1. táblázat : a projekt során elszámolni kívánt költségek elszámolásához szükséges dokumentumok : pirossal az EPEJ-ben benyújtandó dokumentumok vannak kiemelve ét el ekmel l et tsz er epel ,amel y ekk öz öt t( egyk öl t ségt í pusal at t )vagy l agosságál lf enn.Ez ek benazeset ek ben( f ől eganem sz áml aal apj ánt ör t énőút i k öl t ségel sz ámol ások nál )ol y andok ument um beny új t ásasz ük séges,amel yal apj ánj óll át hat óazut az ás : azont
*
k öl t ségei nekk i sz ámí t ásimódsz er e( pl . :k i k ül det ésir endel vényés/ vagyút ny i l vánt ar t ásés/ vagyegy ébazadot ti dősz akk öl t ségt ér í t ésénekmegál l apí t ásáti gaz ol ódok ument um,el sz ámol ás)
az egyes költségkategóriákhoz tartozó dokumentumok 1. 1.1. 1 2
Bérek, megbízási díjak és járulékaik „ Össz esí t őabér ekésj ár ul ék okel sz ámol ásához ” Sz er z ődés
Munkaköri leírás
4
Bérszámfejtés bizonylatai/dokumentumai
5
Munk ai dőny i l vánt ar t ás
6
szervezet havi/negyedéves/éves adóbevallása a járulékösszegre vonatkozóan j ár ul ék össz egr evonat k oz óny i l at k oz at( ak ül önböz őj ár ul ék t í pusokar ány osan elszámolni kívánt összegére)
8 9
Mikor kell (szükséges) benyújtani?
Bér ek,bér j el l egűköl t ségekésj ár ul ékai k
3
7
Dokumentumok fajtái
teljesítésigazolás Kifizetés bizonylata
5 tétel fölött kell elkészíteni - Munk asz er z ődés/ k i nevez ési ok i r at / - vagymegbí z ási sz er z ődés
ak k ori sel f ogadhat ó,hasaj átmunk avál l al ój áti l l et őenmunk ai dőnt úl i munkavégzést kíván a Kedvezményezett elszámolni saját munkavállaló pr oj ekt ent ör t énőal kal maz ásaesetén. ha a szervezet feladatátcsoportosítást hajt végre az adott személy munkaköri leírását i l l et ően,vagyhat ár oz ot ti dőr ek i nevez i apr oj ek t hezk apcsol ódóf el adat ok ellátására, és egyúttal felmenti korábbi kötelezettségei alól. Ebben az esetben a PEJ-hez csatolni kell a módosított munkaköri leírást
- bérjegyzék/fizetési jegyzék
amennyiben a Kedvezményezettnél kézi számfejtés történik
- össz esí t őt ábl ák
amenny i benaKedvez mény ez et t nél bér sz ámf ej t őr endsz erműk ödi k haazel sz ámol ni k í vántbér tnem k i z ár ól agazadot tpr oj ek t hezk öt ődő tevékenységgel kapcsolatban fizették ki, akkor a kifizetett bért és járulékait az igazoltan a projektre fordított munka arányában meg kell osztani, ennek az ar ány osí t ásnakazal apj aamunk ai dőny i l vánt ar t ás
amennyiben töredék i dősz ak ban zárul a projekt. ekkor a bevallani kívánt járulékösszegre vonatkozóan nyilatkozat csatolása szükséges
1. nettó bérek/megbízási díjak: - a nettó bérek átutalásáról szóló bankkivonatok munkavállalónként - vagy a csoportos utalás bizonylata, 2. járulékfizetés esetén: - a járulékok befizetését igazoló bankkivonatok járuléktípusonként, - illetve magán- vagy önkéntes nyugdíjpénztári tagság esetén a befizetést igazoló bankkivonatok, - Összevont utalás esetén nyilatkozat , amelyben a Kedvezményezett nyilatkozik, hogy az összevont tétel milyen az adott projektre elszámolni kívánt költséget tartalmaz,
- nettó finanszírozás esetén nincsen kifizetési bizonylat a járulékokhoz kapcsolódóan. A nettó finanszírozású intézmények esetén a járulékok bevallását a 217/1998. Korm rendelet 119. és 163. paragrafusa, illetve a 10. és 16. melléklete tartalmazza. A rendelet mellékletét k épez ő információs táblák a bevallás és kifizetés bizonylata; részösszeg elszámolása esetén, nyilatkozat benyújtása is szükséges, hogy az összevont tétel milyen - az adott projektre elszámolni kívánt - költséget tartalmaz.
