Arbeidsreglement van het provinciepersoneel Vastgesteld bij besluit van de provincieraad van 23 december 2004, gewijzigd bij besluiten van de deputatie van 14 januari 2010 (bekrachtigd door de provincieraad van 28 januari 2010) en de deputatie van 9 januari 2014 (bekrachtigd door de provincieraad van 23 januari 2014).
2
INHOUD
1. INLEIDING .................................................................................................................. 6 Wijzigingen ................................................................................................................. 6 Inzage arbeidsreglement ............................................................................................... 6 Wijzigingen ................................................................................................................. 6 2. TOEPASSINGSGEBIED EN ALGEMENE BEPALINGEN .......................................................... 7 Toepassingsgebied ....................................................................................................... 7 Basisdocumenten ......................................................................................................... 7 3. RECHTEN EN PLICHTEN VAN HET PERSONEEL EN VAN HET TOEZICHTHOUDEND PERSONEEL 7 4. ARBEIDSDUUR EN UURROOSTERS ................................................................................. 9 5. AFWEZIGHEDEN ........................................................................................................ 11 Wekelijkse rustdagen .................................................................................................. 11 Wettelijke en decretale feestdagen ............................................................................... 11 Jaarlijkse vakantie ...................................................................................................... 12 Dienstvrijstellingen ..................................................................................................... 13 Omstandigheidverlof ................................................................................................... 13 6. PROCEDURE BIJ ZIEKTE, ZWANGERSCHAP, ONGEVAL OP HET WERK OF OP DE WEG NAAR OF VAN HET WERK EN INCIDENT ......................................................................................... 13 7. STRAFBARE TEKORTKOMINGEN ................................................................................... 14 8. WELZIJN OP HET WERK EN PREVENTIEBELEID .............................................................. 15 Welzijn op het werk .................................................................................................... 15 Beleid inzake bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk ......................................................................................................................... 16 Principe – beginselverklaring .................................................................................... 16 Definities ............................................................................................................... 16 Actoren binnen het preventiebeleid ........................................................................... 17 Procedure ingeval van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag ....................... 17 Ontslagbescherming ................................................................................................ 18 Register over feiten van geweld op het werk .............................................................. 18 Sancties ................................................................................................................ 18
3
alcohol- en drugsBeleid ............................................................................................... 19 9. BEËINDIGING TEWERKSTELLING ................................................................................. 19 10. UITBETALING SALARIS ............................................................................................. 19 10bis. IVA SOciale dienst ................................................................................................ 20 11. Diverse inlichtingen .................................................................................................. 21 11.1 - SALARISCENTRALE ........................................................................................... 21 11.2. - ARBEIDSONGEVALLENVERZEKERAAR ................................................................. 22 11.3 - PENSIOENEN.................................................................................................... 22 11.4. - KINDERBIJSLAG .............................................................................................. 23 11.5. - EXTERNE DIENST PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK ............................ 23 11.6 - INTERNE DIENST PREVENTIE EN BESCHERMING OP HET WERK .............................. 24 11.7 – LIJST VESTIGINGSPLAATSEN EN VOORZIENINGEN (INCL. EHBO) .......................... 24 11.8 - PREVENTIEBELEID INZAKE PSYCHOSOCIALE ASPECTEN OP HET WERK ................... 38 Preventieadviseur psychosociale aspecten op het werk ................................................ 38 Vertrouwenspersonen .............................................................................................. 38 11.9 -. SAMENSTELLING BIJZONDER ONDERHANDELINGSCOMITÉ (BOC) – HOOG OVERLEGCOMITE (HOC) – BASISOVERLEGCOMITE WELZIJN OP HET WERK (BOC.PBW) ...... 38 Overheidsdelegatie ................................................................................................. 38 Syndicale delegatie ................................................................................................. 39 11.10 REPRESENTATIEVE VAKORGANISATIES ............................................................... 39 ACOD (Algemene Centrale Openbare Diensten) .......................................................... 39 ACV – Openbare diensten ........................................................................................ 40 VSOA (Vrij Syndicaat Openbaar Ambt) ...................................................................... 41 11.11. INSPECTIEDIENSTEN ........................................................................................ 42 Algemene Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk ............................................... 42 Arbeidsinspectie toezicht welzijn op het werk (Provinciale Directie West-Vlaanderen) ...... 43 12. BIJLAGEN................................................................................................................ 44 12. 1. OVERZICHT UURROOSTERS ............................................................................... 44 12.2. RECHTEN EN PLICHTEN IN HET KADER VAN WELZIJN OP HETWERK ......................... 49 Verplichtingen toezichthoudend (leidinggevend) personeel ........................................... 49
4
12.3. STATUUT VERTROUWENSPERSONEN .................................................................... 50 12.4 PROCEDURE PREVENTIEBELEID ............................................................................ 54 12.5. OPZEGGINGSTERMIJNEN WET OP DE ARBEIDSOVEREENKOMSTEN .......................... 57 12.6. Elektronische maaltijdcheques ............................................................................. 57 12.7. Alcohol- en drugsbeleid ...................................................................................... 58 13. DIENSTORDERS PERSONEELSAANGELEGENHEDEN ...................................................... 64 13.1 – Dienstorder nr. 30/2010/3 van 1 juli 2010 betreffende de gratis hospitalisatieverzekering ............................................................................................. 64 13.2. Dienstorder nr. 30/2003/8 betreffende de berekening van het aantal vakantiedagen en regeling feestdagen samenvallend met onbezoldigd verlof ............................................... 72 13.3. Dienstorder nr. 30/2003/10 betreffende de verklaring van een feit van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag ten aanzien van een personeelslid door een persoon die extern is aan de provincie ...................................................................................... 74 13.4 – Dienstorder nr. 33/2004/1 van 1 juli 2004 betreffende het omgaan met webcommunciatie (e-mail en internet) .......................................................................... 78 13.5. Dienstorder nr. 33/2005/2 van 21 december 2005 betreffende het rookbeleid vanaf 1 januari 2006 .............................................................................................................. 85 13.6 – Dienstorder nr. 30/2013/4 van 29 augustus 2013 betreffende De vergoeding van de kosten voor het woon-werkverkeer............................................................................... 86 13.7. – Dienstorder nr. 30/2008/6 van 15 december 2008 betreffende de regeling van de overuren met ingang van 1 januari 2009 ....................................................................... 91 13.8. – Dienstorder nr. 30/2013/3 betreffende de standaardwerktijdregeling en tijdsregistratie ........................................................................................................... 96 13.9. – Dienstorder nr. 33/2009/1 van 16 april 2009 betreffende een ongeval op het werk of de weg van en naar het werk en incident ..................................................................... 110 13.10. – Dienstorder nr. 30/2009/3 van 30 maart 2009 betreffende het Ziekteverzuim en procedure bij zwangerschap ....................................................................................... 114 13.11. – Dienstorder nr. 20/2009/3 van 29 juni 2009 betreffende het vormingsreglement en de leidraad vorming................................................................................................... 122 13.12. – Dienstorder nr. 26/2009/1 van 29 juni 2009 betreffende dienstverplaatsingen: gebruik vervoermiddelen, verzekering, aanvraagprocedure en toegekende vergoedingen ... 138
5
1. INLEIDING
Artikel 1 - Dit arbeidsreglement werd goedgekeurd in vergadering van het Hoog Overlegcomité van 22 november 2004 en vastgesteld bij besluit van de Provincieraad van 23 december 2004.
WIJZIGINGEN Artikel 2 - Het werd gewijzigd door volgende besluiten: besluit van de deputatie van 14 januari 2010 (na overleg in het hoog overlegcomité van 28 oktober 2009), bekrachtigd door de provincieraad van 28 januari 2010 en besluit van de deputatie van 23 januari 2014 (na overleg in het hoog overlegcomité van 22 november 2013 en 15 januari 2014), bekrachtigd door de provincieraad van 23 januari 2014.
INZAGE ARBEIDSREGLEM ENT Artikel 3 - Het arbeidsreglement ligt ter inzage in elk gebouw waar provinciepersoneel tewerkgesteld is. In elke gebouw vermeldt een bericht ‘ad valvas’, op een zichtbare en toegankelijke plaats, waar dit arbeidsreglement kan ingezien worden. De plaatsen waar het arbeidsreglement ter inzage liggen worden vermeld in bijlage 11.7 Lijst vestigingsplaatsen en voorzieningen (incl. EHBO)
Artikel 4 - Alle personeelsleden die in dienst zijn ontvangen een exemplaar van dit arbeidsreglement. Bij de indiensttreding (onthaal) krijgen de nieuwe personeelsleden eveneens een exemplaar van het arbeidsreglement.
Artikel 5 - Het arbeidsreglement is tevens te raadplegen op ILSE.
Alle wijzigingen aan het
arbeidsreglement worden bekendgemaakt via de elektronische nieuwsbrief ‘g@zet’. Zij worden tevens ‘ad valvas’ meegedeeld.
WIJZIGINGEN Artikel 6 - Alle wijzigingen aan dit arbeidsreglement worden aangenomen bij besluit van de Deputatie, na overleg met de representatieve vakorganisaties.
De wijzigingen van het voorbije kalenderjaar
worden jaarlijks in de maand januari ter bekrachtiging voorgelegd aan de Provincieraad.
6
Artikel 7 - De specifieke bij wet voorziene procedure van overleg met de vakorganisaties m.b.t. wijzigingen aan dit arbeidsreglement is enkel van toepassing op de bepalingen die dwingend door de wet opgenomen dienen te worden in een arbeidsreglement. De procedure is derhalve niet van toepassing
voor
het
informatief
opgenomen
deel
13.
DIENSTORDERS
PERSONEELSAANGELEGENHEDEN. Zij is tevens niet van toepassing op de wijzigingen aan deel 11. DIVERSE INLICHTINGEN.
2. TOEPASSINGSGEBIED EN ALGEMENE BEPALINGEN
TOEPASSINGSGEBIED Artikel 8 - Dit arbeidsreglement is van toepassing op het provinciepersoneel, vermeld in artikel 74 en in artikel 98 van het provinciedecreet.
Ze is niet van toepassing op het door het departement
onderwijs gesubsidieerd provinciepersoneel, tewerkgesteld in de provinciale scholen en de docenten aangesteld door het IVA SBR.
Artikel 9 - Ten aanzien van personeelsleden die vanuit een andere organisatie naar de provincie worden gedetacheerd is onderhavig arbeidsreglement van toepassing.
In het besluit waarbij
personeelsleden vanuit de provincie naar een andere organisatie worden gedetacheerd wordt bepaald welk arbeidsreglement of delen van het arbeidsreglement van toepassing zijn. In geval van betwisting over het toepasselijke arbeidsreglement beslist in beide gevallen de deputatie.
BASISDOCUMENTEN Artikel 10 - Dit arbeidsreglement dient samen gelezen te worden met het basisdocument rechtspositieregeling provincie West-Vlaanderen vastgesteld bij provincieraadsbesluit dd. 27 november 2008 en latere wijzigingen (en laatst officieus gecoördineerd bij besluit van de deputatie dd. 19 september 2013).
3. RECHTEN EN PLICHT EN VAN HET PERSONEEL EN VAN HET TOEZICHTH OUDEND PERSONEEL
Artikel 11 - Volgende personeelsleden zijn toezichthoudend (of leidinggevend) personeel: 1° de provinciegriffier, voor alle personeelsleden van de provincie, ongeacht hun rechtspositie of graad, en voor alle naar de provincie gedetacheerde personeelsleden;
7
2° de diensthoofden, voor alle personeelsleden van hun dienst en voor alle naar de provincie gedetacheerde personeelsleden in hun dienst; 3° de eerste en tweede evaluatoren, voor het personeelslid waarvan ze evaluator zijn; 4° andere personeelsleden die de deputatie aanduidt, op voorstel van de provinciegriffier. In voorkomend geval wordt vermeld over welke personeelsleden, eventueel dienstoverschrijdend, toezicht kan worden uitgeoefend; 5° het
hoofd
van
de
provinciaal
verzelfstandigde
agentschappen
voor
alle
personeelsleden
toegewezen aan dat verzelfstandigd agentschap. De leidinggevende personeelsleden worden aangeduid door de deputatie op voorstel van de provinciegriffier en staan onder de leiding van de provinciegriffier.
Artikel 12 - Het toezichthoudend personeel volgt de productiviteit en de kwaliteit van het werk op, alsmede de naleving van de arbeidsvoorwaarden. Zij zijn bevoegd om de aanwezigheid te controleren, de taken te verdelen, dienstorders en het arbeidsreglement te doen naleven, orde en tucht te waarborgen. Ze dienen alle maatregelen te doen naleven die in de organisatie getroffen zijn of die zich opdringen voor het welzijn op het werk van het personeel.
Artikel 13 - Voor alle personeelsleden gelden volgende rechten en plichten en deontologische code: de rechten en de plichten en de deontologische code en bijhorende leidraad opgenomen in titel VII van de rechtspositieregeling, aangevuld met de hierna volgende rechten en plichten.
Artikel
14
-
Elk
personeelslid
is
er
toe
gehouden
om
met
het
oog
op
een
correcte
personeelsadministratie, bij zijn indiensttreding zijn relevante persoonlijke gegevens kenbaar te maken aan de dienst Personeel en HRM. Wijzigingen hieraan gedurende de tewerkstelling dienen eveneens onverwijld aan deze dienst doorgegeven te worden via het formulier ‘Wijzigingen’ dat beschikbaar is op ILSE. Het betreft hier onder meer gegevens in verband met naam, adres, verblijfplaats, nationaliteit, telefoon, burgerlijke staat, gezinssituatie, … Bij fouten of onregelmatigheden ten gevolge van niet of niet correct verschafte informatie kan het bestuur in geen geval aansprakelijk gesteld worden.
Artikel 15 - Het personeelslid heeft recht op informatie bij de uitoefening van zijn taak. Inzonderheid is het toezichthoudend personeel verplicht om de dienstorders voor het personeel te verspreiden onder de personeelsleden van hun dienst. Daarnaast dienen de toezichthoudende personeelsleden ervoor te zorgen dat dienstvrijstelling verleend wordt aan het personeel van hun dienst voor alle activiteiten waarop
personeelsleden
dienstnoodwendigheden
door kunnen
of
namens
enkel
de
ingeroepen
provinciegriffier worden
na
worden
voorafgaand
uitgenodigd.
De
akkoord
de
van
provinciegriffier. Toezichthoudende personeelsleden die deze rechten van de personeelsleden van hun dienst miskennen kunnen daarvoor een sanctie oplopen.
8
Artikel 16 - Indien een toezichthoudend personeelslid vaststelt dat een personeelslid dat zich op het werk aanbiedt klaarblijkelijk niet geschikt is om zijn functie behoorlijk uit te voeren , kan hij aangepast werk voorstellen of betrokkene verbieden het werk te beginnen of verzoeken het werk neer te leggen en de werkplaats te verlaten.
Het personeelslid kan
via de IDPB doorverwezen worden naar de
arbeidsgeneesheer. De dienst Personeel en HRM wordt hiervan op de hoogte gebracht.
Artikel 17 - Bij het einde van de tewerkstelling, of op elk ogenblik, wanneer het gevraagd wordt, zal het personeelslid alle materiaal, grondstoffen, werkkledij, sleutels, GSM’s, smartphones, PC’s, laptops, badges en dergelijke, hem ter beschikking gesteld door de provincie, onverwijld teruggeven, zelfs al zijn deze in slechte staat. Het personeelslid zal de tekortkomingen in het hem ter beschikking gestelde materiaal onverwijld melden aan een toezichthoudend personeelslid.
Artikel 18 - De personeelsleden hebben het recht om bij de dienst Personeel en HRM inzage te krijgen in hun persoonlijk dossier (o.m. administratief dossier, vormingsdossier, evaluatiedossier).
Artikel 19 - Indien een personeelslid verlof nam om inzage te krijgen in zijn persoonlijk dossier of ingevolge een afspraak met de provinciegriffier, de dienst Personeel en HRM, een preventieadviseur of een vertrouwenspersoon, kan dit verlof bij beslissing van de provinciegriffier post factum worden omgezet in dienstvrijstelling.
4. ARBEIDSDUUR EN UURROOSTERS
Artikel 20 - Bij volledige prestaties neemt de uurregeling gemiddeld 38 uren per week in beslag.
Artikel
21
-
Volgende
werktijdregeling,
bestaande
uit
glij-,
stam-
en
servicetijden
is
de
standaardwerktijdregeling: Van maandag t.e.m. donderdag (niet in juli en augustus)
glijtijd:
8u
-
10u
stamtijd:
10u
-
11u45
glijtijd:
11u45 -
13u45
stamtijd:
13u45 -
16u
glijtijd:
16u
-
19u30
-
10u
(minimumpauze: 30’)
Op vrijdag (niet in juli en augustus)
glijtijd:
8u
9
stamtijd:
10u
-
11u45
glijtijd:
11u45 -
19u30
Tijdens de maanden juli en augustus is de standaardwerktijdregeling als volgt : Van maandag t.e.m. donderdag
glijtijd:
7u
-
10u
stamtijd:
10u
-
11u45
glijtijd:
11u45 -
13u45
stamtijd:
13u45 -
15u
glijtijd:
15u
-
19u30
(minimumpauze: 30’)
Op vrijdag
glijtijd:
7u
-
10u
stamtijd:
10u
-
11u45
glijtijd:
11u45 -
19u30
In afwijking kan de deputatie voor specifieke dienstonderdelen een systeem van drie shiften voorzien. Per dag wordt maximaal twee van de drie shiften gewerkt. De uurregeling van dit systeem wordt als volgt bepaald: Voormiddag (dagnorm: 3u48)
8u00 – 10u00
glijtijd
10u00- 11u45
stamtijd
11u45 – 13u45
glijtijd
Namiddag (dagnorm: 3u48)
11u45 – 13u45
glijtijd
13u45 – 16u00
stamtijd
16u00 – 19u30
glijtijd
Avond (dagnorm: 3u48)
16u00 – 19u30
glijtijd
19u30 – 21u00
stamtijd
21u00 – 22u00
glijtijd
De dienstchef is verantwoordelijk voor de praktische toepassing en opvolging van dit systeem. Servicetijd:
voormiddag:
8u30
namiddag:
13u15
-
12u30 17u
10
De diverse uurroosters zijn opgenomen als bijlage 12. 1. OVERZICHT UURROOSTERS.
Artikel
22
-
De
gepresteerde
uren
worden
vastgesteld
door
een
geautomatiseerd
tijdenregistratiesysteem, hetzij via terminal in het gebouw, hetzij online via de PC (indien er geen terminal is), hetzij manueel (indien er noch een terminal, noch een PC aanwezig is).
Artikel 23 - De provinciegriffier kan aan een personeelslid een vaste werktijdregeling opleggen en de duur hiervan bepalen.
Artikel 24 - De principes die gelden voor de standaardwerktijdregelingen de tijdsregistratie zijn vastgesteld bij dienstorder, gevoegd als bijlage 13.8. – DIENSTORDER NR. 30/2013/3 BETREFFENDE
DE STANDAARDWERKTIJDREGELING EN TIJDSREGISTRATIE, van 29 augustus 2013. Artikel 25 -
5. AFWEZIGHEDEN
WEKELIJKSE RUSTDAGEN Artikel
26
–
Behoudens
het
verrichten
van
overuren
en
de
afwijkingen
voor
specifieke
organisatorische eenheden (zoals blijkt uit de individuele uurroosters), zijn de gewone dagen van regelmatige onderbreking van de arbeid zaterdag en zondag.
WETTELIJKE EN DECRET ALE FEESTDAGEN Artikel 27 - Het personeelslid heeft recht op de volgende wettelijke en decretale feestdagen:
1 januari (Nieuwjaar)
Paasmaandag
1 mei (Feest van de arbeid)
O.L.H. Hemelvaart
Pinkstermaandag
11 juli (Feestdag Vlaamse gemeenschap)
21 juli (Nationale feestdag)
15 augustus (O.L.V. Hemelvaart)
1 november (Allerheiligen)
2 november (Allerzielen)
11
11 november (Wapenstilstand)
15 november (Feest van de dynastie)
25 december (Kerstmis)
26 december
Artikel 28 - Ter vervanging van de feestdagen die samenvallen met een niet-werkdag, heeft het personeelslid dat niet in een continuregeling tewerkgesteld wordt, vakantie voor de periode tussen kerstmis en Nieuwjaar. Het personeelslid dat verplicht is om op één van deze feestdagen, of in de periode tussen kerstmis en Nieuwjaar te werken ingevolge de werktijdregeling die op hem van toepassing is, of ten gevolge van behoeften van de dienst, krijgt in evenredige mate vervangende vakantiedagen die onder dezelfde voorwaarden als de jaarlijkse vakantiedagen kunnen worden genomen. Het personeelslid tewerkgesteld in continudienst dat werkt of in rust is in de periode tussen kerstmis of Nieuwjaar, krijgt hiervoor vervangende vakantiedagen die onder dezelfde voorwaarden als de jaarlijkse vakantiedagen kunnen genomen worden.
JAARLIJKSE VAKANTIE Artikel 29 – Elk statutair of contractueel personeelslid heeft jaarlijks recht op 35 werkdagen vakantie waarvan 10 werkdagen opeenvolgend kunnen worden genomen. De vakantiedagen worden genomen naar keuze van het personeelslid, doch met inachtneming van de behoeften van de dienst. Het verlof wordt door het personeelslid tijdig aangevraagd in onderling overleg met de eerste evaluator, de tweede evaluator of het diensthoofd. In geval van betwisting beslist de provinciegriffier. Het personeelslid kan vier dagen vakantie nemen, zonder dat het dienstbelang kan worden ingeroepen om de vakantie te weigeren. De jaarlijkse vakantie wordt opgenomen binnen het kalenderjaar, met uitzondering van vijf vakantiedagen die kunnen worden overgedragen naar het volgende jaar. Op gemotiveerde vraag kan het hoofd van personeel toestaan dat de beperking van vijf vakantiedagen niet van toepassing is. Alle overgedragen vakantiedagen dienen uiterlijk voor 30 april opgenomen te worden.
Artikel 30 – Voor personeelsleden die in de loop van het jaar in dienst komen of uit dienst gaan of voor
personeelsleden
die
gedurende
het
kalenderjaar
verlof
voor
deeltijdse
prestaties,
loopbaanvermindering of onbetaald verlof nemen, wordt het vakantieverlof proportioneel verminderd overeenkomstig het
dienstorder
13.2. DIENSTORDER NR. 30/2003/8 BETREFFENDE DE
BEREKENING VAN HET AANTAL VAKANTIEDAGEN EN REGELING FEESTDAGEN SAMENVALLEND MET ONBEZOLDIGD VERLOF dat als bijlage werd toegevoegd. In geval van deeltijdse prestaties of loopbaanvermindering wordt een deeltijds uurrooster, zoals bepaald in bijlage 12. 1. OVERZICHT UURROOSTERS, afgesproken met de eerste evaluator, de tweede evaluator of het diensthoofd. In geval van betwisting beslist de provinciegriffier.
12
Artikel 31 - Het provinciepersoneel dat tewerkgesteld is in de provinciale onderwijsinstellingen volgt de jaarlijkse vakantie die geldt voor het door het departement onderwijs gesubsidieerd personeel.
Artikel 32 - De periodes van collectieve sluiting voor specifieke organisatorische eenheden wordt vastgesteld door de deputatie.
DIENSTVRIJSTELLINGEN Artikel
33
-
De
dienstvrijstellingen
die
verleend
kunnen
worden,
zijn
opgenomen
in
de
rechtspositieregeling Titel XIII Verloven en afwezigheden, hoofdstuk XI De dienstvrijstellingen.
OMSTANDIGHEIDVERLOF Artikel 34 - Het omstandigheidverlof dat kan worden toegekend is opgenomen in titel VIII Verloven en afwezigheden – Hoofdstuk IX van de rechtspositieregeling van het provinciepersoneel.
Artikel 35 - Het omstandigheidverlof wordt cfr. de bepaling binnen de rechtspositieregeling “Titel VIII Verloven en afwezigheden, hoofdstuk IX Het omstandigheidverlof” binnen een redelijke termijn genomen in overleg met de eerste evaluator, de tweede evaluator of het diensthoofd.
Artikel 36 - De vier dagen ‘klein verlet’ ingevolge ziekte van een gezinslid zijn geïntegreerd in het jaarlijks vakantieverlof. Het personeelslid heeft evenwel het recht om vier werkdagen verlof te nemen zonder dat het dienstbelang daar tegenover kan worden gesteld.
6. PROCEDURE BIJ ZIE KTE, ZWANGERSCHAP, ONGEVAL OP HET WERK O F OP DE WEG NAAR OF VAN HET WERK EN INCIDENT
Artikel 37 - De procedure voor ziekte en zwangerschap is vermeld in de dienstorder 13.10. –
DIENSTORDER NR. 30/2009/3 VAN 30 MAART
2009 BETREFFENDE HET ZIEKTEVERZUIM EN
PROCEDURE BIJ ZWANGERSCHAP -opgenomen als bijlage. De procedure bij een ongeval op het werk of op de weg naar of van het werk en incident is vermeld in dienstorder opgenomen als bijlage 13.9. – DIENSTORDER NR. 33/2009/1 VAN 16 APRIL 2009
BETREFFENDE EEN ONGEVAL OP HET WERK OF DE WEG VAN EN NAAR HET WERK EN INCIDENT.
13
7. STRAFBARE TEKORTKOMINGEN
Artikel 38 - Een strafbare tekortkoming is een inbreuk op één of meerdere van de plichten die op een personeelslid van toepassing is/zijn overeenkomstig deel 3 van dit arbeidsreglement of de respectievelijke rechtspositieregeling van dat personeelslid.
Artikel 39 - Voor de statutaire personeelsleden kunnen de strafbare tekortkomingen aanleiding geven tot een tuchtstraf of tot het opnemen van een persoonlijke nota in het evaluatiedossier.
Artikel 40 - Voor de contractuele personeelsleden kunnen de strafbare tekortkomingen, al naar gelang de feiten en de zwaarte van de strafbare tekortkoming, aanleiding geven tot:
een mondelinge vermaning, of
een schriftelijke vermaning, of
een persoonlijke nota in het evaluatiedossier, of
ontslag, overeenkomstig de arbeidswetgeving, of
ontslag om dringende reden, overeenkomstig de arbeidswetgeving.
Artikel
41
-
Zonder
limitatief
te
zijn
worden
inzonderheid
volgende
feiten
als
strafbare
tekortkomingen aanzien:
diefstal, bedrog of geweld;
ernstige tekortkomingen aan het beroepsgeheim;
actieve of passieve corruptie;
zich niet onderwerpen aan een geneeskundige controle door de controlerende geneesheer of door de arbeidsgeneesheer;
dronkenschap of druggebruik op het werk of onder invloed zijn van drugs op het werk;
opzettelijk schade toebrengen aan goederen of personen;
herhaaldelijke
ongerechtvaardigde
afwezigheid
en
afwezigheid
zonder
verwittiging,
na
schriftelijke ingebrekestelling;
prikken voor een ander persoon of misbruik maken van het prikkloksysteem;
overtreden van elementaire veiligheidsvoorschriften;
het voorleggen van valse attesten, verslagen of onkostennota’s;
het niet naleven van de regels rond e-mail- of internetgebruik;
daden van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk;
voor een leidinggevend personeelslid: het niet doorgeven van een aanvraag, uitgaand van een personeelslid, indien het leidinggevend personeelslid advies moet uitbrengen of een beslissing moet nemen;
14
het niet ondertekenen van het engagement tot het naleven van de deontologische code en de bijhorende leidraad.
Artikel 42 - Zonder limitatief te zijn wordt onder meer als onwettige afwezigheid beschouwd:
afwezigheid op het werk zonder geldige reden;
niet op het werk verschijnen zonder, behoudens overmacht, tijdig verwittigd te hebben bij ziekte;
zich na uitnodiging niet aanbieden bij de controlegeneesheer indien men bij ziekte de woning mag verlaten;
een negatief saldo aan te presteren uren op het einde van de maand.
Onverminderd eventuele andere sancties wegens deze strafbare tekortkomingen, kan de deputatie op voorstel van de provinciegriffier besluiten dat er geen loon wordt uitbetaald, voor het bedrag en de duur die zij bepaalt, maar rekening houdend met de duur van de onwettige afwezigheid. De provinciegriffier kan beslissen dat het laattijdig bezorgen van het geneeskundig getuigschrift aan de personeelsdienst tot gevolg heeft dat de periode van afwezigheid beschouwd wordt als een onwettige afwezigheid.
8. WELZIJN OP HET WERK EN PREVENTIEBELEID
WELZIJN OP HET WERK Artikel 43 - Overeenkomstig de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en de uitvoeringsbesluiten, hebben alle personeelsleden recht op welzijn op het werk.
Artikel 44 – De algemene instructies, procedures en tips m.b.t. preventie en bescherming op het werk
zijn te consulteren op ILSE. De specifieke veiligheidsinstructies en noodprocedures zijn ter
beschikking in elke vestigingsplaats en/of in de omgeving van de machines/installaties waarop ze betrekking hebben.
Artikel 45 - De toezichthoudende personeelsleden hebben de plicht, elk binnen hun bevoegdheid en op hun niveau, om het beleid van de provincie met betrekking tot het welzijn van de personeelsleden bij de uitvoering van hun werk uit te voeren. Inzonderheid hebben zij de wettelijke taken, die vastgesteld zijn in bijlage 12.3. STATUUT VERTROUWENSPERSONEN , van dit arbeidsreglement.
15
BELEID INZAKE BESCHERMING TEGEN GEWELD, PESTERIJEN EN ONGEWENST SEKSUEEL GEDRAG OP HET WERK
PRINCIPE – BEGINSELVERKLARING
Artikel 46 - Elk gedrag dat afbreuk doet aan de waardigheid van de persoon, inzonderheid geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk wordt noch toegelaten, noch getolereerd. Toepassing wordt onder meer gemaakt van het KB van 17 mei 2007 betreffende de voorkoming van psychosociale belasting veroorzaakt door het werk, waaronder geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk (uitvoering wet van 4 juni 1996 betreffende het welzijn op het werk).
DEFINITIES
Artikel 47 - §1. Onder pesten op het werk wordt verstaan meerdere gelijkaardige of uiteenlopende onrechtmatige gedragingen, buiten of binnen de onderneming of instelling, die plaats hebben gedurende een bepaalde tijd, die tot doel hebben dat de persoonlijkheid, de waardigheid of de fysieke of psychische integriteit van een werknemer of een andere persoon waarop dit hoofdstuk van toepassing is bij de uitvoering van het werk wordt aangetast, dat zijn betrekking in gevaar wordt gebracht of dat een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd en die zich inzonderheid uiten in woorden, bedreigingen, handelingen, gebaren of eenzijdige geschrifte. Deze gedragingen kunnen inzonderheid verband houden met godsdienst of overtuiging, handicap, leeftijd, seksuele geaardheid, geslacht, ras of etnische afstamming. §2. Onder geweld op het werk wordt verstaan elke feitelijkheid waarbij een werknemer of een andere persoon waarop dit hoofdstuk van toepassing is, psychisch of fysiek wordt bedreigd of aangevallen bij de uitvoering van het werk. §3. Onder ongewenst seksueel gedrag op het werk wordt verstaan elke vorm van ongewenst verbaal, non-verbaal of lichamelijk gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt
aangetast of
een bedreigende,
vijandige,
beledigende,
vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd.
16
ACTOREN BINNEN HET P REVENTIEBELEID
Artikel 48 - Bij de provincie werd een externe preventieadviseur aangesteld, gespecialiseerd in de psychosociale aspecten van het werk en van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk (preventieadviseur PSA).
Artikel 49 - De preventieadviseur PSA wordt bij het preventiebeleid bijgestaan door volgende actoren:
de eerste en tweede evaluator;
de vertrouwenspersonen.
Artikel 50 - De eerste en tweede evaluator zijn een van de aanspreekpunten voor het personeelslid, wanneer dit geconfronteerd wordt met geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk.
Artikel 51 - De vertrouwenspersonen zijn provinciepersoneelsleden die aangesteld werden door de deputatie. Het
statuut
van
de
provincieraadsbesluit
vertrouwenspersonen van
29
april
2004,
en
hun
zoals
resultaatgebieden opgenomen
in
werd
bijlage
vastgesteld 12.3.
bij
STATUUT
VERTROUWENSPERSONEN .
Artikel 52 - De namen van de preventieadviseur en de vertrouwenspersonen zijn opgenomen onder deel 11.8 - PREVENTIEBELEID INZAKE PSYCHOSOCIALE ASPECTEN OP HET WERK.
PROCEDURE INGEVAL VAN GEWELD, PESTERIJEN OF ONGEWENST SEKSUEE L GEDRAG 1
Artikel 53 - Een schematisch overzicht van de procedure ingeval van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk is als bijlage 13.3. DIENSTORDER NR. 30/2003/10 BETREFFENDE DE
VERKLARING VAN EEN FEIT VAN GEWELD, PESTERIJEN OF ONGEWENST SEKSUEEL GEDRAG TEN AANZIEN VAN EEN PERSONEELSLID DOOR EEN PERSOON DIE EXTERN IS AAN DE PROVINCIE gevoegd.
1
Goedgekeurd in BOC PBW in vergadering van 14 mei 2003.
17
Volgende principes maken deel uit van deze procedure:
Personeelsleden kunnen ten allen tijde beroep doen op de preventieadviseur PSA of de vertrouwenspersonen wanneer zij geconfronteerd worden met ongewenst gedrag op het werk.
In het kader van het preventiebeleid wordt een centrale rol toebedeeld aan de eerste en tweede evaluator van het personeelslid. Het personeelslid kan ten allen tijde beroep op hen doen.
Indien de bemiddeling van de vertrouwenspersonen of de preventieadviseur is mislukt, kan de preventieadviseur de met reden omklede klacht in ontvangst nemen.
ONTSLAGBESCHERMING
Artikel 54 - Onder de voorwaarden bepaald bij artikel 32tredecies van de welzijnswet van 4 augustus 1996 over de bescherming tegen geweld, pesten en ongewenst seksueel gedrag op het werk is er ontslagbescherming.
REGISTER OVER FEITEN VAN GEWELD OP HET WE RK
Artikel 55 - Indien geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag ten aanzien van een personeelslid gebeurde door een persoon die extern is aan de provincie, dient dit gemeld te worden aan Karin Kinsabil, overeenkomstig de dienstorder nr. 30/2003/10, gevoegd als bijlage 13.3.
DIENSTORDER NR. 30/2003/10 BETREFFENDE DE VERKLARING VAN EEN FEIT VAN GEWELD, PESTERIJEN OF ONGEWENST SEKSUEEL GEDRAG TEN AANZIEN VAN EEN PERSONEELSLID DOOR EEN PERSOON DIE EXTERN IS AAN DE PROVINCIE.
SANCTIES
Artikel 56 - Personeelsleden van wie bewezen wordt dat ze dader zijn van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk, kunnen hiervoor een sanctie oplopen. Ook personeelsleden die misbruik maken van de procedure ter voorkoming van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk kunnen hiervoor een sanctie oplopen.
18
ALCOHOL- EN DRUGSBELEID Artikel 56bis - Conform cao nr. 100 van 01-04-2009 betreffende het preventief alcohol- en drugsbeleid in de onderneming is een alcohol- en drugsbeleid voor het provinciepersoneel uitgewerkt, gevoegd als bijlage 12.08.
9. BEËINDIGING TEWER KSTELLING
Artikel 57 - De contractuele tewerkstelling kan worden beëindigd. In dit geval gelden de opzeggingstermijnen, vermeld in de wet op de arbeidsovereenkomsten. In het geval van beëindiging van de contractuele rechtsverhouding gelden de bepalingen en de opzeggingstermijnen, vermeld in de wet op de arbeidsovereenkomsten. Een schematisch informatief overzicht van deze opzeggingstermijnen is opgenomen als bijlage 12.5. OPZEGGINGSTERMIJNEN WET OP DE ARBEIDSOVEREENKOMSTEN.
Artikel 58 - De statutaire tewerkstelling wordt beëindigd overeenkomstig de bepalingen opgenomen in de rechtspositieregeling voor het niet-onderwijzend personeel.
