ANNA MAULIDA 08D30003

TINJAUAN INEFISIENSI BIAYA SEBAGAI AKIBAT DARI SISTEM PENOMORAN SERI PADA REKAM MEDIS RAWAT INAP DI BLUD RS RATU ZALECHA MARTAPURA

Karya Tulis Ilmiah Diajukan Guna Melengkapi Sebagian Syarat Dalam menyelesaikan Pendidikan pada Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan

ANNA MAULIDA 08D30003

PROGRAM STUDI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU 2011 i

TINJAUAN INEFISIENSI BIAYA SEBAGAI AKIBAT DARI SISTEM PENOMORAN SERI PADA REKAM MEDIS RAWAT INAP DI BLUD RS RATU ZALECHA MARTAPURA

ANNA MAULIDA 08D30003

PROGRAM STUDI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU 2011 ii

LEMBAR PERNYATAAN Yang bertanda tangga dibawah ini, Nama

: Anna Maulida

NIM

: 08D30003

Program Studi

: Perekam dan Informasi Kesehatan

Judul KTI

: Tinjauan Inefiesiensi Biaya Sebagai Akibat dari Sistem Penomoran Seri pada Rekam Medis Rawat Inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura

Dengan ini saya menyatakan bahwa hasil penulisan karya ilmiah yang telah saya buat ini merupakan hasil karya sendiri dan tidak melakukan pelanggaran sebagai berikut : -

Plagiasi tulisan maupun gagasan

-

Rekayasa dan manipulasi data

-

Minta tolong atau membayar orang lain untuk meneliti

-

Mengajukan sebagian atau seluruh karya tulis ilmiah untuk publikasi atau untuk memperoleh gelar atau sertifikat atau pengakuan akademik atau profesi di tempat lain

Apabila terbukti saya melakukan pelanggaran tersebut diatas, maka saya bersedia meneirma sanksi berupa pencabutan gelar akademik. Demikian pernyataan ini saya buat dalam keadaan sadar dan tidak dipaksakan

Penulis,

Anna Maulida

iii

HALAMAN PERSETUJUAN Nama

: Anna Maulida

NIM

: 08D30003

Karya tulis ilmiah ini telah disetujui dan disidangkan,

Banjarbaru,

Agustus 2011

Pembimbing Utama,

Pembimbing Pendamping,

(Hj. Hosizah, Amd.Perkes, SKM, MKM) NIDN 031 902 7101

(Apit Widiarta, Amd.PK) NIDN 111 710 8502

Pembimbing Rumah Sakit,

(Irmawan, Amd.PerKes) NIP. 19800118 200803 1 001

iv

HALAMAN PENGESAHAN Nama

: Anna Maulida

NIM

: 08D30003

Karya tulis ilmiah ini telah dipertahankan di depan dewan penguji dan disetujui, Pada tanggal : 03 Agustus 2011

Penguji 1 (Ketua),

Hj. Hosizah, Amd. Perkes, SKM, MKM NIDN 031 902 7101

Penguji 2 (Anggota),

Penguji 3 (Anggota),

Apit Widiarta, Amd.PK NIDN 111 710 8502

Irmawan, Amd.Perkes NIDN 111 710 8502 Diketahui

Ketua Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Husada Borneo

Ketua Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan

Rusman Efendi, SKM, M.Si NIDN 121 804 7801

Deasy Rosmala Dewi, S.KM, M.Kes NIDN 112 602 7501

Tanggal Lulus :

v

ABSTRAK Anna Maulida. 08D30003 TINJAUAN INEFISIENSI BIAYA SEBAGAI AKIBAT DARI SISTEM PENOMORAN SERI PADA REKAM MEDIS RAWAT INAP DI BLUD RS RATU ZALECHA MARTAPURA Karya Tulis Ilmiah. Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan. 2011. (xvii + 39 + Lampiran) Awal tahun 2011 RSUD Ratu Zalecha Martapura menjadi BLUD RS Ratu Zalecha Martapura, rumah sakit pemerintah diharapkan mampu menjalankan fungsinya memberi pelayanan kesehatan kepada masyarakat dengan menonjolkan produktivitas, efisiensi dan efektifitas serta mampu menerapkan manajemen keuangan yang berbasis pada hasil (kinerja). Sistem penomoran seri diimpelementasikan pada rekam medis rawat inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura, sehingga banyak kerugian salah satunya memiliki biaya persediaan yang lebih tinggi karena setiap kunjungan ke rumah sakit membutuhkan penggunaan rekam medis baru serta banyak memakai tempat untuk penyimpanan rekam medis tersebut sehingga mengakibatkan pemborosan biaya yang dikeluarkan. Tujuan penelitian adalah untuk mengetahui inefisiensi biaya akibat dari sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan pendekatan case study dengan sampel penelitian rekam medis rawat inap pada periode tahun 2010 di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. Instrumen penelitian yaitu lembar pedoman observasi (check list) dan pedoman wawancara. Hasil penelitian menunjukkan bahwa yaitu total inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya Rp. 3.000,- dan rak penyimpanan dengan kunjungan rawat ulang 1,6% sebesar Rp. 2.782.500,- per 5 tahun. Total inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya Rp. 15.000,- dan rak penyimpanan sebesar Rp. 12.802.500,- per 5 tahun. Total inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya Rp. 3.000,- dan rak penyimpanan dengan kunjungan rawat ulang 20% sebesar Rp. 34.866.000,- per 5 tahun. Total inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya Rp. 15.000,- dan rak penyimpanan dengan kunjungan rawat ulang 20% sebesar Rp. 160.386.000,- per 5 tahun.

Daftar Pustaka: 18 (1994-2011) Kata kunci : Inefiesiensi Biaya, Sistem Penomoran Seri, Rekam Medis, Rawat Inap

vi

ABSTRACT Anna Maulida. 08D30003 INEFFICIENCY OF COST AS A RESULT OF SERIAL NUMBERING SYSTEM ON INPATIENT MEDICAL RECORD IN BLUD RS RATU ZALECHA MARTAPURA Scientific Writing. The Medical Record and Health Information College. 2011. (xvii + 39 +Annex) Early in 2011 RSUD Ratu Zalecha Martapura become BLUD RS Ratu Zalecha Martapura, government hospital are expected to perform its functions to provide public health care by emphasizing productivity, efficiency and effectiveness and be able to apply financial management based on the results (performance). Implemented serial numbering system on the inpatient medical record in BLUD RS Ratu Zalecha Martapura, it’s made so much harm, one of them has the higher inventory costs for each visit to the hospital requires the new medical records and many use the space for medical records filing so resulting waste costs incurred. The research goal was to determine due to the cost inefficiency of the serial numbering system on the inpatient medical record in BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. The research method used is descriptive approach case study. The samples were inpatient medical records at 2010 periode in BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. Research instrument that is the observation sheet (check list) and interview guides. Results of the research are the total inefficiency of the inpatient medical records with a cost of Rp. 3.000,- and storage rack filing with readmissions 1,6% Rp. 2.782.500,- per 5 years. The total inefficiency of the inpatient medical records with the cost of Rp. 15.000,- and storage rack filing Rp. 12.802.500,- per 5 years. The total inefficiency of the inpatient medical records and storage rack filing with readmissions 20% Rp. 34,866,000,- per 5 years. The total inefficiency of the inpatient medical records with a cost of Rp. 15.000,- and storage rack filing with readmissions 20% Rp. 160 386 000,- per 5 years. References: 18 (1994-2011) Keywords: Inefficiency of Cost, Serial Numbering System, Medical Records, Inpatient

vii

MOTTO “Man jadda wa jada”

“Orang yang baik itu orang yang bisa membawa kebaikan bagi orang lain…” My dad

“Bagaimanapun hasilnya nanti, tetapi lakukan hal yang terbaik kamu yang bisa….” AZA (2008)

viii

HALAMAN PERSEMBAHAN

Dedicated to: My lovely dad, Though you have left me here I have no hard feelings towards you and I want you to know that. You are such a great man and the perfect daddy. I am so sorry that you have been so unhappy lately and I hope that in being away you can find true happiness, because despite what you may think, you of all people deserve to be happy. I love you more than you will ever know, and I miss you already. I love you so much and I will miss you but I know that you will not abandon us, I know I will see you again one day. I love you so much. Be careful, wherever you are. <3 My lovely mom, I thank you from the heart for all you've done for me. You’re always be my supermom and my inspiration. I love you. <3 My brother and my sista Even though I might not say I appreciate all you do Richly blessed is how I feel Having a brother and a sista just like you Thanks because of you complete me in the sense of perfect

To AZA… Because of him I am a different person, a better person His honesty helped me to see my weakness, and his support helped me to turn them into strengths I would thank to him Thank you for being my ‘everything’

ix

KATA PENGANTAR Alhamdulillah, segala puji bagi Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, Tuhan yang memberikan petunjuk ke jalan yang lurus. Tuhan yang memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini dengan judul “Tinjauan Inefisiensi Biaya Sebagai Akibat dari Sistem Penomoran Seri pada Rekam Medis Rawat Inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura”. Karya Tulis Ilmiah ini disusun sebagai hasil tugas akhir dalam menyelesaikan studi Program D III Perekam dan Informasi Kesehatan di Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKES) Husada Borneo. Penulisan Karya Tulis Ilmiah ini tidak terwujud tanpa adanya bantuan dan dukungan dari berbagai pihak yang telah berpartisipasi dalam penulisan ini, sehingga pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada: 1. Rusman Efendi, S.KM, M.Si selaku Ketua STIKES Husada Borneo. 2. Deasy Rosmala Dewi, S.KM, M.Kes selaku Ketua Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan STIKES Husada Borneo 3. Hj.Hozisah, Amd.Perkes, S.KM, M.KM dan Apit Widiarta, Amd.PK selaku dosen

pembimbing

atas

segala

ketulusan

dan

keikhlasan

dalam

menyediakan waktu dan memberikan arahan, nasehat, dan perhatian dari awal proses penelitian sampai dengan penyelasaian karya tulis ilmiah ini 4. Ikhwansyah, M.Kes selaku Direktur BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. 5. Irmawan, A.Md.Perkes selaku Kepala Instalasi Rekam Medis BLUD RS Ratu Zalecha Martapura 6. Seluruh staf Instalasi Rekam Medis BLUD RS Ratu Zalecha Martapura yang telah

banyak

memberikan

bantuan

kesediaan

membimbing

dan

mengarahkan selama selama kegiatan penelitian. 7. Seluruh pihak yang telah membantu baik selama kegiatan penelitian maupun dalam penyusunan karya tulis ilmiah ini. Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan Karya Tulis Ilmiah ini banyak terdapat kesalahan dan kekurangan. Namun penulis berharap Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi semua pihak.

x

xi

Akhirnya dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan saran dan kritik yang dapat membangun untuk memperbaiki demi kesempurnaan Karya Tulis Ilmiah ini. Semoga Allah SWT selalu memberikan rahmat dan petunjuk-Nya kepada kita semua.

