Analýza dokumentové komunikace ve společnosti Kongresové centrum Praha, a.s

Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze

Andrea Filipová

Analýza dokumentové komunikace ve společnosti Kongresové centrum Praha, a.s. Bakalářská práce

2009

r

Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Analýza dokumentové komunikace ve společnosti Kongresové centrum Praha, a.s. zpracovala samostatně a použila pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury.

V Praze dne

15. 5. 2009

Podpis

Obsah 1

Metodika zpracování bakalářské práce

13

2

Informační prameny a dokumentová komunikace

14

2.1

4

14

2.1.1

Primární informační prameny

15

2.1.2

Sekundární informační prameny

15

2.1.3

Terciární informační prameny

15

2.2

3

Informační prameny

Dokument a jeho definice

16

2.2.1

Dokument

16

2.2.2

Publikované a nepublikované dokumenty

16

2.2.3

Vývojové etapy dokumentů

17

2.3

Elektronické dokumenty

19

2.4

Dokumentová komunikace - definice

20

Charakteristika společnosti a řízení dokumentace

22

3.1

Historie

22

3.2

Předmět činnosti

23

3.3

Služby

24

3.4

Vztah k okolí

24

3.5

Postavení firmy na trhu

25

3.6

Síťová architektura

26

3.7

Softwarová infrastruktura

27

3.8

Organizační struktura

28

3.9

Řízení dokumentace a záznamů ve společnosti KCP, a.s.

29

3.9.1

Struktura dokumentace

29

3.9.2

Popis řízení dokumentace

31

3.9.3

Obchodní dokumentace

31

3.9.4

Interní audit

31

3.9.5

Archivace a skartace

32

Analýza dokumentové komunikace prostřednictvím ankety a vlastní průzkum 4.1

Vyhodnocení ankety

33 33

4.1.1

Ekonomický úsek

34

4.1.2

Úsek generálního ředitele

36

4.1.3

Technickoprovozní úsek

37

4.1.4

Obchodní úsek

39

4.1.5

Shrnutí

41

4.2

Analýza dokumentové komunikace – vlastní průzkum

43

4.2.1

Cestovní příkaz

44

4.2.2

Interní sdělení

46

4.2.3

Korekční lístek

47

4.2.4

Návrh na pracovní cestu do zahraničí

48 4

4.2.5

Požadavkový list

49

4.2.6

Předávací protokol

50

4.2.7

Převodka majetku

51

4.2.8

Škodní protokol

52

4.2.9

Vyřazovací protokol

54

4.2.10

Výstupní list

56

4.2.11

Změna systemizace

58

4.2.12

Zpráva z interního auditu

59

4.2.13

Žádost o autodopravu

60

4.2.14

Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS

62

4.2.15

Žádost o zřízení/zrušení/změnu telefonní linky

64

4.2.16

Congress Man, informační čtvrtletník Kongresové centra Praha, a.s.

65

4.2.17

Návrhy na změny

66

5

Závěr

69

6

Přílohy

74

5

Seznam obrázků uvedených v bakalářské práci

1. Přenos informací od tvůrce k uživateli. 2. S čím vším dokument souvisí. 3. Souvislost mezi dokumentovou komunikací a dokumentem. 4. Síťová architektura 5. Organizační struktura 6. Diagram aktivit oběhu formuláře Cestovní příkaz. 7. Diagram aktivit oběhu formuláře Interní sdělení. 8. Diagram aktivit oběhu formuláře Korekční lístek. 9. Diagram aktivit oběhu formuláře Návrh na pracovní cestu do zahraničí. 10. Diagram aktivit oběhu formuláře Požadavkový list. 11. Diagram aktivit oběhu formuláře Předávací protokol. 12. Diagram aktivit oběhu formuláře Převodka majetku. 13. Diagram aktivit oběhu formuláře Škodní protokol. 14. Diagram aktivit oběhu formuláře Vyřazovací protokol. 15. Diagram formuláře Výstupní list. 16. Diagram aktivit oběhu formuláře Změna systemizace. 17. Diagram aktivit oběhu formuláře Zpráva z interního auditu. 18. Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o autodopravu. 19. Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS 20. Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o zřízení/zrušení/změnu telefonní linky. 21. Diagram aktivit oběhu dokumentu Congress Man.

6

Seznam příloh

Příloha 1 Ekonomické výsledky 2007 Příloha 2 Ekonomické výsledky 2006 Příloha 3 Anketa Příloha 4 Cestovní příkaz Příloha 5 Interní sdělení Příloha 6 Korekční lístek Příloha 7 Návrh na pracovní cestu do zahraničí Příloha 8 Požadavkový list Příloha 9 Předávací protokol Příloha 10 Převodka majetku Příloha 11 Škodní protokol Příloha 12 Vyřazovací protokol Příloha 13 Výstupní list Příloha 14 Změna systemizace Příloha 15 Zpráva z interního auditu Příloha 16 Žádost o autodopravu Příloha 17 Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS Příloha 18 Žádost o zřízení, zrušení, změnu telefonní linky Příloha 19 Congress Man

7

Výklad pojmů a zkratek

Použité pojmy Colosseum - varianta rezervačních systémů určená pro kongresová a výstavní centra. CSS - jazyk pro formátování internetových stránek. Dokument - informační zdroj, obsahující hmotně fixovanou informaci, tvořící samostatnou jednotku z hlediska obsahu. Dokumentová informace - informace, jejímž nosičem dat je dokument. Dokumentová komunikace - je komunikace informací, které jsou uloženy na nosičích a reprezentuje souhrn všech postupů a působení uskutečňovaných v dokumentačních informačních tocích. Dokumentační systém – informační systém zabývající se sběrem, pořádáním vyhledáváním, analýzou a distribucí dokumentů. E-časopis - je označení digitálního souboru se specifickým obsahem. E-kniha - je označení digitálního souboru se specifickým obsahem. ESO9 - komplexní ekonomický systém pro řízení firem. Externí dokumentace - dokumentace, která byla vypracována nebo vydána jinými organizacemi nebo institucemi. Informační pramen - informační prameny jsou určité množiny dat či informací, které jsou zaznamenány na nějakém "nosiči". Informační tok - posloupnost přenosu informací v informačních systémech na cestě od zdroje k uživateli. JavaScript - je multiplatformní, objektově orientovaný skriptovací jazyk. MySQL - je databázový systém. Komunikace probíhá pomocí jazyka SQL. PHP - je skriptovací programovací jazyk, určený především pro programování dynamických internetových stránek. Server - je v informatice obecné označení pro počítač, který poskytuje nějaké služby nebo počítačový program, který tyto služby realizuje. 8

Použité zkratky HTML - HyperText Markup Language je značkovací jazyk pro hypertext. ISDN - je zkratka z anglického termínu Integrated Services Digital Network, český název pro tuto síť je Digitální síť integrovaných služeb. ISO - Mezinárodní organizace pro normalizaci (anglicky International Organization for Standardization) KCP - Kongresové centrum Praha MTZ - materiálnětechnické zásobování OVT - oddělení výpočetní techniky SW - software VIS - výpočetní informační systém VT – výpočetní technika

9

Anotace Cílem práce je charakterizovat, sumarizovat a zkategorizovat veškeré interní a externí dokumenty a jejich životní cyklus a tím specifikovat, které dokumenty budou potřebovat novelizaci dříve, než je dáno systémem řízení jakosti. V této práci se v první kapitole seznámíme s informačními prameny a jejich rozdělením. V druhé kapitole této práce se seznámíme se společností Kongresové centrum Praha, a.s. (KCP), ve které jsem analýzu provedla. Třetí kapitola je věnována hlavnímu tématu této práce tj. analýza dokumentové komunikace. V první části je zde vyhodnocena anketa, která byla provedena ve společnosti KCP na jednotlivých úsecích Druhá část třetí kapitoly je věnována vlastnímu průzkumu dokumentů ve společnosti KCP. Zaměřuji se zde zejména na formuláře, které jsem pro tuto práci vybrala. Na závěr tohoto průzkumu se věnuji návrhům na změny těchto formulářů zejména z hlediska jejich formy.

The aim of the thesis is to characterize, summarize and categorize entire internal and external documents and their life cycle and specify that way, which documents will need updating earlier than it is set by the Quality Management System. In this dissertation we will familiarize with information sources and their distribution in the first chapter. In the second chapter of this thesis we will take up with Prague Congress Centre where the analysis has been done. The third chapter is dedicated to the main topic of this work which is the analysis of document communication. There is evaluated public inquiry in the first part which was carried out in the Prague Congress Centre in each of departments. The second part of the third chapter is dedicated to the self inquiry of the documents in the Prague Congress Centre. My aim here is to focus especially on the forms that I have chosen for this dissertation. The forms are described from the contentual point of view. Their life cycle is displayed in the detailed activity diagram. At the end of the survey I devote myself proposals ganges of these forms especially from formal point of view.

10

Úvod Při založení společnosti Kongresové Centrum Praha (dříve Palác Kultury) zde nebyly zavedené žádné autority, které by nařizovaly jak zacházet s dokumenty, jak je třídit a jak je archivovat. Nebyly zde prováděné žádné aktualizace vnitřních norem a nebylo možné zjistit, které směrnice či dodatek jsou právě v platnosti. Rozhodnutím o zavedení systému řízení jakosti (certifikáty ISO), jejichž jednou součástí je právě řízení dokumentace a záznamů, se tato skutečnost musela změnit a dnes je tento systém, který je založený na určitých pravidlech, plně funkční. V této práci se budu snažit analyzovat, zda je opravdu řízení dokumentace a záznamů zcela funkční. Zda je právě ten daný dokument vhodný využívat a které by se měly případně změnit. Tento postup se vztahuje na veškeré typy dokumentů, formulářů a dokumentů externího původu včetně zákonů, předpisů a norem. Cílem práce je charakterizovat, sumarizovat a zkategorizovat veškeré interní či externí dokumenty a jejich životní cyklus a tím specifikovat, které dokumenty budou potřebovat novelizaci dříve, než je dáno systémem řízení jakosti. Dále budu zkoumat, zda některé dokumenty jsou méně využitelné a navrhnu řešení, jako je aktualizace nebo novelizace, či vytvoření podnětu pro změnu směrnic řízení dokumentů, který povede k jejich další aktualizaci a vetší efektivnosti. V této práci se v první kapitole seznámíme s informačními prameny a jejich rozdělením. Dále zde popisuju vznik dokumentů, jejich definici a rozdělení dokumentů. Další část je věnována elektronickým dokumentům. Závěrem této kapitoly se věnuji dokumentové komunikaci. V druhé kapitole této práce se seznámíme se společností Kongresové centrum Praha, ve které jsem analýzu provedla. Je zde popsána historie společnosti, předmět činnosti a postavení společnosti na trhu. Nemalá část této kapitoly je věnována řízení dokumentace a záznamů v této společnosti. Zde je popsáno třídění dokumentů, jejich archivace či interní audit, který je spojen se systémem managementu kvality.

Třetí kapitola je věnována hlavnímu tématu této práce tj. analýza dokumentové komunikace. V první části je zde vyhodnocena anketa, která byla provedena ve 11

společnosti Kongresové Centrum Praha na jednotlivých úsecích. Jsou zde popsány nejčastěji využívané dokumenty dle jednotlivých útvarů nebo návrhy na změny dokumentů podle uvážení dotazovaných zaměstnanců. Druhá část třetí kapitoly je věnována vlastnímu průzkumu dokumentů ve společnosti Kongresové centrum Praha. Zaměřuji se zde zejména na formuláře, které jsem pro tuto práci vybrala. Formuláře jsou popsány z hlediska jejich obsahu. V podrobném diagramu aktivit je zobrazen jejich životní cyklus. Na závěr tohoto průzkumu se věnuji návrhům na změny těchto formulářů zejména z hlediska jejich formy. Obsahové hledisko je dáno systémem managementu kvality. Jsou zde popsány 4 formuláře a 1 dokument sloužící pro propagaci společnosti, které dle podrobného zkoumání nevyhovují uživatelským potřebám zaměstnanců. Na závěr této práce je shrnutí dosažených cílů.

