Vraag 1: In sectie 3 "Voorwerp van de opdracht" staat het volgende te lezen: "De inschrijver dient overtuigend aan te tonen dat hij beschikt over grondige kennis van EUbeleid en de redactionele knowhow om zich tot een zeer breed scala aan journalisten en media in Europa en zelfs de rest van de wereld te richten (zie ook 10.2.3 "Technische en professionele geschiktheid")". In sectie 10.2.3 wordt echter niet rechtstreeks verwezen naar technische en professionele geschiktheid die verband houdt met "de redactionele knowhow om zich tot een breed scala aan journalisten en media in Europa en zelfs de rest van de wereld te richten". Kunt u bevestigen dat u in een voorstel voor een raamcontract deze specifieke vaardigheden en ervaring zoekt? Antwoord 1: Bij de selectie van de inschrijvers zijn uitsluitend de in sectie 10.2 van het bestek vermelde criteria van belang. Vraag 2: In tegenstelling tot de vorige aanbesteding voor een raamcontract is deze aanbesteding afzonderlijk van de aanbestedingen voor de "levering" van voorlichtings- en communicatiewerkzaamheden in DG RTD gepubliceerd. Betekent dit dat een communicatiebureau dat inschrijft en de opdracht krijgt toegewezen (alleen of als deel van een consortium), is uitgesloten van deelneming aan toekomstige aanbestedingen voor de levering van voorlichtings- en communicatiediensten aan DG RTD? Kunt u het standpunt van DG RTD hierover verduidelijken? (Gelieve ons te excuseren als wij in de aanbestedingsdocumenten bepalingen waarin dit is vermeld, over het hoofd hebben gezien). Antwoord 2: Inschrijven op deze aanbesteding sluit de inschrijver niet uit van deelneming aan toekomstige aanbestedingsprocedures van DG RTD. Vraag 3: Algemeen: Wie is de huidige contractant? Als het om een consortium gaat: hoe is het samengesteld? Antwoord 3: Het vorige raamcontract is afgelopen op 25.6.2009. De contractant was The Evaluation Partnership Ltd. en Deloitte Business Advisory SCRL. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Voorwerp van de opdracht – D. Enquêtes. Vraag 4: De prijsopgave (bijlage III) voorziet in verschillende personeelscategorieën en kosten. In bijlage III, sectie 4, wordt echter uitsluitend verwezen naar steekproeven per telefoon. In D anderzijds gaat het om enquêtes in het algemeen. Wordt op de contractant uitsluitend een beroep gedaan voor steekproeven per telefoon?
Antwoord 4: De contractant kan worden gevraagd enquêtes te houden als omschreven in sectie 3. "Voorwerp van de opdracht" onder punt D van het bestek en de prijs daarvan wordt vastgesteld op basis van punt 1. "Personeelskosten" van de prijsopgave. Vraag 5: Zo nee, hoe wordt de prijs van andersoortige enquêtes, zoals internetenquêtes, vastgesteld? Antwoord 5: Zie antwoord 4. Vraag 6: U vermeldt dat er antwoorden worden opgesteld door de Commissie. Wij veronderstellen dat het om antwoorden op meervoudige vragen gaat. Kunt u dat bevestigen? Antwoord 6: Ja. Vraag 7: U vermeldt dat "specifieke acties" betrekking hebben op +/- 5 enquêtes. Gaat het om telefonische enquêtes? Zo nee, wat voor enquêtes heeft u voor ogen? Antwoord 7: De raming van het jaarlijkse activiteitenvolume heeft betrekking op alle onder punt 3. "Voorwerp van de opdracht", sectie A tot en met D, beschreven diensten. Zie ook antwoord 4. Vraag 8: In de tabel met een aantal voorbeelden van activiteiten in de jaren 2007-2009 komen diensten voor die andere beleidsdomeinen bestrijken dan die van DG RTD, zoals de interne markt, de campagne "EU in de wereld" enz. Kunt u ter verduidelijking van de context uitleggen of deze acties door middel van het bestaande raamcontract zijn aanbesteed door andere DG's dan DG RTD? Antwoord 8: Zie punt 2 van het bestek: Het contract kan ook worden gebruikt door andere DG's en diensten van de Europese Commissie. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Vorm en inhoud van het contract. Vraag 9: Technisch deel, blz. 11 en 12: U vraagt een samenvatting van de inschrijving. Bedoelt u een samenvatting met toelichtingen (executive summary)? Antwoord 9:
Zie punt 8.2 van het bestek. Naast een gedetailleerde beschrijving van de voorgestelde diensten moeten de inschrijvers een samenvatting van de inschrijving met een inhoudsopgave verschaffen. Vraag 10: U vraagt voor elk punt van bijlage III een gedetailleerde beschrijving van de diensten. Wenst u enkel een beschrijving van de steekproeven per telefoon? Antwoord 10: De prijsopgave (bijlage III) voorziet in kosten van personeelcategorieën in de zin van kosten per persoon/dag (personeelskosten) en activiteiten in de zin van specifieke acties (diensten). De gedetailleerde beschrijving van de diensten moet betrekking hebben op alle mogelijke activiteiten die zijn opgesomd in het bestek onder punt 3. "Voorwerp van de opdracht". Vraag 11: Zelfde vraag voor het deel over de gedetailleerde methodologieën en benaderingen… Antwoord 11: Zie punt 8.2 van het bestek. Vraag 12: Wat verstaat u onder "kosteneffectiviteit"? Antwoord 12: Dit wil zeggen: ervoor zorgen dat en nagaan of de actie in het licht van het gespendeerde bedrag zo efficiënt mogelijk is uitgevoerd. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------Selectie van inschrijvers, sectie 10.2.3 Vraag 13: U vraagt ten minste vijftien diensten die rechtstreeks verband houden met de aanbesteding en die zijn verleend gedurende de laatste vier jaar. Kunt u dat bevestigen? Antwoord 13: Ja. Vraag 14: Kunt u definiëren wat "diensten die rechtstreeks verband houden met de aanbesteding" zijn? Antwoord 14: Dat zijn diensten die betrekking hadden op dezelfde/soortgelijke onderwerpen/taken als die van deze aanbesteding.
Vraag 15: Telt ervaring met het voeren en opzetten van campagnes en het uitvoeren van voorlichtingsen communicatiecontracten met DG RTD mee als ervaring in de zin van deze regel? Antwoord 15: Ja. Vraag 16: De profielen en cv's van de mensen die u vraagt lopen sterk uiteen. Het gaat enerzijds om senior profielen en anderzijds om junior IT-profielen. Kunt u meer uitleg geven over de profielen die u nodig heeft? Antwoord 16: Alle gevraagde profielen zijn beschreven in hoofdstuk 10.2.3.4 van het bestek. Vraag 17: Wat is de rol van de voor audiovisuele en IT-aspecten verantwoordelijke persoon? Wat wordt verstaan onder audiovisuele en IT-aspecten? Antwoord 17: Voor de onder punt 3 van het bestek opgesomde activiteiten kan deskundigheid op het gebied van informatie- en communicatietechnologieën vereist zijn. Vraag 18: Wat is het verschil tussen een assistent, een secretaresse en een medewerker? Antwoord 18: Medewerker - Het betreft hier iemand die zonder een specifieke verantwoordelijkheid helpt bij verschillende taken. Het takenpakket hangt af van het eigenlijke project af. Secretaresse – Een persoon die de gebruikelijke administratieve secretariaatstaken uitvoert. Assistent – Een persoon die de projectleider, projectcoördinator of senior consultant assisteert. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------Bijlage II.2: Casestudy's + gunningscriteria Vraag 19: Casestudy 1: U vraagt een kwantitatieve en kwalitatieve analyse van de EUROPA-website. Wat bedoelt u met "kwantitatief"? Antwoord 19: De term "kwantitatief" verwijst doorgaans naar meetbare eigenschappen. Vraag 20: Met name gelet op het beperkte aantal bladzijden dat is toegestaan (5), vragen wij ons af welke gegevens wij in het dossier moeten opnemen.
