ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PENGOLAHAN DATA NILAI DI SMP N 2 BERBAH
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Dani Kurniawan Widodo 09.11.3058
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ANALYSIS AND DESIGN OF A DATA PROCESSING APPLICATION VALUE IN SMP NEGERI 2 BERBAH ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PENGOLAHAN NILAI DI SMP NEGERI 2 BERBAH Dani Kurniawan Widodo Rum Muhamad Andri Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT
In the processing value in SMP Negeri 2 Berbah currently still manual, so a lot of time and effort required to perform the task. The purpose of this assignment is to develop values are computerized processing applications. Efforts in data processing and information will work better change the existing system (Microsoft Excel). Application processing value of SMP Negeri 2 Berbah is an application that handles the processing particular value of report cards of the subjects obtained the students of SMP Negeri 2 Berbah. In this application there is also a data collection required in the processing of the value of the collection of students, teachers, subjects, classes. The application is developed using Visual Basic 6.0 and using SQL Server 2000 database. This application has been used consisting multiuser admin and teachers at the login time will open up the application so that the security of the program there. Keywords: processing value, Visual Basic 6.0, SQL Server 2000
1.
Pendahuluan Perkembangan teknologi saat ini berkembang pesat dan terus maju seiring zaman.
Penggunaan teknologi sudah menjamah ke bagian-bagian terkecil dalam masyarakat. Teknologi yang sudah banyak dirasakan salah satunya adalah komputer. Banyak hal dan manfaat yang bisa dilakukan dengan komputer. Dengan masuknya komputer kedalam instansi-instansi seperti kantor dan juga sekolahan dapat memudahkan pekerjaan dengan menghemat waktu dan efisiensi kerja. Manfaat yang bisa dilakukan dengan masukknya komputerisasi kedalam sekolah adalah semakin mudah dan cepat dengan menghemat waktu dan tenaga dalam proses administrasi, pengolahan data, dan juga pembelajaran siswa daripada dengan menggunakan cara yang konvensional dengan menggunakan kertas yang rentang banyak kesalahan dan tidak bertahan lama. Pengolahan data, khususnya pengolahan data nilai sangat penting dalam sebuah sekolahan karena nilai ini adalah proses akhir dalam sebuah kegiatan belajar. Dengan nilai, maka suatu siswa dapat mengetahui tingkat dari hasil belajarnya. Dengan disertai komputerisasi diharapkan proses pengolahan nilai ini dapat berjalan dengan efektif dan efisien tanpa membuang-buang waktu dan tenaga yang bisa dimanfaatkan untuk kegiatan lainnya. Melihat uraian tersebut, maka penulis beringinan melakukan penelitian tentang pengolahan nilai di SMP Negeri 2 Berbah guna memaksimalkan penggunaan sistem yang terkomputerisasi. Komputerisasi yang sudah dilakukan di SMP Negeri 2 Berbah sudah berjalan namun terbatas. Dengan perubahan terhadap sistem yang ada diharapkan dapat meminimalis kesalahan-kesalahan. Oleh karena itu, dibuat aplikasi pengolahan nilai agar kemudahan, kecepatan dan ketepatan dalam pengolahan data nilai dapat terlaksana sehingga diharapkan dapat membawa kemajuan dalam pelayanannya. 2.
Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1
Definisi Sistem Di dalam mendefinisakan Sistem terdapat dua pendekatan yaitu yang menekankan
pada prosedunya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur didefinisikan sebagai berikut : “ Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
1
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu “.
1
Sedangkan pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : ” Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. 2.1.2
2
Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik dan sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai
komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal).
3
2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1
Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah sehingga harus diolah untuk
menghasilkan sebuah informasi dengan menggunakan suatu model proses tertentu. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus, yang disebut siklus informasi (information cycle) oleh John Burch, 1986. 2.2.2
Kualitas Informasi Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar sebagai berikut :
1. Akurat (accuracy) Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan serta informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada waktunya (timeliness) Artinya informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. 3. Relevan (relevancy) Artinya informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1
1 2 3
Komponen Sistem Informasi
Jogiyanto, Analisis dan Desain, 2008, hal. 1. Ibid hal 2. Ibid hal 3.
2
John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yang blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali.
4
2.4 Sistem Informasi Manajemen dan Sistem Informasi Akademik 2.4.1
Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (management information systems) merupakan
penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang 5
dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
Sistem informasi manajemen merupakan seperangkat alat yang digunakan oleh para pengambil keputusan dalam membuat suatu keputusan dalam rangka melaksanakan kegiatan-kegiatan manajemen dengan cara memberikan informasi yang didasarkan oleh 6
pandangan secara sistem sehingga mencapai tindakan optimal. 2.4.2
Sistem Informasi Akademik Sistem informasi akademik adalah sistem yang digunakan oleh instansi pendidikan
baik swasta maupun negeri. 2.4.3
Flowchart Bagan alir/Flowchart merupakan teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan
aspek-aspek sistem informasi dengan jelas, tepat dan logis.
