APLIKASI PENJUALAN PADA APOTIK FARMA DALAM RANGKA MENINGKATKAN LAYANAN KONSUMEN TOGU LAZARUS RANGGIORTEGA PANGGABEAN Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen dan Informatika STMIK Pringsewu Lampung Jl. Wismarini no.09 (0729) 22240 Pringsewu 35373 E-mail:
[email protected]
ABSTRAK
Penyediaan obat baik resep atau non resep, dan alat kesehatan merupakan salah satu contoh praktek kefarmasian yang terdapat pada apotek. Pada prakteknya, masih dijumpai pengelolaan pada apotek dengan sistem manual ataupun semi manual. Sedangkan kebutuhan saat ini menuntut pengelolaan yang lebih efektif dan efisien. Guna menjawab tantangan tersebut, salah satunya dengan membangun Sebuah Aplikasi Penjualan. Sebuah sistem diharapkan mampu membantu meringankan Manajemen yang terdapat dalam apotek. Implementasi dari penelitian ini adalah membuat sebuah aplikasi yang dapat menghubungkan antara pihak apotek dengan pasien atau kustomer dengan mengintegrasikan sistem resep ke dalam sistem informasi apotek. Sistem ini dirancang menggunakan Aplikasi Visual Basic 6.0. Model pengembangan sistemnya menggunakan tahapan SDLC yang terdiri dari 1. Penjualan yang di dalamnya diintegrasikan sistem resep yang dapat memberikan informasi bagi Konsumen dan pegawai apotek, 2. Pengelolaan data apotek agar lebih efisien dan efektif. Intinya dari proses penelitian ini yaitu mempermudah dalam proses manajemen data konsumen dan obat yang terdapat pada apotek frama agar lebih efisien dan efektif dalam menjalakannya. Kata Kunci: Apotek, Visual Basic 6.0, SDLC
1.
apotek antara lain pembuatan, peracikan,
PENDAHULUAN
pengolahan, penyimpanan, dan penyaluran
1.1 Latar Belakang Dengan adanya perkembangan teknologi
sediaan farmasi kepada masyarakat.
dan era globalisasi yang tengah bergulir,
Apotek Farma adalah sebuah toko yang
banyak sekali lahan bisnis dan pekerjaan baru
bergerak dibidang penjualan obat – obatan
bermunculan.
dan
serta menerima resep dari dokter yang
pekerjaan ini membutuhkan mobilitas yang
beralamatkan di Jln. Imam Bonjol Gang
sangat tinggi dari para pelaku bisnisnya
Sejahtera, untuk saat ini proses manajemen
meliputi
konsumen masih bersifat manual, Untuk itu
Sebagian
manajer
dari
proyek,
bisnis
line
manager
perusahaan, karyawan dan juga pelanggan Apotek
adalah
tempat
dilakukan
sistem tesebut kurang efisien dan efektif. Aplikasi
Penjualan
Apotek
Farma
pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan
merupakan suatu program aplikasi yang
farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada
dibuat untuk memudahkan dalam pengolahan
masyarakat. Kegiatan yang terdapat didalam
data penjualan serta pengolahan data obat, 1
menggunakan
Microsoft
Access
yang “Bagaimana
merupakan perangkat lunak pengolah basis
atau
database
penggunaannya
engine
dianggap
rangka
didalam
paling
tampilan interface bagi pengguna
1.3
layanan
Batasan Masalah Batasan
yaitu
masalah
diperlukan
untuk
memberikan fokus terpenting sehingga
mengunakan Microsoft Visual Basic 6.0.
