45
Manajemen Sumber Daya Manusia – BAB III
Bab II III
Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia (Fungsi Manajerial)
A. PERENCANAAN B. PENGORGANISASIAN C. PENGARAHAN D. PENGENDALIAN E. LATIHAN/PERTANYAAN
Tujuan Belajar Setelah mempelajari Bab III, Anda akan dapat : Mendefinisikan Pengertian Pemahaman Tentang Fungsi-Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia Menjelaskan Fungsi Manajemen SDM sebagai Fungsi Manajerial Mendiskusikan Bagaimana Mahasiswa Memahami Penerapan FungsiFungsi MSDM dalam Organisasi.
Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa
46
Manajemen Sumber Daya Manusia – BAB III
BAB III FUNGSI MANAJEMEN SDM
Manajemen Sumber Daya Manusia sebagai ilmu terapan dari
Ilmu
Manajemen,
semakin
memiliki
peran
untuk
memberdayakan Sumber Daya Manusia melalui peran Ilmu Manajemen.
Seperti
ilmu-ilmu
terapan
manajemen,
seperti
Manajemen
lainnya
Pemasaran,
dari
ilmu
Manajemen
Keuangan, Manajemen Produksi, dan lain-lain, memiliki peran yang sangat penting sesuai dengan lingkup pokok yang menjadi kajiannya. terapan
Sehingga, di dalam menjalankan kegiatannya ilmu ini
menggunakan
fungsi-fungsi
yang
dimiliki
oleh
manajemen yang kemudian diadopsi pada ilmu terapan tersebut. Walapun dalam teori beberapa ahli tidak mengetengahkan fungsifungsi manajemen secara jelas tetapi pada dasarnya tidak dapat melepaskan
diri
dari
pentingnta
penerapan
fungsi-fungsi
manajemen tersebut. Untuk
itu,
dalam
pembelajaran
ini,
pembahasan
Manajemen Sumber Daya Manusia pun tidak terlepas dari pembahasan tersebut. Penggunaan atas fungsi-fungsi manajemen dikembangkan sesuai dengan kajian-kajian teoritis. Fungsi-fungsi ini
Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa
47
Manajemen Sumber Daya Manusia – BAB III
kemudian disebut sebagai fungsi manajerial dari Manajemen Sumber Daya Manusia (dibahas dalam bab ini) selain fungsi operasional dari Manajemen Sumber Daya Manusia yang akan dibahas kemudian pada bab-bab selanjutnya.
A. PERENCANAAN Apa yang sering oleh orang-orang mengangkat perlunya sebuah
organisasi
untuk
merencanakan
kegiatannya
atau
merancang perencanaan organisasinya. Apa itu merencanakan? Merencanakan akan menyangkut merumuskan sasaran atau tujuan organisasi tersebut, menetapkan strategi menyeluruh untuk mencapai tujuan ini, menyusun hirarki lengkap rencana-rencana untuk
mengintegrasikan
dan
mengkoordinasikan
kegiatan-
kegiatan. Perencanaan ini menyangkut tujuan-tujuan dan sasaransasaran. Perencanaan selanjutnya dapat dilihat dari sisi apakah formal atau informal. Artinya terdapat perencanaan yang bersifat resmi atau tidak resmi. Dua sisi ini timbul bukan hanya pada organisasi atau perusahaan kecil saja tetapi juga kerap ada pada organisasi
atau
perusahaan
yang
sudah
besar.
Tentunya
perencanaan ini diakomodir untuk menjadi bagian pendampingan dari rencana yang sudah ditetapkan. Untuk organisasi yang masih kecil perencanaan ini bersifat umum dan tidak memiliki kelanjutan, disamping perencanaan yang sudah ditetapkan dan mempunyai rencana-rencana yang amat canggih. Dalam menjalankan organisasinya, para menajer harus menetapkan atau melakukan perencanaan. Bahkan perencanaan yang baik disebut sebagai upaya untuk menyelesaikan 50% dari pekerjaan yang akan dilaksanakan. Mengapa ? Menurut Robbins
Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa
48
Manajemen Sumber Daya Manusia – BAB III
sekurang-kurangnya terdapat empat alasan, yaitu perencanaan memberi arah, mengurangi dampak perubahan, memperkecil pemborosan dan kelebihan, serta menentukan standard yang digunakan dalam pengendalian. Apabila
mengacu
pada
empat
hal
penting
diatas,
kemudian apakah yang disebut dengan Perencanaan Sumber Daya
Manusia
itu?
