Analýza a specifikace požadavků na IS podniku průmyslového typu

Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze

Lubomír Kuběna

Analýza a specifikace požadavků na IS podniku průmyslového typu Bakalářská práce

2007

Prohlášení Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci „Analýza a specifikace požadavků na IS podniku průmyslového typu“ zpracoval samostatně a použil pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury.

V Praze dne ......................

...................................... Lubomír Kuběna

Poděkování Tímto bych rád poděkoval vedoucí mojí bakalářské práce PhDr. Heleně Kučerové za ochotu a pomoc, kterou přispěla k tvorbě této práce.

Obsah Anotace .................................................................................................................................... 5 Úvod ......................................................................................................................................... 6 Přehled a postavení firmy ...................................................................................................... 7 Předmět dle Obchodního rejstříku .................................................................................................. 7 Ekonomické údaje ............................................................................................................................ 7 Konkrétní činnosti............................................................................................................................ 8 Vztah k okolí .................................................................................................................................... 9 SWOT analýza ............................................................................................................................... 10

Firemní struktura................................................................................................................. 11 Organizační struktura.................................................................................................................... 11 Stávající funkční struktura ............................................................................................................. 12 Zázemí provozovny ........................................................................................................................ 14

Procesy ve firmě ................................................................................................................... 15 Plánování managementu ............................................................................................................... 16 Řízení zdrojů .................................................................................................................................. 17 Hlavní proces – realizace výroby .................................................................................................. 18 Skladové hospodářství ................................................................................................................... 30 Měření, analýza a zlepšování ........................................................................................................ 31 Řízení dokumentů ........................................................................................................................... 34 Řízení technických norem .............................................................................................................. 36 Řízení zákonů a vyhlášek ............................................................................................................... 36 Evidence pošty ............................................................................................................................... 36 Záznamy ......................................................................................................................................... 36

Hlavní informační toky ........................................................................................................ 38 Informační toky pro zajištění lidských zdrojů a pracovního prostředí .......................................... 38 Informační toky spojené se zákazníkem a určením zakázky .......................................................... 38 Příprava výrobní dokumentace .................................................................................................... 39 Informační toky spojené s procesem nakupování .......................................................................... 39 Výroba, kontrola, skladování a expedice....................................................................................... 40 Finanční řízení ............................................................................................................................... 40 Informační toky pro analýzu a zlepšování ..................................................................................... 41 Informační toky plánování a přezkumu systému řízení ................................................................. 42 Tvorba a evidence dokumentů ....................................................................................................... 42

Externí informační zdroje ................................................................................................... 42 Úroveň informačních zdrojů a technologie ....................................................................... 43 Hardware a software dle útvarů .................................................................................................... 43 Telekomunikace, LAN a Internet ................................................................................................... 44 Využívání zdrojů a technologie...................................................................................................... 44

Specifikace požadavků ......................................................................................................... 45 Uživatelé ........................................................................................................................................ 45 Funkcionalita ................................................................................................................................. 45 Ostatní parametry .......................................................................................................................... 47

Metodologie ........................................................................................................................... 48 Závěr ...................................................................................................................................... 50 Zdroje .................................................................................................................................... 51 Přílohy ................................................................................................................................... 53

Anotace

Anotace V této práci se zabývám problematikou specifikace požadavků jako jednou z nejdůležitějších fází vývoje informačního systému. Práce reflektuje zejména potřeby firmy (resp. jednotlivých pracovišť) a procesy v ní probíhající. Soustředil jsem se na konkrétní průmyslový podnik zabývající se strojírenskou výrobou, a to Kovomont Pardubice s.r.o., který jsem si zvolil zejména kvůli dobré znalosti organizační struktury, činností jednotlivých útvarů a informačních toků mezi nimi, problémů organizace práce a hlavně vzhledem k vlastním zkušenostem v této firmě, protože jsem zde byl v minulosti několik let zaměstnán. Jedná se o firmu organizačně strukturovanou do dvou samostatných divizí. První je situovaná v Pardubicích, druhá v Přelouči. Celkový počet zaměstnanců se pohybuje okolo 100, přičemž většina pracuje v druhé divizi v Přelouči. Zabývám se pouze touto s ohledem na zaměření první na montáže u zákazníků, z čehož vyplývá i nižší strukturovanost organizace práce, jež je zde zajištěna pouze vedoucím divize a kontrolou kvality, o běžnou agendu se stará provozovna v Přelouči, v níž se většina zakázek zakládá na práci přímo v areálu, s čímž souvisí větší členitost. Divize se dělí do několika útvarů a každý zajišťuje určitou část života zakázky.

5

Úvod

Úvod Společnost Kovomont Pardubice s.r.o. byla zapsána do Obchodního rejstříku u Krajského soudu v Hradci Králové v roce 1997. Původně byla zavedena provozovna v Pardubicích, jejíž hlavní náplní práce byla výroba součástí a servis kontejnerů, nádrží a zásobníků pro Paramo a.s. Postupem času a v souvislosti s plánem rozšířit výrobu nedostačovala potřebám pro nové činnosti, a tak byla vybudována druhá divize v Přelouči. Ta se již od počátku profilovala na výrobu kovových dílů a konstrukcí v rámci výrobních zařízení v areálu provozovny. Hlavním výrobním programem byla dlouhodobě produkce trezorů ze speciálních materiálů s použitím vlastní vyvinuté technologie svařování. Postupem času došlo nejprve ke snížení produkce těchto trezorů, posléze pak k úplnému zastavení výroby s ohledem na snižování odběratelských cen až za hranici efektivnosti. V návaznosti na změny ve výrobním programu se provozovna soustředila na rozšiřování úzkého okruhu odběratelů s cílem vytvářet nové dlouhodobé smluvní vztahy tak, aby maximálně využila uvolněných výrobních kapacit, neboť výroba trezorů byla více jak třetinou všech tržeb. V současnosti tvoří zhruba polovinu tržeb produkce kovových dílů, čtvrtinu dodávky kovových konstrukcí a čtvrtinu výroba součástí pro kontejnery, tlakové nádrže a zásobníky, které jsou dále kompletovány a montovány provozovnou v Pardubicích. V říjnu roku 2003 započala firma s certifikací ISO 9001:2000. 23. Října 2006 úspěšně ukončila toto úsilí a obdržela certifikát. Firma je mimo jiné také držitelem certifikátu způsobilosti ve svařování EN 729-2.

6

Přehled a postavení firmy

Přehled a postavení firmy Předmět dle Obchodního rejstříku [12] Datum zápisu: Obchodní firma: IČO: Sídlo: Provozovny: Právní forma: Počet zaměstnanců: Předmět podnikání:

21. dubna 1997 KOVOMONT Pardubice s.r.o. 25 26 84 49 Přerovská 560, Pardubice. PSČ 530 06 Přerovská 560, Pardubice. PSČ 530 06 Pardubická 865, Přelouč. PSČ 535 01 Společnost s ručením omezeným 104 k 06/2007 (provozovna Pardubice 21, provozovna Přelouč 83) koupě zboží za účelem jeho dalšího prodeje a prodej inženýrská činnost v investiční výstavbě výroba kovových konstrukcí, kotlů, těles a kontejnerů výroba strojů a zařízení pro všeobecné účely dokončovací stavební práce přípravné práce pro stavby velkoobchod maloobchod provozovaný mimo řádné provozovny ubytovací služby

Ekonomické údaje Z rozvah a výkazů zisků a ztrát za rok 2005 a 2006 uvedených v příloze této práce vyplývá, že firma v roce 2004 nastolila velmi dobré podmínky pro dynamický růst, který se následně zúročil v roce 2005. Rok 2006 již tak úspěšný, alespoň co se výsledku hospodaření za účetní období týká, nebyl, což zapříčinila i problematika rozšiřování okruhu dodavatelů. Přesto firma dokázala zachovat nastolený trend zvyšování aktiv, přičemž výrazně zvýšila podíl dlouhodobých (nákup nových technologií) a udržela změnu struktury pasiv ve prospěch vlastního kapitálu na úkor cizích zdrojů. Výše uvedené postřehy dokládají následující grafy.

60000 50000 40000 Dlouhodobý majetek Oběžný majetek Vlastní kapitál Cizí zdroje

30000 20000 10000 0 2004

2005

2006

Graf č. 1 - Porovnání struktury aktiv a pasiv

7


90000 80000 70000 60000 Výsledek hospodaření za běžné období Aktiva

50000 40000 30000 20000 10000 0 2004

2005

2006

Graf č. 2 - Trend výsledku hospodaření a aktiv

Konkrétní činnosti [11] Příprava a dělení materiálu

tvarové dělení materiálu laserem a plasmou rovnání mechanické a tepelné dělení materiálů dělení tyčí, profilů, trubek

Třískové obrábění dílů

frézovací, vrtací, vystružovací a závitovací CNC soustružení na CNC centrech, vertikálních a konvenčních; hoblování

Beztřískové obrábění dílů

stáčení plechů ohýbání a děrování na hydraulických CNC lisech

Svařování

svařování plamenem, obloukem, bodově svařování dílů na pětiosém robotizovaném pracovišti

Montážní činnost

běžná montážní činnost úkosování a zaválcovací práce

Povrchová úprava

tryskání žárové pokovení

Zkoušky

vodou, dusíkem, RTG, ultrazvukem vakuové zkoušky měření tvrdosti materiálů, koncentrace zplodin digitální měření nátěrových vrstev, tloušťky materiálu, vzdáleností a rovinnosti úhlů 8


Vztah k okolí Kooperace [11] Dělení materiálu

TRUMPF TruLaser 3040 a TRUMPF TruLaser 5040 Portálový CNC řezací stroj Tabulové nůžky CNTA 3150/10 Automatická pila Kasto

Svařování Svařovací robot CLOOS CNC Romat 350 Zakružování za studena XZMP 2000/20 a XZM 2000/8 Lisování TRUMPF CNC TRUBEND Ohraňovací lis EUROMASTER CNC 25150 Ohraňovací lis LO 200 Obrábění Obráběcí centrum HARTFORD Vrtací centrum VR 5 NC Vrtací centrum VXR 50 Soustružení Soustružnický CNC automat MAZAK Měření Aberlink Axiom

Reference [11] Ocelové konstrukce

potrubní mosty v rámci dodávky investičního celku AR 4,5 v Pardubicích telekomunikační stožáry Plzeň – Košulka, Hřmenín, Jičín výstavba skladovací haly Princ color potrubní mosty pro skladování ropy – Vítkovice a.s.

Skladovací nádrže a tlakové aparáty

Důl Karviná – uskladňovací nádrže flotačního oleje Paramo a.s. – uskladňovací nádrž asfaltu, nafty a míchání řeplového oleje Obalovna Rychnov – skladování asfaltu Vítkovice a.s. – skladovací nádrže ropných produktů

Konkurence ATONA s.r.o., Blansko – tvarové dělení materiálu, stříhání, děrování a ohýbání plechů; obrábění, svařování a zámečnická výroba ELMET s.r.o., Přelouč - tvarové dělení materiálu a lisování Chemontáž s.r.o., Pardubice – výroba a montáž ocelových konstrukcí, netlakových a tlakových nádob, technologických zařízení a potrubí 9


IKOV TRADE a.s., Slatiňany – tvarové dělení materiálu, ohraňování, lisování a obrábění KASPER KOVO s.r.o., Trutnov – tvarové dělení materiálu, ohraňování, obrábění a svařování M-STROJÍRNY a.s., Pardubice – tvarové dělení materiálu, výroba ocelových konstrukcí a obrábění M-SYM s.r.o., Přelouč – obrábění, výroba kovových dílů MOVER s.r.o., Přelouč – ocelové konstrukce S & Ř, CHKOVO s.r.o., Chroustovice – tvarové dělení materiálu, ohraňování, obrábění, svařování a zámečnická práce SI UNIMONTEX s.r.o., Most – tvarové dělení materiálu, svařování, obrábění, výroba ocelových konstrukcí, těles a kontejnerů a výroba ocelových konstrukcí TVK s.r.o., Pardubice – tvarové dělení materiálu WELDING a.s., Chvaletice – dělení materiálu, ohraňování, lisování, obrábění a svařování ZAPE s.r.o., Opatovice – tvarové dělení materiálu, lisování, ohraňování, zámečnická výroba a svařování

SWOT analýza Silné stránky

vybavenost provozovny – automatizovaná výroba na některých úsecích 3D modelování výrobků (konstrukcí) a analýza funkčnosti dobré „know how“ firmy velký rozsah činností slevy pro stálé zákazníky rychlost vyřízení objednávky zaměstnanci jsou odborníky v oboru a umí případně vhodně poradit certifikace ISO 9001:2000 a EN 729-2

Slabé stránky

chybějící automatizovaný IS malý počet dlouhodobých odběratelů konflikt pravomocí přetížení vedení

Příležitosti

prostor pro rozšiřování výroby, resp. kooperace pořízení nových technologií zlepšení „work flow“ procesů nový IS pro podporu informačních toků a automatizace některých činností školení zaměstnanců

Hrozby

konkurence v oboru změna podmínek na trhu

Strategie SO Na základě pořízení nových technologií a vyškolení pracovníků by mělo dojít ke zrychlení výrobní fáze. Zavedením nového IS, který sníží pracnost činností na některých útvarech a zprůhlední celý systém, by mělo dojít ke zlepšení work flow a získání tak důležitého náskoku oproti konkurenci. Po zavedení výše uvedeného a po nalezení nových dlouhodobých partnerů bude firma usilovat o rozšíření výroby tak, aby byl naplněn veškerý výrobní prostor.

10

Firemní struktura

Firemní struktura Organizační struktura

Obr. 1 – Organizační schéma Organizační struktura má formu funkcionální. V rámci této struktury jsou seskupováni pracovníci do útvarů podle aktivit, zkušeností a kvalifikace. Výhodami takovéhoto rozložení je zejména efektivnost využití zdrojů a rozvoj kvalifikace zaměstnanců, což zvyšuje koordinaci, jež je předpokladem dobré práce týmu. Nevýhodami lze pak jistě shledat přetížení vedoucích funkčních jednotek, horší kvalitu rozhodnutí, občas konflikt pravomocí a nejasnost zodpovědnosti za finální produkt. V čele stojí vedoucí provozovny spojující funkci vedení a marketingu. Vedoucí provozovny přímo komunikuje s vedoucím výroby, technickou přípravou výroby, ekonomickým oddělením a sekretariátem. Technická příprava výroby spolupracuje s vedoucím provozovny i vedoucím výroby. Od vedoucího provozovny dostává podněty ke zpracování poptávek. Vedoucí výroby předává zejména pokyny na specifické vlastnosti plnění zakázky a informace z výrobního sektoru. Vedoucí výroby řídí úseky kontroly, skladu a výdejny, řidiče a samozřejmě koordinuje činnost jednotlivých výrobních zaměstnanců. Zmíním zde ještě ekonomické oddělení, které konzultuje daňové otázky s externě spolupracujícím daňovým poradcem. 11

Firemní struktura

Stávající funkční struktura Vedoucí provozovny

odpovídá za řízení provozovny a naplňování legislativních požadavků vytváří strategickou politiku divize odpovídá za operativní řízení provozovny rozhodování o investicích, konzultace případných technických parametrů s vedoucím výroby technicko-hospodářské plánování, rozhodování o způsobu výroby spolupracuje při hodnocení efektivnosti a účinnosti procesu odpovídá za termínové, množstevní a kompletní plnění zakázky včetně expedice produktu zajištění materiálu na zakázku a také na sklad z důvodu operativnosti veškerá marketingová činnost, jednání s dodavateli a odběrateli, následná konzultace výsledků dohod s vedoucím výroby odpovídá za komunikaci se zákazníkem a zaměstnanci deleguje pravomoci a odpovědnost zodpovídá za technickou způsobilost objektů, strojů a zařízení odpovídá za provádění kontroly technologické kázně zpracovává, projednává a schvaluje plán auditů, odpovídá za určování vedoucích auditorů, dohlíží nad plněním opatření k nápravě z interních auditů odpovídá za uvolňování příruček a formulářů pro systém řízení firmy odpovídá za odbornou způsobilost zaměstnanců a jejich výcvik řídí projednávání splnitelnosti požadavků zákazníka schvaluje jednotlivé způsobilé dodavatele produktů a služeb pohovory s technicko-řídícími pracovníky

