ARCADIS – Imagine the result E-learning bij de implementatie van een DMS
1
Agenda
• Korte introductie ARCADIS • Document management als pijler van programma “Digitaal samenwerken” • Doelstellingen (opleiding, support, self service) • Concept • Uitwerking • Resultaat • Evaluatie 2
1
Wie is ARCADIS? ARCADIS biedt projectmanagement, ontwerp-, ingenieurs- en adviesdiensten op maatschappelijke relevante vraagstukken die te maken hebben met Mobiliteit, Milieu & Ruimte, Wonen & Werken en Water.
3
Lokale aanwezigheid_dichtbij klanten
4
2
ARCADIS in Nederland
Circa 2300 medewerkers
Klanten: 70 % publiek 30 % privaat
Advisering Ontwerpdiensten Ingenieursdiensten Projectmanagement
5
Actief op het gebied van:
Gebouwen
Mobiliteit
Milieu & Ruimte
Water 6
3
Waarom document management?
7
Waarom document management?
• • • • • • • •
In 2005 14 miljoen documenten op 130 servers/schijven Waarborgen van een compleet digitaal archief E-mail in projectarchief opslaan Terug vinden van bestanden verbeteren Verbeteren kwaliteit door goed versie beheer Samenwerken onafhankelijk van locatie of organisatie Ondersteuning van het management systeem Ondersteuning van het proces inkomende post en archivering 8
4
Doelstellingen
9
Opleidingen & Documentatie
• Bij de aanvang van het project waren de uitgangspunten • Opleidingen - 70 key-users worden getraind door ICT - Key-users geven hun eigen achterban daarna klassikaal een opleiding. - Totaal 300 cursussen met max 8 personen van 4 uur - Kosten 300 x 4 * 8 * € 75 = € 720.000 - Opleiding is belegd bij de business • Documentatie - LearningGuide ImandrA aangeschaft als naslagwerk - LearningGuide Solutions bedrijfsspecifieke aanpassingen laten doen 10
5
Evaluatie na opleiden 300 medewerkers
• Sommige key-users weigerden om voor een klas te gaan staan waardoor - ICT de opleiding moet verzorgen of - De key-users 1 op 1 les ging geven • Diverse cursisten gaven aan een cursus zonde van de tijd te vinden. Waarom geen zelfstudie? • Business kon niet omgaan met de organisatie van de opleidingen (plannen, locaties, PC’s etc) • Klassikale cursus zelf had goede evaluatie • Na de cursus kon niet iedereen gelijk beginnen met het gebruik waardoor de kennis weer wegzakte. • Naslagwerk werd beoordeeld als teveel op gebruik van ImandrA gericht (knoppen instructie) en te weinig vanuit het werkproces. • Naslag werk niet up-to-date te houden 11
Maatregelen
• Opleidingsverantwoordelijkheid inclusief budget gaat naar ICT • ICT gaat 20 trainers die echt willen een zware opleiding geven waaronder ook een didactische training • ICT maakt met afdeling Opleidingen opleidingsplan waarin staat vermeld - Modulaire opbouw - Soort training - Kennisniveau na de cursus - Logistiek • Opleidingen, documentatie en naslag moet procesmatig zijn ingestoken. • Bijhouden van de documentatie gaat onderdeel van changeproces uitmaken • Informatie moet uit een bron komen. Anders is het niet te managen 12
6
Concept
13
Acties
• Aanschaf LearningGuide Manager waar wij zelf de content up-todate kunnen houden. • Met LearningGuide Solutions concept uitgewerkt waardoor de centrale informatie wordt gebruikt voor: - Digitaal naslagwerk met diverse zoekingangen - PDF handleiding in ARCADIS huisstijl, die de gebruikers kunnen downloaden - Mogelijkheid voor helpdesk om linkjes met instructie naar de gebruikers te sturen. - Business Case aanschaf EKP E-learning omgeving - Inschrijven cursussen - Gebaseerd op content LearningGuide 14
7
Concept • Nieuwe techniek
• E-learning
• Lerende medewerker / • Information Worker
• HTML
• Scorm
• Training
