AUDIT FACILITY MANAGEMENT

Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Rijkswaterstaat, stafdienst Audit RWS

AUDIT FACILITY MANAGEMENT

drs. P. Kool drs. I.E. Leene

Stafdienst Audit RWS 's-Gravenhage, juni 999 • waterstaat nent&tie

! /Fex. 070-3513003

I I Audit Facility Management

i i i i i i i i i i I i i i i i i i

Stafdienst Audit RWS 's-Gravenhage, juni 1999

Audit Facility Management

I I •

Inhoud

i 1 Aanleiding van de audit 2 •

2 Aanpak 3

•

3 Constateringen (evidence) 4 4 Analyse 5

I I I I I I I I I I I I I I

5 Advies 6 6 Plan van Actie 7


I I |

i i i i i i i i I i i i i i i i I i

1 Aanleiding van de audit

De audit FM is als reguliere audit opgenomen in het jaarplan van de stafdienst Audit RWS. Ir. H. Prins heeft in gesprekken met medewerkers van de stafdienst Audit (medio 1998) te kennen gegeven signalen uit de organisatie ontvangen te hebben en behoefte te hebben aan een heroriëntatie ten aanzien van Facility Management binnen RWS. Deze signalen betroffen met name de D2(RWS)D3(HKW)-FAZ relatie. De stafdienst Audit kreeg opdracht van ir. H. Prins in zijn hoedanigheid van (p)DG een vooronderzoek uit te voeren naar deze relatie.


I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I

2 Aanpak

Gekozen is voor een interactieve aanpak tussen de stafdienst Audit en betrokkenen. In het kader van dit vooronderzoek zijn de volgende activiteiten uitgevoerd: • De bestudering van nota's over de instelling van FA2 en de reorganisatie van HW-Z, • Gesprekken gevoerd met de heren J.B.M. Petit, drs. N. Parlevliet, ing. DJ. Langendoen, ing. L. van der Horst, S.J. Eppink en ing. J.J. Minneboo. • Sessie gehouden met HK-Z/sessie met FAZ, met als doel het inventariseren en bespreken van (gepercipieerde) taken en taakverdelingen. Zowel FAZ als ZX hebben naar aanleiding van de sessies hun mening op papier gezet en vertrouwelijk naar stafdienst Audit gestuurd. • Samenvattende notitie gemaakt met bevindingen, analyse en aanbevelingen. • Presentatie van bevindingen gehouden voor bovenstaande heren aangevuld met de heer A. Langereis (HK-C) en mw. drs. J. Kromkamp (FAZ). De bevindingen zijn door betrokkenen in hun eigen afdeling/stafdienst teruggekoppeld en besproken in de maanden januari en februari 1999. • Bespreking van deze notitie met ir. H. Prins in december 1998.


I I •

i i i i i i i i i i i i i i i i i i

3 Constateringen (evidence)

•

•

• • •

•

•


In het recente verleden zijn er reeds onderzoeken gedaan door externe bureaus naar dezelfde problematiek (rapport Lub, rapport DCE). Deze rapporten hebben geen zichtbare afhechting en follow-up gehad. Er is geen vastgelegde en duidelijke besluitvorming aangetroffen, waarin de oorspronkelijke afspraken naar aanleiding van de instelling van FAZ zijn beschreven. Bij FM zijn veel 'spelers' betrokken die acteren op RWS-D2-niveau en sommige die ook acteren op RWS-HK-D3-niveau. De 'klant' heeft twijfel aan de deskundigheid van zowel FAZ als ZX (mening FAZ en ZX zelf). Het is onduidelijk hoe de opdrachtgever-opdrachtnemer rol tussen FAZ en RWS is afgesproken. Ook is onduidelijk hoe de taakverdeling en verantwoordelijkheidsverdeling tussen de diverse 'spelers' feitelijk is. Op dit moment zijn er verschillende nieuwe 'spelers' aangetreden die niet erfelijk belast zijn met het verleden. Er zijn inmiddels initiatieven om de relatie tussen ZX en FAZ aan te halen. De spelers hebben het gevoel onderdeel van een machtsspel te zijn.