Banjarbaru, Agustus 2011

Penulis

DAFTAR ISI Halaman Halaman Depan ....................................................................................................

i

Halaman Judul ......................................................................................................

ii

Halaman Pernyataan ............................................................................................

iii

Halaman Persetujuan ...........................................................................................

iv

Halaman Pengesahan ..........................................................................................

v

Abstrak .................................................................................................................

vi

Abstract .................................................................................................................

vii

Motto ...................................................................................................................

viii

Halaman Persembahan ........................................................................................

ix

Kata Pengantar

x

..................................................................................................

Daftar Isi ..............................................................................................................

xii

Daftar Tabel .........................................................................................................

xv

Daftar Gambar .....................................................................................................

xvi

Daftar Lampiran ..................................................................................................

xvii

BAB I

PENDAHULUAN 1.1

Latar Belakang ......................................................................

1

1.2

Rumusan Masalah .................................................................

3

1.3

Tujuan Penelitian ....................................................................

4

1.3.1 Tujuan Umum ................................................................

4

13.2 Tujuan Khusus ...............................................................

4

Manfaat Penelitian ..................................................................

4

1.4.1 Manfaat Praktis .............................................................

4

1.4.1.1 Bagi Rumah Sakit .........................................

4

1.4.1.2 Bagi Peneliti..................................................

4

1.4.2 Manfaat Teoritis.............................................................

4

1.4.1.1 Bagi Instutusi Pendidikan .............................

4

1.4.1.2 Bagi Peneliti Lain ..........................................

4

Keaslian Penelitian .................................................................

5

1.4

1.5

xii

xiii

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA 2.1

BAB III

Tinjauan Teori.........................................................................

6

2.1.1 Inefisiensi......................................................................

6

2.1.2 Biaya .............................................................................

6

2.1.3 Rekam Medis ...............................................................

7

2.1.3.1 Definisi Rekam Medis...................................

7

2.1.3.2 Tujuan Rekam Medis ...................................

7

2.1.3.3 Kegunaan Rekam Medis ..............................

9

2.1.4 Sistem Penomoran Rekam Medis ...............................

10

2.1.4.1 Sistem Penomoran Unit ...............................

10

2.1.4.2 Sistem Penomoran Seri ...............................

10

2.1.4.2 Sistem Penomoran Seri Unit ........................

11

2.1.5 Rekam Medis Rawat Inap ............................................

11

2.2

Landasan Teori.......................................................................

12

2.3

Kerangka Konsep Penelitian ..................................................

12

METODOLOGI PENELITIAN 3.1

Rancangan Penelitian ............................................................

14

3.2

Lokasi dan Waktu Penelitian ..................................................

14

3.3

Subjek Penelitian ....................................................................

14

3.3.1 Populasi Penelitian .....................................................

14

3.3.2. Sampel Penelitian .......................................................

15

Variabel Penelitian dan Definisi Operasional ........................

15

3.4.1 Variabel Penelitian ......................................................

15

3.4.2 Definisi Operasional ...................................................

15

3.5

Instrumen Penelitian ...............................................................

16

3.6

Teknik Pengumpulan Data .....................................................

17

3.7

Teknik Analisa Data ...............................................................

18

3.8

Prosedur Penelitian ................................................................

18

3.8.1 Tahap Persiapan Penelitian .......................................

18

3.8.2 Tahap Pelaksanaan Penelitian ..................................

18

3.8.3 Tahap Akhir Penelitian ...............................................

18

Keterbatasan dan Kelemahan ...............................................

19

3.4

3.9

xiv

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1

Hasil Penelitian ......................................................................

20

4.1.1 Gambaran Umum BLUD RS Ratu Zalecha Martapura 20 4.1.2 Visi dan Misi BLUD RS Ratu Zalecha Martapura ......

20

4.1.3 Indikator Pelayanan BLUD RS Ratu Zalecha Martapura ...................................................................

21

4.1.4 Gambaran Umum Instalasi Rekam Medis BLUD RS Ratu Zalecha Martapura.......................................

21

4.1.5 Biaya (Cost) per Satu Rekam Medis Rawat Inap ......

22

4.1.6 Jumlah Pasien Rawat Inap dengan Rawat Ulang (Readmissions) Periode Tahun 2010 ........................

23

4.1.7 Inefisiensi Biaya Rekam Medis Ganda dan Rak Penyimpanan Rekam Medis Rawa Inap Periode Tahun 2010.................................................................

29

4.1.7.1 Inefisiensi Biaya Rekam Medis Ganda ..........

29

4.1.7.2 Inefisiensi Biaya Rak Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap ..............................

31

4.1.7.3 Total Inefisiensi Biaya Rekam Medis Ganda dan Rak Penyimpanan Rekam Medis

4.2

Rawat Inap ......................................................

31

Pembahasan Penelitian .........................................................

32

4.2.1 Biaya (Cost) per Satu Rekam Medis Rawat Inap .....

32

4.2.2 Jumlah Pasien Rawat Inap dengan Rawat Ulang (Readmissions) Periode Tahun 2010 ........................

33

4.2.3 Total Inefisiensi Biaya Rekam Medis Ganda dan Rak Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap ..........

BAB V

34

KESIMPULAN DAN SARAN 5.1

Kesimpulan ............................................................................

38

5.2

Saran ......................................................................................

38

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP

DAFTAR TABEL Halaman Tabel 4.1 Indikator Pelayanan BLUD RS Ratu Zalecha Martapura Tahun 2008 – 2010 .......................................................................................

21

Tabel 4.2 Pasien Rawat Inap dengan Rawat Ulang Tahun 2010 .....................

25

Tabel 4.3 Jumlah Inefisiensi Biaya Rekam Medis Rawat Inap Ganda Tahun 2010 ....................................................................................................

xv

30

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1

Halaman Kerangka Konsep Penelitian ......................................................... 13

Gambar 4.1

Trend Jumlah Pasien Rawat Inap dengan Rawat Ulang Tahun 2010 ...............................................................................................

xvi

22

DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1

Surat izin penelitian

Lampiran 2

Daftar judul penelitian dan tempat penelitian

Lampiran 3

Surat balasan izin penelitian dari rumah sakit

Lampiran 4

Pengantar wawancara penelitian

Lampiran 5

Persetujuan subjek penelitian

Lampiran 6

Pedoman wawancara petugas pendaftaran pasien rawat inap

Lampiran 7

Pedoman wawancara petugas penyimpan rekam medis rawat inap

Lampiran 8

Pedoman wawancara kepala instalasi rekam medis

Lampiran 9

Pedoman observasi penelitian

Lampiran 10 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis BLUD RS Ratu Zalecha Martapura Lampran 11

Hasil Check List

Lampiran 12 Rekam Medis Rawat Inap Pasien Dewasa Perempuan di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura Lampiran 13 Rak Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura Lampiran 14 SOP Penerimaan Pasien Rawat Inap di Tempat Penerimaan Pasien (TPP) Rekam Medis Lampiran 15 Laporan Bimbingan KTI

xvii

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pembangunan kesehatan diarahkan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal. Untuk mencapai tujuan tersebut dibutuhkan upaya pengelolaan berbagai sumber daya, baik oleh pemerintah maupun masyarakat sehingga dapat tersedia pelayanan kesehatan yang efisien, bermutu dan terjangkau. Hal ini memerlukan dukungan komitmen, kemauan dan etika disertai semangat pemberdayaan yang memprioritaskan upaya kesehatan. Tahun 2009, telah dikeluarkan UU No 44 tentang rumah sakit. Di dalam pasal 7 di UU tersebut dinyatakan bahwa rumah sakit pemerintah harus menerapkan pola pengelolaan keuangan dengan prinsip Badan Layanan Umum Daerah (BLUD). Dengan menjadi BLUD, rumah sakit pemerintah diharapkan mampu menjalankan fungsinya memberi pelayanan kesehatan kepada masyarakat dengan menonjolkan produktivitas, efisiensi dan efektifitas. Serta mampu menerapkan manajemen keuangan yang berbasis pada hasil (kinerja)(Kominfo RI). Untuk melakukan hal tersebut maka

rumah

sakit

harus

berpikir

efektif

dan

efisien

atau

harus

memprinsipkan secara ekonomis artinya sedikit yang diluarkan akan tetapi menghasilkan banyak. Efisiensi tercapai apabila unit dalam rumah sakit mampu melakukan efisiensi dan efektifitas dari setiap dana yang dikeluar termasuk diantaranya penyelenggaraan rekam medis. Sesuai Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang

Rekam

Medis,

untuk

mewujudkan peningkatan mutu pelayanan kesehatan, penyelenggaraan pelayanan kesehatan harus didukung adanya sarana penunjang yang memadai antara lain melalui penyelenggaraan rekam medis di setiap instansi pelayanan kesehatan termasuk di rumah sakit. Pada penyelenggaraan rekam medis, unit kerja rekam medis bertanggung jawab dalam mengelola rekam medis juga harus melakukan hal yang sama. Efisiensi bisa dicapai apabila pengelolaan sumber daya 1

2

dilakukan dengan baik, diantaranya sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sistem rekam medis yang dijalankan. Salah satu sistem rekam medis yaitu pendaftaran pasien yang berfungsi untuk mencatat data administrasi pasien pada saat mendaftar baik di rawat jalan, rawat inap, atau gawat darurat. Pendaftaran pasien terbagi menjadi pendaftaran rawat jalan dan pendaftaran rawat inap. Pendaftaran (penerimaan) pasien menggunakan berbagai sistem atau metode rekam medis yang ada, meliputi sistem penomoran, sistem penamaan dan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) atau Master Patient Index. Sistem penomoran dan sistem penamaan rekam medis digunakan untuk dapat membedakan rekam medis pasien satu dengan lainnya. Pengumpulan data identifikasi pasien dan pemberian nomor rekam medis atau verifikasi dari mencatat nomor medis yang ada harus menjadi langkah pertama dalam setiap prosedur penerimaan pasien (WHO, 2002). Sistem penomoran rekam medis terbagi menjadi tiga sistem yaitu sistem penomoran seri, sistem penomoran unit, dan sistem penomoran seri unit. Sistem penomoran tersebut memiliki keuntungan dan kerugian masingmasing. Sistem penomoran unit merupakan usaha untuk menghindari pemberian ekstra nomor baru untuk setiap kunjungan dan pencarian rekam medis di beberapa tempat. Dengan sistem penomoran unit, fasilitas dengan mudah dapat membuat rekam medis untuk pasien yang disimpan dalam satu tempat penyimpanan. Biaya tenaga kerja berkurang karena dipertahankan jumlah KIUP hanya sekali, dan biaya suplai lebih rendah karena folder rekam medis yang sama digunakan untuk semua kunjungan kecuali jumlah kunjungan melebihi kemampuan penyimpanan folder rekam medis, sehingga mengakibatkan penambahan folder rekam medis (Abdelhak, 2001). Sistem penomoran seri adalah sistem pemberian nomor di mana pasien menerima nomor untuk setiap pertemuan di fasilitas tersebut. Pasien bisa memiliki beberapa nomor, artinya pasien diperlakukan sebagai pasien baru setiap kali dengan nomor baru, kartu indeks baru dan rekam medis baru, yang diberiakan benar-benar independen dari catatan sebelumnya (tidak bekesinambungan) (IFHRO). Metode ini juga memiliki biaya persediaan yang lebih tinggi karena setiap kunjungan di fasilitas membutuhkan penggunaan folder rekam medis baru serta memakan tempat untuk penyimpanan rekam

