APLIKASI TRACER STUDY BERBASIS WEB SEBAGAI SARANA PENUNJANG PENYUSUNAN BORANG AKREDITASI STANDAR 3

APLIKASI TRACER STUDY BERBASIS WEB SEBAGAI SARANA PENUNJANG PENYUSUNAN BORANG AKREDITASI STANDAR 3 1,2

Heliawaty Hamrul*1, Hardiana2 Universitas Cokroaminoto Palopo; Jln. Latammacelling No 9 Palopo; (0471) 22111 3 Program Studi Teknik Informatika, Universitas Cokroaminoto, Palopo e-mail: *[email protected], [email protected]

Abstrak Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sebuah aplikasi tracer studyberbasis web yang digunakan untuk mendapatkan data alumni sesuai dengan data yang dibutuhkan dalam borang akreditasi standar 3 yang berkaitan dengan alumni dan untuk mengevaluasi kinerja alumni oleh pengguna alumni. Metodologi pengembangan aplikasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi pengembangan SDLC (Sytem Development Life Cycle). Tools yang digunakan dalam mengembangkan aplikasi ini adalah dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP, adobe dreamweafer sebagai teks editornya dan basis data MySql untuk pengolahan basis datanya.Hasil dari aplikasi ini berupa : (1) kuesioner yang dapat diisi secara online oleh alumni dan para pengguna alumni. (2) hasil olah data kuesioner dan hasil studi pelacakan yang dirangkum dalam tabular dan grafik yang menunjukkan persentase kemampuan yang dimiliki alumni sesuai dengan jenis kemampuan alumni yang tertuang dalam buku IIIA Borang Program Studi. Kuesioner dibuat sesuaidengan kebutuhan para tim pengisi borang maupun stakeholder yang berkepentingan. Kata kunci : sistem tracer studi, website, kuesioner Abstract This research aims to develop a web-based application tracer that is used to get the alumni data in accordance with the data required in the accreditation forms relating to the alumni. Application development methodology that used is SDLC (Sytem Development Life Cycle). Tools that used to create this application is PHP, MySql adobe dreamweafer and MySql for processing the data base. The results of this research are: (1) questionnaire that can be filled out online by the alumni and the stakeholders. (2) the results of the questionnaire data and results tracking studies are summarized in tabular and graph showing the percentage of alumni capabilities. Keywords: tracer study, web, online questionnaire 1. PENDAHULUAN Alumni merupakan salah satu bagian dari keberadaan sebuah lembaga pendidikan.Keberadaan alumni pada saat ini menjadi salah satu bagian dalam penilaian akreditasi sebuah lembaga pendidikan. Dengan mengetahui keberadaan alumni maka lembaga pendidikan dapat mengukur sejauh mana keberhasilan dalam mendidik hingga siap bekerja. Tracer study atau studi pelacakan merupakan kegiatan untuk melacak keberadaan lulusan dari sebuah universitas setelah mereka lulus dari universitasnya. Berdasarkan Buku Manual Pelaksanaan Tracer Studi Universitas Cokroaminto Palopo (LPPM : 2010) diperoleh data bahwa untuk mengetahui keberadaan para alumni dapat menggunakan metode survei yang sering digunakan atau dengan menggunakan kuisioner yang akan dibagikan ketika seseorang lulus, atau dengan menggunakan media lain yang dapat digunakan untuk Received June1st,2012; Revised June25th, 2012; Accepted July 10th, 2012

