APLIKASI PENGELOLAAN PIUTANG ANGGOTA KOPERASI (STUDI KASUS: KOPERASI PEGAWAI DAN PENSIUNAN PT POS INDONESIA) APPLICATION OF ACCOUNT RECEIVABLE MANAGEMENT FOR COOPERATIVE MEMBER (CASE STUDY: KOPERASI PEGAWAI DAN PENSIUNAN PT POS INDONESIA) AA Ngurah Agus Chandra, Kastaman,S.T.,M.M., Drs. Junaedi Abdillah,S.T.,M.Ak Program Studi D3 Komputerisasi Akuntansi, Fakultas Ilmu Terapan, Universitas Telkom
[email protected],
[email protected],
[email protected] Abstrak Penelitian ini dilakukan di Koperasi Pegawai Dan Pensiunan PT POS Indonesia(KOSPI). Koperasi ini melayani jasa simpanan, pinjaman, pembayaran pensiun, tabungan hari tua. Kesulitan dari koperasi adalah belum semua aspek yang didukung oleh teknologi informasi. Salah satunya adalah pengelolaan piutang nasabah. Pengeloaan piutang ini perlu karena koperasi harus mengetahui mana piutang yang sudah dibayar, jatuh tempo, lebih dari jatuh tempo, tunggakan, penghapusan piutang. Dan itu membutuhkan suatu perhitungan yang cermat sehingga petinggi koperasi dapat mengambil keputusan yang tepat. Atas dasar tersebut penulis mengambil judul Aplikasi Pengelolaan Piutang Anggota Koperasi. Aplikasi ini dapat menghitung jumlah cicilan berdasarkan nominal peminjaman, menampilkan tagihan angsuran, menampilkan status piutang, menghapus piutang dan menerima pembayaran kembali piutang yang telah dihapus. Aplikasi ini berbasis web dengan tiga pengguna sebagai berikut anggota, bendahara, dan ketua koperasi. Dalam mengembangkan aplikasi ini penulis menggunakan metode cadangan kerugian piutang. Hasil pengujian aplikasi ini dapat menghitung besar angsuran, jatuh tempo berikutnya, penyisihan piutang, saldo dan sisa piutang, jurnal , buku besar, laporan peminjaman, dan laporan piutang. Kata kunci : Koperasi, piutang, cadangan kerugian piutang, peminjaman,angsuran,web Abstract This research was conducted at the Cooperative Employees And Retirees PT POS Indonesia (KOSPI). This cooperative services for deposits, loans, payment of pensions, retirement savings. The difficulty of cooperatives are not all aspects are supported by information technology. One is the management of customer receivables. Management of receivables is necessary because the cooperative must know which accounts already paid, due, over arrears, defaults, receivables. And it required to be careful calculation that the cooperative stakeholder can take the right decision. On the basis of these authors take the title Application Of Account Receivables Management For Cooperative Members. This application can calculate the nominal amount of the mortgage based lending, installment featuring the bill, showing the status of accounts, delete accounts and receive repayment of receivables that have been deleted. This application is a web-based user the following three user include members, treasurer, and chairman of the cooperative. In developing this application I use the method loss reserve accounts. The test results of this application can calculate the installments, maturing next, allowance, and the remaining receivable balance, journals, ledgers, reports lending and accounts receivable reports. Keywords: Cooperatives, receivables, loss reserve accounts, lending, installments, web 1. Pendahuluan KOSPPI (Koperasi Syari'ah Pegawai dan Pensiunan Pos Indonesia) adalah koperasi berbasis syari'ah yang beranggotakan pegawai PT Pos Indonesia. Koperasi ini diresmikan pada bulan Maret 2011 yang pendiriannya diprakarsai oleh pejabat dan karyawan PT.Pos Indonesia. KOSSPI akan berada diseluruh kantor cabang PT.Pos Indonesia yang tersebar di Indonesia.Melalui dukungan seluruh stakeholder yang ada diharapkan KOSSPI dapat berkembang menjadi Koperasi Syari'ah yang amanah,unggul dan mampu disandingkan dengan lembaga terkemuka lainnya. Koperasi Pegawai Dan Pensiunan PT POS Indonesia(KOSPI). Koperasi ini melayani jasa simpanan, pinjaman, pembayaran pensiun, tabungan hari tua. Koperasi telah membuka cabang di kota – kota besar di wilayah Jawa dan Sumatera dan melayani ratusan nasabah. Kesulitan dari koperasi adalah belum semua aspek
