APLIKASI PENGOLAHAN NILAI RAPORT PADA SMP N 2 SRAGEN
Naskah Publikasi
diajukan oleh Gumbiro Aji Saputro
08.02.7178
Muhammad Agung Prabowo
08.02.7185
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
i
ii
APLIKASI PENGOLAHAN NILAI RAPORT PADA SMP N 2 SARGEN Gumbiro Aji Saputro Muhammad Agung Prabowo Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Aji Gumbiro Saputro,” Making Applications Processing Value Report Card”. End Task.London : Information Management STMIK D3 Amikom Yogyakarta, 2011. In making this TA authors designed an application in a unified database to process data value of computerized report cards. Making this application using visual basic and sql server in because this software is very suitable in the manufacture of integrated database applications to be shorter in processing the computerized report cards. Today so many people competing to make an application to compote in the manufacture of intergrated computerized application. The author presents the process in the processing of the data value of report cards briefly and quickly so as not to take a long time in processing the report cards. This application process data students subjects,teacher,grade,homeroom, and value each student report cards. Author would like to bulid an application that is very efficient in the processing of report cards in an intergrated values in using the database.
Keyword: Visual Basic 6.0 and SQL Server 2000
iii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ..... ..............................................................................................
i
HALAMAN PENGESAHAN .......................................................................................
ii
ABSTRACT ...............................................................................................................
iii
DAFTAR ISI ..............................................................................................................
iv
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................................
vi
1. Pendahuluan ...............................................................................................
1
2. Landasan Teori ...........................................................................................
1
2.1 Konsep Dasar Sistem ....................................................................
2
2.2 Konsep Dasar Data dan Informasi .................................................
2
2.2.1 Kualitas Informasi ................................................................
2
2.2.2 Siklus Informasi....................................................................
2
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi .....................................................
2
2.3.1 Komponen Sistem Informasi ..............................................
2
2.3.2 Sistem Informasi Manajemen .............................................
3
2.4 Konsep Perancangan Sistem Informasi .........................................
3
2.4.1 Flowchart .............................................................................
3
2.4.2 Diagram Konteks .................................................................
3
2.4.3 Data Flow Diagram (DFD) ...................................................
3
2.5 Konsep Basis Data .........................................................................
3
2.5.1 Normalisasi ..........................................................................
3
2.5.2 Relasi Tabel .........................................................................
4
2.6 Tinjauan Perangkat lunak ...............................................................
4
2.6.1 Microsoft Visual Basic 6.0 ....................................................
4
2.6.2 Microsoft SQL Server 2000 .................................................
4
2.6.3 Crystal Reports ...................................................................
4
3. Gambaran Umum ......................................................................................
4
3.1 Sejarah Singkat ..............................................................................
4
3.2 Struktur Organisasi ........................................................................
5
iv
4. Pembahasan ............................................................................................
5
4.1 Rancangan Yang Diusulkan ...........................................................
5
4.1.1 Flowchart Sistem Yang Diusulkan ......................................
5
4.1.2 Diagram Konteks ................................................................
5
4.1.3 DFD Yang Diusulkan ..........................................................
6
4.1.4 Normalisasi .........................................................................
7
4.1.4.1 Bentuk Normal Pertama .........................................
7
4.1.4.2 Bentuk Normal Kedua ............................................
7
4.1.4.3 Bentuk Normal Ketiga.............................................
8
4.1.5 Relasi Tabel ........................................................................
8
4.1.6 Rancangan Input Sistem ....................................................
8
4.1.7 Manual Program .................................................................
8
5. Kesimpualan ......................................................................................... DAFTAR PUSTAKA
v
10
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.2 Struktur Organisasi ..............................................................................
5
Gambar 4.1 Flowchart...............................................................................................
5
Gambar 4.2 Diagram Konteks...................................................................................
6
Gambar 4.3 Data Flow Diagram (DFD) ....................................................................
