THE ANALYSIS OF INTERNAL CONTROL SYSTEMS EFFECTIVENESS IN RECEIPT OF CASH AT PT. MANDALA MULTIFINANCE, TBK BRANCH SIAU

N.T. Sabaru., I. Elim. The Analysis of Internal…

ISSN 2303-1174

THE ANALYSIS OF INTERNAL CONTROL SYSTEMS EFFECTIVENESS IN RECEIPT OF CASH AT PT. MANDALA MULTIFINANCE, TBK BRANCH SIAU ANALISIS EFEKTIVITAS SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP PENERIMAAN KAS PADA PT. MANDALA MULTIFINANCE, TBK CABANG SIAU

by: Novianty Trisye Sabaru1 Inggriani Elim2 Faculty of Economics and Business, Accounting Department Sam Ratulangi University Manado email: [email protected] 2 [email protected] Abstract: The development of the business world is rapidly increasing, are experienced by companies engaged in leasing services. PT. Mandala Multifinance, Tbk Branch Siau, engaged in financing services of two-wheeled vehicles. In the competition the current management is aware of the importance of the unity of the company to be able to survive in the competition. Management is required to maintain the property, prevent the occurrence of errors and embezzlement. The cycle cach is most receipts vulnerable to realize cash proceeds of fraud, hence the importance of internal control procedures for cash receipts in order to avoid the problems that will occur. This study is aimed to evaluate the effectiveness of the internal control system of cash receipts cycle at PT. Mandala Multifinance, Tbk Branch Siau. The method used is descriptive qualitative method. The results shows the internal control system of the cash receipts at PT. Mandala Multifinance, Tbk Branch adequate Siau characterized by the elements of internal control has been executed and is effective. Management should do some improvements such as the organizational structure that needs to be reviewed, to support the effectiveness of the existing internal control. Keywords: internal control, fraud, cash receipts. Abstrak: Perkembangan dunia usaha semakin pesat, ini pun dirasakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa leasing. PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau, bergerak dibidang jasa pembiayaan kendaraan roda dua. Dalam persaingan yang kompepetitif saat ini manajemen menyadari pentingnya kesatuan perusahaan untuk dapat bertahan dalam persaingan.Manajemen dituntut untukmenjaga harta milik, mencegah terjadinyakesalahan dan penggelapan. Siklus penerimaan kas disadari paling rentan terjadinya fraud, oleh karena itu dibutuhkan prosedur-prosedur pengendalian intern terhadap penerimaan kas untuk menghindari permasalahan yangakan terjadi.Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi efektivitas sistem pengendalian intern siklus penerimaan kas pada PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau.Metode yang digunakan adalah metode deskriptif kualitatif.Hasil penelitian menunjukan Sistem Pengendalian intern terhadap penerimaan kas pada PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau cukup memadai ditandai dengan elemen-elemen pengendalian intern yang sudah dijalankan dan berlangsung efektif. Manajemen sebaiknya melakukan beberapa perbaikan seperti struktur organisasi perlu ditinjau kembali, untuk menunjang efektivitas pengendalian intern yang ada. Kata kunci: pengendalian intern, kecurangan, penerimaan kas.