12

1 Metodika zpracování bakalářské práce Pro tuto práci bylo nutné navštívit Kongresové centrum Praha osobně. Z toho důvodu, že jsem zde vykonávala odbornou praxi, jsem mohla nahlédnout na intranet společnosti a vyhledat zde všechny potřebné dokumenty, které souvisí s touto prací. Kromě vyhledávání informací na intranetu jsem rovněž využila webové stránky společnosti, ke studiu problematiky jsem využila písemné texty dokumentů, které mi poskytl zmocněnec pro kvalitu. Navštívila jsem všechna oddělení, ve kterých jsem zadala anketu. Pro další informace o oběhu dokumentů či jejich archivaci jsem hovořila s vedoucími oddělení zaměstnaneckého a výpočetní techniky. Také jsem měla možnost získat informace od interní auditorky. Poté jsem nashromážděné informace využila pro psaní bakalářské práce. Anketa byla vypracována na základě konzultace s vedoucí zaměstnaneckého oddělení. Samotná analýza dokumentů vyžadovala opětovnou návštěvu společnosti, kde jsem vybrala formuláře pro analýzu podle různých kriterií. Každý formulář, který je použit v analýze jsem zkoumala z hlediska obsahu a zejména formy. Zejména u formulářů, které mají delší dobu oběhu, byla nutná konzultace se zaměstnanci společnosti (zaměstnanecké oddělení, marketingové oddělení a zmocněnec pro kvalitu). Pro vlastní analýzu jsem použila formu přímého dotazování na útvarech společnosti. Pro znázornění životního cyklu formulářů jsem využila CASE nástroje.

13

2 Informační prameny a dokumentová komunikace 2.1 Informační prameny Informační prameny jsou určité množiny dat či informací, které jsou zaznamenány na nějakém "nosiči". Může to být hmota (kniha) nebo energie (projev, rozhlasové vysílání). Jsou výsledkem cílevědomé lidské činnosti. Můžou být tištěné nebo elektronické.[5] Informační prameny můžeme dělit na formu tištěnou (hmotný zdroj a lze jej tedy přímo číst), dále na formu elektronickou, která aby mohla být čtena a naplnila tak svou funkci, potřebuje příslušné zařízení (počítač) a na formu mikrografickou, která je představována zejména mikrofilmem (filmový pás s reprodukcemi předloh ve zmenšeném měřítku). [2,5,6] Obr 1 Přenos informací od tvůrce k uživateli.

Zdroj: VÍTKOVÁ, Hana. Informační prameny, jejich druhy a charakteristika

Tvůrci informací rozumíme ty, kteří informace vytvářejí. Černé čáry s šipkami naznačují zpětný vliv uživatele na tvorbu informací a informačních pramenů. [3]

14

Možnosti pohledu na informační prameny lze rozdělit do několika hledisek. 2.1.1 Primární informační prameny Primární informační prameny označují texty a data, které obsahují vědecké nebo odborné znalosti, a které poskytují nová sdělení. Tvoří podstatnou část pramenů. Lze je rozdělit: 1. Standardní primární informační prameny jsou takové, které lze běžně získat v knihovnách či katalozích (časopisy, knihy, periodika, noviny, učebnice, seriály, monografie a encyklopedie). 2. Nestandardní primární informační prameny je obtížné získat v běžné distribuci. Patří sem diplomové práce, odborné a vědecké práce, výzkumné zprávy, dokumenty státní správy. Sem řadíme i tzv. normy, patenty a firemní literaturu. Firemní literatura zahrnuje veškeré materiály, které firma vydává, aby informovala společnost o svých činnostech, výrobcích nebo budoucím vývoji firmy. [6, 7, 13] 2.1.2 Sekundární informační prameny Sekundární informační prameny nás informují o tom, že existuje soubor a popis primárních informačních pramenů. Druhy těchto pramenů lze rozdělit: • bibliografie a bibliografické databáze, • knihovní katalogy, • nakladatelské katalogy. Všechny tyto druhy popisují a informují nás o určitých záznamech a soupisech o primárních informačních pramenech.[6, 7, 11] 2.1.3 Terciární informační prameny Terciární informační prameny jsou soupisy nebo databáze záznamů o sekundárních informačních pramenech tzv. Bibliografie bibliografií. [7]

15

2.2 Dokument a jeho definice 2.2.1 Dokument Dokument je informační pramen, který je tvořen hmotným nosičem informací, na kterém je uložena množina informací sloužící k přenosu dat v čase a prostoru. Informace jsou formálně i obsahově uspořádané. Patří sem knihy, grafika, videozáznamy a filmy, mapy, vědecké a výzkumné zprávy. Tyto dokumenty se vyskytují samostatně v konkrétní fyzické podobě. [2, 9, 11, 12,] Dokumentem můžeme nazvat i ty formáty, které se označují jako záznamy. Tento pojem se používá v databázovém prostředí. Hranice mezi dokumentem a záznamem jsou nejasné.[14] Dokumenty umožňují

získávat

opakovaně

informace

v nich

uložené

(opakovaně je číst). Dokumenty také můžeme chápat jako obchodní doklady, nástroje žurnalistiky, soubory sloužící k uložení dat nebo nástroje dokládající určitou historickou událost. [2, 11] Pro účely této práce se pod pojmy dokument a elektronický dokument rozumí: Dokument - informační zdroj obsahující hmotně fixovanou informaci, tvořící samostatnou jednotku z hlediska obsahu. [14] Elektronický dokument – Je to dokument, který je možný číst a upravovat v počítači, bez nutnosti fyzické formy tohoto dokumentu. 2.2.2 Publikované a nepublikované dokumenty Tyto formy souvisí s obsahem dokumentů. Publikované dokumenty jsou dokumenty s neomezeným okruhem uživatelů. [3] Do skupiny nepublikovaných dokumentů patří zejména zápisy, záznamy, zprávy, výkazy, deníky, seznamy, projekty a protokoly. [7] V této práci jsou předmětem zkoumání nepublikované dokumenty zejména formuláře. Patří sem i směrnice, interní předpisy či smlouvy. Tyto dokumenty nejsou k dispozici veřejnosti. Jde to tzv. interní dokumenty, které vznikají v rámci společnosti.

16

2.2.3 Vývojové etapy dokumentů Sdělování informací pomocí nějakého dokumentu má velmi širokou historii. Souvisí s vývojem lidského myšlení a cítění. Vznik dokumentů je spjat se vznikem grafické komunikace – obrazové nebo literární vyjádření informací. [3] Vývoj dokumentů zaměříme a předvedeme pomocí vývoje knih. Zásadní přeměny mimo používání písma. 1) Vznik kodexu (1. stol. našeho letopočtu) 2) Běžné používání papíru (14. stol.) 3) Vynález knihtisku (15. stol.) 4) Zprůmyslnění výroby knihy (18. stol.) [3] K přečtení informace je nutné technické zařízení. Můžeme je rozdělit podle druhu nosičů, které se začaly rozvíjet po 2. světové válce. 1) děrné štítky a děrné pásky, 2) magnetické disky a pásky, 3) diskety a CD-ROM, 4) multimediální dokument a elektronické dokumenty. [3]

17

Obr 2 S čím vším dokument souvisí.

Zdroj: RESSLER, Miroslav. Informační věda a knihovnictví: Výkladový slovník české terminologie z oblasti informační vědy a knihovnictví. Výběr z hesel v databázi TDKIV

Rozeznáváme následující třídy dokumentů: • původní (tvořený novými, dosud nezaznamenanými informacemi v jiných dokumentech), • sumarizační (vytvoření nové hodnoty přehodnocením nebo utříděním poznatků převzatých z jiných dokumentů, • odvozené

(dokument

tvořený

v rozhodující

míře

již

dříve

zaznamenanými informacemi v jiných dokumentech). [2, 3] Dokumenty

můžeme

třídit

podle

různých

měřítek.

Podle

způsobu

zaznamenávání obsahu (písemné, obrazové, audiovizuální, strojem čitelné či zvukové), podle původnosti obsahu, podle návaznosti (periodické, jednorázové), podle funkce (informační zdroje pro řízení, informační zdroje pro poznání), podle stupně zveřejnění (zveřejněné, nezveřejněné - tajné, interní), podle způsobu vnímání obsahu dokumentu (vizuální, audiální, audiovizuální). [9] 18

2.3 Elektronické dokumenty Elektronické dokumenty se od tradičních typů dokumentů liší zejména tím, že čitelnost těchto dokumentů, které jsou pořízené prostřednictvím výpočetní techniky, je závislá na nástrojích, které zpřístupňují jejich obsah. Jsou to také záznamy na multimediálních nosičích. Může být tvořen pouze jednoduchým textem, ale může také obsahovat další elektronická media (audio, video, animace, grafika nebo HTML odkazy). Digitální uložení informací umožňuje aplikace účinnějších metod práce s informacemi (vyhledávání, změny). [8, 16] Rozdělení elektronických dokumentů: a) Z hlediska typů: • elektronické katalogy knihoven, • databáze, • oborové portály, • digitální knihovny, e-časopisy, e-knihy. b) Z hlediska technického zpřístupnění: • přístup offline (účastník není připojen přímo k síti), • přístup online (komunikace probíhá přímo v reálném čase, účastník je připojen přímo k síti). c) Z hlediska tematického a oborového dělení. d) Z hlediska standardů, které souvisí s internetem a digitálními informacemi. Můžeme rozlišit také primární i sekundární elektronické dokumenty. Mezi primární dokumenty patří e-kniha, celý text článku z databáze. Mezi sekundární dokumenty patří elektronický katalog knihovny, bibliografická databáze. [8, 16]

19

2.4 Dokumentová komunikace - definice Komunikace je výměna informací, údajů, poznatků, myšlenek, názorů a zkušeností nebo reakce na vnější podnět. Tato výměna je uskutečňována pomocí komunikačních spojení a procesů. Dokumentová komunikace je komunikace informací, které jsou uloženy na nosičích, a reprezentuje souhrn všech postupů a působení uskutečňovaných v dokumentačních informačních tocích. Lze ji zkoumat pomocí bibliometrických či jiných metod. [12, 15] Podle druhu přenášených dokumentů rozeznáváme: • komunikace patentových informací, • komunikace bibliografických informací a dalších. Systém dokumentové komunikace zahrnuje databáze informací, které jsou spravovány různými institucemi (knihovny, registry obyvatel, databáze, archivy a také veškeré počítačové sítě). [2, 9] V dnešní době je komunikace prezentována většinou prostřednictvím sítí. Rozvoj výpočetní techniky má za následek masové šíření informací a přenos dokumentů je prakticky okamžitě. Dokumenty mají dnes obrovské množství příjemců, kteří nestačí informace v nich uložených třídit podle jejich důležitosti a dochází tak k přehlcení informacemi. Tomuto přenosu dokumentu v prostoru a čase se říká dokumentační komunikační tok. Zákonitosti dokumentové komunikace informací: • kumulativnost (vytvoření nových typů dokumentů staré nezanikají), • exponenciální nárůst (informační exploze), • rozptyl (seskupení relevantních dokumentů ve velkých souborech do zón podle určitého pravidla). [7]

20

Obr 3 Souvislost mezi dokumentovou komunikací a dokumentem.

