ARCHIVEREN KAN JE LEREN

Archiveren kan je leren – 22 november 2008

Documenten op de archiveertafel, Archief de Bergeyck – foto Grafische Dienst Beveren

ARCHIVEREN KAN JE LEREN Les 3 Praktijk Piet Van Bouchaute, stadsarchivaris Sint-Niklaas Carine Goossens, gemeentearchivaris Beveren


I. Herhaling: archiveren hoe doe je dat?

Inventariseren = ordenen en beschrijven in vijf stappen


I. Herhaling: archiveren hoe doe je dat? STAP 1 De kennismakingsronde

Resultaten: Notities betreffende -soort document -inhoud -samenstelling -uiterlijke vorm -datering Foto C. Goossens


I. Herhaling: archiveren hoe doe je dat? STAP 2 Onderzoek naar de archiefvormer = institutioneel onderzoek Resultaat: Identificatiefiche van de archiefvormer met - ontstaan en evolutie - functie- en takenlijst - cesuren en evolutie Belangrijk: CONTEXT! Anna Maria Luisa de Medici (1667-1743) – foto C. Goossens


I. Herhaling: archiveren hoe doe je dat? STAP 3 Reconstrueren en schonen 3.1. Reconstructie volgens het bestemmingsbeginsel: in één archiefbestand(deel) horen slechts stukken van één en dezelfde archiefvormer Resultaat: - eerste fysieke ordening GAB, archiefmedewerkers brengen een eerste ordening aan – foto C. Goossens


I. Herhaling: archiveren hoe doe je dat? STAP 3 3.2. Schonen Het verwijderen van schadelijke materialen (metalen, plastic, ..) en overbodige ‘documenten’ (dubbels, blanco’s, omslagen, …). Resultaat: zuivere dossiers verpakt in zuurvrije omslagen

GAB, een archiefmedewerkster schoont dossiers – foto C. Goossens


I. Herhaling: archiveren hoe doe je dat? STAP 4 Ordenen 4.1. De oude orde en het structuurbeginsel Resultaat: sporen van oorspronkelijke ordes en structuren geëvalueerd op bruikbaarheid http://www.indewereld-sp3.nl/assets/images/Archief3.jpg


I. Herhaling: archiveren hoe doe je dat? 4.2. Het ordenings- of archiefschema archiefbestand deelarchief hoofdafdeling afdeling

hoofdafdeling

afdeling onderafdeling archiefbestanddeel archiefstuk archiefbestanddeel onderafdeling

hoofdafdeling


I. Herhaling: archiveren hoe doe je dat? 4.3. Een archiefschema uit de praktijk Archief de Bergeyck – deelarchief Goubau

Deel I. Stukken van persoonlijke aard - hoofdafdeling I.1. Genealogische stukken van de hoofdfamilie afdeling I.2. Deelarchieven per gezin - afdeling I.2.1. Genealogie familie partner (eventueel) subafdeling I.2.2. Stukken van algemene aard (waaronder de briefwisseling) I.2.3. Stukken betreffende het persoonlijk leven I.2.3.1. Voor-huwelijkse tijd – sub-subafdeling I.2.3.2. Huwelijksjaren I.2.3.3. Na-huwelijkse tijd (bij een ongehuwd persoon wordt vooral rekening gehouden met de chronologie van de dossiers)

I.3. Het handelsarchief Dormer – afdeling (of deelarchief?) I.3.1. Briefwisseling I.3.2. Algemeen beheer I.3.3. Financieel beheer I.3.4. Goederenhandel I.3.5. Redersactiviteiten I.3.6. Bankiersactiviteiten I.3.7. Verzekeringsactiviteiten I.3.8. Boekhouding Deel II. Stukken betreffende het goederenbeheer hoofdafdeling II.1. Stukken betreffende onroerende goederen - afdeling Onderverdeling per goederencomplex en voor losse bezittingen per gemeente, ondergebracht in de oude vorstendommen, met de volgende interne structuur: II.1.1. Verwerving - subafdeling II.1.2. Bestuur II.1.3. Beheer II.1.4. Lasten en renten II.2. Stukken betreffende roerende goederen - afdeling


I. Herhaling: archiveren hoe doe je dat? STAP 4 Tips bij de opmaak van een archiefschema werk steeds van het algemene naar het bijzondere probeer functioneel in te delen, niet onderwerpmatig. Op deze manier vermijd je overlappingen stukken van genealogische aard komen steeds vooraan (omdat ze meestal meerdere vormers behandelen). Behandel de briefwisseling ook als een bijzondere reeks die helemaal vooraan in het schema komt probeer evenwichtige indelingen te maken, maar archiefschema’s moeten flexibel blijven, het mogen geen keurslijven zijn – anderzijds is het goed mogelijk dat een bepaalde hoofdafdeling/subafdeling zwaarder uitvalt dan een andere (hier kunnen immers stukken verloren zijn gegaan – of die ene kan meer dossiers en stukken genereren dan de andere). wees consequent in de terminologie opletten met afschriften (latere datering = afschrift = ander doel, vanuit andere taak): vaak is het dossier moeilijk te reconstrueren