Artikel 59 - Een aanstelling in contractueel verband voor bepaalde duur eindigt automatisch bij het verstrijken van die termijn. Het personeelslid heeft recht op een evaluatie van zijn functioneren bij het beëindigen van deze overeenkomst. Een vraag tot verlenging van een tijdelijke tewerkstelling dient gemotiveerd te worden. De evaluatie van het gedrag van het personeelslid met betrekking tot de functie die hij of zij vervulde, dient deel uit te maken van deze motivering.
10. UITBETALING SALARIS
Artikel 60 - De uitbetaling van het salaris gebeurt met inachtneming van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon en de bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek betreffende het loonbeslag.
Artikel 61 - Het salaris van de statutaire personeelsleden (in vast verband en op proef) wordt maandelijks en vooruit betaald. De betaling (betaalopdracht) gebeurt uiterlijk de voorlaatste werkdag van de maand voorafgaand aan de prestaties, behoudens bij overmacht.
19
Artikel 62 - Het salaris van de contractuele personeelsleden wordt betaald na vervallen termijn. De betaling (betaalopdracht) gebeurt uiterlijk de voorlaatste werkdag van de maand waarin de prestaties zijn geleverd behoudens bij overmacht.
Artikel 63 – Het salaris wordt uitbetaald door overschrijving op het door het personeelslid opgegeven rekeningnummer. Elke wijziging hiervan moet onmiddellijk meegedeeld worden aan de dienst Personeel en HRM.
Artikel 64 - Maandelijks wordt aan elk personeelslid een salarisfiche bezorgd, die een gedetailleerd overzicht bevat van de berekening van het salaris en de vergoedingen.
10BIS. IVA SOCIALE DIENST
Artikel 65 - De Sociale Dienst van de Provincie West-Vlaanderen is ten dienste van en voor de actieve en gepensioneerde personeelsleden van de Provincie, de intern verzelfstandigde agentschappen en de partners, kinderen en aan- en bloedverwanten ten laste van de personeelsleden. Zij heeft tot doel materiële, financiële en/of morele steun te verlenen aan de aangesloten leden en de onderlinge verstandhouding en de onderlinge solidariteit tussen de personeelsleden te bevorderen. Dit gebeurt onder andere door het organiseren van culturele, recreatieve en maatschappelijke activiteiten voor haar leden.
20
11. DIVERSE INLICHTI NGEN
11.1 - SALARISCENTRALE
Beheer van de salarisdossiers en salarisvaststelling: Dienst Personeel en HRM – sectie personeelsadministratie Provinciehuis Boeverbos Koning Leopold III-laan 41, 8200 Sint-Andries
Contactpersonen: Christa Nobus
aanstellingen, uitdiensttredingen
tel. 050 40 33 07
Audrey Morel
verlofstelsels en pensioendossiers
tel. 050 40 31 87
Vanessa Derous
salaris en vergoedingen
tel. 050 40 32 03
Liesbeth Becue
salaris en vergoedingen
tel. 050 40 31 10
Wendy Stroobant
salaris en vergoedingen
tel. 050 40 33 04
Nicole Ketelslegers
reiskosten, salarisbesluiten
tel. 050 40 35 82
Uitvoering van de salarisberekening: Cevi NV Bisdomplein 3, 9000 Gent Algemeen nummer contactcenter:
092 64 07 01
Website:
http://www.cevi.be/
21
11.2. - ARBEIDSONGEVALLENVER ZEKERAAR
Beheer van de arbeidsongevallen: Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk Provinciehuis Boeverbos Koning Leopold III-laan 41, 8200 Sint-Andries
Contactpersoon: Sabine Trésy
secretariaat
tel. 050 40 35 00
Verzekeraar (medische kosten en blijvende ongeschiktheid): Ethias Prins Bisschopssingel 73, 3500 Hasselt Telefoon:
011 28 21 11
Fax:
011 28 20 20
Website:
http://www.ethias.be/
Polisnummer:
06050699
11.3 - PENSIOENEN
Beheer van de pensioenen: Dienst Personeel en HRM – sectie personeelsadministratie Provinciehuis Boeverbos Koning Leopold III-laan 41, 8200 Sint-Andries
Contactpersoon: Audrey Morel
pensioenen
tel. 050 40 31 87
22
Pensioenfonds: Ethias Prins Bisschopssingel 73, 3500 Hasselt Telefoon:
011 28 21 11
Fax:
011 28 20 20
Website:
http://www.ethias.be/
11.4. - KINDERBIJSLAG
Rijksdienst Sociale Zekerheid voor de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten. Jozef II-straat 47, 1000 Brussel
Gezinsprestaties: Telefoon:
022 39 16 10 022 34 15 05
Website:
http://www.rszppo.fgov.be/
11.5. - EXTERNE DIENST PREVE NTIE EN BESCHERMING OP HET WERK
Arista vzw August Debunnestraat 41, 8930 Menen Telefoon:
056 51 13 03
Website:
http://www.arista.be
Arbeidsgeneesheren per regio: Algemeen aanspreekpunt:
Dr. Luc Gillemon
23
Brugge:
Dr. Luc Gillemon
Kortrijk/Menen:
Dr. Karleen Vercruysse
Oostende:
Dr. Birgit Steketee
Roeselare:
Dr. Ellen Vandamme
PTI, PIH en PCVO:
Dr. Yves Rasquin
11.6 - INTERNE DIENST PREVE NTIE EN BESCHERMING OP HET WERK
Preventieadviseur, belast met de leiding van de dienst: Pia Blommaert Preventieadviseur: Wim De Jonghe Preventieadviseur onderwijs: Yoeri Adams Secretariaat: Elisabeth Lauwereins
11.7 – LIJST VESTIGINGSPLAA TSEN EN VOORZIENINGEN (INCL. EHBO) Bezoekerscentrum Bulskampveld Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Lokaal EHBO-locatie: Eerste verdieping via tentoonstellingszaal Lokaal borstvoeding EHBO-lokaal (koelkast in keuken) Refter: 1ste verdieping kasteel Sanitair: 1ste verdieping kasteel Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Destrooper Sabine, assistent MiNaWa Hoogerwerf Katja, medewerker MiNaWa
Bezoekerscentrum De Blankaart Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Lokaal EHBO-locatie: Kelder (einde gang – nog af te schermen ifv privacy) Lokaal borstvoeding : EHBO-ruimte en/of lokaal 2de verdieping Refter: 2de verdieping Sanitair: kelder Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Decorte Marc, geschoold arbeider MiNaWa
24
Bezoekerscentrum De Nachtegaal Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? EHBO-locatie: Lokaal borstvoeding Refter: Sanitair: Verpozingslokaal: Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Vercaigne Heidi, medewerker MiNaWa
Bezoekerscentrum De Palingbeek (NME) Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Lokaal EHBO-locatie: Achter onthaalbalie Lokaal borstvoeding : vergaderlokaal woonhuis Refter: vergaderlokaal woonhuis Sanitair: kichenette bezoekerscentrum Verpozingslokaal: balieruimte Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Ghesquière Anja, assistent MiNaWa
-
Lefere Inge, medewerker MiNaWa
Bezoekerscentrum Prov. Natuurpark Zwin Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? materiaal (voorlopig) EHBO-locatie: onthaalgebouw Lokaal borstvoeding Refter: Sanitair: voorlopig sanitaire container Verpozingslokaal: Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Entwistle Gwenny, medewerker MiNaWa
-
Strubbe Lena, assistent MiNaWa
Inagro Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? EHBO-locatie: cfr. arbeidsreglement Inagro Lokaal borstvoeding Refter: Sanitair: Verpozingslokaal:
25
Kabinet van de Gouverneur Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal EHBO-locatie: Onthaal Lokaal borstvoeding Refter: kelder (keuken) Sanitair: kelder Verpozingslokaal: keuken Mu.ZEE - Kunstmuseum aan Zee Oostende Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? EHBO-locatie: cfr. arbeidsreglement Muzee Lokaal borstvoeding Refter: Sanitair: Verpozingslokaal: Mu.ZEE - Permekemuseum Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? EHBO-locatie: cfr. arbeidsreglement Muzee Lokaal borstvoeding Refter: Sanitair: Verpozingslokaal: PCVO campus MBS Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal EHBO-locatie: Eerste verdieping in de leraarskamer Lokaal borstvoeding Refter: geen Sanitair: gelijkvloers Verpozingslokaal: Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Gennotte Monique, Leerkracht Informatica Provinciaal Centrum voor Volwassenenonderwijs
-
Viane Cindy, leerkracht Engels Provinciaal Centrum voor Volwassenenonderwijs
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Decostere Erna, Administratief medewerker Provinciaal Centrum voor Volwassenenonderwijs
-
Lauwaert Eline, Administratief medewerker Provinciaal Centrum voor Volwassenenonderwijs
Prov. Domein Bulskampveld Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal
26
EHBO-locatie: Personeelslokaal + voertuigen Groendienst Lokaal borstvoeding nvt Refter: brigadegebouw groendienst Sanitair: brigadegebouw groendienst Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Degrave Gerdi, technisch medewerker Groendienst
-
Vandenberghe Johny, domeinbrigadier Groendienst
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Hessens Frederich, geschoold arbeider Groendienst
-
Noë Stephaan, domeinwachter Groendienst
Prov. Domein d'Aertrycke - Brigadegebouw Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal EHBO-locatie: Bureau domeinchef + voertuigen groendienst Lokaal borstvoeding nvt Refter: brigadegebouw groendienst Sanitair: brigadegebouw groendienst Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Mol Thomas domeinbrigadier Groendienst
-
Vanneste Andreas, domeinwachter Groendienst
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Trancez Maarten, techisch beambet Groendienst
-
Verplancke Stefaan technisch medewerker Groendienst
Prov. Domein De Gavers Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal EHBO-locatie: Bureau domeinchef + voertuigen Groendienst Lokaal borstvoeding nvt Refter: brigadegebouw groendienst Sanitair: brigadegebouw groendienst Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Demon Diederik, technisch medewerker Groendienst
-
Roose Martin, domeinbrigadier Groendienst
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Dehaudt Koen, technisch beambte Groendienst
-
Devoldere Brecht, domeinwachter Groendienst
-
Galloo Ronny, domeinwachter Groendienst
Prov. Domein De Palingbeek Verzorgingslokaal vereist ?
27
Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal EHBO-locatie: Bureau domeinchef + voertuigen Groendienst Lokaal borstvoeding nvt Refter: brigadegebouw groendienst Sanitair: brigadegebouw groendienst Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Buseyne Patrick, domeinbrigadier Groendienst
-
Deryckere Rik, domeinbrigadier Groendienst
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Nollet Marc, technisch beambte Groendienst
-
Strumane Filip, werkopzichter Groendienst
-
Verfaillie Erwin, technisch medewerker Groendienst
Prov. Domein Sterrebos Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal EHBO-locatie: Hall naar kleedruimte + voertuigen Groendienst Lokaal borstvoeding nvt Refter: brigadegebouw groendienst Sanitair: brigadegebouw groendienst Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Coosemans Erwin, domeinwachter Groendienst
-
Decottignies Filip, domeinbrigadier Groendienst
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Defreyne Robin, technisch beambte Groendienst
-
Vermander Marc, geschoold arbeider Groendienst
Prov. Domein Tillegembos Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal EHBO-locatie: Personeelslokaal + voertuigen Groendienst Lokaal borstvoeding kleedkamer dames (koelkast in refter) Refter: brigadegebouw groendienst Sanitair: brigadegebouw groendienst Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Bovijn Frank, technisch beambte Groendienst
-
Cools Christ, domeinbrigadier Groendienst
Prov. Museum Be-Part Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal
28
EHBO-locatie: Ter hoogte van deur tussen keuken en ontvangstbalie Lokaal borstvoeding vergaderzaal 1ste verdieping naast badkamer (koelkast in keuken) Refter: keuken Sanitair: badkamer 1ste verdieping Verpozingslokaal: keuken Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Chielens Lize, deskundige Cultuur
-
Vermeersch Marc, museumwachter Cultuur
Prov. Museum S. Streuvels Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? EHBO-locatie: Onthaalbalie Lokaal borstvoeding Refter: Sanitair: Verpozingslokaal: Prov. Natuurpark Zwin - Brigadegebouw 't Walletje Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal Lokaal borstvoeding nvt EHBO-locatie: container (loods) Refter: container (loods) Sanitair: container (loods) Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Lamote Rudy, geschoold arbeider Groendienst
-
Vanderlinden Tom, technisch beambte Groendienst
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Goethals Ivan, ploegbaas Groendienst
Prov. Sport- en Natuurcentrum De Gavers Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Lokaal EHBO-locatie: Waterportgebouw (zowel oud als nieuw gebouw) + Zwempavilioen indien permanentie + materiaal in kantoorruimte onthaalgebouw Lokaal borstvoeding: vrij klaslokaal (koelkast keuken 1ste verdieping onthaalgebouw) Refter: 1ste verdieping onthaalgebouw Sanitair: watersportgebouw (zowel oud als nieuw) Verpozingslokaal: refter Zwembad redder -
Vercamp Chris, geschoold arbeider Sport
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Demey Empanuel, deskundige MiNaWa
29
-
Derycke Jean-Carlo, geschoold arbeider Sport
-
Deseyn Ruth, adjunct-adviseur Sport
-
Dooms Toon, hoofddeskundige Sport
-
Linster Tom, medewerker Sport
-
Sabbe Griet, medewerker Sport
-
Tamsin Patrick, medewerker Sport
-
Van Severen Lieve, medewerker Sport
-
Vandenberghe Johan, deskundige MiNaWa
Provinciaal Ankerpunt Kust Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal EHBO-locatie: keuken gelijkvloers Lokaal borstvoeding keuken gelijkvloers Refter: refter VLIZ Sanitair: keuken gelijkvloers Verpozingslokaal: keuken gelijkvloers Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Vankerckhoven Chantal, technisch beambte Accommodatie
Provinciaal Archief Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal EHBO-locatie: Gelijkvloers – lokaal restauratie (010) Lokaal borstvoeding vergaderzaal 1ste verdieping (102) Refter: PH Boeverbos - GV Bestuursgebouw Sanitair: lokaal poetsmateriaal (004) Verpozingslokaal: vergaderzaal 1ste verdieping (102) Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Mommerency Sandy, medewerker Archief
Provinciaal Hof Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Lokaal EHBO-locatie: Ruimte naast inrijpoort Lokaal borstvoeding refter Refter: gelijkvloers Sanitair: gelijkvloers Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Hosseel Marie-Cécile, technisch beambte Accommodatie
Provinciaal Noord-Zuid Centrum Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal
30
EHBO-locatie: Vroegere onthaalruimte Lokaal borstvoeding ehbo-lokaal Refter: refter 1ste verdieping (lokaal 1) Sanitair: lokaal onderhoudsmateriaal 1ste verdieping Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Ruysschaert Tessa, medewerker Welzijn
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Compernolle Katrijn, deskundige Welzijn
-
Lannoo Stephan, deskundige Welzijn
Provinciaal Zwembad Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Lokaal EHBO-locatie: Zwemhal, naast lokaal redder + onthaal kassa + bureel zwembadbeheerder + vestiaire heren Lokaal borstvoeding Refter: personeelslokaal GV + PH Boeverbos (GV Bestuursgebouw) Sanitair: 1ste verdieping (kleedkamers redders) Verpozingslokaal: personeelslokaal GV Zwembad redder -
Coppens Charlotte, redder Sport
-
Debaillie Kurt, redder Sport
-
Descan Jean-Pierre, redder Sport
-
Goderis Sven, redder Sport
-
Goegebuer Stijn, redder Sport
-
Meerschaert Stijn, redder Sport
-
Ramboer Filip, redder Sport
-
Van Damme Tom, redder Sport
-
Van Houcke Damien, redder Sport
Provinciale Sportdienst Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal EHBO-locatie: Keuken Lokaal borstvoeding: keuken Refter: keuken/vergaderzaal + PH Boeverbos (GV Bestuursgebouw) Sanitair: keuken uitleendienst Verpozingslokaal: keuken Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Deslypere Caroline, medewerker Sport
Provinciale Uitleendienst Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal
31
EHBO-locatie: Vergaderzaal Lokaal borstvoeding: studio 1 (naast keuken, koelkast in keuken) Refter: keuken/vergaderzaal + PH Boeverbos (GV Bestuursgebouw) Sanitair: keuken Verpozingslokaal: vergaderzaal Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Van Craeynest Carlos, technisch medewerker Cultuur
Provinciale Uitleendienst Kortrijk Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Lokaal EHBO-locatie: gelijkvloers (gang naar leraarskamer VAH) Lokaal borstvoeding ehbo-lakaal PTI Refter: ontspanningsblok Sanitair: nvt Verpozingslokaal: ontspanningsblok Provinciehuis Abdijbeke Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Lokaal EHBO-locatie: Ingang kant Hoog Brabantlaan Lokaal borstvoeding ehbo-lokaal GV Refter: 3de verdieping Sanitair: gelijkvloers (gemeenschappelijke douche + personeelslokaal schoonmaak) Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Vanbelle Marc technisch medewerker Waterlopen
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Declerck Giovanni ind. ingenieur COOP
Provinciehuis Boeverbos Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Lokaal EHBO-locatie: Administratief gebouw tussen bestuursgebouw en liftenhall Lokaal borstvoeding: ehbo-lokaal Refter: GV Bestuursgebouw Sanitair: gemeenschappelijke douches + afzonderlijke kleedruimtes per sectie (keuken, schoonmaak, TOP-ploeg) Verpozingslokaal: kleedruimtes Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Devliegher Katrien, deskundige Welzijn
-
Maeckelbergh Hilde, technisch hoofdmedewerker ICT
-
Meuleman Belinda, medewerker Belastingen
-
Pattyn Sandrine, geschoold arbeider Accommodatie
-
Van Holm Melanie, technisch beambte Accommodatie
32
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Baert Martine, medewerker Communicatie
-
Hessens Dany, technisch medewerker Groendienst
-
Kimpe Francky, technisch medewerker Groendienst
-
Lahousse Pieter, adj. adviseur Externe Relaties en Europeseprogramma's
-
Lepercq Eddy, medewerker Groendienst
-
Marichal Wim, ingenieur MiNaWa
-
Peere Koen, medewerker Groendienst
-
Vannieuwenhuyse Geert, technisch deskundige Groendienst
Provinciehuis Boeverbos - Filiaal I Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Lokaal EHBO-locatie: Gelijkvloers naast hall Lokaal borstvoeding ehbo-lokaal Refter: keuken gelijkvloers + personeelslokaal grafische dienst + PH Boeverbos (GV Bestuursgebouw) Sanitair: grafische dienst Verpozingslokaal: keuken inkom + personeelslokaal grafische dienst Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Beheydt Hans, geschoold arbeider Communicatie
-
Timmerman Tania, medewerker Communicatie
Provinciehuis Boeverbos - Filiaal III Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Lokaal EHBO-locatie: Gelijkvloers (achteraan rechts) Lokaal borstvoeding: ehbo-lokaal PH Boeverbos Refter: inkomhall (tgv automaten) + PH Boeverbos (GV Bestuursgebouw) Sanitair: poetslokaal inkom Verpozingslokaal: inkomhall Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
De Meester Katarina, medewerker IVA SBR
-
Strubbe Peter, medewerker IVA SBR
Provinciehuis Olympia Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? EHBO-locatie: cfr. arbeidsreglement POM Lokaal borstvoeding Refter: Sanitair: Verpozingslokaal: Provinciehuis Potyze
33
Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal EHBO-locatie: Administratief blok: keuken + werkplaats: personeelslokaal regie Lokaal borstvoeding Refter: in keuken Sanitair: thv zij-ingang Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Deruytter Kathy, technisch medewerker Waterlopen
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Carette Peter, ind. Ingenieur Mobiliteit
Provinciehuis Tolhuis Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Lokaal EHBO-locatie: 1e verdieping – achter archief (doorgang naar conciërge) + Keuken infocentrum gelijkvloers Lokaal borstvoeding vergaderzaal 2de verdieping (goudlederzaal) Refter: infocentrum grote tafel Sanitair: thv ehbo-lokaal 1ste verdieping Verpozingslokaal: keuken achter tentoonstellingsruimte Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Secelle Carine, technisch beambte Accommodatie
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Suetens Myriam, adm. assistent Communicatie
-
Vanden Cantoore Sylvie, medewerker Communicatie
PTI - Campus KDG Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Lokaal Lokaal borstvoeding EHBO-lokaal EHBO-locatie: Hoofdgebouw – gelijkvloers naast inkom kant speelplaats + Verschillende werkplaatsen/laboratoria Refter: 1ste verdieping hoofdgebouw Sanitair: personeelslokaal blok metaal Verpozingslokaal: personeelslokaal blok metaal Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Goethals Annick, assistent Provinciaal Technisch Instituut
-
Vandeputte Bjorn, technisch medewerker Provinciaal Technisch Instituut
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Carmans Gwen, adjunct directeur PCVO
PTI - Campus TBS Verzorgingslokaal vereist ? V Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Lokaal
34
EHBO-locatie: Administratief blok + materiaal in de verschillende werkplaatsen, serre, labo, refter, turnzaal Lokaal borstvoeding ehbo-lokaal Refter: blok C Sanitair: blok D (lokaal 7) Verpozingslokaal: personeelslokaal schoonmaak - lokaal D7 - lokaal 6 (loods) Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Degrande Rufin, leraar - teeltoverste Provinciaal Technisch Instituut
-
Lozie Teresia, studiemeester - opvoeder Provinciaal Technisch Instituut
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Boel Nils, technisch medewerker Provinciaal Technisch Instituut
-
Steenhaut Herman technisch adviseur Provinciaal Technisch Instituut
Raversyde Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Lokaal EHBO-locatie: Onthaalgebouw (achter balie) + materiaal personeelsgebouw Atlantikwall Lokaal borstvoeding: ehbo-gebouw Refter: vergaderzaal 1ste verdieping + refter villa Bastien Sanitair: villa Bastien Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Brackx Stefaan, museumwachter Cultuur
-
Nieuwenhuyse Johan, technisch beambte Cultuur
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Christiaens Dirk, technisch beambte Cultuur
-
David Daniël, technisch beambte Cultuur
-
De Meyer Mathieu, adjunct-adviseur Cultuur
-
Godeau Howard, technisch medewerker Cultuur
-
Monteyne David, museumwachter Cultuur
-
Seghers Nathalie, assistent Cultuur
-
Seys Marc, museumwachter Cultuur
-
Sierens Marc, geschoold arbeider Cultuur
-
Ulin Franky, geschoold arbeider Cultuur
-
Valcke Frank, technisch beambte Cultuur
-
Van Loke Guy, technisch medewerker Cultuur
Streekhuis Esenkasteel Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Lokaal EHBO-locatie: Kelder Lokaal borstvoeding ehbo-gebouw Refter: GV achterzijde gebouw Sanitair: kelder
35
Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Vanscheewyck Anita, medewerker Gebiedsgerichte werking
Streekhuis Kasteel Tillegem Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal EHBO-locatie: Personeelsrefter Lokaal borstvoeding keuken (naast refter) Refter: gelijkvloers Sanitair: kelder Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Schockaert Rita, medewerker Gebiedsgerichte werking
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Lorent Monika, adm. assistent Gebiedsgerichte werking
Streekhuis Midden-West-Vlaanderen Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal EHBO-locatie: Grote zaal thv kopielokaal Lokaal borstvoeding: lokaal naast refter zijkant gebouw rechts Refter: zijkant gebouw rechts Sanitair: douche (achteraan) Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Vanhie Philip, medewerker Gebiedsgerichte werking
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Florijn Sylvie, assistent Gebiedsgerichte werking
Streekhuis Z-W-Vlaanderen Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? Materiaal EHBO-locatie: Kopielokaal centrale hall Lokaal borstvoeding zaal 4 (naast keuken) Refter: thv inkomhall Sanitair: toiletten gelijkvloers + afgesloten doucheruimte Verpozingslokaal: refter Hulpverlener met volledige ehbo-opleiding -
Boterman Sophie, medewerker Gebiedsgerichte werking
Hulpverlener met basis ehbo-opleiding -
Denutte Tim, adj. adviseur Gebiedsgerichte werking
-
Kesteleyn Bert, adjunct-adviseur Gebiedsgerichte werking
36
VAH West-Vlaanderen, departement PIH Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? EHBO-locatie: cfr. arbeidsreglement VAH Lokaal borstvoeding Refter: Sanitair: Verpozingslokaal: Westtoer Verzorgingslokaal vereist ? Verzorgingslokaal of -materiaal ter beschikking ? EHBO-locatie: cfr. arbeidsreglement Westtoer Lokaal borstvoeding Refter: Sanitair: Verpozingslokaal:
37
11.8 - PREVENTIEBELEID INZAKE PSYCHOSOCIALE ASP ECTEN OP HET WERK PREVENTIEADVISEUR PSYCHOSOCIALE ASPECTEN OP HET WERK
Sven Hansen, Arista vzw,
[email protected])
Henri
Yasparlaan
128,
1060
Brussel
(T
025
33
74
44
-
VERTROUWENSPERSONEN
Mietje Willems, dienst Cultuur, Provinciehuis Boeverbos Karin Kinsabil, dienst Personeel & HRM, Provinciehuis Boeverbos Bart Schotte, dienst Cultuur – Bibliotheek, Provinciehuis Tolhuis Patrick Delanoeye, dienst Welzijn, Provinciehuis Boeverbos An De Vos, dienst Communicatie, Provinciehuis Boeverbos
11.9 -. SAMENSTELLING BIJZ ONDER ONDERHANDELING SCOMITÉ (BOC) – HOOG OVERLEGCOMITE (HOC) – BASISOVERLEGCOMITE WELZIJN OP HET WERK ( BOC.PBW)
OVERHEIDSDELEGATIE
Voorzitter: Ondervoorzitter: Plaatsvervangend ondervoorzitter:
dhr. Carl DECALUWE, gouverneur dhr. Carl VEREECKE, gedeputeerde dhr. Bart NAEYAERT, gedeputeerde
Leden:
dhr. Geert ANTHIERENS, provinciegriffier (plaatsvervanger : dhr. Patrick BRAET, financieel beheerder) mevr. Hilde VANDROMME, bestuursdirecteur personeel & HRM dhr. Patrick DELANOEYE, voorzitter c-team leefcultuur dhr. Peter NORRO, voorzitter c-team leefomgeving dhr. Dirk VAN BELLE, voorzitter c-team facilitair beheer
Plaatsvervangers leden :
mevr. Ann TAVERNIER, voorzitter c-team gebiedenbeleid dhr. Stijn LOMBAERT, voorzitter c-team organisatie en financiën
Technici:
mevr. Katrien ACOU, dienst personeel & HRM dhr. Karel EECKHOUT, dienst personeel & HRM mevr. Karin KINSABIL, dienst personeel & HRM
38
E
mevrouw Karen VERPLANCKE, dienst personeel & HRM alle diensthoofden, ad hoc uit te nodigen Leden-technici m.b.t.
mevr. Pia BLOMMAERT, preventieadviseur, dienst IDPBW welzijn op werk dhr. Wim DEJONGHE, preventieadviseur, dienst IDPBW
Secretaris
mevr. Karolien DEMEYER, dienst personeel & HRM
SYNDICALE DELEGATIE Christophe Coppejans–Trips, ACOD, lid Kristof Noë, ACOD, lid Peter Focquaert, ACOD, lid Dany Pintelon, ACOD, technicus Gratienne Alderweireldt, ACOD, technicus Martine Roels, ACV – Openbare diensten, lid Glenn Gevaert, ACV – Openbare diensten, lid Lieven Vergauwen, ACV – Openbare diensten, lid Johan Beernaert, ACV – Openbare diensten, technicus Geert Dyserinck, VSOA, lid Ingrid Daveloose, VSOA, technicus
11.10 REPRESENTATIEVE VAKORGANISATIES
ACOD (ALGEMENE CENTRALE OPENBARE DIENSTEN)
MILITANTEN Christophe Coppejans-Trips, dienst Cultuur - Provinciale Bibliotheek, Provinciehuis Tolhuis, tel. 050 44 74 72 Kristof Noë, dienst Cultuur, Provinciehuis Boeverbos, tel. 050 40 34 04 Peter Focquaert, dienst Accommodatie, Provinciehuis Boeverbos, tel. 050 40 73 39 Simonne Declerck, dienst Sport De Gavers, Provinciaal domein De Gavers, tel. 056 22 21 19
39
Dany Pintelon, vastgemachtigde, tel. 0474 81 24 01 Gratienne Alderweireldt, bestendig gewestelijk secretaris propagandist, Sint-Amandstraat 112, 8800 Roeselare, tel. 051 25 20 24, GSM 0495 54 22 04 VERTEGENWOORDIGERS BINNEN DE DIVERSE ORGANEN BIJZONDER ONDERHANDELINGSCOMITÉ – HOOG OVERLEGCOMITÉ
Christophe Coppejans-Trips Kristof Noë Peter Focquaert Dany Pintelon Gratienne Alderweireldt STAGECOMMISSIE EN RAAD VAN BEROEP
Kristof Noë Peter Focquaert CONTACTGEGEVENS:
http://www.acod.be/ http://www.acod-lrb.be/ e-mail:
[email protected]
ACV – OPENBARE DIENSTEN
MILITANTEN Glenn Gevaert, voorzitter, Cultuur - Raversyde, tel. 0499 56 59 75 Conny Decleer, dienst Accommodatie, Provinciehuis Boeverbos, tel. 0497 14 60 72 Peter Dejonghe, dienst Gebouwen, Provinciehuis Abdijbeke, tel. 050 40 33 68 Sven De Meulenaere, dienst Welzijn, Provinciehuis Abdijbeke, tel. 050 40 35 27 Martine Roels, dienst Vergunningen, Provinciehuis Boeverbos, tel. 050 40 32 80 Lieven Vergauwen, dienst COOP, Provinciehuis Abdijbeke, tel. 050 40 33 74 Kristien Wintein, dienst Belastingen – Provinciehuis Boeverbos, tel. 050 40 31 69
40
VERTEGENWOORDIGERS BINNEN DE DIVERSE ORGANEN BIJZONDER ONDERHANDELINGSCOMITÉ – HOOG OVERLEGCOMITÉ Glenn Gevaert Martine Roels Lieven Vergauwen STAGECOMMISSIE EN RAAD VAN BEROEP Glenn Gevaert CONTACTGEGEVENS:
ACV-openbare diensten, Oude Burg 17, 8000 Brugge secretaris: Johan Beernaert administratief medewerker: Vera Laga tel 050/44 41 82 mail:
[email protected] website: www.openbarediensten.acv-online.be intranet: ILSE, mijn organisatie, vakbonden, ACV
VSOA (VRIJ SYNDICAAT OPENBAAR AMBT)
MILITANTEN Ingrid Daveloose, secretaris VSOA – LRB, Hortensiastraat 4, 8310 Assebroek (GSM. 0495 68 00 44 – Tel. 050 36 16 00 – e-mail
[email protected] Geert Dyserinck, dienst Cultuur, Provinciehuis Boeverbos, tel. 050 40 34 16
VERTEGENWOORDIGERS BINNEN DE DIVERSE ORGANEN BIJZONDER ONDERHANDELINGSCOMITÉ – HOOG OVERLEGCOMITÉ Geert Dyserinck Ingrid Daveloose
41
STAGECOMMISSIE EN RAAD VAN BEROEP Geert Dyserinck WEBSITE EN E-MAIL:
http://www.vsoa.be/ http://www.vsoalrb.be/ e-mail regio Vlaanderen:
[email protected] e-mail West-Vlaanderen:
[email protected]
11.11. INSPECTIEDIENSTEN
Adressen inspectiediensten belast met toezicht op de toepassing van de wettelijke en reglementaire bepalingen i.v.m. de bescherming van werknemers.
ALGEMENE DIRECTIE TOEZICHT OP HET WELZIJN OP HET WERK
Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg Algemene Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk Directeur-generaal: Paul Tousseyn Belliardstraat 51, 1040 Brussel
Tel.
022 33 45 11
Fax.
022 33 42 31
E-mail.
[email protected]
Algemene opdracht: ervoor zorgen dat de uitvoering van de beleidslijnen inzake welzijn worden nageleefd, door een raadgevende, preventieve en repressieve rol te vervullen.
42
ARBEIDSINSPECTIE TOEZICHT WELZIJN OP HET WERK (PROVINCIALE DI RECTIE WESTVLAANDEREN)
Directiehoofd Dr. Antoon Serroen KAM-gebouw Koning Albertlaan 1/5 bus 5 8200 BRUGGE
Tel.
050 44 20 20
Fax.
050 44 20 29
E-mail.
[email protected]
Ambtsgebied:
Provincie West-Vlaanderen.
43
12. BIJLAGEN
12. 1. OVERZICHT UURROOST ERS
Nr. 1a
Toepassing Standaardwerktijdregeling (uitgez. juli en augustus)
Uurrooster maandag – donderdag 8u – 10u
glijtijd
10u – 11u45
stamtijd
11u45 – 13u45
glijtijd
13u45 – 16u
stamtijd
16u -19u30
glijtijd
vrijdag
1b
Standaardwerktijdregeling (juli en augustus)
8u – 10u
glijtijd
10u – 11u45
stamtijd
11u45 – 19u30
glijtijd
maandag – donderdag 7u – 10u
glijtijd
10u – 11u45
stamtijd
11u45 – 13u45
glijtijd
13u45 – 15u
stamtijd
15u -19u30
glijtijd
vrijdag
1c
3 shiften
7u – 10u
glijtijd
10u – 11u45
stamtijd
11u45 – 19u30
glijtijd
8u – 10u
glijtijd
10u – 11u45
stamtijd
11u45 – 13u45
glijtijd
44
2
11u45 – 13u45
glijtijd
13u45 – 16u
stamtijd
16u -19u30
glijtijd
16u -19u30
glijtijd
19u30 – 21u
stamtijd
21u – 22u
glijtijd
PTI
maandag – donderdag
Boeverbos Onthaal
7u30 – 10u
glijtijd
10u – 11u45
stamtijd
11u45 – 13u45
glijtijd
13u45 – 16u
stamtijd
16u -19u30
glijtijd
vrijdag
3
4
7u30 – 10u
glijtijd
10u – 11u45
stamtijd
11u45 – 19u30
glijtijd
Raversijde
8u – 10u
glijtijd
niet administratieve diensten
10u – 17u
stamtijd
1 april – 11 november (weekend, feestdagen en vakantie)
17u – 19u30
glijtijd
Groendienst domeinen
maandag – donderdag
(pauze van 30’ tot 60’ tss 12u – 14u)
8u – 8u30
glijtijd
8u30 – 11u45
stamtijd
11u45 – 13u
glijtijd
13u – 16u
stamtijd
16u -18u
glijtijd
vrijdag 8u – 8u30
glijtijd
45
5
Groendienst handhavingsbrigade
8u30 – 11u45
stamtijd
11u45 – 18u
glijtijd
vroege morgen 0u - 8u
glijtijd
late avond 22u - 24u 6
POZ Brugge - redders
glijtijd
maandag – donderdag 7u30 – 9u
glijtijd
9u – 11u
stamtijd
11u – 13u
glijtijd
12u30 – 14u
glijtijd
14u – 16u
stamtijd
16u – 18u
glijtijd
16u – 18u
glijtijd
18u – 20u
stamtijd
20u – 22u
glijtijd
vrijdag 7u30 – 9u
glijtijd
9u – 11u
stamtijd
11u – 13u
glijtijd
12u30 – 22u
glijtijd
zaterdag -zondag 7u – 9u15
glijtijd
9u15 – 11u45
stamtijd
11u45 – 13u30
glijtijd
46
7
POZ Brugge - technisch personeel
13u – 15u
glijtijd
15u – 17u30
stamtijd
17u30 – 19u
glijtijd
maandag – vrijdag 7u30 – 9u
glijtijd
9u – 11u
stamtijd
11u – 13u
glijtijd
12u30 – 14u
glijtijd
14u – 16u
stamtijd
16u – 18u
glijtijd
16u – 18u
glijtijd
18u – 20u
stamtijd
20u – 22u
glijtijd
op vrijdag 1 uur minder stamtijd zaterdag –zondag
8
Huishoudelijke Dienst - Keuken koks
7u – 9u15
glijtijd
9u15 – 11u45
stamtijd
11u45 – 13u30
glijtijd
13u – 15u
glijtijd
15u – 17u30
stamtijd
17u30 – 19u
glijtijd
vroege shift in combinatie met standaardwerktijdregeling 7u – 9u
glijtijd
9u – 14u30
stamtijd
14u30 – 16u30
glijtijd
(30 min pauze)
47
9
Huishoudelijke Dienst - Keuken – technisch personeel
vroege shift in combinatie met standaardwerktijdregeling 7u30 – 8u15 8u15 – 14u30 14u30 – 17u
glijtijd stamtijd glijtijd
(30 min pauze) 10
Schoonmaak
7u – 7u30
glijtijd
campus Boeverbos – Abdijbeke
7u30 – 10u30
stamtijd
PNZC
10u30 – 11u30
glijtijd
12u – 12u30
glijtijd
12u30 – 15u30
stamtijd
15u30 – 16u30
glijtijd
16u30 – 17u
glijtijd
17u – 20u
stamtijd
20u – 21u
glijtijd
op vrijdag 1 uur minder stamtijd 11
schoonmaak Sportdienst – De Gavers
maandag – vrijdag 7u – 8u
glijtijd
8u – 11u
stamtijd
11u – 12u
glijtijd
12u – 13u
glijtijd
13u – 15u30
stamtijd
15u30 – 17u
glijtijd
15u30 – 17u
glijtijd
17u – 19u30
stamtijd
19u30 – 20u30
glijtijd
48
zaterdag
12
schoonmaak Politieschool
7u –8u
glijtijd
8u – 11u
stamtijd
11u – 12u30
glijtijd
7u – 7u30
glijtijd
7u30 – 11u15
stamtijd
11u15 – 12u45
glijtijd
12u45 – 15u15
stamtijd
15u15 – 17u30
glijtijd
12.2. RECHTEN EN PLICHTE N IN HET KADER VAN W ELZIJN OP HETWERK
VERPLICHTINGEN TOEZI CHTHOUDEND (LEIDINGGEVEND) PERSONEEL In toepassing van de welzijnswetgeving hebben alle leidinggevenden de verplichting, elk binnen hun bevoegdheid en op hun niveau, het beleid van de werkgever met betrekking tot het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk uit te voeren. Hiertoe hebben zij inzonderheid de volgende wettelijke taken :
voorstellen en adviezen formuleren aan de werkgever in het kader van het dynamisch risicobeheersingsysteem; ongevallen en incidenten die zich op de arbeidsplaats hebben voorgedaan onderzoeken en maatregelen voorstellen om dergelijke ongevallen en incidenten te voorkomen; een effectieve controle uitoefenen op de arbeidsmiddelen, de collectieve en persoonlijke beschermingsmiddelen en de gebruikte stoffen en preparaten teneinde onregelmatigheden vast te stellen en maatregelen te nemen om hieraan een einde te maken; tijdig het advies inwinnen van de Diensten voor Preventie en Bescherming op het werk; controleren of de verdeling van de taken op een zodanige wijze geschiedt dat de verschillende taken worden uitgevoerd door de werknemers die de daartoe vereiste bekwaamheid hebben en de vereiste opleiding en instructies hebben ontvangen; waken over de naleving van de instructies die in toepassing van de wetgeving inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk moeten worden verstrekt; zich ervan vergewissen dat de werknemers de inlichtingen die zij gekregen hebben in toepassing van de wetgeving inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk goed begrijpen en in praktijk brengen.
