ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 92
ARCHIEF VAN DE GEDECONCENTREERDE COÖRDINATIE EN STEUNDIRECTIES (CSD) EN DE GEDECONCENTREERDE GERECHTELIJKE DIRECTIES (FGP) VAN DE FEDERALE POLITIE VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2012
door Hendrik CALLEWIER
Brussel 2012
2
ARCHIEF VAN DE GEDECONCENTREERDE COÖRDINATIE EN STEUNDIRECTIES (CSD) EN DE GEDECONCENTREERDE GERECHTELIJKE DIRECTIES (FGP) VAN DE FEDERALE POLITIE VOORBEREIDEND STUDIEDOSSIER VAN DE ARCHIEFSELECTIELIJST 2012
door Hendrik CALLEWIER
Brussel 2012
3
4
DANKWOORD Deze archiefselectielijst kwam tot stand dankzij de steun en medewerking van verschillende personen. In de eerste plaats gaat onze dank uit naar een aantal leden van de Federale Politie: Anna Francis, archivaris, en de dirco’s en dirjud’s en hun medewerkers van Brussel, Doornik, Gent, Kortrijk en Leuven, die zorgden voor een vlotte samenwerking en een goed onthaal. Ook de hiërarchische oversten verdienen een bijzondere vermelding: Karel Velle, algemeen rijksarchivaris, Rolande Depoortere, hoofd van de afdeling Toezicht en Advies, en Marc Therry, diensthoofd van het Rijksarchief te Kortrijk. Als laatste moet collega Madeleine Jacquemin bedankt worden. Haar selectielijst voor de centrale diensten diende als voorbeeld bij het opstellen van de lijst voor de gedeconcentreerde directies.
5
6
INHOUDSTAFEL
DANKWOORD .........................................................................................1 INHOUDSTAFEL ....................................................................................7 LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN .................................................9 BRONNEN ........................................................................................................................................... 9 WERKEN ............................................................................................................................................. 9
LIJST VAN AFKORTINGEN ..............................................................11 INLEIDING .............................................................................................13 HISTORISCH-INSTITUTIONEEL KADER .....................................15 A. GESCHIEDENIS VAN DE GEDECONCENTREERDE DIRECTIES VAN DE FEDERALE POLITIE ................... 15 B. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN ................................................................................................. 16 C. ORGANISATIE EN WERKING ............................................................................................................. 19
ORGANOGRAMMEN EN KAARTEN ...............................................21 VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEF...................27 PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK ........................................................................ 27 ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING .................................................................................................. 27 BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN ................................................................. 28 1. Documenten met betrekking tot organisatie en beheer............................................................... 29 De briefwisseling en het registratiesysteem RIO ........................................................................ 29 Personeels- en mobiliteitsdossiers .............................................................................................. 30 De prestatiedossiers (PPP-Galop) ............................................................................................... 33 De interne publicaties ................................................................................................................. 33 2. De functiegebonden documenten ................................................................................................ 34 Het register van de processen-verbaal (FEEDIS) ....................................................................... 34 Kopieën van processen-verbaal en gerechtelijke onderzoeks- en werkdossiers ......................... 34 VOORSTELLING VAN HET CONCEPT SELECTIE ...................................................................................... 35
7
8
LIJST VAN BRONNEN EN WERKEN BRONNEN Activiteitenverslagen van de Federale Politie, 2003-2006. Archivering – voormalige brigades van de Gerechtelijke Politie bij de parketten, CDC-36, 15 januari 2004. Archiveringslijst van de brigades 2001, CDC-513, 14-11-2001. Belgisch Staatsblad, 2001-2011. De federale gerechtelijke politie. Onze bijdrage in de strijd tegen de criminaliteit, Brussel, 2009. http://www.info-zone.be http://www.polfed-fedpol.be Inforevue, 2001-2011. Nationaal Veiligheidsplan 2008-2011. Goedgekeurd door de ministerraad op 1 februari 2008. Reglement op de briefwisseling van de rijkswacht, CDC-68-70, Reg RG 001, 6 maart 2000. SOENS V., Selectielijst van de lokale politie, PLP 40, 2005. SYENAVE N., Handleiding voor het gebruik van RIO, 2009. Verslagen van inspecties door het Rijksarchief bij de federale gerechtelijke politie en de voormalige gerechtelijke politie bij de parketten (1999-2011). Welkom bij de politie, Brussel, 2009 (onthaalbrochure van de federale politie).
WERKEN1 BOOY A., De octopushervorming: 10 jaar later (Luik politie en Luik Gerecht), Onuitgegeven masterproef, Universiteit Gent, 2009.
1
Een uitvoerige bibliografie is terug te vinden in SOENS V., De politiehervorming bij de lokale politie in historisch perspectief (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Miscellanea Archivistica. Studia, 170), Brussel, 2007, p. 41-72, en JACQUEMIN M., Archives de la police fédérale: Tableau de tri (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Archiefbeheersplannen en selectielijsten, 8), Brussel, 2008, p. 13-15.
9
BOURDOUX G.L. e.a., De wet op het politieambt. Handboek van de politiefunctie, Brussel, 2010. DE CONINCK J., De bewaar- en vernietingslijst bij de Belgische rijkswacht, Licentiaatsverhandeling, Vrije Universiteit Brussel, 1998-1999. DEPOORTERE R., DESMAELE B. en VELLE K., Les archives des services de police (tri, acquisition, accès). Les experiences des Archives de l’Etat avec les Archives de la police judiciaire (1995-2003), in Archives et Bibliothèques de la Belgique, 2006, 77, p. 133-150. DEPOORTERE R., La surveillance archivistique ou comment concilier inspection, diplomatie et persuasion. Syllabus du cours sur la surveillance donné les 4, 10, 17 et 24 septembre 2007, Brussel, Algemeen Rijksarchief, [2007]. JACQUEMIN M., Les archives de la police fédérale. Un exemple de la mission de surveillance exercée par les Archives de l’Etat, in CAMPION J., Les archives des polices en Belgique. Des méconnues de la recherche? (Justice & Society, 1), Brussel, 2009, p. 35-50. JACQUEMIN M., Archives de la police fédérale: Tableau de tri (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Archiefbeheersplannen en selectielijsten, 8), Brussel, 2008. PIETERS B., De gedeconcentreerde diensten van de federale politie. De bestuurlijke directeur-coördinator (Dirco) en de gerechtelijke directeur (Dirjud), in Vigiles, 2003, 2, p. 39-62. PONSAERS P., De verhouding tussen lokaal en federaal niveau: functioneel of problematisch? in De politiehervorming. Een evaluatie vanuit de praktijk (De orde van de dag, 23), Mechelen, 2003, p. 43-62. Richtlijn betreffende de archieven van de rechterlijke orde: selectielijsten en bewaartermijnen, 13 oktober 2009. SOENS V., De politiehervorming bij de lokale politie in historisch perspectief (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Miscellanea Archivistica. Studia, 170), Brussel, 2007. VAN DER EYCKEN J., Syntheserapport over het toezicht op de archieven van de lokale politie in Limburg (2009) (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Miscellanea Archivistica. Studia, 186), Brussel, 2010. VELLE K. m.m.v. DROSSENS P., Inventaris van de archieven van het parket van de procureur des konings te Antwerpen. Diverse overdrachten (Rijksarchief te Beveren. Inventarissen, 149), Brussel, 2007.
