AUDIT MANAJEMEN ATAS FUNGSI SUMBER DAYA MANUSIA PADA PERGURUAN TINGGI ILMU KEPOLISISAN
ALIF WISNU BARATA GATOT IMAM NUGROHO Universitas Bina Nusantara, Jl. Kebon jeruk Raya No 27, Telp: (021) 53696969 Email:
[email protected]
ABSTRAK Tujuan Penelitian ini adalah untuk mengetahui aktivitas dari bagian sumber daya manusia telah berjalan dengan efisien dan efektif, serta mengetahui masalah yang muncul dalam pelaksanaan program perencanaan dan pengembangan karir pegawai yang mengacu pada prosedur standar operasional dan job desk. Kemudian memberikan rekomendasi kepada lembaga untuk melakukan perbaikan dalam aktivitas sumber daya manusia serta program pengembangan karir pegawai.Metode penelitian ini adalah penelitian deskriptif yang menggunakan data primer seperti wawancara dengan pihak lembaga dan pengumpulan data sekunder seperti struktur organisasi. Penulis melakukan penelitian terhadap bagian sumber daya manusia pada Perguruan Tinggi Ilmu Kepolisian.Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa aktivitas bagian sumber daya manusia serta program perencanaan dan pengembangan karir di PTIK belum efektif dan efisien. Masih terdapat beberapa kelemahan dalam aktivitas tersebut, seperti kurang memadainya jumlah pegawai dan kurangnya wewenang bagian sumber daya manusia dalam penempatan posisi jabatan pegawai. Kata Kunci : Audit Manajemen, Sumber Daya Manusia dan Perencanaan dan Pengembangan karir.
ABSTRACT The purpose of this research is to evaluate activity of the human resource department was efficient and effective, and to find out some problem in the implementation of planning program and improvement of employee that based on opration standard procedure and job desk. Than give a recomendation for the organization to make some improvement on human resource activit, and employee development program.the methode of this research is descriptive study that use primer data like interview with the organization and collecting secunder data like organization structue. This research object is human resource department of perguruan tinggi ilmu kepolisian. Based on this research can be known that activity of human resource department and the planning program of career improvement is still ineffective. There are some weakness on that activity, like the employee quantity is less than enough and lack of authority of human resource to placement of employee possition. Keyword: Oprational Audit, Human Resource, Planning, and Career development
PENDAHULUAN Sumber daya manusia yang berkualitas itu sangat diperlukan untuk membentuk suatu manajemen yang baik, sehingga bisa menjalankan fungsi manajemen sumber daya manusia secara ekonomis, efisien dan efektif, untuk itu manajemen perlu didukung oleh suatu struktur pengendalian intern yang baik sehingga bisa mempertahankan kelangsungan usahanya. Manajemen sumber daya manusia pada perguruan tinggi dapat didefinisikan sebagai usaha merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan dan menilai sumber daya manusia pada perguruan tinggi sehingga bisa memberikan kontribusi sebesar-besarnya bagi pengembangan perguruan tinggi dan pencapaian program maupun rencana kerja. Hal ini sangat penting mengingat sumber daya manusia merupakan salah satu faktor utama dalam pencapaian suatu tujuan perguruan tinggi. Dalam usaha membentuk sumber daya manusia yang berkualitas tersebut perguruan tinggi memiliki departemen khusus yaitu manajemen sumber daya manusia (Human Resource Department). Manajemen sumber daya manusia (Human Resource Department) bertugas menghasilkan tenaga kerja manusia yang optimal dan menempatkan mereka dengan posisi yang tepat sehingga menjamin kinerja yang efektif. Fungsi HRD mempertimbangkan hubungan kerjasama antar manusia serta kelompok sehingga fungsi manajemen untuk menciptakan dorongan pada setiap karyawan dalam melakukan yang terbaik terhadap efektivitas kinerja perusahaan. Eksistensi manajemen sumber daya manusia perguruan tinggi menjadi challenge sekaligus kebutuhan perguruan tinggi dan stakeholdersnya. Dimana manajemen perguruan tinggi lebih memfokuskan pekerjaannya dalam mengurus segenap potensi dosen maupun meminimalisir berbagai kekurangan yang dimilikinya. Sehingga pada akhirnya manajemen sumber daya manusia perguruan tinggi mampu menampilkan profil dosen sesuai dengan amanah yang dipikulnya. Audit manajemen atas fungsi sumber daya manusia dalam suatu organisasi dapat membantu manajer atau manajemen untuk mengevaluasi dan mengidentifikasi hal-hal yang menyimpang sesuai dengan peraturan yang ditetapkan oleh manajemen dan fungsinya. Audit manajemen sumber daya manusia dapat menjadi suatu instrumen dan alat perubahan perusahaan untuk menilai sistem pengendalian internal yang ada di perusahaan maupun perguruan tinggi. Kebijakan dan sistem kerja yang diterapkan dalam perusahaan juga dapat dinilai melalui audit manajemen sumber daya manusia. Karena audit manajemen atas fungsi sumber daya manusia merupakan pemeriksaan dan penilaian secara sistematis, objektif dan terdokumentasi terhadap fungsi-fungsi organisasi yang terpengaruh oleh manajemen sumber daya manusia dengan tujuan memastikan dipenuhinya 3 aktivitas yaitu ekonomis, efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan organisasi baik jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang.