7
vi
1. Pendahuluan Teknologi
Informasi
sekarang
ini
sudah
semakin
berkembang,
dan
perkembangan itu membutuhkan sumber daya manusia dengan pemikiran yang maju, sehingga dapat memanfaatkan teknologi yang tersedia. Dengan perkembangan teknologi terutama dalam bidang informatika, maka telah banyak pengembangan komputerisasi yang lebih mempermudah dan mempercepat serta menghemat waktu atau dengan kata lain lebih efektif dalam penyelesaian pekerjaan yang pada awalnya di lakukan secara cara konvensional. Hasil perkembangan teknologi saat ini yang di rasakan sangat pesat adalah teknologi Sistem Informasi yang mengarah pada database komputer. Dengan melihat kenyatan ini, penulis terdorong untuk melakukan penelitian tentang Pengolahan nilai raport yang ada di SMP N 2 Sragen serta berupaya semaksimal mungkin untuk mengembangkan sistem yang terkomputerisasi. Karena sampai saat ini pengolahan nilai raport yang ada pada SMP N 2 Sregen masih menggunakan sistem komputer yang masih sederhana atau dapat disebut juga cara manual. Dengan cara ini kurang efektif dan efisien karena mempunyai keterbatasan lambat dalam pencarian data dan yang paling menjadi hambatan adalah masih belum dimungkinkannya pengolahan data secara bersama-sama dalam sebuah database yang terpadu. Untuk mempermudah pengolahan nilai raport siswa SMP N 2 SRAGEN maka dibuat aplikasi database dengan menggunakan Microsoft visual basic 6.0. dan SQLServer 2000 sebagai software penunjang. Dari uraian diatas maka penulis mengambil judul ”APLIKASI PENGOLAHAN NILAI RAPORT PADA SMP N 2 SRAGEN ”.
1
2. Landasan Teori 2.1.
Konsep Dasar Sistem
1. Elemen Sistem (elements) 2. Batas Sistem (boundary) 3. Lingkungan Luar Sistem (environment) 4. Penghubung Sistem ( Interface) 5. Masukan Sistem (input) 6. Keluaran Sistem (Output) 7. Pengolahan Sistem (process) 8. Sasaran Tujuan Sistem ( obyektif/goal) 2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedurprosedur yang diorganisasikan, bila mana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi. 2.2.1 Kualitas Informasi 1. Akurat ( Accurate ) 2. Tepat waktu (Up to Date ) 3. Tepat waktu (Up to Date ) 4. Relevan ( relevance ) 2.2.2 Siklus Informasi Data agar menjadi lebih berarti dan berguna dalam bentuk informasi, maka perlu diolah melalui suatu model tertentu. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, dan diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya sehingga membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan siklus informasi (information cycle) atau disebut pula siklus pengolahan data (processing cycles). 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. 2.3.1 Komponen Sistem Informasi 1. Software 2. Hardware 3.
User
2
4. Data
2.3.2 Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen dapat
diartikan sebagai kumpulan dari
interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
2.4 Konsep Perancangan Sistem Informasi Penggambaran dan rancangan model sistem informasi secara logika dapat dibuat dalam bentuk Data Flow Diagram (DFD) dan Flowchart.
2.4.1 Flowchart Flowchart merupakan gambar atau bagan yang memperlihatkan urutan atau hubungan antar proses beserta instruksinya. Gambaran ini dinyatakan dengan simbol.
2.4.2 Diagram Konteks Diagram Konteks adalah diagram tingkat tinggi dari Diagram Alir Data yang merupakan gambaran global dari sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam maupun keluar suatu sistem dan merupakan alat yang digunakan untuk melihat batasan antara sistem dengan external entity.
2.4.3 Data Flow Diagram (DFD) Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model yang menjelaskan arus data mulai dari pemasukan sampai dengan keluaran data. 2.5 Konsep Basis Data Basis data adalah kumpulan file yang saling berinteraksi, relasi tersebut biasa ditunjukan dengan kunci dari tiap file yang ada. 2.5.1 Normalisasi Adapun tujuan dari normalisasi ini adalah : 1. Meminimumkan duplikasi data 2. Menyediakan fleksibilitas yang diperlukan untuk kebutuhan fungsional yang berbeda 3. Memungkinkan suatu model untuk digambarkan dalam suatu basis data
3
4. Berguna untuk mengstrukturkan data membantu
mengurangi
atau
dalam cara-cara tertentu untuk
mencegah
munculnya
masalah
yang
berhubungan dengan pengolahan data.
