APLIKASI PENGOLAHAN DATA PEGAWAI DINAS PERHUBUNGAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA PROVINSI SUMATERA SELATAN
ZURAIDAH ZANIAL MAZALISA
ABSTRAK
Perkembangan teknologi pada zaman era globalisasi saat ini semakin maju dan berkembang sangat pesat. Penggunaan teknilogi komputer sangat menbantu dalam setiap kegiatan administrasi baik itu sebagai media penyimpanan data, pengolahan data maupun sebagai penyedia informasi. Pada Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Sumatera Selatan dalam pengunaan teknologi komputer masih sangat terbatas yaitu mengunakan sofrware biasa seperti Microsoft Word dan Microsoft Excel. Sebagai langkah dalam mengembangkan dan menanfaatkan ilmu pengetahuan dan teknologi yang ada, di rancang sebuah aplikasi dengan bahasa pemprograman Visual basic 6.0 untuk pengolahan data pegawai, data jabatan dan data golongan. Agar dalam proses pengolahan data tidak membutuhkan waktu yang sangat lama sehingga dalam pembuatan laporan akan menjadi lebih cepat dan menghasilkan informasi yang sangat akurat. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan dapat mengatasi masalah pengolahan data pegawai pada Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informasi Provinsi Sumatera Selatan.
Kata Kunci : Visual Basic 6.0, Pengolahan data pegawai.
yang bergerak dalam bidang pelayanan
BAB I PENDAHULUAN
jasa komunikasi dan informasi untuk 1.1. Latar Belakang memenuhi Perkembangan
teknologi
kebutuhan
informasi
dan masyarakat
dituntut
untuk
ilmu pengetahuan pada masa globalisasi meningkatkan ini
dirasakan
semakin
pesat
kualitas
dalam
dan menyajikan informasi yang tepat waktu,
canggih. Hal tersebut dapat di lihat dari akurat dan relevan. perkembangan ilmu komputer yang Berdasarkan pengamatan yang semakin
hari
semakin
berkembang penulis lakukan pada Dishub kominfo
pesat.
Dahulu
komputer
masih Provinsi
Sumatera
Selatan,
dalam
dirangkai dan digunakan pada pilihan pembuatan laporan data pegawai pada program dan aplikasi yang sangat umunnya
masih
menggunakan
sederhana, tetapi sekarang ini sebuah komputer
untuk
pengetikan
dan
komputer biasa melakukan beberapa pembuatan tabel. Karena itu penulis pekerjaan dalam waktu yang sangat mencoba
membuat
suatu
aplikasi
cepat serta hasil kerja yang akurat. tentang pengolahan data pegawai pada Pada saat ini hampir di semua bidang Dishub kominfo Provinsi Sumatera usaha, komputer digunakan sebagai alat Selatan. Berdasarkan uraian tersebut, bantu, baik itu sebagai pengolahan data maka penulis tertarik untuk membuat atau sebagai media penyimpanan data suatu alternatif pemecahan masalah serta alat pemberi informasi yang lebih pengolahan data pegawai pada Dishub baik.
Dishub
kominfo
Provinsi kominfo Provinsi Sumatera Selatan
Sumatera Selatan sebagai badan di dalam menyusun tugas akhir ini dengan pemerintahan provinsi Sumatera Selatan judul
“Aplikasi
Pengolahan
Data
Pegawai
Pada
Dinas
Perhubungan
kepegawaian, data jabatan dan data
komunikasi dan Informatika Provinsi
golongan
Sumatera Selatan”.
efisiensi dan efektifitas kerja dalam
1. 2. Perumusan Masalah
pengolahan data pegawai.
Permasalahan dirumuskan
adalah
yang "
dapat
Bagaimana
dapat
meningkatkan
3. Untuk meningkatkan pemahaman penulis
dengan
menerapkan
membuat suatu aplikasi pengolahan data
pengetahuan yang didapat sesuai
pegawai pada Dishub kominfo Provinsi
dengan disiplin ilmu yang ditekuni.
Sumatera Selatan dengan menggunakan
1. 3. 2. Manfaat Penulisan
bahasa pemrograman Visual Basic 6.0”.