Tujuan dilakukannya penelitian : 1. Untuk mengetahui program perencanaan dan pengembangan karir pada bagian Sumber Daya Manusia telah berjalan efisien dan efektif. 2. Untuk mengetahui masalah-masalah yang muncul dalam pelaksanaan program perencanaan dan pengembangan karir pegawai pada Pergururuan Tinggi Ilmu Kepolisian.
3. Untuk memberikan rekomendasi perbaikan terhadap pelaksanaan aktivitas bagian sumber daya manusia serta perencanaan dan pengembangan karir pegawai pada Perguruan Tinggi Ilmu Kepolisian.
Manfaat dilakukannya penelitian : 1. Bagi Pembaca Sebagai bahan referensi untuk penelitian selanjutnya terutama dalam menerapkan audit manajemen atas fungsi manajemen sumber daya manusia di dalam suatu perguruan tinggi. 2. Bagi Perguruan Tinggi Sebagai saran bagi perguruan tinggi, yaitu dengan memberikan rekomendasi yang membangun yang diberikan kepada pihak manajemen khususnya manajemen sumber daya manusia dalam melakukan audit manajemen. 3. Bagi Penulis Sebagai pembelajaran dan menambah pengetahuan penulis mengenai bagaimana penerapan teori-teori yang didapat selama masa perkuliahan terhadap fungsi manajemen sumber daya manusia dalam suatu perguruan tinggi dan melakukan audit manajemen di perguruan tinggi tersebut.
OBJEK PENELITIAN Objek yang akan dibahas pada penelitian ini adalah manajemen sumber daya manusia di Perguruan Tinggi Ilmu Kepolisian. PTIK berperan sebagai lembaga pendidikan kedinasan dan lembaga pendidikan akademik, mempunyai jati diri sebagai Perguruan Tinggi Kedinasan Kepolisian Republik Indonesia. Untuk mewujudkan hal tersebut, senantiasa dilakukan usaha-usaha maksimal untuk meningkatkan kualitas proses belajar-mengajar (akademik) dan kualitas kelembagaan Sekolah Tinggi Ilmu Kepolisian “PTIK”, sehingga lembaga ini mampu meluluskan perwira-perwira dengan kualitas terbaik untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, bangsa, dan Negara Indonesia.
METODE PENELITIAN Dalam penelitian ini perlu dilakukan pengumpulan data untuk mencari informasi yang berkaitan dengan hal yang dibahas. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah : 1. Penelitian kepustakaan Penelitian ini dilakukan dengan membaca dan mengambil beberapa teori dari buku yang berhubungan dengan audit manajemen atas ekonomis, efektif dan efisien terhadap pengelolaan Sumber Daya Manusia, yang diperlukan untuk penulisan skripsi ini. 2. Penelitian lapangan Penelitian ini dilakukan dengan melihat langsung dan meminta sumber-sumber data yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini. Metode yang digunakan adalah: a. Observasi Obeservasi ini dilakukan langsung terhadap objek penelitian dengan mengamati kegiatan yang dilakukan oleh karyawan yang berkaitan dengan fungsi sumber daya manusia. b. Wawancara Penulis melakukan wawancara langsung dengan pihak manajemen sumber daya manusia dan pihak yang berwenang dari PTIK untuk mendapatkan informasi yang relevan. c. Dokumentasi Penulis meminta dokumen-dokumen kepada manajemen yang mendukung untuk menunjang penelitian yang dilakukan. d. Analisis Penulis melakukan analisis dari dokumen-dokumen pendukung lainnya yang diperoleh dari pihak manajemen. Berikut adalah prosedur perencanaan dan pengembangan karir pegawai di Perguruan Tinggi Ilmu Kepolisian : 1.
