APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN JERUK MENGGUNAKAN JAVA NETBEANS
Makalah
Program Studi Teknik Informatika Fakultas Komunikasi dan Informatika
Diajukan Oleh : Hermawan Susanto Drs. Sudjalwo, M Kom. Agus Supardi, S.T.,M.T.
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA OKTOBER 2013
APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN JERUK MENGGUNAKAN JAVA NETBEANS Hermawan Susanto, Sudjalwo, Agus Supardi Department of Informatics, Faculty of communications and Informatics, Muhammadiyah university of Surakarta Email :
[email protected]
ABSTRAKSI Jeruk Miri Sragen is one of the villages located in Sragen. The process of data collection and the archives are still using manual administration found several problems such as difficulty in collecting the data, and errors in the process of archiving . Therefore, to overcome this problem, the authors build application-based data collection and administration of computerized records in Jeruk village. Data collection methods are interviews and observation. In designing applications using application design DFD ( Data Flow Diagram ). Applications archive collection and administration in Jeruk village with NetBeans java for archiving in the Jeruk village has been successfully developed, so as to help facilitate personnel in performing archiving and printing reports. This application consists of a single user and includes some of the menu settings of the program, set the user, user data, a data instance, a data unit, the data classification, incoming mail, outgoing mail, outgoing data tables, agenda letters, reports incoming mail, outgoing mail reports, agenda reports of incoming mail, outgoing mail and agenda reports. Keyword : Application Archive, Archive, Kelurahan Jeruk.
APLIKASI PENDATAAN ARSIP DAN ADMINISTRASI DI KELURAHAN JERUK MENGGUNAKAN JAVA NETBEANS Hermawan Susanto, Sudjalwo, Agus Supardi Teknik Informatika, Fakultas Komunikasi Dan Informatika, Universitas Muhammadiyah Surakarta Email :
[email protected]
ABSTRAKSI Kelurahan Jeruk Miri Sragen merupakan salah satu kelurahan yang terdapat di Kabupaten Sragen. Proses pendataan arsip dan administrasi masih menggunakan secara manual yang ditemukan beberapa maslah seperti kesulitan mengumpulkan data, dan kesalahan dalam proses pengarsipan. Untuk mengatasi permasalahn ini, penulis membangun sebuat aplikasi pendatan arsip dan adminitrasi berbasis komputerisasi di Kelurahan Jeruk. Metode pengambilan data adalah wawancara dan observasi. Dalam mendesain aplikasi menggunakan desain aplikasi DFD (Data Flow Diagram). Aplikasi pendataan arsip dan adminitrasi di Kelurahan Jeruk dengan java NetBeans untuk pengarsipkan di Kelurahan Jeruk tekah berhasil dikembangkan, sehingga dapat membantu mempermudah petugas dalam melakukan pengarsipan dan pencetakan laporan. Aplikasi ini terdiri dari satu user dan meliputi beberapa menu yaitu pengaturan program, atur user, data pengguna, data instansi, data unit kerja, data klasifikasi, surat masuk, surat keluar, tabel data keluar, agenda surat, laporan surat masuk, laporan surat keluar, laporan agenda surat masuk, dan laporan agenda surat keluar. Kata Kunci : Aplikasi Arsip, Arsip, Kelurahan Jeruk.
Perkembangan
PENDAHULUAN Setiap
instansi
pemerintah
mempunyai satu unit yang bertugas dalam bidang adminitrasi.
Dengan
kata lain setiap instansi memerlukan satu unit yang mengelola segala sesuatu
yang
berhungan
kegitan
adminitrasi
yang
dengan pada
akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan kearsipan.
Pada dasarnya
kegiatan pengarsipan berfungsi untuk menghasilkan, menerima, mengolah dan
menyimpan
berbagai
surat,
laporan, formulir dan sebagainya. Kegiatan
instansi
memerlukan data dan informasi,
pengetahuan dan teknologi saat ini menyebabkan
Arsip merupakan
inforamasi terekam dalam bentuk media
apapun,
yang
diciptakan,
diterima dan dikelola oleh suatu instansi atau individu dalam rangka pelaksanaan kegiatan atau karena kewajiban
legalnya.