Jurnal EMBA Vol.3 No.2 Juni 2015, Hal. 395-405

395

ISSN 2303-1174

N.T. Sabaru., I. Elim. The Analysis of Internal… PENDAHULUAN

Latar Belakang Perkembangan dunia usaha yang semakin pesat menuntut Indonesia sebagai Negara yang sedang berkembang untuk ikut serta dalam melakukan pembangunan.Pembangunan yang dilakukan dengan mengakibatkan semakin banyak dan semakin besarnya dunia usaha. Dengan semakin berkembangnya perusahaan, maka fungsi pengendalian kurang dapat dilaksanakan dengan baik, karena jangkauan yang akan dikendalikan semakin luas dan kompleks sehingga kemampuan manajemen dirasakan sangat terbatas. Disamping itu manajemen dituntut untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, mencegah serta menentukan kesalahan dan penggelapan. Walaupun kas bukan merupakan aktiva yang lebih penting dari aktiva lain yang manapun, yang nilai pasarnya sama, namun pemeriksaan atas kas sangat penting, diantaranya bahwa sebagian besar transaksi usaha melibatkan perkiraan kas atau berakhir dengan kas. Keadaan ini akan mendorong perusahaan untuk melakukan penataan pada sistem akuntansi penerimaan kas yang meliputi beberapa aspek yang saling berkaitan. Permasalahan yang dihadapi dalam perusahaan semakin beragam khususnya terhadap kas, pada bidang ini ukuran kerawanan yang terjadi yaitu adanya ketidaktelitian penerimaan uang dari nasabah, hilangnya salah satu slip setoran, dan dokumen-dokumen lainnya. Maka diperlukan prosedur-prosedur pengendalian intern terhadap kas dan itu harus terdapat pemisahan tugas secara tepat, sehingga petugas yang bertanggung jawab mengenai transaksi kas dan penyimpanan kas tidak merangkap sebagai petugas pencatat transaksi kas. Persaingan usaha yang semakin ketat menuntut pihak manajemen agar mempunyai pandangan dan sikap profesional untuk meningkatkan kinerjanya. Kebutuhan akan sistem pengendalian intern ini adalah suatu yang wajar karena adanya praktik pengendalian intern yang baik merefleksikan adanya praktik manajerial yang baik. Manajemen bertanggung jawab dalam menyusun, melaksanakan dan mengawasi terus menerus berjalannya sistem pengendalian intern tersebut.Apalagi jika terjadi penyimpangan- penyimpangan dalam pelaksanaannya. Sistem pengendalian intern suatu perusahaan harus dilakukan monitoring guna menentukan apakah: a. Kebijakan perusahaan ditafsirkan dan dilaksanakan dengan tepat. b. Perubahan-perubahan dalam kondisi kegiatan telah mengakibatkan prosedur menjadi kaku, basi atau tidak mencukupi. c. Tindakan-tindakan perbaikan yang efektif segera diadakan bila terjadi kesulitan-kesulitan dalam sistem yang ada. Tujuan dari pengendalian intern ini adalah untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan dalam akuntansi, mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi 2010:163). Sistem pengendalian intern terhadap penerimaan kas yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan perusahaan. Pembelian kendaraan bermotor dalam suatu kegiatan usaha pembiayaan, perusahaan leasing yang disebut sebagai kreditur membantu konsumen yang disebut sebagai debitur, melunasi sisa pembayarannya kepada dealer sebagai pihak perantara.Sejak saat itu debitur hanya berurusan dengan kreditur.Kendaraan bermotor dapat digunakan sepenuhnya oleh debitur dengan jaminan BPKB (Bukti Pemilik Kendaraan Bermotor) yang ditahan oleh perusahaan leasing.Selama masa kredit, debitur wajib membayar angsuran sebelum atau pada saat jatuh tempo. Untuk PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau pembayaran angsuran dilakukan di kasir perusahaan. Untuk perusahaan ini kasir merupakan bagian yang menangani penerimaan kas serta bertanggung jawab untuk kas perusahaan.Karena kas merupakan bagian yang rentan terjadi kecurangan maka untuk kelancaran penerimaan kas perusahaan perlu pengendalian intern terhadap penerimaan kas yang memadai agar kas yang dimiliki aman dan kegiatan operasional dapat berjalan dengan baik dan menghasilkan keuntungan yang selalu meningkat. Adanya pengendalian internal diharapkan siklus penerimaan kas yang diterapkan PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau dapat membantu serta meminimalisir kecurangan dan penyelewengan kas.Karena itu penelitian ini dilakukan untuk menganilisis apakah sistem pengendalian intern yang diterapkan perusahaan sudah berjalan dan apakah sistem pengendalian ini berjalan efektif dan efisien. 396


ISSN 2303-1174 N.T. Sabaru., I. Elim. The Analysis of Internal… Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini untuk mengetahui apakah: 1. Sistem Pengendalian Intern sudah diterapkan di perusahaan? 2. Sistem Pengendalian Intern yang adasudah berjalan dengan efektif?

