APLIKASI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PELAYANAN KESEHATAN DI PUSKESMAS KUMUN DEBAI KOTA SUNGAI PENUH JAMBI
NASKAH PUBLIKASI HALAMAN JUDUL
diajukan oleh
Dede Putra 10.12.5090
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
APPLICATION OF INFORMATION SYSTEMS TO HEALTH SERVICE ADMINISTRATION AT HEALTH CENTER KUMUN DEBAI, SUNGAI PENUH CITY JAMBI APLIKASI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PELAYANAN KESEHATAN DI PUSKESMAS KUMUN DEBAI, KOTA SUNGAI PENUH JAMBI Dede Putra Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Infomasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information technology is one of the rapidly evolving technology today. With the advancement of information technology, access to data or information that is available can be fast, efficient and accurate. This study aims to provide an overview of a model health center information system applications using administrative services. With this application, users can easily obtain information about all existing activities, particularly in terms of community service and health center itself. This system is based administration application built using Visual Basic 6.0 and MySQL as database. This application is tailored to the needs of health centers in general. Of course initially assess the need for information systems and the needs of the community health centers. Implementation of information systems in the health center administration can be used as a container or a reference to the performance of the employee to implement and serve the community well and is easy to process continuous. Keywords : Administration, Information, Application, Health Care, Visual Basic 6.0, MySql
1.
PENDAHULUAN Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin maju dapat
membantu manusia dalam menyelesaikan suatu pekerjaan dengan cepat, mudah dan akurat serta tidak menyita banyak waktu. Teknologi komputer saat ini sudah berkembang sedemikian pesat, dan kebutuhan akan sistem informasi juga semakin diperlukan di masa ini. Adanya kemajuan teknologi komputer sekarang ini kita diberikan beberapa alternatif dalam mengolah informasi, salah satunya yaitu Aplikasi Sistem Informasi Pelayanan Kesehatan. Puskesmas Kumun Debai merupakan unit organisasi fungsional pusat pengembangan masyarakat yang memberikan pelayanan promotif (peningkatan), preventif (pencegahan), kuratif (pengobatan), rehabilitatif (pemulihan kesehatan) yang terletak di Kecamatan Kumun Debai, Kota Sungai Penuh, Jambi, yang bergerak untuk melayani masyarakat umum, khususnya di wilayah Kecamatan Kumun Debai dengan lebih efektif dan efisien. Puskesmas Kumun Debai Kota Sungai Penuh, Jambi sekarang ini melakukan pemrosesan dan pencatatan data serta mengolah laporan masih mengunakan sistem manual, sehinga mengakibatkan keterlambatan dalam proses penyampaian informasi kepada yang membutuhkan antara lain kepada kepala puskesmas. Berdasarkan penjelsan diatas, hal tersebutlah yang menjadi alasan penulis untuk merancang Aplikasi Sistem Informasi Administrasi Pelayanan Kesehatan di Puskesmas Kumun, Kota Sungai Penuh, Jambi. Dengan adanya program ini diharapkan dapat membantu kinerja karyawan dalam melayanani masyarakat dan kegiatan transaksi mejadi lebih efektif dan efisien.
2.
LANDASAN TEORI
2.1
Konsep Dasar Sitem Informasi Secara sepintas sistem informasi dapat diartikan sebuah kombinasi dari
manusia, fasilita atau teknologi, media prosedur dan pengendalian atas kegiatan – kegiatan tertentu menghasilkan sebuah informasi yang dapat dimanfaatkan oleh pemakainya. 2.2
Definisi Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan
informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi, 1995). Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemakrasaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi sussistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick dan Ross, 1993)1. 2.3
Definisi Sistem Informasi Administrasi Sistem informasi administrasi adalah sebuah perangkat lunak berbasis
desktop untuk membantu proses administrasi pelayanan kesehatan agar lebih efektif dan efisien, yang meliputi proses data pasien, dokter, pemeriksaan, dan pembayaran. Pada hakekatnya konsep tentang administrasi dapat mempunyai dua arti, yaitu arti sempit dan luas. Dalam arti sempit, istilah administrasi disamakan dengan istilah tata usaha yaitu kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk pengambilan keputusan. Dalam arti luas administrasi disamakan dengan istilah manajemen. Dalam pengertian luas, administrasi mempunyai arti suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan yang berupa pengelolaan usaha kerja sama sekelompok manusia yang tergantung dalam suatu organisasi. Untuk mencapai tujuan bersama yang telah di tetapkan sebelumnya agar efektif dan efisien. 2.4
Konsep Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi.Data sendiri
merupakan fakta mengenai objek, orang, dan lain-lain.Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau symbol).