1. Sebagai bahan pertimbangan bagi
1. 3. Tujuan dan Manfaat Penelitian
perusahaan
untuk
1. 3. 1. Tujuan Penelitian
sistem
pengolahan
Adapun penulisan
yang tugas
menjadi akhir
ini
tujuan dapat
diuraikan sebagai berikut : 1. Untuk
membuat
melaksanakan data
kepegawaian yang lebih baik. 2. Sebagai bahan penelitian-penelitian lebih lanjut.
aplikasi
3. Dapat menambah masukan bagi
pengolahan data pegawai pada
penulis dalam menerapkan ilmu
Dishub kominfo Provinsi Sumatera
yang didapat selama mengikuti
Selatan
perkuliahan, baik teori maupun
yang
meliputi
data
pegawai, data jabatan dan data golongan. 2. Dengan
praktek. 4. Sebagai salah satu satu syarat
dibuatnya
aplikasi
dalam menyelesaikan studi pada
pengolahan data tersebut nantinya,
Program
diharapkan pembuatan laporan data
Informatika
Studi
Manajemen
Fakultas
Ilmu
Komputer Universitas Bina Darma
dengan kegiatan pengolahan data
Palembang.
pegawai pada Dishub kominfo Provinsi Sumatera Selatan.
1. 4. Batasan Masalah Dalam penelitian ini, proses
2. Metode Observasi
perancangan perangkat lunak dibatasi
Pengumpulan
pada
dengan
masalah
data
pegawai
yang
data
melakukan
dilakukan pengamatan
dilakukan di bagian personalia yang
langsung dilapangan berdasarkan
meliputi pengolahan data pegawai, data
fakta dan kenyataan yang ada dan
jabatan dan data golongan serta laporan
penting untuk diambil datanya pada
dari masing – masing data tersebut.
Dishub kominfo Provinsi Sumatera
1. 5. Metodologi Penelitian
Selatan. 3. Metode Kepustakaan
1. 5. 1. Metode Deskriptif Yaitu melukiskan keadaan yang
Disamping mengumpulkan data dengan
diteliti apa adanya dengan melakukan
cara mengamati langsung keadaan
pengambilan
lapangan
data,
menyusun,
penulis
juga
melakukan
mengklasifikasikan dan menganalisanya
pengumpulan data melalui buku-buku
sehingga dapat diambil keputusan yang
yang berhubungan dengan masalah
tepat.
yang diamati dan yang dianggap
1. 5. 2. Metode Pengumpulan Data
penting
1. Metode Wawancara
penyempurnaan data yang telah ada.
Pengumpulan dengan
data
cara melakukan tanya-
jawab terhadap umum
dilakukan
yang
staf bagian terkait
langsung
serta
relevan
dalam
Dari ketiga metode tersebut diatas penulis memperoleh data berupa : 1. Data Primer
Yaitu
data
yang
dikumpulkan
yang
hasilnya
kemudian
menjadi
secara langsung dari objek yang
informasi. Dengan kata lain data yang
diteliti.
telah diperoleh harus diukur dan dinilai
2. Data Sekunder
baik buruknya, berguna atau tidak
Yaitu data yang diperoleh dalam
dalam hubungannya dengan tujuan yang
bentuk yang sudah jadi, dengan
akan dicapai. Pengolahan data terdiri
cara membaca literatur – literatur,
dari
melihat catatan khusus perusahaan,
dan penanganan data.
baik yang dibuat oleh perusahaan
2.2. Data Flow Diagram
maupun
pihak
berhubungan
lain
dengan
kegiatan-kegiatan
penyimpanan
yang
DFD merupakan peralatan yang
masalah
berfungsi untuk menggambarkan secara
penelitian.
rinci mengenai system sebagai jaringan
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan menunjukan dari
2.1. Landasan Teori dan
kemana
data
mengalir
serta
2.1.1 Data penyimpanannya.
(Budi
Sutedjo,
Menurut Kadir (2003:29) Secara 2006:117). Dalam pembuatan DFD, konseptual data adalah deskripsi tentang terdapat
beberapa
komponen
yang
benda, kejadian, aktifitas dan transaksi digunakan, yaitu dapat dilihat pada tabel yang tidak mempunyai makna atau 2.1. berikut ini tidak
berpengaruh
secara
langsung
kepada pemakai. 2.1.2 Pengolahan Data Menurut Sutabri (2005:21) Data merupakan bahan mentah untuk diolah
Table 2.1. Komponen-komponen DFD No.
