APLIKASI MYOB ACCOUNTING PENJUALAN TIKET KERETA API TERHADAP LAPORAN KEUANGAN PADA CV. PERMATA BIRU KOTA CIREBON ======================Yunita Mayangsari1, Rizal Murtiyono2 ======================
Abstraks CV. Permata Biru merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa. Perusahaan ini bekerja sama dengan pihak PT. Kereta Api Indonesia (Persero) dengan bentuk layanan keagenan untuk memasarkan, mempromosikan dan melayani pemesanan tiket. Sehingga dalam pembukuannya terpisah dengan pembukuan PT. Kereta Api Indonesia (Persero). Namun, akan ada pemeriksaan dan verifikasi pembukuan pendapatan agen dengan PT. Kereta Api Indonesia (Persero). Pembukuan yang dilakukan CV. Permata Biru masih menggunakan catatan-catatan sederhana, namun sudah menggunakan teknologi komputer dalam penyajiannya. Begitu juga dalam laporan keuangannya masih membutuhkan waktu yang cukup lama karena data masih di entri satu persatu. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem akuntansi agar dalam menyajikan hasil akhir (laporan keuangan) dapat dengan mudah dan bisa digunakan oleh pengguna. Selain itu, sering terjadi kesalahan dalam pencatatan laporan keuangan karena belum mengikuti prosedur akuntansi dalam hal penomoran rekening/account. Selanjutnya, prosedur yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian,
mengacu pada Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle). Kata kunci :aplikasi myob, penjualan tiket
A. Latar Belakang Penelitian Seiring perkembangan zaman, menuntut suatu perusahaan untuk mengembangkan sistem kerjanya. Didukung dengan teknologi dan informasi yang semakin hari semakin maju, membuat perusahaan terus mengoptimalkan manajemen yang sedang berjalan. Sistem yang digunakan pun harus lebih efisien dan akurat, agar dalam hasil akhir suatu sistem dapat dimanfaatkan oleh berbagai pihak. Tidak perlu membuat sistem yang baru untuk mengubah sistem kerja yang sudah ada. Namun, mengoptimalkan sistem yang sudah berjalan dan melakukan perubahan-perubahan sistem yang lebih baik lagi. Dalam mengoptimalkan sistem kerja perusahaan dibutuhkan suatu sistem aplikasi dalam menjalankan kegiatan perusahaan tersebut. Salah satunya dengan memanfaatkan aplikasi yang sudah banyak tersedia saat ini. Aplikasi ini dibutuhkan untuk memudahkan setiap sub divisi dalam perusahaan guna menyelesaikan tugas kerjanya. Terutama pada
bagian pembukuan akuntansi yang memerlukan aplikasi pembantu untuk menyelesaikan pekerjaan agar lebih mudah, dengan tidak membutuhkan waktu yang lama dan hasilnya dapat dimanfaatkan segera oleh pengguna pembukuan akuntansi tersebut. Banyak sekali aplikasi-aplikasi akuntansi yang tersedia saat ini dan sudah ada yang menggunakan aplikasi akuntansi tersebut pada perusahaannya. Seperti aplikasi myob accounting, general ledger (AccPac), program zahir accounting, peachtree, dan lain-lain. Aplikasi-aplikasi tersebut dibutuhkan perusahaan dalam mengakses kegiatan akuntansi oleh bagian pembukuan atau bagian akuntansi. Aplikasi yang populer saat ini adalah aplikasi myob accounting, karena aplikasi ini dapat digunakan oleh bagian akuntansi untuk menyusun laporan keuangan dengan lebih mudah. Selain itu terdapat keunggulankeunggulan yang dimiliki myob dibandingkan aplikasi akuntansi yang lainnya yaitu mampu
Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 6 No. 2 Edisi Desember 2012
1
menyajikan laporan keuangan secara otomatis, lengkap, dan akurat kapan pun diperlukan. Aplikasi ini dibutuhkan dalam kegiatan utama perusahaan. Salah satu kegiatan utama dalam perusahaan dagang, jasa atau manufaktur adalah dalam hal penjualan. Perusahaan dagang dapat menjualkan barang dagang yang sudah jadi tanpa mengubah isinya. Sedangkan perusahaan manufaktur merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pengolahan bahan mentah menjadi barang setengah jadi, selanjutnya diolah menjadi barang jadi yang siap untuk dijual. Tidak hanya itu, perusahaan jasa pun dapat menjual barang. Barang yang dimaksud tidak berupa fisik, namun berupa jasa (tidak berwujud). Penjualan merupakan inti dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, karena penjualan adalah pendapatan utama perusahaan untuk melangsungkan kegiatannya. Hasil