Daarnaast hebben zij nog een aantal andere functionele taken die voortvloeien uit de verplichtingen van de werkgever, onder meer :
49
betrokkenheid bij het opstellen van het globaal preventieplan en het jaaractieplan opstellen van instructies het geven van vorming en informatie betreffende de risico’s en voorkomingmaatregelen (zowel voor bestaande als voor nieuwe arbeidsmiddelen) onthaal van de werknemers op de werkpost (ook bij mutatie)
12.3. STATUUT VERTROUWENSPERSONEN Goedgekeurd in Provincieraad van 29 april 2004
DEEL I: AANSTELLING
Art.1 - De Bestendige Deputatie stelt in het kader van de wet van 11 juni 2002 betreffende de bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk, en in het kader van art. 100 van het administratief statuut van het provinciepersoneel, tenminste 2 vertrouwenspersonen aan, onder wie tenminste één man en één vrouw. De aanstelling gebeurt op basis van het profiel, zoals omschreven in artikel 5, op voorstel van de preventieadviseur bevoegd voor de psychosociale aspecten van de arbeid én na het voorafgaand akkoord van de bevoegde overlegcomités.
Art.2 - Vertrouwenspersonen zijn lid van het gesubsidieerd of niet-gesubsidieerd provinciepersoneel. De vertrouwenspersoon vervult verder zijn of haar functie binnen het bestuur.
DEEL II: FUNCTIEOMSCHRIJVING
Art. 3.- De functie van de vertrouwenspersoon wordt als volgt omschreven: De basisdoelstelling: hulpverlening aan provinciepersoneelsleden die geconfronteerd worden met ongewenst gedrag op het werk Resultaatgebieden
Verantwoordelijkheden
1.Hulpverlening aan provinciepersoneelsleden die geconfronteerd worden met ongewenst gedrag op het werk
fungeren als aanspreekpunt voor provinciepersoneelsleden voor vertrouwelijke aangelegenheden betreffende psychosociale aspecten van het werk
2. Begeleiden van de informele procedure in het kader van ongewenst gedrag op het werk
raad geven, opvang, hulp en de vereiste bijstand bieden aan de provinciepersoneelsleden die geconfronteerd worden met ongewenst gedrag op het werk het inwinnen van inlichtingen die noodzakelijk zijn om tot een goed inzicht te komen omtrent de probleemstelling en de mogelijkheden om te komen tot een oplossing
50
bijhouden van een anonieme registratie opmaken van een individueel dossier ontvangen van de met redenen omklede klachten bezorgen van de met redenen omklede klachten aan de preventieadviseur bevoegd voor de psychosociale aspecten op het werk afleggen van getuigenverklaring in kader van formele procedure instaan voor follow-up en nazorg van het probleem overleg met, bijstaan van en periodieke rapportering aan de preventieadviseur bevoegd voor de psychosociale aspecten op het werk 3. Het preventiebeleid mee gestalte geven
deelname aan de uitwerking van het beleid en de te volgen procedures in geval van ongewenst gedrag op het werk overleg met, bijstaan van en periodieke rapportering aan de preventieadviseur bevoegd voor de psychosociale aspecten op het werk meewerken aan risicoanalyse door o.a. het verzorgen van een jaarlijkse anonieme rapportage i.v.m. de interventies actief deelnemen aan de vergaderingen van de Interne Begeleidingscommissie en het preventieteam
Art.4 - Tijdens de interventie: garandeert de vertrouwenspersoon de anonimiteit van het personeelslid dat zich tot hem/haar wendt en de vertrouwelijkheid van gegevens. Tevens zullen geen stappen ondernomen worden zonder dat het personeelslid dat zich tot hem/haar wendt, daar toestemming voor heeft gegeven. wint de vertrouwenspersoon geen informatie in bij derden zonder toestemming van het personeelslid dat zich tot hem/haar wendt. Deze informatie wordt niet bekend gemaakt zonder toestemming van deze derden.
DEEL III: PROFIEL Art. 5 - De vertrouwenspersoon beantwoordt aan volgend profiel: Kennis
grondige kennis van de provinciale organisatie grondige kennis van de vigerende wetgeving en de interne procedures m.b.t. preventiebeleid inzake ongewenst gedrag en de psychosociale aspecten van de arbeid
het
51
inzicht in de methodologie en deontologie van de individuele hulpverlening
Vaardigheden en attitudes
Probleemoplossend vermogen Advisering Context creëren om probleem te definiëren, probleemdefinitie, probleemanalyse Opvolging – follow-up
Sociale vaardigheden
adequate gespreksvoering onbevooroordeeld kunnen luisteren sterk empathisch vermogen Diplomatische ingesteldheid bemiddelen discretie
Persoonlijkheidsaspecten
emotionele intelligentie vertrouwen wekken
DEEL IV: RECHTEN EN PLICHTEN.
Art.6 - De vertrouwenspersoon blijft integraal onderworpen aan de rechtspositieregeling als personeelslid. De vertrouwenspersoon
krijgt voor de uitoefening van de functie van vertrouwenspersoon, dienstvrijstelling voor de duur die nodig is. moet, op voorstel van de preventieadviseur bevoegd voor de psychosociale aspecten van de arbeid en mits goedkeuring van de provinciegriffier, vorming volgen met betrekking tot het uitoefenen van zijn/haar functie en krijgt hiervoor dienstvrijstelling. Deze vorming wordt in aanmerking genomen voor de functionele loopbaan. krijgt de vergoeding van reiskosten voor dienstreizen, gemaakt tijdens de uitoefening van zijn of haar functie van vertrouwenspersoon, zoals bepaald in het geldelijk statuut. De aanvraag voor vergoeding van deze reiskosten gebeurt met een verklaring op eer, en bevat geen beschrijvingen die de discretie in de weg staan. Deze aanvraag wordt voorgelegd voor visum aan de preventieadviseur bevoegd voor psychosociale aspecten op het werk. De kilometers worden benomen van het contingent van de I.D.P.B. krijgt de mogelijkheid om, indien op hem of haar beroep gedaan wordt, het reguliere werk onmiddellijk te onderbreken. De vertrouwenspersoon maakt hierover afspraken met zijn of haar hiërarchische chef, met aandacht voor het vertrouwelijk karakter van de opdracht.
Art.7 De vertrouwenspersoon heeft een onafhankelijke positie en geniet daarin een bescherming van de zijde van de werkgever. Bij de uitoefening van de functie is de vertrouwenspersoon niet onderworpen aan het hiërarchisch gezag van zijn/haar hiërarchische chef. De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn/haar taken als vertrouwenspersoon uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de preventieadviseur bevoegd voor de psychosociale aspecten van de arbeid.
52
De bepalingen uit de rechtspositieregeling betreffende evaluatie en dienstaanwijzing worden niet toegepast op de vertrouwenspersoon voor de handelingen die zij in die hoedanigheid verrichten en die rechtstreeks verband houden met de door hen uitgeoefende prerogatieven, tijdens het uitoefenen van de taken van vertrouwenspersoon.
Art. 8 - De vertrouwenspersoon geniet ontslagbescherming en kan bijgevolg niet ontslagen worden als provinciepersoneelslid om redenen die verbonden zijn met de onafhankelijkheid en bevoegdheid van deze functie.
DEEL V: OPVOLGING
Art.9 - De opvolging beoordeelt het gedrag van de betrokken vertrouwenspersoon. Onverminderd informele gesprekken en overleg tussen de vertrouwenspersoon en de preventieadviseur bevoegd voor de psychosociale aspecten van de arbeid dient jaarlijks minstens één opvolgingsgesprek plaats te vinden. Dit opvolgingsgesprek zal plaatsvinden in de maand voorafgaand aan de periode dat de functioneringsgesprekken, opgelegd door de rechtspositieregeling van het personeelslid, doorgaan. Het opvolgingsgesprek beoogt de opvolging en de begeleiding van de vertrouwenspersoon naar de optimale uitoefening van de functie van vertrouwenspersoon. Een vertrouwenspersoon kan op eigen verzoek een opvolgingsgesprek preventieadviseur bevoegd voor de psychosociale aspecten van de arbeid.
aanvragen
bij
de
Het opvolgingsgesprek gebeurt aan de hand van het statuut, de basisdoelstelling, de resultaatgebieden en verantwoordelijkheden evenals het profiel voor de vertrouwenspersoon. Zowel de preventieadviseur bevoegd voor de psychosociale aspecten van de arbeid als de vertrouwenspersoon kan een lid van het preventieteam vragen om deel te nemen aan het opvolgingsgesprek. Van elke vertrouwenspersoon wordt een dossier aangelegd dat wordt bijgehouden door de preventieadviseur bevoegd voor de psychosociale aspecten van de arbeid. Dit dossier bevat de verslagen van de opvolgingsgesprekken. Elke vertrouwenspersoon kan steeds kennis nemen van zijn/haar dossier en er een afschrift van bekomen. Indien in een opvolgingsgesprek vastgesteld wordt dat er ernstige tekortkomingen zijn bij de uitoefening van de functie van vertrouwenspersoon, kan de preventieadviseur bevoegd voor de psychosociale aspecten van de arbeid aan de provinciegriffier voorstellen om betrokkene de functie van vertrouwenspersoon te ontnemen.
DEEL VI: BEEINDIGING
53
Art.10 - Het beëindigen van de functie van de vertrouwenspersoon kan enkel op voorstel van de preventieadviseur bevoegd voor de psychosociale aspecten van de arbeid. Het voorstel wordt schriftelijk geformuleerd en gemotiveerd. De vertrouwenspersoon wordt vooraf, na behoorlijk te zijn opgeroepen, gehoord door de provinciegriffier of zijn plaatsvervanger. Van dit verhoor wordt een proces-verbaal opgemaakt. De provinciegriffier of zijn plaatsvervanger legt het proces-verbaal van verhoor samen met zijn advies én het akkoord van de overlegcomités, voor aan de Bestendige Deputatie. De Bestendige Deputatie treft de beslissing. De ontheffing gaat in de dag volgend op de dag van de beslissing. De vertrouwenspersoon kan op elk ogenblik zelf zijn/haar functie beëindigen en deelt zijn/haar beslissing mee aan de preventieadviseur bevoegd voor de psychosociale aspecten van de arbeid. Deze geeft dit ter kennis aan de Bestendige Deputatie. De ontheffing gaat in de dag volgend op de dag van de kennisneming.
12.4 PROCEDURE PREVENTIEBELEID
Schema tevens consulteerbaar op intranet.
54
56
12.5. OPZEGGINGSTERMIJNEN WET OP DE ARBEIDSOVEREENKOM STEN
De opzeggingstermijnen die in acht genomen moeten worden wanneer de opzegging van een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur uitgaat van de werkgever of de werknemer zijn opgenomen in de wet op de arbeidsovereenkomsten en worden toegepast volgens de vigerende arbeidswetgeving. De arbeidsovereenkomst kan eveneens beëindigd worden in onderling overleg.
12.6. ELEKTRONISCHE MAALTI JDCHEQUES Deze bijlage aan het Arbeidsreglement van de provincie West-Vlaanderen regelt zowel de keuze voor elektronische maaltijdcheques voor alle werknemers van provincie West-Vlaanderen, als de modaliteiten van omkeerbaarheid van deze keuze en de modaliteiten en termijnen van verandering van de wijze van toekenning van maaltijdcheques. 1. De maaltijdcheques, die volgens art. 247 van de rechtspositieregeling van provincie WestVlaanderen worden toegekend aan elk personeelslid, met uitzondering van de jobstudenten, de huisbewaarders en het gelegenheidspersoneel worden in elektronische vorm toegekend vanaf februari 2014 (de maaltijdscheques voor de gepresteerde dagen van januari 2014). 2. De omkeerbaarheid, waarbij de mogelijkheid wordt voorzien om terug te keren naar maaltijdcheques op papieren drager, wordt op individueel niveau uitgesloten. De keuze voor e-maaltijdcheques geldt dan ook voor onbepaalde duur. 3. De maaltijdcheques in elektronische vorm worden ter beschikking gesteld via een erkende uitgever. De maaltijdcheques in elektronische vorm worden elke maand, volgend op de refertemaand (= vorige maand) gecrediteerd op de maaltijdchequerekening van de werknemer in functie van het aantal dagen van die maand waarop hij effectief arbeidsprestaties leverde. Zo in een bepaalde maand het aantal overhandigde cheques afwijkt van het aantal effectief gepresteerde arbeidsdagen, wordt in de loop van hetzelfde kwartaal en uiterlijk de eerste dag van de maand die volgt op het kwartaal, het aantal cheques in overeenstemming gebracht met het aantal dagen waarop het personeelslid tijdens het kwartaal effectief arbeidsprestaties heeft geleverd. 4. De geldigheidsduur van de maaltijdcheques in elektronische vorm bedraagt twaalf maanden en de maaltijdcheques kunnen slechts gebruikt woorden voor de betaling van een maaltijd of voor de aankoop van voedingswaren klaar voor consumptie. De geldigheidsduur van twaalf maanden van de maaltijdcheques in elektronische vorm begint te lopen op het moment van de plaatsing van de maaltijdcheques op de maaltijdchequerekening van de werknemer. 5. De werknemer die geniet van het voordeel van maaltijdcheques in elektronische vorm, krijgt gratis een drager ter zijn beschikking gesteld (onder de vorm van een kaart). Hij verbindt zich ertoe deze in goede staat te bewaren. In geval van verlies of diefstal van de drager, zal de werkgever de kost van de vervanging van de drager dragen. Uitzondering op deze regel is ingesteld indien dit verlies of diefstal van de drager zich binnen een periode van 12 maanden herhaalt. In dat geval wordt de kost van vervanging van de drager verhaald op de werknemer. De kost voor de werknemer zal gelijk zijn aan de kost van de kaart. Bij diefstal van de kaart zal echter geen kost aan de werknemer worden aangerekend indien een kopie van het proces verbaal wordt overgemaakt aan de werkgever.
12.7. ALCOHOL- EN DRUGSBELEID
Alcohol en andere drugs kunnen de veiligheid en gezondheid negatief beïnvloeden. Daarnaast kan het ook een negatieve impact hebben op de productiviteit en de kwaliteit van het werk en kan het imago van ons bestuur erdoor geschaad worden. De klemtoon van het beleid ligt op preventie, procedures in geval van gebruik dat leidt tot disfunctioneren en doorverwijsmogelijkheden naar professionele hulpverlening bij echte probleemsituaties. Met dit alcohol- en drugsbeleid geeft ons bestuur aan dat zij zich verantwoordelijk voelt voor het welzijn van haar personeelsleden. Een coherent beleid Het provinciebestuur wil een coherent beleid uitwerken dat zorgt voor eenduidigheid en een consequente aanpak. Dat beleid bestaat uit drie pijlers: o Preventie en structurele maatregelen : initiatieven die bijdragen tot het verhogen van de draagkracht en het welzijn van het individu; o Begeleiding : mogelijkheid om door te verwijzen naar externe hulpverlening; o Regels en procedures : geheel van controlerende, regulerende corrigerende en sanctionerende maatregelen. Dit beleid is gekaderd binnen het bestaande personeels- en welzijnsbeleid. Wij willen dat functioneringsproblemen door gebruik en misbruik van alcohol en andere drugs zoals andere functioneringsproblemen worden aangepakt. Hiervoor valt dit beleid terug op de principes en structuren van het bestaande functionerings- en welzijnsbeleid. Het bestaande personeelsbeleid legt het accent op het welzijn van het personeel. De uitkomst van het beleid moet een meerwaarde betekenen voor alle betrokkenen. Het beleid bouwt op waarden die in de leidraad deontologische code zijn beschreven. We willen een globaal beleid voor alle geledingen waarbij er consequent gereageerd kan worden binnen de verschillende diensten. Doelstellingen van het beleid We willen volgende doelstellingen bereiken met dit beleid: o het werk gerelateerde gebruik en misbruik bespreekbaar maken; o (mogelijke) problemen veroorzaakt door het gebruik van alcohol en/of drugs ondervangen en mogelijks incidenten vermijden zodat personeelsleden kunnen slagen in het uitvoeren van hun taken; o Het disfunctioneren van het personeelslid t.g.v. alcohol en/of drugs vermijden; o Afwezigheden (ziekteverzuim) bij personeelsleden door het gebruik van alcohol en/of drugs vermijden; o op een eenduidige en consequente manier problemen veroorzaakt door het gebruik van alcohol en/of drugs aanpakken; o personeelsleden met een problematisch alcohol- en/of druggebruik doorverwijzen naar de professionele (drug)hulpverlening; o evaluatoren en evaluatoren ondersteunen in het omgaan met deze thematiek door hen voldoende te informeren en te begeleiden; o het imago van het provinciale bestuur in stand houden; o personeelsleden op een positieve manier sensibiliseren over deze thematiek.
58
Afspraken Uitgangspunten: Als uitgangspunt voor deze afspraken wordt gebruik gemaakt van de bestaande bepaling voor het personeel. Deze bepaling is: “De hoedanigheid van het personeelslid is onverenigbaar met elke activiteit die het personeelslid zelf of via tussenpersoon verricht en waardoor: - de ambtsplicht niet kan worden vervuld - de waardigheid van het ambt in het gedrang komt - de eigen onafhankelijkheid wordt aangetast - een belangenconflict ontstaat.” Het gebruik van alcohol en/of illegale drugs2 wordt aanzien als dergelijke activiteit, wanneer het gaat om: - dronkenschap - het niet naleven van de wetgeving, m.n.: verkeerswetgeving, alcoholverkoop aan minderjarigen en openbare dronkenschap. - het bezit/gebruik van illegale drugs op het werk - het geven van het foute voorbeeld aan de doelgroep binnen de onderwijssetting - alcoholconsumptie waarbij men niet meer naar behoren kan functioneren, zichzelf en/of zijn collega’s in gevaar brengt of de organisatie schade kan berokkenen. De verantwoordelijkheid voor de opvolging van de afspraken ligt bij elk personeelslid. Het diensthoofd is verantwoordelijk voor de werking en tijdsinvestering van zijn/haar dienst. Voor de gelegenheden waarop er collectief kan gedronken worden op dienst is steeds de toestemming van het diensthoofd nodig. Van de diensthoofden wordt verwacht dat zij voorbeeldgedrag stellen.
Afspraken over gebruik en beschikbaarheid Het gebruik en bezit van illegale drugs op het werk en/of tijdens zijn/haar diensturen 3 is nooit toegelaten. Het individueel gebruik van alcohol is niet toegelaten tijdens zijn/haar diensturen. Het gebruik van alcohol buiten zijn/haar diensturen mag het functioneren op het werk niet beïnvloeden. Het collectieve gebruik van alcohol tijdens zijn/haar diensturen kan enkel in het kader van bepaalde gelegenheden mits voorafgaande toestemming van het diensthoofd; of in het kader van activiteiten georganiseerd door het bestuur of derden; of in het kader van formele contacten met klanten, partners of leveranciers. Het gebruik mag het functioneren niet negatief beïnvloeden en de wetgeving moet strikt worden nageleefd. Er moet tevens een gevarieerd aanbod van niet alcoholische dranken beschikbaar zijn.
2
Onder de noemer van illegale drugs vallen ook de voorgeschreven medicatie die onrechtmatig of foutief gebruikt worden. 3
Zijn/haar diensturen: gewerkte tijd van de werknemer
59
Procedures bij functioneringsprobleem ten gevolge van (vermoedelijk) misbruik van alcohol en andere drugs 1. Procedures bij een acuut functioneringsprobleem en bij een chronisch functioneringsprobleem We maken een onderscheid tussen acuut en chronisch. In beide situaties staat het beoordelen van het functioneren voorop. In een acute situatie heeft het personeelslid zoveel alcohol of drugs gebruikt dat hij op dat moment het normale functioneren negatief beïnvloed is. Bij een acute situatie is snel optreden noodzakelijk omwille van de veiligheid van de betrokken medewerker en de omgeving. Bij een chronische situatie is er binnen de termijn van de periodieke evaluatiecyclus sprake geweest van meer dan 1 keer een acute situatie of is er herhaaldelijk minder goed functioneren als gevolg van een vermoeden van een alcohol- of drugprobleem. In de opvolging hier zal het accent in de eerste plaats op het begeleidingskader worden gelegd. In beide situaties stelt de evaluator vast dat het personeelslid niet goed kan functioneren of het personeelslid geeft zelf aan dat hij/zij niet kan functioneren. De evaluator baseert zich hierbij op het gedrag van de medewerker en doet geen uitspraak over de intoxicatie, dronkenschap of probleemgebruik. Hij doet ook geen uitspraak over de oorzaak van het niet (goed) functioneren. Het is een feitenkwestie die op gedrag en omstandigheden dient te worden beoordeeld. De evaluator baseert zich hierbij op de functieverwachtingen aan de hand van de functiebeschrijving van het personeelslid. Uitzondering op deze procedure doet zich voor wanneer er zich zware feiten voordoen en/of onaanvaardbaar gedrag wordt gesteld. We verwijzen dan naar de bestaande procedure bij zware fouten. Bij het plegen van grensoverschrijdend gedrag (in kader van de wet betreffende de bescherming tegen geweld, pesten en ongewenst seksueel gedrag op het werk) wordt de vigerende procedure toegepast.
2. Procedures bij een acuut functioneringsprobleem (schematisch overzicht bijlage) De evaluator dient in te schatten of de persoon die aan het werk moet gaan of aan het werk is, voldoende normaal kan functioneren en veilig kan werken. In bijlage (2) is een signalenlijst opgenomen die de evaluator kan ondersteunen om de vaststelling te doen. De evaluator voert een gesprek op basis van zijn observaties en vaststellingen. Hij legt hierbij uit wat zijn rol is in dit beleid nl. nagaan of het personeelslid nog kan functioneren. De evaluator somt de uiterlijke kenmerken op die laten vermoeden dat iemand onder invloed is. De evaluator heeft de keuze uit 2 mogelijkheden: -het personeelslid aangepast werk laten doen binnen het bestaande takenpakket van de betrokkene. Er volgt een gesprek over dit voorval de volgende werkdag. In dit gesprek wordt het voorval van de vorige werkdag besproken en wordt verwezen naar het alcohol- en drugbeleid. Er wordt van dit gesprek een verslag gemaakt en door de evaluator ondertekend. Dit verslag wordt bijgehouden door de evaluator. Deze oordeelt erover of er al dan niet een kopie aan de betrokkene wordt overgemaakt. -indien er geen mogelijkheid is tot aangepast werk of indien de betrokkene niet meer in staat is om te werken verzoekt de evaluator het personeelslid de werkzaamheden te stoppen en verzoekt 60
hem/haar om het werk te verlaten.
Indien het personeelslid hiermee instemt dan stopt de betrokkene het werk en wordt de betrokkene veilig naar huis gebracht hetzij via het netwerk van de betrokkene of het personeelslid wordt door evaluator naar huis gebracht. De periode van afwezigheid wordt geregulariseerd via het statuut van ziekte tijdens de dag. De volgende werkdag volgt er een gesprek met de betrokkene. In dit gesprek wordt het voorval van de vorige werkdag besproken en wordt verwezen naar het alcohol- en drugbeleid. Er wordt van dit gesprek een verslag gemaakt en door de evaluator ondertekend. Dit verslag wordt bijgehouden door de evaluator. Deze oordeelt erover of er al dan niet een kopie aan de betrokkene wordt overgemaakt. Het personeelslid gaat niet akkoord met de vaststelling van de evaluator. De evaluator haalt er een ander personeelslid bij. Samen beoordelen ze het functioneren en vragen het personeelslid het werk vrijwillig te verlaten. Zij wijzen de betrokkene op de mogelijkheid van een beschermende maatregel nl het advies in te winnen bij de arbeidsgeneesheer. Het personeelslid gaat hiermee akkoord en dan is de procedure van naar huis begeleiden van toepassing. Het personeelslid gaat niet akkoord en weigert het werk vrijwillig stop te zetten en de werkplaats te verlaten.
Dan zijn er 3 mogelijkheden -het personeelslid oefent geen veiligheidsfunctie uit -het personeelslid oefent een veiligheidsfunctie uit -het personeelslid wenst advies van de arbeidsgeneesheer Voor veiligheidsfuncties kan een consult bij de arbeidsgeneesheer geëist worden. De evaluator contacteert de IPDB voor een afspraak en vervoert in principe de betrokkene naar de arbeidsgeneesheer. In uitzonderlijke situaties komt de arbeidsgeneesheer ter plaatse. Het advies van de arbeidsgeneesheer is bindend. De verantwoordelijkheid van de evaluator valt daardoor weg. Op het formulier gezondheidsbeoordeling kunnen volgende adviezen voorkomen: -ziekteverlof: de evaluator past hier het ziekteverzuimbeleid toe en zorgt ervoor dat de betrokkene naar huis begeleid wordt. -geschikt is om te werken: de betrokkene kan het werk onmiddellijk hervatten. -ongeschikt voor veiligheidsfuncties: de arbeidsgeneesheer neemt contact op met de werkgever voor het zoeken van aangepast werk.
Er volgt de volgende werkdag een gesprek waarbij naar het alcohol- en drugbeleid wordt verwezen. Er wordt een verslag van dit gesprek opgemaakt. Dit verslag wordt ondertekend door de evaluator die oordeelt of hiervan een kopie wordt overgemaakt aan de betrokkene. Indien de betrokkene zelf het advies van de arbeidsgeneesheer vraagt dan wordt dezelfde werkwijze gevolgd: de evaluator contacteert de IPDB voor een afspraak en 61
vervoert in principe de betrokkene naar de arbeidsgeneesheer. In uitzonderlijke situaties komt de arbeidsgeneesheer ter plaatse. Het advies van de arbeidsgeneesheer op het formulier gezondheidsbeoordeling kan zijn -ziekteverlof: het ziekteverzuimbeleid toepassen -geschikt en de betrokkene kan het werk hervatten.
3. Chronische functioneringsproblemen (schematisch overzicht bijlage) We sluiten hier aan bij het bestaande beleid van evaluatie van toepassing op de personeelsleden en de periodieke evaluatiecyclus. Een evaluator stelt het chronisch disfunctioneren vast en voert een gesprek met de medewerker. Hij confronteert betrokkene met het functioneringsprobleem aan de hand van concreet en objectief feitenmateriaal. Hij verwijst naar de procedure bij acute functioneringsproblemen. Hij maakt afspraken over het verbeteren van het functioneren en de link naar het vermoedelijk middelenmisbruik. Hij adviseert de betrokkene om contact op te nemen met de arbeidsgeneesheer en de preventieadviseur psychosociale aspecten. Hij maakt van dit gesprek een verslag op met een opsomming van de feiten en de afspraken die worden gemaakt. Hij laat dit ondertekenen door betrokkene en voegt dit bij het evaluatiedossier. Hij bezorgt dit verslag aan de Dienst Personeel & HRM en dit verslag wordt aan het evaluatiedossier van de betrokkene toegevoegd. De evaluator plant een opvolgingsgesprek op korte termijn. Indien er geen of nauwelijks verbetering van het functioneren wordt vastgesteld dan wordt van de evaluator verwacht dat men de Dienst Personeel & HRM informeert over het probleem. Deze dienst schakelt in geval van een veiligheidsfunctie de arbeidsgeneesheer in voor advies over de arbeidsgeschiktheid. De dienst maakt een afsprakennota op waarin de voorwaarde worden bepaald: beroep te doen op professionele hulpverlening, de waarborg van de dienstvrijstelling voor raadpleging van professionele hulpverlening en de termijn van opvolging en verandering. De dienst Personeel & HRM is de go-between tussen betrokkene, de evaluatoren/diensthoofd en arbeidsgeneesheer. Dit betekent o.m. -contacten met de arbeidsgeneesheer in het kader van opvolging en evolutie -contacten met evaluatoren en diensthoofd in het kader van ondersteuning en informatieuitwisseling -contacten met betrokkene waarbij hij/zij wordt aangemoedigd contact op te nemen met arbeidsgeneesheer en/of professionele hulpverlening.
De rol van de evaluator blijft parallel bestaan. Hij voert na korte tijd bijkomende functioneringsgesprekken en maakt daar steeds een verslag van. Deze verslagen maken deel uit 62
van en worden opgenomen in het evaluatiedossier van betrokkene. Indien het functioneren verbetert blijft het belangrijk om dit te blijven opvolgen en het functioneren te bewaken. Indien het functioneren binnen de afgesproken termijn niet verbetert dan kan er een ongunstig evaluatieresultaat aan gekoppeld worden. Bij langdurige afwezigheid wegens een residentieel hulpverleningsprogramma houdt de evaluator contact met de afwezige. Hij begeleidt de re-integratie bij werkhervatting. Hulpverleningskader Vanuit de principes van het personeelsbeleid, gericht op het optimaal functioneren van personeelsleden binnen de organisatie, wordt in het kader van het alcohol- en drugbeleid de medewerker gestimuleerd tot professionele hulpverlening. De leidinggevende kan een personeelslid aanbevelen om contact op te nemen met de arbeidsgeneesheer.
Iedere leidinggevende kan bij de arbeidsgeneesheer terecht met het oog op advies i.v.m. het handelen t.a.v. personeelsleden met (vermoedelijke) problemen betreffende middelengebruik. De arbeidsgeneesheer informeert personeelsleden en leidinggevenden over de gevolgen van middelenmisbruik op de gezondheid, op het functioneren (werk, algemeen). In het kader van de eerstelijnsrol vangt de arbeidsgeneesheer personeelsleden (en desgevallend ook leidinggevenden) op bij een acuut of chronisch probleem van middelenmisbruik, indien om zijn/haar medewerking wordt gevraagd. De arbeidsgeneesheer kan een personeelslid met (vermoedelijke) problemen betreffende middelenmisbruik motiveren een behandeling te volgen. Hij rijkt de nodig informatie aan over externe hulpverleningsmogelijkheden. Voor de bekleders van een veiligheidsfunctie is het bezoek aan de arbeidsgeneesheer verplicht. Hij beoordeelt de arbeidsgeschiktheid en deelt enkel mee of de persoon geschikt is of tijdelijk arbeidsongeschikt voor de job. Hij kan geen informatie geven over de achterliggende reden. Hij zal bij deze onderzoeken ook specifiek aandacht besteden aan alcohol- en/of ander druggebruik. In functie van de behoeften en de eigen keuze van de werknemer worden werknemers gestimuleerd een behandelingsprogramma te volgen. Na verwijzing onderhandelt de arbeidsgeneesheer over de verdere opvolging. Een werknemer kan ook regelmatig op consultatie worden ontboden ook als is hij in begeleiding bij een externe dienst. Na doorverwijzing onderhouden de arbeidsgeneesheer contact met de externe hulpverleningsdienst. De Dienst personeel & HRM treedt op als go-between. Deze dienst contacteert regelmatig de leidinggevende om de nodige feedback te geven en na te gaan in hoeverre het programma de nodige invloed heeft op het functioneren van de betrokkene. Zij adviseren alle betrokkenen betreffende de te volgen procedures, opvolgingsbeleid, termijnen en samenwerking met anderen. De arbeidsgeneesheer is gebonden door het beroepsgeheim. Persoonlijke informatie zal daarom niet worden doorgegeven.
63
13. DIENSTORDERS PER SONEELSAANGELEGENHED EN
13.1 – DIENSTORDER NR. 30/2010/3 VAN HOSPITALISATIEVERZEK ERING Provincie West-Vlaanderen
1 JULI
2010
BETREFFENDE DE GRATI S
Brugge, 01.07.2010
Dienst Personeel Kabinet Provinciegriffier
Aan het niet-onderwijzend
Nr. 30/2010/3
provinciepersoneel DIENSTORDER
Betreft: gratis hospitalisatieverzekering.
Een opname in het ziekenhuis of medische verzorging kan handenvol geld kosten. Een hospitalisatieverzekering die een aanvulling op de basistussenkomsten van het ziekenhuis biedt, is hierdoor geen luxe en kan je bij opname veel geld besparen. De Provincie West-Vlaanderen geeft de mogelijkheid je van deze financiële zorgen te besparen door een hospitalisatieverzekering aan te bieden. Deze hospitalisatieverzekering bij Ethias is gratis voor het statutaire provinciepersoneelslid, het contractuele provinciepersoneelslid met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur en het provinciepersoneelslid met een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur na minstens één jaar effectieve tewerkstelling. Dit dienstorder vervangt dienstorder “gratis hospitalisatieverzekering” met nummer 100/2001/040 dd. 27.03.2002. Meer details lees je in de polis nr. 4.486.487 afgesloten bij de verzekeringsmaatschappij Ethias, dewelke zich in bijlage bevindt. 1. Basiswaarborgen. De aangeboden gratis hospitalisatieverzekering waarborgt de volledige terugbetaling van de kosten van gezondheidszorg, na eventuele aftrek van de wettelijke tegemoetkomingen (d.w.z. na tussenkomst RIZIV, ziekenfonds en ingeval van een arbeidsongeval de arbeidsongevallenverzekeraar). De tussenkomst blijft beperkt tot 25.000 euro per persoon per verzekeringsjaar. De verzekering is wereldwijd van toepassing. Deze verzekering dekt volgende gevallen: 1.1. Ziekenhuisopname (wegens ongeval, ziekte, zwangerschap, bevalling) Nagenoeg alle mogelijke verblijfs- en medische kosten (inbegrepen de toeslag voor een één- of tweepersoonskamer), voor zover deze aanleiding geven tot een wettelijke tegemoetkoming van door het RIZIV erkende prestaties, worden gedekt. De opname en de behandeling in een verpleeghotel en/of palliatieve instelling wordt gelijkgesteld met deze in een ziekenhuis.