yang didukung oleh teknologi informasi. Salah satunya adalah pengelolaan piutang nasabah. Pengeloaan piutang ini perlu karena koperasi harus mengetahui mana piutang yang sudah dibayar, jatuh tempo, lebih dari jatuh tempo, tunggakan, penghapusan piutang. Dan itu membutuhkan suatu perhitungan yang cermat sehingga petinggi koperasi dapat mengambil keputusan yang tepat. Atas dasar tersebut penulis mengambil judul Aplikasi Pengelolaan Piutang Anggota Koperasi. Tujuan dari aplikasi ini adalah Mengurutkan dan menampilkan jumlah cicilan dan tunggakan tiap anggota, Membuat pencatatan serta laporan yang berkaitan dengan piutang seperti jurnal, buku besar, laporan piutang, Menampilkan informasi status piutang anggota kepada bendahara dan ketua koperasi. Aplikasi ini dirancang dengan metode SDLC waterfal tahapan metode ini sebagai berikut: Pengumpulan data, analisa requirement, desain, coding, dan testing
2. Dasar Teori/Material dan Metodologi/perancangan 2.1 Pengertian Akuntansi Akuntansi adalah suatu sistem informasi yang mengidentifikasi, mencatat, dan mengomunikasikan peristiwa – peristiwa ekonomi dari suatu organisasi kepada para pihak yang berkepentingan. Akuntansi sering disebut juga sebagai bahasa bisnis(the langguage of bussines). Sebagai suatu sistem informasi keuangan, akuntansi merupakan proses dari tiga aktifitas berikut: pengidentifikasian (indentifying), pencatatan (recording), dan pengomunikasian(communicating) atas peristiwa ekonomi dari suatu organisasi yang mencari laba maupun nirlaba kepada pihak yang yang berkepentingan baik intern maupun ekstern.[7] 2.2 Koperasi Menurut Rudianto,2007 Koperasi adalah badan usaha yang mengorganisir pemamfaatan dan pendayahgunaan sumber daya ekonomi para anggotanya atas dasar prinsip – prinsip koperasi dan kaidah usaha ekonomi untuk meningkatkan taraf hidup anggota pada khususnya dan masyarakat daerah kerja pada umumnya. [2] Berdasarkan tujuan yang ditetapkan dalam pasal 3 UU No.25/1992 itu, dapat dikatakan bahwa tujuan koperasi di Indonesia menurut garis besarnya meliputi tiga hal berikut: a. Untuk memajukan kesejahteraan anggotanya. b. Untuk memajukan kesejahteraan masyarakat. c. Turut membangun tatanan perekonomian nasional. [2] 2.3 Piutang Piutang adalah klaim koperasi atas uang, barang, jasa kepada pihak lain akibat transaksi di masa lalu. Tagihan yang tidak disertai janji tertulis disebut piutang. Berarti suatu aktifitas dapat dikelompokkan sebagai piutang jika memenuhi beberapa persyaratan berikut: [2] a. Piutang tersebut timbul akibat transaksi di masa lalu. b. Piutang tersebut jelas jatuh temponya. c. Piutang tersebut diketahui dengan jelas harus ditagih kepada siapa. 2.4 Flowmap Flowmap merupakan diagram aliran yang menunjukkan arus dari dokumen, aliran data fisik, entitas, entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yang digunakan dengan sistem informasi. Terdapat 2 jenis entitas : a. Entitas dalam(Internal) : Pelaku proses yaitu personal, tempat/bagian, atau mesin seperti komputer dalam suatu sistem yang melakukan kegiatan pemerosesan/pengolahan(transaformasi) data atau kegiatan pemerosesan informasi. b.