Zdroj: RESSLER, Miroslav. Informační věda a knihovnictví: Výkladový slovník české terminologie z oblasti informační vědy a knihovnictví. Výběr z hesel v databázi TDKIV

21

3 Charakteristika společnosti a řízení dokumentace Název a sídlo: Kongresové centrum Praha, a.s. 5. května 65 140 21 Praha 4 IČO: 63080249 Tato společnost vznikla zápisem do obchodního rejstříku dnem 1. 7. 1995. Společnost je zapsána v obchodním rejstříku Městského soudu v Praze pod spisovou značkou B 3275. Akciová společnost ke dni vzniku převzala veškerá práva a závazky Paláce kultury a stala se jeho právním nástupcem. Jediným akcionářem a zakladatelem je Hlavní město Praha, Mariánské náměstí 2/2, 110 01, Praha 1, IČO: 00064581. Základní kapitál společnosti činí 1.306.254.000,- Kč. [14, 21] Kongresové

centrum

Praha

bylo

významným

hostitelem

zasedání

Mezinárodního měnového fondu v roce 2000 a hostila také Summit Severoatlantické aliance v roce 2002. Od roku 2000 se Praha řadí mezi přední světová kongresová města. Kongresové centrum Praha je jediné zařízení svého druhu v České republice. [4, 6]

3.1 Historie Budova byla postavena na přelomu sedmdesátých a osmdesátých let. Dříve se Kongresové centrum Praha jmenovalo Palác kultury a ten byl slavnostně otevřen dne 2. dubna 1981. V roce 1995 se usnesením pražského zastupitelstva dosavadní příspěvková organizace Palác kultury změnila na akciovou společnost Kongresové centrum Praha. V letech 1998 – 2000 prošla původní stavba částečnou rekonstrukcí. Zároveň s rekonstrukcí byla postavena nová multifunkční budova, která slouží jako Hotel Holiday Inn PCC, dále jako kancelářské prostory a obchodní plochy, které využívají desítky firem. [4, 5]

22

3.2 Předmět činnosti • zajišťování kongresů, sympozií veletrhů, výstav a dalších obdobných společenských akcí, • zajišťování uměleckých a kulturních akcí, • koupě zboží za účelem jeho dalšího prodeje a prodej, • pronájem

nemovitostí

s poskytováním

jen

základních

služeb

s tímto

pronájmem spojených, • provozování parkingu a garáží, • hostinská činnost, • ubytovací služby, • kopírovací práce, • pořádání kulturních produkcí, zábav a provozování zařízení sloužících k zábavě, • pronájem movitých věcí, • směnárenská činnost, • realitní činnost, • zprostředkování obchodu a služeb, • služby jinde nezařazené – v oblasti správy a provozu technických zařízení budov, • zprostředkování služeb, • poskytovaní software a poradenství v oblasti hardware a software. [5]

23

3.3 Služby Kongresové centrum Praha nabízí zajištění služeb k uspořádání pronájemních akcí všeho druhu – kongresů, konferencí, seminářů, obchodních jednání a prezentací, komerčních výstav a veletrhů, společenských, kulturních a gastronomických akcí. Mezi poskytované služby dále patří příprava sálů na požadovanou variantu, pronájem televizní, filmové a projekční techniky, promítacích pláten, světelného, zvukového a komunikačního vybavení, pronájem počítačů, instalace a připojení vody a elektřiny. Je zde připravena strukturovaná kabeláž (ISDN linky, optické kabely) a telekomunikační síť včetně připojení na internet. [4]

3.4 Vztah k okolí Kongresové centrum je také členem mnoha významných institucí. K nejdůležitějším patří CzechTourism (Česká centrála cestovního ruchu), Prague Convention Bureau, ICCA (Mezinárodní kongresová asociace), AIPC (Mezinárodní sdružení kongresových center), Společenstvo organizátorů veletržních a výstavních akcí ČR (SOVA ČR), Americká obchodní komora v České republice, Britská obchodní komora a Francouzsko – česká obchodní komora. Mezi významné partnery společnosti z oblasti kongresy a incentiva patří Agentura Carolina, AIMS International, CZECH-IN, s.r.o., Guarant International. Z oblasti hotelnictví jsou partnery Holiday Inn Prague Congress Centre, Corinthia Towers Hotel, Crowne Plaza Prague a Top Hotel Praha. Z oblasti dodavatelských služeb jsou partnery PROMOPRO, s.r.o., Czechocar CS, a.s., Computer Systém, Beck Spedition Praha a Zátiší Catering Group a.s. [4]

24

3.5 Postavení firmy na trhu Kongresové centrum Praha patří ke společnostem, které podnikají v oblasti kongresové turistiky. Kongresová turistika je specializovaná podoba cestovního ruchu, která v sobě spojuje návštěvu určitého kongresového města a v něm možnost získat nové poznatky z oblastí vědecké či odborné. Platí zde také, že v rámci kongresové turistiky lze navázat nové obchodní kontakty a propagovat svou společnost či zájmy. Kongresové centrum Praha je určené pro pořádání jak velkých akcí (Mezinárodní měnový fond) tak i těch méně významných (maturitní plesy, menší výstavy apod.). V současné době je Kongresové centrum Praha místem, kde se konají konference a setkání ministrů EU v rámci českého předsednictví Evropské Unii. Společnost je také jedním z největších a nejvýznamnějších kongresových center v Evropě. Z hlediska konkurence má KCP největší konkurenci u zahraničních společností, které nabízejí většinou větší výstavní plochy či větší kapacitu návštěvníků. V dalších případech zde hraje roli politická a ekonomická vyspělost země, úroveň poskytovaných služeb (s tímto je spojena i ubytovací kapacita) nebo také kulturní tradice města. Kongresové centrum Praha je také velmi důležitým článkem při konání různých zahraničních jednání. Dne 5. 4. 2009 se zde uskutečnil summit Evropské unie a Spojených států amerických, kterého se zúčastnili zástupci všech zemí Evropské unie a současný americký prezident Barack Obama.

25

3.6 Síťová architektura Síť je postavena na technologii firmy IT&T Lucent, topologii Ethernet1, certifikováno pro 100Mbs. Jde o NON dedicated2 prostředí s výkonnými servery pro každou z aplikací VISu. Pro případ výpadku elektrického proudu je zajištěna ochrana a bezpečnost dat pro všechna zařízení. Zařízení jsou zálohována UPS3 zdroji, to zajišťuje automatické uložení dat v rozmezí 10-20 min. KCP je připojeno na internet pomocí virtuálního pevného připojení s aktuální rychlostí 2Mbs. Dále je KCP distributorem připojení k internetu pro nájemce v objektech KCP. [18] Obr 4 Síťová architektura

Zdroj:Směrnice:Informatika 1

Ethernet je jeden z typů lokálních sítí, který realizuje vrstvu síťového rozhraní.

2

Server, který svou funkci serveru vykonává vedle dalších činností - může být současně i pracovní stanicí, na které uživatelé provozují své aplikace.

3

UPS je zařízení nebo systém, který zajišťuje souvislou dodávku elektřiny pro zařízení, která nesmějí být neočekávaně vypnuta. 26

3.7 Softwarová infrastruktura Všechna data, která využívají jednotlivé aplikace, včetně specializovaných aplikací vyvinutých společností KCP, jsou zálohována. Pro tento účel je určen server Palac. Na jednotlivých stanicích jsou nainstalovány různé operační systémy. Uživatelé mají rozdílné oprávnění přístupu do VIS, které zajišťuje diferencovaný přístup na všechna zařízení ve VIS. Jsou definovány skupiny uživatelů pro rezervační a ekonomický systém. Také na síťové tiskárny je zajištěn diferencovaný přístup. Na pracovních stanicích je nainstalován kancelářský SW a antivirový SW. [18] Používané systémy • rezervační systém, • ekonomický systém, • mzdový systém, • internet a intranet v KCP.

Používané webové technologie • HTML, • JavaScript, • PHP, • MySQL, • CCS. [18]

27

3.8 Organizační struktura Kongresové centrum má 185 zaměstnanců (bez zaměstnanců hotelu Holiday Inn).

Obr 5 Organizační struktura

Zdroj: Žatečková Jitka, Organizační řád Kongresové centra Praha, a.s.

28

3.9 Řízení dokumentace a záznamů ve společnosti KCP, a.s. Společnost Kongresové centrum Praha se v roce 2005 přidala k ostatním firmám, které získaly certifikát ISO 9001:2000. Od této doby se v této firmě změnily nároky na cíle kvality firmy. Systém managementu kvality je vytvořen podle požadavků normy ČSN EN ISO 9001:2000 a zahrnuje komplexní činnost společnosti včetně řízení dokumentace. Pro všechny postupy jak zacházet, nakládat a zpracovávat dokumenty jsou zpracované dokumentované postupy řešení ve směrnicích. Dokumentem je podle Spisové a skartační směrnice KCP, a.s. každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce. Požadavky na dokumentaci zahrnují: • prohlášení o politice kvality a cíle kvality, • příručku kvality, • dokumentované postupy požadované ČSN EN ISO 9001:2000, • dokumenty potřebné pro zajištění, plánování, fungování a řízení procesů, • záznamy požadované ČSN EN ISO 9001:2000. [17]

3.9.1 Struktura dokumentace Všechny dokumenty, s kterými Kongresové centrum pracuje, jsou rozděleny do 3 úrovní: • I. úroveň

= příručka kvality, organizační řád, cíle kvality, stanovy

společnosti, kolektivní smlouva, politika kvality. • II. úroveň

= směrnice systému řízení kvality a interní směrnice.

• III. úroveň

= rozhodnutí, pracovní postupy, formuláře, záznam (již vyplněný

formulář). [19]

29

Celkový počet dokumentů ve společnost KCP je 395 z toho: • Dokumenty I. Úrovně - 11. • Dokumenty II. Úrovně - 30. • Dokumenty III. Úrovně - 271. Z toho interní dokumenty (76) a formuláře (195). • Externí dokumenty – 83. Do dokumentů I. úrovně patří zejména dodatky ke Kolektivní smlouvě, Cíle kvality, Politika kvality, Podpisový řád KCP a Stanovy společnosti KCP. Do dokumentů II. úrovně konkrétně patří směrnice Personalistika, Informatika, Marketing, Odpovědnost vedení nebo také Inventarizace majetku a závazků KCP, a.s. Dokumenty III. úrovně jsou nejpočetnější a nejdůležitější z nich jsou Odpisový plán, Marketingová strategie KCP,a.s., Vyřazovací protokol, Převodka majetku, Skladová karta zásob, Bankovní výpis, Faktura přijatá, Faktura vydaná, Interní doklad, Pokladní doklad nebo Roční otevření hlavní knihy. [19] Každý doklad obsahuje kód a název číselné řady, který se používá v informačním systému ESO9. [21] Každá směrnice, která je vydána podle systému managementu kvality musí obsahovat: • účel a oblast působnosti, • výklad pojmů a zkratek, • odpovědnosti a popis, • záznamy a související dokumentace. [21] Mezi dokumenty a údaje patří i dokumenty externí: • zákony, • externí předpisy a směrnice, • technické normy a normy ČSN EN ISO 9000, • další dokumenty a údaje.

30

3.9.2 Popis řízení dokumentace Součástí systému managementu kvality je směrnice, která přímo stanovuje jak navrhnout nový dokument, jak dokument zpracovat, členění dokumentace do různých úrovní, popisuje jak postupovat při změnách dokumentace a při jejich archivaci. Dále zahrnuje platnosti dokumentů, externí dokumentaci a v neposlední řadě také intranet. Stanovuje také základní pravidla pro distribuci všech dokumentů a formulářů. [21] 3.9.3 Obchodní dokumentace V Kongresovém centru existuje 5 druhů smluv, které jsou k dispozici v tištěné i elektronické podobě: • smlouvy krátkodobých pronájmů (nájemní smlouvy k akcím v KCP), • smlouvy dlouhodobých pronájmů (nájemní smlouvy nájemců prostor KCP), • smlouvy parkingu (nájemní smlouvy dlouhodobých nájemců parkovacích míst KCP), • smlouvy personální (pracovní smlouvy se zaměstnanci KCP), • smlouvy ostatní (provoz, technika, finance, marketing, partnerství a spolupráce). Dále obchodní dokumenty zahrnují ceníky, které patří do III. úrovně interních dokumentů a patří sem Ceníky gastronomie, Ceníky KCP nebo Ceníky služeb. [19] 3.9.4 Interní audit V systému managementu kvality je také nutné provádět prověření, jestli zde nejsou nějaké případné neshody, zjištění slabých míst ve společnosti a zda je systém efektivně uplatňován a udržován. Proto se provádí tzv. interní audit (systematický, nezávislý a dokumentovaný proces získávání důkazů z auditu a jeho objektivní hodnocení s cílem stanovit rozsah plnění kriterií auditu)4. [20] Je prováděn přímo společností KCP a je plánován na jeden rok. Interní audit zahrnuje stanovení programů auditů (audit je naplánován na určitý časový rámec a účel). Zahájení auditu zahrnuje přezkoumání odpovídajících dokumentů a záznamů. Zajišťuje se zde prověření všech prvků příručky kvality i normy ČSN tzn., že je přezkoumána dokumentace s cílem souhlasu s kriterii auditu. [20, 19] 4

