ANALYSIS OF CONTROL SYSTEM OF INTERNAL REVENUE CASH Case study: CV. ARTHA TUNAS JAYA YOGYAKARTA Yuvita Ambrawati, Drs. H. Irfan Nursasmita, Akt. Abstraction To maintain the company's business and its objectives to be achieved, every company requires the provision of adequate information. So to retain the viability of a company must create a good system as the information needed to deal with something that is repeatedly and routinely occur. A good system is a group that consists of the parts (functions, people, activities and so on) that form a network of procedure made under a unified pattern to perform basic activities of companies in which to perform its functions properly in accordance with its function which is closely related to each other between one another and cooperate with each other by a specific process to achieve a certain goal In the accounting system known as the control system inetern. Internal controls are not limited only to the plan of organization, but also the procedures and records relating to the decision process that leads to management authorization for the transaction. Authorization is a management function that is directly associated with the responsibility for achieving organizational goals and is a starting point to establish accounting control over the transaction. (Dr.Indra Bastian, 2001) A company's profits through business process that is their revenue cycle. In a very simple form of the revenue cycle is a direct change of the final product and services into cash or cash.
In addition to the company's business goals is to obtain profit, because profit is the basic life of a business enterprise, but the success of a company is supported by a system that will form it, so that business can take place effectively and efficiently. With the system also can know the extent to which the human resources within a company's performance membankun well, so that business continuity is maintained and has a bright prospect in the future. A system that will be formed is strongly influenced by the control environment that reflects the overall attitude, awareness, and actions of the board of commissioners, management, owners, and others about the importance of controls and its emphasis on the work unit concerned. The larger the scope and ukurann companies, resulting in many ways the management can not control
directly or personally to the way the company's operations, the companies need internal control systems as precise information which can be responsible for the reliability and accuracy.
With a company's internal control system will give at least on the organizational structure, task organization, and primary responsibility is to maintain the security of company property and to prevent errors that intentional or unintentional, fraud, and irregularities in the company of each organizational unit can be solved. In addition to maintaining the security of property companies' internal control also aims to check the accuracy and reliability of accounting data, improve business efficiency to avoid unnecessary multiple jobs, and prevent the waste of all aspects of business including the prevention of the use of inefficient sources of funds. Internal Pengendaliaan also be used to encourage compliance with management policies that have been determined. Thus, the system of internal control provides assurance that the procedures and regulations can be implemented in accordance with a predetermined.
Internal control system within an enterprise and terbankun not happen by chance but required a commitment of responsibility and awareness among top management as responsible for managing the funds entrusted by its owners, directors, and employees who are competent and honest as the perpetrator in carrying out operational activities of the company.
ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP PENERIMAAN KAS Studi kasus: CV. TUNAS ARTHA JAYA YOGYAKARTA Yuvita Ambrawati, Drs. H. Irfan Nursasmita, Akt. Abstraksi Untuk mempertahankan bisnis perusahaan dan tujuan-tujuannya yang hendak dicapai, setiap perusahaan membutuhkan penyediaan informasi yang cukup. Maka untuk mempertahakan kelangsungan hidup suatu perusahaan haruslah menciptakan sistem yang baik sebagai informasi yang dibutuhkan untuk menangani sesuatu yang berulangkali dan secara rutin terjadi. Sistem yang baik adalah suatu kelompok yang terdiri dari bagian-bagian ( fungsi, manusia, aktivitas dan sebagainya ) yang membentuk suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan dimana dapat menjalankan fungsinya sebagaimana mestinya sesuai dengan fungsinya yang saling berkaitan erat antara satu dengan yang lainnya dan bekerjasama satu dengan yang lainnya dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tertentu
Dalam sistem akuntansi dikenal adanya sistem pengendalian inetern. Pengendalian intern tidak terbatas hanya pada rencana organisasi, namun juga prosedur dan pencatatan yang berkaitan dengan proses keputusan yang mengarah kepada otorisasi manajemen atas transaksi. Otorisasi merupakan suatu fungsi manajemen yang secara langsung berhubungan dengan
tanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi dan sekaligus merupakan titik awal untuk menetapkan pengendalian akuntansi atas transaksi. (Dr.Indra Bastian, 2001)
Suatu perusahaan mendapatkan keuntungan melalui proses usaha yang merupakan siklus pendapatan mereka. Dalam bentuk yang sangat sederhana siklus pendapatan merupakan perubahan langsung dari produk akhir dan jasa menjadi uang tunai atau kas.
Di samping tujuan bisnis perusahaan adalah memperoleh profit, karena profit merupakan dasar hidupnya suatu bisnis perusahaan, namun keberhasilan suatu perusahaan sangatlah ditunjang oleh sistem yang akan membentuknya, sehingga bisnis perusahaan dapat berlangsung dengan efektif dan efisien. Dengan sistem juga dapat diketahui sejauh mana sumber daya manusia dalam suatu perusahaan membankun kinerjanya dengan baik, sehingga kelestarian bisnis tetap terjaga dan mempunyai prospek yang cerah di masa yang akan datang.
Suatu sistem yang akan dibentuk sangat dipengaruhi oleh lingkungan pengendalian yang mencerminkan keseluruhan sikap, kesadaran, dan tindakan dari dewan komisaris, manajemen, pemilik, dan pihak lain mengenai pentingnya pengendalian dan tekanannya pada unit kerja yang bersangkutan. Semakin luas lingkup dan ukurann perusahaan, mengakibatkan di dalam banyak hal manajemen tidak dapat melakukan pengendalian secara langsung atau secara pribadi terhadap jalannya operasi perusahaan, maka perusahaan membutuhkan sistem pengendalian intern sebagai informasi yang tepat guna yang dapat dipertanggung jawabkan keandalan dan ketelitiannya.
Dengan sistem pengendalian intern suatu perusahaan akan memberikan gambaran setidaknya mengenai struktur organisasi, tugas organisasi, dan tanggung jawab yang utama
adalah untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan dan untuk mencegah kesalahankesalahan yang disengaja ataupun tidak disengaja, kecurangan, dan penyimpangan dalam setiap unit organisasi perusahaan dapat dipecahkan. Selain untuk menjaga keamanan harta perusahaan pengendalian intern juga bertujuan untuk mengecheck kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha untuk menghindari pekerjaan berganda yang tidak perlu, dan mencegah pemborosan terhadap semua aspek usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber dana yang tidak efisien. Pengendaliaan intern juga digunakan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Dengan demikian, sistem pengendalian intern memberikan jaminan bahwa prosedur dan peraturan tersebut dapat dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Sistem pengendalian intern di dalam suatu perusahaan tidak terbankun dan terjadi dengan begitu saja namun diperlukan adanya komitmen atas tanggung jawab dan kesadaran di antara manajemen puncak sebagai penanggungjawab atas pengelolaan dana yang dipercayakan oleh pemilik perusahaan, direksi, dan karyawan yang kompeten dan jujur sebagai pelaku dalam menjalankan kegiatan operasional dari perusahaan tersebut.