melacak keberadaan alumni.Tracer study alumni di Universitas Cokroaminoto masih menggunakan cara manual dengan menggunakan formulir untuk pengumpulan data dan penelusuran informasi melalui telepon. Sistem manual akan mengeluarkan banyak waktu dan biaya. Data alumni yang dikumpulkan pun tidak dapat diperbaharui dengan mudah sehingga petugas sulit untuk mendapatkan informasi alumni. Masalah serupa juga ditemukan pada penelitian yang dilakukan oleh Martono K.T (2011) dan menurutnya pembangunan sistem berbasis web yang akan diintegrasikan dengan website universitas membuat pengguna tidak perlu berinteraksi dengan formulir kertas sebagai media pengumpulan data dan penggunaan telepon dapat dikurangi untuk penelusuran informasi alumni. Aplikasi yang akan dibangun akan memudahkan alumni dalam pengisian formulir sebab alumni hanya perlu membuka website universitas dan mengisi kuesioner yang disajikan secara online dan data kuesioner akan langsung terkirim ke server. Selain itu, pihak universitas akan dimudahkan dalam proses pengumpulan dan pengolahan data hasil tracer study sebab data kuesioner yang telah diisi oleh alumni akan diproses secara otomatis dan hasilnya akan ditampilkan dalam bentuk tabular dan grafik sesuai dengan data yang diperlukan dalam Borang Akreditas Standar 3. Hal ini sejalan dengan hasil penelitian yang dilakukan oleh Atmaja T.P (2011). 2. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang dilakukan dalam merancang aplikasi tracer study ini adalah dengan melakukan analisis masalah dan menganalisis kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional dari aplikasi data tracer study yang dibangun. Analisis masalah dilakukan dengan cara observasi dan wawancara. 1. Observasi Observasi dilakukan dengan cara mengamati langsung proses pelaksanaan tracer study atau pelacakan alumni pada Program Studi Teknik Informatika Universitas Cokroaminoto Palopo. Berdasarkan hasil observasi maka diketahui bahwa proses pelacakan alumni yang dilakukan adalah dengan memberikan angket kepada alumni dengan cara mendatangi alumni ke tempat mereka bekerja dan memberikan angket tersebut untuk diisi. Penulis juga sempat melibatkan diri langsung pada proses pelacakan alumni. Jika alumni berada di luar dan jauh dari kota palopo maka angket akan dikirimkan atau dengan menghubung alumni melalui telpon. Berdasarkan hasil analisis diketahui bahwa cara ini sangat tidak efektif sebab membutuhkan biaya yang sangat besar untuk mendatangi alumni dan menghubung alumni serta mengirimkan angket kepada alumni secara satu per satu. 2. Wawancara Wawancara dilakukan dengan cara memberi pertanyaan kepada tim yang terlibat dalam pelacakann alumni. Hal- hal yang ditanyakan dalam proses wawancara adalah : a. Bagaimana pembuatan kuesioner alumni dan pengguna alumni, b. Bagaimana hasil pelacakan alumni dari tahun ketahun yang telah dilakukan, c. Bagaimana proses pembentukan tim, d. Apa kesulitan yang dihadapi dalam menjaring data alumni, e. Berapa biaya yang dikeluarkan dari tahun ke tahun, f. Berapa lama waktu yang diperlukan g. Bagaimana tanggapan alumni dan pengguna alumni tentang pecalakan studi h. Bagaiaman pembuatan laporan haisl pelacakan i. Siapa saya yang boleh melihat hasil pealcakan alumni j. Apa manfaat yang diperolah dari hasil pelacakan alumni. k. Bagaimana data-data hasil pelacakan alumni ini dituangkan dalam pedoman akreditasi khususnya pada standar 3. l. Bagaimana pengolahan data-data hasil pelacakan alumni Dan pertanyaan lainnya terkait dengan pengisian borang akretasi khususnya standar 3. 3. Kesimpulan Tahap Analisis Masalah Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan maka maka ditemukan permasalahan berupa : Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

