaststellen EV-situatie op basis van de Risiconormering vervoer gevaarlijke stoffen (relatie kunnen leggen tussen risicobronnen en ruimtelijke situatie en ontwikkelingen).  Toetsen ontvankelijkheid kwantitatieve risicoanalyse (QRA) en het inhoudelijk beoordelen van het resultaat van een QRA.  Maken van QRA's in het kader van Bevi, Bevb, Bevt (RNVGS)  Advisering ten aanzien van verantwoorden groepsrisico (inclusief beheersmaatregelen).

ja

nee

Opmerkingen

Verantwoordelijke/




Bijlage 5 Nr.

criterium

ja

nee

Opmerkingen

Verantwoordelijke/




Verantwoordelijke/




3. Planning & control Bij de organisatie is een EV- of milieuadviseur aanwezig die als verbindende schakel fungeert tussen de taakvelden en EVspecialisten. Bij de organisatie is de (basis)kennis aanwezig om de relevantie van EV in een dossier te kunnen bepalen en de implicaties van een EV-advies volwaardig mee te kunnen nemen in de afweging. De aanwezige EV-deskundigen die bestuurlijk of ambtelijk adviseren bij de organisatie, beschikken over de juiste competenties, waaronder inlevingsvermogen, integraal denken en werken, en oplossingsgerichtheid. Nr.

criterium

4. Voorbereiden De organisatie heeft het aspect EV geborgd in de werkprocessen. Dit betekent dat de uitvoering van de EV-taken en de samenwerking tussen alle benodigde interne vakdisciplines betrokken bij het aspect EV zijn geborgd. Binnen de organisatie is een heldere rolverdeling in verantwoordelijkheden en taken van proceseigenaren en EVdeskundigen. De organisatie heeft geborgd dat er voldoende expertise beschikbaar is in de diverse werkprocessen.

ja

nee

Opmerkingen

Bijlage 5 Nr.

criterium

4. Voorbereiden De EV-specialisten kunnen onafhankelijk toetsen, ofwel een “zuiver” risicobeeld schetsen. Dat wil zeggen niet bij voorbaat al ingeperkt of ingekleurd door politieke preferenties of financiële afwegingen. Bij de organisatie is EV-deskundigheid op de locatie beschikbaar om basiskennis en ervaringsopbouw te ontwikkelen. Afstemming ten aanzien van externe veiligheid is geborgd.

ja

nee

Opmerkingen

Verantwoordelijke/




Bijlage 5 Nr.

criterium

5. Uitvoering De organisatie geeft uitvoering aan de EVtaken: 





In omgevingsvergunningen is het aspect externe veiligheid meegenomen. De omgevingsvergunningen worden gehandhaafd op het aspect externe veiligheid. Deze taak wordt sedert 2013 uitgevoerd door de omgevingsdienst. In de opdrachtverlening wordt geborgd dat het aspect externe veiligheid wordt meegenomen in de omgevingsvergunningen.



In verkeersbesluiten wordt het aspect externe veiligheid meegenomen.



Bij evenementen wordt het aspect externe veiligheid meegenomen.



Het aspect externe veiligheid wordt meegenomen bij planontwikkeling en bestemmingsplannen.



Verantwoording van het groepsrisico in die gevallen dat dat vereist is. Bij elke verantwoording van het groepsrisico vindt een bewuste bestuurlijke afweging en besluitvorming plaats van risico’s in de relatie tot de omvang van rampen.

ja

nee

Opmerkingen

Verantwoordelijke/




Bijlage 5 Nr.

criterium

ja

nee

Opmerkingen

Verantwoordelijke/




Verantwoordelijke/




Verantwoordelijke/




5. Uitvoering

Nr.

criterium

ja

nee

Opmerkingen

6. Monitoring

Nr.

criterium

7. Evaluatie en bijsturing

ja

nee

Opmerkingen

Bijlage 6

Bijlage 6 Presentatie close out

Close out Toets kwaliteitscriteria

Toetsing kwaliteitscriteria Doel: 1. Vaststellen of voldaan wordt aan de kwaliteitscriteria voor externe veiligheid 2. Wederzijdse opbouw en uitwisseling van kennis

Opzet audit 1. Audit team afkomstig van • Gemeente …….. • Provincie …….. • Omgevingsdienst ……. • Begeleider ……… 2. Planning toets en maken afspraken 3. Toetsing per onderdeel Big 8 door: • Interviews • Beoordeling documenten

Elementen “Big 8” 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Strategisch beleidskader Operationeel beleidskader Planning en control Voorbereiding Uitvoering Monitoring Evaluatie en raoortage

Constateringen/bevindingen: Strategisch beleidskader • Positieve constateringen • Aandachtspunten • Tekortkomingen

Bijlage 6

Constateringen/bevindingen: Operationeel beleidskader • Positieve constateringen • Aandachtspunten • Tekortkomingen

Constateringen/bevindingen: Planning & controle • Positieve constateringen • Aandachtspunten • Tekortkomingen

Constateringen/bevindingen: Voorbereiding • Positieve constateringen • Aandachtspunten • Tekortkomingen

Constateringen/bevindingen: Uitvoering • Positieve constateringen • Aandachtspunten • Tekortkomingen

Constateringen/bevindingen: Monitoring • Positieve constateringen • Aandachtspunten • Tekortkomingen

Bijlage 6

Constateringen/bevindingen: Evaluatie & rapportage • Positieve constateringen • Aandachtspunten • Tekortkomingen

Opvolging • Plan van aanpak • Interne audit

Opmerkingen

Vragen?