Zdroj:Směrnice:Interní audity v systému managementu kvality 31

Dále provedení auditu zahrnuje také tyto činnosti pohovory, pozorování činností. Z provedených auditů jsou vyhotoveny zprávy. V případě zjištěných neshod je nutné odstranění těchto neshod a přijetí nápravných opatření. [20] 3.9.5 Archivace a skartace Každý dokument, který je označen jako již neplatný, je opatřen razítkem s nápisem neplatná dokumentace, datem ukončení platnosti a také podpisem garanta daného dokumentu (podpis garanta se netýká formulářů). [17] Rozlišujeme tzv. Provozní archivaci a tzv. Zákonnou archivaci. Veškeré originály neplatné dokumentace jsou provozně archivovány po dobu 3 let od data ukončení jejich platnosti nebo jejich vystavení. V případě elektronických dokumentů je doba provozní archivace též 3 roky a jsou uloženy v adresáři Archiv na intranetu KCP. [17] Po uplynutí doby provozní archivace, která je součástí doby zákonné archivace, jsou dokumenty buď dále archivovány či skartovány podle pravidel příslušných směrnic. Doba zákonné archivace dokumentů a záznamů je uvedena v seznamu dokumentace a záznamů. [17] Při vyřazování písemných, obrazových, zvukových i jiných záznamů se postupuje dle Skartačního řádu. Vyřazováním se rozumí plánovitý výběr písemností, které jsou již nepotřebné pro činnost daného útvaru. [17] Skartační lhůta je doba, která je uvedená počtem let, po kterou je písemnost uložena v KCP. Každý dokument je též označen skartačním znakem A, V nebo S. Znakem A se rozumí písemnosti trvalé dokumentární hodnoty a jsou uloženy po uplynutí doby skartační lhůty v Archivu hl. m. Prahy, jinak zůstávají v KCP. Znak V označuje dokumenty, které nelze v okamžiku jejich vzniku zařadit. Znak S označuje písemnosti archivně a provozně bezcenné, které jsou po uplynutí skartační lhůty navrženy ke zničení. [17]

32

4 Analýza dokumentové komunikace prostřednictvím ankety a vlastní průzkum 4.1 Vyhodnocení ankety Pro tuto práci je nutné znát postoj zaměstnanců k dokumentům, které dokumenty konkrétně využívají ke své práci a zda nemají případné připomínky k stávajícímu stavu dokumentů. Průzkum byl vykonán během měsíce března 2009. Cílová skupina dotazovaných lidí byla stanovena na základě organizačního schématu jednotlivých útvarů a na základě důležitosti útvarů z pohledu hlavní činnosti KCP, a.s. Dotazovaných osob bylo 20. Dotazníky byly vyplněny všemi dotazovanými. Celkový počet dokumentů ve společnosti KCP je 395. Cílem bylo zjištění nejčastěji používaných dokumentů (směrnic, formulářů), využití lokální sítě (intranet) a dále používání externích dokumentů. Anketa byla provedena na jednotlivých úsecích v jejich stěžejních odděleních. Po ukončení ankety jsem vyhodnotila údaje v ní zaznamenaných a výsledky zde popíšu podle jednotlivých dotazovaných úseků. Písemná anketa byla doplněna přímým dotazováním zapojených zaměstnanců k upřesnění odpovídaných otázek. Anketa se skládala z otázek: § Z jakého jste útvaru? § S jakými dokumenty ve vašem útvaru pracujete nejčastěji? § S kterými dokumenty pracujete méně často nebo vůbec? § Pracujete s elektronickými dokumenty a využíváte intranet? § Využíváte externí dokumenty? Pracujete s nimi nebo je dáváte rovnou k archivaci? § Myslíte si, že by se měly některé papírové formuláře změnit? A jak? § Domníváte se, že některé formuláře budou potřebovat novelizace?

33

4.1.1 Ekonomický úsek Řídí finanční strategii provozu KCP s cílem udržení trvalé likvidity a zabezpečení plynulého financování potřeb organizace. Zaměstnanecké oddělení Vykonává veškerou personální agendu včetně agendy pracovněprávních vztahů. Organizuje výběr, přijímání a rozmisťování zaměstnanců v součinnosti s vedoucími odborných útvarů. Zajišťuje péči o zaměstnance a jejich sociální rozvoj, výchovu a vzdělávání. Organizuje výběrová a konkurzní řízení. V tomto oddělení jsou nejčastěji využívanými dokumenty tyto směrnice: Personalistika, Odměňování, Pracovní doba nebo Organizační řád. Z elektronických dokumentů je používána databáze právních předpisů pro PC - Konzultant. Intranet je využíván denně. Z hlediska externích dokumentů se zde používají časopisy Práce a mzda, Personální kartotéka a Sociální pojištění. Dále pak zákony z oblasti pracovně právní. Nevyhovujícím dokumentem je formulář Interní sdělení. Z důvodů pevného nastavení nelze pracovat variantně s textem (podtržení, zvýraznění, tabulátory, vložení tabulek). Dalším nevyhovujícím dokumentem jsou formuláře, které slouží pro audit ISO 9000, protože jsou nepřehledné. Řešením je jejich zjednodušení. Oddělení MTZ a evidence majetku Zajišťuje materiálně-technické zásobování KCP. Sestavuje plán nákladů MTZ. Organizuje poptávkové řízení a předkládá návrhy na výběr dodavatelů. Toto oddělení je rozděleno na MTZ (materiálnětechnické zásobování) a evidenci majetku. V oddělení evidence majetku jsou nejčastějšími dokumenty formuláře pro změny nebo pohyby majetku, formuláře týkající se účtování majetku a Interní sdělení. Pracuje se zde s elektronickými dokumenty, které se týkají majetku společnosti (data z programu ESO9), intranet je využíván denně. Dokumenty jsou vyhovující a průběžně aktualizovány. Oddělení MTZ používá nejčastěji Objednávku, Žádost o dopravu nebo Převodku majetku. Nevyužívá se zde vůbec dokument Vyúčtování pracovní cesty do zahraničí. Intranet je používán denně a externí dokumenty též využívají (reklamní 34

nabídky). Nevyhovujícím dokumentem je Kniha Faxu z důvodu jejího minimálního využití. Oddělení ekonomické strategie a rozborů Vypracovává alternativy hospodářské strategie KCP, výhledu činností, propočtu alternativ řešení, atd. Vyhotovuje podklady pro vedení KCP a orgány společnosti. V tomto oddělení nejčastěji pracují s elektronickými daty (data ze systému ESO nebo Colosseum). Dále pracují s elektronickými dokumenty (rozpočty, rozbory, cashflow). V menší míře pracují se směrnicemi KCP. Z důvodu malého využití formulářů, nelze posoudit jejich případnou změnu či novelizaci. Oddělení informační soustavy 1 Vede účetnictví KCP. Účtuje o stavu a pohybu majetku a závazků, o rozdílu majetku a závazků, o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření za účetní jednotku jako celek a za jednotlivá HS. Připravuje metodické pokyny a normy v oblasti informační soustavy /IS/, předkládá návrhy na úpravu IS, vytváří účtový rozvrh pro zpracování IS. Zde jsou nejvyužívanějšími dokumenty faktury, výpisy, smlouvy a rozpisy pohledávek. Pracuje se zde také s elektronickými daty v excel tabulkách ke sledování pohledávek. Intranet je využíván zejména při práci s metodickými pokyny, elektronickými dokumenty jsou zejména podklady z rezervačního systému. Z externích dokumentů jsou využívány zejména zákonné účetní předpisy a odborné časopisy. Návrh na změny zde není žádný. Oddělení informační soustavy 2 V tomto oddělení jsou denně využívány pokladní doklady a faktury. Méně často smlouvy jakéhokoliv druhu. S elektronickými dokumenty zde nepracují. Intranet a externí dokumentace jsou používány v rámci práce. Dokumenty jsou vyhovující.

35

4.1.2 Úsek generálního ředitele Úsek přímo řídí generální ředitel. Odpovídá za realizaci celkové koncepce a přijatých záměrů KCP. Osobně kontroluje zabezpečování hlavních úkolů KCP, zajišťuje kontrolní činnost KCP. Zmocněnec pro kvalitu Provádí administrativní úkony spojené se systémem kvality ISO 9000 v KCP, vede evidenci veškerých dokumentů KCP v systému ISO 9000. Na tomto oddělení jsou nejčastějšími dokumenty, s kterými se pracuje, směrnice: Seznam dokumentace a záznamů, Řízení dokumentace a záznamů a formulář Kniha neshod, nedostatků a doporučení. Toto oddělení odpovídá za aktualizaci a archivaci veškerých dokumentů KCP. Proto jsou veškeré požadavky na případné změny dokumentů adresovány na toto oddělení. Z hlediska externích dokumentů jsou zde používány normy ISO. Oddělení právní a auditorské služby (vedoucí oddělení – interní auditor) Zkoumá, prověřuje, analyzuje, ověřuje a vyhodnocuje jednotlivé činnosti a procesy uvnitř společnosti a poskytuje konzultace a poradenství. Zpracovává a předkládá zprávu o výsledcích auditu vedení společnosti, sleduje, jaká byla přijata opatření, Zde se nejčastěji pracuje s právními předpisy, smlouvami, interními normami, soudními a správními rozhodnutími. V oddělení se pracuje se všemi dokumenty KCP z důvodu každoročního interního auditu, který se zaměřuje na veškerou dokumentaci. Z elektronických dokumentů je používána elektronická verze Sbírky zákonů. Intranet je využíván pro čtení a stahování vzorových smluv. Z externích dokumentů jsou využívány normy ISO, Sbírky zákonů, časopisy Právní rádce, Soudní rozhledy nebo Konkursní noviny. Nevyhovujícím dokumentem je formulář Interní sdělení, který je uživatelsky nepříjemný a neumožňuje úpravy textu.

36

Oddělení právní a auditorské služby (právník) Zastupuje KCP dle udělené plné moci při právních jednáních a soudních sporech. Zajišťuje zapracování legislativních změn do základních dokumentů a vnitřních norem KCP. Zde se využívají zejména směrnice, dodavatelské faktury. Intranet je zde využíván zejména pro dokumenty systému ISO. Využívají zde odborné časopisy, zákony a normy. Inovace dokumentů KCP probíhá průběžně v závislosti na změnách právního a podnikatelského prostředí a potřebách KCP. Některé změny dokumentů probíhají následně po zjištění interních auditů kvality a dozorových auditů kvality. 4.1.3 Technickoprovozní úsek Zajišťuje opravy, údržbu, provoz a obnovu všech objektů a vymezených technologických a provozních zařízení KCP. Organizuje hospodaření se všemi druhy energie. Provádí pravidelné kontroly technického stavu objektů a úklidu KCP. Oddělení energetiky a elektrotechniky Toto oddělení sjednává smlouvy na odběr elektrické energie a zemního plynu, plánuje jejich spotřeby a kontroluje plnění závazků ze smluv. Zpracovává statistické výkazy o spotřebě energií. V tomto oddělení se nejčastěji pracuje s formuláři Požadavkový list na akce, požadavky na odstranění závad a faktury za dodávky. Pracuje se zde www stránkami dodavatelů i intranetem. Vlastní vnitřní dokumenty nejsou součástí ISO, činnost se řídí zákonnými technickými normami. Z externích dokumentů dále využívají zákony a normy. Dokumentem na změnu je navržen formulář Interní sdělení (hlavička pokrývá 1/3 stránky). Odbor realizačních služeb Připravuje prostory pro konání akcí, zabezpečuje přestavbu a vybavení všech prostor, včetně zprostředkování aranžérských služeb. Dále zajišťuje stavbu výstav a provoz referentského vozidla. Nejčastěji používanými dokumenty na tomto oddělení jsou formuláře Požadavkový list, Plán akcí KCP, technické dokumentace, faktury. Jsou zde využívána elektronická data ze systémů ESO9 a Colosseum. Intranet je využíván a 37