Vedoucí výroby

je garantem kvality vyráběných produktů organizace výroby – výrobní program a časový rozvrh výroby organizace práce – rozvrh pracovníků na směny a zařízení, kontrola na jednotlivých výrobních zařízeních zajištění kontrolní činnosti v rámci provozovny na všech stupních rozvoj technologické kázně ve firmě odpovídá za odbornou způsobilost zaměstnanců v oblasti kontroly kvality odpovídá za zodpovědné projednání splnitelnosti požadavků zákazníka kontrola domluvených podmínek (termíny, specifické vlastnosti, způsob odběru aj.) odesílání hotových výrobků předává informace o potřebě náhradních dílů zásobování, vydává pokyny pro údržbu podílí se na tvorbě výrobně-technologické dokumentace evidence docházky jako podklad pro personalistiku pohovory s pracovníky na dělnické profese a s běžnými techniky

12

Firemní struktura

Příprava výroby

spoluodpovídá za projednávání splnitelnosti požadavků zákazníka podílí se na vypracování harmonogramu zakázky vytváří výrobně-technologickou dokumentaci sleduje opakovatelnost realizace produktů stanovuje požadavky na kontrolní operace odpovídá za eventuální vyjasnění požadavků na kontrolu se zákazníkem vypracovává oznámení o objednávce na nákup materiálu a nakupovaných služeb realizuje nákup dle schváleného oznámení o objednávce podílí se na hodnocení spokojenosti zákazníka spolupracuje při hodnocení efektivnosti a účinnosti procesu

Ekonomické oddělení

vedení účetnictví, sestavuje výroční zprávu na podnět vedení sestavuje finanční podklady pro investiční činnost odpovídá za pravidelné rozbory kvality dodávek vzhledem k nákladům předkládá detailní rozbory účinnosti a efektivnosti jednotlivých procesů důkladně a objektivně přezkoumává věrohodnost a solventnost zákazníka prověřuje vyvstalou objednávku s minulostí (opakovanost, nákladovost) eviduje a vyhodnocuje výrobní a režijní náklady

Sekretariát

spolupracuje s vedoucím provozovny, komunikuje s Úřadem práce eviduje platné příručky, formuláře a šablony, přijatou a odeslanou poštu archivuje profily zaměstnanců provádí přezkušování, tisk a distribuci příruček archivuje originály postupů se vzory aktuálních formulářů vede seznam o záznamech používaných v systému poskytuje pracovní výtisky postupů, formulářů a šablon pracovníkům eviduje používané technické normy odpovídá za evidenci objednávek zákazníků a zahájení procesu přezkoumání požadavku zákazníka eviduje požadavky na nákup kancelářských potřeb a nakupovaných služeb a vpracovává oznámení o objednávce provádí výběr firem zajišťujících vzdělávání, objednává jednotlivá školení vede záznamy o odborné způsobilosti zaměstnanců odpovídá za evidenci provozu dopravních prostředků, spotřeby energie a pohonných hmot

Kontrola, metrologie

provádí vstupní, mezioperační a výstupní kontroly kontroluje dodržování technologické kázně odpovídá za uvolnění zhotoveného produktu k meziskladování a k expedici odpovídá za dodržování podmínek bezpečné a ekologické práce a požární prevence

13

Firemní struktura

Sklad a výdejna nářadí

kontroluje přijímaný produkt do skladu a vydávaný materiál ze skladu eviduje příjem produktu do skladu a mezioperační skladování eviduje nářadí, měřidla a přípravky odpovídá za bezpečnou manipulaci se skladovanými položkami a dodržování identifikace a sledovatelnosti důsledně dodržuje pravidla FIFO odpovídá za fyzickou kontrolu technické způsobilosti skladovaného sortimentu a vyřazuje nezpůsobilý realizuje firemní předpisy a instrukce v oblasti nakládání s odpady kontroluje technickou způsobilost strojů a zařízení, podílí se na tvorbě plánu jeho periodické údržby odpovídá za optimální zacházení s majetkem zákazníka

Zázemí provozovny [4] Uzavřený výrobní komplex tvoří tři výrobní objekty, doplňkové skladové objekty, zpevněné plochy a komunikace. Provozovna disponuje kapacitami obrábění, je zde moderní NC a CNC technologie. První výrobní objekt sestává z administrativně-sociální části, tří obroben, lisovny, uzavřených skladů, výdejny nářadí a zámečnické haly. Druhý tvoří dvě části, přičemž v jedné se třískově dělí materiál, tryská ocelovým abrazivem v tryskací kabině a na částečně zastřešené části se skladuje hutní materiál, druhá část je využívána jako obrobna a pracoviště tepelného dělení laserem. Třetí výrobní objekt je využíván jako svařovna a kompletačně kontrolní pracoviště výrobků kontejnerového charakteru. Manipulace s materiálem se provádí mostovým jeřábem s dálkovým ovládáním, venkovním portálovým jeřábem a dílenskými jeřáby.

14

Procesy ve firmě

Procesy ve firmě Procesy v systému managementu zahrnují řídicí činnosti, zajištění zdrojů, realizaci produktů a měření. Všeobecně jsou rozděleny na manažerské, řídící a pomocné (podrobněji viz Schéma procesů). [1] Neustálé zlepšování systému managementu jakosti (procesní přístup k řízení)

Odpovědné vedení

Zákazníci a zainteresované strany

Zajištění zdrojů

Zákazníci a zainteresované strany

Měření, analýza a zlepšování

Spokojenost

☺ Požadavky

Realizační procesy

Výrobek Výstupy

Vstupy

Činnosti přidávající hodnotu Informační toky Obrázek č. 1 – Procesy v systému managementu [1]

Hlavním procesem je realizace výroby na základě zakázky. Sestává se ze čtyř fází zaměřujících se na kvalitu výrobku: plánovací fáze přípravná fáze – marketing, příprava postupů a specifikací, nákup pro výrobu výrobní fáze – výroba podle zpracované výrobní dokumentace, spojeno s měřením distribuční fáze – expedice výrobku zákazníkovi, doprava Ostatní procesy a činnosti jsou zavedeny a řízeny tak, aby podporovaly výkonnost a efektivnost výroby. Následující schéma zobrazuje hlavní proces s ostatními činnostmi.

15

Procesy ve firmě

ŘÍZENÍ VÝROBY a VALIDACE PROCESŮ

MĚŘIDLA a MĚŘENÍ

ŘÍZENÍ NE/SHODY

MONITOROVÁNÍ a ANALÝZY

TECHNICKÁ PŘÍPRAVA VÝROBY PLÁNOVACÍ FÁZE

PŘÍPRAVNÁ FÁZE

VÝROBNÍ FÁZE

DISTRIBUČNÍ REALIZACE ZAKÁZKY FÁZE

MARKETING A OBCHODNÍ ŘÍZENÍ

PRODEJ a NÁKUP

MAJETEK ZÁKAZNÍKA

SYST ÉM ŘÍZENÍ

ODPO VĚDNOST VEDENÍ

BENCHMARKING

IDENTIFIKACE a SLEDOVATELNOST ŘÍZENÍ ZDRO JŮ

AUDITY

ZLEP ŠOVÁNÍ

VEDOUCÍ DIVIZE aa VE VEDOUC UCÍÍ VÝR ÝROB OBY

Obrázek č. 2 – Schéma procesů v systému řízení

Externím procesem jsou všechny práce zajišťované externím pracovníkem nebo firmou. Takové externí procesy jsou v průběhu zakázky řízeny vedoucím provozovny, jež zajišťuje řízení prací a kontrolu kvality v provozovně nebo u dodavatele na základě smluvního ujednání. Smlouva vymezuje záruky dodavatele za kvalitu prací a způsob řízení spolupráce v průběhu zakázky

Plánování managementu Jednotlivé plány obsahují strategická, taktická a operativní rozhodnutí, podle kterých je celé řízení zaměřeno na výsledky, na uplatňování změn v systému a zlepšování pro určité období. Strategické plány vycházejí ze záměrů a rozhodnutí vedoucího divize. Tyto záměry vyhlašuje na období 2-5 let ve formě obchodní politiky, plánu finančních zdrojů, plánu personálních zdrojů a politiky kvality. [1] Taktické plány navazují na politiky. Jedná se o plány řízení obvykle stanovené ve formě dokumentovaných postupů k procesům. [1] Operativní plány jsou součástí řízení procesů, ve formě obvykle krátkodobých plánů na denní až roční období. V popisu systému řízení jsou to např. plánování prodeje a nákupu, výcviku, financování zdrojů, výroby, plán auditů atd.

Přezkoumání systému řízení Vrcholové vedení vždy nejméně jednou za rok přezkoumává systém řízení. Účelem projednávání stavu systému je na základě vstupních informací a zprávy představitele managementu zajistit přiměřenost a efektivnost systému. Při přezkoumání se posuzují příležitosti pro zlepšování, potřeby zdrojů a změn v systému v souvislosti s aktuální politikou a realizací cílů. O výsledku přezkoumání pořizuje vedoucí provozovny zápis s hodnotícími záznamy, úkoly a opatřeními. [1] Vstup pro přezkoumání systému řízení zahrnuje informace o: výsledcích auditů, zpětné vazbě od zákazníků výkonnosti procesů a o shodě produktů stavu opatření k nápravě a preventivních opatření následných opatření z předchozích přezkoumávání systému řízení (zápis z minulého jednání vedení organizace) změnách, které by ho mohly ovlivnit (legislativní, personální, organizační a technické, inovace apod.) doporučení pro zlepšování 16

Procesy ve firmě

Za tyto informace odpovídají jednotliví členové vedení a jsou souhrnně zpracovány ve formě Zprávy o stavu systému řízení (F_026). Výstup z přezkoumání Výstupem z přezkoumání systému řízení jsou rozhodnutí a opatření vztahující se k: procesům a zlepšování efektivnosti celého systému produktům a jejich zlepšování ve vztahu k požadavkům zákazníků zdrojům z hlediska jejich spotřeby a potřeby Za realizaci rozhodnutí a opatření v návaznosti na přezkoumání systému řízení odpovídají členové vedení. Navazující úkoly, jejich sledování a realizaci řídí operativním způsobem. Podle požadavku a potřeby vhodně dokumentují výsledky splnění úkolů.

Řízení zdrojů Poskytováním zdrojů se rozumí zajištění odborně způsobilých zaměstnanců, materiálů, nástrojů a zařízení pro realizaci produkce, vybavení technikou pro měření, zajištění vyhovujícího prostředí, poskytnutí potřebných postupů a dokumentů, finance pro udržování a rozvoj organizace.

Lidské zdroje Požadavky na kvalifikaci se stanovují pro všechny pracovní pozice v organizaci, a to v návaznosti na organizační schéma, zákonné požadavky a interně stanovené odbornosti pro výkon určité činnosti (viz Stávající funkční struktura). Požadavky na kvalifikaci všech pracovníků jsou stanoveny ve formě Karty pracovního místa (F_013). Jejich ověření provádí vedoucí oddělení, do kterého je uchazeč přijímán. Pracovní poměr se zakládá smlouvou mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Pracovní smlouva (F_007) se uzavírá písemně a jedno vyhotovení obdrží zaměstnanec. Před vznikem pracovního poměru vyplní osobní dotazník, podrobí se vstupní lékařské prohlídce na své náklady a předloží potvrzení o skončení pracovního poměru u předchozího zaměstnavatele. V případě, že byl zaměstnanec před uzavřením pracovní smlouvy evidován na úřadu práce jako uchazeč o zaměstnání, předloží po uzavření pracovního poměru potvrzení z úřadu práce. Při nástupu zaměstnance do práce ho nadřízený vedoucí seznámí s pracovním řádem, s právními a ostatními předpisy k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP). Dále ho seznámí s povinností dbát o ochranu majetku zaměstnavatele. Pracovní poměr může být rozvázán dle Zákoníku práce (dohodou, výpovědí, okamžitým zrušením nebo zrušením ve zkušební době), a to písemnou formou. Pracovní poměr na dobu určitou končí uplynutím této doby. V souvislosti s ukončením pracovního poměru zaměstnanec odevzdá svěřené nářadí, nástroje, ochranné pracovní prostředky a jiné podobné předměty, které mu zaměstnavatel svěřil na písemné potvrzení a informuje nadřízeného o stavu plnění uložených úkolů. Informace o splnění výše uvedeného se zachytí na Výstupním listu (F_008).

Infrastruktura [1] Vedení organizace poskytuje a udržuje infrastrukturu potřebnou pro dosažení shody s požadavky na produkty a efektivní řízení. Infrastruktura zahrnuje způsob používání a údržbu vztahující se na: budovy, pracovní prostory a související technické vybavení zařízení pro fungování procesů včetně hardware a software pomocné služby pro fungování hlavních produktových procesů (např. doprava, manipulace, komunikační a informační technologie) Zajištění údržby je v kompetenci pověřených pracovníků a externích organizací, se kterými smluvně spolupracují.

17

Procesy ve firmě

Pracovní prostředí Vedoucí pracovníci odpovídají za určení a řízení pracovního prostředí, které je potřebné pro dosažení shody s požadavky na produkty. Určení vhodných pracovních podmínek ve vztahu k pracovníkům navazuje na zákonné požadavky. Proto jsou zaměstnanci pravidelně školeni o bezpečnosti práce. Pokud pracovní prostředí ovlivňuje kvalitu produktů, jsou součástí školení také podmínky, které musí být udržovány, měřeny a jejich dodržování případně zaznamenáno. [1]

Hlavní proces – realizace výroby Plánování realizace produktů [1] Organizace plánuje a rozvíjí procesy potřebné pro realizaci produktů. Plánování realizace produktů je v souladu s požadavky manažerských a pomocných procesů. Obsahem taktického plánování realizace produktů je posuzování, zda jednotlivé procesy dostatečně určují a zajišťují: požadavky na produkty a cíle kvality aktuálnost procesů a dokumentů včetně poskytování zdrojů specifických pro produkty kritéria pro přijetí produktu v souvislosti s ověřováním, monitorováním, kontrolou a zkoušením specifickým pro produkt záznamy potřebné pro poskytnutí důkazu, že realizační procesy a výsledný produkt splňují požadavky Výstupem z tohoto plánování jsou nastavené procesy (dokumentované postupy, které navazují na konkrétní smlouvy – požadavky zákazníků) a zavedené formy operativních plánů, záznamů a dokumentů. Případně může být sestaven plán pro specifické procesy, když zákazník vyžaduje nestandardní realizaci produktu a zajištění specifických zdrojů. Takový plán slučuje standardně zavedené postupy s postupy specificky vytvořenými pro konkrétní obchodní případ.