BAB I PENDAHULUAN
A
Latar Belakang Masalah
Setiap perusahaan dituntut untuk selalu selektif dalam segala sesuatunya terutama isu yang berkaitan dengan sistem yang akan membentuk suatu entitas yang pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama‐sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Mulyadi, 2001)
Untuk mempertahankan bisnis perusahaan dan tujuan‐tujuannya yang hendak dicapai, setiap perusahaan membutuhkan penyediaan informasi yang cukup. Maka untuk mempertahakan kelangsungan hidup suatu perusahaan haruslah menciptakan sistem yang baik sebagai informasi yang dibutuhkan untuk menangani sesuatu yang berulangkali dan secara rutin terjadi. Sistem yang baik adalah suatu kelompok yang terdiri dari bagian‐bagian ( fungsi, manusia, aktivitas dan sebagainya ) yang membentuk suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan dimana dapat menjalankan fungsinya sebagaimana mestinya sesuai dengan fungsinya yang saling berkaitan erat antara satu dengan yang lainnya dan bekerjasama satu dengan yang lainnya dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tertentu
Dalam sistem akuntansi dikenal adanya sistem pengendalian inetern. Pengendalian intern tidak terbatas hanya pada rencana organisasi, namun juga prosedur dan pencatatan yang berkaitan dengan proses keputusan yang mengarah kepada otorisasi manajemen atas transaksi. Otorisasi merupakan
suatu fungsi manajemen yang secara langsung berhubungan dengan tanggung jawab untuk mencapai tujuan organisasi dan sekaligus merupakan titik awal untuk menetapkan pengendalian akuntansi atas transaksi. (Dr.Indra Bastian, 2001)
Suatu perusahaan mendapatkan keuntungan melalui proses usaha yang merupakan siklus pendapatan mereka. Dalam bentuk yang sangat sederhana siklus pendapatan merupakan perubahan langsung dari produk akhir dan jasa menjadi uang tunai atau kas.
Di samping tujuan bisnis perusahaan adalah memperoleh profit, karena profit merupakan dasar hidupnya suatu bisnis perusahaan, namun keberhasilan suatu perusahaan sangatlah ditunjang oleh sistem yang akan membentuknya, sehingga bisnis perusahaan dapat berlangsung dengan efektif dan efisien. Dengan sistem juga dapat diketahui sejauh mana sumber daya manusia dalam suatu perusahaan membankun kinerjanya dengan baik, sehingga kelestarian bisnis tetap terjaga dan mempunyai prospek yang cerah di masa yang akan datang.
Suatu sistem yang akan dibentuk sangat dipengaruhi oleh lingkungan pengendalian yang mencerminkan keseluruhan sikap, kesadaran, dan tindakan dari dewan komisaris, manajemen, pemilik, dan pihak lain mengenai pentingnya pengendalian dan tekanannya pada unit kerja yang bersangkutan. Semakin luas lingkup dan ukurann perusahaan, mengakibatkan di dalam banyak hal manajemen tidak dapat melakukan pengendalian secara langsung atau secara pribadi terhadap jalannya operasi perusahaan, maka perusahaan membutuhkan sistem pengendalian intern sebagai informasi yang tepat guna yang dapat dipertanggung jawabkan keandalan dan ketelitiannya.
Dengan sistem pengendalian intern suatu perusahaan akan memberikan gambaran setidaknya mengenai struktur organisasi, tugas organisasi, dan tanggung jawab yang utama adalah untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan dan untuk mencegah kesalahan‐kesalahan yang disengaja ataupun
tidak disengaja, kecurangan, dan penyimpangan dalam setiap unit organisasi perusahaan dapat dipecahkan. Selain untuk menjaga keamanan harta perusahaan pengendalian intern juga bertujuan untuk mengecheck kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha untuk menghindari pekerjaan berganda yang tidak perlu, dan mencegah pemborosan terhadap semua aspek usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber dana yang tidak efisien. Pengendaliaan intern juga digunakan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Dengan demikian, sistem pengendalian intern memberikan jaminan bahwa prosedur dan peraturan tersebut dapat dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Sistem pengendalian intern di dalam suatu perusahaan tidak terbankun dan terjadi dengan begitu saja namun diperlukan adanya komitmen atas tanggung jawab dan kesadaran di antara manajemen puncak sebagai penanggungjawab atas pengelolaan dana yang dipercayakan oleh pemilik perusahaan, direksi, dan karyawan yang kompeten dan jujur sebagai pelaku dalam menjalankan kegiatan operasional dari perusahaan tersebut.
Penyusunan dan pengembankgan sistem didukung oleh beberapa faktor. Salah satunya adalah faktor hubungan sebab‐akibat (causal factor) yaitu perubahan di dalam perusahaan itu sendiri atau perubahan lingkungan, perkembankan dalam dunia teknologi dan kekurangan atau kelemahan yang ada dalam sistem yang sekarang sedang berjalan. Dari kekurangan atau kelemahan yang ada dalam sistem tersebut menimbulkan faktor pemicu (triggers) yang memicu suatu perusahaan untuk melakukan pengembankan sistem.
Berdasarkan definisi sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukurann‐ukurann yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecheck ketelitian, keandalan data akuntansi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen, maka jelaslah bahwa sistem pengendalian intern menekankan tujuan yang hendak dicapai dan bukan pada unsur‐unsur yang
membentuk sistem itu. Oleh karena itu bagi manajemen puncak merancang, menerapkan, dan melaksanakan sistem pengendalian intern dengan baik dan secara teratur sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan adalah sangat diperlukan agar dapat melepaskan, menyerahkan, dan mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab dengan tepat, sehingga efek yang ada adalah efisiensi dan efektifitas terhadap kinerja perusahaan yang baik.
Dalam bisnis perusahaan siklus pendapatan mencangkup aktivitas atau transaksi bisnis yang berhubungan dengan penjualan barang dan jasa kepada pelanggan dan penerima kas dan hasil penjualan tersebut. Aktivitas pengendalian intern untuk transaksi penerimaan kas mencangkup otorisasi terhadap transaksi penerimaan kas, pengawasan terhadap kas atau check, pemisahaan tugas dan penggunaan dokumen, dan catatan yang memadahi. Jenis penerimaan kas meliputi penerimaan transaksi dari penjualan barang dan jasa, kas yang timbul dari penjualan aktiva atau investasi, penerimaan pajak, penerbitan uang beredar, hibah, bantuan dan sumbankan, penerimaan bunga, pinjaman atau piutang, dan kontribusi pemilik.
Departemen yang terlibat dalam kegiatan penerimaan kas ini adalah kasir, yaitu bagian yang berada di bawah departemen keuangan yang bertugas menangani penerimaan kas dan penyetorannya ke bank. Selain kasir, bagian yang terlibat adalah bagian piutang dagang, yaitu bagian yang berada di bawah manajer akuntansi dan bertugas untuk mencatat pelunasan piutang dari pelanggan. Karena kas adalah harta perusahaan yang dapat dicuri dengan mudah maka kas tersebut perlu memperoleh perlindungan yang memadahi. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah tidak memberikan wewenang bagi bagian piutang atau penagihan untuk memiliki akses fisik terhadap kas atau check. Pemisahan semacam ini cukup efektif untuk memisahkan fungsi penjagaan dan pencatatan, sehingga mengurangi resiko pencurian kas. Meskipun demikian, penerimaan kas harus dicatat secara akurat dan rekening pelanggan harus dikreditkan secara tepat jika ada pelunasan.