3

medis tersebut. Setiap folder rekam medis baru yang diberikan disimpan pada tempat yang berbeda dan membutuhkan waktu yang lama dalam proses mencari beberapa tempat untuk mengambil seluruh catatan rekam medis pada satu pasien (Abdelhak, 2001). Untuk rumah sakit yang menyediakan pelayanan perawatan rawat jalan (ambulatory care services), dengan

menggunakan

sistem

penomoran

seri

tidak

efektif

dalam

mengintegrasikan rekam medis rawat inap dan rekam medis rawat jalan (Skurka, 2003). Sistem penomoran seri unit merupakan adaptasi dari sistem penomoran seri dan sistem penomoran unit yang menggabungkan kedua sistem. Sistem penomoran seri unit, pasien akan mendapatkan nomor baru di setiap kunjungan dengan rumah sakit, tetapi rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpan dibawah nomor yang paling baru (IFHRO). Dengan sistem penomoran seri unit dapat menciptakan satu rekam medis yang berisi informasi dari semua kunjungan pasien. Berdasarkan studi pendahuluan pada tanggal 27 April 2011 sistem penomoran seri diimpelementasikan pada rekam medis rawat inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura, sehingga banyak kerugian terjadi seperti yang disebutkan di atas. Dengan menggunakan sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap maka terjadi ketidakefisiensian (inefisiensi) pada biaya dikarenakan seorang pasien dapat memiliki beberapa nomor rekam medis sehingga mengakibatkan pemborosan biaya yang dikeluarkan. Dengan

dilatarbelakangi

oleh

beberapa

uraian masalah

tentang

inefisiensi biaya sebagai akibat dari penggunaan sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap, maka peneliti mengangkat judul karya tulis ilmiah “Tinjauan Inefisiensi Biaya Sebagai Akibat dari Sistem Penomoran Seri pada Rekam Medis Rawat Inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura”. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah pada penelitian ini adalah berapakah inefisiensi biaya (cost) sebagai akibat dari sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap di Badan Layanan Umum Daerah RS Ratu Zalecha Martapura?

4

1.3 Tujuan Penelitian 1.3.1

Tujuan Umum Mengetahui inefisiensi biaya akibat dari sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura.

1.3.2

Tujuan Khusus a. Mengidentifikasi biaya (cost) per satu rekam medis rawat inap b. Mengidentifikasi jumlah pasien rawat inap dengan rawat ulang (readmisions) periode tahun 2010 c. Menghitung total inefisiensi biaya rekam medis rawat inap ganda dan rak penyimpanan rekam medis rawat inap

1.4 Manfaat Penelitian 1.4.1

Manfaat Praktis 1.4.1.1 Bagi Rumah Sakit Dapat digunakan sebagai bahan evaluasi bagi pihak rumah sakit dalam menyusun kebijakan dalam upaya peningkatan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. 1.4.1.2 Bagi Peneliti Dapat menambah pengetahuan dan wawasan serta pengalaman yang berharga secara langsung di rumah sakit dengan menerapkan teori yang peneliti peroleh dari institusi pendidikan.

1.4.2

Manfaat Teoritis 1.4.2.1 Bagi Institusi Pendidikan Dapat menjadi bahan masukan dalam pembelajaran ilmu rekam medis dan meningkatkan pengetahuan tentang rekam medis. 1.4.2.2 Bagi Peneliti Lain Dapat digunakan sebagai acuan dalam pendalaman materi yang bersangkutan untuk kelanjutan penelitian yang relevan.

5

1.5 Keaslian Penelitian Sepengetahuan peneliti, penelitian tentang “Tinjauan Inefisiensi Biaya Sebagai Akibat dari Sistem Penomoran Seri pada Rekam Medis Rawat Inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura” belum pernah dilakukan oleh peneliti lain.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Tinjauan Teori 2.1.1

Inefisiensi Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, inefisiensi adalah pemborosan;

pemubaziran;

ketidakefisienan.

Dan

menurut

Wiktionary “degree or measure of someone or something's lack of efficiency or effectiveness” yaitu derajat atau ukuran kekurangan oleh seseorang atau sesuatu dari efisiensi atau efektivitas. Dalam penyelenggaraan di unit rekam medis inefisiensi dapat berupa pemborosan

penggunaan

rekam

medis

sehingga

terjadi

ketidakefisienan dalam penggunaan rekam tersebut.

2.1.2

Biaya Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, biaya merupakan uang yang dikeluarkan untuk mengadakan (mendirikan, melakukan, dan sebagainya) sesuatu; ongkos; atau pengeluaran. Melalui pendekatan ekonomi, biaya dirumuskan sebagai nilai masukan atau sumber daya yang digunakan untuk menghasilkan keluaran (produk pelayanan kesehatan) (Huffman, 1994). Di dalam pelayanan kesehatan definisi efisiensi tidak hanya dihitung dalam pengiritan jumlah uang yang dibelanjakan, namun harus berdasarkan hasil yang diperoleh dari pemanfaatan alat tersebut bagi kentingan pertolongan nyawa seseorang (Huffman, 1994). Salah satu biaya yang ada di pelayanan kesehatan adalah biaya rekam medis, yaitu uang dikeluarkan untuk pengadaan rekam medis.

6

7

2.1.3

Rekam Medis 2.1.3.1 Definisi Rekam Medis Rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen

tentang

identitas pasien,

pemeriksaan,

pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien di sarana pelayanan kesehatan (Hatta, 2008). Rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang tertulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut (Huffman, 1994). 2.1.3.2 Tujuan Rekam Medis Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib

administrasi

dalam

rangka

upaya

peningkatan

pelayanan kesehatan di rumah sakit. Karena dengan adanya tertib administrasi, merupakan salah satu faktor yang menentukan dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit yang dapat diraih atau dicapai apabila didukung oleh suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar. Dengan majunya

teknologi

informasi,

kegunaan

rekam medis dapat dilihat dalam 2 kelompok besar. Pertama, yang paling berhubungan langsung dengan pelayanan pasien (primer). Kedua, yang berkaitan dengan lingkungan

seputar pelayanan

pasien

namun

tidak

berhubungan langsung secara spesifik (sekunder) (Hatta, 2009). a. Tujuan utama (primer), terbagi menjadi 5 kepentingan yaitu untuk: 1) Pasien, rekam medis merupakan alat bukti utama yang mampu membenarkan adanya pasien dengan identitas yang jelas dan telah mendapatkan berbagai pemeriksaan dan pengobatan di sarana pelayanan kesehatan dengan segala hasil serta konsekuensi biayanya.

8

2) Pelayanan

medis,

rekam

kesehatan

mendokumentasikan pelayanan yang diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan.

Dengan

demikian

rekam

medis

membantu pengambilan keputusan tentang tindakan, terapi dan rekam

penentuan diagnosis pasien. Selain itu

medis

juga

digunakan

sebagai

sarana

komunikasi antar tenaga kesehatan. 3) Manajemen pelayanan, rekam medis yang lengkap memuat

segala

aktivitas

yang

terjadi

dalam

manajemen pelayanan sehingga digunakan dalam menganalisis

berbagai

penyakit,

menyusun

pedoman praktik, serta untuk mengevaluasi mutu pelayanan yang diberikan. 4) Menunjang pelayanan, rekam medis yang rinci akan mampu menjelaskan aktivitas yang berkaitan dengan penanganan

sumber-sumber

yang

ada

pada

organisasi pelayanan di rumah sakit, menganalisis kecenderungan yang terjadi dan mengkomunikasikan informasi di antara klinik yang berbeda. 5) Pembiayaan, rekam medis yang akurat mencatat segala

pemberian

pelayanan

kesehatan

yang

diterima pasien. b. Tujuan sekunder Tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal

yang

berkaitan

dengan

lingkungan

seputar

pelayanan pasien, yaitu untuk kepentingan edukasi, riset, peraturan dan pembuatan kebijakan (Hatta, 2009).

9

2.1.3.3 Kegunaan Rekam Medis Kegunaan rekam medis menurut Edna K. Huffman (1994) adalah: a. Dalam pengelolaan pasien 1) Sebagai

bukti

tertulis

atas

segala

tindakan

pelayanan perkembangan penyakit dan pengobatan selama

pasien berkunjung atau dirawat pada

institusi pelayanan kesehatan 2) Sebagai alat komunikasi antara dokter denga tenaga ahli

lainnya

yang

ikut

ambil

bagian

didalam

memberikan pelayanan pengobatan kepada pasien 3) Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan kepada pasien b. Dalam mengevaluasi kualitas pada pasien Dipergunakan sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien. c.

Dalam pembayaran atas jasa pelayanan Digunakan

sebagai

dasar

perhitungan

biaya

pelayanan medis pasien d.

Dalam pelindungan hukum Digunakan untuk melindungi kepentingan hukum bagi pasien, institusi pelayanan kesehatan, dokter dan tenaga kesehatan lainnya

e.

Dalam penelitian Dapat menyediakan kasus studi yang aktual bagi pendidikan professional kesehatan

f.

Dalam pendidikan Rekam medis menyediakan data yang dapat memperluas pengetahuan medis

g.

Dalam pelayanan kesehatan masyarakat Dapat mengidentifikasi terjadi wabah penyakit sehingga

perencanaan

dapat

dilakukan

untuk

10

mengingkatkan derajat kesehatan secara nasional dan internasional h.

Dalam perencanaan pemasaran Rekam medis digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan data guna memilih dan meningkatkan mutu pelayanan kesehatan

2.1.4

Sistem Penomoran Rekam Medis 2.1.4.1 Sistem Penomoran Unit (Unit Numbering System) Sistem penomoran unit memberikan satu unit rekam medis baik kepada pasien rawat jalan dan rawat inap. Pasien yang berkunjung pertama kali untuk berobat jalan atau rawat inap akan diberikan satu nomor yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan seterusnya dan rekam medisnya tersimpan di dalam satu berkas dengan nomor yang sama (Hatta, 2009). Sebagian

besar

fasilitas

besar

menggunakan

sistem

penomoran unit (LaTour, 2002). 2.1.4.2 Sistem Penomoran Seri (Serial Numbering System) Sistem unit seri yaitu pasien diberi nomor rekam medis yang berbeda untuk setiap kunjungan ke rumah sakit. Beberapa rekam medis untuk pasien yang sama akan disimpan di tempat yang berbeda (McMiller, 2002). Dengan sistem penomoran seri setiap pasien mendapat nomor baru setiap kunjungan ke rumah sakit, misalnya berkunjung 5 kali, maka pasien tersebut mendapat 5 nomor yang berbeda. Semua nomor tersebut harus dicatat pada Kartu

Indeks

bersangkutan.

Utama

Pasien

Sedangkan

rekam

(KIUP)

pasien

medisnya

yang

disimpan

diberbagai tempat sesuai nomor yang telah diperoleh (Hatta, 2009). Sistem penomoran seri tidak digunakan secara luas, pada saat ini hanya berguna di rumah sakit kecil dengan rendahnya tingkat pendaftaran kembali (WHO, 2002). Ahli menyarankan bahwa sistem penomoran seri dapat efisien jika

11

menampung tidak lebih dari 25.000 rekam medis (LaTour, 2002) dan tingkat pasien kembali rendah atau populasi yang disediakan adalah sementara (Abdelhak, 2001). 2.1.4.3 Sistem Penomoran Seri Unit (Serial Unit Numbering System) Sistem penomoran seri unit merupakan gabungan antara sistem penomoran seri dan sistem penomoran unit. Setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit, akan diberikan satu nomor baru, tetapi rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpan di bawah nomor yang paling baru sehingga terciptalah satu unit rekam medis. Apabila rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, di tempat yang lama diberi tanda petunjuk yang menunjukkan kemana rekam medis tersebut dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut diletakkan menggantikan tempat rekam medis yang lama.