TINJAUAN PUSTAKA Sistem Pengendalian Intern Arens, Beasley dan Elder (2011:137) mendefinisikan pengertian dari Sistem Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut: a. Keandalan pelaporan keuangan b. Efektifitas dan efisiensi operasi c. Kepatuhan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku. Haryono (2001:252) menyatakan bahwa pengendalian intern mempunyai penegertian dalam arti sempit maupun luas.Sistem pengertian dalam arti sempit sama dengan istilah internal check, yaitu prosedur – prosedur mekanis untuk memeriksa ketelitian data – data administrasi seperti misalnya mencocokanpenjumlahan horizontal dengan penjumlahan vertical. Sedangkan dalam arti luas, sistem pengendalian intern dipandang sebagai social yang mempunyai makna/wawasan khusus yang berbeda dalam organisasi perusahaan. Pengertian dari Alvin dan Haryono dapat disimpulkjan bahwa sistem pengendalian intern adalah kebijakan yang dibuat manajemen untuk menjaga efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan serta menjaga aset perusahan melalui kepatuhan terhadap kebijakan yang ada. Bodnar dan Hopwood (2006:265) menyatakan ada lima unsur (komponen) pengendalian yang saling terkait berikut ini: 1. Lingkungan Pengendalian Menetapkan corak organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian inter, menyediakan disiplin dan struktur. Dengan kata lain lingkungan pengendalian menentukan iklim organisasi dan mempengaruhi kesadaran karyawan terhadap pengendalian. 2. Penaksiran Resiko Merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola resiko yang mempengaruhi tujuan perusahaan.Tahapan yang paling kritis dalam menaksir resiko adalah mengidentifikasi perubahan kondisi eksternal dan internal dan mengidentifikasi tindakan yang diperlukan. Contoh resiko yang relevan dengan proses pelaporan keuangan termasuk perubahan dalam lingkungan operasi organisasi, perubahan personel, perubahan Sistem Informasi, teknologi baru, perubahan dalam industri, lini produk yang baru, dan regulasi, hukum atau peraturan akuntansi yang baru. 3. Aktivitas Pengendalian Merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik.Ada banyak aktivitas pengendalian yang dapat diterapkan oleh manajemen. Aktivitas pengendalian dapat berupa pengendalian akuntansi yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal/ memadai bahwa tujuan pengendalian tertentu tercapai untuk setiap sistem aplikasi yang material dalam organisasi: a. Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan menjalankan tugas sehari-hari mereka b. Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat c. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen d. Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akuntabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja e. Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otorisasi, keakuratan dan kelengkapan setiap transaksi. Jurnal EMBA Vol.3 No.2 Juni 2015, Hal. 395-405

397

ISSN 2303-1174


4. Informasi dan komunikasi Merupakan informasi yang mengacu pada sistem akuntansi organisasi, terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, merangkai, menganalisis, mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk memelihara sakuntabilitas aktiva dan utang yang terkait.Sistem akuntansi suatu organisasi bias saja sederhana, dan biasa juga kompleks. Banyak organisasi memiliki sistem yang dapat digunakan untuk memproses sejumlah besar transaksi yang beragam.Sistem informasi dirancang dan diterapkan tidak hanya menghasilkan buku besar dan laporan keuangan, tetapi juga untuk menghasilkan informasi operasional dan informasi guna mendukung pengendalian manajemen.Jadi sistem akuntansi dan pengendalian operasional berhubungan erat. 5. Pengawasan Pengawasan melibatkan proses yang berkelanjutan untuk menaksir kualitas penegendalian internal dari waktu ke waktu serta untuk mengambil tindakan koreksi yang diperlukan. Kualitas pengendalian dapat terganggu dengan berbagai cara, termasuk kurangnya ketaatan, kondisi yang berubah atau bahkan salah pengertian.Pengawasan dicapai melalui aktivitas yang terus menerus, atau evaluasi terpisa, atau kombinasi keduanya. Aktivitas yang terus menerus mencakup aktivitas supervise manajemen dan tindakan lain yang dapat dilakukan untuk memastikan bahwa proses pengendalian internal secara kontinyu berjalan dengan efektif. Sanyoto (2007:256) menyatakan bahwa ada beberapa asumsi dasar yang perlu dipahami mengenai pengendalian intern bagi suatu entitas organisasi atau perusahaan: a. Sistem pengendalian intern merupakan Management Resposibility. Bahwa sesungguhnya yang paling berkepentingan terhadap sistem pengendalian intern suatu entitas organisasi / perusahaan adalah manajemen (lebih tegasnya lagi ialah top management / direksi), karena dengan sistem pengendalian intern yang baik itulah top management dapat mengharapkan kebijakan dipatuhinya, aktiva atau harta perusahaan dilindungi, dan penyelanggaraan pencatatan berjalan baik. b. Top Management bertanggungjawab menyusun sistem pengendalian intern, tentu saja dilaksanakan oleh para stafnya. Dalam penyusunan team yang akan ditugaskan untk merancang sistem pengendalian intern, harus dipilih anggotanya dari para ahli / kompoten, termasuk yang berkaitan dengan teknologi informasi (mengingat pada saat ini sistem lazimnya didesain dengan berbasis teknologi informasi). c. Sistem pengendalian intern seharusnya bersifat generic, mendasar, dan dapat diterapkan pada tiap perusahaan pada umumnya (tidak boleh jika hanya berlaku untuk suatu perusahaan tertentu saja, melainkan harus ada hal – hal yang bersifat dasar yang berlaku umum). d. Sifat sistem pengendalian intern adalah reasonable assurance, artinya tingkat rancangan yang kita desain adalah yang paling optimal. Sistem pengendalian yang paling baik ialah bukan yang paling maksimal, apalagi harus dipertimbangkan keseimbangan cost benefit-nya. e. Sistem pengendalian intern mempunyai keterbatasan – keterbatasan atau constraints, misalnya adalah sebaik – baiknya kontrol tetapi kalau para pegawai yang melaksanakannya tidak cakap, atau kolusi, maka tujuan pengendalian itu mungkin tidak tercapai. f. Sistem pengendalian intern harus selalu dan harus terus menerus dievaluasi, diperbaiki, disesuaikan dengan perkembangan kondisi dan teknologi. Pengendalian terhadap Penerimaan Kas Bodnar dan Hopwood (2006:265) menyatakan pengendalian terhadap penerimaan kas merupakan kebijakan untuk melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, perusahaan harus mengendalikan kas sejak diterima sampai kas disimpandibank. Mulyadi (2001:491) Unsur pokok pengendalian internal dalam penerimaan kas terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat: 1. Organisasi a. Fungsi Akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi 2. Sistem Otorisasi dan prosedur pencatatan a. Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan pemindahbukuan (Giro Biyet) 398


