Archiveren Digitaal vertaald Han Pieterse
[email protected]
31-5-2007
1
Nieuwe wetgeving en oude gewoontes • ‘Archiefwet’ voor overheidsinstellingen, • ‘Wet elektronisch bestuurlijk verkeer’ is van kracht, • ‘Code Tabaksblat’ en ‘Sarbanes Oxley’ voor bedrijfsleven, • en de ‘Wet Bescherming Persoonsgegevens’ is van toepassing. • Vroeger hadden we een archivaris!
2
Verschillen tussen de ICT-er en de Archivaris • De ICT-er back-uped, stored, retrieved en restored; o Continuïteit van de lopende bedrijfsprocessen;
• De Archivaris selecteert en vernietigt; o Vastlegging van gebeurtenissen en ontwikkelingen en deze plaatsen in een historisch perspectief. 3
Kerntaken de ICT-er en de Archivaris • De ICT-er bewaart en herstelt;
• De Archivaris waardeert en selecteert. 4
Risico’s bij ontbreken van digitale archivering • Documenten en informatie raakt voortijdig verloren door misverstanden, bewuste en onbewuste opschoonacties; • documenten zijn niet terug te vinden omdat iedereen ze naar eigen inzicht heeft opgeborgen; • documenten zijn niet juist meer te interpreteren doordat de juiste contextinformatie ontbreekt; • gegevens worden langer bewaard dan op grond van de privacy- en archiefwetgeving is toegestaan; • documenten raken onbedoeld in de openbaarheid. 5
Archiveringsaspecten • Elke informatie of document dat een functie vervult bij de taakuitoefening van een organisatie is in beginsel een archiefstuk; • Voor bedrijfsvoering, verantwoording of kennis moet informatie authentiek en betrouwbaar zijn; • Corporate Memory is door de toepassing van informatie- en communicatietechnologie aan het veranderen; • Archivering van e-mail kan veranderingsprocessen in de organisatie zichtbaar maken. 6
Juridische aspecten • Mate van bewijskracht wordt bepaald door de mate van betrouwbaarheid; • Archiefbeheer met toegang en autorisatiebevoegdheden dienen dus ook voor digitale archivering toegepast te worden.
7
Juridische aspecten • • • • • • • • •
‘Archiefwet’ voor overheidsinstellingen; ‘Wet elektronisch bestuurlijk verkeer’ is van kracht; ‘Wet Openbaarheid van Bestuur’; ‘Comptabiliteitswet’ de financiële administratie bij de overheid; ‘Wet Bescherming Persoonsgegevens’; ‘Burgerlijk Wetboek’ met bewaartermijn financiële stukken, verjaringstermijnen, elektronische handtekening en medische dossiers; ‘Code Tabaksblat’ en ‘Sarbonnes Oxley’; ‘Wet op de ondernemingsraden’; ‘Postwet’ met het briefgeheim; 8
Technische aspecten • Bewaring bij de individuele gebruikers, ontvangers en verzenders; • Archiveren binnen het e-mail systeem; • Opslaan en vernietigen in een document management systeem; • Opslaan en vernietigen in een archiefbeheer applicatie. 9
Digitale archivering
Metadata Metadata Dossiernummers Dossiernummers Bewaarperiode Bewaarperiode
Personal Personal Productivity Productivity Tools Tools
E-mail&& E-mail Unified Unified Communication Communication Systems Systems
Local Local Personal Personal Files Files
Personal Personal Files&& Files Application Application Files Files
Business Process Applications
Relational Relational Databases Databases
Inventarisatieen enarchiveringsafspraken archiveringsafspraken Inventarisatie
10
SLA met de Archivaris • Maak digitale inventarisaties voor het Archief- structuurplan; • Toets applicaties en applicatiebeheer op archiefeisen; • Voeg metadata en bewaartermijnen toe; • Gebruik XML en TIFF als open data standaard; • Creëer waar mogelijk XML Databases en een Digitaal Depot. 11
SLA met de archivaris, archiveringsoplossingen en storage. Personal Personal Productivity Productivity
Collaboration Collaboration
Business Business Applications Applications
Files Files
E-mails E-mails
Databases Databases
Metadata Metadata
HPOpenView OpenViewRadia Radia/ /Liquid LiquidMachines Machines HP
SymantecEnterprise EnterpriseVault Vault Symantec StorageWorksRISS RISSvan vanHP HP StorageWorks
LumigentEntegra Entegra Lumigent
Storage&&Back BackUp UpSolutions Solutions Storage
12
The big picture
13
Summery • Nieuwe wetgeving vraagt om een integrale aanpak van papieren en digitale wereld, • Creëer een op de werkelijkheid afgestemde archiefstructuur, • Breng deze in relatie tot de storage architectuur, • Zorg voor de juiste dossiervorming, integrale metadata, goede vindbaarheid en toekomstveilige opslag. 14