2.5.2 Relasi Tabel Merupakan hubungan yang terjadi pada suatu tabel dengan tabel lainnya, yang berfungsi untuk mengatur operasi suatu database. Hubungan yang dapat dibentuk dapat mencakupi 3(tiga) macam hubungan yaitu 1. One – to – one 2. One – to – many 3. Many – to many 2.6 Tinjauan Perangkat Lunak 2.6.1 Microsoft visual Basic 6.0 Visual Basic merupakan cara termudah dan tercepat untuk membuat aplikasi yang dijalankan di sistem operasi Microsoft Windows® yang digunakan untuk membuat antar muka yang bersifat grafis Graphical User Interface (GUI). 2.6.2 Microsoft SQL Server 2000 SQL Server adalah tipe database yang bersifat database relational. Pengertian relational adalah pentimpanan data dalam bentuk tabel, sedangkan tabel dapat disusun sesuai dengan kelompoknya yang memiliki sifat yang sama. 3. Gambaran Umum 3.1 Sejarah Singkat SMP N 2 SRAGEN merupakan lembaga pendidikan menengah pertama yang beralamat Jl. Sukowati No 257 Sragen kecamatan Sragen kabupaten Sragen.Pada awal berdirinya pada tanggal 1 juli 1958. SMP N 2 Sragen didirikan dengan maksud dan tujuan guna / menampung siswasiswa lulusan SD Pada umumnya dan khususnya yang berasal dan domisili di daerah sragen.
4
3.2 Struktur Organisasi
KEPALA SEKOLAH Drs H EKO MULYADI MPD
KEPALA TU
KOMITE
WAKIL KEPALA SEKOLAH BAMBANG SAMDONO
KESISWAAN
KURIKULUM
SARANA DAN PRASARANA
HUMAS
GURU Gambar 3.1 Struktur Organisasi
4. Pembahasan 4.1. Rancangan Yang Diusulkan 4.1.1.Flowchart Sistem Yang Diusulkan Sistem Flowchart merupakan alat bantu yang banyak digunakan untuk menggambarkan sistem secara fisikal. ADMIN
ADMI
Inpu D
Input D t
Olah
Data Ol
Input
In
ADMI
ADMI
ADMI
Input Data
Input Data
Input Data
ADMI
Input D t
ADMI
Input D t
Olah
Data
Data
Pembuatan Laporan Data Siswa
Laporan Data Siswa
Olah
Data Ol Olah
Olah
Olah
Data
Data
Kelas
Pelajar
Extra
Guru
Pembuata n Laporan Data
Pembuat an Laporan Data
Pembuata n Laporan Data Guru
Pembuatan Laporan Data Guru
Lap
Laporan Data Kelas
Laporan Data
La
Laporan Data Guru
Laporan Data Guru
Gambar 4.1 Flowchart
5
Olah
Data
Data
Raport
Wali Kls
Pembuatan Laporan Data
Pembuatan Laporan Data
Laporan Data
Laporan Data Wali Kls
4.1.2 Diagram Konteks Diagram konteks adalah suatu diagram alir tingkat tinggi yang menggambarkan seluruh jaringan, masukan dan keluaran. Input Nilai Raport Data Siswa
0
Guru
Aplikasi
Laporan Nilai Raport
Data Wali Kelas
Laporan Nilai Raport
Admin dapat melihat keseluruha
Laporan Data Guru Laporan Data Kelas
Kepala Sekolah Laporan Raport Laporan Data Siswa
Admin
Laporan Data Gambar 4.2 Diagram Context
4.1.3 DFD Yang Diusulkan Data
Flow
Diagram
(DFD)
merupakan
suatu
diagram
menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem.
6
yang
Siswa Guru Kelas Pelajaran Extra Raport Wali Kelas
Admin
Kepala Sekolah
1 Menyimpan Data Laporan Siswa Laporan Duru Laporan Kelas Laporan Pelajaran Laporan Extra Laporan Raport Laporan Wali Kelas
Data Siswa Data Guru Data Kelas Data Pelajaran ]Data Extra Data Raport Data Wali Kelas
4 Melihat
Guru
Wali Kelas
Raport Extra
Nilai Extra Laporan Laporan Dt Siswa Laporan Dt Guru Laporan Dt Kelas Laporan Dt Pelajaran Laporan Dt Extra Laporan Dt Raport
2 Input Data Nilai & Extra
Nilai Data Siswa Data Pelajaran Data Extra
3 Input Data Nilai & Extra
Info Siswa Info Guru Info Kelas Info Pelajaran Info Extra Info Raport Info Wali Kelas
Data Raport Data Extra Data Raport Data Extra
5 Perhitungan Raport
6 Laporan
Gambar 4.3 DFD Level 1 4.1.4 Normalisasi Normalisasi merupakan salah satu pendekatan didalam perancangan basis data dengan menerapkan beberapa aturan untuk menghasilkan sebuah struktur tabel yang normal. 4.1.4.1 Bentuk Normal Pertama Bentuk normal tahap pertama (1st NF) terpenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan nilai yang sama. 4.1.4.2 Bentuk Normal Kedua
7
Bentuk normal kedua (2nd NF) mempunyai syarat bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal pertama. Setiap atribut bukan kunci harus bergantung penuh secara fungsi pada kunci utama atau primary key. 4.1.4.3 Bentuk Normal Ketiga Bentuk normal ketiga terpenuhi jika tabel tersebut sudah dalam keadaan normal kedua dan setiap atribut bukan kunci harus bergantung secara transitif pada kunci utama. 4.1.5 Relasi Tabel Hubungan ini akan ditunjukkan oleh sebuah garis yang menghubungkan tabel satu dengan tabel yang lain dengan menjadikan atribut utama sebagai atribut tamu (Foreign Key) apabila berada pada tabel lain.