a. Banyaknya alumni yang tersebar di kota Palopo dan di luar kota Palopo membutuhkan biaya yang sangat banyak untuk melakukan pelacakan alumni, b. Diperlukan waktu yang lama untuk mendapatkan data hasil pelacakan studi dan melibatkan bnayak personil. c. Banyaknya data lulusan yang telah dihasilkan oleh program studi atau universitas. d. Kesulitan dalam mengolah data hasil pecakana alumni. Pada tahap selanjutnya, berdasarkan permasalahan yang ditemukan maka dibuatkan suatu aplikasi pecalakan studi yang berbasis web yang dapat mengatasi permasalahan tersebut.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Perancangan Sistem Pada tahap perancangan sistem, tim peneliti membuat beberapa dokumen yang nantinya akan dibutuhkan pada tahap pengembangan sistem atau pada tahap penulisan source codeprogram. Dokumen itu dibuat dalam bentuk dokumen requirement system atau analisis kebutuhan sistem, diagram-diagram UML dan perancangan basis data (kamus data). 3.2 Penyusunan Requirement Sistem Tujuan penyusunan requirement sistem adalah untuk menentukan fungsionalitas dari sistem yang akan dibangun. Requirementsistem terdiri atas kebutuhan fungsional dan non fungsional sistem 1. Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional sistem merupakan proses-proses yang dapat dilakukan oleh sistem. Fungsional sistem yang terdapat pada aplikasipelacakan alumniyang akan dibuat adalah sebagai berikut : a. Terdapat 4 tingkatan pengguna yang memiliki hak akses pada aplikasi. Ketiga tingkatan pengguna itu adalah admin, dosen tetap prodi, alumni dan pengguna lulusan. b. Admin dapat mengelola data perguruan tinggi dan nama program studi yang dimiliki oleh perguruan tinggi. c. Admin dapat mengelola data pengguna sistem misalnya menambahkan data baru untuk pengguna dosen, stakeholder (pengguna lulusan), dan alumni, menghapus dan mengedit data pengguna. d. Pengguna dosen (tim tracer studi)dapat mengubah data profil pribadi e. Pengguna dosen (tim tracer studi) dapat mengelola data kuesioner tracer studi, mengubah, dan menambahkan daftar pertanyaan baru. f. Pengguna dosen (tim tracer studi) dapat mengelola data hasil kuesioner yang telah diisi oleh alumni dan pengguna lulusan. g. Pengguna dosen (tim tracer studi) dapat mencetak hasil pengolahan data kuesioner. h. Alumni dapat login ke sistem dengan menggunakan nomor alumni yang telah diberikan dan bisa mengubah data diri dari alumni. i. Alumni dapat mengisi kuesioner yang ditampilkan oleh sistem secara online j. Stakeholder (pengguna lulusan) dapat login ke sistem dan mengubah data perusahaan dan data pribadi. k. Stakeholder (pengguna lulusan) dapat mengisi kuesioner yang ditampilkan oleh sistem secara online. l. Kuesioner untuk alumni dan stakeholder (pengguna lulusan) dibuat berbeda kontennya mengacu pada borang akreditasi program studi standar 4 mahasiswa dan alumni. m. Sistem dapat menampilkan grafik data alumni dari tahun ke tahun. 2. Analisis Kebutuhan Non Fungsional.

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

Kebutuhan non fungsional sistem merupakan kebutuhan aplikasi yang berkaitan dengan operasional sistem yang meliputi dari segi keamanan aplikasi, sistem operasi yang digunakan serta perangkat tambahan yang diperlukan. Kebutuhan non fungsional dari aplikasi pelacakan alumni yang dibuat adalah sebagai berikut : a. Aplikasi dilengkapi dengan username dan password untuk masing-masing tingkatan pengguna. b. Aplikasi ini dapat berjalan diatas sistem operasi Windows. c. DBMS yang digunakan adalah aplikasi MySql. 3.3 Perancangan dengan Pemodelan UML 1. Diagram Use Case Diagram use case menggambarkan fungsionalitas perangkat lunak dari sudut pandang pengguna yang menunjukkan apa yang dapat diperbuat oleh perangkat lunak atau proses-proses apa saja yang bisa dilakukan oleh sebuah perangkat lunak. Gambar berikut merupakan diagram use case dari aplikasi pelacakan alumni : Login Login Ubah username/ password