64
Voor hospitalisatie ingevolge een psychische, psychiatrische of mentale aandoening is de terugbetaling beperkt tot een al dan niet aaneengesloten periode van één jaar te beginnen vanaf de eerste dag die recht geeft op een terugbetaling. Worden evenwel niet gedekt, de kosten die aangemerkt worden als luxe-uitgaven en die niet in de dagprijs van het ziekenhuis zijn inbegrepen, o.a. telefoonkosten, televisie, enz. 1.2.
Pre- en posthospitalisatie Het betreft hier de medische kosten gedurende 60 dagen voorafgaand en 180 dagen na de ziekenhuisopname, die rechtstreeks in verband staan met de ziekenhuisopname.
1.3.
Ernstige ziekten Het betreft hier de buiten het ziekenhuis gemaakte, door het RIZIV erkende verzorgingskosten bij volgende ziekten: kanker, leukemie, tuberculose, multiple sclerose, amytrofe laterale sclerose, ziekte van Parkinson, difteritis, kinderverlamming, meningitis-cerebrospinalis, pokken, tyfus, encefalitis, miltvuur, tetanus, cholera, ziekte van Hodgkin, aids, virushepatitis, roodvonk, suikerziekte, nieraandoeningen waarvoor dialyse noodzakelijk is, ziekte van Crohn, mucoviscidose, ziekte van Alzheimer en progressieve spierdystrofie.
1.4.
De vervoerskosten bij pre- en posthospitalisatie en ernstige ziekten worden gewaarborgd tot een globaal plafond van 150 euro per persoon per jaar.
1.5.
Thuisbevalling, poliklinische bevalling en kraamhulp. Het betreft de medische kosten voor thuisbevalling, poliklinische bevalling en kraamhulp. De tussenkomst voor kraamhulp wordt verleend ten hoogste 12 dagen en tot maximum 500 euro.
2. Extra waarborgen. Ongeacht of er al dan niet een wettelijke tegemoetkoming wordt verleend, zijn eveneens gewaarborgd: In geval van ziekenhuisopname: a) De niet-vergoedbare kosten van viscerosynthese- en endoprothesemateriaal; b) Het tijdens een chirurgische ingreep gebruikte niet herbruikbaar materiaal; c) De niet-vergoedbare of onder categorie “D” opgenomen geneesmiddelen (= de verdovende middelen en die op voorschrift van de dokter terugbetaald worden in het kader van een opname en/of ernstige ziekte); d) De homeopathische behandelingen, chiropraxie, osteopathie en acupunctuur; e) De kosten voor: - Aangepast dringend vervoer naar het ziekenhuis; - Aangepast vervoer tijdens de ziekenhuisopname, verantwoord door medische reden; - Het medisch urgentieteam (MUG); f) De verblijfskosten van de donor bij transplantatie van een orgaan of een weefsel ten gunste van de verzekerde tot 1250 euro; g) De verblijfkosten van een ouder in de kamer van een kind jonger dan 14 jaar (rooming-in) tot 21 euro per nacht; h) De mortuariumkosten die op de ziekenhuisfactuur aangerekend worden.
65
In geval van pre- en posthospitalisatie: a) De niet-vergoedbare of onder categorie “D” opgenomen geneesmiddelen (= de verdovende middelen en die op voorschrift van de dokter terugbetaald worden in het kader van een opname en/of ernstige ziekte); b) De homeopathische behandelingen, chiropraxie, osteopathie en acupunctuur; c) De kosten van de verbanden en van het medisch materiaal, met uitsluiting van elk type van product dat ook in de niet-medische handel algemeen te verkrijgen is; d) Vervoerskosten. In geval van ernstige ziekte: a) De niet-vergoedbare of onder categorie “D” opgenomen geneesmiddelen (= de verdovende middelen en die op voorschrift van de dokter terugbetaald worden in het kader van een opname en/of ernstige ziekte); b) De vervoerskosten; c) De homeopathische behandelingen, chiropraxie, osteopathie en acupunctuur; d) De farmaceutische producten, verbanden, medisch materiaal en andere medische hulpmiddelen; e) Alle andere kosten waarmee Ethias vooraf heeft ingestemd. 3. Uitsluitingen. Onder uitsluiting dient verstaan de niet door de verzekering gedekte gevallen. Deze zijn: esthetische behandelingen of verjongingskuren, ziekte of ongevallen die de verzekerde overkomen in staat van dronkenschap, alcoholintoxicatie of onder invloed van doping, narcotica of verdovende middelen, sterilisatie en anti-conceptieve behandeling (tenzij om dringende medische redenen), kunstmatige inseminatie, in vitro fertilisatie, thermale kuren, oorlogsfeiten, bezoldigde sportbeoefening, opzettelijke daad, roekeloze daad, weddenschap of uitdaging, uitwerking van radioactieve stoffen, vrijwillige verminking of zelfmoordpoging, een luchtvaartongeval. Daarnaast zijn uitgesloten de bestaande aandoening(en) d.w.z. de aandoening(en) (of invaliditeit ingevolge een ongeval) die reeds bestond(en) voor de datum van aansluiting op de polis, of niet gewaarborgd is/zijn door een reeds lopende verzekeringsovereenkomst. 4. Bestaande aandoeningen die wel gedekt worden: De verergering van de ziekte of aandoening wordt wel in aanmerking genomen wanneer het personeelslid meer dan één jaar op de polis aangesloten is en tijdens deze periode geen medische behandeling heeft ondergaan voortspruitend uit de reeds bestaande ziekte of aandoening. De ziekte of aandoening die pas ontdekt wordt als het contract drie jaar loopt, ook al bestond ze voor de aansluiting, is wel gedekt. 5. Ingang Ingang: datum van ondertekening Einde: op 31 december van het kalenderjaar van het jaar van: - het vrijwillig beëindigen van de aansluiting op schriftelijk verzoek van het personeelslid aan het provinciebestuur. Dit schriftelijk verzoek wordt gericht aan de dienst personeel. - het beëindigen of verbreken van de statutaire arbeidsverhouding/arbeidsovereenkomst tussen het personeelslid en de het provinciebestuur. Het personeelslid kan vanaf die datum evenwel ten 66
-
persoonlijke titel verder aangesloten blijven aan de op dat ogenblik geldende individuele voorwaarden (d.w.z. zonder nieuwe wachttijd). de oppensioenstelling van het personeelslid. Het betrokken personeelslid kan evenwel verder aangesloten blijven via de verzekeringspolis van de sociale dienst (d.w.z. zonder nieuwe wachttijd).
Er wordt onmiddellijk een einde gesteld aan de individuele dekking van het personeelslid in geval van: -
overlijden van het personeelslid bedrog of poging tot bedrog door het personeelslid.
Wachttermijn: Er is geen wachttermijn voor de personeelsleden die onmiddellijk aansluiten en die het door de dienst Personeel verspreide inschrijvingsformulier tijdig aan de dienst Personeel hebben bezorgd. Personeelsleden die niet onmiddellijk aansluiten bij deze hospitalisatieverzekering kunnen later op hun beslissing terugkomen en toch nog op eigen initiatief aansluiten. In dat geval zal er een wachttijd van drie maanden zijn (in geval van zwangerschap: 12 maanden), behalve indien zij overstappen van een gelijkaardige individuele verzekering met analoge voordelen voor zover zij reeds drie maanden bij deze vorige verzekering waren aangesloten (in geval van zwangerschap: 12 maanden). Die wachttermijn vervalt ook nog in geval van sommige acute of besmettelijke ziekten en bij ongeval. Alle aanvragen voor inschrijving op deze verzekering verlopen via de dienst Personeel.
6. Schaderegeling, plafond en vrijstelling. Schaderegeling: a) Elk door de polis gedekt schadegeval wordt door het personeelslid zelf rechtstreeks aangegeven aan Ethias; hetzij aan de hand van de kaart, hetzij aan de hand van een aangifteformulier. b) Het personeelslid stuurt alle originele bewijsstukken (ziekenhuisfactuur, terugbetalingattesten van het ziekenfonds, ontvangstbewijzen van de apotheker) aan Ethias. Kopies zijn niet voldoende. c) Ethias zorgt voor betaling hetzij rechtstreeks aan het ziekenhuis hetzij terugbetaling op de rekening van het personeelslid. De normale terugbetalingstermijn in dit geval is gesteld op 10 werkdagen na indiening en aanvaarding van de vereisten documenten. Plafond: De betaling wordt beperkt tot max. 25.000 euro per jaar. Vrijstelling: Er is geen vrijstelling ten laste van het personeelslid.
67
7. Recht op individuele voortzetting van een collectieve beroepsgebonden ziekteverzekeringsovereenkomst. 7.1.
Definitie:
Behalve in geval van bedrog heeft elke persoon van wie de aansluiting op de collectieve overeenkomst bij Ethias al dan niet vrijwillig werd beëindigd (door o.a. verandering van werkgever, ontslag, …) het recht deze verzekering op individuele basis voort te zetten. De voortzetting gebeurt zonder medische formaliteiten en wachttijden.
7.2.
Voorwaarde:
Het personeelslid moet gedurende de twee jaren voorafgaand aan het verlies van de voordelen van de collectieve polis, ononderbroken erop aangesloten geweest zijn. 7.3.
Procedure en termijnen:
Het provinciebestuur brengt het personeelslid ten laatste dertig dagen na het verlies van het voordeel van de collectieve verzekering schriftelijk of elektronisch op de hoogte van het precieze tijdstip van dit verlies en van de mogelijkheid om de overeenkomst individueel voort te zetten. Vanaf de dag van de ontvangst van dit schrijven beschikt het personeelslid over een termijn van dertig dagen om Ethias schriftelijk of elektronisch kennis te geven van zijn voornemen om de collectieve ziekteverzekeringsovereenkomst individueel verder te zetten. Deze termijn kan met dertig dagen worden verlengd en aldus op zestig dagen worden gebracht, op voorwaarde dat Ethias daarvan schriftelijk of elektronisch in kennis wordt gesteld. Ethias beschikt over een termijn van vijftien dagen om het personeelslid een verzekeringsaanbod met gelijksoortige waarborgen te doen. Het personeelslid beschikt over een termijn van dertig dagen om het aanbod schriftelijk dan wel elektronisch te aanvaarden. 7.4.
Bijkomende premie
7.4.1.
wat:
Bij de berekening van de premie voor de individueel voortgezette verzekering wordt rekening gehouden met de leeftijd van de verzekerde op het ogenblik van de uitoefening van het recht op individuele voortzetting. Aan de personeelsleden wordt de mogelijkheid geboden om tijdens de periode dat zij bij de collectieve polis zijn aangesloten een bijkomende premie te betalen. Door de bijkomende bijdrage tijdens de actieve loopbaan te betalen zal de begunstigde een reserve opbouwen die er zal voor zorgen dat de premie bij individuele voortzetting berekend wordt in functie van de leeftijd die hij had op het ogenblik dat hij die bijkomende bijdrage begon te betalen. Als men de betalingen onderbreekt wordt de leeftijd proportioneel opgetrokken in functie van de duur van de onderbreking. 7.4.2. bedrag: Deze premie is een forfaitaire jaarpremie, vastgesteld in functie van de werkelijke leeftijd van de aangeslotene op het ogenblik dat de dekking ingaat.
68
Elke informatie betreffende deze mogelijkheid kan bekomen worden op het telefoonnummer 011 28.29.90. 8. Contactpunten Verzekeraar: Ethias Prins Bisschopssingel 73 3500 Hasselt Tel. 011 28.21.11 Fax 011 28.22.00 Contactpersonen Ethias:
* Dhr. Danny Smets * Mevr. Carina Bex
Contactpersoon dienst personeel: Valerie Polley Joke Vandaele 050 40.32.30 of
[email protected]
Een geplande ziekenhuisopname moet vooraf niet gemeld worden aan de dienst personeel en/of aan Ethias. Uiteraard kunnen beide instanties gecontacteerd worden bij vragen of onduidelijkheden.
De Provinciegriffier, H. Ost.
69
Inschrijvingsformulier hospitalisatieverzekering
Naam : Voornaam : Adres :
Geboortedatum : Aangesteld (duid aan) : 0 als statutair personeelslid 0 met een contract van onbepaalde duur 0 met een contract van bepaalde duur sinds ……………………………………………. (aanvangsdatum aanstelling) Wenst gratis aangesloten te worden bij de collectieve hospitalisatieverzekering (ETHIAS) aangeboden door het provinciebestuur West-Vlaanderen. 0 JA 0 NEEN De aansluiting bij deze hospitalisatieverzekering is volledig gratis voor het personeelslid en de polis omvat zeer ruime voorwaarden (o.m. geen vrijstelling, rechtstreekse facturatie aan de verzekeraar, terugbetaling medische kosten tot 2 maanden voor en 6 maanden na hospitalisatie, …) Personeelsleden kunnen hun eventuele individuele aansluiting op een analoge verzekering niet terugbetaald krijgen door het bestuur. Personeelsleden die (nu) niet wensen aan te sluiten bij deze hospitalisatieverzekering kunnen later op hun beslissing terugkomen en toch nog aansluiten. Er zal in dat geval een wachttijd zijn, tenzij het personeelslid zonder onderbreking overstapt van een gelijkaardige individuele verzekering die analoge voordelen waarborgt naar deze collectieve hospitalisatieverzekering. Het personeelslid dient daartoe zelf het initiatief te nemen. U doet er best aan dit inschrijvingsformulier binnen de drie maanden na uw indiensttreding (voor statutairen en contractuelen aangesteld voor onbepaalde duur), of vanaf het ogenblik dat u effectief één jaar in dienst bent bij het bestuur (voor contractuelen aangesteld voor bepaalde duur), terug te bezorgen aan de dienst Personeel & HRM. Enkel dan kan de gratis hospitalisatieverzekering ingaan op de eerste dag van de maand volgend op het ogenblik dat het bericht van uw aansluiting toekomt bij Ethias. Latere inschrijvingen zullen aanleiding geven tot een wachttijd. De dienst COOP staat in voor de verdere opvolging van deze verzekering.
70
Recht op individuele voortzetting (overeenkomstig de bepalingen van de Wet van 20 juli 2007). Ik verklaar kennis te hebben genomen van mijn recht en dat van mijn eventueel aangesloten gezinsleden op individuele voortzetting van mijn/hun verzekeringsdekking wanneer ik/zij het voordeel van deze collectieve verzekering zouden verliezen. Tevens verklaar ik in kennis te zijn van mijn recht en dat van mijn eventueel aangesloten gezinsleden op betaling van een bijkomende premie teneinde bij de berekening van de premie voor de eventuele individueel voortgezette verzekering rekening te houden met de leeftijd waarop de bijkomende premie ononderbroken werd betaald.
Plaats en datum : Handtekening :
71
13.2. DIENSTORDER NR. 30 /2003/8 BETREFFENDE DE BEREKENING VAN HET AANTAL VAKANTIEDAGEN EN REG ELING FEESTDAGEN SAM ENVALLEND MET ONBEZOLDIGD VE RLOF Provincie West-Vlaanderen
Brugge, 8 mei 2003
Dienst Personeel Kabinet Provinciegriffier
Aan het niet-onderwijzend
Nr. 30/2003/8
provinciepersoneel DIENSTORDER
Betreft: Berekening aantal vakantiedagen en regeling feestdagen samenvallend met onbezoldigd verlof Mevrouw, Mijnheer, PRO RATA BEREKENING AANTAL VAKANTIEDAGEN
Principe Het personeelslid in dienstactiviteit heeft jaarlijks recht op vakantiedagen. voltijds werkt heeft recht op 35 werkdagen (7u36 per dag) vakantie.
Een personeelslid dat
Voor bepaalde groepen van
personeelsleden wordt het vakantierecht bepaald in uren. Als een personeelslid in de loop van het jaar in dienst treedt of het ambt definitief neerlegt, wordt het aantal vakantiedagen tijdens het lopende jaar in evenredige mate verminderd. Als het personeelslid onbezoldigd verlof neemt, wordt de vakantie eveneens opnieuw berekend. Het aantal vakantiedagen worden volgens onderstaande formule herberekend : 35 x Y --------12
Y
=
tijdens
aantal
maanden
het
lopende
dat jaar
het
personeelslid zal
werken
Verlof voor deeltijdse prestaties en loopbaanvermindering Als het personeelslid gedurende het hele jaar verlof voor deeltijdse prestaties of loopbaanvermindering neemt en daarbuiten geen ander onbezoldigde verlofdagen opneemt, heeft het personeelslid recht op volgende aantal vakantiedagen : 50 % prestaties
17,5 dagen
66,6 % prestaties
23,5 dagen
75 % prestaties
26,5 dagen
80 % prestaties
28 dagen 72
90 % prestaties
31,5 dagen
20 dagen gecontingenteerd verlof Als het personeelslid in het lopende jaar gecontingenteerd verlof opneemt en daarbuiten geen ander onbezoldigde verlofdagen opneemt, heeft het personeelslid recht op volgende aantal vakantiedagen : 1 tot en met 3 dagen gecontingenteerd verlof
35 dagen (of geen verlies)
4 tot en met 7 dagen gecontingenteerd verlof
34,5 dagen (of – ½ dag)
8 tot en met 11 dagen gecontingenteerd verlof
34 dagen (of – 1 dag)
12 tot en met 14 dagen gecontingenteerd verlof
33,5 dagen (of – 1 ½ dag)
15 tot en met 18 dagen gecontingenteerd verlof
33 dagen (of – 2 dagen)
19 tot en met 20 dagen gecontingenteerd verlof
32,5 dagen (of – 2,5 dagen)
Combinatie van onbezoldigde verlofstelsels
Als het personeelslid maar een beperkt aantal onbezoldigde verlofdagen opneemt, of bepaalde onbezoldigde verlofstelsels combineert, wordt het aantal vakantiedagen waar het recht op heeft berekend op basis van onderstaande formule : 35 x Z 35 -
--------260
Z
= totaal onbezoldigde verlofdagen gedurende het lopende jaar
260
=
het
totale
aantal
werkdagen
per
jaarin
een
vijfdaagse
werkweek
FEESTDAGEN DIE SAMENVALLEN MET ONBEZOLDIGD VERLOF
Als een feestdag op een dag van onbezoldigd verlof valt, loopt het verlof gewoon door.
Het
personeelslid heeft dus geen recht op een bijkomende vakantiedag. Personeelsleden die op één van de dagen in de periode tussen Kerstmis en Nieuwjaar met onbezoldigd verlof zijn krijgen in een evenredige mate vervangende vakantiedagen die onder dezelfde voorwaarden als de jaarlijkse vakantiedagen kunnen worden genomen. Verdere informatie omtrent deze dienstorder kunt u steeds bekomen bij de dienst Personeel (Karin LOGGHE tel 050/403.221). De Provinciegriffier, Hilaire OST 73
13.3. DIENSTORDER NR. 30/2003/10 BETREFFENDE DE VERKLARING VAN EE N FEIT VAN GEWELD, PESTERIJEN O F ONGEWENST SEKSUEEL GEDRAG TEN AANZIEN VAN EEN PERSONEELSLID DOOR EEN PERSOON DIE EXTER N IS AAN DE PROVINCIE
PROVINCIEBESTUUR VAN WEST-VLAANDEREN I.D.P.B. Brugge, 13.10.2003 AAN ALLE GESUBSIDIEERDE EN NIET-GESUBSIDIEERDE PROVINCIEPERSONEELSLEDEN DIENSTORDER NR. 30/2003/10 Bijlagen: 1 In haar zitting dd. 25.09.2003 heeft de Bestendige Deputatie haar goedkeuring gegeven aan bijgaand document “verklaring feit van geweld, pesterij of ongewenst seksueel gedrag op het werk – extern aan de Provincie”. De werkgever van een instelling die in contact staat met publiek is er immers toe gehouden de verklaring te noteren van de personeelsleden die menen het slachtoffer te zijn van feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk gepleegd door personen die extern zijn aan de Instelling. Gelet op deze verplichting verzoek ik de personeelsleden die menen het slachtoffer te zijn van feiten van
geweld,
pesterijen
en
ongewenst
seksueel
gedrag
op
het
werk,
gepleegd
door
niet-
provinciepersoneelsleden , dit te melden aan Mevr. Karin Kinsabil, onze vertrouwenspersoon. Bijgaand formulier moet, indien deze feiten zich voordoen, onverwijld worden ingevuld en onder gesloten omslag met de vermelding “vertrouwelijk” worden gestuurd naar Mevr. Karin Kinsabil, vertrouwenspersoon, Provinciehuis Boeverbos, Koning Leopold III-laan 41 te 8200 Sint-Andries Brugge. Uw verklaring zal worden opgenomen in een “register over feiten van geweld op het werk”. Alleen de werkgever, de preventieadviseur en de vertrouwenspersonen hebben toegang tot dit register. Het moet eveneens ter beschikking gehouden worden van de Medische Inspectie. Doel van dit register is het opsporen van terugkerende structurele problemen en risico’s om preventief maatregelen te kunnen treffen voor een betere bescherming van alle personeelsleden. Deze dienstorder en bijgaand formulier zullen ook op intranet beschikbaar zijn. Ik reken op uw stipte medewerking. De provinciegriffier Hilaire OST 74
Verklaring feit van geweld, pesterij of ongewenst seksueel gedrag op het werk – extern aan de Provincie
Identificatie van de aangever: Naam: Voornaam: Functie: Dienst: Telefoonnummer: Hiërarchische chef:
Identificatie van het slachtoffer: Naam: Voornaam: Functie: Dienst: Plaats van tewerkstelling: Telefoonnummer: Hiërarchische chef:
Identificatie van de getuige: Naam: Voornaam: Functie: Dienst: Telefoonnummer:
Identificatie van de dader: Naam: Voornaam: Adres:
75
Feitomschrijving: Datum: Uur: Plaats:
Correcte weergave van de feiten:
Maatregelen na de feiten: Wat heeft het slachtoffer gedaan na de feiten?
76
Wat heeft de getuige gedaan na de feiten?
Opmerkingen:
Aangever:
Datum
Handtekening
Slachtoffer:
Datum
Handtekening
Getuige:
Datum
Handtekening
Bijlagen:
Formulier in te vullen en te sturen onder gesloten omslag met de vermelding “vertrouwelijk” naar Karin Kinsabil, vertrouwenspersoon, Provinciehuis Boeverbos, Koning Leopold III-laan 41 8200 SintAndries.
77
13.4 – DIENSTORDER NR. 33/2004/1 VAN 1 JULI 2004 BETREFFENDE HET OM GAAN MET WEBCOMMUNCIATIE (E-MAIL EN INTERNET)
PROVINCIEBESTUUR VAN
Brugge, 1 juli 2004
WEST-VLAANDEREN ---------------------------Dienst internetontwikkeling Nr. 33/2004/1 Aan het provinciepersoneel en het rijkspersoneel DIENSTORDER AFSPRAKEN
VOOR
HET
VERANTWOORD
GEBRUIK
VAN
HET
NETWERK
”Goed werken in netwerken” E-mail, intranet en internet en netwerk zijn middelen die de provincie als werkgever aanbiedt aan haar werknemers. Daarom is het van belang dat er duidelijke richtlijnen zijn over het gebruik ervan. U weet dan als werknemer wat aanvaardbaar is. Deze voorschriften, vastgelegd in deze dienstorder, resulteren uit de wetgeving terzake en de noodzaak om de informatica-infrastructuur optimaal te laten functioneren door alle werknemers. Deze dienstorder werd voor u samengevat onder de vorm van “Veel gestelde vragen” Waarom deze dienstorder ? De afspraken vastgelegd in deze dienstorder zijn de basis voor het beleid binnen de provinciale administratie en moeten het gebruik van e-mail , intranet, internet en netwerk in goede banen leiden. Voor meer info punt 1 “doel van de afspraken” Wat met mijn privacy als werknemer ? Binnen deze afspraken wordt een evenwicht gezocht tussen de controle op verantwoord e-mail, intranet, internet en netwerkgebruik en bescherming van privacy van werknemers Voor meer info zie punt 2 “uitgangspunten” en punt 6 “rechten” Mag ik internet of e-mail gebruiken voor persoonlijk gebruik? E-mail, intranet, internet en netwerk worden gebruikt in functie van het werk, persoonlijk gebruik is incidenteel en kortstondig Voor meer info zie punt 3.1 en 4.1 rond e-mail en internetgebruik
78
Welke informatie kan ik via internet opzoeken of via e-mail verspreiden Internet, intranet, e-mail en netwerk worden gebruikt voor werkdoeleinden, ze worden niet gebruikt voor informatie die lasterlijk, kwetsend of strijdig zijn met de goede zeden of de waardigheid van een ander persoon kunnen schaden. Voor meer info zie punt 3.3 en 4.2 rond e-mail en internetgebruik Kan ik zaken van internet downloaden ? Het downloaden van software en applicaties is niet toegestaan. Wat kan ik op het netwerk plaatsen en wat niet? Alles van data wat betrekking heeft tot het uitvoeren van de job kan op het netwerk geplaatst worden. Bestanden voor privégebruik (gegevens die geen betrekking hebben tot het werk) horen niet thuis op het netwerk. Voor grote hoeveelheden dataopslag (boven 500 MB) wordt contact opgenomen met de dienst IT. Voor meer info zie punt 5 ivm dataopslag Hoe gebeurt de controle ? De controle op verantwoord e-mail, intranet, internet en netwerkgebruik gebeurt op niveau van getotaliseerde
gegevens;
als
er
misbruik
wordt
vastgesteld
dan
kunnen
die
geïdentificeerd
worden.Voor meer info zie punt 6 ivm controle Wat in geval van misbruik ? De gevolgen van misbruik van e-mail, intranet, internet en netwerkgebruik kunnen het tijdelijk ontzeggen van toegang tot internet en het netwerk zijn, maar ook tuchtstraffen of disciplinaire maatregelen zoals vastgelegd in het personeelsstatuut of het arbeidsreglement Voor meer info zie punt 6 ivm controle Waar vind ik meer informatie ? Meer informatie in een aantal juridische documenten Voor meer info zie punt 9 “Informatie” AFSPRAKEN VOOR HET VERANTWOORD GEBRUIK VAN HET NETWERK ”Goed werken in netwerken” Rechten en plichten Voor wat betreft de rechten en plichten van het personeel verwijzen we in eerste instantie naar het administratief statuut en het reglement op de contractuelen.
79
Deel V van het administratief statuut (art. 92-1001bis) en art 1, §2
van het reglement op de
contractuelen dat hiernaar verwijst, bevatten algemene principes die ook toepasselijk zijn op het gebruik van alle communicatiemiddelen. 1. Doel van de afspraken 1.1. Deze regeling geeft de wijze aan waarop in de organisatie wordt omgegaan met e-mail, intranet, internet- en netwerkgebruik. Deze omvat gedragsregels ten aanzien van een verantwoord gebruik van het netwerk en regels over de wijze waarop controle op e-mail , intranet, internet- en netwerkgebruik plaats
vindt.
1.2. De controle op persoonsgegevens over e-mail, intranet, internet-, en netwerkgebruik vindt plaats met als doel: bewijs en archivering; systeem- en netwerkbeveiliging; bescherming van niet-openbare informatie; voorkomen van negatieve publiciteit; het voorkomen en vaststellen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten die strijdig zijn met de goede zeden of waardigheid van een ander persoon kunnen schaden tegengaan van “verboden gebruik”; kosten- en capaciteitsbeheersing ; 2. Algemene uitgangspunten 2.1 Gestreefd wordt naar een goede balans tussen controle op verantwoord e-mail, internet, en netwerkgebruik en bescherming van de privacy van werknemers op het werk. 2.2 Persoonsgegevens over e-mail, intranet, internet- en netwerkgebruik worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, er is een bewaartermijn van 1 jaar. 2.3 De werkgever treft via een schriftelijke nota aan de systeembeheerder voorzieningen over de positie en integriteit van de systeembeheerder. De systeembeheerder is als het ware de sleutel tot de persoonsgegevens over het gebruik van e-mail, intranet,
internet- en netwerkgebruik. Vanuit het
oogpunt van de privacy worden afspraken gemaakt over wie in welke gevallen opdracht kan geven over de controle. 2.4. Elke PC die aangesloten is op het netwerk is beveiligd met een wachtwoord, waarvoor de werknemer verantwoordelijk is. Verander uw wachtwoord als u vermoedt dat de vertrouwelijkheid niet langer verzekerd is. Gebruik nooit de naam en het wachtwoord van een andere persoon en geef het wachtwoord ook niet door aan derden. 3. E-mailgebruik Elk personeelslid dat aangesloten is op het provinciale netwerk heeft een e-mailadres met de domeinnaam “@west-vlaanderen.be” en kan intern en extern e-mails versturen.
80
3.1 Binnen onze organisatie wordt onder verantwoord e-mailgebruik verstaan: het versturen en ontvangen van e-mails in functie van werkdoeleinden. In grote lijnen kan gezegd worden dat de e-mail inzake uitgaande informatieuitwisseling een zelfde rol speelt als de telefoon en de fax; e-mail wordt niet gebruikt voor het uitwisselen van officiële informatie met de buitenwereld ( dubbele handtekening); intern en extern kan de mail onbeperkt gebruikt worden voor dienstomstandigheden en berichten met betrekking tot werkomstandigheden; voor informatie aan “alle gebruikers” wordt het intranet als kanaal gebruikt; werknemers mogen incidenteel en kortstondig het e-mailsysteem gebruiken voor het ontvangen en versturen van persoonlijke e-mailberichten mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en het computernetwerk. de houder van een postbus draagt verantwoording voor de inhoud en het bijhouden ervan; voor het gebruik van e-mail zijn een aantal praktische tips vastgelegd (netiquette- zie intranet); 3.2 Het versturen van e-mailberichten moet voldoen aan de volgende voorwaarden: een correcte vermelding van afzender en duidelijke onderwerpaanduiding; het meesturen van een disclaimer : De inhoud van deze e-mail en zijn bijlage(n) zijn vertrouwelijk en uitsluitend bestemd voor de geadresseerde(n). Hij kan vertrouwelijke informatie bevatten en/of persoonlijke standpunten die niet noodzakelijk
met
die
van
de
provincie
West-Vlaanderen
stroken.
Gelieve de webmaster (
[email protected]) te contacteren indien U deze e-mail verkeerdelijk zou ontvangen hebben Richtlijnen over het toepassen van deze disclaimer en vermelding van afzender
zullen aan de
personeelsleden via de g@zet worden meegegeven. verbod op het meesturen van bijlagen groter dan 2000 kb; voor het versturen van bestanden groter dan 2000 kb kan contact opgenomen worden met de dienst Informatietechnologie. 3.3.Het is niet toegestaan om: lasterlijke, kwetsende berichten die strijdig zijn met de goede zeden of de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden. kettingbrieven te versturen of door te sturen; e-mails aan “alle gebruikers” te versturen; 4. Internet 4.1 Gebruik: elke personeelslid, met toegang tot het provinciale netwerk heeft een internet-aansluiting; internet wordt alleen geconsulteerd voor werkdoeleinden; werknemers mogen incidenteel en kortstondig het internetsysteem voor persoonlijke doeleinden gebruiken mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden en het computernetwerk. 4.2 Het is in geen enkel geval toegestaan om: 81
(bewust) sites bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten; op internet in strijd met de wet of onethisch handelen; software en applicaties (incl. screensavers) en grote hoeveelheden data (vb. muziekbestanden downloaden en installeren; chatten of deelname aan discussiegroepen; e-commerce voor privé doeleinden. Streaming audio en video voor privé doeleinden (vb. het beluisteren van radiozenders 5 . Data-opslag Het is niet toegestaan om grote hoeveelheden data (boven 500MB)
zonder voorafgaandelijke
goedkeuring op het netwerk te plaatsen.Ook het illegaal kopiëren van andere informatiedragers (vb. CD’s of DVD’s) is niet toegelaten. Het regelmatig “onderhouden” van de gebruikte schijfcapaciteit door de gebruiker is noodzakelijk. De dienst IT kan met voorafgaande toestemming van de provinciegriffier de nodige maatregelen treffen om de algemene opslagcapaciteit van het provinciaal netwerk te verzekeren Het installeren van eigen – al dan niet illegale - software wordt niet toegestaan Verdere richtlijnen over data-opslag zullen aan de personeelsleden worden meegegeven. 6. Controle 6.1. Controle op verantwoord e-mail, intranet, internet- en netwerkgebruik vindt plaats op het niveau van getotaliseerde gegevens. 6.2. Deze controle op verantwoord e-mail, intranet, internet- en netwerkgebruik wordt nagestreefd voor volgende doeleinden : het voorkomen en eventueel vaststellen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten, feiten die strijdig zijn met de goede zeden of de waardigheid van een ander persoon kunnen schaden de veiligheid en/of de goede technische werking van de IT-netwerksystemen te waarborgen het te goeder trouw naleven van de in deze dienstorder geldende principes en regels voor het gebruik van e-mail en internet. 6.3. Wat de controle op surfen naar internetsites betreft worden gegevens verzameld over de duur en volume van de aansluiting per werkpost. Wat de controle op het gebruik van de e-mail betreft worden gegevens verzameld over het aantal en het volume van de per werkpost uitgaande berichten. Inhoudelijke gegevens (bezochte sites, inhoud e-mail) worden niet geïndividualiseerd behalve in de gevallen hierna bedoeld onder punt 6.5. 6.4. Verboden e-mail, intranet, internet en netwerkgebruik gebruik wordt zoveel mogelijk technisch onmogelijk gemaakt. 6.5. Bij ernstige aanwijzigingen die doen vermoeden dat er misbruik is van het e-mail, intranet, internet en netwerkgebruik kunnen, op vraag van de provinciegriffier, de elektronische on-
82
linecommunicatiegegevens die tijdens de voormelde controle werden verzameld verwerkt worden om ze aan een geïdentificeerde of identificeerbare persoon toe te schrijven. Dit kan gebeuren om een van de doeleinden, vermeld onder punt 6.2 te waarborgen. Het personeelslid dat bij deze indirecte individualisering verantwoordelijk wordt gesteld voor een onregelmatigheid bij het gebruik van e-mail, intranet, internet- en netwerk zal, op initiatief van de provinciegriffier, worden uitgenodigd voor een gesprek, vóór iedere beslissing of evaluatie die het personeelslid individueel kan raken. 6.6. De mogelijke gevolgen van het ongeoorloofd gebruik van e-mail, intranet, internet- en netwerkgebruik zijn het definitief of tijdelijk ontzeggen van het intranet, internet- en/of e-mailgebruik het definitief of tijdelijk beperken van de ter beschikking gestelde opslagcapaciteit tuchtstraffen of disciplinaire maatregelen zoals vastgelegd in het personeelsstatuut. 7. Rechten van de betrokkenen 7.1 De werkgever informeert de werknemers over de regeling mbt e-mail, intranet en internet en netwerkgebruik, over de doeleinden, de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij verkregen zijn en de inhoud van deze regeling. 7.2 In het geval van gerichte controle kan de werknemer zich tot de provinciegriffier wenden met het verzoek om een volledig overzicht van zijn verwerkte persoonsgegevens. Het verzoek wordt binnen 4 weken beantwoord. 8. Inwerkings- en opheffeningsmaatregelen Deze dienstorder treedt in werking op 1 juli 2004. Met ingang van
deze datum houden volgende
dienstorders op te bestaan : Dienstorder 20/2000/01 dd. 12 april 2000 betreffende het omgaan met webcommunicatie Dienstorder 20/2000/04 dd. 19 september 2000 betreffende het gebruik van hard-en software en de controle op communicatie. 9. Voor verdere informatie verwijzen we naar volgende juridische documenten Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer : advies uit eigen beweging betreffende het toezicht door de werkgever op het gebruik van het informaticasysteem op de werkplaats, 3 april 2000 http://193.191.208.6/juris/jurnv.htm Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer : advies uit eigen beweging betreffende het voorstel van wet 2-891/1 van 29 augustus 2001 betreffende het reglementeren van het
gebruik
van
telecommunicatiemiddelen
op
de
werkplaats
http://193.191.208.6/juris/jurnv.htm
83
Collectieve arbeidsovereenkomst nr. 81 van 26 april 2002 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer
van
de
werknemers
linecommunicatiegegevens
(niet
ten
opzichte
rechtstreeks
van
de
controle
toepasselijk
op
op de
de
elektronische openbare
on-
sector).
http://www.privacy.fgov.be/normatieve_teksten/cao_81_NL.pdf Algemene informatie op internet www.privacy.fgov.be www.nar.be De Provinciegriffier, Hilaire OST
84
13.5. DIENSTORDER NR. 33/2005/2 ROOKBELEID VANAF 1 J ANUARI 2006
VAN
21
DECEM BER
PROVINCIEBESTUUR VAN WEST-VLAANDEREN
2005
BETREFFENDE
HET
Brugge, 16 december 2005
Interne Dienst voor Preventie en Bescherming Kabinet Provinciegriffier Nr. 33/2005/2 DIENSTORDER Betreft : rookbeleid vanaf 1 januari 2006. Dit dienstorder vervangt dienstorder nr. 33/2004/3 van 1 juli 2004.
