Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 2016 ISBN: 978-602-61268-0-1
Aplikasi Penjualan dan Pembelian Secara Tunai dan Non Tunai Pada PD Istana Gypsum Pontianak Yudi Dwi Atmoko1, Nanda Diaz Arizona2 1
AMIK BSI Pontianak, Program Studi Manajemen Informatika 2
Universitas Tanjungpura Pontianak, Magister Manajemen e-mail:
[email protected]
Abstark - Pada saat ini PD. Istana Gypsum Pontianak merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pelengkap bangunan. Pengolahan data Transaksi penjualan tunai pada PD. Istana Gypsum Pontianak ini masih dilakukan dengan menggunakan kertas yang mengakibatkan penumpukan arsip konsumen serta kesulitan dalam membuat laporan yang tepat karena lamanya mencari data konsumen, seringkali terjadinya kesalahan pembuat laporan penjualan. Maka dari itu PD. Istana Gypsum Pontianak membutuhkan aplikasi penjualan tunai ini dapat mempermudah dan mempercepat pekerjaan bagian administrasi dalam mengakomodasikan transaksi penjualan dan laporan transaksi penjualan serta pencarian identitas data konsumen. Dalam Tugas Akhir ini, penulis menggunakan metode waterfall sebagai metode pengembangan perangkat lunak. Teknik pengumpulan data yang digunakan antara lain adalah Observasi, wawancara, dan studi pustaka. Laporan yang dihasilkan dalam program Penjualan Rumah secara Tunai pada PD. Istana Gypsum Pontianak antara lain: Laporan jurnal umum, Laporan Buku Besar, Laporan Penjualan, dan Laporan Pembelian Bahan Baku. Kata Kunci: Aplikasi, Penjualan, Gypsum, Tunai PD. Istana Gypsum Pontianak
I. PENDAHULUAN Seiring berjalannya perkembangan dunia usaha saat ini, menyebabkan terjadinya persaingan antara para pengusaha bisnis dalam menjalankan dunia perniagaan. Salah satu yang dibutuhkan para pengusaha bisnis antara lain aplikasi-aplikasi yang dapat memudahkan dalam pengolahan, penyimpanan, dan pembuatan laporan. Terutama dalam bidang properti bangunan. PD. Istana Gypsum adalah usaha personal yang bergerak dibidang complementary building yang menjual dan memproduksi secara langsung produk gypsum untuk konstruksi bangunan dengan berbagai macam variasi bentuk dan ukuran. Adapun yang dimaksud dengan complementary building adalah perlengkapan yang dibutuhkan untuk memperindah interior bangunan. PD. Istana Gypsum saat ini masih menggunakan media pencatatan buku dalam mengelola data barang maupun hasil penjualan setiap bulannya. Hal ini yang membuat PD.Istana Gypsum mengalami kendala saat mencatat pembelian dari pelanggan dan merekap data keuangan kedalam buku. Kesalahan pengolahan data dengan keadaan sebenarnya menimbulkan tidak efisiensinya waktu pengerjaan dan tidak optimalnya performansi hasil data. Dari masalah-masalah tersebut, penulis mengembangkan sebuah sistem yang akan mengelola antara penjualan produk gypsum secara tunai dan non tunai serta pembelian bahan baku pembuatan gypsum menjadi suatu aplikasi, sehingga pencatatan, pencarian dan pembuatan laporan akan menjadi lebih cepat dan
Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-38
akurat. Pembuatan aplikasi ini bertujuan untuk membantu pihak administrasi pada PD. Istana Gypsum untuk memudahkan mengelola dan menyajikan laporan data barang maupun data keuangan agar lebih optimal. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis mencoba membahas hal tersebut dalam tugas akhir dengan judul Aplikasi Penjualan dan Pembelian Secara Tunai dan Non Tunai pada PD. ISTANA GYPSUM PONTIANAK. II. LANDASAN TEORI 2.1. Konsep Dasar Program Menurut Kadir (2010:2) dalam bukunya yang berjudul Mudah menjadi Programmer bahwa “pemrograman merupakan aktivitas membuat program, sedangkan bahasa pemrograman merupakan bahasa yang digunakan untuk menyusun program seperti C++, Pascal dan Basic”. Menurut Kadir (2010:2) bahwa “Program merupakan kumpulan perintah yang ditujukan kepada komputer agar komputer dapat melakukan tindakan sesuai yang di kehendaki oleh pembuat perintah”. Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa program adalah kumpulan bahasa pemrograman yang ditujukan pada komputer untuk melakukan tindakan yang dikehendaki oleh programmer. 2.1.1.
