weten, wist, gewist DIGITAAL ARCHIVEREN
Deze brochure kan worden besteld bij: Gent Cultuurstad vzw Bijlokekaai 7b 9000 Gent Tel. 09 269 87 90 E
[email protected] http://www.gentcultuurstad.be
weten, wist, gewist In slechts enkele decennia hebben we een eeuwenoude traditie van beschreven of bedrukt papier naar de prullenbak verwezen. We zweren allemaal bij de personal computer, goochelen met tekstverwerking, rekenbladen, databanken en PowerPoint-presentaties, alsof we het met de paplepel ingegoten kregen. Maar wat als de techniek het plots laat afweten? Digitale paniek alom!
»
Ons digitale geheugen is uiterst kwetsbaar. We vertrouwen onze dagelijkse verrichtingen toe aan een virtuele, onzichtbare en ongrijpbare wereld. Papier verdwijnt uit ons gezichtsveld. We leggen onze toekomst in handen van chips, bits en bytes, elektronica en techniek. Zonder elektriciteit, geen informatie meer. Weg met jaarverslagen, beleidsplannen of boekhouding. Onze geschiedenis, het ‘weten’, is elektronisch geworden. Spam en opgehoopte emailberichten vervuilen onze postbussen. Hoe verleidelijk is niet die fatale delete-toets die belooft ons van alle zorgen te verlossen? Diskettes of andere informatiedragers laten het plots afweten. Wijzigingen in software, overschakelingen van het ene pakket naar het andere: het zijn allemaal risico’s op informatieverlies. Onze geschiedenis wordt gewist, bewust of onbewust, gecontroleerd of onwillekeurig. Eens ’gewist’ van de harde schijf, bestaat onze vereniging niet meer. Alle sporen zijn dan vernietigd, tenzij we van alles - toevallig? - nog een goede digitale of papieren kopie hadden. We zijn er bij wijze van spreken nooit geweest. Weten, wist, gewist. Of: hoe kunnen we onze digitale archieven bewaken?
1
[
Zorgen voor archieven? Verenigingen bestaan niet in het luchtledige. Wetten en decreten bepalen ons bestaan. Nogal wat wetten en decreten leggen ons de plicht op om te zorgen voor het archief van de vereniging. Denk maar aan het Erfgoeddecreet of het Kunstendecreet. Veel verenigingen zijn vzw’s. Ook voor hen bepaalt de wetgever dat sommige stukken gearchiveerd moeten worden: de boekhouding, ledenlijsten en notulen. Bij het opdoeken van een vzw blijft het archief een onderdeel van de activa. Het decreet op de openbaarheid van bestuur regelt de inzage van bestuursdocumenten. Iedereen mag volgens bepaalde regels bestuursdocumenten inkijken. Elke vereniging die financieel of qua takenpakket afhankelijk is van een overheid kan ooit met dit decreet te maken krijgen. Dan komt het erop aan om snel het juiste document op te vissen uit een elektronisch archief.
Meer info: http://www.wvc.vlaanderen.be/regelgevingcultuur (Erfgoed- en Kunstendecreet) http://www.just.fgov.be > Justitie van A tot Z (vzw-wetgeving) http://www.vlaanderen.be/openbaarheid (decreet betreffende de openbaarheid van bestuur) SCHRAM, F., Handboek Openbaarheid van Bestuur, Politeia, 2005. (http://www.politeia.be)
3
Waarom archief bijhouden? In de eerste plaats omdat wetten en decreten ons dit opleggen. Bovendien vergemakkelijkt een goed gestructureerd archief de praktische werking van een vereniging. We vinden alles snel terug. Een transparant archief maakt controle op en verantwoording afleggen over de werking eenvoudig. En ooit wordt ons archief de bron voor de studie van de geschiedenis van onze vereniging of voor wetenschappelijk onderzoek. Vele redenen om het ‘weten’ goed te bewaken.
De archiefvormer Wie is nu eigenlijk ‘archiefvormer’? Iedere persoon of vereniging die doelen nastreeft en hierbij informatie produceert, ‘vormt archief’. Op papier of digitaal: dat maakt niet uit.
