ARCHIEF VAN DE PROGRAMMATORISCHE FEDERALE OVERHEIDSDIENST MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE, ARMOEDEBESTRIJDING, SOCIALE ECONOMIE EN GROOTSTEDENBELEID

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 26

ARCHIEF VAN DE PROGRAMMATORISCHE FEDERALE OVERHEIDSDIENST MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE, ARMOEDEBESTRIJDING, SOCIALE ECONOMIE EN GROOTSTEDENBELEID VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

door Guy COPPIETERS

Brussel 2009

ARCHIEF VAN DE PROGRAMMATORISCHE FEDERALE OVERHEIDSDIENST MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE, ARMOEDEBESTRIJDING, SOCIALE ECONOMIE EN GROOTSTEDENBELEID VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2009

door Guy COPPIETERS

Brussel 2009

DANKWOORD Bij het opstellen van deze archiefselectielijst kon ik rekenen op de hulp en de medewerking van tal van personen die ik hier graag wil bedanken. Mijn dank gaat in de eerste plaats uit naar de heer Karel Velle, Algemeen Rijksarchivaris, naar mevrouw Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht, advisering en coördinatie van verwerving en selectie van het Algemeen Rijksarchief en naar Geert Leloup. Zij vertrouwden mij deze opdracht toe, verleenden mij de nodige begeleiding en ondersteuning of stonden tenslotte ook in voor de evaluatie van de archiefselectielijst. Ik wil eveneens een oprecht woord van dank richten aan de heer Julien Van Geerstsom, Voorzitter, en aan mevrouw Anne-Marie Voets, Directeur-generaal van de Algemene Diensten, en aan alle in het kader van dit initiatief gecontacteerde diensthoofden en personeelsleden van de POD Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid. Ondanks hun drukke agenda verleenden zij op een constructieve wijze hun medewerking aan de opmaak van de archiefselectielijst. Tijdens mijn talrijke bezoeken gaven ze toelichting bij de archiefvorming, de archiefreeksen en de gehanteerde ordeningsmethodes en adviseerden ze me bij de beslissingen inzake de definitieve bestemming van de archiefbescheiden. Guy Coppieters April 2009

INHOUDSTAFEL DANKWOORD ................................................................................................................ 5 INHOUDSTAFEL .......................................................................................................... 7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN ............................................................. 9 WEBSITES GEDRUKTE BRONNEN WERKEN

9 9 10

LIJST VAN AFKORTINGEN ............................................................................... 15 INLEIDING ..................................................................................................................... 17 HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER ........................................ 21 GESCHIEDENIS VAN DE ARCHIEFVORMER BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE ARCHIEFVORMER ORGANISATIE EN WERKING VAN DE ARCHIEFVORMER

21 27 30

ORGANIGRAMMEN ................................................................................................ 41 2001-april 2003 Mei 2003 - december 2006

44 45

VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEVEN ................ 47 PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN VOORSTELLING VAN HET CONCEPT SELECTIE JUSTITIE VOLKSGEZONDHEID MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE A. VOORZITTERSCHAP, DIRECTIECOMITÉ EN VERWANTE DIENSTEN A1. VOORZITTERSCHAP (SECRETARIAAT) A2. DIRECTIECOMITÉ A3. STAFVERGADERING EN WERKGROEPEN B. ALGEMENE DIENSTEN B1. DIRECTEUR-GENERAAL (SECRETARIAAT) B2. HRM B3. COMMUNICATIE, KENNISBEHEER EN ORGANISATIEONTWIKKELING B4. INSPECTIE B5. BEGROTING EN LOGISTIEK

47 47 57 66 77 77 78 75 75 78 78 78 78 80 85 89 92

B6. SUBSIDIES EN OVERHEIDSOPDRACHTEN B7. BELEIDSONDERSTEUNEND EN JURIDISCH ADVIES C. STAFDIENST ICT D. DIENST OCMW’S D1. DIRECTEUR-GENERAAL (SECRETARIAAT) D2. OCMW WETGEVING EN BEVOEGDHEIDSCONFLICTEN D3. LEEFLOON – TERUGBETALING WET 65 D4. HELPDESK VEILIGHEID D5. ACTIVERING ESF E. ARMOEDEBELEID F. GROOTSTEDENBELEID G. SOCIALE ECONOMIE

95 98 99 102 102 104 108 111 112 116 122 129

BIJLAGEN........................................................................................................................... 135 I. WETGEVENDE BASISTEKSTEN BETREFFENDE DE ARCHIEFVORMER II. MINISTERS BEVOEGD VOOR ONDERSTAND / WELZIJN EN MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE III. BEGRIPPENLIJST

8

135 139 142

LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN WEBSITES Beleidsdomein Werk en Sociale Economie van de Vlaamse overheid http://www.werk.be/wse/ Belgisch Sociaal Label http://www.social-label.be/ Dienst / cel voor Sociale Economie http:// www.socialeconomy.be Dienst / cel voor Grootstedenbeleid http://www.grootstedenbeleid.be Europees Sociaal Fonds http://ec.europa.eu/employment_social/esf Federale portaalsite http://www.belgium.be POD Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid http:// www.mi-is.be SMALS (Société de Mécanographie pour l'Application des Lois Sociales – Maatschappij voor Mecanografie (MvM)) http://www.smals.be Steunpunt tot bestrijding van armoede, bestaansonzekerheid en sociale uitsluiting http://www.armoedebestrijding.be Werkomgeving van Tam-Tam https://ecommunities.belgium.be Werkomgeving van het Uniek Verslag https://professional.socialsecurity.be GEDRUKTE BRONNEN Annuaire administratif et judiciaire de Belgique. Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België, Brussel, 1864-. Belgisch Staatsblad. Moniteur belge, Brussel, 1845-. Guide des ministères. Revue de l’administration belge. Gids der ministeries. Tijdschrift van de Belgische administratie. Brussel, 1951-. Pasinomie. Collection complète des lois, décrets, arrêtés et règlements généraux qui peuvent être invoqués en Belgique. Brussel, 1833-.

Samenstelling ministeriële kabinetten. Composition des cabinets ministériels. Brussel, 19922001. Wegwijs in de federale administratie. Guide de l’administration fédérale. Brussel, 1995, 1997, 2000. WERKEN Aspects méthodologiques de l'histoire de l'administration belge. XIXe-XXe siècles Methodologische aspecten van de geschiedenis van de Belgische administratie (19e–20e eeuw), Brussel, 1991 (Miscellanea Archivistica Studia, 11). Het Belgisch Nationaal Actieplan Sociale Insluiting (2003-2005). Definitieve versie, goedgekeurd door de Ministerraad op 5 september 2003, http://europa.eu.int/comm/employment_social/news/2001/jun/napincl_belgium_2003_nl.pdf. CANTILLON B., e.a., Twintig jaar armoede en beleid inzake armoedebestrijding, Antwerpen, 1996 (Universiteit Antwerpen, Centrum voor Sociaal Beleid, CSB-berichten). COPPENS H., e.a., Richtlijnen voor de studie van de Belgische ministeries als archiefvormende instanties, Brussel, 1992. COPPENS H., Archiefterminologie (AT2). Nederlandse versie van de Terminologie archivistique en usage aux Archives de l’Etat en Belgique (1994) aangevuld met de lijsten van redactionele vormen, ontwikkelingsstadia en uiterlijke vormen uit Archiefterminologie en met verwijzing naar Archiefterminologie voor Vlaanderen en Nederland, Brussel, 2004. DAMAR M., La réforme de l’administration, in DE CALLATAŸ, E. (red.), Histoire des finances publiques en Belgique, Brussel, 2002, 6, p. 309-326. DE BOYSER K., De blik op uitsluiting op diverse domeinen van het maatschappelijk leven, in VRANKEN J., e.a. (red.) Armoede en sociale uitsluiting. Jaarboek 2003, Leuven, 2003, p. 51-78. DE MECHELEER L., De armoede in onze gewesten van de middeleeuwen tot nu, Brussel, 1991 (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Dossiers, 2de reeks). DEN TEULING A.J.M., Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, ’s Gravenhage, 2003. DEPOORTERE R., La surveillance archivistique ou comment concilier inspection, diplomatie et persuasion (Onuitgegeven syllabus van de cursus toezicht gegeven op 4, 10, 17 en 24 september 2007 in het Algemeen Rijksarchief te Brussel). DIERCKX D. en DE BOYSER K., Het Vlaams armoedebeleid: vorderingen of status quo?, in VRANKEN J., e.a. (eds.), Armoede en sociale uitsluiting. Jaarboek 2002, Leuven, 2002, p. 247-262. DIERCKX D. en VRANKEN J., Armoedebeleid anno 2003. Van de Brugstraat tot Straatsburg, in VRANKEN J., e.a. (red.) Armoede en sociale uitsluiting. Jaarboek 2003, Leuven, 2003, p. 287-317.

10

DIERCKX D., Tussen armoedebeleid en beleidsarmoede. Een retrospectieve en interventiegerichte analyse van de Vlaamse beleidspraktijk, Leuven, 2007 (Sociale inzichten, 1). D’OLIESLAGER T. en DE BOYSER K., Armoede en sociale uitsluiting becijferd, in VRANKEN J., e.a. (red.) Armoede en sociale uitsluiting. Jaarboek 2003, Leuven, 2003, p. 399-467. De erfgoedinspectie en het archiefwettelijk toezicht. Informatieblad van de Nederlandse Erfgoedinspectie, s.d. HEIRBAUT D., ROUSSEAUX X. en VELLE K., Politieke en sociale geschiedenis van justitie in België van 1830 tot heden. Histoire politique et sociale de la justice en Belgique de 1830 à nos jours, Brugge, 2004. HIERNAUX J.-P., e.a., Het armoededebat. Benaderingen, begrippen, metingen, Brussel, 1987 (Armoede en bestaansonzekerheid, 1). HONDEGHEM A. en DEPRÉ R. (red.), De Copernicushervorming in perspectief. Veranderingsmanagement in de federale overheid, Brugge, 2005. HONNORE L. en LIBERT M., Conservation empirique ou gestion cohérente? Les secretaries de CPAS confrontés aux archives, Brussel, 2004 (Miscellanea Archivistica. Studia, 157). JANVIER R., e.a. (red.), Copernicus tussen de regels door, Gent, 2008. KERCHOVE V., De sociale dossiers. Een voorstel inzake bewaren en vernietigen, in O.C.M.W. Visies, 15, 2, juni 2000, p. 21-27. KONING BOUDEWIJNSTICHTING, Armoede en sociale uitsluiting in België. Een gids voor schenkers. Informatie en inspiratie voor individuen, organisaties en bedrijven die een bijdrage willen leveren tot de strijd tegen armoede, Brussel, 2008. KONING BOUDEWIJNSTICHTING, De sociale economie staat open voor uw ideeën… en omgekeerd? Ervaringen van managers uit de privésector en de sociale economie over het project 'Management ES-change' in België, Brussel, 2004. LAUREYS V., Voor een geïntegreerde archivistiek. De bewaar- en vernietigingslijst, in Bibliotheek-en archiefgids, 1993, 69, 2, p. 81. LELOUP G. en VAN ISTERDAEL H., Beleidsdomein Binnenlandse Aangelegenheden. Archiefbeheersplan Afdeling Gemeenten, OCMW's en Provincies en bijhorende raden en commissies, Brussel, 2004 (Archiefbeheersplannen en selectielijsten. Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, 24). LEVECQUE K., Armoede is...? Schets van een eeuw lang antwoorden uit het sociaalwetenschappelijk veld, Antwerpen / Apeldoorn, 2004 (OASeS-documenten, 3). LUYKX T. en PLATEL M., Politieke geschiedenis van België, Brussel, 1985. MARECHAL G., Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel I. Burgerlijke Stand, Bevolking, Militie, Financiën, Brussel, 1986 (Miscellanea Archivistica, 41).

11

MARECHAL G., Het OCMW-archief. Taak en uitdaging voor de secretaris, in O.C.M.W. visies, 6, 1, maart 1991, p. 24-29 NEIRINCKX P.M., Armoede achter slot en grendel? Op weg naar een decriminalisering of depenalisering van de landloperij, Brussel, 1989. NUYTTENS M. en BEIRENS D., Beheer van en toezicht op archief van OCMW’s, gemeenten en provincies. Aflevering 1: De definitie, het nut en het wettelijk kader, in BinnenBand, nr. 39, oktober 2004, p. 25-29. NUYTTENS M. en BEIRENS D., Beheer van en toezicht op archief van OCMW’s, gemeenten en provincies. Aflevering 2: Het toezicht op de archiefvorming en de toekomst, in BinnenBand, nr. 40, december 2004, p. 24-28. STENMANS A., La transformation de la fonction administative en Belgique. Administration publique et société, Brussel, 1999. TERRIZZI R., Les ministères de l'Emploi et du travail et de la prévoyance sociale (18951990). Etude structurelle de l'administration centrale et répertoire des organes y attachés, Brussel, 1993 (Miscellanea Archivistica Studia, 28). THIJS N. en VAN DE WALLE S., Administrative reform movements and commissions in Belgium 1848-2004, in Public Policy and Administration, 2005, 20, 4, p. 38-54. THIJS N. en VAN DE WALLE S., De Ducpétiaux à Copernic. 150 années de réformes administratives en Belgique, in Administration publique. Revue du droit public et des sciences administratives, 2005, 1, 33-50. VANDEWEYER L., Het Ministerie van volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, 1995 (Miscellanea Archivistica Studia, 56). VAN HOOLAND B., Nieuw publiek management. Van bestuurskunde tot Copernicus, Gent, 2003. VAN OUYTSEL J., e.a., Ontwikkelingen in het federale armoedebeleid, in VRANKEN J., e.a. (red.), Armoede en sociale uitsluiting. Jaarboek 2001, Leuven, 2001, p. 291-302. VERCAUTEREN G., In naam van de sociale vooruitgang. De rol van de overheid in het sociaal overleg in België (1944-1981), Leuven, 2007. VERSCHAEREN J., Burgerlijke Godshuizen, Burelen van Weldadigheid, Commissies van Openbare Onderstand en Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn. Organisatie, bevoegdheden, archiefvorming, Brussel, 2001 (Miscellanea Archivistica. Manuale, 46). Verslag over het archiefwettelijk toezicht in 2005, Den Haag, 2005. VRANCKEN D., Les métamorphoses de l’administration, Brussel, 2006. VRANKEN J., e.a., 20 jaar OCMW. Naar een actualisering van het maatschappijproject, Leuven, 1998. VRANKEN J., Zit er schot in het armoedebeleid, Brussel, 2001 (Armoedebestrijding in Vlaanderen. Vooruitgangscongres, Antwerpen, 17 mei 2001, 1).

12

WAGHEMANS F., Geschiedenis van het departement van volksgezondheid, in Samen, december 2002, p. 15-18. WILLEMS I., e.a., Copernicus tussen de regels door. De cultuur en de verwachtingen van het federale overheidspersoneel, Gent, 2003. 10 ans du rapport général sur la pauvreté. Un large débat de société. Bruxelles, Bozar, 16 juin 2005 / 10 jaar algemeen verslag over de armoede. Een brede maatschappelijk debat. Brussel, Bozar, 16 juni 2005, Brussel, 2005.

13

LIJST VAN AFKORTINGEN AFT Ann.adm. AVCB BOC BPM BPR BS BSC BSG (B)SP BWP CAF CGKR COO CREG CRISP CRM CV CVP DAVO DCMI DO DSO EFD EIF ESF EUKN FAQ FAVV FBETA FEBECOOP Fedasil FOD FOD SZ FOD WASO GAS GM GSB HRM ICDO ICT IF INSZ KB KBS KC KSZ MI

Atelier de formation par le travail (Bruxelles) Annuaire administratif et judiciaire de Belgique / Administratief en gerechtelijk jaarboek voor België Association de la Ville et des Communes de la Région de Bruxelles-Capitale Basisoverlegcomité Business Process Management Business Process Reengeneering Belgisch Staatsblad Balanced Score Card Besluit van de secretarissen-generaal (Belgische) Socialistische Partij Belgische Werklieden Partij Common Assesment Framework Centrum voor gelijkheid van kansen en voor racismebestrijding Commissie voor Openbare Onderstand Commissie voor de Regulering van de Elektriciteit en het Gas / Commission de Régulation de l'Electricité et du Gaz Centre de recherche et d'information socio-politiques Customer Relationship Management coöperatieve vennootschap Christelijke Volkspartij Dienst voor Alimentatievordering Dublin Core Metadata Standard Duurzame ontwikkeling Dienst Subsidies en Overheidsopdrachten Emploi et Formation pour les Defavorisés Europees Integratiefonds Europees Sociaal Fonds European Urban Knowledge Network Frequently asked question (een vaakgestelde vraag waarop een standaardantwoord kan worden gegeven) Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Fédération Bruxelloise des entreprises de travail adapté Belgisch federatie van de sociale en cooperative economie / Fédération Belge de l'économie sociale et coopérative Federaal Agentschap voor de opvang van asielzoekers (eerst FAO) Federale Overheidsdienst Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg gemeentelijke administratieve sancties Gids der Ministeries / Guide des Ministères Grootstedenbeleid Human Resources Management Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling Informatie- en Communicatietechnologie Interfederaal korps van de Inspectie van Financiën Identificatienummer van de Sociale Zekerheid Koninklijk Besluit Koning Boudewijnstichting Kringloopcentrum (Vlaanderen) Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Maatschappelijke Integratie

Moreq MR MvM MVO NAP NARA OCMW OESO OISP OMC PCB POB POD POD MI PS(B) PSC PTT P&O RB RIZIV RMH RMI SAW-B SHA SINE SLA s.m. Smals TOK UMAF UNO UVCW VOSEC VSGB vso VVSG vzw WG WHO

Model Requirements for the management of electronic records Ministerraad Maatschappij voor Mecanografie (beter bekend als Smals) Maatschappelijk verantwoord ondernemen Nationaal Actieplan Sociale Insluiting als instrument voor goed bestuur in het sociale beleidsveld netwerk van administraties – réseau des administrations Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling Organisme d’insertion socio-professionnelle (Wallonië) Open Methode van Coördinatie / Open Method of Coordination Parti Communiste Belge Parti Ouvrier Belge Programmatorische Federale Overheidsdienst Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie Parti Socialiste (Belge) Parti Social Chrétien Posterijen, Telegrafie en Telefonie Personeel en Organisatie Regentsbesluit Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering Recht op Maatschappelijke Hulp Recht op Maatschappelijke Integratie Solidarité des alternatives wallonnes et bruxelloises Stakeholdersanalyse sociale inschakelingseconomie Service Level Agreement strekkende meter Société de Mécanographie pour l'Application des Lois Sociales Tewerkstelling en Opleiding voor Kansarmen User Management Ambtenaar Fonctionnaire United Nations (Organisation) (Verenigde Naties) Union des Villes et Communes de Wallonie Vlaams overlegplatform sociale economie Vereniging van de Stad en de Gemeenten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest vennootschap met sociaal oogmerk Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten. vereniging zonder winstoogmerk werkgroep World Health Organisation (Wereldgezondheidsorganisatie)

16

INLEIDING Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit een administratief-juridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien ook een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 bepaalt omwille van deze laatste functie dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Deze wet is ook van toepassing op de Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (verder afgekort als POD MI). Het is evenwel weinig praktisch om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren met archiefbezoeken en met de nodige administratieve rompslomp. De oplossing schuilt in een systematische en integrale aanpak van het archiefbeheer, die vervat ligt in onderhavige archiefselectielijst. Deze archiefselectielijst staat trouwens niet op zich maar maakt deel uit van een systematische doorlichting bij alle federale overheidsdiensten. Deze zou tegen 2010 moeten voltooid zijn. De selectielijsten van de FOD’s en POD’s zullen gepubliceerd worden volgens dezelfde voorschriften, wat de duidelijkheid, transparantie en leesbaarheid voor de doelgroepen (de betrokken archiefvormers, de bezoekers aan de leeszalen van het Rijksarchief, de geïnteresseerde burger en tenslotte de archivarissen) bevordert. WAT VERSTAAT MEN ONDER EEN SELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Het geeft aan welke archiefstukken na het verstrijken van hun administratieve bewaartermijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvende bewaring verdienen. Deze laatste categorie kan dan op termijn naar een archiefbewaarplaats (in dit geval het Rijksarchief) overgebracht worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (door omstandigheden gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.

POD MI – Inleiding

CONTEXT VAN DIT MANAGEMENTINSTRUMENT

De POD MI ontwikkelde de voorbij jaren een reeks managementsinstrumenten om de performantie van de dienstverlening te verhogen. In de meeste gevallen ging het om instrumenten voor de analyse van werkprocessen (business process reengineering (BPR)) of assessments (Common Assessment Framework (CAF)). Een analyse van de informatiestromen of workflows bleef hierbij grotendeels buiten beschouwing. Deze archiefselectielijst kan hierbij een nuttige aanvulling zijn op hoger vermelde instrumenten. Niet zozeer door het gedetailleerd in kaart brengen van de informatiestromen, maar door een nauwgezette algemene weergave van de archiefproducten bij de verschillende diensten. Het accent ligt met andere woorden op registratie, met aandacht voor leesbaarheid en verantwoordelijkheidszin vanuit een organisatorische benadering. De selectielijst dient een essentieel gebruiksvriendelijk instrument te zijn voor documentenbeheer (records management), informatiebeheer en bijgevolg ook voor kennisbeheer in de schoot van een organisatie. WIE NAM HET INITIATIEF VOOR DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? In maart 2008 nam het Rijksarchief contact op met de POD MI voor de opmaak van de archiefselectielijst. Het opstellen van een selectielijst was niet voorzien in de managementpolitiek van de POD MI. In een recent verleden hadden de diensten wel reeds een beroep gedaan op het Algemeen Rijksarchief voor het bekomen van een machtiging tot vernietiging voor bepaalde archiefbescheiden. De opmaak van deze archiefselectielijst vond plaats in het kader van een mandaatsopdracht van de auteur. De volledige doorlichting werd voorafgaandelijk begroot op maximaal 40 werkdagen. HOE VERLIEP DE OPMAAK VAN DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? Tijdens een eerste algemene inleidende vergadering op 29 mei 2008 werd het opzet van de “onderneming” toegelicht. Deze eerste vergadering vond plaats in aanwezigheid van de heer Julien Van Geertsom, Voorzitter; van mevrouw Anne-Marie Voets, Directeur-generaal van de Algemene Diensten en van mevrouw Rolande Depoortere, Afdelingshoofd van de afdeling “Toezicht en advies” van het Rijksarchief. De POD MI toonde zich overtuigd van de aangehaalde voordelen en baten van een archiefselectielijst, maar koppelde een aantal voorwaarden aan de opmaak ervan. Zo mocht de opmaak van archiefselectielijst de werking van de dienst niet verstoren en de medewerkers belasten. Voor het bekomen van de nodige informatie zou ik toegang krijgen tot e-communities. In afwachting van het bekomen van deze toegang bezocht ik het papieren archief in de twee kelderruimtes. Midden juni 2008 kreeg ik toegang tot e-communities en startte ik met de analyse van de mappenstructuur. Parallel met de analyse van e-communities, dat als interne naam Tam-Tam kreeg, werden de geschiedenis, de bevoegdheden, de activiteiten, de organisatie en de werking van de POD MI en de rechtsvoorgangers onder de loep genomen op basis van weten regelgeving, jaarverslagen, literatuur… De analyse van e-communities verliep echter niet zo vlot als voorzien. Het huidige archiefbeheer was haast onherkenbaar ten opzichte van het archief beschreven in de inspectierapporten van 1988. Hierop kom ik bij de bespreking van de archiefvorming terug. Bovendien had ik slechts een beperkte toegang tot ecommunities zodat ik voor de consultatie van de niet-toegankelijke mappen beroep moest doen op de toegangen van anderen ter plaatse. Tijdens deze bezoeken bleek dat e-communities slechts partieel was geïmplementeerd en er binnen deze administratie eerder sprake was van “sprawl” van archiefbescheiden over andere harde schijven zoals J of K, persoonlijke schijven,… dan over een centraal “archiefbeheer” op e-communities. Anderzijds werd duidelijk dat een heroriëntering van de bevragingsmethode absoluut noodzakelijk was. Een grondige kennis van de elektronische documenten en de vaak specifieke materie was

18

POD MI – Inleiding

absoluut noodzakelijk voor een vruchtbaar gesprek met de respondenten. Tegelijkertijd kan gesteld worden dat een snelle of opportunistische benadering op basis van de titels van de mappen zonder voldoende verificatie van de inhoud zou getuigen van een onverantwoorde en onwetenschappelijke selectie en een hypotheek zou leggen op de bewaring van dit cultureel erfgoed in de toekomst. De voltooiing van de archiefselectielijst binnen het voorziene tijdsbestek van 40 dagen bleek begin augustus niet realistisch - onder meer door de ‘ontdekking’ van tientallen duizenden documenten op aparte schijven - zodat ik tijdelijk verplicht was andere taken uit te voeren in het kader van mijn talrijke mandaatsopdrachten. In afwachting van een nieuwe planning werd contact gehouden met mevrouw Anne-Marie Voets. Midden november werden de contacten hernomen waarbij het accent lag op interviews. De eerdere bevindingen met betrekking tot e-communities werden waar nodig geactualiseerd en ter voorbereiding van het interview doorgestuurd aan de diensthoofden en hun eventuele medewerkers. Tijdens het interview diende de doorgestuurde lijst als vertrekbasis om het archiefbeheer door te lichten en werd er eveneens gepeild naar de papieren dragers. Voor elke dienst van de POD werden de taken en de daaruit voortvloeiende archiefreeksen besproken, evenals de bewaartermijnen en de definitieve bestemmingen. De contactpersonen ontvingen kort na het gesprek een eerste ontwerp van archiefselectielijst voor hun dienst, met de vraag om deze af te toetsen en zo nodig te corrigeren. In een aantal gevallen werd de lijst besproken op de dienstvergadering. Tegen eind maart kreeg ik bevestiging van alle diensthoofden dat de archiefselectielijst beantwoordde aan de realiteit. In totaal vergde de opmaak van de archiefselectielijst een 50-tal bezoeken ter plaatse, inclusief de consultatie van niet-toegankelijke mappen van e-communities en informele contacten. Gezien het “maatwerk” nam de opmaak van de archiefselectielijst in totaal circa 80 dagen conventionele werktijd in beslag. De archiefselectielijst werd in maart 2009 volledig afgerond en voor nazicht voorgelegd aan mevrouw Voets en mevrouw Rolande Depoortere. Vervolgens werd deze in april 2009 ter goedkeuring voorgelegd aan de Voorzitter van de POD MI. Tot slot werd de archiefselectielijst definitief bekrachtigd door de ondertekening van een overeenkomst door de Algemeen Rijksarchivaris en de Voorzitter van de POD MI op 15 mei 2009.

19

HISTORISCH EN INSTITUTIONEEL KADER Dit onderdeel behandelt achtereenvolgens de geschiedenis, de bevoegdheden en activiteiten en de organisatie en de werking van de POD MI en haar rechtsvoorgangers1. Het moet de lezer de nodige achtergrondinformatie bieden over de algemene historische en institutionele context van de archiefvorming. GESCHIEDENIS VAN DE ARCHIEFVORMER Hoewel de archiefreeksen vermeld in deze archiefselectielijst niet verder teruggaan dan vijftig jaar, werd het nuttig geacht ook uit te wijden over de voorafgaande periodes. Het onderzoek naar de aansturing en de controle van de centrale overheid op de armenzorg zijn op vele vlakken nog een braakliggend terrein zodat de reconstructie van de geschiedenis van de archiefvormer vrij algemeen blijft en enkel de belangrijkste normatieve teksten worden vermeld. De POD MI is een product van de Copernicushervorming en is dus in zijn huidige vorm een jonge organisatie. Hoewel deze POD pas opgericht werd eind 2002, reiken de wortels ervan ver terug in de tijd. Voor de kernactiviteit van de POD MI, met name het toezicht op de organisatie en de werking van de OCMW’s, gaat de geschiedenis zelfs terug tot het einde van het Ancien Régime. Tot de Oostenrijkse periode was de zorg voor behoeftigen en armen een aangelegenheid van liefdadigheid, hoofdzakelijk verstrekt door kerkelijke instellingen, waaronder kloosters en abdijen. Keizer Jozef II ondernam een aantal pogingen voor de organisatie van een openbare armenzorg door onder meer een sterkere controle op de liefdadigheidsinstellingen in te voeren. De concurrentiestrijd tussen Kerk en Staat inzake hulpverlening werd uiteindelijk beslecht na de Franse Revolutie. De Franse republiek legde met verschillende wetten van het Jaar V (1796) de basis voor een organisatie van de openbare onderstand. Deze wetten waren bepalend voor de organisatie van de armenzorg tot 1925. De strukturele wijziging in 1796 hield in dat de overheid een groot deel van de armenzorg en hulpverlening onttrok aan de parochies en toewees aan de gemeenten. In het kader van deze taken kreeg de gemeente beschikking over twee organismen: de Burgerlijke Godshuizen stonden voortaan in voor alle vormen van institutionele zorgverlening, bijvoorbeeld bejaardentehuizen, hospitalen en kraaminrichtingen, vondelingen- en weeshuizen of psychiatrische instellingen (‘krankzinnigengestichten’). Het Bureel van Weldadigheid diende op haar beurt de armoede te lenigen door het verstrekken van passende hulp. Ondanks deze laïciserende maatregelen veranderde er op het terrein relatief weinig. De wetgeving had niettemin een zekere impact: de gemeenten droegen financiële verantwoordelijkheid, een conjuncturele armenzorg werd ingeschakeld voor de crisisbestrijding en de centrale overheid toonde buitengewone belangstelling voor - de isolering van - bijzondere categorieën hulpbehoevenden zoals bedelaars en jeugdige delinquenten. De materiële steunverlening aan de behoeftigen werd dan wel een gemeentelijke bevoegdheid, de centrale overheid reglementeerde deze activiteit en oefende controle uit. Na de Belgische onafhankelijkheid, in 1832, werd de minister van Justitie bevoegd voor openbare onderstand of weldadigheid. Hij oefende bijgevolg administratief toezicht uit op de lokale instellingen voor armenzorg, zoals de Commissie voor Burgerlijke Godshuizen en de Burelen van 1

Omzendbrief nr. 514 bis. van 19 september 2002 betreffende inwerkingtreding van de federale overheidsdiensten en de programmatorische federale overheidsdiensten (BS, 25 september 2002) geeft vertalingen van officiële benaming: Intégration sociale, Lutte contre la pauvreté et Economie sociale; Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie; Sozialeingleiderung, Armutsbekämpfung und Sozialwirtschaft; Social Integration, Combatting Poverty and Social Economy.