10.
KI VÉTEL:a2005/ 3. 4. 1.i nt ézkedéseset ébenaképzésbenr észtvevőcél csopor tki esőbér ei neki gazol ásáhozel egendőabér számf ej t ésbi zonyl at aihel yet tahonl aponközzét et t" El számol ól apaki esőbér ekr ől "c. dokumentum kitöltése aláírva, lepecsételve
1.2. 1 2 3
Étkezési hozzájárulás, egyéb munkavállalóknak nyújtott hozzájárulások
2. 2.1. a,
Útiköltség, napidíj és szállás költség
1 2 3 4 5
Számla Átadás - átvételi igazolás (munkavállaló részére); Kifizetés bizonylata
- lásd.: 2. sz. táblázat - Összevont utalás esetén nyilatkozat, arról, hogy az összevont tétel milyen - a projektre elszámolni kívánt - költségeket tartalmaz
Útiköltség Belföldi kiküldetés: Ahi vat al i gépj ár műhasz nál at aeset én: Út ny i l vánt ar t ás–er r ől val óel sz ámol ás; * A szervezet gépkocsi használatra vonatkozó eljárási rendje Menetlevél (szigorú sorszámadású nyomtatvány); Kiküldetési rendelvény (amennyiben rendelkezésre áll);*
j ár művenk éntk ül önk ül ön
Forgalmi engedély, biztosítási kötvény;
6
7
Megállapodás a munkavállaló és a munkáltató között a hivatali gépj ár mű használatára vonatkozóan (amennyiben rendelkezésre áll); Adott i dősz ak költségtérítésének megállapítását igazoló dokumentum, Üzemanyag-felhasználás címén vagy az üzemanyag-fogyasztási norma és az elszámolás APEH által közzétett üzemanyagár, vagy a számlával (számlákkal) igazolt üz emany agvásár l ásvehet őf i gy el embe
8
„ Össz esí t őazut az ási k öl t ségek / napi dí j el sz ámol ásához ”
1
Saj átt ul aj donúgépj ár műhasz nál at aeset én: A szervezet gépkocsi használatra vonatkozó eljárási rendje vagy
2 3
Megállapodás a munkavállaló és a munkáltató között Forgalmi engedély, biztosítási kötvény;
4
Üzemanyagszámla ( amenny i benasz er vez etbel sőel j ár ási r endj eez t megköveteli)
5 6 7
Út ny i l vánt ar t ás–er r ől val óel sz ámol ás; Kiküldetési rendelvény (amennyiben rendelkezésre áll); Adot ti dősz akk öl t ségt ér í t ésénekmegál l apí t ásáti gaz ol ódok ument um, elszámolás*
8 9
Kifizetés bizonylata „ Össz esí t őazut az ási k öl t ségek / napi dí j el sz ámol ásához ”
1 2 3 4
Tömegközlekedés használata: Számla Kifizetés bizonylata Kiküldetési rendelvény (amennyiben ilyen rendelkezésre áll) „ Össz esí t őazut az ási k öl t ségek / napi dí j el sz ámol ásához ”
5 tétel fölött kell elkészíteni
+ teljesítésigazolás j ár művenk éntk ül önk ül ön Üzemanyag-felhasználás címén vagy az üzemanyag-fogyasztási norma és az APEH által közzétett üzemanyagár, vagy a számlával (számlákkal) igazolt üz emany agvásár l ásvehet őf i gy el embe lásd.: 2. sz. táblázat 5 tétel fölött kell elkészíteni
lásd.: 2. sz. táblázat 5 tétel fölött kell elkészíteni. Ebben az esetben bérlet, menetjegy benyújtása azel sz ámol áshoznem k öt el ez ő
b, 1 2 3 4 c,
Külföldi kiküldetés: Számlák A szervezet külföldi kiküldetésre vonatkozó eljárási rendje Kiküldetési rendelvény Kifizetés bizonylata
lásd.: 2. sz. táblázat
Munkábajárás útiköltsége (a projekten dolgozók esetében): 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 6
7 2.2. 1 2 3 4 3.