Procesy týkající se zákazníka a dokumentace k výrobě Určování požadavků týkajících se produktu Obchodní řízení je zavedeno tak, že na základě kontaktu se zákazníky jsou určeny požadavky: specifikované zákazníkem, včetně požadavků na činnosti při dodání a po dodání neuvedené zákazníkem, ale nezbytné pro použití produktů, všeobecně známé zákonné a stanovené ve specifikacích a technických předpisech týkajících se produktů doplňující určené pro efektivní průběh realizace obchodního případu v organizaci Nabídkové řízení Samostatným případem je vypracování nabídky na základě poptávky zákazníka (resp. oznámení o vypsání Výběrového řízení). Rozsah nabídky se řídí poptávkou, platnými předpisy, vyhláškami a zákony a zvyklostmi. Nabídka se zpracovává podle aktuálních možností společnosti s ohledem na plánovaný rozvoj a nákup zařízení. Je-li součástí poptávky dodání vzorových výrobků, probíhá jejich příprava a výroba. V případě odsouhlasení nabídky zákazníkem (potvrzením nabídky nebo vystavením objednávky) jsou záznamy z nabídkového řízení součástí výrobní dokumentace a objednávka se řídí bodem Příjem objednávky a přezkoumání požadavků zákazníka. Příjem objednávky a přezkoumání požadavků zákazníka Objednávky od zákazníka eviduje sekretariát provozovny. Jedná-li se o objednávku s objemem nad 200.000,- Kč nebo objednávku týkající se vyhrazených zařízení a objednávka není na opakovanou výrobu, vystaví sekretariát formulář Přezkoumání požadavku zákazníka (F_030b) a předá jej společně s objednávkou vedoucímu provozovny. Účelem přezkoumávání je zjistit splnitelnost požadavků zákazníka z hlediska kvality, termínu, množství, ceny a dalších očekávaných plnění pro konkrétní obchodní případ. Pověřený tým zaměstnanců společně s vedoucím divize provádí 18

Procesy ve firmě

přezkoumání požadavků týkajících se produktu a jeho parametrů před přijetím závazků na dodávku produktu. Stanoviska z přezkoumání se zaznamenávají do formuláře F_030b. Komunikace se zákazníky Určení a uplatňování efektivních způsobů komunikace se zákazníky se vede s ohledem na: aktuálnost a správnost informací o produktu vyřizování poptávek, smluv nebo objednávek, včetně jejich změn zpětné vazby od zákazníků, včetně případných stížností a podnětů ke zlepšení K záznamu o komunikaci se zákazníkem slouží formulář F_030b, s vyjímkou operativních změn termínu dodání. Potvrzení objednávky Po kladném ukončení přezkoumání požadavku zákazníka a eventuelním dalším vyjasnění následuje tvorba smluvního ujednání v souladu s obchodním právem. Následuje příprava realizace zakázky. Tvorba dokumentace [2] Realizace produktu je prováděna podle dokumentace dodané zákazníkem. Pro každou zakázku se zpracovává oddělení technické přípravy (TP) výrobní dokumentaci. Tvorba výrobní dokumentace respektuje závěry z přezkoumání požadavků zákazníka (F_030b). Výstupy z tvorby výrobní dokumentace se zaznamenávají do formulářů F_015, F_042, F_043, F_045. V případě, že se jedná o zakázky s jednou, maximálně dvěma operacemi (např. pálení laserem a následné ohranění, výroba rotačních dílů upichováním z hutního profilu, obrábění z polotovaru dodaných zákazníkem), je možné provést příkaz k výrobě přímo na základě Přezkoumání požadavku zákazníka (F_030b) s uvedením výchozího materiálu a normy pro zpracování. V rámci výrobní dokumentace se zaznamenávají předepsané obráběcí nástroje a měřidla podle požadované přesnosti do Výrobních příkazů, Seřizovacího příkazu stroje nebo Přezkoumání požadavku zákazníka, je- li použit jako příkaz k výrobě. Pro zabezpečení aplikace CNC, NC technologií obrábění a tepelného dělení se tvoří pomocí příslušných softwarových produktů řídící programy. Výsledky ověření řídících programů se zaznamenávají do formuláře F_032. Vzorkové řízení Na základě rozhodnutí přípravy výroby lze u zakázek s velkým počtem opakovaných výrobků nebo s vysokou náročností vypsat výrobu vzorků. Tento způsob výroby slouží ke zpracování a určení výrobní technologie. Po výrobě a odsouhlasení vzorku po stránce shody, kvality a nákladů následuje vytvoření kompletní výrobní dokumentace včetně výrobních příkazů F_015, F_042, F_043, F_045 a Karty řídícího programu (F_032).

19

Procesy ve firmě

Bussiness process model (BPM)

Obrázek č. 3 – BPM procesů týkajících se zákazníka a dokumentace

20

Procesy ve firmě

Nakupování Součástí průběhu zakázky a udržování provozu organizace je proces nakupování. V procesu se zajišťuje, aby nakupované produkty vyhovovaly požadavkům na nakupování. Vstupem procesu jsou specifikace požadavků (za správnost, úplnost a vhodnost požadavků k zahájení nákupu odpovídají pracovníci, kteří požadavky uplatňují) a výstupem dodané zboží s požadovanými doklady (dodací list, atesty, faktura aj.). [1] Podle vlivu nakupovaného produktu na realizaci obchodního případu a vlastní provoz organizace se posuzuje typ a rozsah řízení požadovaný u dodavatele. Využívá se hodnocení a výběr dodavatele podle jeho prokazovaných schopností dodávat produkt v souladu s požadavky organizace. Pro opakované výběry se stanovují kritéria a zavádějí záznamy z hodnocení, aby u schválených dodavatelů bylo prokazováno ve vztahu k produktům: ručení za kvalitu (výrobkové certifikáty, atesty, výstupní kontroly, shoda) plnění termínů (požadavek/skutečnost, operativnost a pohotovost reakcí) množstevní plnění (obaly, značení, skladovatelnost, manipulace, řízení zásob) fungování systému řízení organizace (důvěryhodnost, cenová úroveň) Stanovení a uplatnění kontrol a dalších činností vychází z požadavku zajistit splnění specifikovaných požadavků. Rozsah vstupních kontrol a přejímek se vymezuje přiměřeně vlivu vstupních dodávek na výsledný produkt a maximální snahu přenést na dodavatele zaručování bezchybnosti dodávek. Při příjmu dodávky se vždy ověřuje shoda fyzicky přijímaného zboží s objednávkou a dodacím listem. [1] Požadavek na nákup – interní potřeba organizace Jedná se o nákupy potřebné pro provoz organizace, požadavky se soustřeďují u přímého vedoucího žadatele, který posuzuje oprávněnost potřeby a následně předkládá Oznámení o objednávce (F_021b) sekretářce k evidenci a vedoucímu provozovny ke schválení. Druhy nakupovaného materiálu, zdroj požadavků a realizace nákupu: kancelářské potřeby - požadavky na nákup se soustřeďují v sekretariátu provozovny, po odsouhlasení zajistí nákup a následnou distribuci materiál potřebný k výrobě - požadavky předkládá příprava výroby, jedná se o zajištění surovin - plechů, polotovarů, spojovacího materiálu; svařovacího a přídavného materiálu aj. hardware nebo software pro interní potřebu realizuje zásadně vedoucí provozovny měřidla - požadavky předkládá metrolog, po odsouhlasení provádí nákup nářadí, nástroje, pracovní pomůcky - požadavky předkládá skladník, po odsouhlasení provádí nákup Požadavek na nákup – servisní činnost Nákup produktů a nakupovaných služeb, které firma musí nakoupit jen pro servisní činnost, tzn. doplnění konkrétního obchodního případu a jinak je sama neprovádí. Zajišťuje vedoucí provozovny. Mechanismus je stejný jako u interní potřeby organizace. Vlastní objednávka Pokud vedoucí provozovny potvrdí svým podpisem Oznámení o objednávce, provede pověřená osoba objednání dle odsouhlaseného Seznamu dodavatelů F_010. Objednání provede na formuláři F_022b nebo provede objednání telefonicky na základě Oznámení o objednávce (F_021b) a provede záznam o objednání. Převzetí, kontrola, souhlas k proplacení Na základě konstatování shody je vydán souhlas s proplacením dodávky.

21

Procesy ve firmě

Hodnocení dodavatelů Na základě požadovaných specifikací provádí zodpovědný pracovník výběr dodavatele produktů a služeb. Pokud nemá pro daný produkt nebo službu spolehlivého dodavatele uvedeného v seznamu dodavatelů, provádí před zahájením pravidelných dodávek výběr nových. [2] Výběr nových potenciálních dodavatelů Výběr a vyhledání nových potencionálních dodavatelů zahajuje zodpovědný pracovník na základě specifikací od zadavatele, a to u minimálně tří možných dodavatelů. Pokud není schopen z dostupných údajů vyhledat stanovený počet tří potencionálních dodavatelů, automaticky se poptávkové řízení provádí se dvěma, případně s jedním dodavatelem. V poptávce musí být zohledněny případné požadavky na kvalitu, popřípadě úroveň zabezpečování a dokladování splnění požadavků na kvalitu. Po obdržení nabídky od potenciálních dodavatelů pověřený technický pracovník vyhodnotí jednotlivé nabídky z hlediska kompletnosti a vyřadí ty, které neodpovídají požadavkům společnosti. Pokud žádná nabídka neodpovídá požadavkům, vybere takovou, která se jim nejvíce přiblížila. [1] Podkladem pro výběrové řízení je zpracovaná nabídka na poptávaný produkt nebo službu, případně vyhodnocení dodávky prvních vzorků nebo výsledky externího auditu u dodavatele. Hodnocení nových dodavatelů Výsledkem výběrového řízení je prvotní hodnocení dodavatelů a jejich zařazení do Seznamu dodavatelů (F_010) a Přehledu hodnocení dodavatele (F_011a ). Tyto seznamy se uchovávají na sekretariátu pro nahlédnutí všem osobám oprávněným provádět nákup. Hodnocení dodavatelů zařazených do seznamu U dodavatelů, kteří již byli zařazeni do seznamu, provádí pracovník provozovny pravidelné doplňování informací (termín poslední dodávky a poznámky k dodavateli) do formuláře F_010 a F_011a. Součástí doplňování informací je i provedení hodnocení dodavatele v příslušné rubrice. Hodnocení je prováděno v rozsahu +/0/-. Hodnocení „+“ náleží bezproblémovým dodavatelům a dodavatelům výlučným nebo určeným. Hodnocení „0“ náleží dodavatelům, kteří jsou schopni případné občasné drobné nedostatky operativně řešit. Hodnocení „-“ náleží dodavatelům, kteří jsou problémoví a jejichž dodávky se musí na vstupu kontrolovat se zvýšenou pozorností. [2] Dodavatel, který nedodal žádnou dodávku déle než dva roky, je ze seznamu vyškrtnut.

22

Procesy ve firmě

BPM nakupování a hodnocení dodavatelů

Obrázek č. 4 – BPM nakupování a hodnocení dodavatelů

Řízení výroby Proces je operativně plánován a realizace produktu probíhá za předem stanovených a řízených podmínek. Řízené podmínky zaručují odpovědní vedoucí procesů a zahrnují dostupnost: informací, které popisují znaky kvality produktu (výkresy, specifikace materiálů) pracovních instrukcí, nezbytných pro bezchybnou práci (postupy) vhodných zařízení a nástrojů (stroje a vybavení) monitorovacích, měřicích zařízení a metod metod udržování vyhovujícího prostředí výsledků kontrol a zkoušek pro uvolňování, dodávání a po dodání produktu 23

Procesy ve firmě

Operativní plánování navazuje na plány prodeje, ve kterých je určeno pořadí priorit realizace. Termíny se předem přezkoumávají a skutečnosti splnění zakázek se zaznamenávají při odvádění produktů. Proces ukončuje uvolnění produktů výstupní kontrolou a předání produktů k expedici. Vystavení odesílacích listů a fakturaci zajišťuje vedoucí výroby a ekonomické oddělení. [1] Identifikace a sledovatelnost V zájmu zajištění identifikace a sledovatelnosti jednotlivých zakázek, výrobků, dílů a použitých materiálů v průběhu skladování, výroby, expedice a montáže se využívají vhodné prostředky pro identifikování produktů tak, aby se zabránilo záměnám materiálu a dílů v průběhu celého výrobního procesu. Za identifikaci stavu produktu s ohledem na požadavky na monitorování a měření odpovídají pracovníci odpovědní za kontroly a zkoušky. V průběhu zakázky se rozlišuje stav před kontrolou, při kontrole produktu, po kontrole produktu (ve shodě a při zjištěné neshodě). Uplatňuje se zde princip barevného značení, kde zelená znamená „UVOLNĚNO – SHODA“, oranžová „POZOR – KONTROLNÍ REŽIM“, červená „NESHODA- NEUVOLNĚNO“. [1] Identifikace materiálů a dodávek v průběhu příjmu a skladování

V průběhu přijmu a skladování jsou materiál a dodávky identifikovány jednak pomocí průvodní dokumentace a jednak přímým označením materiálu pomocí značení, které předepisuje příslušná norma platná pro daný materiál (např. vyražení identifikačních údajů přímo na materiál, barevné značení, popis materiálu popisovačem, připevnění štítku s identifikačními údaji apod.). Základní identifikace výrobků v průběhu výroby

Základním identifikačním znakem každé zakázky je zakázkové číslo. Zakázkové číslo se přiděluje každé zakázce v okamžiku uvolnění technicky jasné objednávky zákazníka. Tímto zakázkovým číslem se označují všechny příslušné dokumenty zakázky (výrobní příkaz, konstrukční výkresy, rozpisky, výrobní postupy aj.). Skládá se ze 3 skupin značek: 1. skupina - číslo zákazníka (číselník řídí ekonomické oddělení podle číselníku v účetnictví) 2. skupina - označení provozovny provádějící zakázku (nebo její podstatnou část) a odpovídající za předání produktu (zde 02) 3. skupina - pořadové číslo objednávky od daného zákazníka řídí a eviduje sekretariát Dalším identifikačním znakem je číslo výkresu dílu, pozice a sestavy. Tímto znakem se identifikují jednotlivé položky v daném zakázkovém čísle. V průběhu výroby se díly identifikují pomocí zakázkového čísla a čísla výkresu dílu, pozice, sestavy. Tato čísla se na jednotlivé díly popisují křídou nebo jiným vhodným způsobem. Díly, které není možno značit tímto způsobem, se značí připojením Průvodky dílů (F_027a) nebo se průvodkou označí celá paleta s těmito díly. Značení provádějí pracovníci provádějící dělení materiálu nebo pracovníci, kteří provedli rozdělení manipulační dávky. V případě předávání materiálu ke zpracování mezi jednotlivými pracovišti se provádí jeho označení vhodným způsobem, a to pro každé samostatně manipulované množství materiálu. Identifikace vybraných hotových výrobků v návaznosti na záznamy o kvalitě

K zajištění identifikace výrobků po skončení výrobního procesu se u složitějších výrobků provádí identifikace pomocí výrobního čísla. O provedení této identifikace rozhoduje příprava výroby po dohodě se zákazníkem. Výrobní číslo pro netlaková zařízení přiděluje a eviduje v knize výrobních čísel kontrolor. Výrobní čísla tlakových nádob a kotlů ve smyslu příslušných českých státních norem (ČSN) a obdobných zahraničních norem přiděluje a eviduje vedoucí provozovny. Jednodušší výrobky se značí podle příslušných norem, předpisů nebo zvláštních ujednání (uvádí se na výkrese výrobku). Dokumentace zakázek se trvale archivuje v originální podobě.

24

Procesy ve firmě Identifikace svářečů

Pro vybrané výrobky se provádí identifikace svářečů, kteří prováděli svařování svarů na tomto výrobku. K tomu účelu má každý svářeč, který je oprávněn svařovat takovéto výrobky, přidělenu identifikační značku a razidlo s tuto značkou. Svářeč, který provádí svar, vyrazí ihned po provedení svaru v jeho blízkosti svoji identifikační značku. V případě požadavku zákazníka vyplní vedoucí výroby protokol o identifikaci svářečů. Identifikace výrobků pro montáž

U všech výrobků, které se z důvodu velikosti nebo jiných důvodů dokončují na externím montážním pracovišti, se provádí značení dílů pro montáž. Nutnost a způsob tohoto značení jednotlivých dílů určuje konstruktér zařízení a uvádí jej na výkrese. Značení se zpravidla provádí popisem nesmyvatelnou barvou, vyražením na díl, pevně přivařeným štítkem nebo jiným vhodným způsobem. Identifikace dílů při expedici

Pro zabezpečení identifikace dílů uložených v obalech se pro zajištění identifikace během dopravy, skladování a montáže, provádí speciální značení obalů. Způsob tohoto značení se provádí podle specifikace zákazníka. Majetek zákazníka[1] Způsob zacházení s majetkem zákazníka je vyjasněn při přezkoumání smlouvy. Způsob identifikace, ověřování, ochrany a zabezpečování majetku zákazníka, který poskytne k použití nebo k začlenění do produktu, se stanoví před realizací v zakázkově řízené dokumentaci. V případě, že se ztratí, poškodí nebo se zjistí, že je nevhodný k použití, zajišťuje vedoucí výroby oznámení zákazníkovi a udržuje o tom záznamy. Majetkem zákazníka se rozumí i duševní vlastnictví (výkresy), vratné obaly, materiál aj. Interní proces Výrobu řídí vedoucí provozovny na základě operativního plánu, výkresové a výrobnětechnologické dokumentace. Výrobu produktů provádějí zaměstnanci, kteří jsou způsobilí na základě přiměřeného vzdělání, výcviku, dovedností a zkušeností. O každém zaměstnanci firmy se vede samostatná karta se záznamy. Oblast řízení lidských zdrojů koordinuje vedoucí provozovny. Každý nový zaměstnanec je seznamován vedoucím provozovny nebo vedoucím výroby se systémem řízení, projde vstupní instruktáží o bezpečnosti práce, požární bezpečnosti a ekologii, seznámí se s postupy, které platí pro jeho práci. V odůvodněných případech může být prováděn zácvik pověřeným zkušeným zaměstnancem. Všichni zaměstnanci jsou každoročně proškolováni v BOZP (Bezpečnost a ochrana zdraví při práci), požární a ekologické bezpečnosti. Agendu včetně hodnocení a plánování výcviku vede sekretariát a vedoucí výroby. [2] Do výroby vstupují pouze materiály a díly dle potřeby daného výrobního postupu. Nutné meziskladování materiálů a dílů se provádí na základě zásad Skladové hospodářství (viz kapitola Skladové hospodářství). Po dodání hutního materiálu se preferuje jeho okamžité dělení, přičemž se aplikuje zásada minimalizace odpadu. Technologické operace jsou prováděny způsobilým zaměstnancem na způsobilých strojích a zařízeních, které se pravidelně udržují a kontrolují. Zaměstnanec musí respektovat pravidla, která vyhlašuje svým operativním rozhodnutím vedoucí provozovny. [1] Externí proces Ve výrobě jsou využíváni i pracovníci, kteří nejsou zaměstnanci firmy. Jejich činnost řídí přímo vedoucí výroby, jemuž se zodpovídají za kvalitu.