hasil penelitian akan lebih berguna dan
Adapun manfaat yang diharapkan yaitu
sesuai dengan maksud dan tujuan
petugas apotik dapat mudah manajemen data
penelitian. Adapun Batasan masalah
konsumen serta data obat dengan cepat dan
dalam penelitian ini adalah :
mudah. Berdasarkan permasalahan diatas peneliti membuat
judul
yaitu
1. Hanya Pengolahan data obat serta
“APLIKASI
pelayanan konsumen
PENJUALAN PADA APOTIK FARMA
2. Penelitian dilakukan pada apotik
DALAM RANGKA MENINGKATKAN LAYANAN
KONSUMEN”
farma pada tahun 2014
Sehingga
3. Aplikasi
Peneliti dapat menerapkan keilmuan di bidang sistem
meningkatkan
konsumen”
mudah
dipahami penggunaanya disamping itu untuk
aplikasi
penjualan pada apotik farma dalam
data atau yang disebut sebagai mesin basis data
merancang
informasi
dan
hasilnya
menggunakan Visual Basic 6.0
dapat
dimanfaatkan bagi masyarakat pada umumnya
1.3
Manfaat Dan Tujuan Penelitian
1.3.1
Tujuan
1.2 Permasalahan
a. Mengembangkan istem informasi
1. Pada proses pengolahan data obat dan
yang sedang berjalan di Apotik
pelayanan konsumen masih dilakukan secara
konvensional,
menyebabkan kurang
kurang
akurat
pelayanan
cepat
didalam
laporan
Farma
sehingga
terhadap
pembuatan
dan
b. Mempermudah
dan
Farma
belum
pelayanan
konsumen serta pengolahan data
proses
obat atau stok obat
konsumen,
c. Menghasilkan Aplikasi penjualan
kegiatan
obat pada apotik farma dalam
lainnya yang saling berhubungan. 2. Apotik
perancangan
ranka
memiliki
meningkatkan
layanan
konsumen
aplikasi penjualan jadi masih banyak penyimpanan data yang tidak teratur dan terdapatnya beberapa data yang sama. Dari permasalahan diatas maka diperoleh
1.3.2
Manfaat a. Bagi Petugas Memudahkan
Petugas
Farma
dalam mengelola data stok obat
rumusan masalah yaitu : 2
serta
pelayanan
terhadap
konsumen.
dan bekerjasama untuk membentuk suatu kesatuan. Setiap komponen
b. Bagi Masyarakat
mempunyai sifat-sifat dari sistem
Memudahkan dalam melakukan
untuk
pembelian obat yang diinginkan
tertentu dan mempengaruhi proses
serta mengurangi waktu antrian
sistem secara keseluruhan.
saat pembelian obat.
menjalankan
suatu
fungsi
2. Batas sistem (boundary). Batas sistem merupakan daerah yang membatasi
2.
antara suatu sistem dengan sistem
TINJAUAN PUSTAKA
lainya.
2.1 Sistem
3. Penghubung
sistem
(interface).
Menurut davis (2008:24) mengemukakan
Penghubung merupakan media antara
bahwa :
subsistem dengan subsistem lainya.
“Sistem adalah sekumpulan hal atau
Penghubung memungkinkan sumber-
kegiatan atau elemen subsistem yang
sumber daya dari satu subsistem ke
saling bekerjasama atau dihubungkan
subsistem lainya, dan juga subsistem
dengan
-subsistem tersebut dapat berintegrasi
cara
membentuk
tertentu
satu
melaksanakan
sehingga
kesatuan
suatu
fungsi
untuk guna
membentuk satu kesatuan. 4. Masukan sistem (input). Sesuatu yang
mencapai suatu tujuan”.
dimasukan ke dalam sistem yang
Menurut Jogiyanto ( 2006 : 683)
berasal dari lingkungan. 5. Keluaran sistem (output). Suatu hasil
mengemukakan bahwa:
dari proses pengolahan sistem yang “Sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponan berinteraksi
atau
sub
untuk
system
yang
mencapai
suatu
tujuan”. Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan elemen subsistem yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Berikut ini adalah karakter atau sifat-sifat tertentu yang dimiliki oleh sistem: 1. Mempunyai komponen (component).
dikeluarkan ke lingkungan. 6. Pengolahan sistem (proces). Suatu sistem
dapat
bagian
pengolahan
mengubah
mempunyai
suatu
yang
masukan
akan
menjadi
keluaran 7. Lingkungan
luar
sistem
(environments) Segala sesuatu di luar batas
Suatu
sistem
yang
mempengaruhi kinerja. Sasaran suatu tujuan (goal) Setiap sistem mempunyai
tujuan.
Suatu
sistem
Suatu sistem mempunyai sejumlah
dikatakan berhasil jika mengenai sasaran
komponen yang salingberinteraksi
atau tujuan (goal). 3
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. 2.2 Informasi Menurut
2.4 Data Sutarbi
(2005
:
23)
mengemukakan bahwa : “Informasi
adalah
diklasifikasikan
dibutuhkan dalam penelitian dengan
data
atau
Data adalah sesuatu yang digunakan atau
yang
diolah
telah
atau
di
menggunakan parameter tertentu yang telah ditentukan.
interprestasikan untuk digunakan dalam 2.5 Definisi Apotik
proses pengambilan keputusan “.