10
LIJST VAN AFKORTINGEN
AIK ANG BOM CALog CCU CDC CG CGO CIK CIC COps CSD DAO
DC DGA DGJ DGM DGP DGS DirCo DirJud DJF DK DSE DSED DSEK DSJ DSP DST FCCU FGP GDA Hycap LPA NVP OMA PB PV RCCU SCI SPC
Arrondissementeel Informatiekruispunt Algemene Nationale Gegevensbank Bijzondere onderzoeksmethoden Personeel van het administratief en logistiek kader Computer Crime Unit Centrum voor niet-operationele informatie en documentatie Commissaris-generaal Directie van de operationele politionele informatie Interventiekorps Informatie- en communicatiecentrum Personeel van het operationeel kader Gedeconcentreerde coördinatie- en steundirectie Directie van de operaties en de informatie inzake de bestuurlijke politie (2001-2007) Directie van de operaties inzake bestuurlijke politie (2007-) Decimale classificatie (ook DK) Algemene directie bestuurlijke politie Algemene directie gerechtelijke politie Algemene directie materiële middelen (2001-2007) Algemene directie personeel Algemene directie operationele ondersteuning (2001-2007) Algemene directie van de ondersteuning en het beheer (2007-) Bestuurlijke directeur-coördinator Gerechtelijk directeur Directie van de bestrijding van de economische en financiële criminaliteit Decimale klassering (ook DC) Directie van de opleiding Politioneel documentatie- en kenniscentrum Politioneel kennis- en expertisecentrum Directie van de juridische dienst, het contentieux en de statuten Directie van de mobiliteit en het personeelsbeheer Directie van de telematica Federal Computer Crime Unit Gedeconcentreerde gerechtelijke directie Gerechtelijke dienst arrondissement (gedeconcentreerde gerechtelijke dienst) Gehypotheceerde capaciteit Luchtvaartpolitie Nationaal veiligheidsplan Operationele misdrijfanalyse Personeelsbulletin Proces(sen)-verbaal Regional computer crime unit Sectie criminele informatie Spoorwegpolitie
11
SPN SSGPI WGP WPA WPR ZCM
Scheepvaartpolitie Sociaal secretariaat van de geïntegreerde politie Wet op de geïntegreerde politie Wet op het politieambt Wegpolitie Ziektecontingent
12
INLEIDING
Een archief heeft een belangrijke dubbele functie. Het bezit een administratiefjuridische waarde: het is essentieel voor de eigen goede werking en onmisbaar voor de informatie- en verantwoordingsplicht tegenover de maatschappij. Een archief heeft bovendien een potentiële historisch-culturele waarde, op basis waarvan toekomstige historici en andere geïnteresseerden de werking van een instelling en haar impact op de maatschappij kunnen reconstrueren. De Archiefwet van 24 juni 1955 bepaalt omwille van dit laatste dat overheidsarchieven niet vernietigd kunnen worden zonder toestemming van de Algemene Rijksarchivaris of diens gemachtigden én dat historisch waardevolle archieven aan het Rijksarchief overgedragen moeten of kunnen worden. Deze wet is ook van toepassing op de gedeconcentreerde diensten van de federale politie, maar het is weinig praktisch om de vernietiging of overdracht van archieven telkens ad hoc te organiseren. De oplossing schuilt in de opmaak van een archiefselectielijst. WAT IS EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst biedt een systematisch overzicht van al de door een archiefvormer gevormde papieren en digitale archiefreeksen, met vermelding van hun bewaartermijn en hun definitieve bestemming. Ze geeft aan welke archiefstukken op termijn vernietigd kunnen worden en welke wegens hun historisch belang blijvend bewaard moeten worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats (in dit geval het Rijksarchief) overgebracht kunnen worden. WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN EEN ARCHIEFSELECTIELIJST? Een archiefselectielijst is hét basisinstrument voor een goed archiefbeheer, wat belangrijke voordelen kan opleveren op het vlak van efficiëntie, kostenbesparing en risico-inperking. Een steeds snellere aangroei van de papiermassa en een doorgedreven digitalisering leiden immers tot een ingewikkeld hybride systeem, waardoor een goed informatiebeheer een belangrijke uitdaging wordt. Wanneer de personeelsleden in dergelijke omstandigheden zelf (gedwongen worden te) beslissen welke papieren en digitale archiefstukken wel en niet bewaard blijven of hoe en waar deze worden bewaard, dan heeft dat vroeg of laat nefaste gevolgen voor een organisatie. Een ongestructureerd archiefbeheer veroorzaakt niet alleen een wildgroei van archief met alle bijhorende overbodige uitgaven, maar ook een ongecontroleerd verlies van mogelijk belangrijke archiefstukken. Een archiefselectielijst is dus een essentieel instrument voor documentenbeheer (records management) en informatiebeheer, dus voor kennisbeheer in de schoot van een organisatie. Het biedt beleidsverantwoordelijken en managers de mogelijkheid om een echt beleid met betrekking tot informatiebeheer te ontwikkelen en de nodige menselijke, materiële en financiële middelen in te plannen. Een goed archiefbeheer zal er daarenboven voor zorgen dat archieven met een belangrijke historische waarde op sociaal, cultureel, politiek, economisch, wetenschappelijk of technologisch vlak blijvend bewaard worden en op termijn naar een archiefbewaarplaats overgebracht kunnen worden.
13
WIE NAM HET INITIATIEF VOOR DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST? Het initiatief voor de opmaak van deze archiefselectielijst werd genomen door het Rijksarchief. Ze is het logische vervolg op de selectielijsten die voordien werden opgesteld voor de lokale politie (2005)2 en voor de centrale diensten van de federale politie (2008)3. Deze lijst vervangt de vroegere archiefselectielijsten voor het archief van de rijkswacht (2000)4 en voor het archief van de voormalige gerechtelijke politie bij de parketten (2004)5. HOE KWAM DEZE ARCHIEFSELECTIELIJST TOT STAND? Hendrik Callewier, assistent bij het Rijksarchief te Kortrijk, voerde samen met collega Madeleine Jacquemin in april 2010 een eerste inspectie uit bij de federale gerechtelijke politie in Brussel. In mei werd naar aanleiding van de opmaak van een archiefselectielijst contact opgenomen met de directeurs van de gedeconcentreerde directies (CSD en FGP) van de federale politie in Kortrijk. Daarop werd begin juni 2010 een eerste onderhoud georganiseerd met de dirco en het secretariaat van de dirjud. Van juli tot december 2010 vonden gesprekken plaats met diverse personeelsleden van de federale politie in Kortrijk, zowel van het administratieve als het operationele kader. Het doel van deze gesprekken was het toelichten van de archiefvorming bij de CSD en FGP Kortrijk. In januari-februari 2011 werd op vraag van de dienst zelf het archief van CSD Brussel geïnspecteerd en er werden stappen genomen om tot een grondige selectie over te gaan. Hiervoor werd samengewerkt met Anna Francis, archivaris van de Federale Politie. In maart 2011 werd op een algemene vergadering van alle dirco’s het project van de selectielijst toegelicht. Vervolgens werden in april en mei bezoeken gebracht aan de CSD en FGP van Gent, Doornik en Leuven. De uiteindelijke opmaak van de archiefselectielijst en van de inleiding nam in totaal ongeveer drie weken in beslag. Vervolgens werd de ontwerpversie in november 2011 voorgelegd aan de diensten van de commisarisgeneraal. De tekst werd daarop aangepast op basis van de geformuleerde opmerkingen en nadien voor nazicht voorgelegd aan Rolande Depoortere, afdelingshoofd van de afdeling “Toezicht en advies”. Tot slot werd de archiefselectielijst in april 2012 definitief bekrachtigd door de ondertekening van een overeenkomst door de Algemeen Rijksarchivaris en de commissaris-generaal van de federale politie.
2
SOENS V., Selectielijst van de lokale politie, PLP 40, 2005. JACQUEMIN M., Archives de la police fédérale: Tableau de tri (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Archiefbeheersplannen en selectielijsten, 8), Brussel, 2008. 4 Reglement op de briefwisseling van de rijkswacht, CDC-68-70, Reg RG 001, 6 maart 2000. 5 Archivering – voormalige brigades van de Gerechtelijke Politie bij de parketten, CDC-36, 15 januari 2004. 3
14
HISTORISCH-INSTITUTIONEEL KADER
A. GESCHIEDENIS VAN DE GEDECONCENTREERDE DIRECTIES VAN DE FEDERALE POLITIE6 De gedeconcentreerde directies van de federale politie zijn het resultaat van een uitgebreide hervorming van het Belgische politieapparaat in 2001. Deze was het gevolg van de werkzaamheden van verschillende parlementaire onderzoekscommissies die werden opgericht nadat het gerechtelijk apparaat en het politieapparaat meermaals in vraag werden gesteld. De bedoeling van de hervorming was onder meer om de coördinatie en samenwerking tussen de verschillende diensten te verbeteren. De huidige directies zijn in zekere zin de opvolgers van de territoriale eenheden van de rijkswacht en van de brigades van de gerechtelijke politie bij de parketten. Het personeel en de activiteiten van de rijkswachtdistricten gingen grotendeels over naar de CSD’s, die van de BOB en van de gerechtelijke politie naar de FGP’s. 1. Rijkswacht en gerechtelijke politie bij de parketten (tot 2001) De Belgische nationale gendarmerie ontstond in 1830. Een belangrijke mijlpaal in de geschiedenis van de rijkswacht was de Wet op de rijkswacht, die in 1957 werd goedgekeurd. Deze wet hield onder meer in dat de rijkswacht apolitiek en onafhankelijk werd. Ze vormde een vierde legermacht, naast de land-, zee- en luchtmacht. De rijkswacht was onderverdeeld in territoriale eenheden: brigades, districten en groepen. De districten, 26 in het totaal, kwamen in heel wat gevallen overeen met de gerechtelijke arrondissementen, maar niet altijd. Elk district beschikte over meerdere bewakings- en opsporingsbrigades (BOB’s), die instonden voor opdrachten van de gerechtelijke politie. Daarnaast kon een district beschikken over administratieve en logistieke steundiensten die de brigades van deze taak ontlastten. De vraag naar een afzonderlijke gerechtelijke politie ontstond eind 19de eeuw, maar het zou duren tot 1919 voor de gerechtelijke politie bij de parketten werd ingericht. De gerechtelijke politie was verbonden aan de hoven van beroep en stond onder het gezag en het toezicht van de procureur des Konings van het arrondissement waar hun verblijf gevestigd was. De ambtenaren die er tewerkgesteld waren, kregen de titel van “officier van de gerechtelijke politie”. De gerechtelijke politie was verdeeld in 23 brigades, verantwoordelijk voor 27 arrondissementen. 22 waren verbonden aan de parketten van de procureur des Konings in de arrondissementen. Daarnaast was er één nationale brigade. De 22 brigades bij de parketten waren onderverdeeld in gespecialiseerde afdelingen (voor vermogensdelicten, moord, verdovende middelen, milieudelicten, fiscale, economische en financiële delicten, jeugdcriminaliteit, ...). De gerechtelijke politie beschikte als enige politiedienst over lokale en regionale laboratoria. Hier voerde men het technisch en wetenschappelijk forensisch onderzoek in strafzaken uit. De brigades werden geleid door een hoofdcommissaris. Hij handelde volgens de orders en instructies van de bevoegde commissaris-generaal. Hij moest hiertoe de nodige acties 6
Voor een uitgebreid overzicht, zie: SOENS, De politiehervorming bij de lokale politie in historisch perspectief.