Ingevolge het KB van 19 januari 2005 heeft vanaf 1 januari 2006 elke werknemer recht op een rookvrije werkruimte. De gezondheid van het personeel staat hierbij centraal. Bijgevolg is het vanaf 1 januari 2006 voor iedereen (zowel personeel als derden) verboden om te roken binnen de provinciale gebouwen en dienstvoertuigen.
In zitting van 17 november 2005 besliste de bestendige deputatie om, binnen de eisen gesteld in de regelgeving, vanaf 1 januari 2006 volgende regeling in te voeren:
roken mag enkel nog buiten, achteraan de gebouwen – waar mogelijk worden hiervoor “rookplaatsen” ingericht (wordt per gebouw medegedeeld via het prikbord);
roken mag voor het provinciepersoneel enkel na uitprikken – de tijd van de rookpauze wordt niet aangerekend als arbeidstijd – binnen de tijdsregistratie is hiervoor een afwezigheidsreden “rookpauze” voorzien.
Zowel het roken binnen de gebouwen/dienstvoertuigen, als het niet naleven van de verplichtingen m.b.t. de tijdsregistratie kunnen ingevolge het personeelsstatuut en het arbeidsreglement als een strafbare tekortkoming worden aanzien, en als dusdanig worden gesanctioneerd. De toezicht berust in het bijzonder bij alle evaluatoren (= toezichthoudend personeel).
Problemen i.v.m. de toepassing van dit dienstorder kunnen gemeld worden aan de Interne Dienst Preventie en Bescherming, die kan bemiddelen bij het uitwerken van een oplossing (Pia Blommaert tel. 050/403.285 - 0496/59.61.08 -
[email protected]).
Ik reken op een stipte naleving. De Provinciegriffier, H.OST.
85
13.6 – DIENSTORDER NR. 30/2013/4 VAN 29 AUGUSTUS 2013 VERGOEDING VAN DE KOSTEN VOOR HET WOON-WERKVERKEER
Provincie West-Vlaanderen
BETREFFENDE
DE
Brugge, 29 augustus 2013
Dienst Personeel & HRM Kabinet Provinciegriffier Nr. 30/2013/4 DIENSTORDER Betreft: de vergoeding van de kosten voor het woon-werkverkeer Deze dienstorder vervangt de dienstorder 30/2008/5 m.b.t. het derdebetalersysteem openbaar vervoer woon-werkverkeer en is een verdere uitwerking van de artikelen 249 tot en met 251 van de rechtspositieregeling. De Provincie West-Vlaanderen wil duurzaam woon-werkverkeer stimuleren en voorziet hiervoor verschillende tegemoetkomingen. Kom je met de fiets naar het werk, dan heb je recht op een fietsvergoeding. Leg je het woonwerktraject af met de trein of met de bus, dan kan dit volledig gratis via het derdebetalersysteem. Het principe is eenvoudig. De werkgever (provincie) betaalt rechtstreeks het abonnement. Sinds 1 september 2013 kun je ook een fietsvergoeding krijgen voor het vooren/of natraject in combinatie met een trein- of busabonnement. Verplaatsingen met de wagen worden nooit vergoed, tenzij je als personeelslid voldoet aan de voorwaarden voor de toekenning van een parkeerkaart door de bevoegde hogere overheid.
1. Fietsvergoeding Principe Elk personeelslid, dat de afstand van en naar het werk volledig of gedeeltelijk met de fiets aflegt, krijgt een fietsvergoeding per gefietste kilometer. De vergoeding is gelijk aan € 0,22 per afgelegde kilometer (tarief geldig op 1 september 2013). Per gepresteerde dag wordt maximaal één heen- en terugrit uitbetaald, tenzij het personeelslid aangesteld is met niet-aaneensluitende shiften. De fietsvergoeding wordt maandelijks uitbetaald en staat apart vermeld op de loonfiche. Op deze fietsvergoeding betaal je bovendien geen belastingen of sociale bijdragen . De gevolgde fietsroute moet de kortste veilige route zijn. Voor de bepaling van de afstand in kilometer wordt gebruik gemaakt van een routeplanner. De dienst Personeel & HRM stelt vast welke afstand voor de fietsvergoeding in aanmerking wordt genomen en informeert je hierover. Afstanden van 500 meter en meer worden afgerond naar boven, afstanden van minder dan 500
86
meter worden afgerond naar beneden. Een enkele afstand van minder dan 500 meter geeft bijgevolg geen recht op een fietsvergoeding. Elke wijziging van woon-of werkplaats moet onmiddellijk aan de dienst Personeel & HRM gemeld worden. De wijziging wordt toegepast vanaf de eerste werkdag van de daarop volgende maand. Praktisch Om van de fietsvergoeding te genieten, moet je het formulier ‘fietsvergoeding voor woonwerkverkeer’ invullen. Dit formulier vind je op het intranet onder ‘formulieren/woonwerkverkeer’. Indien je met de fiets naar het werk komt en dus gebruik wenst te maken van deze vergoeding, dien je zo snel mogelijk dit formulier in te vullen en terug te bezorgen aan de dienst Personeel & HRM. Op het formulier verklaar je op eer dat je met de fiets naar het werk komt. Als je de fiets slechts een beperkte periode van het jaar gebruikt (bijvoorbeeld in de zomermaanden), moet je op de verklaring die maanden vermelden. Wie de verklaring aflegt, krijgt toegang tot de fietsknop in de tijdsregistratie om per dag aan te geven of je al dan niet met de fiets gekomen bent. Enkel op de dagen dat je effectief met de fiets naar het werk komt, maak je gebruik van deze knop aan de prikklok. Meer informatie over de fietsknop vind je in de handleiding tijdregistratie op intranet. De toekenning van de fietsvergoeding kan voor hetzelfde traject niet gecumuleerd worden met een tegemoetkoming in het openbaar vervoer of met een tegemoetkoming voor verplaatsing met de eigen wagen. De fietsvergoeding kan ook niet gecombineerd worden met een rittenkaart van De Lijn.
2. Openbaar vervoer: derdebetalersysteem De personeelsleden die met het openbaar vervoer naar het werk komen, kunnen genieten van het derdebetalersysteem. Dit betekent dat je de kostprijs van je treinabonnement, railflexkaart of Omnipas (Buzzy Pazz voor de min 25-jarigen) niet hoeft voor te schieten. Er wordt rechtstreeks aan de Provincie gefactureerd. Voor het openbaar vervoer met de trein wordt via het derdebetalersysteem enkel de prijs voor reizen in tweede klasse geregeld, supplementen voor eerste klasse worden niet terugbetaald. 2.1
Treinabonnementen
Wie met de trein naar het werk komt, kan in het derdebetalersysteem kiezen voor een trajecttreinkaart of voor een gecombineerd abonnement trein/De Lijn. Werk je deeltijds in een systeem van afwisselend 2 en 3 dagen per week, dan is een Railflexkaart interessanter. Met een Railflex kan je 5 keer dezelfde heen- en terugreis afleggen tussen twee Belgische stations, over een periode van 15 kalenderdagen. Als personeelslid ga je zelf na welke oplossing de goedkoopste is. Voor informatie over de tarieven kan je terecht aan de loketten van de NMBS of op de website van de NMBS: www.b-rail.be. De personeelsleden die zowel de bus als de trein gebruiken om naar het werk te komen nemen een gecombineerd abonnement trein/De Lijn. Bovenop de prijs van je treinkaart wordt een supplement aangerekend waardoor je toegang krijgt tot het volledige net van De Lijn. Het
87
aankopen van een afzonderlijk treinabonnement en een afzonderlijk Lijnabonnement is duurder en niet toegelaten (zal niet terugbetaald worden). De personeelsleden die voor het voor- en of natraject de fiets gebruiken, kunnen hiervoor een fietsvergoeding aanvragen. Je kunt de fietsvergoeding niet cumuleren met een tegemoetkoming in de kosten van openbaar vervoer voor hetzelfde traject en tijdens dezelfde periode. De vergoeding kan dus niet gecumuleerd worden met een gecombineerd abonnement trein/De Lijn. Om te genieten van dit derdebetalersysteem moet je als personeelslid bij de aankoop van je abonnement een attest voorleggen. Dit attest kan je krijgen op de dienst Personeel & HRM, sectie personeelsadministratie of op het intranet onder ‘formulieren/woon-werkverkeer’. Het ingevulde attest bezorg je dan terug aan de dienst Personeel & HRM waar het ondertekend en afgestempeld wordt. De verklaring op erewoord wordt bijgehouden op de dienst Personeel & HRM. Met het ondertekend en afgestempeld attest kan je dan je validatie in het station aanvragen. Je NMBS-abonnement wordt dan opgeladen op je mobib kaart. De mobib kaart is de chipkaart van de NMBS waarop je abonnement opgeladen wordt. De kosten voor de mobib kaart zijn ten laste van het personeelslid. Bij uitdiensttreding blijft de mobib kaart eigendom van het personeelslid.
2.2
Abonnementen De Lijn
Principe Wie met de bus en/of tram naar het werk komt, kan ook van het derdebetalersysteem genieten. Je kan kiezen voor een Omnipas voor 1 of 3 maanden of voor 1 jaar (Buzzy Pazz voor de min 25-jarigen). Omnipas en Buzzy Pazz zijn netabonnementen waarmee je in heel Vlaanderen onbeperkt kan reizen met tram en bus. Praktisch Om te genieten van het derdebetalersysteem moet je als personeelslid bij aankoop van je abonnement een attest voorleggen. Dit attest kan je krijgen op de dienst Personeel & HRM, sectie personeelsadministratie of op het intranet onder ‘formulieren/woon-werkverkeer’. Op het attest vul je je gegevens in en verklaar je dat je het abonnement bij uitdiensttreding of nietgebruik onmiddellijk zal indienen bij de dienst Personeel & HRM waar het ondertekend en afgestempeld wordt. De eerste aanvraag voor een abonnement moet gebeuren via het hoofdkantoor van De Lijn voor West-Vlaanderen in Oostende. De dienst Personeel & HRM stuurt voor jou het ondertekende en afgestempelde exemplaar op naar het hoofdkantoor. Je zal dan een overschrijving krijgen voor een forfaitair bedrag van € 1. Na storting van dit bedrag wordt het abonnement opgestuurd naar je thuisadres. Je kunt dit bedrag ook gewoon betalen in de lijnwinkel waar je dan onmiddellijk het abonnement mee krijgt. Het is dus belangrijk om de betaling zo snel mogelijk in orde te brengen. Na deze eerste aanvraag kan je je abonnement steeds verlengen in de gewone lijnwinkels. Je moet wel altijd het forfait van € 1 betalen. De aanrekening van het forfaitaire bedrag van € 1 bij 88
elke verlenging is nodig voor De Lijn om een boekhoudkundige link te hebben tussen de derdebetaler en de gebruiker van het abonnement. De personeelsleden die voor het voor- en/of natraject de fiets gebruiken, kunnen hiervoor een fietsvergoeding aanvragen.
2.3
Algemene principes
- De abonnementen blijven steeds eigendom van de Provincie West-Vlaanderen. Bij uitdiensttreding of bij niet-gebruik moet je je abonnement onmiddellijk (binnen de 5 werkdagen) indienen bij de dienst Personeel & HRM zodat de eventuele resterende looptijd kan gerecupereerd worden van De Lijn of van de NMBS. Indien het abonnement laattijdig of niet wordt ingediend kan het eventuele recupereerbare bedrag voor de resterende looptijd verhaald worden op het personeelslid. - De personeelsleden die statutair benoemd zijn of een contract van onbepaalde duur hebben moeten zoveel mogelijk een jaarabonnement nemen. - De personeelsleden met een contract van bepaalde duur houden rekening met de einddatum van hun contract bij de keuze van de looptijd van hun abonnement. - Verlies of diefstal van het abonnement, mobib kaart of validatie moet onmiddellijk gemeld worden aan de dienst Personeel & HRM. - Het is nog steeds mogelijk om lijn- en rittenkaarten (vb. Go-Pass, 10-rittenkaart, Rail Pass) te gebruiken. Voorwaarde is dat dit de goedkoopste formule is. Als personeelslid ga je zelf na welke oplossing de goedkoopste is. Ticketten voor 1 dag worden niet terugbetaald. 3. Eigen wagen 3.1 Personeelslid komt in aanmerking voor de toekenning van een parkeerkaart door de bevoegde hogere overheid. Principe Enkel het personeelslid dat aan de voorwaarden voldoet voor de toekenning van een parkeerkaart door de bevoegde hogere overheid, heeft recht op een vergoeding voor de verplaatsing van en naar het werk met de wagen. Deze vergoeding is niet combineerbaar met een andere tussenkomst voor woon-werkverkeer. Praktisch Om van deze vergoeding te genieten, moet je het formulier ‘vergoeding voor verplaatsingen met de wagen in het kader van woon-werkverkeer’ invullen. Je dient dit formulier, samen met het bewijs dat je in aanmerking komt voor de toekenning van een parkeerkaart door de bevoegde overheid, in bij de dienst Personeel & HRM. Deze vergoeding wordt maandelijks uitbetaald en staat vermeld op je loonfiche. De vergoeding is gelijk aan 1/12 van de kostprijs van een jaarabonnement (trein) tweede klasse over dezelfde afstand.
3.2
Combinatie eigen wagen en openbaar vervoer
De provincie wil iedereen stimuleren om maximaal op een duurzame manier naar het werk te komen. Lukt het moeilijk om op regelmatige basis met de bus of de trein naar het werk te 89
komen waardoor je geen aanspraak kan maken op een trein- of busabonnement, dan kun je gebruik maken van lijn- of rittenkaarten. Let wel, ticketten voor 1 dag worden niet terugbetaald.
3.3
Combinatie eigen wagen en fiets
Ook de combinatie met de fiets is mogelijk. De eigen wagen kan wel niet met én de fietsvergoeding én lijn- en rittenkaarten gecombineerd worden.
Voor meer informatie over de terugbetaling van je woon-werkverplaatsingen kan je terecht bij de dienst Personeel & HRM, sectie personeelsadministratie.
De Provinciegriffier, Geert ANTHIERENS
90
13.7. – DIENSTORDER NR. 30/2008/6 VAN 15 DECEMBER 2008 REGELING VAN DE OVER UREN MET INGANG VAN 1 JANUARI 2009
Provincie West-Vlaanderen
BETREFFENDE DE
Brugge, 15 december 2008
Dienst Personeel Kabinet Provinciegriffier
Aan het niet-onderwijzend
Nr. 30/2008/6
provinciepersoneel DIENSTORDER
Betreft: Regeling overuren m.i.v. 01/01/2009 Mevrouw, Mijnheer, Deze dienstnota vervangt de dienstnota nummer 32/2004/1 van 1 juli 2004 betreffende de buitengewone prestaties. PRINCIPES/VOORWAARDEN -
Jaarlijks bepaalt de Deputatie op voorstel van de provinciegriffier een contingent aan overuren dat toegekend wordt aan een dienst voor een aantal duidelijk omschreven taken.
-
Een personeelslid kan enkel voor overuren waarvoor hij/zij uitdrukkelijk gemachtigd werd door het diensthoofd compenserende inhaalrust/toeslag ontvangen.
-
Alle gepresteerde overuren dienen in het tijdregistratiesysteem ingegeven te worden.
-
Prestaties waarvoor een vergoeding/zitpenning (met uitzondering van kilometervergoeding) wordt verstrekt, kunnen nooit beschouwd worden als overuren.
-
Overuren kunnen enkel toegekend worden indien de situatie niet flexibel op te lossen valt binnen het uurrooster (stam-/glijtijden, systeem van 3 shiften, omplanning).
Compensatie voor overuren kan enkel toegekend worden voor prestaties die:
Op
-
strikt noodzakelijk zijn voor de dienst
-
onmogelijk binnen de gewone diensturen kunnen
-
omschreven zijn in het toegekende contingent
-
buiten de glijtijden vallen. het
einde
van
de
maand
mag
het
personeelslid
geen
negatief
saldo
hebben
in
het
tijdregistratiesysteem. In dat geval wordt het saldo eerst aangezuiverd vanuit de overuren à rato van 100%.
91
PRESTATIES DIE GEEN AANLEIDING GEVEN TOT OVERUREN
Prestaties die kaderen binnen de gewone uurroosters van de continudiensten musea,
Geen overuren: zitten verweven in het weekrooster
domeinen, zwembad, POVLT, TINCK, Tolhuis Hoge werkdruk, afwerken van normale taken, voorbereiding vergadering, intern
Geen overuren
overleg … Vorming
Geen overuren
CONTINGENTENSYSTEEM 1. PER DIENST VOOR SPECIFIEKE WERKZAAMHEDEN Diensten waarvan bepaalde personeelsleden n.a.v. specifieke werkzaamheden (dit is bijvoorbeeld: nocturnes, informatica,
opendeurdagen, werkzaamheden
meewerken inherent
aan aan
colloquia de
taak
en van
congressen,
onderhoudsactiviteiten
seizoensgebonden
werkzaamheden,
vergaderingen of activiteiten buiten de diensturen voor zover die strikt noodzakelijk zijn) moeten werken buiten de normale diensturen kunnen een contingent overuren krijgen. Het diensthoofd stuurt hiertoe een gemotiveerde aanvraag aan de personeelsdienst. Bij het geven van toelating tot het presteren van overuren beoordeelt het diensthoofd altijd in hoeverre het nodig is dat een personeelslid van die dienst overuren verricht en houdt daarbij rekening met: -
de dienstnoodwendigheden
-
het contingent overuren dat toegewezen is aan de dienst en de activiteiten waarvoor een contingent toegewezen is
-
het aantal personeelsleden dat noodzakelijk is voor het presteren van deze werkzaamheden
-
de onmogelijkheid om op te lossen door omplanning.
2. PER ACTIVITEIT (OCCASSIONELE AANGELEGENHEDEN) Naar aanleiding van occasionele gelegenheden waar de personeelsleden van één of meerdere diensten moeten werken buiten de normale diensturen kan een contingent overuren specifiek voor deze activiteit toegekend worden (bijvoorbeeld: uit in West, Personeelsfeest, opendeurdagen, openbedrijvendag, tentoonstelling, …). Het diensthoofd van de organiserende dienst legt in samenspraak met de dienst Personeel vooraleer de gebeurtenis zich voordoet een dossier voor aan 92
de Deputatie zodat kan worden beslist waarvoor (welke occasionele gelegenheid), wie, wanneer en hoeveel uur overuren mag presteren. MANIER VAN COMPENSEREN Er wordt steeds gecompenseerd in inhaalrust. De compenserende inhaalrust is gelijk aan de duur van de overuren en wordt opgenomen in volle of halve dagen. De compenserende inhaalrust moet opgenomen worden binnen de 4 maanden nadat de overuren bijgeteld werden op de teller “overuren” in de tijdregistratie. Enkel saldo van minder dan een halve dag kan worden overgedragen naar de volgende periode van 4 maanden. De teller ‘overuren’ wordt tweemaal per jaar geëvalueerd. TOESLAGREGELING De toeslagregeling voor nachtprestaties en prestaties op zaterdag, zondag en feestdag geldt ook bij het presteren van overuren. Deze regeling kan wettelijk gezien niet toegepast worden op: -
de provinciegriffier
-
de financieel beheerder
-
personeelsleden van niveau A.
De eventuele toeslag wordt uitbetaald via de loonadministratie. Op de loonfiche wordt het bedrag van de toeslag apart vermeld. Nachtprestaties tussen 22 uur en 6 uur
Uurtoeslag van 25%
Op zaterdagen
Uurtoeslag van 50%
Op zondagen en reglementaire feestdagen
Uurtoeslag van 100%
De toeslag voor nachtprestaties kan niet gecumuleerd worden met de toeslag voor prestaties op zaterdagen, zondagen en feestdagen. MAALTIJDCHEQUES In geval van overuren zal een maaltijdcheque toegekend worden op het moment waarop de overuren gepresteerd worden en niet langer op het ogenblik van het inhalen van die overuren.
93
Voorwaarde is dat er minimum 3 uren gepresteerd werden en dat er
per dag maximum een
maaltijdcheque toegekend werd. PRAKTISCHE REGELING TIJDREGISTRATIESYSTEEM Alle overuren moeten geregistreerd worden in het tijdregistratiesysteem. Indien de overuren op de standplaats gepresteerd worden moet er geprikt worden op het tijdregistratiesysteem. Indien het niet mogelijk is om te prikken, moeten de uren achteraf via correcties toegevoegd worden met als afwezigheidreden “dienstreis” en moet in de mededeling de motivatie/reden vermeld worden. De uren compenserende inhaalrust zullen bijgeteld worden op de teller “Overuren” in het tijdregistratiesysteem. Op het moment dat de uren op de teller staan, word je hiervan via mail op de hoogte gebracht. Deze uren kunnen dan gerecupereerd worden in hele (7u36) of halve (3u48) dagen. De uren kunnen pas gerecupereerd worden op het moment dat ze op de teller “Overuren” staan. Het ingeven van deze inhaalrust gebeurt zoals het gewoon vakantieverlof via “Afwezigheden” maar met als “Afwezigheidreden” “Overuren” i.p.v. “Vakantie” (het is dus niet de bedoeling dat je deze functie gebruikt om de overuren in te geven op het moment dat ze gepresteerd worden). De compenserende inhaalrust moet opgenomen worden binnen de 4 maanden nadat de overuren op de teller “overuren” bijgeteld werden. Enkel een saldo van minder dan een halve dag kan naar een volgende periode overgedragen worden. FORMALITEITEN De overuren moeten, uiterlijk de derde werkdag van de maand volgend op de maand waarin de overuren gepresteerd zijn, worden ingediend bij de dienst Personeel, sectie remuneratie, aan de hand van het formulier ‘OVERUREN’ (te vinden op intranet). Dit formulier is enkel geldig indien het volledig (datum, begin, einde én reden van elk overuur) ingevuld is en het gecontroleerd en ondertekend is door het diensthoofd. De dienst Personeel, sectie remuneratie, staat in voor de berekening van de eventuele toeslag (enkel voor nachtprestaties, prestaties op zaterdag, zondag of feestdag). De overuren vermeld op het formulier moeten altijd in overeenstemming zijn met de overuren in de tijdregistratie. OVERGANGSMAATREGEL SALDO OPGEBOUWD VOOR 1/1/2009 Voor de opname van het saldo ‘buitengewone prestaties’ - dit zijn de overuren opgebouwd vóór 1/1/2009 -, geldt een overgangsmaatregel van 1 jaar en blijft er nog een afzonderlijke teller bestaan. Dit saldo moet opgenomen zijn vóór 31/12/2009. Op 1 januari 2010 wordt deze teller op nul gezet. 94
VERANTWOORDELIJKHEID VAN HET DIENSTHOOFD De diensthoofden van de diensten waaraan de Deputatie een jaarlijks contingent overuren heeft toegekend,
zullen
bij
afzonderlijke
brief
hieromtrent
worden
geïnformeerd.
Het
is
de
verantwoordelijkheid van het diensthoofd om het toegekend contingent te verdelen onder zijn/haar personeelsleden en te zorgen voor een strikte planning zodat het toegekende contingent volstaat voor de overuren van dat kalenderjaar. Ik reken op een stipte en correcte naleving van deze dienstorder.
De provinciegriffier, Hilaire OST
95
13.8. – DIENSTORDER NR. 30/2 013/3 BETREFFENDE DE STANDAARDWERKTIJDREGELING EN TIJDSREGISTRATIE Provincie West-Vlaanderen
Brugge, 29 augustus 2013
Dienst Personeel & HRM Kabinet Provinciegriffier
Aan het niet-onderwijzend
Nr. 30/2013/3
provinciepersoneel DIENSTORDER
Betreft:
Standaardwerktijdregeling en tijdregistratie
Mevrouw, Mijnheer, Deze dienstorder vervangt met ingang van 1 september 2013 de dienstnota nr. 30/2008/7 van 15 december 2008. STANDAARDWERKTIJDREGELING De standaardwerktijdregeling is de werktijdregeling die voor de meerderheid van de personeelsleden van de provincie geldt en die het uitgangspunt vormt voor het vaststellen van de specifieke werktijdregelingen. Onder specifieke werktijdregeling verstaat men de uurroosters voor de deeltijds werkende personeelsleden. Algemeen geldt een werktijdregeling van 38 uur per week met een gemiddelde van 7u36 per dag. De dagnorm voor een halve dag bedraagt 3u48. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen stam- en glijtijden en servicetijden. De stamtijd is de periode waarbinnen ieder personeelslid aanwezig moet zijn. De afwezigheid tijdens de stamtijd kan alleen gerechtvaardigd worden door vakantie, onbetaald verlof, ziekte, dienstvrijstelling, …. De glijtijd is de periode waarbinnen het personeelslid elke dag het uur van aankomst of vertrek kan kiezen, rekening houdend met de goede werking van de dienst en de gemaakte afspraken. De servicetijd is de tijdsduur waarbinnen iedere dienst of sectie (en niet elk individueel personeelslid) intern en extern bereikbaar moet zijn. Dit houdt in dat de dienst of sectie bereikbaar is voor bezoekers, telefonische contacten en e-mailverkeer. Het diensthoofd dient er zorg voor te dragen dat binnen deze servicetijd de dienst of sectie operationeel is. De servicetijd voor de administratieve diensten loopt van 8u30 tot 12u30 en van 13u15 tot 17u. In afwijking van deze servicetijd kan de deputatie andere servicetijden vaststellen.
In de rechtspositieregeling is de standaardwerktijdregeling als volgt bepaald :
96
maandag – donderdag (dagnorm 7u36) 8 u – 10 u
glijtijd
10 u - 11u45
stamtijd
11u45 - 13u45
glijtijd (minimumpauze van 30 min)
13u45 - 16 u
stamtijd
16u - 19u30
glijtijd
vrijdag (dagnorm 7u36) 8 u – 10 u
glijtijd
10 u - 11u45
stamtijd
11u45 – 19u30
glijtijd (minimumpauze van 30 min)
Systematisch elke vrijdagnamiddag glijtijd opnemen wordt niet toegelaten. De tijdschema’s van de personeelsleden die een uurrooster hanteren met halve-dagprestatie, zijn als volgt vastgesteld : voormiddag (maandag – vrijdag) 8 u – 10 u
glijtijd
10 u - 11u45
stamtijd
11u45 – 13u15
glijtijd
namiddag (maandag – donderdag) 12u15 - 13u45
glijtijd
13u45 - 16 u
stamtijd
16u - 19u30
glijtijd
op vrijdag : 12u15 – 19u30 glijtijd Deze tijdschema’s gelden ook bij het nemen van een halve dag verlof. De stamtijden voor deze halve-dagprestaties blijven ongewijzigd. Let wel de maximum halve dagprestatie bedraagt 5 uren.
De standaardwerktijdregeling wordt elk jaar in de maanden juli en augustus als volgt aangepast: maandag – donderdag (dagnorm 7u36) 7u00 tot 10u00
glijtijd
10u00– 11u45
stamtijd 97
11u45 – 13u45
glijtijd (minimumpauze: 30 min)
13u45 – 15u00
stamtijd
15u00 – 19u30
glijtijd
vrijdag (dagnorm 7u36) 7u00 tot 10u00
glijtijd
10u00– 11u45
stamtijd (minimumpauze: 30 min)
11u45 – 19u30
glijtijd
SYSTEEM VAN 3 SHIFTEN In aanvulling op de standaardwerktijdregeling kan gebruik gemaakt worden van een systeem van 3 shiften. Dit systeem is bedoeld om vooraf geplande (externe) avondvergaderingen, toelichtingen, persconferenties, nocturnes, tornooien, manifestaties, …. die ’s avonds doorgaan uit de standaardwerktijdregeling te halen. Het is niet bedoeld om individuele personeelsleden toe te laten de gewone dossierbehandeling te verschuiven naar een avondshift. Per dag worden maximaal twee van de drie shiften gewerkt. Er zijn 2 combinaties mogelijk :
1. Voormiddag en avond 2. Namiddag en avond. Tussen de 2 shiften moet er een miniumpauze zijn van 30 min. (er dient geprikt te worden tussen 16u en 19u30) In de rechtspositieregeling worden de stam- en glijtijden bij het systeem van 3 shiften als volgt bepaald : voormiddag (norm 3u48)
8 u – 10 u
glijtijd
10 u - 11u45
stamtijd
11u45 - 13u45
glijtijd
namiddag (norm 3u48)
11u45 – 13u45
glijtijd
13u45 - 16u
stamtijd
16u – 19u30
glijtijd
98
avond (norm 3u48)
16 u – 19u30
glijtijd
19u30 – 21u
stamtijd
21u – 22u
glijtijd
Dit systeem kan ook toegepast worden op zaterdag en zondag. Op weekbasis zijn er maximaal 10 shiften. Het diensthoofd is verantwoordelijk voor de praktische toepassing en opvolging van dit systeem. In de meeste diensten kunnen de shiften decentraal ingegeven worden in het tijdregistratiesysteem. Voor de andere diensten dient de vraag via het formulier “omplanning” op intranet vooraf doorgegeven te worden aan dienst personeel & HRM. Die geeft dan de omplanning in in het systeem.
CONTINUDIENSTEN Afhankelijk van de behoeften of organisatie van elke dienst of dienstonderdeel kan aan een aantal personeelsleden een specifieke werktijdregeling opgelegd worden. Dit is ondermeer het geval voor de continudiensten. Dit zijn diensten die toegankelijk zijn voor publiek of waarvan de werking afhankelijk is van openingsuren of specifieke taken (o.a. schoonmaak, keuken, …). Voorbeelden van continudiensten zijn : BE-PART, de bezoekerscentra, Tolhuis,…. In deze diensten zijn er ook prestaties op zaterdag en/of zondag.
PRINCIPE VAN DE VARIABELE WERKTIJDREGELING De variabele werktijd laat toe dat het personeelslid de eigen werktijd in meer of mindere mate kan aanpassen : bijvoorbeeld aan de dienstregeling van het openbaar vervoer, aan bepaalde gezinsverplichtingen, aan de wensen van de dienst of van het werk. Dat vergt wel duidelijke afspraken tussen de personeelsleden en het diensthoofd. Die laatste moet erover waken dat de toepassing van de variabele werktijd verenigbaar is met de goede werking van de dienst. De personeelsleden die deeltijds werken zijn eveneens aan het systeem van de variabele werktijdregeling onderworpen. Een vast werktijdschema wordt in onderling overleg met het diensthoofd bepaald. TIJDSREGISTRATIE Principes en normen werktijdregeling De arbeidsduur mag niet meer dan 50 uren per week bedragen. De maximumduur die voor een dagprestatie wordt aangerekend bedraagt 10 uren. De maximum halve dagprestatie bedraagt 5 uren. De boven deze grenzen gepresteerde uren worden weliswaar geregistreerd maar niet meegeteld bij het bepalen van het saldo.
99
Ook de uren gepresteerd buiten de randtijd worden niet meegerekend. Bij de gewone standaardwerktijdregeling zijn dit de prestaties vóór 8 uur en na 19u30. Per volle dag arbeidsprestaties of tussen 2 shiften dient minimaal 30 minuten (middag)pauze genomen te worden. Men is dan ook verplicht om ‘s middags of tussen 2 shiften “uit” en “in” te badgen. Het niet badgen wordt aangerekend voor 1 uur 45 minuten extra afwezigheid. De totale strafpauze bedraagt aldus 2u15. Het is niet nodig om minstens 30 minuten tijd te laten tussen het “uit” en “in” badgen. Een lunchtijd van minder dan 30 minuten wordt automatisch omgezet naar een half uur. Het onmiddellijk na elkaar “uit” en “in” badgen is enkel toegelaten indien het personeelslid de pauze op de eigen werkplaats neemt en daar ook bereikbaar is. De personeelsleden mogen niet langer dan 6 uur aaneensluitend werken zonder pauze. Op het einde van elke dag wordt het aantal gepresteerde uren verrekend door vergelijking met de normtijd voor elke personeelslid. De normtijd is het aantal te presteren uren op dagbasis voor elk personeelslid. Op het einde van elke maand heeft het personeelslid meestal ofwel een nulsaldo ofwel een overschot (positief saldo) van werkelijk gepresteerde uren. Het is niet toegestaan om op het einde van de maand een negatief saldo te hebben. Op de vooravond van kerstmis wordt een forfait van 1 uur als werktijd aangerekend. Op die dag begint de namiddagglijtijd bij uitzondering om 15.00 u. Positief saldo De maandelijks te veel gepresteerde uren kunnen gecumuleerd worden. Op het einde van elke maand worden alle positieve saldo’s afgeknot op + 75 uren. De gepresteerde uren in meer kunnen enkel gerecupereerd worden op de glijtijd. Nulsaldo Op het einde van elke maand moet het saldo na alle doorgevoerde correcties minstens op nul staan. Niet te voorziene vertragingen op weg naar het werk Niet te voorziene vertragingen op weg naar het werk van minimum 15 minuten kunnen als werktijd aangerekend worden. De vertraging dient door het personeelslid gestaafd te worden met bewijsstukken (bv. bewijs NMBS van vertraging van meer dan 15 minuten). Enkel de op het bewijs vermelde vertraging kan als werktijd aangerekend worden. Verantwoordelijkheden Het diensthoofd is verantwoordelijk voor de optimale dienstverlening en de maximale beschikbaarheid van de dienst. Elk personeelslid en het diensthoofd dragen de volle verantwoordelijkheid voor de correcte toepassing van de werktijdregeling conform deze dienstnota. De opvolging van de saldi en onregelmatigheden dient iedere maand voor de afsluitdatum te gebeuren door de personeelsleden en de goedkeurders. Voormelde afsluitdatum wordt telkens gecommuniceerd via de g@zet. Jaarlijks zal een managementrapport tijdregistratie door de dienst personeel & HRM opgemaakt en besproken worden. Het prikken voor andere personeelsleden, het bewust niet-prikken of fout prikken tijdens de middagpauze en het niet opvolgen van de afgesproken permanentie worden als zware fout beschouwd. Tegenover elk misbruik zal streng opgetreden worden, inzonderheid bij herhaling. Overeenkomstig artikel 261 van de rechtspositieregeling kan de provinciegriffier een vaste werktijdregeling opleggen voor de duur die hij bepaalt. Ook het opleggen van een tuchtstraf blijft mogelijk. 100
Bijna iedereen registreert hun uren via het tijdregistratiesysteem van de firma Ingersoll-Rand Company (voorheen Interflex). De handleiding van het systeem is terug te vinden op het intranet.
