Antieris presenteert
SUCCESVOL ONDERHANDELEN IN 25 STAPPEN
1
INHOUD
Voorwoord
3
1. Denkfase
6
2. Voorbereidingsfase
11
3. Aftastfase
14
4. Voorstelfase
18
5. Regelfase
21
6. Afrondingsfase
23
7. Evaluatiefase
26
De 25 stappen
27
Nawoord
28
2
VOORWOORD
Onderhandelen maakt deel uit van ons dagelijkse leven. De meeste onderhandelingen gaan dan ook over alledaagse zaken. Maar onderhandelen is ook noodzakelijk om succesvol te zijn in je business, het is een onmisbaar leer- en groeiproces. Hier komt meteen een probleem om de hoek kijken: veel ondernemers vinden onderhandelen moeilijk en voelen zich er zeer ongemakkelijk bij. De oorzaak voor dit ongemakkelijke gevoel vindt vooral zijn oorsprong in het feit dat veel mensen onderhandelen als een wedstrijd zien, een wedstrijd waar een verliezer en een winnaar uit moet komen. Deze “win-lose” gedachte zorgt voor angst en onzekerheid, en dus voor een blokkade, omdat er een groot risico is te falen oog in oog met je tegenstander, de winnaar.
Onderhandelen is echter een proces dat uiteindelijk zal beantwoorden aan de behoeften van beide partijen.
3
Uitgangspunt vormt de “win-win” gedachte waarbij beide partijen tevreden zullen zijn en waarbij de relatie tussen de partijen zal verbeteren en intensiever zal worden.
Het is goed doordrongen te zijn van het feit dat onderhandelen altijd via een cyclisch proces verloopt. Dit boekje neemt je in 25 praktische stappen mee naar mogelijkheden om meer succes uit onderhandelingen te halen. Deze stappen zijn verdeeld over 7 opeenvolgende fase die samen een terugkerend proces vormen, een proces dat je altijd opnieuw kunt doorlopen en waarvan je ieder keer zal leren. De volgende fasen komen in dit boekje aan bod: 7 FASEN IN ONDERHANDELEN: 1. Denkfase Hoe kijk ik tegen onderhandelen aan? 2. Voorbereidingsfase Wat wil ik en wat denk ik wat de ander wil? 3. Aftastfase Wat wil de ander? 4. Voorstelfase Hoe zouden we elkaar kunnen helpen? 4
5. Regelfase Hoe gaan we elkaar helpen? 6. Afrondingsfase Hebben we elkaar geholpen en heb ik wat ik wilde hebben? 7. Evaluatiefase Hoe is het proces verlopen in hoeverre beïnvloedt dit mijn “denken”? In de komende hoofdstukken zullen 25 stappen je door alle fasen heen loodsen. Het maakt onderhandelen transparant en voor iedereen uitvoerbaar. Het is een proces dat je kan leren en beheersen in plaats van een noodzakelijk kwaad dat leidt tot angst en onzekerheid. Veel leesplezier! Marcel en Petra Notermans Antieris vof
5
1. DENKFASE
Hoe kijk ik tegen onderhandelen aan? Zoals alle systemen en processen begint ook dit proces over onderhandelen met bewustwording, ook wel mindset genoemd. In het binnen de MOB-Academy ontwikkelde DDTTDsysteem (“Durf De Test Te Doen”) vormt het denken de basis van succesontwikkeling. In de blog "Succesvol ondernemen via DDTTD: deel 1 DENKEN" wordt dit verder uiteengezet.
6
Voordat je een onderhandeling ingaat is het goed bewust na te denken over functies en gevoelens die in het algemeen samenhangen met onderhandelen.
STAP 1 Onderhandelen doe je dagelijks Ben doordrongen van het feit dat je dagelijks, vaak onbewust, bezig bent met onderhandelen. Dat maakt de stap naar ‘bewust’ onderhandelen een stuk makkelijker, je bent immers al ervaren in situaties waarin onderhandelen veelvuldig voorkomt.