15
ondernemen, middelen inzetten en de nodige informatie doorspelen zowel naar zijn oversten als naar de lokale brigades. Hiervoor werden verbindingsofficieren met het lokale niveau aangesteld. In de jaren ’60 gingen sociale onlusten hand in hand met een uitgebreid machtsvertoon vanwege de rijkswacht. In de jaren ’80 kwam de rijkswacht in diskrediet en werd ze steeds meer het onderwerp van parlementaire debatten, onder meer omwille van vermeende betrokkenheid bij criminele feiten en misbruiken. Als gevolg van het Pinksterplan (1990) werd de rijkswacht gedemilitariseerd. In 1994 volgden een aantal belangrijke hervormingen. Zo werd de grootte van de districten gewijzigd en werden verschillende BOB’s afgeschaft. Verdere hervormingen kwamen in een stroomversnelling terecht door de affaire Dutroux. De Octopusakkoorden van 1997 leidden tot de politiehervorming van december 1998. Met het KB van 17 februari 1998 werd binnen de organisatiestructuur van de gerechtelijke politie een hervorming doorgevoerd die het mogelijk maakte om hun diensten bij de rijkswacht te integreren. Voortaan kwamen de brigades op hetzelfde niveau komen te staan als de BOB en de lokale rijkswachtbrigades. 2. De hervorming van 2001 Op 1 januari 2001 was de geïntegreerde politie een feit. Tussen de lokale politie, verdeeld in zones, en de federale politie, werden strategische schakels ingericht: de gedeconcentreerde directies van de federale politie. Hun ambtsgebied kwam overeen met dat van een gerechtelijk arrondissement. Er werd een onderscheid gemaakt tussen de gedeconcentreerde Coördinatie- en Steundienst (CSD) enerzijds en de Gerechtelijke Dienst Arrondissement (GDA) anderzijds. Aan het hoofd van de CSD kwam een bestuurlijke directeur coördinator (dirco) te staan. Zijn functie gelijkt in sterke mate op die van de vroegere districtscommandant bij de rijkswacht. De GDA werd geleid door de gerechtelijke directeur (dirjud), een functie die grote gelijkenissen vertoont met de vroegere gerechtelijke directeur van de gerechtelijke politie. In 2006 werd besloten de naam van de GDA’s te wijzigen. Voortaan was er sprake van federale gerechtelijke politie (FGP)7. 3. De hervorming van 2007 Op 1 maart 2007 veranderde de structuur van de federale politie op een aantal punten. De wettelijke basis voor deze hervormingen zijn de wijzigingen aan de wet van 7 december 1998 en het koninklijk besluit van 14 november 2006 inzake de organisatie en de bevoegdheden van de federale politie8. Een belangrijk gevolg voor de gedeconcentreerde directies was dat de CSD’s voortaan rechtstreeks onder de diensten van de commissaris-generaal ressorteerden, waar ze vroeger behoorden tot de algemene directie bestuurlijke politie (DGA).
B. BEVOEGDHEDEN EN ACTIVITEITEN
7
Nieuwe benaming. Zeg nu ‘federale gerechtelijke politie’, in Inforevue, 2006, aflevering juni, p. 2426. 8 Belgisch Staatsblad, 23 november 2006.
16
Het ambtsgebied van de gedeconcentreerde directies komt overeen met de gerechtelijke arrondissementen. Voor Brussel is er een bijzondere regeling. Een adjunct-dirco en een adjunct-dirjud met zetel in Asse krijgen hun onderrichtingen van de dirco en dirjud van Brussel, maar ook van de CG van de federale politie. 1. CSD (dirco) De CSD fungeert als strategische link tussen de federale en de lokale politie. Deze directie is een onmisbaar element in de integratie van de politie. De dirco leidt op arrondissementeel niveau de gedeconcentreerde diensten belast met opdrachten van bestuurlijke politie. De wettelijke bevoegdheden van de dirco worden uitgeoefend overeenkomstig de bevelen, onderrichtingen en richtlijnen van de CG en de directeurs-generaal9. Steun aan overheden en aan politiediensten Op het gebied van de geïntegreerde werking spelen de CSD en de dirco een stimulerende, coördinerende en faciliterende rol. Dit gebeurt eerst en vooral in de vorm van steunverlening aan de lokale politie, wat betekent dat de dirco aanvragen tot technische, administratieve en operationele ondersteuning beantwoordt. De CSD levert zelf de steun, of de aanvraag wordt doorgestuurd naar de bevoegde dienst binnen de federale politie10. Ook op het vlak van het beleid heeft de dirco een belangrijke taak. Indien politieoverheden daarom verzoeken, levert zijn dienst bijstand bij het uitwerken van het beleid en van veiligheidsplannen. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren aan de hand van een fenomeenanalyse door de strategische analysten die deel uitmaken van zijn team. De ondersteuning van politieoverheden gebeurt ook door deel te nemen aan de zonale veiligheidsraad, het provinciaal veiligheidsoverleg en het arrondissementeel rechercheoverleg (ARO)11. Verder is de dirco belast met de coördinatie van de ondersteuning door het federale niveau voor de bovenlokale opdrachten van bestuurlijke politie. Ook bovenlokale opdrachten die zowel een component van bestuurlijke als gerechtelijke politie bevatten, worden door hem gecoördineerd. De dirco organiseert, coördineert en beheert de mobilisatie en de inzet van de hycap en het interventiekorps (CIK) in het arrondissement. De hycap is de terbeschikkingstelling door alle politiezones van het land van een gedeelte van hun operationele capaciteiten ten voordele van een andere zone, indien deze een opdracht van bestuurlijke politie moet uitvoeren waarvoor ze niet alleen kan instaan. Dit solidariteitsmechanisme kan echter pas toegepast worden indien de inzet van het interventiekorps niet volstaat. Dit korps bestaat uit personeelsleden die (al dan niet gedetacheerd) verbonden zijn aan bepaalde dirco’s12.