penjualan yang dilakukan akan dilaporkan dalam bentuk laporan. Laporan keuangan setiap jenis perusahaan berbeda. Dalam laporan keuangan perusahaan dagang, memiliki akun persediaan barang dagang. Sedangkan pada perusahaan manufaktur selain memiliki akun persediaan barang dagang, akun yang muncul dalam laporan keuangan adalah akun mengenai bahan baku. Lain halnya dengan perusahaan jasa yang tidak memiliki akun persediaan barang, dikarenakan produk yang dijual bukan berupa barang dan tidak memiliki persediaan. CV. Permata Biru merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa. Perusahaan ini bekerja sama dengan pihak PT. Kereta Api Indonesia (Persero) dengan bentuk layanan keagenan untuk memasarkan, mempromosikan dan melayani pemesanan tiket. Sehingga dalam pembukuannya terpisah dengan pembukuan PT. Kereta Api Indonesia (Persero). Namun, akan ada pemeriksaan dan verifikasi pembukuan pendapatan agen dengan PT. Kereta Api Indonesia (Persero). Pembukuan yang dilakukan CV. Permata Biru masih menggunakan catatan-catatan sederhana, namun sudah menggunakan teknologi komputer dalam penyajiannya. Begitu juga dalam laporan keuangannya masih membutuhkan waktu yang cukup lama karena data masih di entri satu persatu. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem akuntansi agar dalam menyajikan hasil akhir
(laporan keuangan) dapat dengan mudah dan bisa digunakan oleh pengguna. Selain itu, sering terjadi kesalahan dalam pencatatan laporan keuangan karena belum mengikuti prosedur akuntansi dalam hal penomoran rekening/account. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis mengambil judul “APLIKASI MYOB ACCOUNTING PENJUALAN TIKET KERETA API TERHADAP LAPORAN KEUANGAN DI CV. PERMATA BIRU KOTA CIREBON“. B. Perumusan Masalah Seperti yang sudah penulis jelaskan dalam latar belakang masalah, perumusan yang diperoleh yaitu sebagai berikut: 1. Prosedur penjualan tiket kereta api yang dilakukan di CV. Permata Biru. 2. Aplikasi Myob Accounting yang digunakan dalam menyajikan laporan keuangan. C. Tujuan Penelitian 1. Untuk mengetahui prosedur penjualan tiket kereta api yang berjalan pada CV. Permata Biru. 2. Mengaplikasikan software akuntansi yang sudah tersedia saat ini, untuk memudahkan dalam hal pencatatan dan pembuatan laporan keuangan. D. Manfaat Penelitian 1. Manfaat Teoritis a. Bagi Penulis, dapat menambah wawasan dan pengetahuan serta lebih mendalami lagi tentang penerapan aplikasi myob terhadap laporan keuangan. b. Bagi Akademik, untuk menambah informasi dan bahan kajian dalam penelitian khususnya yang akan menyusun Tugas Akhir. 2. Manfaat Praktis a. Bagi Perusahaan, dapat menjadi masukan dan informasi dalam mengaplikasikan software myob pada kegiatan operasional yang berjalan dalam perusahaan. b. Bagi Akuntan atau Bagian Pembukuan Lebih mudah dalam melakukan validasi. Akurasi laporan dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 6 No. 2 Edisi Desember 2012
2
Dengan sistem komputerisasi, pembuatan laporan membutuhkan waktu yang singkat dan dapat di cek setiap waktu jika dibutuhkan. E. Tinjauan Pustaka Pengertian Akuntansi Menurut Sadeli (2011:2) dalam American Accouting Accociation (AAA) adalah: “ the process of idemtifying, measuring, and communicating economic information to permit informed judgments and decisions by users of the information.” (Evanston, Illionis; A Statemen of Basic Accounting Theory, 1996. Hal. 1). Akuntansi adalah proses mengidentifikasikan, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi untuk membuat pertimbangan dan mengambil keputusan yang tepat bagi pemakai informasi tersebut [5]. Termasuk dalam definisi ini adalah keharusan bagi akuntansi untuk mengetahui lingkungan sosial ekonomi di sekitarnya. Tanpa pengetahuan tersebut, mereka tidak akan dapat mengidentifikasi dan membuat informasi yang relevan. Pengertian akuntansi yang lain, yaitu menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountant) akuntansi adalah seni pencatatan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran menurut cara yang berarti dan dinyatakan dalam bentuk uang, segala bentuk transaksi dan kejadian yang bersifat moneter dan kemudian menafsirkan hasilnya. Akuntansi atau accounting