Nama
1
Obyek/Entitas
2
Proses
3
Alur/Arus Data
4
No. 1 2
3 4
5
Gambar
kegiatan yang terjadi atau yang dilakukan menunjukkan arus data atau kegiatan yang terjadi antara entitas, proses serta data stored menunjukkan data yang disimpan setelah proses atau data yang diakses untuk diproses, dapat juga diartikan sebagai tempat penyimpanan data
Data Store
Nama Persegi panjang Ellips
Alur/Arus Data Garis
Kardinalitas relasi
Keterangan sesuatu yang menjadi sumber atau tujuan data
Gambar
Keterangan menyatakan himpunan entitas menyatakan atribut (atribut yang berfungsi sebagai key digarisbawahi) menyatakan relasi Menyatakan penghubung antara himpunan entitas dengan atributnya menyatakan relasi (apakah satu ke satu, satu ke banyak atau banyak ke banyak) yang dinyatakan dengan banyaknya cabang atau dengan pemakaian angka 1 untuk satu relasi dan M untuk banyak relasi
2.3. Entity Relationship Diagram Entity
Relationship
Diagram
adalah alat permodelan data utama dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek ke dalam entitas – entitas dan menentukan hubungan antar entitas.(Simarmata, 2006:67). Dalam ERD terdapat simbol-simbol yang dapat kita pergunakan, yaitu : Table 2.2. Komponen-komponen ERD
BAB III Metodologi penelitian 3.1.Tahapan-tahapan Pengembangan Sistem Tahapan-tahapan
pengembangan
sistem informasi disebut juga siklus hidup pengembangan sistem informasi menurut Mahyuzir ( 1989 : 17 ) yang garis besarnya terdiri dari 6 ( enam ) langkah yaitu : 3.2.1. Pendefinisian Masalah Proses pengolahan data pegawai pada
Dishub
Kominfo
Propinsi
Sumatera Selatan masih menggunakan
3.2.2. Studi Kelayakan
aplikasi umum untuk perkantoran yaitu
Setelah
mengetahui
dan
microsoft office. Penggunaan aplikasi
mendefenisikan permasalahan yang ada,
perkantoran ini dirasakan kurang efektif
maka
untuk diterapkan karena data-data yang
melakukan studi kelayakan terhadap
ada tidak dapat memberikan hasil yang
sistem pengolahan data yang telah
maksimal dalam pembuatan laporan-
digunakan
laporan, artinya data hanya disimpan
diperlukan untuk pembuatan software
dan jika diperlukan dicari satu persatu
nantinya.
untuk mendapatkan data/laporan yang diinginkan. program berbagai
Dengan data
dapat
macam
laporan
yang
diinginkan.
selama
ini.
adalah
Hal
Perancangan
itu
sistem
menggambarkan data dengan komputer yang
merupakan
menyeluruh
Berdasarkan permasalahan di
selanjutnya
3.2.3. Rancangan Sistem
menggunakan menghasilkan
langkah
pengolahan
gambar
mengenai data,
secara urutan
dari
persiapan,
sistem
hingga
atas, dapat disimpulkan bahwa sistem
perancangan
ini tidaklah efisien. Karena itu penulis
menghasilkan laporan atau informasi
mencoba
yang digambarkan lewat data flow
membuat
suatu
aplikasi
sederhana tentang pengolahan data pegawai
pada
Dishub
Propinsi
Sumatera
Kominfo
Selatan
yang
kesemuanya akan dihasilkan dalam bentuk laporan dengan menggunakan aplikasi pemrograman Visual Basic 6.0.
diagram seperti dibawah ini :
Gambar 3.3 Diagram Arus Data
3.2.3.1. Data Flow Diagram
Level 1
a. Diagram Konteks
3.2.3.2 Entity Relationship Diagram agm
tlpn
Aplikasi Pengolahan Data Pegawai
Pegawai
Kabag Personalia
almt
sts
tgllhr
pend
tmplhr
thlls
nm
sex
nip
godar Pegawai
jbtn
Kd_jbtn Jabatan
mempunyai
mempunyai
mempunyai
Kepala Dishub Kominfo
Golongan
gol
Gambar 3.4. Entity Relationship b.Diagram Level 0
Diagram 3.3.4.2. Desain Login
- data pegawai
Aplikasi Pengolahan Data Pegawai
Pegawai
Kabag Personalia - data jabatan - data golongan
Login - Lap. Pegawai - Lap. Golongan - Lap. Jabatan - Lap. Pegawai per Jabatan - Lap. Pegawai per Golongan - Lap. Pegawai Pensiun - Lap. Pegawai Masih Aktif
Kepala Dishub Kominfo
Username
xxx
Password
xxx Login
Gambar 3.2. Diagram Arus Data Level 0 c.Diagram Level 1
Gambar 3.5 Desain Login Pegawai
data pegawai
3.3.4.3. Desain Menu Utama
Pencatatan Data Pegawai
simpan
Pegawai
nip gol
data golongan
Kabag Personalia
simpan
Pencatatan Data Golongan
gol
Golongan
Aplikasi Pengolahan Data Pegawai Pada Dishub Kominfo Propinsi Sumatera Selatan
kd_jab
gol data jabatan
simpan
Pencatatan Data Jabatan
panggil panggil panggil
-
Kepala Dishub Kominfo
Lap. Lap. Lap. Lap. Lap. Lap. Lap.