Help, een digitaal doolhof
{ 4
Vroeger was het eenvoudig. De notulen van de vereniging werden netjes in een register neergepend of uitgetikt en in mappen bijgehouden. De boekhouding had haar vaste, tastbare documenten: de registers met inkomsten en uitgaven, de bankafschriften ... Wat we nodig hadden haalden we probleemloos uit de archiefkast. Met de personal computer werd alles anders. Documenten staan nu op een harde schijf. Als het goed is in een min of meer logische volgorde. Informatie van vroeger staat misschien op een floppy of een diskette waarvan we heimelijk hopen dat die nog werkt én leesbaar is. We weten lang niet altijd meer wat de definitieve versie van een document was, wat het origineel, of een werkkopie ... En wat doen we trouwens met onze elektronische post?
Digitaal archiveren, geen kunst
∞
Of archief nu op papier of digitaal wordt bijgehouden, maakt niet zo veel uit. De methodes om dit goed te doen blijven in essentie dezelfde. De archiefkast met haar logisch opgebouwde papieren archief is in een digitale omgeving vervangen door een goede, transparante mappenstructuur op de harde schijf. Een structuur die er zo kan uitzien: 1. Mappenstructuur of boomstructuur met een reeks kernwoorden waaruit de werking van de vereniging blijkt. Bijvoorbeeld: Administratie Boekhouding Organisatie Projecten ... 2. Daarbinnen vormen submappen de dossiers of projecten waar de vereniging mee bezig is. De maximale diepte van deze structuur is 8 niveaus, dus onder de root ten hoogste 7 niveaus aan submappen. Bijvoorbeeld: Administratie Briefwisseling Bestellingen Organisatie Raad van Bestuur Algemene Ledenvergadering Beleidsplannen
5
‹ ‹
‹ ‹ 6
3. In deze submappen bewaren we documenten los of onder aparte dossiernamen. De soorten documenten zijn zeer divers: tekstverwerking, rekenbladen, presentaties, foto’s, mails. Bijvoorbeeld: Administratie Briefwisseling BR060108_LC.doc BR060109_LC.doc Organisatie Verslagen VE_Project1_LC.doc Projecten Opendeurdag Stands NO_ontwerp_stands_LC.doc FO_stands_060128.jpg Offerte.msg 4. We gebruiken een vaste structuur voor bestandsnamen van documenten. Mapnamen mogen maximaal 31 karakters lang zijn (voor archivering op cd-rom). Bestandsnamen mogen even lang zijn maar het punt en de extensie zijn daarbij inbegrepen. Een bestandsnaam bestaat dus ten hoogste uit 27 karakters, een punt en een extensie van 3 karakters. Deze structuur bestaat uit de volgende onderdelen (niet noodzakelijk alle vijf): - type document (afkortingen zie punt 5) - onderwerp (kernachtig) - auteur (initialen) - datering (JJMMDD); bij briefwisseling datering (JJ) + volgnummer van de brief - formaat (doc, xls, jpg ...)
5. We maken afspraken over het gebruik van afkortingen voor documenttypes. Enkele voorbeelden: AG BB BE BG BN BO BR FA FO FR GB GR GU IN JO LIJ MA NO OF OK OP PF PL RE RET RI RK TA UI VE
Agenda Bestelbon Bestek Begroting Beleidsnota Bouwaanvraag Brief Fax Foto Formulier Grootboek Grafiek Gunningsverslag Inventaris Journaal Lijst Mail Nota Offerte Overeenkomst Operationeel plan Projectfiche Plan Reglement Retributiereglement Richtlijn Rekening Tabel Uitnodiging Verslag
7
‹
6. Digitale archieven bewaren we op verschillende manieren. Enerzijds door regelmatige back-ups op een andere drager (bvb. een cd-rom). Deze backups bewaren we niet in het gebouw waar we werken (denk aan brandgevaar!). Anderzijds archiveren we regelmatig niet langer actieve dossiers. We verwijderen mogelijke paswoorden waardoor documenten in de toekomst onleesbaar kunnen worden. We kiezen ook voor de beste standaard om documenten in op te slaan (zie Technische vereisten).