KaBag sumber daya manusia meminta data-data pegawai kepada pejabat-pejabat utama di PTIK yang akan mengalami kenaikan pangkat atau beberapa pegawai yang harus dipindahkan posisi jabatannya.
2.
Setelah menerima data pegawai dari para pejabat PTIK, KaBag sumber daya manusia meminta kepada KaBag Provos mengenai data-data pribadi pegawai yang akan dipindahkan posisi jabatannya. Yang berisi tentang, absensi, keidisplinan, dan pelanggaran-pelanggaran yang dilakukan oleh pegawai tersebut.
3.
Kemudian KaBag sumber daya manusia mengkordinasikan kepada staf pribadi ketua PTIK mengenai tanggal pelaksanakan rapat dewan kebijakan.
4.
Setelah ditemukan tanggal rapat, lalu diadakan rapat dewan kebijaksanaan yang di hadiri oleh ketua PTIK, wakil ketua PTIK dan pejabat-pejabat tinggi PTIK.
5.
Setelah diadakannya rapat dewan kebijaksaan, hasil dari rapat itu diberikan kepada ketua PTIK untuk ditanda-tangani atau disetujui mengenai penempatan posisi jabatan pegawai.
PEMBAHASAN Tahapan audit manajemen sumber daya manusia : 1.
Audit pendahuluan Audit pendahuluan merupakan suatu perencanaan audit dimana tahap ini merupakan langkah awal bagi auditor untuk menentukan hal-hal yang penting dilakukan serta langkah-langkah apa yang harus diambil dalam proses audit. Audit pendahuluan perlu dilakukan untuk mendapatkan informasi latar belakang terhadap objek yang diaudit. Dalam audit ini juga akan dilakukan pemahaman mengenai berbagai kebijakan yang berkaitan dengan aktivitas yang diaudit sehingga auditor dapat mengidentifikasi hal-hal yang memiliki potensi kelemahan pada objek yang diaudit. Pada tahap audit pendahuluan ini, penulis selaku auditor membuat program kerja audit sebagai berikut: 1) Membuat perencanaan audit : a.
Menentukan latar belakang pemeriksaan.
b.
Mengetahui tujuan pemeriksaan objek yang akan di audit.
c.
Menentukan ruang lingkup objek yang akan di audit.
d.
Menetapkan periode pemeriksaan.
e.
Menyerahkan proposal yang berisi tentang pemberitahuan bahwa Perguruan Tinggi Ilmu Kepolisian merupakan objek penelitian atau objek audit.
f.
Mendapatkan konfirmasi bahwa penulis selaku auditor dapat melakukan proses penelitian, kemudian berkomunikasi dengan Kepala Bagian Sumber daya Manusia secara langsung mengenai tujuan dan langkah kerja dari penelitian atau audit yang dilakukan.
2) Memperoleh data-data pendukung pemeriksaan : a.
Peraturan Perguruan Tinggi Ilmu kepolisian tentang latar belakang, struktur organisasi, aktivitas bagian sumber daya manusia dan pengembangan karir pegawai.
b.
Standar Operasi dan Prosedur yang telah ditetapkan oleh PTIK.
c.
Standar Operasi dan Prosedur dari sumber daya manusia sumber daya manusia.
d.
Hubungan dan tata cara kerja pegawai.
e.
Deskripsi tertulis pemisahan tugas pegawai.
3) Melakukan pemeriksaan, seperti: a.
Melakukan review atas aktivitas pegawai dalam bagian sumber daya manusia sesuai dengan Standar Operasi dan Prosedur (SOP).
b.
Mengidentifikasi kelemahan atas aktivitas bagian sumber daya pengembangan karir pegawai.
c.
Mengidentifikasi permasalahan yang ada di PTIK.
manusia dan
4) Melakukan audit pendahuluan, seperti: a.
Melakukan komunikasi awal dengan pihak PTIK secara langsung mengenai tujuan dan langkah kerja dari pemeriksaan yang akan dilakukan.
b.
Mencari informasi mengenai sejarah, bidang usaha, dan struktur organisasi serta job description dari masing-masing bagian termasuk yang terkait dengan aktivitas bagian sumber daya manusia dan pengembangan karir pegawai.
c.