Untuk melaksanakan hal ini, fungsi piutang dagang harus mengidentifikasi sumber‐sumber penerimaan kas dan faktor yang berhubungan untuk dikreditkan ke rekening piutang yang bersangkutan. Agar dalam setiap penerimaan kas dan pelunasan dapat dipisahkan dan bisnis perusahaan dapat berjalan maka perlu diterapkan sistem pengendalian intern yang dibuat dan dilaksanakan dalam sistem penerimaan kas untuk mengatur dan mengontrol semua penerimaan kas dan pelunasan piutang perusahaan.
Bertitik tolak dari tinjauan latar belakang masalah maka penelitian ini dibuat untuk menganalisa “Sistem Pengendalian Intern Terhadap Penerimaan Kas di CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta”.
B Rumusan Masalah
Mengingat pengendalian intern sangatlah penting bagi keberhasilan entitas bisnis perusahaan dimana pengamanan harta perusahaan harus dikelola dan dijaga seefisien dan seefektif mungkin agar tidak terjadi penyimpangan, kecurangan, dan kesalahan‐kesalahan yang tidak diinginkan, maka sesuai dengan judul akan diangkat suatu permasalahan yang bertitik tolak pada latar belakang masalah yang ada. Adapun permasalahan yang akan dibahas adalah:
1. Apakah sistem pengendalian intern dalam perusahaan telah diterapkan dan dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan kriteria yang telah ditetapkan, sehingga dapat berjalan efisien dan efektif?
2. Apakah sistem pengendalian intern terhadap sistem penerimaan kas dalam perusahaan telah dilaksanakan sesuai dengan unsur pengendalian intern yang telah ditetapkan?
C Batasan Masalah
Untuk mengembankkan pengetahuan yang mendalam tentang objek yang diteliti dan tetap mempertahankan keutuhan dari objek sehingga data yang dikumpulkan dapat dipelajari sebagai keseluruhan yang terintegrasi, penelitian ini membatasi pada:
1. Analisis hanya berfokus pada sistem pengendalian sistem terhadap sistem penerimaan kas di CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta. 2. Penelitian dilakukan di CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta 3. Data yang digunakan adalah sistem pengendalian intern dan sistem penerimaan kas yang terdapat di dalam CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta.
D Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yang diharapkan bisa dicapai dalam penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui sistem pengendalian intern dalam CV. Tunas Artha Jaya telah diterapkan dan dilaksanakan sesuai dengan prosedur dan kriteria yang telah ditetapkan, sehingga dapat berjalan efisien dan efektif? 2. Untuk mangetahui sistem pengendalian intern terhadap sistem penerimaan kas di CV. Tunas Artha Jaya telah dilaksanakan sesuai dengan unsur pengendalian intern yang telah ditetapkan
E Analisis Masalah
Sistem pengendalian intern yang baik adalah:
1. Struktur organisasi
Substansi yang terkandung dalam struktur organisasi adalah :
a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas. b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Unsur‐unsur yang terdapat dalam sistem otorisasi dan prosedur pencatatan adalah :
a. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk check atas nama / dengan cara pemindahbukuan. b. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi. c. Pengkreditan rekening pembantu piutang harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur. 3. Praktek yang sehat
Elemen yang terkandung praktik yang sehat antara lain :
a. Karyawan inti harus menganbil cuti secara periodik. b. Kas dalam perjalanan harus diasuransikan.
c. Hasil penghitungan kas direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor ke bank. d. Para penagih dan kasir harus diasuransikan. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
F Metode Penelitian
Untuk memperoleh data yang dibutuhkan, maka digunakan metode sebagai berikut:
1. Jenis penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini, adalah metode penelitian deskriptif, dimana dalam penyusunan penelitian ini memperhatikan pada suatu masalah yang ada dengan mencatat, mengklasifikasikan, menganalisa, serta memutuskan masalah yang akan disajikan dari data yang di dapat selama penelitian.
2. Metode pengumpulan data
a. Liberary
:
yaitu penelitian yang dilakukan diperpustakaan dengan cara
mempelajari litelatur‐litelatur atau buku yang berhubungan dengan penulisan materi yang diteliti.
b. Field Research:
1) Observation
:
yaitu peneliti memperoleh data dengan cara mengadakan
pengamatan langsung pada objek yang akan diteliti. 2) Interview
:
yaitu peneliti memperoleh data dengan cara mengadakan
tanya‐jawab atau wawancara secara langsung dengan pimpinan dan karyawan yang bersangkutan.
3) Questionnaires :
yaitu peneliti memperoleh data dengan cara membuat daftar
pertanyaan yang harus dijawab oleh responden yang bersangkutan.
3. Variabel penelitian
Dalam penelitian ini, terdapat dua variabel penelitian, yaitu :
a. Sistem pengendalian perusahaan b. Sistem penerimaan kas perusahaan
4. Lokasi penelitian
Penelitian dilakukan di CV. TUNAS ARTHA JAYA YOGYAKARTA yang terletak di Jalan Babadan Nomor 250, Yogyakarta.
5. Waktu penelitian
Penelitian dilakukan pada bulan Maret sampai September 2007
6. Data yang dibutuhkan
Data yang diperlukan dalam keperluan analisa yang dilakukan yaitu:
a. Sejarah, struktur organisasi, dan job deskripsi CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta. b. Kebijakan manajemen CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta tentang sistem pengendalian intern terhadap penerimaan kas. c. Dokumen, catatan, dan laporan yang terkait dengan penerimaan kas di CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta. d. Flowchart sistem dan prosedur penerimaan kas di CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta.
G Definisi Operasional
a. Yang dimaksud sistem adalah suatu kelompok yang terdiri dari bagian‐bagian (fungsi, manusia, aktifitas, dan sebagainya) yang membentuk suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan dimana dapat menjalankan fungsinya sebagaimana mestinya sesuai dengan fungsinya yang saling berkaitan erat antara satu dengan yang lainnya dan bekerjasama satu dengan yang lainnya dengan proses tertentu. b. Yang dimaksud dengan sistem pengendalian intern adalah suatu sistem yang memberikan gambaran mengenai struktur, tugas organisasi dan tanggungjawab yang utama adalah untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan dan untuk mencegah kesalahan‐kesalahan yang disengaja ataupun yang tidak disengaja, kecurangan dan penyimpangan dalam setiap unit organisasi entitas bisnis dapat dipecahkan. Selain untuk menjaga keamanan harta perusahaan, pengendalian intern juga bertujuan untuk mengecheck kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha untuk menghindari pekerjaan berganda yang tidak perlu, dan mencegah pemborosan terhadap semua aspek usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber dana yang tidak efisien. c. Yang dimaksud sistem penerimaan kas adalah aktivitas pengendalian untuk transaksi penerimaan kas mencangkup otoritasi terhadap transaksi penerimaan kas, pengawasan terhadap transaksi penerimaan kas, pemisahan tugas, dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadahi. d. Yang dimaksud penerimaan kas meliputi penerimaan transaksi dari penjualan barang dan jasa, kas yang timbul dari penjualan aktiva atau investasi, penerimaan pajak, penerbitan uang edaran, hibah bantuan atau sumbankan, penerimaan bunga, pinjaman atau piutang, kontribusi pemilik, dan penerimaan custodial.
H Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat:
1. Bagi perusahaan
Dari hasil penelitian berupa kesimpulan dan saran yang akan diajukan dapat dipakai sebagai bahan masukan dan pertimbankan dalam menerapkan sistem penerimaan kas dan dalam sistem pengendalian intern perusahan untuk menjalankan operasi bisnis perusahaan selanjutnya.
Penelitian ini dapat memberikan sumbankan sebagai bahan pertimbankan bagi perusahaan agar dapat meningkatkan permintaan jasa kredit di CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta
Diharapkan sistem pengendalian intern perusahaan yang telah diteliti dapat lebih meningkatkan pemahaman mengenai pentingnya sistem penerimaan kas untuk menjaga keutuhan dan keamanan harta perusahaan.
2. Bagi penulis
Merupakan tambahan pengetahuan dari dunia praktisi yang sangat berharga untuk disinkronkan dengan pengetahuan teoritis yang diperoleh dari bankku kuliah dan merupakan dasar yang penting dalam proses pembelajaran studi akuntansi selanjutnya.
3. Bagi Kampus STIE Nusa Megarkencana
Penelitian yang digunakan dapat dijadikan sebagai reverensi terutama sebagai studi pustaka dan penelitian selanjutnya.
Sebagai bahan evaluasi dalam bidang akademik untuk mengembankkan dan meningkatkan mutu pendidikan.
4. Bagi Pembaca
Penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai tambahan pengetahuan dan pembelajaran studi akuntansi serta tambahan informasi untuk melakukan penelitian lebih lanjut.
BAB II LANDASAN TEORI
A. Sistem Pengendalian Intern
1. Pengertian sistem pengendalian intern
Pengendalian intern adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan komisaris, manajemen, personil, dan satuan usaha lainnya yang dirancang untuk mendapat keyakinan memadahi tentang pencapaian tujuan dalam hal keandalan laporan keuangan sesusi dengan Undang‐Undang dan peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisien operasi. (Sunarto; 2002)
Menurut AICPA (American Institute Of Certified Public Accountants), pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua cara dan alat terkoordinasi yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk (Slamet Sugiri;2002) :
a. Mengamankan harta perusahaan. b. Meningkatkan ketelitian dan dapat dipercayanya data akuntansi. c. Meningkatkan efisiensi operasi. d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.
Sistem pengendalian intern dalam suatu perusahaan merupakan suatu sistem yang sangat mendasar dan penting. Ini dikarenakan (Abdul Halim;2001) :
a. Lingkup dan ukuran entitas bisnis semakin kompleks.
b. Sistem pengendalian intern yang baik mampu melindungi terhadap kelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan kekeliruan dan ketidakberesan yang terjadi. c. Pengendalian intern yang baik akan mengurang beban pelaksanaan audit sehingga dapat mengurangi biaya.
2. Arti penting sistem pengendalian intern
AICPA (American Institute Of Certified Public Accountants) mengemukakan beberapa faktor yang menjadi alasan mengapa sistem pengendalian intern itu sangat penting bagi perusahaan. Faktor‐faktor tersebut adalah sebagai berikut:
a. Ruang lingkup dan luas perusahaan sebagai kesatuan ekonomi yang berdiri sendiri, telah meluas sedemikian rupa sehingga struktur organisasi perusahaan itu menjadi kompleks dan melebar kesegala arah. b. Untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan dan untuk mencegah serta menemukan kesalahan‐kesalahan dan penggelapan terletak ditangan manajemen. c. Perlindungan yang dilakukan oleh suatu sistem internal kontrol yang berfungsi baik terhadap kelemahan‐kelemahan manusia merupakan hal yang sangat penting. Pekerjaan memeriksa dan memeriksa kembali harus dilakukan agar dapat mengurangi kemungkinan kesalahan‐kesalahan atau usaha penggelapan yang akan tetap tidak diketahui untuk waktu yang lama dan juga menyebabkan manajemen menaruh kepercayaan lebih besar terhadap kebenaran data. d. Adalah tidak praktis bagi akuntan publik untuk melakukan audit secara mendetail terhadap hampir semua perusahaan dalam batas biaya yang ekonomis.
Kesimpulan, mengingat luasnya perusahaan, sifat manusia lemah, dan terbatasnya biaya, maka adanya pengendalian intern merupakan hal yang sangat penting. Pelaksanaan sistem pengendalian intern yang baik dan dapat dipercaya akan membantu akuntan di dalam melaksanakan pemeriksaan.
3. Tujuan sistem Pengendalian intern
a. Menjaga keamanan harta milik perusahaan
Bila suatu perusahaan berkembank dan bertambah besar, maka pimpinan tidak dapat lagi mengawasi harta milik perusahaan secara langsung, karena itu pimpinan melimpahkan sebagiaan wewenangnya, tetapi tanggung jawab tetap berada dipundaknya. Untuk itu dibutuhkan sistem pengendalian intern sehingga dapat mengamankan harta milik perusahaan yang tak lagi berada di bawah kendalinya.
b. Memeriksa ketelitiaan dan kebenaran data.
Di dalam sistem pengendalian digariskan adanya suatu pekerjaan memeriksa dan memeriksa kembali data akuntansi, maksudnya untuk mengurangi kemungkinan adanya kesalahan atau tindak kecurangan yang tidak diketahui.
c. Memajukan efisiensi di dalam perusahaan.
Tujuan utama memajukan efisiensi di dalam operasi adalah untuk mendapatkan hasil operasi yang memuaskan. Untuk mengetahui operasi suatu perusahaan itu efisien atau tidak, maka diperlukan suatu alat pengukuran. Alat pengukuran itu biasanya berupa anggaran, standar kerja dan lain‐lain.
d. Mendorong ketaatan terhadap kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Adanya pelaksanaan pengendalian yang baik berarti di dalam perusahaan terdapat pemisah hak dan kewajiban, adanya prosedur yang harus diikuti oleh para pelaksana sehingga masing‐masing pelaksana tahu apakah pelaksana mematuhi kebijaksanaan yang telah ditetapkan atau tidak.
4. Prinsip‐prinsip sistem pengendalian intern
Suatu sistem pengendalian intern yang baik harus memperhatikan prinsip‐prinsip sebagai berikut:
a. Pegawai yang kapabel dan dapat dipercaya.
Tanggung jawab yang dibebankan kepada pegawai harus sesuai dengan kecakapan, pengalaman, dan kejujuran.
b. Pemisahan wewenang.
Struktur organisasi harus disusun sedemikian rupa sehingga disatu pihak tenaga para karyawan dapat digunakan sebaik‐baiknya, tetapi dilain pihak sekaligus terdapat pemisahan wewenang untuk maksud‐maksud pengendalian intern. Jadi harus diadakan pemisahan antara fungsi operasi, fungsi pencatatan, dan fungsi penyimpanan.
c. Pengawasan.
Hasil pekerjaan masing‐masing karyawan harus diawasi dan dinilai oleh atasannya yang bertanggung jawab atas hasil pekerjaan karyawan tersebut.
d. Penetapan tanggung jawab secara perseorangan.
Dalam menetapkan tanggung jawab mengenai suatu tugas, harus dapat diikuti pelaksanaan tugas‐tugas itu sampai tingkat yang melaksanakannya tersebut dengan tanggung jawab masing‐masing karyawan.
e. Pemeriksaan otomatis berdasarkan prosedur‐prosedur yang rutin.