POD MI – Historisch en institutioneel kader

Weldadigheid. Ondanks de laïcisering zou vooral de kerkelijke caritas tijdens de 19de eeuw een een sterke opbloei kennen en de gevolgen van de industriële revolutie trachten op te vangen. Naast de Commissie voor Burgerlijke Godshuizen en de Burelen van Weldadigheid vielen nog andere welzijnsinstellingen onder het toezicht van de minister2. Wat de geesteszieken of krankzinnigenzorg betreft, liet de minister van Justitie zich bijstaan door een Commission permanente d'inspection et de surveillance générale des établissements d'aliénés3. Verder vielen de bedelaarsgestichten (dépots de mendicité, in 1808 door Napoleon opgericht) en de hervormingsscholen (écoles de réforme), bestemd voor minderjarige bedelaars en landlopers, onder zijn verantwoordelijkheid. Beiden werden op 1 januari 1891 omgevormd tot rijksweldadigheidsscholen (écoles de bienfaisance de l'État)4. Kort nadien had de wet van 27 november 1891 betreffende de beteugeling van de landloperij en bedelarij belangrijke gevolgen voor de classificatie van de bedelaars en landlopers5. Tot 1927 was het Algemeen bestuur van de Weldadigheid van het ministerie van Justitie verantwoordelijk voor de opvang van bedelaars en landlopers, nadien het Algemeen bestuur van de strafinrichtingen. De weldadigheidsscholen kwamen in 1913 onder de controle te staan van een Dienst voor de kinderbescherming6. Bij KB van 18 oktober 1921 werd bij het Bestuur van de Weldadigheid een dienst ingericht belast met ‘het toezicht op pedagogisch gebied’, over de gestichten waar ‘abnormale kinderen en gebrekkigen’ door de openbare besturen werden geplaatst. Onder het actieterrein van de ‘openbare onderstand’ vielen ook de ‘nationale werken’ voor oorlogswezen7. Aan de vooravond van de Eerste Wereldoorlog stond armenzorg weer hoger op de politieke agenda. Een KB van 25 mei 1912 riep een Hoge Raad van Weldadigheid (Conseil supérieur de la bienfaisance) in het leven8. Deze raad stond onder de hoede van de minister van Justitie en onderging nadien nog talrijke wijzigingen9. Zij moest de overheid adviseren maar ook zorgen voor een nauwe samenwerking tusssen de officiële en private organismen en werken die zich inlieten met onderstand en maatschappelijk dienstbetoon. Vervolgens speelde de Eerste Wereldoorlog een belangrijke rol in de hulpverlening aan armen. Iedereen kreeg immers te kampen met grote werkloosheid, armoede en gebrek aan voedsel, wat deels door de Amerikaanse hulp opgelost werd. Na 1918 moest België heropgebouwd worden. Onder druk van de gewijzigde maatschappelijke en politieke verhoudingen kwam er vrij snel een sociale wetgeving tot stand. Noch de sociale wetgeving, noch het bestaande private initiatief konden de toenemende armoede evenwel een halt toeroepen. Ook de organisatie van de armenzorg kreeg een nieuw kleedje aangemeten. De wet van 10 maart 1925 op de Commissie voor Openbare Onderstand (COO) smolt de Commissie voor Burgerlijke Godshuizen en de Burelen van Weldadigheid samen. De opdrachten veranderden nauwelijks: onderstand aan hulpbehoevenden, met inbegrip van bejaardenzorg, hospitaalverzorging voor noodlijdenden en voogdij over arme wezen en vondelingen. De COO's bestonden in elke gemeente en de raden ervan waren samengesteld uit burgers die voorgedragen en verkozen werden door gemeenteraadsleden. Ze werden bijgestaan door een secretaris en een ontvanger. De raad van de COO kon zich laten bijstaan door een maatschappelijk werker, maar in het begin kwamen deze er nauwelijks aan te pas. 2

Heirbaut D., Rousseaux X. en Velle K., Politieke en sociale geschiedenis van justitie in Belgïe van 1830 tot heden. Histoire politique et sociale de la justice en Belgique de 1830 à nos jours, Brugge, 2004, p. 20-21. Wetten van 18 juni 1850 en 28 december 1873. 3 KB van 17 maart 1853, vanaf 1887 Comité central d'inspection des asiles d'aliénés. 4 KB's van 7 juli en 31 december 1890. 5 De wet voorzag in drie soorten instellingen: de bedelaarsgestichten (dépôts de mendicité), de toevluchtshuizen (maisons de refuge) en de weldadigheidsscholen (écoles de bienfaisance). 6 Tien jaar later werden ze omgevormd tot rijksopvoedingsgestichten (établissements d'éducation de l'État) en in uitvoering van de Jeugdbeschermingswet van 8 april 1965 tot rijksgestichten voor observatie en opvoeden onder toezicht. 7 Wetten van 24 januari en 15 maart 1931. 8 BS, 30 mei 1912. 9 Vandeweyer L., Het ministerie van volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, 1995, p. 130 (Miscellanea Archivistica Studia, 56).

22


Ondanks het nieuwe organisatorisch kader slaagde men er niet in een antwoord te bieden aan de economische crisis van de jaren 1930. Deze bracht de problematiek van de onderstand andermaal op het voorplan. Onder invloed van de democratisering en onder druk van de opkomst van Rex en VNV zou de regering Van Zeeland II, bestaande uit Katholieken, Liberalen en Socialisten, de onderstand uit de juridische en criminele sfeer halen. Tot dan had de bevoegdheid inzake openbare onderstand immers thuisgehoord bij het ministerie van Justitie. Bij haar aantreden richtte de regering Van Zeeland II met het KB van 13 juni 1936 het eerste onafhankelijk ministerie van Volksgezondheid op. De regering voerde voorts een progressief sociaal hervormingsprogramma door met het invoeren van de veertigurenweek en andere maatregelen tegen de werkloosheid. Het nieuwe ministerie van Volksgezondheid was het resultaat van de samenvoeging van reeds bestaande diensten. Zo werden de dienst Onderstand en het bestuur van Volksgezondheid respectievelijk overgenomen van de ministeries van Justitie en Binnenlandse Zaken. De Medische dienst van het ministerie van PTT werd ingelijfd en omgevormd tot Administratieve Gezondheidsdienst. Nieuw was de oprichting van een bestuur voor Sociale Geneeskunde. Allereerste minister van Volksgezondheid werd Emile Vandervelde (1866-1938), "patron" van de Belgische Werkliedenpartij (BWP)10. Tot na de oorlog zou de nieuwe administratie een vrij onzeker bestaan kennen en slechts een beperkte autonomie genieten op het toegewezen domein11. Tevens hinderde de politieke instabiliteit de uitbouw van een performant ministerie. Zo werden op 15 mei 1938 in de regering van nationale eenheid Spaak I de bevoegdheden van Volksgezondheid opnieuw overgebracht naar Binnenlandse Zaken en gedegradeerd tot ‘afdeling’ in dit ministerie. Ten gevolge van de algemene mobilisatie en de nakende oorlog slaagde de administratie erin haar nut te bewijzen en tijdelijk een plaats te veroveren in het administratieve landschap. Dit was ook het geval de eerste maanden na de Duitse inval. Het ministerie van Volksgezondheid werd bevoegd voor bevoorrading. Op 12 augustus 1940 werd deze bevoegdheid echter overgeheveld naar het ministerie van Landbouw, op 25 september 1940 volgden bijna alle bevoegdheden inzake volksgezondheid naar Binnenlandse Zaken. Ze werden er gehergroepeerd onder het bestuur voor Volksgezondheid terwijl het vroegere bestuur voor Sociale Onderstand voortaan directie voor Sociale Onderstand heette. Deze directie werd door secretaris-generaal Gerard Romsée op 10 september 1942 uit het bestuur voor Volksgezondheid gelicht en overgeheveld naar het bestuur van Provincie- en Gemeentezaken en van Verkiezingszaken, waar deze directie - naar verluidt - beter kon betrokken worden bij de begeleiding van de gemeenten12. Na de bevrijding in september 1944 maakte de regering tabula rasa met de besluiten van de collaborerende secretarissen-generaal en knoopte opnieuw aan bij de ‘traditie’ door terug te grijpen naar vooroorlogse organisatiestructuur. Het ministerie van Volksgezondheid werd ingedeeld in drie besturen waarvan de Algemene directie van de Onderstand er één was. De regering bevestigde in september 1946 de onafhankelijke positie als zelfstandig ministerie en dichtte Volksgezondheid een belangrijke rol toe bij de uitbouw van de verzorgingsstaat. Het was vooral de Brusselse communistische minister Albert Marteaux (1886-1949) die er in de naoorlogse periode in zou slagen een onafhankelijk ministerie van Volksgezondheid op de rails te zetten. De werking en de rol van de staat op het vlak van gezondheidszorg kreeg een impuls door de Internationale Conferentie voor de Gezondheid, georganiseerd door de Verenigde Naties in 1948. Het ministerie zou de jaren nadien - in het kader van de uitbouw van de verzorgingsstaat - een gevoelige uitbreiding kennen. Het aantal hulpbehoevenden 10

Inventarissen van archiefbescheiden bewaard bij Institut Emile Vandervelde, het studiecentrum van de Parti Socialiste, vier delen in hoofdzaak opgemaakt door Berger D en Musick A., Inventaire des archives d'Emile Vandervelde, Brussel, 1993, 1996, 1998 en 2000. 11 Vandaar dat het eerste organisatieschema’s pas voor 1940 werd opgemaakt. 12 Besluit van de Secretarissen-generaal, 25 juni 1942.

23


daalde na de oorlog gevoelig ten gevolge van de economische groei en de toenemende welvaart. Bovendien was er de uitbouw van een uitgebreid stelsel van sociale zekerheid, waarbij kinderbijslag, werkloosheids-, ziekte- en pensioensuitkeringen de noden opvingen en de liefdadigheid enigszins overbodig maakte. Tenslotte herpositioneerden de COO’s zich door massaal te investeren in ziekenhuizen en bejaardentehuizen. De uitbouw van de verzorgingstaat zorgde eveneens voor een dynamiek op institutioneel vlak. De Hoge Raad voor de Onderstand en het Maatschappelijk Dienstbetoon (Conseil supérieur de l’assistance et du service social) werd opgericht bij RB van 5 januari 1948 en trad in de voetsporen van de reeds eerder vermelde Hoge Raad voor de Openbare Onderstand13. Deze Raad was in feite slechts een kort leven beschoren want werd opgeheven en heropgericht bij KB van 11 februari 195414. Dit nieuwe overlegkader beschikte voortaan over drie permanente afdelingen: Openbare onderstand, Maatschappelijk dienstbetoon; Verzorgingsdiensten en -instellingen15. Door de sterke regionale welvaartsverschillen werd het daaropvolgende jaar ook een Tijdelijke Studiecommissie in het leven geroepen bij MB van 20 januari 195516. Deze commissie was “belast met het oplossen van de vraagstukken die, op regionaal gebied, verband houden met de Sociale Onderstand”. In 1956 hertekende minister van Volksgezondheid en Gezin Edmond Leburton (BSP) grondig het Bestuur van de Onderstand (zie organigram p. 42). De herpositionering van de COO’s en de uitbouw van de verzorgingsstaat bracht wijzigingen in de kostenstructuctuur en de kapitaalintensiteit met zich mee. Tegelijkertijd waren de financiën van steden en gemeenten weinig florissant door aanzienlijke investeringen in onder meer infrastructuur en voorzieningen. Minister van Volksgezondheid en Gezin Jozef Custers (CVP) slaagde er met de wet van 2 april 1965 in om via terugbetalingen de lasten van de gemeenten te verlichten en tegelijkertijd de lasten over het nationaal niveau te herverdelen. Midden jaren 1970 volgden opnieuw een aantal belangrijke hervormingen. Minister van Volksgezondheid Jos De Saeger (CVP) in de regering Leburton I reorganiseerde in juni 1973 de administratie “Onderstand” (zie organigram p. 42). Fundamentele verschuivingen van bevoegdheden waren er evenwel niet. Die kwamen er enkele jaren later wel. Door de hoger geschetste ontwikkeling van de verzorgingsstaat waren midden jaren 1970 de structuur en werking van de gemeentelijke COO’s in belangrijke mate achterhaald. Ze werden als paternalistisch en ouderwets beschouwd. Op 8 juli 1976 werd een nieuwe wet van kracht die de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW) in de plaats stelde van de Commissies van Openbare Onderstand en de armoede volledig zou moeten uitroeien. Dit gebeurde bijna tegelijkertijd met het doorvoeren van de fusie van de gemeenten. De wet van 1976 impliceerde dat "liefdadigheid" en “appreciatie/willekeur voor hulpverlening” hadden afgedaan. Centraal in mentaliteitswijziging en bijgevolg in de werking stond voortaan "het individueel recht op een bestaansminimum en op een maatschappelijke dienstverlening", dit op basis van de wet van 7 augustus 1974 voor het verstrekken van een wettelijk bepaald bestaansminimum. De hulpverlening werd gezien als een bijna allesomvattend programma met een ruimer opzet dan alleen maar het verstrekken van financiële hulpverlening. Ze moest ook instaan voor het bevredigen van alle immateriële behoeften en de hulp diende "lenigend, curatief en preventief" te zijn. De dienstverlening kon van materiële, sociale, geneeskundige, sociaal-geneeskundige of psychologische aard zijn. Elk OCMW diende naast een secretaris en een ontvanger voortaan ook ten minste één maatschappelijk werker in dienst te hebben. De aanhoudende economische crisis tijdens de jaren 1970-1980 bewees al gauw dat de ambities 13

BS, 20 februari 1948. BS, 28 februari 1954. 15 Vandeweyer L., Het ministerie van volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, 1995, p. 139-140 (Miscellanea Archivistica Studia, 56). 16 Ibidem, p. 144-145. 14

24


en de voornemens bij de vervanging van de COO’s door de OCMW’s te hoog gegrepen waren want midden jaren 1980 verscheen het thema armoede opnieuw op de politieke agenda. In de roomsblauwe regering Martens VI werd Miet Smet aangesteld als staatssecretaris voor Maatschappelijke Emancipatie, toegevoegd aan minister van Sociale Zaken Jean-Luc Dehaene. Eén van de beleidsdaden in 1986 was de instelling van een ‘Interdepartementale Werkgroep voor de Beveiliging van de Bestaanszekerheid van de Minstbedeelden’. Deze werkgroep diende de effecten van regeringsmaatregelen op kwetsbare groepen te evalueren en gecoördineerde voorstellen inzake bestaanszekerheid te formuleren. Op 4 mei 1990 kreeg de werkgroep vaste vorm door de installatie van de ‘Interdepartementele Commissie voor de Armoedebestrijding’. In de roomsrode-VU regering Martens VIII was armoedebeleid ondertussen naar het voorplan gepromoveerd. Ter illustratie, het staatssecretariaat voor Maatschappelijke Emancipatie werd in Martens VIII overgeheveld van het ministerie van Sociale Zaken naar de Diensten van de Eerste Minister. Verder organiseerde men de ‘beleidsdenkdagen’ over het armoedebeleid, de integratie van bestaansminimumtrekkers en de werking van de OCMW’s. Na het succes van extreemrechts bij de verkiezingen in 1991 kreeg de bestrijding van de armoede onder de regering Dehaene I aandacht door het Urgentieprogramma voor een solidaire samenleving in 1992. Dit programma vormde de aanzet voor de publicatie van het Algemeen Verslag over de Armoede in 1994. Het onderzoek concludeerde dat er nood was aan een coherent armoedebeleid tussen de talrijke bevoegde overheden en aan een permanente structuur met verruiming van het aantal actoren. Deze aanbevelingen werden ingevuld. Vanaf 1995, na het aantreden van Dehaene II werd het beleid besproken in de Interministeriële Conferentie voor Maatschappelijke Integratie. Onduidelijkheden inzake bevoegdheden werden grotendeels uitgeklaard, getuige hiervan het Samenwerkingsakkoord van de federale regering met de gemeenschappen en de gewesten over de armoedebestrijding van 5 mei 1998 en de oprichting van het Steunpunt tot bestrijding van armoede, bestaansonzekerheid en sociale uitsluiting, dat deel uitmaakt van het Centrum voor gelijkheid van kansen en voor racismebestrijding17. De invoering van een federale staatsstructuur had slechts een beperkte invloed op de bevoegdheden van het ministerie aangezien de sociale zekerheid federale materie bleef. Tijdens de paarse regeringen werd voortgegaan op het ingeslagen pad. De politiek inzake armenzorg kreeg een ruimere invulling. Naast de traditionele controle op de OCMW-werking bewandelde de federale overheid nieuwe paden en concentreerde haar acties op een aantal thema’s die gecatalogeerd kunnen worden onder de begrippen sociale economie, grootstedenbeleid en armoedebestrijding. In 1999 besliste de federale regering om de sector van de sociale economie intensiever te ondersteunen. Deze opdracht werd toevertrouwd aan een federaal minister. In het kader van de uitbouw van een actieve welvaartstaat gaf de regering op 17 maart 2000 groen licht voor het lenteprogramma. Vicepremier en minister van MI en Sociale Economie Johan Vande Lanotte hoopte door de inschakeling van bestaansminimum- en steungerechtigden via specifieke banenplannen het aantal bestaansminimumtrekkers te halveren. Een andere belangrijke maatregel was de wet van 26 mei 2002, die het Recht op Maatschappelijke Integratie (RMI) invoerde. Deze wet verving vanaf 1 oktober 2002 de wet op het bestaansminimum. Net zoals de oude bestaansminimumwet, voorzag de nieuwe RMI-wet in een uitkering voor mensen die over geen of geen toereikend inkomen beschikken, in casu leefloon genoemd. De wet op het RMI werd bovendien ingebed in een activeringsbeleid.

17 Voor een overzicht van de taken op Vlaams niveau: Leloup G. en Van Isterdael H., Beleidsdomein Binnenlandse Aangelegenheden. Archiefbeheersplan Afdeling Gemeenten, OCMW's en Provincies en bijhorende raden en commissies, Brussel, 2004 (Archiefbeheersplannen en selectielijsten. Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, 24).

25


Naast de sociale economie en het armoedebeleid ontwikkelde zich nog een derde belangrijk maatschappelijk thema. Zware rellen in de Brusselse aglommeratie in 1991 en 1997 toonden de behoefte aan van een grootstedenbeleid (GSB). In 1999 lanceerde de federale regering een beleid om de steden te ondersteunen in hun aanpak van de probleemwijken. België kopieerde in belangrijke mate het beleid van Frankrijk waar er reeds sinds eind 1990 een ‘ministre de la Ville’ actief was18. Probleem bij de nieuwe thema’s zoals sociale economie of grootstedenbeleid was dat de “bevoegdheid” hierover in het federale België reeds in zekere mate bij de gewesten en de gemeenschappen lag zodat het al gauw onderwerp van overleg uitmaakte. Voor sociale economie mondde dit overleg op 4 juli 2000 uit in de ondertekening van het Samenwerkingsakkoord Sociale Economie 2000-2004 waarin de zowel de gemeenschappelijke als de individuele verbintenissen van de gewesten en van de Duitstalige Gemeenschap werden opgenomen. Daarnaast werden de grote beleidslijnen van het federale beleid in verband met sociale economie elk jaar opgesomd in een beleidsnota. In 2004 bijvoorbeeld groepeerde het federale beleid sociale economie zich rond twee actiegebieden, met name kernactiviteiten van sociale economie en Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Het objectief was en is de sociale verantwoordelijkheid van het bedrijfsleven in de gehele economie te versterken zodat het gehele economisch weefsel een sociale economie wordt. Op institutioneel vlak volgden in de jaren 1990 de structurele ingrepen elkaar in ijltempo op. Het samenvoegen van de uitkeringen aan gehandicapte personen en maatschappelijk welzijn resulteerde in het Bestuur van de Maatschappelijke Integratie op 24 september 1994. Op 1 oktober 1995 fuseerde het ministerie van Volksgezondheid en Leefmilieu met het ministerie van Sociale Voorzorg om voortaan het Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu te vormen19. De fusie zorgde de jaren nadien voor een periode van instabiliteit met voortdurende wijzigingen op organisatorisch vlak (zie organisatieschema’s). Duidelijkheid kwam er op institutioneel vlak pas eind 2002. In het kader van de Copernicushervorming onderging de structuur van het departement een grondige wijziging. De bevoegdheden werden uiteindelijk herverkaveld onder twee FOD’s, één POD en twee federale agentschappen. Het KB van 23 mei 2001 splitste het Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu op in de FOD Sociale Zekerheid en de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu en maakte op deze wijze de fusie van zes jaar voordien ongedaan. De bevoegdheden inzake maatschappelijke integratie werden toevertrouwd aan een POD, die afhing van de FOD Sociale Zekerheid. Voor de opvang van de asielzoekers werd een afzonderlijk federaal agentschap in het leven geroepen, met name FAO, later Fedasil. Daarnaast werd ook nog een Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) opgericht. Op 15 oktober 2002 werd het ministerie opgeheven en werden voorlopige cellen opgericht, zowel bij de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu als bij de FOD Sociale Zekerheid. Einde 2002 kreeg de administratie dus haar huidige vorm. De POD MI, Armoedebestrijding en Sociale Economie was samen met Wetenschapsbeleid de laatste POD die in het kader van Copernicus in het leven werd geroepen. De inrichting als POD bij KB van 12 december 2002 betekende dat het een administratie was met een tijdelijk en beperkt karakter en met een projectmatige aanpak: een geheel van activiteiten beperkt in de tijd, gericht op specifieke doelstellingen, uitgevoerd door een projectteam samengesteld uit medewerkers van 18

Eerste minister van Stedenbeleid was Michel Delebarre in de regering Rocard. Hij werd opgevolgd door Bernard Tapie. 19 KB’s van 12 december 1994 tot oprichting, organisatie en vastlegging van de personeelsformatie van het Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu (BS, 24 december 1994) en KB van 7 april 1995 tot uitvoering van artikel 3, § 2 van het koninklijk besluit van 12 december 1994 tot oprichting, organisatie en vastlegging van de personeelsformatie van het Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu (BS, 13 juni 1995).

26


verschillende organisatie-onderdelen20. De nieuwe POD MI, Armoedebestrijding en Sociale Economie werd pas operationeel op 1 mei 2003 toen Julien Van Geertsom aantrad als Voorzitter. De POD nam dus een deel van de taken over van het vroegere ministerie zoals conventies voor het grootstedenbeleid, herwaarderingsprojecten, controle op de toelageverstrekkers, het opmaken van statistieken. Belangrijkste taak bleef de terugbetalingen aan de OCMW’s in het kader van het leefloon, het vroegere bestaansminimum. Voor het overige richtte de POD zich via conventies ook naar andere doelgroepen zoals drugsverslaafden, asielzoekers en werkzoekenden. Recent stonden meerdere bevoegdheden van de de POD MI ter discussie. In het kader van de moeizame regeringsvorming anno 2007-2008 en de discussies omtrent een staatshervorming werden vooral de bevoegdheden inzake grootstedenbeleid en sociale economie op het federale niveau in vraag gesteld. Niet toevallig twee beleidsdomeinen die reeds grotendeels bij de gemeenschappen en de gewesten berusten. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN VAN DE ARCHIEFVORMER De POD MI bezit een brede waaier van bevoegdheden en verricht bijgevolg uiteenlopende activiteiten. De POD wil een inclusief federaal beleid voor maatschappelijke integratie voorbereiden, uitvoeren, evalueren en opvolgen, zodat de sociale grondrechten aan iedereen op duurzame wijze gegarandeerd worden. De POD is nauw betrokken bij het ontwerp van de regelgeving. Hij informeert en adviseert zijn doelpubliek en partners over de maatregelen en acties en beheert de financiële stromen van en naar de partners. De POD tracht dit te doen door de invulling van een aantal taakgebieden: * Het voorkomen en bestrijden van armoede en uitsluiting in al hun dimensies. * Het grootstedenbeleid inzake sociale cohesie en duurzame ontwikkeling uitvoeren. * De sociale economie volwaardig ontwikkelen. * Integratie door middel van maatschappelijke hulpverlening en begeleiding door opleiding en duurzaam werk centraal stellen. * Een permanente dialoog en een gelijkwaardige partnerschap voeren met alle beleidsniveaus (lokaal, gewesten, gemeenschappen, federaal, Europees, internationaal) alsook met de representatieve verenigingen van de doelgroepen. * Het stimuleren en ondersteunen van de ontwikkeling van vaardigheden/ competenties bij de lokale partners (in 2007 bijgevoegd). Belangrijk is de tweeledigheid inzake activiteiten. Het toezicht op de organisatie en de werking van de OCMW’s vormt van oudsher de kernactiviteit van deze administratie. De activiteiten zijn sterk gericht op procedures conform de wet van 1965 of de wet van 2002. Deze werkwijze is verschillend van de eerder projectmatige aanpak in de thematische diensten Grootstedenbeleid, Armoedebestrijding of Sociale Economie die vooral kunnen bestempeld worden als een “product van de jaren 1990”. Op het terrein streeft de POD MI ernaar aan alle personen die door de mazen van het net van de sociale zekerheid vallen en in armoede leven, een menswaardig bestaan te waarborgen. De belangrijkste partners van de POD zijn de OCMW’s. Zij werken op het terrein om de sociaal20

Hondeghem A. en Depré R. (Red.), De Copernicushervorming perspectief. Veranderingsmanagement in de federale overheid, Brugge 2005, p. 130. Bij elke nieuwe regeringsvorming kunnen tijdelijke programma’s ontstaan die het geheel van de overheid omvatten en verschillende verticale FOD’s doorkruisen. Die programma’s worden ondergebracht in organisaties ad hoc, namelijk de programmatorische overheidsdiensten. De POD MI was één van de zeven POD’s die oorspronkelijk gepland waren. BS, 28 december 2002.

27


economisch zwakkeren in de samenleving in staat te stellen volwaardig deel te nemen aan het maatschappelijke leven21. Hiertoe beschikken de OCMW’s over een aantal instrumenten zoals het leefloon, tewerkstelling en arbeidstrajectbegeleiding, de dringende medische hulp, de installatiepremie voor daklozen, de huurwaarborg, het zakgeld voor rusthuisbewoners, de verwarmingstoelage, de schuldbemiddeling en budgetbegeleiding, cultuur en sportcheques… Andere bevoorrechte instellingen naast de OCMW’s zijn: de werkwinkels, de sociale huizen, het Sociaal Stookoliefonds... Voor de realisatie van de missie van de POD MI werd er met de OCMW’s een structureel overleg uitgebouwd en dit op twee niveaus: enerzijds via ontmoetingen met de OCMW’s en anderzijds via overleg met de Afdelingen Maatschappelijk Welzijn van de verschillende verenigingen van steden en gemeenten (VVSG, UVCW, AVCB-VSGB). De ontmoetingen POD MI - OCMW’s worden twee maal per jaar georganiseerd op provinciaal vlak rond een actueel thema. Het overleg POD MI en de Afdelingen Maatschappelijk Welzijn van de Verenigingen van Steden en Gemeenten loopt om de twee maand en wordt voorgezeten door de Voorzitter van de POD. Er worden gemeenschappelijke thema’s besproken en opgevolgd, zoals het ESF of de integratie van de OCMW’s in het netwerk van de sociale zekerheid. Tijdens dit overleg signaleren de afgevaardigden van de verenigingen vragen en knelpunten van OCMW’s. De antwoorden hierop worden voorbereid door de betrokken diensten van de POD en resulteren vaak in omzendbrieven of FAQ’s. Van deze overlegvergaderingen wordt telkens verslag opgemaakt. De POD ontwikkelt, ondersteunt en volgt de OCMW-reglementering op vanuit een juridisch oogpunt en treedt op als administratiefrechtelijke autoriteit bij “bevoegdheidsconflicten” tussen OCMW’s. Ze is tegelijkertijd een uitbetalingsinstelling voor de toelagen die aan OCMW’s worden verleend in het kader van de Wet van 2 april 1965 betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door de OCMW’s en van de Wet van 26 mei 2002 betreffende het RMI. In het kader van de wet van 8 mei 1989 betreffende het verlenen en invorderen van voorschotten op onderhoudsgelden verleende deze overheidsdienst tot 2005 voorschotten op onderhoudsgelden en verstrekte advies terzake. Ze ondersteunt de werking van de OCMW’s via onder opleidingen of informaticabeveiliging. Tenslotte verzekert de dienst het secretariaat van de Federale Adviescommissie Maatschappelijk Welzijn. De POD MI is actief in het domein van het voorkomen en bestrijden van armoede. De dienst Amoedebeleid is belast met de ondersteuning van de uitwerking en de implementatie van het beleid inzake sociale economie op federaal niveau. Men heeft bijzondere aandacht voor die groepen voor wie de realisatie van de sociale grondrechten bemoeilijkt wordt door problemen uit verschillende levensdomeinen en beleidssectoren. De aanpak ervan verloopt via dialoog en participatie tussen de partners. Centraal in de werkprocessen staat de inbreng van de burger die in armoede verkeert. In dit verband wil de POD binnen het inclusief federaal beleid de samenwerking tussen de verschillende beleidsniveau’s en beleidsdomeinen bevorderen en de participatie van alle stakeholders stimuleren met bijzondere aandacht voor de kennis en ervaring van mensen die geconfronteerd worden met processen van sociale uitsluiting. In het bijzonder is de dienst belast met de opvolging van het Algemeen Verslag over de Armoede en verantwoordelijk voor de opmaak en opvolging van het Nationaal Actieplan Sociale Insluiting, dat door de Europese Commissie gecoördineerd wordt. De POD heeft in het kader van de strijd tegen armoede en sociale uitsluiting een nieuw beroep gecreëerd, met name de ervaringsdeskundigen in armoede en sociale uitsluiting, met een brugfunctie tussen de dienstverlening van de federale overheid en personen die zich in een situatie van armoede en sociale uitsluiting bevinden. De POD overbrugt de digitale kloof voor gebruikers van het OCMW door een toelage toe te kennen voor het gebruik van openbare computerruimtes of bevordert maatschappelijke participatie via de steun aan culturele en sportieve activiteiten. 21

Zie http://www.mi-is.be/themes/POD/wiezijnwij/index_nl.htm (10 februari 2009)

28


De POD MI promoot en steunt de sociale economie in al zijn vormen, van kringloopwinkels over buurten nabijheidsdiensten tot vennootschappen met sociaal oogmerk en het Belgische sociaal label. De dienst Sociale Economie, aanvankelijk cel Sociale Economie genoemd, ondersteunt het voorbereiden, implementeren en evalueren van het federale beleid terzake. Dit beleid richt zich op de participatie bij de ontwikkeling en de promotie van initiatieven op het vlak van sociale economie. Deze initiatieven dragen volgende ethische principes hoog in het vaandel: dienstverlening aan de leden en aan de gemeenschap heeft voorrang op winstderving; de beheersautonomie; de democratische besluitvorming; voorrang van personen en arbeid op het kapitaal in de verdeling van de opbrengst; inschrijven in duurzame ontwikkeling, voorrang geven aan een duurzaam beheersproces en respect voor het leefmilieu. Deze vijf principes garanderen een meerwaarde op maatschappelijk vlak. De taken en het doel van de dienst Sociale economie omvatten het verspreiden van hogervermelde waarden en kennis inzake sociale economie naar een groeiend aantal structuren, initiatieven en projecten; het stimuleren van de dialoog en het verspreiden van informatie volgens de verwachtingen van de actoren op het terrein; het verzekeren van de continuïteit van het federale beleid inzake sociale economie in samenspraak met de andere entiteiten; het ontwikkelen van een praktische en technische expertise en deze delen met de sector van de sociale economie en andere belangengroepen. Dit takenpakket moet de intrede van de waarden van het maatschappelijk verantwoord ondernemen in het economische leven en het bedrijfsleven bevorderen. In de lente van 2008 werd de materie “sociale economie” geregionaliseerd. Niettemin werden er voor het dienstjaar 2009 nog budgetten goedgekeurd voor deze materie. De POD MI voert het grootstedenbeleid uit. Vijftien steden en gemeenten krijgen via stadscontracten financiële middelen ter beschikking voor het realiseren van een programma van stadsontwikkeling rond volgende doelstellingen: een geïntegreerde wijkontwikkeling, een duurzame lokale economie, een sterke sociale cohesie, een gezonde stad en een beter woonaanbod. Omwille van het gebrek aan betaalbare gezonde woningen, werd in 2005 met zeventien steden en gemeenten een tweede ondersteuningsprogramma opgestart, gericht op huisvesting. De POD ontwikkelt nog andere activiteiten in het kader van het grootstedenbeleid: de invoering en toepassing van de wet op de gemeentelijke administratieve sancties (GAS), de verdeling van Rosetta-startbanen, de ondersteuning van inschakelingsprogramma’s voor geregulariseerde asielzoekers. De POD fungeert als kenniscentrum inzake stadsontwikkeling en vervult een coördinerende functie tussen de verschillende beleidsniveau’s en netwerken. Tijdens de moeizame regeringsvorming en de discussies over een staatshervorming vanaf het jaar 2007 stond het behoud van een stedenbeleid op federaal niveau meermaals ter discussie. De lopende meerjarencontracten worden voorlopig tijdelijk verlengd, dit met behulp van “aanhangsels” (avenanten) bij de overeenkomsten. Tenslotte draagt de POD MI via het Europees Sociaal Fonds en het OCMW bij tot het verruimen van de mogelijkheden tot opleiding en tewerkstelling voor de minst bedeelden. In de eerste plaats zijn dit jongeren, gezinshoofden in éénoudergezinnen en personen afkomstig van landen buiten de Europese Unie. De POD beheert de federale ESF-middelen die kunnen besteed worden aan projecten voor maatschappelijke integratie en voor werkgelegenheid (sinds 2007).