25

Procesy ve firmě

Řízení údržby Technická způsobilost strojů a zařízení se pravidelně kontroluje způsobilými zaměstnanci před zahájením vykonávání technologických operací. Tato činnost musí být ve shodě s operativními rozhodnutími vedoucího provozovny. [1] Zaměstnanec musí vykonávat činnosti, které předepisuje výrobce strojů a zařízení. Instrukce výrobce jednotlivých strojů a zařízení se archivují ve výdejně nářadí. O provedení činnosti učiní okamžitě záznam do sešitu stroje/zařízení. Veškeré stroje a zařízení mají v klidovém režimu uzamčen hlavní vypínač. Pověřený zaměstnanec zahajuje pracovní činnost po vyzvednutí klíče od příslušného technologického zařízení ve výdejně nářadí a provedením záznamu v sešitu stroje/zařízení. Po ukončení pracovní činnosti a vrácení klíče od stroje/zařízení provede pracovník výdejny kontrolu stavu. V případě zjištění jakékoliv odchylky od normálního stavu, informuje vedoucího výroby, který v krizových situacích informuje vedoucího provozovny. Pro opětovné zajištění provozuschopnosti stroje/zařízení zahajuje vedoucí výroby činnosti směřující k odstranění neshody (pověří způsobilého zaměstnance nebo zajistí externí organizaci). Vedoucí výroby přebírá stroj/zařízení po provedené opravě záznamem do sešitu stroje/zařízení. Periodická údržba strojů a zařízení je plánována vedoucím výroby ve spolupráci s pracovníkem výdejny nářadí.

Monitorování procesu Vedoucí provozovny hodnotí efektivnost a účinnost procesu výroby a údržby ve vztahu ke spotřebovaným vstupům a dosažené kvalitě výstupů (produktů). Monitorování výkonnosti se zakládá na měřitelnosti vstupů a výstupů do/z procesu. Při hodnocení zakázky se vychází z hodnocení kvality výrobku zákazníkem, vyhodnocení nákladů na zakázku (nákup materiálu, strojů/zařízení, nářadí, služeb, spotřeba práce zaměstnance na výrobku včetně režijních nákladů). V případě, že není plánovaných výsledků dosaženo, provádí vedoucí provozovny ve spolupráci s vedoucím výroby opatření k nápravě. Výrobní proces se plánovaně ověřuje v průběhu kalendářního roku interními audity. Základem monitorování efektivnosti a účinnosti procesu výroby a údržby jsou záznamy Průvodka dílů (F_027a), Výkaz produkce stroje (F_028), Denní výkaz výkonů (F_031), Evidence hodin za měsíc (F_017) a Mzdový a docházkový list (F_018), resp. Sešit evidence docházky za kalendářní měsíc, které se konfrontují se záznamem Přezkoumání požadavků zákazníka (F_030).

Kontrolní činnosti Vstupní kontrola Vstupní kontrolu nakupovaných produktu provádí vedoucí výroby, resp. kontrolor ve spolupráci s objednavatelem a skladníkem. Při kontrolní činnosti je kladen důraz na správnou identifikaci. Kontrola v procesu realizace produktu Požadavky na kontrolní operace stanovuje vedoucí výroby, technická příprava, metrolog a svařovací inženýr. Počet kontrol závisí na zkušenostech a odbornostech zaměstnanců, složitosti produktu, požadavku zákazníka. Kontrolní činnost přitom musí pokrývat celý proces (začátek/konec; vstup/výstup). Veškeré kontrolní nálezy musí být okamžitě zaznamenány. Každý zaměstnanec provádějící kontrolní činnost postupuje při zjištění neshody podle zásad řízení neshody (viz kapitola Řízení neshody). [1] Samokontrola Každý zaměstnanec ručí za správné provedení technologické operace. Provádí kontrolu své práce na základě údajů uvedených ve formuláři Průvodka dílů (F_027a), kde je potvrzena počtem kusů a identifikací zaměstnance (datum + podpis), resp. i značkou na dílu. V případě zjištění neshody přeruší pracovní činnost a upozorní kontrolora na vzniklý problém. Seznam zaměstnanců 26

Procesy ve firmě

s povolením uvolňovat výrobky podle operace včetně způsobu identifikace zaměstnance (vzor podpisu) se vede na formuláři F_055. Do tohoto seznamu jsou zahrnuti i externí pracovníci, kteří mají povolení k uvolňování produktů pro další výrobu. Kontrola dodržování technologické kázně Dodržování technologické kázně kontroluje vedoucí provozovny, vedoucí výroby a kontrolor, a to v průběhu celého technologického procesu. V podstatě jde o namátkovou činnost nad rámec předepsané samokontroly. Při zjištění neshody zaměstnanec s předepsanou kontrolní činností přerušuje výrobní operaci. Podle závažnosti a četnosti neshod se zahajuje řízení k nápravným a preventivním opatřením. Seznam pracovníků provádějících kontrolu je součástí Seznamu povolení pro uvolňování výrobků (F_055).

Řízení s neshodnými výrobky O všech neshodách se při jejich zjištění vypisuje Záznam o neshodě (F_025) a uvádí se do Evidence záznamů o neshodě (F_014). Veškeré záznamy a způsob vyřízení se pravidelně vyhodnocují, aby se efektivně odstraňovaly příčiny možných neshod. Neshody na příjmu Skladník, resp. pracovník kontroly při zjištění jakékoli neshody od požadavků na dodávaný produkt zahájí řízení k nápravě zjištěného stavu. Informuje vedoucího provozovny a výroby, kteří následně zahájí řízení na sjednání nápravy s dodávající firmou nebo přepravcem. [1] Znaky, které vedou k zahájení řízení: rozdíl mezi objednávkou a dodacím listem rozdíl mezi dodacím listem a skutečně dodaným produktem rozdíl mezi požadovanou a dodanou kvalitou rozdíl mezi požadovaným a skutečným termínem dodání nejednoznačná identifikace Produkt, který neodpovídá požadované nebo deklarované kvalitě se ukládá do odděleného označeného prostoru reklamace s vyznačením neshody a zůstává zde až do vyřízení. Neshody během procesu Za vyřizování vnitřních neshod v průběhu zpracování výrobní dokumentace a přípravy výroby odpovídá pracovník přípravy výroby. Pokud je odchylka od požadavků výkresové dokumentace nebo rozdíl v počtu kusů dle Průvodky dílů (F_027) shledán během výrobního procesu, uloží se daný produkt do prostoru ohraničeného červeným pruhem a zahájí se řízení na odstranění neshody. Možné způsoby odstranění neshody: provedením opravy přeřazení do jiné kvalitativní skupiny U neodstranitelné neshody zůstává výrobek až do ukončení řízení v červeně označeném prostoru a nikdo s ním nesmí bez vědomí vedoucího výroby manipulovat. Neshody od zákazníka [1] Reklamaci od zákazníka vyřizuje vedoucí provozovny nebo výroby. Při reklamaci se přizve k součinnosti pověřený pracovník, který okamžitě řeší reklamaci vůči odběrateli: výrobek je posouzen jako vadný a jsou na místě neprodleně zahájeny práce na odstranění vzniklé neshody pokud o vadě výrobku nelze okamžitě rozhodnout nebo nelze závadu na místě odstranit, převeze se výrobek do provozovny a provede se rozbor s cílem vyjasnit příčiny neshody. Zjišťuje se, jestli neshoda vznikla na straně firmy jako dodavatele nebo nesprávným používáním na straně zákazníka. Po provedené analýze je zákazník vyrozuměn s výsledkem a je s ním dohodnut způsob a termín vyřízení reklamace. 27

Procesy ve firmě

Uvolnění k expedici a odeslání Veškeré zhotovené produkty, které jsou přejímány k expedici, musí být uvolněny kontrolorem. Kontrolor provádí kontrolu shody produktu s dokumentací, s Průvodkou dílů (F_027a), kontrolu shody naměřených rozměrů, identifikaci dílů, resp. zaměstnanců. V případě zjištění neshody postupuje podle kapitoly Řízení neshody. Uvolnění dílů k expedici označí na příslušném formuláři (F_027a) a připojí svoji identifikaci (datum + podpis). Po uvolnění dílů, resp. hotového produktu následuje předání do skladu expedice. Pracovníci provádějící uvolňování k expedici jsou uvedeni v Seznamu povolení pro uvolňování výrobků a podpisovém vzoru (F_055). Výsledek kladné kontroly se potvrzuje jejich podpisem na Odesílacím listě (F_033), který vypracovává vedoucí výroby před odesláním produktu k zákazníkovi. Zpracovává také Měřící protokol (F_020b, resp. Měřící protokol dodaný zákazníkem), pokud ho zákazník vyžaduje. Evidence Odesílacích listů je vedena v knize Evidence odesílacích listů na sekretariátu. Zákazníkem potvrzený Odesílací list vyplněný ve všech položkách včetně ceny předá odpovědný pracovník na sekretariát, který zpracuje potřebné podklady a postoupí je ekonomickému oddělení k provedení fakturace v programu účetnictví. Zákazník obdrží jeho kopii. Vlastní expedice probíhá v souladu se smluvním ujednáním. Prodej produktu ukončuje vydání faktury a její plnění.

28

Procesy ve firmě

BPM řízení výroby

Obrázek č. 5 – BPM řízení výroby až po sklad před expedicí

29

Procesy ve firmě

Obrázek č. 6 – BPM odeslání/expedice a hodnocení spokojenosti zákazníka

Skladové hospodářství Jde o skladování hutních materiálů, nakupovaných produktů, mezioperační skladování, skladování přídavných svařovacích materiálů, přípravků, skladování firemních produktů před expedicí k zákazníkovi, výdej nářadí a měřidel a nakládání s odpadem.

Zásady Ve všech skladech firmy probíhá důsledná evidence skladovaných položek. V návaznosti na objednání se následně realizují postupy zajišťující evidenci materiálů a dílů při příjmu, skladování, meziskladování, opětovném výdeji i příjmu dílů, nářadí, měřidel a přípravků do/z výrobního procesu až po expedici finálních produktů k zákazníkovi. [1] Veškeré dodávky probíhají v prostorách provozovny k tomu určených (sklady). V případě přímého nákupu v maloobchodě přijímá materiál pracovník pověřený nákupem přímo v prodejně a skladování probíhá v rámci objektů provozovny. Prvotní kontrolu nakupovaného produktu při příjmu do organizace, tzn. do skladu/výdejny nářadí, měřidel a přípravků provádí vždy objednavatel. Kvalitativní přejímku provádí vedoucí výroby. Na základě konstatování shody mezi objednávkou a dodávkou se vydává souhlas s proplacením faktury. [1] Po uvolnění skladové položky, tzn. po pozitivní kvantitativní a kvalitativní kontrole dodávky (vyjádřeno záznamem na dodacím listu/faktuře), provádí skladník, resp. vedoucí výdejny její příjem vyplněním formuláře Skladové karty a následné uskladnění. Výdej skladových položek do procesu výroby provádí skladník na základě pokynů vedoucího výroby. Ve skladech je důsledně aplikováno pravidlo první do skladu – první ze skladu (FIFO).

30

Procesy ve firmě

Sklad hutního materiálu Hutní materiál se skladuje v různých regálových skladových systémech umístěných většinou na zastřešených plochách v areálu provozovny. Manipulace s materiálem probíhá pomocí jeřábů, vysokozdvižných i nízkozdvižných vozíků a ručně. Uvolněné položky skladník přijímá a vydává podle výše uvedených zásad. Při případném vracení hutního materiálu do skladu se dodržuje identifikace.

Sklad nakupovaných dílů a mezioperační skladování Nakupované díly se stejně jako hutní materiál skladují ve skladech v různých regálech. Vyrobené díly určené pro kompletaci produktu se po uvolnění (většinou samokontrola zhotovitele) předávají do meziskladu. Jednotlivé položky se ukládají do vhodných manipulačních jednotek. Rozměrnější a hmotnější skladové položky se umisťují na palety nebo přímo na podlahu skladu. Rovněž zde platí uvedené zásady a princip identifikace při případném vrácení.

Skladování produktů před expedicí Hotové produkty se většinou skladují na vyhrazených výrobních plochách. Zde se realizuje i případná ochrana produktu před expedicí k zákazníkovi.

Výdejna nářadí, měřidel a sklad přípravků Výdejna nářadí a měřidel se nachází v uzavřeném prostoru. V regálových a skříňových systémech se udržují pouze technicky způsobilé nástroje, nářadí a měřidla. Evidence všech uložených položek se vede na skladových kartách. Trvalé zápůjčky skladovaných položek se zaměstnancům zaznamenávají do formuláře Seznam nářadí půjčeného pracovníkům. Krátkodobé zápůjčky se evidují v sešitě zápůjček. Do skladu mohou být opětovně uskladněny pouze technicky způsobilé nástroje, nářadí a měřidla, tzn. nástroje pouze naostřené, nářadí s platnými revizemi, měřidla s platným kalibračním štítkem. Nezpůsobilé skladové položky se oddělují od technicky způsobilých. Obdobně se postupuje u přípravků.

Nakládání s odpadem Veškeré odpady vznikající v průběhu realizace produktu se separují a skladují na vyhrazených místech ve vhodných manipulačních prostředcích, kterými je provozovna vybavena. Vlastní likvidaci veškerého odpadu provádí externí organizace v rámci nakupovaných služeb.

Měření, analýza a zlepšování Vrcholové vedení plánuje a uplatňuje procesy monitorování, měření, analýzy a zlepšování, které jsou potřebné k prokazování: shody výrobku shody systému řízení neustálého zlepšování efektivnosti systému řízení Členové vedení tyto činnosti vyhodnocují a na základě analýz údajů stanoví postupy opatření k nápravě a preventivní opatření s cílem vyloučit, resp. výrazně omezit, příčiny neshod a problémů ve vztahu k zákazníkům a uvnitř systému. [1]

Spokojenost zákazníka [1] Informace a údaje týkající se spokojenosti zákazníků monitoruje vedoucí provozovny prostřednictvím dotazníků, pomocí nichž získává informace o splnění požadavků a očekávání. Pravidelné hodnocení pak připravuje k projednání s členy vedení jednou ročně. [2] Měřením výkonnosti systému se pravidelně zabývá porada vedení (viz kapitola Přezkoumání systému managementu). V přípravě na vnitřní hodnocení výkonnosti a stavu systému využívají členové vedení záznamy z interních auditů.

31

Procesy ve firmě

Hodnocenými kritérii jsou: operativnost při vyjasnění požadavků zákazníka a smluvních ujednání komunikace s pracovníky společnosti spolehlivost splnění požadavků zákazníka – termín a splnění kvalita dodávek (dodržování standardu kvality) udržování cenových relací – růst cen opakovanost využití služeb hodnocení se provádí pomocí školní stupnice Získané informace jsou zaznamenány do formuláře Hodnocení spokojenosti zákazníků (F_054).