2.1.5

Rekam Medis Rawat Inap Menurut

Peraturan

Menteri

Kesehatan

RI

129/Menkes/SK/II/2008, rekam medis rawat inap adalah dokumen rekam medis pasien baru atau pasien lama yang digunakan pada pelayanan rawat inap. Waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap adalah waktu mulai pasien diputuskan untuk rawat inap oleh dokter sampai rekam medis rawat inap tersedia di bangsal pasien. Rekam medis pasien rawat inap mulai diisi di bagian penerimaan (pendaftaran) di rumah sakit atau sebelum dirawat dalam bentuk pemeriksaan pra-perawatan atau bentuk data lainnya. Ditempat pendaftaran pasien atau yang mewakilinya memberikan data

identitas

dan

keuangan

dan

menandatangani

formulir

persetujuan untuk pengobatan dan pembebasan informasi (Huffman, 1994).

12

2.2 Landasan Teori Dalam penelitian ini, peneliti mengacu pada teori WHO (2002) “SATU PASIEN→ NOMOR REKAM MEDIS= SATU REKAM MEDIS (One Patient→ One Medical Record Number= One Medical Record)”. Di beberapa rumah sakit, setiap kali pasien datang ke rumah sakit, nomor rekam medis baru diberikan dan rekam medis baru dimulai. Dengan sistem ini, pasien bisa memiliki banyak rekam medis tersebar di seluruh ruangan file. Hal ini tidak dianjurkan. Untuk perawatan pasien yang baik, pasien harus memiliki satu rekam medis dengan semua pelayanan dalam satu catatan dan disimpan di satu tempat. Untuk tujuan manual ini, akan mengacu pada metode penyimpanan rekam medis. Menurut Abdelhak (2001), dengan sistem penomoran seri memiliki biaya persediaan yang lebih tinggi karena setiap pertemuan di fasilitas ini membutuhkan penggunaan folder rekam medis baru serta memakan tempat untuk penyimpanan rekam medis tersebut. Setiap folder rekam medis baru yang diberikan disimpan pada tempat yang berbeda dan membutuhkan waktu yang lama dalam proses mencari beberapa tempat untuk mengambil. Untuk rumah sakit yang menyediakan pelayanan perawatan rawat jalan (ambulatory care services), sistem penomoran seri tidak efektif dalam mengintegrasikan rekam medis rawat inap dan rekam medis rawat jalan (Skurka, 2003). Sistem penomoran seri tidak digunakan secara luas, pada saat ini hanya berguna di rumah sakit kecil dengan rendahnya tingkat pendaftaran kembali (WHO, 2002). Ahli menyarankan bahwa sistem penomoran seri dapat efisien jika menampung tidak lebih dari 25.000 rekam medis (LaTour, 2002) dan tingkat pasien kembali rendah atau populasi yang disediakan adalah sementara (Abdelhak, 2001). 2.3 Kerangka Konsep Penelitian Tujuan penelitian yang diharapkan adalah mengetahui inefisiensi biaya sebagai akibat dari sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap. Untuk mencapai tujuan tersebut adalah perlu adanya kebijakan, SDM, serta sarana dan prasarana. Kebijakan sebagai prosedur serta ketentuan yang mengatur tentang proses pemberian nomor rekam medis, SDM yaitu

13

petugas rekam medis yang bertanggung jawab memberikan nomor rekam medis di bagian pendaftaran (penerimaan pasien) rawat inap, serta sarana prasarana yang terkait dengan pelayanan rekam medis. Setelah ada kebijakan, SDM, dan sarana prasarana perlu adanya proses dalam pelaksanaan pada pendaftaran pasien yaitu menggunakan sistem

penomoran

seri

pada

rekam

medis

rawat

inap

dengan

mengidentifkasi biaya per satu rekam medis rawat inap, jumlah pasien rawat inap dengan rawat ulang dan total inefisiensi biaya rekam medis ganda dan sarana prasarana penyimpanan. Dari proses tersebut maka tujuan yang akan dicapai dapat terwujud yaitu mengetahui inefisiensi biaya akibat dari sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap. Maka kerangka konsep yang dikembangkan dalam penelitian ini dapat di lihat pada gambar 2.1. INPUT

PROSES

-

Kebijakan

-

SDM

-

Sarana

Sistem penomoran seri - Biaya per 1 rekam medis - Jumlah pasien rawat inap dengan rawat ulang periode tahun 2010 - Total inefisiensi biaya rekam medis rawat inap ganda dan rak penyimpanan rekam medis rawat inap

prasarana

Gambar 2.1 Kerangka Konsep Penelitian Keterangan gambar : = Variabel yang diteliti

OUTPUT Inefisiensi Biaya akibat dari sistem penomoran seri rekam medis rawat inap

BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Rancangan Penelitian Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Menurut Notoatmodjo (2005), metode penelitian deskriptif adalah suatu metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau deskripsi tentang suatu keadaan secara objektif. Dalam

penelitian

ini, peneliti

bermaksud memberikan deskripsi atau gambaran mengenai inefisiensi biaya sebagai akibat dari sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. Rancangan penelitian dalam penelitian ini menggunakan case study. Menurut Notoatmodjo (2005), penelitian case study (studi kasus) dilakukan dengan cara meneliti suatu permasalahan melalui suatu kasus yang terdiri dari unit tunggal. Dengan rancangan penelitian ini, pengumpulan data mengenai inefisiensi biaya akibat dari sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap.

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian dengan judul “Tinjauan Inefisiensi Biaya Sebagai Akibat dari Sistem Penomoran Seri pada Rekam Medis Rawat Inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura” dilaksanakan pada bulan Juni sampai dengan Juli 2011 di Instalasi Rekam Medis BLUD RS Ratu Zalecha Martapura bagian pendaftaran pasien rawat inap dan ruang penyimpanan rekam medis rawat inap.

3.3 Subjek Penelitian 3.3.1

Populasi Penelitian Menurut Notoadmodjo (2005), populasi adalah keseluruhan objek penelitian atau objek yang diteliti. Populasi penelitian adalah seluruh rekam medis inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura.

14

15

3.3.2

Sampel Penelitian Sampel adalah sebagian yang diambil dari keseluruhan objek yang diteliti dan dianggap mewakili seluruh populasi. Teknik sampling yang digunakan adalah non random (non probability) purposive sampling. Menurut Notoadmodjo (2005), pengambilan sampel secara purposive didasarkan pada suatu pertimbangan tertentu yang dibuat oleh peneliti sendiri, berdasarkan ciri atau sifat-sifat populasi yang sudah diketahui sebelumnya. Sampel penelitian adalah rekam medis rawat inap pada periode tahun 2010 di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura.

3.4 Variabel Penelitian dan Definisi Operasional 3.4.1

Variabel Penelitian Adapun menjadi variabel penelitian adalah inefisiensi biaya sebagai akibat dari sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap, yang terdiri dari subvariabel yaitu : a. Kebijakan b. Sumber daya manusia (SDM) c. Sarana dan prasarana d. Sistem penomoran seri rekam medis rawat inap -

Biaya per satu rekam medis

-

Jumlah pasien rawat inap dengan rawat ulang tahun 2010

-

Total inefisiensi biaya rekam medis rawat inap ganda dan rak penyimpanan rekam medis rawat inap

3.4.2

Definisi Operasional Untuk membatasi ruang lingkup atau pengertian variabelvariabel yang diteliti atau diamati, perlu sekali variabel-variabel tersebut diberi batasan atau definisi operasional (Notoatmodjo, 2005). a. Kebijakan

meliputi segala

prosedur

serta

ketentuan

yang

mengatur tentang proses pemberian nomor rekam medis b. Sumber daya manusia (SDM) adalah petugas rekam medis yang

bertanggungjawab memberikan nomor rekam medis di

bagian pendaftaran (penerimaan) pasien rawat inap

16

c. Sarana prasarana adalah fasilitas-fasilitas yang terkait dengan pelayanan rekam medis d. Sistem penomoran seri yaitu sistem pemberian nomor dimana setiap pasien yang berkunjung di rumah sakit selalu mendapat nomor baru. e. Pelaksanaan pemberian nomor rekam medis meliputi petugas pemberian nomor rekam medis, fasilitas pemberian nomor rekam medis, dan proses pemberian nomor rekam medis serta penyebab terjadinya penomoran ganda. f. Rekam medis rawat inap adalah rekam medis pasien baru atau pasien lama yang digunakan pada pelayanan rawat inap g. Rak penyimpanan rekam medis rawat inap adalah tempat meletakan rekam medis rawat inap sesuai dengan urutan nomor untuk disimpan h. Inefisiensi biaya sebagai akibat dari sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap adalah kisaran biaya yang hilang akibat dari

sistem

penomoran

seri

rawat

inap

sehingga

terjadi

pemborosan biaya yang disebabkan pasien memiliki lebih dari dua nomor rekam medis 3.5 Instrumen Penelitian Untuk

mendapatkan

data

penelitian

yang

dibutuhkan,

peneliti

menggunakan beberapa alat ukur, yaitu : a. Pedoman Observasi (Checklist) Pedoman observasi berisi daftar hal-hal yang perlu diamati yang telah disusun sebelumnya dan menggunakan alat tulis untuk mencatat hasil observasi.

Menurut Notoatmodjo (2005), checklist adalah suatu

daftar pengecek berisi subjek dan beberapa gejala atau identitas lainnya dari sasaran pengamatan. b. Pedoman Wawancara Pedoman wawancara berisi daftar pertanyaan yang telah disusun sebelumnya, dengan menggunakan alat tulis untuk mencatat hasil wawancara, sedangkan recorder untuk merekam hasil wawancara.

17

3.6 Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data pada penelitian ini antara lain: a. Observasi Menurut Notoatmodjo (2005) observasi atau pengamatan adalah suatu prosedur yang berencana, yang antara lain meliputi melihat dan mencatat jumlah dan taraf aktivitas tertentu yang ada hubungannya dengan masalah yang diteliti. Penelitian ini menggunakan observasi berstruktur. Pada observasi

berstruktur, peneliti

telah

mengetahui

tentang variabel yang akan diamati. Dengan mengetahui variabel yang akan diamati sehingga akan lebih relevan dengan masalah dan tujuan penelitian karena pada pengamatan peneliti telah terlebih dahulu mempersiapkan materi pengamatan dan instrumen yang digunakan. Observasi dilakukan pada data sekunder yaitu buku register pendaftaran (penerimaan) pasien rawat inap tahun 2010 dan rekam medis rawat inap untuk mengidentifikasi pasien rawat inap yang memiliki lebih dari dua nomor rekam medis (ganda) b. Wawancara Menurut Notoatmodjo (2005), wawancara adalah suatu metode yang

dipergunakan untuk mengumpulkan data, dimana peneliti

mendapatkan keterangan atau pendirian secara lisan dari sasaran penelitian (responden), atau bercakap-cakap berhadapan muka dengan orang tersebut (face to face). Wawancara akan dilakukan secara terstruktur dan terbuka, dimana peneliti melakukan wawancara kepada petugas terkait pemberian nomor rekam medis di pendaftaran rawat inap yang kemudian dicross check kepada Kepala Instalasi Rekam Medis dengan menggunakan pedoman wawancara ditanyakan.

berupa

garis-garis

besar

permasalahan

yang

akan

18

3.7 Teknik Analisa Data Teknik analisis data secara umum menggunakan analisis univariat. Analisis univariat bertujuan untuk menjelaskan atau mendeskripsikan karakteristik setiap variabel penelitian (Notoatmodjo, 2010). Data yang diperoleh dari hasil pengumpulan dapat disajikan dalam bentuk tekstular dan tabular.