kelola data Perguruan Tinggi

Ubah data profil diri Tim tracer studi

Kelola data alumni

Kelola data pertanyaan kuesioner

Kelola data tim tracer studi

Admin

Kelola data hasil pengisian kuesioner

Kelola data pengguna sistem

Kelola data username dan pasword pengguna sistem

Catak laporan haisl tracer studi

Login

Ubah username/ password

Ubah username/ password

Isi kuesioner Isi kuesioner

Stakeholder

Alumni Ubah data profil diri Ubah data profil diri

Lihat grafik alumni

Gambar 3.1 Diagram use case aplikasi tracer study Berdasarkan gambar 3.2 diatas dapat dilihat bahwa pada aplikasi ini terdapat 4 pengguna utama dari aplikasi ini yakni admin, alumni, stakeholder (pengguna lulusan) dan tim tracer study yang masing-masing pengguna memiliki hak akses yang berbeda pada fitur/menu yang ada pada aplikasi. 2. Diagram Sequence Diagram sequence merupakan diagram yang menggambarkan interaksi antar objek di dalam sebuah perangkat lunak dan mengindikasikan komunikasi diantara objek tersebut. Berikut ini adalah diagram sequence dari aplikasi tracer study. a. Diagram sequence alumni Diagram sequence alumnimenggambarkan interaksi antara alumni yang ada di dalam aplikasi tracer study.

dengan objek-objek

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

Alumni

Form ubah profil alumni

Form login

Form kuesioner

Form grafik alumni

Login

Edit profil Update data

Isi kuesioner

Simpan data

Lihat grafik

Tampilkan grafik alumni

Gambar 3.2 Diagram sequence alumni Berdasarkan gambar 3.2 diatas dapat dijelaskan bahwa terdapat 4 objek yang akan berinteraksi dengan objek alumni. Kelima objek tersebut adalah form login, form ubah data profil alumni, form isi kuesioner, form grafik kemahasiswaan. b. Diagram sequence stakeholder (pengguna lulusan) Diagram sequence stakeholdermenggambarkan interaksi antara stakeholder dengan objek-objek yang ada di dalam aplikasi tracer study. Stakeholder

Form ubah profil diri/perusahaan

Form login

Form kuesioner

Login

Edit profil

Update data

Isi kuesioner

Simpan data

Gambar 3.3 Diagram sequence skateholder Berdasarkan gambar 3.3 diatas dapat dijelaskan bahwa terdapat 3 objek yang akan berinteraksi dengan objek stakeholder. Kelima objek tersebut adalah form login, form ubah data profil diri/perusahaan, dan form isi kuesioner. 3. Diagram Activity Diagramactivity menggambarkan urutan aktivitas dalam sebuah proses yang terjadi yang dimulai pada saat aktivitas dimulai sampai aktivitas akhir dari proses tersebut. Diagram activitymemiliki struktur yang mirip dengan flowchart dan dibuat berdasarkan sebuah use case atau beberapa diagram use case. Manfaat diagram activity adalah membantu dalam memahami proses-proses apa saja yang dapat dilakukan oleh aplikasi tracer study. a. Diagram activity alumni

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

Diagram activity admin menggambarkan urutan aktivitas proses-proses utama yang dilakukan oleh alumni di dalam aplikasi tracer study. Alumni

Aplikasi Validasi username/ password

Login

Isi kuesioner Simpan data

Selesai

Gambar 3.5 Diagram activity alumni Berdasarkan gambar 3.5 diatas dapat dijelaskan bahwa untuk dapat menggunakan aplikasi maka alumni haruslog ini terlebih dahulu dengan menginputkan username dan password yang akan divalidasi oleh sistem. Setelah log in maka alumni dapat melihat mengisi kuesioner tracer study. 4. Diagram Class Class Tim tracer study

Class Alumni Kode_alumni Nama Jurusan Tahun_lulus Alamat No_hp Email Pekerjaan Kantor Alamat_kantor Tambah (-) Edit(+) Hapus(-) Cari(+)

Kode_tim NIK Nama Jurusan Tambah (-) Edit(+) Hapus(-) Cari(+)