‹
De drie • • •
kernbegrippen voor een goed digitaal archief: Een goede mappenstructuur Duidelijke, eenvormige bestandsnamen Regelmatige back-up en archivering
Wegwijs in de e-mail jungle Er bestaan betere oplossingen dan de delete-toets! Overvolle elektronische postbussen, we kennen het fenomeen allemaal. Een e-mail terugvinden tussen honderden mails in de IN of OUT box? Onbegonnen werk!?! Algemeen: hoe gaan we om met e-mails van onze vereniging? 1. Bepaal voor elke ontvangen of verzonden mail of die hoort bij de werking van de vereniging (m.a.w. is het geen privébericht?). 2. Bepaal bij welk aspect van de werking de mail thuishoort: een dossier, een verslag, een project, ... 3. Sla de bewuste e-mail op in de juiste submap van het digitale klassement.
8
Ontvangen e-mail: wat mogen we verwijderen? 1. Informatieve e-mails: nieuwsbrieven, mededelingen zonder gevolg, e-mails van verzendlijsten. 2. Uitnodigingen en agenda’s van vergaderingen. 3. Bevestigingen van aanwezigheden op vergaderingen, tenzij ze juridisch of administratief belang hebben: quota, opmaak verslagen, zitpenningen (verwijderen van zodra het belang vervalt). 4. Dubbels. 5. Automatisch gegenereerde antwoorden bij afwezigheid. 6. Leesbevestigingen. Ontvangen e-mail: wat bewaren we zeker? 1. Alles wat met de werking van onze vereniging te maken heeft: een dossier, een project, een te beleggen vergadering. 2. E-mails met bijlagen die de werking van onze vereniging aanbelangen. 3. Verslagen van vergaderingen of projectwerking, voor zover ze nuttig zijn voor onze eigen dossiers. 4. Mededelingen, nieuwsbrieven en nota’s voor zover ze van van belang zijn voor de werking van de vereniging.
¶
Verzonden e-mail: wat mogen we verwijderen? 1. Bevestigingen van aanwezigheden op vergaderingen, tenzij ze juridisch of administratief belang hebben (verwijderen van zodra het belang vervalt). 2. Dubbels. Verzonden e-mail: wat bewaren we zeker? 1. E-mails die te maken hebben met een dossier of een project. 2. E-mails met bijlagen in verband met een dossier of een project. 3. Agenda’s en uitnodigingen voor vergaderingen die we zelf beleggen. 4. Verslagen van vergaderingen die we zelf beleggen. 5. E-mails aan verzendlijsten. 6. Nota’s in verband met de werking van de vereniging, mededelingen, nieuwsbrieven.
9
Afdrukken of digitaal bewaren? Als er voldoende garanties bestaan voor een correcte digitale bewaring, dan is digitaal bewaren beter dan afdrukken. E-mail is per definitie een digitaal medium. Afdrukken betekent het verlies van de digitale functionaliteiten (bvb. de zoekfuncties). Onderwerpaanduiding Wees bondig in de onderwerpaanduiding: gebruik maximum 31 karakters (in functie van archivering op cd-rom). Wie dat wil kan hier ook een volgnummer en een auteursaanduiding aan toevoegen.
≠
Archiveren Zorg voor regelmatige back-ups van e-mails op cd-rom (bvb. één keer per jaar of trimester, afhankelijk van de omvang van het mailverkeer) en bewaar hem op een veilige plek (bvb. in een kluis) en liefst niet op de werkplek van de vereniging.