externí dokumentace v tomto oddělení není používána. Návrh na změnu se týká formuláře Interní sdělení, do kterého nelze vložit tabulku. Spojová a spisová služba Zajišťuje komplexní provoz podatelny. Zajišťuje objednávky a distribuci novin, časopisů a jiných tiskovin včetně vyúčtování nákladů. Zajišťuje provoz spisovny a provozní archiv. Na tomto oddělení nejčastěji využívají faktury, interní sdělení, směrnice a běžnou doručenou a odeslanou poštu. Intranet je využíván pro vyhledávání směrnic ISO. Z externích dokumentů je používán Telekomunikační zákon, který se po skončení doby platnosti archivuje. Návrhem na změnu je dokument Interní sdělení – nevyhovující předepsaná forma. Ostatní dokumenty jsou vyhovující. Odbor provozu Zajišťuje požární ochranu objektů KCP, parking a hospodářskou správu budov. Spolupracuje s externími bezpečnostními agenturami a službami zajišťujícími ostrahu objektu. Zde se používají zejména faktury, dokumentace ke stavebním povolením, zápisy z porad, komisí, dispečink. Elektronické dokumenty zde používají velmi málo prostřednictvím elektronické pošty a příloh v ní uložených (tabulky, stavební výkresy). Intranet je využíván občas (1x týdně). Internet je využíván denně. Externí dokumentace je zde používána také občas spíše podřízenými zaměstnanci. Návrhem na změnu resp. jeho úplné zrušení je Korekční lístek a některé excelové tabulky. Oddělení výpočetní techniky Zajišťuje provozuschopnost a funkčnost celého výpočetního informačního systému v KCP včetně oddělených podsystémů. Zabezpečuje technickou údržbu zařízení výpočetní techniky. Toto oddělení nepracuje s klasickými dokumenty v takové míře, jako ostatní oddělení. Proto nejpoužívanějšími dokumenty jsou SQL databáze, xml, pst, php, html, css, js, dom, jpg, psd, cdr, dwg, pdf soubory. Toto oddělení je tvůrcem a správcem vnitřní lokální sítě intranet. Obsahová náplň dokumentů jde mimo kompetence tohoto oddělení. Návrhem na změnu je zrušení všech papírových dokumentů a převedení do elektronické podoby. 38

4.1.4 Obchodní úsek Vypracovává obchodní plán společnosti pro dané časové období, provádí součinnost

při

zpracování

ročních

finančních

plánů

KCP

a

naplňování

podnikatelského záměru. Oddělení produkce Produkčně zajišťuje akce pořádané v KCP. Po uzavření smlouvy přebírá odpovědnost za přípravu, průběh a likvidaci akce. Kontroluje připravenost pronajatých prostor a protokolární předání prostor klientovi/pořadateli akce, V tomto oddělení nejčastěji pracují s formuláři: Požadavkový list, hodnocení akcí a dále s ceníky a smlouvami. Intranet zde využívají zejména pro plánky prostor a výstavní rastry. Z externích dokumentů používají zákony a normy. Návrh na změny zde není. Oddělení marketingu Navrhuje aktualizace podnikatelského záměru ve spolupráci se všemi úseky KCP. Připravuje strategické plány a vize rozvoje KCP. Připravuje návrhy marketingových plánů Na tomto oddělení jsem vykonávala odbornou praxi, a proto vím, že zde pracují zejména s dokumenty Objednávka, Interní sdělení, Marketingová strategie, Akční plán či ceníky služeb. Intranet je využíván v menší míře. Ve větší míře se zde pracuje s internetem (zejména webové stránky KCP) a zejména s interním dokumentem sloužícím k propagaci Congress Man.

Z externí dokumentace se

setkávají s odbornými časopisy. Oddělení dlouhodobých pronájmů Odpovídá za plnění výnosů z dlouhodobých pronájmů. Provádí aktivní obchodní politiku v oblasti nabídky dlouhodobých pronájmů na příslušném trhu realit. Vyhotovuje nabídky dlouhodobých pronájmů, dispoziční a prostorové podklady příslušných prostor s vyznačením technických náležitostí. Zde se pracuje nejčastěji s cenovými kalkulacemi, smlouvami, požadavky prací nebo s předávacími protokoly nebytových prostor a s fakturami. V rámci elektronických dokumentů pracují s evidencemi smluv, přehledy nájemců či cash 39

flow. Externí dokumenty nepoužívají. Požadavkem na změnu je elektronický oběh faktur. Oddělení krátkodobých pronájmů Odpovídá za plnění výnosů z krátkodobých pronájmů. Smluvně zajišťuje akce – přípravu, vyjednávání, smluvní dokumentaci. Sleduje plnění smlouvy a vyúčtování. Aplikuje tarifní a cenovou politiku KCP při přípravě krátkodobých pronájmů a rozsahu služeb Na tomto oddělení nejčastěji používají smlouvy na pronájem, přílohy ke smlouvám, cenovou a tarifní politiku, faktury. Intranet využívají velmi málo, je zde kritizováno rozdělení dokumentů na I. – III. úroveň (není zde možné nalézt relevantní dokument) a nejsou řazeny podle abecedy (vyhledávání dokumentů je velmi zdlouhavé). Externí dokumenty přímo nepoužívají, v případě potřeby si je zapůjčují z jiných oddělení. Ostatní formuláře, s kterými toto oddělení přichází do styku, jsou vyhovující. V případě výhrad k dokumentům by se tato situace okamžitě řešila.

40

4.1.5 Shrnutí Z této analýzy vyplývá, že počet návrhů dokumentů na změnu (počet 5) je k poměru celkového počtu dokumentů (počet 395) zanedbatelný a dokumenty jsou pro dotazované osoby vyhovující. Přístup k dokumentaci mají všichni uživatelé prostřednictvím vnitřní lokální sítě (intranet) a mohou tedy kdykoliv vyhledat aktuální znění dokumentů. Z uvedeného vyplývá, že intranet je nejvyužívanější přístupová cesta k dokumentům v této společnosti. Využití externí dokumentace je závislé na jednotlivých úsecích. Stoprocentní využití této dokumentace je v Ekonomickém úseku a v oddělení Generálního ředitele. Naopak padesátiprocentní využití externích dokumentů je v Obchodním úseku. Nejčastěji navrhovaným dokumentem na změnu byl formulář Interní sdělení.

Graf 1 Využitelnost externích dokumentů v jednotlivých úsecích v procentech.

41

Graf 2 Počet dokumentů navržených na změnu:celkový počet dokumentů.

Graf 3 Porozumnění pojmu elektronický dokument v rámci společnosti KCP, a.s.

42

4.2 Analýza dokumentové komunikace – vlastní průzkum K tomuto průzkumu jsem vybrala 15 formulářů a 1 interní dokument (sloužící k propagaci KCP), které budu charakterizovat a případně navrhovat na změny. Formuláře byly vybrány na základě údajů získaných z ankety a též podle počtu zaměstnanců, kteří s formulářem pracují, než dojde k jeho uplatnění. Dokumenty byly vybrány též podle jejich frekventovanosti ve společnosti. U všech dokumentů se jedná vždy o fyzickou (papírovou) formu z důvodu, že dokument musí vždy podepsat odpovědné osoby a není možné je šířit jen elektronicky. U dokumentů, jejichž platnost je starší než rok 2006, nebyl apel na aktualizaci z důvodu nezměněných obecně závazných podmínek. Aktualizace dokumentů se provádí každé 3 roky. Archivaci dokumentů popisuje Spisová a skartační směrnice, která odkazuje na Typový skartační rejstřík. Dokumenty jsou seřazeny podle abecedy vzestupně. U každého dokumentu budu zkoumat tyto náležitosti: • název, • procesy, ke kterým daný dokument slouží, • obsah (náležitosti) dokumentu, • počet a funkce zaměstnanců pověřených manipulací s daným dokumentem, • garant daného dokumentu, • platnost dokumentu, • životní cyklus dokumentu (prostřednictvím diagramu aktivit).

43

4.2.1 Cestovní příkaz Tento formulář slouží pro povolování tuzemských cest a jejich vyúčtování. Na intranetu je umístěn vzor formuláře. Formulář pro vyplnění je k dispozici v hlavní pokladně KCP. Formulář je rozložen na 2 stránky. Na 1. stránce se vyplňují kolonky zejména název organizace, jméno a příjemní zaměstnance, útvar, počátek cesty, účel cesty, spolucestující, předpokládaná částka výdajů. Na 2. stránce jsou údaje o vyúčtování cesty. Vyplňují se kolonky zejména účtovací předpis, výdajový a příjmový doklad, zpráva o výsledku pracovní cesty a datum a podpisy odpovědných osob. Osobami pověřenými manipulací s tímto formulářem jsou: účetní, pokladník, vedoucí účetního oddělení, zaměstnanec, který cestu vykonal, jeho přímý nadřízený a ředitel úseku. Garant: Vedoucí oddělení informační soustavy Platnost od data: 30. 4. 2004

44

vypl ní cest.příkaz

zaměstnanec

NE

schválení

nadřízený

ANO

Povolí cestu

ředi tel úseku

NE

vyplacení zálohy

pokladník

45

přepracování

vyúč tování cesty

ANO

úč etní

NE

archivace po dobu 5 let

ANO

schválení vyúč tování

vedoucí odd. Inf.soustavy

Obr 6 Diagram aktivit oběhu formuláře Cestovní příkaz.

4.2.2 Interní sdělení Interní sdělení je formulář sloužící pro interní korespondenci mezi jednotlivými útvary a jednotlivými zaměstnanci. Formulář má tyto náležitosti: rok, oddělení, pořadové číslo, komu je formulář určen, od koho je formulář posílán, komu se tento formulář dává na vědomí, z jakého oddělení je formulář posílán a do jakého, důvod tohoto sdělení a datum a podpisy odpovědných osob. Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou všichni zaměstnanci KCP, a.s., a je vedle e-mailové korespondence používán ke korespondenci, která je z jakéhokoliv důvodu potřebná podepsat. Obr 7 Diagram aktivit oběhu formuláře Interní sdělení.

zaměstnanec

zaměstnanec, kterému sděl ení postupuj e

zam. kterému je sdělení urč eno

vypracuj e sdělení

dostává na vědomí toto sdělení přijetí sdělení

archivace po dobu 3 let

Garant: Zmocněnec pro kvalitu Platnost od data: 25. 7. 2005 46

4.2.3 Korekční lístek Korekční lístek slouží jako podklad pro doplnění údajů o docházce z důvodů omluvené nepřítomnosti zaměstnance. Tento formulář obsahuje zejména tyto náležitosti: Příjmení a jméno zaměstnance, zda má pružnou či nepravidelnou pracovní dobu, kolik hodin nebyl přítomen na pracovišti, podrobné rozepsání těchto údajů, důvod nepřítomnosti zaměstnance (vyšetření ve zdravotnickém zařízení, školení, seminář apod.), datum a podpisy odpovědných osob. Osobami manipulujícími s tímto dokumentem jsou zaměstnanec, jehož se tento formulář

týká,

vedoucí

oddělení

tohoto

zaměstnance

a

pověřená

osoba

zaměstnaneckého oddělení. Obr 8 Diagram aktivit oběhu formuláře Korekční lístek.

vedoucí odd. zaměstnance

zaměstnanec

zaměstnanecké odd.

mzdová úč tárna

vyplnění formuláře

schválení

NE přepracování

ANO

realizuje ve mzdovém systému údaje o prac.době

Garant: Vedoucí zaměstnaneckého oddělení Platnost od data: 1. 5. 2007 47

archivace formuláře po dobu 5 let

4.2.4 Návrh na pracovní cestu do zahraničí Formulář sloužící pro povolování pracovních cest do zahraničí a nákladů na tuto cestu. Tento dokument obsahuje kolonky zejména jméno a příjmení osoby, která cestu vykoná, do které země cestuje, datum od kdy a do kdy je cesta vykonávána, kdo hradí náklady na cestu, číslo a druh cestovního pasu, účel cesty. Dále pak zahrnuje tabulku rozpisu nákladů a datum a podpisy odpovědných osob. Osoby, které s tímto dokumentem manipulují, jsou: zaměstnanec, který cestu vykoná, vedoucí oddělení informační soustavy a generální ředitel. Obr 9 Diagram aktivit oběhu formuláře Návrh na pracovní cestu do zahraničí.

vedoucí oddělení zaměstnance

zaměstnanec (cestovatel)

