Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris. 20 februari 2016

Leren archiveren Verenigingsarchief zkt. archivaris 20 februari 2016

Dendermonde – 20 februari 2016 Programma • • • •

Vanaf 9u 9u - 9.30 u 9u30 – 9u40 9u40 – 10u40

• •

10u40 – 11u 11u – 12u

• •

12u 12u15

Onthaal Verwelkoming Kennismakingsronde Wat is archief? Waarom archief bewaren? Hoe archief bewaren in vijf stappen: inleiding Pauze Hoe archief bewaren in vijf stappen? Stap 1: archief in kaart brengen Stap 2: ordenen en beschrijven Vragenrondje Rondleiding

Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Even kennismaken


3 vragen 1. 2. 3.

Wat is archief? Waarom archief bewaren? Hoe archief bewaren?


Wat is archief?


Archief is… • “Geheel van archiefstukken ongeacht vorm ontvangen of opgemaakt door een persoon, groep personen of organisatie vanuit zijn activiteiten en taken” • M.a.w. = geheugen van de vereniging


Oefening: herken je archiefstuk


Website?


Foto Willemsfondsontmoetingsdag?


Facebookpagina?


Persknipsels?


Flyer Davidsfonds?


Conclusie • Weerspiegelt eigen werking • Divers van aard: papieren én digitale documenten affiches foto’s films Trofeeën etc. Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Waarom archief bewaren?


Levensloop archief Dynamische fase

Statische fase


Dynamische fase Juridische waarde Bewijskracht (bijv. boekhouding)

Administratieve waarde Informatief nut (bijv. ledenlijsten) Verantwoording


Statische fase • Geen administratief nut -> vernietigen? Historische / wetenschappelijke waarde Bewijswaarde (geheugen) Promotie-instrument


Wall of history – roeiclub Brugge


Hoe archief bewaren?


Stappenplan


1. Je archief in kaart brengen 2. Ordenen en beschrijven 3. Selecteren 4. Bewaren 5. Valoriseren


Stap 1: Breng je archief in kaart


Breng je archief in kaart • Oorzaak: vaak verspreid onder bestuursleden • Gevolgen: – versnipperd en uiteindelijk… verloren! – archief als “persoonlijk bezit”

• Acties: - Stel één verantwoordelijke aan - Maak een “plan voor de toekomst” Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Breng je archief in kaart 1. Lanceer een oproep binnen de club 2. Ga op zoek naar jullie verleden 3. Noteer basisgegevens in een overzicht  Trek hieruit je conclusies!


Voorbeeld Nr.

Fysieke locatie of type drager

Inhoud

1.

Zwarte kast op zolder in lokaal vereniging

2.

3.

Datering

Fysieke staat

Subsidiedossiers 9 ringmappen

19601990

Mappen zijn scheefgezakt

Harde schijf van de secretaris

Verslagen van vergaderingen bestuur

50 MB

1998heden

Sommige documenten zijn van Word 1997

Bij de voorzitter thuis

Boekhouding

3 archiefdozen

19781990

Goede staat


Omvang

Aan de slag Breng het archief fysiek samen op één plaats Berg alles op in dozen (behoud orde!)

Geef elke doos een doorlopend nummer Noteer per doos enkele kenmerken Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Voorbeeld Doosnummer

Inhoud

Datering

Omvang

1.

Subsidiedossiers

1930-1960

5 mappen

2.

Briefwisseling

1950-2000

5 mappen

3.

Oprichtingsakte (1) Jaarverslagen (2)

1921 (1) 1980-1990 (2)

1 stuk (1) 2 mappen (2)

4.

Verslagen van vergaderingen Raad van Bestuur

1980-2000

1 doos

5.

Programma’s van activiteiten

1990-2000

3 mappen


Tips • Documenten worden vaak in reeksen of dossiers aangemaakt Trek deze nooit zomaar uit elkaar!

• Bewaar opschriften op verpakkingen


Stap 2: Ordenen en beschrijven


Waarom? • • • • • • •

Time is money Gemakkelijk documenten terugvinden Overzicht en structuur (context) Volledige en unieke dossiers Toegang tot meest recente informatie Versiebeheer (dubbels vermijden) Back-up


Hoe? Individuele documenten Dossiers en series Gegroepeerd in reeksen

Onderbrengen in klassement Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Individuele documenten Wat is functie en doel? 2 opties:  Dossier -

Alle documenten die ontstaan uit zaak (vergaderdossier) Welk criterium: zaakdossier, verzameldossier en onderwerpdossier Hoe documenten in dossier rangschikken Welke volgorde aan reeks dossiers (alfabetisch of chronologisch)

 Serie -

Groep van documenten die op elkaar lijken (functie of vorm) Beperkt aantal documenten (bv. vergaderverslagen) Alfabetisch of chronologisch


Klassement  Volgens onderwerp  Volgens functie


Volgens onderwerp = Alle documenten onderbrengen in rubrieken • Per onderwerp in één map • Onderwerp afleiden uit inhoud


VTB-VAB afdeling Antwerpen 1. Cultuur 1.1. Dansen 1.2. Film 1.3. Fotografie 1.4. Geschiedenis 1.5. Kunst en archeologie 1.6. Muziek 1.7. Opera 1.8. Religie 1.9. Toneel en theater 2. Jeugd 3. Sport 4. Toerisme Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Opmerkingen • • • • • •

Praktisch maar… subjectief (synoniemen) Document heeft meer dan één onderwerp Op meerdere plaatsen = moeilijk te vinden! Indeling van je vereniging ≠ volgens onderwerp Context ontbreekt Goed voor bibliotheek, niet voor archief


Ordening volgens functie = Weergave van functioneren vereniging • Hiërarchisch overzicht van functies, taken en activiteiten (intern en extern) • Logisch en tijdloos


VTB-VAB afdeling Antwerpen 1.