Interní audit Vedoucí provozovny organizuje provádění interních auditů tak, aby se určilo, zda systém řízení průběžně: vyhovuje plánovaným činnostem, požadavkům norem, zákazníků a požadavkům na zajištění udávané kvality je efektivně uplatněn a udržován Vedoucí provozovny sestavuje plány auditu s ohledem na stav, důležitost činností a oblastí, které se mají podrobit auditu, a také na výsledky předchozích auditů. Kritéria auditu, předmět, četnost a metody se stanovují předem. Každý interní audit má vymezený rozsah a cíl. Společnost má kvalifikované a pověřené interní auditory s osvědčením od externí poradenské firmy. K zajištění objektivnosti, nestrannosti a zvýšení efektivnosti interních auditů jsou využívány také externí služby. [1] Opatření k nápravě z interních auditů se zaprotokolovávají s uvedením termínu a odpovědnosti za realizaci opatření. Za opatření k nápravě odpovídá pracovník kompetentní k uložení a realizaci nápravy, který má na starost prověřovanou oblast činností nebo procesů. Plánování a příprava interních auditorů [1] Výběr a přípravu pracovníků organizace pro funkci interních auditorů provádí vedoucí provozovny. Pro proškolení a praktický výcvik se využívá odborně způsobilých organizací a specialistů. Úspěšní absolventi kurzu interních auditorů se evidují na sekretariátu. S ohledem na kapacitní možnosti a potřebnou nezávislost interních auditorů spolupracuje provozovna také s externími specialisty ve funkci vedoucích auditorů na vybrané audity. Plán interních auditů se vypracovává ve formě Plánu auditů (F_023) pro každé pololetí. Plán se sestavuje na základě znalostí stavu systému, potřeb, a tak aby jednotlivými pololetními plány v průběhu kalendářního roku byly ověřeny všechny oblasti. [2] V rámci přípravy interního auditu určí vedoucí provozovny nejpozději 14 dní před plánovaným auditem vedoucího auditora a auditora dle platných pověření. K vedení konkrétního auditu pověřuje pracovníky, kteří nemají přímou odpovědnost za řízení v ověřovaném útvaru. Program interního auditu (F_024) spolu s dotazníkem připravuje vedoucí auditor v souladu s plánem. Očísluje program v návaznosti na záznamy v plánu pořadovým číslem a provede záznam do plánu. Kopii takto zpracovaného programu auditu předá vedoucímu provozovny a pracovníkům odpovídajícím za auditovanou oblast. Na neplánovaný interní audit, který má prioritu před plánovanými, se vystaví program operativně tak, aby byl dvakrát k dispozici vedoucímu auditorovi při zahájení auditu. Formu, číslování a záznam provede jednotně jako u plánovaných interních auditů. Údaje o neplánovaném auditu se zaznamenají do plánu. Provádění a dokumentování interních auditů Zahájení auditu provede vedoucí auditor podle programu a případně si upřesní postup s vedoucím provozovny. Vysvětlí účel, cíl auditu a případné souvislosti k jejich splnění. Odpovědní pracovníci 32

Procesy ve firmě

ověřovaného útvaru předloží všechny požadované dokumenty související s ověřovanou oblastí systému. Vedoucí auditor a auditor zapisují veškeré zjištěné neshody do Záznamu o neshodě (F_025) a neshodu zaznamenají i do Evidence záznamů o neshodě (F_014). Postupují v souladu s programem a neshody identifikují v souvislosti se zjišťovacími otázkami. Na jednu neshodu nebo stejný druh neshody použijí jeden protokol a křížkem označí závažnost neshody: 1. Chybějící nebo neplatný dokument, který musí být k dispozici, chybějící požadovaný záznam. 2. Neshodný postup (je v rozporu) s platnou dokumentací. 3. Postupy vyhovují s drobnými, ale četnými odchylkami. Formulují neshodu tak, aby vedla k odstranění kořenových příčin neshody, a identifikují ji k předepsanému postupu. Ukončení interního auditu provádí vedoucí auditor s vedoucím prověřovaného útvaru projednáním všech dokumentovaných neshod ze Záznamu o neshodě s vedoucím provozovny. Vedoucí provozovny je odpovědný za uložení a realizaci opatření k nápravě z interního auditu a stanovení termínu do kdy neshodu odstraní. Vedoucí auditor zajistí následně 2 výtisky autorizovaných Záznamů o neshodě a předá je vedoucímu provozovny a vedoucímu výroby. Způsob hodnocení interních auditů [1] Na základě skutečností zjištěných podle auditních otázek a hodnocení dle následující tabulky se vyhodnocuje stupeň efektivnosti procesu: Bodové hodnocení

Slovní ohodnocení zjištěných skutečností

10 bodů

Předmět otázky je doložitelně stanoven a je prokázáno splnění. Byla prokázána shoda s požadavky na produkt, dodržení postupu a související legislativy. Zákazník bude pravděpodobně vždy spokojen s produktem. Spolehlivost prokázána.

8 bodů

Předmět otázky je uspokojivě stanoven a vysvětlen, odpověď a důkaz skýtá záruku bezproblémového splnění požadavků v praxi. Zákazník bude jistě spokojen. U produktu jsou parametry v toleranci.

6 bodů

Převážná část předmětu otázky je splněna. Byly zjištěny odstranitelné nedostatky, je vyžádáno opatření k nápravě, nebo opatření k prevenci. Zákazník by mohl mít výhrady k prokazování kvality produktu. U produktu jsou parametry na horní hranici tolerance.

4 body

Předmět otázky je plněn nedostatečně. Příčinou může být chybějící záznam nebo postup na místě. Náprava a opatření k nápravě mohou ale vést k časnému vyřešení. Zákazník bude pravděpodobně nespokojen. U produktu je hodnocený parametr mimo toleranci, ale zákazník s tímto stavem souhlasí.

0 bodů

Předmět otázky je nesplněn. Důsledkem může být i vadnost produktu. Byla zjištěna neshoda v praxi nebo nastavení systému. Zákazník bude nespokojen, lze očekávat reklamaci, stížnost. Tabulka č. 1 - Bodové hodnocení interních auditů

33

Procesy ve firmě

Stupeň efektivnosti =

Součet všech dosažených bodů * 100 [%] Součet možných bodů

Klasifikace efektivnosti procesu: 80- 100%

vyhovuje pro splnění požadavků, audity vedou ke zlepšení

60- 79,9%

částečně vyhovuje, vyžaduje opatření k nápravě a prevenci

50- 59,9%

není spolehlivý, vyžaduje včasné splnění opatření k nápravě

méně než 50%

nevyhovuje, náprava a opatření musí být ověřena následným auditem Tabulka č. 2 - Klasifikace efektivnosti procesu

Opatření k nápravě z interních auditů Za termínové odstranění neshody zodpovídá vedoucí provozovny. Vyřizování neshody bude dokumentováno a ověřováno v rámci následného interního auditu, vedoucí auditor uvede do programu otázku na splnění opatření z předchozího auditu.

Monitorování a měření výkonnosti procesů Monitorování výkonnosti systému se zakládá na měřitelnosti vstupů a výstupů všech činností, které jsou orientovány k zákazníkovi, na dodavatele a dovnitř organizace (efektivnost řízení a dosahování plánovaných nákladů na kvalitu). zákaznicky orientované činnosti vycházejí z požadavků na konstrukci, přípravu zakázky a realizaci výroby: - prodej = splnitelné nabídky a smlouvy na zpracování výrobní dokumentace a výrobu - technická příprava (zpracování výrobní dokumentace podle požadavků zákazníka a technických norem) - nákup materiálu pro zakázky - nakupování služeb a dodávek pro zakázky podle požadavků zákazníka - příprava, realizace a kontrola výroby

řídící činnosti orientované na vnitřní řízení jsou: - řízení dokumentů - personalistika (odborné způsobilosti pracovníků) - rozhodování a řízení zdrojů, finanční řízení (zajištění a poskytování zdrojů) - monitorování, analýzy a preventivní činnosti (zpětné vazby, hodnocení a náprava) Jak definované činnosti fungují, to podle plánu ověřují auditoři, vedení firmy a pracovníci odpovědní za prověřované činnosti.

Řízení dokumentů Účelem postupu je písemné stanovení pravidel, podle kterých se zabezpečuje aktuální stav potřebných dokumentů a údajů na všech pracovištích. Postup definuje vnitřní pravidla řízení externích a interních dokumentů. Definuje pracovní funkce, pro které jsou stanoveny odpovědnosti a pravomoci ve vztahu k tvorbě, používání a udržování aktuálnosti dokumentů a údajů. [2] Změny tohoto postupu navrhuje zpracovatel a provádí sekretariát. Postup je určen pro vnitřní potřebu firmy. Výtisky předané třetím osobám (mimo distribuční záznam) se v záhlaví označují jako „Informativní“. [2]

34

Procesy ve firmě

Rozdělovník Rozdělovník postupu stanoví zpracovatel v distribučním listu uloženém u originálu postupu. Převzetím výtisku vzniká pracovníkovi povinnost seznámit s postupem sebe i spolupracovníky a postup dodržovat.

Dokumenty dle charakteru

řídící a personální (např. zápisy, plány, opatření) obchodní (např. objednávky, smlouvy, ceníky) přípravné a technické (např. projekty, dodací podmínky, normy, plány) realizační a kontrolní (např. dodací listy, měřící a kalibrační listy, servisní výkazy)

Dokumenty dle typu rozhodnutí (pravidla řízení a pokyny) prováděcí pokyny k postupu (příručky) formuláře a počítačové šablony

Rx P x.y.z F_xxx

Externí dokumenty technické normy a dodací podmínky legislativní předpisy přijaté dokumenty a údaje

Způsob řízení Zpracování dokumentu [2] Zpracovatel je pracovník, do jehož působnosti patří příslušná odborná činnost nebo řešená problematika. Zpracovatele určuje vedoucí provozovny, a to včetně požadavku na rozsah zpracování popisované činnosti. Vznikající dokumenty zpracovatel konzultuje s pracovníky zainteresovaných oddělení, řeší případné neshody, stanoví rozdělovník s ohledem na platnost dokumentu a způsob distribuce s ohledem na potřeby používání. Přezkoušení a připomínkování [2] Zpracovatel přezkušuje formální shodu s předepsanou úpravou, strukturou a identifikací dokumentu. Ve spolupráci se sekretariátem připraví potřebné formuláře a záznamy, zpracuje texty postupů. Před tím, než se dokument schvaluje, rozhodnou o připomínkovém řízení, ve kterém se pracovníci mohou předem seznámit s postupy a vyjádřit své připomínky. Zpracování a přezkoušení potvrdí zpracovatel svým podpisem na originálu dokumentu. Sekretářka předkládá originál s připraveným distribučním záznamem ke schválení. Schvalování Platnost a účinnost dokumentů, u nichž bylo předchozím řízením zjištěno, že jsou věcně správné a nejsou v rozporu s nadřazenými dokumenty, schvaluje vedoucí provozovny (dokumenty R, P). Vydávání Sekretariát tiskne originál dokumentu předaného zpracovatelem ve stanovené formální úpravě. Kopírováním podepsaných originálů zajistí potřebný počet pracovních výtisků. Originál dokumentu uchovává po stanovenou dobu, a to včetně formulářů, případného záznamu z připomínkového řízení, distribučního listu a všech schválených změn. Jednotlivé výtisky předává držitelům proti podpisu do formuláře Distribuční záznam (F_003) pro příslušný dokument (vrácení výtisků se eviduje také v distribučním záznamu). Držitelé odpovídají i za seznámení spolupracovníků s obsahem dokumentu (zápis ve formě podpisu pracovníka do Záznamu o seznámení s dokumentem a jeho změnou F_002). 35

Procesy ve firmě

Evidence Sekretariát eviduje a aktualizuje Seznam záznamů (F_001), Seznam dokumentace systému řízení (F_004) a Přehled formulářů a šablon (F_005). Změny a zrušení Nové vydání dokumentu zajistí zpracovatel ve spolupráci se správcem dokumentace, pokud dojde k podstatným změnám obsahu. Zvýší číslo vydání. Skartace Skartaci provádí sekretářka znehodnocením neplatných dokumentů ve všech výtiscích vyjma originálu, který archivuje označený v záhlaví „Neplatné od …….“ po určenou dobu.

Řízení technických norem [2] Sekretariát ve spolupráci s vedoucím výroby opatřuje informace o aktuálně platných normách. Využívá internet (http://www.csni.cz). Vedoucí provozovny rozhoduje o potřebě nakoupení norem, které se dále zaevidovávají do Seznamu používaných technických norem a legislativních předpisů (F_006). Účelem vedení seznamu je používání technických norem jako norem závazných. Neplatné normy se stahují, likvidují zničením a provádí se zápis do seznamu (F_006).

Řízení zákonů a vyhlášek [2] Sekretariát ve spolupráci s ekonomickým oddělením kontroluje ve Sbírce zákonů účinnost nově schválených zákonů, nařízení vlády a vyhlášek s vlivem na řízení firmy. Pokud legislativou vznikají povinnosti a odpovědnosti firmě a jejím pracovníkům vydá sekretariát Záznam o seznámení s dokumentem a jeho změnou (F_002). Sekretariát tak eviduje seznámení se zákonnými předpisy.

Evidence pošty Evidence došlé korespondence (dopisy, faxy) Došlou poštu eviduje sekretariát. Přebírá ji a třídí podle příslušných adresátů, případně podle předmětu pošty. Následně každý dokument opatří datem a zaznamená ho v Knize došlé pošty. Do této knihy zapíše jméno a adresu odesílatele, předmět pošty a jméno pracovníka, kterému pošta náleží. Týká se i došlých objednávek.

Evidence odeslané korespondence (dopisy, faxy) Odesílanou poštu eviduje sekretářka v Knize odeslané pošty. Na dokument zaznamená datum odeslání. Pořídí kopii odesílaného dokumentu a založí ji do šanonu. Přebírá a eviduje také vystavené objednávky.

Evidence e-mailů Se všemi e-maily se nakládá jako s informativním materiálem. Důležité informace jsou uchovávány ve vytištěné formě. První výtisk se ukládá v sekretariátu v šanonu a kopie se předává odpovědnému pracovníkovi.

Záznamy S ohledem na poskytování důkazů o shodě s požadavky na produkt a o efektivním fungování systému se vytváří a udržují záznamy. Postup, který se využívá, zabezpečuje, aby objektivní důkazy o správném fungování systému, kvalitě produktů, služeb a způsobilosti jednotlivých částí systému, byly k dispozici po stanovenou dobu na určených místech. [2] Seznam o všech záznamech v aktuálním stavu udržuje sekretariát na základě vydaných dokumentů a schvaluje vedoucí provozovny ve formě Seznamu záznamů (F_001). 36

Procesy ve firmě

Konkrétní postupy Konkrétní postupy, které používání záznamů stanoví a činnosti, pro které jsou záznamy zaregistrovány v seznamu, vymezují způsob vedení záznamu odpovědnými pracovníky. Záznamy vedené elektronicky se zpracovávají obvykle ve formě počítačových šablon, které se identifikují, pokud se používají tištěné, jako formuláře: „F + pořadové číslo“. Pokud se udržují v počítači, identifikují se: „PC“ a zavedené počítačové označení (např. cesta k šabloně, SW identifikace uživatelského software pro konkrétní záznamy). Záznamy se systematicky zakládají např. podle data, pořadových čísel apod.

37

Hlavní informační toky

Hlavní informační toky Informační toky pro zajištění lidských zdrojů a pracovního prostředí Slouží k zajištění odborně způsobilých zaměstnanců, prostředí, materiálů a zařízení.