úč etní

generální ředitel

vyplnění formuláře

Schválení pracovní cesty

ANO

rozpis nákladů

NE schválení

přepracování

archivace po dobu 5 let

Garant: Vedoucí oddělení informační soustavy Platnost od data: 30. 9. 2004 48

NE

ANO

4.2.5 Požadavkový list V souvislosti s realizací krátkodobých pronájmů pro akci klienta KCP, a.s. stanoví formulář harmonogram akce, specifikaci prostor a specifikaci služeb. Je určen všem realizátorům podílejících se na realizaci akce. V tomto dokumentu jsou hlavními náležitostmi Akce, číslo smlouvy, datum konání (příprava akce, vlastní akce, likvidace akce), prostory, objednavatel, manažer akce, produkce (jméno a telefon), předáno komu datum a podpisy odpovědných osob. Osoby, které s tímto dokumentem manipulují, jsou: obchodní referent krátkodobých pronájmů (manažer akce), zaměstnanec oddělení produkce a realizátoři akce. Obr 10 Diagram aktivit oběhu formuláře Požadavkový list.

manažer akce

odd. produkce

realizátoři akce

vyplnění základních údajů

doplnění údajů z hlediska prostor

schválení

NE přepracování ANO

archivace po dobu 5 let

Garant: Vedoucí oddělení produkce Platnost od data: 1. 4. 2005 49

4.2.6 Předávací protokol Formulář sloužící pro předání prostor klientovi KCP, a.s., při realizaci krátkodobého pronájmu – konkrétní akce v KCP. Současně po ukončení akce slouží ke zpětnému převzetí prostor a popsání zjištěních škod při předání. V tomto dokumentu se vypisují zejména tyto náležitosti: název akce, číslo smlouvy, termín akce, prostory, kde se akce bude konat, termín předání a zjištění případných závad. Dále pak formulář obsahuje tabulku pro zpětné převzetí, kde jsou tyto náležitosti: termín předání, zjištěné škody, vyčíslení škod a datum a podpisy odpovědných osob. Osoby, které s tímto dokumentem manipulují, jsou: klient KCP, zaměstnanec oddělení realizace akcí. Obr 11 Diagram aktivit oběhu formuláře Předávací protokol.

klient KCP

oddělení realizací akcí

žádá o přidělení prostor

vyplnění form. a předání prostor

převzetí a zpětné předání

archivace po dobu 5 let

Garant: Vedoucí oddělení produkce Platnost od data: 1. 4. 2005 50

4.2.7 Převodka majetku Formulář sloužící pro převod majetku mezi jednotlivými zaměstnanci. Na základě tohoto dokumentu je provedena změna v evidenci majetku podle odpovědných osob. Převodka majetku obsahuje zejména evidenční číslo majetku, název majetku, počet kusů, výrobní číslo, datum a podpisy odpovědných osob. Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: zaměstnanec, který majetek vydal, zaměstnanec, který majetek přijal, vedoucí oddělení evidence majetku. Obr 12 Diagram aktivit oběhu formuláře Převodka majetku.

zam. který majetek vydal

zaměstnanec

oddělení MTZ a evidence majetku

vyplnění formuláře převzetí form. a majetku

převzetí form. pro záznam do evidence

archivace po dobu 5 let

Garant: Vedoucí oddělení evidence majetku Platnost od data:1. 5. 2007 51

4.2.8 Škodní protokol Formulář slouží k hlášení o škodě na majetku KCP, a.s., a ke stanovení odpovědnosti zaměstnance za vznik škody. Je podkladem pro jednání škodní komise. Škodní protokol je rozdělen na 2 strany. Na 1. straně je hlášení o škodě, které zahrnuje náležitosti: druh škody, výše škody, doba a místo vzniku škody, popis případu, vyčíslení skutečné škody, zda škoda byla hlášena na Policii ČR a datum a podpisy odpovědných osob. Na 2. straně jsou odstavce k vyplnění stanoviska odpovědných osob, závěry škodní komise a rozhodnutí generálního ředitele. Osoby, které s tímto dokumentem manipulují, jsou: zaměstnanec, který škodu způsobil, vedoucí oddělení tohoto zaměstnance, tajemník, vedoucí škodní komise, generální ředitel, vedoucí evidence majetku. Garant: Vedoucí oddělení evidence majetku Platnost od data: 1. 5. 2007

52

nahlášení škody

oznamovatel škody

stanovení míry zavinění

vedoucí odd. oznamovatele

převzetí protokolu a přiřazení evidenčního č ísla

tajemník

doporučení a stanovisko ke způsobené škodě

škodní komise

53

vydání vlastního rozhodnutí

NE

schválení

generalní ředitel

záznam do evidence a archivace 5 let

ANO

odd. evidence majetku

Obr 13 Diagram aktivit oběhu formuláře Škodní protokol.

4.2.9 Vyřazovací protokol Formulář je podkladem k vyřazení přebytečného, neupotřebitelného nebo zničeného majetku a stanoví způsob naložení s takovým majetkem. Tento dokument obsahuje zejména tyto náležitosti: název majetku, důvod návrhu na vyřazení, návrh způsobu vyřazení, zvýšená cena majetku, zůstatková cena majetku, pořizovací cena majetku, evidenční číslo majetku a datum a podpisy odpovědných osob. Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: navrhovatel na vyřazení majetku, vedoucí oddělení tohoto navrhovatele, garant, ředitel úseku, vedoucí vyřazovací a oceňovací komise, generální ředitel, zaměstnanec pověřený likvidací majetku, předseda VOK, vedoucí oddělení MTZ a evidence majetku a vedoucí oddělení informační soustavy. Garant: Vedoucí oddělení evidence majetku Platnost od data: 1. 5. 2007

54

navrhuje majetek na vyřazení

navrhovatel

55

NE

schválení1

vedoucí oddělení

ANO

vyjádření se, co se s majetkem stane

garant

schválí návrh garanta

ředitel úseku

archivace formuláře po dobu 5 let

doporučí co s majetkem udělat

vyř. a oceň.komise

NE

schválení

generální ředitel

jiný návrh na likvidaci

NE

odpovídá za likvidaci majetku

ANO

likvidátor majetku

schválení2

ANO

předseda VOK

zaevidování vyřazeného majetku

odd.evidence majetku

zaúčtování vyřazeného majetku

odd.inf.soustavy

Obr 14 Diagram aktivit oběhu formuláře Vyřazovací protokol.

4.2.10 Výstupní list Výstupní list slouží jako doklad o odevzdání všech svěřených předmětů, splněných závazků zaměstnance vůči zaměstnavateli, včetně absolvování výstupní lékařské prohlídky. Dále slouží jako doklad o převzetí písemností a osobních dokladů zaměstnancem. Tento dokument obsahuje zejména tyto náležitosti: Jméno zaměstnance, z jakého je úseku, osobní číslo zaměstnance, důvod skončení a datum. Dále pak obsahuje datum a podpisy osob, s kterými se provedlo vyrovnání závazků a vyjádření lékaře. S tímto dokumentem manipulují tyto osoby: zaměstnanec, jehož se výstupní list týká, vedoucí útvaru tohoto zaměstnance, vedoucí oddělení výpočetní techniky, zaměstnanecké oddělení a vedoucí tohoto oddělení, zaměstnanec mzdové účtárny, vedoucí oddělení MTZ a evidence majetku, vedoucí oddělení informační soustavy, vedoucí nářaďovny, vedoucí správy budov, vedoucí odboru provozu, vedoucí oddělení parkingu, klíčník a lékař. Garant: Vedoucí zaměstnaneckého oddělení Platnost od data: 1. 6. 2008

56

Obr 15 Diagram oběhu formuláře Výstupní list.

Pozn.: Pro znázornění oběhu formuláře Výstupní list jsem zvolila odlišný typ diagramu, kterým je vyjádřen celkový počet kompetentů (odpovědných zaměstnanců), které musí zaměstnanec navštívit před ukončením pracovního poměru.

57

4.2.11 Změna systemizace Formulář se používá pro jednotlivé změny systemizovaných míst v rámci organizační struktury. Jedná se o vytvoření, zrušení nebo změnu konkrétního systemizovaného místa. Tento formulář obsahuje zejména tyto náležitosti: číslo systemizovaného místa, původní stav, návrh, odůvodnění změny. Dále pak obsahuje Rozhodnutí o návrhu, kde je vyjádření odpovědných osob, datum a jejich podpis. Osoby manipulující

s tímto

dokumentem

jsou:

navrhovatel,

vedoucí

zaměstnaneckého oddělení, finanční ředitel, generální ředitel. Obr 16 Diagram aktivit oběhu formuláře Změna systemizace.

navrhovatel

vedoucí zam.odd.

finanč ní ředitel

generální ředitel

navržení změny

vyjadřuje se k návrhu

vyjádření k návrhu

schválení

NE

přepracování archivace po dobu 10 let

Garant: Vedoucí zaměstnaneckého oddělení Platnost od data: 1. 1. 2004 58

ANO

provedení změny

4.2.12 Zpráva z interního auditu Na základě provádění interních auditů systému managementu kvality, kterými se přezkoumává konkrétní auditovaný proces, je vypracována zpráva z interního auditu. Zpráva obsahuje popis zjištěných neshod, nedostatků a doporučení a slouží pro přijetí nápravných opatření ve společnosti. Tento dokument obsahuje zejména tyto náležitosti: předmět auditu, cíle auditu, podnět na audit, auditované prvky, zjištění z interního auditu, vyhodnocení účinnosti opatření z minulého auditu a datum a podpisy odpovědných osob. Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: vedoucí auditor, tým auditorů, zástupci auditovaných oblastí a zmocněnec pro kvalitu. Obr 17 Diagram aktivit oběhu formuláře Zpráva z interního auditu.

Vedoucí auditor

tým auditorů

zástupce auditované oblasti

zmocněnec pro kvalitu

Vypracování zprávy z int. auditu

podílení se na vypracování

vyjádřuje se k vypracované zprávě

archivace po dobu platnosti certifikace ISO

Garant: Vedoucí oddělení auditorské služby Platnost od data: 1. 3. 2007 59

4.2.13 Žádost o autodopravu V rámci pravidel provozu služebních vozidel slouží formulář (strana č. 1), k žádosti jednotlivých útvarů na autodopravu – pro služební účely i pro zapůjčení vozidla pro osobní potřebu. Předání a převzetí vozidla do dočasného užívání se provádí formou písemného předávacího protokolu (strana č. 2 formuláře). Tento dokument je rozložen na 2 strany. První strana je Žádost o autodopravu a obsahuje zejména tyto náležitosti: Jméno žadatele, typ vozidla, obsluha vozidla, datum odjezdu a příjezdu, předmět a trasa autodopravy, Prohlášení žadatele v případě soukromé dopravy a datum a podpisy odpovědných osob. Druhá strana je Protokol o předání a zpětném převzetí motorového vozidla, který obsahuje zejména tyto náležitosti: závady zjištěné při předání vozidla a při zpětném převzetí, stav tachometru, datum předání a zpětného převzetí a datum a podpisy odpovědných osob. Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: žadatel, vedoucí úseku žadatele, technický ředitel, odpovědný technik. Garant: Vedoucí odboru realizačních služeb Platnost od data: 10. 8. 2005

60

převzetí a zpětné vrácení vozidla

žádá o autodopravu

žadatel

NE

schválení požadavku

vedoucí odd. žadatele

61 NE

schválení

ANO

technický ředitel

archivace po dobu 3 let

předání a převzetí auta

ANO

odpovědný technik

Obr 18 Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o autodopravu.

