Archiveren ruimtelijke plannen

Archiveren ruimtelijke plannen Plicht of noodzaak?

6 juni 2013 Monique van Scherpenzeel

Tijdens deze sessie 



Kader: 

Wet- en regelgeving



Andere kaders



Vereisten

Aan de slag: 

Wat ga ik morgen doen

Archiveren ruimtelijke plannen

6 juni 2013 OGD13

1

Welke ruimtelijke plannen Gemeenten

Provincies

Rijk

Beheersverordening

Aanwijzingsbesluit

Bestemmingsplan

Inpassingsplan

Aanwijzingsbesluit Algemene Maatregel van Bestuur

Exploitatieplan

Provinciale verordening

Inpassingsplan

Omgevingsvergunning

Reactieve aanwijzing

Reactieve Aanwijzing

Structuurvisie

Structuurvisie

Rijksbestemmingsplan

Uitwerkingsplan

Voorbereidingsbesluit

Structuurvisie



Wijzigingsplan

Rechtelijke uitspraak Archiveren ruimtelijke plannen

6 juni 2013 OGD13

Wet- en regelgeving   

Wet ruimtelijke ordening Besluit ruimtelijke ordening Regeling standaarden ruimtelijke ordening 

  


6 juni 2013 OGD13

RO Standaarden 2012

Archiefwet Archiefbesluit Archiefregeling NEN normen over onder andere: 

Metadata voor archiefbescheiden



Standaard voor archief- en informatiemanagement



Management kwaliteitssysteem voor archiefbescheiden



Informatiebeveiliging

2

Wet- en regelgeving


6 juni 2013 OGD13



Standaarden archivering duurzame toegankelijkheid van informatie



Beheer van archiefbescheiden moet voldoen aan toetsbare eisen van een kwaliteitssysteem



Eisen informatie- en archiefmanagement 

Opnemen



Ordenen, klasseren en beschrijven



Beheren, onderhouden en volgen



Beschikbaar stellen



Selecteren en verwijderen



Documenteren van gebeurtenissen en beheeractiviteiten

Andere kaders


6 juni 2013 OGD13

3

Vereisten 

Metadata 

context, inhoud en structuur



Uitwisseling tussen systemen



Richtlijn metagegevens overheidsinformatie

! Opstellen toepassingsprofiel



Bewaartermijnen 

Selectielijsten



Rijk, provincies en gemeenten

! Bepalen bewaring en vernietiging op termijn Archiveren ruimtelijke plannen

6 juni 2013 OGD13

Vereisten 

Archiefsysteem 

Normen archiveren



Systeem voldoet aan de normen

! Keuze systeem is vrij



Metadata 

Eigenaar



Ruimtelijk plan



Per fase


6 juni 2013 OGD13

4

Vereisten 

Metadata  Maak een metagegevens schema  Leg de gegevens vast  Zorg dat de koppeling tussen metagegevens en archiefbescheiden behouden blijft

 Richtlijn metagegevens overheidsinformatie


6 juni 2013 OGD13

Vereisten 

Bewaartermijnen 

Vastgesteld



Algemeen: 20 jaar



Overbrengen archiefbewaarplaats



Voorbereidende stukken



Kortere bewaartijd



Vernietiging


6 juni 2013 OGD13

5

Vereisten 

Archiefsysteem 

Opslaan van de bronbestanden ruimtelijk plan



Selectie systeem : vereisten archiveren



Welke systemen zijn al aanwezig?



Systeem van BAG, GBA, e-depot of RO beheer applicatie

 Kies het systeem op basis van vereisten  Richt systeem in op basis van vereisten Archiveren ruimtelijke plannen

6 juni 2013 OGD13

Aan de slag.. 1) Archiefstructuur in de organisatie 2) Zaaktypen per procedure 3) Informatie tijdens het werkproces


6 juni 2013 OGD13

6

1) Archiefstructuur in de organisatie 

Archiefsysteem metadata over: 

Zorgdrager ruimtelijk plan



Beheerder



Archiefvormer



Welke ruimtelijke plannen?



Eenmalig


6 juni 2013 OGD13

2) Zaaktypen per procedure 

Metadata ruimtelijke plannen 





Gebruik van zaaktype is een van de mogelijkheden

Gebruik van een begrippenlijst: 

Procedure/ zaak/ dossier



subdossier

Eenmalig


6 juni 2013 OGD13

7

3) Informatie tijdens het werkproces  

Per dossier/ zaak Fase per subdossier



Meermalig


6 juni 2013 OGD13

3) Informatie tijdens het werkproces 

Per dossier/ zaak 

Werkproces



Identificatie



Beschrijving



Titel



Externe relaties



Uitvoerende



Bewaartermijn



Activiteit



Planning


6 juni 2013 OGD13

8

3) Informatie tijdens het werkproces 


6 juni 2013 OGD13

Per fase/ subdossier 

Identificatie



Beschrijving



Type



Vorm



Vindplaats



Bestandsnaam



Openbaarheid



Rechten



Benodigde hulpmiddelen



Integriteit



Hogerliggend ordenings-niveau



Aanwezigheid kopieversies

Aan de slag! 

Handreiking archiveren ruimtelijke plannen Geonovum website: geonovum.nl/dossiers/rostandaarden/aandeslag/publicaties


6 juni 2013 OGD13

9


6 juni 2013 OGD13

Barchman Wuytierslaan 10, 3818 LH Amersfoort Postbus 508, 3800 AM Amersfoort + 31 (0) 334 604 100 Archiveren ruimtelijke plannen

[email protected] www.geonovum.nl

6 juni 2013 OGD13

10

Archiveren ruimtelijke plannen

Recommend Documents