dan sistem informasi sangat erat kaitannya. Hubungan ini digambarkan dengan baik oleh suatu badan berwenang. Pada dasarnya, accounting adalah sebuah sistem informasi. Tepatnya, accounting adalah penerapan dari teori umum informasi untuk masalah-masalah operasi ekonomi yang efisien. Accounting juga merupakan bagian besar dari informasi umum yang dinyatakan dalam bentuk kuantitatif. Dalam konteks ini, accounting merupakan bagian dari sitem informasi umum suatu kesatuan operasional dan juga merupakan bagian dari bidang besar dibawah nama konsep informasi. (Komite Persiapan Rumusan Teori Akunting Dasar, Statement of Basic Accounting Theory
(Evanston, 111 : American Accounting Accociation, 1996) hal. 64) [2]. Hubungan yang erat ini juga diakui dengan adanya istilah Sistem Informasi Akuntansi (SIA). Pengertian Sistem Komputerisasi Akuntansi Sistem komputerisasi akuntansi merupakan aplikasi dari accounting sistem yang berbasis sistem database dengan menggunakan teknologi komputer (Mardi,2011:29) [6]. Dalam sistem komputerisasi, sejumlah kegiatan akuntansi tidak dilakukan lagi sebab sistem komputerisasi akuntansi dapat memproses transaksi dan menyusun laporan keuangan dengan sedikit sekali campur tangan manusia. Komputerisasi didesain untuk mempermudah pekerjaan akuntansi, namun keberhasilan komputer akuntansi membutuhkan penguasaan teknologi informasi dan komputer. Dalam hal penjualan tiket CV. Permata Biru sudah menggunakan teknologi komputer. Terdapat 4 komputer Client yang digunakan oleh perusahaan ini, 3 diantaranya untuk proses penjualan dan 1 komputer untuk bagian operator. Sehingga komputerisasi sudah mulai berjalan, begitu pun pada bagian akuntansi. Pengertian Perkiraan Perkiraan atau account merupakan suatu tempat untuk mencatat suatu transaksi yang dirancang sedemikian rupa sehingga dapat menunjukkan pengurangan atas penambahan setiap jenis transaksi. Secara garis besar, perkiraan dibedakan menjadi dua yaitu: 1. Perkiraan rill/tetap adalah perkiraan yang dicatat dalam laporan neraca, misalnya: harta, utang, dan modal. 2. Perkiraan nominal/sementara adalah perkiraan yang dicatat dalam laporan laba/rugi yaitu berupa pendapatan dan beban serta selisih antara keduanya. Dari dua jenis perkiraan diatas dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Perkiraan Aktiva Perkiraan aktiva adalah setiap daya yang dimiliki perusahaan yang berguna pada waktu sekarang dan waktu yang akan datang. Macam-macam perkiraan aktiva, antara lain:
Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 6 No. 2 Edisi Desember 2012
3
a. Aktiva lancar yaitu uang tunai dan aktiva lainnya yang dalam jangka waktu normal akan menjadi uang tunai. Aktiva lancar ini juga digunakan untuk membiayai operasi sehari-hari untuk berjaga-jaga. Yang termasuk aktiva lancar antara lain sebagai berikut: 1) Kas yaitu uang tunai dalam kas atau bank yang dapat digunakan setiap saat. 2) Piutang dagang adalah tagihan perusahaan pada pihak lain yang jatuh tempo pelunasannya kurang dari satu tahun. 3) Perlengkapan merupakan seluruh perlengkapan yang dipakai untuk kelancaran usaha, yang sifatnya habis pakai. Misalnya, perlengkapan kantor yang masa pakainya tidak lebih dari satu tahun. 4) Dibayar dimuka merupakan hal/sesuatu yang dibayar secara langsung pada awal periode untuk jangka waktu tertentu. b. Aktiva tetap yaitu harta berwujud yang diperoleh dalam bentuk siap pakai atau dengan dibuat dahulu untuk digunakan dalam operasional perusahaan dan masa manfaatnya lebih dari satu tahun. Misalnya, tanah, gedung, kendaraan, mesin, peralatan, dan sebagainya. c. Aktiva tak berwujud merupakan aktiva yang tidak dapat dilihat dan diraba. Tetapi memiliki nilai ekonomis yaitu biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan harta tersebut secara hukum. Macam-macam aktiva tidak berwujud, misalnya: 1) Hak paten yaitu hak untuk memproduksi suatu penemuan agar memberikan penghasilan. 2) Hak cipta yaitu hak yang diberikan pada seseorang karena menciptakan sesuatu yang belum dikenal sebelumnya. 3) Fronchise yaitu hak yang diberikan pada seseorang/perusahaan untuk menggunakan barang atau nama pemberi hak. 4) Goodwill yaitu harta yang berupa nama baik perusahaan.