Antwoord 20: Dit wordt niet nader omschreven in het bestek. Vraag 21: Casestudy 1: Vallen de begroting en andere gegevens en grafieken onder de vijf (5) bladzijden? Is het toegestaan aanhangsels met gegevens en achtergrondinformatie toe te voegen? Antwoord 21: Zoals is gevraagd in het bestek, moet de inschrijver een dossier indienen van niet meer dan vijf pagina’s met een plan voor een nadere beoordeling. De studie omvat een kostenraming (met verdeling in hoofdposten). Bij de beoordeling wordt geen rekening gehouden met bijlagen. Vraag 22: Casestudy 1: De EUROPA-website is een dienst van DG COMM. Kan een dergelijke taak een voorbeeld van een activiteit in het kader van dit contract zijn? Antwoord 22: Ja, dat kan. De EUROPA-website is een dienst van de Europese Commissie en DG COMM maakt daar deel van uit. Vraag 23: Casestudy 1: Bedoelt u de OTO-pagina's op de EUROPA-website, of de EUROPA-website in zijn geheel? Antwoord 23: Zoals in het bestek is vermeld, gaat het om de volledige EUROPA-website. Vraag 24: Casestudy 2: Om de impact van een evenement te analyseren, zijn volgens ons meer gegevens nodig is, zoals het soort evenement, het aantal deelnemers, de geografische locatie, de begroting, de betrokken personen enz. Kunt u uitleggen wat er precies wordt gevraagd in deze casestudy? Antwoord 24: Voor de casestudy zijn geen aanvullende gegevens beschikbaar. Vraag 25: Wordt bij de technische beoordeling van de inschrijvingen evenveel belang toegekend aan de technische inschrijving als aan de casestudy's? ([Punt 10.3.1]) Antwoord 25: Ja, de technische inschrijving is even belangrijk als beide casestudy's samen.
Vraag 26: Wat het raamcontract voor diensten, artikel II.4 "Facturering en betalingen" betreft: wordt de verdeling van de betalingen vooraf vastgesteld in het raamcontract of zijn er afzonderlijke betalingsvoorwaarden voor elk dienstencontract? Antwoord 26: De specifieke betalingsvoorwaarden voor dit contract zijn vastgesteld in artikel I.5 "Betalingstermijnen" van het raamcontract voor diensten. Vraag 27: Met betrekking tot casestudy 1: "Kwalitatieve en kwantitatieve analyse van de huidige website EUROPA": gebruikt DG RTD al toezichtsinstrumenten zoals "Google Analytics"? Zo ja, wat voor informatie wordt ermee verzameld en hoe lang wordt die opgeslagen? Antwoord 27: Wij gebruiken momenteel alle mogelijkheden van Google Analytics. Het datacentrum van de Europese Commissie maakt ook gebruik van SAS WebAnalytics. Google bepaalt hoe lang de informatie wordt opgeslagen; de Europese Commissie slaat de gegevens niet op. Zie ook het privacycentrum waar Google zijn beleid toelicht, op http://www.google.com/privacy.htm. Vraag 28: Eveneens met betrekking tot casestudy 1: heeft de verwijzing naar "de huidige website EUROPA" enkel betrekking op de hoofdpagina's van de website (algemeen platform) of op de hele website (elk DG, agentschap, link enz.)? Antwoord 28: Het gaat om de volledige EUROPA-website. Vraag 29: In bijlage VI "Checklist voor de volledigheid van een inschrijving" is bijlage IX "Formulier identificatiegegevens" twee keer opgenomen. Is dit bewust gedaan? Antwoord 29: De inschrijver moet het formulier identificatiegegevens slechts één keer invullen. Het wordt twee keer vermeld omdat het betrekking heeft op beide delen. Vraag 30: In het bestek wordt de geldigheidstermijn van de inschrijving niet vermeld. Antwoord 30:
Deze informatie is te vinden in de uitnodigingsbrief. De geldigheidstermijn van de inschrijving, waarbinnen de inschrijver de voorwaarden van zijn inschrijving in geen enkel opzicht mag wijzigen, bedraagt 12 maanden en gaat in op 14/07/2010. Vraag 31: Moet de prijs voor de "specifieke actie" van 2.1 identiek zijn voor A- en B-diensten? Antwoord 31: Ja. Vraag 32: Moet de prijs voor de "specifieke actie" van 2.2 identiek zijn voor A- en B-diensten? Antwoord 32: Ja. Vraag 33: Vallen onder de "specifieke acties" van 2.1 en 2.2 alle kosten van de werkzaamheden die in het kader van een dergelijke opdracht moeten worden verricht (= specifiek contract voor A- of B-diensten)? Antwoord 33: Nee, afhankelijk van het specifieke karakter van de te verrichten werkzaamheden kunnen ook kosten in het kader van punt 1 van de prijsopgave voorkomen. Vraag 34: Vallen onder de "specifieke acties" van 3.1 en 3.2 alle kosten van de werkzaamheden die in het kader van C-opdrachten moeten worden verricht (= specifiek contract voor C-diensten)? Antwoord 34: Nee, afhankelijk van het specifieke karakter van de te verrichten werkzaamheden kunnen ook kosten in het kader van punt 1 van de prijsopgave voorkomen.