4.2.14 Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS V souladu s provozním řádem výpočetního informačního systému slouží k žádosti uživatele o: • přidělení VT včetně požadavků na vybavení, • přidělení přístupu do výpočetního informačního systému, • změnu rozsahu oprávnění do výpočetního informačního systému. Tento dokument obsahuje zejména tyto náležitosti: Jméno uživatele, požadovaná výpočetní technika (tiskárna, počítač, ekonomický systém ESO9), požadované oprávnění přístupu do VIS, datum a podpisy odpovědných osob. Osoby manipulující s tímto dokumentem jsou: uživatel, ředitel úseku uživatele, technický ředitel, vedoucí oddělení výpočetní techniky. Garant: Vedoucí oddělení výpočetní techniky Platnost od data: 1. 2. 2005

62

Obr 19 Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS.

uživatel

ředitel úseku

vedoucí odd. OVT

technický ředitel

vystavení žádosti

schválení

ANO

přidělení VT

stanovisko ředitele v případě překročení povolených limitů

NE

archivace 3 roky

63

4.2.15 Žádost o zřízení/zrušení/změnu telefonní linky Slouží pro účely zřízení, zrušení nebo změnu telefonní linky firem sídlících v nájmu v prostorách KCP. Tento dokument obsahuje zejména tyto náležitosti: upřesnění o jaký druh žádosti se jedná, název firmy, kontaktní osoba, požadovaný termín instalace. Dále pak obsahuje tabulku s typem telefonní linky nebo přiděleným číslem telefonní stanice a datum a podpisy odpovědných osob. S tímto dokumentem manipulují tyto osoby: odpovědný zástupce firmy a obchodní referent dlouhodobých pronájmů. Obr 20 Diagram aktivit oběhu formuláře Žádost o zřízení/zrušení/změnu telefonní linky.

odpovědný zástupce firmy

obch.refernt dlouhodob. nájmů

žádá o telekomuni kač ní službu

schválení

ANO

NE

archivace po dobu trvání nájmu

Garant: Vedoucí oddělení spojové a spisové služby Platnost od data: 31. 12. 2004 64

4.2.16 Congress Man, informační čtvrtletník Kongresového centra Praha, a.s. Tento dokument slouží pro styk s veřejností. Je vydáván 4x ročně a je v něm vždy uvedeno úvodní slovo generálního ředitele, články o KCP v českém i anglickém jazyce, interview a seznam akcí v KCP. Tento dokument vychází v nákladu 10 000 ks. S tímto dokumentem manipulují zaměstnanci marketingového oddělení, externí klienti a zaměstnanci KCP. Tento dokument je posílán do tuzemských firem i do zahraničních firem na základě databáze klientů. Tento dokument schvaluje Marketingové oddělení a osoba, která napsala úvodní slovo (generální ředitel). V případě článků o Evropské unii je schvalující osobou obchodní ředitel. Garantem tohoto dokumentu je vedoucí Marketingového oddělení. Poslední aktualizovanou verzí tohoto dokumentu je Congress Man Únor 2009. Obr 21 Diagram aktivit oběhu dokumentu Congress Man.

marketi ngové odd.

generální ředitel

obchodní ředi tel

č lánek o EU charakteristi ka č lánku č lánek není o EU zaji štění překladu do AJ schvál ení úvodního slova NE ANO

přepracování

NE

schvalování č lánků o EU

ANO archivace na webových stránkách spol .(stálá)

65

4.2.17 Návrhy na změny Interní sdělení Ve formuláři je v nastavení hlavičky pevně naformátovaná velikost, typ písma, rovněž také část samotného textu je z hlediska velikosti a typu písma nevyhovující. Nedovoluje uživateli pracovat s textem podle svých potřeb. Velkým přínosem by proto byla možnost pracovat s tímto dokumentem bez pevně stanoveného formátu. Byla by zde možnost vkládat tabulky, podtrhávat či jinak zvýraznit důležité úseky formuláře. Další možností je šířit Interní sdělení elektronicky, tj. zavedení autentizace, elektronického podpisu, zajištění důvěryhodnosti obsahu formuláře, dostupnost a čitelnost formuláře, integrita dat5 a průkaznost původu dat. U implementace toho způsobu je nutné též zohlednit software (zda všichni zaměstnanci budou mít příslušný software pro editaci formuláře), operační systémy (kompatibilita OS), hardware a požadovanou úroveň zabezpečení v této společnosti. Výstupní list Vyplnění tohoto dokumentu je velmi časově náročné pro zaměstnance, který musí obíhat 13 zaměstnanců KCP a jednoho lékaře z důvodů vyrovnání závazků s KCP. Z důvodu toho, že zaměstnanec musí odevzdat majetek KCP, či vyrovnat případné peněžní neshody, je nutnost, aby se tohoto koloběhu zúčastnil. Řešením je předběžné elektronické poslání dokumentu pro přípravu podkladů na vyrovnání závazků před datem návštěvy daného oddělení zaměstnancem. Toto opatření alespoň trochu sníží časově náročnou činnost spojenou s tímto dokumentem. Jelikož zaměstnanec musí vyrovnat závazky před odchodem ze společnosti, není možné vynechat některou odpovědnou osobu (pokud ovšem u té osoby závazky má). Snížení počtu osob manipulujících s tímto dokumentem by byl možný za předpokladu sloučení některých činností pod jednu osobu. Tento způsob by jistě 5

Stav, kdy přečtená data jsou totožná s daty uloženými. Tzn. během uložení (přenosu) dat nedošlo k jejich neočekávaným změnám. Zajištění kompletnosti dat. Například osobní číslo patří nějaké osobě. Pokud by osobní číslo nikomu nepatřilo, jedná se o osiřelá nebo nekompletní data. Zachování dat pro jejich zamýšlené použití.

Zdroj: wikipedia.org

66

nevyhovoval odpovědným zaměstnancům z důvodu přidělení činnosti nad rámec jejich denních pracovních povinností. Vyřazovací protokol Formulář obsahuje velké množství osob, které se k problematice vyjadřují a tím je oběh celého formuláře nepružný a neefektivní. Než dojde k uplatnění formuláře, tak se může stát, že vyřazovaný majetek bude poškozen, či jinak znehodnocen a zůstatková cena by poté mohla být jiná, než která je uvedena na protokolu. Druhým možným negativním dopadem dlouhodobého oběhu formuláře je skutečnost, že zaměstnanec, který majetek vyřazuje, nevyčká na dokončení vyřazovacího procesu a sám majetek bez záznamu zlikviduje (z hlediska uvolnění místa v kanceláři). Vyplnění by se mělo soustředit na správný popis majetku, který se vyřazuje, nikoliv na velké množství podpisů. Počet osob by se měl zmenšit minimálně o 2. Podpisy předsedy VOK a VOK samotné na formuláři jsou přebytečné, po projednání v komisi by postačil pouze podpis předsedy VOK. Vyjádření garanta je z pohledu vyřazení majetku podstatnější než podpis ředitele úseku. Korekční lístek Tento formulář je uživatelsky nepřehledný. Při vyplňování tohoto formuláře je velký problém orientovat se, do které kolonky se údaj má vlastně zapsat. Do kolonky Celk. počet

zapisuje

většina lidí

počet

hodin

(podle vyjádření

vedoucí

zaměstnaneckého oddělení), který se ale má zapisovat až do řádků uvedených pod touto kolonkou. Formulář je z hlediska vyplňování ostatních údajů též nepřehledný, kolonky jsou velmi malé pro zapisování údajů. Není přesně specifikován způsob označení režimu pracovní doby. Také zakroužkování příslušného důvodu absence je velmi nepřehledné. V případě, kdy se zaměstnanec splete ve vyplnění, se z tohoto formuláře stane „škrtací kalendář“. Některé části formuláře by se měly změnit. Zejména kolonky Od, Hodina, Den Měsíc by měly být zapsány jako pouze kolonka Datum a čas, kde by postačily pouze dvě kolonky. Celý formulář, by měl být zvětšen pro lepší manipulaci uživatele. Samotný název, který je napsán v levé části formuláře, je nevýrazný. Měl by být zapsán nad všemi kolonkami uprostřed formuláře. 67

Congress Man Tento dokument slouží pro informování klientů KCP o nových událostech týkajících se firmy. Congress Man se posílá jak tuzemským firmám, tak zahraničním. Bohužel ne všechny odeslané Congress Many splní svou funkci, protože mnoho z nich (cca 10%) se jich vrátí zpět do společnosti. Důvody jsou zejména změny adres firmem, zánik firmy nebo adresovaný zaměstnanec ve firmě již nepracuje. Při vykonávání odborné praxe byla jedna z mých činností aktualizace databáze firem (potencionální klienti). Vyhledávala jsem na internetu firmy z databáze společnosti a dohledávala adresy těch firem, kterým Congress Man z uvedených důvodů nedošel. Aktualizace databáze se provádí 2x ročně a je zdlouhavá, jelikož obsahuje přes 10 000 položek a samotné dohledávání zabírá mnoho času. 10% odeslaných dokumentů je poté nevyužito a zůstává v krabicích na marketingovém oddělení. Negativním dopadem je tedy nesplnění účelu marketingového nástroje, protože informace obsažená ve čtvrtletníku nedojde ke svému adresátovi. Řešením jde tedy častější aktualizace, která však není podle vyjádření vedoucí marketingové oddělení z časových a personálních hledisek možná.

68

5 Závěr Tato práce měla za cíl charakterizovat, zkategorizovat, sumarizovat a navrhnout dokumenty na změnu. Tento cíl byl splněn prostřednictvím vyhodnocené ankety a vlastního průzkumu. V anketě bylo zejména vyhodnoceno, že pouhých 5 dokumentů z celkového počtu (395) je nevyhovujících, tudíž by jejich novelizace měla proběhnout dříve, než je určeno systémem managementu kvality, tj. 3 roky. Dokumenty byly nevyhovující zejména z hlediska jejich použitelnosti. Obsah dokumentů je dán podle systému managementu kvality. Dle charakteristiky formulářů byly navrženy 4 formuláře (Interní sdělení, Korekční lístek, Výstupní list, Vyřazovací protokol) a 1 dokument, sloužící k propagaci společnosti (Congress Man) na změnu, která by se měla provést v nejkratším možném čase a to z důvodu uvedených u jednotlivých navrhovaných formulářů. Podařilo se mi v této práci popsat průběh různých činností týkajících se dokumentů (jejich archivace, návrh na změny apod.) Výsledkem této práce je možnost změnit vybrané dokumenty ku prospěchu uživatelů těchto dokumentů a tím zrychlit procesy spojené s dokumenty.

Graf 4 Grafické znázornění vybraných dokumentů na změnu z celkového počtu zkoumaných dokumentů (v procentech).

69

Na návrh oběhu veškerých dokumentů v elektronické podobě, který podalo oddělení výpočetní techniky, je potřeba si odpovědět na mnoho otázek. 1. Musel by mít každý zaměstnanec společnosti zařízení pro čtení elektronických dokumentů? 2. Je společnost připravena na elektronický oběh dokumentů z hlediska vybavení (hardware, software)? 3. Jsou zaměstnanci připraveni na takovou to změnu z hlediska znalostí? 4. Usnadnila by tato forma práci zaměstnancům nebo naopak by se práce zkomplikovala? 5. Případně, zda je firma schopna zajistit komunikaci i s externími firmami pomocí elektronického oběhu dokumentů? Formuláře využívají všichni zaměstnanci, přidělení počítače pro každého zaměstnance by bylo nezbytné. V současné době má však počítač přidělena pouze cca polovina (90) všech zaměstnanců (podle informace vedoucí oddělení výpočetní techniky). Znamenalo by to tedy velké finanční zatížení společnosti. Vzhledem k tomu, že ne všichni zaměstnanci mají výpočetní techniku, není zde ani předpoklad, že by pro elektronický oběh dokumentů měli dostačující znalosti. Míra usnadnění práce při elektronickém oběhu dokladů není úměrná nákladům, které by byly zavedením elektronického oběhu vyvolány.

70

Seznam použitých zdrojů

Knihy 1. NOVÁKOVÁ, Marta. Informatická typológia dokumentov [Informatická typologie dokumentů]. [Martin] : Matica Slovenská, 1981. 242 s. 2. SEDLÁČKOVÁ, Beáta, MARVANOVÁ, Eva. Dokumentová komunikace. [Praha] : Národní knihovna ČR, 2007. 340 s. ISBN 807-05-0535-4. 3. VÍTKOVÁ, Hana. Informační prameny, jejich druhy a charakteristika. [Praha] : ÚVTEI-St. techn. knihovna, 1973. 67 s.