Berbagai
ahli
menyebutkan
pengertian
Perencanaan Sumber Daya Manusia, diantaranya yaitu : Andrew F. Sikula menyebutkan : Human resources or manpower planning has been defined as the proses of determining manpower requirements and the means of meeting those requirements in order to carry out the integrated plans of the organization. Kemudian menyebutkan : Human resources planning involes having the right number and the right kinds of people at the right place, at the right times, doing the right kinds of things, which results in long-run maximum individual and organization benefits. Wayne F. Cascio menyebutkan : Human resources planning is a set of activities undertaken to anticipate future business and environmental demands on the organization and to meet the human resources requirement dictated by those conditions. Stephen P. Robbins dan Mary Coulter menyebutkan : Proses dimana para manajer menjamin bahwa mereka memiliki jumlah dan jenis orang yang tepat ditempattempat yang pas, dan pada saat-saat yang tepat, yang mampu menyelesaikan tugas-tugas yang akan menolong
Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa
49
Manajemen Sumber Daya Manusia – BAB III
organisasi tersebut mencapai sasaran-sasaran keseluruhan secara efektif dan efisien. Menurut Arthur W. Sherman dan George W. Bohlander : Perencanaan
Sumber
Daya
Manusia
adalah
proses
mengantisipasi dan membuat ketentuan (persyaratan) untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam, dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah untuk mempergunakan SDM seefektif mungkin agar memiliki sejumlah pekerja yang memenuhi persayaratan/kualifikasi dalam mengisi posisi yang kapan dan yang manapun mengalami kekosongan. Menurut G. Steiner menyebutkan Perencanaan
Sumber
Daya
Manusia
merupakan
perencanaan yang bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan
kemampuan
tujuan/sasarannya,
melalui
organisasi strategi
dan
mencapat
pengembangan
kontribusi pekerjaannya dimasa depan. Menurut Malayu S.P. Siagian menyebutkan : Perencanaan
(human
resources
planning)
adalah
merencanakan tenaga kerja secara efektif serta efisien agar
sesuai
dengan
kebutuhan
perusahaan
dalam
membantu terwujudnya tujuan. Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah suatu proses penting dalam menentukan kebutuhan sumber daya manusia yang tepat baik secara kualitas maupun kuantitas untuk mencapai penyelesaian tugas-tugas organisasi dalam mewujudkan tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa
50
Manajemen Sumber Daya Manusia – BAB III
Dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia terkandung pengertian-pengertian bahwa : 1. Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah proses mengantisipasi dan membuat ketentuan /persyaratan untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam (pekerja baru) di dalam (promosi, rotasi, dan demosi), dan
keluar
(pension,
berhenti,
dan
diberhentikan)
dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan. 2. Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah rangkaian kegiatan peramalan (prediksi atau estimasi) kebutuhan atau permintaan (demand) tenaga kerja dimasa depan pada sebuah organisasi/perusahaan, yang mencakup pendayagunaan SDM yang sudah ada dan pengadaan tenaga kerja baru yang dibutuhkan. 3. Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah proses menetapkan strategi untuk memperoleh, menanfaatkan, mengembangkan, dan mempertahankan SDM sesuai dengan kebutuhan organisasi/perusahaan sekarang dan pengembangannya dimasa depan. Oleh
karena itu
dari
pengertian
tersebut,
di
dalam
perencanaan sumber daya manusia dikandung empat aspek penting atau yang disebut “4T” (4 tepat) yang harus ada dan menjadi perhatikan yaitu : 1. Tepat Kualitas (kualitas SDM yang dibutuhan) 2. Tepat Kuantitas (Jumlah SDM yang dibutuhkan) 3. Tepat Posisi dan Waktu (Penempatan SDM) 4. Tepat Tujuan (integrasi dari tujuan individu dan tujuan organisasi.
Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa
51
Manajemen Sumber Daya Manusia – BAB III
B. PENGORGANISASIAN Untuk menjalani masa kini dan masa depan, organisasi harus menekankan pada dua hal penting yaitu bakat dan lingkungan.