Arsip
merupakan salah satu faktor yang menunjang
kelancaran
penyelenggaraan kegiatan di suatu instansi.
perubahan
disegala
aspek kehidupan, begitupula pada arsip yang dahulunya merupakan arsip media kertas namun sekarang berkembang
menjadi
arsip
yang
medianya tersaji dalam bentuk media baru. Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan
memudahkan
dalam
pengelolaan data dan menghemat biaya
dalam
pengelolaan
arsip.
Dengan alsan itu maka pada masa sekarang
banyak
menggunakan
instansi
media
yang
elektronik
dalam pengelolaan arsip.
yang salah satu sumber data tersebut adalah arsip.
ilmu
Kelurahan Jeruk merupakan salah satu instansi pemerintah dalam dunia pelayanan masyarakat yang bterdapat
di
Kecamatan
Kabupaten Sragen.
Miri
Dalam proses
pelayanan instansi Kelurahan Jeruk tidak
lepas
Kelurahan
dari Jeruk
sebuah
surat.
menyediakan
sebuah arsip dan administrasi. Yaitu arsip yang dikelola adalah berkas surat menyurat di Kelurahan Jeruk. Berkas surat menyurat ini belum dilakukan secara elektronik. Peneliti
melakukan
pembuatan
program
pengolahan data tanah, data ukur,
aplikasi dengan menggunakan Java
data
NetBeans
mengandung pengolahan data lebih
menata,
yang
bertujuan
menyimpan
untuk
data,
dan
pemohon,
cepat,
serta
data
dapat
akad
dan
menghindari
sebagai sarana temu balik elektronik
kesalahan dalam pencatatan data asip
apabilan sewaktu-waktu berkas surat
tanah.
tersebut digunakan kembali.
Berdasrkan
Penelitian ini bertujuan untuk memberikan
kemudahan
dalam
penelitian-
penelitian yang sudah ada, maka peneliti
bermaksud
melakukan
pendataan, penyimpanan data dan
penelitian yang lebih memfokuskan
penemuan kembali berkas surat di
pada
Kelurahan Jeruk dalam mengelola
administrasi
administrasi pemberkasan.
menyuratbaik surat masuk maupun surat
TINJAUAN PUSTAKA Menurut sistem
keluar
(2008), pendataan
penduduk pada kantor Kepala Desa
dalam
pengarsipan yang
Kelurahan
Suparno
informasi
faktor-faktor
surat
terdapat
Jeruk
di yang
terkomputerisasi. LANDASAN TEORI
Ujungsuri akan sangat membantu
Aplikasi yang akan dibuat
instansi pemerintah tersebut dalam
dalam penelitian ini adalah sebuah
melakuakan pendataan dalam ruang
aplikasi
likup sebuah desa. Sistem ini akan
administrasi
melakukan proses pendataan seiring
beberapa definisi yang berhubungan
dengan proses pengajuan surat-surat
dengan kebutuhan dalam pembutan
kependudukan oleh setiap penduduk
sistem ini.
yang datang kekantor kepala desa. Menurut
Nurul
(2013),
sistem
komputerisasi pengarsipan jual-beli tanah
pada
Condongcatur
kantor
Desa
memiliki
fitur
pendataan yang
arsip
dan
memerlukan
1. Pengertian Arsip Menurut
UU
Nomor
43
Tahun 2009, Arsip adalah rekaman kegiatan
atau
pristiwa
dalam
berbagai bentuk dan media sesuai
dengan
perkmbangan
informasi
dan
teknologi
komunikasi
yang
Kesimpulan merupakan
administrasi
suatu
proses
dibuat dan diterima oleh lembaga
penyelenggaraan kegiatan kerja sama
negara,
yang
pemerintahan
lembaga
daerah,
dua
perusahaan,
orang secara rasionalitas (nalar)
politik,
organisasi
yang tinggi untuk mencapai tujuan
kemasyarakatan, dan perseorangan pelaksanaan
bermasyarakat,
kehidupan
berbangsa,
dan
bernegara.
yang telah ditetapkan. 3. Pengertian tentang SDLC Perancangan dan pembuatan sistem baru menggantikan sistem lama
2. Pengertian Administrasi Ada dua pengertian administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam
sedikitnya
pendidikan,
organisasi dalam
melibatkan
arti
luas.