7
2.5 Konsep Basis Data 2.5.1
Definisi Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan beberapa file. Definisi umum database
adalah kumpulan semua data perusahaan yang berbasis komputer. Definisi yang lebih spesifik dari database adalah kumpulan data yang dikontrol oleh perangkat lunak sistem manajemen database. 2.5.2
8
Sistem Basis Data Sistem basis data (database system) adalah suatu sistem informasi yang
mengintegrasikan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan 4 5 6 7 8
Ibid hal 12. Ibid hal 13. Ibid hal 15. Krismiaji, Sistem Informasi Akutansi, 2010, hal.71. McLeod dan Schell, Sistem Informasi Manajemen, 2007, hal.148.
3
membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi. 2.5.3
DBMS DBMS adalah suatu aplikasi perangkat lunak yang menyimpan struktur database,
data itu sendiri, hubungan antardata di dalam database, maupun formulir dan laporan yang berhubungan dengan database.
9
2.6 Entity Relatioship Diagram (ERD) ERD
merupakan
notasi
grafik
dalam
pemodelan
data
konseptual
yang
mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan antardata, karena hal ini relatif kompleks. 2.6.1
Kardinalitas/Derajat Relasi Kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi
dengan entitas pada himpunan entitas lain. Macam-macam kardinalitas : a.
Satu ke Satu (One to One) Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan
satu entitas pada himpunan entitas B, dan begitu sebaliknya. b.
Satu ke Banyak (One to Many) Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan banyak entitas pada
himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap himpunan entitas pada himpunan entitas B berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpuman entitas B. c.
Banyak ke Satu (Many to One) Setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu
entitas pada himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap himpunan entitas pada himpunan entitas B berhubungan banyak entitas pada himpunan entitas A. d.
Banyak ke Banyak (Many to Many) Setiap entitas pada himpunan pada entitas A dapat berhubungan dengan banyak
entitas pada himpunan entitas B, dan demikian juga sebaliknya. 2.7 Client Server 2.7.1
Definisi Client Server Client server merupakan model konektivitas pada LAN yang mengenal adanya
server dan client, dimana masing-masing memiliki fungsi yang berbeda antara satu dengan yang lain. 9
McLeod dan Schell, Sistem Informasi Manajemen, 2007, hal.152.
4
2.7.2
Model-model Client Server Model – model client server ada 3 macam:
a.
One – tier
b.
Two – tier
c.
Multi – tier
2.8 Software yang digunakan 2.8.1
SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database management
system (RDMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. 2.8.2
Visual Basic 6.0 Visual Basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows
secara cepat dan mudah. “Visual” dalam hal ini merupakan bahasa pemrograman yang menyerahkan berbagai macam desain dengan model GUI (Graphical User Interface). “Basic” menunjukkan bahasa pemrograman BASIC (Biginner All-Purpose Symbolic Instruction Code). Visual basic dikembangkan dari bahasa BASIC yang ditambah ratusan perintah tambahan, function, keyword, dan banyak berhubungan langsung dengan GUI windows. 3.
10
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Tinjauan Umum 3.1.1
Sejarah Singkat SMP Negeri 2 Berbah SMP Negeri 2 Berbah Berdiri sejak tahun 1983 berdasarkan surat keputusan Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0427/0/1983 tentang pembukaan, Penunggalan dan Penegrian SMP. Pada tahun 2009 dinyatakan lolos verivikasi Sekolah Standart Nasional oleh Dirjen Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah dengan surat nomor 2813/TU/2009 tanggal 20 Agustus 2009 dan ditetapkan sebagai Sekolah Standart Nasional dengan surat Nomor 1618/C3/KP/2010 tanggal 6 agustus 2010. 3.2 Analisis Sistem 3.2.1
10
Pengertian Analisis
Andi Sunyoto, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, 2007, hal. 1
5
Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Tahap analisis sistem memiliki langkah-langkah dasar yang harus dilakukan, yaitu :
3.2.2
Identify (mengidentifikasi masalah)
Understand (memahami kerja sistem yang ada)
Analyze (menganalisis sistem)
Report (membuat laporan hasil analisis)
Analisis Kelemahan Sistem
1. Analisis Kinerja(Performance) Meningkatkan kinerja sistem yang baru sehingga lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. 2. Analisis Informasi(Information) Informasi dapat dikatakan berkualitas apabila bebas dari kesalahan, disampaikan tidak terlambat, dan memiliki manfaat bagi penerima informasi. 3. Analisis Ekonomi(Economy) Analisis ekonomi merupakan penelitian sistem terhadap kekurangan yang akan didapat apabila terjadi perubahan sistem. Dalam arti lain meningkatkan keuntungan atau meminimalisir kerugian. 4. Analisis Pengendalian(Control) Meningkatkan pengendalian dan pengawasan untuk mendeteksi dan menghindari apabila terjadi penyalahgunaan sistem. Keamanan data dan informasi perlu dijaga agar tidak hilang atau digunakan oleh pihak yang tidak berwenang. 5. Analisis Efisien(Efisiency) Efisensi berhubungan dengan waktu dan biaya. Sinkronisasi antara sumber daya manusia dan sumber daya sistem berpengaruh pada efisiensi waktu dan biaya. 6. Analisis Pelayanan Service(Services) Manajemen yang benar dalam menentukan keputusan akan menghasilkan pelayanan yang baik bagi pengguna sistem. 3.2.3
Analisis Kebutuhan Sistem
3.2.3.1 Kebutuhan Fungsional a. Sistem harus dapat melakukan pendataan siswa dan guru. b. Sistem harus dapat melakukan entri nilai. c.
