Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi V Program Studi MMT-ITS, Surabaya 3 Pebruari 2007
APLIKASI METODE QUALITY FUNCTION DEPLOYMENT DALAM PENENTUAN LANGKAH PERBAIKAN KINERJA DI BIDANG PROCUREMENT Wahyu Harwina, I Nyoman Pujawan Manajemen Industri, Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya e-mail :
[email protected]
ABSTRAK Tuntutan akan pemenuhan kebutuhan pelanggan semakin berkembang, meliputi 3 hal: on time delivery, better quality, at the lower cost. Bagian procurement memiliki peran strategis dalam menciptakan keunggulan dari segi pembiayaan, peningkatan kualitas, dan penurunan lead time, yang dapat dilakukan dengan memilih supplier-supplier yang mampu mengirim produk/jasa dengan lead time yang pendek, dengan tetap menjaga kualitas produk dan tetap kompetitif dari segi harga Untuk mendukung pencapaian target tersebut, perlu dirumuskan langkah – langkah perbaikan kinerja yang efektif dan efisien, yaitu dengan menggunakan metode Quality Function Deployment Dalam konteks manajemen supply chain, metode ini sesuai untuk menentukan ranking dari langkah-langkah strategis yang dapat diambil perusahaan untuk peningkatan kinerja logistik. Analisis menggunakan QFD menghasilkan prioritas implementasi langkah perbaikan yang terdiri dari: Develop criteria for supplier asessment, Set parameter for optimum level of inventory, Improve contract and negotiation skills, Provide Database/Report which is accessible to all Dept. related to Procurement, Include supplier in NPI process, Align supplier capabilities with company requirement, Information sharing with supplier, ex: capacity, quality, Strengthen supplier development programs, Coordination with headquarter to increase forecast accuracy, Strengthen QA programs, Maintain strategic relationship with suplier Kata kunci: Procurement, Sistem Pengukuran Kinerja, Quality Function Deployment
PENDAHULUAN Tuntutan akan pemenuhan kebutuhan pelanggan semakin berkembang. Oleh karenanya diperlukan suatu kinerja yang baik dari perusahaan untuk memenuhi tuntutan tersebut. Saat ini kebutuhan pelanggan di tingkat korporasi meliputi 3 hal: on time delivery, better quality, at the lower cost. Bagian Procurement memegang peranan strategis dalam pemenuhan ketiga kebutuhan utama pelanggan tersebut, yaitu dengan memilih suppliersupplier yang mampu mengirim produk/jasa dengan lead time yang pendek, dengan tetap menjaga kualitas produk dan tetap kompetitif dari segi harga. Penelitian ini membahas masalah formulasi beberapa usulan perbaikan untuk meningkatkan kinerja Fungsi Procurement di PT ECCO Indonesia. PT. ECCO Indonesia merupakan bagian dari ECCO International yang bergerak dalam industri sepatu. Didirikan pada tahun 1991, ECCO Indonesia menghasilkan berbagai produk sepatu untuk anak-anak, pria, dan wanita, terdiri dari sepatu casual, sport, dan formal. Dengan variasi produk yang cukup tinggi, ECCO memiliki variasi material yang ISBN : 979-99735-2-X A-28-1
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi V Program Studi MMT-ITS, Surabaya 3 Pebruari 2007
