In tegenstelling tot de meeste programma’s wordt u bij het afsluiten van Outlook niet gevraagd om een bestand op te slaan. Toch worden er gegevens bewaard, want wanneer u Outlook opnieuw opent staan daar nog steeds dezelfde items als toen u Outlook voor het laatst afsloot. Uw items worden namelijk automatisch op de Exchange Server bewaard. De postbus op de server heeft echter een beperkte capaciteit. Na verloop van tijd raakt bijvoorbeeld het Postvak IN / Inbox te vol en moet u, indien u items wenst te bewaren, deze van de server verwijderen en op uw eigen computer opslaan. In dit hoofdstuk wordt besproken hoe u Outlook-items kunt bewaren met behulp van Archiveren.
1.1
AutoArchiveren U kunt het archiveren automatisch laten gebeuren. U moet dan wel instellen met welke tussenpozen het archiveren wordt toegepast en welke items wel en welke niet mogen worden gearchiveerd.
Het AutoArchiveren in werking stellen • •
Kies Extra, Opties, tab Overig Kies AutoArchiveren
In het vak Elke ….dagen AutoArchiveren kunt u aangeven hoe vaak het AutoArchiveren wordt uitgevoerd. In het tekstvak Standaard-archiefbestand staat een standaard bestandlocatie waar het archiefbestand op uw computer terug te vinden zal zijn. Een archiefbestand heeft altijd de extensie *.pst. U kunt naam en locatie wijzigen met de knop Bladeren. Als uw computer is aangesloten op een netwerk, is het aan te bevelen om het archiefbestand in een netwerk map te plaatsen. Er worden immers regelmatig back-ups gemaakt van netwerk mappen.
Archiverings-instellingen per map Zoals in het venster AutoArchiveren hierboven staat, kunt u per map instellen vanaf welk datum de items gearchiveerd moeten worden. • •
Klik in de Mappenlijst met de rechtermuisknop op Inbox Kies Eigenschappen, tab AutoArchiveren
Hieronder vindt u uw gearchiveerde items in respectievelijke map.
1.4
Samenvatting Archiveren is het opslaan van Outlook-items in een bestand op uw computer. De items worden dan van de Exchange server verwijderd. Dat is noodzakelijk omdat een postbus op de Exchange Server een beperkte capaciteit heeft. U kunt AutoArchiveren, waarbij u instelt welke mappen met welke items periodiek moeten worden gearchiveerd. U kunt ook handmatig archiveren waarbij het archiveren direct plaatsvindt. Gearchiveerde items kunnen worden ingezien door het achiefbestand te openen in Persoonlijke mappen, die in de Mappenlijst verschijnt.