2.
3.
4.
5.
5) Hak merk yaitu hak untuk menggunakan merk dari suatu perusahaan secara monopoli. Perkiraan Kewajiban Perkiraan kewajiban adalah suatu perkiraan yang muncul karena perusahaan melakukan transaksi untuk operasional perusahaan tetapi pembayarannya dilakukan pada masa yang akan datang. Secara garis besar, perkiraan kewajiban dibedakan menjadi dua yaitu: a. Kewajiban lancar/jangka pendek yaitu utang yang dimiliki perusahaan di mana jatuh tempo pelunasannya kurang dari 1 tahun. Yang termasuk kewajiban lancar /jangka pendek, misalnya: 1) Hutang dagang merupakan kewajiban untuk membayar pada jatuh tempo pada pihak lain berupa uang/barang dalam waktu kurang dari 1 tahun. 2) Beban yang masih harus dibayar merupakan kewajiban yang telah menjadi beban dari segi waktu, tetapi belum dibayar karena belum jatuh tempo. Contohnya hutang gaji. b. Kewajiban jangka panjang yaitu hutang di mana jatuh temponya lebih dari 1 tahun. Misalnya hutang bank (hutang yang digunakan untuk memenuhi modal kerja). Perkiraan Modal Kekayaan pemilik dalam suatu perusahaan disebut dengan perkiraan modal. Perkiraan Pendapatan Perkiraan pendapatan adalah hasil yang diperoleh perusahaan dari menjalankan kegiatannya. Pendapatan dalam akuntansi dibedakan menjadi dua yaitu pendapatan dari usaha pokok dan pendapatan dari luar usaha. Perkiraan Beban Perkiraan beban adalah pengorbanan ekonomis yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam rangka menghasilkan pendapatan. Beban dibedakan menjadi dua yaitu: a. Beban usaha yaitu biaya yang dikeluarkan dalam rangka menjalankan kegiatan utama perusahaan.
Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 6 No. 2 Edisi Desember 2012
4
b. Beban lain-lain yaitu beban yang tidak secara langsung berhubungan dengan kegiatan utama perusahaan. CV. Permata Biru merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa sehingga transaksi-transaki yang digunakan berupa perkiraan aktiva, hutang, modal, pendapatan dan biaya. Maksud dari penjualan tiket kereta api ini adalah pendapatan yang dihasilkan dari menjual tiket. Karena setiap tiket yang terjual, perusahaan ini akan mendapatkan keuntungan sebesar Rp 10.000 per tiket. Pengertian Penjualan dan Tiket Penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa (Henry Simamora, 2000:24) [7]. Selain itu dapat diartikan bahwa penjualan adalah usaha kegiatan menyampaikan barang kebutuhan yang dihasilkan produsen ke konsumen dengan harga yang telah disepakati yang bertujuan mengarahkan pembeli untuk membeli produk. Sedangkan menurut buku petunjuk pelaksanaan (juklak) PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop III Cirebon, penjualan karcis/tiket kereta api oleh agen adalah transaksi pemesanan karcis kereta api untuk seluruh kereta api Eksekutif dan Bisnis dari H90 sampai dengan hari H-2 jam sebelum keberangkatan kereta api utuk semua jenis penumpang umum (dewasa) dan anak. Proses bisnis penjualan tiket kereta api di CV. Permata Biru antara lain: 1. Penjualan langsung - Konsumen langsung datang ke tempat CV. Permata Biru. - Konsumen mengisi formulir pemesanan. - Konsumen bertransaksi langsung dengan bilyetris. - Konsumen mendapatkan tiket. 2. Penjualan tidak langsung Penjualan tidak langsung ini dibagi menjadi 2, antara lain: a. Penjualan melalui telepon - Konsumen menghubungi operator CV. Permata Biru. - Konsumen memesan tiket.