29


ORGANISATIE EN WERKING VAN DE ARCHIEFVORMER22 Wat de organisatie betreft, dien ik me in hoofdzaak te beperken tot de evolutie sinds de oprichting van de POD omdat inlichtingen over de evolutie voordien nauwelijks voorhanden waren. Niettemin leek het me belangrijk deze te schetsen via bijgevoegde organisatieschema’s vanaf 1940: ze zijn ongetwijfeld bruikbaar om oudere documenten in hun context te plaatsen. De POD ging van start op 1 mei 2003. Het organisatiekader onderging sindsdien geen fundamentele reorganisaties of wijzigingen. In het eerste organigram kreeg de voormalige directeur-generaal een plaats toegewezen als opdrachthouder. Deze functie verdween in het tweede. De belangrijkse wijziging kwam er met het KB van 22 mei 2006 waarbij de POD een minder tijdelijk karakter en meer autonomie kreeg. Personeel en Organisatie, Begroting en Beheerscontrole en Informatie- en communicatietechnologie werden gepromoveerd tot volwaardige stafdiensten in de POD en op deze wijze losgekoppeld van de stafdiensten van de FOD Sociale Zekerheid23. De POD MI is een relatief kleine administratie van de federale overheid. Na de opstart kende de personeelbezetting een groei van 50 procent tussen 2003 en 2008 met een lichte terugval in 2006. Tot 2007 schommelde het aandeel van de statutaire personeelsleden rond de 40 procent. In 2008 hield het aantal contractuelen en statutairen elkaar in evenwicht.

Statutairen Contractuelen Totaal

2003 45 72 117

2004 50 86 136

2005 56 96 152

2006 59 86 145

2007 68 97 165

2008 87 89 176

Belangrijker dan het aantal personeelsleden bij de opmaak van deze archiefselectielijst is de brede waaier van activiteiten en bevoegdheden. Dit komt tot uiting in onderstaande beschrijving van de organisatie per dienst. A. Voorzitterschap, Directiecomité en verwante diensten Het Directiecomité is een collegiaal bestuur met belangrijke bevoegdheden inzake het beheer van de POD. De Voorzitter heeft de leiding van de POD en verzekert de dagelijkse werking ervan. In het kader van een participatieve aanpak werden nieuwe organen gecreëerd: de stafvergadering, werkgroepen en dienstvergaderingen. De stafvergadering bestaat sinds 2004 uit alle diensthoofden en het management. B. Algemene Diensten B1. Directeur-generaal (Secretariaat) De Directeur-generaal heeft de leiding over wat veelal de stafdiensten genoemd wordt. Deze stafdiensten hebben de opdracht om de POD bij de uitvoering van zijn taken te ondersteunen en eventueel zelfs te controleren.

22

Op basis van Jaarverslagen en diverse verslagen teruggevonden in e-communities.

23

BS, 31 mei 2006 en noticatie van de vergadering van de Ministerraad van 9 september 2005.

30


B2. HRM De dienst HRM tracht een efficiënt, effectief en transparant HRM-beleid te ontwikkelen dat voorziet in de ontplooiing van de medewerkers van de POD. Aanvankelijk stond de werking in het teken van de implementering van het nieuwe organigram, taakreorganisaties of de opstart van de ontwikkelcirkels. In deze beginfase was de dienst in feite een antenne van de personeelsdienst van de FOD Sociale Zekerheid. De overlegvergaderingen met de stafdienst P&O van de FOD Sociale Zekerheid vonden één keer per maand plaats. In 2007 verkreeg de POD autonomie zodat de personeelsdienst niet langer onder de bevoegdheid van de FOD Sociale Zekerheid viel. De POD heeft zich vervolgens aangesloten bij de gemeenschappelijke dienst inzake personeelsbeheer, georganiseerd door de FOD P&O voor de 4 horizontale FOD’s, waardoor twee beheerders van de POD, verantwoordelijk voor het beheer van de personeelsdossiers, verhuisden naar de Wetstraat 51. De dienst HRM staat ook in voor de organisatie van het overleg met de vakbonden. B3. Communicatie, Kennisbeheer en Organisatieontwikkeling (CKO) De dienst, aanvankelijk ICT, Communicatie & Kennisbeheer geheten, werd in het kader van het nieuwe organigram van de POD operationeel vanaf 1 juli 2004. De dienst werkt mee aan de uitwerking van drie strategische doelstellingen: - Het uitbouwen van de POD tot een kenniscentrum rond maatschappelijke integratie, met inbegrip van sociale economie, armoedebestrijding en grootstedenbeleid - Het ontwikkelen van een strategisch informatiseringsysteem om in een filosofie van e-governement zowel interne als externe communicatie te verbeteren en om zo een kennisbeheersysteem mogelijk te maken en het beheer van de POD te optimaliseren, via website, nieuwsbrieven en gestandaardiseerde publicaties - Het uitbouwen van een coherent en toegankelijk communicatiebeleid. Als stafdienst beoogt de dienst met andere woorden dat de juiste informatie en kennis, op het juiste moment, bij de juiste persoon terecht komt. In deze zin speelde hij een belangrijke rol bij de ontwikkeling, de implementatie of het ter beschikking stellen van instrumenten: de identificatie en de bevraging van de stakeholders, de Balanced Scorecard, het publiceren van een jaarverslag en van de driemaandelijkse statistieken, e-communities, de website en de werkgroepen. Verder stond de dienst tot 2007 in voor zowel de praktische ICT-behoeften als de opvolging van de verschillende projecten en de nodige voorbereiding voor de oprichting of de installatie van de Frontdesk in 2008, dit om de bereikbaarheid, de klantvriendelijkheid en de kwaliteit van de dienstverlening van de POD te verhogen. Deze Frontdesk fungeert als centraal contactpunt van de POD en is verantwoordelijk voor het beantwoorden en/of opvolgen van alle binnenkomende vragen (via telefoon, e-mail en post/fax). Standaardvragen krijgen telkens eenzelfde standaardantwoord. Indien een medewerker niet kan antwoorden op een vraag, staat hij in voor de dispatching en voor de opvolging van het beantwoorden van de vraag. In het kader van een meer autonome werking werd in 2007 de stafdienst ICT afgesplitst om zich volledig te concentreren op de informatisering van de POD. B4. Inspectiedienst De opdracht van de inspectiedienst omvat vier aspecten. Ten eerste ziet de dienst toe op de toepassing van de federale wetgeving inzake maatschappelijke integratie door middel van juridische, administratieve en financiële controles (functie van controle). Ten tweede licht ze de OCMW’s in en verstrekt hen advies over het wettelijke kader en over de concrete toepassing van de geldende wetgeving en reglementering ter gelegenheid van controles (functie van informatie, advies en opleiding). Ten derde draagt ze bij tot de beleidsvoor-

31


bereiding wat betreft de wetgeving inzake maatschappelijke integratie (functie van kenniscentrum). Ten vierde houdt ze ook toezicht op de uitvoering van de verschillende regelgevingen die door de federale overheid werden gecreëerd en waarvoor de overheid toelagen uitkeert aan de OCMW’s. De inspectiedienst controleert op verschillende domeinen: - De boekhoudkundige controle Leefloon/RMI en in het bijzonder de procedures ontwikkeld door het OCMW voor de toepassing van de RMI wetgeving - De controle van individuele dossiers Leefloon/RMI, die worden geselecteerd op basis van de subsidies die door de betrokken OCMW ’s voor die dossiers worden aangevraagd - De toepassing van de wet van 2 april 1965 betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door de OCMW’s, wat voornamelijk de boekhoudkundige controle omvat van de uitgaven aan steun, kinderbijslag, installatiepremies en geboortepremies enerzijds en medische en farmaceutische kosten en in het bijzonder de toepassing van de RIZIVterugbetalingregels anderzijds - De controles uitgevoerd in het kader van het Europees Sociaal Fonds (ESF) met betrekking tot het project, de individuele dossiers en de boekhoudkundige bewijsstukken. De resultaten van de ESF-controles worden overgemaakt aan de dienst Subsidies en Overheidsopdrachten die de resultaten opvolgt en analyseert - De controle met betrekking tot het Sociaal Stookoliefonds, uitgevoerd in het kader van de programmawet van 27 december 2004 en van diverse bepalingen van de wet van 20 juli 2005, zowel van boekhoudkundige gegevens van het OCMW als van individuele dossiers - De controle met betrekking tot het Sociale en culturele participatiefonds, gestart in de loop van 2007. Om efficiënte controles door de inspectiedienst uit te kunnen voeren, wordt de databank PRIMA via een beveiligde verbinding ter beschikking gesteld aan de inspecteurs. B5. Begroting en Logistiek In juli 2004 veranderde de Dienst Begroting, Statistiek en Boekhouding van naam. Deze heette voortaan Dienst Begroting en Financiën en dit in het kader van de toepassing van het beheersplan en als weerspiegeling van het nieuwe organigram. De dienst Begroting en Financiën verzorgde het financiële en budgettaire beheer van de POD waarbij de begrotingscyclus uitgebouwd werd tot een beheerssysteem. Op deze wijze wenste de dienst conform de wettelijke bepalingen en de richtlijnen van de begrotingsautoriteiten het financieel en budgettair beheer van de POD te verzekeren en te optimaliseren. Tot eind 2006 fungeerde de dienst overigens als antenne van de de Dienst Begroting en Beheerscontrole van de FOD Sociale Zekerheid. Het takenpakket van de dienst spitst zich toe op twee hoofdpijlers: begrotingsbeheer en begrotingsadministratie. Het begrotingsbeheer omvat: richtlijnen en omzendbrieven aan de diensten doorspelen en van commentaar voorzien; inzameling van de begrotingsvoorstellen van de diensten; opvolging van de begrotingsonderhandelingen; herverdeling van de kredieten tijdens het lopende jaar. Wat de begrotingsadministratie betreft, worden door deze dienst verbintenisrapporten, ordonanceringsdossiers en betalingsstaten opgesteld en gecontroleerd. Vanaf 2007 werden de bevoegdheden van deze dienst uitgebreid op basis van de grotere autonomie. De dienst voorziet de administratie voortaan ook in haar logistieke noden, vandaar de benaming Begroting en Logistiek. Verder verzorgt men vanaf dat jaar ook de relaties met het vertaalbureau.

32


B6. Dienst Subsidies en Overheidsopdrachten Op 1 juli 2004 werd de Dienst Subsidies en Overheidsopdrachten (DSO) opgericht. Zoals de benaming aangeeft, heeft de dienst een dubbele doelstelling: de functie van kenniscentrum inzake overheidsopdrachten ten dienste van de POD en de uitbouw van een subsidiebeleid rond maatschappelijke integratie. In dit subsidiebeleid staat de ondersteuning van de OCMW’s centraal. Het uitschrijven van overheidsopdrachten vergt een intensieve administratieve opvolging zowel voor overheidsopdrachten in beheer van DSO zelf, als voor de andere diensten binnen de POD waaraan de DSO advies en technische ondersteuning verleent bij het uitschrijven. De verschillende stadia in dit administratief proces zijn: opmaak bestek en de publicatie ervan; gunning van de opdracht, opvolging bij cruciale momenten tijdens het aanbestedings- en uitvoeringsproces, uitbetaling na oplevering en opvolging van de borgstelling. DSO is een transversale dienst bij uitstek met een grote diversiteit aan subsidiemaatregelen, de veelheid aan administratieve processen en de complexiteit van sommige dossiers. Inzake overheidsopdrachten wordt advies gegeven aan andere diensten binnen de POD en worden, in opdracht van de Minister, studies en wetenschappelijk onderzoek uitgeschreven en colloquia georganiseerd. Een brede waaier aan (subsidie)maatregelen wordt binnen DSO beheerd en opgevolgd: KB Socio-culturele participatie; KB Verhoogde staatstoelage; KB Clusters; KB Monitoring; KB Huurwaarborgen; programmabeheer inzake ESF-subsidies; diverse KB’s en MB’s inzake facultatieve subsidies (voor bijvoorbeeld de nazorg van drugsverslaafden sinds 2001 (federale drugnota)); studiecontracten en colloquia; administratief beheer van het gas- en elektriciteitsfonds; administratief beheer van het Mazoutfonds (vanaf 2005); administratief beheer van Rosetta-middelen (interculturele bemiddeling, clusters). In uitvoering van het organigram van 1 juli 2004 werden de taken inzake ordonnancering en controle van contracten voor GSB overgeheveld naar DSO. De voorbereiding van de ordonnanceringsdossiers blijft evenwel een taak van de dienst GSB. De uitvoering van de controle ter plaatse, de opmaak van het PV en de finaal aanvaarde financiële tabellen is een taak van de DSO. Om het administratief en financieel beheer in goede banen te leiden werd in 2004 een ESF task force opgericht. De DSO staat in voor het administratief en financieel programmabeheer van het federaal ESF-programma. Ten gevolge van een Europese audit in januari 2003 werden een ESF databank uitgebouwd, opleidingssessies terzake verstrekt aan de OCMW’s en een informatica-helpdesk ingericht. B7. Beleidsondersteunend en Juridisch Advies Het werkterrein van deze dienst bestrijkt de juridische aspecten van alle materies die behoren tot de bevoegdheid van de POD. De opdrachten zijn toegespitst op de volgende vier pijlers: - Rol als juridisch adviseur: de dienst stelt zich ten dienste van alle componenten van de POD en verleent juridisch advies. Zo beantwoordt de dienst juridische vragen van interne en externe stakeholders, zoals het kabinet, de OCMW’s, advocaten, enz. - Rol als juridisch actor: de dienst werkt mee aan de uitwerking van ontwerpen van wettelijke en reglementaire bepalingen aangaande zaken die de bevoegdheid zijn van de POD. Hij maakt de rechtspraakstudies op over actuele thema’s om bestaande onregelmatigheden en leemtes in de regelgeving in kaart te brengen, en om hiervoor oplossingen aan te reiken. Hij vertaalt de politieke ideeën in regelgeving, en verschaft uitleg inzake de toepassing van de regelgeving door middel van omzendbrieven, uiteenzettingen, enz. - Rol als juridisch deskundige: de dienst waakt over de optimale verdediging van de belangen van de Belgische staat in materies waarvoor de POD bevoegd is, zowel op het niveau van

33


juridische als van bestuursgeschillen. De dienst staat in voor het dagelijks beheer daarvan. In het kader van een juridisch geschil bestaat het algemeen belang van de Belgische staat erin de wet na te leven en te doen naleven. Het doel van een dergelijke gerechtelijke tussenkomst is het recht op maatschappelijke bijstand of op een leefloon te doen erkennen telkens wanneer de betrokken persoon daarop aanspraak kan maken, en dit recht in het tegenovergestelde geval te betwisten. Bestuursgeschillen hebben betrekking op de toelage verschuldigd door de Belgische staat aan de OCMW’s naar aanleiding van rechterlijke beslissingen die hen veroordelen tot het betalen van de maatschappelijke bijstand. - Rol als beleidsmedewerker / politiek medewerker: De dienst speelt een coördinerende rol met betrekking tot de beleidsacties die betrekking hebben op zaken die de POD aangaan, zowel op federaal als op Europees niveau. Hij stelt die maatregelen voor die de beoogde beleidsdoelstellingen het best vertalen. In samenwerking met de interne en externe stakeholders worden maatregelen geformuleerd om de vooropgestelde politieke doelstellingen te bereiken. C. Stafdienst ICT De activiteiten ressorteerden tot 2007 onder de dienst CKO. De dienst CKO introduceerde informatietechnologieën als een eenvoudig technisch hulpmiddel bij de administratie van de POD. In het kader van de grotere autonomie werd er beslist een zelfstandige ICT-dienst uit te bouwen waarvan de activiteiten zich uitstrekken over verschillende domeinen: de migratie van de bureautica, de invoering van het eenheidsloket of Frontdesk in het kader van het project Call Mi IS, de bijwerking en toepassing van de gegevensbank PRIMA op een aangepast informaticaplatform, enz. D. Dienst OCMW’S D1. Directeur-generaal (Secretariaat) De Directeur-generaal heeft de leiding over de diensten die toezicht houden op de OCMW’s. De dienst OCMW’s vormt de “traditionele kernactiviteit” van de POD MI en rapporteert rechtstreeks aan de Directeur-generaal. D2. OCMW Wetgeving en bevoegdheidsconflicten De dienst ontwikkelt en bestudeert beleidsvoorstellen en reikt het beleid oplossingen aan bij problemen. De ‘vertaling’ van de beleidsvoorstellen impliceert het uitschrijven van wetgevende of reglementaire teksten (wetsontwerpen, ontwerpen van koninklijke en ministeriële besluiten en omzendbrieven), volgens de onderrichtingen inzake wetgevingstechniek en de leesbaarheid. Bovendien geeft de dienst informatie en onderrichtingen aan de stakeholders over de regelgeving met betrekking tot de OCMW-materie. Ze adviseert mondeling of schriftelijk naar aanleiding van individuele vragen van parlementsleden, van het kabinet, van de OCMW’s, enz. en geeft ook toelichting in algemene verklarende documenten, zoals in rondzendbrieven, en bij het van kracht worden van nieuwe regelgeving of bij onduidelijkheden betreffende de toepassing van de bestaande regelgeving. De dienst biedt algemene juridische ondersteuning aan de uitvoeringsdiensten van de POD inzake de federale OCMWregelgeving. De dienst fungeert tevens als administratiefrechtelijke autoriteit bij “bevoegdheidsconflicten”, die geschillen tussen OCMW’s omtrent hun territoriale bevoegdheid beslecht. Deze heeft als wettelijke opdracht binnen de 5 werkdagen een OCMW aan te wijzen dat voorlopig bevoegd is om een beslissing te nemen over een steunaanvraag in geval van bevoegdheidsconflict tussen twee of meer OCMW’s die zich territoriaal onbevoegd hebben verklaard.

34


Tenslotte verzekert de dienst het secretariaat van de Federale Adviescommissie Maatschappelijk Welzijn. D3. Leefloon – Terugbetaling Wet 65 Deze uitbetalingsdienst zorgt voor de toelagen die aan OCMW’s worden verleend in het kader van de Wet van 2 april 1965 en van de Wet van 26 mei 2002 betreffende het RMI. De huidige dienst is het resultaat van verscheidene fusies gedurende de voorbije jaren. In 2007 werden de diensten Leefloon en Onderhoudsgelden enerzijds en Terugbetalingen Wet 65 anderzijds gefuseerd tot één dienst Leefloon en Wet 65. De eerstvermelde dienst Leefloon en Onderhoudsgelden was op zijn beurt het resultaat van een eerdere fusie-operatie. De toelagen in kader van wet 65 worden uitgekeerd aan de OCMW’s voor de steun die deze verlenen aan behoeftige personen die de Belgische nationaliteit niet bezitten en die niet in het bevolkingsregister zijn ingeschreven. Deze toelagen kunnen bestaan uit financiële steun, ziekenfondsbijdragen, medische en farmaceutische zorgen, repatriëringkosten, kosten van eerste installatie, gewaarborgde gezinsbijslag, plaatsings- of verblijfskosten en allerhande tewerkstellingsmaatregelen. De toelagen in kader van de wet 2002 betreffende het RMI vergoeden de OCMW’s voor gemaakte kosten en bestaan uit drie zaken. Ze bevatten enerzijds het leefloon, anderzijds de tewerkstellingsmaatregelen en ten derde de installatiepremies voor daklozen24. Tevens helpt de dienst bij problemen rond de terugbetalingprocedure, en verschaft het de OCMW’s informatie over steunverlening die teruggevorderd wordt in het kader van de regelgeving. Vanaf 1 januari 2006 worden de dossiers Leefloon door de OCMW’s elektronisch ingevoerd via het netwerk van de KSZ. Op 1 april 2007 volgden de dossiers wet 65. De dienst Onderhoudsgelden stond enerzijds in voor de uitbetaling aan de OCMW’s van de vroegere staatstoelagen die werden verleend in het kader van de wet van 8 mei 1989 betreffende het verlenen en invorderen van voorschotten op onderhoudsgelden en zorgde anderzijds voor de verdeling van de door de ontvangkantoren (Administratie van Financiën) ingevorderde verschuldigde onderhoudsgelden. Hij behandelde de aanvragen tot terugbetaling van OCMW’s en stond deze ook bij in verband met problemen rond de terugbetalingsprocedure, evenals bij het verschaffen van algemene informatie in het kader van de wet van 8 mei 1989. In 2004 werden de OCMW’s ontlast van hun invorderingsopdracht, deze opdracht werd sinds 1 juni 2004 overgenomen door de Dienst voor Alimentatievordering (DAVO) bij de FOD Financiën. In 2005 werd ook het tweede luik, namelijk het verlenen van voorschotten op onderhoudsgelden, overgedragen aan de DAVO. Dit betekende niet dat de dienst Onderhoudsgelden stopte in 2005 want de boekhoudkundige afsluiting van voorgaande jaren liep nog door. D4. Dienst Helpdesk Veiligheid Deze in 2004 opgerichte dienst staat de OCMW’s bij in de invoering van hun gegevens in het netwerk van de KSZ. Hij ondersteunt de OCMW’s tijdens het leerproces van de informaticabeveiliging van gegevens. Hiertoe ontwikkelt de dienst enerzijds een informatica beveiligingsbeleid zowel intern (op vlak van internet, e-mail, en fysieke veiligheid, enz.) als voor de OCMW’s; en ziet anderzijds toe op de ontwikkeling van een kenniscentrum inzake beveiliging ten behoeve van alle OCMW’s. Dit laatste concretiseert zich in de organisatie van opleidingen, de begeleiding van de OCMW’s bij de toepassing van de minimale veiligheidsnormen die de KSZ oplegt en de benoeming van veiligheidsconsulenten. In dit kader werd trouwens in 2005 in elk OCMW een veiligheidsconsulent benoemd. 24 De tewerkstellingsopdracht van het OCMW omvat het aanbieden van een baan of het uitwerken van een geïndividualiseerd project voor MI dat op termijn leidt naar een tewerkstelling. De tewerkstellingsmaatregelen voor gerechtigden op MI vinden hun juridische basis in meer de artikels 60 § 7 en 61 van de organieke wet van 8 juli 1976.

35


D5. Activering ESF (Europees Sociaal Fonds) Deze dienst treedt op als gedelegeerde beheersautoriteit voor de middelen die het ESF ter beschikking stelt van de federale overheid. Het ESF, één van de structurele fondsen van de Europese Unie (EU), heeft als doel van de verschillen in rijkdom en levensstandaard tussen de verschillende EU-lidstaten en regio’s af te vlakken, dit met het oog op het bevorderen van de economische en sociale samenhang. Tot april 2007 beheerde de POD MI deze fondsen samen met de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (WASO). Hierin kwam verandering in april 2007 toen de ESF-ploeg van de FOD WASO overkwam en tegelijk het globale beheer van de federale ESF-programmatie 2007-2013 bij de POD MI terecht kwam. Deze wijziging houdt, eerst en vooral, rekening met de nieuwe verdeling van de ESFmiddelen tussen de federale overheid en de gewesten en gemeenschappen en, ten tweede, met de beslissing om de toekenning te herzien van de beschikbare ESF-middelen tussen het gedeelte Werkgelegenheid en het gedeelte MI. De missie van de dienst bestaat uit het aan het werk houden van personen die maatschappelijke bijstand genieten en bijgevolg preventief optreden in de strijd tegen armoede en uitsluiting van de meest achtergestelde groepen van de arbeidsmarkt. Daarenboven gaat de dienst instrumenten conceptualiseren, voorstellen en evalueren, die de integratie beogen van achtergestelde bevolkingsgroepen via opleiding en tewerkstelling. Tenslotte treedt hij in een voortdurende dialoog met alle bevoegdheidsniveaus (gemeenten, gewesten, gemeenschappen, Europa, internationaal) waarvan de maatregelen een impact hebben op de beroepsinschakeling. De dienst concretiseert deze missie in drie operationele doelstellingen: informatieverstrekking omtrent het beleid op vlak van activering en aangaande het ESF, coördinatie en opvolging van de ESF-projecten en instaan voor een thematische groep rond activering en ESF. In de loop van 2004 werd de Cel ESF ingepast in het nieuwe organigram van de POD. De cel, later dienst genoemd, beschikte aanvankelijk over drie experten. De overige medewerkers werden ingeschakeld in de hoger vermelde dienst Subsidies en Overheidsopdrachten. Naast het Belgisch federaal programma hebben de gewesten in het kader van het ESF eigen regionale programma’s, maar het federale operationeel programma (OP) stoelt op de federale bevoegdheden en heeft volgende actiedomeinen bepaald: sociale en professionele activeringstrajecten stimuleren; loopbaanplanning en verscheidenheid op het werk aanmoedigen; discriminatie bestrijden. In het kader van de verbetering van de controleprocedures door de Europese overheid werd een onderscheid gemaakt tussen de beheersautoriteit en de betalingsautoriteit. Ten gevolge hiervan werd de Certificeringautoriteit Europese fondsen losgekoppeld van de dienst ESFActivering en ondergebracht bij de dienst Begroting en Logistiek van de POD. Het luik activering viel oorspronkelijk onder de dienst Beleidsondersteunend en Juridisch Advies. In 2006 werd deze activiteit overgeheveld naar de dienst ESF, samen met twee personeelsleden. De activiteiten inzake activering staan momenteel evenwel op een laag pitje. De dienst is ook de erfgenaam van de vzw Tewerkstelling en Opleiding voor Kansarmen (TOK) / Emploi et Formation pour les Defavorisés (EFD). Deze organisatie werd begin jaren 1990 opgericht om Europese subsidies te beheren voor inschakelingsprojecten. Deze vzw ging in 2001 failliet.

36


E. Armoedebeleid De taken van de dienst Armoedebeleid zijn heterogeen en bestaan onder meer uit: opvolgen van de processen en structuren die ontstonden n.a.v. het Algemeen Verslag over de Armoede; coördineren van Belgische activiteiten die kaderen in de Open Methode van Coördinatie inzake Sociale Insluiting van de Europese Unie; advies geven over de besteding van de winst van de Nationale Loterij die voorzien wordt voor de strijd tegen de armoede25; antwoorden op vragen van particulieren over thema’s die behoren tot armoede en sociale uitsluiting en integreren van armoededeskundigen in de verschillende overheidsdiensten. De belangrijkste taak van de dienst bestaat er in de uitwerking, uitvoering, opvolging en evaluatie van het Nationaal Actieplan Sociale Insluiting (NAP) te coördineren. Om de totstandkoming, opvolging en evaluatie van dit actieplan op administratief niveau te verzekeren en de stakeholders bij deze processen te betrekken wordt er in twee werkgroepen gewerkt: de “werkgroep acties” onder voorzitterschap van de POD en de “werkgroep indicatoren” onder voorzitterschap van de FOD Sociale Zekerheid. F. Grootstedenbeleid (GSB) De dienst GSB ondersteunt administratief het federaal grootstedenbeleid en draagt bij tot een duurzame sociaal-economische ontwikkeling van de stedelijke gebieden, een verbetering van de levensomstandigheden van de stadsbewoners en een versterking van de sociale cohesie, meer in het bijzonder in de probleemwijken. De dienst bevordert en ontwikkelt een inhoudelijke en technische expertise van de stedelijke fenomenen door studie en praktijkervaringen; een partnerschap tussen het federale niveau en de lokale overheden, door enerzijds het afsluiten van overeenkomsten voor de financiering van de lokale grootsteden- en huisvestingsprogramma’s, en anderzijds de begeleiding van lokale actoren bij de ontwikkeling van deze programma’s; het transversaal stedenbeleid door een permanente opvolging; platformen voor de uitwisseling van kennis en praktijkervaringen, bijvoorbeeld met de steden en gemeenten waarmee een overeenkomst wordt afgesloten en de communicatie via o.m. een eigen website. De acties van het GSB concentreren zich rond meerdere krachtlijnen. De basis van het GSB blijven de contracten die de federale overheid afsluit met de grote steden in het kader van een ondersteuningsprogramma’s voor stadsontwikkeling. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen twee types contracten: ‘stadscontracten’ waarbij de nadruk ligt op sociale cohesie en geïntegreerde wijkontwikkeling en ‘huisvestingscontracten’ waarmee een verhoging van het aanbod aan kwalitatieve en betaalbare woningen in de steden wordt beoogd. Daarnaast zijn er nog de ontwikkeling van een expertise op het vlak van stadsontwikkeling en het overleg met de andere beleidsniveaus en de stedelijke actoren. De dienst heeft met 15 steden en gemeenten stadscontracten afgesloten. De financiering van de overeenkomsten met de grote steden vindt zijn grondslag in de Wet van 17 juli 2000 “tot bepaling van de voorwaarden waaronder de plaatselijke overheden een financiële bijstand kunnen genieten van de Staat, in het kader van het stedelijk beleid”. De uitvoeringsmodaliteiten zijn geregeld bij KB van 12 augustus 2000. Elf steden kwamen in eerste instantie in aanmerking: Antwerpen, Gent, Luik, Charleroi en zeven Brusselse gemeenten (Anderlecht, Vorst, Molenbeek, St.-Gillis, St.-Joost, Schaarbeek en Brussel-Stad) die genoten van de tussenkomst van het Objectief 2 van de Europese structuurfondsen. Bij KB van 26 september 2001 werden Oostende, La Louvière, Mons en Seraing aan de lijst toegevoegd. Het federaal regeerakkoord van 2003 kondigde een “intensifiëring” aan van de aanpak van de 25

De dienst staat in voor de verwerking van de aanvragen voor subsidies bij de Nationale Loterij in het kader van de strijd tegen de armoede. De dienst stelt de aanvraagdossiers samen en legt ze ter advisering voor aan een Interkabinettenwerkgroep. De eindbeslissing over de toekenning van de middelen wordt genomen op de Ministerraad.