Elektronické zdroje 1. 4. KONGRESOVÉ CENTRUM PRAHA, Kongresové centrum Praha [online]. 2005 [cit. 2009-03-09]. Dostupný z WWW: <www.kcp.cz>. 5. KONGRESOVÉ CENTRUM PRAHA, Výroční zpráva 2006. [Praha] : [s.n.], 2006. 50 s. Dostupný z WWW: . 6. KONGRESOVÉ CENTRUM PRAHA, Výroční zpráva 2007. [Praha] : [s.n.], 2007. 50 s. Dostupný z WWW: . 7. KUČEROVÁ, Helena. Dokumentová komunikace [online]. 2002, 18. 1. 2004 [cit. 2009-03-13]. Dostupný z WWW: . 8. KUNT, Miroslav. Elektronické dokumenty z hlediska požadavku zákona c. 499/2004 Sb. a potřeb jejich dlouhodobého ukládání [online]. 2005, 29. 5. 2005 [cit. 2009-03-13]. [dokument ve formátu PDF] Dostupný z WWW: .

71

9. RESSLER, Miroslav. Informační věda a knihovnictví: Výkladový slovník české terminologie z oblasti informační vědy a knihovnictví. Výběr z hesel v databázi TDKIV [online]. Praha: Vydavatelství VŠCHT Praha, c2006 , 2006 [cit. 2009-03-15]. Dostupný z WWW: . ISBN 80-7080-599-4. 10. ŠPÁLA, Milan. Informační prameny a dokumenty [online]. 2006 [cit. 200903-13]. Dostupný z WWW: . 11. TKAČÍKOVÁ, Daniela. Práce s informacemi [online]. 2004, 2008-01-08 [cit. 2009-03-13]. Dostupný z WWW: . 12. TKAČÍKOVÁ, Daniela. Základy práce s informacemi [online]. 1998, 200804-15 [cit. 2009-03-13]. Dostupný z WWW: . 13. VÝPOČETNÍ A INFORMAČNÍ CENTRUM ČVUT. Informační prameny [online]. 2002, 12. 7. 2002 [cit. 2009-03-13]. Dostupný z WWW . 2. 14. KUČEROVÁ, Helena. Organizace informací. Verze 1.1 Praha: Ústav informačních studií a knihovnictví FF UK, 2008. Dostupné z portálu Elektronické studijní texty ÚISK: (nutná registrace) 15. SLÁMOVÁ, Hana. Hlavní poznatky sociální komunikace. ISP II [online]. 2007 [cit. 2009-03-15]. Dostupný z WWW: . 16. ŠEDINOVÁ, Petra, KŘIVÁNEK, Petr, ŠKYŘÍK, Petr. Elektronické informační zdroje I: : využití pro život. Kurz práce s informacemi [online]. 2007 [cit. 2009-03-25], s. 1-7. Dostupný z WWW: .

72

Směrnice 17. BARTOŠ, Vratislav, VONDRUŠKOVÁ, Hana. Směrnice : Spisová a skartační směrnice KCP, a.s.. [Praha] : [s.n.], 2008. 12 s. 18. FALTUS, Václav. Směrnice: : Informatika. Praha : [s.n.], 2007. 7 s. 19. MELICHAROVÁ, Ladislava. Směrnice: Řízení dokumentace a záznamů. [Praha] : [s.n.], 2008. 9 s. 20. ŽATEČKOVÁ, Jitka. Směrnice: Interní audity v systému managementu kvality. [Praha] : [s.n.], 2008. 6 s.

Ostatní 21. MELICHAROVÁ, Ladislava. Příručka systému managementu kvality ISO 9001:2000. [Praha] : [s.n.], 2008. 15 s. 22. ŽATEČKOVÁ, Jitka. Organizační řád Kongresového Centra Praha, a.s.[Praha] : [s.n.], 2008. 32 s.

73

6 Přílohy Příloha 1 Ekonomické výsledky 2007

Zdroj: KCP, Výroční zpráva 2007 74

Příloha 2 Ekonomické výsledky 2006

Zdroj: KCP, Výroční zpráva 2006 75

Příloha 3 Anketa

76

Příloha 4 Cestovní příkaz

77

78

Příloha 5 Interní sdělení

79

Příloha 6 Korekční lístek

Kongresové centrum Praha, a.s.

F - 06 - 8

Korekční

Režim pracovní doby /označte/

lístek

pružná

Útvar č.:

nepravidelná

hmg. č. .........

Měsíc

Hodina

os.číslo:

Příjmení a jméno

Od

Hodina

Den

Do

Den

Měsíc

Celk. počet hodin

Dovolená - počet dnů ...................................... Pracovní neschopnost, ošetřování člena rodiny /2 Vyšetření, ošetření ve zdravot.zařízení - s náhradou mzdy Vyšetření, ošetření ve zdravot.zařízení - bez náhrady mzdy Doprovod rodinného příslušníka do zdravotnického zařízení Úmrtí rodinného příslušníka Vlastní svatba, svatba dětí, svatba rodičů /2 Nepředvídané přerušení provozu /zpoždění/ dopr.prostř. /2 Vyhledávání nového místa před skončením prac. poměru Pracovní cesta, pochůzka /2 Školení, seminář, studium, studijní volno /2 Ztráta, opomenutí, poškození magnetické karty /2 Neplacené volno Překážky z důvodu obecného zájmu /2 Podpis zaměstnance

Podpis vedoucího, dne:

Zaměstnanecké odd.

1/ Údaj se uvádí v desetinném čísle a zaokrouhluje se na 1/4 hod. 2/ Příslušný důvod zakroužkovat /specifikovat/ Návštěvu zdravotnického zařízení potvrďte na zadní straně formuláře

Verze 2 - 05/2007

80

/1

Příloha 7 Návrh na pracovní cestu do zahraničí

81

Příloha 8 Požadavkový list

82

Příloha 9 Předávací protokol

83

Příloha 10 Převodka majetku

84

Příloha 11 Škodní protokol

85

86

Příloha 12 Vyřazovací protokol

87

Příloha 13 Výstupní list

88

Příloha 14 Změna systemizace

89

Příloha 15 Zpráva z interního auditu

90

Příloha 16 Žádost o autodopravu

Žádost o autodopravu č. zakázky:………... Útvar žadatele:

Jméno a příjmení žadatele:

tel.:

Typ vozidla: Obsluha vozidla: PEUGEOT BOXER – nákladní 1) s řidičem referentského vozidla 1) ŠKODA OCTAVIA – osobní 1) převzetí vozidla žadatelem - služební autodoprava 1) převzetí vozidla žadatelem - soukromá autodoprava 1) Datum odjezdu:

Čas odjezdu:

Datum příjezdu:

Čas příjezdu:

Předmět autodopravy: Trasa autodopravy: Spolujezdci: Prohlášení žadatele v případě soukromé autodopravy: Zavazuji se uhradit spotřebované PHM a případné škody na vozidle způsobené vlastní vinou. Datum:Podpis žadatele:

Souhlas vedoucího úseku žadatele s požadavkem na autodopravu:

Datum:Podpis:

Souhlas technického ředitele KCP s cestou mimo základní využití vozidla: Datum:Podpis:

Vysvětlivky: 1) nehodící se škrtněte

91

Protokol o předání a zpětném převzetí motorového vozidla Na základě tohoto protokolu předává provozovatel níže uvedenému zaměstnanci Kongresového centra Praha, a.s. do dočasného užívání automobil: PEUGEOT BOXER, RZ ABA 46-30 1) ŠKODA OCTAVIA, RZ AHU 20-54 1) včetně následujícího vybavení a dokladů: klíč od vozidla, kniha jízd, osvědčení o registraci motorového vozidla, doklad o pojištění odpovědnosti z provozu vozidla, osvědčení o měření emisí, mezinárodní automobilová pojišťovací karta, kupón prokazující zaplacení poplatku za užívání dálnice, karta závorového systému KCP, bezpečnostní páka volantu + klíč, hever, lékárnička, výstražný trojúhelník, rezerva a klíč na kola, reflexní bezpečnostní vesta (u automobilu PEUGEOT BOXER navíc: uživatelská příručka, klíč k uzamykání řadící páky a klíč k imobilizéru). Zaměstnanec přebírající vozidlo stvrzuje, že se podrobil přezkoušení ze znalosti řízení vozidla a pravidel silničního provozu, je seznámen s pracovním postupem PP OŘ 06-11 (Provoz referentských vozidel Peugeot Boxer a Škoda Octavia v KCP, a.s.) a nejsou mu známy žádné zdravotní důvody, které by bránily používání vozidla k dohodnutým účelům.

Závady zjištěné při předání vozidla: …………………………………………………………………………... ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… …………………….………………………………………………………………………………………… …………………..………… Stav tachometru v době předání vozidla [km]: Datum předání vozidla: Jméno a příjmení předávajícího:

Podpis předávajícího:

Jméno a příjmení přebírajícího:

Podpis přebírajícího:

Závady zjištěné při zpětném převzetí vozidla: ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… Stav tachometru v době zpětného převzetí vozidla [km]: Datum zpětného převzetí vozidla: Jméno a příjmení předávajícího:

Podpis předávajícího:

Jméno a příjmení přebírajícího: Vysvětlivky: 1) nehodící se škrtněte

Podpis přebírajícího:

92

Příloha 17 Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS

Žádost o přidělení Výpočetní techniky a přístupového oprávnění do VIS Uživatel Uživatel : Úsek :

Oddělení :

Pracovní pozice : Hlavní činnost uživatele ve vztahu na VT : Požadovaná VT počítač s monitorem a standardní výbavou ano

/

ne

Standardní vybavení PC - Intel 500MHz, RAM 128MB, Disk 10GB, klávesnice, myš, flopy 3,5“, CD, monitor barev. 15/17‘ Vybavení SW - PC SUITE 602, Acrobat Reader, VNC, OS Win 98/XP, Salamandr Přednastavené úlohy - údržba disku, vzdálená správa

Nad rámec standardního vybavení tiskárna :

ano

/

ne

ano

/

ne

ano

/

ne

jiné vybavení – hardware :

Ekonomický systém ESO9 definice oprávnění: Reservační systém Colloseum 3000 definice oprávnění: jiné vybavení – software :

93

Požadované oprávnění přístupu do VIS standardně se uživateli VT nepřiděluje žádné přístupové oprávnění do VIS, uvedeno v PP TŘ 06-0 E-mail

ano

/

ne

Internet

ano

/

ne

Intranet

ano

/

ne

Disk záloh (H:)

ano

/

ne

e-mail adresa (v případě žádosti o nestandardní adresu) :

cesta a adresář (v případě žádosti o nestandardní nastavení) : Další požadovaná oprávnění

HW a SW je přidělován dle aktuálního stavu volných zařízení i volných licencí SW Žádost vystavil : (datum a podpis) Žádost schválil : (datum a podpis odborného ředitele úseku) Vyjádření OVT (datum přidělení, vysvětlení neshod apod.) :

(datum a podpis vedoucího OVT) Stanovisko TŘ (pouze v případě neshod a překročení povolených limitů pravomocí):

(datum a podpis technického ředitele)

94

Příloha 18 Žádost o zřízení, zrušení, změnu telefonní linky

Žádost - o zřízení telefonní linky * - o zrušení telefonní linky * - o změnu telefonní linky * Název firmy Objekt KCP / patro Kontaktní osoba / telefon Požadovaný termín instalace Pořadové číslo telefonu

Číslo místnosti

Typ telefonní linky A – analogová D - digitální

Oprávnění 1 až 6

Přidělené číslo telefonní stanice

1 2 3 4 5 6 Poznámka : 1) *nehodící se škrtněte 2) typ linky - „A“, analogová linka je vhodná pro všechny typy telefonních přístrojů, obvykle se na ní připojuje faxový přístroj a modem k PC - „D“, digitální linka je použitelná pro zařízení, které je kompatibilní s naší telefonní ústřednou Consono MD 110 Ericsson 3) oprávnění: 1 – KCP (místní), 2 – Praha, 3 – Praha + mobilní síť, 4 – ČR, 5 – Evropa, 6 – svět Datum, jméno a podpis odpovědného zástupce firmy V Praze, dne:

Jméno:

Podpis:

Datum, jméno a podpis odpovědného zaměstnance KCP, a.s. V Praze, dne:

Jméno:

Podpis:

95

Příloha 19 Congress Man

96

97

98