Melakukan observasi dengan tujuan untuk mengamati secara pasti bagaimana aktivitas operasional dan prosedur kinerja yang berkaitan dengan aktivitas bagian sumber daya manusia dan pengembangan karir pegawai.
d.
Melakukan evaluasi hasil observasi dan wawancara yang dilakukan.
e.
Memberi informasi kepada Kepala bagian sumber daya manusia mengenai temuan sebagai hasil audit yang akan menjadi rekomendasi atas kelemahan yang terjadi.
2.
Review terhadap system pengendalian internal Melihat pengendalian internal suatu organisasi dapat dilakukan degan memberikan kuisioner kepada Kepala bagian sumber daya manusia. Dimana kuisioner ini dapat mendukung proses audit untuk dapat mengetahui apakah aktivitas bagian sumber daya manusia telah sesuai dengan SOP yang ditetapkan oleh Perguruan Tinggi Ilmu Kepolisian. Kuisioner dibagi menjadai 3 yaitu : 1) Pertanyaan umum 2) Pertanyaan mengenai perencanaan sumber daya manusia 3) Pertanyaan mengenai rencana dan pengembangan karir
3.
Audit terinci Melakukan pemeriksaan atas hasil jawaban ICQ/kuisioner Langkah audit terinci diantaranya adalah : 1) Menetapkan tujuan audit 2) Melakukan prosedur audit 3) Memberika hasil audit
4.
Laporan atas temuan 1) Tidak adanya standar operasional dan prosedur serta job description perencanaan kebutuhan pegawai di bagian SDM. 2)
Kurang memadainya jumlah pegawai di Perguruan Tinggi Ilmu kepolisian.
3) Kurangnya kewenangan bagian sumber daya manusia dalam perencanaan dan pengembangan karir. 4) Pegawai bisa meminta atau memilih posisi jabatan yang diinginkan meskipun sudah ditetapkan oleh bagian sumber daya manusia. 5) Terdapat beberapa pegawai yang tidak mengikuti program perencanaan dan pengembangan karir,
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil pemeriksaan dan evaluasi, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut : 1.
Berdasarkan Internal Control Questionaire yang diberikan, bagian sumber daya manusia telah menjalankan tugasnya sususai dengan prosedur yang telah ditentukan.
2.
Aktivitas pada bagian SDM belum efisien karena berdasarkan data dan wawancara yang dilakukan, bagian sumber daya manusia melakukan pembuatan rencana kebutuhan pegawai dan permintaan kebutuhan pegawai, tetapi SOP yang didapatkan tidak tercantum SOP dan jobdesk tersebut. Sehingga pegawai yang melakukan tugas tersebut tidak mempunyai pedoman, standar operasional dan prosedur untuk melakukan rencana kebutuhan pegawai dan permintaan pegawai.
3.
Perencanaan Sumber Daya Manusia di PTIK belum efektif, dikarenakan rencana sumber daya manusia belum terealisasikan dengan baik. Hal ini disebabkan karena kurang memadainya jumlah pegawai untuk melaksanakan tugas sehingga terjadinya beberapa kekosongan posisi jabatan dan job desk.
4.
Fungsi perencana dan pengembangan karir pada bagian SDM PTIK belum efisien, dikarenakan pada prosesnya bagian SDM tidak sepenuhnya diberikan wewenang dalam proses penempatan posisi jabatan pegawai.
5.
Fungsi perencanaan dan pengembangan karir pada bagian SDM PTIK belum efektif, dikarenakan masih banyak posisi jabatan yang kosong. Berdasarkan hasil wawancara dengan bagian SDM terdapat beberapa pegawai yang tidak ingin dipindahkan posisi jabatannya serta terdapat juga pegawai yang tidak ingin ditempatkan posisi yang telah ditentukan dan pegawai tersebut memilih posisi yang ingin dijabatnya.
Berikut adalah beberapa saran untuk melakukan perbaikan :
1.