tinggi pula, baik dalam hal jumlah dan keragaman jenisnya. Tingginya variasi material ini menuntut ECCO untuk mengimplementasikan Procurement management secara efektif dan efisien, sehingga mengeliminasi waste dalam supply chain yang dapat berupa biaya ataupun waktu ekstra. Untuk mendukung pencapaian target tersebut, perlu dirumuskan langkah – langkah perbaikan kinerja yang efektif dan efisien, yaitu dengan menggunakan metode Quality Function Deployment Dalam konteks manajemen supply chain, metode ini sesuai untuk menentukan ranking dari langkah2-langkah strategis yang dapat diambil perusahaan untuk peningkatan kinerja logistik (Bottani and Rizzi, 2006). Akhirnya, dilakukan analisa biaya untuk mengevaluasi efisiensi dari tiap langkah perbaikan kinerja. Efektivitas suatu langkah dibandingkan dengan implikasi biaya yang ditimbulkan bagi perusahaan, sehingga diperoleh kebijakan yang optimal, yaitu langkah strategis yang paling efektif dengan pembiayaan yang paling efisien. METODE Perusahaan memiliki beberapa kriteria yang kinerjanya diukur pada periode tertentu. Hasil pengukuran kinerja ini kemudian dievaluasi dan dijadikan refernsi bagi pihak manajemen dalam menentukan target di masa yang akan datang. Untuk dapat mencapai target tersebut, manajemen juga perlu mendefinisikan langkah-langkah perbaikan dan mengevaluasi efektivitas dari setiap langkah dalam meningkatkan kinerja tiap kriteria. Metode yang tepat untuk merepresentasikan hal ini adalah Quality Function Deployment (QFD), di mana user dapat menganalisa efektivitas dari suatu langkah perbaikan terhadap kinerja beberapa kriteria, dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan dan gap antara kinerja saat ini dengan target kinerja di masa yang akan datang. Langkah pertama dalam QFD adalah menentukan tingkat kepentingan atau bobot dari masing-masing kriteria, yang dilakukan melalui diskusi dengan manajer dan staff Procurement. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam menentukan bobot kriteria antara lain meliputi: keterkaitan kriteria dengan visi, misi, dan strategi perusahaan, karakteristik industri sepatu, dan perkiraan situasi bisnis sepatu di masa yang akan datang. Setelah menentukan tingkat kepentingan dari tiap kriteria, manajemen perlu menentukan target kinerja yang ingin dicapai di masa yang akan datang. Untuk mempermudah proses evaluasi, kinerja saat ini dan target kinerja dinyatakan dalam suatu indeks yang diperoleh dari hasil normalisasi. Selisih atau gap antar keduanya akan dinyatakan sebagai improvement ratio. Langkah selanjutnya adalah menilai relasi antara langkah perbaikan dengan perbaikan kinerja tiap kriteria. Relasi tersebut dinyatakan dengan angka sebagai berikut: 1 = relasi lemah, 3 = relasi sedang, 9 = relasi kuat Sebagai contoh, jika manajemen menilai langkah training memiliki relasi kuat dengan perbaikan kinerja pada kriteria people development, maka nilai relasi yang diberikan adalah 9. Keterkaitan antara gap berbobot dengan relasi ini kemudian akan menentukan efektivitas dari tiap langkah perbaikan. Setelah itu, dilakukan analisis biaya dengan menggunakan cost benefit ratio. Hal ini akan dijadikan pertimbangan oleh manajemen dalam menentukan prioritas implementasi.