Entitas luar(Eksternal) : Entitas atau satuan unit yang terletak di lingkungan/diluar sistem yang mengirim data ke sistem tersebut, atau menerima data dari sistem tersebut. [7]
2.5 Data Flow Diagram (DFD) Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) disusun berdasarkan beberapa indikator dasar, yaitu: sumber dan data tujuan data, proses, tempat penyimpanan data, dan kamus data. Kelima elemen ini dikombinasikan guna memperlihatkan bagaimana data diproses. Pembuatan Diagram arus data selalu menggunakan simbol – simbol yang mudah dimengerti oleh pengguna sistem, biasanya simbol yang digunakan adalah sebagai berikut. [8] 2.6 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship diagram(ERD) merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan pada sistem secara abstrak. ERD juga menggambarkan hubungan antara satu jenis entitas yang memiliki sejumlah atribut dengan entitas lain dalam suatu sistem yang terintegrasi. ERD digunakan oleh perancang sistem untuk memodelkan data yang nantinya akan dikembangkan menjadi basis data(database). Model data ini juga akan membantu pada saat melakukan analisis dan perancangan basis data, karena model data ini menunjukkan bermacam – macam data yang dibutuhkan dan hubungan antardata. ERD ini juga merupakan model konseptual yang dapat mendeskripsikan hubungan antara file yang digunakan untuk memodelkan struktur data serta hubungan antardata. [8] 3. Pembahasan 3.1 System Usulan Pengelolaan Piutang Berikut ini merupakan proses bisnis pengelolaan piutang sebagai berikut: Proses Bisnis Usulan Pengeloaan Piutang Bendahara
Pimpinan
START
piutang jatuh tempo
Piutang
Keputusan Pimpinan Aktif/Tidak
Tidak
Keputusan Admin
1
No Approved
Approved/No Approved
Aktif Approved Keputusan admin
Piutang jatuh tempo Piutang jatuh tempo
COA
Taksiran kerugian piutang
Jurnal piutang
piutang
1
Phase
END
Gambar 1. Proses Bisnis Usulan Pengeloaan Piutang
3.2 DFD Level 0 Proses Pengeloaan Piutang Berikut adalah DFD level 0 dari aplikasi pengelolaan piutang anggota koperasi. Data_bunga,kode_akun,nama_akun
username,password,data_diri
1.0 Kelola Master
Username,password,profile
kode_akun,nama_akun,periode username,password,data_diri
Anggota
kode_akun,nama_akun,periode
COA
Profile username,password,data_diri Data_akun,nama_akun Data_bunga Tanda_terima_pinjaman,tgl_jatuh_ tempo,simulasi_pinjaman
2.0 Kelola Peminjaman
Anggota_Koperasi
Data_peminjaman,simulasi_pinjaman,data_anggota,jurnal_peminjaman
Bendahara_Koperasi
Tgl_jth_tempo,tanda_terima Pinjaman
Nama_anggota,nominan_pinjaman,jangka _waktu,data_bunga,tanggal_pinjam,tangg al_jatuh_tempo
Nama_anggota,nominan_pinjaman,jangka_ waktu,data_bunga,tanggal_pinjam,tanggal_ jatuh_tempo,ang.pokok,ang.bunga,ttl.ang
Nominal_pinjaman,jangka_waktu Total_peminjaman,status_peminjaman,id _peminjaman
Detail_Pinjaman
Validasi_bayar Kode_bayar,nominal_bayar
Kode_bayar,username,data_diri,jurnal_angsuran
3.0 Kelola Angsuran