3.8 Prosedur Penelitian 3.8.1

Tahap Persiapan Penelitian Tahap persiapan peneliti melakukan identifikasi masalah atau topik KTI terlebih dahulu bersamaan dengan PKL V di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. Kemudian peneliti mengajukan judul penelitian sesuai dengan identifikasi masalah kepada dosen pembimbing. Peneliti mengurus surat perijinan penelitian melalui Sekretariat DIII Perekam dan Informasi Kesehatan setelah judul penelitian disetujui oleh dosen pembimbing. Selanjutnya surat ijin penelitian tersebut diserahkan ke BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. Setelah pihak rumah sakit menyetujui ijin penelitian, maka peneliti melakukan studi pendahuluan

dengan

mulai

merumuskan

masalah

dan

merencanakan instrumen yang dibutuhkan untuk pengumpulan data pada saat penelitian. Kegiatan ini dirumuskan dalam proposal penelitian. Setelah proposal penelitian yang telah disetujui dosen pembimbing maka peneliti dapat melakukan penelitian. 3.8.2

Tahap Pelaksanaan Penelitian Tahap pelaksanaan peneliti mulai melakukan pengumpulan data. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan peneliti yaitu berupa observasi (pengamatan) dan wawancara.

3.8.3

Tahap Akhir Penelitian Tahap akhir peneliti mengolah data yang telah didapat untuk kemudian disusun menjadi sebuah laporan penelitian.

19

3.9 Keterbatasan dan Kelemahan Penelitian Dengan judul penelitian “Tinjauan Inefisiensi Biaya Sebagai Akibat dari Sistem Penomoran Seri pada Rekam Medis Rawat Inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura”, maka peneliti hanya membatasi berdasarkan variabel yaitu inefisiensi biaya sebagai akibat dari sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap. Adapun keterbatasan dan kelemahan yaitu pada penelitian adalah sampel hanya menggunakan rekam medis rawat inap periode tahun 2010 dikarenakan ketidaktersediaanya data pada tahun sebelumnya serta sulitnya dalam identifikasi pada sumber data. Dan juga peneliti tidak meneliti pada sudut pandang dokter terhadap kerugian dari sistem penomoran seri rekam medis rawat inap.

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Penelitian 4.1.1

Gambaran Umum BLUD RS Ratu Zalecha Martapura RSUD Ratu Zalecha Martapura adalah RSUD milik pemerintah Kabupaten Banjar yang berdiri sejak tahun 1963 dan merupakan Rumah Sakit Umum kelas C sesuai dengan Surat keputusan Menteri Kesehatan RI no. 214/Menkes/SK/II/1993 tanggal 26 Februari 1993. Tepat diawal tahun baru 2011, RSUD Ratu Zalecha Martapura ditetapkan oleh Bupati Banjar melalui Surat Keputusan Nomor 557 tahun 2010 sebagai rumah sakit dengan status pola pengelolaan keuangan badan layanan umum daerah (PPK-BLUD) maka menjadi BLUD RS Ratu Zalecha. Kemampuan pelayanan yang dimiliki sampai saat ini ada 4 (empat) spesialis dasar (anak, bedah, umum, penyakit dalam, kebidanan) dan 6 (enam) spesialis penunjang pelayanan (spesialis mata, anestesi, patologi klinik dan Radiologi, orthopedi). Kapasitas tempat tidur sebanyak 194 tempat tidur, terdiri dari ruang VIP Intan, VIP, ruang kelas I, ruang kelas II, ruang kelas III, ruang isolasi, ruang ICU dan ruang perinatologi. BLUD RS Ratu Zalecha Martapura merupakan pusat rujukan kesehatan dalam wilayah Kabupaten Banjar dan wilayah lain sekitarnya. Dengan keadaan tersebut dari tahun ke tahun BLUD RS Ratu Zalecha Martapura terus berbenah diri untuk meningkatkan citra rumah sakit sebagai wujud nyata dalam pelayanan kesehatan prima.

4.1.2

Visi dan Misi BLUD RS Ratu Zalecha Martapura Visi BLUD RS Ratu Zalecha Martapura adalah “Rumah Sakit Bermutu dan Profesional”. Adapun misi BLUD RS Ratu Zalecha Martapura yaitu : a.

Menyediakan pelayanan kesehatan komprehensif dan religius

b.

Memberikan pelayanan kesehatan sesuai standar mutu 20

21

4.1.3

c.

Menyelenggarakan pelayanan kesehatan dengan pola kemitraan

d.

Menyelenggarakan tertib administrasi dan keuangan

e.

Menjadi pusat kajian pendidikan, pelatihan dan penelitian Indikator Pelayanan BLUD RS Ratu Zalecha Martapura

Tabel 4.1. Indikator Pelayanan BLUD RS Ratu Zalecha Martapura Tahun 2008 - 2010 No

Indikator

2008

2009

2010

Rata-rata pemakaian TT Bed Occupancy Rate 67,77% 71,40% 71,84% (BOR) 2. Rata-rata lama pasien di 4,1 hari 4 hari 4,2 hari rawat (Av. LOS) Turn Over Internal (TOI) 3. 2 hari 2 hari 2 hari 4. Frekuensi pemakaian TT 63,1 kali 61,7 kali 72,13 kali Bed Turn Over (BTO) 5. Angka kematian netto 17,24 ‰ 17,24 ‰ 16,9 ‰ Netto Dead Rate (NDR) 6. Angka kematian kasar 41,96 ‰ 36,20 ‰ 34,23 ‰ Gross Dead Rate (GDR) Sumber : Instalasi Rekam Medis BLUD RS Ratu Zalecha Martapura

Standar Nasional

1.

4.1.4

60-85% 3-6 hari 1-3 hari 40-50 kali < 25/ ‰ > 45/ ‰

Gambaran Umum Instalasi Rekam Medis BLUD RS Ratu Zalecha Martapura Instalasi Rekam Medis BLUD RS Ratu Zalecha Martapura dipimpin oleh seorang Kepala Instalasi Rekam Medis. Kepala Instalasi Rekam Medis bertanggung jawab kepada Direktur Rumah Sakit. Kepala Instalasi Rekam Medis membawahi Korespondensi Medik, Pelaporan, TPP Rawat Jalan, TPP Rawat Inap, Pengelola Data Rawat Inap, Assembling, Coding/Indeksing, Filing, dan Sensus Harian (struktur organisasi rekam medis terlampir).

22

4.1.5

Biaya (Cost) per Satu Rekam Medis Rawat Inap Dari hasil penelitian yang mengola dalam penganggaran rekam medis rawat inap yaitu oleh Sub Bagian Program yang mana biaya per satu set rekam medis rawat inap adalah Rp. 3.000,-. Adapun untuk satu set rekam medis rawat inap terdiri dari : -

Untuk rekam medis rawat inap pasien dewasa pria, dewasa perempuan, dan perawatan penyakit anak

a. Map sampul b. Formulir ringkasan masuk dan keluar c. Formulir ringkasan keluar (resume) d. Formulir riwayat penyakit dan pemeriksa fisik e. Formulir pemeriksaan fisik (status generalis dan status lokalis) f.

Formulir riwayat penyakit dan pemeriksa fisik (sambungan)

g. Formulir grafik suhu nadi h. Formulir catatan perkembangan i.

Formulir catatan perawatan atau bidan

j.

Formulir salinan resep dan koresponden

k. Formulir rekaman asuhan keperawatan pelaksanaan perawatan kesehatan -

Untuk rekam medis rawat inap perawatan bersalin obstetri

a. Map sampul b. Formulir ringkasan masuk dan keluar c. Formulir ringkasan keluar (resume) d. Formulir partograf e. Formulir catatan persalinan f.

Formulir perjalanan penyakit perintah dokter dan pengobatan

g. Formulir laporan persalinan h. Formulir grafik suhu nadi i.

Formulir salinan resep

j.

Formulir hasil-hasil pemeriksaan laboraturium dan x-ray atau foto

k. Formulir penempelan surat-surat korespondensi l.

Formulir rekaman asuhan kebidanan

m. Formulir rekaman asuhan keperawatan pelaksanaan perawatan kesehatan

23

-

Untuk rekam medis rawat inap perawatan bersalin gynekologi

a. Map sampul b. Formulir ringkasan masuk dan keluar c. Formulir ringkasan keluar (resume) d. Formulir anamnesa e. Formulir pemeriksaan fisik f.

Formulir perjalanan penyakit perintah dokter dan pengobatan

g. Formulir laporan persalinan h. Formulir grafik suhu nadi i.

Formulir salinan resep

j.

Formulir hasil-hasil pemeriksaan laboraturium dan x-ray atau foto

k. Formulir penempelan surat-surat korespondensi l.

Formulir rekaman asuhan kebidanan

m. Formulir rekaman asuhan keperawatan pelaksanaan perawatan kesehatan -

Untuk rekam medis rawat inap perinatologi atau bayi baru lahir

a. Map sampul b. Formulir ringkasan masuk dan keluar c. Formulir ringkasan keluar (resume) d. Formulir penyakit dan pemeriksa fisik e. Formulir pemeriksaan fisik (status generalis dan status lokalis) f.

Formulir riwayat penyakit dan pemeriksa fisik (sambungan)

g. Formulir pemeriksaan bayi baru lahir h. Formulir keadaan bayi segera sesudah lahir i.

Formulir catatan perawat bayi baru lahir grafik suhu dan nadi

j.

Formulir catatan perawat bayi baru lahir

k. Formulir identifikasi bayi n. Formulir rekaman asuhan kebidanan l.

Formulir rekaman asuhan keperawatan pelaksanaan perawatan kesehatan

24

4.1.6

Jumlah Pasien Rawat Inap dengan Rawat Ulang (Readimisions) Periode Tahun 2010 Berdasarkan hasil penelitian maka didapatkan trend jumlah pasien rawat inap dengan rawat ulang (readmission) pada tahun 2010 dari dengan seluruh diagnosis, dapat dilihat pada gambar 4.1. Gambar 4.1 Trend Jumlah Pasien Rawat Inap dengan Rawat Ulang (Readmissions) di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura Tahun 2010

Dari gambar 4.1 di atas menunjukkan jumlah pasien rawat inap dengan rawat ulang tahun 2010 dengan jumlah tertinggi yaitu pada bulan Februari dengan jumlah 19 pasien rawat inap dan jumlah terendah pada bulan Oktober dengan jumlah 10 pasien rawat inap. Adapun hasil identifikasi pasien rawat inap dengan rawat ulang tahun 2010 dari register penerimaan pasien rawat inap dapat dilihat pada tabel 4.2 :

25

Tabel 4.2 Pasien Rawat Inap dengan Rawat Ulang (Readmissions) di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura Tahun 2010 No 1

Nama Siti Kholisah, An

Alamat Pekauman

2

Andre, An

Pemurus

3.