STAP 2 Onderhandel om succes te hebben De doelstelling in een onderhandeling zal altijd gericht zijn op het behalen van succes. Zorg dus dat je hier op ingesteld bent
7
als je de onderhandeling ingaat. Denken aan succes zal vertrouwen geven en succes mogelijk maken.
STAP 3 Onderhandel niet om te winnen Zoals reeds uiteengezet in het voorwoord, is het essentieel onderhandelen niet als een wedstrijd te benaderen. Het gaat niet om winnen en verliezen, het gaat om een “win –win” resultaat. Beschouw de andere partij dus niet als een tegenstander, maar als een medestander.
8
STAP 4 Accepteer angstgevoelens Het denken aan onderhandelen roept bij veel mensen in meer of mindere mate angstgevoelens op. Dat is niet zo vreemd, het is een spanningsopbouw die noodzakelijk is om goed te presteren. Iedereen die moet presteren heeft te maken met deze gevoelens. Besef dat deze gevoelens te maken hebben met nerveuziteit en dat je medestander daar net zo goed mee te maken heeft. Zie het als de motor om je energielevel te optimaliseren voor het juiste moment.
STAP 5 Onderhandelen is nooit persoonlijk Mensen kunnen emotioneel geraakt worden in onderhandelingen. Dat toont natuurlijk betrokkenheid, maar het zal niet bevorderlijk zijn voor het verdere onderhandelingsproces. Emotionele impact vindt meestal plaats omdat uitspraken of uitdrukkingen persoonlijk aangetrokken worden. Ben je er bewust van dat 9
onderhandelen nooit betrekking heeft op persoonlijke zaken of omstandigheden. En is dit wel zo, dan is geen sprake meer van een onderhandeling. Het probleem is dat mensen zichzelf iets persoonlijk aantrekken. Probeer hier tijdens de onderhandeling altijd boven te staan. En lukt dit even niet, trek je dan korte tijd terug om jezelf weer te hervinden (ga bijvoorbeeld naar het toilet).
10
2. VOORBEREIDINGSFASE
Wat wil ik en wat denk ik wat de ander wil? Het is goed van om vooraf voor jezelf helder te krijgen wat je precies wil bereiken. Wat zijn je behoeften en hoe kunnen ze vervuld worden? Schrijf ze voor jezelf op met een duidelijke prioritering. Tevens denk je gericht na over de behoeften van de medepartij. Dit moet je bewust maken van de motivatie en einddoelen van de ander, waardoor je makkelijk begrip kan opbrengen en tonen voor uitspraken van die ander.
11
STAP 6 Ken je medepartij Zorg dat je goed nagedacht hebt over de belangen en behoeften van de medepartij. Je moet in staat zijn jezelf te kunnen verplaatsen in de ander. Ben ook volledig op de hoogte van de bedrijvigheid of het ondernemerschap van de medepartij. Anders gezegd: maak je huiswerk! Neem je voor je goed voor te bereiden, zodat je in principe elke vraag kan beantwoorden in de onderhandeling. Ken de ander, ken je medestander!
STAP 7 Onderhandel met een agenda Als je weet wat je wil bereiken in de onderhandeling, stel dan een agenda op waarin stapsgewijs vermeld staat welke onderwerpen wanneer aan bod komen. Het is belangrijk de onderhandeling met een vaststaande planning in te gaan. Dit betekent echter niet dat je ten alle tijden moet blijven vasthouden aan je eigen agenda. Natuurlijk zal een bepaalde mate van flexibiliteit noodzakelijk zijn om in te kunnen spelen op wendingen in de onderhandeling.
12
STAP 8 Stel realistische doelen Laat je onderhandelingsagenda niet vollopen met allerlei grote en kleine doelen. Zorg voor focus en formuleer slechts enkele noodzakelijke en realistische doelen. Ben je bewust van het onderscheid tussen wensen en behoeften. Veel mensen stellen doelen op aan de hand van hun wensen. Zorg dat je doelen zijn afgestemd op je grootste behoeften, alleen dat wat echt noodzakelijk is.
13
3. AFTASTFASE
Wat wil de ander? Het onderhandelen gaat nu daadwerkelijk beginnen, face to face. Voordat je op je doelen afgaat, is het van cruciaal belang dat je toetst of het beeld dat je nu van de medepartij hebt klopt. Je gaat de ander dus aftasten om exact te achterhalen wat de behoeften van die ander zijn. Het gesprek gaat beginnen!