9
BOURDOUX, De wet op het politieambt, p. 144-145. BOURDOUX, De wet op het politieambt, p. 147. 11 PIETERS, De gedeconcentreerde diensten van de federale politie, p. 47-49. 12 BOURDOUX, De wet op het politieambt, p. 148-150. 10
17
De dirco is ook belast met het beantwoorden van de aanvragen tot niet-operationele ondersteuning van de lokale politie, maar dergelijke aanvragen moeten niet noodzakelijk via de dirco gebeuren. Verder kan de dirco ook aan de dirjud desgewenst bijstand leveren voor het opmaken van een politieplan. Dit gebeurt aan de hand van het verstrekken van statistische gegevens over criminialiteitsfenomenen binnen het arrondissement en het leveren van een politioneel veiligheidsbeleid. De CSD oefent ook een aantal praktische taken uit ter ondersteuning van de FGP. Zo gebeurt op de meeste plaatsen het beheer van de logistiek van de FGP door de CSD. In een aantal gevallen kunnen politie-operaties door de dirco geleid worden. Met name voor de grootschalige en geïntegreerde full integrated police actions (FIPA) is dit zo. De bevoegdheid van de dirco blijft in dat geval echter beperkt tot de coördinatie van de actie, hij kan zelf geen orders geven13. Informatieplicht De dirco is ertoe gehouden de bestuurlijke overheden in te lichten over bijzondere gebeurtenissen inzake de openbare orde. Dit impliceert dat hij de burgemeester informeert over buitengewone gebeurtenissen of feiten betreffende de openbare orde. Ook wanneer de dirco zelf iets onderneemt op het grondgebied van de gemeente dat een invloed kan hebben op het gemeentebeleid, brengt hij de burgemeester daarvan voorafgaandelijk op de hoogte. Verder wordt de dirco verondersteld met de gouverneur, de districtscommissaris en de procureur des konings geregelde dienstbetrekkingen te onderhouden. Hij stelt de gerechtelijke overheden op de hoogte van de resultaten van zijn opdrachten die ook een aspect van gerechtelijke politie bevatten. Tot slot heeft hij ook een bijzondere informatieverplichting tegenover militaire overheden14. 2. FGP (dirjud) De leden van de FGP leggen zich toe op de aanpak van prioritaire criminaliteitsfenomenen. Deze fenomenen worden vastgelegd in het Nationaal Veiligheidsplan (NVP), dat opgesteld wordt door de federale politie en moet goedgekeurd worden door de ministers van Binnenlandse Zaken en Justitie. Voor de periode 2008-2011 werden volgende fenomen als prioritair beschouwd, in het bijzonder wanneer ze in georganiseerd verband worden gepleegd15: - corruptie - fraude - witwaspraktijken - ICT-criminaliteit - leefmilieucriminaliteit - terrorisme - productie en handel van drugs - illegale immigratie en mensensmokkel 13
PIETERS, De gedeconcentreerde diensten van de federale politie, p. 44-46. PIETERS, De gedeconcentreerde diensten van de federale politie, p. 43-44. 15 De federale gerechtelijke politie. Onze bijdrage in de strijd tegen criminaliteit, p. 10. 14
18
- mensenhandel: economische exploitatie - mensenhandel: seksuele exploitatie - ernstige geweldmisdrijven - eigendomsdelicten met focus op rondtrekkende dadergroepen Algemeen wordt de taak van de FGP omschreven als de uitvoering van gespecialiseerde en bovenlokale opdrachten van gerechtelijke politie. De belangrijkste taak van de gedeconcentreerde gerechtelijke directies bestaat uit het voeren van opsporingsonderzoeken, onder leiding van het parket, of gerechtelijke onderzoeken, onder leiding van een onderzoeksrechter. Dit kan zowel op proactieve als op reactieve wijze gebeuren. Deze onderzoeken worden uitgevoerd door de speurders van de verschillende secties. De dirjud is een scharnierfunctie tussen de federale en de lokale politie. Zo detacheert hij één of meer verbindingsambtenaren bij één of meer lokale politiediensten. Hij zetelt ook in het arrondissementeel rechercheoverleg (ARO), de zonale veiligheidsraad en hij levert bijstand in het provinciale overleg16.
C. ORGANISATIE EN WERKING De gedeconcentreerde directies van de federale politie hebben geen strikte en uniforme organisatie. Ze beschikken dan ook over een zekere autonomie17. De manier waarop de diensten zijn georganiseerd verschilt van plaats tot plaats en wordt bovendien sterk bepaald door het takenpakket en het personeel van de dienst in kwestie. 1. CSD (dirco) De CSD wordt steeds geleid door de dirco. Onder hem staan een aantal diensten of afdelingen. In grote CSD’s zijn die erg uitgebreid, in kleinere worden meerdere taken soms door één en dezelfde persoon uitgevoerd. Elk van deze diensten kan zijn eigen ‘secretariaat’ hebben. De typestructuur van de CSD bestaat volgens de richtlijn van 29 december 2000 uit drie afdelingen. De afdeling coördinatie en leiding is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de operaties die moeten worden uitgevoerd onder leiding van of gecoördineerd door de dirco. De afdeling personeel, logistiek en budget is verantwoordelijk voor het human resources management en het logistiek en budgettair beheer van de CSD, maar meestal ook tot op zekere hoogte van de FGP. De afdeling beheer werkt eerder beleidsondersteunend. Ze neemt het beheer van de CSD op zich en speelt een rol in de operationalisering van het nationaal veiligheidsplan en de opvolging van de bevelen, onderrichtingen en richtlijnen van de commissaris-generaal. Een gedeelte van het personeel van de CSD wordt door de dirco ter beschikking gesteld van het AIK, dat hij samen met de dirjud in co-beheer heeft. Het dagelijkse beheer van het AIK echter wordt waargenomen door de dirco18. 16
BOURDOUX, De wet op het politieambt, p. 158. Ook de voormalige brigades van de gerechtelijke politie bij de parketten, één van de voorlopers van de FGP, werkte erg autonoom en had bijgevolg geen uniforme structuur: DEPOORTERE, DESMAELE en VELLE, Les archives des services de police (tri, acquisition, accès). Les experiences des Archives de l’Etat avec les Archives de la police judiciaire (1995-2003), p. 135. 18 PIETERS, De gedeconcentreerde diensten van de federale politie, p. 42. 17
19
2. FGP (dirjud) De FGP wordt geleid door een directeur, die wordt aangeduid als de dirjud. De FGP kan van arrondissement tot arrondissement enigszins anders samengesteld zijn, maar de personeelsleden hebben overal de opdracht zich te specialiseren in de aanpak van prioritaire criminaliteitsfenomenen. Net zoals voor de CSD, bepaalt de richtlijn van 29 december 2000 de typestructuur voor de organisatie van de gedeconcentreerde gerechtelijke dienst. Naast een directiesecretariaat zijn er twee horizontale afdelingen, met name Beheer en Coördinatie en leiding operaties. Een mogelijke derde afdeling is Personeel, logistiek en budget, maar in de praktijk wordt hiervoor een beroep gedaan op de CSD. De afdeling Coördinatie en leiding operaties stuurt een aantal gespecialiseerde, fenomeengebonden eenheden of secties aan (sectie moord, sectie drugs, ...) De ondersteunende eenheden werken in functie van deze eerste eenheden of voor de lokale politie19. De zes centrale directies van de federale gerechtelijke politie voeren, met uitzondering van DJF, zelf geen onderzoeken uit. Ze leveren wel expertise en steun aan de gedeconcentreerde directies van de FGP. De onderzoeksopdrachten worden uitgevoerd onder de leiding van een procureur (opsporingsonderzoek) of een onderzoeksrechter (gerechtelijk onderzoek). Op het niveau van de federale gerechtelijke politie wordt er voor elk onderzoek een dossierbeheerder aangewezen. Onder de eindverantwoordelijkheid van de gerechtelijke directeur neemt hij de operationele leiding over het team van rechercheurs. De rechercheurs zijn gespecialiseerd in bepaalde misdrijven. Dit veronderstelt meestal ook dat ze een specifieke achtergrond of opleiding hebben. Dit is bijvoorbeeld voor de sectie financiële misdrijven of voor de Computer Crime Unit zeker het geval. De steundiensten staan niet alleen ten dienste van de speurders, maar ook van andere partners, zoals de lokale politie. Zij verlenen operationele steun in de domeinen van ICT-criminaliteit, technische en wetenschappelijke politie, informantenbeheer, misdrijfanalyse en bijzondere opsporingsmethoden en -technieken. De regionale Computer Crime Unit (RCCU) heeft een bijzondere expertise op het gebied van computergerelateerde misdrijven. Deze eenheid voert in beperkte mate zelf onderzoek uit. Ze staat vooral ten dienste van de FGP en van de lokale politie. Hetzelfde geldt voor het laboratorium, dat zich op het niveau van het arrondissement beperkt tot sporenonderzoek. Voor andere aspecten van technische en wetenschappelijke politie kan een beroep gedaan worden op de centrale directie. De operationele misdrijfanalisten (OMA) leggen verbanden tussen criminele feiten, de daders, de plaatsen die ze bezoeken of waar ze actief zijn, de modus operandi, ... De leden van de Sectie Criminele Informatie (SCI) leggen zich toe op het inwinnen van informatie uit het criminele milieu. Voor de informatieverwerking en -uitwisseling kan de FGP een beroep doen op het Arrondissementeel Informatiekruispunt (AIK) en de Algemene Nationale Gegevensbank 20 (ANG) .
19 20
PIETERS, De gedeconcentreerde diensten van de federale politie, p. 50-51. De federale gerechtelijke politie. Onze bijdrage in de strijd tegen criminaliteit, p. 13-14.
20
ORGANOGRAMMEN EN KAARTEN 1. Kaart: buitendiensten van de federale politie21
21
Bron: Activiteitenverslag van de Federale Politie 2006 (www.polfed-fedpol.be).
21
22
2. Organogram van de Federale Politie 2001-2007
Wat betreft de plaats van de gedeconcentreerde diensten en directies binnen de Federale Politie moet onderscheid gemaakt worden tussen de periode 2001-2007 en de periode vanaf 200723. De federale politie bestond van 1 januari 2001 tot 28 februari 2007 uit het Commissariaat-generaal, waaronder vijf algemene directies ressorteerden, die op hun beurt in totaal 45 centrale directies en 54 gedeconcentreerde directies omvatten, waaronder dan ook weer verschillende diensten ressorteerden24.