Dengan diterapkannya prosedur yang rutin, maka memungkinkan adanya spesialisasi pembinaan tugas dan pemeriksaan otomatis atas kegiatan rutin tersebut.
f.
Pencatatan yang seksama dan segera.
Transaksi baik ekstern maupun intern yang mempunyai akibat ekonomis, harus segera dicatat dalam dokumen dasar (formulir) yang sudah disediakan. Pencatatan harus lengkap dan tidak mudah diubah, ini dilakukan dengan menggunakan formulir tercetak yang diberi nomor urut. Karena adanya nomor urut itu, maka jika ada dokumen yang hilang hal tersebut akan diketahui.
g. Penjagaan fisik.
Kerugian karena kecurangan akan banyak berkurang jika diadakan alat‐alat penjagaan secara fisik, misalnya: cash register.
h. Pemeriksaan oleh karyawan yang bebas dan tugas rutin.
Secara periodik, sistem administrasi harus diteliti kembali oleh bagian yang bebas dari pekerjaan rutin dalam perusahaan. Pemeriksaan ini diperlukan untuk memastikan bahwa prosedur pengendalian intern yang telah ditentukan betul‐betul terlaksanakan. Keadaan perusahaan selalu berubah dan prosedur pengendalian intern harus selalu menyesuaikan.
5. Elemen‐elemen yang ada dalam sistem pengendalian intern
Sistem pengendalian intern memiliki empat elemen pokok yaitu (Mulyadi 2001) :
a. Stuktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka (frame work) pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit‐unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi harus didasarkan pada prinsip‐prinsip:
1) Harus dipisahkan fungsi operasi dan fungsi penyimpanan dari fungsi akuntansi. 2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi. b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap harta, hutang, pendapatan, dan biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam
organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang tepat maka pertanggungjawaban harta dan kewajiban perusahaandapat dipelihara dengan benar.
c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
Beberapa contoh cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah:
1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggung jawabkan oleh yang berwewenang. 2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit) dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. 3) Setiap transaksi boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang / satu unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang / unit organisasi lain. 4) Perputaran jabatan (job rotation) harus diadakan secara rutin agar dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan di antara karyawan dapat dihindari. 5) Karyawan sebagai kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya. Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk sementara oleh karyawan lain.
6) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecheck efektifitas unsur‐unsur sistem pengendalian intern. Unit organisasi tersebut disebut satuan.
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Seberapapun baiknya unsur sistem pengendalian intern yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat, semuanya juga tergantung kepada manusia yang melaksanakannya. Di antara ke empat unsur tersebut, unsur mutu karyawan merupakan unsur sistem pengendalian intern yang paling penting. Jika perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai batas minimal, dan perusahaan tetap mampu menghasilkan pertanggung jawaban keuangan yang dapat diandalkan dan akan dapat melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, berbagai cara berikut ini dapat ditempuh:
1) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. 2) Pengembankan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembankan pekerjaannya. 6. Faktor‐faktor penghambat keefektifan sistem pengendalian intern
Adapun faktor‐faktor yang dapat menghambat efektifitas bekerjanya sistem pengendalian intern adalah (Tuanakota,Theodoruse,M,Drs,1977) :
a. Persekongkolan
Persekongkolan
dapat
menghancurkan
sistem
pengendalian
intern
yang
sebagaimanapun baiknya. Dengan adanya persekongkolan, pemisahan tugas seperti yang tercantum dalam rencana organisasi dan rencana perusahaan tidak akan berarti lagi.
b. Biaya
Tujuan pengendalian intern bukanlah sekedar untuk pengawasan. Lebih dari itu pengendalian intern bertujuan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan efisien dan mencegah tindakan yang dapat merugikan perusahaan. Pertimbankan yang perlu dalam pelaksanaan pengendalian intern yaitu perbandingan antara biaya dan manfaatnya.
c. Kelemahan manusia
Banyaknya kecurangan terjadi pada sistem pengendalian intern yang secara teoritis sudah baik disebabkan oleh manusia sebagai pelaksana. Hal ini dapat terjadi akibat adanya rutinitas tanpa disertai pengawasan yang melekat.
B. Sistem Akuntansi
1. Pentingnya sistem akuntansi.
Perkembankan ekonomi di Indonesia yang sangat pesat, yang dimulai sejak tahun 1960‐an, dimana dituntut kemampuan dari manajer untuk mengalokasikan sumber daya secara efektif dan
efisien. Kemampuanini memerlukan informasi akuntansi sebagai salah satu dasar penting dalam pengambilan keputusan alokasi sumber daya. Perusahaan‐perusahaan memerlukan ahli penyedia informasi akuntansi (Accounting Information Provider) untuk memenuhi kebutuhan manajemen dan pengambilan keputusan ekonomi yang lain agar memungkinkan mereka mengalokasikan berbagai sumber daya perusahaan secara efektif dan efisien.
2. Definisi sistem
Suatu sistem pada dasarrnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama‐sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem:
a. Setiap sistem terdiri dari unsur‐unsur. b. Unsur‐unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. c. Unsur sistem tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan. d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.
3. Definisi sistem akuntansi.
Sistem akuntansi adalah organisasi, formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi yang dibuat oleh menajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Dari definisi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir dan catatan‐ catatan yang terdiri atas jurnal, buku besar, buku pembantu, serta laporan.
C. Sistem Penerimaan kas
1. Pengendalian intern terhadap penerimaan kas
Dalam hal penerimaan kas, pengendalian dimulai saat awal transaksi penerimaan sampai saat kas disimpan di dalam tempat yang telah ditentukan. Pengendalian dalam hal ini dimaksudkan untuk menghindari dan mencegah kecurangan dan kesalahan. Apabila sudah terlanjur terjadi, maka pengendalian dimaksudkan adalah untuk menemukan kesalahan dan kecurangan, sehingga dapat dengan segera diadakan koreksi sebelum menjadi berlarut‐larut.
Kegiatan perusahaan yang menimbulkan penerimaan kas pada umumnya adalah dari kegiatan penjualan hasil produksinya, baik berupa barang maupun jasa. Meskipun demikian ada juga penerimaan kas yang bukan berasal dari penjualan hasil produksinya, misalnya:
a. Penerimaan yang berasal dari penghasilan bunga investasi atas surat‐surat berharga. b. Penerimaan dari penjualan aktiva tetap yang sudah tidak digunakan lagi.
Sedangkan cara atau metode penerimaan kas ada bermacam‐macam tergantung dari kebiasaan yang dilakukan masing‐masing perusahaan. Adapun cara tersebut antara lain sebagai berikut:
a. Penerimaan per pos (pos wesel) b. Penerimaan langsung melalui kasir c. Penerimaan dari penagih‐penagih piutang perusahaan dimana penagihan ini bisa dilakukan oleh:
1) Own collector
:
petugas penagihan dari dalam perusahaan itu sendiri.
2) Private collector
:
pihak luar yang ditunjuk oleh perusahaan untuk
mengadakan penagihan (pada umumnya bank).