STAP 9 Onderhandel open, vriendelijk en met humor Zorg dat je altijd rustig en kalm praat, ben nooit gehaast. Als je dit van nature niet hebt is het goed dit in een veilige omgeving (bv thuis) te oefenen. Stel je open op naar de ander en ben vriendelijk, niet alleen in woordgebruik maar ook in houding en uitstraling. Gebruik ook geregelmatig ‘ongedwongen’ humor. Forceer dit echter niet, maak geen grapjes omwille van de grapjes!
14
STAP 10 Luister goed en stel de juiste vragen Luisteren is één van de belangrijkste vaardigheden in een gesprek. Luister aandachtig en bewust, reageer niet impulsief. Denk eerst na en stel dan gerichte vragen. Vraag bij onduidelijkheden ook altijd om opheldering.
15
STAP 11 Vertel geen ‘blabla’ verhalen Blijf je gedurende het gehele gesprek bewust van je doelen en behoeften. Vandaar dat je ook een agenda hebt opgesteld! Ben ‘to the point’ en vermijd niet ter zaken doende verhalen. De medepartij zal dit ook prettig vinden. Natuurlijk mag het wel eens over iets anders gaan, maar overdrijf dit niet. Zorg dat het beheersbaar blijft.
STAP 12 Onderzoek de behoeften van de medepartij Door de juiste typen vragen te stellen, ben je in staat snel een beeld te vormen van de behoeften van de medepartij. Hierbij moet je denken aan de volgende jij-vragen: - Wat zou jij er van vinden als ………..? - Wat zou jij doen als …………? - Hoe zou jij dit aanpakken? - Welk gevoel heb jij daarbij? 16
17
4. VOORSTELFASE
Hoe zouden we elkaar kunnen helpen? Alvorens gericht met één voorstel te komen is het zaak eerst een aantal voorstellen met elkaar te bespreken. In feite gaan beide partijen op zoek naar aansluitpunten in hun voorstellen. Beide partijen moeten ruimte krijgen om met voorstellen te komen en ruimte krijgen om te reageren op voorstellen. Het doel is om zicht te krijgen op de mogelijkheden voor beide partijen om elkaar te kunnen helpen, het gaat immers om een ‘win-win’ situatie.
STAP 13 Streef naar samenwerking Een onderhandeling is erop gericht om tot een samenwerking te komen met als doel elkaar te helpen. Besef dat elk voorstel gericht moet zijn op deze samenwerking.
18
STAP 14 Een eerste voorstel is altijd krachtig Oude onderhandelingsstrategieën zullen adviseren nooit als eerste met een voorstel te komen. Het zou altijd een zwaktebod zijn waar de ander dankbaar gebruik van zou maken. Deze theorie gaat uit van concurrentie en weerhoudt beide partijen ervan om in openheid over voorstellen te praten. Onderzoek heeft aangetoond dat de uiteindelijke overeenkomst in de meeste gevallen het dichtste bij het eerste voorstel uitkomt. Het eerste voorstel plaatsen kan dus veel voordeel opleveren, mits het een krachtig voorstel is.
STAP 15 Vat voorstellen geregeld samen Neem in deze fase van de onderhandeling het voortouw om besproken voorstellen kort samen te vatten. Op deze manier dwing je jezelf om scherp te blijven en laat je de medepartij zien alles goed in je op te nemen. 19
Tevens controleer je op deze manier voor beide partijen of alle voorstellen nog kloppen.
STAP 16 Ben niet voorspelbaar Plaats geen voorstellen omwille van de voorstellen zelf. Je voorstellen zullen op deze manier voorspelbaar worden en steeds minder inhoud bevatten. Beter een twee- of drietal stevige voorstellen die bewust gericht zijn op mogelijkheden om elkaar te helpen in plaats van vele voorspelbare voorstellen met te weinig inhoud.