Sistem harus dapat melakukan laporan data secara otomatis.
6
3.2.3.2 Kebutuhan Non Fungsional 3.2.3.2.1
Kebutuhan Perangkat Keras
Perangkat keras yang dibutuhkan sebagai penunjang : Minimum recomended a. Intel Intel Pentium IV atau diatasnya. b. RAM Minimal 500 MB c. 3.2.3.2.2
Harddisk 100 GB Kebutuhan Perangkat Lunak
Perangkat lunak yang digunakan untuk implementasi : 1. OS Windows XP Profesional 2. SQL Server 2000 3.2.3.2.3 3.2.4
Kebutuhan Pengguna
Analisis Kelayakan Sistem Studi kelayakan merupakan suatu studi untuk menilai pengolahan data yang akan
dikerjakan di masa mendatang. Studi kelayakan adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. 3.2.4.1 Kelayakan Teknologi Teknologi yang akan digunakan untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah dan tingkat kemampuannya mudah, maka secara teknis usulan kebutuhan bisa dinyatakan layak. 3.2.4.2 Kelayakan Hukum Kelayakan hukum merupakan kelayakan peraturan yang diterapkan oleh perusahaan atau yang ditetapkan oleh pemerintah. 3.2.4.3 Kelayakan Operasional Agar penerapan sistem lebih optimal maka personil yang akan menangani sistem yang akan diterapkan, akan diberi pelatihan untuk menambah kemampuan dasar dalam mengoperasikan sistem yang akan diterapkan tersebut. 3.3 Perancangan Sistem 3.3.1
Perancangan Proses Pemodelan proses adalah cara formal untuk mnggambarkan bagaimana sistem
beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah di antara aktivitas-aktivitas itu.
7
3.3.1.1 Data Flow Diagram Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
Gambar 3.1 DFD Level 0 3.3.2
Perancangan Basis Data Perancangan database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap-
tiap file yang didefinisikan pada desain secara umum. 3.3.2.1 Normalisasi Normalisasi adalah salah satu pendekatan di dalam perancangan basis data dengan menerapkan beberapa aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan sebuah struktur tabel yang normal. Pada uraian dibawah ini dijelaskan tentang bentuk normalisasi antara lain : a. Normalisasi bentuk pertama Normalisasi bentuk pertama dilakukan dengan cara menampilkan seluruh field basis data sehingga semua field hanya memiliki nilai atomik saja. b. Normalisasi bentuk kedua Bentuk normal kedua (2NF) terpenuhi jika pada sebuah tabel semua atribut yang tidak termasuk dalam primary key memiliki ketergantungan fungsional (KF) pada primary key.
8
Sebuah tabel dikatakan tidak memenuhi 2NF, jika ketergantungannya hanya bersifat parsial (hanya tergantung pada sebagian dari primary key). c.
Normalisasi bentuk ketiga Bentuk normal ketiga terpenuhi jika tabel tersebut sudah dalam keadaan normal kedua dan jika tidak ada ketergantungan yang transitif. Artinya data-data yang mungkin berisi berulang-ulang dapat dibuat tabel baru.