1
Hanif Al Fattah. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern, Hal 3
Basis data dapat didefinisikan dalam berbagai sudut pandang seperti berikut2 : 1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasikan sedemikian rupa sehinggan kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah. 2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk memenuhi kebutuhan. 3. Kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik. 2.5
Arsitektur Sistem Basis Data Arsitektur
sistem
basis
data
merupakan
kerangka
kerja
bagi
para
pengembang sistem basis data. Terdapat tiga level arsitektur sistem basis data, yaitu : 1.
Level fisik / internal Level ini merupakan level paling rendah yang menggambarkan bagaimana data disimpan secara fisik.
2.
Level konseptual / logika Level konseptual menggambarkan data apa yang disimpan dalam basis data dan hubungan reasi yang terjadi antara data dari keseluruhan basis data.
3.
Level pandangan pengguna /eksternal Level ini merupakan level abstraksi data tertinggi yang menggambarkan hanya sebagian saja yang dilihat dan dipakai dari keseluruhan database.
2.6
Bahasa Basis Data Sistem basis data komersial menghendaki adanya sebuah bahasa query yang
lebig mudah dipahami dan mudah digunakan (user-friendly). Oleh karena itu diperkenankanlah Sql sebagai bahasa query yang lebih marketable. Sql menggunakan kombinasi aljabar relasional dan kalkulus relasional. Meskipun Sql adalah bahasa query, namun Sql mempunyai banyak kemampuan lain disamping melakukan query terhadap basis data. Sql mempunyai kemampuan untuk mendefinisikan struktur data, modifikasi data dalam basis data dan menentukan konstrain sekuriti.
2
Kusrini, M.kom, 2007. Strategi Perancangan Dan Pengolahan Basis Data, Hal 2
Bahasa Sql mempunyai dua bagian, yaitu : 1. Data Definition Language (DDL) DDL memberikan perintah untuk mendefinisikan dan memodifikasi database dan strukturnya termasuk konstrain-konstrain yang ada disuatu table.Contoh konstrain yang dimaksud disini adalah primary key, foreign key, null, default, index, unique, dan lain-lain. 2. Data Manipulation Language (DML) DML merupakan bahasa query yang digunakan untuk melakukan pengelolan
terhadap
data
yang
ada
didalam
sebuah
database.
Pengelolaan yang dimaksudkan disini adalah memasukan data ke dalam table, mengubah data, menghapus data, dan lain-lain3. 3.
ANALISIS DAN PERANCANGAN Analisis SWOT (Strenghts, Weakness, Opportunity, Threats) merupakan
metode perancangan strategi yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strenghts), kelemahan (weakness), peluang (opportunity) dan ancaman (threats) dalam suatu proyek. 3.1
Defenisi Analisis Sistem Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan
fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem merupakan titik awal tahap pengembangan sistem yang menentukan pengembangan sistem yang dilakukan akan berhasil nantinya. Ada beberapa tahap dalam analisis sistem, mengidentifikasi masalah dan mengetahui kelemahan sistem yang berjalan, melakukan perbandingan antara keadaan sistem lama dengan sistem baru yang diusulkan, menganalisis kelayakan sistem baru yang diusulkan. 3.2
Analisis Kelemahan Sistem Menganalisis sebuah sistem diperlukan beberapa aspek untuk mendapatkan
hasil yang dicari pemecahan solusinya. Aspek yang terdapat didalamnya adalah kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi, dan pelayanan pada konsumen. Analisis ini disebut sebagai analisis PIECES (performance, information, economy, control, eficiency, dan services).
3
Kusrini, M.kom, 2007. Strategi Perancangan Dan Pengolahan Basis Data, Hal 12,15
3.2.1
Analisis Kinerja (peformance) Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja dalam
suatu organisasi, kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem. Kinerja dapat diukur dari thoughput dan response time. Throughput adalah jumlah informasi yang dihasilkan dalam kurung waktu tertentu. Response time adalah waktu tunggu antara informasi dengan tanggapan yang dihasilakan oleh sistem informasi. Hasil analisisnya adalah sebagai berikut :
No 1.