Lidské zdroje Zaobírá se požadavky na konkrétní pozici, informačními toky při vstupním procesu, seznamováním s bezpečností práce a pracovním řádem a ukončením pracovního poměru. Vstupy: požadavky na kvalifikaci ve formě Karty pracovního místa (F_013) osobní dotazník, potvrzení o skončení pracovního poměru u předchozího zaměstnavatele potvrzení o lékařské prohlídce, potvrzení z úřadu práce doklady odborné způsobilosti Výstupy: Pracovní smlouva (F_007) a Výstupní list (F_008) personální záznamy a záznamy o školení vše se ukládá v personální agendě na sekretariátu

Pracovní prostředí Cílem je určení vhodných pracovních podmínek ve vztahu k pracovníkům. Vstupy: zákonné požadavky požadavky na pracovní prostředí ovlivňující kvalitu výrobku Výstupy: záznamy o měření a dodržení odpovídajícího prostředí

Informační toky spojené se zákazníkem a určením zakázky Podněty pro řízení vznikají zejména na základě komunikace vedoucího provozovny (VP) se zákazníkem nebo přijetím poptávky, resp. požadavků výběrového řízení, sekretariátem a následným předáním vedoucímu provozovny, který s ohledem na tyto kontakty určí požadavky specifikované zákazníkem (obvykle jde o výkresovou dokumentaci, předběžný počet kusů a případně o požadavek dodání vzorků pro posouzení dodávané kvality), požadavky neuvedené, ale nezbytné pro použití produktů (všeobecně známé), dále pak zákonné a stanovené ve specifikacích a technických předpisech týkajících se produktů a také doplňující, určené pro efektivnost průběhu realizace. Pokud se jedná o opakovanou zakázku (VP zjišťuje z kartotéky zpracovaných podkladů k objednávkám, kterou si vede), stanoví se nabídka s přihlédnutím na změnu ceny materiálu nebo jiných vstupů. Nejde-li o opakovanou výrobu, vyžádá si VP podklady pro cenovou kalkulaci (pracnost, práce strojů, náklady na lidskou práci aj.) od úseku technické přípravy, kterému postoupí nutnou dokumentaci (výkresy, předpokládaný objem dodávky, ostatní požadavky). Cenová kalkulace spolu s požadavky od zákazníka a rozvahou výše marže (případně i vzorek) slouží k vytvoření nabídky, kterou VP předá sekretariátu a ten ji odešle zákazníkovi. Když zákazník akceptuje nabídku, pošle objednávku, kterou přijme sekretariát, přiřadí ji zakázkové číslo a zaeviduje ji v kartotéce. V objednávce je upřesněn počet kusů, termín dodání, způsob dopravy aj. Jedná-li se o objednávku s objemem nad 200.000,- Kč nebo objednávku týkající se vyhrazených zařízení a objednávka není na opakovanou výrobu, vystaví sekretariát formulář Přezkoumání požadavku zákazníka (F_030b) a předá jej společně s objednávkou vedoucímu provozovny. Pověřený tým zaměstnanců společně s vedoucím divize provádí přezkoumání požadavků týkajících

38


se produktu a jeho parametrů před přijetím závazků na dodávku. Stanoviska z přezkoumání se zaznamenávají do formuláře F_030b (užívá se i k záznamu o komunikaci se zákazníkem). Po kladném ukončení přezkoumání a případném dalším vyjasnění následuje potvrzení objednávky a tvorba smluvního ujednání v souladu s obchodním právem.

Příprava výrobní dokumentace[10] Výrobní dokumentaci vypracovává technická příprava (TP). Na základě jejího rozhodnutí se u zakázek s velkým počtem opakovaných výrobků nebo s vysokou náročností vypisuje výroba vzorků, což slouží ke zpracování a určení výrobní technologie. Po výrobě a odsouhlasení vzorku kontrolorem, zpracuje TP kompletní výrobní dokumentaci, která je následně předána vedoucímu výroby. Vstupy: záznamy z nabídkového řízení dokumentace dodaná zákazníkem závěry z přezkoumání požadavků zákazníka (F_030b) Výstupy: Výrobní příkaz (F_015), Výrobní příkaz – výroba dílů (F_042), Výrobní příkaz – sestavení (F_043) Předpis pro: (F_045) Přezkoumání požadavku zákazníka (F_030b) spolu s uvedením výchozího materiálu a normy pro zpracování (nahrazuje výrobní příkaz, pokud se jedná o zakázky s jednou nebo dvěma operacemi) řídící programy pro zabezpečení aplikace CNC, NC technologií vytvořené pomocí příslušných softwarových produktů V rámci výrobní dokumentace se zaznamenávají předepsané obráběcí nástroje a měřidla podle požadované přesnosti. Výsledky ověření řídících programů zapisují pracovníci TP do Karty řídícího programu (F_032).

Informační toky spojené s procesem nakupování Potřebu nákupu vyjadřují specifikace požadavků, za jejichž správnost, úplnost a vhodnost odpovídají pracovníci, kteří je uplatňují. Jedná se o nákupy potřebné pro provoz organizace. Požadavky soustřeďuje přímý vedoucího žadatele, který posoudí oprávněnost potřeby a předkládá Oznámení o objednávce (F_021b) sekretariátu k evidenci a vedoucímu provozovny (VP) ke schválení. Pokud ji VP potvrdí svým podpisem, provádí pověřená osoba na základě požadovaných specifikací výběr dodavatele podle Seznamu dodavatelů (F_010) (uchovává se na sekretariátu). Pokud nemá pro daný produkt nebo službu žádného nebo spolehlivého dodavatele uvedeného v F_010, zahájí výběr nového. Po obdržení nabídky od potenciálních dodavatelů je pověřený pracovník vyhodnotí. Výsledkem výběru nového dodavatele je jeho prvotní hodnocení v nově vytvořeném Přehledu hodnocení dodavatele (F_011a ) a zařazení do Seznamu dodavatelů (F_010). Objednání provede pověřená osoba na formuláři Objednávka (F_022b), který dále postoupí sekretariátu k evidenci, nebo telefonicky a zaznamená do Oznámení o objednávce (F_021b). Dodavatel vystaví dodací list, atest, fakturu aj. Na základě konstatování shody (kontrolor, objednavatel) mezi objednávkou a dodávkou se vydává souhlas s proplacením faktury (odpovědný vedoucí). Faktura je předána ekonomickému oddělení, které zajistí plnění (Příkaz k úhradě nebo Výdajový pokladní doklad). Po kladné kontrole dodávky (vyjádřeno záznamem na dodacím listu/faktuře) vyplní skladník, resp. vedoucí výdejny, formulář Skladové karty. Objednavatel uvede potřebné údaje do Seznamu dodavatelů (F_010) a Přehledu hodnocení dodavatele (F_011a ) (hodnocení dodávky).

39


Výroba, kontrola, skladování a expedice Vstupy [10]: operativní plány dokumentace poskytnutá úsekem přípravy výroby informace popisující znaky kvality produktu (výkresy, specifikace materiálů) pracovní instrukce nezbytné pro bezchybnou práci (postupy) informace o vyhovujícím prostředí výsledky kontrol a zkoušek pro uvolňování, dodávání a po dodání produktu Vedoucí výroby rozplánovává výrobní operace podle dokumentace, aktuální situace a operativního plánu. Následně pověřuje konkrétní pracovníky výrobou (o každém pracovníkovi je vedena personální karta) a vydává požadavek na sklad k vyskladnění materiálu, výdeji nářadí, případně klíčů od stroje. Vydání i vrácení materiálu zaznamená sklad zápisem do Skladové karty. Vypůjčení i navrácení nářadí a klíčů uvádí v sešitu zápůjček (vyjma dlouhodobých zápůjček, které se vedou v Seznamu nářadí půjčeného pracovníkům). Zaměstnanec odpovědný za výrobní operaci zahájí a ukončí činnost provedením záznamu v sešitu stroje/zařízení (zde se uvádí i případná údržba, instrukce k ní se archivují ve výdejně). Po ukončení pracovní činnosti a vrácení klíče provede pracovník výdejny kontrolu stavu a případně při odchylce od normálního stavu informuje vedoucího výroby, který dále informuje vedoucího provozovny. Každý pracovník provádí kontrolu své práce na základě údajů uvedených v Průvodce dílů (F_027a) a výsledky kontroly uvádí do Protokolu o vizuální a rozměrové kontrole tvářených výrobků a odlitků (F_050) a Protokolu o vizuální zkoušce svaru (F_051). Pokud zjistí nějaké neshody, informuje kontrolora, který zhodnotí stav a vypíše Záznam o neshodě (F_025). Po ukončení výrobní operace, uvolní odpovědný zaměstnanec dle Seznamu povolení pro uvolňování výrobků (F_055) výrobky záznamem do Průvodky dílu (F_027a) a vedoucí výroby zapíše ukončenou činnost do Denního výkazu výkonů (F_031). Následuje buď přímo další výrobní operace podle pokynu vedoucího výroby, nebo meziskladování (vyplnění Skladové karty). Před každou z těchto operací je opět provedena kontrola a případně vypsán Záznam o neshodě (F_025). Celý proces výroby ukončuje uvolnění produktů výstupní kontrolou doložitelnou podpisem na F_027a a předání produktů ke skladování před expedici (zápis do Skladové karty). Vedoucí výroby vypracuje Odesílací list (F_033) před odesláním produktu k zákazníkovi (je potvrzen kontrolorem) a zpracuje měřící protokol, pokud ho zákazník vyžaduje. Originál zákazníkem potvrzeného Odesílacího listu vyplněného ve všech položkách včetně ceny se předává k evidenci na sekretariát (kopie předána zákazníkovi), který zpracuje potřebné podklady a postoupí je ekonomickému oddělení k provedení fakturace v programu účetnictví a vystavení faktury. Prodej produktu je ukončen jejím plněním.

Finanční řízení Spočívá ve vedení účetnictví a pokladny, zpracovávání a výplatách mezd, fakturaci zakázek odběratelům, komunikaci s finančním úřadem atd. Tyto činnosti provádí ekonomické oddělení Vstupy: došlá faktura, Výdajový pokladní doklad, Příjmový pokladní doklad Mzdový a docházkový list F_018 Výstupy: odeslaná faktura Příkaz k úhradě, Výdajový pokladní doklad, Výplatní páska Rozvaha, Výkaz zisků a ztrát, Daňové přiznání přehled nezaplacených faktur

40


Informační toky pro analýzu a zlepšování Členové vedení vyhodnocují a na základě analýz údajů nastavují postupy opatření k nápravě a preventivní opatření.

Spokojenost zákazníka Otázka spokojenosti zákazníka je důležitým prvkem při posouzení kvality odvedené práce. Informace a údaje týkající se této problematiky získává vedoucí provozovny formou dotazníku, resp. řízeného rozhovoru se zákazníkem. [2] Získané informace se zaznamenávají do formuláře Hodnocení spokojenosti zákazníků (F_054).

Interní audit V rámci přezkoumávání a prověřování očekávané funkce jednotlivých procesů a činností útvarů, se provádí plánovaně i neplánovaně interní audity. Plán interních auditů vypracovává vedoucí provozovny ve formě Plánu auditů (F_023) pro každé pololetí. Sestává se z jednotlivých plánovaných auditů, pro něž připravuje vedoucí auditor Program interního auditu (F_024) a dotazník. Kopii takto zpracovaného programu auditu předá vedoucímu provozovny a pracovníkům odpovídajícím za auditovanou oblast. Vedoucího auditora určuje vedoucí provozovny před zahájením auditu. Údaje o neplánovaném auditu se zaznamenají do plánu. Odpovědní pracovníci ověřovaného útvaru předloží auditorům všechny požadované dokumenty související s ověřovanou oblastí. Vedoucí auditor a auditor zapisují zjištěné podrobnosti do Záznamu o neshodě (F_025) a veškeré jednotlivé neshody zaznamenají do Evidence záznamů o neshodě (F_014). Interní audit ukončuje vedoucí auditor s vedoucím prověřovaného útvaru projednáním dokumentovaných neshod ze Záznamu o neshodě s vedoucím provozovny, který v F_025 uvádí postupy vedoucí k nápravě. Vedoucí auditor zajistí následně dva výtisky autorizovaných Záznamů o neshodě a předá je vedoucímu provozovny a vedoucímu výroby. Splnění nápravy neshody se označí v F_014.

Výkonnost procesů Monitorování výkonnosti se zakládá na měřitelnosti vstupů a výstupů všech činností orientovaných k zákazníkovi, na dodavatele a dovnitř organizace. Vstupy: prodej a finanční řízení (faktury, odesílací listy) spokojenost zákazníka (Přezkoumání požadavku zákazníka F_030b, Hodnocení spokojenosti zákazníků F_054) nákup materiálu, služeb a dodávek pro zakázky (Oznámení o objednávce F_021b a Objednávky F_022b) příprava, realizace a kontrola výroby (Evidence záznamů neshod F_014, Záznamy o neshodách F_025, Průvodka dílů F_027a, Výkaz produkce stroje F_028, Denní výkaz výkonů F_031, Evidence energií F_038, Evidence technických plynů F_039, Evidence spotřeby pohonných hmot F_040) lidské zdroje (Mzdový a docházkový list F_018, Evidence hodin za měsíc F_017, Denní výkaz výkonů F_031) Výstupem jsou závěry vyvozené z výše uvedené dokumentace, zapsané do protokolu sloužícího k přezkoumání systému a plánování managementu.

41


Informační toky plánování a přezkumu systému řízení Vstupy: Zpráva o stavu systému řízení (F_026) výsledky auditů, zpětná vazba od zákazníků protokoly týkající se výkonnosti procesů a shoda produktů stavy opatření k nápravě a preventivní opatření legislativní, personální, organizační a technické změny doporučení pro zlepšování Přezkum systému řízení a s ním úzce spojené plánování vytváří velmi důležitý předpoklad pro úspěšné fungování celé organizace. Těmto činnostem musí být věnován dostatečný prostor tak, aby výstupy, což jsou zejména strategické a taktické plány, vedly k cílovým předpokladům, resp. k zlepšování v rámci určitého období.

Tvorba a evidence dokumentů Zpracovatel vytvoří texty postupů a ve spolupráci se sekretariátem připraví potřebné formuláře. Rozdělovníkem upřesní uživatele dokumentu. Sekretariát předá dokument ke schválení vedoucímu provozovny. Jednotlivé výtisky se předávají uživatelům podpisem do Distribučního záznamu (F_003) daného dokumentu. Seznámení s ním se zapísuje do Záznamu o seznámení s dokumentem a jeho změnou (F_002), který je také jeho součástí. Sekretariát eviduje Seznam záznamů (F_001), Seznam dokumentace systému řízení (F_004), Přehled formulářů a šablon (F_005), Seznam používaných technických norem a legislativních předpisů (F_006), došlou a odeslanou poštu včetně e-mailů.

Externí informační zdroje Následující diagram je přehledem nejdůležitějších externích zdrojů informací pro fungování podniku a udržování aktuálnosti v patřičných procesech. Zákazníci (zpětná vazba)

Dodavatelé (katalogy, ceníky aj.)

PODNIK

Externí sběr informací (publikace, sbírky zákonů aj.)