Suatu
organisasi
harus
mempekerjakan
dan
mempertahankan karyawan yang terbaik, tercerdas, dan sangat beragam dalam rangka melakukan inovasi. Arahan tersebut dimungkinkan untuk mencapai tujuan yang diharapkan yakni untuk menciptakan sesuatu yang disebut sebagai tenaga kerja berbakat dan bersatu.
Organisasi harus dimasuki oleh tenaga kerja yang
akan bekerja sama untuk menghasilkan produk yang lebih baik dengan lebih cepat atau melakukan proses yang lebih baik ditempat kerja. Organisasi perlu menyediakan bagi bakat tersebut, sumber daya yang sesuai untuk inovasi. Menurut Chowdhury (2005 : 1), suatu organisasi harus menciptakan : 1. sebuah lingkungan pembelajaran yang konstan yang mendukung adanya tantangan positif. 2. sebuah lingkungan yang tidak menakutkan, tempat untuk terjadinya komunikasi dan kolaborasi antara orang yang satu dengan yang lain. 3. sebuah lingkungan yang beragam, tempat orang berpikir dengan berbeda dan menghargai pemikiran orang lain. 4. cara baru memandang suatu masalah dan peluang serta sebuah kepekaan yang kuat atas adanya sesuatu yang mendesak. 5. sebuah budaya yang mempengaruhi bakat secara efektif. Tidak ada topik lain yang menarik dalam manajemen yang mengalami perubahan yang sedemikian luar biasa hebatnya selama beberapa tahun terakhir seperti topik pengorganisasian dan
struktur
organisasi.
Pendekatan-pendekatan
tradisional
terhadap penataan pekerjaan sedang dipertanyakan dan dinilai
Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa
52
Manajemen Sumber Daya Manusia – BAB III
kembali sewaktu para manajer desain-desain struktural yang paling mendukung dan mempermudah para karyawan melakukan pekerjaan organisasi. Pengorganisasian
menurut
beberapa
pendapat
diantaranya adalah : George R. Terry dalam bukunya ”Principles of Management” menyebutkan bahwa pengorganisasian adalah : Pengorganisasian adalah menentukan, mengelompokan dan pengaturan berbagai kegiatan yang dianggap perlu untuk pencapaian tujuan, penugasan orang-orang dalam kegiatan-kegiatan ini, dengan menetapkan faktor-faktor lingkungan fisik yang sesuai, dan menunjukkan hubungan kewenangan yang dilimpahkan terhadap setiap individu yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Menurut Koonzt & O’Donnell dalam bukunya “The Princiles of Management” menyebutkan pengorganisasian adalah : Pengorganisasian berhubungan dengan pengaturan struktur melalui penentuan tujuan daripada suatu badan usaha secara keseluruhan atau setiap bagiannya. Pengelompokan kegiatan-kegiatannya, penugasan, pelimpihan wewenang untuk melaksanakan pekerjaan, menentukan koordinasi, kewenangan dan hubungan informasi baik horizontal maupun vertikal dalam struktur organisasi itu. Sedangkan menurut Luther Gulick dalam bukunya “The Process of Administration and Management” menyebutkan : Penggorganisasian adalah menetapkan struktur formal daripada kewenangan di mana pekerjaan dibagi-bagi sedemikian rupa, ditentukan dan dikoordiansikan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dari beberapa pengertian di atas dapat penulis simpulkan bahwa yang dimaksud dengan pengorganisasian adalah suatu proses dimana dilakukan pengelompokan orang-orang untuk
Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa
53
Manajemen Sumber Daya Manusia – BAB III
mengelola/mengatur
sumber-sumber
yang
tersedia
melalui
penataan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga menunjukkan hubungan kewenangan baik secara vertikal maupun horizontal
yang
mampu
menggerakan
kegiatan
secara
Manusia,
setelah
keseluruhan dalam rangka tercapainya tujuan. Dalam
Manajemen
Sumber
Daya
serangkaian tindakan untuk merencanakan telah ditetapkan perlu disusun organisasi sebagai wadah (organisasi dalam arti statis) untuk mewujudkan tujuannya. Organisasi juga merupakan alat (organisasi dalam arti dinamis) untuk mencapai tujuan. Menyusun organisasi berarti merancang struktur berbagai hubungan antara jabatan, pekerjaan, personalia, dan lain-lain. Robbins (1999 ; 282) menyebutkan terdapat beberapa tujuan dari pengorganisasian, yaitu : 1. Membagi pekerjaan yang harus dilakukan menjadi departemen-departemen dan jabatan-jabatan yang terperinci. 2. Membagi tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan masing-masing jabatan. 3. Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi. 4. Mengelompokan pekerjaan-pekerjaan ke dalam unitunit. 5. Membangun hubungan dikalangan individu, kelompok, dan departemen. 6. Menetapkan garis-garis wewenang formal. 7. Mengalokasikan dan memberikan sumber daya organisasi. Dalam
kontek
manajemen
sumber
daya
manusia,
pengorganisasian sebagai fungsi manajerial merupakan kegiatan yang erat kaitannya dengan mengelola atau mengatur hubunganhubungan
sumber
daya
manusia.