OVERZICHT AFWEZIGHEIDSREDENEN IN HET TIJDREGISTRATIESYSTEEM
-
afwezigheidredenen in vette druk worden goedgekeurd door de eigen goedkeurder
-
afwezigheidredenen in schuine druk worden goedgekeurd door de dienst personeel & hrm
-
de vermelding “MC” betekent dat de afwezigheidsreden recht geeft op een maaltijdcheque (minimum 3 gewerkte uren per dag)
-
de vermelding “A” betekent dat de afwezigheidsreden moet worden ingegeven via het scherm “afwezigheden”
-
de vermelding “C” betekent dat de afwezigheidsreden moet worden ingegeven via het scherm “correcties”
-
de vermelding “A/C” betekent dat de afwezigheidsreden via het scherm “afwezigheden” of via het scherm “correcties” kan worden ingegeven
-
afwezigheidsredenen met de vermelding “ga” (geattesteerd) of zonder vermelding A en/of C mogen enkel door de dienst personeel & hrm worden gebruikt - dus zelf niet gebruiken
-
de vermelding “attest indienen” betekent dat je een attest moet bezorgen aan de dienst personeel & hrm
1.
o
alle vermelde attesten moeten onmiddellijk aan de dienst personeel & hrm worden opgestuurd
o
bij ontvangst van een attest wordt de vermelde afwezigheid vervangen door een geattesteerde afwezigheid
o
betrokkene moet wel eerst zijn aanvraag van de niet-geattesteerde afwezigheid laten goedkeuren door de eigen goedkeurder
o
aanvragen met geattesteerde afwezigheidsredenen worden geweigerd
Vakantie: A
altijd ingeven via afwezigheden nl. in volle of halve dagen (voor- of namiddag)
vakantie NOOIT in uren ingeven via correcties !
indien de dagnorm maar 3u48 is dient een volle dag verlof (en niet een halve dag) ingegeven te worden
2.
–
3.
Dienstreis: A/C, MC
op voorhand ingeven via afwezigheden (volledige of halve dag) -> pauze van een half uur wordt automatisch verrekend (niet nodig te werken met voor- en namiddag)
indien de dienstreis langer of korter blijkt dan de dagnorm achteraf aan te passen naar de effectief gewerkte uren via correcties, de op voorhand ingegeven dienstreis via de knop afwezigheid wel eerst wissen
4.
Ziekte: A 101
de afwezigheid telefonisch aan de eerste evaluator melden en het doktersbriefje van arbeidsongeschiktheid opsturen naar de dienst personeel & hrm
wordt ingegeven door de goedkeurder of het personeelslid zelf
zie dienstnota betreffende ziekteverzuimbeleid en zwangerschap
5.
-
6.
Ziek tijdens da = ziek geworden tijdens de dag: A
uitprikken bij het verlaten van de standplaats in de mate van het mogelijke
de dag erna “ziek tijdens dag” ingeven en aanvinken “aanvullen tot de dagnorm”
bij het uitprikken tijdens de stamtijd is er de onregelmatigheid “afwezig in blok” – deze mag in dit geval genegeerd worden
7.
Arbeidsongeval: A/C
is het ongeval dat zich tijdens en door de uitoefening van het ambt heeft voorgedaan en dat een letsel veroorzaakt, evenals het ongeval overkomen op de weg naar en van het werk
de dag van het arbeidsongeval: indien het arbeidsongeval op de standplaats voorvalt uitprikken (in de mate van het mogelijke) – de dag erna onder afwezigheden als afwezigheidsreden “arbeidsongeval” ingeven en aanvinken “aanvullen tot de dagnorm”
de dag(en) na het arbeidsongeval: de afwezigheidsreden “arbeidsongeval” in volle of halve dagen ingeven
8.
9.
Vormingsverlof: A verlof dat genomen wordt om te studeren voor een examen of voor de voorbereiding van een eindwerk in het kader van gevolgde vorming – het aantal dagen wordt vermeld in de bevestigingsbrief van de vormingsverantwoordelijke DV Vorming = dienstvrijstelling vorming: A, MC dienstvrijstelling voor de uren vorming die gevolgd worden tijdens de diensturen (van 8u00 tot 19u30) – het aantal uren wordt vermeld in de bevestigingsbrief van de vormingsverantwoordelijke
10. toegestane afwezigheid: C
voor een in de duur beperkte afwezigheid, bv. bijwonen begrafenis familielid collega – docenten SBR
telt niet mee als gewerkte tijd
de goedkeurder moet eerst contact opnemen met de dienst personeel & hrm
12. 13. DV Sport = dienstvrijstelling sport: C
dienstvrijstelling voor deelname aan sportieve activiteiten georganiseerd door de sportdienst en op het tijdstip zoals door hen bepaald (beperkt tot 1 uur per week). Dienstnota 30/2003/7 van 8 mei 2003 (pag. 4)
kan niet gebruikt worden buiten de glijtijden
14. te laat/vroeg = te laat binnengekomen of te vroeg vertrokken in stamtijd: C
rechtzetting van de onregelmatigheid “in stamtijd” (bloktijdoverschrijding)
maximaal de helft van de geldende stamtijd en onder voorbehoud van voldoende saldo
enkel de periode die men er had moeten zijn moet verantwoord worden (vb. van 10u tot 10u21 of van 15u54 tot 16u00)
102
15. Ziekte deelpres = deeltijds presteren na een langdurige ziekte
na een langdurige ziekte kan een personeelslid op voorschrift van zijn geneesheer voor een beperkte periode deeltijds hernemen. Dit moet bevestigd worden door de arbeidsgeneesheer
de afwezigheid wordt ingegeven door de dienst personeel & hrm
16. AO deelpres = deeltijds presteren na arbeidsongeval
na een langdurige afwezigheid wegens arbeidsongeval kan een personeelslid op voorschrift van zijn geneesheer voor een beperkte periode deeltijds hernemen. Dit moet bevestigd worden door de arbeidsgeneesheer
de afwezigheid wordt ingegeven door de dienst personeel & hrm
17. Rookpauze: C
Bij (meerdere) rookpauzes op dezelfde dag moet er per rookpauze een aparte correctie ingegeven worden
telt niet mee als gewerkte tijd
17. Omstandigheidsv = omstandigheidsverlof : A, attest indienen
het aantal dagen verlof dat men krijgt voor huwelijk, geboorte en overlijden
wordt ook gebruikt voor de 10 dagen vaderschapsverlof (in hele dagen)
de afwezigheid ingeven en laten goedkeuren door de goedkeurder – wordt omgezet door de dienst personeel & hrm bij ontvangst van het attest
attest = uittreksel van de burgerlijke stand (huwelijk), kopie van overlijdensbericht (indien de naam van het personeelslid vermeld wordt op het bericht) of attest van de burgerlijke stand, uittreksel van geboorteakte of geboortekaartje
art. 336 en 337 van de rechtspositieregeling
18. Omstandig ga = omstandigheidsverlof geattesteerd
de goedgekeurde afwezigheid wordt door de dienst personeel & hrm omgezet naar een geattesteerde afwezigheid na ontvangst van het attest
19. Onbet.verlof (20d) = 20 dagen onbetaald verlof
beperkt tot 20 dagen per jaar en schriftelijk aangevraagd aan de dienst personeel & hrm die het ter goedkeuring voorlegt aan de Deputatie
de dagen en ook de verrekening met het verlof worden ingegeven door de dienst personeel & hrm
art. 338 van de rechtspositieregeling
20. opname overuren: A
altijd ingeven via afwezigheden nl. in volle of halve dagen (zelfs indien in het verleden) en alleen indien voldoende uren op de teller overuren
overuren NOOIT in uren ingeven via correcties !
overuren worden aangevraagd via het desbetreffende formulier aan de dienst personeel & hrm en worden door de dienst personeel & hrm bijgevoegd op de teller (tellerstand op de laatste dag van de maand waarin de overuren werden gepresteerd)
21. DV bloed & plas = dienstvrijstelling bloed-, plasma- of bloedplaatjesgevers: C, attest indienen
enkel op het moment van bloed-, plasma- of bloedplaatjesgifte wordt dienstvrijstelling verleend voor maximaal de stamtijd van een halve dag. In de standaardwerktijdregeling betekent dit in de voormiddag maximaal van 10u tot 11u45 en in de namiddag maximaal van 13u45 tot 16u. 103
maximaal 10 keer per jaar
voor het bepalen van de dienstvrijstelling wordt rekening gehouden met het ingevulde uur op het attest van bloed-, plasma- of bloedplaatjesgifte. De tijd binnen de stamtijd in de periode van 2 uren voor en 2 uren na het vermelde uur op het attest wordt als dienstvrijstelling verrekend. bv. een bloed-, plasma- of bloedplaatjesgifte om 9u : maximale dienstvrijstelling van 10u tot 11u bij standaardwerktijdregeling bv. een bloed-, plasma- of bloedplaatjesgifte om 14u30 : maximale dienstvrijstellling van 13u45 tot 16u bij standaardwerktijdregeling bv. een bloed-, plasma- of bloedplaatjesgifte om 18u : geen dienstvrijstelling bij standaardwerktijdregeling
deze afwezigheid ingeven en laten goedkeuren door de goedkeurder - de dienst personeel & hrm zet deze afwezigheid na ontvangst van het attest om in een geattesteerde afwezigheid
attest = een door het bloedtransfusiecentrum afgeleverd attest met vermelding van het uur ondertekend door de dienstdoende arts. Attesten waarbij het uur niet ingevuld werd en attesten met enkel de vermelding dat het betrokken personeelslid zich aangeboden heeft komen niet in aanmerking voor de dienstvrijstelling.
tip : informeer vooraf bij het bloedtransfusiecentrum of je bloed, plasma of bloedplaatjes mag geven (bv. bij voorafgaande ziekte)
art 344 van de rechtspositieregeling
22. DV bloed ga = dienstvrijstelling bloed- of bloedplaatjesgevers geattesteerd
de goedgekeurde afwezigheid wordt door de dienst personeel & hrm omgezet naar een geattesteerde afwezigheid na ontvangst van het attest
23. DV plasma ga = dienstvrijstelling plasmagevers geattesteerd
de goedgekeurde afwezigheid wordt door de dienst personeel & hrm omgezet naar een geattesteerde afwezigheid na ontvangst van het attest
24. Voorb. Bev.ex. = verlof voorbereiding bevorderingsexamen: A , MC
Bij deelname aan een bevorderingsexamen zijn er 5 dagen dienstvrijstelling ter voorbereiding van dat examen
Art. 141 van de Rechtspositieregeling
26. 27. DV donor = dienstvrijstelling donor : A/C, attest indienen
dienstvrijstelling bij het optreden als donor
geldt voor de voorafgaande medische onderzoeken, de duur van de opname en het herstel
deze afwezigheid ingeven en laten goedkeuren door je goedkeurder (wordt later omgezet door de dienst personeel & hrm na ontvangst van het attest)
attest = medisch attest van de behandelend geneesheer dat de reden van afwezigheid vermeldt
art. 343 van de Rechtspositieregeling
28. DV donor ga = dienstvrijstelling donor geattesteerd
de goedgekeurde afwezigheid wordt door de dienst personeel & hrm omgezet naar een geattesteerde afwezigheid na ontvangst van het attest
29. DV pren onderzo = dienstvrijstelling voor prenataal onderzoek: C, attest indienen
enkel dienstvrijstelling tijdens de stamtijd en enkel indien niet mogelijk op een ander tijdstip
attest = medisch attest van de behandelend geneesheer met de vermelding “prenataal onderzoek” met vermelding van het uur van het onderzoek 104
deze afwezigheid ingeven en laten goedkeuren door je goedkeurder (wordt later omgezet door de dienst personeel & hrm bij ontvangst van het attest)
art. 345 van de Rechtspositieregeling
30. DV pren ond ga = dienstvrijstelling voor prenataal onderzoek geattesteerd
de goedgekeurde afwezigheid wordt door de dienst personeel & hrm omgezet naar een geattesteerde afwezigheid na ontvangst van het attest.
31. 32. DV agd = dienstvrijstelling voor arbeidsgeneeskundige dienst: A/C, MC
dienstvrijstelling voor de verplichte medische onderzoeken bij indiensttreding en herhalingen
deze afwezigheid ingeven en laten goedkeuren door je goedkeurder
33. DV prev. Kanker = dienstvrijstelling preventief kankeronderzoek: C, attest indienen
enkel dienstvrijstelling tijdens de stamtijd
deze afwezigheid ingeven en laten goedkeuren door je goedkeurder - wordt omgezet door de dienst personeel & hrm bij ontvangst van het attest
attest = medisch attest van de behandelend geneesheer met de vermelding “preventief kankeronderzoek” met vermelding van het uur van het onderzoek
art 346 van de rechtspositieregeling
34. DV prev kank ga = dienstvrijstelling preventief kankeronderzoek geattesteerd
de goedgekeurde afwezigheid wordt door de dienst personeel & hrm omgezet naar een geattesteerde afwezigheid na ontvangst van het attest
35. DV borstvoe.pau = dienstvrijstelling borstvoedingspauze: C
dienstvrijstelling voor het geven van borstvoeding of voor het afkolven van melk
aparte regeling te bespreken met de dienst personeel & hrm
36. 37. DV beg. Gehandi = dienstvrijstelling voor het begeleiden en bijstaan van zieken en gehandicapten: A/C, attest indienen
wordt schriftelijk aangevraagd aan de dienst personeel & hrm die het voorlegt aan de Provinciegriffier ter goedkeuring
de dagen worden ingegeven door de dienst personeel & hrm
attest = attest van deelname aan de reis of het verblijf afgegeven door de organiserende filantropische vereniging
Art 347 van de Rechtspositieregeling
38. Cons AO = consultatie arbeidsongeval: A/C, attest indienen
voor een consultatie tijdens de diensturen i.v.m. een niet geconsolideerd arbeidsongeval
deze afwezigheid ingeven en laten goedkeuren door je goedkeurder - wordt omgezet door de dienst personeel & hrm bij ontvangst van het attest
een bewijs van de dokter moet doorgestuurd worden naar de dienst personeel & hrm
39. Cons AO ga = consultatie arbeidsongeval geattesteerd: MC
de goedgekeurde afwezigheid wordt door de dienst personeel & hrm omgezet naar een geattesteerde afwezigheid na ontvangst van het attest 105
39. DV verkiezingen = dienstvrijstelling verkiezingen: A, attest indienen
deze afwezigheid ingeven en laten goedkeuren door je goedkeurder - wordt omgezet door de dienst personeel & hrm bij ontvangst van het attest
attest = verklaring van de voorzitter van het stem- of telbureau eventueel mee ondertekend door de secretaris ter bevestiging van de aanwezigheid
art 342 van de Rechtspositieregeling
40. DV verkiezing g = dienstvrijstelling verkiezingen geattesteerd
de goedgekeurde afwezigheid wordt door de dienst personeel & hrm omgezet naar een geattesteerde afwezigheid na ontvangst van het attest
41.42. Cons dokter = consultatie dokter: C
voor een bezoek aan de dokter tijdens de stamtijden dat slechts een minimum aan tijd in beslag neemt en enkel indien niet mogelijk op een ander tijdstip
minder dan de helft van de voor die shift geldende stamtijd
geen dienstvrijstelling – de afwezigheid wordt verrekend met het saldo
een bewijs van de dokter met vermelding consultatie dokter en het uur van de consultatie moet doorgestuurd worden naar de dienst personeel & hrm
43. – 44. Overmacht: C, attest indienen
bij onvoorziene vertragingen op weg naar het werk van minimum 15 minuten
bij onaangekondigde staking van het openbaar vervoer op weg naar het werk
attest = bewijs van de NMBS of de Lijn, uitprint via internet met vermelding van de vertraging op de weg, …. Enkel de op het bewijs vermelde vertraging kan als werktijd aangerekend worden.
deze afwezigheid ingeven en laten goedkeuren door je goedkeurder - wordt omgezet door de dienst personeel & hrm bij ontvangst van het attest of bewijs
45. overmacht ga
de goedgekeurde afwezigheid wordt door de dienst personeel & hrm omgezet naar een geattesteerde afwezigheid na ontvangst van het attest
47. 48. Politiek verlof: A
vrijstelling van dienst voor de uitoefening van een politiek mandaat
vooraf te bespreken met de dienst personeel & hrm
is niet hetzelfde als DV politiek verlof
49. DV pol. Verlof = dienstvrijstelling voor politiek verlof: A
vrijstelling van dienst voor de uitoefening van een politiek mandaat voor ½ of een volledige dag per maand (afhankelijk van het soort mandaat)
vooraf te bespreken met de dienst personeel & hrm
50. Syndicaal verlo = syndicaal verlof: A/C, attest indienen
106
deze afwezigheid ingeven en laten goedkeuren door je goedkeurder - wordt omgezet door de dienst personeel & hrm bij ontvangst van het attest
attest = oproepingsbrief van de betrokken vakbondsorganisatie waarop de datum en ook de uren van de vergadering vermeld worden
51. Syndic. Verl ga = syndicaal verlof geattesteerd , MC
de goedgekeurde afwezigheid wordt door de dienst personeel & hrm omgezet naar een geattesteerde afwezigheid na ontvangst van het attest
52. DV sollicitatie = dienstvrijstelling voor sollicitatie: A/C
afwezigheid om een nieuwe betrekking te zoeken (alleen voor bepaalde contractuele personeelsleden)
deze afwezigheid ingeven en laten goedkeuren door je goedkeurder (wordt later omgezet door de dienst personeel & hrm).
Informeer bij de dienst personeel & hrm of je in aanmerking komt voor deze dienstvrijstelling
53. DV sollicit ga = DV sollicitatie geattesteerd
de goedgekeurde afwezigheid wordt door de dienst personeel & hrm omgezet naar een geattesteerde afwezigheid
54. Stakersverlof
A/C
gewettigde afwezigheid mits stakingsaanzegging door de betreffende vakorganisatie en ter kennisname voorgelegd aan de Deputatie
55. DV Andere = dienstvrijstelling andere: A/C
alle dienstvrijstellingen die niet onder te brengen zijn onder voormelde dienstvrijstellingen – contacteer de dienst personeel & hrm in geval van twijfel
afwezigheid wordt goedgekeurd door de dienst personeel & hrm na overleg met de dienstchef/goedkeurder
onterechte aanvragen onder deze afwezigheidsreden worden geweigerd met vermelding van de reden
56. DV dnst pers. = dienstvrijstelling dienst personeel: A/C, MC
te gebruiken voor bepaalde dienstvrijstellingen op aanwijzen van de dienst personeel & hrm
56. Com. Uren vormi = compensatie uren vorming
A
terugname in halve of volle dagen ter compensatie van gevolgde vorming mits toestemming van de dienst personeel & HRM en enkel bedoeld voor personeelsleden die niet werken volgens de standaardwerktijdregeling
57. DV ex.vorming = dienstvrijstelling examen vorming: A/C, MC
de tijd nodig voor het afleggen van het examen naar aanleiding van gevolgde vorming
vooraf goedgekeurd door de vormingsverantwoordelijke
59. 60. DV bev.ex. = dienstvrijstelling bevorderingsexamen of selectie interne mobiliteit: A, MC
de tijd nodig voor het afleggen van het bevorderingsexamen of een selectie in het kader van interne mobiliteit
61. LBO = volledige loopbaanonderbreking
de afwezigheid wordt ingegeven door de dienst personeel & hrm 107
62. LBO ouderschaps = volledige loopbaanonderbreking in het kader van ouderschapsverlof
de afwezigheid wordt ingegeven door de dienst personeel & hrm
63. 64. LBO palliatieve = volledige loopbaanonderbreking in het kader van palliatieve zorgen
de afwezigheid wordt ingegeven door de dienst personeel & hrm
65. LBO med. Bijsta = volledige loopbaanonderbreking in het kader van medische bijstand
de afwezigheid wordt ingegeven door de dienst personeel & hrm
66. Schorsing arbei = schorsing arbeidsovereenkomst
de afwezigheid wordt ingegeven door de dienst personeel & hrm
67. Zwangerschapsve = zwangerschapsverlof
de afwezigheid wordt ingegeven door de dienst personeel & hrm van zodra de bevallingsdatum gekend is
68. Adoptieverlof
de afwezigheid wordt ingegeven door de dienst personeel & hrm
69. Gecont.verlof = gecontingenteerd verlof
de afwezigheid wordt ingegeven door de dienst personeel & hrm
69. 70. Opname glijtijd: A
als er op vrijdag enkel een dagprogramma voor de namiddag is ingevoerd (vb. bij terugname van een omplanning op een vrijdagvoormiddag of als het personeelslid enkel de vrijdagnamiddag werkt) en er wordt die volledige namiddag glijtijd opgenomen, dan is er de onregelmatigheid “onbekend afwezig”
om die onregelmatigheid weg te werken moet via afwezigheden voor een hele dag de reden “70 opname glijtijd” ingegeven worden
71. DV synd/soc dns = dienstvrijstelling activiteit syndicaat/sociale dienst: A/C
dienstvrijstelling voor een syndicale activiteit, op uitnodiging van het bestuur: vb. rondgang gebouwen, vergaderingen BOC-HOC
dienstvrijstelling voor een activiteit van de sociale dienst
deze afwezigheid ingeven en laten goedkeuren door de goedkeurder
72. DV syn/soc ga = dienstvrijstelling activiteit syndicaat/sociale dienst geattesteerd: MC
de goedgekeurde afwezigheid wordt, na ontvangst van de deelnemerslijst, door de dienst personeel & hrm omgezet naar een geattesteerde afwezigheid
73. DV int. act. = dienstvrijstelling interne activiteiten: A/C, MC
te gebruiken voor activiteiten georganiseerd door het bestuur: vb. broodje Boeverbos
108
BIJZONDERE BEPALINGEN Overuren Alle gepresteerde overuren dienen in het tijdregistratiesysteem ingegeven te worden. Indien het gaat om overuren op de standplaats wordt er gewoon geprikt. Betreft het overuren gepresteerd buiten de standplaats dan dienen deze prestaties achteraf ingegeven te worden met vermelding van de afwezigheidreden ‘dienstreis’. Let op: de afwezigheidreden ‘overuren’ mag niet gebruikt worden op het ogenblik van het presteren van de overuren enkel voor de opname ervan. Deeltijds werken Bij deeltijds werken zullen systemen waarbij de vermindering op vrijdagvoormiddag gezet wordt in combinatie met het altijd opnemen van glijtijd op vrijdagnamiddag niet toegestaan worden. Het opnemen van glijtijd op vrijdagnamiddag is geen individueel recht.
VRAGEN EN INFO In eerste instantie kan bij vragen of problemen steeds de handleiding tijdregistratie op intranet geconsulteerd worden. De meeste toepassingen worden daar in detail uitgelegd. Ook de goedkeurders kunnen in vele gevallen verder helpen. Biedt de handleiding geen oplossing dan kan het probleem doorgeven worden via het meldingsformulier “tijdregistratie” dat terug te vinden is op intranet. De dienst personeel & HRM zal de vraag behandelen. Let wel de behandelingstermijn kan variëren afhankelijk van de aard van het gestelde probleem. De streefdatum voor een oplossing is steeds de afsluitdatum.
De Provinciegriffier, Geert ANTHIERENS
109
13.9. – DIENSTORDER NR. 33/2009/1 VAN 16 APRIL 2009 BETREFFENDE EEN ONGEVAL OP HET WERK OF DE WEG VAN EN NAAR HET WE RK EN INCIDENT
Provincie West-Vlaanderen
Brugge, 16 april 2009
IDPB Kabinet Provinciegriffier Nr. 33/2009/1 DIENSTORDER Betreft : procedures bij arbeidsongeval en incident. Dit dienstorder vervangt de dienstnota’s 33/2000/1, 33/2000/1bis, 33/2001/1 en 33/2004/2
Wat te doen bij een ongeval op het werk of op de weg naar of van het werk? U bent het slachtoffer van een ongeval. Wat moet U doen? Indien het ongeval op het werk gebeurt, kan u beroep doen op één van de EHBO-hulpverleners (zie bijlage). Bij ernstige ongevallen moet de dienst 112 verwittigd worden of kan U de dichtstbijzijnde spoedgevallendienst raadplegen. Nummer Antigifcentrum: 070/245.245 Verwittig onmiddellijk (zelf of via iemand anders) uw 1ste evaluator en breng hem/haar op de hoogte van wat er is gebeurd. Indien U werkonbekwaam bent moet U daarenboven een medisch getuigschrift laten opmaken door een geneesheer naar keuze. Bezorg dit getuigschrift zo vlug mogelijk, en behoudens overmacht uiterlijk binnen de drie werkdagen te rekenen vanaf het begin van de afwezigheid aan de dienst personeel,met vermelding arbeidsongeval. Indien er medische kosten (te verwachten) zijn dan dient er bovendien een aangifte te gebeuren bij de verzekeringsmaatschappij (deze aangifte verloopt via de IDPB – zie verder). U bent de 1ste evaluator van het slachtoffer van een ongeval. Wat moet u doen? Verwittig onmiddellijk de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op één van volgende telefoonnummers :
-
- Pia Blommaert tel. 050/40 32 85 – 0496/59 61 08 Wim De Jonghe tel. 050/40 71 52 – 0499/56 59 08 Secretariaat IDPB tel. 050/40 71 53 – 050/40 35 00
Aan de hand van een aantal criteria (soort ongeval, betrokken voorwerp en soort letsel) zal de IDPB bepalen in hoeverre de procedure “ernstig ongeval” moet worden opgestart, en desgevallend met de betrokken dienst(en) verdere afspraken over de opvolging ervan maken. Pro memorie : bij zeer ernstige ongevallen (dood of blijvende invaliditeit) en ernstige ongevallen moet
110
de FOD WASO – Toezicht welzijn op het werk onmiddellijk (of respectievelijk binnen de 2 dagen) worden verwittigd. Als 1ste evaluator van het slachtoffer dient u mee de verschillende oorzaken van het ongeval te onderzoeken en in samenspraak met de IDPB de nodige maatregelen voor te stellen/te treffen om herhaling in de toekomst te voorkomen. Verwittig in geval van werkonbekwaamheid (langer dan de dag van het ongeval zelf) onmiddellijk de dienst Personeel. Bij voorkeur via de daartoe voorziene intranetpagina bij ILSE onder de rubriek “Mijn loket - Formulieren”. Indien dit niet mogelijk is kan u dit melden via mail
[email protected] of eventueel telefonisch op het nummer 050 / 40 32 01. Geef de voorziene afwezigheid eveneens in in de tijdsregistratie. Hoe verloopt de aangifte van een arbeidsongeval ? Vanaf 01-04-2009 aanvaardt onze verzekeringsmaatschappij (Ethias) enkel nog de elektronische aangiftes van arbeidsongevallen. Dit betekent dat de IDPB, die deze aangiftes via elektronisch formulier op de website van Ethias moet ingeven, over alle noodzakelijke gegevens moet kunnen beschikken (onvolledige aangiftes worden door het systeem immers niet aanvaard). Teneinde deze gegevens op een praktische, en gebruiksvriendelijke manier in te zamelen werd een nieuw model van aangifteformulier ontworpen, waarop meer plaats is voorzien om de gegevens in te vullen en dat ook digitaal kan worden ingevuld en ingediend. Dit vernieuwde formulier ‘aangifte van arbeidsongeval’ vindt u in bijlage, alsook op ILSE (onder de rubriek “Mijn organisatie – preventie en bescherming op het werk – noodplanning”)
De aangifte (pag 1 t/m 4), alsook de bijlage A (pag 5 t/m 7) worden bij voorkeur door het slachtoffer en/of door zijn/haar 1ste evaluator ingevuld (maar kan desgevallend ook op de dienst van het slachtoffer, en/of door zijn/haar rechthebbenden gebeuren). Pas op : de velden aangemerkt met een * zijn verplicht in te vullen ! (zonder deze gegevens is geen elektronische aangifte mogelijk en kan de vergoeding door de verzekeringsmaatschappij in het gedrang komen).
Het geneeskundig getuigschrift (model B) moet worden ingevuld door de behandelende geneesheer.
Bezorg deze ingevulde formulieren zo spoedig als mogelijk aan de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (IDPB), Provinciehuis Boeverbos, Koning Leopold III-laan 41, 8200 Sint-Andries Brugge (
[email protected]). De IDPB moet immers binnen redelijke termijn in staat zijn om de aangifte door te geven aan de verzekeringsmaatschappij. Ter info : De overige rubrieken (IV t/m VI) van de volledige aangifte bij de verzekering (volgens het wettelijke model) worden door de IDPB aangevuld op het ogenblik van de elektronische aangifte. Als slachtoffer ontvangt u naderhand een kopie van de volledige aangifte (d.w.z. van de rubrieken I t/m VI), alsook de gegevens die u eventueel kunt nodig hebben voor de rechtstreekse facturatie door de zorgverstrekker (naam, polis- en dossiernummer van de verzekeringsmaatschappij). Alle correspondentie tussen slachtoffer en verzekeringsmaatschappij verloopt via de IDPB, die het dossier administratief verder afhandelt. Uitbetaling Bij erkenning van een arbeidsongeval hebt u als slachtoffer van een arbeidsongeval recht op de terugbetaling van alle noodzakelijke geneeskundige verzorging en op terugbetaling van kosten voor eventuele prothesen en orthopedische toestellen.
111
In bepaalde gevallen kan de zorgverstrekker eisen dat U de kosten onmiddellijk betaalt. In andere gevallen kan de betaling via factuur gebeuren. We onderscheiden drie mogelijke situaties: 1. U moet zelf bepaalde kleine kosten betalen (dokter, apotheker, …): de originele betalingsbewijzen moeten worden overgemaakt aan de IDPB, met vermelding van uw bankrekeningnummer waarop de onkosten kunnen worden terugbetaald. 2. U ontvangt een factuur: deze kunt U overmaken aan de IDPB (vermeld er in dit geval bij dat deze nog niet werd betaald). 3. De zorgverstrekker stuurt zelf de factuur op naar ETHIAS, Prins-Bisschopssingel 73, 3500 Hasselt.
Wat te doen bij een incident? Een incident is:
een bijna-ongeval (zonder zichtbare gevolgen);
een ongeval waarbij enkel EHBO-verzorging noodzakelijk is (dus zonder werkonbekwaam-heid tot gevolg);
een ongeval waarbij er enkel materiële schade is.
Incidenten kunnen ons interessante informatie leveren waardoor eventueel zware ongevallen kunnen vermeden worden. Daarom is het belangrijk ze ernstig te nemen, de oorzaken ervan te onderzoeken en de nodige maatregelen te treffen om herhaling te voorkomen. U bent slachtoffer of getuige van een incident. Wat moet U doen ? Verwittig onmiddellijk uw 1ste evaluator en breng hem/haar op de hoogte van wat er is gebeurd. Of, indien hij/zij niet bereikbaar is, verwittig de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op één van hoger vermelde telefoonnummers of via de mail
[email protected] . U bent de dienstchef van de dienst/dienstonderdeel waar het incident zich heeft voorgedaan. Wat moet U doen ? Onderzoek wat zich heeft voorgedaan, wat de oorzaken ervan waren en wat er kan gebeuren om herhaling te vermijden - het uitgangspunt hierbij is niet het zoeken van een “schuldige” maar wel voorkomen van ongevallen in de toekomst. Doe zo nodig de melding aan de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming (voor bepaalde soorten incidenten gelden strikte aangiftetermijnen - cfr. laatste punt) . Tref indien mogelijk zelf de nodige voorkomingsmaatregelen, of neem de nodige stappen om deze aan de verantwoordelijke betrokkenen voor te stellen. Noteer zo nodig uw bevindingen in een verslag van onderzoek (cfr. laatste punt) . Contacteer de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming indien U problemen ondervindt bij de uitvoering van hoger vermelde punten. Incidenten waarvoor een meldingsplicht geldt t.a.v. de inspectiediensten (ook indien er enkel materiële schade is) Verwittig in volgende gevallen steeds onmiddellijk de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming : 112
elektrische installatie : elk incident overkomen aan personen en te wijten aan een elektrische installatie (ongeacht de ernst van de kwetsuur) moet onmiddellijk worden gemeld aan de FOD WASO – Toezicht welzijn op het werk;
gasrecipiënten : elk incident dat voortvloeit uit het gebruik van gasflessen en dat aanzienlijke materiële schade veroorzaakte moet binnen de 24 uur worden medegedeeld aan de FOD WASO – Toezicht welzijn op het werk;
stoomtoestel : ook bij elk ernstig incident met een stoomtoestel moeten onmiddellijk worden verwittigd : de FOD WASO – Toezicht welzijn op het werk, de externe dienst voor technische controle die de periodieke keuringen verricht en de burgemeester van de gemeente waar het toestel staat opgesteld;
Incidenten waarvoor een meldingsplicht geldt t.a.v. de IDPB Bepaalde incidenten worden door de inspectiediensten als bijzonder ernstig aanzien. Teneinde tijdig de nodige maatregelen te treffen om ernstige ongevallen te voorkomen dient bij volgende soorten incidenten steeds en onmiddellijk de IDPB te worden verwittigd (ook indien er geen slachtoffers zijn) :
incidenten met/in/door volgende materiële zaken : een machine of een toestel; een installatie; een steiger; een gesloten ruimte (silo, kruipkelder,…); licht ontvlambare, zeer licht ontvlambare, giftige, zeer giftige, bijtende stof; een gas of een mengsel van gassen, ander dan atmosferische lucht of waterdamp die zich niet onder overdruk bevinden; een springstof;
bij volgende soorten gebeurtenissen : val van een hoogte, groter dan 2 meter; bedelving; instorting; brand; ontploffing explosieve verbranding van een stof; elektrocutie; elektrisering; verdrinking; verstikking; vergiftiging.
Gebruik hiervoor bijgaand formulier (ook te vinden op ILSE onder de rubriek “Mijn organisatie – preventie en bescherming op het werk – noodplanning”).
Voor alle informatie mbt dit dienstorder kunt u terecht bij de IDPB, die de naleving ervan zal opvolgen.
Ik reken op een stipte naleving. De Provinciegriffier, H. OST
113
13.10. – DIENSTORDER NR. 30/2 009/3 VAN 30 MAART ZIEKTEVERZUIM EN PROCEDURE BIJ ZWANGERSC HAP
Provincie West-Vlaanderen
2009
BETREFFENDE
HET
Brugge, 30 maart 2009
Dienst Personeel Kabinet Provinciegriffier
Aan het niet-onderwijzend
Nr. 30/2009/3
provinciepersoneel DIENSTORDER
Betreft: Ziekteverzuim en procedure bij zwangerschap. Mevrouw, Mijnheer, Deze dienstorder vervangt de dienstorder “ziekteverzuim en procedure bij zwangerschap” met nummer 30/2008/8.
Ziekteverzuimbeleid
Een nieuw ziekteverzuimbeleid gaat van kracht m.i.v. 01.01.2009. Er wordt een actiever beleid gevoerd met meer gestructureerder opvolging. Uitgangspunten zijn het recht op ziekteverlof en respect voor het medisch geheim. Bedoeling is misbruiken voorkomen en de klemtoon ligt op preventie. Je werkt bij het provinciebestuur van West-Vlaanderen en zet je graag in voor je werkgever, maar vandaag ben je ziek. Het lukt je niet om te werken. Hoe breng je je werkgever op de hoogte en wat moet je verder nog doen? Wat als je een controlearts op bezoek krijgt? In de bijlage vind je antwoorden op de meest gestelde vragen hieromtrent. Dit beleid is dwingend van toepassing voor iedereen, met uitzondering van het gesubsidieerd provinciepersoneel tewerkgesteld in de provinciale scholen. Tevens wordt de procedure geschetst bij zwangerschap en vaderschapsverlof. Ik reken op een stipte en correcte naleving van deze dienstorder. De provinciegriffier, Hilaire OST
114
Ziekteverzuimbeleid van toepassing m.i.v. 01.01.2009: I.
Melding.