Internet

Obchodní komora

Obrázek č. 7 – Externí informační zdroje

42

Úroveň inf. zdrojů a technologie

Úroveň informačních zdrojů a technologie Hardware a software dle útvarů Vedoucí provozovny Vysoce výkonné PC, vhodné mimo běžných aplikací i pro 3D design Operační systém Windows XP 3D modelační software Solidworks, pro technologii navazuje Solidcam MS Office 2003 (Word, Excel, Powerpoint) Prohlížení a tisk výkresů Voloview express, obrázků Irfanviewer Černobílá laserová tiskárna

Vedoucí výroby PC nižšího výkonu vhodné zejména pro kancelářské aplikace Operační systém Microsoft Windows 98 MS Office 97 (Word, Excel) Prohlížení a tisk výkresů Voloview express Černobílá laserová tiskárna

Technická příprava Kancelář 1 PC 1 - Středně výkonné, vhodné pro práci ve 2D kreslících programech, funguje jako úložný server pro výměnu dat, je zde instalován databázový server nutný pro chod aplikace na programování laseru. Operační systém Windows XP Trumpf Tops100 pro programování laseru SQL Server MS SQL Server 2000, MS Office 2000 (Word, Excel) Prohlížení a tisk výkresů Voloview express, antivirový systém AVG PC 2 – Středné výkonné, vhodné pro práci ve 2D kreslících programech Operační systém Windows 2000 Trumpf Tops100 pro programování laseru, WinRykrys pro programování plasmy Klient MS SQL Server 2000, MS Office 2000 (Word, Excel) Prohlížení a tisk výkresů Voloview express, antivirový systém AVG Černobílá laserová tiskárna Kancelář 2 Vysoce výkonné PC, vhodné mimo běžných aplikací i pro 3D design Operační systém Windows XP 3D modelační software Solidworks, pro technologii navazuje Solidcam Tvorba a úprava výkresů VariCAD MS Office 2003 (Word, Excel), antivirový systém AVG Barevná inkoustová tiskárna (maximální formát A3) Černobílý plotr (maximální formát A0)

Ekonomické oddělení 2 PC, oba středně výkonné, vhodné pro běžné aplikace a účetní software Operační systém Windows XP účetní software LCS SIS (moduly Účetnictví nebo Daňová evidence, Bankovní operace, Fakturace) 43

Úroveň inf. zdrojů a technologie

MS Office 2003 (Word, Excel), antivirový systém AVG Černobílá laserová tiskárna

Sekretariát Středně výkonné PC, vhodné pro běžné kancelářské aplikace Operační systém Windows XP MS Office 2007 (Word, Excel, Outlook), antivirový systém AVG Černobílá laserová tiskárna Multifunkční kopírovací zařízení – kopírka i skener

Sklad a výdejna PC nižšího výkonu vhodné zejména pro starší kancelářské aplikace Operační systém Microsoft Windows 98, MS Office 97 (Word, Excel) Prohlížení a tisk výkresů Voloview express, obrázků Irfanviewer Černobílá laserová tiskárna

Kontrola Středně výkonné PC, vhodné pro běžné aplikace Operační systém Windows XP, Kontrolní software Axiom MS Office 2003 (Word, Excel), prohlížení výkresů Voloview express

Výrobní hala 2 PC nižšího výkonu, vhodné pro běžné aplikace, slouží ke stahování nastavovacích programů strojů od přípravy výroby a pro jejich nahrávání přímo do strojů laserového dělení materiálu Operační systém Windows 98 Prohlížení výkresů Voloview express

Telekomunikace, LAN a Internet Spojení s jednotnou telekomunikační sít'í je provedeno připojením do pobočkové ústředny instalované v rámci areálu, která zajišťuje vnitřní rozdělení telefonní sítě zavedené pro celou administrativní část do každé kanceláře, ale i pro výrobní haly tak, aby v nich byla zajištěna možnost komunikace mezi jednotlivými úseky a s administrativou. Lokální počítačová síť nebyla při stavbě původního objektu (administrativa, výrobní hala 1 a 2) začleněna, proto musela být vybudována dodatečně. Administrativní část byla zasíťována UTP kabeláží a propojena switchem (propustnost 100 Mbps), výrobní haly byly napojeny do lokální sítě pomocí technologie Wi-Fi. Internetová konektivita je zajištěna pouze pro PC sekretariátu, který není do místní sítě zapojen z důvodu bezpečnosti. Po výběrovém řízení s ohledem na dostupnost a cenu bylo zvoleno připojení technologií Wi-Fi s rychlostí down 2Mbps/ up 1 Mbps.

Využívání zdrojů a technologie Každý úsek (zejména vedení, technická příprava, administrativa a operátoři některých strojů) využívá jak nástroje nutné k náplni jeho práce, tak i doplňující, vhodné pro podporu hlavní činnosti. Jedná se o technologie a zdroje zmíněné výše s výjimkou internetu, s kterým přímo pracuje pouze sekretariát. Pokud musí informace resp. podklady z tohoto média použít jiné oddělení, vytisknou se nebo přenesou do místní sítě případně cílového počítače s využitím k tomu určených technologií jako flash disk, cd aj. Místní síť funguje hlavně jako prostředek výměny dokumentace (nejčastěji výkresy, kusovníky, ceníky zakázek a programy nastavující CNC stroje), k čemuž slouží jako úložný server jeden z počítačů technické přípravy. Zavedené telekomunikační prostředky podporují spolupráci mezi úseky i kontakty vně provozovny. 44

Specifikace požadavků

Specifikace požadavků Požadavky byly určeny, aby co nejvíce zjednodušily, pokud to bylo možné i odstranily, časově náročné rutinní úkoly a aby celý systém podával dostatečné informace určující zdraví jeho i podniku. Shrnutím jsou následující požadavky: zavedení uceleného systému s centrální databází k provázání jednotlivých úseků a zprůhlednění využitím místní sítě tak, aby vkládaná data poskytla možnost komplexního hodnocení stavu systému a upozornění na problémy automatická tvorba analýz a statistik podle dat v centrální databázi automatizace vybraných administrativních činností a agend umožnění jednoduchého sledování zakázek (zejména termínů a pracnosti), jejich součástí (díly a konstrukce) a určených postupů (archivace a opakovatelnost) zpřístupnění informací o skladových zásobách s možností rezervace materiálu začlenění stávajícího programu účetnictví tvorba systému elektronické komunikace v rámci systému a upozornění na události uchování a možnost kontroly výrobních postupů zajištění bezpečnosti dat a sledování oprávněnosti přístupu

Uživatelé Skupinu uživatelů, kteří by měli systém využívat, tvoří pouze zaměstnanci firmy – vedoucí pracovníci (vedoucí provozovny a výroby), pracovníci technické přípravy, ekonomického oddělení, sekretariátu, kontroly a skladu/výdejny. Každodenní práce jmenovaných zaměstnanců souvisí se znalostí alespoň běžných kancelářských aplikací (většina ale využívá i specializované softwarové nástroje), bude tedy postačovat případné základní zaškolení. Problém spatřuji spíše v dlouho zaběhnutém současném systému udržujícím množství tištěných formulářů, který budou uživatelé neradi opouštět. Nutností zřejmě bude detailní vysvětlení výhod zavedení nového systému.

Funkcionalita Požadavky na funkcionalitu rozřazuji do tematických okruhů podle zaměření.

Agenda nákupu a prodeje zpracování požadavků na nákup, vystavení a evidence objednávek vedení seznamu dodavatelů a jejich hodnocení (částečně automatické) tvorba ceníků na základě údajů o výrobcích od technické přípravy a jejich úprava v závislosti na změny ceny vstupů, případně úpravy marže automatická tvorba odesílacích listů z údajů o zakázce a ceníků evidence expedice

Zákazníci

záznam požadavků na produkt dle poptávky evidence nabídek, převádění potvrzených nabídek do objednávek upozornění na nutnost přezkumu podle daných pravidel automatické přiřazování čísel zakázkám podle číselníku

45


Příprava výroby vkládání konstrukčních kusovníků a informací o jednotlivých dílech ručně a importem ze standardizovaných výstupů programů pro řízení strojů zaznamenávání technologických postupů vkládání časových norem pracovníků a strojů, spotřeby materiálu

Výroba

přehledy kapacitních zdrojů kapacitní plánování výrobních částí sledování plánovaných termínů a porovnání se skutečnými časy vedení poznámek k produktům z výroby zaznamenávání výsledků kontrol a neshod

Vedení skladového hospodářství kompletní skladová evidence včetně jednotlivých zápůjček, materiálu, rozpracované výroby i produktů určených k expedici rezervace materiálu tisk štítků podle číselníku

Finanční řízení a majetek při začlenění stávajícího programu účetnictví zajistit import i export potřebných dat do/z systému vedení pokladny podpora fakturace – údaje potřebné pro fakturaci by měly vycházet ze systému evidence hmotného a nehmotného majetku

Personalistika zapisování a uchování personálních záznamů evidence výkonů a tvorba podkladů pro mzdy

Statistiky

statistika a grafy prodeje podle zákazníků, výrobků a období přehledy závazků a pohledávek podle období a zákazníků výsledky běžné činnosti a investičních prostředků jako výstupy účetnictví porovnání poptávky x uskutečněné zakázky, stanovené x skutečné časy

Administrace řízení přístupů v návaznosti na odpovědnosti, resp. oddělení identifikace odpovědnosti – záznamy přístupů a vkládání údajů zálohování databáze

46


Ostatní parametry největší objemy dat z přípravy výroby a sekretariátu vstupy dat ručně i importem stabilních struktur počítačových souborů jako Word (doc), Excel (xls), txt a Html ihned při vzniku konkrétní události výstupy ve formátu doc a xls data aktuální v každém okamžiku výpočty finančních dat s přesností na halíře, u ostatních na setiny architektura klient/server – speciální server, s kterým budou jednotliví klienti komunikovat logování vstupů, vkládání a změn údajů a omezení přístupu podle odpovědností zálohování jednou denně – večer po skončení pracovní doby doba archivace bude u jednotlivých dat obdobná jako u jejich stávajících papírových forem, přičemž zejména finanční doklady, faktury apod. se budou samozřejmě stále uchovávat i v podobě tištěné odezva minimální, neobtěžující běžnou práci tolerance dvou výpadků ročně na jeden den uživatelská dokumentace k systému v tištěné podobě

47

Metodologie

Metodologie Zdrojem cenných informací, použitých později jako podklad k ostatním metodám, bylo prostudování odborné literatury a dokumentace firmy. Odborná literatura mi poskytla znalosti a představu o struktuře práce při analýze společnosti, užívaných nástrojích, jednotlivých činnostech, prvcích systému obecně i o konkrétních případech. Hodnotné byly především informace o provádění analýzy procesů a informačních toků, o problematice pozorování a vedení rozhovorů a o častých chybách, kterým by se měl autor vyhnout. Druhým pilířem přípravy pro cílený průzkum v realitě byl rozbor firemní dokumentace v rozsahu dostupných podkladů. K dispozici mi byly dvě výroční zprávy, příručka jakosti, některé dokumentované postupy jako řízení dokumentů, dále prezentační materiál firmy pro zákazníky a webové stránky. Provedený rozbor sloužil jako základní předloha pro další zjišťování. Tím se dostávám k metodě, jejíž výsledky se prolínají skrze celou studii, tedy pozorování, které bylo započato dlouhou dobu před zadáním tématu díky mojí téměř pětileté pracovní zkušenosti v této firmě. Náplň mé práce sestávala a sestává hlavně z přípravy výrobně-technologické dokumentace pro CNC zařízení, zejména pro laser (viz kapitola Stávající funkční struktura). Útvar technické přípravy výroby znám tedy osobně z každodenní rutiny. Zapotřebí však bylo pozorování i na odděleních, s kterými jsem se v návaznosti na moje pracovní povinnosti nedostával tolik do kontaktu. Osobní vztahy s jednotlivými zaměstnanci znamenaly výhodu. Soustředit se na pozorování a nebýt přitom pozorován sám, tedy nebylo tak obtížné [9]. Zároveň jsem se vyhnul nejasnostem způsobeným odlišným slovníkem, což jistě zapříčinila znalost firemního jazyka a kultury. Snahou bylo zapadnout do prostředí a všímat si konkrétních postupů a formálních i neformálních vztahů a toků dat. Pozorování pomohlo v získání potřebných fakt, ale samo o sobě muselo být korigováno dalšími metodami. Doplňkem k němu bylo dotazování. Šlo o řízené rozhovory s konkrétními pracovníky. K záznamu pro pozdější analýzu mi u některých posloužil diktafon, u ostatních zase poznámky, které jsem si v průběhu bodově vedl. Převažovaly otevřené otázky a takové, které upřesňovaly informace získané pozorováním. Jako příklad: Jak byste popsal svoji úlohu v chodu firmy? Jaké konkrétní činnosti provádíte nejčastěji? S kým spolupracujete při těchto činnostech? Jaké obvykle vyplňujete formuláře? Dával byste přednost raději jejich elektronické podobě? Které z nich považujete za nadbytečné? Co spatřujete jako nejproblematičtější část vaší práce? Máte nějaké nápady pro ulehčení vaší práce, a jaké? I když zpracování otázek bylo zdlouhavé, poskytnuté podklady byly hodnotným přínosem pro vytvoření si přesnějšího náhledu na pozici konkrétních pracovníků a toho jak ji vnímají oni. Otázky se lišily od oddělení k oddělení a byly také upravovány v důsledku poznatků v průběhu dotazování. Klíčovou roli v rámci celé studie hrála analýza získaných informací, a to jak systémová, tak procesní. Nejobtížnější bylo odtrhnout se od subjektivnosti problematiky útvaru, který zastávám a s nadhledem se zabývat celkem jako takovým. Základním přístupem byl procesní, kdy jsem pojmenoval jednotlivé procesy a k nim přiřazoval činnosti a události zaznamenané a vycházející z mých poznámek. Cílem ale nebylo odtrhnout je od sebe, ale i při rozdělení zachovat dostatečnou provázanost, aby si čtenář mohl udělat dobrou představu, jak probíhá celek, přičemž těžištěm byla realizace zakázky. Z rozdělení procesů vychází analýza informačních toků. Zde bylo mojí snahou co nejdetailněji na kostře procesů popsat, jak proudí informace a jakých prostředků je při tom užíváno. Na základní

48

Metodologie

strukturu procesů muselo být navázáno. Nebýt toho, byl by model takového toku nepřehledný a představa nejasná. Shrnutím veškerých užitých metod, resp. informací z nich získaných, je finální specifikace požadavků, která mimo výsledků z analýz zohledňuje požadavky jednotlivých úseků a jejích pracovníků a moje postřehy, které by mohly vést k průhlednosti a zjednodušení informačního zázemí podniku.

49

Závěr

Závěr Už na začátku přípravy vedoucí ke zpracování této práce stála jistá představa o možnostech přínosu informačního systému. Obecná, odtržená od konkrétního případu. Netrvalo ale dlouho a začal jsem pronikat do rozsahu problematiky, které se dotýká, do struktury běžných, každodenních a rutinních činností, které nás s využitím dat a informací do systému vtahují. Zásadnost fáze specifikace požadavků pro výsledek mě vedla k obezřetnosti, s kterou jsem k ní přistupoval. Jak píše [6] na straně 20: „Vznikne-li mezera v této etapě, vyvinutý systém nebude pomůckou, může později ztroskotat, nebo bude vyžadovat dodatečné zdroje na přepracování.“ Šíře záběru, s níž jsem k problematice přistoupil, měla vydat co nejkompletnější a nejdetailnější podklady pro faktický návrh konkrétního systému. Pokud bude na základě tohoto materiálu postupováno, změny povedou ke zjednodušení a usnadnění práce hned několika útvarů, zejména vedení (vedoucího výroby a přípravy), přípravy výroby a ekonomického oddělení. Administrativa se sníží. Tištěné formuláře nahradí elektronické vstupy, místy automatizované. A díky začlenění do centrální databáze bude moci být na základě těchto dat vyvozeno více aktuálnějších ukazatelů, sloužících k efektivnímu řízení. Přínosem budou i výstupy bez nutnosti data komplikovaně obstarávat a vyplňovat určené formy. Dojde k rozvoji transparentnosti a odpovědnosti. Vyhledat potřebné informace i jejich zdroj z archivovaných i aktuálních údajů, bude moci být bez složitosti provedeno ihned po vyvstání požadavku. Výčet pozitiv by byl dlouhý, je však vhodné poznamenat, že pokud nebude ochota přijmout změny v postupech určitých činností jeho uživateli, efektivita nebude zajištěna, proto musí být jejich zainteresování při zavádění systému věnována dostatečná pozornost.

50

Zdroje

Zdroje Firemní dokumentace [1] Příručka jakosti. Pardubice: Kovomont Pardubice s.r.o., 2004. 28 s. [2] Řízení dokumentů. Pardubice: Kovomont Pardubice s.r.o., 2005. 17 s. [3] Výroční zpráva 2005. Pardubice: Kovomont Pardubice s.r.o., 2006. 23 s. [4] Výroční zpráva 2006. Pardubice: Kovomont Pardubice s.r.o., 2007. 20 s.

Knihy [5] Horný, Stanislav. Analýza a návrh systémů. 1. vyd. Praha: Vysoká škola ekonomická v Praze, 1999. 98 s. ISBN 80-245-0007-8. [6] Suchá, Martina. Jak řídit výrobní podnik informačními nástroji MFG/PRO. 1. vyd. Praha : Oeconomica, 2003. 83 s. ISBN 80-245-0540-1. [7] Molnár, Zdeněk. Podnikové informační systémy. 1. vyd. Praha : Vydavatelství ČVUT, 2004. 127 s. ISBN 80-01-03079-2. [8] Basl, Josef a Kopeček, Pavel. Podnikové informační systémy: výkladový slovník česko-anglický a anglicko český. 1. vyd. Praha : Grada, 2000. 133 s. ISBN 80-7169595-5. [9] Adamec, Stanislav a Horný Stanislav. Projektování informačních systémů. 1 .vyd. Praha : Vysoká škola ekonomická v Praze, 1997. 89 s. ISBN 80-7079-848-3 [10] Pospíšilová, Marie. Řízení průmyslového podniku v počítačovém prostředí. 1. vyd. Praha : Vysoká škola ekonomická v Praze, 2001. 127 s. ISBN 80-245-0234-8.