Jadi
yang
dimaksud
pengorganisasian dalam hal ini adalah suatu kegiatan untuk mengorganisir semua kegiatan karyawan melalui penetapan
Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa
54
Manajemen Sumber Daya Manusia – BAB III
pembagian kerja, pemberian wewenang dan tanggung jawab, hubungan kerja, sebagimana yang dimaksudkan dalam struktur organisasi. Organisasi akan berfungsi sebagai alat untuk mencapai tujuan, sehingga dengan organisasi yang baik akan membantu terwujudnya tujuan secara efektif.
C. PENGARAHAN Fungsi directing (pengarahan) merupakan salah satu fungsi manajerial penting lainnya dalam manajemen sumber daya manusia. Fungsi ini akan berhubungan langsung dan menyangkut pada keberadaan manusia-manusia di dalam organisasi. Dalam organisasi harus dicapai sinkronisasi anatara tujuan organisasi sebagai keseluruhan dengan tujuan pribadi dari para anggota organisasi, dalam arti bahwa sukses tidaknya suatu organisasi dalam mencapai tujuannya akan sangat tergantung pada para pimpinannya dalam mengarahkan para karyawannya. Fungsi pengarahan ini dapat diterapkan apabila telah ditetapkan adanya rencana (perencanaan), organisasi, dan karyawan. Fungsi ini diterapkan maka proses manajemen dalam merealisasikan
tujuan
mulai
dapat
berlangsung.
Pada
pelaksanaannya fungsi ini kerap menemui kesulitan karena rumit dan
kompleknya
karyawan
karena
permasalahan ada
hal-hal
yang yang
mungkin tidak
timbul
dapat
dari
dikuasai
seluruhnya. Hal ini disebabkan manusia memiliki perbedaanperbedaan yang pola pikir dan tujuannya dalam organisasi. Menurut Koonzt & O’Donnell penarahan dapat diartikan sebagai : Directing and leading are the interpersonal aspects of managing by which sub-ordinate are led to understan and contribute effectively and efficiency to the attainment of
Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa
55
Manajemen Sumber Daya Manusia – BAB III
interprise objectives. (Pengarahan adalah hubungan antara aspek-aspek individual yang ditimbulkan oleh adanya pengaturan terhadap bawahan-bawahan untuk dapat dipahami dan pembagian pekerjaan yang efektif untuk tujuan perusahaan yang nyata). Pendapat lain menyebutkan, adanya kesamaan makna yang terkandung dalam pengertian dari kata directing, actuating, leading. Jadi pengarahan ini memiliki pengertian sebagai kegiatan yang dilakukan oleh pimpinan untuk membimbing, menggerakan, mengatur, segala sesuatu kegiatan yang telah diberikan dalam melaksanakan suatu kegiatan usaha. Dalam hubungannya dengan Manajemen Sumber Daya Manusia, pengarahan atau directing adalah suatu upaya untuk mengarahkan semua karyawan untuk dapat bekerja sama secara efektif dan efisien dalam upaya mencapai tujuan organisasi sebagai keseluruhan, tujuan karyawan sebagai tujuan pribadi dalam organisasi, serta tujuan masyarakat secara umum. Peangarahan sebagai sebuah fungsi yang melekat pada seorang pimpinan harus mampu menggerakan atau mengarahkan para bawahannya untuk dapat menjalankan tugas yang telah diberikannya dengan efektif dan efisien. Untuk mengarahkan karyawan, pimpinan dapat menggunakan teknik-teknik yang mampu memberikan kontribusi bagi peningkatan kepatuhan dan kebangkitan atau daya kreatif dan inovatifnya karyawan dalam bekerja, yang akhirnya mampu memberikan kontribusi kinerja yang maksimal, seperti dengan melalui upaya pemberian motivasi pada karayawan. Pengarahan dapat dilakukan secara persuasif atau bujukan dan instruktif atau perintah, tergantung pada ketepatan pengambil keputusan dalam menjalankan tugasnya yang didasari oleh
Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa
56
Manajemen Sumber Daya Manusia – BAB III