22
Bron: Activiteitenverslag van de Federale Politie 2006 (www.polfed-fedpol.be). Voor een uitgebreid organogram, zie JACQUEMIN M., Archives de la police fédérale: Tableau de tri, p. 51-80. 24 ‘Wet tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus. 7 december 1998’, Belgisch Staatsblad, 5 januari 1999, titel III, art. 93-105; Activiteitenverslag van de federale politie 2003, p. 4. 23
22
23
3. Organogram van de Federale Politie 2007-...25
25
www.polfed-fedpol.be.
24
4. Organogram van de Federale Gerechtelijke Politie26
26
De federale gerechtelijke politie. Onze bijdrage in de strijd tegen criminaliteit, p. 6.
25
5. Organogram van de gedeconcentreerde gerechtelijke directie (FGP)27
27
De federale gerechtelijke politie. Onze bijdrage in de strijd tegen criminaliteit, p. 4.
26
VORMING, BEHEER EN SELECTIE VAN ARCHIEF Voor een goed begrip worden eerst de belangrijkste principes en basisbegripen van de archivistiek nader toegelicht. Vervolgens wordt de archiefvorming geanalyseerd en worden de voornaamste archiefreeksen besproken. PRINCIPES EN BASISBEGRIPPEN VAN DE ARCHIVISTIEK Archiefstukken Archiefstukken zijn documenten die, ongeacht hun drager, hun datum of hun materiële vorm, opgemaakt of ontvangen werden door een organisatie, een persoon of een groep personen in uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, en die naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder deze organisatie, persoon of groep personen. Het betreft dus om het even welk document, zowel op papier als op een magnetische, optische, elektronische of andere drager. Boeken en gedrukte tijdschriften behoren daarentegen niet tot het archief. Archiefreeksen De archiefstukken vormen reeksen, m.a.w. groepen van documenten of dossiers die onder één noemer worden gebracht omdat ze een gemeenschappelijk element hebben, doorgaans van formele aard, en gerangschikt worden op basis van eenzelfde chronologisch, alfabetisch, numeriek of alfanumeriek criterium. Voorbeeld: de personeelsdossiers, de processen-verbaal, de onderzoeksdossiers, ... De archiefvormer Om het even welke organisatie, persoon of groep personen die, in de uitoefening van haar of zijn functies of activiteiten, archief tot stand brengt of tot stand heeft gebracht. ANALYSE VAN DE ARCHIEFVORMING De gedeconcentreerde directies van de federale politie (CSD en FGP) maken momenteel geen gebruik van een ordeningsplan. Een permanente nota (CDC-304) uit 2004 bepaalt weliswaar de standaarden inzake de toepassing van de zogenaamde DK, de decimale classificatie die bij de vroegere Rijkswacht werd toegepast. De opvolging van deze nota is echter beperkt. Slechts een aantal directies maakt gebruik van de DK, en de manier waarop de classificatie wordt toegepast kan erg verschillen. De decimale classificatietabel bestaat uit tien hoofdrubrieken die van 0 tot 9 genummerd zijn en die overeenstemmen met de algemene politiedomeinen. Elke rubriek is onderverdeeld in tien subrubrieken, enz. Binnen elke rubriek en subrubriek worden de documenten chronologisch gerangschikt. Elk document krijgt een DKnummer. Sommige diensten hebben de officiële DK aangepast aan de door hen veelgebruikte thema’s. De tien officiële rubrieken zijn: algemeenheden (0), gerechtelijke politie (1), opleiding (2), communicatie, informatie en relaties (3), infrastructuur en gebouwen
27
(4), logistiek (5), personeelsbeheer (6), financiën (7), bestuurlijke politie (8), politie van de verbindingswegen (9). Ondanks de aanmaak van vrij omvangrijke archiefreeksen, was er bij de directies lange tijd meestal geen archiefverantwoordelijke noch een inventaris van het archief. Dit zou moeten wijzigen met de invoering van het nieuwe archiefreglement. Tegen 31 juli 2011 zou er voor elke directie een archiefverantwoordelijke moeten aangeduid zijn. In sommige directies zijn er wel al belangrijke stappen gezet. Zo beschikt de FGP van Doornik over een documentaliste en wordt er op meerdere plaatsen gestreefd naar een “paperless office”. Helaas betekent dit niet alleen dat er van digitale originelen niet langer een kopie op papier wordt bewaard, maar ook dat papieren originelen ingescand en nadien vernietigd worden zonder toelating van het Rijksarchief28. Bij de CSD is de zorg voor het archief meestal toevertrouwd aan de diverse secretariaten. Elk secretariaat beheert zijn gedeelte van het archief. Op de meeste plaatsen is ook archief van vroegere rijkswachtdistricten of BOB’s aanwezig. Deze stukken bevinden zich vaak nog in verhuisdozen of in grote wanorde in het archief, omdat niemand zich voor deze stukken verantwoordelijk voelt. De inhoud van de dozen is meestal niet bekend. Bij de FGP’s is het secretariaat verantwoordelijk voor het grootste gedeelte van het archief, met name de kopieën van de processenverbaal en de eventuele onderzoeksdossiers. Ook de individuele speurders hebben toegang tot het archief, omdat zij er hun werkdossiers desgewenst in kwijt kunnen. De bewaaromstandigheden van het archief lopen sterk uiteen. Waar de FGP en de CSD na de hervorming in een nieuw gebouw werden ondergebracht, is meestal een ruimte voorzien voor het archief. In de oudere gebouwen, vaak rijkswachtkazernes, wordt het archief in de kelder of op de zolder bewaard, doorgaans in slechte materiële omstandigheden. Overal zijn ongeoorloofde vernietigingen van archief gebeurd29. Er is dan ook nauwelijks kennis van de archiefwet of van de regelgeving terzake. Aanleiding voor de vernietiging was in de meeste gevallen de verhuis naar een nieuw gebouw of plaatsgebrek. De meeste directies hebben te weinig plaats om de omvangrijke reeksen archief die ze aanmaken te bewaren. BESCHRIJVING VAN DE BELANGRIJKSTE ARCHIEFREEKSEN De CSD’s en FGP’s van de federale politie brengen een groot aantal archiefreeksen voort. Samen met enkele reeksen die zijn aangemaakt door de voorgangers van de directies zijn het er meer dan 200. De meeste archiefreeksen vangen aan bij de oprichting van de federale politie in 2001. De gedeconcentreerde directies van de federale politie zijn uiteraard niet van nul gestart. Ze hebben sommige archiefreeksen van de rijkswacht en van de voormalige gerechtelijke politie bij de parketten geërfd. De oudere reeksen zijn voornamelijk de dossiers van de gerechtelijke politie en de kopieën van de processen-verbaal. Deze laatste reeks wordt voorlopig nog overal gedurende 20 jaar – in de toekomst 30 jaar – 28
Zie in dit verband: Paperless in Doornik. Fotokopieerapparaat zoekt klanten, in Inforevue, 2009, aflevering 1, p. 20-21. Indien kopieën op papier ingescand worden en daarna vernietigd worden, stelt dit in principe geen problemen, zie: Richtlijnen in verband met de digitalisering van het beheer en van de bewaring van archieven van de lokale politie (nota Rijksarchief). 29 Cfr. DEPOORTERE, DESMAELE en VELLE, Les archives des services de police (tri, acquisition, accès). Les experiences des Archives de l’Etat avec les Archives de la police judiciaire (1995-2003), p. 133.