Parameter Throughput
Hasil Analisis Di butuh kan 1 sampai 2 jam sehari untuk dapat membuat laporan-laporan atau data. Karna harus memindahkan
data
yang
ada
pada
buku
pendaftaran pasien ke buku laporan 2.
Response Time
Pelayanan
antrian
pasien
untuk
mendaftar
membutuhkan waktu 30 menit agar terdaftar dalam
data
pasien,
karena
petugas
harus
mencatat kedalam buku secara manual
3.2.2
Analisis Informasi (information) Didalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk
menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini Meningkatkan kualitas informasi tidak dengan menambahkan jumlah informasi, karena apabila terlalu banyak informasi malah akan menambah masalah yang baru. Kualitas suatu informasi tergantung pada tiga hal, yaitu Akurat (accurate), Relevan (relevance), dan Tepat waktu (up to date). Hasil analisisnya adalah sebagai berikut : No 1
Parameter Akurat
Hasil Analisis Informasi yang diberikan oleh sistem lama masih rentan dengan kesalahan, seperti kesalahan penulisan, ketidak jelasan pencatatan data sehingga sulit untuk dibaca, karena dilakukan secara manual.
2
Relevan
Informasi kurang relevan, karena informasi tidak dapat memberikan nilai lebih bagi penggunanya. Informasi yang diberikan kurang sesuai dengan apa yang diharapkan.
3
Tepat waktu
Informasi yang di keluarkan tidak sesuai dengan informasi yang di butuhkan. Disebabkan oleh pemrosesan data yang lama. Misalnya untuk mencari data harus membuka buku, sehingga informasi yang diterima menjadi terlambat.
3.2.3
Analisis Ekonomi (economy) Analisis ekonomi adalah penilaian terhadap sistem dalam pengurangan biaya
dan keuntungan yang di dapatkan dari sisten yang di kembangkan. Sistem ini akan memberikan penghematan biaya operasional dan meningkatkan keuntungan. Hasil analisisnya adalah sebagai berikut :
No
Parameter
1.
Biaya
Hasil Analisis
Biaya yang di keluarkan untuk pembelian alat tulis,
buku,
dan
kertas
untuk
melakukan
pencatatan data pasien, dan laporan sangatlah besar tiap bulannya. . 3.2.4
Analisis Kontrol (control) Sistem yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan.
Selaim itu, sistem yang digunakan harus dapat menggunakan dan mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan. Hasil analisisnya adalah sebagai berikut : No
Parameter
Hasil Analisis
1
Pengendalian terhadap hak akses
Tidak adanya pembatasan hak akses terhadap informasi yang ada. Laporan-laporan dan dokumen-dokumen yang ada masih di letakan secara manual dan ditempat terbuka, sehingga orang lain dapat dengan medah untuk menggaksesnya
3.2.5
Analisis Efisiensi (efficiency) Analisis efisiensi sangat erat hubungannya dengan input yaitu bagaimana
sumberdaya yang ada dapat di gunakan seminimal mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan. Efesiensi dari sistem yang dikembangkan adalaah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, biaya, dan peralatan. Hasil analisisnya adalah sebagai berikut :
No 1
Parameter Sumber Daya
Hasil Analisis Sumber daya informasi yang ada hanya sebatas kertas yang digunakan sebagai dokumen atau data laporan.
2
Pemamfaatan waktu
Di butuh kan waktu yang sedikit lama untuk menyediakan data-data beserta laporan, karena harus memindahkan data dari buku pendaftaran pasien ke buku laporan
3
Ekonomi
Di butuhkan 500 ribu sampai 1 juta untuk membeli perlengkapan yang diperlukan untuk pembuatan laporan atau data, seperti pembelian alat tulis, buku, dll
4
Hasil
Informasi yang di hasilkan hanya sebatas tulisan diatas kertas atau hanya sebatas pembukuan
3.2.6
Layanan (services) Layanan merupakan salah satu aspek yang sangat penting didalalam instansi
kesehatan, khususnya pada pelayanan kesehatan di Puskesmas Kumun Kota Sungai Penuh,Jambi. Oleh karna itu layanan terhadap masyarakat harus ditingkatkan secara maksimal supaya berjalan dengan lancar. Hasil analisisnya adalah sebagai berikut :
No 1
Parameter
Hasil Analisis
Proses
Pelayanan
masyarakat
kurang
memuaskan,
Pelayanan
karena masyarakat harus menunggu pendaftaran pasien yang sedang berlangsung sedikit agak lama, karena proses pelayanannya dicatat pada sebuah buku/kertas, sehingga masyarakat harus menunggu giliran untuk mendaftarkan diri.