Tömegközlekedéssel Számla Kifizetés bizonylata abér l et / menet j egyát vét el ér ől sz ól óbi z ony l at
lásd.: 2. sz. táblázat amennyiben azt nem a munkavállaló, hanem a Kedvezményezett vásárolta meg
Éves bérlet esetén: adott i dősz akköltségtérítésének megállapítását igazoló dokumentum, elszámolás nyilatkozat a projekt terhére elszámolni kívánt összegre vonatkozóan és i dők i mut at ásavégz et tf el adat ok r ól * Saj átgépj ár műhasz nál at ával : A szervezet gépkocsi használatra vonatkozó eljárási rendje Útnyilvántartás* Megállapodás a munkavállaló és a munkáltató között (amennyiben rendelkezésre áll) Forgalmi engedély, biztosítási kötvény Jelenléti ív, mely munkanapokon dolgozott és mikor nem Adot ti dősz akk öl t ségt ér í t ésénekmegál l apí t ásáti gaz ol ódok ument um, elszámolás* Kifizetés bizonylata Szállás, étkezés és napidíj (belföldi és külföldi kiküldetéshez kapcsolódóan)
amennyiben a teljes költség nem a projekthez kapcsolódik
km elszámolás, legfeljebb a munkahelye és lakóhelye közötti oda-vissza távolság figyelembevételével
Üzemanyag-felhasználás címén vagy az üzemanyag-fogyasztási norma és az APEH által közzétett üzemanyagár, vagy a számlával (számlákkal) igazolt üz emany agvásár l ásvehet őf i gy el embe lásd.: 2. sz. táblázat
a kiküldetés szükségességét és a projekthez kapcsolódását igazoló pl. meghívó, képzésre jelentkezés, felvételt igazoló dokumentum, kiküldetési dokumentumok rendelvény szállás, étkezés igénybevételére vonatkozó számla napidíj esetén a teljesítés igazolásával ellátott kiküldetési rendelvény Kifizetés bizonylata lásd.: 2. sz. táblázat Képzési költségek ( k edvez mény ez et tmunk at ár sai nakapr oj ek tmegval ósí t ásátsz ol gál ók épz ésemi at tt ény l egesenf el mer ül t ,i gaz ol hat ót andí j ,r ész vét el i dí j j el l egűk öl t ségei el sz ámol hat óak )
1 2
ak épz ésmegval ósí t ásár ak öt öt tsz er z ődések a részvételt igazoló dokumentumok
3 4
számla Kifizetés bizonylata lásd.: 2. sz. táblázat Beszerzések (beruházás, eszközbeszerzés, anyagok beszerzése, kiszámlázott szolgáltatások igénybevétele)
1 2
Besz er z ések r e,sz ol gál t at ások r ak öt öt tsz er z ődések ,megr endel ések Árajánlatok (a piaci ár igazolása céljából)
3 4 5
Közbeszerzés dokumentumai (amennyiben közbeszerzés köteles); Számla a teljesítést igazoló dokumentumok
6
Kifizetés bizonylata
4.
j el enl ét i í vek ,val ami ntak épz ői nt éz ményál t al k i ál l í t ot t ,ak épz éssi k er es elvégzését igazoló bizonyítványok stb.
a piaci ár igazolására minden az adott eszközt és árát bemutató dokumentum, prospektus, katalógus, brosúra, stb. elfogadható.