Voor meer inhoudelijke en technische informatie, zie de David Richtlijn 1: Archiveren van e-mail http://www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn1.pdf http://www.expertisecentrumdavid.be/docs/emailrapport_lr.pdf Een zeer leesbaar boekje is: BROEKEMA A. & RATELBAND L., De e-mailjungle. Praktische gids voor het beheersen van uw e-mailverkeer, Academic Service, 2005. (ISBN 90 5261 524 1)
10
Wegdoen of bewaren? Het wettelijk verplichte bijhouden van het verenigingsarchief is een goede zaak. Maar minstens even belangrijk is beredeneerd selecteren en weggooien. Sterker nog, bewaren en weggooien zijn twee kanten van dezelfde munt. Een goed inzicht in de doelstellingen en functies van de vereniging is belangrijk. Daarbij kan een ‘ordeningsplan’ goede diensten bewijzen. Dat is niets meer dan een schema dat alle documenten rangschikt en zo een perfecte spiegel vormt van de verenigingsactiviteiten. Enkele voorbeelden: - Uit het ordeningsplan blijkt dat de verslagen van de Raad van Bestuur permanent bewaard moeten blijven. De secretaris houdt ze bij. Sommige medewerkers bewaren de documenten ook voor hun eigen werk en mogen ze na afloop weggooien, want ze worden centraal bewaard. - Vzw’s zijn wettelijk verplicht hun bankuittreksels tien jaar te bewaren. Daarna mogen ze weg. - Om jaarlijkse evenementen te organiseren is een dossier met alle praktische info over de vorige editie nuttig: e-mailings, geluidsinstallatie ... Maar dergelijke gegevens verouderen snel. Dat soort documenten mag na enkele jaren weg. - Elke vereniging krijgt ongevraagd allerlei documenten toegestuurd: jaarverslagen, programmabrochures enz... Voor zover die niet echt gebruikt worden is er geen reden om ze te bewaren in het archief.
11
Wat doen we met het archief van de vereniging? Zolang het archief nuttig is bewaren we het beter ter plaatse. Archiefmateriaal dat thuis bewaard wordt loopt gevaar bij een verhuis of een bestuurswissel. Van zodra het archief een algemene culturele waarde heeft gekregen (wanneer verenigingsactiviteiten uitdoven), wordt het beter bewaard en beheerd in een gespecialiseerde instelling. Bewaring op lange termijn stelt specifieke eisen en is niet goedkoop. En ook het beheer van de bewaarde archiefstukken vergt deskundigheid. Er zijn zowel gespecialiseerde openbare als privaatrechterlijke archieven. Voor meer info: zie http://www.vvbad.be - Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek-, Archief- & Documentatiewezen.
Technische vereisten Goed digitaal archiveren is zorgen dat digitale documenten op lange termijn leesbaar blijven. Hard- en software veroudert technologisch erg snel. De gemiddelde IT-infrastructuur heeft ongeveer een levensduur van vijf à tien jaar, terwijl onze digitale documenten voor een langere periode of zelfs permanent bewaard moeten worden. Ook dragers van digitale informatie als diskettes en cd-roms verouderen mee. Waarmee moeten we rekening houden bij het opzetten van een systeem van digitaal archiveren? 1. Een back-up maken is niet hetzelfde als archiveren. 2. Zorg ervoor dat de te archiveren bestanden: - niet beveiligd zijn door paswoorden - niet gecomprimeerd zijn (compressie gaat vaak gepaard met gegevensverlies)
12
3. Kies voor een gestandaardiseerd bestandsformaat dat gelezen kan worden door meerdere softwareprogramma’s: - tekstbestanden: PDF(A), XML of ODT (OpenOffice 2.0) - afbeeldingen: TIFF of PDF(A) - e-mail: XML of MSG - geluid: WAV - spreadsheets: PDF(A), XML of ODS (OpenOffice 2.0) - databanken: XML of ODB (OpenOffice 2.0) - websites: XML of HTML - presentaties: TIFF, PDF(A) of ODP (OpenOffice 2.0)
Tip! • OpenOffice 2.0 is een open source initiatief. De programma’s zijn vergelijkbaar met de softwarepakketten vervat in MS Office. Het pakket kan gratis gedownload worden op http://www.openoffice.org. Hoewel de bestanden een extensie .odx hebben, gaat het eigenlijk om zipcontainers. Als je de extensie vervangt door .zip kun je aan de xmlbestanden die aan de basis van je document liggen. • Vanuit tekstverwerker of werkbladprogramma kunnen we vaak rechtstreeks werk omzetten naar een PDF (via Adobe Acrobat Writer) of een TIFF-bestand. Wanneer dat niet standaard ondersteund wordt is het vaak eenvoudig om via een plug-in toch die functionaliteit te verkrijgen.