28
bewaard en vervolgens vernietigd. De dossiers gaan soms verder terug. Op sommige plaatsen worden nog dossiers bewaard die terug gaan tot de Tweede Wereldoorlog of zelfs tot de beginperiode van de Gerechtelijke Politie (bv. tot 1919 in Dinant). Slechts op enkele plaatsen gebeurden reeds overdrachten naar het Rijksarchief. Een interessante case is het archief van de voormalige gerechtelijke politie bij het parket van Antwerpen30. Ook documenten van het labo en personeelsdossiers overschrijden vaak de periode van 20 jaar. De oudere documenten worden voornamelijk bij de FGP bewaard. Bij de CSD is er vaak nauwelijks archief van vóór de hervorming in 2001 aanwezig. 1. Documenten met betrekking tot organisatie en beheer De briefwisseling en het registratiesysteem RIO Sinds juni 2004 wordt bij de Federale Politie gebruik gemaakt van het registratiesysteem RIO (Register In Out)31. Deze gegevensbank van het type WAN (Wide Area Network: één enkel register dat toegankelijk is vanop verschillende computers die tot dezelfde CSD of FGP behoren) maakt opzoekingen mogelijk in alle velden en tabellen en laat toe statistieken van activiteiten op te stellen per dienst en per gebruiker. Ze is ontwikkeld met een Sybasesoftwareprogramma. Via het syteem kunnen de gegevens over de ingekomen post, de uitgaande post en over de interne verzendingen geïntegreerd worden beheerd. De toegankelijkheid ervan vanuit verschillende sites maakt het bovendien voor elke gebruiker die zich op één van de sites van de eenheid bevindt mogelijk om toegang te hebben tot het briefwisselingsregister om bijvoorbeeld een uitgiftenummer te reserveren, de stukken te raadplegen die sinds een welbepaalde datum zijn ingekomen of uitgegaan, de referentie van een stuk te zoeken op basis van het onderwerp, … Het is ook mogelijk om op een volledig geautomatiseerde manier (‘paperless’) heel het proces van schriftelijke communicatie te beheren, namelijk de redactie, de registratie, de verwerking, de verspreiding, de klassering en de archivering. Het is mogelijk in het register digitale kopieën te integreren van de ontvangen en verzonden documenten. De documenten die digitaal zijn opgesteld, worden er onmiddellijk in opgenomen, de andere worden met dat doel gescand. RIO bestaat uit verscheidene velden waaronder de gegevens betreffende het register (registratienummer, registratiedatum en registratie-entiteit), de gegevens over het stuk (beweging, taal, type, afzender, referentie, uitgiftedatum, classificatie, klassering, geadresseerde(n), kopie, dossierbeheerder, ondertekenaar, onderwerp, alsook waar het stuk terug te vinden is), de gegevens over het beheer van het stuk (memo, dossiers, sleutelwoorden, klassement, toegang tot, de vorige en volgende referenties, alsook de andere aangehechte bestanden), en de gegevens over de behandeling van het stuk (behandeling, deadline, urgentiegraad, titularis, overzicht opvolging(en) en afsluitingsdatum). Een aantal velden laat toe extra gegevens in te voeren: registratieentiteit (eenzelfde register kan door meerdere registratie-entiteiten worden gebruikt), documenttypes, ondertekenaar, ander(e) bestand(en) (verschillende bestanden kunnen 30
VELLE en DROSSENS, Inventaris van de archievan van het parket van de procureur des konings te Antwerpen, p. 10-13. 31 Zie de handleiding voor het gebruik van RIO, opgesteld door Nicolas Syenave (DGS/DSE/DSED), juli 2009.
29
aan eenzelfde register worden gehecht), … Het is via RIO mogelijk opzoekingen te doen (filter, tekstuele opzoeking) en statistieken op te stellen met betrekking tot de behandeling en de status van de stukken. Het gebruik van RIO kan sterk verschillen. Over het algemeen wordt het systeem intensiever gebruikt door de CSD dan door de FGP. Sommige dirco’s gebruiken het ook om de afhandeling van dossiers op te volgen32. De term ‘briefwisseling’ wordt bovendien niet overal op dezelfde manier ingevuld. In het systeem zelf worden geen documenten bewaard. Dat betekent dat de documenten in digitale vorm elders moeten bewaard worden. Op sommige plaatsen wordt hiervoor een bijkomend ordeningssysteem, een boomstructuur gebaseerd op de decimale klassering (DK), toegepast. Andere directies gebruiken geen ordeningssysteem, maar kennen via het register trefwoorden toe aan de stukken, die later via een zoekfunctie teruggevonden kunnen worden. Meestal worden van de ingekomen en uitgaande stukken meerdere kopieën gemaakt. Zo worden papieren documenten ingescand om ze in het systeem te kunnen invoeren, waarna het origineel vernietigd wordt. Zowel van papieren als digitale documenten wordt vaak nog een aparte reeks kopieën ‘briefwisseling’ bewaard. Dezelfde stukken kunnen soms ook teruggevonden worden in de dossiers. Personeels- en mobiliteitsdossiers De federale politie is één van de belangrijkste werkgevers van het land33. De selectie, werving, opleiding en mobiliteit van het personeel geeft aanleiding tot het ontstaan van talrijke archiefreeksen. De meeste daarvan worden echter op het centrale niveau (DSP) bewaard. Binnen het personeel moet een onderscheid gemaakt worden tussen het operationele kader (COps) en het administratieve en logistieke kader (CALog). Het operationele kader bestaat uit politieambtenaren die in drie kaders worden onderverdeeld: het basiskader, het middenkader en het officierskader. De politieambtenaren zijn bevoegd voor de uitvoering van de opdrachten van gerechtelijke en bestuurlijke politie. Het operationele kader kan een kader van hulpagenten van politie bevatten. Deze zijn geen politieambtenaren maar beschikken wel over een beperkte politiebevoegdheid. Ongeveer 25 procent van de betrekkingen van de federale politie is bestemd voor personeelsleden van het administratieve en logistieke kader, eveneens ‘burgerpersoneel’ genoemd. Ze hebben in principe geen enkele bevoegdheid van bestuurlijke of gerechtelijke politie (sommige leden van het burgerpersoneel die in de laboratoria van de technische en wetenschappelijke politie werken, vormen een uitzondering op deze regel). De CALog-leden zijn statutaire personeelsleden of personeelsleden die zijn aangeworven op basis van een arbeidscontract van bepaalde of onbepaalde duur. De CALog-leden mogen geen enkele politieopdracht uitvoeren en dragen geen politie-uniform. Wanneer alle betrekkingen van het administratieve en 32
Zie bijvoorbeeld: Paperless in Doornik. Fotokopieerapparaat zoekt klanten, in Inforevue, 2009, aflevering 1, p. 20-21. 33 Activiteitenverslag van de federale politie 2006, Brussel, 2007, p. 64.
30
logistieke kader niet worden ingevuld met burgerpersoneel, mogen leden van het operationele kader tijdelijk dergelijke betrekkingen uitoefenen of op hun eigen verzoek naar dit kader overgaan. Het statutaire en contractuele burgerpersoneel is in vier niveaus onderverdeeld. Elk niveau bevat verschillende graden, waaronder op zijn minst een gemene graad en meerdere bijzondere graden. De personeelsdienst van de gedeconcentreerde directies legt over elk personeelslid een dossier aan34. Dit wordt sinds 2001 in een opbergmap bewaard die bestaat uit zeven mappen en submappen: Map I : administratie ° Inventaris ° Laatste individuele fiche (geïnformatiseerd) ° Inventaris van de overgaven van het persoonlijke dossier voor raadpleging of verandering van de overheid belast met de bijwerking van het dossier ° Inventaris van de stukken waarvan het personeelslid een kopie heeft ontvangen Map II: opleidingen ° Submap II/A: basisopleidingen ° Submap II/B: stagedossiers ° Submap II/C: voortgezette opleidingen ° Submap II/D: opleidingen gebonden aan een bevordering of aan de baremische loopbaan ° Submap II/E: functionele opleidingen ° Submap II/F: andere brevetten, getuigschriften of attesten van opleidingen Map III: mobiliteit ° Submap III/A: mobiliteitsdossiers ° Submap III/B: tijdelijke inplaatsstellingen ° Submap III/C: herplaatsingen Map IV: loopbaan ° Submap IV/A: bevorderingen ° Submap IV/B: baremische loopbaan ° Submap IV/C: andere stukken met betrekking tot de loopbaan Map V: evaluaties, tucht, ordemaatregelen ° Submap V/A: evaluatiedossiers ° Submap V/B: nog niet uitgewiste tuchtsancties en relevante tuchtdossiers ° Submap V/C: de ordemaatregelen Map VI: gegevens met een medisch karakter ° Submap VI/A: documenten met betrekking tot het medische profiel ° Submap VI/B: documenten met betrekking tot de medische selectie ° Submap VI/C: inschrijvingsfiche van de ziekteverloven ° Submap VI/D: documenten met betrekking tot de disponibiliteit wegens ziekte
34
“Ministerieel besluit van 28 december 2001 tot uitvoering van sommige bepalingen van het koninklijk besluit van 30 maart 2001 tot regeling van de rechtspositie van het personeel van de politiediensten (RPPol/Dino)”, Belgisch Staatsblad, 15 januari 2002, hoofdstuk II.