asz ál l í t ól evél ,üz embehel y ez ési j egy z ők öny v,t el epí t ési j egy z ők öny v, műsz ak i el l enőri gaz ol ása,át adását vét el i j egy z ők öny v,sz ol gál t at ás t el j esí t éséti gaz ol óny i l at k oz at( j el enl ét i í vek ,val ami ntak épz ői nt éz ményál t al kiállított, a képzés sikeres elvégzését igazoló bizonyítványok stb.) lásd.: 2. sz. táblázat
nem k öz besz er z ésk öt el esnagy ér t ék űbesz er z ésekeset én( az el sz ámol áshozcsat ol ni azár aj ánl at ok atnem k el l ,deel l enőr z ésük r esor kerülhet)
7
8 9
Használt eszközök beszerzése esetén Technikai feltételekre vonatkozó el őí r ások és szabványok (bizonyítandó, hogy az eszköz rendelkezik a tevékenységhez szükséges technikai j el l emz ők k el ,ésmegf el el avonat k oz óel őí r ások nak ,sz abvány ok nak ) Eredetigazolás az eladótól
Használt eszközök beszerzése esetén Használt eszközök beszerzése esetén
Nyilatkozat, hogy az eszköz korábbi beszerzése az el őz őhét év során nem nemzeti, vagy közösségi támogatás igénybevételével történt 10
5. a, 1 2
3 4 5 b, c,
Használt eszközök beszerzése esetén Igazolás, hogy a használt eszköz ára nem haladja meg a szokásos piaci árat, és az elhasználódottság arányával alacsonyabb a hasonló új eszköz áránál Adminisztratív költségek ( el k ül öní t et tbank sz áml asz áml any i t ásésasz áml avez et ésdí j a,j ogi t anácsadásdí j ai ,ak öz j egy z ői dí j ak ,k öl t ségekésak öny vel ői sz ol gál t at ásokdí j ai ) Szolgáltatások esetén: amegval ósí t ásr ak öt öt tsz er z ődések a teljesítést igazoló dokumentumok, dokumentum
számla nyilatkozat a projekt terhére elszámolni kívánt összegre vonatkozóan (az elszámolni kívánt összeg alátámasztása) Kifizetés bizonylata Számlavezetési, számlanyitási díj: bankszámlakivonat, banki igazolás Banki biztosíték:
számlákkal igazolt költségek jogosultságát tanúsító elfogadó nyilatkozat (a szolgáltatás teljesítését igazoló nyilatkozat), szolgáltatásra vonatkozóan teljesítményigazolás, vagy jelentés amennyiben a teljes költség nem a projekthez kapcsolódik lásd.: 2. sz. táblázat
bankkal kötött megállapodás a biztosítéknyújtásról, bankszámlakivonat 6. 1 2 3
4 5
7. a, 1 2 3
Értékcsökkenés elszámolása eszköz analitikus nyilvántartó kartonjának a Kedvezményezett által hitelesített másolata azel sz ámol tér t ék csök k enésr evonat k oz óf ők öny vi f el adás,anal i t i k a az elszámolási módszert meghatározó számviteli politika, ennek hiányában a Kedvezményezett nyilatkozata, hogy az eszköz teljes futamideje alatt milyen módszer alkalmazásával számolja el az értékcsökkenést Li st aapr oj ek t etér i nt ő,ér t ék csök k ent et ti ngat l anok r ól ésesz k öz ök r ől Mozgástábla (kimutatás az ingatlan, illetve eszköz értékében bekövetkezett változásokról – bekerülési érték, értékcsökkenés, nettó érték, maradványérték) Bérleti díjak Épületek bérleti költségének dokumentálása: bér l et i sz er z ődés számla a projekt céljaira való használat arányosítására kialakított számítási módszer dokumentálása
4
a számítási módszer alapján meghatározott arányos költség dokumentálása
5
Kifizetés bizonylata
4
Eszközök bérlete: bér l et i sz er z ődés számla a projekt céljaira való használat arányosítására kialakított számítási módszer dokumentálása a számítási módszer alapján meghatározott arányos költség dokumentálása
5
Kifizetés bizonylata
b, 1 2 3
pl .apr oj ek tcél j ai r aval óhasz nál ati dővel ar ány osmér t ék ének ,apr oj ek t céljaira használt terület arányának meghatározása a számítások alátámasztására amennyiben a teljes költség nem a projekthez kapcsolódik lásd.: 2. sz. táblázat
pl .apr oj ek tcél j ai r aval óhasz nál ati dővel ar ány osmér t ék ének meghatározása amennyiben a teljes költség nem a projekthez kapcsolódik lásd.: 2. sz. táblázat
Rezsiköltségek (haapr oj ek tvégr ehaj t ásáhozf el t ét l enül sz ük ségesekést ény l egesenf el mer ül t ek ,i l l et veat ámogat ási sz er z ődésbenr ögz í t ésr ek er ül t ek )