I. Herhaling: archiveren hoe doe je dat? STAP 5: BESCHRIJVEN Wat heb je nodig? -het geordend archiefbestand -beschrijvingsfiches, hetzij analoog, hetzij digitaal -zuurvrij verpakkingsmateriaal: omslagen en dozen -potlood -etiketten

AdB, geordende stapeltjes documenten uit het familiearchief Goubau – foto C. Goossens

-den Teuling, Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, s@p, 2003 (te bestellen via VVBAD op www.vvbad.be) -handboek Aan de slag met archief en documentatie


I. Herhaling: archiveren hoe doe je dat? Voorbeeld van een analoge beschrijvingsfiche Voorlopig nummer

Definitief nummer

Inhoud: formele titel, redactionele vorm, inhoudsbeschrijving

Datum

Ontwikkelingsstadium

Omvang/uiterlijke vorm


I. Herhaling: archiveren hoe doe je dat? Een basisbeschrijving van zes velden

1. Het inventarisnummer



2. De redactionele vorm



3. De inhoudsbeschrijving



4. De datering



5. Het ontwikkelingsstadium


I. Herhaling: archiveren hoe doe je dat? 6. De uiterlijke vorm: -

1 stuk 1 omslag (minimaal 5 stukken) 1 pak (meer dan 2 cm) 1 katern 1 deel (vaak verward met een register = redactionele vorm) 1 band (achteraf ingebonden stukken)

AdB, deelarchief Goubau, nrs. 678-680, de huishoudjournalen van Joanna Theresia Goubau, 1739-1758, 3 delen – foto C. Goossens



6. Uiterlijke vorm



7. Eventueel nog toe te voegen: taal, staat van het stuk, plaatscode


II. En nu: de praktijk! Voorbereidende opdracht Zoek in je familie- of verenigingsarchief naar een beperkt archiefbestand(deel) [2 à 3 dozen], uiteraard ongeordend en bepaald chaotisch waaraan we een zalige archiefkluif zullen hebben. 1 bestand per 2, 3 of 4 deelnemers: spreek af met je buur! Graag een seintje indien dit niet lukt: [email protected] of [email protected]

Hartelijk dank!

GAB, ongeordend archief van deelgemeente Kieldrecht, begin 2008 – foto C. Goossens


II. En nu: de praktijk! Fase 1 en 2: kennismakingsronde en institutioneel onderzoek Opdracht: verdeel onder elkaar het werk van fase 1 en 2. Neem het archiefbestand door en maak voor fase 2 een beknopte biografische fiche met de informatie die je uit de stukken haalt en/of je voorkennis. Zijn er meerdere archiefvormers in dit bestand?

Resultaten: - een lijst met inhoud - biografische fiche van de archiefvormer(s) Foto G. Janssens


II. En nu: de praktijk!

PAUZE


II. En nu: de praktijk! Fase 3: eerste ordening/reconstructie en schonen Opdracht: maak een eerste ordening waarbij je het integriteitbeginsel niet uit het oog verliest en schoon ondertussen het bestanddeel

Resultaat: 1 of meerdere stapels documenten en verwijderde schadelijke materialen Foto C. Goossens


II. En nu: de praktijk! Fase 4: archiefschema maken Opdracht: Ga na of er sporen van oude ordening(en) (het structuurbeginsel) te ontdekken. Kan je ze gebruiken in je ordeningsschema? Maak een archiefschema met de verschillende hiërarchische afdelingen. Orden vervolgens de documenten, de dossiers en de reeksen van 1 (sub)afdeling.

Resultaat: archiefschema en 1 fysiek geordende subafdeling Archief de Bergeyck


II. En nu: de praktijk! Fase 5: beschrijven Opdracht: beschrijf de archiefbestanddelen uit de geordende (sub)afdeling

Resultaten: beschrijvingsfiches

Archief de Bergeyck


III. Afronding Verpakken in (liefst) zuurvrije archiefdozen, etiketteren, in de rekken plaatsen en de inventaris afwerken. SUCCES!

Vragen i.v.m. archiveren en inventariseren: [email protected] [email protected]

ARCHIVEREN KAN JE LEREN

Recommend Documents