Data_akun,nama_akun
Tanda_terima_angsuran,tanggal_jatuh_tempo,jumlah_angsuran,denda, validasi_bayar Kode_angsuran,Angsuran_pokok Status_piutang
Simulasi_pinjaman, Data_peminjaman Pimpinan_Koperasi
Status_piutang,jurnal_piutang,taksiran_ kerugian_piutang
Kode_bayar,nominal_bayar,keterangan
Approval_pinjaman Detail_angsuran Angsuran
Jumlah_angsuran, bunga,denda,tanda_terima
Jumlah_angsuran
Id_anggota,id_peminjaman,ang.pokok,ang.bunga,total_angsura n,kd_piutang,sisa_piutang,status_piutang,jumlah_piutang
4.0 Kelola Piutang
Approve_status_piutang nominan_pinjaman, jumlah_angsuran, kode_akun, nama_akun Detail_piutang
Nominal_peminjaman,ju mlah_angsuran,approve_ status_piutang
Jumlah_piutang,status_piutang
Lap.pinjaman,lap.angsuran,lap_piutang
Piutang_jatuh_tempo
Piutang_jatuh_tempo,status_piutang
5.0 Kelola Laporan
Lap.pinjaman,lap_nominatif
Gambar 2. DFD Level 0 Proses Pengelolaan Piutang
3.3 Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut adalah perancangan basis data yang digambarkan dengan Entity Relationship Diagram. Angsuran Pokok
Tempat_lahir
Email
Bunga
Bunga Tempat_lahir Tanggal_lahir Tanggal_lahir
No_telpon Password
Total_pinjaman
Bunga
Alamat_anggota Data_gaji
Username
No_telpon
Nama_anggota
Id_user
Tanggal_pinjam
Data_gaji
Id_anggota
Jangka_waktu
Jatuh_tempo Status Id_pinjaman
User_Logon
n
Mempunyai
1
1 n
Anggota
Mempunyai
Pinjaman
n
n
keterangan Jml_piutang Jml_pinjaman
Kode_angsuran keterangan
Menghasilkan
Kode_bayar Status_piutang
Kode_piutang
status
Angsuran_ke keterangan
Sisa_piutang
keterangan
Tanggal_piutang
Nominal_bayar
Jml_angsuran Jml_tunggakan
n n
n
Piutang
n
Mempunyai
Angsuran
tanggal Jns_transaksi Nama_akun
Nama_akun
Kode_akun
Id_transaksi debit
#Id_jurnal
kredit 1 Jurnal
Mempunyai
Gambar 3. Entity Relationship Diagram
1
COA
3.4 Implementasi Aplikasi
Gambar 4. Form Simulasi Peminjaman
Pertama kali user menginputkan nominal peminjaman dan jangka waktu, kemudian apabila berhasil maka akan tampil simulasi pinjaman.
Gambar 5. Simulasi Peminjaman
Apabila user sudah setuju maka dapat meng-klik ajukan peminjaman, kemudian menunggu untuk diaaprove oleh bendahara dan pimpinan koperasi.
Gambar 6. Detail Peminjaman
Pada halaman detail peminjaman di halaman admin, Bendahara koperasi dalam hal ini menerima atau menolak permohonan pengajuan peminjaman/kredit dari anggota.
Gambar 7. Halaman Akad
Apabila sudah mendapat persetujuan dari bendahara dan pimpinan maka selanjutnya adalah akad. Jika user mengklik saya setuju dengan akad ini artinya dana peminjaman akan dicairkan oleh pihak koperasi dan mengakuinya sebagai piutang.
Gambar 8. Jurnal Transaksi Peminjaman
Apabila dana peminjaman sudah dicairkan, maka koperasi membuat jurnal peminjaman.
Gambar 9. Halaman Tagihan Angsuran
Gambar diatas merupakan tagihan angsuran dimana jika tanggal jatuh tempo sama dengan tanggal hari ini maka akan muncul tombol bayar. Jika di klik akan muncul form pembayaran angsuran.