Bijlage 7

Bijlage 7 Format auditrapport

Verslag audit Auditonderwerp: Kwaliteitscriteria externe veiligheid

Datum verslag:

Samenvatting:

In opdracht van de [opdrachtgever] is door een auditteam bestaande uit medewerkers van [organisatie waaruit mederwerkers afkomstig zijn] een audit uitgevoerd. Doel van de audit is te beoordelen in hoeverre [opdrachtgever] voldoet aan de kwaliteitseisen voor de uitvoering van de taken op het gebied van externe veiligheid. De kwaliteitscriteria zijn vastgelegd in hoofdstuk 4 van het Programma “Brabant Veiliger 2011 – 2014 Uitvoeringsprogramma 2013”. Door [opdrachtgever] is dd-mm-jjjj een verklaring afgegeven dat voldaan wordt aan de genoemde kwaliteitscriteria.

Het auditteam heeft een goed beeld kunnen krijgen van de mate waarin wordt voldaan aan de kwaliteitscriteria. De audit heeft in een goede en open sfeer plaatsgevonden. Het beeld is [algemeen beeld auditteam]. De kwaliteitscriteria volgen uit het “big 8 model”. Binnen dit model moet de cyclus “plan – do – check - act” worden doorlopen. [beoordeling plan-do-check-act]. Verbeteractie worden aanbevolen voor de volgende onderwerpen: [verbeteracties opsommen]

32

Inhoudsopgave 1. Gegevens audit

blz.

2. Auditprogramma

blz.

3. Bevindingen

blz.

4. Resultaten

blz.

5. Conclusie

blz.

33

1. Gegevens audit Auditdag(en): dd-mm-jjjj Close-out: dd-mm-jjjj Auditors: naam 1 (organisatie 1), naam 2 (organisatie 2), naam n (organisatie n) Begeleider audit vanuit [opdrachtgever]: naam. Doel van de audit is te beoordelen in hoeverre de [opdrachtgever] voldoet aan de kwaliteitseisen voor de uitvoering van de taken op het gebied van externe veiligheid. De kwaliteitscriteria zijn vastgelegd in hoofdstuk 4 van het Programma “Brabant Veiliger 2011 – 2014 Uitvoeringsprogramma’s 2012”. Door de [opdrachtgever is op dd-mm-jjjj] een verklaring afgegeven dat voldaan wordt aan de genoemde kwaliteitscriteria. 2. Auditprogramma In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van uitgevoerde interviews. 1e auditdag dd-mm-jjjj auditors: tijdstip

geïnterviewde

functie

onderwerp

2e auditdag dd-mm-jjjj auditors: tijdstip

geïnterviewde

functie

onderwerp

34

3.

Bevindingen

In dit hoofdstuk zijn de bevindingen per interview weergegeven. Bij elke bevinding is aangegeven op welk onderdeel van de kwaliteitscriteria de bevinding betrekking heeft. Per bevinding zijn de beoordeling en geadviseerde actie vermeld. De beoordeling is weergegeven als: + : in orde/geregeld, -/+ : niet in orde, maar actie is reeds ingezet, +/: geregeld, maar geadviseerd wordt situatie nader te beschouwen, : niet in orde, verbeteractie is nodig. Bij elke actie is vermeld of deze betrekking heeft op: documentatie (D), geschiktheid (S) of implementatie (I).

Geïnterviewde: Onderwerp

bevinding

Beoordeling/actie


bevinding

Beoordeling/actie

35


bevinding

Beoordeling/actie

bevinding

Beoordeling/actie

bevinding

Beoordeling/actie


Geinterviewde Onderwerp

36

4. Resultaten In dit hoofdstuk zijn de resultaten van dit audit vermeld gerelateerd aan de kwaliteitscriteria zoals die zijn vastgelegd in hoofdstuk 4 van het Programma “Brabant Veiliger 2011 – 2014 Uitvoeringsprogramma 2013”. De criteria zijn ontleend aan de zogenaamde “big 8” model. Dit model omvat 7 stappen: strategisch beleidskader, operationeel beleidskader, planning en control, voorbereiding, uitvoering, monitoring en evaluatie en rapportage. Iedere stap doorloopt een “plan  do  check  act - cyclus”. Door het herhaald doorlopen van de cyclus wordt een continue verbetering van de prestaties gerealiseerd. De cyclus moet daarvoor wel gesloten zijn. Per stap is aangegeven wat goed is geregeld (plus) en welke aandachtspunten er zijn. Per aandachtspunt zijn aanbevelingen vermeld. 1. Strategisch beleidskader plus

aandachtspunt

aanbeveling

2. Operationeel beleidskader plus

aandachtspunt

aanbeveling

37

3. Planning en control plus

aandachtspunt

aanbeveling

4. Voorbereiding plus

aandachtspunt

aanbeveling

5. Uitvoering plus

aandachtspunt

aanbeveling

38

6. Monitoring plus

aandachtspunt

aanbeveling

7. Evaluatie en rapportage plus

aandachtspunt

aanbeveling

5. Conclusie Het auditteam heeft een goed beeld kunnen krijgen van de mate waarin wordt voldaan aan de kwaliteitscriteria. De audit heeft in een goede en open sfeer plaatsgevonden. Het beeld is [algemeen beeld auditteam]. De kwaliteitscriteria volgen uit het “big 8 model”. Binnen dit model moet de cyclus “plan – do – check - act” worden doorlopen. [beoordeling plan-do-check-act]. Verbeteractie worden aanbevolen voor de volgende onderwerpen: [verbeteracties opsommen]

39

40

AUDITPLAN KWALITEITSCRITERIA EXTERNE VEILIGHEID

Recommend Documents