4.1.6 Rancangan Input Sistem 1.
Form Login
2. Rancangan Form Configurasi 3. Rancangan Form Utama 4. Rancangan Form Data Pelajaran 5. Rancangan Form Data Guru 6. Rancangan Form Data Siswa 7. Rancangan Form Data Kelas 8. Rancangan Form Data Wali Kelas 9. Rancangan Form Cetak Raport
4.1.7 Manual Program Manual Program merupakan bagian program yang berfungsi untuk melakukan batasan akses terhadap program dan sebagai petunjuk tentang bagaimana cara penggunaan program aplikasi yang dijalankan dengan sistem informasi windows.
1. Form Login Form login akan keluar pertama kali saat pertama kali aplikasi dijalankan, berfungsi sebagai pengecekan user sebelum masuk ke menu utama utama
2. From Configurasi Form ini berfungsi untuk mengubah password agar terjaga keamanannya, dalam form ini hanya terdapat kegiatan update data password
8
3. From Utama Form ini menampilkan menu utama pada aplikasi pengolahan nilai raport SMPN 2 Sragen 4. From Data Mata Pelajaran Form ini untuk menyimpan data mata pelajaran 5. From Data Guru Form ini digunakan untuk menyimpan data guru 6. From Data Siswa Form ini digunakan untuk menyimpan data siswa 7. Form Data Kelas Form ini digunakan untuk menyimpan data kelas 8. From Data Wali Kelas Form ini digunakan untuk menyimpan data wali kelas 9. From Data extrakurikuler Form ini digunakan untuk menyimpan data extrakurikuler 10. From Nilai Raport From ini untuk menginputkan nilai-nilai raport siswa 11. From cetak Raport Form ini digunakan untuk mencetak data raport
9
5. Kesimpulan Berikut adalah beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari sistem yang dibuat : 1. Aplikasi pengolahan nilai raport pada SMP N 2 Sragen yang baru lebih efektif dari sistem yang lama. 2. Kelemahan sistem adalah belum mencakup semua bidang administrasi kesiswaan secara lengkap, seperti pembayaran SPP, target pencapaian nilai mata pelajaran per kelas dan prestasi siswa diluar nilai mata pelajaran. 3. Kelebihan sistem sistem ini adalah mampu menggabungkan penilaian raport dalam sebuah database terpadu.
10
DAFTAR PUSTAKA
Sutabri, Tata.S.Kom., 2004, Analisa Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. Kristanto, Hariyanto.Ir., 1993, Konsep dan Perancangan DATABASE Edisi ke 1, Andi, Yogyakarta. Madcoms, 2003, Aplikasi Database Visual Basic 6.0 dengan Crystal Report, Andi Offset, Yogyakarta. Indriayanna, Indah. 2009. Contoh Relasi Antar Tabel (Aplikasi Pejualan). From http://indahindriyanna.blogspot.com/2009/07/contoh-relasi-antar-tabel-aplikasi.html
Madcom 2003, Panduan Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report, Andi Offset, Yogyakarta. HM, Jogiyanto,PHd, AKt, MBA., 2005, Analisis dan Desain, Andi, Yogyakarta. M.Rudyanto Arief.,2005,Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000,Andi Offset,Yogyakarta. Kusrini.M.Kom,2006,Strategi
Perancangan
dan
Pengelolaan
Basis
Data,Andi
Offset,Yogyakarta. Andi Sunyoto,2007,Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL,Andi Offset,Yogyakarta.
11
12