ISSN 2303-1174 N.T. Sabaru., I. Elim. The Analysis of Internal… b. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi c. Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur. c.

Praktik yang Sehat a. Hasil perhitungan kas direkam dalam berita acara penghitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera b. Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance) c. Kas dalam perjalanan (baik yang ada ditangan bagian kasir maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (Cash-in-safe dan cash-in-transit Insurance)

Leasing PSAK 30 Revisi 2011 ”sewa adalah suatu perjanjian dimana Lessor memberikan kepada lesse hak untuk menggunakan suatu asset selama periode waktu yang disepakati. Sebagai imbalannya, lesse melakukan pembayaran atau serangkaian pembayaran kepada lessor.” Siamat (2001:293) sewa guna usaha adalah suatu kontrak antara lessor dan lessee untuk penyewaan suatu jenis barang (asset) tertentu langsumg daru pabrik atau arau agen penjual dari lessee. Definisi-definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa leasing merupakan suatu bentuk pembiayaan barang modal yang diperlukan lesse dimana barang modal tersebut disediakan oleh lessor dan kemudian hak penggunaan barang modal tersebut dialihkan kepada lesse untuk suatu jangka waktu tertentu. Sistem akuntansi untuk Leases Smith dan Skousen (2000:325) menyatakan sewa adalah kontrak yang mendapatkan syarat-syarat pengalihan hak pemakaian harta atau aktiva sewa oleh pemiliknya yaitu lessor.Leasing dimanfaatkan secara luas dewasa ini sebagai suatu cara untuk memperoleh pelbagai aktiva. Namun ada 2 keunggulan utama bagi sewa untuk menyewa dari membeli : 1. Tanpa ada uang muka, karena sebagian harta dibiayai dengan hutang menuntut agar sebagian dari harta beli dibayar langsung oleh peminjam pada saat transaksi dilakukan. 2. Menghindari resiko pemilikan. Ada banyak resiko dalam pemilikan harta, resiko ini meliputi kerugian karena bencana, kondisi perekonomian yang berubah dan kerusakan fisik. Sewa boleh menghentikan sewa meskipun biasanya dikenakan denda tertentu dan dengan demikian menghindarkan penanggungan resiko dari kejadian ini. Internal Control untuk Leases Pengendalian internal (internal control) Romney dan Steinbhart (2000:229) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organsasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Tujuan -tujuan pengendalian internal ini kadangkala bertentangan satu sama lain. Contohnya, banyak orang menekankan pada perekayasaan proses bisnis yang radikal agar mereka bisa mendapat informasi yang lebih baik dan cepat sertauntuk memperbaiki efisiensi operasional. Pihak lainnya menolak perubahan yang signifikan dalam kebijakan manajerial. Internal Control untuk Sewa Internal control diartikan sebagai kegiatan monitoring dan pengawasan internal. Monitoring dapat diartikan sebagai alat yang dipergunakan untuk melakukan pemantauan sewa, agar dapat diketahui sedini mungkin deviasi yang terjadi yang akan berakibat turunnya mutu sewa. Dengan ini dimungkinkan mengambil langkahlangkah untuk tidak timbul kerugian. Pengawasan sewa dapat diartikan sebagai salah satu fungsi manajemen yang berupaya untuk menjaga dan mengamankan sewa itu sebagai keakayaan, dan dapat mengetahui terms of serta asumsi-asumsi sebagai dasar persetujuan lending sewa tercapai atau terjadi penyimpangan. Monitoring dan pengawasan sewa merupakan suatu sistem dalam pengelolaan sewa atau loan management, yang dapat berfungsi sebagai penutup kekurangan/kelemahan dalam proses sewa. Jadi, monitoring dan pengawasan sewa harus mampu memberikan feedback agar tidak lanjut perbaikan segera dapat dilaksanakan. Jurnal EMBA Vol.3 No.2 Juni 2015, Hal. 395-405