4 Analyse

•

• •

•

•

In de reorganisatie van HW->HK is het taakveld Facility Management niet goed meegenomen. Volgens afspraak is eerst veel aandacht besteed aan de primaire sectoren en de rol van programmamanagement. FM staat nog steeds niet hoog op de agenda. Uit de gesprekken komt het beeld naar voren dat niet duidelijk is wat RWS aan FM verwacht en hoe dat proces goed kan worden ingericht. De FM taken op D2-RWS en D3-HKW zijn versnipperd over verschillende spelers, die allen vanuit hun specifieke invalshoek een bijdrage willen leveren. De belangrijkste spelers zijn: FAZ, ZX, C, CX, K, (p)DG. Er bestaat geen duidelijke organisatorische verdeling tussen D2-RWS en D3HKW taken op het gebied van FM, zoals dat wel bestaat op C-gebied (C<->CX) en P&O-gebied(P&O<->PX). Onlangs is er beweging ontstaan tussen ZX , FAZ en HK-D, om gezamenlijk de situatie te verbeteren.

Deze rapportage van het vooronderzoek is te beschouwen als het resultaat van een audit naar de organisatorische opzet van FM op D2(RWS)-D3(HKW)-FAZ niveau. De stafdienst Audit RWS vindt het op basis van de resultaten tot nu toe niet zinvol om naar de feitelijke praktijk te kijken. Er is onvoldoende kader(uitgangspunten, visie, organisatorische duidelijkheid, duidelijke afspraken) om te kunnen toetsen. De situatie is van zodanige aard dat de we wel van mening zijn dat er actie ondernomen moet worden.


I I |

I I I I I I I I I I I I I I I I 1 I

5 Advies

Begin met een schone lei en laat zaken die in het verleden gepasseerd zijn voor wat ze zijn, er zijn nieuwe 'spelers'. V.w.b FM op HKW-D3-niveau: Er zijn nu geen duidelijke afspraken. Leg de relatie HKW-D3 <-> FAZ vast in een overeenkomst tussen de (p)DC en hoofd FAZ. In deze overeenkomst worden dan de produkten en benodigde middelen en de voorwaarden, waaronder de producten geleverd worden opgenomen. Ook worden er afspraken gemaakt over de vereiste informatievoorziening, detailniveau, frequentie en kwaliteit. Z en FAZ kunnen een dergelijke overeenkomst voorbereiden. V.b.t. FM op RWS-D2-niveau: Er ontbreekt een actuele visie van RWS op FM. Wij stellen U voor een werkgroep in het leven te roepen onder voorzitterschap van de (p)DG. In die werkgroep participeren, naast de (p)DG, FAZ, C, ZX, K en bv. 2 D3's (bv. 1 RD/1 SD). Om de gedachte te bepalen: wij denken dat 1 a 2 bijeenkomsten van 2 uur voldoende zijn om de visie te maken.



6 Plan van Actie

Op 3 maart 1999 is in een gezamenlijke vergadering van FAZ, HK-ZX, HK-C en Audit onderstaand Plan van Actie vastgesteld: 'Actiehouder-'^' RolZXI HKW(D2) Overeenkomst FAC HKW: OC- ON Werkplan FAC>HKW Productbladen / Catalogus diensten Huisvesting: afspraken stelselwijziging FM-overleg: jaaragenda Overeenkomst /wijze van afrekening Visie uitwerken

Hans Petit Daan Langendoen Daan Langendoen Hans Petit Ab Langereis Daan Langendoen Daan Langendoen Ab Langereis

^ * ^ ; v Datum'wreed^^^juni '99 juni '99 april juni '99 april is reeds gereed september juni

Op 4 juni 1999 is de rapportage vastgesteld door de (p)DG, ir. L..H. Keijts.


AUDIT FACILITY MANAGEMENT

Recommend Documents