Saran untuk Peruguruan Tinggi Ilmu Kepolisian. 1) PTIK harus mereview secara berkala seluruh prosedur standar operasional dan job desk pada setiap bagian serta menyampaikan secara tertulis kepada pegawai, khususnya pada prosedur standar operasional dan job desk perencanaan kebutuhan pegawai harus dibuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan disampaikan kepada pegawai agar pegawai mempunyai acuan atau pedoman dalam melaksanakan tugasnya secara efisien. 2) PTIK harus meminta secara khusus kepada Lemdikpol Mabes Polri untuk menyetujui perencanaan kebutuhan pegawai, agar jumlah pegawai yang ada di PTIK memadai dan tidak ada kekosongan posisi jabatan untuk melaksanakan tugas kerja serta rencana sumber daya manusia bisa teralisasikan dengan baik dan berjalan dengan efektif.. 3) Bagian SDM PTIK harus tegas dalam melaksanakan program perencanaan dan pengembangan karir seluruh pihak yang ada di PTIK harus memberikan dukungan dan wewenang yang besar kepada bagian SDM dalam menempatkan posisi jabatan pegawai. Ini dilakukan agar bagian SDM tepat dalam menempatkan pegawai di posisi jabatan sesuai kualitas dan kemampuan pegawai serta bisa berjalan secara efisien. 4) Seharusnya pegawai yang ada di Perguruan Tinggi Ilmu Kepolisian mendukung apa yang direncanakan dan dilaksanakan oleh bagian sumber daya manusia serta mempercayakan keputusan yang telah diambil dari hasil rapat dewan kebijaksanaan, agar program rencana pengembangan karir pegawai di PTIK berjalan dengan baik dan efektif. 5) PTIK harus memberikan sanksi yang tegas terhadap pegawai yang tidak mengikuti program pengembangan karir, sehingga pegawai bisa memiliki jenjang karir yang jelas dan pegawai bisa meningkatkan produktivitas serta kualitasnya. Dengan ini struktur organisasi di PTIK bisa berjalan dengan baik serta tidak adanya posisi-posisi jabatan yang kosong dan rencana SDM bisa terealisasikan dengan baik dan efektif.
2.
Saran untuk penelitian selanjutnya. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui aktivitas dari bagian sumber daya manusia telah berjalan dengan efisien dan efektif, serta mengetahu masalah yang muncul dalam pelaksanaan program perencanaan dan pengembangan karir pegawai yang mengacu pada prosedur standar operasional dan job desk. Kemudian memberikan rekomendasi kepada lembaga untuk melakukan perbaikan dalam aktivitas sumber daya manusia serta program pengembangan karir pegawai. Penulis menyarankan untuk penelitian selanjutnya agar membahas mengenai fungsi dari manajemen sumber daya manusia. Peneliti sangat mendorong dilakukannya penelitian lebih mendalam terhadap hubungan antara program perencanaan dan pengembangan karir pegawai dengan pengembangan dan pelatihan pegawai. Penelitian ini dapat digunakan sebagai pembanding bagi penerapan penelitian lainnya yang sejenis namun menggunakan tolak ukur yang berbeda.
DAFTAR REFERENSI
Arifa, S.L. (2011). Audit Operasional Untuk Menilai Efektivitas Fungsi Sumber Daya Manusia (Studi Kasus pada Pabrik Kertas PT. Setia Kawan Makmur Sejahtera). Tesis SI. Bangun, Wilson, “Manajemen sumber Daya Manusia”, Erlangga, Jakarta 2012 Bhayangkara, IBK, “Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi”, Jakarta 2008 Hasibuan, MSP., ”Manajemen Sumber Daya Manusia”, (edisi revisi). Penerbit Bumi Aksara, Jakarta 2008 Ilyas, Y. (2003). Kiat sukses Manajemen Tim Kerja. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. Rivai, Veithzal, “Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan; Dari Teori Ke Praktik” Edisi 2, Kencana, Jakarta 2011 Soekrisno, Agus., “Auditing (Pemeriksaan Akuntan) Oleh Kantor Akuntan Publik jilid 2”, (edisi3). Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta 2012 Sugiyono. (2009). Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif. Bandung: Alfabeta. Sutrisno, Edi, “Manajemen Sumber Daya Manusia”, Kencana, Jakarta 2009 Tourisa, T.T. (2013). Audit Operasional Atas Manajemen Sumber Daya Manusia Pada CV. WijayaKesuma Sarena. Tesis SI Tunggal, Amin Widjaja, “Manajemen Audit : Suatu Pengantar”, PT Rineka Cipta, Jakarta 2013 Tunggal, Amin Widjaja, “Audit Manajemen Kontemporer”, edisi 1, PT Rineka Cipta, Jakarta 2012 T, Yunarsih, “Manajemen Sumber Daya Manusia; Teori, Aplikasi, dan Isu Penelitian”, edisi 1, Alfabeta, Bandung 2008 Victor Nicolaescu (2013). Human Resources Formation in The Sector Of Social Economy”.