399

ISSN 2303-1174 N.T. Sabaru., I. Elim. The Analysis of Internal… Monitoring merupakan alat kendali apakah dalam sistem pemberian sewa telah dilaksanakan sesuai dengan perencanaan maupun ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan dibidang sewa, yaitu dalam bentuk surat edaran atau peraturan ataupun ketentuan-ketentuan yang berlaku secara umum maupun khusus. Sedangkan fungsi pengawasan internal auditor adalah sebagai sarana untuk melakukan re-checking dan dinamisator apakah internal control di bidang sewa telah berjalan sebagaimana mestinya. Jenis Monitoring dan Proses Pengawasan Sewa Jenis monitoring dan proses pengawasan sewa yang digunakan yaitu pemantauan sewa secara administratif yaitu melalui instrumen administrasi, seperti laporan - laporan, financial statement, kelengkapan dokumen, dan pihak ketiga. Penelitian Terdahulu Mulyani (2011) meneliti tentang Analisis Pengendalian Intern atas Persediaan Barang Dagangan pada PT. Grokindo.Metode penelitian yang digunakan Penelitian deskriptif.Hasil penelitian ini menunjukan bahwa Sistem Pengendalian Internal pada PT. Grokindo belum efektif karena belum memiliki fungsi internal auditor. Biga (2013) meneliti tentang Analisis Pengendalian Internal atas Persediaan pada Perum Bulog Drive SULUT.Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dan hasil penelitian menunjukan Pengendalian persediaan pada Perum Bulog sudah cukup memadai.Dilihat dari pemisahan tugas yang baik. METODE PENELITIAN Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif kualitatif. Penelitian dilakukan pada kondisi yang alamiah langsung ke sumber data, pengumpulan data menggunakan instrumen penelitian dan data yang terkumpul berupa profil perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, job description, serta prosedur pengadaan dan pengeluaran produk kesehatan pada PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau. Tempat dan Waktu Penelitian Lokasi penelitian bertempat di PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau Kab.Kepl. Siau Tagulandang Biaro. Waktu penelitian yang ditentukan selam 3 bulan yaitu pada bulan Maret sampai dengan Mei 2015. 1. Persiapan