• Electronic Performance Support (LearningGuide)
• Performance
• LearningGuide • Manager
• Bestaande techniek
• PDF
• CHM
• Klassikaal
• Helpdesk
• Formeel leren • (20% wordt meegenomen naar de werkomgeving)
• Informeel leren • (80% wordt opgedaan in de werkomgeving)
• Trainer/ • Specialist 15
Business Case E-Learning • Uitgangspunten - Investering + Ontwikkelkosten € 48.500 ~ €16.200 p/j - Onderhoud € 5.000 p/j - 25 % doet E-learning en besteedt daar 2 uur aan. - Besparing: 625 * 2 * € 75 = € 93.750 • Zachte besparingen - Medewerkers gaan ook in eigen tijd leren - Medewerkers kunnen er gedurende het werk op terugvallen - Hergebruik van LearningGuide content - Logistiek probleem van inschrijven is ook opgelost - Instructie voor nieuwe medewerkers is opgelost - Te gebruiken voor andere projecten • Directie - Wordt zonder meeneming van de “zachte” zaken in project terugverdiend -> Doen !! 16
8
Uitwerking
17
Vullen content met LeaningGuide Manager
18
9
EKP – E-learning
19
EKP – E-learning
20
10
EKP – E-learning
21
EKP – E-learning
22
11
EKP – E-learning
23
EKP – E-learning
24
12
Leren: EKP – E-learning
25
Self Support: LearningGuide
26
13
Support desk: Link naar LearningGuide
27
Resultaat
28
14
Resultaat
• E-Learning - 681 personen hebben zich hiervoor ingeschreven - 620 personen hebben de verplichte toets gedaan - Gemiddeld toetsresultaat 6,18 - 50 medewerkers vonden E-learning uiteindelijk te moeilijk en hebben nog een aanvullende opleiding gehad • Nieuwe medewerkers krijgen automatisch een link naar de EKP omgeving en het is ook vermeld in het “eerste dag pakket” 29
Resultaat
• EKP omgeving - Volledig operationeel - Niet alleen ingezet voor E-learning maar ook voor de inschrijving van klassikale opleidingen. - Gebruikt voor management rapportages die in de diverse MT’s gepresenteerd zijn. - Gekoppeld aan ons HRM systeem zodat nieuwe medewerkers automatisch herkend worden. 30
15
Resultaat?
• Updaten content - Onderdeel van change procedure - Een change wordt niet in uitvoering gegeven als de content niet door de key-users is goedgekeurd - Content wordt daarna naar alle omgevingen gepubliceerd - Bij wijzigingen krijgen de medewerkers link naar learningguide en een PDF toegestuurd 31
Evaluatie
32
16
Conclusies ++ • Opleidingen moeten integraal onderdeel uitmaken van project dat tevens door management wordt ondersteund en bewaakt. • Het werken met een centrale database met content die naar verschillende omgevingen worden gepubliceerd maakt het beheersen ervan goed uitvoerbaar • Het bijhouden van de content met LGM werkt goed. - Wel instructie noodzakelijk om tot goede indeling en opzet te komen • EKP omgeving heeft niet alleen de E-learning verzorgd maar sterk bijgedragen aan de logistiek • Rapportages werden door management erg gewaardeerd. • Het gebruik van LearningGuide omgeving en EKP omgeving heeft ertoe bijgedragen dat een belangrijke pijler van het project, de opleidingen, goed geregeld werden 33
Conclusies --
• Het stap voor stap opzetten van de LG omgeving heeft geleid tot vertraging en extra investeringen. De content moest steeds worden aangepast. - Bij de start uit denken vanuit het totaalconcept. • Het management heeft de neiging medewerkers uit kosten oogpunt te pushen naar E-learning terwijl dit niet voor iedereen geschikt is. • Het inregelen van de inschrijvingen op cursussen in de EKP omgeving kan niet door iedereen worden gedaan. Dat zou gebruikersvriendelijker en meer intuïtief moeten. • Denk in processen en beschrijf dat, beschrijf niet de tool 34
17
Vragen?
35
Imagine the result
36
18
Thank you
37
19