4.
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
4.1.
Implementasi Database Dalam pembuatan aplikasi sistem informasi administrasi pelayanan
kesehatan, database yang digunakan adalah php mysql. Mysql memberikan fasilitas pengolahan database dengan menggunakan standar SQL (Structure Query Language). Database pada aplikasi sistem informasi administrasi pelayanan kesehatan terdiri dari 8 tabel. 4.2.
Tahap Implementasi Tahap
implementasi
dilakukan
dengan
dasar
kegiatan
yang
telah
direncanakan dalam kegiatan implementasi antara lain: 1. Pemograman 2. Pengetesan Program 3. Pengetesan sistem 4. Konversi sistem 5. Manual program 6. Tindak lanjut implementasi
4.2.1.
Pemograman Pemrograman merupakan kegiatan menulis kode program yang akan
dieksekusi oleh komputer. Kode program yang ditulis oleh programer harus berdasarkan dokumentasi yang disediakan oleh analisis sistem, hasil dari desain sistem secara rinci. Sebelum program diterapkan, maka program harus ditest untuk membebaskan dahulu dari kesalahan-kesalahan program secara menyeluruh.
4.2.2.
Pengetesan Program Pada pembuatan program aplikasi ini, penulis akan membatasi cakupan dari
pembahasan tersebut dan selebihnya akan dibahas di lampiran. Pada pembahasan ini
penulis akan membahas tentang koneksi database MySQL dalam sebuah sistem informasi berbasis aplikasi terlebih dahulu harus dikoneksikan antara program Visual Basic dengan database MySql.
4.2.2.1
Pembuatan Modul Koneksi Public koneksi As ADODB.Connection Public RSpuskes As ADODB.Recordset Public Sub OpenDB() Set koneksi = New ADODB.Connection Set RSpuskes = New ADODB.Recordset koneksi.Open "DSN=dspuskesmas" End Sub
4.2.3.
Pengetesan Sistem Pengetesan sistem biasanya dilakukan setelah pengetesan program.
Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem yang diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. 4.2.3.1
White-box Testing White-box testing telah dilakukan selama masa coding program. Caranya
dengan menguji jalur program, dan hasilnya yang didapatkan menunjukan adanya kesalahan logika dalam pemograman. Uji coba white box yang penulis lakukan adalah pengujian pada form login Pengguna, jika passsword pengguna tidak di isikan atau tidak sesuaidengan data yang ada didatabase maka akan muncul pesan error. Pengujian white box dapat dilihat pada tampilan berikut.
4.2.3.2
Balck-box Testing Black-box testing dilakukan untuk mengetahui apakah program yang dibuat
sudah sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya. Pengetesannya dilakukan pada seluruh modul program. Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan sistem meliputi pengetesan sistem meliputi pengetesan input data, simpan, hapus, dan edit data dan output (laporan). 4.2.4.
Konversi Sistem Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan sistem selesai.
Konversi sistem merupakan proses untuk meletakan sistem baru supaya siap digunakan dan diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama (sistem manual). 4.2.5.