2. Penentuan Objek Penelitian PEn 3. Pengumpulan Data

a. Mendapatkan gambaran tentang Sistem Penerimaan Kas

4. Analisis

b. Mempelajari operasi dan dokumen serta akuntansi manual

5. Kesimpulan

c. Mengadakan tanya jawab dengan pimpinan dan karyawan perusahaan

Gambar 1.Prosedur Penelitian Sumber: Kerangka Berpikir Penelitian

400


ISSN 2303-1174 N.T. Sabaru., I. Elim. The Analysis of Internal… Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam pengumpulan data meliputi: 1. Wawancara, yaitu tanya jawab secara langsung dengan pihak-pihak yang bertanggungjawab terhadap masalah yang dipilh melalui sumber yang dipercaya yaitu Manajer Operasional perusahaan. 2. Observasi, yaitu meninjau dan mengamati secara langsung kegiatan-kegiatan yang ada di perusahaan, terutama yang berkaitan dengan masalah yang diselidiki. 3. Penelitian kepustakaan, penelitian ini dimaksudkan untuk memperoleh informasi dengan cara mempelajari buku, danliterature yang berhubungan dengan masalah yang diteliti untuk digunakan sebagai dasar teori. Metode Analisis Metode analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif yaitu suatu metode pembahasan yang bersifat menguraikan, menggambarkan, membandingkan, dan menerangkan suatu data atau keadaan sehingga dapat ditarik suatu kesimpulan untuk menjawab permasalahan dalam penelitian. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Prosedur Pembiayaan PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau Prosedur pembiayaan kendaraan roda dua PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau sebagai berikut: 1. Pemohon mengisi formulir permohonan pembiayaan 2. Pemohon melengkapi berkas pengajuan pembiayaan 3. Kepala Surveyor meregitrasi data pemohon dan mencetak Order Surveyor 4. Surveyor melakukan survey ke rumah pemohon setelah menerima Order Surveyor 5. Kepala Surveyor menerima hasul survey a. Jika hasil survey di approved atau permohonan pemohon diterima maka berkas akan dilimpahkan ke bagian Administrasi Purchase Order untuk mencetak Purchase Order. b. Jika survey di rejected maka hasil akan disampaikan ke pihak pemohon. Proses Penerimaan Kas Flowchart yang menggambarkan alur penerimaan kas PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau: KONSUMEN 1.

KASIR

Mulai

2. Pembayaran Konsumen

3. Pemeriksaan data Konsumen

4. Penerimaan Kas Konsumen DK

A

A

B

Gambar 2.Flowchart Penerimaan Kas Perusahaan Sumber : PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau, 2015


401

ISSN 2303-1174 N.T. Sabaru., I. Elim. The Analysis of Internal… Gambar 2 menggambarkan alur penerimaan kas PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau dimana sistem akuntansi perusahaan sudah terkomputerisasi dan laporan keuangan terbentuk secara otomatis. Berikut ini deskripsi Gambar diatas: 1. 2. 3. 4.

Konsumen datang melakukan pembayaran Kasir melakukan pemeriksaan data konsumen nomor kredit yang tercantum di buku angsuran konsumen Kasir menerima pembayaran dari konsumen Kasir mencetak struk bukti pembayaran sebanyak 2 lembar: Lembar 1: untuk konsumen Lembar 2: untuk Kasir sebagai arsip

Namun jika sampai pada tanggal jatuh tempo konsumen belum membayar angsuran maka perusahaan akan mengirim Surat Peringatan 1 (SP1), agar supaya dapat melakukan pembayaran angsuran. Selang 3 hari tidak ada tindak lanjut konsumen terhadap SP1 maka akan dikirim SP2. Jika belum lagi melunasi angsuran akan dilayangkan SP3. Sampai pada SP3 belum ada tanggapan dari konsumen maka, PT. Mandal Multifinance berhak untuk mengambil motor untuk dititip di perusahaan. Sampai konsumen dapat membayar angsuran serta denda yang ada. Selanjutnya untuk Sistem Pengendalian Intern sudah dijalankan perusahaan dan temuan penelitian menunjukan bahwa PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau telah mengupayakan agar supaya dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengendalian internal dalam pelaksanaan operasional perusahaan. Namun masih terdapat kendala yang menurunkan efektivitas pengendalian.Seperti digambarkan dalam tabel dibawah ini: Tabel 1. Efektivitas Pengendalian Intern Penerimaan Kas Elemen - Elemen Sistem Pengendalian Intern Lingkungan Pengendalian (Control Environment)

Penilaian Resiko (Risk Assessment)

Aktivitas Pengendalian (Control activities)

Informasi dan Komunikasi (Informmation and communication)

Pengawasan (Monitoring) Sumber: Data Olahan, 2015

402

Keterangan

Kelemahan

Adanya struktur Organisasi dan Job Description. Namun struktur organisasi belum memadai karena masih terjadi perangkapan tugas. Terdapat prosedur penaksiran resiko, untuk penerimaan kas diotorisasi oleh bagian Kasir dengan dokumen yang jelas untuk setiap penerimaan kas Adanya Ketentuan Intern Perusahaan (KIP) menjadi pengendalian setiap divisi perusahaan. - Sistem akuntansi perusahaan sudah menggunakan Sistem informasi akuntansi yang dikomputerisasi - Komunikasi terjadi dengan baik antara atasan dan bawahan begitupun sebaliknya Pengawasan dilakukan oleh Auditor Internal perusahaan

Struktur organisasi yang tidak memadai dapat mempengaruhi efektivitas kerja dalam organisasi Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada

Tidak ada


ISSN 2303-1174 N.T. Sabaru., I. Elim. The Analysis of Internal… Tabel 1 menunjukan Efektivitas Pengendalian Internal penerimaan kas pada PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau, dapat diketahui bahwa masih terdapat beberapa kekurangan dari Sistem Pengendalian perusahaan.Dimana masih terjadi perangkapan tugas. Pembahasan: Analisis Lingkungan Pengendalian Titik tolak pemahaman lingkungan pengendalian siklus penerimaan kas adalah memahami pemberian kekuasaan atau wewenang dan tanggungjawab atas transaksi penjualan.Apabila metode pemberian wewenang dan tanggungjawab telah ditentukan dan dikomunikasikan dengan jelas maka, pengendalian-pengendalian relativ lebih efekttif.Deskripsi tugas yang jelas dan kebijakan tertulis dan kebijakan tertulis sangat mendukung hal tersebut. PT. Mandala Multifinance, Tbk cabang Siau memiliki struktur organsisasi dan pembagian tugas kerja.Namun, karena keterbatasan SDM, maka pada divisi operasional tidak ada unit yang menangani akuntansi secara khusus.Oleh sebab itu laporan keuangan di kerjakan oleh manajer operasional. Analisis Penaksiran Resiko oleh Manajemen dalam Penerimaan Kas Penaksiran resiko pengendalian merupakan proses pengevaluasian efektifitas kebijakan dan prosedur Sistem Pengendalian Intern dalam mencegah dan mendeteksi salah saji material dalam laporan keuangan. Dalam kasus pada PT. Mandala Multifinance, Tbk cabang Siau pencapaian target perusahaan tetap dijalankan sesuai ketentuan yang berlaku berdasarkan Standar oprasional perusahaan yang ada. Dimana dijelaskan sebelumnya bahwa untuk penerimaan kas dilakukan bagian kasir dan di input dalam sistem operasi yang ada. Sehingga kecil kemungkinan terjadi kesalahan penghitungan, kecuali ada kesalahan dalam menginput data oleh kasir.Untuk kendala dalam piutang yang tak tertagih atau biasa disebut kredit macet, itu ditanggulangi oleh kolektor.Dimana kolektor menjalankan tugas sesuai dengan Standar operasional yang berlaku dalam perusahaan.Dimana Koordinator wilayah berperan sebagai pengawas dalam kegiatan yang dijalankan kolektor.Dalam hal ini Kordinator Wilayah memantau kinerja kolektor lewat Lembar Penagihan Kolektor (LPK).Sehingga diharapkan setiap kolektor menjalankan tugas dan tanggungjawab sesuai prosedur yang ada. Analisis Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksankan dengan baik. Pada PT. Mandala Multifinace, Tbk Cabang Siau analisis aktivitas pengendalian dituangkan dalam prosedur perusahaan yang disebut KIP atau Kebijakan Internal Perusahaan. Hal ini membantu perusahaan dalam pengendalian penerimaan kas.Dan adanya KIP ini sangat membantu setiap karyawan untuk melaksanakan fungsi dan kerja, terutama Kasir bagian penting dalam penerimaan kas. Analisis Informasi dan Komunikasi Sistem informasi sangat penting dalam menunjang pengendalian intern khususnya pada siklus penerimaan kas.Dimana sistem informasi dibuat dalam bentuk alur sistem akuntansi yang digunakan perusahaan.Dalam hal ini sistem akuntansi pada PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau sangat sederhana dimana penerimaan kas hanya dilakukan dibagian kasir dan diinput dalam sistem akuntansi komputerisasi. Maka dapat disimpulkan informasi dan komunikasi pada PT. mandala Multifinance, Tbk cabang Siau telah efektif, ini ditandai dengan adanya kelengkapan formulir-formulir dan penggunaan sistem teknologi dan komunikasi yang baik yang sangat membantu dalam pelaporan keuangan. Pengawasan Merupakan komponen terakhir dari Sistem pengendalian Intern.Namun untuk SPI terhadap penerimaan kas, pengawasan merupakan indikator yang paling penting karena kerentanan terhadap kecurangan terjadi pada siklus ini.Dalam hal ini kurangnya pengawasan semakin tinggi kemungkinan terjadinya kecurangan (Fraud). Pengawasan PT. Mandala Multifinace, Tbk Cabang Siau cukup efektif.Fungsi internal audit sangat berperan dalam mengawasi dan menilai secara independen kegiatan yang dilakukan perusahaan demi tercapainya efiseiensi, efektifitas dan ketaatan dalam pelaksanaan operasi perusahaan.Dan adanya Buffering atau pengawasan serta pembekalan khusus dilakukan setiap divisi sangat membantu dalam melatih serta mendapingi karyawan dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawab sesuai dengan prosedur perusahaan yang berlaku. Jurnal EMBA Vol.3 No.2 Juni 2015, Hal. 395-405