Adapun
penjelasannya yaitu : 1. Administrasi
dalam
work
kegiatan
yang
pengertian meliputi
catat-mencatat,
menulis,
tulis-
mengetik,
korespondensi, dan kearsipan. 2. Administrasi
dalam
menggunakan perancangan
masih
manual
sebuah
model
dan
pengembangan
sistem yaitu model SDLC. Ada beberapa langkah model yang ada pada SDLC salah satu yang populer
sempit adalah tata usaha atau office
yang
adalah waterfall. METODE PENELITIAN 1. Metode Analisis Metode
analisis
yang
digunakan pada penelitian ini dengan
pengertian
menggunakan
metode
luas adalah keseluruhan proses
terstruktur
kerja sama antara dua orang atau
teknik menentukan fakta-fakta dalam
lebih
atas
mempelajari sistem yang ada. Pada
rasionalis tertentu untuk mencapai
metode ini trasformasi masukan,
tujuan
proses dan keluaran dinyakan dengan
yang yang
sebelumnay.
didasarkan telah
ditentukan
dengan
analisis
menggunakan
Data Flow Diagram (DFD).
Pengambilan
data
dalam
waterfall
Metode
penelitian ini menggunakan beberapa
metode
perancangan
metode penelitian yaitu :
yang
menggunakan
1. Penelitian kepustakaan
pendekatan
Dalam
hal
mengumpulkan buku-buku
dan
berhubungan yang
ini
informasi
dari
internet
yang
dengan
diteliti,
penulis
masalah
sehingga
dapat
membantru penyelesaian masalah ini.
secara
adalah
berurutan proses sistematis
mulai dari level pendefinisian kebutuhan sistem sampai dengan maintenance. PERANCANGAN SISTEM 1. Data Flow Diagram Data
flow
diagram
merupakan diagram aliran data
2. Penelitian lapangan
yang menggambarkan bagaimana
Metode pengamatan secara
data diproses oleh sistem. Selain
langsung ini digunakan untuk
itu Data flow diagram (DFD)
mendapatkan
menggambarkan
data
yang
notasi-
dibutuhkan penulis dengan cara
aliran data di dalam sistem.
terjun
a. DFD Level 0
langsung
kelokasi
pen
elitian.
Dalam yang
bentuk sistem yang paling
dalam
global yang berisi proses dan
membangun sistem arsip adalah
umumnya berfungsi sebagai
dengan
sistem
akan
perancangan
flow
diagram Level 0 ini merupakan
3. Metode Perancangan Metode
Data
notasi
digunakan menggunakan
metode
masukan
yang
waterfall seperti pada gambar
berhubungan dengan external
diagram di bawah ini :
entity (admin).
Gambar 1. Metode Waterfall
Gambar 2. Diagram Konteks
HASIL DAN PEMBAHASAN
digunakan
1. Form Menu Utama
background,
Form
menu
utama
simpan menyimpan
kali
yang
saat
program
mengganti
buka
file
digunakan
merupakan form yang pertama muncul
untuk
data
sudah
teks, untuk
penggaturan
diinputkan,
dan
dijalankan. Dalam form menu
tombol tutup yang digunakan
utama terdapat 3 toolbar yaitu
untuk menutup form pengaturan
beranda, data dan surat. Namun
program.
yang pertama kali aktif adalah toolbar
beranda
yang
akan
digunakan admin untuk login.
Gambar 5. Form pengaturan program Gambar 3. Form menu utama 2. Form Login Form login digunakan untuk menjaga agar tidak sembarang orang bisa mengakses aplikasi ini.
Gambar 4. Form login 3. Form Pengaturan Program Dalam form ini terdapat 4 tombol
yaitu
wajah
yang
4. Form Surat Masuk Form digunakan
surat untuk
masuk
memasukkan
data-data surat masuk yang masuk kepada Kelurahan Jeruk.