8. 1 2 3
4
5 8. 1 2 3 4 9. a, 1 2
3
4 b, 1 2
3
számla költségszámítási szabályzat (Kedvezményezett számviteli politikájában meghatározott, amennyiben rendelkezésre áll) nyilatkozat az elszámolni tervezett költségek megosztásának módjáról, arányosításról (vetítési alap meghatározása)
pl .apr oj ek t végr ehaj t ási dői gény ét ,avégr ehaj t áshozhasz nál tépül et r ész t er ül et ét ,apr oj ek tk ez det eel őt taz onosi dősz ak banf el mer ül őr ez si k öl t ségek stb. nagyságát alapul véve
nyilatkozat arra vonatkozóan, hogy a bemutatott arányosítási módszer alapján a benyújtott számlából mekkora összeget kíván a projektre elszámolni Kifizetés bizonylata lásd.: 2. sz. táblázat Saját teljesítések (ha a Kedvezményezett bizonyos szolgáltatásokat nem szerez be, hanem saját maga nyújtja (pl. étkeztetés, szállás, fénymásolás, rendezvényszervezés, stb.) A szervezet önköltségszámításra vonatkozó eljárási rendje Ki mut at ásabel sőt el j esí t ésal apj ánel sz ámol ni k í vántössz egr ől Teljesítésigazolás Fők öny vi f el adás Természetbeni hozzájárulások ( I ngat l anokésesz k öz ökr endel k ez ésr ebocsát ásaapr oj ek t megval ósí t ási dősz ak ában. ,El l ent ét el ez ésnél k ül végz et tönk ént esmunk a Eszközök rendelkezésre bocsátásakor: f ügget l en,sz ak k épz et tér t ék becsl ő90napnál nem r égebbi ér t ék becsl ése( az ingatlanok, eszközök értékére vonatkozóan) a rendelkezésre bocsátott ingatlanok, eszközök, felszerelések elszámolható ér t ék ér evonat k oz ók i mut at ás( at ény l eges,i gaz ol thasz nál at i i dőal apj án,a hasz nál at i i dőmegál l apí t ásár avonat k oz ók i mut at ás) a tevékenységre vonatkozó három független szervezet árajánlata (az adott hel y en,adot ti dőbensz ok ásospi aci ( bér l et i )ár nakmegf el el őér t ék igazolására) megállapodás, nyilatkozat az eszközök, ingatlanok rendelkezésre bocsátásáról Önkéntes munka esetén: amunk ai dőmegál l apí t ásár avonat k oz ók i mut at ás( azel sz ámol hat óér t ék eta t ény l eges,i gaz ol tmunk ai dőal apj ánk el l el sz ámol ni ) a munkakörre vonatkozóan azonos munkakörben alkalmazott dolgozóra vonatkozó értékek bemutatása (az elvégzett munka értékét a szokásos, napi/óradíjnak a figyelembe vételével lehet elszámolni)
egy üt t műk ödési megál l apodásazönk ént esmunk avégz ésér evonat k oz óan (a Kedvezményezett és a munkavállaló között)
pl . :-k i mut at ásmunk aer ők öz vet í t őt ár saságok ,Munk aügy i Köz pont okKSH, kamarák adataiból, vagy - a kedvezményezett nyilatkozata arról, hogy ez a bér megegyezik a hasonló munkakörben alkalmazott munkatársakéval
2. táblázat: kifizetések/pénzügyi teljesítések bizonylatai Kifizetések bizonylatai (minden egyes költségkategória esetén a kifizetés tényét az alább meghatározott dokumentumok valamelyikével kell igazolni):
Kész pénz z el t ör t énőf i z et ésnél :
1.
Egy sz er űsí t et tkészpénzfizetési sz áml a”maga a kifizetés bizonylata, - az “ ebben az esetben nincs külön bizonylat ör t énőkifizetés esetén a kiadási pénztárbizonylat vagy - egyéb készpénzben t pénz t ár j el ent ésmegf el el ősor a Át ut al ással t ör t énőf i z et éseset én: − átutalási megbízással kiegyenlített számlákhoz a kapcsolódó bankszámlakivonat azon részét kell csatolni, amely tartalmazza az intézmény számlaazonosító adatait, a kivonat sorszámát és dátumát, és minden esetben a bankszámlakivonatnak az adott tételre vonatkozó terhelési ér t esí t ő részét is csatolni kell; csoportos utalás esetén a GIRO bizonylatok benyújtása is szükséges
2.
3. -
Kompenz áci óval t ör t énőel sz ámol áseset énr endel k ez ésr ek el l ál l ni a: ak ompenz ál ásbabevontt ét el ek r ől sz ól ómegál l apodás( sz er z ődés) ; a kompenzációs ügyletbe bevont számlák; azel sz ámol ástössz esí t ődok ument umok ; az egyenleg rendezését igazoló, pénzintézet által kiadott dokumentum (kifizetés bizonylata).