Dalam peraturan pemerintah nomor 25 Sedangkan menurut Jogiyanto (2006 :
tahun 1980 yang dimaksud apotek adalah
682) mengemukakan bahwa:
”suatu tempat tertentu, tempat dilakukan
“Informasi dapat didefinisikan sebagai
pekerjaan kefarmasian dan penyaluran
hasil dari pengelolahan data dalam suatu
obat
bentuk
Nana Khasanah dan Sudibyo Supardi :
yang
lebih
berarti
bagi
penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang
kepada
2005). Adapun tugas dan fungsi apotek adalah sebagai
keputusan”.
seorang
Definisi umum sistem informasi adalah : sistem
yang
terdiri
atas
rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan yang
pengambilan
berguna
keputusan”.
dalam (Kusrini,
S.Kom & Andri Koniyo, 2009 : 67). Sistem
Informasi
didefinisikan
sebagai berikut : ”Sistem Informasi suatu
organisasi
sistem yang
didalam
suatu
mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan
kegiatan
pengabdian
apoteker
yang
profesi telah
strategi
dari
farmasi yang melaksanakan peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat, dan sarana penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang diperlukan masyarakat secara meluas dan merata. 2.6 Microsoft Visual Basic 6.0
oleh
Robert A. Laitch dan K. Roscoe Bavis
adalah
tempat
mengucapkan sumpah jabatan, sarana
2.3 Sistem Informasi
informasi
(Harianto,
nyata
(fact) yang digunakan untuk pengambilan
”Sebuah
masyarakat”
suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar
Menurut Nursal, s.kom dalam bukunya Visual Basic I tahun 2007 , menjelaskan tentang Visual Basic adalah : salah suatu development tools untuk membangun aplikasi dalam lingkungan Windows.
Dalam
pengembangan
aplikasi, Visual Basic menggunakan pendekatan Visual untuk merancang user interface dalam bentuk form, sedangkan 4
untuk kodingnya menggunakan dialek
3. Form
dipergunakan
untuk
bahasa Basic yang cenderung mudah
menampilkan data, memasukkan data
dipelajari. Visual Basic telah menjadi
(input) dam mengedit data.
tools yang terkenal bagi para pemula maupun
para
pengembangan
developer aplikasi
dalam
skala
kecil
sampai ke skala besar.
4. Report dipergunakan untuk output (menampilkan
atau
mencetak)
informasi dalam bentuk laporan. 5. Pages dipergunakan untuk membuat halaman web berupa data access
2.7 Microsoft Access 2007 Untuk
page.
mempermudah
merancang,
membuat dan mengelola database secara mudah dan cepat, dibutuhkan program aplikasi yang dapat mendukung dalam pembuatannya. Program aplikasi yang penulis gunakan sebagai database yaitu Microsoft Office Access 2007. Definisi
6. Macros
untuk
mengotomatisasi
perintah-perintah yang sering kita gunakan dalam mengolah data. Modules merupakan program kecil atau prosedur yang kegunaannya adalah untuk perancangan modul aplikasi pengolahan data bertingkat lanjut.
Microsoft Office Access 2007 menurut Yahya Kurniawan, menyatakan bahwa: Microsoft Office Access 2007 adalah
3. METODE PENELITIAN 3.1 Model Pengumpulan Data
sebuah Sistem Manajemen Database atau Database Management System (DBMS). Dengan
Access
2007
anda
dapat
menyimpan berbagai macam informasi (selanjutnya
akan
mengaturnya,
disebut
dan
data),
mengolahnya
sedemikian rupa agar data tersebut mudah dipergunakan kembalipada saat diperlukan.Secara
umum
struktur
database pada Microsoft Access 2007
Observasi
1. Table
merupakan
pengumpulan
data
tempat yang
akan
diperoleh dalam bentuk format baris
melakukan
2. Queries digunakan untuk menyaring dengan
inginkan
urutan
yang
kita
data
metode
dengan
pengamatan
cara secara
langsun terhadap objek yang diteliti dengan menganalisis sistem yang tengah
berjalan
dan
memberikan
pendapat atau solusi yang bermanfaat. 2. Metode Wawancara wawancara
merupakan
metode pengumpulan data dengan cara melakukan kegiatan berbicara langsung dengan pemilik Apotik di tempat
dan kolom
merupakan
pengumpulan
Metode
adalah:
data
1. Metode Observasi
penelitian,
perancangan
dan
untuk
bahan
pembangunan
aplikasi penjualan pada apotik farma dalam rangka meningkatkan layanan konsumen 5
Langkah yang digunakan meliputi :
3. Metode Kepustakaan Teknik pengumpulan data dengan
1. Melakukan
survei
dan
cara referensi berupa berkas, melalui
kelayakan
internet, jurnal penelitian dsb. Studi
sistem pendukung keputusan
pustaka
dilakukan
sesuai
dengan
pengolahan potensi yang ada di desa sukaraja pustaka
Kab.Pesawaran. juga
di
studi
lakukan
untuk
mengetahui sistem informasi yang akan diterapkan
proyek
menilai
pengembangan
2. Mempelajari dan menganalisis sistem yang sedang berjalan
3. Memilih
solusi
atau
pemecahan
masalah yang paling baik
4. Menentukan perangkat keras dan perangkat lunak
5. Merancang
3.2 Model Perancangan
sistem
pendukung
keputusan
1. SDLC
6. Implementasikan sistem pendukung
Siklus hidup sistem (system life
keputusan baru
cycle), atau yang disingkat SLC adalah “proses evolusi yang diikuti dalam menetapkan sistem dan sub sistem informasi berbasis komputer”. SLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat mengikuti langkah-langkah pendekatan sistem, karena tugastugas tersebut mengikuti sebuah pola yang teratur dan dilakukan secara top-down, sebagai
SLC
sering
pendekatan
(waterfall
disebut
air
approach)
pengembangan
dan
Gambar 3.1 Model SDLC
terjun bagi
penggunaan
3.3 Analisis Data Proses analisis data dimulai dari menelaah data
secara
keseluruhan
yang
telah
sistem. (Jogiyanto 2002, dalam jurnal
tersedia dari hasil wawancara, observasi
Rival Roecksintain).