Organisatie 1.1. Briefwisseling 1.2. Jaarverslagen 1.3. Bestuur 1.3.1. Medewerkersvergadering 1.4. Financieel beheer en logistiek

2. Activiteiten 2.1. Algemeen 2.2. Uitstappen 2.3. Sport 2.4. Voordrachten 2.5. Festiviteiten 2.5.1. Jubilea 2.5.2. Huldevieringen 2.6. Tentoonstellingen 2.7. Communicatie 2.7.1. Publicaties 2.7.1.1. Nieuwsbrieven 2.7.2. Pers 3. Activiteiten van contacten 4. Documentatie en onderwerpmappen

Opmerkingen • Je moet goed je organisatie kennen • Archiefdocument komt voort uit taken = functioneel klassement sluit aan bij werking • Objectief en stabiel • Minder taken dan onderwerpen • Voordeel: context aanwezig • Nadeel: zoeken via onderwerp Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Tips voor goed klassement • Van algemeen naar bijzonder • Op basis van taken en activiteiten • Niet klakkeloos gebruiken => aanpassen voor je eigen organisatie! • Geef alle documenten een plaats • Vermijd overlap tussen afdelingen • Geen rubrieken “varia” of “diversen” Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Klassement 1.

Organisatie 1.1. Oprichting 1.2. Briefwisseling 1.3. Jaarverslagen 1.4. Bestuur 1.5. Financieel beheer en logistiek 1.6. Ledenbeheer

2. Activiteiten 2.1. Basiswerking 2.2. Projecten 2.3. Communicatie 3. Documentatie en onderwerpsmappen Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Mappenstructuur

=

Hoe? Alle documenten van één zaak of project

Mappen (reeksen dossiers en series) Functionele mappenstructuur “bladeren” Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Mappenstructuur • • • • • •

Tips papieren archief Gebruik rubriekcodes Beperk tot diepte van 5 mappen Herhaal mapnaam niet in bestandsnaam Plaats geen losse bestanden in hoofdmap Kies voor een betekenisvolle bestandsnaam


Tips naamgeving • • • • •

Maximum 256 karakters (pad) Gebruik enkel a-z en 0-9 Werk met underscore (_) i.p.v. spaties Gebruik niet : , ? . / % ^ ¨ () & Vermijd afkortingen


Bestandsnamen • Vaste ingrediënten:  Type document: brief, verslag, uitnodiging, lijst, contract, affiche, etc.  Onderwerp: zeer summier, naam activiteit (foto van…)  Auteur (eventueel): initialen  Datum: gebruik YYYYMMDD-notatie (sorteren)  Versie: ontwerp, definitief, aangepast  Extensie: niet wijzigen! Voorbeelden: 20140312_Brief_verhuurlokaal_v1_0.docx 20150809_verslag.pdf Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Versiebeheer • Geef dezelfde naam aan documenten • Gebruik geen punten maar underscores en een nummer (meest recent): verslag_v0_9.docx verslag_v1_2.docx • Of gebruik vaste afkortingen: ONTW, DEF, HERZ Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Voorbeeld

20150809_verslag.pdf


E-mails • Gebruik een offline e-mailclient (bv. Outlook) • Haal e-mails uit webclients (Gmail, Hotmail) offline

• Ideaal: In het digitaal klassement • Alternatief: Bouw mappenstructuur in emailclient => exporteer berichten als msg of eml naar de digitale mappenstructuur Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Oefeningen Tweede verbeterde versie van de folder voor het eetfestijn.png


Oplossing Folder_v0_2.png in map 6_4_Eetfestijnen bv. \Jaarmarkt_20090201


Oefeningen Jdb.doc


Oplossing Speech van Jo De Bel voor een jubileum? Toespraak_Jodebel.doc

in map 6_5_Jubilea \20130102_Huldiging_Roger_ Verhaegen Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Bestandsformaten • Bewaartermijn document is langer dan de levensduur van een bestandsformaat (bv. leesbaarheid oudere versies Word)

• Ideaal: sla op in OpenDocument-formaat of pdf/a • Zoniet: gebruik courante formaten en sla ze om de 4 à 5 jaar op in de recentste versie (bv. doc > docx) • Vermijd compressie en paswoorden Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Voorbeelden • • • • • • •

Tekstbestanden: pdf/a, odt, txt, xml Rekenbladen: pdf/a, ods, xml Presentaties: pdf/a, odp, tiff E-mail: eml, msg, txt, xml Afbeeldingen: tiff, jpeg2000 Geluid: wav, flac | Video: mxf, mjpeg2000 Websites: html, xml | Databanken: xml


Juist of fout? • Ons archief moet volledig geordend worden op onderwerp. • Mijn digitaal archief bewaar ik als versleutelde zip-file. • Documenten die ik niet kan plaatsen in het klassement, klasseer ik in de map “algemeen”. • Ik moet al mijn documenten opslaan als pdf om te archiveren. Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris

Maak je archief vindbaar


Meld je archief bij Archiefbank www.archiefbank.be


Vragen ?


Leren archiveren. Verenigingsarchief zkt. archivaris. 20 februari 2016

Recommend Documents