37


grootstedelijke problematiek. Het wenste de contracten met de grote steden te versterken door onder meer de invoering van meerjaarlijkse overeenkomsten vanaf 2005. De programma’s, die deze 15 steden en gemeenten realiseren, beoogden aanvankelijk drie centrale doelstellingen: - Het dagelijks leven in de wijken verbeteren en perspectieven openen voor alle inwoners (projecten gericht op terugdringen uitsluitingsprocessen, herstellen veiligheidsgevoel, sociale integratie, gezondheid, participatie, enz.) - Heropleving van de woonomgeving in de wijken in moeilijkheden (buurtdiensten, renovatie, openbare netheid, aanpassing publieke ruimte, enz.) - De wijk in de stedelijke agglomeratie verankeren (verbetering imago buurten, economische ontwikkeling, enz.). In 2005 werden nieuwe doelstellingen geformuleerd waarop de projecten moeten inspelen. Vooreerst waren er vijf thematische doelstellingen: - Een geïntegreerde wijkontwikkeling - Een levenskrachtige lokale economie, duurzame en buurtgerichte werkgelegenheid - Een sterke sociale cohesie in de wijken - Een gezonde stad in een gezonde omgeving - Een beter woonaanbod (Als aanvulling op de «huisvestingscontracten»). Daarnaast werden er vijf transversale doelstellingen vooropgesteld die bij de opmaak van de programma’s een rol speelden: socio-professionele inschakeling, gelijkheid tussen mannen en vrouwen, diversiteit en interculturaliteit, bewonersparticipatie en duurzame ontwikkeling. Daarnaast beschikt de dienst GSB sinds 2004 over huisvestingscontracten op een meerjarenbasis. In 2004 besliste de federale regering tijdens de bijzondere ministerraden van Gembloers en Oostende om extra middelen te voorzien voor huisvesting in de grote steden. In het kader van de realisatie van dit huisvestingsplan heeft de dienst met 17 steden en gemeenten (de vijftien steden met een stadscontract, Mechelen en Sint-Niklaas) huisvestingscontracten afgesloten. De dienst beschikt over eigen huisvestingsexperten of doet een beroep op consultancybureaus voor de opvolging. Voor de huisvestingscontracten werden door de dienst vier doelstellingen vooropgesteld: het verhogen van het aantal kwaliteitsvolle huurwoningen, aangepast aan de huidige en toekomstige noden van de bewoners; het vergemakkelijken van eigendomsverwerving voor gezinnen met laag of middelgroot inkomen en voor jongeren; het versterken van het gemeentelijke beleid inzake bestrijding van de huisjesmelkers, leegstand en ongezonde woningen; het opzetten van transversale acties ter herintegratie van achtergestelde groepen via toegang tot huisvesting. De dienst staat voorts in voor de invoering en toepassing van de wet op de gemeentelijke administratieve sancties (GAS) in het kader van de overlastproblematiek. Dit gebeurt door de oprichting van een Task Force van experts in 2007 op het vlak van GAS in de dienst zodat de gemeenten een gespecialiseerde begeleiding kunnen genieten bij de toepassing ervan. Verder subsidieert het de aanstelling van deskundige GAS-bemiddelaars in de gerechtelijke arrondissementen en de politiezones om de bemiddelingsprocedure, zoals bepaald in het kader van de wetgeving op de GAS, te begeleiden. In dit perspectief verricht de dienst ook onderzoek en organiseert het bemiddelingsopleiding. In het kader van de ondersteuning van het Rosetta-plan werd ook in 2005 een contingent van 170 startbanen toegekend aan het federaal grootstedenbeleid. Deze startbanen werden verdeeld over de 15 steden en gemeenten met een stadscontract en geïntegreerd in de projecten van sociale cohesie of openbare netheid. Daarnaast ondersteunt de dienst GSB sinds november 2002 de inschakelingsprogramma’s voor geregulariseerde asielzoekers. Het initiatief bestaat uit het verlenen van financiële hulp aan de OCMW’s van de steden waar vele geregulariseerden verblijven, in casu Brussel, Antwerpen en Luik. Deze grote steden met de meeste dossiers worden geconfronteerd met een toestroom van asielzoekers wat inspanningen vergt voor een adequate opvang tijdens de

38


erkenningsprocedure en integratie-ondersteuning na de regularisatie. Het betreft een initiatief met een duurtijd voor telkens een jaar en een optie voor verlenging ervan. De dienst profileert zich ook als een expertisecentrum inzake stadsontwikkeling waar naast wetenschappelijk onderzoek ook de verspreiding en uitwisseling van kennis centraal staat. Naast de publicatie van studies zoals de Gezondheid in de grote steden of Atlas van kansarme buurten organiseert het Grootstedenbeleid regelmatig colloquia en studiedagen. Voorts vormen ook het tijdschrift “Zicht op Stad”, de website van het federaal grootstedenbeleid en de deelname aan het Europese geïnformatiseerd kennisnetwerk voor stedelijk beleid EUKN (European Knowledge Network) goede kanalen om kennis en ervaring inzake stadsontwikkeling en stedenbeleid te verspreiden. De drie gewesten zijn overeengekomen dat het federaal grootstedenbeleid de Belgische deelname aan EUKN coördineert. Tenslotte organiseert het grootstedenbeleid jaarlijks een projectoproep waarbij goede praktijken rond een bepaald stedelijk thema worden bekroond. De dienst is ook betrokken bij het overleg en de samenwerking met andere beleidsniveaus en netwerken. Het officieel orgaan voor de dialoog tussen de Federale Staat en de gewesten en de gemeenschappen over stedelijke en huisvestingsgerelateerde problemen is de Interministeriële Conferentie voor Huisvesting en Stedenbeleid. In navolging van het overleg inzake de OCMW’s tussen de POD en de drie verenigingen van steden en gemeenten, werd vanaf mei 2007 een gelijkaardig overleg opgestart inzake het stedenbeleid. Tenslotte is er het Europees niveau met het Charter van Leipzig en de deelname aan het stedennetwerkprogramma Urbact26. G. Sociale Economie Het actieterrein van deze dienst is zeer heterogeen. Men verleent een brede waaier aan subsidies (Pluspremieprogramma, facultatieve toelagen) en verricht onderzoekswerk bijvoorbeeld inzake openbare aanbestedingen. Voorts participeert de dienst vanaf 2005 aan het overleg in het netwerk van administraties – réseau des administrations (NARA) en het structureel overleg tussen de POD en de koepelorganisaties in de sociale economie27. De dienst neemt actief deel aan verschillende werkgroepen en colloquia, als stakeholder of partner-organisator. Tenslotte formuleert het beleidsvoorstellen: bijvoorbeeld de hervorming van het statuut ‘vennootschap met sociaal oogmerk’, sociaal label of activiteitencoöperatieven. Men is ook betrokken bij de uittekening van referentiekader Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) binnen een werkgroep van de Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling (ICDO). 26

In het kader van het Duitse EU-voorzitterschap vond op 24 en 25 mei 2007 te Leipzig een informele ministeriële conferentie plaats over ruimtelijke en stedelijke ontwikkeling. De ministers, bevoegd voor stedelijk beleid in de 27 lidstaten, keurden er het “Charter voor Duurzame Europese steden” goed. Op Belgisch vlak was hieraan een breed overleg tussen de Federale staat en de gewesten en de gemeenschappen voorafgegaan. Dit charter roept alle bestuursniveaus in iedere lidstaat op om zijn verantwoordelijkheid op te nemen voor de toekomst van de steden en doet een aantal aanbevelingen terzake. 27 Dit is een werkgroep die de verschillende administraties, op federaal en regionaal niveau en met betrekking tot de sociale economie, samenbrengt om over thema’s en voorstellen van gedachten te wisselen. Deze werkgroep met onder meer vertegenwoordigers van VOSEC en SAW-B en de voorzitter van de POD vindt zijn legitimiteit in het Samenwerkingsakkoord met betrekking tot de Meerwaardeneconomie van 30 mei 2005.

39


De dienst Sociale Economie verzorgt het secretariaat van het Overlegcomité Meerwaardeneconomie, georganiseerd in het kader van het Samenwerkingsakkoord met betrekking tot de Meerwaardeneconomie van 30 mei 2005. Dit akkoord en het regeerakkoord van juli 2003 leidden tevens tot de uitwerking van een specifiek sociaal statuut voor werklozen binnen activiteitencoöperatieven en de oprichting van de Federale Raad voor de Meerwaardeneconomie in november 2007.

40

ORGANIGRAMMEN28 I. Periode 1936 - september 1995 onder Ministerie van Volksgezondheid 194029 Bestuur voor de onderstand – Administration de l’Assistance publique - Administratieve dienst – Service administratif - Inspectiedienst – Service d’inspection - Dienst voor de Oorlogswezen – Service de l’Oeuvre nationale des orphelins de guerre - Centrale Dienst voor Hulp en Onderstand – Service central d’aide et d’assistance publique30 Bestuur voor steun en hulpverschaffing – Direction générale des Secours et de l’Assistance - Steunverschaffing – Secours - Hulpverschaffing aan vluchtelingen – Assistance aux réfugiés 1946-195631 Openbare Onderstand – Assistance publique (1946-1952) / Directie van de Onderstand – Direction de l’Assistance (1952-1956) (ressorterend onder Bestuur van het Gezin, van de Huisvesting en van de Onderstand – Administration de la Famille, du Logement et de l’Assistance) - Wetgeving – Législation - Financiën – Finances32 - Onderhoudskosten van Behoeftigen – Frais d’entretien des indigents - Begroting en comptabiliteit – Budget et comptabilité - Dienst van de Inrichtingen voor Geesteszieken – Service des établissements pour malades mentaux (1946-1952) / Administratieve Dienst van de Instellingen voor Geesteszieken - Service administratif des établissements pour malades mentaux (1952-1956) Boekhouding – Comptabilité (enkel 1946-1952)

28

Voor de periode 1940-1990 gebaseerd op: Vandeweyer L., Het ministerie van volksgezondheid (1936-1990). Organisatie en bevoegdheden, Brussel, 1995, p. 93-107 (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Miscellanea Archivistica Studia, 56). 1990-2002: Guide des ministères. Revue de l’administration belge. Gids der ministeries. Tijdschrift van de Belgische administratie, Brussel. 2003-heden: archieven POD MI op e-communities. 29 KB van 8 februari 1940 (BS, 18 februari 1940). 30 Opgericht door BSG van 7 juli 1940. Moest de sociale en humanitaire werking van de openbare en private instellingen coördineren en bijkomende hulp verlenen waar nodig. 31 Op basis van RB van 25 september 1946 (BS, 28 september 1946). KB van 11 juli 1952 houdende vaststelling van het organiek kader (BS, 27 juli 1952). KB van 24 november houdende vaststelling van het organiek kader (BS, 3 december 1953). Tot KB van 28 december 1956. (BS, 1 januari 1957). 32 Onderhoudskosten van Behoeftigen en Begroting en comptabiliteit ressorteerden in de periode 1953-1956 onder Financiën.


1956-196833 Bestuur van de Onderstand – Administration de l’Aide sociale Directie van de Onderstand – Direction de l’assistance - Geschillen – Contentieux - Financiën en onderhoudskosten – Finances et frais d’entretien - Comptabiliteit van de openbare hospitalen – Comptabilité des hôptitaux publics (1963-1964)34 - Administratieve dienst – Service administratif (1963-1968) Directie van het Speciaal Onderstandsfonds – Direction du fonds spécial d’assistance - Geschillen – Contentieux - Administratieve Afdeling – Section administrative Frans Bureau – Bureau français Vlaams Bureau – Bureau néerlandais - Afdeling Comptabiliteit – Section comptabilité (1963-1968) - Beroepscommissie van het Speciaal Onderstandsfonds – Commission d’appel du Fonds spécial d’assistance Expeditie en typedienst – Expédition et dactylographie35 1968-197336 Bestuursafdeling voor de onderstand – Administration de l’Aide sociale - Directie voor de Onderstand – Direction de l’assistance - Directie voor het Speciaal Onderstandsfonds – Direction du Fonds spécial d’assistance - Commissie van Beroep van het Speciaal Onderstandsfonds – Commission d’appel du Fonds spécial d’assistance 1973-198137 Bestuursafdeling voor de Onderstand – Administration de l’Aide sociale - Gemeenschappelijke diensten – Services communs - Directie van de Onderstand – Direction de l’assistance - Directie van het Bijzonder Maatschappelijk Dienstbetoon – Direction de l’aide sociale spéciale - Directie van de Rustoorden – Direction des maisons de repos - Afdeling Studiën – Section d’études (1976-1981)

33

KB van 28 december 1956 (BS, 1 januari 1957) dat tevens de Directie van de Onderstand tot Bestuur verheft (BS, 28 december 1956) en KB van 21 mei 1963 tot vaststelling van het organiek kader van het Ministerie van Volksgezondheid en van het Gezin (BS, 24-25 mei 1963). 34 Deze dienst werd afgeschaft bij KB van 16 juli 1964 (BS, 25 juli 1964). 35 In de periode 1963-1968 ressorterend onder Directie van het Speciaal Onderstandsfonds. 36 KB van 2 april 1968 (BS, 4 april1968). MB van 11 maart 1971 (BS, 23 maart 1971) De bestuursafdeling voor Gezinszorg en Huisvesting wordt geschrapt, omwille van het ontstaan van een apart ministerie voor het Gezin en de Huisvesting. Hierdoor bleef enkel het Bestuur van de Onderstand achter. 37 MB van 23 juni 1973 (BS, 25 juli 1973). In 1976 werd ook een Afdeling Studiën opgericht via organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW’s.

42


1981-199038 Bestuursafdeling voor het Maatschappelijk Welzijn – Administration de l’Aide sociale - Kabinet van de Directeur-Generaal – Cabinet du Directeur-général - Gemeenschappelijke diensten – Services communs - Directie voor het Maatschappelijk Welzijn – Direction de l’aide sociale - Directie van het Bijzonder Maatschappelijk Dienstbetoon – Direction de l’aide sociale spéciale - Directie van de Rustoorden – Direction des maisons de repos - Studiedienst en Secretariaat van de Hoge Raad – Section d’études et sécretariat du Conseil - Dienst voor Sociale Emancipatie – Service de l’émancipation sociale39 - Cel ‘Heizelslachtoffers’ – Cellule Victimes du Heysel 40

1990- 1993 Bestuursafdeling voor het Maatschappelijk Welzijn – Administration de l’Aide sociale - Studiën en Geschillen – Etude et Contentieux - Bestaansminimum – Minimum de moyens d’Existence - Financiën en onderhoudskosten – Finances et frais d’entretien - Voorschotten op onderhoudsgelden – Avances sur Pensions alimentaires - Onthaalcentrum voor Vluchtelingen – Centre d’accueil des réfugiés - Bicommunautaire sector (Lasten van het verleden) – Secteur bicommunautaire (Soldes du passé)41

1994/1995-1996 Bestuursafdeling voor het Maatschappelijk Welzijn – Administration de l’Aide sociale - Algemene Directie – Direction Générale - Bestaansminimum – Minimum de moyens d’Existence Franstalige afdeling – Section francophone Nederlandstalige afdeling – Section néerlandophone - Financiën en onderhoudskosten – Finances et frais d’entretien - Informatie en Controle OCMW’s – Information et Contrôle CPAS - Voorschotten op onderhoudsgelden – Avances sur Pensions alimentaires - Onthaalcentrum voor Vluchtelingen – Centre d’accueil des réfugiés

38

MB van 27 maart 1981 houdende verdeling per dienst van de betrekkingen voorzien op het organiek kader van het Ministerie van Volksgezondheid en van het Gezin. 39 Opgericht bij KB van 14 september 1987 (BS, 18 september 1987). 40 Tijdelijke administratieve cel opgericht bij KB van 30 augustus 1985 tot regeling van de modaliteiten van de tussenkomst van de Staat uit solidariteit ten gunste van de slachtoffers van de Heizelgebeurtenissen (BS, 15 november 1985). 41 Aanvankelijk onderverdeeld in Fonds voor medische, sociale en pedagogische zorg voor gehandicapten – Fonds de soins médico socio-pédagogiques pour handicapés; Gezin en sociale zieketen – Famille et maladies sociales; Rustoorden – Maisons de Repos

43


II. Periode oktober 1995 - april 2003 onder Ministerie van Sociale Zaken, Volksgezondheid en Leefmilieu 1995-1996 Zie supra. 1997 Bestuur van de Maatschappelijke Integratie – Administration de l’Intégration sociale Bestuursdirectie Uitkeringen aan gehandicapten – Direction d’administration Prestations aux handicapés … Bestuursdirectie Maatschappelijk Welzijn – Direction de l’administration de l’Aide sociale - Bestaansminimum – Minimum de moyens d’Existence - Financiën en onderhoudskosten – Finances et frais d’entretien - Vluchtelingen – Réfugiés - Onderhoudsverplichtingen –Créances alimentaires - Begroting, statistieken en boekhouding – Budget, statistiques et comptabilité - Onthaalcentrum voor vluchtelingen – Centre d’accueil pour réfugiés42 1998-2000 Bestuur van de Maatschappelijke Integratie – Administration de l’Intégration sociale Bestuursdirectie Uitkeringen aan gehandicapten – Direction d’administration Prestations aux handicapés … Bestuursdirectie Maatschappelijk Welzijn – Direction de l’administration de l’Aide sociale - Diensten Toelagen en Contrôle – Services Subventions et contrôle - Juridische en studiedienst – Service juridique et d’études - Cel Armoede – Cellule Pauvreté - Onthaalcentrum voor Vluchtelingen – Centre d’Accueil pour Réfugiés43 - Coördinatiecel Onthaalcentra voor Vluchtelingen – Cellule de Coordination des Centres d’Acceuil pour Réfugiés - Cel Tweedelijnsopvang – Cellule d’Accueil de deuxième ligne 2001-april 2003 Bestuur van de Maatschappelijke Integratie – Administration de l’Intégration sociale Bestuursdirectie Uitkeringen aan gehandicapten – Direction d’administration Prestations aux handicapés … Bestuursdirectie Maatschappelijk Welzijn – Direction de l’administration de l’Aide sociale - Diensten Toelagen en Controle – Services Subventions et contrôle - Juridische dienst - Service juridique - Dienst Studiën en geschillen – Service Etudes et contentieux - Cel Armoede - Cellule Pauvreté - Cel Sociale economie - Cellule Economie sociale - Cel Grootstedenbeleid – Cellule Politique des Grandes Villes - Cel Tewerkstelling en Opleiding voor Kansarmen – Cellule Emploi et Formation pour les défavorisés. Opvang voor Vluchtelingen – Acceuil des Réfugiés

42 43

Met buitendiensten in Florennes, Steenokkerzeel en Melsbroek. Onthaalcentra in Rixensart, Kapellen, Florennes, Aarlen? Bevingen, Sint-Pieters-Woluwe, Charleroi en Virton.

44


III. Periode mei 2003 tot heden als Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie Mei 2003 - december 2006

45

Januari 2007 - heden

VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEVEN De POD MI bezit een groot aantal archiefstukken, die haar bevoegdheden en activiteiten weerspiegelen. Vraag is natuurlijk welke archiefstukken precies gevormd worden, hoe deze momenteel beheerd worden en hoe deze geselecteerd zullen worden. Sommige archiefstukken bezitten immers een informatieve, culturele en historische waarde, niet alleen voor de ambtenaar van de archiefvormende dienst, maar ook voor de toekomstige gebruikers van het archief, de historici, de amateur- en professionele vorsers, de rechtzoekende burger en andere louter geïnteresseerden. Voor een goed begrip worden eerst de belangrijkste principes en basisbegrippen van de archivistiek kort aangehaald en nader toegelicht. PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK Archiefstukken Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie, een persoon of een groep personen in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen. Het gaat dus om alle documenten, die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten, dit zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Boeken, tijdschriften en losse documentatie behoren in principe niet tot het archief. Archiefreeksen De archiefstukken vormen reeksen, m.a.w. groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voorbeelden zijn de personeelsdossiers, de ontvangen brieven, de dossiers die door een dienst in het kader van een van zijn specifieke competenties behandeld zijn en telkens over een zaak handelen, de agenda’s van de uitgaande brieven… Archiefvormers De organisatie, persoon of groep personen die, in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, archief tot stand brengt of tot stand heeft gebracht. ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING Voorgeschiedenis Over de archiefvorming in het verleden zijn we slechts in geringe mate geïnformeerd. Twee inspectierapporten van het Rijksarchief handelen over het archiefbeheer bij Maatschappelijk Welzijn. In een beknopt verslag van omstreeks 1972 maakte oud-collega Marie-Rose Thielemans melding van boeiende dossiers betreffende politieke vluchtelingen en gerepatrieerden uit Congo en de prijszetting van onderhoudsgelden in publieke instellingen van de Afdeling Financiën en onderhoudsgelden. Voorts waren er duizenden individuele dossiers van het voormalige Speciaal Onderstandsfonds met een geringe historische waarde. Een meer uitgebreide doorlichting vond plaats in september 1988 door mevrouw Griet Maréchal bij adjunct-adviseur Note, mevrouw Dewolf, mevrouw Deruyck en de heer Cums. Ze trof er in totaal iets meer dan een halve strekkende kilometer archief aan. De principedossiers van de Studiedienst, de toezichtsdossiers betreffende instanties voor de 19 gemeenten van Brussel-Hoofdstad of de stukken van het secretariaat van de Hoge Raad voor

POD MI - Vorming, beheer en selectie van archieven

Maatschappelijk Welzijn werden aangeduid als “permanente waarde”. De individuele dossiers, de kostenstaten door de OCMW’s en de beschikkingsformulieren van de dienst Financiën en Onderhoudskosten werden daarentegen beschouwd als weinig belangrijk. De toenmalige dienst Bestaansminimum / Minimex beschikte over een “allesbehalve goed klassement”. De dienst Bicommunautaire instellingen met interessante stukken betreffende onder meer de rustoorden gaf een gemengd en disparaat beeld. Voor een aantal archieven werden in het verleden reeds bewarende maatregelen getroffen. De rechtsvoorgangers van de POD hebben in het verleden al een aantal interessante archiefbestanden aan het Algemeen Rijksarchief in Brussel overgedragen. In 1938 droeg het departement archieven over gevormd door de diensten en besturen bevoegd voor de openbare weldadigheid en het gevangeniswezen (periode ca. 1830-jaren 1920). Dit archiefbestand wordt ontsloten door een handgeschreven inventaris44. De onderzoeker treft er informatie aan over het beheer en de werking van bedelaarsgestichten, rijksweldadigheidskolonies, “krankzinnigeninstellingen”, burgerlijke godshuizen en over de bouw en het onderhoud van gevangenissen. Het ministerie van Justitie gaf verder honderden drukwerken uit, die raadpleegbaar zijn in de bibliotheek van de huidige FOD. Ter illustratie vermeld ik hier Recueil des circulaires, instructions et autres actes émanés du Ministère de la Justice ou relatifs à ce departement. Verzameling van omzendbrieven, dienstvoorschriften en andere bescheiden door het Ministerie van Justitie uitgegeven of dit departement betreffende. 1795-1973. Brussel, 1849-1984 (3 reeksen). Na een inspectie in oktober 1977 werden enkele restanten overgedragen van het archief gevormd door het Office Central d'Identification des Oeuvres Sociétiés et d'Assistance dat op 10 november 1914 werd opgericht en belast was met het bijhouden van individuele fiches en dossiers van alle personen die door een private of openbare weldadigheidsinstelling werden gesteund. De instelling onderging verschillende naamsveranderingen, ressorteerde tot 1936 onder het Ministerie van Justitie en verhuisde nadien naar het ministerie van Volksgezondheid waar het in 1977 als documentatiedienst werd geïntegreerd in het Bestuur voor Maatschappelijk Welzijn. Het overgedragen archief omvat jaarrapporten van de activiteiten van de dienst (1914-1918, 1925-1976), boekhoudkundige registers (1920-1970), personeelsdossiers (ca. 1950-1970), briefwisseling (19681975), dossiers en fichesystemen betreffende gesteunden (1949-) en steunverlenende instellingen (1917-). Onder de archieven die in 2003-2005 werden overgedragen naar aanleiding van de verhuis van de FOD Volksgezondheid, bevinden zich een aantal bestanden afkomstig van de Algemene diensten van het voormalige Ministerie van Volksgezondheid: twee reeksen Koninklijke en Ministeriële Besluiten (1830-2005), een reeks notulen van de Directieraad (1944-2001), een reeks personeelsdossiers ouder dan 100 jaar (1850-1904) en bescheiden afkomstig van het Secretariaat-Generaal (1944-1987). Van dit laatste bestand (dat circa 21 strekkende meter telt) is tot op heden nog geen inventaris verschenen, maar er bestaat wel een voorlopig werkinstrument. De personeelsdossiers (circa 20 strekkende meter) zijn toegankelijk via een lijst opgemaakt in Access door de personeelsdienst van de FOD. De overige bestanden zijn ontsloten door een aantal toegangen45. 44

De Bock-Doehaerd R., Ministère de la Justice. Administration de la bienfaisance et des prisons (1944), Brussel, 1988. 45 Deceulaer H. en Dockx Y., Ministerie van Volksgezondheid. Koninklijke en Ministeriële Besluiten, 1830-1978, Brussel, 2004. Deceulaer H. en Tallier P-A., Notulen van de Directieraad van het Ministerie van Volksgezondheid, 1944-2001, Brussel, 2006. Strubbe F., Series Koninklijke en Ministeriële Besluiten afkomstig van het Ministerie van Volksgezondheid en van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, 1949-2005, Brussel (ter perse).

48


In 2009 zal ook een archiefoverdracht plaatsvinden van de juridische dienst van de FOD Volksgezondheid. Het betreft een reeks dossiers (ongeveer 14 strekkende meter) inzake de voorontwerpen van regentsbesluiten, koninklijke besluiten of wetten over diverse materies in het gezondheidsbeleid, zoals de uitoefening van de tandheelkunde, voorschriften inzake voedingswaren, de reglementering van de prostitutie en de bewaring van bloedstalen. De dossiers hebben betrekking op de periode 1938-1986. De aanhoudende reorganisaties en bevoegdheidsverschuivingen brachten de continuïteit van het archiefbeheer in het gedrang, zeker vanaf het midden van de jaren 1990 (zie organigrammen p. 43-44). Dit verklaart wellicht de quasi-onherkenbaarheid van het archief ten opzichte van de toestand op het einde van de jaren 1980. Ik kan slechts vaststellen dat een aantal archieven wellicht onrechtmatig vernietigd werden. De Archiefwet van 24 juni 1955 stipuleert immers dat de archiefbescheiden van de FOD’s en POD’s onder toezicht van de Algemeen Rijksarchivaris staan en bijgevolg niet mogen vernietigd worden zonder zijn toestemming. De Archiefwet blijkt in de meeste diensten trouwens onvoldoende gekend te zijn. Toch tonen de personeelsleden een zekere voorzichtigheid in verband met het archiefbeheer. In de meeste diensten blijken de personeelsleden als “een goede huisvader of huismoeder” hun archiefbescheiden te bewaren en niets met ‘archiefwaarde’ weg te gooien. Indien er in het verleden toch al vernietigingen plaatsvonden, werd verwezen naar relevante regelgeving, bijvoorbeeld het KB van 25 november 1952 houdende de vaststelling der termijnen waarna het in het Rekenhof neergelegd archief mag vernietigd worden46. Het voortdurend wijzigen van de organisatie vanaf 1990 heeft ertoe geleid dat men van bepaalde archiefbescheiden het spoor bijster is geraakt. Mogelijk zijn deze in de meeste gevallen overgedragen aan andere ministeries, overheidsdiensten of agentschappen. Ik denk hierbij onder meer aan de FOD Sociale Zekerheid, de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu of Fedasil. De opmaak van archiefselectielijsten voor de andere FOD’s of POD’s en de registratie van verspreid geraakte archiefreeksen zal hier in de nabije toekomst ongetwijfeld klaarheid scheppen. Het blijft niettemin opvallend dat er in het kader van deze opdracht weinig archief van vóór de jaren 1980 kon teruggevonden worden. De wijziging van organisatie luidde vaak ook personeelsverschuivingen in, wat dan weer de eerder aangehaalde kennisoverdracht bemoeilijkte. Even belangrijk was dat door deze ingreep de persoonlijke betrokkenheid bij een archief - vaak beschouwd als zijn of haar levenswerk volledig verdween. Nieuwe contacten kwamen er in 2003. Het RA verleende in februari 2003 de toestemming voor de vernietiging van de maandelijks ingediende formulieren met betrekking tot de berekening van een staatstoelage (terugbetalingen) aan de OCMW’s in het kader van het bestaansminimum van vóór 1996. Mevrouw Anne-Marie Voets, Adviseur en diensthoofd van de Dienst Toelagen en Controle kaartte toen het probleem van plaatsgebrek voor haar dienst aan, zeker met de nakende verhuis van Centrum 58 aan de Zwarte Lievevrouwstraat naar de Brouckèretoren aan de Anspachlaan in het vooruitzicht. In toepassing van het artikel 5 van de Archiefwet van 24 juni 1955 werd een machtiging verleend om volgende archiefbescheiden te vernietigen. - De bewijsstukken betreffende het betalen van toelagen aan het Rode Kruis voor onder meer medische kosten, opvang, persoonlijke uitgaven, maaltijden, enz. (1991-2002), ca. 140 s.m. - De lijsten van de terugbetalingen aan het OCMW, die het resultaat zijn van het inlezen van banden en diskettes (1998-2000), ca. 30 s.m. - Bewijsstukken van het Overlegcentrum voor Integratie van Vluchtelingen (1999-2002), ca. 2 s.m. - De aanvragen tot erkenning voor belastingsvrijstelling bij bepaalde giften, behandeld door de Hoge Raad voor de Onderstand en het Maatschappelijk Dienstbetoon. (Wet van 18 mei 46

BS, 6 december 1952.