Pengertian Aplikasi Menurut Naproni (2007:22) dalam bukunya yang berjudul Seri Penuntun Praktis Membangun LAN dengan Windows XP bahwa
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 2016 ISBN: 978-602-61268-0-1 “aplikasi merupakan software yang dirancang khusus untuk keperluan tertentu”. Menurut Hendrayudi (2009:143) dalam bukunya yang berjudul VB 2008 Untuk Berbagai Keperluan Programming, menjelaskan bahwa “aplikasi adalah kumpulan perintah program yang dibuat untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu (khusus)”. Dapat disimpulkan bahwa aplikasi merupakan kumpulan perintah software yang dirancang khusus untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu seperti Visual Basic, MYOB, dan Dreamweaver. 2.1.2.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Kusrini dan Koniyo (2007:10) dalam bukunya yang berjudul Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server bahwa “sistem informasi akuntasi merupakan sebuah sistem informasi yang mengubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainnya”. Menurut Bodnar dan Hopwood (2010) “Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu kumpulan dari berbagai macam sumber daya, seperti manusia dan juga peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan juga data lainnya menjadi sebuah informasi yang berguna bagi user dan penggunanya”. Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan,mencatat,menyimpan,dan memproses data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainnya untuk membuat suatu keputusan. 2.1.3. Pengertian Penjualan Menurut College (2009:84) dalam bukunya yang berjudul Teknik Membuka Bisnis Desain Arsitektur bahwa “penjualan merupakan rangkaian penutup dari kegiatan pemasaran yang telah dilakukan untuk mendapatkan hasil yang maksimal”. Menurut Karnadi (2010:4) dalam bukunya yang berjudul Membuat Report Akuntansi Tanpa Repot dengan Excel 2007 bahwa “penjualan NonTunai adalah semua transaksi penjualan yang tidak dibayar secara tunai”. Dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah suatu kegiatan yang langsung berhubungan dengan konsumen dalam memasarkan suatu produk untuk digunakan langsung oleh pemakai produk, sedangkan penjualan nontunai merupakan transaksi penjualan yang tidak dibayar secara tunai dan biasanya transaksi seperti ini akan menimbulkan piutang dagang. 2.1.4. Pengertian Pembelian Menurut Himayati (2008:79) dalam bukunya yang berjudul Eksplorasi Zahir Accounting bahwa “pembelian merupakan suatu transaksi dimana perusahaan membutuhkan barang atau jasa, baik untuk dipakai maupun untuk persediaan yang akan dijual”. Menurut Tinaprilla (2007:156) dalam bukunya yang berjudul Jadi Kaya dengan Berbisnis di Rumah bahwa “pembelian merupakan proses
pengambilan keputusan yang digunakan dalam menetapkan kebutuhan terhadap barang dan jasa, mengidentifikasikan, menilai dan memilih berbagai alternatif merek dan pemasok”. Dapat disimpulkan bahwa pembelian adalah suatu transaksi dimana perusahaan membutuhkan barang pada suatu periode untuk persediaan yang akan dijual kepada konsumen secara tunai maupun kredit untuk memenuhi suatu kebutuhan konsumen itu sendiri. 2.2.