3.3.2.2 Relasi Antar Tabel Hubungan ini akan ditunjukkan oleh sebuah garis yang menghubungkan tabel satu dengan tabel yang lainnya dengan menjadikan atribut utama sebagai atribut tamu (foreign key) apabila berada pada tabel lain. 4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1 Implementasi sistem Implementasi sistem merupakan tahapan untuk menerapkan program aplikasi baru yang siap dioperasikan sehingga akan diketahui seberapa besar manfaat yang didapat dari program tersebut. 4.1.1
Kegiatan Implementasi Adapun bentuk kegiatan yang dilakukan dalam tahapan implementasi adalah
1. Instalasi software 2. Pemilihan dan Pelatihan personil 3. Pengetesan program 4. Konversi sistem 5. Pemeliharaan system 4.1.1.1 Instalasi Software Dalam instalasi software ini memuat dua instalasi yaitu instalasi program dan instalasi database SQL Server 2000. Program dalam hal ini adalah aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah sistem yang baru yaitu Sistem Informasi Pengolahan Nilai Pada SMA N 2 Berbah yang akan ditempatkan pada sistem komputer dengan cara instalasi menggunakan CD yang telah diisi dengan program aplikasi tersebut. 4.1.1.2 Pemilihan dan Pelatihan Personil Pengguna sistem merupakan salah satu faktor penting yang ikut andil dalam proses berjalannya sistem. Pemilihan dan pelatihan personil bertujuan agar personil yang ditunjuk untuk menjalankan sistem baru tidak mengalami kesulitan pada saat menjalankan sistem tersebut.
9
Hal-hal yang dapat dipertimbangkan dalam masalah ini adalah 1. Pendidikan dan tingkat keahlian 2. Pelatihan (training) 4.1.1.3 Pengetesan Program Pengetesan program bertujuan untuk mengetes program yang telah dibuat dan diimplementasikan agar dapat berjalan dengan baik serta sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pengetesan program dilakukan dengan cara mendemokan program dan memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai rancangan. Dalam penelitian ini, pengujian perangkat lunak dilakukan dengan metode white box dan black box testing. 4.1.1.3.1
White Box Testing
Pengetesan ini harus dilakukan oleh seorang oleh seorang tester yang memiliki pengetahuan tentang struktur program. Yaitu dengan cara memeriksa dan mengidentifikasi kesalahan prosedur yang ada pada menu penulisan program. White box test digunakan untuk mengetahui cara kerja suatu perangkat lunak secara internal sehingga dapat menjamin operasi-operasi internal sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan sesuai dengan prosedur rancangan. 4.1.1.3.2
Black Box Testing
Black box testing adalah pengujian spesifikasi yaitu menguji suatu fungsi apakah dapat berjalan dengan yang diharapkan atau tidak yang berfokus pada fungsional perangkat lunak. 4.1.1.4 Konversi Sistem Konversi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dioperasikan. Pada sistem informasi pengolahan nilai ini menggunakan konversi parallel dengan pertimbangan bahwa apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan, maka masih ada data-data pada sistem yang lama, sehingga pengolahan data akan tetap berjalan. 4.1.1.5 Pemeliharaan Sistem Pemeliharaan sistem dilakukan selama sistem tersebut masih beroperasi dengan alasan untuk mengurangi atau menghindari kerusakan-kerusakan yang terjadi pada sistem, baik kerusakan fisik maupun non-fisik. 1.
Pemeliharaan hardware a. Melakukan pengecekan hardware
10
b. Melakukan pengecekan kabel yang terhubung pada masing-masing perangkat 2.
Pemeliharaan software a. Melakukan pengecekan program b. Membackup file dan database pendukung aplikasi
4.1.2
Manual Program Manual program merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjalankan program
sehingga program dapat dioperasikan dengan mudah. Dalam manual program dijelaskan bagaimana membuka aplikasi program dalam komputer dan tampilan form yang digunakan secara langkah-langkah dalam menggunakan form tersebut. 5.
Kesimpulan
1.
Tata usaha yang bertindak sebagai admin dapat mengakses semua data inputan kecuali input nilai dan juga dapat membuat semua laporan kecuali laporan nilai.
2.
Wali kelas selain dapat mengakses input nilai juga dapat mengakses beberapa menu inputan seperti input siswa, input kelas dan juga input mata pelajaran. Wali kelas juga selain dapat membuat laporan nilai juga dapat membuat laporan siswa, mata pelajaran, dan kelas.
3.
Setiap wali kelas juga hanya bisa mengakses data dari kelasnya sendiri sehingga menghindarkan dari manipulasi data.
4.
Aplikasi pengolahan nilai ini dapat memudahkan tugas para wali kelas untuk mengolah nilai dan dapat mempermudah kinerja dalam melakukan proses pengimputan nilai. Serta dapat meningkatkan efisiensi kerja para wali kelas dan meningkatkan efektifitas waktu.
11
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto. 2008. Analisis dan Desain. Yogyakarta: Penerbit Andi Jr,Raymond McLeod dan George P.Schell. 2007. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Penerbit Salemba Empat Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: UPPstim YKPN Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi
1