Class stakeholder Kode_stakeholder Nama Alamat Email Jabatan Perusahaan Alamat_kantor Telpon_kantor

Tambah (-) Edit(+) Hapus(-) Cari(+)

Class Kuesioner alumni

Id_kuesioner Kode_alumni Tanggapan_karakter Tanggapan_pendidikan Tanggapan_carikerja Tanggapan_pekerjaan Tanggapan_cara_cari_kerja Tanggapan_waktu_dapat_kerja Tanggapan_masa_tunggu_kerja Tanggapan_jml_lamaran Tanggapan_status_kerja Tanggapan_bidang_kerja Tanggapan_gaji Tanggapan_kesesuaian_jurusan Tanggapan_alasan_kerja Tanggapan_kompetensi Tanggapan_karakter

Class Kuesioner Stakeholder Id_kuesioner Kode_stakeholder Tanggapan_integritas Tanggapan_keahlian Tanggapan_wawasan Tanggapa kepemimpinan Tanggapan_kerjasana Tanggapan_bahasa Tanggapan_komunikasi Tanggapan_teknologi Tanggapan_diri

Edit(-) Hapus(-) Cari(+)

Gambar 3.6 Diagram class 4. KESIMPULAN Dengan penerapan metode tracer study berbasis web yang dibangun diharapkan tidak lagi memakan banyak waktu dan biaya besar. Data alumni pun yang dapat diperbarui dan akan lebih memberi kemudahan pada penelusuran informasi terkait informasi mengenai alumni. Sistem yang akan dibangun dapat memberi kemudahan kegiatan pengumpulan data diri alumni dan penelusuran informasi alumni, memberi peningkatan nilai efektifitas pencapaian tujuan dan efisiensi penggunaan sumber daya (waktu dan biaya). Sistem juga dapat memberikan Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

pemberitahuan pembaharuan informasi alumni dan dapat terintegrasi pada media sosial (facebook) dan e-mail sehingga dapat memperluas penyebaran informasi, memberi kemudahan penelusuran dan tepat sasaran. 5. SARAN Dari hasil analisis pengembangan aplikasi tracer study didapat beberapa saran antara lain : 1. Diharapkan kinerja manajemen dapat terbantu dalam membuat keputusan dan analisis berdasarkan informasi yang disajikan tracer studiini. 2. Hendaknya dilakukan proses validasi dan standarisasi terhadap masukan data pada beberapa sistem yang digunakan di Universitas Cokroaminoto Palopo, sehingga dari permasalahan datayang tidak konsisten. 3. Pada pengembangan selanjutnya hendaknya dapat menampilkan informasi mengenai data kemahasiswaan dan alumni dengan lebih rinci. UCAPAN TERIMA KASIH Penulis mengucapkan terima kasih kepada Direktorat Penelitan dan Pengabdian Masyarakat Kementerian Riset dan Teknologi yang telah member dukungan finansial terhadap penelitian ini dalam skema Penelitian Dosen Pemula.

DAFTAR PUSTAKA BAN PT. 2011.Akreditasi Institusi Perguruan tinggi Buku 3 Pedoman Penyususnan Borang. BAN PT. Jakarta Atmaja, TP. 2012. Pengembangan Tracer Study Berbasis Web. Jurnal sistem informasi STMIK Pringsewu. Volome 1 Nomor. 1 Jogiyanto 2005.Analisis dan Desain Sistem Pendekatan Struktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi. Yogyakarta Manual Prosedur Tracer Study Universitas Cokroainoto Palopo. 2010. Palopo: LPPM UNCP Martono, K.T. 2011.Tracer Studi Alumni Berbasis Website.Skripsi. Fakultas Teknik. UNDIP. Semarang. Puspitasari, TD. 2012. Sistem Informasi Tracer Study Dengan Metode OLAP. Skripsi.Prodi Sistem Informasi.STMIK Amikom. Jogjakarta Turban, dkk. 2011. Business Inteligence a Managerial Approach 2nd edition. Pearson Education, Inc. Publishing as Prenctice Hall.

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)