Dengan cara yang mana saja dilakukan penerimaan kas ini, dasar yang baik untuk menghindari kesalahan dan kecurangan adalah pengawasan melalui pengendalian intern yang baik pula. Untuk menghadapi beberapa macam cara penerimaan kas tadi perlu disusun organisasi penerimaan kas yang tepat dan memberikan aspaek‐aspek pengawasan yang efektif.
2. Sistem penerimaan kas dari piutang
Dalam penelitian ini, sistem penjualan pada CV Tunas Artha Jaya Yogyakarta menggunakan sistem penjualan kredit, jadi sumber penerimaan kas perusahaan berasal dari pelunasan puitang debitur.
Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yang tidak berhak menerimanya. Untuk menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan:
a. Debitur melakukan pembayaran dengan check atas nama atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (giro bilyet). Check atas nama / pemindahbukuan juga akan memberikan jaminan penerimaan kas masuk ke rekening giro bank perusahaan. b. Kas yang diterima dalam bentuk check dari debitur harus segera di setor ke bank dalam jumlah penuh.
a. Fungsi yang terkait
Fungsi‐fungsi yang terdapat di dalam sistem penerimaan kas dari piutang (Mulyadi.2001) :
1) Fungsi sekretariat
Fungsi ini bertanggung jawab dalam penerimaan check dan surat pemberitahuan (remittance advice) melalui pos dari debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama check dari para debitur.
2) Fungsi penagihan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur berdasarkan daftar piutang yang ditagih dan dibuat oleh fungsi akuntansi.
3) Fungsi kas
Bertanggung jawab atas penerimaan check dari fungsi penagihan. Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetor kas yang diterima dari berbagai fungsi disimpan di bank dalam jumlah penuh.
4) Fungsi akuntansi
Bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5) Fungsi pemeriksaan intern
Bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik, melakukan rekonsiliasi bank, dan mengecheck ketelitian kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
b. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah (Mulyadi dan Puradiredja;1997) :
1) Surat Pemberitahuan
Dokumen ini dibuat oleh debitur yang memberitahukan maksud pembayaran yang dilakukan. Surat pemberitahuan biasanya merupakan tembusan bukti keluar, yang dibuat oleh debitur yang disertai dengan check dan dibuktikan dan dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan / pos.
2) Daftar Surat Pemberitahuan
Merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi penagihan / fungsi sekretariat. Jika penerimaan kas dari piutang perusahaan dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka amplop surat, memisahan surat pemberitahuan dengan check dan membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima setiap hari. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penegih perusahaan, daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank ke dalam penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas.
3) Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas diterima dari piutang ke bank. Diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi sebadai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas.
4) Kuitansi
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran hutang mereka.
c. Sistem penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan
Menurut sistem pengendalian intern yang baik, semua penerimaan kas dari debitur harus dalam bentuk check atas nama / pemindahbukuan (giro bilyet). Penerimaan kas dari debitur dalam bentuk uang tunai memberikan peluang bagi penagih perusahaan melakukan penyelewengan kas dari hasil penagihan. Penerimaan kas dari piutang melalui penagih perusahaan dilaksanakan dengan prosedur berikut :
1) Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagihan. 2) Bagian penagihan peengiriman penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur. 3) Bagian penagihan menerima check atas nama dan surat pemberitahuan (remittance advice) dari debitur. 4) Bagian penagihan menyerahkan check kepada kasir.
5) Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 6) Bagian kasir menyetorkan check ke bank, setelah check tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang bewenang. 7) Bank perusahaan melakukan clearing atas check tersebut ke bank debitur. d. Unsur pengendalian intern sistem penerimaan kas dari piutang 1) Organisasi a) Fungsi akuntanmsi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas. b) Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan a) Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk check atas nama atau dengan cara pemindahbukuan (giro bilyet). b) Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. c) Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (bagian piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur. 3) Praktek yang sehat a) Hasil perhitungan kas direkam dalam berita acara penghitungan kas disetor penuh ke bank dengan segera. b) Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance). c) Kas dalam perjalanan ( baik ada ditangan bagian kasir maupun ditangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash insafe and cash transit insurance)
BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah Berdirinya Perusahaan
CV. Tunas Artha Jaya adalah lembaga swasta yang berbadan hukum berbentuk CV. CV. Tunas Artha Jaya di dirikan di Yogyakarta pada tanggal 15 Oktober 2001. CV. Tunas Artha Jaya telah berhasil membankun dan mengembankkan usaha kredit furniture dan elektronik untuk wilayah D. I. Yogyakarta dan sekitarnya meliputi Klaten, Solo, Wonosobo.
Saat ini CV. Tunas Artha Jaya di bawah pimpinan Bapak Oktavius Rudi Kristanto telah memiliki kurang lebih 21 orang karyawan tetap / office dan 50 orang karyawan tidak tetap / marketing.
CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta didukung oleh tim kerja dengan sistem kerja yang dijiwai semangat “Memberikan pelayanan terbaik sesuai cerminan budaya “Wong Jogja” yang sopan, ramah, dan jujur demi kesejahteraan bersama.” . Untuk itu, usaha jasa kredit yang dikembankkan tidak dilepaskan dari penekanan sosial kemasyarakatan, yang pada akhirnya guna memenuhi kebutukan masyarakat akan furniture dan elektronik.
B. Lokasi Perusahaan
Kantor CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta berlokasi di Jalan Babadan nomor 450, Yogyakarta.
DENAH LOKASI PERUSAHAAN
U
CV.Tunas Artha Jaya
RM.Bu Tjitro
Jl. B a b a d a
S
RajaC afe
Jl. J
STTL
JEC
a n t
Gedung Gedung 45 45
Klinik sadewa
Jl.Kusuma Negara
C. Tujuan Perusahaan
1. Menyediaan kebutuhan akan funitur dan elektronik bagi masyarakat.
2. Melayani jasa kredit atas kebutuhan furniture dan elektronik masyarakat. 3. Membantu meringankan beban masyarakat akan kebutuhan furniture dan elektronik. 4. Menyediakan lapangan kerja bagi masyarakat luas. 5. mencari keuntungan untuk perkembankan perusahaan dan kesejahteraan karyawan perusahaan.
D. Legalitas Usaha 1. Tanda Daftar Perusahaan
Nomor : 120536501308
2. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
Nomor : 02.104.374.0‐541.000
3. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) Kecil
Nomor : 53/12‐05/PK/III/2002
E. Struktur Organisasi
Pimpinan Administrasi
Kasir
Gudang
Surveyor
Kolektion
Kolektor
Deliver & Deliveri
Office
F. Tugas Dan Wewenang
1. Pimpinan a. Bertanggung jawab kepada dewan komisaris. b. Mengesahkan rencana hasil musyawarah. c. Membuka rapat divisi dan memberi pengarahan. d. Merencanakan kegiatan program perusahaan (sesuai instruksi dewan komisaris. e. Mengesahkan pengeluaran dana pembiayaan masing‐masing divisi. f.
Memimpin rapat divisi dan pengambilan keputusan serta kesimpulan.
2. Administrasi a. Bertanggung jawab kepada pimpinan. b. Membuat kontrak baru. c. Bertanggung jawab dengan keberadaan kontrak dan penagihan pertama. d. Membantu urusan administrasi dan surat‐menyurat yang berkaitan dengan kebutuhan perusahaan. e. Memberikan laporan hasil pekerjaan surveyor, kolektor, gudang, dan marketing. Sesuai dengan program komputer yang sudah ada. f.