STAP 17 Vermijd het woord “tussen” in voorstellen Voorstellen waarbij kwantiteit een grote rol speelt, denk daarbij aan bedragen, aantallen of tijd, moeten altijd zo concreet mogelijk gedaan worden. Voorstellen met “tussen ……en ……. (bv euro’s of data)” zijn meestal een zwaktebod en zullen de medepartij onvoldoende uitdagen om met een scherp tegenvoorstel te komen.
20
5. REGELFASE
Hoe gaan we elkaar helpen? Nu beide partijen weten hoe ze elkaar kunnen helpen is het moment aangekomen om tot één gericht voorstel te komen waarmee beide partijen tevreden zullen zijn. Vaak gaan mensen te snel van de Aftastfase naar de Regelfase. Door de Voorstelfase over te slaan komt er te veel spanning op de Regelfase te staan en gaan snel de hakken in het zand. Het is tijd om tot elkaar te komen zodat de onderhandeling kan worden afgerond.
STAP 18 Benadruk de voordelen voor de medepartij Nu het tot een gericht voorstel zal komen is het goed de nadruk te blijven leggen op de voordelen voor de medepartij. Maak echter niet de fout je eigen voordelen te ontwijken! Ben daar duidelijk in benoem ze helder en concreet. Het gaat immers om een “win-win” situatie!
21
STAP 19 Laat op het juiste moment een stilte vallen In deze fase is het van groot belang om adequaat te reageren op een onmogelijke voorstel van de medepartij. De beste reactie is vaak een berekende stilte laten vallen. De medepartij voelt zich bij deze situatie ongemakkelijk en zal beseffen dat het voorstel niet serieus genomen kan worden.
STAP 20 Reageer nooit met ‘nooit’ Hoe onmogelijk het uiteindelijke voorstel van de medepartij ook zou kunnen zijn, verval nooit in reacties met een “nooitstatement”, bijvoorbeeld ‘Daar ga ik nooit mee akkoord’ of ‘Zo komen we nooit tot een deal’. Uitspraken met een “nooit-statement” veroorzaken terugtrekkende bewegingen van beide partijen en bevorderen de kans om inderdaad niet tot overeenstemming te komen.
STAP 21 Zeg nooit: ‘Ik denk dat we rond zijn’ Eindig de onderhandeling nooit met de uitspraak “Ik denk dat we rond zijn”. ‘Denken’ impliceert een bepaalde mate van onzekerheid. Op deze manier wil je de onderhandeling niet eindigen. Je bent wel of niet rond, ben hier duidelijk in. 22
6. AFRONDINGSFASE
Hebben we elkaar geholpen en heb ik wat ik wilde hebben? De deal is gesloten, de onderhandeling is in principe voorbij. Het is goed om je nu al af te vragen of de belangrijkste behoeften bevredigd zijn en of je inderdaad hebt gekregen wat je wilde hebben. Voor de latere evaluatie is het van essentieel belang gevoelens en gedachten direct na de overeenkomst “beleefd” te hebben. Zorg dat je bedachtzaam afsluit zodat je de volgende keer weer op gelijkwaardig niveau met de medepartij een onderhandeling in kan gaan.
23
STAP 22 Schrijf de overeenkomst kort op Een goed hulpmiddel om een duidelijk beeld te krijgen van de inhoud van de overeenkomst, is om de afspraken kort voor jezelf op te schrijven. Je ziet letterlijk of jullie elkaar geholpen hebben en of je gekregen hebt wat je wilde hebben. Laat de medepartij gerust meekijken en lees de afspraken nogmaals voor. Let op! Dit is geen contract! Het is niet een document dat door beide partijen moet worden getekend. Dat veroorzaakt wantrouwen. Zie het als een korte schets of een samenvatting.
STAP 23 Loop nooit weg bij onenigheid Mocht het helaas zo zijn dat de onderhandeling in onenigheid of met negatieve spanningen eindigt, maak nooit de fout plotseling weg te lopen. Probeer je gevoel concreet te benoemen en sta open voor een vervolgafspraak om samen de onderhandeling te evalueren. Met weglopen creëer je een “win-lose” situatie en maak je eventuele vervolgcontacten onmogelijk.