Peralatan Pendukung (Tools Program) Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem yang baru pada penulisan laporan ini adalah: 2.2.1. Microsoft Visual Basic 6.0 Menurut Kusrini dan Koniyo (2007:171) dalam bukunya yang berjudul Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server bahwa “Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer”. Definisi visual basic menurut Madcoms (2010:2) dalam bukunya yang berjudul Mahir dalam 7 Hari Microsoft Visual Basic 6.0 + Crystal Report 2008 menjelaskan bahwa “Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang cukup populer dan mudah untuk dipelajari. Anda dapat membuat program dengan aplikasi GUI (Graphical User Interface) atau program yang memungkinkan pemakai komputer berkomunikasi dengan komputer tersebut dengan menggunakan modus grafik atau gambar”. Dari penjelasan diatas penulis dapat menarik kesimpulan bahwa Microsoft Visual Basic 6.0 adalah software bahasa pemrograman dasar yang bisa membantu untuk membuat suatu program aplikasi dengan sistem operasi windows menggunakan modus grafik atau gambar. 2.2.2. Php Myadmin Menurut Rahman (2013:21), ʻʻPhpMyAdmin adalah software berbasis pemrograman PHP yang dipergunakan sebagai administrator MYSQL melalui browser yang digunakan untuk manageman database”. Menurut Zaki (2008:97), “PhpMyAdmin adalah Mysql client yang berupa web dan umumnya tersedia di server PHP seperti XAMPP maupun server komersial lainnya. MySQL client yang paling sederhana adalah berupa command line, namun ternyata malah jarang diperoleh di server hosting-an karena pada umum nya server yang diperjual belikan oleh reseller berupa shared shot. Oleh karena itu sebagai gantinya anda dapat menggunakan PhpMyAdmin”. Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa PhpMyAdmin adalah suatu aplikasi untuk mengakses dan mengelola database yang berhubungan langsung dengan web browser. 2.2.3. Crystal Report Menurut Madcoms (2014:123) dalam bukunya yang berjudul Panduan Aplikasi Pemograman Database Dengan Visual Basic Dan Crystal Report, Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-39
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 2016 ISBN: 978-602-61268-0-1 Menjelaskan bahwa “Crystal Report merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dari program microsoft Visula Basic 6.0, tetapi keduanya dapat dihubungkan. Sebelum membuatlaporan dengan Crystal Report, instal-lah terlebih daluhu Crystal Report 7.0 dikomputer anda. Mencetak dengan Crystal Report hasil lebih baik dan lebih mudah untuk dikerjakan, karena pada Crystal Report banyak tersedia objek maupun komponen yang mudah digunakan”. Menurut Junindar (2008:132), dalam bukunya yang berjudul Panduan Lengkap Menjadi Programmer, menjelaskan bahwa “Crystal Report adalah tool untuk membuat laporan yang mempunyai kemampuan handal dalam menampilkan laporan, karena didalamnya banyak sekali fitur-fitur untuk memudahkan dalam membuat laporan”. Dapat disimpulkan bahwa Crystal Report adalah program yang dibuat untuk membuat laporan yang terkandung dalam suatu database yang terpisah dari program Visual Basic. III. Metode Penelitian Dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan dalam penulisan riset, penulis menggunakan berapa teknik, diantaranya adalah: 1. Observasi Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan. Pada waktu melakukan observasi, penulis melakukan pengamatan prosedur tata cara pembelian bahan baku gypsum dan pencatatan transaksi penjualan produk gypsum pada PD. Istana Gypsum Pontianak di Jl. Kom. Yos Soedarso, Pontianak.. 2. Wawancara Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab dan bertatap muka secara langsung antara peneliti dengan narasumber, baik status narasumber sebagai informan atau responden. Adapun yang menjadi narasumber adalah Iin Fahruda selaku staf administrasi pada PD. Istana Gypsum Pontianak, wawancara dilakukan untuk mengetahui prosedur transaksi penjualan dan pembelian. 3. Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan mencari, mengumpulkan, dan mempelajari teori-teori informasi dari berbagai artikel internet serta buku referensi yang ada di perpustakaan daerah, perpustakaan kota, dan perpustakaan kampus. 3 HASIL DAN PEMBAHASAN PD. Istana Gypsum Pontianak merupakan satu perusahaan produksi dibidang complementary building, yang beralamat di Jalan Kom.Yos Soedarso No.34 Kota Pontianak Kalimantan Barat. Dalam pelaksanaan kegiatan di PD. Istana GypsumPontianak terhadap aturan yang ditentukan diperlukan sebuah organisasi atau struktur organisasi dalam perusahaan agar pihak yang bekerjasama dalam perusahaan mengerti dengan tugas, fungsi, hak, dan
Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-40
kewajiban yang akan dilaksanakan dalam perusahaan tersebut, sehingga akan lebih mudah untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut. Pada bagian ini, penulis akan menerangkan sejarah, struktur organisasi beserta fungsi-fungsi pelaksanaan disetiap bagian di PD. Istana Gypsum. IV. PEMBAHASAN 4.1 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Berjalan Normalisasi Bentuk Normal Pertama (First Normal Form)
Gambar 1 Bentuk Normal Pertama (First Normal Form) Normalisasi Bentuk Normal Kedua (Second First Normal Form)
Gambar 2 Bentuk Normal Kedua (Second Normal Form) Normalisasi Bentuk Normal Ketiga(Third Normal Form)
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 2016 ISBN: 978-602-61268-0-1
Gambar 3 Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form) 4.2 Spesifikasi Program 1. Spesifikasi Program MenuMasuk Nama Program : Masuk Akronim : FormLogin.frm Fungsi : untuk keamanan program dan media verifikasi pengguna untuk masuk ke menu utama program. Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Tampilan : Lampiran C.1 Proses : a. Pada form masuk terdapat tiga tombol yaitu Masuk, Batal dan Keluar. b. Untuk masuk ke menu utama, masukkan Kode Pengguna dan Sandi Pengguna terlebih dahulu pada form masuk. c. Klik tombol Masuk, jika Kode Pengguna dan Sandi Pengguna benar maka akan muncul pesan “SELAMAT DATANG DI MENU ADMIN” kemudian tampil menu utama. Jika salah atau tidak ada di data pengguna maka akan muncul pesan “GAGAL MASUK”. d. Klik Batal untuk membersihkan atau mengulang Kode Pengguna dan Sandi Pengguna. e. Klik Keluar untuk mengakhiri formmasuk dan keluar dari program. 2. Menu Utama Nama Program : Menu Utama Akronim : FormMenuUtama.frm Fungsi : Untuk menampilkan Menu Utama 3. Data Barang Jual Nama Program : Data Barang Jual Akronim : FormMasterBarang.frm Fungsi : Untuk menambah, mengubah, mencari, menghapus data barang jual
4. Data Pelanggan Nama Program : Data Pelanggan Akronim : FormMasterPelanggan.frm Fungsi : Untuk menambah, mengubah dan menghapus daftar pelanggan 5. Data Akun Nama Program : Data Akun Akronim : FormAkun.frm Fungsi : Untuk menambah, mengubah dan menghapus data Akun 7. Data Pembelian Bahan Baku Nama Program : Data Pembelian Bahan Baku Akronim : formpembelianbahanbaku.frm Fungsi : Untuk menambah stok bahan baku Index Program :Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Tampilan : Lampiran C.7 Proses : untuk menjalankan form pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: a. Klik Tambah untuk mengaktifkan kotak teks b. Pilihlah kode bahan yang tersedia pada pilihan dan masukkan jumlah bahan baku yang akan dibeli c. Klik Simpan untuk menyimpan data pembelian bahan baku d. Klik Batal untuk membatalkan pembelian bahan baku e. Klik Tutup untuk keluar dari form transaksi pembelian bahan baku 8. Data Pengurangan Bahan Baku Nama Program : Data Pengurangan Bahan Baku Akronim : FormPenguranganBahanBaku.frm Fungsi : Untuk membuat stok barang jual 9. Data Penambahan Barang Jual Nama Program : Data Penambahan Barang Jual Akronim : FormPenambahanBarangJual.frm Fungsi : Untuk menambah stok barang jual 10. Transaksi Penjualan Nama Program : Transaksi Penjualan Akronim : FormTransJual.frm Fungsi : Untuk melakukan transaksi penjualan 11. Transaksi Pelunasan Piutang Nama Program : Transaksi Pelunasan Piutang Akronim : Formpelunasanpiutang.frm Fungsi : Untuk melakukan transaksi pelunasan sisa piutang 12. Laporan Pembelian Bahan Baku Nama Program : Laporan Pembelian Bahan Baku Akronim : FormLaporanPembelian.frm Fungsi : Untuk mencetak data-data pembelian bahan baku
Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-41
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 2016 ISBN: 978-602-61268-0-1 4.3 Flowchart Menurut Robert dan Greene (2009:495) dalam bukunya yang berjudul Buku Pintar Pekerja Sosial menjelaskan bahwa ”flowchart merupakan alat yang sangat pleksibel yang sangat memungkinkan anggota tim meneliti proses yang kompleks dalam mengidentifikasi bidang masalah potensial dan peluang bagi peningkatan ”. Berikut flowchat program : 1. Flowchart menu utama