Tidak boleh menerima uang dari divisi manapun. Baik setoran maupun titipan, kecuali kasir berhalangan.
g. Memberikan informasi secara transparan kepada semua divisi bila diminta sesuai dengan ketentuan yang sudah ada, khususnya nasabah yang sudah lunas. 3. Kasir a. Bertanggung jawab kepada pimpinan. b. Memeriksa setoran uang dari surveyor, kolektor, deliveri atau dari divisi lain dan disetor ke bank setiap hari.
c. Mengeluarkan uang yang dibutuhkan setiap divisi yang telah disahkan oleh pimpinan. d. Bersama‐sama dengan administrasi membuat laporan pengesahan setiap bulan 4. Gudang a. Bertanggung jawab kepada pimpinan. b. Penggandaan barang sesuai dengan berita acara survey. c. Pelayanan service atau complain dari konsumen.
d. Bertanggung jawab dan menjaga stock barang. e. Membuat surat jalan keluar‐masuk barang. f.
Bersama‐sama dengan administrasi membuat laporan stock opname.
g. Bertanggung jawab dengan dos bok hand phone. 5. Surveyor a. Bertanggung jawab kepada pimpinan. b. Menganalisa permohonan kredit. c. Membantu dalam proses penggandaan barang. d. Bertanggung jawab kepada PK (Permohonan Kredit) yang disetujui sampai nasabah lunas. e. Mengawasi dan kontrol kolektion maupun kolektor. f.
Menagih atau mengeksekusi barang kepada konsumen yang bermasalah dengan pendamping yang ada.
g. Bertanggung jawab kepada konsumen yang bermasalah. 6. Kolektion a. Bertanggung jawab kepada pimpinan. b. Menyiapkan kuitansi dan surat‐menyurat untuk konsumen. c. Cross check kuitansi setiap hari dan pastikan kuitansi ada dengan dasar “Tidak ada kuitansi, berarti sudah bayar”. d. Membuat surat peringatan kepada konsumen yang mundur pembayarannya. e. Membuat surat pelunasan dan menyiapkan kartu garansi bila ada atau menerima surat pelunasan. f.
Membuat laporan kinerja kolektor setiap bulan.
g. Tidak boleh menerima titipan uang, baik dari kolektor maupun surveyor. 7. Kolektor
a. Bertanggung jawab kepada pimpinan. b. Menagih uang ke konsumen sesuai berita acara yang ada dengan cara persuasif yang mencerminkan budaya “Wong Jogja”. c. Menjaga hubungan baik antara konsumen dengan perusahaan. d. Bertanggung jawab dengan kuitansi yang diterima. e. Membuat laporan tentang komplain konsumen. f.
Bertanggung jawab atas kartu pelunasan atau kartu garansi.
8. Driver dan Deliver a. Bertanggung jawab kepada gudang. b. Bertanggung jawab pada proses penerimaan barang sesuai dengan surat jalan atau kontrak yang ada. c. Menjaga, merawat, dan mengkondisikan mobil sesuai dengan tugasnya. d. Membantu disetiap divisi pada saat diperlukan. 9. Office Boy dan Office Girl a. Bertanggung jawab kepada pimpinan. b. Bertanggung jawab dengan kebersihan dan keamanan kantor. c. Membantu disetiap divisi pada saat diperlukan, misalnya foto copy, pembuatan kontrak, dan pekerjaan lainnya.
BAB IV ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
Evaluasi Penerimaan Kas Dari Piutang Pada Perusahaan
Pembahasan dalam bab ini dilakukan dengan menghubungkan teori dalam bab II dengan kondisi yang terjadi sebenarnya pada bab III. Pembahasan akan diarahkan peda penilaian untuk mengetahui apakah CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta telah menerapkan sistem pengendalian intern yang baik dalam mengelola penerimaan kas. Dan apakah pengendalian yang diterapkan bermanfaat bagi manajemen dalam pembuatan keputusan dan seberapa besar manfaat pengendalian intern dalam mengelola penerimaan kas.
Unsur‐unsur yang terdapat dalam sistem pengendalian Intern penerimaan kas dari piutang adalah sebagai berikut :
1. Struktur organisasi
Substansi yang terkandung dalam struktur organisasi adalah :
a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.
Menurut sistem pengendalian intern yang baik, pemisahan fungsi tersebut harus dilaksanakan untuk menciptakan internal check. Pada CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta, pemisahan fungsi akuntansi dan fungsi penagihan serta fungsi penerimaan kas dilakukan dengan cara sebagai berikut : fungsi akuntansi dilakukan oleh fungsi administrasi, fungsi penagihan
dilakukan oleh penagih dari perusahaan dalam hal ini kolektor. Fungsi penerimaan kas dilakukan oleh bagian kasir dan setiap harinya disetorkan ke Bank.
b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Sistem pengendalian intern yamg baik mengharuskan suatu perusahaan untuk memisahkan antara fungsi penerimaan kas dengan fungsi akuntansi. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah kemungkinan fungsi penerimaan kas menggunakan kas yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadi dan untuk menutupi kecurangan tersebut dengan memanipulasi catatan piutang kepada debitur. Pada CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta, fungsi penerimaan kas ( kasir) juga terpisah dari fungsi akuntansi (administrasi).
Dan dari penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa stuktur organisasi di CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta sudah baik.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Unsur‐unsur yang terdapat dalam sistem otorisasi dan prosedur pencatatan adalah :
a. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk check atas nama / dengan cara pemindahbukuan. Pembayaran dalam bentuk check atas nama / dengan pemindahbukuan bisa menghindari penerimaan kas dari debitur jatuh ke tangan pribadi karyawan dan akan menjamin masuk dalam rekening perusahaan. Begitu pula CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta, pembayaran dilakukan melalui kuitansi atas nama yang di bawa oleh kolektor untuk di berikan kepada customer. Kuitansi atas nama itu berbentuk bendel yang dibawa olek kolektion. Setiap harinya, kolektor hanya diberi perlembar kuitansi atas nama sesuai jatuh tempo debitur yang bersangkutan.
b. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Untuk menghindari fungsi penagihan melakukan penagihan kepada debitur sebelum jatuh tempo dan menggunakan uang hasil penagihan tersebut. Pada CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta, penagihan dilakukan atas dasar daftar piutang dan kuitansi atas nama yang di buat oleh fungsi administrasi. Kuitansi atas nama tersebut lalu di bawa oleh kolektion dan diberikan per lembar kepada kolektor sesuai jatuh temponya untuk dilakukan penagihan. c. Pengkreditan rekening pembantu piutang harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur. Pada CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta, pengkreditan rekening pembantu piutang oleh kolektion didasarkan atas habisnya lembaran kuitansi atas nama yang bersangkutan yang dibawa oleh kolektion serta dokumen Tanda Penerimaan / Pengembalian Kuitansi dan Laporan Penerimaan Uang Angsuran (TP / PK & LPUA) dan bukti setor bank yang dibawa oleh kasir.
Dan dari penjelasan diatas maka dapat diperoleh kesimpulan bahwa sistem otorisasi dan prosedur pencatatan di CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta sudah cukup baik.