13
4. Gebruik geschikte opslagmedia. Beperk wel de soorten dragers. Vermijd meer ‘exotische’ opslagmedia zoals ZIP-schijven, magneetbanden, .... Wel geschikt zijn: - richtlijn voor duurzame CD’s: http://www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn2.pdf - richtlijn voor magnetische dragers zoals cartridges en cassettes: http://www.expertisecentrumdavid.be/davidproject/teksten/Richtlijn6.pdf - harde schijven: deze drager heeft een kortere levensduur dan de vorige twee. Een robuust foutopsporingssysteem om degradatie op tijd te ontdekken is absoluut noodzakelijk. 5. Spreid het risico door: - meerdere kopieën van dezelfde drager te maken. - één of meerdere reservekopieën op een andere locatie te bewaren dan de zetel van de vereniging. - regelmatig een kwaliteitscontrole uit te voeren. - dragers te vervangen bij een groeiend aantal fouten of wanneer de technologie veroudert.
14
Wil je meer weten? Surf dan naar de website van vzw Gent Cultuurstad op http://www.gentcultuurstad.be Opleidingen rond digitaal archiveren gaan geregeld door in de Bibliotheekschool van Sint-Amandsberg. Zie hiervoor http://www.vspw.be/bibschool/
15
[Colofon] Deze brochure kwam tot stand in de schoot van het Gents Archievenoverleg (GAO), een informele overlegstructuur ontstaan naar aanleiding van het eerste Erfgoedweekend in 2001. Maken deel uit van het GAO: - Amsab - Instituut voor Sociale Geschiedenis Gent - Archief Broeders van Liefde - Archief NTGent - Archief OCMW Gent - Archief Universiteit Gent - Archief van het Bisdom Gent en de Sint-Baafskathedraal - Archief Zusters van Liefde van Jezus en Maria - Bibliotheek en Archief van het augustijnenklooster Sint-Stefanus - Bibliotheek en Archief Koninklijk Conservatorium Gent - De Fonteine - Designarchief Vlaanderen - Fonds Suzan Daniel - Liberaal Archief - Provinciaal Archief Oost-Vlaanderen - Rijksarchief Gent - Stadsarchief Gent Werkgroep: Leen Charles, Piet Creve, Tom Haeck en Wout De Vuyst Tekst: Leen Charles Eindredactie: Wieland De Hoon Vormgeving: Johnny Bekaert Met dank aan: André Capiteyn, Marc Carnier, Ludo Collin, Lieve Compernolle, Luc de Kezel, Maria De Waele, Christine De Weerdt, Bart Doucet, Werner Grootaers, Marc Haegeman, Bart Hellinck, Kaat Leeman, Freddy Lévy, Yvonne Peiren, Freddy van Besien, Anne-Marie Van der Meersch, Karin Vandermeersch, Roos Van Driessche, Véronique Van Goethem, Lieve Vermeulen, Daniel Vervenne Een uitgave van Gent Cultuurstad vzw (Erfgoedcel Gent) i.s.m. de Stad Gent - Departement Cultuur. Wettelijk depot D/2006/11046/2 v.u. Sas van Rouveroij, Gent Cultuurstad vzw, Bijlokekaai 7b, 9000 Gent.
16
Deze brochure kan worden besteld bij: Gent Cultuurstad vzw Bijlokekaai 7b 9000 Gent Tel. 09 269 87 90 E
[email protected] http://www.gentcultuurstad.be
weten, wist, gewist DIGITAAL ARCHIVEREN