31
° Submap VI/E: documenten met betrekking tot de gedeeltelijke medische vrijstellingen die een invloed kunnen hebben op de uitvoering van de dienst ° Submap VI/F: documenten met betrekking tot de arbeidsongevallen en de beroepsziekten Map VII: mandaten ° Een submap per mandaatdossier Map VIII: varia ° Inventaris ° Stukken Het personeelsdossier volgt het personeelslid naar zijn eenheid (eenheden) tot het einde van zijn loopbaan (ontslag, pensioen, overlijden). Het dossier blijft er dan nog 5 jaar. Vervolgens wordt het naar de Directie van de mobiliteit en het personeelsbeheer (DSP) gestuurd, die het persoonlijke dossier en de werkdossiers bijeenvoegt en het geheel tot 110 jaar na de geboorte van het personeelslid bijhoudt. De personeeldsdienst van de gedeconcentreerde directies bewaart kopieën van bepaalde stukken uit de personeelsdossiers in aparte reeksen. Zo worden soms kopieën van tuchtdossiers of arbeidsongevallen bijgehouden. De originele tuchtdossiers dienen na het aflopen van de sanctie, overeenkomstig het Ministerieel besluit van 2001, verwijderd te worden uit het personeelsdossier35. Na verwijdering uit het personeelsdossier worden de tuchtdossiers bewaard als een aparte reeks. Op die manier kan een personeelslid dat een tuchtsanctie heeft gekregen ook na het aflopen van de sanctie nog een herziening aanvragen indien er nieuwe elementen in het dossier zijn opgedoken. Deze tuchtdossiers mogen dus niet vernietigd worden, zoals vroeger op basis van de oude selectielijst van de rijkswacht (RG 001/hoofdstuk 8, punt 1.70) gebeurde. De Directie van de mobiliteit en het personeelsbeheer (DSP) coördineert en regelt de mobiliteit van alle personeelsleden tussen de 196 lokale politiekorpsen, tussen de directies en diensten van de federale politie, van en naar de algemene inspectie van de federale politie en van de lokale politie en tussen de korpsen onderling36. De mobiliteitsprocedure wordt vastgelegd in de artikelen VI.II.8 tot VI.II.71 van het koninklijk besluit van 30 maart 200137 tot regeling van de rechtspositie van het personeel van de politiediensten en in het koninklijk besluit van 20 november 200138 tot vaststelling van de nadere regels inzake de mobiliteit van het personeel van de politiediensten. Er zijn drie mobiliteitscycli per jaar, die om de vier maanden worden bekendgemaakt. Een mobiliteitscyclus bestaat uit drie fasen. De eerste fase is de bekendmaking van de vacante betrekkingen in het personeelsbulletin (nu zowel op papier als digitaal via de website www.hrpol.be of www.jobpol.be) door de Directie van de mobiliteit en het personeelsbeheer (DSP). Een personeelslid kan per 35
“Koninklijk besluit tot uitvoering van de wet van 13 mei 1999 houdende het tuchtstatuut van de personeelsleden van de politiediensten”, Belgisch Staatsblad, 28 november 2001. 36 Activiteitenverslag van de federale politie 2006, Brussel, Geïntegreerde politie, 2007, p. 62-63. «Koninklijk besluit van 30 maart 2001 tot regeling van de rechtspositie van het personeel van de politiediensten («RPPol/Mammoet)», Belgisch staatsblad, 31 maart 2001, deel VI, titel II, hoofdstuk II, art. VI.II.13-VI.II.14; Belgisch staatsblad, 30 januari 2006; InfoNieuws, nr. 1668, 6 februari 2006, 7 p. 37 Belgisch staatsblad, 31maart 2001. 38 Belgisch staatsblad, 31 januari 2002.
32
mobiliteitscyclus naar maximum drie betrekkingen solliciteren. Tijdens de tweede fase versturen de kandidaten hun mobiliteitsdossier naar DSP. Zodra DSP alle dossiers voor een betrekking heeft ontvangen, verstuurt ze deze naar de aanwervende eenheid. Wanneer het personeelslid de betrekking aanvaardt, wordt de aanwijzing als definitief bekendgemaakt in het personeelsbulletin (PB). De dossiers over de evaluatie39 van het personeel, de bevorderingen en de mobiliteit worden opgenomen in de ad hoc persoonlijke dossiers (mappen III, IV en V)40. Wanneer de aanwerving ten einde is, dan moeten de aanwervende eenheden het mobiliteitsdossier van de niet-gekozen personen naar hun eenheid terugsturen om het toe te voegen aan het persoonlijke dossier. De documenten met betrekking tot de procedure (werkdossiers) worden ter plaatse bewaard door de dienstchef die de selectie heeft uitgevoerd. Ze kunnen na 5 jaar vernietigd worden, behalve in het geval van een klacht bij de Raad van State (in dat geval: zolang de zaak lopende is)41. Het mobiliteitsdossier wordt opgesteld door de eindverantwoordelijke van de evaluatie van wie het personeelslid afhangt voor elke vacante betrekking waarnaar hij solliciteert. Het bevat een inventaris van de stukken: de mobiliteitsfiche, uittreksels of afschriften uit het persoonlijk dossier, de laatste functioneringsevaluatie en zo nodig de specifieke evaluatie als deze vereist is, de kandidaatstelling en, indien opgelegd, de eraan toegevoegde stukken. De prestatiedossiers (PPP-Galop) Sinds 2003 maken de diensten gebruik van een registratiefiche voor de prestaties (ISLP-Admin/PPP) om de gepresteerde uren aan te geven. De applicatie ISLPAdmin/PPP werd door DST ontwikkeld en vereist een Sybase-licentie. Eind 2009begin 2010 werd er overgestapt naar het programma Galop. De interne publicaties Om de communicatie binnen de politie te bevorderen, publiceert en verspreidt de Directie van de interne relaties (DSI) binnen de geïntegreerde politie gratis informatie via verschillende kanalen. Infodoc wordt gepubliceerd sinds 1994 en is een maandblad voor de kaderleden. Er worden actuele thema’s aangekaart vanuit het oogpunt van leadership en strategie (nationaal veiligheidsplan) in teksten die doorgaans langer zijn dan deze in Infonieuws. Inforevue is het tijdschrift van de geïntegreerde politie. Het verschijnt vier keer per jaar (in maart, juni, september en december) en dit sinds 1995. Het is bestemd voor alle personeelsleden en wil culturele integratie in de nieuwe politiestructuur bevorderen.
39
De tweejaarlijkse evaluatie is op 1 april 2005 in werking getreden. Zie hierna: persoonlijk dossier. 41 Cf. DINO 31 maart 2001. 40
33
Infonieuws is een informatieblad voor alle personeelsleden over actuele thema’s. Het is ontstaan in 1998. De teksten zijn kort en het verschijnt onregelmatig, want de publicatie gebeurt afhankelijk van de behoeften. Infonieuws bestaat in drie kleuren: blauw voor de algemene informatie, geel voor de informatie over de politiehervorming en rood voor de artikelen over de ANG. Er kunnen bij wijze van uitzondering andere kleuren worden gebruikt wanneer er zich bijzondere gebeurtenissen voordoen, bijvoorbeeld: groen voor het Europees kampioenschap voetbal 2000. 2. De functiegebonden documenten Het register van de processen-verbaal (FEEDIS) Om de informatie doeltreffend te kunnen verwerken en gebruiken, maken de federale politiediensten gebruik van de standaardapplicatie FEEDIS (Feeding Information System)42 voor de registratie en het opstellen van de processen-verbaal alsook voor de opname in de ANG. Dit register, net als de afschriften van pv’s (en hun bijlagen), moet gedurende 30 jaar in de dienst worden bewaard. Het register bevat op zijn minst: het volledige pv-nummer, de kwalificatie(s), de opsteller(s), de lokalisatie van de feiten in tijd en ruimte, de administratieve gegevens betreffende het pv (soort pv, datum en uur van het pv). Er is één enkel gerechtelijk pv-register per dienst43. ‘Polis’ is de voorloper van ‘FEEDIS’. De directie van de Telematica van de Federale Politie (DST) werkt aan de ontwikkeling van het programma Pol office. Dit moet op termijn FEEDIS en ISLP, de applicatie die gebruikt wordt bij de lokale politie, vervangen. Kopieën van processen-verbaal en gerechtelijke onderzoeks- en werkdossiers De FGP’s behandelen, afhankelijk van het gerechtelijk arrondissement, jaarlijks tientallen tot enkele duizenden dossiers. Het aantal processen-verbaal ligt nog een stuk hoger. De FGP van Brussel stelt er jaarlijks zo’n 50.000 op. De originele processen-verbaal gaan naar het parket. Op vraag van het parket bewaart de FGP een kopie. De manier waarop de kopieën van de processen-verbaal en de dossiers bewaard worden, verschilt sterk. Ook de inhoud van de dossiers is niet overal dezelfde. De verschillen zijn vaak terug te brengen tot het verschil in bewaring dat bestond tussen de voormalige rijkswacht en de voormalige gerechtelijke politie. De rijkswacht had de gewoonte om kopieën van processen-verbaal te bewaren in een afzonderlijke reeks, waarbij elk proces-verbaal een afzonderlijk nummer werd toegewezen. De gerechtelijke politie bundelde de processen-verbaal volgens dossier. Elk dossier werd een nummer toegewezen. Meestal gebeurde dat aan de hand van een doorlopende nummering, maar na verloop van tijd werd soms voor elk jaar een nieuwe nummering gegeven. Bepaalde soorten misdrijven, bv. drugsdelicten, konden een afzonderlijke nummering krijgen. Deze zogenaamde onderzoeksdossiers bevatten niet alleen 42
Referentiesysteem van de federale politie waarmee klachten, kantschriften, briefwisseling en processen-verbaal worden opgesteld en geregistreerd volgens het principe van eenmalige gebruikersvriendelijke invoer. De aldus geregistreerde gegevens worden automatisch ingevoerd in de algemene nationale gegevensbank. De ontwikkeling van FEEDIS werd afgerond in 2003. Cf. Activiteitenverslag van de federale politie 2003, p. 100-101. De lokale politie maakt gebruitk van ISLP (Integrated System for the Local Police). 43 Uittreksels 1 en 2 van de fiche B01 «Opstellen processen-verbaal» [MFO-3].