Laporan
Data Pegawai
Lap. Pegawai
Data Golongan
Lap. Golongan
Data Jabatan
Lap. Jabatan
Jabatan
kd_jab
Pembuatan Laporan
File
Pegawai Golongan Jabatan Pegawai per Jabatan Pegawai per Golongan Pegawai Pensiun Pegawai Masih Aktif
Lap. Pegawai per Jabatan Lap. Pegawai per Golongan Lap. Pegawai per Pensiun Lap. Pegawai per Masih Aktif
Selesai
pangkat
Gambar 3.6 Desain Menu Utama
Gambar
3.9
Desain
Input
3.3.4.4. Desain Input
Golongan
a. Desain Input Data Pegawai
3.3.4.5. Desain Output Pegawai Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informasi Propinsi Sumatera Selatan
Data Pegawai NIP
xxx
Nama Karyawan
Laporan Pegawai Keseluruhan
Data Baru
xxx
Tempat Lahir
xxx
Tanggal Lahir
dd-mm-yyyy
Agama
Simpan Ubah
xxx
Jenis Kelamin
dd-mm-yyyy
Status Pernikahan
xxx
Golongan Darah
xxx
Pendidikan
xxx
Tahun Lulus
xxx
Alamat
Hapus Menu
xxx
No. Telpon
xxx
Status Kerja
xxx
No.
NIP
Nama
99 99 99
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
Data
Tmp Lahir xxx xxx xxx
Tgl. Lahir dd-mmyyyy dd-mmyyyy dd-mmyyyy
Agama xxx xxx xxx
J Klmn xxx xxx xxx
Sts Nikah xxx xxx xxx
No.
NIP
Nama
Tmp Lahir
Tgl. Lahir
99 99 99
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy dd-mm-yyyy
Agama xxx xxx xxx
Palembang, dd-mm-yyyy Mengetahui
Gambar 3.7 Desain Input Data
Kepala Dishub Kominfo
Gambar 3.10 Desain Output Pribadi Pegawa Data Pegawai b. Desain Input Data Jabatan 3.3.4.6. Desain Output Jabatan Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informasi Propinsi Sumatera Selatan
Data Jabatan xxx
Kode Jabatan
Laporan Jabatan
xxx(40)
Jabatan Data Baru
Simpan
No. Kode 99 99 99
Ubah
Hapus
Menu
Jabatan
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
Kode
Jabatan
99 99 99
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
Palembang, dd-mm-yyyy Mengetahui
Gambar 3.8 Desain Input Data Jabatan
Kepala Dishub Kominfo
Gambar 3.11 Desain Output
c. Desain Input Data Golongan
Data Jabatan
Data Golongan
3.3.4.7. Desain Output Golongan
Golongan
xxx
Pangkat
xxx
Data Baru
No.
Simpan
No.
Gol
Pangkat
99 99 99
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informasi Propinsi Sumatera Selatan
Ubah
Hapus
Menu
Laporan Golongan No.
Gol
Pangkat
99 99 99
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
Palembang, dd-mm-yyyy Mengetahui Kepala Dishub Kominfo
J Klmn xxx xxx xxx
Gambar 3.12 Desain Output Data
3.3.4.10. Desain Output
Golongan
Pensiun
3.3.4.8. Desain Output Pegawai per
Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informasi Propinsi Sumatera Selatan
Jabatan
Laporan Pegawai Pensiun
Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informasi Propinsi Sumatera Selatan
No. NIP Nama Tmp Lahir Tgl. Lahir Agama Jns Kelamin Sts Pernikahan Gol Darah Pendidikan Th Lulus Alamat Telpon
Laporan Pegawai per Jabatan Jabatan : xxx No. NIP Nama Tmp Lahir Tgl. Lahir Agama Jns Kelamin Sts Pernikahan Gol Darah Pendidikan Th Lulus Alamat Telpon 99 xxx 99 xxx 99 xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
Pegawai
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
Palembang, dd-mm-yyyy Mengetahui
99 xxx xxx 99 xxx xxx 99 xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
Palembang, dd-mm-yyyy Mengetahui Kepala Dishub Kominfo
Kepala Dishub Kominfo
Gambar 3.15 Desain Output Data Gambar 3.13 Desain Output Data Pegawai per Jabatan
Pegawai Pensiun 3.3.4.11. Desain Output
3.3.4.9. Desain Output Pegawai per
Pegawai
Masih Aktif
Golongan Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informasi Propinsi Sumatera Selatan
Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informasi Propinsi Sumatera Selatan
Laporan Pegawai per Golongan Golongan : xxx
Laporan Pegawai Masih Aktif
No. NIP Nama Tmp Lahir Tgl. Lahir Agama Jns Kelamin Sts Pernikahan Gol Darah Pendidikan Th Lulus Alamat Telpon 99 xxx 99 xxx 99 xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
Palembang, dd-mm-yyyy Mengetahui Kepala Dishub Kominfo
No.