24
STAP 24 Bedank de medepartij altijd Wat de uitkomst van de onderhandeling ook is, bedank de medepartij altijd voor tijd en inzet. Eindig een gesprek altijd op deze professionele manier.
25
7. EVALUATIEFASE
Hoe is het proces verlopen? In hoeverre beïnvloedt dit mijn “denken”?
STAP 25
Evalueer het gehele proces
Een aantal dagen na de onderhandeling is het raadzaam het gehele proces nog eens na te lopen. Schrijf kort bij elke fase op wat goed ging en wat beter kon. Probeer het gevoel van de Afrondingsfase weer boven tafel te krijgen. Hoe keek je op het einde van de onderhandeling tegen de overeenkomst aan? Hoe kijk je er nu tegenaan? Belangrijke vragen om voor jezelf te achterhalen of je echt succesvol was. Verbeterpunten neem je uiteraard weer mee naar een volgende onderhandeling. Deze verbeteringen mogen geen losstaande punten zijn op een of ander lijstje, ze moeten deel uitmaken van je nieuwe onderhandelingsmindset.
26
DE 25 STAPPEN Hieronder staan alle 25 stappen nogmaals overzichtelijk en compact op een rij. STAP 1
Onderhandelen doe je dagelijks
STAP 2
Onderhandel om succes te hebben
STAP 3
Onderhandel niet om te winnen
STAP 4
Accepteer angstgevoelens
STAP 5
Onderhandelen is nooit persoonlijk
STAP 6
Ken je medepartij
STAP 7
Onderhandel met een agenda
STAP 8
Stel realistische doelen
STAP 9
Onderhandel open, vriendelijk en met humor
STAP 10
Luister goed en stel de juiste vragen
STAP 11
Vertel geen ‘blabla’ verhalen
STAP 12
Onderzoek de behoeften van de medepartij
STAP 13
Streef naar samenwerking
STAP 14
Een eerste voorstel is altijd krachtig
STAP 15
Vat voorstellen geregeld samen
STAP 16
Ben niet voorspelbaar
STAP 17
Vermijd het woord “tussen” in voorstellen
STAP 18
Benadruk de voordelen voor de medepartij
STAP 19
Laat op het juiste moment een stilte vallen
STAP 20
Reageer nooit met ‘nooit’
STAP 21
Zeg nooit: ‘Ik denk dat we rond zijn”
STAP 22
Schrijf de overeenkomst kort op
STAP 23
Loop nooit weg bij onenigheid
STAP 24
Bedank de medepartij altijd
STAP 25
Evalueer het gehele proces
27
NAWOORD Dit boekje met 25 stappen om succesvol te zijn in onderhandelen, heeft niet tot doel om met 25 ingestudeerde stappen een onderhandeling in te gaan. Vooral niet doen! Elke kunstmatigheid leidt tot verstarring met als gevolg een stroeve onderhandeling. Het heeft vooral tot doel om bewust te zijn van het feit dat onderhandelen een cyclisch proces is. Onderhandelen verloopt via een aantal opeenvolgende fasen die elkaar versterken. Onderhandelingsvaardigheden kunnen alleen maar groeien door veel te onderhandelen en continu te evalueren met als doel beter te worden. Fouten maken is hierbij onontbeerlijk! Alleen door veel te oefenen en veel fouten te maken zal onderhandelen succesresultaten opleveren. De 25 stappen zijn een greep uit de velen tips die te vinden zijn in boeken en op internet. De keuze voor de 25 tips, zoals beschreven in dit boekje, is vooral gebaseerd op een efficiënte en logische invulling van de opeenvolgende 7 fasen. Er is veel geschreven over onderhandelen. Om een overzicht te krijgen van sites over onderhandelen, studies/trainingen, literatuur en andere verwijzingen is het aan te raden een kijkje te nemen op de startpagina over onderhandelen: Startpagina Onderhandelen Wil je graag weten wat jouw onderhandelingsstijl is? Via de “Roos van Leary” kun je achterhalen hoe jij je opstelt in sociale relaties en op welke wijze jij communiceert. Test je gedrag via de onderstaande link: Zelftest Roos van Leary Een andere test is te vinden via onderstaande link: Onderhandelaarstest 28