Murzani, An

Sei Lakuan Kertak Hanyar

4.

M. Saman, An

Sei. Paring Martapura

5.

Ana An

Miftahul Jannah, Lorong Bupati Rantau

No. RM 10 76 97 10 89 79 10 96 47 11 07 63 11 18 46 11 30 61 11 37 54 11 43 81 11 49 39 11 61 54 10 80 20 10 80 30 11 10 17 11 20 26 11 32 05 11 55 08 10 80 21 10 93 74 11 04 76 11 17 19 11 29 63 11 40 68 11 51 00 11 62 79 10 81 24 10 92 96 11 05 11 11 16 65 11 29 54 11 41 16 11 55 13 11 68 99 10 74 81 10 86 63 11 04 50 11 15 23 11 27 79 11 41 27

26

No 6.

Nama Amelia Aulia Rahma, An

Alamat Cabi Kec. Simpang 4 Pengaron

7.

Nurul Hafizah, An

Jl.Menteri 4 Martapura

8.

Gt. Adistya, An

Sungai Paring

9.

Sophia, An

Astambul

No. RM 10 81 57 10 92 22 11 05 69 11 16 00 11 23 16 11 35 26 11 45 15 11 55 03 11 67 94 10 71 37 10 86 08 10 97 70 11 07 53 11 17 60 11 51 41 11 31 24 11 45 19 11 65 15 11 49 96 11 60 56 11 02 85 11 11 66 10 75 02 10 85 37 11 18 81 10 94 31 11 28 01 11 36 99 11 68 34 11 41 78 10 75 44 11 00 16 10 86 67 11 07 16 11 28 48 11 18 69 11 65 45 11 39 26 11 56 28

27

No Nama 10. M. Rizal, An

Alamat Dalam Pagar

11. Nur Jannah, An

Pakauman

12. Rabiatul, Nn

Murung Keraton

13. Ratnawati, An

Sungai Arfat

No. RM 10 97 00 10 84 93 11 06 66 11 29 93 11 37 53 11 44 71 11 71 20 11 57 31 11 16 06 10 76 35 10 74 90 11 16 07 11 49 14 11 24 27 10 96 26 11 57 29 11 37 56 11 02 22 10 90 07 11 43 43 11 08 11 11 30 62 10 86 48 11 65 48 11 15 56 10 98 66 10 87 67 11 29 78 11 53 43 11 71 68 11 01 03 10 85 33 11 51 42 11 23 24 11 32 67 11 42 45 11 65 13 11 11 67

28

No Nama 14. Husni Tamrin, An

Alamat Cindai Alus Martapura

15. H. M. Kamruni, Tn

Komp. Amaco Banjarbaru

16. Bahtiar, Tn

Jawa Laut Martapura

17. M. Alif Bais S, An

Balitan 3 Banjarbaru

18. Rahman Sadikin, An

Jl. Manarap Tengah Kertak Hanyar

19. M. Rif'at Faisa, An

Simpang V Galam Rabah

20

Andre, Tn

Veteran Gg. 4 Mei

21

Hj, Mamas, Ny

Sekumpul

22

Fahridawati, Ny

Binuang

23

Samsuri Ahmad, Tn

Aranio

24

Nawawi, Tn

Murung Kenanga, Jl.Kubah

25

Ardiansyah, Tn

Batas Kota

No. RM 11 09 33 11 27 78 11 65 70 11 47 43 11 02 69 11 58 14 11 46 33 11 24 96 11 11 16 11 28 35 11 06 77 10 84 49 11 62 16 11 26 61 10 72 34 10 82 42 11 69 51 11 00 48 10 91 39 11 52 92 11 09 36 11 35 07 11 42 46 11 18 25 11 63 39 11 52 98 11 55 42 10 74 03 10 74 70 11 09 17 11 16 50 11 06 00 10 72 71 11 20 01 11 27 76 11 14 02 11 56 32 10 81 48 10 86 81

29

No Nama 26. Nor Hasanah, Ny 27. 28.

29. 30. 31.

Alamat Jl.Menteri 4 Martapura

No. RM

10 86 62 10 90 68 Gt. Setia Darma, Tn Banjarbaru 11 07 18 11 08 68 M. Asy'ari, Tn Keraton 11 63 44 11 86 98 11 36 43 Drs. Irmansyah Saleh, Nusa Indah 10 99 43 Tn 11 03 38 Rifali, An Tanjung Rema 10 71 08 10 95 66 M. Kharil Akmal, An Banua Permai 10 92 61 10 93 95 Pada tabel 4.2 di atas menunjukkan hasil identifikasi pasien

rawat inap dengan rawat ulang pada tahun 2010 adalah pasien rawat inap dengan rawat ulang pada tahun 2010 yaitu berjumlah 31 pasien dengan jumlah 167 kunjungan rawat ulang, maka ada 167 rekam medis dengan nomor rekam medis berbeda dari 31 pasien rawat inap. Pasien rawat inap dengan rawat ulang tertinggi yaitu 15 kali rawat ulang, oleh karena itu pasien tersebut memiliki 15 nomor rekam medis berbeda atas nama pasien Nur Jannah, An dengan diagnosis Thalasemia. Maka dapat dipersentasekan 1,6% yaitu 167 pasien dengan rawat ulang (readmissions) dari total kunjungan pasien rawat inap pada tahun 2010 sebanyak 10.458 orang di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. 4.1.7

Inefisiensi Biaya Rekam Medis Rawat Inap Ganda dan Rak Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap 4.1.7.1 Inefisiensi Biaya Rekam Medis Rawat Inap Ganda Berdasarkan dari hasil penelitian

maka diketahui

inefisiensi biaya rekam medis rawat inap ganda sebesar Rp. 501.000,-. Jumlah tersebut didapat dari perhitungan jumlah rekam medis pasien rawat inap dengan rawat ulang dikalikan dengan biaya per satu rekam medisnya. Secara rinci dapat dilihat pada tabel 4.3 :

30

Tabel 4.3 Jumlah Inefisiensi Biaya Rekam Medis Rawat Inap Ganda di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura Tahun 2010 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31.

Siti Kholisah, An 10 Andre, An 6 Murzani, An 8 M. Saman, An 8 Amelia Aulia Rahma, An 9 Ana Miftahul Jannah, An 6 Nurul Hafizah, An 9 Gt. Adistya, An 12 Sophia, An 9 Nur Jannah, An 15 M. Rizal, An 9 Rabiatul, Nn 6 Ratnawati, An 8 Husni Tamrin, An 4 H. M. Kamruni, Tn 4 Rahman Sadikin, An 12 M. Rif'at Faisa, An 2 Bahtiar, Tn 2 M. Alif Bais S, An 3 Andre, Tn 2 Hj, Mamas, Ny 2 Fahridawati, Ny 2 Samsuri Ahmad, Tn 2 Nawawi, Tn 2 Ardiansyah, Tn 2 Nor Hasanah, Ny 2 Gt. Setia Darma, Tn 2 M. Asy'ari, Tn 3 Drs. Irmansyah Saleh, Tn 2 Rifali, An 2 M. Kharil Akmal, An 2 JUMLAH 167 Dari tabel 4.3 di atas

X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = X Rp. 3.000,- = menjelaskan jumlah

Rp. 30.000,Rp. 18.000,Rp. 24.000,Rp. 24.000,Rp. 27.000,Rp. 18.000,Rp. 27.000,Rp. 36.000,Rp. 27.000,Rp. 45.000,Rp. 27.000,Rp. 18.000,Rp. 24.000,Rp. 12.000,Rp. 12.000,Rp. 36.000,Rp. 6.000,Rp. 6.000,Rp. 9.000,Rp. 6.000,Rp. 6.000,Rp. 6.000,Rp. 6.000,Rp. 6.000,Rp. 6.000,Rp. 6.000,Rp. 6.000,Rp. 9.000,Rp. 6.000,Rp. 6.000,Rp. 6.000,Rp. 501.000,inefisiensi

biaya rekam medis rawat inap ganda pada tahun 2010 adalah Rp 501.000,-.

31

4.1.7.2 Inefisiensi Biaya Rak Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap Berdasarkan hasil penelitian maka diketahui untuk satu rak penyimpanan rekam medis rawat inap seharga Rp. 3.000.000,- yang terdiri dari 15 sub rak dengan ukuran tinggi sub rak 45 cm dan lebar sub rak 60 cm, dengan asumsi ketebalan rekam medis rawat inap 0,2 cm maka setiap satu sub rak dapat menampung ± 600 rekam medis rawat inap di sisi depan dan belakang. Jadi untuk satu rak rekam medis rawat inap dapat menampung ± 9000 rekam medis rawat inap dari hasil 15 sub rak dikali dengan ± 600 rekam medis rawat inap. Dari hasil identifikasi rekam medis rawat inap ganda pada tahun 2010 berjumlah 167 rekam medis rawat inap maka inefisiensi rak penyimpanan rawat inap dan rekam medis rawat inap tahun 2010 dapat dihitung dibawah ini : - Persentase inefisiensi rak penyimpanan rekam medis rawat inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura

- Inefisiensi biaya rak penyimpanan rawat inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura Rp. 3.000.000 x 1,85% = Rp. 55.500,Jadi inefisiensi biaya rak penyimpanan rekam medis rawat inap tahun 2010 adalah Rp. 55.500,-. 4.1.7.3 Total Inefisiensi Biaya Rekam Medis Ganda dan Rak Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap Total inefisiensi biaya rekam medis rawat inap ganda dan rak penyimpanan rekam medis rawat inap pada tahun 2010 sebagai berikut : Inefisiensi biaya RM rawat inap

= Rp. 501.000,-

Inefisiensi biaya rak RM rawat inap

= Rp. 55.500,- + Rp. 556.500,-

32

Maka diperoleh total inefisiensi biaya rekam medis rawat inap ganda dan rak penyimpanan rekam medis pada tahun 2010 sebesar Rp. 556.500,-.

