Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009
Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Friesland 1996, d.d. 26 juni 1996, nr. MO/96-60774, gedeputeerde staten van Fryslân, besluiten vast te stellen het volgende: reglement voor het beheer van de documenten van de provinciale organen van Fryslân (als bedoeld in artikel 27, eerste lid, van de wet),
en van de commissaris van de Koningin in Fryslân (als dit documenten betreft waarvoor de CvdK volgens artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt),
voor zover deze archiefbescheiden nog niet zijn overgebracht naar het rijksarchief.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Deze regeling verstaat onder: a. de wet
:
de Archiefwet 1995;
b. het besluit
:
het Archiefbesluit 1995;
c. de verordening
:
de Archiefverordening provincie Friesland 1996;
d. provinciale organen
:
de in artikel 6 van de Provinciewet bedoelde bestuursorganen van/in de provincie Fryslân, te weten provinciale staten, gedeputeerde staten, de commissaris van de Koning(in) en commissies als bedoeld in hoofdstuk V van de Provinciewet;
e. provinciale dienst
:
de beheerseenheid als bedoeld in artikel 1 onder f van de bovenvermelde verordening; de ambtelijke organisatie van de provincie Fryslân;
f. de secretaris
:
de secretaris van het college van gedeputeerde staten, tevens de algemeen directeur van de provinciale dienst, als
bedoeld in hoofdstuk VII, §2 van de Provinciewet; g. de griffier
:
de griffier van provinciale staten van Fryslân als bedoeld in hoofdstuk VII, § 3 van de Provinciewet
h. het rijksarchief
:
de rijksarchiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 26, lid 2 van de wet;
i.
documenten
:
de in de wet artikel 1, sub c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze nog niet zijn overgebracht naar het rijksarchief, met inbegrip van de hierna omschreven e-mail;
j.
e-mail
:
digitale berichten bestemd voor of afkomstig van de provinciale organen of dienst, welke door functionarissen worden verzonden en ontvangen;
k. beheer (van documenten)
:
het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
l.
informatiebestand
:
verzameling documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening is gebracht of met een hulpmiddel gebracht kan worden;
m. informatievoorziening
:
het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten;
n. selectielijst
:
de selectielijst welke ingevolge artikel 5, eerste lid, van de wet van toepassing is op de provinciale organen en de provinciale dienst;
o. de regeling
:
de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Stc.43, d.d. 1 maart 2002).
2. De regeling is mede van toepassing op documenten die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald. 3. Bij de toepassing van dit reglement wordt in acht genomen het daaromtrent gestelde bij of krachtens wettelijk voorschrift en/of richtlijn, het door het bevoegde bestuursorgaan vastgestelde algemene beleid alsmede specifieke instructies en voorwaarden. Hoofdstuk II Opdracht van beheer Artikel 2. 1. De griffier is belast met het beheer van de informatievoorziening voor provinciale staten, voor de door hen ingestelde organen, commissies en daarmee gelijk te stellen overleg-, project-, en adviesstructuren, en met het beheer van de documenten voor zover deze documenten nog niet zijn overgebracht naar het rijksarchief. 2. De secretaris is belast met het beheer van de informatievoorziening en met het beheer van de documenten voor zover deze documenten nog niet zijn overgebracht naar het rijksarchief, voor:
a) de commissaris van de Koningin en de door hem ingestelde organen, commissies en daarmee gelijk te stellen overleg-, project-, en adviesstructuren, • als dit documenten betreft waarvoor deze volgens artikel 23, tweede lid, van de wet zorgdraagt; • met inachtneming van de Ambtsinstructie commissaris van de Koningin; b) voor gedeputeerde staten, de door hen ingestelde organen, commissies en daarmee gelijk te stellen overleg-, project-, en adviesstructuren; c) de gehele provinciale dienst.
Artikel 3. 1. De griffier en de secretaris dragen er zorg voor dat de informatievoorziening wordt uitgevoerd zoals de wet, het besluit, de verordening en dit reglement dat voorschrijven. 2. Documenten die door andere zorgdragers ter beschikking zijn gesteld aan de provincie Fryslân, worden beheerd naar de voorschriften van degene die bij of krachtens de wet met de zorg voor deze documenten is belast.
Artikel 4. 1. De uitvoering van: • het beheer als bedoeld in artikel 2, tweede lid; • de informatievoorziening voor zover dit betrekking heeft op de taken als bedoeld in artikel 23, tweede lid, en artikel 27, eerste lid, van de wet; is, met inachtneming van het derde lid van dit artikel, bij uitsluiting opgedragen aan het afdelingshoofd Archief en Bibliotheek. 2. De secretaris mandateert de uitvoering van de bepalingen van de hoofdstukken III en IV van dit reglement bij uitsluiting aan het afdelingshoofd Archief en Bibliotheek. 3. De uitvoering van het beheer van de documenten van door provinciale staten, gedeputeerde staten, de commissaris van de Koningin, de directie of anders ingestelde organen, commissies en daarmee gelijk te stellen overleg-, project-, en adviesstructuren, is opgedragen aan de secretaris van het betreffende orgaan of de betreffende commissie. Een maal per twee jaar, of zoveel eerder als in onderling overleg wordt overeengekomen, en bij opheffing van een commissie, werkgroep etc. worden de betreffende documenten, indien daartoe aanleiding bestaat als aparte eenheid, onder beheer gesteld van de afdeling Archief en Bibliotheek.