49


1972). Het betreft hier de attesten voor fiscale vrijstelling die vzw’s konden opmaken. (19731990), ca. 5 s.m. Volledigheidshalve dienen nog aanverwante archiefbestanden met historisch waardevolle informatie over de POD of de rechtsvoorgangers te worden vermeld. Het Algemeen Rijksarchief en andere privaatrechtelijke instellingen bewaren immers particuliere archieven met mogelijk relevante gegevens. Ik verwijs hierbij graag naar eventuele archiefbescheiden neergelegd door voormalige ministers van Justitie of Volksgezondheid of hun naaste medewerkers. Drieledigheid We onderscheiden grosso modo drie verschillende categorieën van archief bij de POD MI. Een eerste categorie betreft de beleidsarchieven, die in feite het equivalent zijn van de vroegere kabinetsarchieven. Ze worden als privaatrechtelijk beschouwd en vallen als dusdanig buiten het bestek van deze archiefselectielijst. Toch zijn deze stukken niet zonder belang en verdienen ze extra aandacht47. Recent nam de Ministerraad het initiatief om het onoordeelkundig beheer - lees de vernietiging - van dit erfgoed te voorkomen48. De beheersarchieven van de horizontale diensten vormen de tweede categorie en handelen vooral over de organisatie en de werking van de POD. In deze categorie bevinden zich in hoofdzaak archiefbescheiden van de administratieve en ondersteunende diensten. De horizontale directies bezitten trouwens geen ‘uniek’ karakter. Diensten zoals bijvoorbeeld HRM of Begroting en Logistiek zijn immers ook terug te vinden in de organogrammen van de andere overheidsdiensten. De derde categorie omvat de operationele archieven die voortvloeien uit de uitoefening van de kerntaken van de POD. Ze handelen in hoofdzaak over de specifieke bevoegdheden van en de activiteiten eigen aan de instelling. In het geval van de POD MI ligt hierbij het zwaartepunt bij de archieven van de diensten die zich inlaten met het toezicht op de OCMW’s en de drie thematische diensten Sociale Economie, Grootstedenbeleid en Armoedebestrijding. De operationele archiefbescheiden bezitten doorgaans een uniek karakter en getuigen van de eigenheid van de instelling met een specifieke taakomschrijving. Er dient op gewezen dat de scheiding tussen beheers- en operationele archieven in eerste instantie indicatief is. In de praktijk is deze scheiding niet altijd zo strikt door te voeren. In goede, geordende en toegankelijke staat? De POD beschikt niet over een eigen archiefdienst en heeft bijvoorbeeld ook geen archiefverantwoordelijken aangeduid. Wel werden er in het kader van de implementatie van e-communities en de evolutie naar papierloos bestuur per dienst contentmanagers aangesteld. Hierop kom ik later terug bij de bespreking van e-comunities. Elke dienst - of individu - staat in voor het beheer van de eigen archieven en hanteert een eigen ordeningstelsel, dat vaak gegroeid is uit de dagelijkse praktijk. Een afzonderlijke bespreking van de archiefvorming in

47 Brochure Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën, Archieven van de beleidscellen en de secretariaten van de Federale Regering. Overdracht aan het Algemeen Rijksarchief en het Rijksarchief in de Provinciën. Ter attentie van de medewerkers van het Regeringslid. Richtlijnen voor de selectie, de beschrijving en de verpakking van hun archieven/ Praktische richlijnen voor het regeringslid en de medewerker verantwoordelijk voor de overdracht, Brussel, s.d. 48 Ministerraden van 25 april 2003 en 1 juni 2007 met notificatie van punt 22: … in geen geval mogen worden vernietigd. Deze archieven moeten, in de vorm en de toestand waarin ze werden opgebouwd en aangelegd, worden overgedragen aan hetzij het Algemeen Rijksarchief, hetzij aan een door de overheid erkend privaatrechtelijk archief- en/of documentatiecentrum.

50


elke dienst lijkt me hier weinig aangewezen. Belangrijker lijkt het me een aantal algemene tendensen en karakteristieken te duiden. De sterke verspreiding van de archiefbescheiden maakt een - ruwe - schatting van de omvang van de archieven van de POD tot een moeilijke oefening. Op basis van eigen toezichtsbezoeken en ramingen betreffende de jaarlijkse aangroei van het papieren archief kom ik met het nodige voorbehoud uit op circa 450 s.m. Bijna alle bescheiden waren jonger dan 30 jaar. Archiefinspecteur Griet Maréchal berekende in 1988 een jaarlijkse aangroei van 69 s.m. en een totale omvang van 515 s.m. voor de rechtsvoorganger, met name de Bestuursafdeling voor Maatschappelijk Welzijn. Verder houdt elke vergelijking op. Van de vermelde reeksen uit 1988 vond ik haast niets terug. Bovendien evolueerde deze administratie in ijltempo naar een papierluwe / papierloze omgeving. Archiefoverdrachten bieden evenmin een verklaring voor de geringe omvang van “historische archieven”. De rechtsvoorgangers van de POD droegen in het verleden slechts een beperkt aantal strekkende meter archief over aan het Algemeen Rijksarchief. Het archief van de POD biedt een ruime verscheidenheid aan informatiedragers. De archiefvorming berust tegenwoordig in overgrote meerderheid op elektronische documenten. Vanuit de top is er de wens om op korte termijn te evolueren naar papierluw en zelfs papierloos bestuur. De POD werkt dus steeds minder met papieren dossiers, maar uiteraard wordt in bijna alle diensten nog papieren archief aangetroffen. De aanwezigheid van papieren dragers is evenwel sterk variabel van dienst tot dienst. Zo beschikt de dienst Beleidsondersteunend en Juridisch advies nog over een omvangrijk klassement in de kantoorruimte terwijl CKO zich op zijn papierloos karakter beroept. Papier Wat het papieren archief betreft, gelden er geen algemene archiefbeheersregels die van toepassing zijn op alle diensten van de POD. Hierdoor is het moeilijk zich een algemeen beeld of overzicht te vormen van de toestand. Het ontbreken van een centrale sturing betekent dat iedere medewerker of dienst de archieven naar best vermogen beheert of tracht te beheren49. Het verleden leert dat deze “blijk van vertrouwen” of “autonomie” in een aantal gevallen niet succesvol is geweest. De laatste jaren worden niettemin belangrijke inspanningen geleverd om het archiefbeheer te optimaliseren. Ter illustratie: om onoordeelkundige vernietigingen te voorkomen werden machtigingen tot vernietiging aangevraagd bij het Algemeen Rijksarchief. De afwezigheid van algemene beheersregels hangt nauw samen met het probleem van kennisoverdracht. Beslissingen of principes inzake archiefbeheer werden niet of onvoldoende op papier gezet en berusten vaak in het geheugen van één persoon. Dit leidt er toe dat met het vertrek van personeelsleden vaak ook de knowhow met betrekking tot de ordening of de procedures verdwijnt. Zo had men bijvoorbeeld het gissen naar de inhoud van de archiefbescheiden van de inmiddels ter ziele gegane vzw TOK in de kelder. Het papieren statisch archiefmateriaal wordt tot de lente van 2009 bewaard in twee - op het eerste zicht volgestouwde - archiefruimtes in de kelder van het kantoorgebouw waar de POD gehuisvest is (Brouckèretoren, Anspachlaan). Deze twee kelderruimtes, één grote zonder compartimentering en één middelgrote, zijn gelegen naast de ondergrondse parking en primitief ingericht met vaste metalen rekken. Bij de toegankelijkheid van de archiefdocumenten kunnen een aantal niet onbelangrijke kanttekeningen gemaakt worden. Er bestaat geen ordeningsplan. Inventarissen zijn evenmin beschikbaar. Op de rekken is niet aangegeven om welke archieven het precies gaat. Deze kelders bieden in principe voldoende ruimte. Dit heeft ervoor gezorgd dat de archiefbescheiden van de verschillende diensten fysisch gescheiden zijn gebleven van elkaar. Slechts een beperkt aantal diensten – in hoofdzaak de 49

De verantwoordelijke voor de coördinatie van het papieren archief is reeds geruime tijd ziek.

51


Inspectiedienst en het Secretariaat van de Directeur-generaal van de Algemene Diensten – maken gebruik van deze archiefruimte voor de opslag van hun papieren archiefstukken. Deze archiefruimtes bezitten een aantal belangrijke pluspunten. Op het vlak van stabiliteit stelt zich hier wellicht geen probleem. Positief is dat de vloeren, wanden en plafonds uit beton bestaan, dat alle oppervlakken glad en vlak afgewerkt zijn én dat er geen ramen zijn. Bovendien is deze ruimte enigszins beveiligd aangezien de deuren met eenvoudige sloten zijn uitgerust. Slechts een beperkt aantal medewerkers heeft vrije toegang tot de archiefruimte, maar dit belet niet dat sommige archieven zonder veel overleg in de ruimte worden neergepoot. De brandveiligheid levert evenmin grote problemen op. Toch zijn de bewaaromstandigheden in deze kelderruimtes niet optimaal. Tijdens de bezoeken stelde ik vast dat er grote spleten waren in de betonnen vloerplaten waardoor men zicht had op het onderliggende niveau van de parkeergarage. Het afbrokkelen van bepleistering in de grote archiefruimte wijst bovendien op insijpelend vocht. Door de nabijheid van de parkeergarage verdient het binnenklimaat extra aandacht. De temperatuur in deze kelderruimte is vrij stabiel maar de vochtigheid zou constant gecontroleerd moeten worden met behulp van meettoestellen. Er zijn nog minpunten, vooral op het vlak van de reiniging en het gebruik. De archiefruimte wordt onvoldoende gereinigd, waardoor alles op termijn door een stoflaag bedekt zal worden. Bovendien lagen er ondanks de aanwezigheid van een voldoende aantal archiefrekken dozen achter de deur opgestapeld, wat de toegankelijkheid belemmerde en een eventuele snelle evacuatie onmogelijk maakte. In afwachting van de nakende verhuis kan in dit verband enkel geadviseerd worden in de toekomst de archiefrekken effectief en efficiënter te gebruiken, de archiefruimte regelmatiger te laten reinigen en duidelijker onderlinge afspraken te maken over het gebruik van de archiefruimte. Ik constateerde meermaals dat ambtenaren zelf niet meer weten welke documenten waar bewaard worden. In een aantal gevallen worden de dossiers onverpakt overgebracht naar de kelder, waardoor het risico voor verlies of vermenging van documenten reëel is. De archieven van andere diensten zijn dan weer verpakt in opeengestapelde verhuisdozen, wat een vlotte raadpleging verhindert. Vaak gaat het om “erfenissen” van vertrokken personeelsleden die in dozen zijn opgestapeld en waarvan de inhoud slechts ten dele of helemaal niet gekend is. Vooral tijdens de jaren 1990 hebben de archiefbescheiden te lijden gehad onder de voortdurende verhuisoperaties en interne reorganisaties. Meer recent was er de verhuis van Centrum 58 naar de huidige locatie in Brouckèretoren bij de opstart van de POD. Bovendien staat er in de lente van 2009 nog een verhuis naar de nieuwe kantoren in WTC II aan het Brusselse Noordstation op het programma. Het waren vooral deze herhaaldelijke - bijna voortdurende - verhuisoperaties die jaren werk van ordening in een minimum van tijd tenietdeden. Hierbij zijn vermoedelijk ook archieven verloren gegaan. In een algemeen inspectierapport van september 1988 kaartte archiefinspecteur Griet Maréchal dit probleem reeds aan. De Bestuursafdeling voor Maatschappelijk Welzijn huisde toen in het Vesaliusgebouw in het Rijksadministratief Centrum waar de dossiers betreffende het Bestaansminimum in de kelder in pakken en dozen opgestapeld werden zonder enige orde. De dynamische en semi-statische archieven, beperkt in omvang, bevinden zich meestal in de kantoren van de medewerkers. De bewaring ervan gebeurt in aanvaardbare tot uitstekende omstandigheden. Voor het overige trof ik nog papieren archiefbescheiden aan in enkele uithoeken van het gebouw, meer bepaald in ruimtes die (tijdelijk?) dienst doen als opslag voor afgedankt kantoormateriaal en ander toebehoren. De omvang is afhankelijk van dienst tot dienst. Zo bewaart de Juridische dienst een uitgebreid klassement in haar kantoor. De papieren personeelsdossiers van de POD en de rechtsvoorgangers worden bewaard in de kantoren van de FOD P&O in de Wetstraat 51.

52


E-communities De eerder aangehaalde onherkenbaarheid ten opzicht van vorige inspectieverslagen heeft veel te maken met recente veranderingsprocessen. Hoeksteen hiervan was de introductie van e-communities, een project op gemeenschappelijk initiatief van FEDICT en de FOD P&O en goedgekeurd door minister Marie Arena50. Deze beslissing heeft ervoor gezorgd dat Tam Tam centraal in de archiefvorming van de POD staat. Tam Tam is het document management systeem van de POD, gebouwd binnen het e-communities-platform van de federale overheid. Tam Tam is een zogenaamde specifieke e-community: enkel zichtbaar en toegankelijk voor de medewerkers van de POD. In de eerste helft van 2004 vond een pilootproject plaats aangaande de uitwerking van een plan voor Kennisbeheer, uitgevoerd door HP Consulting and Integration, in samenwerking met de FOD Personeel en Organisatie en de POD MI. Het resultaat hiervan is een prioriteitstelling van de verschillende behoeften van de POD op het vlak van kennisbeheer, inbegrepen het meer ‘stilzwijgende’ aspect van de overdracht van vaardigheden en knowhow binnen de POD, in concreto de reorganisatie van de content die wordt aangeboden op het intranet van de POD, de nood aan verheldering van de HRM informatie of de introductie van een cultuur van openheid en transparantie, waarbij iedereen toegang krijgt tot de informatie, met behoud van respect voor de regels inzake vertrouwelijkheid en veiligheid. Tam Tam is een webapplicatie en dus webbased, dit wil zeggen dat alle interactie gebeurt via het internet51. Tam Tam presenteert zich aan de gebruiker als een website, enkel toegankelijk na inloggen met gebruikersnaam en paswoord. De toepassing biedt op deze wijze een beveiligde werkruimte aan, vergelijkbaar met het intranet van de POD. Het biedt onder meer functionaliteiten aan gebaseerd op het product Livelink (Opentext)52. Hierin zijn begrepen: documentbeheer, nieuws, discussiefora, taakbeheer, creatie van formulieren, opstellen van workflows, middel voor categorisatie, zoekmotoren, notificaties, enz. Pluspunt is uiteraard de toegankelijkheid via website van de POD of de federale portaalsite zodat telewerk mogelijk wordt53. Daarnaast biedt de e-community nog een aantal onmiskenbare voordelen. De e-community wordt beheerd door een coördinator binnen de POD voor zowel inhoud als toegangsrechten, maar verder gebeurt het beheer decentraal. De coördinator staat in voor onderhoud van de e-community en bepaalt de toegangsrechten van de eindgebruikers. Alle documenten in Tam Tam zijn geklasseerd volgens een zogenaamde taxonomie of mappenstructuur. Door verder te klikken op de folders, opent men subfolders en uiteindelijk documenten. Op de startpagina van Tam tam wordt een onderscheid gemaakt tussen Atelier en Etalage. Etalage bevat alle goedgekeurde, afgewerkte documenten die die voor alle medewerkers van de POD interessant kunnen zijn en door hen kunnen geraadpleegd worden. Ze zijn doorgaans thematisch onderverdeeld. Atelier bevat alle documenten die nog niet afgewerkt en/of goedgekeurd zijn, of die niet voor alle medewerkers van de POD toegankelijk zijn. Het Atelier is verder structureel onderverdeeld in folders per dienst. De regel is hier dat iedere dienst zelf de toegang tot zijn folders en zijn documenten beheert. Hiervoor wordt er per dienst één zogenaamde Content Manager aangeduid. Zo kan er bijvoorbeeld binnen een dienst worden beslist om één of meerdere medewerkers van een andere dienst de mogelijkheid te bieden om tegelijkertijd samen te werken aan één document. 50

Het e-communitiesproject startte reeds onder de vorm van een pilootproject binnen 12 directies. Op Tam Tam ga je van de ene pagina naar de andere kan gaan zoals op het Internet, door te klikken. Je kunt steeds naar de vorige bladzijde terugkeren door de ‘vorige’ knop te gebruiken. Een andere mogelijkheid is via het zogenaamde ‘kruimeltjesspoor’ waarin een overzicht wordt bijgehouden van de verschillende niveaus waarop je hebt doorgeklikt. 52 De service, die zowel in het Nederlands als in het Frans beschikbaar is, houdt het volgende in: een Online Application op basis van Livelink; het technische beheer en de infrastructuur van de applicatie; een Support Service (hulp bij het opzetten en implementeren van een e-community, gebruikers- en toegangsbeheer, help desk). 53 Federale portaalsite: www.belgium.be. 51

53


In het kader van de implementatie van e-communities en de evolutie naar papierloos bestuur werden per dienst contentmanagers aangesteld. De aanstelling van personen gebeurde willekeurig waardoor de taakinvulling en het engagement sterk verschillend konden zijn54. Contentmanagers van verschillende diensten hebben een - vaak rudimentaire - mappenstructuur of taxonomie opgesteld. De kwaliteit van deze oefening is sterk verschillend. Voor sommige diensten bezit de toenmalig opgestelde taxonomie nog een grote actualiteitswaarde, voor andere diensten is ze volledig achterhaald of beantwoordt ze slechts in (zeer) geringe mate aan de realiteit55. De opmaak van de taxonomie gebeurde op basis van een analyse van de taken van de dienst, van de gemeenschappelijke taken met andere diensten, de gemeenschappelijke schijven en van de persoonlijke schijven. Hoofddoel was te komen tot een voorstel van folderstructuur voor de eigen dienst, voorstellen voor een referentiesysteem voor de ganse POD en voorstellen van invulling van categorieën. Het “contentproces” verliep moeizaam, wat onder meer te maken had met de toepassing van de ontwikkelcirkels van de content managers. Slechts 4 personen, die oorspronkelijk belast waren met invullen van de taxonomie, traden op als respondenten voor onderhavige archiefselectielijst. De snelle werkwijze om een archiefselectielijst op te maken op basis van de hoogste niveau’s van de mappenstructuur lijkt in casu in geen geval te beantwoorden aan de realiteit. Daarnaast werden nog een aantal voorbereidende maatregelen getroffen en structurerende afspraken vastgelegd, dit om te komen tot een uniform en coherent beheer van de nieuwe werkomgeving. Zo werd van de uitbouw van Tam Tam een gemeenschappelijk structuur voorgesteld voor het beheer in alle diensten. De folder van alle diensten bevat dus een folder of map ‘management’ met de vaste structuur: 01 Visie Missie Planning 02 dienstvergadering 03 Tam Tam 04 Balanced Score Card 05 CAF 06 jaarverslag 07 HRM 08 Front Desk 09 kabinet/politiek Verder vindt men overal de rubriek parlementaire vragen terug. Naast een aantal gemeenschappelijke structuur werden er ook richtlijnen gegeven voor de benaming en de indentificatie van de documenten en de mappen. Afspraken bij de naamgeving waren bijvoorbeeld eerst Nederlands, dan Frans. Voor documenten, die in twee talen beschikbaar zijn, wordt gewerkt met samengestelde documenten. Verder werden er aantal variabele categorieën gekoppeld aan het document: doelgroep, thema, status (ontwerp, in ontwikkeling, finaal, gearchiveerd), type document (vb verslag vergadering, begroting, brief,enz.). Extra aandacht werd besteed aan de veiligheid. Om een document te kunnen raadplegen moeten gebruikers inloggen met een gebruikersnaam en een wachtwoord. E-communities hanteert het principe dat alle info voor iedereen beschikbaar (staat open als ‘Read’) is, behalve uitzonderingen die door staf werden goedgekeurd. Tijdens het opstellen van de taxonomie werd immers gevraagd aan de contentmanagers om aan te duiden welke onderdelen van de taxonomie beveiligd moesten worden en niet door iedereen mochten worden gelezen. De stafvergadering besliste hierover. 54

De meeste medewerkers genoten een e-learning cursus “E-Communities”. “Een taxonomie is een voorstelling van informatie onder vorm van “categorieën”. Het is een boomstructuur die de mogelijkheid biedt zaken of concepten te classificeren om hun identificatie, analyse en lokalisering gemakkelijker te maken. Kenmerk van een taxonomie: ze is opgebouwd uit hiërarchische relaties geordend van algemeen naar specifiek.”

55

54


Volgens een interne presentatie geniet e-communities een aantal niet te versmaden voordelen: Door het decentraal beheer houdt de POD MI alles in eigen handen. Men kan aanpassingen van de inhoud tot verandering van de beveiliging doorvoeren en rechten geven aan de gebruikers. Men kan toegang gegeven aan externen, zoals kabinetsmedewerkers, al dan niet met specifieke licentie of resticties. Tam-tam is bereikbaar via de website ‘mi-is.be’ (en ook ‘belgium.be’) en biedt via deze internetverbinding perspectieven op ‘telewerken’ of ‘thuiswerken’ wat bijvoorbeeld relevant is voor de Inspectiedienst. Personeelsleden vermijden tijdsverlies bij het zoeken van documenten, dankzij een krachtige zoekmotor56. Verschillende mensen kunnen samenwerken aan éénzelfde document. Het platform laat toe dat groepen van personen met elkaar communiceren (voordeel ten opzichte van e-mail) en biedt de mogelijkheid emaillijsten en gebruikersgroepen te creeren. Dit zou moeten leiden tot minder vergaderingen. De interacties van de groep worden bewaard (bijvoorbeeld via gekruiste commentaren over een draftdocument). Men beschikt ook over controlemogelijkheden om te zien wie op welk moment een document bekeek. Via automatische notificaties kan men veranderingen traceren. Tot slot laat e-communities toe de kennis te kapitaliseren door een geordende en gestructureerde opslag zodat kennis hergebruikt kan worden. Afwezigheden kunnen beter opgevangen worden. De openstaande dossiers zijn raadpleegbaar voor collega’s zodat die de opvolging kunnen garanderen. Nieuwe medewerkers zijn snel operationeel, omdat ze in één keer over de gehele kennisbank beschikken. Bij het vertrek van werknemers, gaat niet al hun kennis verloren. Het publiceren van newsletters zorgt voor een betere verspreiding van informatie. Na een voorbereidende fase werd in 2007 beslist dit beheerssysteem voor alle diensten in te voeren. Hoewel het beheerssysteem zich nog in een beginstadium bevindt, stel ik vast dat de implementatie vrij moeilijk verloopt. Aanvankelijk toonde men zich zeer optimistisch over de introductie. De uitgebreide functionaliteiten, de “universele” beschikbaarheid, de selectieve toegankelijkheid - met garandeerde beveiliging van vertrouwelijke informatie -, het gedecentraliseerde beheer en de optimalisatie van de kennisoverdracht boden onmiskenbare voordelen. Het Document Management System werd tegelijkertijd beschouwd als een online archief van alle documenten: verslagen, parlementaire vragen, statistieken, MB’s, KB’s, jurisprudentie en databanken. De omschakeling van informatie op papier naar elektronische informatie verliep evenwel niet zonder moeilijkheden. Het enthousiasme voor het gebruik van Tam-Tam was niet in alle diensten even groot. Enkele negatieve ervaringen waren voldoende om het nieuwe platform, dat kinderziektes vertoont, te compromitteren. Verschillende medewekers hielden het systeem voor bekeken nadat ze herhaaldelijk ‘uit het systeem waren gevlogen bij aanmaken van documenten en bijgevolg hun werk waren kwijtgeraakt’. Dit was voor sommige personeelsleden signaal om terug te keren naar hun vroegere, vertrouwde werkomgeving en de erbijhorende gewoonten. Het centraliseren van alle informatie op e-communities was één van de veel geciteerde voordelen. De archieven zaten tot voor enkele jaren verspreid over tientallen locaties wanneer men gedeelde netwerkschijven zoals de U-schijf of G-schijf of op persoonlijke harde schijven in rekening brengt. Deze schijven kampten soms met capaciteitsgebrek en occasionele crashes. De centralisatie van alle digitale kantoordocumenten werd evenwel niet volledig doorgevoerd. Het werken op andere schijven werden in principe afgeschaft begin 2008. Sommige werden inderdaad afgeschaft, maar anderen bleven bestaan. Ondanks de instructies om alles op Etalage te zetten vond ik vele documenten op andere (persoonlijke) schijven terug. Bij de verplichte overgang / transferts naar e-communities zou bovendien veel informatie verloren zijn gegaan. 56 Document zoeken in Tam Tam kan op twee manieren gebeuren: doorklikken via links op Intranet of via taxonomie ofwel via de zoekfunctie, door één of meerdere woorden in te vullen in het zoekscherm.

55


De beheersbaarheid van e-communities stelt wellicht problemen op middellange termijn. Er is een wildgroei van documenten of dubbels door het veelvuldig copiëren van documenten waardoor de organisatie op lange termijn afstevent op een “informatie-infarct”. Dit schaduwarchief levert problemen van versiebeheer op waarbij de zoektocht naar de originelen of de context veel tijd vergt57. De zoekmotor biedt in veel gevallen onvoldoende oplossing inzake traceerbaarheid. Tam Tam kan dus niet het euvel van voorheen verhelpen toen iedereen dezelfde documenten op zijn PC opsloeg. Ondanks herhaaldelijk aandringen blijkt het versturen van links in plaats van documenten moeilijk ingang te vinden. Eén van de oorzaken is dat elke medewerker zelf bepaalt zelf in welke rubriek een document thuishoort. Sommige documenten kunnen evenwel onder verschillende rubrieken geplaatst worden. Een adequate zoekmotor of de mogelijkheid om in meerdere rubrieken een koppeling te maken naar één document zouden dit probleem al in belangrijke mate kunnen verhelpen. Externe omstandigheden hebben eveneens hun invloed op de werking. Ten eerste is er de sterk projectmatige aanpak die weinig mogelijkheden laat voor een serieel archiefbeheer. Verder is de POD een jonge organisatie die slechts in geringe mate terugvalt op strakke procedures zoals in de ‘tradtionele ministeries’. Verder is er het hoog personeelsverloop. In nagenoeg alle diensten vind ik persoonlijke klassementen van voormalige medewerkers terug. Deze klassementen werden overgemaakt aan collega’s die een map op naam van het vertrokken personeelslid creëerden. Ze bezitten overigens niet alleen een eigen ordening, die een snelle integratie uniform met de mappenstructuur van de dienst onmogelijk maakt, maar in vele gevallen ook geen situering van de context. Het beheer en de archivering van digitale bestanden vormen wellicht de belangrijkste uitdaging in de (nabije) toekomst. De POD beschikt op dit moment nog niet over een overkoepelende en coherente strategie voor de langetermijnbewaring van digitale kantoordocumenten en mailverkeer. E-communities biedt immers geen oplossing voor hun langetermijnbewaring. De metadata voorzien door e-communities beantwoorden immers onvoldoende aan internationale archiveringsnormen zoals vervat in de Dublin Core Metadata Standard (DCMI) of de Europese standaard voor Records Management. Moreq2 (Model Requirements for the management of electronic records)58. In dit opzicht verdient het wellicht aanbeveling in de nabije toekomst een “archiveringsmodule” in te bouwen en de taxonomie op bepaalde plaatsen te verfijnen of te generaliseren in functie ervan. Positief is wel dat men zich in toenemende mate bewust is van de problematiek van de archiefbewaring. Extra aandacht dient trouwens besteed te worden aan het versiebeheer waarbij definitieve versies “vergrendeld” zouden moeten worden tegen eventuele manipulatie. Ik denk hierbij aan belangrijke documenten zoals de verslagen van de vergaderingen, contracten, enz. Dit is de enige manier om de authenticiteit en de betrouwbaarheid van deze documenten op termijn te garanderen. Een andere - voorlopige - ‘oplossing’ kan er al in bestaan van één of meerdere archiefverantwoordelijke(n) aan te duiden. Bij de implementatie stelt zich inderdaad het probleem van het tekort aan personeel voor de uitvoering van het archiefbeheer. Meer structureel bij het gebruik van Tam-Tam als het kennisbeheerssysteem van de POD lijkt me de mentaliteits- en de gedragswijziging. De toepassing vergt van iedere gebruiker immers een ijzeren discipline. Er wordt verondersteld dat elk lid van de POD zich nieuwe werkgewoonten en nieuwe procedures eigen maakt, naast een reflex tot het delen en overdragen van kennis. 57

Versiebeheer: van vele documenten bestaan er verschillende versies. Een document zou slechts in één enkel exemplaar mogen bestaan waarbij iedereen steeds toegang heeft tot de laatste versie en oude versies bewaard kunnen worden en raadpleegbaar blijven. Elke dienst of medewerker is zelf verantwoordelijk voor het actualiseren van de eigen documenten. Elk document op Tam-tam heeft een datum waaruit men kan afleiden wat het meest recente is. Via de zoekmotor bekomt men doorgaans het ‘meest geraadpleegde’ document. 58 Dublin Core Metadata Standard is een set standaarden voor het Resource Description Framework (RDF) dialect van de Extensible Markup Language (XML). Dublin Core is een werkinstrument dat wordt gebruikt om metadata toe te voegen aan een webpagina.