4.2 Pembahasan Penelitian 4.2.1

Biaya (Cost) per Satu Rekam Medis Rawat Inap Biaya dirumuskan sebagai nilai masukan atau sumber daya yang digunakan untuk menghasilkan keluaran (produk pelayanan kesehatan) (Huffman, 1994). Biaya rekam medis merupakan nilai atau uang yang dikeluarkan untuk pengadaan rekam medis. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor : 269/Menkes/Per/III/2008 pasal 1 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas

pasien,

pemeriksaan,

pengobatan,

tindakan

dan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Adapun biaya rekam medis rawat inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura yaitu Rp. 3.000,- untuk per satu rekam medis. Dimana setiap satu set rekam medis rawat inap terdiri map sampul (folder) dan formulir-formulir yang berisikan catatan identitas pasien serta catatan medis pasien selama dirawat. Biaya rekam medis rawat inap sebesar Rp. 3.000,- merupakan angka biaya rekam medis rawat inap rendah. Menurut WHO (2002), rekam medis dengan kualitas yang baik yaitu terdiri dari formulir yang semuanya dibuat dengan ukuran yang sama (biasanya ukuran A4), penjepit (fastener), pembatas untuk membatasi setiap kunjungan pasien ke sarana pelayanan kesehatan dan map sampul (folder) sebaiknya terbuat dari kertas yang lebih keras misalnya kertas manila. Dan dapat asumsikan angka biaya rekam medis rawat inap tertinggi sebesar Rp. 15.000,- dengan kualitas rekam medis yang baik.

33

4.2.2

Jumlah

Pasien

Rawat

Inap

dengan

Rawat

Ulang

(Readmissions) Periode Tahun 2010 Berdasarkan hasil penelitian, pada standar operasional prosedur (SOP) sistem penomoran yang menggunakan sistem penomoran

unit

akan

tetapi

pada

pelaksanaannya

sistem

penomoran pada pendaftararan pasien rawat inap BLUD RS Ratu Zalecha

Martapura

yang

diimplementasikan

adalah

sistem

penomoran seri. Menurut Gemala Hatta (2009), dengan sistem penomoran seri setiap pasien mendapat nomor baru setiap kunjungan ke rumah sakit, misalnya berkunjung 5 kali, maka pasien tersebut mendapat 5 nomor yang berbeda. Dan menurut WHO (2002), setiap kali pasien datang ke rumah sakit, nomor rekam medis baru diberikan dan rekam medis baru dimulai. Dengan sistem ini, pasien bisa memiliki banyak rekam medis tersebar di seluruh ruangan file. Hal ini tidak dianjurkan. Untuk perawatan pasien yang baik, pasien harus memiliki satu rekam medis dengan semua pelayanan dalam satu catatan dan disimpan di satu tempat. Dengan pengimplementasian sistem penomoran seri pada rekam medis rawat inap maka terjadinya pasien memilki lebih dari dua rekam medis di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. Dari hasil identifikasi pada register penerimaan pasien rawat inap dan rekam medis rawat inap maka diketahui pasien rawat inap dengan rawat ulang pada tahun 2010 di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura yaitu terdapat 167 rekam medis dengan nomor rekam medis berbeda dari 31 pasien rawat inap yang melakukan rawat ulang. Pasien rawat inap dengan rawat ulang tertinggi yaitu 15 kali rawat ulang, maka pasien tersebut memiliki 15 nomor rekam medis berbeda atas nama pasien Nur Jannah, An dengan diagnosis Thalasemia. Pada tahun 2010 jumlah kunjungan pasien rawat inap adalah 10.458 orang dan 1,6% dari jumlah total kunjungan pasien rawat inap tahun 2010 yaitu 167 pasien rawat inap adalah pasien rawat inap dengan rawat ulang (readmissions). Dari jumlah sampel yang diambil belum menunjukkan angka yang sebenarnya dengan alasan keterbatasan pendokumentasian yang ada di BLUD RS Ratu

34

Zalecha sehingga menyulitkan dalam identifikasi. Berdasarkan hasil wawancara

diketahui bahwa

diasumsikan

20%

dari jumlah

kunjungan pasien rawat inap pertahunnya merupakan kunjungan rawat ulang (readmissions) maka berjumlah 2091 orang pasien rawat inap dengan rawat ulang (readmissions).

4.2.3

Inefisiensi Biaya Rekam Medis Rawat Inap Ganda dan Rak Penyimpanan Rekam Medis Rawat Inap Sistem penomoran seri tidak digunakan secara luas, pada saat ini hanya berguna di rumah sakit kecil dengan rendahnya tingkat pendaftaran kembali (WHO, 2002). Ahli menyarankan bahwa sistem penomoran seri dapat efisien jika menampung tidak lebih dari 25.000 rekam medis (LaTour, 2002) dan tingkat pasien kembali rendah atau populasi yang disediakan adalah sementara (Abdelhak, 2001). Sampai dengan Juni 2011 nomor rekam medis rawat inap sudah mencapai 12 26 60. Menurut Abdelhak (2001), dengan sistem penomoran seri memiliki biaya persediaan yang lebih tinggi karena setiap kunjungan di rumah sakit membutuhkan penggunaan rekam medis baru serta memakan tempat untuk penyimpanan rekam medis tersebut. Setiap folder rekam medis baru yang diberikan disimpan pada tempat yang berbeda dan membutuhkan waktu yang lama dalam proses mencari beberapa tempat untuk mengambil. Maka dari itu dengan pengimplementasian sistem penomoran seri mengakibatkan inefisiensi biaya rekam medis rawat inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura. Dari hasil identifikasi pasien rawat inap dengan rawat ulang pada tahun 2010 didapat 167 rekam medis dari 31 pasien dikalikan biaya per satu set rekam medis rawat inap sebesarkan Rp. 3.000,- maka didapatkan jumlah inefisiensi rekam medis rawat inap tahun 2010 sebesar Rp. 501.000,- untuk 5 tahun sebesar Rp. 2.505.000,. akan tetapi angka tersebut belum dapat menggambarkan inefisiensi rekam medis rawat inap yang sebenarnya. Maka diasumsikan inefisiensi rekam medis rawat inap dengan jumlah kunjungan rawat inap rawat ulang

35

(readmissions) 20% pertahunnya yaitu sejumlah 2.092 pasien rawat inap dan biaya rekam medis dengan angka tertinggi sebesar Rp. 15.000,- dapat dirincikan dibawah ini :  Inefisiensi rekam medis rawat inap berdasarkan hasil identifikasi 167 x Rp. 3.000,-

= Rp. 501.000,- x 5 tahun = Rp. 2.505.000,- per 5 tahun

 Inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya rekam medis rawat inap tertinggi 167 x Rp. 15.000,-

= Rp. 2.505.000,- x 5 tahun = Rp. 10.250.000,- per 5 tahun

 Inefisiensi rekam medis rawat inap dengan asumsi kunjungan rawat inap rawat ulang 20% (2.092 pasien rawat inap) 2.092 x Rp. 3.000,- = Rp. 6.276.000,- x 5 tahun = Rp. 31.380.000,- per 5 tahun  Inefisiensi rekam medis rawat inap dengan asumsi kunjungan rawat ulang 20% (2.092 pasien rawat inap) dan biaya rekam medis rawat inap tertinggi 2.092 x Rp. 15.000,- = Rp. 31.380.000,- x 5 tahun = Rp. 156.900.000,- per 5 tahun Selain itu dengan sistem penomoran seri mengakibatkan pemborosan biaya pada rak penyimpanan rekam medis rawat inap. Berdasarkan inefisiensi rekam medis rawat inap pada tahun 2010 sejumlah 167 rekam medis dengan nomor rekam medis berbeda dari 1,6% kunjungan rawat ulang maka terjadi inefisiensi biaya rak penyimpanan rekam medis rawat inap yaitu 1,85% sebesar Rp. 55.000,- belum dapat menggambarkan inefisiensi rak penyimpanan sebenarnya dikarenakan angka kunjungan rawat ulang belum menunjukkan angka sebenarnya yang ada di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura maka diasumsikan 20% kunjungan rawat ulang yaitu 2.092 pasien rawat inap. Maka inefisiensi rak penyimpanan rawat inap pada dapat dihitung sebagai berikut ini:

36

 Inefisiensi rak penyimpanan rekam medis rawat inap berdasarkan hasil identifikasi

Rp. 3.000.000,- x 1,85%

= Rp. 55.500,- x 5 tahun = Rp. 277.000,- per 5 tahun

 Inefisiensi rak penyimpanan rekam medis rawat inap dengan asumsi kunjungan rawat ulang 20% (2.092 pasien rawat inap)

Rp. 3.000.000,- x 23,24% = Rp. 697.200,- x 5 tahun = Rp. 3.486.000,- per 5 tahun Dari hasil penelitian diperoleh total inefisiensi biaya rekam medis rawat inap dan rak penyimpanan rekam medis rawat inap BLUD RS Ratu Zalecha Martapura dapat dirincikan sebagai berikut:  Total inefisiensi rekam medis rawat inap dan rak penyimpanan rekam medis rawat inap berdasarkan hasil identifikasi 167 x Rp. 3.000,-

= Rp. 501.000,-

Rp. 3.000.000,- x 1,85%

= Rp. 55.500,- + = Rp. 556.500,= Rp. 2.782.500,- per 5 tahun

 Total inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya rekam medis rawat inap tertinggi dan rak penyimpanan rekam medis rawat inap 167 x Rp. 15.000,-

= Rp. 2.505.000,-

Rp. 3.000.000,- x 1,85%

= Rp.

55.500,- +

= Rp. 2.560.500,= Rp. 12.802.500,- per 5 tahun

37

 Total inefisiensi rekam medis rawat inap dan rak penyimpanan rekam medis rawat inap dengan asumsi kunjungan rawat inap rawat ulang 20% 2.092 x Rp. 3.000,-

= Rp. 6.276.000,-

Rp. 3.000.000,- x 23,24% = Rp.

697.200,- +

= Rp. 6.973.200,= Rp. 34.866.000,- per 5 tahun  Total inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya rekam medis rawat inap tertinggi dan rak penyimpanan rekam medis rawat inap dengan asumsi kunjungan rawat inap rawat ulang 20% 2.092 x Rp. 15.000,-

= Rp. 31.380.000,-

Rp. 3.000.000,- x 23,24% = Rp.

697.200,- +

= Rp. 32.077.200,= Rp. 160.386.000,- per 5 tahun Nilai informasi terkandung dalam direkam medis yang tidak dapat dihitung oleh angka diatas mengingat bahwa informasi pada rekam medis sangat penting dengan adanya single record menguntungkan karena informasi tentang data klinis pasien di simpan pada satu rekam medis sehingga ada kesinambungan informasi tentang pasien.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilaksanakan, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut : a. Biaya per satu set rekam medis rawat inap terdiri dari map (folder) dan formulir-formulir di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura adalah Rp. 3.000,b. Hasil identifikasi pasien rawat inap dengan rawat ulang pada tahun 2010 di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura berjumlah 31 pasien dengan jumlah rawat ulang 167 kunjungan yaitu 1,6%. Dan diasumsikan 20% kunjungan rawat ulang maka pasien rawat ulang berjumlah 2.091. c. Total inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya Rp. 3.000,- dan rak penyimpanan rekam medis dengan kunjungan rawat ulang 1,6% sebesar Rp. 2.782.500,- per 5 tahun. Sedangkan total inefisiensi rekam medis rawat inap dengan biaya Rp. 15.000,- dan rak penyimpanan rekam medis dengan kunjungan rawat ulang 20% sebesar Rp. 160.386.000,- per 5 tahun.