Artikel 5. De griffier en de secretaris dragen er zorg voor, dat de vervaardiging, verzending en verpakking van documenten op zodanige wijze en met gebruikmaking van zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet en artikel 5 van de verordening gestelde eisen.
Artikel 6. De griffier en de secretaris dragen er zorg voor, dat bij het verwijderen of vernietigen van documenten of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels voor selectie en vernietiging worden toegepast. Hoofdstuk III Archiefvorming en - ordening Verzenden en ontvangen van documenten Artikel 7. De griffier en de secretaris stellen procedures vast voor documentenverkeer en de behandeling van inkomende, uitgaande en interne documenten met inachtneming van de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 8. Van documenten waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt ongeacht de wijze van verzending een ander, gewaarmerkt, exemplaar opgemaakt als archiefexemplaar.
Identificeren van documenten Artikel 9. 1. De griffier en de secretaris dragen er zorg voor, dat uit ieder document, of uit daarbij horende informatie, blijkt: • wanneer het document is ontvangen of opgemaakt; • wie de afzender of opsteller is; • op welke taak het document betrekking heeft; • wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is; • wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden. 2. Over documenten worden kenmerken zodanig geregistreerd, dat ze daarmee op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden. 3. Door de griffier en de secretaris kunnen van de in het tweede lid van dit artikel bedoelde registratie worden uitgezonderd: • documenten die niet nodig zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover; • documenten die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard; • documenten die geen verband houden met de communicatie met de burger; • documenten waarvan de noodzaak tot registratie niet blijkt; • documenten waarvan de registratie op een andere wijze wordt uitgevoerd. 4. Het verzenden van e-mail aan derden is slechts toegestaan nadat gedeputeerde staten daarvoor toestemming hebben verleend.
5. Van ontvangen of verzonden e-mail wordt een digitale kopie doorgezonden naar de afdeling Archief en Bibliotheek. 6. De e-mail in digitale vorm bedoeld in het vijfde lid wordt, indien deze op grond van de selectielijst te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komt, in een chronologisch bestand opgeslagen en periodiek vernietigd met in achtneming van de wettelijke regels; indien de email voor blijvende bewaring in aanmerking komt, is het afdelingshoofd Archief en Bibliotheek belast met de uitvoering van het beheer.
Artikel 10. De griffier en de secretaris stellen procedures vast, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt. Ordening en toegankelijkheid van documenten Artikel 11. De griffier en de secretaris dragen er zorg voor, dat de documenten die onder zijn beheer staan, in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.
Artikel 12. 1. De griffier en de secretaris zien erop toe, dat door de afdeling Archief en Bibliotheek van documenten en informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de documenten en informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. 2. De organisatieonderdelen die de te inventariseren documenten en informatiebestanden in beheer hebben of hebben gehad en de provinciale organen en onderdelen waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, zijn de afdeling Archief en Bibliotheek behulpzaam bij de in het eerste lid bedoelde inventarisatie. De afdeling Informatie en Automatisering is de afdeling Archief en Bibliotheek behulpzaam voor zover het de inventarisatie van digitale documenten en informatiebestanden betreft, indien er geen verantwoordelijk onderdeel meer is. 3. Artikel 9, eerste lid, onderdeel a, b,en c, alsmede d onder 5 tot en met 8 en artikel 9, tweede lid, van de regeling zijn niet van toepassing op documenten en informatiebestanden die ingevolge de selectielijst te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komen. Onderdeel d onder 4 is slechts van toepassing indien de in de regeling bedoelde andere bestanden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. 4. In afwijking van het tweede lid is artikel 9, eerste lid, van de regeling in zijn geheel van toepassing, indien voorafgaande aan het verstrijken van de bewaartermijn van het document of het informatiebestand de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen. Artikel 5, derde lid, van de regeling is van overeenkomstige toepassing.
5. De provinciale organen als bedoeld onder artikel 1 onder d en de onderdelen van de provinciale dienst als bedoeld in artikel 1 onder e stellen het afdelingshoofd Archief en Bibliotheek onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. Ten minste eenmaal per jaar wordt door de afdeling Archief en Bibliotheek een inventarisatie verricht binnen de provinciale dienst betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn. 6. De afdeling Archief en Bibliotheek geeft onverwijld de bewaartermijn aan van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid; de afdeling Archief en Bibliotheek doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie. 7. Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn: a. de provinciale organen als bedoeld onder artikel 1 onder d en de onderdelen als bedoeld in artikel 1 onder e waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen; b. de provinciale organen als bedoeld onder artikel 1 onder d en de onderdelen als bedoeld in artikel 1 onder e waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overdragen digitale documenten of informatiebestanden zoals bedoeld in het tweede lid van dit artikel; c. de afdeling Informatie en Automatisering indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is. 8. De afdeling Informatie en Automatisering verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie.
