Átfogó megoldás a számlafolyamatok felgyorsításához – ELO DocXtractor
Laczkó Kristóf – ELO Digital Office Kft. Bálint András – Prognax Kft.
Áttekintés
Struktúrált és egyéb Információk bármely forrásból
dokumentumok működése... Információ kinyerése Információ szolgáltatása Információ rendszerezése
ELO ECM Szakmai Kongresszus 2014 | www.elo.com
2
Áttekintés A dokumentum feldolgozási technológia célja Mit is jelent:
Adatok kinyerése, szisztematikus rendszerezése és hozzáférés
Kapcsolat a dokumentumok és az üzleti folyamatok között
Információ kinyerése
Ezek együttes eredménye:
Hatékony információ feldolgozás
Biztonságos minőség és hatékony folyamatok
A források rendszerezetlenségének megelőzése
Versenyképes előnyök megvalósítása
Információ rendszerezése
ELO ECM Szakmai Kongresszus 2014 | www.elo.com
Információ szolgáltatása
3
Áttekintés
forma nyomtatványok
struktúrált dokumentumok
szabad szöveges
A beviteli média lehet: papír, e-mail, meglévő fájl, fax, stb.
ELO ECM Szakmai Kongresszus 2014 | www.elo.com
4
Kapcsolat az adat, az információ és a tudás között…
képi objektumok
elrendezés
kép karakterek
adat INFORMÁCIÓ
szavak
„d“ „S“ „2“
értelmezés folyamatok
információ megjelenése
tudás logikai objektumok küldő címzett adat tárgy aláírás
Üzleti adatok
Dok. típusa ajánlat rendelés számla ...
ELO ECM Szakmai Kongresszus 2014 | www.elo.com
5
Interfész a papír és az ERP között
Üzleti tudás
Manuális beérkezés
Mik a nehézségek?
Ügyfél adatbázis
Üzleti folyamatok
Magas adatkinyerési és feldolgozási költség
Hibalehetőségek száma magas
Hibás feldolgozás folytatása
Túl nagy mennyiségű adat feldolgozás – határidők túllépése
Ismétlődő adatok újra feldolgozása
ERP remdszer
ELO ECM Szakmai Kongresszus 2014 | www.elo.com
6
Technikai sikerfaktorok a számlafeldolgozás esetében
Feldolgozás minősége
+ Feldolgozás sebessége
+ Feldolgozás rugalmassága
Magas adatminőség és minimális ellenőrzés igény
Következetes adatok az ERP-ben találhatóakkal
Számlafeldolgozás az első lépéstől az utilsóig
Folyamat felgyorsulása
Időkorlátok betartása (fizetési határidő, dátumok, stb.)
Cash flow optimalizáció
Bármely beszállító számláinak feldolgozása
Új beszállító esetén nincs szükség átállításra
A kapott adat feldolgozásánál tapasztalható nagyfokú rugalmasság
Számlafeldolgozás hatékonyan ELO ECM Szakmai Kongresszus 2014 | www.elo.com
+ 7
A megtérülés
Beszerzési költségek
+ Befektetés költségei
+ Feldolgozás költsége
Kezdeti, telepítési költségek
Az ellenőrzés költségei
Adat minőség
Software költsége
Hardware költsége
Projekt tervezésének költsége
Beszállító-specifikus finomhangolás
Karbantartási költségek
A befektetés gyors megtérülése! ELO ECM Szakmai Kongresszus 2014 | www.elo.com
+ 8
Számlafeldolgozás az ELO DocXtractor modullal
Számlaküldő adatainak kinyerése
További fej és lábléc adatok kinyerése
Fizetési feltételek automatikus felismerése, ÁFA kulcs ellenőrzése – egyedi beállítás szerint is
Nemzetközi számlák feldolgozás, több nyelven is
Adat pozíció alapján történő további feldolgozás – termék cikkszáma, neve, mennyiség, raktárkészlet nyilvántartással való egyeztetés
Öntanuló és optimalizáló rendszer, mely testre szabható adminisztrációs és konfigurációs felülettel rendelkezik
Statisztikai és analízis eredmények készítésének támogatása mind teszt, mind pedig az éles környezetben a további hatékonyság növelés érdekében ELO ECM Szakmai Kongresszus 2014 | www.elo.com
9
Mi szükséges az információk feldolgozásához - táblázat
mező
táblázat adatok
tábláza t
mennyiség egység ár
feldolgozás
teljes ár Vollständige Tabelleninhalte
mező
kedvezmények, stb.
ELO ECM Szakmai Kongresszus 2014 | www.elo.com
10
Pozíciófüggő adat feldolgozás
számlaszám
7929418
név
P e tz, Erwin
1. pozíció
94,80
2. pozíció
190,80
darabszám
8,16
ÁFA
44,0 8
végösszeg
337,82
Feldolgozás előtt tudni kell az egyes mezők pozícióját Minden beszállítóhoz kell egy külön sablon Fulltext – szabad szavas keresés (számlaszám, cikkszám, beszállító, stb.) ELO ECM Szakmai Kongresszus 2014 | www.elo.com
11
Kiolvasott eredmények adatbázissal való összevetése
OCR eredmények
eredmény?
Adalf Würth
OCR eredmény lefuttatása az adatbázis táblákban
ELO ECM Szakmai Kongresszus 2014 | www.elo.com
törzsadatok
14650 Künzolsau
adategyeztetés
Adatbázisban való keresés
12
Matematikai keresés és feldolgozás
Feldolgozandó Nettó ÁFA Teljes végösszeg
Matematikai adatok tesztelése Teljes végösszegnek a legnagyobbnak kell lennie Nettó kevesebb, mint végösszeg Végösszeg = Nettó + ÁFA ÁFA = * 0.27 ... ... .. ELO ECM Szakmai Kongresszus 2014 | www.elo.com
13
Rendszerkövetelmény Szerver Processzor: 2* Xeon 3,0 GHz vagy erősebb, RAM: min. 4 GB per processzor, Merevlemez: min. 2*30 GB, tükrözött és hibatűrő, Operációs rendszer: Windows 2003 Server (Advanced), Windows 2003 Server (Enterprise), Windows 2008 Server, Windows 2012 Server, Szoftver: MS SQL (ODBC), Oracle 9, 10 (ODBC), IBM Informix (ODBC), IBM DB2 (ODBC) vagy külső. Analizáló kliens Processzor: 2* Pentium IV 3,0 GHz vagy erősebb, RAM: min. 2 GB per processor, merevlemez: min. 10 GB, Operációs rendszer (alternativ): Windows XP/7/8, Windows 2003/2008/2012 Server Szoftver: MS SQL (ODBC), Oracle 9, 10 (ODBC), IBM Informix (ODBC), IBM DB2 (ODBC).
ELO ECM Szakmai Kongresszus 2014 | www.elo.com
14
Rendszerkövetelmény
Document Manager kliens / Ellenőrző kliens Processzor: 1* Pentium IV 2,4 GHz vagy erősebb, RAM: min. 2 GB, hard disk: min. 10 GB, Operációs rendszer: Windows XP, Windows 7, Windows 8, Szoftver: MS SQL (ODBC), Oracle 9,10 (ODBC), IBM Informix (ODBC), IBM DB2 (ODBC). Egyéb követelmény Hálózat (100 Mbit/s
ELO ECM Szakmai Kongresszus 2014 | www.elo.com
15
ELO ECM Szakmai Kongresszus 2014 | www.elo.com
16
Köszönjük a figyelmüket!