dan studi pustaka yang telah dilakukan.
Sedangkan System Development Life
Setelah
Cycle atau yang disingkat SDLC adalah
dipelajari, pekerjaan selanjutnya adalah
“metoda
yang digunakan
mengatur,
memelihara
dan
mengelompokkan, memberi kode, dan
informasi”.
mengkategorikan data. Langkah terakhir
untuk
tradisional
membangun,
mengganti SDLC
ini
suatu terdiri
diantaranya adalah
sistem dari
tujuh
fase,
data
tersebut
dibaca
dan
mengurutkan,
adalah memeriksa keabsahan data. Selain menganalisis data, peneliti juga harus 6
mendalami kepustakaan yang bertujuan
menggambarkan
menyesuaikan
yang
dokumen
dan
ditemukan. Dengan demikian pelaksanaan
termasuk
tembusan-tembusannya
analisis data pada penelitian ini dilakukan
pada sebuah sistem.
secara
teori-teori
intensif
yaitu
baru
ketika
arus
dokumen-
laporan-laporan
sudah 3. ERD (Entity Relationship Diagram)
meninggalkan lapangan.
ERD adalah gambar atau diagram yang menunjukan informasi dibuat,
4 PERANCANGANDAN
disimpan,
IMPLEMENTASI
dan
sistem
aplikasi ini memnggunakan alat bantu
menggambarkan jenis informasi yang
perancangan yaitu Diagram Arus Data
sama. Garis yang menghubungkan
(DAD),Data
antar entitas menunjukan hubungan
Diagram
(DFD),
Flowchart Dan Tehnik Normalisasi
Entitas
dalam
Tahap perancangan dalam pembuatan
Flow
bisnis.
digunakan
biasanya
antar data dan ERD juga bisa digunakan untuk menunjukan aturan-
4.1 Perancangan
aturan bisnis. (Hanif, 2007:121)
1. Data Flow Diagram (DFD) Menurut Al-bahra Bin Ladjamudin (2005) Data Flow Diagram (DFD) adalah “ model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil”. DFD ini digunakan
untuk
menggambarkan
suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara
logika
tanpa
mempertimbangkan
4.2 Implementasi Tahap implementasi dimulai dari tahap perencanaan dan berikutnya direalisasikan sesuai dengan pada tahap perancangan 1. Flowchart Analisis
dokumen
kegiatan
menganalisis
merupakan seluruh
dokumen dasar yang digunakan dan mengalir
pada
informasi
yang
sebuah sedang
sistem berjalan.
lingkungan fisik tempat data tersebut
Adapun jenis-jenis dokumen yang
mengalir (misalnya lewat telepon,
digunakan pada sistem informasi
surat dan sebagainya ), atau tempat
Apotek Farma yang sedang berjalan
data tersebut akan disimpan (misalnya
yaitu resep, nota penjualan,
hard disk, file kartu, diskette dan lain sebagainya). 2. Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Menurut Jogiyanto (2005) Bagan Alir Dokumen merupakan bagan alir yang 7
dimodelkan
dengan
Data
Flow
Diagram.
Gambar 4.1 data Flowchart yang berjalan
Gambar 4.3 Data Flow Diagram yang disusalkan
4.3 ( Entity Relationship Diagram )
Keterangan : DPO : Daftar Pencarian Obat Berikut ini data flow diagram hasil analisis prosedur transaksi penjualan yang sedang berjalan.