Gambar 6. Form surat masuk
5. Form Surat Keluar Form digunakan
surat untuk
masuk
memasukkan
data-data surat keluar yang keluar dari Kelurahan Jeruk. Gambar 9. hasil surat keluar 8. Hasil
Laporan
Agenda
Surat
Masuk Form hasil laporan agenda Gambar 7. Form surat keluar 6. Hasil Laporan Surat Masuk Form hasil laporan surat masuk digunakan untuk melihat
surat masuk digunakan untuk melihat semua data-data surat masuk
yang
masuk
dari
Kelurahan Jeruk.
data-data surat masuk yang masuk dari Kelurahan Jeruk.
Gambar 10. Hasil laporan agenda surat masuk Gambar 8. hasil surat masuk 7. Hasil Laporan Surat Keluar
9. Hasil
Laporan
Agenda
Surat
Keluar
Form hasil laporan surat
Form hasil laporan agenda
keluar digunakan untuk melihat
surat
data-data surat keluar yang masuk
melihat semua data-data surat
dari Kelurahan Jeruk.
keluar yang masuk dari Kelurahan Jeruk.
keluar digunakan
untuk
Tabel 1. Tabel Kuisoner
Gambar 11. Hasil laporan surat keluar
Berdasarkan
hasil
yang
diperoleh dari 20 user atau pengguna ANALISIS DAN PEMBAHASAN pendataan
arsip
dilakukan
mengetahui
pengujian
kekurangan
dari
aplikasi
dan
15
ini.
10
Sangat Setuju
5
Setuju
Pengujian dilakukan dilakukan dua tahap
yaitu
pengujian
dari
dari
penulis
dan
mahasiswa
atau
petugas instansi. Aplikasi pendataan arsip dan administrasi yang sudah berjalan
sebagaimana
mestinya,
pengujian dan penilaian dilakukan oleh
mahasiswa
dan
petugas
kelurahan. Pengujian dan penilaian itu meliputi : aplikasi, tampilan, data/informasi, kelengkapan menu,
0
Tidak Setuju Tidak Setuju
Gambar 12. Grafik Hasil Pengujian KESIMPULAN Berdasarkan
uraian
dari
perancangan dan pengujian sistem maka dapat diperoleh kesimpulan
aplikasi keseluruhan. Berikut ini
sebagai berikut :
merupakan data yang didapatkan dari
1. Aplikasi
20 user atau pengguna.
mengunakan
Hasil Pengujian Aplikasi
untuk
kelebihan
dilihat
grafik sebagai berikut:
dan administrasi yang telah dibuat akan
dapat
Aplikasi tampilan Data /… Kelengkapa… Aplikasi…
Aplikasi
maka
pendataan
arsip
dan
administrasi di Kelurahan Jeruk
dengan Java
NetBeans
untuk
pengarsipan di Kelurahan Jeruk telah
berhasil
sehingga
dapat
mempermudah melakukan
dikembangkan, membantu
petugas pengarsipan
dalam dan
pencetakan laporan. 2. Aplikasi ini hanya terdiri dari satu user dan meliputi beberapa menu yaitu pengaturan program, atur user, data pengguna, data instansi, data unit kerja, data klafisikasi, surat masuk, surat keluar, tabel data keluar, agenda surat, laporan surat masuk, laopran surat keluar, laporan agenda surat masuk, dan laporan agenda surat keluar.
DAFTAR PUSTAKA Iman, Nurul. (2013). Perancangan dan Implementasi Aplikasi Pengarsipan JualBeli Tanah Kantor Desa Condongcatur. Yogyakarta : Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Teknik Informatika dan Komputer. Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta : Kanisius. Prastyo, Suparmo. (2008). Sistem Informasi Pendataan Penduduk Pada Kantor Kepala Desa Ujungsari Kabupaten Tegal. Semarang : Jurusan Teknik Informatika Teknologi Industri, Universitas Islam Sultan Agung.