NIP
Nama Tmp Lahir Tgl. Lahir Agama Jns Kelamin Sts Pernikahan Gol Darah Pendidikan Th Lulus Alamat
99 99 99
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
xxx xxx xxx
Palembang, dd-mm-yyyy Mengetahui Kepala Dishub Kominfo
Gambar 3.16 Desain Output Data
Gambar 3.14 Desain Output
Pegawai Masih Aktif
Data Pegawai per Golongan
3.3.5. Penerapan
xxx xxx xxx
Telpon xxx xxx xxx
Berdasarkan diharapkan Dishub
hasil
dapat
Kominfo
rancangan
diterapkan Provinsi
pada
Sumsel.
kelangsungan,
kelancaran
penyempurnaan
sistem
dan
yang
telah
dioperasikan.
Untuk melaksanakan dan menerapkan
Evaluasi
sistem tersebut maka perlu penambahan
memastikan
software
(perangkat lunak) microsoft
pengembangan sistem sesuai dengan
Visual Basic 6.0 perangkat lunak ini
rencana yang ditetapkan baik segi
disusun
dan
waktu, biaya maupun secara teknik.
submenu, adapun submenu dari menu
Evaluasi yang dimaksud disini adalah
utama yaitu file data yang berisi form
evaluasi yang dilakukan oleh user /
pegawai, form jabatan, form golongan
pemakai.
dan
dalam
laporan
pegawai,
suatu
yang
laporan
menu
perlu
dilakukan
bahwa
untuk
pelaksanaan
berisi
laporan
BAB IV
jabatan,
laporan
KESIMPULAN DAN SARAN
golongan, laporan pegawai per jabatan,
5.1 Kesimpulan
laporan pegawai per golongan, laporan
1. Aplikasi
pegawai pension dan laporan pegawai
pegawai
masih aktif
menggunakan
yang berfungsi untuk
pengolahan yang
data
rancangannya aplikasi
mempercepat proses pengolahan data
pemrograman Visual Basic 6.0
pegawai.
lebih baik dari sistem manual,
3.3.6. Pemeliharaan
dan Evaluasi
karena dapat menampung data lebih
Sistem Tahapan
banyak
dan
tidak
pemeliharaan
menimbulkan
kesalahan
mencakup seluruh proses sistem yang
pemprosesan
data,
diperlukan
mempermudah
untuk
menjamin
dan
mempercepat dalam pencarian
mengantisipasi
data
program yang dipakai.
dan
dapat
mencegah
hilangnya data dalam proses pengolahannya.
pada
Dinas
Perhubungan Komunikasi dan Informatika Provinsi Sumatera Selatan maka dapat diperoleh informasi
yang
dibutuhkan
dengan cepat dan akurat. 5.2 Saran Setelah membuat aplikasi pengolahan data pegawai pada Dinas Perhubungan Komunikasi dan
Informatika
Provinsi
Sumatera Selatan. Maka penulis memberi saran sebagai berikut : 1. Program yang sudah ada agar dapat
pelatihan
agar
pegawai yang mengoperasikan
2. Dengan adanya pengolahan data pegawai
2. Diadakan
kerusakan
dibuat duplikat
untuk
program
tersebut
dapat
menjalankan tugasnya dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Dee,Yaan, 2008, Pengenalan Visual Basic. (http://id.wikipedia.org/wiki/Visual_Basic). Diakses Tanggal 7 Februari 2012. Hartono,
Jogiyanto,2004,
Pengenalan
Komputer.Yogyakarta
Offset. Kadir, Abdul, 2003, Perancangan Sistem Informasi.Yogyakarta : Gava Media. Sutabri, Tata, 2005, Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : Andi Offset.
:
Andi