Gambar 4.4 ERD ( Entity Relationship Diagram ) Gambar 4.2 Data Flow Diagram yang sedang berjalan
3. Desain Rancangan Antar Muka ( Interface ) 1. Desain Perancangan Halaman
2. Diagram system yang diusulkan
Login
Perancangan prosedur kerja meliputi perancangan penjualan
non
prosedur resep
transaksi dan
resep,
Berikut ini contoh hasil analisis prosedur transaksi penjualan non resep dan resep yang diusulkan dan Gambar 4.5 Perancangan Halaman Login 8
2. Desain Perancangan Halaman Utama
5. Desain
Perancangan
Halaman
Report Penjualan
Gambar 4.5 Perancangan Halaman Utama 3. Desain Perancangan Halaman Input Data Obat
Gambar 4.8 Desain Perancangan Halaman Report Penjualan 4. Tampilan Antar Muka (Interface) 1. Halaman Login (samakan dengan perancangan)
Gambar 4.10. Tampilan Halaman Login Gambar 4.6 Perancangan Halaman Input Data Obat
2. Halaman
4. Desain
Perancangan
Halaman
Utama
(samakan
dengan perancangan)
Transaksi
Gambar 4.11 Tampilan halaman utama Gambar 4.7 Desain Perancangan Halaman Transaksi
9
3. Halaman Input Data Obat
Adapun manfaat bagi karyawan sendiri yaitu
meningkatkan
efektifitas
kerja
karyawan dan bagi apotik Farma dapat meningkatkan konsumen
pelayanan guna
terhadap
memperbanyak
pelanggan.
5
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan 1. Berdasarkan hasil penelitian pada Gambar 4.12 Tampilan Halaman Data User 4. Halaman Transaksi
Apotek
Farma
menggunakan berbasis
lebih sistem
mudah informasi
komputer
daripada
menggunakan sistem konvensional. 2. Dengan
adanya
sistem
informasi
Apotek Farma dapat memudahkan pekerjaan
karyawan
sehingga
karyawan merasa terbantu. 3. Dengan
adanya
sistem
tersebut
pemberian laporan akan lebih cepat Gambar 4.13 Tampilan Halaman Data User 5. Halaman Laporan Transaksi
5.2 Saran Adapun saran yang dapat penulis berikan adalah 1. Transaksi penjualan obat pada Sistem Informasi ini dengan menginputkan barang yang akan dijual, untuk kedepannya
dapat
dikembangkan
dengan menggunakan alat untuk membaca barcode. Gambar 4.14 Tampilan Halaman Data Buku
2. Pada sistem ini untuk mengetahui tanggal
4.3 Pembahasan
kadaluarsa
masih
harus
melihat pada stock, maka untuk
Hasil dari pembahasan yang diajukan
penelitian
pada penelitian yaitu terciptalah sebuahh
membuat
aplikasi penjualan pada Apotik Farma.
mengetahui tanggal kadaluarsanya
selanjutnya sistem
diharapkan yang
bisa
dan bisa tampil secara otomatis 10
DAFTAR PUSTAKA Abdul
Kadir.
“Konsep
dan
Tuntunan
Praktis Basis Data”. Yogyakarta 1998. Andrian,
Ricki
dan
Andika
Pratama.
“Perancangan dan Pembuatan Sistem Informasi Pada Apotek Diana Farma Kabupaten Klaten”. Jurusan Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer AMIKOM Yogyakarta. 2010. Harianto, Nana Khasanah dan Sudibyo Supardi.
2005.
“Kepuasan
Pasien
Terhadap Pelayanan Resep Di Apotek Kopkar Rumah Sakit Budhi Asih Jakarta”, http://jurnal.farmasi.ui.ac.id/pdf/2005/v0 2n01/Harianto020102.pdf Jogiyanto H.M., dr. M.B.A., Akt. “Sistem Informasi Berbasis Komputer Edisi 2, konsep
dasar
dan
komponen”.
Yogyakarta 1997 Komputer,
Wahana
2010.
“Membuat
Aplikas Client Server dengan Visual Basic 2008”. Andi Offset, Yogyakarta Nugroho, Adi 2011. “Perancangan dan Implementasi SISTEM BASIS DATA”. Andi Offset, Yogyakarta. Raymond McLeod, George Schell. 2004.” Sistem
Informasi
Manajemen”.
Jakarta: Indeks. Sutabri,
Tata
2012.
“Analisis
Sistem
Informasi”. Andi Offset, Yogyakarta.
11