3. Program Flowchart Menu Transaksi Pembelian Bahan Baku
2. Flowchart menu data barang jual
4.4 Tampilan Aplikasi Menurut Naproni (2007:22) dalam bukunya yang berjudul Seri Penuntun Praktis Membangun LAN dengan Windows XP bahwa “aplikasi merupakan software yang dirancang khusus untuk keperluan tertentu”. Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-42
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 2016 ISBN: 978-602-61268-0-1 Menurut Hendrayudi (2009:143) dalam bukunya yang berjudul VB 2008 Untuk Berbagai Keperluan Programming, menjelaskan bahwa “aplikasi adalah kumpulan perintah program yang dibuat untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu (khusus)”. Berikut tampilan rancangan aplikasi : 1. Form Barang Jual 6. Form Laporan Transaksi Penjualan
2. Form Data Pelanggan 7. Form Data Transaksi Pengurangan Bahan Baku
3. Form Data Pengguna
8. Form Transaksi Pembelian Bahan Baku
9. Form Transaksi Pelunasan Piutang 4. Form Master Bahan Baku
V. KESIMPULAN 5. Form Data Penjualan
Transaksi
Penambahan
Barang Berdasarkan hasil riset yang telah penulis lakukan, maka dapat disimpulkan dari hasil Aplikasi Penjualan dan Pembelian secara Tunai dan Non Tunai
Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-43
Simposium Nasional Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (SIMNASIPTEK) 2016 ISBN: 978-602-61268-0-1 pada PD.Istana Gypsum Pontianak adalah sebagai berikut: 1. Sistem belum tersusun dengan baik atau belum semuanya terkomputerisasi. Dalam kata lain proses transaksi dan pembuatan laporan masih menggunakan media kertas, sehingga menimbulkan kendala dalam pengolahan laporan penjualan yang memakan waktu cukup lama. 2. Aplikasi Penjualan dan Pembelian secara Tunai dan Non Tunai pada PD. Istana Gypsum Pontianak memudahkan admin dalam mengolah data transaksi serta laporan Penjualan dan Pembelian pada PD. Istana Gypsum Pontianak, data yang diolah dalam program ini antara lain: barang jual, bahan baku, Pelanggan, akun, pengurangan bahan baku, penambahan barang jual, pembelian bahan baku, penjualan barang, pelunasan piutang, pengguna, serta laporan yang akurat sehingga tidak terjadi suatu kerangkapan data. 3. Keluaran (Output) yang dihasilkan dalam program ini antara lain: Laporan Jurnal Umum, Laporan Buku Besar, Laporan Pembelian Bahan Baku serta Laporan Penjualan REFERENSI Abdul, Kadir. 2008. Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional . Yogyakarta: Andi. Al Fatta, Hanif.2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:MediaKom. Bodnar dan Hopwood.2010.pengertian Sistem Informasi Akuntansi diambil dari HTTP:/dosenit.com/kuliah-it/sistem informasi/pengertian sistem informasi akuntansiparaahli.(23 September 2013) College, Maria Regina 2009. Teknik Membuka Bisnis Desain Arsitektur.Jakarta:PT.Elex Media Komputindo Greene J Gilbert.2009.Buku Pintar Pekerja Sosial.Jakarta:Jilid 2 Hendrayudi. 2009. VB 2008 untuk Berbagai Keperluan Programming.Jakarta:PT.Elex Media Komputindo Himayati. 2008. Eksplorasi Zahir Accounting. Jakarta:PT.Elex Media Komputindo Junindar.2008.Panduan Lengkap Menjadi Programmer Membuat Aplikasi PenjualanMenggunakan VB.Net.Jakarta:Mediakita Kadir, Abdul. 2010. Mudah Menjadi Programmer. Yogyakarta:CV.Andi Offset Karnadi, Hendrik. 2010. Membuat Report Akuntansi tanpa Repot dengan Excel 2007. Jakarta:PT.Elex Media Komputindo kelompok Gramedia Kusrini. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta:CV.Andi Offset Madcoms. 2010. Mahir dalam 7 Hari Microsoft Visual Baisc 6.0 + Crystal Report 2008. Yogyakarta:Andi Naproni. 2007. Seri Penuntun Praktis membangun LAN dengan Windows XP.Jakarta:PT.Elex Media Komputindo Nugroho, Adi. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Prosiding SIMNASIPTEK: Hal. A-44
Berorientasi Objek dengan MetodeUSDP. Yogyakarta:CV.Andi Offset Rahman, Su. Cara Gampang Bikin CMS PHP Tanpa Ngoding. Jakarta Selatan:PT.TransMedia Supardi, Yuniar.2010.Semua Bisa Menjadi Programmer. Jakarta:PT.Elex Media Komputindo Supranto.2007.Statistik Untuk pemimpin Berwawasan Global.Jakarta:Salemba Empat Susilana, Rudi.2009.Media Pembelajaran Hakikat, Pengembangan, Pemanfaatan,dan Penilaian.Bandung:CV Wacana Prima