56


Naast de implimentatie van e-communities is er nog een tweede belangrijke innovatie in het kennisbeheer. De inrichting van een Frontdesk neemt vanaf 2008 via “Trinicom” een prominente plaats in bij de communicatie met de buitenwereld. De Frontdesk verzekert voortaan de centrale dispatching van alle post, zowel van ingekomen als van uitgaande post. Via een centraal opvolgingssysteem worden de ingekomen stukken gescand en doorgestuurd naar de bevoegde diensten. De Frontdesk moet op deze wijze in de eerste plaats de werklast van de diensten verminderen. Ondanks de doorgedreven informatisering ontbreken voor sommige archiefbescheiden beheersregels, wat een vrijheid van handelen impliceert die ingrijpende gevolgen kan hebben voor de archiefvorming. Zo worden mailberichten niet altijd als archief beschouwd en gelden er terzake geen richtlijnen. De medewerkers beschikken met andere woorden over de individuele vrijheid om te bepalen wat ze al dan niet bewaren. Maar niet alleen de individuele visie van de archiefverantwoordelijke speelt een rol, zoals eerder aangegeven was ook de discontinuïteit inzake organisatie een bepalende factor. BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN In dit deel zal ik de voornaamste archiefreeksen meer in detail te beschrijven, in het bijzonder die reeksen die de eigen competenties van de archiefvormer of het specifieke karakter van zijn organisatie en werking weerspiegelen. Deze inlichtingen hebben tot doel de waarde van het archief als informatiebron te verduidelijken en de definitieve bestemming en de voorgestelde selectiecriteria te verantwoorden. Het archief bestaat uit een groot aantal archiefreeksen die de verschillende taken van de POD weerspiegelen. Hoewel deze archiefvorming sterk van dienst tot dienst verschilt, kunnen er toch enkele algemene zaken gesignaleerd worden. De archiefreeksen van de Voorzitter en van de transversale Algemene Diensten handelen voornamelijk over het algemeen beleid en het beheer van de POD. De belangrijkste zijn logischerwijze terug te vinden bij de Voorzitter. Voorbeelden zijn de jaarverslagen, de managementplannen, de verslagen en bijhorende stukken van het Directiecomité, enz. De archiefreeksen van de verschillende transversale, horizontale diensten zoals HRM, CKO, enz. weerspiegelen het ondersteunend takenpakket en omvatten een aantal “klassieke” reeksen zoals personeelsdossiers. De veelvuldige verhuisoperaties uit het verleden én de recente oprichting van de huidige POD hebben tot gevolg dat er weinig archiefreeksen uit de periode vóór 2002 dateren. Daarnaast zijn er een aantal “verticale” diensten waarvan de archiefreeksen hun specifieke beleidsuitvoerende bevoegdheden weerspiegelen. Deze reeksen vloeien voort uit de uitoefening van de kerntaken van de POD. In het geval van de POD MI ligt hierbij het zwaartepunt bij de archieven van de diensten die zich inlaten met de financiering en het toezicht op de OCMW’s enerzijds en de drie thematische diensten Sociale Economie, Grootstedenbeleid en Armoedebestrijding anderzijds. Deze archiefbescheiden bezitten doorgaans een uniek karakter en getuigen van de eigenheid van de instelling met een specifieke taakomschrijving. Er dient op gewezen dat de scheiding tussen de archieven van de transversale en verticale in eerste instantie indicatief is. In de praktijk is deze scheiding niet altijd zo strikt door te voeren. Een aantal archiefbescheiden kan immers moeilijk toegewezen worden aan één afzonderlijke dienst. De archiefbescheiden worden op zowat alle niveau’s van de administratie teruggevonden. Een concreet voorbeeld vormen de dossiers inzake managementsinstrumenten waarvan de voorbereiding plaatsvindt in de verschillende diensten. Deze algemene bescheiden betreffende organisatie en beheer van de dienst bevatten een brede waaier aan

57


“subdossiers”, bijvoorbeeld CAF, BSC, e-communities, SHA en tevredenheidsmeting, dienstdoelstellingen en actieplannen, interne controle, planning, missie, jaarverslag, Managementplan en operationeel plan, Frontdesk, BPM, BPR, TamTam-Content Manager, planning, HRM, ontwikkelcirkels, risico-analyse, werklastmeting of functiebeschrijvingen. Andere algemene reeksen waren: verslagen en voorbereidende stukken van de dienstvergaderingen, individuele evaluatieverslagen van de personeelsleden, opgemaakt door het diensthoofd, of stukken betreffende de behandeling van parlementaire vragen A. Voorzitterschap, Directiecomié en verwante diensten De belangrijkste archieven van de POD bevinden zich bij de Voorzitter, hoewel sommige reeksen gevormd of verzameld worden door andere diensten. Zo worden de jaarverslagen, opgesteld - in het Nederlands en het Frans - door de dienst CKO. Diezelfde dienst staat ook in voor de verzameling van beheersgegevens en -instrumenten. Centraal in de werking van de organisatie staan immers de managementplannen die door CKO geordend worden per periode (vb. 2003-2007, 2007-2009) en verder verdeeld worden in definitieve documenten en voorbereidende stukken van onder meer de verschillende diensten, het Directiecomité, coördinatievergaderingen, projectfiches, seminaries of (SWOT-)analyses. Het jaarlijkse Operationeel plan bevat tabellen betreffende operationele planning, opgemaakt per dienst en risicoanalyse. De dossiers inzake de CAF oefening (Common Assesment Framework), opgemaakt voor 2004, 2006 en 2008, bevatten onder meer stukken betreffende seminaries, actieplannen en evaluatieroosters met resultaten per dienst. De dossiers inzake Stakeholdersanalyse (SHA) en tevredenheidsmeting kennen een brede waaier aan redactionele vormen met vergaderstukken van de stuurgroep, eindrapporten, presentaties, tabellen en grafieken. Daarnaast bestaan er subdossiers inzake het Basisoverlegcomité, de Inspectie van Financiën, de KSZ en de OCMW’s, de VVSG, enz. Aansluitend bij de SHA zijn er de dossiers inzake prestatiemeting, in het bijzonder de Balanced Score Card (BSC) waarin volgende ordening aangebracht is: seminarie, stuurgroep, opvolging van de staf, werkgroep Synergie, presentaties, personeel, kabinet en verenigingen. Uiteraard bevatten deze dossiers ook tabellen met metingen, deze zijn chronologisch geordend. Los daarvan tref ik op Etalage nog stukken aan betreffende opleidingen en betreffende presentaties, indicatoren of implementatie van de BSC. De Voorzitter is de centrale spil in de organisatie wat blijkt uit de organogrammen en de algemene stukken betreffende organisatie en de autonomie met bijzondere aandacht voor stafdiensten, protocol, FOD SZ, gebouw of Frontdesk. Het beheer van sommige archiefbescheiden heeft hij toevertrouwd aan ondergeschikte diensten. Het secretariaat van de dienst OCMW’s verzamelt de beleidsnota’s, beleidsplannen, memoranda en bijhorende stukken. Het secretariaat van de Algemene Diensten verzorgt het archief van het Directiecomité. De verslagen en bijhorende stukken van het Directiecomité komen zowel in e-communities als op papier voor. Er bestaan twee versies op e-communities: een vertrouwelijke versie op Atelier en een vrij toegankelijke, niet-vertrouwelijke versie op Etalage. De reeks bevat ook een huishoudelijk reglement. De Voorzitter waakt eveneens over de sociale verhoudingen aan de hand van volgende archiefbescheiden: stukken betreffende vakbondswerking, verslagen en vergaderstukken van het Basisoverlegcomité (BOC). Tenslotte verdedigt hij de belangen van de POD en communiceert met zogenaamde stakeholders aan de hand van onder meer presentaties. Getuige hiervan zijn eveneens de dossiers inzake het maandelijks overleg met het kabinet, de zogenaamde “Tour d’horizon”. Voor een betere opvolging van stukken voorgelegd ter ondertekening van de minister werd recent een register betreffende de briefwisseling met het kabinet aangelegd. In het kader van de verantwoording aan het parlement vormt men een reeks dossiers inzake de behandeling van parlementaire vragen, respectievelijk onderverdeeld in Maatschappelijke Integratie (MI), Grootstedenbeleid (GSB) en Sociale economie. Het

58


beheer van deze dossiers zal in de nabije toekomst overgedragen worden aan de Directeurgeneraal van de Algemene Diensten, die alles op Etalage wil plaatsen. De participatieve aanpak vertaalde zich in chronologisch geordende verslagen en vergaderstukken van de stafvergadering of dossiers inzake werkgroepen, onderverdeeld per werkgroep59. B. Algemene Diensten B1. Directeur-generaal (Secretariaat) Zoals hoger vermeld staat de Directeur-generaal in voor de archivering van de verslagen en de bijhorende stukken van het Directiecomité. Daarnaast beschikt deze nog over andere belangrijke reeksen. Ten eerste zijn er de voorstellen en besluiten van de minister betreffende de delegatie van bevoegdheden en vervangingen. De getekende besluiten bevinden zich op Etalage, de voorstellen op Atelier. De Directeur-generaal bezit veel schaduwarchief met betrekking tot personeelsaangelegenheden (stukken betreffende verlof, Selor, teambuilding, ideeënbus, verplaatsingsonkosten, functiebeschrijvingen, verslagen van functioneringsgesprekken, arbeidsreglement of personeelsplannen), boekhouding en begroting voor de controle van het Rekenhof of ondergeschikte diensten (DSO, CKO en Frontdesk, de Juridische Dienst, de Inspectiedienst of Logistiek) en de stafdienst ICT. De dossiers inzake huisvesting betreffen de huur van kantoren in onder meer de Brouckèretoren of de verhuisoperaties. De Directeur-generaal bezit tenslotte ook dossiers van andere organisaties waar de POD betrokken was bij het beheer. De POD oefent controle uit op het beheer en de financiering van de Stichting Helena en Isabella Godtschalck wat resulteert in een aantal dossiers. De dossiers inzake projecten van het Europees Vluchtelingenfonds, waarvoor het optrad als beheersautoriteit, omvatten briefwisseling, projectfiches, boekhoudkundige stukken en controleverslagen betreffende subsidies of organisaties. B2. HRM De personeelsdienst beschikt over een volledige reeks individuele personeelsdossiers van de POD met in het bijzonder contracten en verlengingen van contracten. Het gaat over circa 200 dossiers, goed voor een 10-tal s.m. bewaard bij de FOD P&O in de Wetstraat. De ordening houdt rekening met het statuut en het taalkader van de personeelsleden: statutaire Nederlandstalige personeelsleden, statutaire Franstalige personeelsleden, contractuele Nederlandstalige personeelsleden en contractuele Franstalige personeelsleden. Het spreekt voor zich dat deze indeling ook invloed heeft op de samenstelling van de dossiers. De personeelsdossiers van statutaire personeelsleden bevatten gegevens over aanwerving, wedde, toelagen/ vergoedingen, bevordering, onderscheidingen, ziekte, evaluatie/beoordeling/ontwikkelingcirkels/verslagen van functioneringsgesprekken of arbeidsongevallen. Deze van contractuele personeelsleden zijn beknopter: aanwerving en contract, wedde, ziekte of arbeidsongevallen. Ter ondersteuning van deze individuele personeelsdossiers bestaat er een databank betreffende personeelsleden. Verder zijn er nog dossiers inzake algemene personeelsaangelegenheden, bijvoorbeeld: consultants van Smals /MvM, Dimona-data of gunstige adviezen van IF. Complementair met deze persoonsgegevens zijn de evaluaties van personeelsleden, die opgemaakt worden door de diensthoofden en waarvan kopies overgemaakt worden aan HRM. De stukken zijn chronologisch geordend. HRM heeft de intentie de originele stukken voor ieder scheidend personeelslid te integreren in de individuele personeelsdossiers.

59

Het huishoudelijk reglement van de staf dateert van 18 december 2006.

59


De personeelsdienst bewaart voorts een belangrijke reeks over wetgeving en reglementeringen inzake personeelsaangelegenheden. In concreto betreft het onder meer arbeidsreglement, stukken betreffende geschillen, (intern bepaalde) vergoedingen (directiepremies), verloven en afwezigheden (wegens ziekte feestdagen of ongelukken en missies). Verschillende klassementen worden geordend op basis van het niveau van de loopbaan. Wat betreft de personeelsplanning bestaan er dossiers inzake loopbanen, “Carrière” genoemd van niveau A, B, C en D Deze carrieredossiers worden per niveau verder opgesplitst in gecertificeerde opleidingen, toewijzing vakrichting en functiebeschrijving. Ze bevatten verder een “Functiecartografie”, lijsten betreffende functieclassificatie, competenties, promoties en assesments. Een gelijkaardig klassement in niveau A, B, C en D is van toepassing op de dossiers inzake gecertificeerde opleidingen en competentiemetingen. Wat betreft de selecties en de recutering, onderscheiden zich volgende belangrijke reeksen: functieprofielbeschrijvingen en selectiedossiers. De functieprofielbeschrijvingen voor vacatures worden geordend volgens rekruteringsbasis (intern of extern) en vervolgens op basis van stadium (lopend of afgesloten). Bij de interne afgesloten vacatures wordt er een onderscheid naar dienst gemaakt en een jaarlijkse ordening. De dossiers inzake selecties worden geordend per ontwikkelingsstadium, met name: adviezen van IF, lopende selecties, afgesloten selecties en reserves. Deze categorieën worden verder onderverdeeld in subdossiers per selectieproef. Deze subdossiers behelzen de aanvraag bij Selor, lijsten van kandidaten en examenvragen, consultatie kandidaten, uitnodigingen, selectiedossier (mappen jury), feed-back Selor, geselecteerden, kennisgeving aan kandidaten. Met betrekking tot financiële aangelegenheden bezit HRM dossiers inzake overheidsopdrachten met offertes, lastenboeken, adviezen IF, overeenkomsten en informatie. B3. Communicatie, Kennisbeheer en Organisatieontwikkeling (CKO) De dienst CKO verzekert de coördinatie van beheersprocessen en verzamelt in die hoedanigheid gegevens die voortvloeien uit metingen en managementinstrumenten. Belangrijk zijn ook de dossiers inzake de organisatie, de werking en het gebruik van e-communities en de aanstelling van Tam-Tam Content Managers. Deze dossiers bevatten gebruikersformulieren, analyses van het gebruik per dienst, ‘veiligheid’, brieven en verslagen, nota’s, tabellen van categorieën, projectfiches, verslagen van meetings, richtlijnen betreffende het klasseren van documenten in Tam Tam, presentaties voor het kabinet. CKO ligt ook aan de basis van de opstart van de Frontdesk. De neerslag bevindt zich in de dossiers inzake de activiteiten van de voorbereidende werkgroep Frontdesk en subwerkgroepen zoals Proces, Medewerkers/opleiding, ICT/technologie. Deze dossiers bestaan uit verslagen, presentaties, procesanalyse en steekkaarten per dienst of het Charter voor de gebruiker van de Front Desk. Dossiers met onder meer rapporten, plannen of kalenders informeren ons over de implementatie van de Frontdesk. Handleidingen of kenniskaarten vormen basisdocumenten voor de werking. De kenniskaarten worden tot op heden telkens overschreven zodat er geen “versiebeheer” bestaat voor deze documenten. B4. Inspectie De planning van de inspectie wordt bijgehouden op e-communities in een planningstabel van de inspecteurs voor het lopende jaar. De gegevens in de tabel staan geordend per inspecteur. De eigenlijke inspectiewerkzaamheden vinden hun neerslag in de voorbereidende stukken samengesteld voor het inspectiebezoek ter plaatse, onderverdeeld in wet 65 (betoelaging vluchtelingen) en leefloon. Tot voor enkele jaren gebeurde de voorbereiding op papier met afdrukken van computerlistings van betoelaging aan OCMW’s. De inspecteur bracht op deze documenten ter plaatse aantekeningen met ‘afpunting’ aan. De introductie van e-communities

60


heeft deze papieren versie overbodig gemaakt. Naast de voorbereidende dossiers worden inspectiedossiers betreffende de betoelaging aan gemeenten teruggevonden. Deze operationele dossiers zijn geordend volgens ontwikkelingsstadium en geplaatst in gekleurde omslagen volgens controletype. Het betreft hier hoofdzakelijk verslagen en bijhorende stukken van de controles of inspectiebezoeken, nadien thuis of op kantoor opgemaakt. Tot 2006 was deze reeks uitsluiten beschikbaar op papieren drager, vanaf 2006 ondergebracht in databank. Sinds 2007 worden de minuten van elektronische gehandtekende en verzonden rapporten aan de OCMW’s als een aparte reeks beschouwd. De opvolging van de controles of de inspectiebezoeken geschiedt aan de hand van boordtabellen. Deze boordtabellen bevatten voor alle controles gegevens met vermelding van de naam van de inspecteur, de planning, de datum van de controle, verrekening (terugvordering) / bijkomende info, ondertekening verslag en verzending verslag en registratienummer. Een cijfertabel vat de prestaties van de OCMW’s samen met meting van variabelen zoals respect voor de wetgeving of coöperatie. Om de werking van de inpsectiedienst uniform en efficiënt te laten verlopen beschikt men over wetgevende teksten, handleidingen en instructies. B5. Begroting en Logistiek De financiële rapportering is nog in volle ontwikkeling aangezien de POD pas sinds 1 januari 2007 op boekhoudkundig vlak volledige autonomie bezit. Sinds 2000 werden kopieën opgestuurd door het ministerie of de FOD van Sociale Zaken, maar sinds 1 januari 2007 is dit niet langer het geval. Centraal staat een tabel met maandelijkse evolutie van de vastleggingen en subdossiers per jaar. De dossiers inzake de opmaak van de begroting zijn eveneens geordend per jaar en ieder subdossier bevat een onderverdeling in begrotingsvoorstellen, begrotingscontrole en varia. De uitvoeringsdossiers zijn geordend per ordonnanceringsnummer en bevatten vastleggingsbulletins, borderellen voor vereffening en ordonnancering, eindrapporten in tabelvorm, bestel- en aankoopbonnen, stukken betreffende de betalingsautoriteit en de controle terzake, enz. De dienst beschikt verder over interne - meestal digitale - stukken betreffende opvolging en controle die geordend zijn per jaar en verder onderverdeeld in circulatiefiches, briefwisseling, bestelbonnen of tabellen betreffende uitgavenposten. De dienst Begroting en Logistiek treedt ook op als Certificeringautoriteit Europese fondsen en legt op deze wijze betalingsdossiers aan, in het bijzonder voor het Europees Sociaal Fonds (ESF) en voor het Europees Integratiefonds (EIF). De belangrijkste subdossiers van ESF betreffen Europese Commissie, MI (met projecten geordend per jaar), werk en boekhouding. De dienst Logistiek produceert de voor de hand liggende archiefreeksen zoals dossiers inzake verhuisoperaties en stukken betreffende kantoorbenodigdheden en de werking van de organisatie. De dossiers inzake de verhuis naar WTC II in april 2009 krijgen volgende indeling: verslagen van vergaderingen, boekhoudkundige stukken en inventarissen. De stukken betreffende kantoorbenodigdheden en werking van de organisatie is opgesplitst in onder meer energieverbruik, tankkaarten, parkeerkosten en fotokopies. Tenslotte bezit de Logistiek een aantal contracten en overeenkomsten betreffende onder meer leasing van wagens, gebouwen, onderhoud en schoonmaak, enz. Hieronder bevond zich bijvoorbeeld het reglement met bijlagen van de Regie der Gebouwen. Wat de Vertaaldienst betreft, weerhoud ik enkel de reeks vertalingen en bijhorende stukken die geordend zijn per dienst of thema (vb. digitale kloof, parlementaire vragen, staf, KSZ, BOC, Loopbaan A).

61


B6. Subsidies en Overheidsopdrachten De dossiers inzake overheidsopdrachten zijn geordend in bestek (behoeftebepaling en nota’s) en gunning (toewijzingsbrieven en bestelbonnen, vereffeningen). Ze bevatten briefwisseling, nota’s aan IF en OCMW’s, omzendbrieven en overeenkomsten en bijhorende overzichten. De dossiers inzake subsidies voor MI in eigen beheer worden geordend per type van subsidie. De inhoud bestaat uit wetgeving, correspondentie, omzendbrieven, rapporten en overeenkomsten en bijhorende overzichten. De gegevens worden samengevat in een thematisch opgesteld jaarverslag. Om de opvolging van de subsidie-uitgaven te verzekeren bestaan er overzichtstabellen en accessbestanden om subsidies te beheren en te bespreken. De begrotingsdossiers voor algemeen beheer van de basisallocaties zijn geordend per jaar en omvatten gegevens betreffende onder meer de opmaak (vastleggingsbulletins), de controle, de definitieve begroting, borderellen, nota’s en wetgeving. B7. Beleidsondersteunend en Juridisch Advies Twee belangrijke reeksen worden geïntegreerd in één klassement van circa 4.700 dossiers: de dossiers inzake rechtsgeschillen ter verdediging van de belangen van de staat vanaf 1994 (circa 4.050 dossiers) enerzijds en ingekomen verzoekschriften en bijhorende stukken betreffende specifiek juridisch advies anderzijds. Deze laatste zijn geordend per POD, OCMW, kabinet, burgers, Europese of internationale instelling. De toegang verloopt via een databank (register). C. Stafdienst ICT ICT bezit dossiers inzake de projecten, in hoofdzaak met Smals-MvM. Het betreft een brede waaier aan projecten, zoals onder meer: Aansluiting van de OCMW's in het netwerk van de sociale zekerheid, Boekhouding, Doelmatigheidsstudie ICT, eID elektronische handtekening, Front Desk, Infocenter Artemis, KSZ, Mailapplicatie, NAP, Personal Pages, Prima, PrimaWeb, Projectfiches, RAS, Rijksregister, Shared Services, Sites Internet, enz. De informatie betreffende deze ICT-projecten wordt trouwens gebundeld in een boordtabel. Verder bestaan er nog aantal archiefbescheiden die betrekking hebben op het netwerk en redactioneel onderverdeeld worden in overheidsopdrachten, overeenkomsten, protocollen, SLA, projecten voor uitbreiding of wijziging, leveranciers of huurlijnen. D. Dienst OCMW’S D1 . Directeur-generaal (Secretariaat) De archiefproductie van de Directeur-generaal weerspiegelt de verscheidenheid van de activiteiten bij het toezicht op de OCMW’s. Het gaat hier bijvoorbeeld om dossiers inzake het overleg tussen de POD en de afdelingen maatschappelijk welzijn van de federaties van steden en gemeenten of dossiers inzake provinciale ontmoetingen tussen POD en de OCMW’s. De ordening gebeurt eerst chronologisch en vervolgens per provincie. De dossiers inzake het overleg met de federaties van steden en gemeenten bestaan hoofdzakelijk uit PV’s en vergaderstukken, geordend per vergadering. Aangezien de werking sterk gericht is op procedures, neemt de reeks wetgeving en omzendbrieven een vooraanstaande rol in. De Directeur-generaal van deze dienst staat ook in voor het beheer van de beleidsnota’s, beleidsplannen, memoranda en bijhorende stukken van de Voorzitter.

62


Tegelijkertijd trof ik verslagen en vergaderstukken aan van het Begeleidingscomité van de KSZ, het Stookoliefonds en het Sociaal Verwarmingsfonds en van het overleg met Fedasil of van deelname aan tal van voorbereidende werkgroepen (bijvoorbeeld onder meer uitwisselbaarheid Primaweb, handleiding gebruikers, Uniek Jaarverslag). De Directeur-generaal bezit daarnaast een belangrijke hoeveelheid schaduwarchief. Ter illustratie: de kopies van de verslagen van vergaderingen “réunions de mise au point” betreffende de regeling van bevoegdheidsconflicten tussen de OCMW’s. De originelen berusten bij de hierna vermelde dienst OCMW Wetgeving en bevoegdheidsconflicten in de reeks dossiers inzake bevoegdheidsconflicten en de oplossing ervan. D2. OCMW Wetgeving en bevoegdheidsconflicten De ordening van de archiefbescheiden in deze dienst gebeurt op basis van het wetgevend kader. Zo is in de ordening RMI Reglementering, Recht op maatschappelijke hulp en tenlasteneming van de steun volgens wet 65 herkenbaar. Deze grote rubrieken worden verder onderverdeeld in wetgende stukken met KB’s en MB’s, omzendbrieven, de behandeling van parlementaire vragen of FAQ’s voor de Frontdesk. Specifiek voor deze dienst zijn de archiefbescheiden die voortvloeien uit de beslechting van territoriale bevoegdheidsconflicten. Stukken betreffende wetgeving en reglementering zijn onderverdeeld volgens doelgroep: Asielzoeker, Dakloos, Gewoonlijk verblijf, Instellingen (Verblijf in specifieke instellingen), Student. Dezelfde indeling vind ik terug voor de reeks FAQ’s voor de Frontdesk. De eigenlijke dossiers inzake bevoegdheidsconflicten en de oplossing ervan kennen een ordening per doelgroep, procedures en verwerkingsstadium. De vermelding van dossierbehandelaar en volgnummer vervolledigt het klassement. De ingekomen stukken betreffende bevoegdheidsconflicten worden ingeschreven in een register (spreadsheet) of “agenda” op jaarbasis. Jaarlijkse evaluatieverslagen betreffende de aanvragen tot regeling van bevoegdheidsconflicten tussen OCMW’s en statistieken geven een synthese van de werking. De communicatie over deze bevoegdheidsconflicten verloopt via presentaties bijvoorbeeld op de Provinciale dagen. Deze dienst bewaart de verslagen en bijhorende stukken van de Federale Adviescommissie voor Maatschappelijk Welzijn en van haar rechtsvoorganger de Hoge Raad voor Maatschappelijk Welzijn. Deze gaan terug tot 1954 en zijn onmisbaar voor de studie van het armoedebeleid gedurende de voorbije decennia. D3. Leefloon – Terugbetaling Wet 65 Aangezien strikte procedures bepalend zijn voor de werking van deze dienst met honderden OCMW’s komt men onvermijdelijk terecht bij de handleidingen. Het gaat hier bijvoorbeeld om een vademecum (met interne richtlijnen) en gebruikershandleidingen met instructies voor OCMW’s in kader van terugbetalingsprocedures wet 65, RMI, Primaweb en KSZ. In datzelfde verband dienen de omzendbrieven aan de OCMW’s, die - hoewel onvolledig - teruggaan tot 1993, vernoemd te worden. Het belangrijkste werkinstrument voor deze dienst is de Primadatabank betreffende betalingen voor leefloon, wet 65, installatiepremie voor daklozen, sociale economie (gedeeltelijk) en terugvorderingen of rechtzettingen ten gevolge van inspectie. Deze databank is onderverdeeld in betalingen per OCMW, geordend op dossiernummer, enerzijds en de verblijfssituatie van een persoon, geordend op INSZ, anderzijds. Eigenaar van deze databank is de FOD Sociale Zekerheid die eveneens instaat voor de ICTondersteuning. De POD is beheerder van de databank.

63


D4. Helpdesk Veiligheid De voornaamste reeksen van deze dienst zijn de jaarlijkse of maandelijkse rapporten. Deze vormen een synthese van de informatie in de andere reeksen zoals de ‘Elektronische thematische dossiers inzake veiligheid’, bewaard op de H-schijf. Deze laatste bevat onder meer databanken van veiligheidsconsulenten en auditrapporten van OCMW's. De dienst organiseert ook een enquête betreffende de minimale veiligheidsnormen in de OCMW’s wat resulteert in ingekomen vragenlijsten, ingevuld door de veiligheidsconsulent en ondertekend door de voorzitter van het OCMW. De vermelde vragenlijsten vormen de basis voor de jaarlijkse statistieken betreffende minimale veiligheidsnormen, opgemaakt in spreadsheet. De synthese ervan is eveneens terug te vinden in de rapportering. D5. Activering ESF In hoedanigheid van beheersautoriteit produceert de dienst archiefbescheiden voor de financiering van projecten met ESF-middelen. Enkele reeksen onderscheiden zich in dit verband. De dossiers inzake promotoren, in het bijzonder OCMW’s, vzw’s en overheidsinstellingen, gaan terug tot het midden van de jaren 1990 en bevatten visa, aanvragen bij de Inspectie van Financiën (IF), vastleggingen en ordonnanties per jaar, contracten voor technische bijstand, ingekomen rapporten van promotoren en administratieve interne controle ter plaatse of ondesk. Voor de boekhoudkundige opvolging beschikt de dienst anno 2008 over drie databanken. De dossiers inzake projecten, vanaf 2000, bevatten overeenkomsten, oproep tot kandidatuurstelling, verslagen en vergaderstukken van de selectiecomités, stukken betreffende de inhoudelijke en administratieve opvolging, documentatie. Essentieel voor de werking van de dienst zijn de verslagen en de vergaderstukken van het Opvolgingscomité en de boordtabellen als praktisch instrument. Aangaande de ESF-financiering lopen bovendien veel juridische geschillen waarvan de dossiers tot meer dan 25 jaar in de tijd kunnen teruggaan. Inzake activering verdienen twee reeksen een vermelding: enerzijds een reeks dossiers inzake de beleidsvoorbereiding en evaluaties van diverse tewerkstellingsmaatregelen zoals Activaplan, art.60 § 7, art.61, Doorstromingsprogramma’s, Invoeginterim of sociale inschakelingseconomie (SINE) en anderzijds een reeks verslagen van een brede waaier van werkgroepen: Activeringen, Andere (werkgroep uniek), ESF, Front Desk, Front Office, Reglementering. E. Armoedebeleid Deze dienst herbergt de oudere dossiers van de Interministeriële Conferentie Armoede waarvan tot 1999 de secretariaatsfunctie berustte bij het Bestuur voor Maatschappelijke Integratie. Vanaf 2000 neemt het Steunpunt Armoedebestrijding van het Centrum voor gelijkheid van kansen en voor racismebestrijding (CGKR) dit secretariaat waar. De archiefbescheiden weerspiegelen de diverse actiedomeinen. Ik verwijs hierbij naar de stukken betreffende diverse onderzoeken en studies in eigen beheer, bijvoorbeeld betreffende kinderarbeid, de Koning Boudewijnstichting, allochtonen en armoede, armoedetoets, sociale grondrechten, enz. De dienst organiseerde eveneens het evenement 30 jaar OCMW waarvoor verslagen van het begeleidingscomité; promotie- en fotomateriaal; vragenlijsten, onderzoeksvoorstellen, begrotingen, rapporten, programma’s en overeenkomsten betreffende onder meer sociale participatie bewaard gebleven zijn. De dossiers inzake projecten betreffende Digitale kloof en openbare computerruimtes (Easy-e-space) bevatten onder meer aankondigingen, adressenlijsten, begrotingen, nota’s, perscommuniqués, notulen van vergaderingen, presentaties, evaluatrierapporten en, ingekomen aanvraagformulieren tot deelname. In de dossiers inzake de aanstelling van ervaringsdeskundigen bevinden zich dan weer protocollen,