34
kopieën van processen-verbaal. Ook verslagen van vergaderingen, briefwisseling inzake het onderzoek, krantenknipsels, nota’s, enz. kunnen deel uitmaken van het onderzoeksdossier. De inhoud wordt uiteraard sterk bepaald door de rechercheur(s) die het dossier behandelde(n). De ministeriële richtlijn MFO-3 bepaalt dat de kopieën van de processen-verbaal 20 jaar moeten bewaard worden door de Federale Politie44. Deze bewaartermijn is gebaseerd op de langst mogelijke verjaringstermijn voor niet-correctionaliseerbare misdaden (namelijk 10 jaar) die gold op het ogenblik van de totstandkoming van de laatste versie van de fiche B01 van de MFO-3. Deze termijn van 10 jaar maakte dat na eventuele stuiting van de verjaringstermijn (die theoretisch mogelijk is tot op de laatste dag voor de dag van het bereiken van de verjaring - en inhoudt dat een nieuwe verjaringstermijn van 10 jaar begint te lopen), een maximale verjaringstermijn van 20 jaar kan bereikt worden. Later werd het artikel uit de voorafgaande titel van het wetboek van strafvordering dat de verjaringstermijnen regelt, gewijzigd in die mate dat de langst mogelijk verjaringstermijn voor niet-correctionaliseerbare misdaden opgetrokken werd van 10 tot 15 jaar. Met stuiting kan vanaf dat ogenblik een maximale verjaringstermijn van 30 jaar bereikt worden. Bijgevolg dient ook de maximale bewaartermijn van de kopieën van de PV’s opgetrokken te worden tot 30 jaar. Dit betekent dat ook de onderzoeksdossiers, indien alleen daar de kopieën van de processen-verbaal zich bevinden, zolang bewaard moeten worden.
VOORSTELLING VAN HET CONCEPT SELECTIE Ontegensprekelijk zijn overheidsarchieven van een groot belang. Niet alleen voor de administratie zelf, maar ook voor toekomstige historici. Dit betekent echter niet dat alle documenten die door de overheidsdiensten, zoals de Federale Politie, worden aangemaakt, ook bewaard moeten of kunnen worden. De hoeveelheid papieren archief van de overheidsdiensten is de laatste decennia erg toegenomen, ondanks de intrede van computer, e-mail en allerlei digitale toepassingen. Uit bezoeken ter plaatse bleek dat ook de Federale Politie met plaatsgebrek kampt. Daarnaast is het duidelijk dat het niet toepassen van selectie het archief erg onoverzichtelijk en dus ook weinig bruikbaar maakt. Integrale overdrachten naar het Rijksarchief zijn hiervoor niet de oplossing. Ook dan stelt zich namelijk op termijn het probleem van plaatsgebrek. Bovendien brengt het onnodig bewaren van archieven hoge kosten voor conservering mee, die gemakkelijk kunnen vermeden worden. Tot slot stelt een goed doorgevoerde selectie van het archief het Rijksarchief ook in staat om de stukken met een permanente waarde op een verantwoorde wijze te ontsluiten. Het bepalen van een definitieve bestemming van een archiefreeks gebeurt doorgaans op basis van inhoudelijke criteria. Documenten met een grote bewijs- of informatiewaarde (beleidsdocumenten zoals beleids- en actieplannen of notulen van directievergaderingen, of bescheiden die informatie over de werking in synthetische vorm weergeven zoals jaarverslagen en statistieken, of beleidsvoorbereidende documenten inzake de uitwerking van wet- en regelgeving enz.) komen in aanmerking voor permanente bewaring. Documenten die eerder de neerslag zijn van routineuze, beheersgebonden activiteiten mogen doorgaans vernietigd worden (zoals veel reeksen 44
Uittreksels 1 en 2 van de fiche B01 «Opstellen processen-verbaal» [MFO-3].
35
met betrekking tot personeelsbeheer, financieel beheer, beheer van uitrusting en gebouwen). Een voorbeeld voor de Federale Politie zijn de papieren kopieën van de prestatiefiches (PPP), die na 2 jaar vernietigd mogen worden. Zeker in het geval van de Federale Politie is ook het bewaarniveau van groot belang. Heel veel documenten worden namelijk op meerdere niveaus bewaard. Veel archiefdocumenten van de CSD en de FGP zijn dus ook elders terug te vinden, zij het vaak in een andere vorm. In het algemeen kan gesteld worden dat de meeste operationele documenten van de gedeconcentreerde directies weinig unieke informatie bevat. Net daarom mag een groot deel van het archief vernietigd worden45. Zo sturen de centrale diensten van de Federale Politie aan alle gedeconcentreerde diensten dezelfde nota’s. Het is weinig zinvol en allerminst praktisch om deze nota’s op het gedeconcentreerde niveau te laten bewaren. De CSD heeft vooral een coördinerende functie. Een voorbeeld zijn de dossiers “openbare orde”, waarin de CSD vaak slechts als tussen persoon optreedt voor aanvragen van versterkingen en het doorsturen van informatie. Deze dossiers mogen daarom na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn vernietigd worden. De operationele informatie die de FGP verzamelt is bestemd voor het parket en de rechtbanken. Zo moeten de kopieën van de processen-verbaal bij de FGP op vraag van het parket gedurende 30 jaar bewaard worden. De originelen bevinden zich op het parket of op de rechtbank. Het spreekt daarom voor zich dat de afzonderlijke reeks kopieën van processen-verbaal na het verstrijken van de termijn van 30 jaar vernietigd mag worden. Voor de onderzoeksdossiers is dit enigszins anders. Het merendeel van de informatie over het misdrijf zelf is uiteraard terug te vinden in het strafdossier dat zich bij justitie bevindt. De dossiers van zware misdrijven die voor assisen komen, worden integraal bewaard. Toch bieden de politionele onderzoeksdossiers een meerwaarde, in die zin dat ze unieke informatie bevatten over het verloop van het onderzoek en de werking van de politie. Daarom is het aangewezen om een selectie op basis van steekproef uit te voeren. Daarnaast moeten dossiers van de zaken waarvan het politieonderzoek aanleiding gaf tot de oprichting van kamercommissies bewaard blijven. We denken hierbij in eerste instantie aan de zaak Dutroux, die mede aanleiding gaf tot de politiehervorming, en de zaak van de Bende van Nijvel. Ook in andere zaken, zoals recent de moord op Annick van Uytsel, is de werking van de politie relevant. Dit is mogelijk ook zo in minder ophefmakende zaken waarin bepaalde technieken voor het eerst werden toegepast. Het verdient daarom aanbeveling dat er naast de steekproef door de FGP zelf een lijst wordt opgesteld van dossiers die omwille van de hiervóór vermelde redenen voor permanente bewaring in aanmerking komen46. Bij de bepaling van de definitieve bestemming wordt ook rekening gehouden met de ouderdom van de stukken, de omvang van de reeksen en vernietigingen die mogelijk
45
DEPOORTERE, DESMAELE en VELLE, Les archives des services de police (tri, acquisition, accès). Les experiences des Archives de l’Etat avec les Archives de la police judiciaire (1995-2003), p. 139. 46 Over de moeilijke selectie van onderzoeksdossiers, zie het geval van de voormalige brigade van de gerechtelijke politie bij het parket van Antwerpen: VELLE en DROSSENS, Inventaris van de archieven van het parket van de procureur des konings te Antwerpen. Diverse overdrachten, p. 10-13.
36
in het verleden al hebben plaatsgevonden. Zo worden alle stukken ouder dan 1951 bewaard, omwille van hun unieke karakter47.
47
Cfr. DEPOORTERE, DESMAELE en VELLE, Les archives des services de police (tri, acquisition, accès). Les experiences des Archives de l’Etat avec les Archives de la police judiciaire (1995-2003), p. 139.
37