3. Praktek yang sehat
Elemen yang terkandung praktik yang sehat antara lain :
a. Hasil penghitungan kas direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor ke bank.
Dalam sistem pengendalian intern yang baik, suatu perusahaan yang menerapkan kebijakan bahwa semua kas yang diterima dietorkan ke bank dengan segera, maka kas yang ada di tangan suatu saat akan terdiri dari setoran dalam perjalanaan. Secara periodik fungsi pemeriksa intern melakukan penghitungan kas dan hasil penghitungan kas direkam dalam berita
acara penghitungan kas dan harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh. Pada CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta hasil penghitungan kas oleh bagian kasir segera disetorka ke bank dan direkam dalam dokumen TP / PK & LPUA.
b. Para penagih dan kasir harus diasuransikan.
Menurut sistem pengendalian intern yang baik, penagih dan kasir harus diasuransikan. Karena untuk menghindari kemungkinan kecurangan yang akan dilakukan oleh karyawan bagian kasir dan penagih. Pada CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta, bahwa tidak ada karyawan yang diasuransikan.
c. Kas dalam perjalanan harus diasuransikan.
Pada sistem pengendalian intern yang baik, kas dalam perjalanan harus diasuransikan. Karena untuk melindungi uang perusahaan yang dibawa oleh bagian penagihan dan bagian kasir dari kemungkinan kecurangan yang dilakukan. Pada CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta, tidak mengasuransikan kas dalam perjalanaan yang ada di tangan bagian penagihan dan bagian kasir.
d. Karyawan inti harus menganbil cuti secara periodik.
Sistem pengendalian intern yang baik, mewajibkan karyawan inti untuk mengambil cuti secara periodik agar tercipta internal check. Pada CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta tidak terdapat program cuti karena keterbatasan sumber daya manusia.
Dan dari penjelasan diatas maka dapat diperoleh kesimpulan bahwa praktek yang sehat di CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta belum cukup baik.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Para karyawan pada CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta, khususnya bagian‐bagian yang berhubungan dengan penerimaan kas sudah menjalankan kewajibannya masing‐masing. Hal itu dibuktikan dengan tidak adanya piutang yang tidak tertagih dalam jumlah yang signifikan.
Dan dari penjelasan diatas maka dapat diperoleh kesimpulan bahwa karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya di CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta sudah cukup baik.
BAB V PENUTUP
A
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian terhadap praktik‐praktik pelaksanaan sistem aliran kas masuk pada CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta dan membandingkan dengan teori‐teori yang ada tentang sistem pengendalian intern terhadap penerimaan kas khususnya dari piutang, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut.
1. Stuktur Organisasi
Menurut sistem pengendalian intern yang baik, pemisahan fungsi tersebut harus dilaksanakan untuk menciptakan internal check. Pada CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta, pemisahan fungsi akuntansi dan fungsi penagihan serta fungsi penerimaan kas sudah dilakukan dengan baik
2. Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan
Dalam sistem otorisasi dan prosedur pencatatan CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta, debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk check atas nama / dengan cara pemindahbukuan, fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang dibuat oleh fungsi akuntansi dan pengkreditan rekening pembantu piutang harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.
3. Praktek Yang Sehat
Dalam praktek yang sehat CV. Tunas Artha jaya Yogyakarta melakukan kebijakan bahwa semua hasil penghitungan kas direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor ke bank dengan segera. Namun para penagih, kasir, dan kas dalam perjalanan belum diasuransikan. Ini harus diasuransikan karena untuk melindungi uang perusahaan yang dibawa oleh bagian penagihan dan bagian kasir dari kemungkinan kecurangan yang dilakukan.
Sistem pengendalian intern yang baik, juga mewajibkan karyawan inti untuk mengambil cuti secara periodik agar tercipta internal check. sedangkan CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta tidak terdapat program cuti karena keterbatasan sumber daya manusia.
4. Karyawan yang Mutunya Sesuai Dengan Tanggungjawabnya
Para karyawan pada CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta, khususnya bagian‐bagian yang berhubungan dengan penerimaan kas sudah menjalankan kewajibannya masing‐masing.
B
Saran
Dengan mengacu pada praktik‐praktik pelaksanaan sistem pengendalian interen terhadap aliran kas masuk pada CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta, dapat ditarik kesimpulan bahwa pelaksanaan sistem pengendalian intern seharusnya memadahi guna tercapainya sistem pengendalian intern. Hal tersebut didukung oleh praktik‐praktik penerimaan kas dari piutang yang dilaksanakan oleh CV. Tunas Artha Jaya Yogyakarta, sebagai berikut :
1. Belum adanya asuransi untuk bagi karyawan. Jika karyawan tidak mendapat kesejahteraan maka akan menimbulkan ketidak loyalan karyawan terhadap perusahaan.
2. Belum adanya asuransi untuk kas dalam perjalanan. Jika kas dalam perjalanan tidak diasuransikan, maka akan menimbulkan kerugian yang sangat besar bagi perusahaan, apabila bagian kasir melakukan kecurangan sehingga mengancam aktiva perusahaan. 3. Belum adanya program cuti untuk karyawan inti. Karena belum adanya program cuti karyawan inti, maka dalam perusahaan tersebut tidak terjadi pengecheckan silang antar bagian dalam pelaksanaan suatu transaksi. Hal ini dapat mengakibatkan aset perusahaan tidak terlindungi ketelitian dan keandalan data akuntansi dapat diragukan kebenarannya. 4. Mempertahankan sistem dan prosedur aliran kas masuk dari piutang yang telah sesuai dengan kriteria yang ada secara konsisten dan kontinyu.
DAFTAR PUSTAKA 1.
Bastian,Indra,DR,M.BA; 2002; Akuntansi Sektor Publik di Indonesia; Yogyakarta; BPFE.
2.
Halim, Abdul; 2001; Auditing : Dasar‐Dasar Audit Laporan Keuangan; Yogyakarta; UPP AMP YKPN.
3.
Kismiaji; 2002; Sistem Informasi Akuntansi; Yogyakarta; UPP AMP YKPN.
4.
Mulyadi,Drs.MSc.Akt; 2002; Auditing : buku 2 edisi ke enam; Jakarta; Salemba Empat.
5.
________________ ; Sistem Akuntansi : edisi ke tiga; Salemba Empat; Jakarta; 2001
6.
______________ dan Purwadireja, Kanaka; Audit; Salemba Empat; Jakarta; 1998
7.
Munawir,H.S,Drs,Akt,MM; Auditing Modern : buku 1 edisi pertama; BPFE; Yogyakarta; 1999
8.
___________________ ; Auditing Modern : buku 2 edisi pertama; BPFE; Yogyakarta; 2005
9.
Sugiri, Slamet; Akuntansi Pengantar 2 : edisi ke tiga; AMP YKPN; Yogyakarta; 2007
10.
Sunarto; Auditing : edisi revisi; Pena Persada; Yogyakarta; 2002
11.
Tuanakota,Theodoruse.M; Auditing, Petunjuk Pemeriksaan Akuntansi Publik : edisi ke tiga; BPFE‐ UI; Jakarta; 1977
Kata kunci : Sistem pengendalian intern