On-line zdroje [11] KOVOMONT PARDUBICE [online]. Pardubice: Kovomont Pardubice s.r.o., 2007 [cit. 2007-5-12]. Dostupný z . Oficiální web společnosti.

51

Zdroje

[12] Obchodní rejstřík a Sbírka listin [databáze online]. Praha: Ministerstvo spravedlnosti ČR, 2007 [citováno 2007-3-15]. Dostupné z < http://www.justice.cz/or/>. Databáze obchodního rejstříku a sbírky listin v České republice. [13] Dombrovská, Michaela; Očko, Petr; Zeman, Petr. Informační audit – cesta k rozvoji znalostní organizace. Ikaros [online]. 2005, roč. 9, č. 9 [cit. 2007-06-23]. Dostupné z . ISSN 1212-5075.

52

Přílohy

Přílohy Rozvaha a výsledovka k 31.12. 2005 [3] Označení

A. B. B.I. B.II. B.III. C. C.I. C.II. C.III. C.IV. D.I. Označení A. A.I. A.II. A.III. A.IV. A.V. B. B.I. B.II. B.III. B.IV. C.I.

Brutto 84 679

Korekce -3 728

Netto 80 951

Minulé účetní období Netto 71 699

30 392 772 29 620

-3 726 -521 -3 204

26 666 251 26 416

24 567 287 24 279

53 719 3 202

-2

51 717 3 202

46 318 10 659

30 495 20 022 568

-2

30 493 20 022 568

18 082 17 576 814

AKTIVA (v celých tisících Kč) AKTIVA CELKEM Pohledávky za upsaný základní kapitál Dlouhodobý majetek Dlouhodobý nehmotný majetek Dlouhodobý hmotný majetek Dlouhodobý finanční majetek Oběžná aktiva Zásoby Dlouhodobé pohledávky Krátkodobé pohledávky Krátkodobý finanční majetek Časové rozlišení

Běžné účetní období

PASIVA (v celých tisících Kč) PASIVA CELKEM Vlastní kapitál Základní kapitál Kapitálové fondy Rezervní fondy, ostatní fondy ze zisku Výsledek hospodaření minulých let Výsledek hospodaření běžného účetního období Cizí zdroje Rezervy Dlouhodobé závazky Krátkodobé závazky Bankovní úvěry a výpomoci Časové rozlišení

Stav v běžném Stav v minulém účetním období účetním období 80 951 71 699 46 297 27 900 100 100 10 27 790 18 397 34 505 6 635 907 26 962

10 15 291 12 499 43 772 11 573 602 31 597

149

27

53

Přílohy

Označení I. A. + II. B. + C. D. E. III. F. G. IV. H. V. I. * VI. J. VII. VIII. K. IX. L. M. X. N. XI. O. XII. P. * Q. ** XIII. R. S. * T. *** ****

VÝKAZ ZISKŮ A ZTRÁT (v celých tisících Kč) Tržby za prodej zboží Náklady vynaložené na prodané zboží Obchodní marže (ř.01–02) Výkony Výkonová spotřeba Přidaná hodnota (ř.03+04–05) Osobní náklady Daně a poplatky Odpisy dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku Tržby z prodeje dlouhodobého majetku a materiálu Zůstatková cena prodaného dlouhodobého majetku a materiálu Změna stavu rezerv a opravných položek v prov. oblasti a komp. nákladů příštích období Ostatní provozní výnosy Ostatní provozní náklady Převod provozních výnosů Převod provozních nákladů Provozní výsledek hospodaření Tržby z prodeje cenných papírů a podílů Prodané cenné papíry a podíly Výnosy z dlouhodobého majetku Výnosy z krátkodobého finančního majetku Náklady z finančního majetku Výnosy z přecenění cenných papírů a derivátů Náklady z přecenění cenných papírů a derivátů Změna stavu rezerv a opravných položek ve finanční oblasti Výnosové úroky Nákladové úroky Ostatní finanční výnosy Ostatní finanční náklady Převod finančních výnosů Převod finančních nákladů Finanční výsledek hospodaření Daň z příjmu za běžnou činnost Výsledek hospodaření za běžnou činnost (ř.17+32-33) Mimořádné výnosy Mimořádné náklady Daň z příjmu z mimořádné činnosti Mimořádný výsledek hospodaření (ř.35-36-37) Převod podílu na výsledku hospodaření společníkům Výsledek hospodaření za účetní období (ř.34+38-39) Výsledek hospodaření před zdaněním (ř.17+32+35-36)

Číslo řádku

Skutečnost v účetním období běžném minulém

01 02 03 04 05 06 07 08

124 631 84 183 40 448 19 415 151

146 668 110 881 35 787 18 215 91

09

1 899

1 274

10

957

1 022

12

-5 021

2

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

135 142

128 5

24 954

17 350

10

13

231 424

5 455

-182 6 375 18 397

-437 4 409 12 504

11

25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

5 -5 18 397 24 772

12 499 16 908 54

Přílohy

Rozvaha a výsledovka k 31.12. 2006 [4] Označení

A. B. B.I. B.II. B.III. C. C.I. C.II. C.III. C.IV. D.I. Označení A. A.I. A.II. A.III. A.IV. A.V. B. B.I. B.II. B.III. B.IV. C.I.

Brutto 93 451

Korekce -6 498

Netto 86 953

Minulé účetní období Netto 80 951

52 550 772 51 779

-6 477 -663 -5 814

46 073 109 45 965

26 666 251 26 416

39 820 5 427

-21

39 799 5 427

53 717 3 202

23 779 10 614 1 081

-21

23 758 10 614 1 081

30 493 20 022 568

AKTIVA (v celých tisících Kč) AKTIVA CELKEM Pohledávky za upsaný základní kapitál Dlouhodobý majetek Dlouhodobý nehmotný majetek Dlouhodobý hmotný majetek Dlouhodobý finanční majetek Oběžná aktiva Zásoby Dlouhodobé pohledávky Krátkodobé pohledávky Krátkodobý finanční majetek Časové rozlišení

Běžné účetní období

PASIVA (v celých tisících Kč) PASIVA CELKEM Vlastní kapitál Základní kapitál Kapitálové fondy Rezervní fondy, ostatní fondy ze zisku Výsledek hospodaření minulých let Výsledek hospodaření běžného účetního období Cizí zdroje Rezervy Dlouhodobé závazky Krátkodobé závazky Bankovní úvěry a výpomoci Časové rozlišení

Stav v běžném Stav v minulém účetním období účetním období 86 953 80 951 52 377 46 297 100 100 10 46 187 6 081 34 103 3 856 2 294 27 953

10 27 790 18 397 34 505 6 635 907 26 962

473

149

55

Přílohy

Označení I. A. + II. B. + C. D. E. III. F. G. IV. H. V. I. * VI. J. VII. VIII. K. IX. L. M. X. N. XI. O. XII. P. * Q. ** XIII. R. S. * T. *** ****

VÝKAZ ZISKŮ A ZTRÁT (v celých tisících Kč) Tržby za prodej zboží Náklady vynaložené na prodané zboží Obchodní marže (ř.01–02) Výkony Výkonová spotřeba Přidaná hodnota (ř.03+04–05) Osobní náklady Daně a poplatky Odpisy dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku Tržby z prodeje dlouhodobého majetku a materiálu Zůstatková cena prodaného dlouhodobého majetku a materiálu Změna stavu rezerv a opravných položek v prov. oblasti a komp. nákladů příštích období Ostatní provozní výnosy Ostatní provozní náklady Převod provozních výnosů Převod provozních nákladů Provozní výsledek hospodaření Tržby z prodeje cenných papírů a podílů Prodané cenné papíry a podíly Výnosy z dlouhodobého majetku Výnosy z krátkodobého finančního majetku Náklady z finančního majetku Výnosy z přecenění cenných papírů a derivátů Náklady z přecenění cenných papírů a derivátů Změna stavu rezerv a opravných položek ve finanční oblasti Výnosové úroky Nákladové úroky Ostatní finanční výnosy Ostatní finanční náklady Převod finančních výnosů Převod finančních nákladů Finanční výsledek hospodaření Daň z příjmu za běžnou činnost Výsledek hospodaření za běžnou činnost (ř.17+32-33) Mimořádné výnosy Mimořádné náklady Daň z příjmu z mimořádné činnosti Mimořádný výsledek hospodaření (ř.35-36-37) Převod podílu na výsledku hospodaření společníkům Výsledek hospodaření za účetní období (ř.34+38-39) Výsledek hospodaření před zdaněním (ř.17+32+35-36)

Číslo řádku

Skutečnost v účetním období běžném minulém

01 02 03 04 05 06 07 08

104 570 73 723 30 847 22 996 89

124 631 84 183 40 449 19 415 151

09

2 806

1 899

10

747

957

12

-2 760

-5 021

13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

6 125

135 142

8 344

24 954

9

10

50 851

231 424

-791 1 928 5 625 456

-182 6 375 18 397

11

25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41

456 6 081 8 009

18 397 24 772 56

Přílohy

Informativní seznam formulářů [2] Zaznamená

Uchovává

Doba uchování

Archiv

sekretariát

sekretariát

pokud platí

ne

odpovědný pracovník


pokud platí

ne



pokud platí

ne

sekretariát

sekretariát

pokud platí

ne

sekretariát

sekretariát

pokud platí

ne

sekretariát

sekretariát

pokud platí

ne

sekretariát sekretariát sekretariát

pokud platí 1 1

10 10 5

sekretariát

1

ne

Přehled hodnocení dodavatele Hodnocení výcvikové akce účastníkem Karta pracovního místa Evidence záznamů o neshodě

sekretariát sekretariát školitel odpovědný pracovník odpovědný pracovník odpovědný pracovník vedení vedení, vedoucí auditor, auditor

sekretariát

průběžně

3

sekretariát

1

3

sekretariát

pokud platí

10

vedení

pokud platí

ne

F_015

Výrobní příkaz

příprava výroby

pokud platí

ne

F_016

Interní sdělení

1

3

F_017

Evidence hodin v měsíci

pracovník vedoucí výroby, sekretariát

1 měsíc

bez

F_018

Mzdový a docházkový list

1

10

F_020a

Měřící protokol

1

3

F_021b F_022b

Oznámení o objednávce Objednávka

1 1

3 3

F_023

Plán auditů

3

3

F_024

Audit /program + hodnocení/

vedoucí auditor

3

3

Záznam o neshodě

ved. provozovny, vedoucí výroby, auditoři, kontrola

3

3

Znak F_001 F_002 F_003

Název Seznam záznamů o jakosti Záznam o seznámení s dokumentem a jeho změnou Distribuční záznam

F_007 F_008 F_009

Seznam dokumentace systému řízení Přehled formulářů a šablon Seznam používaných technických norem a legislativních předpisů Pracovní smlouva Výstupní list Výkaz interního školení

F_010

Seznam dodavatelů

F_004 F_005 F_006

F_011a F_012 F_013 F_014

F_025

sekretariát vedoucí výroby objednatel objednatel vedoucí provozovny

vedoucí výroby sekretariát sekretariát ekonom. odd. vedoucí výroby sekretariát sekretariát vedoucí provozovny vedoucí provozovny vedoucí provozovny, vedoucí výroby

57

Přílohy

F_026

Zpráva o stavu systému řízení

F_027a

Průvodka dílů

F_028

Výkaz produkce stroje

F_029

Zápis z porady

F_030b

Přezkoumání požadavku zákazníka

F_031

Denní výkaz výkonů

F_032

Karta řídícího programu

příprava výroby

F_033

Odesílací list

vedoucí výroby

F_035

Plán výroby a expedice

vedoucí výroby

F_038

Evidence energií

F_039

Evidence technických plynů

F_040

Evidence spotřeby PHM

F_041 F_042 F_043

Návodka na opravu – Protokol o opravě Výrobní příkaz – výroba dílů Výrobní příkaz sestavení

F_045

Předpis pro:

F_047a

Nabídka (vystavená)

F_048 F_049

F_050

F_051 F_053

Vstupní formulář pro přijetí zaměstnance Vstupní pohovor s uchazečem o zaměstnání Protokol o vizuální a rozměrové kontrole tvářených výrobků a odlitků Protokol o vizuální zkoušce svaru Protokol o tlakové a těsnostní zkoušce

vedoucí provozovny odpovědný pracovník odpovědný pracovník

sekretariát

3

3

vedoucí výroby

1 měsíc

ne

vedoucí výroby

1 měsíc

ne

sekretariát

1

3

vedoucí provozovny

1

3

1 měsíc

ne

pokud platí

3

1

3

pokud platí

1

sekretariát

1

1

výdejna

1

1

sekretariát

1

1

3

3

pokud platí

ne

pokud platí

ne

pokud platí

1

sekretariát

1

3

sekretariát

sekretariát

pokud platí

10


sekretariát

1

3


kontrola

1 měsíc

1

kontrola

1 měsíc

1

vedoucí výroby

1

3

vedoucí provozovny vedoucí provozovny, odpovědný pracovník odpovědný pracovník

odpovědný pracovník odpovědný pracovník odpovědný pracovník kontrolor příprava výroby příprava výroby vedoucí výroby, příprava výroby vedoucí provozovny

odpovědný pracovník odpovědný pracovník

vedoucí výroby příprava výroby sekretariát vedoucí výroby

vedoucí výroby vedoucí výroby vedoucí výroby vedoucí výroby

58

Přílohy

F_054

F_055

Hodnocení spokojenosti zákazníků Seznam povolení pro uvolňování výrobků a podpisový vzor Přezkoumání požadavků na svařování

odpovědný pracovník, vedoucí provozovny

sekretariát

1

3

vedoucí výroby

sekretariát

pokud platí

3


1

3

1

3

1 pokud platí pokud platí 1

3 3 3 5

1

5

1

5

-

Nabídky od dodavatelů

dodavatel

-

Poptávka na dodavatele Měrový list (interní) Evidenční kniha měřidel Dodací list (došlý)

dodavatel metrolog metrolog dodavatel

-

Faktura (došlá)

dodavatel

-

Objednávka (došlá) Personální záznamy (průkazy, osvědčení, …)

zákazník

příprava výroby vedoucí provozovny, odpovědný pracovník sekretariát výdejna výdejna sekretariát ekonom. odd. sekretariát

školitel

sekretariát

pokud platí

10

ekonom. odd.

ekonom. odd.

3

10

technik BP

sekretariát

pokud platí

10

vedoucí výroby, lékař

sekretariát

pokud platí

10

pokud platí

ne

pokud platí

ne

F_056

-

Faktura vystavená

Příloha Zápis o seznámení č.1 BOZP s předpisy o BOZP Žádost o posouzení a Posudek o zdravotní způsobilosti Podrobný rozpis zakázek

-

Přehled školení

sekretariát

-

Plán školení a zdravotních prohlídek – provozovna Přelouč

sekretariát

sekretariát

pokud platí

ne

vedoucí výroby

sekretariát

2

10

sekretariát

1

bez

sekretariát sklad

1 pokud platí

5 3

výdejna

výdejna

pokud platí

3

výdejna

výdejna

pokud platí

3

Příloha Záznam o úrazu č.6 BOZP Evidence docházky v Sešit měsíci Kniha jízd Skladová karta Seznam nářadí půjčeného pracovníkům Sešit zápůjček

vedoucí výroby

vedoucí výroby sekretariát, vedoucí výroby

-

vedoucí výroby, sekretariát řidič sklad

Doba - znamená uchování na pracovišti (v rocích pokud není uvedeno jinak) Archiv - uložení po ukončení platnosti dokumentu (v rocích pokud není uvedeno jinak) 59

Analýza a specifikace požadavků na IS podniku průmyslového typu

Recommend Documents