Wat doe je als je tijdens je werkdag ziek bent en je werkplaats verlaat? Verwittig vooraleer je de werkplaats verlaat persoonlijk je eerste evaluator (of bij diens afwezigheid je tweede evaluator of diensthoofd). Wat doe je als je ziek bent en je niet kan gaan werken (zowel voor een eendagsziekte als een meerdaagse ziekte)? 1). Verwittig persoonlijk onmiddellijk telefonisch en uiterlijk voor 10u00 je eerste evaluator (of bij diens afwezigheid je tweede evaluator of diensthoofd). Melding door een derde mag enkel in geval van overmacht. Aandacht: Indien je tijdens je ziekteverlof verblijft op een ander adres dan datgene dat vermeld staat op je personeelsfiche, moet je het adres opgeven waar je te bereiken bent. 2). Bezorg de dienst personeel zo vlug mogelijk, en behoudens overmacht uiterlijk binnen de drie werkdagen te rekenen vanaf het begin van de afwezigheid wegens arbeidsongeschiktheid, een geneeskundig getuigschrift. Aandacht:
Zorg
ervoor
dat
het
geneeskundig
getuigschrift
melding
maakt
van
de
arbeidsongeschiktheid, de duur ervan, de plaats van verblijf tijdens je ziekte wanneer die verschilt van het door de dienst personeel gekende adres, en of je je plaats van verblijf al dan niet mag verlaten. Aandacht: ook voor een ééndagsziekte is een geneeskundig getuigschrift vereist. Wat doe je als je ziekteverlof verlengd wordt? Dan verwittig je persoonlijk je eerste evaluator (of bij diens afwezigheid je tweede evaluator of diensthoofd) uiterlijk de laatste dag van de vorige ongeschiktheidsperiode. Alleen in geval van overmacht is het toegestaan dat een derde je eerste evaluator inlicht. Bezorg tevens zo vlug mogelijk, en behoudens overmacht uiterlijk binnen de drie werkdagen te rekenen vanaf de verlenging van het ziekteverlof, een geneeskundig getuigschrift aan de dienst Personeel. II.
Tijdens je afwezigheid wegens ziekte.
115
Hoe blijf je op de hoogte van je werk tijdens je ziekteverlof? In eerste instantie heb je de plicht om jezelf te verzorgen tijdens je ziekteverlof. Maar bij een langdurige ziekteafwezigheid kan het aangewezen zijn, en is het je recht, om een aantal afspraken te maken. Zo kan je bijvoorbeeld vragen dat persoonlijke post, bezorgd op het werk (vb. het personeelsblad Westsite), naar je opgestuurd wordt. Misschien wens je om geregeld geïnformeerd te worden via mail, telefoon of bezoek. Maak hieromtrent afspraken met je eerste evaluator. Wat indien je ziek bent tijdens je verlof? Als je ziek wordt voor de aanvang van aangevraagde en toegestane vakantiedagen, dan wordt de vakantie opgeschort en worden de ziektedagen, als je statutair personeelslid bent, aangerekend op je beschikbare ziektekrediet. Als je tijdens je vakantie ziek wordt en de ziekte wordt gestaafd door een geneeskundig getuigschrift, dan wordt je vakantie opgeschort vanaf de eerste dag van je ziekte en worden de ziektedagen, als je statutair personeelslid bent, aangerekend op je beschikbare ziektekrediet. Voorwaarde is dat je zo vlug mogelijk, en behoudens overmacht uiterlijk binnen de drie werkdagen te rekenen vanaf de aanvang van je ziekte, je eerste evaluator (of bij diens afwezigheid je tweede evaluator of diensthoofd) op de hoogte brengt. Wie bepaalt wie wordt gecontroleerd door een controlearts? De dienst Personeel zal op toevallige basis en volgens een systeem van onvoorspelbaarheid op geregelde tijdstippen controle sturen naar iedereen die op een welbepaalde dag afwezig is wegens ziekte.
De eerste evaluator zal alleen negatief advies kunnen geven als er een reden
is die het
uitvoeren van een controleonderzoek onmogelijk maakt. Je eerste of tweede evaluator kunnen het ook nodig achten om je te laten controleren tijdens je ziekteverlof. In dit geval moet deze dit aan de dienst personeel signaleren. (Karin Kinsabil tel. 050 / 40 35 86 –
[email protected]) Wat is een controlebezoek? De controlearts komt bij je thuis en stelt je een aantal vragen, zoals welke medicatie je neemt en welke symptomen je hebt. Onmiddellijk na de controle overhandigt hij je een document met zijn bevindingen. Hij vraagt je dit document te tekenen voor ontvangst. Je krijgt meteen een exemplaar van dit document, een tweede exemplaar wordt aan de dienst Personeel overgemaakt. Als de controlearts je niet thuis treft, steekt hij een kaartje in je brievenbus waarop hij je uitnodigt in zijn praktijk. Als je die afspraak niet kan nakomen, neem dan contact op – de gegevens staan op het 116
kaartje – en geef de reden op. Let wel, alleen de arts die het geneeskundig getuigschrift aan je heeft afgeleverd kan oordelen dat je gezondheidstoestand het niet toelaat om je naar een andere plaats te begeven. Indien dit niet het geval is ben je verplicht je bij de controlearts aan te bieden als je hierom wordt verzocht. Je moet al het mogelijke doen om een controle mogelijk te maken. Als je de arts niet binnenlaat, of je weigert je door hem te laten onderzoeken, zal hij dit melden aan de dienst Personeel. Welke beslissingen kan een controlearts nemen? De controlearts kan oordelen dat je afwezigheid medisch gerechtvaardigd is. Hij kan ook vaststellen dat je afwezigheid gerechtvaardigd is maar voor een kortere periode dan vermeld op je medisch attest. Je moet je werk dan hervatten op de datum die door hem is bepaald. De arts kan tot slot beslissen dat je afwezigheid ongerechtvaardigd is. Dan ben je verplicht je werk de volgende werkdag te hervatten, anders ben je ongewettigd afwezig. Wat moet je doen als je het niet eens bent met de beslissing van de controlearts? Als je niet akkoord gaat met de beslissing van de controlearts vermeldt hij dit op het document dat hij je overhandigt. Hij brengt je werkgever hiervan op de hoogte . Tevens neemt de controlearts onmiddellijk contact op met je behandelende arts. Indien je behandelende arts niet akkoord gaat met de diagnose van de controlearts, neemt hij binnen de 24 uur contact op met deze laatste. Indien beide artsen geen overeenstemming bereiken over de uiteindelijke beslissing stellen zij in gemeen overleg een arbitrerend arts aan. De beslissing van deze arbitrerend arts is bindend. Een arbitrageprocedure schorst de beslissing van de controlearts op. Het personeelslid blijft in afwachting van de beslissing van de arbitrerend arts in ziekteverlof. III.
Werkhervatting.
Wat doe je bij een vroegtijdige werkhervatting? Dan moet je onmiddellijk de dienst Personeel hiervan verwittigen. Aandacht: Vroegtijdig het werk hervatten doe je op eigen risico en betekent het einde van je ziekteverlof.
117
Wat bij werkhervatting na een ononderbroken afwezigheidperiode van minstens 4 weken? De dienst Personeel zal de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming verwittigen van je werkhervatting die je zal oproepen bij de arbeidsgeneesheer. Je komt terug werken na je ziekteverlof, en nu? Indien je niet onmiddellijk je eerste evaluator ziet, loop dan zelf eens bij hem/haar langs. Je mag je verwachten aan een “terugkeergesprek” van je eerste evaluator. Je moet immers op de hoogte gesteld worden van de stand van zaken op het werk. Vanaf je derde ziekteafwezigheid gedurende een periode van één jaar zal je eerste evaluator je uitnodigen voor een “afwezigheidsgesprek”. Hij/zij zal je ziekteafwezigheden met je bespreken. IV.
Sancties.
Wat zijn de sancties bij niet naleving van het ziekteverzuimbeleid? De provinciegriffier kan beslissen dat het laattijdig bezorgen van het geneeskundig getuigschrift aan de personeelsdienst tot gevolg heeft dat de periode van afwezigheid beschouwd wordt als een onwettige afwezigheid. Procedure bij zwangerschap: I.
Melding.
Wat moet je aan wie melden voor jouw bevalling? -
Indien je werk uitvoert waarvan je denkt dat het bijzondere risico’s kan inhouden voor je zwangerschap moet je de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming zo spoedig mogelijk inlichten
(Pia
Blommaert
tel.
050/40.32.85
–
0496/59.61.08
–
pia.blommaert@west-
vlaanderen.be). -
Het is aangewezen dat je zo vroeg mogelijk, en ten laatste 8 weken voor de vermoedelijke datum van je bevalling, de dienst personeel inlicht door middel van een geneeskundig getuigschrift met daarop de vermoedelijke bevallingsdatum. Uiteraard moet je dit ook melden aan je eerste evaluator.
-
Ten laatste op de dag die door je behandelende geneesheer wordt vooropgesteld als het begin van het zwangerschapsverlof zend je een geneeskundig getuigschrift ingevuld en ondertekend door je behandelende geneesheer naar de dienst Personeel.
-
Indien je in contractueel verband aangesteld bent moet je tevens je ziekenfonds verwittigen.
118
Wat moet je aan wie melden na jouw bevalling? -
Om te kunnen bepalen wanneer je het werk moet hernemen moet je de dienst Personeel inlichten wanneer je bevallen bent. De dienst Personeel zal je daarna verwittigen wanneer je het werk moet hervatten.
-
Bij effectieve werkhervatting moet je de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming onmiddellijk informeren, vermits je langs moet bij de arbeidsgeneesheer.
-
Tevens moet zo spoedig als mogelijk een uittreksel van de geboorteakte bezorgd worden aan de dienst Personeel.
-
Aandacht: iedere wijziging in de gezinstoestand moet onmiddellijk worden meegedeeld aan de dienst personeel én aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten, Jozef II-straat 47, 1040 Brussel (tel. 02/134.32.11) II.
Duur zwangerschapsverlof.
Wat is de duur van je zwangerschapsverlof? De moederschaprust bedraagt vijftien weken en bestaat uit een periode van prenatale rust (één week verplichte rust en vijf weken facultatieve rust) en een periode van postnatale rust (negen weken verplichte rust). Bij de geboorte van een meerling bedraagt het prenatale verlof acht weken (één week verplichte rust en zeven weken facultatieve rust) en kan je 2 extra weken postnatale bevallingsrust vragen. De periode van vijf weken (of zeven weken bij een meerling) facultatieve prenatale rust kan, op verzoek van het personeelslid, volledig of gedeeltelijk worden overgedragen naar de periode na de postnatale rust. Het bevallen personeelslid kan de laatste twee weken overgedragen facultatieve prenatale rust omzetten in verlofdagen van postnatale rust. Deze verlofdagen moeten opgenomen worden binnen de acht weken te tellen na de eigenlijke periode van postnatale rust. Hierdoor krijgt het personeelslid de mogelijkheid om het werk geleidelijk te hervatten volgens een door haarzelf vastgelegd ritme waarbij arbeidsdagen en verlofdagen elkaar afwisselen. Deze nieuwe mogelijkheid tot opname van verlofdagen postnatale rust is van toepassing op bevallingen vanaf 1 april 2009. Afwezigheid wegens ziekte gedurende de zes weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum wordt steeds beschouwd als zwangerschapsverlof en wordt herbekeken op het moment van de kennisgeving van de effectieve bevallingsdatum. Indien de bevalling plaats heeft na de voorziene bevallingsdatum en de zes weken prenatale rust zijn al opgenomen, wordt het prenataal verlof verlengd tot de werkelijke datum van de bevalling. Indien de bevalling plaats heeft voor de voorziene bevallingsdatum en de week verplichte prenatale rust niet of onvolledig werd opgenomen, wordt het prenataal verlof verminderd met de dagen waarop gewerkt werd in de zeven dagen voor de bevalling. 119
Als je gedurende de volledige periode van prenatale rust arbeidsongeschikt bent wegens ziekte of ongeval, kan je één extra week postnatale rust verkrijgen. Je moet hiervan je werkgever op de hoogte brengen en een aanvraag indienen bij het ziekenfonds. Wordt de baby vanaf de geboortedag langer dan zeven dagen gehospitaliseerd, verlengt de moederschaprust met het aantal opnamedagen dat de eerste zeven dagen overschrijdt. III.
Kraamgeld.
Wat moet je doen om kraamgeld te ontvangen? Vanaf de zesde maand van de zwangerschap kan je het kraamgeld aanvragen. Voor deze aanvraag moet je je wenden tot de dienst personeel, sectie remuneratie. IV.
Borstvoedingspauzes.
Heb je recht op borstvoedingspauzes? Tot zeven maanden na de geboorte (negen maanden bij uitzonderlijke medische omstandigheden) hebben vrouwelijke personeelsleden de mogelijkheid om borstvoedingspauzes te nemen met het oog op het voeden van hun kind of om melk af te kolven. Deze pauze duurt maximum een half uur en je hebt recht op 1 pauze op de dagen dat je minimum 4u werkt, indien je meer dan 7u30 werkt heb je die dag recht op 2 pauzes van elk een half uur. Wanneer je recht hebt op 2 pauzes heb je de keuze om deze in 1 of in 2 keer op te nemen. De pauzes mogen niet gebruikt worden om later de dienst te beginnen of vroeger te beëindigen. Voorbeelden: -
Op de dag waarop je 3u48 werkt heb je geen recht op een pauze vermits de arbeidsprestaties lager liggen dan 4u.
-
Op de dag waarop je 6u werkt heb je recht op één pauze. Je werkt effectief 5u30 en neemt één pauze van 30 min.
-
Op de dag waarop je 7u36 werkt heb je recht op twee pauzes. Je werkt effectief 6u36 en neemt één pauze van 1u of twee pauzes van 30 min.
Breng je eerste evaluator op de hoogte en maak afspraken over de ogenblikken waarop je de pauzes neemt.
Maandelijks leg je eveneens een medisch attest voor aan de dienst personeel. De Interne
Dienst voor Preventie en Bescherming duidt een lokaal aan waar de borstvoedingspauzes kunnen genomen worden.
120
Op de momenten dat de pauze(s) genomen worden, geef dan het tijdsinterval in in de tijdenregistratie via “afwezigheden” met als afwezigheidreden “DV borstvoeding”. V.
Vaderschapsverlof.
Hoe zit het met het vaderschapsverlof? Als mannelijk contractueel personeelslid heb je, binnen de vier maanden te rekenen vanaf de dag van de geboorte van je kind, recht op 10 werkdagen vaderschapsverlof. Bezorg hiervoor zo spoedig als mogelijk een uittreksel van de geboorteakte aan de dienst Personeel. Gedurende de eerste 3 dagen verlof behoud je je volledig loon, de resterende 7 dagen ontvang je via het ziekenfonds een uitkering die overeenkomt met 82% van je loon. Deze dagen, op te nemen in volle dagen,
moeten niet in 1 keer genomen worden maar mogen
gespreid worden over de periode van 4 maanden.
121
13.11. – DIENSTORDER NR. 20/2 009/3 VAN VORMINGSREGLEMENT EN DE LEIDRAAD VORMING
29
JUNI
Provincie West-Vlaanderen
2 009
BETREFFENDE
HET
Brugge 29 juni 2009
Dienst Personeel Kabinet Provinciegriffier
Aan het niet onderwijzend
Nr.20/2009/3
provinciepersoneel DIENSTORDER
Mevrouw, Mijnheer, Met de inwerkingtreding van de nieuwe rechtspositieregeling op 1 januari 2009 heeft vorming een andere wending genomen. In de artikelen 117 en 118 van de rechtspositieregeling worden de grote lijnen van de personeelsvorming uitgetekend. Verdere uitvoeringsmodaliteiten worden beschreven in het vormingsreglement goedgekeurd in de provincieraad van 29 januari 2009. In het reglement staan het toepassingsgebied, de actoren en de verantwoordelijkheden, vorming tijdens die proef of inwerktijd, de faciliteiten en de regeling betreft langdurige opleidingen. In de leidraad vorming goedgekeurd door de deputatie op 28 mei 2009 staan de algemene bepalingen en definities, de krachtlijnen, de aanvraagprocedure, de faciliteiten en de procedure voor langdurige opleidingen. Het vormingsreglement en de leidraad vorming die hierbij gevoegd zijn vormen de basis voor de uitwerking van het vormingsbeleid. Beide documenten zijn van toepassing op alle provinciepersoneelsleden. Een nieuw aanvraagformulier vorming zit in bijlage. Ik reken op een stipte en correcte naleving van de leidraad en het vormingsreglement. De provinciegriffier Hilaire OST
122
VORMINGSREGLEMENT PROVINCIE WEST-VLAANDEREN Goedgekeurd in de provincieraad van 29 januari 2009. Titel I Inleiding: 1. Toepassingsgebied Artikel 1 §1 - Dit reglement regelt in toepassing van het vormingsrecht en de vormingsplicht de krachtlijnen van de vorming en de hoofdlijnen van de aanvraagprocedure tot de toekenning van het volgen van vorming. §2 – Dit reglement is van toepassing op het personeel bepaald in het toepassingsgebied van de rechtspositieregeling dd. 27 november 2008 en het aan de provincie West- Vlaanderen ter beschikking gesteld personeel. 2. De actoren voor vorming en hun bevoegdheden Artikel 2 - Onderstaande actoren zijn betrokken bij de procedure en opvolging van vorming met volgende bevoegdheden: a) Het personeelslid vraagt vorming aan volgens de procedure bepaald door de deputatie en schikt zich naar gelang de rechten en plichten verbonden aan het aanvragen en volgen van vorming. b) De eerste evaluator beoordeelt en adviseert als directe leidinggevende de kwaliteit van de gevraagde vorming, rekening houdend met de functie van het betrokken personeelslid. c) Het diensthoofd bewaakt het geheel aan vorming binnen de dienst. Het diensthoofd staat de vormingsverantwoordelijke bij in de opmaak van een vormingsplan op het niveau van de dienst. d) De vormingsverantwoordelijke zorgt in samenwerking met de provinciegriffier voor de concrete invulling van het vormingsrecht en de vormingsplicht op basis van de vastgestelde vormingsbehoeften. De vormingsverantwoordelijke krijgt kennis van elke interne opleiding. De vormingsverantwoordelijke kan mits goedkeuring van de deputatie overgaan tot de organisatie van de opleiding of de ondersteuning van de dienst(en) die een interne opleiding vragen. e) Het diensthoofd van de dienst personeel waakt over het correct verloop van de vormingsprocedure. f)
De provinciegriffier keurt de vormingsaanvragen goed en kan deze bevoegdheid delegeren aan het diensthoofd van de dienst personeel.
123
g) De deputatie stelt een leidraad van vorming op en regelt alle overige modaliteiten die niet in dit reglement werden vastgesteld. h) De School voor Bestuursrecht is de bevoorrechte vormingspartner van de provincie WestVlaanderen.
De
School
voor
Bestuursrecht
is
gespecialiseerd
in
opleidingen
voor
ambtenaren en biedt een traject op maat van de provincie. i)
De vormingscommissie is bevoegd voor elke vraag tot langdurige opleiding en adviseert de vormingsverantwoordelijke met betrekking tot de vormingsplicht, het vormingsrecht en de opmaak
van
vormingsplannen.
Vorming
in
het
kader
van
management
en
organisatieontwikkeling wordt op initiatief van of in overleg met de bestuursdirecteur management en organisatie geregeld. Artikel 3 - De vormingscommissie is ten minste samengesteld uit:
als voorzitter: de provinciegriffier;
als leden: de bestuursdirecteur management en organisatie, het hoofd van de dienst Personeel;
als secretaris: de vormingsverantwoordelijke.
Titel II: Vorming en faciliteiten Artikel 4 - Vorming wordt aangevraagd volgens de modaliteiten bepaald door de deputatie. 1. Vorming tijdens de proeftijd en inwerktijd Artikel 5 §1 - Het personeelslid op proef of in inwerktijd krijgt de informatie en de vorming die nodig is voor de uitoefening van de functie waarin het is aangesteld zodat het personeelslid over de noodzakelijke kennis beschikt. §2 - Bij vorming tijdens de proeftijd of inwerktijd wordt rekening gehouden met de eventueel opgelegde vorming door de provinciegriffier tijdens de proef- of inwerktijd bij alle niveaus en de noodzakelijkheid van het beëindigen met goed gevolg van een vooraf bepaalde opleiding voor het verstrijken van de proeftijd bij niveau A en B, zoals thans bepaald in respectievelijk artikel 47 en 50§4 van de rechtspositieregeling.” 2. Faciliteiten voor vorming Faciliteiten voor opgelegde vorming: Artikel 6 - Faciliteiten voor opgelegde vorming worden bepaald in artikel 117
§5 en §6 van de
rechtspositieregeling.
124
Faciliteiten voor goedgekeurde vorming: Artikel 7
-De provincie betaalt de inschrijvingskost van de goedgekeurde vorming geheel of
gedeeltelijk. Artikel 8 - Naast de inschrijvingskost kunnen ook andere goedgekeurde kosten terugbetaald worden. Artikel 9 – De verplaatsing voor vorming verloopt volgens het dienstorder dienstreizen en verplaatsingen vorming: toestemming en verplaatsingskosten. Artikel 10 – Het dienstorder tijdsregistratie is van toepassing op personeelsleden die tijdens en na het eigen uurrooster een opleiding volgen. Artikel 11 - Vormingsverlof per kalenderjaar wordt gelimiteerd tot 10 dagen. 3. Algemene criteria om een vormingsaanvraag te weigeren Artikel 12 - Op grond van ondermeer volgende criteria kan een vormingsaanvraag geweigerd worden door de provinciegriffier: a) de vorming situeert zich eerder in de privé-sfeer of is niet prioritair; b) de vormvereisten van de vormingsaanvraag zijn niet conform de procedure; c) de afspraken met betrekking tot eerder gevolgde vorming werden niet gerespecteerd; d) de voorgestelde vorming is kwalitatief ontoereikend, te omvangrijk of een te grote investering. Titel III. Langdurige opleidingen die aanleiding geven tot een (bijkomend) diploma of getuigschrift. 1. Toepassingsgebied: Artikel 13 §1- Een langdurige opleiding is een opleiding die aanleiding geeft tot een (bijkomend) diploma of een getuigschrift. De opleiding wordt georganiseerd tijdens een academiejaar bij een door de overheid erkende opleidingsinstelling. De opleiding bevat ten minste 80 lesuren. §2 - Het einddiploma en het getuigschrift van de provinciale bestuursschool, School voor Bestuursrecht valt niet onder deze procedure en kan via de gewone procedure bepaald door de deputatie aangevraagd worden. Artikel 14 - De gunst om een langdurige opleiding te volgen kan niet worden toegekend aan: a) de personeelsleden die ter beschikking gesteld worden aan de provincie West-Vlaanderen;
125
b) personeelsleden op proef, met uitzondering van de personeelsleden die opleiding volgen opgelegd door de provinciegriffier of de personeelsleden waarvan het vacaturebericht waarvoor het personeelslid aangesteld werd in niveau A of B melding maakt van het volgen van een langdurige opleiding die de 2 jaar niet overschrijdt; c) personeelsleden in inwerktijd. 2. De faciliteiten in het kader van een langdurige opleiding Artikel 15 - De faciliteiten in het kader van een langdurige opleiding kunnen het volgende inhouden: a) inschrijvingsgeld; b) vervoerskosten met als plafond de kostprijs voor de verplaatsing met het openbaar vervoer; c) een
beperkte
dienstvrijstelling
voor
lessen
die
tijdens
de
diensturen
plaatsvinden;
Opleidingsmomenten die buiten de diensturen plaatsvinden, worden niet gecompenseerd; d) dienstvrijstelling voor de helft van de aan de opleiding opgelegde schoolstage; e) dienstvrijstelling voor het afleggen van de examens; f)
vormingsverlof voor de voorbereidingen op examens, met een maximum van 10 dagen per schooljaar. Een cumulatie wordt toegestaan met het vormingsverlof geregeld in artikel 11 van het vormingsreglement;
g) de uren vorming worden na het behalen van het diploma of getuigschrift geregistreerd op de vormingsfiche van het personeelslid. Titel IV: Verdere modaliteiten Artikel 16 - De deputatie stelt de verdere modaliteiten voor de aanvraag en toekenning van de vorming vast. Zij maakt daartoe een leidraad op die de bepalingen van het provinciedecreet, de rechtspositieregeling en dit vormingsreglement concretiseert en die minstens het volgende omvat:
de krachtlijnen van vorming
de aanvraagprocedure en goedkeuring voor vorming
de opvolging van de vorming
de toekenning en gebruik van faciliteiten
vorming tijdens de proef- en inwerktijd
de aanvraagprocedure en het gebruik van faciliteiten voor langdurige opleidingen die aanleiding geven tot een (bijkomend) diploma of getuigschrift.
126
LEIDRAAD VORMING Titel I. Vormingsaanvragen betreffende één- of meerdaagse opleidingen. 1. Inleiding Artikel 1 – Deze leidraad van de deputatie regelt de modaliteiten zoals bepaald in artikel 16 van het vormingsreglement, goedgekeurd door de provincieraad dd 29.01.2009 Inzage vormingsreglement Artikel 2 – Deze leidraad van de deputatie wordt samen met het vormingsreglement verwerkt in een dienstorder dat ter beschikking gesteld wordt van het personeel. Het dienstorder is ook te raadplegen op het intranet. Elke wijziging wordt kenbaar gemaakt via het intranet. 2. Algemene bepalingen en definities Artikel 3 - De definitie van vorming wordt vastgesteld in artikel 117 §1 van de rechtspositieregeling. Artikel 4 §1 - Vorming kan soepel en op maat van het personeelslid en van de provincie WestVlaanderen inspelen op ondermeer: a) de functievereisten, de evaluatie van het personeelslid, de vooropleiding of werkervaring die het personeelslid al heeft, de interesses en loopbaanperspectieven van het personeelslid, de inzetbaarheid; b) veranderingsprocessen, de invoering van nieuwe werkmethodes, technologieën en materialen, beleidsprioriteiten,…. §2 - Vorming kan verschillende vormen aannemen: a) studiedagen; b) studiebezoeken met een formeel programma; c)
interne opleidingen;
d) externe opleidingen; e) langdurige opleidingen die tot een (bijkomend) diploma of getuigschrift leiden;
bepaald
in de artikelen 13 tot en met 15 van het vormingsreglement. en kan ondermeer betrekking hebben op verschillende domeinen: a)
leidinggeven en management;
b)
sociale vaardigheden en deontologie;
c)
functiegerichte kennisvakken; 127
d)
functiegerichte vaardigheden;
e)
administratieve vaardigheden, spelling en taal;
f)
de werking van de openbare besturen;
g)
welzijn en ergonomie;
Artikel 5 - Vorming is een recht zoals bepaald in artikel 166 van de rechtspositieregeling. Artikel 6 - Vorming is een plicht zoals bepaald in artikel 166 van de rechtspositieregeling. a) het personeelslid is verplicht zich te informeren over de ontwikkelingen en nieuwe inzichten in zijn vakgebied; b) Het personeelslid heeft de plicht extra vorming te volgen als: 1. dit noodzakelijk is voor de betere uitoefening van zijn functie; 2. als uit de evaluatie van een personeelslid blijkt dat een functioneringsprobleem met vorming verbeterd kan worden; 3. de provinciegriffier vorming met het oog op de betere werking van de organisatie, dienst, doelgroep of individu, vorming oplegt. Artikel 7 - Een formulier vormingsaanvraag wordt door het personeelslid gebruikt om vorming aan te vragen. Dit formulier vindt het personeelslid terug op intranet. Artikel 8 - De toetsingsvorm is een door de eerste evaluator geviseerd document dat het personeelslid moet bezorgen aan de vormingsverantwoordelijke na de opleiding. Een toetsingsvorm wordt bepaald bij de goedkeuring van de opleiding. Pas na ontvangst van de toetsingsvorm wordt het aantal uur opleiding geregistreerd op de vormingsfiche. De toetsingsvorm kan een (gezamenlijk) meerwaardeverslag zijn, een bewijs van toepassing in de praktijk, een examen, een eindwerk, een verslag op vergadering of een combinatie van verschillende vormen. Artikel 9 – In een meerwaardeverslag wordt neergeschreven wat het personeelslid uit de vorming heeft geleerd en hoe het geleerde in de werksituatie geïntegreerd kan worden. Met een bewijs toepassing in de praktijk kan een personeelslid aantonen hoe het geleerde effectief kan toegepast worden. Dit kan ondermeer aangetoond worden door printscreens, verslagen, brochures, …. In een bewijs toepassing in de praktijk is het geleerde al opgenomen. Artikel 10 - §1 Een vormingsfiche is een overzicht van alle aangevraagde vorming per persoon, opgedeeld volgens de aard van de opleiding. Op de vormingsfiche staat geregistreerd welke toetsingsvormen al aan de dienst personeel bezorgd werden en welke toetsingsvormen er ontbreken. De vormingsfiche kan door het personeelslid, door de eerste evaluator,door het diensthoofd of de provinciegriffier opgevraagd worden bij de vormingsverantwoordelijke.
128
§ 2. Indien het personeelslid relevante vorming gevolgd heeft bij een vorige werkgever, kan dit door de provincie geregistreerd worden in het persoonlijk vormingsdossier na het advies van de eerste evaluator. Aan deze vorming wordt geen gevolgd gegeven door de provincie, indien de vorming gevaloriseerd werd bij de aanwerving van het personeelslid. Artikel 11 - Het vormingsdossier van elk personeelslid wordt bijgehouden door de dienst personeel. Dit dossier kan ten alle tijde opgevraagd worden bij de vormingsverantwoordelijke. Dit dossier bevat alle vormingsaanvragen, de toetsingsvormen, briefwisseling, … Artikel 12 - Vormingsplannen worden opgesteld op initiatief van de provinciegriffier of op voorstel van de vormingsverantwoordelijke op het niveau van het bestuur, per dienst, per doelgroep en per personeelslid. Een vormingsplan is een traject van opleidingen, afgelegd door een individueel personeelslid. Het vormingstraject bevat competentiegerichte vorming in functie van het bestuur, de dienst en de functie van het personeelslid. Individuele vorming wordt voorzien op basis van nog te verwerven of te verbeteren competenties. Artikel 13 - Faciliteiten voor vorming worden opgesomd in de artikelen 6 tem 11 van het vormingsreglement en zijn tegemoetkomingen die de provincie aan een personeelslid toekent om opleiding te volgen. De toegekende faciliteiten vindt het personeelslid terug op de bevestigingsbrief. Het personeelslid kan voor vorming faciliteiten verkrijgen voor zover de vorming nog niet werd gevolgd. Artikel 14 - Een bevestigingsbrief stuurt de dienst personeel op naar het personeelslid en de eerste evaluator na het goedkeuren van de aangevraagde vorming. Op deze bevestigingbrief vindt het personeelslid de opleiding, de goedgekeurde faciliteiten en de toetsingsvorm terug. Artikel 15 - De dienstvrijstelling vorming geeft het personeelslid de kans om tijdens de diensturen een opleiding te volgen. Artikel 16 - Voor de toepassing van de tijdsregistratie in verband met vorming geldt het dienstorder tijdsregistratie. Deze dienstorder zal toegepast worden op het individuele uurrooster van het personeelslid. Artikel 17 - Vormingsverlof kan voor maximum 10 dagen per jaar toegekend worden aan personeelsleden die een eindwerk moeten maken of een examen moeten afleggen als gevolg van een vorming. Voor langdurige opleidingen wordt het vormingsverlof vastgesteld per schooljaar. Voor andere opleidingen wordt het vormingsverlof vastgesteld per kalenderjaar. 129
Artikel 18 - Een model van schuldvordering gebruikt het personeelslid om de goedgekeurde kosten voor opleiding terug te vorderen van de provincie. Dit model geldt enkel wanneer facturatie door de aanbieder aan de dienst personeel niet mogelijk is. Dergelijk formulier is terug te vinden op intranet en wordt steeds vergezeld door een betalingsbewijs. 3. De krachtlijnen Artikel 19 §1 - Vorming is al vele jaren een belangrijk aandachtspunt in de ontwikkeling van zowel de personeelsleden als de organisatie. Het permanent verwerven, vernieuwen, doorgeven en verwerken van kennis en nieuwe inzichten is eigen aan de kennismaatschappij waarin we functioneren. Kennis wordt als het ware opgeleid. Het gaat niet alleen om nieuwe inhouden, maar ook om andere methodes en vaardigheden. Vaardigheden worden getraind en attitudes gevormd. Er wordt in mensen geïnvesteerd. §2 - Veel aandacht gaat naar het versterken van de managementcapaciteit van het bestuur. Naast een goede planning en een kwalitatief vormingsaanbod is vooral de transfer naar de organisatie een aandachtspunt. Er wordt een mentaliteit gecreëerd om meer prestatiegericht te werken. Er is een innovatief vormingsbeleid en de gevolgde vorming wordt gevaloriseerd. De toepassing in de praktijk van het geleerde en de overdracht van de opgedane kennis op de werkvloer en in de organisatie worden gestimuleerd. Het leren gebeurt op verschillende plaatsen. §3 - Vorming is probleemoplossend, maar ook ontwikkelend. Het is van belang dat personeelsleden cursus volgen betreffende de eigen materie en omgeving, maar ook over zaken die verder weg staan van de provinciale omgeving. Ook hier ontwikkelen personeelsleden zichzelf. Inzicht in een andere materie of omgeving opent de ogen en oren en creëert meer veranderingsgeschiktheid en – bereidheid. §4 - In een vormingsbeleid worden keuzes gemaakt. Vorming kan enerzijds taakgericht zijn, anderzijds gericht op organisatie en ontwikkeling. Vorming kan individueel of in groep. 4. De actoren Artikel 20 - De bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de actoren worden geregeld in artikel 2 van het vormingsreglement. 5. De aanvraagprocedure Artikel 21 §1 – Overeenkomstig artikel 4 van het vormingsreglement wordt vorming aangevraagd door middel van het formulier vormingsaanvraag. Dit formulier staat op het intranet. Personeelsleden kunnen voor een identieke opleiding gezamenlijk een vormingsaanvraag indienen. Dit op voorwaarde dat iedereen dezelfde faciliteiten aanvraagt. §2 - De vormingsaanvraag dient volledig ingevuld te worden en bevat tevens: 130
-
een omstandige motivatie van het personeelslid die de relevantie aantoont;
-
een afdoend advies van de eerste evaluator.
Onvolledige vormingsaanvragen worden teruggestuurd. § 3 - De volledige vormingsaanvraag moet, voorzien van het (on)gunstige advies van de eerste evaluator en de nodige documenten (kopie van het programma,…), overgemaakt worden aan de dienst personeel door het personeelslid of de eerste evaluator uiterlijk 7 werkdagen voor de inschrijving voor de vorming. Artikel 22 §1 - De vormingsverantwoordelijke gaat na of de vormingsaanvraag aan volgende voorwaarden voldoet: a) de relevantie voor de functie van de aanvrager; b) een afdoende motivatie van het personeelslid; c) het advies van de eerste evaluator; d) uniformiteit tussen de motivatie van het personeelslid en het advies van de eerste evaluator; e) redelijke verhouding tussen de aangevraagde faciliteiten en de kwaliteit van de opleiding; f)
goede afstemming tussen opleidingsbehoeften en het voorgestelde vormingsprogramma;
g) de beschikbaarheid van voldoende vormingsbudget. Artikel 23 - De dienst personeel brengt de aanvrager en de eerste evaluator via een bevestigingsbrief op de hoogte over de beslissing m.b.t. het al dan niet toestaan van de vorming, de verkregen faciliteiten en de in te dienen toetsingsvorm. De dienst personeel informeert het personeelslid voor de aanvang van de opleiding. 6. Algemene criteria om een vormingsaanvraag te weigeren Artikel 24 – In toepassing van artikel 12 van het vormingsreglement kunnen vormingsaanvragen op grond van ondermeer volgende criteria geweigerd worden door de provinciegriffier: a) de vorming situeert zich eerder in de privé-sfeer of is niet prioritair (goede werking van de dienst komt in het gedrang omdat het tijdstip van de vorming ongunstig is, het tijdsbeslag van de vorming is te groot, de vorming heeft geen meerwaarde,…); b) de vormvereisten van de vormingsaanvraag zijn niet conform de procedure (ontbreken van adviezen of informatie, te laat, onvoldoende gemotiveerd, de vorming werd al gevolgd met faciliteiten…); c) de afspraken met betrekking tot eerder gevolgde vorming werden niet gerespecteerd (toetsingsvormen van eerder gevolgde vorming worden niet ingediend,…); d) de voorgestelde vorming is niet kwalitatief (te duur in verhouding met de kwaliteit, niet afgestemd op de vormingsbehoefte,…) .