5.2 Saran Adapun saran penulis berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh yaitu: a. Agar terciptanya

kesinambungan informasi tentang pasien

maka

diperlukan adanya single record dengan sistem penomoran unit dan perubahan format serta formulir rekam medis, b. Perlu adanya kebijakan yang menyatakan seluruh pasien hanya memiliki satu nomor rekam medis yang dapat digunakan sebagai dasar Standar Operasional Prosedur (SOP), c. Perlunya penyeragaman penomoran antara rekam medis rawat inap dan rawat jalan yaitu pasien memiliki satu nomor rekam medis yang dapat digunakan untuk pelayanan rawat inap dan rawat jalan atau pelayanan penunjang lainnya,

38

39

d. Perlunya dilakukan sosialisasi yang terus menerus kepada petugas penerimaan pasien tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) sistem penomoran rekam medis agar SOP diimpelementasikan dengan baik, e. Perlu disosialisasikan kepada dokter atau tenaga kesehatan lainnya untuk setiap pasien yang berobat kembali, agar wajib menggunakan riwayat klinis pada rekam medis pasien tersebut sebelumnya sebagai dasar dalam pengobatan f.

Perlu dilakukan adanya penelitian lebih lanjut dengan meneliti pada sudut pandang dokter terhadap kerugian dari sistem penomoran seri rekam medis rawat inap.

DAFTAR PUSTAKA Abdelhak, M. 2001. Health Information of A Strategic Resource 2 nd Edition. Philadelphia: Sunders Company. BLUD RS Ratu Zalecha, 2011, Profil Tahun 2010 BLUD RS Ratu Zalecha Martapura, Martapura: BLUD RS Ratu Zalecha Martapura BLUD RS Ratu Zalecha, 2011, Habar RAZA Edisi 02, Martapura: RS Ratu Zalecha Martapura Departemen Pendidikan Nasional. 2002. Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Ketiga. Jakarta: Balai Pustaka. Hatta, G. 2008. Pedoman Manajemen Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia. Huffman, Edna K. 1994. Health Information Management. Illinois: Physicians Record Company. International Federations of Health Records Organizations. Learning Packages for Medical Record Practice, Package One –Unit 2 – Record Identification Systems, Filing and Retention of Health Records. http://www.ifhima.org/ (diakses pada 19 April 2010) Kementrian Komunikasi dan Informasi RI. Kinerja Rumah Sakit BLU Harus Memberi Pelayanan Terbaik. http://depkominfo.go.id (diakses pada 28 April 2011) LaTour, Kathleen M. 2002. Health Information Management: Principles and Practice. Chicago: AHIMA.

Concepts,

McMiller, Kathryn. 2002. Being a Medical Records Clerk Second Edition. New Jersey: Prentice Hall Health. Menteri Kesehatan RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor.269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. Menteri Kesehatan RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor.129/MENKES/PER/III/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. Notoatmodjo, S. 2005. Metodologi Jakarta: Rineka Cipta.

Penelitian

Kesehatan

Edisi

Revisi.

Notoatmodjo, S. 2010. Metodologi Jakarta: Rineka Cipta.

Penelitian

Kesehatan

Edisi

Revisi.

Skurka, Magaret A. 2003. Health Information Management, Principles and Organization of Health Information Services, 5th ed . Chicago: AHA Press Health Forum Inc. UU Republik Indonesia No 44. 2009. Undang-Undang No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Jakarta. World Health Organization. 2002. Medical Records Manual: A Guide for Developing Countries. Geneva: WHO. Wiktionary. Inefficiency. http://en.wiktionary.org/wiki/inefficiency. (Diakses pada 28 April 2011)

LAMPIRAN

Lampiran 4

PRODI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU PENGANTAR WAWANCARA PENELITIAN

Dengan hormat, Sehubungan

akan

diadakannya

mengenai ”Tinjauan

penelitian

Inefisiensi Biaya Sebagai Akibat dari Sistem Penomoran Seri pada Rekam Medis Rawat Inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura”, maka

peneliti

mohon dengan hormat agar Bapak/Ibu/Sdr/Sdri untuk memberikan bantuan berupa

menjawab

beberapa

pertanyaan

berikut

sesuai

keadaan

sesungguhnya. Bapak/Ibu/Sdr/Sdri dimohon memberikan jawaban

dengan

jujur, terbuka, dan apa adanya. Jawaban dari pertanyaan yang diajukan akan dipergunakan dalam Karya Tulis Ilmiah

peneliti sebagai data dan informasi

sesuai dengan tema. Selain itu identitas

Bapak/Ibu/Sdr/Sdri

dijamin

kerahasiaannya, sehingga dapat memberikan jawaban dengan leluasa. Untuk kelancaran dalam penelitian, peneliti dimohon keikhlasan dan tanpa adanya unsur

paksaan

Bapak/Ibu/Sdr/Sdri

untuk

menandatangani lembar

persetujuan subjek penelitian sebagai bukti partisipasi. Akhir kata, atas partisipasi dan ketulusan jawaban yang diberikan, peneliti sangat menghargai dan mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Anna Maulida

Lampiran 5

PRODI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU PERSETUJUAN SUBJEK PENELITIAN Dengan hormat, Sehubungan

akan

diadakannya

penelitian

mengenai ”Tinjauan

Inefisiensi Biaya Sebagai Akibat dari Sistem Penomoran Seri pada Rekam Medis Rawat Inap di BLUD RS Ratu Zalecha Martapura”, maka

peneliti

mohon dengan hormat agar Bapak/Ibu/Sdr/Sdri untuk memberikan bantuan berupa menjawab beberapa pertanyaan berikut sesuai keadaan sesungguhnya. Dalam penelitian ini, Bapak/Ibu/Sdr/Sdri akan berperan sebagai subjek dimohon untuk menyampaikan informasi yang diketahui untuk menjawab pertanyaan yang peneliti sediakan. Saya telah membaca ”Persetujuan Subjek Penelitian” diatas. Hal-hal yang dimaksud telah saya pahami, dan saya bersedia untuk menjadi subjek dalam penelitian ini. Martapura,

Juni 2011

Responden

(............................................) Sebagai peneliti, saya telah menguraikan kepada subjek mengenai penelitian yang akan saya lakukan. Atas partisipasi dan ketulusan jawaban yang diberikan, peneliti sangat menghargai dan menyampaikan terima kasih. Martapura,

Juni 2011

Peneliti

Anna Maulida

Lampiran 6

PRODI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU PEDOMAN WAWANCARA PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP

1. Apakah sudah ada SOP pendaftaran meliputi penamaan dan penomoran rekam medis rawat inap? 2. Bagaimana cara bapak/ibu dalam memberikan nama dan nomor rekam medis rawat inap? Bagaimana jika pasien tidak ikut mendaftar secara langsung atau pendaftaran dilakukan orang lain/keluarga? 3. Apakah bapak/ibu mengalami kesulitan dalam memberikan nomor rekam medis pasien rawat inap? Alasannya? 4. Sarana prasarana apa saja yang digunakan dalam pemberian nomor rekam medis? 5. Apa saja masalah atau kendala yang ditemukan dalam sistem penomoran yang digunakan saat ini? 6. Pernahkah bapak/ibu mengikuti pelatihan tentang rekam medis? Jika pernah, kapan?

Lampiran 7

PRODI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU PEDOMAN WAWANCARA PETUGAS PENYIMPANAN REKAM MEDIS RAWAT INAP

1. Apakah sudah ada SOP penyimpanan rekam medis rawat inap? 2. Bagaimana cara penyimpanan rekam medis rawat inap? 3. Apakah bapak/ibu mengalami kesulitan dalam penyimpanan dan pencarian kembali rekam medis rawat inap? Alasannya? 4. Sarana prasarana apa saja yang digunakan dalam penyimpanan rekam medis rawat inap? 5. Apakah dokter membutuhkan rekam medis pasien yang lama jika pasien berobat kembali? 6. Apa saja masalah atau kendala yang ditemukan dalam penyimpanan dan pencarian rekam medis rawat inap? 7. Pernahkah bapak/ibu mengikuti pelatihan tentang rekam medis? Jika pernah, kapan?

Lampiran 8

PRODI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU PEDOMAN WAWANCARA KEPALA INSTALASI REKAM MEDIS

1. Apakah sudah ada SOP pendaftaran rawat inap meliputi sistem penamaan dan sistem penomoran rekam medis? 2. Bagaimana SOP tersebut dibuat? 3. Siapa yang bertanggung jawab atas SOP tersebut? 4. Apakan SOP tersebut sudah diperkenalkan atau disosialisasikan kepada petugas? 5. Bagaimana kelengkapan pencatatan rekam medis pasien rawat inap? 6. Bagaimana alur dan prosedur pendaftaran pasien rawat inap? 7. Bagaimana cara penamaan dan penomoran rekam medis rawat inap? Bagaimana jika pasien tidak ikut mendaftar secara langsung atau pendaftaran dilakukan orang lain/keluarga? 8. Berapa rupiah biaya yang dikeluarkan untuk per satu rekam medisnya? 9. Apakah dokter membutuhkan rekam medis pasien yang lama jika pasien berobat kembali? 10. Apakah dengan sistem penomoran saat ini sudah membantu impelementasi pada penggunaan sistem INA-CBG’s pada pasien rawat inap?

Lampiran 9

PRODI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN STIKES HUSADA BORNEO BANJARBARU PEDOMAN OBSERVASI PENELITIAN

No.

Nama Pasien

No. Rekam Medis

Tanggal Masuk

Tanggal Keluar

Dokter yang Merawat

Lampiran 10

STRUKTUR ORGNANISASI INSTALASI REKAM MEDIS BLUD RS RATU ZALECHA MARTAPURA TAHUN 2010 DIREKTUR BLUD RS RATU ZALECHA MARTAPURA IKHWANSYAH, M.Kes

KA INSTALASI REKAM MEDIS IRMAWAN, Amd.Perkes

KORESPONDENSI

KOORDINATOR

KOORDINATOR TPP

KOORDINATOR TPP

PENDAFTARAN ASPIANHADI

PELAPORAN DEWI SUSILOWATI

RAWAT JALAN TAURAN, SAP

RAWAT INAP UBAIDILAH

PENGELOLA DATA RAWAT JALAN NURUL P, SKM

PENGELOLA DATA RAWAT JALAN

PENGELOLA DATA RAWAT JALAN

ASSEMBLING

CODING & INDEKSING

FILING

SENSUS

IBNU A. W, Amd

NORHALIDAH

WAHIDAH

NORHAIDA

WAHIDAH

HARIAN RADIAH

Lampiran 13

RAK PENYIMPANAN REKAM MEDIS RAWAT INAP DI BLUD RS RATU ZALECHA MARTAPURA

235 cm

45 cm 60 cm

1 cm

5 cm

55 cm 185 cm

DAFTAR RIWAYAT HIDUP A. Data Pribadi Nama Lengkap

: Anna Maulida

Tempat, Tanggal Lahir

: Martapura, 16 Oktober 1989

Jenis Kelamin

: Perempuan

Agama

: Islam

Alamat

: Jl. Cempaka No.12 RT.01 RW.01 Kelurahan Jawa Martapura 70615 Kab.Banjar Kalimatan Selatan

Email

: [email protected]

Telepon

: 0511 4721974 - 085751101200

B. Pendidikan Formal 1995 – 2001

: SDN Pasayangan 1 Martapura

2001 – 2004

: Mts. Putri Pondok Pesantren Al-Amin Martapura

2004 – 2007

: SMA Muhammadiyah Martapura