- Operator mencatat data konsumen pada formulir pemesanan. - Tiket yang sudah dicetak, lalu dikirim oleh perusahaan kepada konsumen dan mengirimkan tagihan. - Konsumen menerima tiket dan membayar tagihan. b. Penjualan melalui transfer - Konsumen menghubungi operator CV. Permata Biru. - Konsumen memesan tiket. - Operator mencatat data konsumen pada formulir pemesanan. - Sebelum tiket dicetak, konsumen mentransfer uang sejumlah harga tiket dan bukti transaksi akan di fax ke CV. Permata Biru. - Setelah menerima bukti transfer, lalu tiket dicetak dan menunggu sampai konsumen datang untuk mengambil tiket. Adapun yang dimaksud dengan formulir pemesanan adalah formulir bernomor seri yang harus diisi oleh calon penumpang sesuai dengan data yang ada sebenarnya: nama dan identitas diri penumpang (sesuai KTP/SIM/Paspor); nomor telepon yang mudah dihubungi; nama, nomor dan kelas kereta api yang dipesan; tanggal dan jam keberangkatan kereta api; stasiun asal dan tujuan penumpang; jenis dan jumlah penumpang; tanggal pemesanan karcis/tiket; tanda tangan. Karcis/tiket adalah surat kecil (carik kertas khusus) sebagai tanda telah membayar ongkos dan sebagainya. Sedangkan bilyetris adalah bagian yang menjual tiket dan pelayanan kereta api. Dalam hal ini, bilyetris juga berfungsi sebagai kasir karena menerima uang transaksi. Berikut fungsi-fungsi yang terkait dalam penjualan tiket kereta api di CV. Permata Biru antara lain: 1. Bilyetris Berfungsi sebagai penjual tiket dan pelayanan kereta api. Bilyetris ini juga berfungsi sebagai kasir. 2. Operator Berfungsi sebagai operator atau penyedia informasi kereta api. 3. Supervisor
Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 6 No. 2 Edisi Desember 2012
5
4.
5.
6.
7.
8.
Berfungsi sebagai pengawas dan menerima uang hasil penjualan dan memasukkan data dalam pembukuan. Akuntansi atau administrasi Bagian akuntansi atau administrasi menerima hasil laporan dari supervisor untuk diproses lebih lanjut. Pengantar tiket Bagian ini berfungsi sebagai pengantar tiket dan melaporkan tagihan yang dikirim dan diterima. Perbendaharaan di PT. KAI Perbendaharaan berfungsi sebagai penerima bukti setoran dari bank yang diberikan oleh agen dan perbendaharaan memberikan bentuk A.8 sebagai bukti penerimaan kas. Bagian Pemeriksaan Bagian ini berfungsi untuk melakukan pemeriksaan yang meliputi pemeriksaan pembukuan agen disertai bukti-buktinya, yang mencatat semua transaksi-transaksi yang berhubungan dengan penjualan tiket kereta api. Bagian Informasi Teknologi/Pengolahan Data Elektronik Bagian informasi teknologi tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masingmasing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan. Selain itu, bagian informasi teknologi memasang perlengkapan komputer dan aplikasi yang akan digunakan oleh agen untuk bertransaksi.
Pengertian Laporan Keuangan Laporan keuangan menurut Sadeli (2011:18) adalah laporan tertulis yang memberikan informasi kuantitatif tentang posisi keuangan dan perubahan-perubahannya, serta hasil yang dicapai selama periode tertentu [5]. Sedangkan menurut Mas’ud Machfoedz (1999:1) dalam Ikatan Akuntan Indonesia, PSAK No. 1 Paragraf 07: Laporan keuangan merupakan bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi : - Neraca (balance sheet)
Laporan laba rugi (income statement) Laporan perubahan ekuitas (capital statement) - Laporan perubahan posisi keuangan yang dapat disajikan berupa laporan arus kas atau laporan arus dana - Catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan. Unsur yang berkaitan secara langsung dengan pengukuran posisi keuangan adalah aktiva, kewajiban,dan ekuitas. Sedangkan unsur yang berkaitan dengan pengukuran kinerja dalam laporan laba rugi adalah penghasilan dan beban. Laporan posisi keuangan biasanya mencerminkan berbagai unsur laporan laba rugi dan perubahan dalam berbagai unsur neraca. Pada dasarnya tujuan akuntansi keuangan dan penyusunan laporan keuanagan menurut Mas’ud Machfoedz (1999:2) adalah untuk menyediakan informasi keuangan suatu badan usaha yang akan digunakan oleh pihakpihak yang berkepentingan sebagai bahan pertimbangan di dalam pengambilan keputusan ekonomi. Pihak- pihak yang berkepentingan dengan laporan keuangan suatu badan usaha adalah para pemegang saham/pemilik perusahaan dan calon pemegang saham, kreditur, dan pemerintah. -
Pengertian Aplikasi Myob Accounting Menurut Tim Divisi dan Pengembangan Penelitian Madcoms (2008:5), program aplikasi atau biasa disebut dengan aplikasi merupakan program yang berjalan pada sistem operasi, dan dibuat untuk membantu pengguna mengerjakan sesuatu untuk meningkatkan produktivitasnya [8]. Sedangkan myob accounting adalah software akuntansi yang digunakan untuk membantu bagian akuntansi menyusun laporan keuangan, lengkap dengan pengendalian inventory, penjualan, pembelian aset perusahaan, bahkan tersedia lebih dari 150 jenis laporan keuangan yang tersimpan secara otomatis dan mendetail (Suharyati dan Riska, 2011:1) [3]. Myob (Mind Your Own Businness) merupakan program manajemen bisnis yang terpadu yang dijalankan pada sistem operasi Windows. Sehingga program aplikasi myob ini sudah populer dan mulai digunakan oleh perusahaan-perusahaan. Begitu pun CV.
Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 6 No. 2 Edisi Desember 2012
6
Permata Biru perlu mencoba menggunakan program aplikasi ini dalam memudahkan sistem kerja perusahaan. Terutama pekerjaan yang dibutuhkan oleh bagian akuntansi atau pembukuan.
Metode penelitian Di dalam pengumpulan data diperlukan teknik yang sesuai dengan keadaan dilapangan sehingga akan menghasilkan data dan informasi yang relevan serta dapat dipertanggungjawabkan dikemudian hari. Teknik pengumpulan data yang digunakan untuk memperoleh data dan informasi adalah sebagai berikut : 1. Wawancara Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analisis sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee). Wawancara adalah cara untuk memperoleh data dan informasi melalui pertanyaan langsung kepada narasumber yang berwenang dalam suatu masalah. Beberapa narasumber yang akan dimintai wawancara adalah : a. Supervisor Perusahaan. b. Petugas Pelaksana Penjualan Tiket Kereta Api c. Bagian Administrasi atau Akuntansi. 2. Observasi Observasi adalah suatu teknik pengamatan langsung untuk memperoleh gambaran mengenai objek yang menjadi penelitian. 3. Studi Pustaka Pengumpulan data dan informasi dengan memahami literature-literatur yang ada mengenai teori yang dikemukakan, software akuntansi serta mempelajari sumber data dan informasi lainnya, seperti mecari referensi sumber buku dan melalui internet.
Selanjutnya, prosedur yang akan ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian, mengacu pada Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle) sebagai berikut : 1. Perencanaan Sistem (Systems Planning) Hal pertama yang dilakukan dalam penelitian adalah merencanakan suatu sistem. Sitem ini lebih menekankan pada aspek studi kelayakan pengembangan sistem. Dalam perencanaan awal sistem ini, hal yang diutamakan adalah mengenai pencarian data. Selanjutnya dengan data yang sudah ada, dapat ditentukan sistem apa yang akan dikembangkan untuk penelitian ini. 2. Analisis Sistem (System Analysis) Menganalisa dari data yang ada serta mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan dibangun. Tidak perlu mengubah sistem yang sudah ada, jika sistem yang lama masih bisa digunakan dengan baik. Tetapi yang perlu dilakukan adalah mengembangkan sistem yang lama menjadi lebih baik lagi. 3. Perancangan Sistem (System Design) Perancangan ini menggunakan tool berupa flowmap usulan dan menggunakan aplikasi akuntansi yang sudah tersedia. Aplikasi akuntasi yang tersedia saat ini cukup banyak. Misalnya, myob accounting. Dengan menggunakan aplikasi yang sudah tersedia, memudahkan pengguna dalam pengoperasian data. 4. Implementasi Sistem (System Implementation) Selanjutnya mengimplementasikan rancangan dari tahap-tahap sebelumnya dan melakukan uji coba. Setelah sistem sudah dijalankan dengan menggunakan aplikasi yang sudah tersedia. Sistem ini dapat dilakukan uji coba agar mengetahui sejauh mana sistem ini bisa berjalan dengan baik. 5. Pemeliharaan (Maintenance) Perangkat lunak yang sudah jadi (aplikasi yang digunakan) mungkin ditemukan kesalahan atau ada hal yang baru yang akan ditambah, maka tahap pengembangan dilakukan dimasa pemeliharaan.
Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 6 No. 2 Edisi Desember 2012
7
Sistem Prosedur Diagram (Flowmap) Sistem yang Sedang Berjalan 1.
Manager
Pimpinan Perusahaan
Melakukan pembukuan
Laporan penjualan
Laporan penjualan
Menyerahkan laporan penjualan
Menerima & menganalisa
Informasi laporan sebagai bahan keputusan
Admin
F. Hasil dan pembahasan
Start
Prosedur Pemesanan Tiket Konsumen
Bilyetris
Start
Laporan penjualan
Ya
Tidak
Bilyetris menerima formulir dan tiket dicetak
Apakah pemesan langsung datang?