131
Artikel
25
-
Als
er
meerdere
personeelsleden
in
aanmerking
komen
voor
een
bepaalde
vormingsactiviteit en een gelijktijdige deelname vanwege het dienstbelang niet mogelijk is, kan de provinciegriffier in overleg met de vormingsverantwoordelijke voorrangsregels bepalen. 7. Vorming tijdens de proeftijd en inwerktijd Artikel 26 - §1. Vorming tijdens de proeftijd en de inwerktijd wordt vastgesteld in artikel 5 van het vormingsreglement. §2. Voor de toepassing van §1 kan het personeelslid deelnemen aan een leertraject dat zijn integratie in de provincie en zijn inwerking in de functie bevordert. Het leertraject bestaat uit: a) een onthaalprocedure; b) een kennismaking met de wetgeving/procedures/technieken die eigen zijn aan de functie en aan de dienst waarvan de functie deel uitmaakt, in samenwerking met de School voor Bestuursrecht. 8. Faciliteiten Kosten voor opgelegde vorming: Artikel
27-
Faciliteiten
voor
opgelegde
vorming
worden
geregeld
in
artikel
6
van
het
vormingsreglement. Kosten voor goedgekeurde vorming: Artikel 28 -
§1. De provincie betaalt de inschrijvingskost van de goedgekeurde vorming
overeenkomstig artikel 7 van het vormingsreglement. §2. De betaling van de vorming kan op volgende wijzen gebeuren: a) bij voorkeur regelt de dienst personeel zelf de betaling via een opgestuurde factuur van de opleidingsinstelling; b) het personeelslid betaalt zelf de inschrijvingskost en vordert deze kosten terug via een model van schuldvordering vergezeld van een betalingsbewijs. Enkel kosten die binnen de drie maand teruggevorderd worden zijn ontvankelijk. Artikel 29- §1. Artikel 8 van het vormingsreglement stelt dat naast de inschrijvingskost ook andere goedgekeurde kosten kunnen terugbetaald worden. Onder andere kosten vallen het cursusmateriaal, bijkomstige seminaries, boeken,...
Deze kosten worden vooraf gemeld via het aanvraagformulier
vorming. 132
§2. Boeken voor opleiding betaald door de provincie, worden eigendom van de provincie. Verplaatsingskosten Artikel 30 – In toepassing van artikel 9 van het vormingsreglement moeten verplaatsingen in de mate van het mogelijke volgens deze hiërarchie plaatsvinden. 1° de (dienst)fiets; 2° openbaar vervoer; 3° de poolwagen; 4° carpooling; 5° eigen vervoer. Tijdsfaciliteiten Artikel 31 - Tijdsfaciliteiten worden verleend volgens artikel 10 van het vormingsreglement. Artikel 32 - De dienstvrijstelling geeft het personeelslid de kans om tijdens de diensturen een opleiding te volgen. De periodes van afwezigheid worden gelijkgesteld met dienstactiviteit: 1° halve dagnorm 2° volledige dagnorm 3° max. 10 u. dienstvrijstelling De toegekende dienstvrijstelling vindt het personeelslid terug op de bevestigingsbrief. Artikel 33 – Het dienstorder tijdsregistratie is van toepassing op personeelsleden die buiten het eigen uurrooster een opleiding volgen. Artikel 34 -§ 1. Vormingsverlof wordt overeenkomstig artikel 11 van het vormingsreglement vastgesteld. Vormingsverlof stelt het personeelslid in staat om zich voor te bereiden op een eindwerk of examen verbonden aan de goedgekeurde opleiding. Dergelijke voorbereidingen kunnen niet plaatsvinden tijdens de diensturen. Het vormingsverlof per kalenderjaar voor reguliere opleidingen wordt gelimiteerd tot 10 dagen. Het aantal dagen vormingsverlof wordt beperkt tot 1 dag per vak en kan nooit meer bedragen dan het aantal lesuren. De dienst personeel beoordeelt de faire toepassing van het vormingsverlof. Het vormingsverlof voor langdurige opleidingen wordt per schooljaar toegekend en bedraagt maximum 10 dagen. Het vormingsverlof kan opgesplitst worden in 5 dagen per semester. Het vormingsverlof toegekend per schooljaar en per kalenderjaar kunnen gecumuleerd worden. §2. Bij een tweede zittijd, wordt er geen extra vormingsverlof toegestaan. De toetsingsvorm
133
Artikel 35 §1. Ten laatste 1 maand na de opleiding dient het personeelslid een door de eerste evaluator geviseerde toetsingsvorm in. De toetsingsvorm wordt bijgehouden in het persoonlijk vormingsdossier en leidt tot een registratie van de vormingsuren op de vormingsfiche. §2. De toetsingsvorm beoogt een vlotte transfer van het geleerde naar de werkvloer. De toetsingsvorm kan diverse vormen aannemen: 1° bewijs van toepassing in de praktijk; 2° (gezamenlijk) meerwaardeverslag; 3° eindwerk; 4° examen; 5° verslag op vergadering; 6° een combinatie van verschillende elementen. §3. Een aanwezigheidsattest komt niet in aanmerking als een toetsingsvorm, maar wel als een bewijs van de deelname. Afwezigheid, wijziging of annulatie van de opleiding. Artikel 36 - §1. Het personeelslid heeft overeenkomstig artikel 2 van het vormingsreglement de volgende verantwoordelijkheid: bij afwezigheid door ziekte of overmacht moet het personeelslid de dienst personeel en de aanbieder onmiddellijk op de hoogte brengen. Wanneer de vorming één dag duurt, zal de vorming geannuleerd worden. Wanneer het personeelslid afwezig is door overmacht of ziekte op één sessie van een meerdaagse opleiding, zullen de toegekende faciliteiten overeenkomstig de afwezigheid aangepast worden. Indien het personeelslid nalaat de aanbieder te verwittigen, dan kan de factuur voor de vorming ten laste zijn van het personeelslid. §2. Het personeelslid verbindt zich ertoe de dienst personeel in kennis te stellen wanneer de opleiding niet doorgaat, of op andere tijdstippen doorgaat dan gepland. Het niet op de hoogte brengen van de dienst personeel kan de goedgekeurde tijdsfaciliteiten doen vervallen. Titel II. Langdurige opleidingen die aanleiding geven tot een (bijkomend) diploma of getuigschrift. 1. Toepassingsgebied en algemene bepaling Toepassingsgebied Artikel 37 – § 1. Langdurige opleidingen zijn van toepassing op het provinciepersoneel, conform artikel 14 van het vormingsreglement. § 2. Voor personeelsleden die aangesteld zijn voor bepaalde duur is vereist dat: a) Het personeelslid al twee jaar in dienst is;
134
b) De looptijd van de aangevraagde opleiding korter is dan het perspectief op tewerkstelling bij de provincie. § 3. Personeelsleden die al faciliteiten verkregen hebben voor het volgen van een langdurige opleiding die aanleiding geeft tot een (bijkomend) diploma of getuigschrift kunnen hier slechts 1 maal gebruik van maken. § 4. Voor personeelsleden die al een langdurige opleiding hebben aangevat bij de indiensttreding, kan de vormingscommissie een uitzondering maken en gunstig advies verlenen voor het verderzetten van de opleiding. Algemene bepalingen Artikel 38 - Een langdurige opleiding wordt beschreven in artikel 13 van het vormingsreglement. 2. De aanvraagprocedure voor langdurige opleidingen
Artikel 39 - §1. De vormingsaanvraag gebeurt overeenkomstig de artikelen 21 t.e.m. 23 van de vormingsleidraad. Een omstandige motivatie door het personeelslid, wordt aan de vormingsaanvraag toegevoegd met informatie over de duur, de kostprijs, het programma en de persoonlijke investering naar budgettaire- en tijdsfaciliteiten. Deze motivatie moet geviseerd worden door de eerste evaluator en toegevoegd worden aan de vormingsaanvraag. § 2. Vormingsaanvragen voor een langdurige opleiding worden uiterlijk 1 maand voor de aanvang van het semester overgemaakt aan de vormingsverantwoordelijke die de aanvraag voorlegt aan de vormingscommissie. § 3. Indien de aanvraag ontvankelijk is, wordt het personeelslid en de eerste evaluator of bij diens afwezigheid, het diensthoofd, uitgenodigd voor de vormingscommissie. Indien het personeelslid afwezig is op een datum bepaald door de vormingscommissie, met uitzondering van overmacht of ziekte, zal de aanvraag niet behandeld worden. Het personeelslid en de eerste evaluator, of bij afwezigheid van deze laatste, het diensthoofd worden dan bij een volgende zitting van de commissie opgeroepen om alsnog te verschijnen. Indien het personeelslid de langdurige opleiding aanvat zonder advies van de vormingscommissie en zonder goedkeuring van de deputatie is dit op eigen verantwoordelijkheid. De provincie zal op geen enkel manier in faciliteiten tussenkomen tot de aanvraag door de vormingscommissie werd geadviseerd en er een beslissing is genomen door de deputatie. Artikel 40 - §1. Tijdens de vergadering van de vormingscommissie vindt er een gesprek plaats tussen de leden van de vormingscommissie, het personeelslid en de eerste evaluator. De vormingscommissie schat de motivatie, de investering van de provincie en de persoonlijke investering van de aanvrager in 135
en gaat na op welke wijze deze vorming in de werkorganisatie van de dienst of het bestuur kan geïntegreerd worden. § 2. Na het personeelslid en de eerste evaluator, of bij diens afwezigheid het diensthoofd, te hebben gehoord overlegt de vormingscommissie over het adviseren van de opleiding en het toekennen van eventuele faciliteiten. De vormingscommissie legt haar advies voor aan de deputatie die het advies goedkeurt, afkeurt of aanpast. § 3. Het personeelslid en de eerste evaluator krijgen na de beslissing van de deputatie een brief van de dienst personeel met een goed- of afkeuring van de langdurige opleiding. § 4. Indien de deputatie de opleiding afkeurt zijn er geen beroepsmogelijkheden. Het personeelslid kan wel volledig op eigen initiatief en met eigen middelen de opleiding aangaan. Voor de lesuren die tijdens de diensturen plaatsvinden zal het personeelslid vakantieverlof, deeltijds presteren of een verlofstelsel moeten nemen in overleg met de eerste evaluator. § 5. Indien de deputatie de langdurige opleiding goedkeurt, krijgt het personeelslid naast de goedkeuring tevens een individuele schriftelijke afsprakennota ten laatste op het moment dat de beoogde vorming aanvangt. Deze afsprakennota wordt in tweevoud opgemaakt. Het personeelslid bewaart één exemplaar en stuurt een ondertekend exemplaar op naar de dienst personeel. § 6. De in § 5 bedoelde afsprakennota omvat de volgende onderdelen: a) de titel van de opleiding en de naam van de opleidingsinstelling; b) het aantal academiejaren dat de opleiding in beslag neemt, het aantal lesuren en de plaats waar de opleiding doorgaat; c) de toegekende faciliteiten, kostprijs, dienstvrijstelling, verplaatsingskost, andere kosten en de afgesproken toetsingsvorm; d) de plicht om bij elke wijziging onmiddellijk de dienst personeel op de hoogte te brengen, de plicht om jaarlijks faciliteiten te hernieuwen en de resultaten van de opleiding aan de dienst personeel kenbaar maken; e) het scholingsbeding. 3. De faciliteiten in het kader van een langdurige opleiding Artikel 41 – In toepassing van artikel 15 van het vormingsreglement worden de faciliteiten in het kader van een langdurige opleiding individueel en jaarlijks uiterlijk 1 maand voor de aanvang van het semester aangevraagd. Artikel 42 - Het totaal van de uren die nodig zijn voor het volgen van de opleiding, het voorbereiden op de examens en de examens, wordt verdeeld tussen de provincie door middel van dienstvrijstelling en het personeelslid door middel van vakantie, een verlofstelsel of investering in tijd na de diensturen.
136
Artikel 43 - Er worden geen bijkomende of nieuwe faciliteiten toegestaan bij een tweede zittijd of een bisjaar. Pas wanneer een jaar waarvoor faciliteiten werden toegestaan succesvol werd afgewerkt, kunnen nieuwe faciliteiten gevraagd worden. Artikel 44 - Indien het personeelslid tijdens de opleiding moeilijkheden ondervindt van gelijk welke aard neemt het contact op met de vormingsverantwoordelijke teneinde de nodige schikkingen te treffen en een voortijdig stopzetten van de opleiding te vermijden. Artikel 45 - Het personeelslid dat beslist om een aangevatte langdurige opleiding stop te zetten of niet deelneemt aan de examens zal ter verantwoording geroepen worden door de vormingscommissie. Indien na de bevraging van het personeelslid en diens evaluator of diensthoofd blijkt dat er onvoldoende reden zijn om de opleiding stop te zetten, kunnen de toegekende faciliteiten teruggevorderd worden. 4. Het scholingsbeding Artikel 46 §1. - Onder de volgende cumulatieve voorwaarden wordt de door de provincie gedragen inschrijvingskost(en) terugbetaald door het personeelslid:
indien het personeelslid binnen de 3 jaar na het volgen van de vorming ontslag neemt;
indien de opleiding meer dan 80 uur bedraagt;
Indien de overeengekomen vorming, duur en plaats waar de opleiding zal doorgaan omschreven wordt in het met het personeelslid schriftelijk opgemaakt beding ten laatste op het moment dat de beoogde vorming aanvang neemt.
§2- De in §1 bedoelde kosten worden als volgt terugbetaald:
80% van de inschrijvingskost(en) ingeval het personeelslid vertrekt binnen het jaar na de aflevering van het attest of diploma;
50% van de inschrijvingskost(en) ingeval het personeelslid vertrekt tussen de 1 en 2 jaar na de aflevering van het attest of diploma;
20% van de inschrijvingskost(en) ingeval het personeelslid vertrekt tussen de 2 en de 3 jaar na de aflevering van het attest of diploma.
Het bedrag mag nooit meer dan 30% van het jaarlijkse loon van het personeelslid bedragen. §3. Voor contractuele personeelsleden wordt toepassing gemaakt van het artikel 22 bis in de wet op de arbeidsovereenkomsten.
137
13.12. – DIENSTORDER NR. 26/2009/1 VAN 29 JUNI 2009 BETREFFENDE DIENSTVERPLAATSINGEN : GEBRUIK VERVOERMID DELEN, VERZEKERING, AANVRAAGPROCEDURE EN TOEGEKENDE VERGOEDIN GEN Provincie West-Vlaanderen
Brugge, 29 juni 2009
Dienst Mobiliteit Kabinet Griffier
Aan het niet-onderwijzend provinciepersoneel
Nr. 26/2009/1 DIENSTORDER Betreft:
dienstverplaatsingen:
gebruik
vervoermiddelen,
verzekering,
aanvraagprocedure
en
toegekende vergoedingen Mevrouw, Mijnheer, Deze dienstorder vervangt de dienstorders: -
dienstorder mbt omniumverzekering gebruik privé-wagens voor dienstverplaatsingen, met nummer 26/2005/2
-
dienstorder mbt dienstreizen en verplaatsingen vorming, training en opleiding, met nummer 32/2005/1
-
dienstorder mbt gebruik en toewijzing van poolwagens, met nummer 26/2006/1
1. Gebruik vervoermiddelen tijdens dienstverplaatsingen – Algemene principes
De personeelsleden moeten zoveel mogelijk gebruik maken van duurzame vervoermiddelen tijdens hun dienstverplaatsing, zijnde in volgorde: (dienst)fiets en/of openbaar vervoer en pas in laatste instantie poolwagen, carpool of gebruik eigen wagen. 1) de dienst of eigen fiets wordt gebruikt:
wanneer de bestemming niet te ver van de werkplaats gelegen is. Naast duurzaamheid is het ook een kwestie van efficiënt gebruik van de werktijd; daarom wordt de aanbevolen fietsafstand beperkt tot 7 km enkele afstand
wanneer men geen of lichte bagage mee heeft die in de fietstas past (laptop, dossier…)
als (eventueel) vervoersmiddel van het voor- en/of natraject bij gebruik van het openbaar vervoer
2) het openbaar vervoer wordt gebruikt:
wanneer de bestemming makkelijk bereikbaar is met het openbaar vervoer en de reistijd redelijk is 138
3) de poolwagen wordt gebruikt:
voor verplaatsingen buiten een straal van 5 km
indien de bestemming niet makkelijk bereikbaar is met het openbaar vervoer of de reistijd met het openbaar vervoer te lang is
wanneer men met meerdere personen dezelfde bestemming heeft en de wagen deelt
4) de eigen wagen wordt gebruikt: voor verplaatsingen die niet te voet, met de fiets of met het openbaar vervoer kunnen gebeuren en indien de poolwagen niet beschikbaar is
2. Aanvraagprocedure
Alle dienstverplaatsingen moeten gemachtigd zijn door uw dienstchef door ze vooraf in te geven in het tijdsregistratiesysteem. Achteraf kunnen de correcte uren van de dienstreis ingegeven worden via de optie “correcties” met als afwezigheidsreden “dienstreis”. In de motivering moeten de details over opdracht en bestemming altijd ingevuld worden. De oorspronkelijke ingave moet dan gewist worden. Voor meerdaagse dienstreizen en/of indien de totale verwachte vervoerskosten van de dienstreis hoger zijn dan € 350 (incl. BTW), moet vooraf de toestemming gegeven worden door de provinciegriffier. 1) Fiets Voor fietsverplaatsingen in dienstverband kan men gebruik maken van de eigen fiets of van een dienstfiets. In iedere provinciale vestiging zijn er dienstfietsen ter beschikking waarvan u de fietssleutel kan afhalen/terugbrengen aan het onthaal. Indien u een tekort aan dienstfietsen ervaart op uw standplaats of indien de dienstfietsen mankementen vertonen, gelieve dit te laten weten aan Dhr. Thierry De Plancke (050/ 40 31 78 of
[email protected]). 2) Trein Voor dienstverplaatsingen met de trein, maakt men zoveel mogelijk gebruik van Railpassen, die verdeeld zijn over de diensten. De Railpassen 1ste klas mogen enkel voor trajecten van meer dan 50 km (enkel traject) gebruikt worden; voor trajecten van minder dan 50 km enkele afstand wordt gebruik gemaakt van een Railpass 2de klas. Treintickets worden terugbetaald indien deze goedkoper zijn dan een Railpassrit. 3) Bus, tram, metro Voor verplaatsingen met de bus, tram of metro mag je als personeelslid zelf tickets aankopen. De kostprijs kan gerecupereerd worden via de onkostenstaat dienstreizen indien het originele bewijsstuk ingediend wordt. 139
4) Carpool Wie carpoolt met de eigen wagen/poolwagen heeft geen rijgeschiktheidsattest meer nodig. De
richtlijnen
voor
het
ontlenen
van
een
poolwagen
vindt
u
in
bijgevoegd
gebruiksreglement.
3. Verplaatsingsvergoeding
Overzicht bedrag verplaatsingsvergoeding per vervoersmodus Eigen wagen, bromfiets, moto, scooter Het personeelslid dat gebruik maakt van zijn eigen motorvoertuig tijdens de dienstverplaatsing heeft recht op een gekilometeriseerde vergoeding. Deze vergoeding compenseert de kosten die gepaard gaan met het gebruik van het eigen motorvoertuig, met uitzondering van de parkeerkosten. Het bedrag van de gekilometeriseerde vergoeding wordt op 1 juli jaarlijks aangepast aan de index. Sinds 1 juli 2008 bedraagt de vergoeding € 0.3093 per kilometer. Indien men carpoolt met een collega van het provinciebestuur met een eigen motorvoertuig tijdens de dienstverplaatsing, wordt de vergoeding voor de bestuurder met de helft verhoogd per kilometer (met andere woorden = € 0.3093 + € 0.1547 per gecarpoolde kilometer). Op de onkostenstaten dienstreizen moet de persoon met wie gecarpoold wordt, vermeld worden. Eventuele parkeerkosten, gemaakt tijdens uw dienstverplaatsing, worden terugbetaald mits originele bewijs via het indienen van onkostenstaat dienstreizen. Eigen fiets Het personeelslid dat voor dienstreizen gebruik maakt van de eigen fiets, ontvangt hiervoor een vergoeding van € 0.15 per kilometer. Opgelet: personeelsleden die gebruik maken van een dienstfiets tijdens hun dienstverplaatsing, hebben geen recht op deze vergoeding. Poolwagen/dienstvoertuig Personeelsleden die gebruik maken van een poolwagen of een dienstvoertuig hebben uiteraard geen recht op een verplaatsingsvergoeding of carpooltoelage, uitgezonderd eventuele parkeerkosten. De in aanmerking komende afstanden voor een verplaatsingsvergoeding gemaakt in het kader van een dienstreis
140
Men heeft recht op een vergoeding op basis van de afstand die men afgelegd heeft via de gevolgde wegen. Indien men echter omwille van praktische redenen, de woonplaats als vertrek- en/of eindpunt van de dienstreis neemt, dan wordt de kilometervergoeding beperkt tot maximaal de afstand standplaats – bestemming dienstreis. Vb: een personeelslid met woonplaats Roeselare en standplaats Boeverbos vertrekt met zijn eigen wagen van zijn woonplaats voor een dienstreis naar Zeebrugge en komt daarna naar Boeverbos. In dit geval mag het aantal aangerekende kilometers niet hoger zijn dan de afstand Boeverbos- Zeebrugge en terug; ook bij vertrek of aankomst thuis. Verplaatsingen in het kader van woon-werkverkeer worden uiteraard niet terugbetaald. Hoe en wanneer aanvragen? De verschillende soorten onkostenstaten vind je terug op “Ilse” (overzicht formulieren – vervoer):
onkostenstaat dienstreizen
onkostenstaat dienstreizen ihkv projecten (formulier voor gesubsidieerde projecten)
onkostenstaat dienstreizen vertrouwenspersonen (formulier voor vertrouwenspersonen)
onkostenstaat dienstreizen vorming
onkostenstaat dienstreizen vorming ihkv projecten (formulier voor vorming ihkv gesubsidieerde projecten)
De onkostenstaten worden in tweevoud (in drievoud voor de projecten) voorgelegd aan de verantwoordelijke dienstchef die:
de opportuniteit van de dienstreizen controleert en ingrijpt bij onrechtmatig of overdreven aangerekende kilometers en/of kosten
door ondertekening van de onkostenstaten de volle verantwoordelijkheid draagt mbt de gegrondheid en echtheid ervan. Dit verhindert echter niet de eventuele correctie van de onkostenstaten door de dienst Personeel.
Telkens voor de 3de van de maand die volgt op de maand waarin de kilometers verreden werden, moeten de kilometerstaten door het betrokken personeelslid ingediend worden en goedgekeurd worden door de dienstchef. Onkostenstaten ingediend na een periode van 3 maanden na de maand waarin de kilometers verreden werden, worden onontvankelijk verklaard en niet meer uitbetaald. Wat met buitenlandse dienstreizen? Bij het aanvragen van een onkostenstaat voor buitenlandse dienstreizen moet men steeds een kopie bijvoegen van de beslissing van de provinciegriffier tot goedkeuring van deze dienstreis.
141
Wanneer en hoe gebeurt de uitbetaling? De onkostenstaten worden (uitgezonderd in gevallen van overmacht) uitbetaald binnen twee maand nadat de door het betrokken personeelslid ingegeven onkostenstaten goedgekeurd werden door de dienstchef. De kilometervergoeding wordt uitbetaald via het loonadministratiesysteem en vermeld op de loonfiche met code RV.
4. Verplaatsingen in het kader van vorming
Reiskosten nav vorming, training en opleidingen kunnen volledig teruggevorderd worden voor zover ze aangevraagd en goedgekeurd zijn. Afwijkingen voor goedgekeurde reiskosten naar aanleiding van vorming zijn volledig ten laste van het personeelslid en mogen in geen geval teruggevorderd worden.
5. Meerdaagse en/of buitenlandse dienstreizen
Voor meerdaagse binnenlandse dienstreizen of indien de totale verwachte vervoerskosten hoger zijn
dan
€
350
(incl.
BTW)
per
deelnemer
moet
toestemming
verleend
worden
door
de
provinciegriffier. Voor ééndaagse buitenlandse dienstreizen wordt toestemming gegeven door de dienstchef op voorwaarde dat:
Vertrek en aankomst op dezelfde dag gebeuren
De totale kosten per deelnemer minder zijn dan € 350 (incl. BTW)
Hiervoor een jaarlijkse toelating wordt verleend door de provinciegriffier d.m.v. een zittingsnota met nominatieve opsomming van de personeelsleden. Een kopie van de zittingsnota wordt jaarlijks doorgestuurd naar de dienst Personeel.
Voor de andere buitenlandse dienstreizen moet steeds toestemming worden verleend door de provinciegriffier. Bij onkostenstaten kilometervergoeding voor buitenlandse dienstreizen moet steeds een kopie van de beslissing van de provinciegriffier tot goedkeuring van de buitenlandse dienstreis gevoegd worden. Een afwijking hiervan kan gevraagd worden als het gaat om buitenlandse dienstreizen
waarbij het personeelslid wegens de te lange afstand niet binnen de 24 uur op zijn/haar standplaats kan terug zijn en genoodzaakt is één overnachting te boeken
de totale reis– en verblijfkosten per deelnemer minder zijn dan € 350 (incl. BTW) 142
hiervoor een jaarlijkse toelating wordt verleend door de provinciegriffie d.m.v. een zittingsnota met nominatieve opsomming van de personeelsleden en motivatie. Een copie van de zittingsnota wordt jaarlijks doorgestuurd naar de dienst Personeel.
Het is steeds de dienst zelf die het dossier voorlegt aan de provinciegriffier. De kosten ter plaatse (excl. verplaatsingskosten) worden steeds benomen op de eigen werkingskredieten van de dienst. De betrokken dienst dient na goedkeuring een beroep te doen op de dienst Communicatie voor eventuele reservaties van hotel, vliegtuig, trein, boot,…
6. Verzekering tijdens verplaatsingen in dienstverband
Gebruik privewagen tijdens dienstverplaatsingen 1) omniumverzekering Het Provinciebestuur West-Vlaanderen heeft een polis afgesloten waarbij:
stoffelijke schade
brand
diefstal
glasbraak
gedekt zijn voor rijtuigen van de eigen personeelsleden en raadsleden tijdens het gebruik ervan voor dienstdoeleinden (weg naar en van het werk niet inbegrepen). In deze verzekering zijn alle voertuigen die behoren aan personeelsleden en raadsleden én alle voertuigen die behoren aan de personen die in gezinsverband samenwonen, op hetzelfde domicilieadres, met een personeelslid of raadslid. Indien men dus niet over een eigen voertuig kan beschikken, is men ook verzekerd voor het voertuig van de samenwonende partner of van elk ander persoon die op hetzelfde adres woont. Men dient dus geen persoonlijke nummerplaten meer door te geven aan de COOP. 2) aangifte schadegevallen Ingeval van een ongeval is men verplicht:
te doen overgaan tot vaststelling door de federale politie
de getuigenverklaring op te nemen wanneer de politieautoriteiten weigeren tussenbeide te komen
onmiddellijk zijn werkgever te berichten teneinde de werkgever toe te laten onverwijld de verzekeringsmaatschappij in kennis te stellen van het ongeval
aan de verzekeringsmaatschappij te bewijzen dat het ongeval gebeurd is tijdens een werkelijk voor rekening van de provincie gedane verplaatsing
143
Dit laatste wordt aangetoond door een verklaring van dienstverplaatsing die wordt opgemaakt, gedateerd en ondertekend door het diensthoofd. Hierbij moet het diensthoofd een beschrijving van de dienstreis geven. Deze bewijsstukken dienen zo spoedig mogelijk na het ongeval rechtstreeks aan de COOP te worden bezorgd, dit in twee exemplaren (origineel + 1 copie). De COOP staat enkel in voor de aangifte van het schadegeval. De verdere afwikkeling van het dossier gebeurt rechtstreeks met de verzekeringsmaatschappij, die het betrokken personeelslid of raadslid een ontvangstmelding bezorgt. De COOP komt niet meer tussen in de verdere afhandeling van het dossier. Dit wil zeggen dat aanvullende of ontbrekende stukken rechtstreeks door betrokkene aan de verzekeringsmaatschappij worden bezorgd en dat de COOP niet (meer) tussenkomt in discussies die verband houden met de toepassingsvoorwaarden van de polis. TIP: het bijvoegen van een schadebestek van de garage bij de aangifte, versnelt de behandeling van het schadedossier. Verder wordt de aandacht er opnieuw op gevestigd dat deze verzekering aanvullend is. Dit wil zeggen dat indien het voertuig gedekt is onder een eigen verzekering met soortgelijke waarborgen, deze verzekering niet tussenkomt. Er is een vrijstelling op de waarborg “stoffelijke schade” ten bedrage van 10 % van het bedrag van de vergoeding met een minimum van 123,95 euro en een maximum van 247,89 euro. Deze vrijstelling valt weg indien men zijn/haar voertuig laat herstellen bij een door de verzekeringsmaatschappij erkend hersteller. Het betrokken personeelslid of raadslid licht zich bij zijn/haar garage in of deze erkend is door Ethias. Men kan zich ook informeren op de website van Ethias : www.ethias.be. De keuze om zijn voertuig door een niet-erkend hersteller te laten herstellen is voor rekening van betrokkene. De maximale tussenkomst per schadegeval is 25.000 euro. Men heeft recht op een vervangwagen bij een ongeval die ter beschikking wordt gesteld door een door Ethias erkende hersteller gedurende de volledige duur van de herstelling of gedurende 6 dagen bij totaal verlies. Poolwagens De pool/dienstwagens zijn eveneens omnium verzekerd. In geval van een verkeersongeval dient u het ongevalsformulier in te vullen dat zich bij de boorddocumenten van de wagen bevindt en dient u de 144
wagenparkbeheerder
te
verwittigen
(Dhr.
Thierry
De
Plancke
(050/
40
31
78
of
[email protected] ). Procedure in geval van fysieke verwondingen Verwittig onmiddellijk (zelf of via iemand anders) uw 1ste evaluator en breng hem/haar op de hoogte van wat er gebeurd is. Uitgebreide procedure: zie dienstorder 33/2009/1: procedures bij arbeidsongeval en incident
7. Controle en verantwoordelijkheden
De dienstchef bepaalt of zij/hij de dienstverplaatsing, de keuze van vervoersmodus en de eventueel ingebrachte kosten van het betrokken personeelslid al dan niet bekrachtigd. Afwijkingen van de bepalingen in deze dienstorder mogen niet teruggevorderd worden en zijn ten laste van het personeelslid. Indien er misbruiken worden vastgesteld, kunnen de uitbetaalde bedragen teruggevorderd worden en/of aanvragen geweigerd worden. Ik reken op een stipte en correcte naleving van deze dienstorder. De Provinciegriffier, Hilaire Ost
145
GEBRUIKSREGLEMENT POOLWAGENS - Het gebruik van de poolwagen is enkel toegestaan voor verplaatsingen in het kader van dienstopdrachten en bijgevolg NIET voor verplaatsingen in privé verband. - Een poolwagen mag pas gebruikt worden indien de bestemming niet makkelijk bereikbaar is met de fiets of met het openbaar vervoer en/of indien de reistijd met het openbaar vervoer te lang is. - Poolwagens mogen NIET gebruikt worden voor korte dienstverplaatsingen (op maximum 5 km enkele afstand). - Voor de kilometers afgelegd met de poolwagen kunnen uiteraard geen kilometerkosten ingebracht worden via het km-contingent (wel eventuele reële kosten zoals: parkeertickets, tol,…). - Poolwagens mogen niet meegenomen worden naar huis. Uitzonderingen hierop zijn enkel toegestaan mits uitdrukkelijke toestemming van het diensthoofd en de wagenparkbeheerder. Indien u toch uitzonderlijk een poolwagen meeneemt naar huis bijvoorbeeld voor een avondlijke vergadering, dan moet de wagen ’s anderdaags ten laatste om 8u00 opnieuw op de standplaats zijn. - De poolwagens moet u ten laatste 1 week voor gebruik aanvragen (onder voorbehoud van beschikbaarheid). - Binnenkort dienen alle aanvragen voor het gebruik van een poolwagen aangevraagd worden via Planon. Meer informatie hierover zal u binnenkort in de g@zet vernemen. - Voor regelmatige, terugkerende dienstopdrachten waarbij u de poolwagen wenst te gebruiken (vb. telkens de woensdagnamiddag), is er een reservatielimiet tot maximaal 1 maand. - De poolwagens worden beheerd door de wagenparkbeheerder. - U moet de wagenparkbeheerder verwittigen indien u de aangevraagde poolwagen wenst te annuleren. Bij niet verwittiging licht de wagenparkbeheerder uw diensthoofd en de personeelsdienst in en wordt u geen enkel vervoermiddel terugbetaald voor de betrokken dienstreis waarvoor een poolwagen gereserveerd was. - De sleutel en de boordpapieren van de poolwagen dient u af te halen en terug te brengen bij de wagenparkbeheerder (lokaal 0.02) (uitgezonderd diensten gehuisvest in PH Abdijbeke; zie hierna)
vanaf 8.00 uur kunnen de sleutel en de boordpapieren afgehaald worden;
sleutel en de boordpapieren terugbrengen kan tot 17.00 uur of uiterlijk tegen 8.00 uur ’s morgens de volgende dag.
eventueel kunnen de sleutel en de boordpapieren ook de avond voordien afgehaald worden. Afwijkende regelingen moeten steeds in overleg met de wagenparkbeheerder gebeuren.
- Diensten gehuisvest in het PH Abdijbeke dienen de sleutel en de boordpapieren af te halen bij het onthaal van het PH Abdijbeke
vanaf 8.00 uur kunnen de sleutel en de boordpapieren afgehaald worden;
sleutel en de boordpapieren terugbrengen kan tot 17.00 uur of uiterlijk tegen 8.00 uur ’s morgens de volgende dag.
146
eventueel kunnen de sleutel en de boordpapieren ook de avond voordien afgehaald worden. Afwijkende regelingen moeten steeds in overleg met de wagenparkbeheerder en het onthaal van PH Abdijbeke gebeuren.
- Bij gebruik van de poolwagen, dient u telkens een boordboekje in te vullen met daarin uw coördinaten (naam + dienst), tijdstip vertrek, tijdstip terug, bestemming, medereizigers, aantal gereden km’s. - De poolwagens van het PH Boeverbos dient u te parkeren op de vaste toegewezen parkeerplaats op de parking naast het Administratief Gebouw (waar momenteel ook de carpoolparking gevestigd is). De poolwagen van het PH Abdijbeke dient men te parkeren in de garage van het PH Abdijbeke. - Vooraleer u de poolwagen gebruikt, dient u de wagen te controleren op eventuele schade. Indien u schade vaststelt, dient u dit onmiddellijk aan de wagenparkbeheerder te melden. - Indien u tijdens uw verplaatsing met de wagen een technisch defect vaststelt (vb lampje op dashboard dat oplicht, te laag oliepeil), dient u dit onmiddellijk te melden aan de wagenparkbeheerder of – voor diensten gehuisvest in PH Abdijbeke - aan het onthaal. - Bij de boorddocumenten van iedere poolwagen bevindt zich een SHELL-tankkaart waarmee u kan tanken aan alle geautomatiseerde tankstations van SHELL (enkel diesel!). Deze kaart is verbonden aan het betrokken voertuig en kan derhalve uitsluitend voor het tanken van dit voertuig worden gebruikt (identificatie door middel van een in te voeren code). - Vanaf minder dan ¼ brandstof in de tank, moet u tanken zodat dit geen ongemakken veroorzaakt voor de gebruikers na u. -
De
poolwagens
zijn
omnium
verzekerd.
Ingeval
van
een
verkeersongeval,
dient
u
het
ongevalsaangifteformulier in te vullen dat zich bij de boorddocumenten van de wagen bevindt en dient u Dhr. Thierry De Plancke (
[email protected] of 050/40 31 78) en (ingeval van fysieke letsels) de IDBP (
[email protected] 050/ 403 285 of
[email protected] 050/ 407 152) op de hoogte te brengen. - Aan verkeersovertredingen gekoppelde boetes dienen rechtstreeks betaald te worden door het personeelslid dat de overtreding begaan heeft. - Bij autopech kunt u beroep doen op de pechverhelpingsdienst waarvan u het telefoonnummer vindt in de boorddocumenten van de poolwagen.
147