Artikel 13. Uit de in artikel 12, eerste lid, bedoelde inventaris blijkt steeds waar de documenten en informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden en indien ze zijn overgebracht, overgedragen, ter beschikking gesteld, vernietigd of vervreemd, wanneer dit is geschied .
Hoofdstuk IV Beheer van documenten Bewaring van documenten Artikel 14. De griffier en de secretaris dragen er zorg voor, dat de documenten die onder zijn beheer staan, in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Artikel 15. De griffier en de secretaris dragen er zorg voor dat de archiefruimten die onder hun beheer staan, voldoen aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Beveiliging en raadpleging van documenten Artikel 16. De griffier en de secretaris dragen zorg voor de noodzakelijke informatiebeveiliging. Deze beveiliging omvat ten minste het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten en informatiebestanden die daarvoor gezien aard of status niet in aanmerking komen. Degenen die documenten daadwerkelijk onder zich hebben zijn daarvoor verantwoordelijk.
Artikel 17. 1. Onverminderd het bepaalde in het tweede lid, is het raadplegen en uitlenen van documenten slechts toegestaan aan functionarissen van de griffie dan wel de provinciale dienst, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid of als dat in het kader van aan hen opgedragen werkzaamheden is vereist. 2. Raadpleging van documenten die onder beheer staan van gedeputeerde staten door leden van provinciale staten of functionarissen van de griffie, geschiedt conform de gedragslijn passieve inlichtingenplicht. 3. Documenten die betrekking hebben op persoonlijke aangelegenheden worden alleen ter inzage gegeven aan functionarissen van de griffie dan van de provinciale dienst als dat in het kader van hun werkzaamheden is vereist, en aan de betrokkene tenzij andere wettelijke regels zich daartegen verzetten. 4. Het raadplegen en/of uitlenen van documenten waarop geheimhouding rust vindt uitsluitend plaats voor zover aan de verzoeker terzake van de inhoud geheimhouding is opgelegd. 5. De griffier en de secretaris laten bijhouden welke documenten die onder zijn beheer staan, worden uitgeleend en laat de tijdige terugbezorging ervan controleren.
Artikel 18. Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij dit gebeurt op grond van wettelijke regels.
Artikel 19. 1. De griffier en de secretaris dragen zorg voor het geheimhouden van documenten waarop geheimhouding rust. Degenen die dergelijke documenten daadwerkelijk onder zich hebben, zijn daarvoor verantwoordelijk. 2. Ten minste eenmaal per jaar en bij de overbrenging van documenten doen de griffier en de secretaris voorstellen omtrent verlenging van geheimhouding van betreffende documenten aan degene(n) die bij of krachtens de Provinciewet geheimhouding heeft opgelegd.
Selecteren en vernietigen van documenten Artikel 20. 1. De griffier en de secretaris dragen zorg voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en voor vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften. 2. Documenten en informatiebestanden die voor vernietiging zijn geselecteerd worden voorzien van een kenmerk dat de bewaartermijn aangeeft. 3. Deze bewaartermijn wordt ook bijgehouden in de in artikel 12 lid 1 bedoelde inventaris.
Artikel 21. 1. De griffier en de secretaris dragen er zorg voor dat de documenten die krachtens de in artikel 5 lid 1 van de wet bedoelde lijst daarvoor in aanmerking komen zo spoedig mogelijk worden vernietigd. De vernietiging vindt plaats uiterlijk één jaar nadat de termijn die voor deze documenten geldt, is verstreken. 2. Vernietiging van documenten en informatiebestanden kan tevens plaatsvinden op grond van een in opdracht van de griffier of de secretaris opgestelde en vastgestelde stukkenlijst. Deze stukkenlijst wordt opgesteld op basis van de selectielijst. 3. Vernietiging van documenten en informatiebestanden wordt uitgevoerd door de afdeling Archief en Bibliotheek of door een instantie die door de afdeling Archief en Bibliotheek is gemachtigd, onder eindverantwoordelijkheid van de griffier of de secretaris. 4. Van vernietiging van documenten wordt een verklaring opgemaakt, met daarin tenminste een specificatie van deze documenten, die ook aangeeft op grond waarvan en hoe de vernietiging is uitgevoerd.
Hoofdstuk V Overgangs- en slotbepalingen
Artikel 22. Met ingang van de datum van inwerkingtreding van dit besluit, vervalt het Archiefreglement provincie Fryslân 2001, 2 oktober 2001, no. 462877, afdeling Archief en Bibliotheek.
Artikel 23. 1. Dit reglement kan worden aangehaald als "Archiefreglement provincie Fryslân 2005". 2. Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking in het Provinciaal Blad.