Pemesan tidak datang keTempat penjualan/melalui telepon
Pemesan langsung datang keTempat penjualan
Pemesan mengisi formulir pemesanan (kecuali yang melalui telepon diisi oleh Bagian operator)
Petugas meyakinkan penumpang bahwa karcis yang diterimasudah sesuai keinginan Pemesan & forlmulir pemesanan
Gambar .1: Flowmap Prosedur Pemesanan Tiket
Prosedur Penjualan Tiket Bilyetris
Supervisor
Admin
Start
Menghitung laporan penjualan harian
Laporan penjualan harian
Laporan penjualan harian
Laporan penjualan diterima & dibukukan pada pembukuan
Memeriksa laporan penjualan
Melakukan pembukuan
End
Gambar 2: Flowmap Prosedur Penjualan Tiket
3.
Gambar 3: Flowmap Prosedur Laporan Keuangan
Bilyetris mencetak karcis sesuai formulir pemesanan & memberikan karcis setelah pemesan membayar lunas
End
2.
End
Formulir pemesanan
Pemesan langsung ke tempat penjualan agen atau memesan melalui telepon
Flowmap Prosedur Laporan Keuangan
Kebutuhan Sistem Untuk mengembangkan sistem kerja perusahaan diperlukan pembaharuan sistem. Tidah perlu merubah sistem yang sudah ada. Dengan melakukan perbaikan-perbaikan sistem yang kurang efisien saat ini pun dapat dilaksanakan. Seperti dalam sistem laporan keuangan dibutuhkan suatu sistem aplikasi untuk memudahkan bagian ini dalam pngerjaan laporan. Saat ini banyak aplikasi-aplikasi akuntansi yang beredar diperusahaanperusahaan guna membantu bagian akuntansi untuk menyusun laporan keuangan. Ada aplikasi DEA, Myob Accounting, Peach Tree, dan sejenisnya yang digunakan khusus untuk akuntansi. Aplikasi yang sering dikenal perusahaan adalah aplikasi Myob Accounting. Banyak versi dalam aplikasi ini. Namun hampir semua versi sama dalam pengerjaannya, hanya tampilan dan bagian-bagian tertentu saja yang dibedakan. Dengan aplikasi myob ini memudahkan pengguna dalam menyusun laporan keuangan. Sehingga penulis merasa perlu jika aplikasi Myob ini digunakan di CV. Permata Biru. Agar dalam menyusun laporan keuangan lebih mudah dan efisien. Jika ada data yang perlu dicari, langsung tersedia.
Perancangan Sistem Baru Prosedur Sistem Baru
Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 6 No. 2 Edisi Desember 2012
8
Prosedur pemesanan dan penjualan tiket pada prosedur sistem yang baru hanya mengalami sedikit perubahan. 1. Perusahaan ini memiliki 4 komputer, dimana tiap-tiap komputer dapat melakukan transaksi penjualan. 2. Hasil penjualan tiket pada setiap unit komputer kemudian dijadikan satu, dalam laporan penjualan harian tiket. 3. Laporan hasil penjualan kemudian diserahkan kepada bagian supervisor untuk dibukukan pada buku penjualan. Setelah laporan penjualan harian dibukukan, supervisor selanjutnya menyerahkan laporan tersebut kepada bagian administrasi untuk diolah lebih lanjut sehingga menghasilkan laporan keuangan. 4. Menngunakan sistem komputerisasi dan mencoba menggunakan aplikasi akuntansi. Sistem Prosedur Diagram (Flowmap) Yang baru 1. Flowmap Penjualan Tiket Bilyetris
Konsumen
Admin
Manager
Pimpinan Perusahaan
Laporan penjualan
Laporan penjualan
Start
Melakukan pembukuan LPH tiap loket
Mengentry data penjualan pada komputer
Informasi laporan sebagai bahan keputusan
Menganalisa
End Menyerahkan laporan penjualan
Laporan penjualan
Gambar 5: Flowmap Laporan Keuangan
Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) 1. Diagram Konteks Bilyetris
Supervisor
Data pemesanan (FP)
SPV Tiket yang sudah dicetak LPH
LPH dari bilyetris, data pemesan
LPH, data pembukuan, data pemesan (FP)
Start
Formulir pemesanan
Pemesan memesan tiket
Laporan penjualan harian
Data pemesanan Pemesan Tidak
Ya Jika diantar
Bagian operator mencatat data pemesan & mencetak tiket untuk diantar
Bilyetris menerima FP, konfirmasi & cetak tiket sesuai pesanan konsumen
Membuat pembukuan laporan penjualan harian
Saat penutupan membuat laporan penjualan tiap loket
Pembukuan diserahkan kepada bagian admin
Admin LPB, Laporan keuangan
Informasi tolak, tiket, kwitansi jika diperlukan
LP, Laporan keuangan Pemesan mengisi formulir pemesanan
Laporan keuangan Laporan keuangan
End
Pimpinan perusahaan
Gambar 4: Flowmap Penjualan Tiket Keterangan : FPT (Formulir Pemesanan Tiket) LPH (Laporan Penjualan Harian) LPB (Laporan Penjualan Bulanan) 2.