64


nota’s, evaluatierapporten, publicaties, persberichten, proces-verbalen van interne en externe vergaderingen, briefwisseling en curriculum vitae. Veel dossiers hebben betrekking op de activiteiten in het kader van het Nationaal Actieplan Sociale Insluiting als instrument voor goed bestuur in het sociale beleidsveld (NAP). Het betreft hier onder meer de organisatie en werking van de werkgroepen voor het NAP, in concreto de werkgroep ‘Acties’ waarvoor het secretariaat bij de POD berust en de werkgroep ‘Indicatoren’ waarvoor tot 2004 het secretariaat werd verzorgd. De dossiers van beide werkgroepen zijn chronologisch geordend en bevatten uitnodigingen, brieven, verslagen en voorbereidende documenten. De dossier inzake de Open Methode van Coördinatie in het kader van het NAP omvat dan weer diverse thema’s of redactionele vormen: vragenlijsten, voorstellen, presentaties, stukken betreffende colloquia, werkgroepen, planning; 2001-2003, 2003-2005, 2005-2006 en 2006-2008, enz. Tenslotte is er de rapportering over onder meer de implementatie van het actieplan of de vooruitgangsrapporten 2001-2004 of 2005-2008, al dan niet intern. De dossiers betreffende de redactie van deze rapporten bevatten nota’s, mailberichten of opvolgingstabellen. De Dienst en voordien het Bestuur voor Maatschappelijke Integratie is/was sinds 1995 ook betrokken bij de subsidie-aanvragen bij de Nationale Loterij. Voor de verwerking van deze gegevens beschikt de dienst momenteel over twee databanken, één voor de aanvragen voor algemene subsidies door OCMW’s en vzw’s en één voor de aanvragen voor subsidies voor het uitrusten en/of het renoveren van doorgangswoningen door OCMW’s. Deze databanken vormen de synthese van de behandelde dossiers. Negatief beoordeelde dossiers blijven bij de dienst. Ze bevatten onder meer rapporten en begrotingen. Positief beoordeelde dossiers keren terug naar de Nationale Loterij. Essentieel in de communicatie zijn de dossiers inzake de opmaak van publicaties van gidsen en informatiebrochures voor doelgroepen zoals daklozen, jongeren of OCMW-gebruikers. Deze bevatten ook boekhoudkundige stukken (prijsramingen), die van ondergeschikt belang zijn. F. Grootstedenbeleid Voor deze dienst onthoud ik vooral de dossiers inzake huisvestings- en stadscontracten. Deze zijn geordend per stad en vervolgens per jaar. Elk dossier bevat overeenkomst, avenant, afrekening, diagnostiek, evaluatie, documentatie en brieven. Met het oog op een permanente evaluatie worden de projecten in het kader van de stads- en huisvestingscontracten opgevolgd via boordtabellen. Via deze ‘tool’ kan een stand van zaken van de projecten opgemaakt worden op drie niveaus: inhoud, budget en kalender (tijd). De boordtabel is een dynamisch instrument, zowel voor de steden als voor de dienst. Aan de hand van de geactualiseerde tabellen (tweemaal per jaar) kunnen de stuurgroepen/begeleidingscomités GSB binnen de steden zich een juist beeld vormen van de vooruitgang van de projecten en indien nodig bijsturingen/wijzigingen voorstellen. Andere archiefbescheiden hebben te maken met specifieke thema’s, met name: de overlastproblematiek en de aanstelling van GAS-bemiddelaars (Gemeentelijke administratieve sancties), de organisatie van inschakelingsprogramma’s voor geregulariseerde asielzoekers in de drie grote steden, de ontwikkeling van een expertisecentrum, het overleg en de samenwerking met andere beleidsniveaus en netwerken. G. Sociale Economie De dienst Sociale Economie bezit belangrijke dossiers inzake overleg, meer bepaald van de Interdepartementale Werkgroep Sociale Economie voor de periode 1999-2003, de Federale

65


Raad voor de Sociale Economie of het overleg met koepel- of derdenorganisaties. Daarnaast bestaat het archief in hoofdzaak uit projectmatige dossiers betreffende diverse vormen van facultatieve en reglementaire betoelaging, bijvoorbeeld meerwaardeneconomie, sociale inschakelingseconomie (SINE), het Kringloopfonds, fiscale gunstmaatregelen of managementsondersteuning uit de periode 2000-2008. Al even boeiend zijn de talrijke voorbereidende dossiers inzake niet-gerealiseerde projecten uit de periode 2004-2008 voor dit specifieke beleidsdomein. VOORSTELLING VAN HET CONCEPT SELECTIE De selectie is de intellectuele en materiële ingreep die erin bestaat om binnen een geheel aan archief datgene af te zonderen wat bewaard moet worden en datgene wat vernietigd mag worden. Deze selectie wordt in de mate van het mogelijke uitgevoerd op het niveau van volledige dossiers, aangezien de selectie van document per document voor hedendaagse archieven veel te arbeidsintensief is. Wanneer er toch in de dossiers geselecteerd moet worden, dan is er een onderscheid tussen enerzijds microselectie (een gedeeltelijke bewaring) en anderzijds selectie door middel van steekproeven, die moeten getuigen van de aard en de samenstelling van de vernietigde documenten. Het schonen is dan weer een selectiemethode die document per document wordt uitgevoerd en die ertoe leidt dat de dubbels, de kladversies en de blanco formulieren uit een dossier worden verwijderd. Het schonen kan tevens de gelegenheid zijn om de hechtmechanieken en materialen te verwijderen die de bewaring van documenten kunnen schaden (metalen paperclips, nietjes, klasseermappen,… ). Deze operatie valt strikt genomen niet onder de selectie, maar onder de materiële behandeling van de documenten. Bij de opmaak van de archiefselectielijst opteer ik voor een structureel model met een onderverdeling in Beheer en Organisatie en Activiteiten en bevoegdheden per dienst. De systematische beschrijving van de verschillende archiefproducten vertrekt dus vanuit de actuele organisatie of het huidige organisatieschema. Hoewel de organisatie in het verleden meerdere wijzigingen onderging door het overhevelen, creëren, afschaffen of integreren van activiteiten, onderscheiden zich binnen het huidige organisatiekader toch een aantal belangrijke diensten met een sterke continuïteit inzake bevoegdheden. Een functionele indeling op basis van bevoegdheden en activiteiten van de archiefvormer lijkt voor deze relatief jonge administratie minder aangewezen. Het voornaamste bezwaar hiertegen heeft te maken met gebruiksvriendelijkheid. Een functionele aanpak zou de complexiteit van dit werkinstrument immers onnodig verhogen en ten koste gaan van de leesbaarheid en de gebruiksvriendelijkheid. Uit analyse van het Business Process Management (BPM) blijkt dat meerdere diensten betrokken zijn bij één materie. Voor de thema’s armoedebeleid, grootstedenbeleid of sociale economie zijn niet alleen de respectievelijke thematische diensten betrokken, maar ook in belangrijke mate Beleidsondersteunend en Juridisch Advies, DSO, Begroting en Logistiek en de Inspectiedienst. Deze versnippering doet zich ook voor bij de materies Wet RMI, ESF en wet ’65 waar veel andere diensten eveneens handelingen stellen: Beleidsondersteunend en Juridisch Advies, DSO, Begroting en Logistiek, Inspectiedienst, Helpdesk Veiligheid en OCMW wetgeving. Er wordt dan ook de voorkeur gegeven aan het gebruik van het huidig organigram. De presentatie van deze hiërarchische structuur legt de verantwoordelijkheid op dienstniveau als archiefvormende entiteit vast. Tijdens het onderzoek bleek dat in de POD - ruw geraamd - ongeveer 400.000 digitale archiefdocumenten en 450 s.m. archief aanwezig is. Vrijwel het volledige archiefbestand is jonger dan 30 jaar. Het doel van deze archiefselectielijst is uit deze massa archiefbescheiden de stukken te selecteren die in grote lijnen inzicht geven in het beleid, de werking en de organisatie van de archiefvormer en in de context waarbinnen bepaalde taken werden uitgevoerd en handelingen verricht, evenals de bescheiden met een duidelijk cultureel en wetenschappelijk-historisch belang.

66


Een selectie op stukniveau in de archiefbescheiden is weinig aangewezen aangezien de inkrimping van het archief niet in verhouding zal staan tot de geleverde inspanningen en de integriteit van de dossiers sterk kan aangetast worden. Ten gevolge van het ontoereikende versiebeheer, behoeft het te bewaren archief eventueel nog schoning, in casu vooral de verwijdering van dubbels. Bij de bewaring van sommige archiefbescheiden dient trouwens enig voorbehoud gemaakt te worden. Archiefbescheiden bezitten vooralsnog een uniek karakter aangezien ik geen zicht heb op de archieven die overgedragen werden aan andere overheidsdiensten. De opmaak van archiefselectielijsten voor onder andere de FOD Volksgezondheid en de FOD Sociale Zekerheid zullen hierin in de nabije toekomst duidelijkheid scheppen. Wijzigingen in de definitieve bestemming van onderstaande archiefselectielijst zijn dus niet uitgesloten op basis van nieuwe archiefselectielijsten voor andere FOD’s. Referentiekader voor selectie In dit hoofdstuk wil ik de methodes en de criteria toelichten die werden gebruikt bij het bepalen van de definitieve bestemming van de archieven60. De afzonderlijke argumentatie bij de waardebepaling van elk archiefproduct afzonderlijk met pro’s en contra’s zou ons te ver leiden en lijkt ons bijgevolg weinig zinvol. In de plaats hiervan lijkt het ons sprekender het referentiekader voor selectie met de door ons gehanteerde richtlijnen voorop te stellen. Een aantal voorbeelden illustreren deze richtlijnen - geen principes - die als leidraad dienden voor de bepaling van de definitieve bestemming. Bij deze strategie op maat is het wellicht correcter te spreken over een contextuele waardebepaling aangezien een strikte interpretatie van de “richtlijnen” zijn doel zou voorbijschieten. Structurele selectiecriteria Essentieel bij de ontwikkeling van de waardebepaling en selectiestrategie was het onderscheid in benadering tussen de archieven van de horizontale beheersdiensten en de verticale operationele diensten. Met deze dualiteit voor ogen vertrok de archiefselectie vanuit een verschillende vraagstelling. Voor de beheersarchieven primeerde de vraag: wat is betekenisvol en dient bewaard te worden? Voor de operationele dossiers was de vraag net andersom: wat is niet relevant en kan vernietigd worden? Juridische selectiecriteria Bepaalde archiefbescheiden dienen bewaard te worden gezien hun permanente bewijskracht en de wettelijke verplichtingen terzake. Ik denk hierbij aan de verzamelingen van Koninklijke en Ministeriële Besluiten betreffende benoemingen en personeelsorganisatie bij de dienst HRM. Vormelijke selectiecriteria De archiefbescheiden worden onderworpen aan een toetsingskader door middel van een aantal vragen. Deze vragen hadden vooral betrekking op de wijze waarop de archiefbescheiden informatie verstrekten. Ik overloop de meest gestelde vragen van dit referentiekader: Gaat het om kopies of dubbels? Centraal bij de archiefselectie geldt het principe dat originele stukken “prioriteit” genieten. Kopieën of afschriften komen niet in aanmerking voor bewaring tenzij de originelen verloren zijn geraakt of onvolledig zijn. Bij de POD kennen vooral 60

Depoortere R., La surveillance archivistique ou comment concilier inspection, diplomatie et persuasion (Onuitgegeven syllabus van de cursus toezicht gegeven op 4, 10, 17 en 24 september 2007 in het Algemeen Rijksarchief te Brussel).

67


financiële en boekhoudkundige stukken een rijkelijke verspreiding. De aanleg van schaduwarchieven blijkt een vrij gangbare praktijk te zijn. Bezit de informatie een uniek karakter? Hierop kom ik verder terug bij bespreking van de inhoudelijke criteria. Concreet voorbeeld hiervan vormen de dossiers of stukken van de Interministeriële Conferenties, waarvan de vakdepartementen vaak het secretariaat waarnemen. In dit geval dienen de archiefbescheiden bij voorkeur door het vakdepartement bewaard te worden en niet zozeer door de FOD Kanselarij van de Eerste Minister waar de informatie vaak fragmentarisch is. Voor deze visie beroep ik me op het bestemmingsbeginsel (dat ieder archiefstuk behoort te worden gebracht tot het archief, waarvoor het naar zijn aard is bestemd) en het herkomstbeginsel (dat ieder archiefstuk behoort te worden gebracht tot het archief, waaruit het afkomstig is en in dat archief op zijn oorspronkelijk plaats)61. Een ander voorbeeld van uniciteit vormen de personeelsdossiers van de dienst HRM. Het is onmogelijk om deze dossiers voor alle FOD’s en POD’s te bewaren zodat een aantal administraties toestemming krijgen om deze op termijn integraal te vernietigen. In het geval van de POD is dit niet het geval en werd er de voorkeur aan gegeven deze integraal te bewaren. Het profiel van de ambtenaar van deze jonge administratie lijkt immers eerder a-typisch te zijn in vergelijking met de traditionele administraties. Ik denk hierbij aan onder meer ervaringsdeskundigen. Daar kan nog aan toegevoegd worden dat de POD het aspect ‘diversiteit’ hoog in het vaandel voert. Wordt de informatie gepubliceerd of openbaar gemaakt? Een ander criterium bij de selectie is de vraag in hoeverre de informatie in de archieven openbaar was gemaakt of gepubliceerd en wat de kwaliteit is van de verstrekte informatie. De POD voert een beleid van zichtbaarheid en transparantie en publiceert veel over haar eigen werking62. Sinds enkele jaren presenteert ze haar activiteiten in een fraai jaarverslag. Verder wordt veel aandacht besteed aan communicatie met de buitenwereld door een gebruiksvriendelijke website of door een maximale bereikbaarheid via een Frontdesk. Publicaties laten met andere woorden toe om archieven te vernietigen die geen of nauwelijks toegevoegde waarde bieden. Toch betekenen deze synthetische uitgaven niet altijd een reden om over te gaan tot doorgedreven archiefvernietigingen van meer gedetailleerde stukken. Beiden kunnen immers complementair zijn. In een aantal gevallen is er niet veel twijfel over de definitieve bestemming. Publicaties zoals het Belgisch Staatsblad of gedrukte parlementaire stukken behoeven weinig discussie en kunnen ons inziens gemakkelijk afgevoerd worden. Voor de behandeling van parlementaire vragen geldt de algemene regel dat het definitieve antwoord wordt gepubliceerd, wat de bewaring van deze archiefbescheiden overbodig maakt. Is de aangereikte informatie fragmentarisch of onvolledig? Archiefbescheiden, die een onvolledige indruk gaven, krijgen bijzondere aandacht. In veel gevallen is er weinig discussie over de definitieve bestemming, zeker wanneer ze overwegend bestaan uit ruim verspreide (digitale) kopieën. In de meeste gevallen is het immers weinig zinvol deze fragmentarische archiefbescheiden met geringe betekenis of meerwaarde te bewaren. Zo worden de bescheiden van de stafdienst ICT gekenmerkt door hun uitgesproken fragmentarisch, technisch en gespecialiseerd karakter. Deze stafdienst staat trouwens in voor de permanente migratie van gegevens en metadata zodat deze fragmentarische informatie overbodig lijkt. De financiële afwikkeling van ICT-projecten bevindt zich bij de dienst Begroting. Wat de vertaaldienst betreft, worden de originele en vertaalde teksten bewaard bij de opdrachtgever. Alleen de woordenlijst met specifieke terminologie, eigen aan de Belgische politiek en besluitvorming, biedt voldoende relevantie voor bewaring. De vernietiging van fragmentarische archieven was evenwel niet altijd aan de orde en afhankelijk van de context. 61

Coppens H., Archiefterminologie. Archieftermen voor gebruik in het Rijksarchief, Brussel, 1990, p. 71 (Miscellanea Archivistica Manuale, 5). 62 Recent werden jaarverslagen gepubliceerd, voor de periode 2003-2005 en 2006.

68


Goede voorbeelden zijn de dossiers inzake het beheer en de financiering van de Stichting Helena en Isabella Godtschalck of de dossiers inzake projecten van het Europees Vluchtelingenfonds bij de Directeur-generaal van de Algemene Diensten. Bestaat er een synthese van de informatie en wat is de graad van detaillering? Voor bepaalde archiefbescheiden volstaat de informatie in gesynthetiseerde vorm. Voor belangrijke ICTprojecten is er de boordtabel met de financiële basisgegevens in combinatie met een selectie van verslagen van ICT-projecten. Wat de beheersarchieven betreft, geven de personeelsdossiers - met hun lange administratieve bewaartermijn - een uitgebreid beeld van de loopbaan. Een aantal basisgegevens ervan is dan wel opgeslagen onder de vorm van een databank maar deze beknopte versie rechtvaardigt in geen geval de vernietiging van de ‘rijkelijk gedocumenteerde’ personeelsdossiers. Een ander voorbeeld betreffen de subsidieaanvragen bij de Nationale Loterij die behandeld werden door de Dienst Armoedebeleid. Voor de verwerking van deze gegevens beschikt de dienst momenteel over twee databanken, één voor de aanvragen voor algemene subsidies door OCMW’s en vzw’s en één voor de aanvragen voor subsidies voor het uitrusten en/of het renoveren van doorgangswoningen door OCMW’s. Deze databanken vormen de synthese van alle behandelde dossiers, zowel van de positief als van de negatief beoordeelde dossiers. De kerngegevens zijn dus ook terug te vinden in een databank waardoor de negatief beoordeelde dossiers slechts een geringe meerwaarde bieden. Wat de selectie betreft, dient geen enkele reeks onderworpen te worden aan een selectie op basis van een steekproef. Er werden relatief weinig andere grote reeksen aangetroffen. Met uitzondering van de inspectiedossiers of de juridische dossiers blijft de omvang van de reeksen overigens vrij beperkt. Inhoudelijk hebben ze niet zoveel te bieden zodat een steeksproefgewijze selectie om ze tot beheersbare proporties te herleiden niet aan de orde is. Zijn de archiefreeksen complementair? Deze vraag werd meermaals gesteld, zeker ten opzichte van andere beleidsniveau’s, de gewesten en de gemeenschappen, de andere FOD’s (Sociale Zekerheid, Fedasil), andere instellingen (Nationale Loterij, Steunpunt tot bestrijding van armoede, bestaansonzekerheid en sociale uitsluiting, enz.), Europa (ESF), enz. Het probleem daarbij is dat het archiefbeheer van deze instellingen tot op heden onvoldoende in kaart is gebracht. Men is het best gedocumenteerd over de archiefbescheiden van de gemeenten (OCMW’s), maar in in de selectielijst terzake is met betrekking tot het toezicht van de federale overheid (voorlopig) niets terug te vinden63. Gaat het om zeldzame stukken die extra aandacht verdienen? Met andere woorden dienen meer of alle stukken bewaard te worden voor een periode of een thema waarvoor er weinig archieven bewaard zijn. Wat de periode betreft, stelt de vraag zich hier amper aangezien bijna alle archiefbescheiden dateren van na 1980. Archieven van de “rechtsvoorgangers” heb ik nauwelijks teruggevonden. Geven deze archiefbescheiden toegang tot andere documenten? Dit argument speelt zeker in het geval van de databanken die de laatste jaren aangelegd worden. Ze vormen niet alleen de synthetische neerslag van de activiteiten maar vervullen vaak ook de functie van repertorium met verwijzing naar onder meer bewijsstukken. De Dienst Beleidsondersteunend en Juridisch advies beschikt over een register betreffende de dossiers inzake rechtsgeschillen en ingekomen verzoekschriften en over stukken betreffende specifiek juridisch advies. Inhoudelijke selectiecriteria 63 Honnoré L., Libert M. en Nuyttens M., Archief gevormd door de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn. Selectielijst en ordeningsplan, Brussel, 2005 (Archiefbeheersplannen en selectielijsten / Tableaux de gestion et Tableaux de tri, 1). Herziening van deze selectielijst gepland voor 2010-2011.

69


De specifieke opdracht van de POD verzekert de instelling van een uitzonderlijke en unieke plaats op het vlak van maatschappelijke integratie, grootstedenbeleid, armoedebestrijding en sociale economie. Wat de organisatie en de interne werking betreft, lijken alle archiefbescheiden betreffende het Directiecomité, de Staf en de Voorzitter van essentieel belang te zijn. Voor het kernarchief van de operationele directies, dat bestaat uit de archieven van de activiteiten betreffende het toezicht op en de financiering van de OCMW’s en de drie thematische diensten, werd uitgegaan van een maximale benadering. De specialisatie van deze directies zorgde ervoor dat hun archiefbescheiden een uniek karakter bezitten en dat het archiefbestand een unieke positie inneemt met betrekking tot deze materie. De maximale benadering impliceert het (bijna) integraal bewaren van de archiefbescheiden betreffende de activiteiten. Stukken betreffende de organisatie en het beheer zijn vaak van ondergeschikt belang en kunnen bijgevolg vernietigd worden. Deze gegevens zijn vaak in synthetische vorm terug te vinden bij de dienst Begroting, CKO of DSO. Over maatschappelijke integratie zal men ongetwijfeld ook dossiers aantreffen bij lokale en provinciale besturen, maar nergens zal de informatie zo alomvattend en heterogeen zijn als bij de POD. Hetzelfde geldt eveneens voor grootstedenbeleid, sociale economie en armoedebestrijding. Dit archief bevat de sleutel tot de nationale of macrogeschiedenis met betrekking tot deze thema’s. Inhoudelijk situeren deze archiefbescheiden zich op een specifiek onderzoeksdomein. De doelgroep van de activiteiten van de POD bestaat uit sociale groepen die ondervertegenwoordigd zijn in de historiografie en over het algemeen weinig mondig zijn64. Het spreekt voor zich dat deze archieven een unieke kijk bieden op de doelgroepen, zoals bijvoorbeeld daklozen. Sommige archiefbescheiden zijn eerder van marginaal belang, bijvoorbeeld stukken betreffende externe initiatieven en niet in eigen beheer georganiseerde colloquia en studiedagen of (onvolledige) lijsten met contactpersonen. Archiefbescheiden zonder aanwijsbaar verband met activiteiten van de POD worden uitsluitend aangetroffen in archieven van de Voorzitter en hadden vooral betrekking op de uitoefening van andere mandaten, bijvoorbeeld Postfonds, Alfabetiseringsfonds of Koning Boudewijnstichting. Synthese van selectiebepaling op basis van redactionele vormen Hoe zijn de bovenvermelde selectiecriteria in praktijk toegepast voor de verschillende diensten? Een selectiepolitiek op basis van de typologie van documenten behoorde niet tot de mogelijkheden. Bij de opmaak van de archiefselectielijst voor de POD heb ik niettemin getracht hogervermeld toetsingskader te vertalen naar een aantal veelvuldig per dienst voorkomende redactionele vormen. Daarom lijst ik tot conclusie de gebruikelijke definitieve bestemming van deze redactionele vormen op: - Jaarlijkse activiteitsverslagen: selecteren, tenzij dit verslag integraal wordt overgenomen voor het algemeen jaarverslag. - Dossiers inzake managementinstrumenten van de dienst: selecteren op verslagen en belangrijke inhoudelijke nota’s. Algemene stukken terug te vinden bij CKO door de centrale aansturing. 64

De Baets A., De figuranten van de geschiedenis. Hoe het verleden van andere culturen wordt verbeeld en in herinnering gebracht, Berchem, 1994. Idem, Gebruik en misbruik van de geschiedenis, Amsterdam, 2008.

70


- Verslagen en voorbereidende stukken van de dienstvergaderingen: bewaren - Stukken betreffende / dossiers inzake de interne organisatie: bewaren - Individuele evaluatieverslagen van de personeelsleden, opgemaakt door het diensthoofd: bewaren en na uitdienstreding van het personeelslid origineel toevoegen aan of integreren in personeelsdossiers (bij HRM). Kopies die doorgestuurd werden aan HRM kunnen dan vernietigd worden. - Voorbereidende nota’s, memoranda, beleidsnota’s, plannen, memoranda en verkiezingsprogramma’s: bewaren - Stukken betreffende de behandeling van parlementaire vragen: vernietigen - Stukken betreffende de opmaak van juridische teksten - Fiches betreffende FAQ’s voor Frontdesk: te bewaren door de dienst CKO met aandacht voor versiebeheer, te vernietigen elders - Verslagen van het overleg met het kabinet/de beleidscel: bewaren - Handleidingen en brochures: bewaren - Dienstnota’s: bewaren - Instructies: bewaren - Overzichts- of boordtabellen bewaren - Boekhoudkundige stukken binnen de diensten: doorgaans te vernietigen - Adressenbestanden van secretariaten: vernietigen - Stukken betreffende communicatie en presentaties: bewaren - Personeelslijsten “Who’s who”: bewaren - Dossiers/stukken betreffende relaties met het kabinet/politiek: bewaren. Een aantal bestanden krijgt de vermelding “te selecteren”. Onderhavige archiefselectielijst preciseert wat geselecteerd dient te worden. Soms gaat het om “restarchieven” die door gewezen medewerkers/personeelsleden bij hun vertrek in een elektronische folder werden geplaatst, als het ware de digitale variant op de achtergelaten kartonnen dozen. De inhoud van deze archieven is in de meeste gevallen van een zodanig diverse aard dat een algemene uitspraak over bewaring en vernietiging niet aangewezen is. Deze archiefbescheiden dienen geïntegreerd te worden in het archief van de dienst. Voor archiefbescheiden, die niet in onderhavige archiefselectielijst zouden voorkomen, zal de dienst op termijn een inventaris voorleggen aan het Algemeen Rijksarchief, met het oog op de concrete uitvoering van de selectie. In geval van twijfel of niet-vermelding blijft de Archiefwet onverminderd van toepassing. Een zeer rudimentaire berekening leert dat van de in totaal 400.000 digitale archiefdocumenten en 450 s.m. archief slechts een 10 à 15 procent van het totale archiefbestand integraal bewaard moeten worden en er hooguit enkele procenten voor selectie in aanmerking komt. Een ruime meerderheid van de archiefbescheiden kan na 10 jaar integraal vernietigd worden, dit alles uiteraard mits een sluitend versiebeheer.

71

Bijlage I. Wetgevende basisteksten betreffende de archiefvormer Besluit van de vertegenwoordiger van het volk van 21 maart 1795 (Jaar III, 1 germinal) betreffende de hulp aan behoeftigen en aan slachtoffers van natuurrampen en oorlogen (Pas., 1e série, t.6, p. LXXIX) Decreet van 2 oktober 1795 (Jaar IV, 10 vendémiaire) waarbij de burgerlijke hospitalen, instellingen en werkplaatsen van liefdadigheid enz. onder de bevoegdheid vallen van de minister van Binnenlandse Zaken (Pas., 1e série, t.7, p. 83) Wet van 7 oktober 1796 (Jaar V, 16 vendémiaire) betreffende het beheer van de burgerlijke godshuizen (Pas. 1e série, t.7, p. 419) KB van 30 oktober 1832 waarbij het bestuur van de instellingen van weldadigheid niet meer afhangt van het ministerie van Binnenlandse Zaken, maar ressorteert onder het ministerie van Justitie, en er gevoegd wordt bij het Bestuur der Strafinrichtingen (Pas. 3me série, t.2, p. 540) Wet van 27 maart 1891 op de Onderstand (Pas., 4me série, t.26, p. 459) Organieke wet van 10 maart 1925 op de openbare onderstand (BS, 20.03.1925) KB van 13 juni 1936: oprichting ministerie van Volksgezondheid (BS, 14.06.1936) Besluit van de Regent van 5 januari 1948 houdende oprichting van de Hoge Raad voor de Onderstand en het Maatschappelijk Dienstbetoon (BS, 20.02.1948) KB van 11 februari 1954 houdende oprichting van de Hoge Raad voor de Onderstand en de sociale dienst (vervangt Besluit van de Regent van 5 januari 1948) Wet van 27 juni 1956 op het Speciaal Onderstandsfonds (BS 22.12.1956), gewijzigd bij wet van 3 april 1965 (BS, 6.05.1965) en KB nr. 81 van 10 november 1967 (BS, 14.11.1967) Wet van 2 april 1965 op het ten laste nemen van de steun verleend door de OCMW’s (BS, 6.05.1965, erratum 25.05.1965)65 Wet van 7 augustus 1974 betreffende wijziging van de wet van 10 maart 1925 (BS, 18.09.1974) KB van 30 oktober 1974 houdende algemeen reglement op het bestaansminimum (BS, 19.11.1974), nadien herhaaldelijk gecoördineerd Organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW’s (BS, 5.08.1976; err. BS, 26.11.1976) KB van 31 mei 1977 tot regeling van de inrichting en de bevoegdheid van de Hoge Raad voor Maatschappelijk Welzijn (BS, 12.08.1977)66. 65

Gecoördineerd met zijn wijzigende besluiten: wet van 9 juli 1971 (BS, 10.09.1971); wet van 7 juni 1974 (BS, 17.08.1974); KB nr. 244 van 31 december 1983 (BS, 25.01.1984); KB van 10 augustus 1984 (BS, 14.09.1984); wet van 15 december 1986 (BS, 06.01.1987); Wet van 17 maart1987 (BS, 7.04.1987); wet van 20 juli 1991 (BS, 1.08.1991); Wet van 30 december 1992 (BS, 9.01.1993); Wet van 12 januari 1993 (BS, 4.02.1993); KB van 17 maart 1994 (BS, 22.04.1994); KB van 13 mei 1994 (BS, 12.08.1994); wet van 24 mei 1994 (BS, 21.07.1994); KB van 19 mei 1995 (BS, 26.10.1995), wet van 20 mei 1997 (BS, 21.06.1997); wet van 22 februari 1998 (BS, 3.03.1998) 66 Gewijzigd bij KB van 19 juli 1978.

POD MI - Bijlagen

KB van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten (BS, 2.12.1978) KB van 8 augustus 1980 betreffende het bijhouden van sociale documenten (BS, 27.08.1980) KB van 27 juni 1983 tot invoering van de functioneel-economische classificering van ontvangsten en uitgaven in begrotingen en rekeningen van de OCMW’s (BS, 7.07.1983)67 KB van 8 september 1986 tot regeling van de inrichting en de bevoegdheden van de Hoge Raad voor Maatschappelijk Welzijn (BS, 18.09.1986) Wet van 20 mei 1997 tot wijziging van de wet van 2 april 1965 betreffende het ten laste nemen van steun door de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (BS, 21.06.1997) MB van 23 december 1997 betreffende de boekhouding en administratieve organisatie van de OCMW’s (met bijlagen) Wet van 3 maart 1998 tot wijziging van artikel 18 van de wet van 7 augustus 1974 tot instelling van het recht op een bestaansminimum en van artikel 19 van de wet van 2 april 1965 betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (BS, 31.03.1998) Wet van 27 januari 1999 houdende goedkeuring van het samenwerkingsakkoord tussen de federale Staat, de Gemeenschappen en de Gewesten betreffende de bestendiging van het armoedebeleid, ondertekend te Brussel, op 5 mei 1998 (BS, 10.07.1999) KB van 9 februari 1999 tot uitvoering van artikel 57quater van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (BS, 19.02.1999) MB van 24 maart 1999 tot vaststelling van de bijzondere voorwaarden betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (BS, 30.07.1999) KB van 22 juli 1999 tot benoeming van de Regeringscommissaris belast met het grootstedenbeleid en tot bepaling van zijn opdracht (BS, 27.07.1999) KB van 8 april 2000 tot opheffing van het KB van 22 juli 1999 tot benoeming van de Regeringscommissaris belast met het grootstedenbeleid en tot bepaling van zijn opdracht (BS, 11.04.2000) KB van 19 maart 2002 houdende toekenning van een machtiging aan de Minister die de Maatschappelijke Integratie en de Sociale Economie tot zijn bevoegdheid heeft, tot toekenning van toelagen (BS, 17.04.2002) KB van 24 april 2002 houdende toekenning van een machtiging aan de Minister tot wiens bevoegdheid het grootstedenbeleid behoort, tot toekenning van toelagen (BS 11.05.2002)68 Wet van 26 mei 2002 betreffende het Recht op Maatschappelijke Integratie (BS, 31.07.2002) KB’s van 11 juli 2002 tot vaststelling van de financiële tussenkomst vanwege het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn in de loonkost van een gerechtigde op 67 MB van 12 juli 1983 houdende … classificering… (BS, 18.08.1983), herhaaldelijk gewijzigd, vb. MB van 31 juli 1990 (BS, 04.09.1990). 68 per jaar gewijzigd: KB van 20.02.2003 (BS, 17.03.2003); KB van 19.05.2004 (BS, 09.06.2004); KB van 17.04.2005 (BS, 06.10.2005); KB van 17.09.2005 Erratum (BS, 17.10.2005).