Gambar 10. Halaman Pembayaran Angsuran
Pada form pembayaran angsuran user meninput kode pembayaran dan total bayar, kemudian menunggu validasi dari admin.
Gambar 11. Jurnal Transaksi Angsuran
Jika sudah diapprove oleh admin dan sudah diakui sudah membayar angsuran maka koperasi membuat jurnal angsuran seperti gambar di atas.
Kemudian, Pada kasus tanggal 05/08/2015 Pada jatuh tempo berikutnya diperkirakan pak maman tidak bisa membayar artinya pada tanggal 5 Agustus diperkirakan tidak bisa membayar, maka harus membuat taksiran kerugian piutang(per anggota). Maka admin membuka halaman detail piutang
Gambar 12. Halaman Detail Piutang
Pada halaman ini admin memilih tombol update, kemudian mengklik tombol taksiran untuk memposting jurnal taksiran kerugian piutang.
Gambar 13. Halaman Jurnal Transaksi Piutang
Pada kasus tanggal 05/12/2015 Pak maman memberi keterangan kepada koperasi jika usaha beliau bangkrut sehingga beliau tidak sanggup membayar angsuran artinya pada tanggal 5 Desember diperkirakan tidak bisa membayar karena usahanya bangkrut, maka harus membuat penghapusan piutang. Pada detail_piutang admin mengklik tombol hapus piutang, kemudian admin menchecklist alasan penghapusan piutang untuk anggota tersebut. Setelah itu menunggu persetujuan dari ketua koperasi.
Gambar 14. Halaman Penghapusan Piutang
Pada tanggal 31 Desember koperasi melakukan penaksiran cadangan kerugian piutang seluruh anggota dengan metode analisi umur piutang kemudian memposting jurnal taksiran cadangan kerugian piutang.
Gambar 15. Daftar Tunggakan Dan Penyisihan Piutang
4. Kesimpulan Dan Saran 4.1 Kesimpulan a.
Aplikasi pengelolan piutang anggota koperasi dapat menghitung besar angsuran, jatuh tempo berikutnya, penyisihan piutang, saldo dan sisa piutang per anggota.
b.
Aplikasi pengelolaan piutang ini dapat memposting jurnal peminjaman, dan piutang serta buku besar.
c.
Aplikasi ini berhasil membuat lapoaran peminjaman dan laporan piutang / nominatif.
4.2 Saran Untuk pengembangan kedepan perlu ada pengembangan disisi pengguna, yaitu membuat tampilan user lebih interaktif lagi seperti media sosial (facebook,twetter). Agar user tertarik untuk menggunakan aplikasi ini. Selain itu dalam pengembangan berikutnya aplikasi ini dapat ditambahkan alert/notifikasi apabila ada pesan atau pengumuman.
Daftar Pustaka: [1] L. Puspitawati and S. Anggraini, Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2011. [2] Rudianto, Akuntansi Koperasi, Jakarta: Penerbit Erlangga, 2010. [3] D. Muljono, Buku Pintar Strategi Bisnis Koperasi Simpan Pinjam, Yogyakarta: Andi, 2012. [4] S. Irham Fahmi and S. Yovi Livianti Hadi, Pengantar Manajemen Perkreditan, Bandung: Alfabeta, 2010. [5] A. Keown, J. D. Martin, W. j. Petty and D. F. Scoott, Manajemen Keuangan Prinsip Dan Penerapan, Jakarta: Indeks, 2008. [6] P. Hidayatullah and K. J. Kawistara, Pemograman Web, Bandung: Informatika, 2014. [7] Mardi, Sistem Informasi Akuntansi, Ghalia Indonesia, 2011. [8] Yakub, Pengantar Sistem Informasi, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2012. [9] P. Z. Baridwan,M.sc,Akt., Intermediate Accounting, Yogyakarta: BPFE-Yogyakarat, 2004. [10] T. Suyanto, H. Chalik, M. Sukada, T. Y. Ananda and D. T.Marala, Dasar - Dasar Perkreditan, Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2007.