ISBN : 979-99735-2-X A-28-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi V Program Studi MMT-ITS, Surabaya 3 Pebruari 2007
HASIL DAN DISKUSI Pemetaan relasi, hubungannya dengan gap berbobot, dan implikasi biaya yang ditimbulkan, dapat dilihat pada tabel 1. Dari tabel tersebut dapat dianalisa hasil pemetaan antara gap berbobot dengan relasi antar langkah perbaikan dan kinerja kriteria. Dinyatakan dalam score percentage, prosentase tertinggi menunjukkan bahwa langkah perbaikan tersebut memiliki relasi paling kuat terhadap banyak kriteria, atau dengan kata lain, langkah perbaikan tersebut paling efektif untuk meningkatkan kinerja. Berdasarkan hasil perhitungan dengan metode QFD, efektivitas dari tiap langkah perbaikan dapat ditunjukkan dalam urutan sebagai berikut: Tabel 1. Efektivitas dari Langkah Perbaikan Improvement Score Develop criteria for supplier asessment 9.31% Strengthen supplier development programs 9.11% Align supplier capabilities with company requirement 8.25% Include supplier in NPI process 6.42% Set parameter for optimum level of inventory 6.41% Improve contract and negotiation skills 6.28% Strengthen QA programs 6.13% Provide Database/Report which is accessible for all Dept. related to Procurement function 5.85% Information sharing with supplier, ex: capacity, quality 5.70% Coordination with headquarter to increase forecast accuracy 5.40% Maintain strategic relationship with suplier 5.07% Increase percentage of local supplier 4.82% Get accurate consumption data from work study dept. 3.78% Intensive communication with Headquarter to monitor NPI 3.78% Provide training/development program for procurement personnel 3.71% Define best policy to select mode of transportation 3.18% Maintain up to date material specification 2.67% Consolidate shipment, prior FCL than LCL 2.36% Improve speed of data processing in information system 1.75%
ISBN : 979-99735-2-X A-28-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi V Program Studi MMT-ITS, Surabaya 3 Pebruari 2007 Tabel 2. Matiks Quality Function Deployment
ISBN : 979-99735-2-X A-28-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi V Program Studi MMT-ITS, Surabaya 3 Pebruari 2007
Untuk memperoleh hasil analisis yang lebih komprehensif, maka manajemen perlu mempertimbangkan biaya yang terlibat dalam implementasi langkah perbaikan. Prioritas utama tentu diberikan kepada langkah perbaikan yang memiliki efektivitas tinggi dan tidak memerlukan biaya yang besar. Analisis biaya dilakukan dengan memperhitungkan cost/benefit ratio, yang diformulasikan sebagai berikut: Cost Benefit Ratio = Score Percentage (benefit) / cost percentage Prioritas tertinggi diberikan kepada langkah perbaikan yang memiliki rasio tertinggi pula. Tabel 3. Prioritas Langkah Perbaikan Improvement Ratio Develop criteria for supplier asessment 4.840 Set parameter for optimum level of inventory 1.668 Define best policy to select mode of transportation 1.651 Improve contract and negotiation skills 1.632 Provide Database/Report which is accessible to all Dept. related to Procurement 1.522 Maintain up to date material specification 1.388 Consolidate shipment, prior FCL than LCL 1.229 Include supplier in NPI process 1.113 Align supplier capabilities with company requirement 1.072 Information sharing with supplier, ex: capacity, quality 0.989 Get accurate consumption data from work study dept. 0.984 Intensive communication with Headquarter to monitor NPI 0.983 Strengthen supplier development programs 0.947 Coordination with headquarter to increase forecast accuracy 0.937 Increase percentage of local supplier 0.836 Strenghten QA programs 0.797 Maintain strategic relationship with suplier 0.659 Provide training/development program for procurement personnel 0.483 Improve speed of data processing in information system 0.182
Setelah melakukan analisis biaya, terlihat bahwa beberapa langkah yang memiliki efektivitas tinggi ternyata memerlukan biaya yang tinggi pula, sehingga tidak mendapat prioritas utama, misalnya; maintain strategic relationship with supplier. Jika hanya mempertimbangkan efektivitas, langkah ini mendapat prioritas tinggi, tetapi karena melibatkan biaya yang cukup tinggi, maka langkah ini tidak lagi menjadi prioritas utama untuk diimplementasikan. Namun jika perusahaan bersedia melakukan investasi dalam jumlah besar, maka mengingat efktivitasnya yang tinggi, langkah ini layak diprioritaskan. Hubungan antara efektivitas suatu langkah dengan konsekuensi biaya yang ditimbulkan juga dapat dievaluasi dengan sudut pandang lain, yaitu dengan menggunakan grafik sebagai berikut :