403

ISSN 2303-1174


Sistem Pengendalian Intern pada PT. Mandala Multifinance cukup memadai dan sudah terorganisir dengan baik. Penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Mulyani (2011), juga melakukan analisis sistem pengendalian intern dan hasil penelitian menununjukan sistem pengendalian yang dijalankan perusahaan belum efektif. Begitu juga penelitian yang dilakukan Biga (2013), menunjukan analisis sistem pengendalian intern yang ada dijalankan sudah cukup memadai. PENUTUP Kesimpulan Kesimpulan dalam penelitian ini adalah: 1. Sistem Pengendalian Intern PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau sudah berjalan 2. Sistem Pengendalian Intern PT. Mandala Multifinance, Tbk Cabang Siau yang diterapkan cukup memadai, dilihat dari elemen pengendalian perusahaan yang diterapkan: a. Lingkungan Pengendalian: cukup memadai dengan adanya struktur organisasi dan job description walaupun masih terjadi perangkapan tugas. b. Penilaian resiko: elemen ini sudah memadai dengan adanya bagian yang diberikan otoritas untuk penerimaan kas, serta dokumen yang tersedia. c. Aktivitas Lingkungan Pengendalian: elemen ketiga ini sudah memadai ditandai dengan pembentukan Ketentuan Internala Perusahaan (KIP) yang membantu karyawan menjalankan tugas sesuai dengan fungsi dan KIP yang berlaku. d. Informasi dan komunikasi: elemen bagian ini sudah memadai karena di dukung dengan Sistem akuntansi yang sudah terkomputerisasi. e. Pengawasan: elemen terakhir dalam pengendalian perusahaan ini sudah memadai dibuktikan dengan adanya Auditor internal yang mengawasi dan mengevaluasi kinerja dan Laporan keuangan perusahaan. Saran Saran yang dapat diberikan: 1. Mengingat pentingnya bagian Accounting dalam sebuah perusahaan maka sangat perlu pembaharuan struktur organisasi dengan penambahan divisi Accounting. 2. Perlu ada otorisasi untuk penggunaan komputer perusahaan 3. Mengingat sistem akuntansi perusahaan sudah terkomputerisasi maka untuk menghindari dan meminimalisir dalam hal programmer komputer maka sebaikanya perusahaan memilih karyawan yang berkompeten di bidang komputer. DAFTAR PUSTAKA

Arens A, Beasley, Elder R. 2011. Jasa Audit dan Assurance.Diterjemahkan oleh Yusuf. Salemba Empat, Yogyakarta. Biga, Julian. 2013. Analisis Pengendalian Internal Atas Persediaan Pada Perum Bulog Drive Sulut. Fakultas Ekonomi Universitas Sam Ratulangi, Manado. Jurnal Riset Akuntansi Going Concern Vol.8, No4. (2013), http///download.portalgaruda.org/article.php?articel=140611&val=5794&title=wjnastua. Diunduh April 2015. Hal 192-202. Dewan Standar Akuntansi Keuangan. Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan. Revisi 2011. Ikatan Akuntansi Indonesia, Jakarta. Bodnar, George, H. William, Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi, Edisikesembilan. Penerbit ANDI. Yogyakarta. 404


ISSN 2303-1174


Haryono, Jusup. 2001. Auditing (Pengauditan). Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta. Romney, Marshal. Jhon, Steinbhart. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Cetakan Lima. Penerbit Salemba Empat, Jakarta. Mulyani, Sri.2011. Analisis Pengendalian Intern Atas Peresediaan Barang Dagangan Pada PT. Grokindo.STIE Pertiwi.Jakarta.Jurnal STIE Pertiwi Jakarta. http///stie-pertiwi.ac.id/files/jurnal/JURNAL %20%SRI%MULYANI.pdf.diaksesApril 2015. Hal. 31-47. Sanyoto. 2007. Audit Sistem Informasi, Pendekatan CobIT. Edisi Revisi. Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta. Siamat, Dahlan. 2001. Manajemen Lembaga Keuangan. Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta. Smith, Jay, M. Fred, Skousen. 2000. Intermediate Accounting. Erlangga, Jakarta.


405

THE ANALYSIS OF INTERNAL CONTROL SYSTEMS EFFECTIVENESS IN RECEIPT OF CASH AT PT. MANDALA MULTIFINANCE, TBK BRANCH SIAU

Recommend Documents