74

POD MI - Bijlagen

maatschappelijke integratie die wordt tewerkgesteld in een sociale inschakelingsinitiatief / een doorstromingsprogramma / het Activaplan … (BS, 31.07.2002) KB van 11 juli 2002 houdende het algemeen reglement betreffende het Recht op Maatschappelijke Integratie (BS, 31.07.2002)69 KB van 12 december 2002 houdende oprichting van de POD MI (BS 28.12.2002) KB van 1 april 2003 tot wijziging van het KB van 11 juli 2002 houdende het algemeen reglement betreffende het Recht op Maatschappelijke Integratie (BS 10.04.2003) MB van 30 maart 2004 houdende oprichting van een Basisoverlegcomité voor de POD MI (BS 28.05.2004) KB van 25 mei 2004 tot bepaling, bij toepassing van artikel 29bis, § 1, eerste lid, a), van de wet van 21 februari 2003 tot oprichting van een dienst voor alimentatievorderingen bij de FOD Financiën, van de voorwaarden en modaliteiten voor de overdracht van de dossiers inzake voorschotten op onderhoudsgeld toegekend door de openbare centra voor maatschappelijk welzijn bij toepassing van de artikelen 68bis tot 68quater van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn aan de dienst voor alimentatievorderingen van de FOD Financiën (BS, 28.05.2004) MB van 15 september 2004 houdende de terbeschikkingstelling van personeelsleden van de Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid aan de Programmatorische Federale Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding en Sociale Economie (BS 4.10.2004) Omzendbrief van 14 december 2004 betreffende wijzigingen met ingang van 1 januari 2005 inzake het RMI (BS 18.01.2005) MB van 30 juni 2005 houdende delegatie van bevoegdheid binnen de POD MI (BS 19.07.2005) KB van 11 juli 2005 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van het KB van 12 augustus 1993 houdende de organisatie van de informatieveiligheid bij de instellingen van sociale zekerheid, voor wat betreft de OCMW’s (BS 22.07.2005) KB van 22 mei 2006 houdende diverse bepalingen betreffende de werking van de POD MI (BS 31.05.2006) KB van 11 oktober 2006 tot vaststelling van de taalkaders van de POD MI (BS 08.11.2006) KB van 9 februari 2007 betreffende de overdracht van personeelsleden van de cel ESF van de FOD WASO naar de POD MI (BS 07.03.2007) MB van 23 maart 2007 houdende delegatie van bevoegdheid binnen de POD MI (BS 18.04.2007) – Erratum (BS 10.08.2007) MB van 21 mei 2007 houdende wijziging van het MB van 15 september 2004 houdende de terbeschikkingstelling van personeelsleden van de FOD Sociale Zekerheid aan de POD MI (BS 16.07.2007)

69

Gewijzigd bij KB’s van 5 december 2004 (BS, 13.12.2004) en 9 januari 2006 (BS, 30.01.2006)

75

POD MI - Bijlagen

MB van 8 juni 2007 tot overdracht van personeelsleden van de FOD Sociale Zekerheid naar de POD MI (BS 25.09.2007) – Erratum (BS 22.10.2007) MB van 9 oktober 2007 tot wijziging van het MB van 23 maart 2007 (BS 24.10.2007) MB van 31 oktober 2008 tot instelling van een Raad van Beroep (BS 17.11.2008)

76

POD MI - Bijlagen

Bijlage II. Ministers bevoegd voor onderstand / welzijn en maatschappelijke integratie JUSTITIE 1832-1834 1834-1839 1839 1839-1840 1840-1841 1841-1842 1842-1843 1843-1847 1847-1850 1850-1852 1852-1855 1855-1857 1857-1865 1865-1870 1870-1871 1871-1878 1878-1884 1884 1884-1887 1887-1894 1894-1899 1899-1907 1907-1908 1908-1911 1911-1918 1918-1921 1921 1921-1925 1925 1925 1925-1926 1926-1927 1927-1931 1931-1932 1932-1934 1934-1935 1935-1936

Joseph Lebeau (liberaal) Antoine Ernst (liberaal) Jean-Baptiste Nothomb (liberaal) Jean Raikem (katholiek) Mathieu Leclercq (liberaal) Guillaume Van Volxem (liberaal) Jean-Baptiste Nothomb (liberaal) Jules Joseph d'Anethan (katholiek) François de Haussy (Liberale Partij) Victor Tesch (Liberale Partij) Charles Faider (Liberale Partij) Alphonse Nothomb (katholiek) Victor Tesch (Liberale Partij) Jules Bara (Liberale Partij) Prosper Cornesse (Katholieke Partij) Théophile de Lantsheere (Katholieke Partij) Jules Bara (Liberale Partij) Charles Woeste (Katholieke Partij) Joseph Devolder (Katholieke Partij) Jules Le Jeune (Katholieke Partij) Victor Begerem (Katholieke Partij) Jules Van den Heuvel (Katholieke Partij) Jules Renkin (Katholieke Partij) Léon de Lantsheere (Katholieke Partij) Henri Carton de Wiart (Katholieke Partij) Emile Vandervelde (POB) Aloys van de Vijvere (Katholieke Unie) Fulgence Masson (Liberale Partij) Léon Théodor (Katholieke Unie) Paul Tschoffen (Katholieke Unie) Prosper Poullet (Katholieke Unie) Paul Hymans (Liberale Partij) Paul-Emile Janson (Liberale Partij) Fernand Cocq (Liberale Partij) Paul-Emile Janson (Liberale Partij) François Bovesse (Liberale Partij) Eugène Soudan (POB)

VOLKSGEZONDHEID 1936-1937 1937-1939 1939 1939 1939-1940 1944 1944 1944-1945 1945-1946

Emile Vandervelde (POB) Arthur Wauters (POB) Emile Jenissen (Liberale Partij) Willem Eekelers (BWP) Marcel Jaspar (Liberale Partij) Albert Marteaux (PCB) Edmond Ronse (CVP) Achille Van Acker (BSP) Albert Marteaux (PCB)

77

POD MI - Bijlagen

1946 1946-1947 1947-1948 1948-1949 1949-1950 1950-1954 1954-1958 1958 1958-1961 1961-1965 1965-1966 1966-1968 1968-1972 1972-1973 1973 1973-1974 1974-1977 1977-1980 1980 1980-1981 1981-1988

1988-1992

Jean Van Beneden (technicus) Albert Marteaux (PCB) Alfons Verbist (CVP) François-Xavier van der Straten-Waillet (PSC) Adolphe Van Glabbeke (Liberale Partij) Alfred de Taeye (CVP) Edmond Leburton (PSB) Robert Houben (CVP) Paul Meyers (CVP) Joseph Custers (CVP) Alfred Bertrand (CVP) Raphael Hulpiau (CVP) Louis Namèche (PSB) Léon Servais (PSC) Jos De Saeger (CVP) Jos De Saeger (CVP) Jos De Saeger (CVP) Luc Dhoore (CVP) Alfred Califice (PSC) Luc Dhoore (CVP) Jean-Luc Dehaene (CVP) Firmin Aerts (CVP) (staatssecretaris van volksgezondheid en milieu / 1982-1985) Wivina Demeester (CVP) (staatssecretaris voor gezondheidszorg / 1985-1988) Miet Smet (CVP) (staatssecretaris voor Milieu en Sociale Emancipatie / 1985-1988) Philippe Busquin (PS) Wilfried Martens (CVP) Miet Smet (CVP) (staatssecretaris voor Milieu en Sociale Emancipatie toegevoegd aan Eerste Minister Wilfried Martens / 1988-1992)

MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE70 1992-1993 1993-1995 1995-1999 1999 1999 1999-2002 1999-2003 2003-2004 2004-2007 2007-2008 2008-heden

Laurette Onkelinx (PS) (minister van sociale integratie, volksgezondheid en leefmilieu) Jacques Santkin (PS) (minister van MI, volksgezondheid en leefmilieu) Marcel Colla (SP) Jan Peeters (SP) (staatssecretaris voor veiligheid, MI en leefmilieu) Luc Van den Bossche (SP) Jan Peeters (SP) minister van pensioenen, veiligheid, MI en leefmilieu) Magda Aelvoet (Agalev) Johan Vandelanotte (sp.a) minister van begroting, MI en sociale economie) Marie Arena (PS) (minister van ambtenarenzaken, MI, GSB en gelijke kansen) Christian Dupont (PS) (minister van ambtenarenzaken, MI, GSB en gelijke kansen) Christian Dupont (PS) minister van pensioenen en MI Marie Arena (PS) minister van MI, pensioenen en grote steden Frédéric Laloux (PS) staatssecretaris voor armoedebestrijding (2008) Jean-Marc Delizée (PS) staatssecretaris voor armoedebestrijding (2008-

70

Bevoegdheid inzake onderstand ressorteerde onder de minister van Sociale Zaken: Philippe Moureaux (PS) (1992-1993); Bernard Anselme (PS) (1993-1994); Magda De Galan (PS) (1994-1999); Frank Vandenbroucke (sp.a) (1999-2003)

78

POD MI - Bijlagen

heden)

79

POD MI - Bijlagen

Bijlage III. Begrippenlijst - Balanced Score Card (BSC): een techniek voor strategisch management en het behalen van langetermijndoelstellingen. Dit evaluatiehulpmiddel werd voor de POD MI in de loop van 2005 ontwikkeld en in 2006 toegepast. De resultaten werden besproken en geanalyseerd op dienstniveau en later op de stafvergadering waaraan concrete verbeteracties werden verbonden. Het opzet van de BSC is een snelle bijsturing indien de uitvoering van de plannen dreigt mis te lopen. Binnen de organisatie van de POD wordt zowel met driemaandelijkse, halfjaarlijkse als jaarlijkse indicatoren gewerkt. - Clusters: project clusters met als doelstelling de sociale inschakeling te bevorderen van de OCMW cliënten binnen kleine gemeenten. KB’s van 24 november 2004 en 6 december 2005 beogen de bevordering van de regionale samenwerking van kleinere OCMW’s bij het realiseren van hun missies, en meer bepaald bij het tewerkstellingsbeleid en de sociale inschakeling. Hierdoor kan een kleinere gemeente genieten van schaalvoordelen en meestappen in de filosofie van het Lenteprogramma. - Customer Relationship Management (CRM) (letterlijk vertaald: het beheren van de relatie

met de klant) betekent binnen de POD de software (meer bepaald T5 van de firma Trinicom) die wordt gebruikt om alle info van de klanten op één plaats te stockeren en up-to-date te houden. Concreet betekent dit de registratie van vragen en antwoorden. - Common Assesment Framework (CAF): zelfevaluatiekader geschikt voor overheidsdiensten. De POD hield tot op heden drie CAF oefeningen: juni 2004, februari 2006 en 2008. De actiepunten werden gegroepeerd onder 7 grote thema’s: communicatie, dienstvergadering, management, logistiek, HRM, stakeholders en kennisbeheer. - Service Level Agreement (SLA): een engagement tussen twee of meerdere partijen waarbij wordt afgesproken wat van iedereen wordt verwacht. Binnen de context van Call mi-is wordt de term SLA tussen Frontdesk en Back Office gebruikt om aan te duiden hoe er wordt samengewerkt tussen alle diensten en de Frontdesk, bijvoorbeeld door de opmaak van een kenniskaart (FAQ’s). - Digitale Kloof: nationaal plan om de digitale kloof te overbruggen, goedgekeurd door de federale Ministerraad op 30 september 2005 en de Interministeriële Conferentie “Integratie in de samenleving” op 12 oktober 2005. De doelstelling ervan is die kloof met een derde te verminderen in de volgende vijf jaar. Het plan voorziet in 28 maatregelen. Het gaat hierbij om algemene maatregelen zoals het “Internet voor Allen”- pakket of een sensibiliseringscampagne om het vertrouwen van de burgers in het Internet te versterken. De POD wordt bij de uitvoering van dit plan betrokken om die doelgroepgerichte aanpak vorm te geven met volgende acties: het stimuleren van de uitbreiding van het aantal Openbare Computerruimtes (OCR), de uitbreiding van het aantal Easy-e-Space, de aankoop van gerecycleerde computers of studies terzake. - Doorgangswoningen: zijn woningen die het OCMW voor een korte periode verhuurt aan mensen die zich in een noodsituatie bevinden en niet over een woning beschikken. Het huurcontract wordt afgesloten voor maximaal 4 maanden en kan één maal verlengd worden. Het verblijf in de doorgangswoning biedt een tijdelijke periode van woonzekerheid om een duurzame oplossing voor de huisvestingssituatie te vinden. Bij de winstverdeling van de Nationale Loterij wordt jaarlijks een bijkomend budget gereserveerd om het aantal doorgangswoningen in België te verhogen.

80

POD MI - Bijlagen

- Europees Sociaal Fonds (ESF): financieringsinstrument van de Europese Unie dat toelaat een ruime waaier aan projecten te ondersteunen. De maatregelen zijn in casu opgenomen in kader van “Doelstelling 3” van het ESF, dat betrekking heeft op de aanpassing en de modernisering van onderwijs, vorming en werkgelegenheid. De maatregelen vormen een specifiek luik van de Federale Programmatie voor de periode 2000 - 2006. Prioriteit 2 van deze doelstelling: Sociale Inclusie, wil de toegang van de minst bedeelden tot de arbeidsmarkt verhogen door hun inzetbaarheid te verbeteren. Het programma is gericht op de sociale inschakeling van personen die een leefloon of maatschappelijke hulp ontvangen en in de eerste plaats op jongeren, gezinshoofden in éénoudergezinnen en personen afkomstig van landen buiten de Europese Unie. Binnen het kader van de Federale Programmatie kan een OCMW, een groepering van OCMW’s of een vereniging zich kandidaat stellen als promotor van projecten Socioprofessionele begeleiding en opleiding. De promotor vat aan met een socio-professionele trajectbegeleiding en opleiding eigen aan elke deelnemer om werk te vinden en/of te behouden, aangevuld met een opleidingsprogramma dat de inzetbaarheid van de deelnemer moet vergroten. - Huurwaarborg: kunnen beschikken over een woning is een fundamenteel minimumrecht dat iedere persoon moet worden gewaarborgd opdat hij een menswaardig bestaan zou kunnen leiden. In dit kader moeten de OCMW’s vaak personen helpen bij het vinden van een woning, namelijk door het verlenen van een huurwaarborg voor een woning die ze anders niet zouden kunnen bekomen, gelet op hun geringe financiële middelen. De maatregel is een forfaitaire financiële stimulans om de OCMW’s ertoe aan te zetten dergelijke maatschappelijke hulp te verlenen, die voor kansarme personen van cruciaal belang is om een woning te bekomen. KB’s (van juni 2004 of 19 april 2005) regelen een forfaitaire toelage aan het OCMW per dossier dat het OCMW behandelde inzake huurwaarborgen aan OCMW-cliënten. Het administratieve beheer van deze maatregel werd in 2005 geoptimaliseerd door de ontwikkeling van een databank voor de registratie van de gerealiseerde tussenkomsten. - Infocenter: dit omvat de creatie van een betrouwbaar statistisch model van persoons- en financiële gegevens op basis van data die aanwezig is in de centrale betalingsdatabank PRIMA. Op gegevens vinden enkele complexe transformaties plaats om te komen tot voldoende betrouwbare statistieken en informatie. Vanaf december 2005 werden op basis van dit infocenter statistieken op de website www.mi-is.be gepubliceerd. - Installatiepremie voor daklozen: iedereen die niet over een eigen woongelegenheid beschikt, niet de middelen heeft om daar op eigen krachten voor te zorgen en daardoor dus geen verblijfplaats heeft, of tijdelijk in een tehuis verblijft in afwachting dat hem een eigen woongelegenheid ter beschikking wordt gesteld, wordt als een dakloze beschouwd. Deze personen kunnen ermee instemmen om een woning te betrekken en te genieten van het RMI. Het OCMW kan aan hen eenmaal in het leven een installatiepremie toekennen. - Medische hulp: deze term slaat op het geheel van gezondheidskosten die worden gedekt door de maatschappelijke hulp: medische kosten, farmaceutische kosten, hospitalisatiekosten, de medische kosten voor ambulante zorgen verstrekt in een verplegingsinstelling en/of de farmaceutische kosten voor zorgen verstrekt in een verplegingsinstelling. - Monitoring: met als doel permanent over actueel betrouwbaar statistisch materiaal te beschikken werd een webapplicatie voor de monitoring van het RMI en het RMH uitgewerkt. Aan deze nationale monitoring namen 60 OCMW’s deel. Maandelijks leverden zij hun cijfermateriaal aan de Dienst Kennisbeheer en Communicatie van de POD. KB’s (bijvoorbeeld van 23 september en 22 november 2004 of 3 juli 2005) met betrekking tot de monitoring voorzagen in een systeem van toelage aan de OCMW’s die op maandelijkse basis rapporteerden. In het kader van de aansluiting van de OCMW’s in het netwerk van de Sociale Zekerheid werd de applicatie afgeschaft.

81

POD MI - Bijlagen

- Open Stadion Fonds: de vzw Open Stadion gebruikt de troeven van het voetbal als maatschappelijke hefboom en heeft het bevorderen van het MVO van de voetbalclubs als belangrijkste doelstelling. Om haar doelstellingen te bevorderen ondersteunt de vzw projecten met een sociale, milieu-, democratische en / of participatieve meerwaarde. - Personal Pages: in het kader van duurzame ontwikkeling, het beperkt gebruik van papier en een snelle doelgerichte informatieverspreiding besliste de POD eind 2004 gebruik te maken van de diensten die worden aangeboden via de portaalsite van de Sociale Zekerheid. Concreet werden een aantal vertrouwde papieren documenten aan de OCMW’s via elektronische weg beschikbaar gesteld onder de vorm van een MS Word of Adobe Acrobat (pdf) document. In 2004 maakten al 380 OCMW’s gebruik van deze mogelijkheid. Het ging om volgende documenten: boekhoudkundige documenten, foutcode-lijsten en andere listings met betrekking tot de diensten Leefloon en Onderhoudsgelden, Terugbetalingen Wet 65 en Inspectiedienst. Vanaf 1 januari 2006 gebeurt de communicatie rond bovenvermelde documenten uitsluitend via dit kanaal. - Pluspremieprogramma: programma bedoeld als ondersteuning voor organisaties uit de sociale economie ter versterking van hun beheervermogen en output. Het programma biedt verschillende vormen van ondersteuning aan, die eerder afzonderlijk werden toegekend voor de sociale audit, het kwaliteitsbeheer, de uitwisseling van praktijken tussen ondernemingen (ES-Change). - Primaweb: XML webapplicatie, ontwikkeld door de POD voor de gegevensoverdracht via het beveiligde secundaire netwerk van de Sociale Zekerheid. Deze webtool, hoofdzakelijk bestemd voor kleine en middelgrote OCMW’s, wordt aan alle OCMW’s gratis aangeboden via de portaalsite van de sociale zekerheid. De OCMW’s hebben de mogelijkheid ook andere softwarepakketten te gebruiken. Maandelijks overlegt de POD over mogelijke nieuwe ontwikkelingen met softwarehuizen, de KSZ en de verschillende verenigingen van steden en gemeenten. - Netwerk van administraties-Réseau des administrations (NARA): een werkgroep waaraan de verschillende administraties deelnemen belast met sociale economie op federaal en gewestniveau. De bestaansgrond voor deze werkgroep vinden we terug in het samenwerkingsakkoord met betrekking tot de Meerwaardeneconomie van 30 mei 2005. - Recht op Maatschappelijke Hulp (RMH): dit wordt bepaald in kader van de wet van 2 april 1965 betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door de OCMW’s. Het omvat drie grote onderdelen: een financiële steun (equivalent van het leefloon), een tewerkstelling en of een tussenkomst in de dringende medische hulpverlening71. Personen van vreemde nationaliteit ingeschreven in het vreemdelingenregister met een machtiging tot verblijf voor onbeperkte tijd, die omwille van hun nationaliteit geen aanspraak kunnen maken op het recht op maatschappelijke integratie, kunnen aanspraak maken op het RMH. De dienst Terugbetalingen Wet 65 van de POD MI betaalt aan de OCMW’s hun financiële inspanning naargelang de aard van dienstverlening van het OCMW, gedeeltelijk, geheel of verhoogd terug. De aanvragen tot terugbetaling in kader van het RMH gebeuren vanaf 1 januari 2007 verplicht elektronisch. De gegevensoverdracht loopt net zoals voor het RMI via het beveiligde

71

Onder maatschappelijke hulp verstaan we volgende vormen van hulpverlening: financiële steun; basisbijdrage, aanvullende bijdrage en regularisatie van het ziekenfonds; medische en farmaceutische, al dan niet verstrekt in een verpleeginstelling; repatriëringskosten; kosten voor huisvesting; plaatsings- of verblijfskosten; equivalent gewaarborgde gezinsbijslag en kraamgeld; tewerkstelling met toepassing van artikel 60, § 7 van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW’s en de activeringsmaatregelen.

82

POD MI - Bijlagen

netwerk van de Sociale Zekerheid. Er bestonden verschillende categorieën van begunstigen die voldoen aan de voorwaarden72. - Recht op maatschappelijke integratie (RMI). Het RMI is meer dan het recht op een uitkering alleen en omvat twee grote onderdelen: het leefloon – de opvolger van het bestaansminimum – en / of een tewerkstelling met toepassing van artikel 60, § 7 van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de OCMW’s en de activeringsmaatregelen. Het RMI, in voege vanaf oktober 2002, is gekoppeld aan een aantal voorwaarden. De hoofddoelstelling bestaat erin, in de mate van het mogelijke, voorrang te geven aan de integratie via werk. Speciale aandacht wordt hierbij geschonken aan de jongeren. De POD MI betaalt aan de OCMW’s hun financiële inspanning naargelang de aard van de dienstverlening van het OCMW, gedeeltelijk, geheel of verhoogd terug. De aanvragen tot terugbetaling in kader van het RMI gebeuren sinds 1 januari 2006 verplicht elektronisch via Primaweb. Er bestonden verschillende categorieën van begunstigen die voldoen aan de voorwaarden73 - Rosetta(plan): startbaanovereenkomsten met als doel elke jongere na het beëindigen van zijn studies een eerste beroepservaring te bezorgen, ongeacht of hij/zij al dan niet een diploma heeft. Via de samenwerkingsovereenkomst tussen de FOD WASO en de POD MI worden een aantal startbaancontracten ter beschikking gesteld van de OCMW’s. De verdeling van de startbanen is geregeld als volgt: De FOD is verantwoordelijk voor uitbetaling van de lonen, opvolging van de controle en toezicht op toepassing van de wetgeving. De POD MI dient vanaf 2005 administratieve taken te vervullen, met name het nodige bewijsmateriaal te verzamelen en over te maken aan de FOD. Deze taak impliceert volgende werkingsprocessen in een notendop: opmaak van conventies, communicatie met de OCMW’s, verzameling van de kwartaalgegevens, deze groeperen en bezorgen aan de FOD WASO, communicatie met de FOD WASO. - Sociaal label: het eerste door een overheid erkende label ter bevordering van sociaal verantwoorde productie. Het label is een instrument ter bevordering van de naleving van de internationale arbeidsnormen. Het label beoogt een implementering van deze minimumnormen op ondernemingsniveau en duidelijkheid te scheppen voor de referentielabels. In 2006 voerde de POD promotie voor dit Belgisch sociaal label, onder meer via een internetsite. - Sociaal stookoliefonds: sinds 1 september 2004 is de POD verantwoordelijk voor het administratieve beheer van de verwarmingstoelagen die het OCMW toekent aan personen met een laag inkomen (sinds juni 2005 toegewezen aan DSO). De financiële verrichtingen gebeuren sedert eind september 2005 door de daartoe opgerichte en erkende vzw Verwarmingsfonds. De vzw Sociaal Verwarmingsfonds komt gedeeltelijk tussen in de betaling van de factuur betaald voor huisbrandolie, verwarmingspetroleum of bulkpropaangas van mensen met een laag inkomen. Het is een uitvoerend initiatief van de overheid, de OCMW’s en de petroleumsector. Het Sociaal Verwarmingsfonds wordt gespijsd via een solidariteitsbijdrage op alle olieproducten die bestemd zijn voor verwarming. Het is enkel actief tijdens de verwarmingsperiode, dat wil zeggen van 1 september tot 30 april van elk jaar. Het globale beheer van het proces wordt in hoofdzaak verzorgd door drie actoren: de OCMW's kennen de toelagen toe; de POD controleert de toekenningsvoorwaarden; de vzw Sociaal verwarmingsfonds zorgt voor de financiering en de terugbetaling van de toelagen. Begin 2007 werd beslist om in partnership met de vzw Sociaal verwarmingsfonds een 72

Situatie vanaf januari 2005 onderscheidt 3 categorieën: Cat A samenwonende persoon; Cat B alleenstaande persoon; Cat E persoon met gezinslast. Tot januari 2005 onderscheidt men 4 categorieën: Cat. 1 Onder één dak samenwonende echtgenoten; Cat. 2 Samenwonende persoon enkel met kinderlast; Cat. 3 Alleenstaande persoon; Cat. 4 Persoon die samenwoont met andere, al dan niet verwante personen. 73 Situatie vanaf januari 2005 onderscheidt 3 categorieën: Cat A samenwonende persoon; Cat B alleenstaande persoon; Cat E persoon met gezinslast. Men onderscheidt van oktober 2002 tot januari 2005 4 categorieën: Cat A Persoon die samenwoont met één of meerdere personen; Cat B Alleenstaande persoon; Cat C Alleenstaande met recht op verhoogde bedrag; Cat D Eenoudergezin met kinderlast.

83

POD MI - Bijlagen

informaticatoepassing gebaseerd op Primaweb te ontwikkelen waardoor alle etappes in het proces met elkaar kunnen worden verbonden, van de dossieropening bij het OCMW tot de terugbetaling in de vzw Sociaal Verwarmingsfonds over de organisatie van de controles door de POD. - Sociale fondsen gas en elektriciteit: sinds augustus 2001 wordt op de jaarlijkse energiefactuur een bedrag afgehouden door de stroomleverancier. Dit geld wordt doorgestort naar de Belgische autonome Commissie voor Regulering van Elektriciteit en Gas (CREG) die het energiefonds beheert. Het fonds financiert ook een opdracht toegewezen aan de OCMW’s, met name de begeleiding en de financiële maatschappelijke steunverlening aan de meest hulpbehoevenden inzake energielevering verzekeren. De OCMW’s mogen met deze middelen een dienst voor schuldbemiddeling en budgetbegeleiding opzetten. Zo kunnen ze cliënten helpen die betalingsmoeilijkheden hebben. Ze kunnen ook achterstallige rekeningen aanzuiveren en maatregelen nemen voor een preventief sociaal energiebeleid. De verdeling van de personeelsforfaits en van het saldo wordt jaarlijks goedgekeurd door de Minister van Maatschappelijke Integratie. De som per OCMW, betaald door de CREG, wordt in vier schijven gesplitst. In de tweede helft van 2004 werd door OS een access-applicatie ontwikkeld die de verwerking van de door de OCMW’s opgestuurde gegevens vergemakkelijkt. - Sociale en Culturele Participatie: KB’s houdende jaarlijkse toekenning van een subsidie aan de OCMW’s bij het bevorderen van de sociale, culturele en sportieve participatie van OCMW-cliënten74. - Tam Tam: een beveiligde werkruimte die functionaliteiten zoals documentbeheer, berichtgevingen, discussiefora, taakbeheer, formulieren, opstellen van workflows, classificatie van documenten, enz. omvat. Het vormt de basis voor het kennisbeheerssysteem van de POD MI. In 2005 werd in elke dienst een Content Manager aangeduid die de implementatie van TamTam binnen zijn of haar dienst voorbereidde. - Uniek Dossier: het project kadert in de integratie van de OCMW’s in het Netwerk van de Sociale Zekerheid. Concreet houdt het de creatie in van een uniek elektronisch dossier per begunstigde binnen een OCMW. Dit elektronische dossier laat het OCMW toe om enerzijds het dossier te integreren in het informatienetwerk van de sociale zekerheid (KSZ) en anderzijds de aanvraag van de staatstoelage te verzenden naar de POD MI. Voor het elektronische dossier is geen standaardtoepassing nodig, maar wel een standaardprocedure en een aantal welbepaalde functionaliteiten, een standaard van velden voor de inhoudelijke gegevens. Vier types van gegevens kunnen in dit dossier worden opgenomen: gegevens eigen aan het OCMW; gegevens uit het secundair netwerk van de OCMW’s; gegevens uit het rijksregister; gegevens uit het netwerk van de sociale zekerheid. De gegevens die van belang zijn voor het secundair netwerk van de OCMW’s en voor het netwerk van de sociale zekerheid, worden geïntegreerd in de KSZ. De overmaking kan gebeuren via de webapplicatie Primaweb die aangeboden werd via het portaal van de sociale zekerheid. Op deze wijze werd de aangifte van de OCMW ’s met het oog op de betoelaging in het kader van de wet van 22 mei 2002 betreffende het RMI geïntegreerd in het gestandaardiseerd elektronisch gegevensverkeer binnen het netwerk van de sociale zekerheid. - Verhoogde staatstoelage voor stedelijke OCMW’s: met deze maatregel wil het federale beleidsniveau het lokale beleid rond tewerkstelling en sociale inschakeling in 33 centrumsteden (13 Vlaamse OCMW’s, 11 Brusselse en 9 Waalse) verdiepen en ondersteunen. Op basis van hun aantal art.60§7 op 1 januari van het jaar voorafgaand aan de overeenkomst wordt een verhoogde staatstoelage voor deze bepaalde OCMW’s vastgelegd. Vanaf 2004

74 Afkondiging op 8 april 2003, met ingang op 1 mei 2003 van kracht voor één jaar. Gevolgd door onder meer KB’s van 23 augustus 2004 en 1 juni 2005.

84

POD MI - Bijlagen

werden de OCMW’s aangemoedigd om een differentiatie van de activeringsmaatregelen door te voeren.

85

ARCHIEF VAN DE PROGRAMMATORISCHE FEDERALE OVERHEIDSDIENST MAATSCHAPPELIJKE INTEGRATIE, ARMOEDEBESTRIJDING, SOCIALE ECONOMIE EN GROOTSTEDENBELEID

Recommend Documents