Data pemesan (FP), LPH Sistem penjualan tiket
Manager
Gambar 6: Diagram Konteks Penjualan Tiket
2.
DFD Level 0
Flowmap Laporan Keuangan
Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 6 No. 2 Edisi Desember 2012
9
Melakukan pembayaran tiket
Melaporkan hasil penjualan Bilyetris
Tiket diberikan Data pemesanan FPT, transaksi Transaksi penjualan
LPH, FPT, data pemesan Tiket, kwitansi, jika diperlukan, informasi kereta api
Data pemesanan FPT
LPH,FPT, data pemesan
Proses pemesanan tiket
Pemesan
Proses penjualan tiket
Informasi tolak
Supervisor LPH, FPT
LPB
LPH, FPT
Menyerahkan pembukuan SPV Laporan keuangan Manager
Proses laporan keuangan
Laporan keuangan Admin Menyerahkan LPB
Melaporkan penjualan bulanan
Pimpinan perusahaan
Gambar 7: DFD Level 0 Penjualan Tiket
G. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan Berdasarkan perumusan masalah yang ada, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Prosedur penjualan tiket yang dilakukan CV. Permata Biru diawali dari pemesanan tiket oleh penumpang, penjualan tiket (transaksi) yang selanjutnya data dari penjualan diolah menjadi laporan penjualan tiket. 2. Dalam penyusunan laporan keuangan membutuhkan aplikasi dalam menyelesaikan laporan keuangan tersebut yaitu menngunakan aplikasi MYOB Accounting. Aplikasi Myob (Mind Your Own Business) Accounting merupakan program manajemen bisnis yang terpadu yang dijalankan pada sistem operasi Windows. Saran Pengerjaan laporan keuangan yang cepat dan akurat tentu dapat diraih apabila CV. Permata Biru dapat meningkatkan kinerjanya dengan melalui sistem komputerisasi yang meliputi: 1. Dalam menyusun laporan keuangan menggunakan aplikasi accounting untuk mempermudah bagian akuntansi atau keuangan.
2. Memperbaharui aplikasi akuntansi yang tersedia agar lebih update dan mempelajari lebih banyak lagi mengenai aplikasi akuntansi tersebut. Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penulis kemukakan dengan harapan aplikasi akuntansi yang tersedia saat ini terutama myob dapat digunakan oleh perusahaan-perusahaan untuk memudahkan dalam hal akuntansi. Terutama oleh CV. Permata Biru untuk dapat mencoba menggunakan aplikasi MYOB Accounting untuk mempermudahkan bagian administrasi atau keuangan dalam mengerjakan tugasnya. Selain itu, aplikasi ini cepat dapat menyelesaikan laporan keuangan yang dibutuhkan oleh pengguna bila sewaktu-waktu dibutuhkan.
H. Tinjauan Pustaka [1] Budiharjo,R. Buku Ajar Acuan Pengayaan Akuntansi. Solo: PT Nyata Grafika Media Surakarta, 2004. [2] Ida Bagus, Teddy Prianthara. Sistem Akuntansi Perusahaan Jasa Konstruksi. Graha Ilmu, 2009. [3] Diana, Anastasia dan Setiawati, Lilis Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta : CV. Andi Offset, 2011. [4] Suharyati dan Dwijayanti, Riska. Myob For Accounting. Yogyakarta: Skripta Media Creative, 2011. [5] M. Sadeli, Lili. Dasar-Dasar Akuntansi. Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2011. [6] Mardi. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia Indonesia, 2011. [7] Simamora, Henry. Akuntansi Basis Pengambilan Keputusan Bisnis. Salemba Empat,2000. [8] Tim Devisi Penelitian dan Pengembangan Madcoms. Panduan Lengkap Untuk Teknisi Komputer. Yogyakarta: CV. Andi Offset, 2008. [9] Machfoedz, Mas’ud, Dr, M.B.A., Akt. Akuntansi Keuangan Menengah. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta,1999. [10] Buku Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop III Cirebon
Jurnal Kompak STMIK IKMI Vol. 6 No. 2 Edisi Desember 2012
10