Manual Program Manual program digunakan sebagai panduan untuk menggunakan program
aplikasi. Manual program dibuat secara menyeluruh, sehingga pengguna dapat menggunakan program maksimal sesuai fitur-fitur yang tersedia didalamnya. 4.2.5.1
Form Data Pasien
Form data pasien berfungsi untuk menambah data mengenai data pasien yang kemudian disimpan di database. Untuk menambah data pasien klik tombol data pasien pada tool bar di menu utama, lalu akan muncul form input data pasien kemudian pilih “Input” untuk mengaktifkan textbox maupun combobox yang tersedia, kemudian
mengisikan data pada textbox dan combobox yang tersedia, lalu klik tombol “Simpan” maka data yang telah dimasukkan akan tersimpan ke dalam data database pasien. Untuk mengedit data double klik pada daftar data pasien, maka data pasien yang akan diubah akan muncul pada textbox maupun combobox, pilih menu “Edit” lalu textbox maupun combobox akan aktif dan siap untuk diedit, kemudian klik tombol “Simpan” maka data yang di ubah akan tersimpan kembali. Data yang sudah ada bisa dihapus dengan double klik pada menu data pasien pilih “Hapus” dan untuk keluar dari menu pasien pilih “Tutup”. 4.2.5.2
Form Data Dokter
Form data dokter berfungsi untuk menambah data mengenai data dokter yang kemudian disimpan di database. Untuk menambah data dokter klik tombol data dokter pada toolbar di menu utama, lalu akan muncul form input data dokter kemudian pilih “Input” untuk mengaktifkan textbox maupun combobox yang tersedia, kemudian mengisikan data pada textbox dan combobox yang tersedia, lalu klik tombol “Simpan” maka data yang telah dimasukkan akan tersimpan ke dalam data database dokter. Untuk mengedit data double klik pada daftar data dokter, maka data dokter yang akan diubah akan muncul pada textbox maupun combobox, pilih menu “Edit” lalu textbox maupun combobox akan aktif dan siap untuk diedit, kemudian klik tombol “Simpan” maka data yang di ubah akan tersimpan kembali. Data yang sudah ada bisa dihapus dengan double klik pada daftar data dokter pilih “Hapus” dan untuk keluar dari form data dokter pilih “Tutup”.
4.2.6.
Tindak Lanjut Implementasi
4.2.6.1
Pemeliharaan Sistem Pemeliharaan sistem dan data adalah tahap akhir dari proses penerapan
sistem yang berupa tahap pemeliharaan yang terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Kegiatan pemeliharaan ini adalah pemeliharaan sistem perangkat lunak. 5.
PENUTUP
5.1.
Kesimpulan Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem yang ada slama ini masih menggunakan sistem manual sehingga mengakibatkan keterlambatan dalam proses penyampaian informasi kepada yang membutuhkan antara lain kepada kepala puskesmas. Dengan sistem baru ini semua informasi yang dibutuhkan bisa didapat dengan cepat dengan melakukan pencarian yang terdapat didalam sistem. Sistem ini juga menyediakan layanan input data, hapus data, edit data, dan layanan laporan. 2. Aplikasi sistem informasi administrasi pelayanan kesehatan Puskesmas Kumun Debai Kota Sungai Penuh – Jambi ini dapat diasumsikan untuk membantu
kinerja
karyawan
maupun
kepala
puskesmas
dalam
pengolahan data serta laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak puskesmas itu sendiri. 3. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya komputerissasi sistem informasi administrasi pelayanan kesehatan Puskesmas Kumun Debai Kota Sungai Penuh – Jambi ini jika diasumsikan antara lain 1.
Dapat menghemat waktu untuk pencarian data dan pencatatan data.
2.
Dapat menyajikan informasi secara cepat, tepat dan akurat.
5.2.
Saran Demi kelancaran operasional secara umum di Puskesmas Kumun Debai Kota
Sungai Penuh - Jambi, maka perlu diterapkan suatu aplikasi secara terarah, terpadu, dan menyeluruh. Penulis berusaha mengajukan beberapa pemikiran berupa saran sebagai pertimbangan antara lain :
a.
Kelengkapan sistem ini masih kurang, masih banyak yang harus ditambahkan.
b.
Laporan ini diharapkan dapat dipakai sebagai acuan untuk dikembangkan menjadi sistem baru yang lebih efektif dan efisien sehingga dapat mendukung informasi yang diperlukan oleh semua pihak.
c.
Untuk mengetahui keunggulan sistem ini lebih baik terlebih dahulu dicoba untuk beberapa waktu.
Daftar Pustaka
Al Fatta, Hanif, 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset Bunafit, Nugroho. Database Relasional Dengan Mysql. Yogyakarta: Andi Offset HM, Jogianto, Analisis & Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset Kusrini, 2007, Strategi Perancangan & Pengolahan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset Sunyoto, Andi, 2007, Pemograman Data Base Dengan Visual Basic Dan Microsoft Sql. Yogyakarta : Andi Offset Dwiartara, Loka. Menyelam Dan Menaklukan Samudra PHP pdf Sudaryatno, Bambang, Sistem Informasi Manajemen pdf.