pemikiran tingkat efektivitas penerapannya. Pengarahan dapat disebut efektif apabila dipersiapkan dan dilaksanakan secara baik dan benar oleh pihak-pihak yang diberi tugas atau instruktif tersebut. Menurut Hasibuan (2001 ; 184) terdapat pokok-pokok masalah yang dipelajari dari fungsi pengarahan (directing) : 1. Tingkah laku manusia (human behavior) 2. Hubungan manusia (human relation) 3. Komunikasi (communication) 4. Kepemimpinan (leaderships)
D. PENGENDALIAN Fungsi pengendalian (controlling) sebagai fungsi terakhir dari
fungsi
manajerial
Manajemen
Sumber
Daya
Manusia,
merupakan fungsi penting yang dapat menentukan pelaksanaan proses manajemen, karena itu harus dilakukan dengan sebaikbaiknya. Fungsi pengendalian erat kaitannya dengan fungsi perencanaan sehingga Koonzt & O’Donnell dalam bukunya “Principles of Management” mengatakan bahwa “Planning and Controlling
are
perencanaan
the
two
sides
of
the
same
coin”
artinya
dan pengendalian merupakan dua belah mata
uang yang sama. Hal ini jelas menunjukkan bahwa tanpa rencana pengendalian
tidak
dapat
dilaksanakan
karena
tidak
ada
pedoman untuk menentukan pengendalian. Sebaliknya rencana tanpa pengendalian akan berarti timbulnya penyimpanganpenyimpangan
yang
tidak memiliki alat yang
tepat untuk
mencegahnya. Oleh karena itu pengendalian erat kaitannya dengan perencanaan dan keduanya saling mengisi, karena : 1. Pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan.
Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa
57
Manajemen Sumber Daya Manusia – BAB III
2. Pengendalian
baru
dapat
dilakukan
jika
ada
perencanaan. 3. Pelaksanaan rencana akan baik jika pengendalian dilakukan dengan baik. 4. Tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau penilaian dilakukan. Menurut George R. Terry pengendalian adalah : Controlling can be defined as the process of determining what is to accomplished, that is the standard, what is being accomplished, that is the performance, evaluating the performance and if necessary applying corrective measure so that performance tajes place according to plans, that is, in conformity with the standard. (Pengendalian dapat didefinisikan sebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standard, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standard). Menurut Earl P. Strong disebutkan sebagai : Controlling is the process of regulating the various factors in an enterprise accoding to the requirement of its plans. (pengendalian adalah proses pengaturan berbagai factor dalam sustu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana. Sedangkan Koonzt menyebutkan : Control is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the plans devised to attain then are accomplished. (Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara). Jadi dengan demikian dari pengertian tersbut, bahwa pengendalian memiliki tujuan :
Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa
58
Manajemen Sumber Daya Manusia – BAB III
1. Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dari rencana. 2. Melakukan
tindakan
perbaikan
jika
terdapat
penyimpangan-pentimpangan. 3. Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai dengan rencana. Jelas terlihat bahwa pengendalian bukan hanya untuk mencari
kesalahan-kesalahan
tetapi
juga
berusaha
untuk
menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan serta memperbaikinya jika terjadi kesalahan-kesalahan. Jadi pengendalian dilakukan sebelum proses, saat proses, dan setelah proses. Perlakuan secara tertib
terhadap
proses
pengendalian
diharapkan
mampu
memberikan manfaat yang optimal bagi semua unsur manajemen (6M). Pada sisi sumber daya manusia (man) pengendalian akan menuju pada kegiatan untuk mengendalikan semua karyawan agar mentaati peraturan-peraturan atau kebijakan perusahaan/ organisasi dan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
E. LATIHAN/PERTANYAAN
Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa
59
Manajemen Sumber Daya Manusia – BAB III
Deden Mastaka Ekapraja, Drs., SE., MM STIE Gema Widya Bangsa