ISBN : 979-99735-2-X A-28-5
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi V Program Studi MMT-ITS, Surabaya 3 Pebruari 2007
10
A
M
9
I
Y-Axis
8
7
B D
H P
6 E
N
J
C o st 0
Q 1
2
3
4
5
O 6
7
8
9
10
4 R KL 3 F G
Y-Axis
C
2 S
1
E ffe ctive n e ss
Gambar 1. Grafik Lokasi Langkah Perbaikan berdasarkan Biaya dan Efektivitasnya
Berdasarkan grafik di atas, maka langkah perbaikan kinerja dapat dikelompokkan sebagai berikut: Prioritas 1 – efektivitas tinggi, biaya rendah A – Develop criteria for supplier asessment B – Set parameter for optimum level of inventory D - Improve contract and negotiation skills E - Provide Database/Report which is accessible to all Dept. related to Procurement Prioritas 2 – efektivitas tinggi, biaya tinggi H - Include supplier in NPI process I - Align supplier capabilities with company requirement J - Information sharing with supplier, ex: capacity, quality M - Strengthen supplier development programs N - Coordination with headquarter to increase forecast accuracy P - Strengthen QA programs Q - Maintain strategic relationship with suplier Prioritas 3 – efektivitas rendah, biaya rendah C - Define best policy to select mode of transportation F - Maintain up to date material specification G - Consolidate shipment, prior FCL than LCL K - Get accurate consumption data from work study dept. L - Intensive communication with Headquarter to monitor NPI Prioritas 4 – efektivitas rendah, biaya tinggi
ISBN : 979-99735-2-X A-28-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi V Program Studi MMT-ITS, Surabaya 3 Pebruari 2007
O - Increase percentage of local supplier R - Provide training/development program for procurement personnel S - Improve speed of data processing in information system KESIMPULAN DAN SARAN Untuk meningkatkan kriteria kinerja, perlu ditetapkan langkah-langkah perbaikan. Berdasarkan hasil diskusi, dirumuskan 19 langkah perbaikan beserta efektivitasnya dalam meningkatkan kinerja dan konsekuensi biaya yang ditimbulkan jika langkah tersebut diimplementasikan. Hasil analisis dikategorikan menjadi 4 kategori, yaitu: efektivitas tinggi biaya rendah, efektivitas tinggi biaya tinggi, efektivitas rendah biaya rendah, dan efektivitas rendah biaya tinggi. Yang menjadi prioritas bagi perusahaan terutama adalah langkah yang memiliki efektivitas tinggi dan biaya rendah, yaitu: Develop criteria for supplier asessment, Set parameter for optimum level of inventory, Improve contract and negotiation skills, Provide Database/Report which is accessible to all Dept. related to Procurement. Selain itu perusahaan sebaiknya juga memprioritaskan langkah dengan efektivitas tinggi dan biaya tinggi, karena konsekuesi biaya diharapkan membawa hasil yang signifikan bagi perbaikan kinerja. Yang termasuk dalam kategori ini adalah: Include supplier in NPI process, Align supplier capabilities with company requirement, Information sharing with supplier, ex: capacity, quality, Strengthen supplier development programs, Coordination with headquarter to increase forecast accuracy, Strengthen QA programs, Maintain strategic relationship with suplier Kedua kategori lainnya tidak menjadi prioritas perusahaan karena efektivitasnya rendah. DAFTAR PUSTAKA Bottani, E., Rizzi, A., 2006. “Strategic management of logistics service: A fuzzy QFD approach”. International Journal of Production Economics 103, 585-599. Carter, P.L., Monczka, R.M., 2005. Strategic Performance Measurement for Purchasing and Supply, McKinsey & Company. Ellram, L.M., Carr, A., 1994. “Strategic Purchasing: A History and Review of the Literature”. International Journal of Purchasing and Materials Management Spring 30, 9-18 Humphreys, P., McIvor, R., McAleer, E., 1999. “Re-engineering the Purchasing Function”. European Journal of Purchasing and Supply Management 6, 85-93 Meier, R.L., Humphreys, M.A., dan Williams M.R., 1998. ”The role of purchasing in the agile enterprise”. International Journal of Purchasing and Materials Management - Fall, pp 39-45 Pujawan, I.N. 2005. Supply Chain Management, First Edition. Guna Widya, Surabaya.
ISBN : 979-99735-2-X A-28-7
