80. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm. 80 - 88
ANALISIS SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAERAH PADA DINAS SOSIAL PROVINSI BALI
I Nyoman Yudi Anggara Wijaya Pusat Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat (P3M) STIKOM Bali Jl. Raya Puputan no 86 Renon - Denpasar Email :
[email protected]
ABSTRACT Information technology advances that have evolved at all times requires us to always move forward and keep track of them. Similarly, the government agencies are required to constantly innovate in the era of rapidly increasing competition today. With the advances in technology, the existing information systems in government agencies should be adequately and produce very useful information. A common problem faced by the system of budget planning work on the provincial social services bali lack of accurate information, quickly and precisely. This research will be presented and a discussion of the foundation stage of work in analyzing the budget plan by using a data flow diagram (DFD). Keywords: Systems, Information, Data Flow Diagram, Government Agencies
ABSTRAK Kemajuan Teknologi Informasi yang mengalami perkembangan setiap waktu menuntut kita untuk selalu melangkah maju dan mengikuti perkembangan tersebut. Demikian pula dengan lembaga pemerintahan dituntut untuk selalu berinovasi dalam menghadapi era persaingan yang semakin pesat saat ini. Dengan adanya kemajuan teknologi, maka sistem informasi yang ada di lembaga pemerintahan harus memadai dan menghasilkan informasi yang sangat berguna. Masalah umum yang dihadapi pada sistem rencana anggaran kerja pada dinas sosial provinsi bali kurang adanya informasi yang akurat, ,cepat dan tepat. Pada penelitian ini akan disajikan pembahasan tentang landasan dan tahapan dalam menganalisa rencana anggaran kerja dengan menggunakan data flow diagram (DFD). Kata kunci: Sistem, Informasi, Data Flow Diagram, Lembaga Pemerintah
PENDAHULUAN Teknologi yang semakin pesat perkembangannya dari tahun ke tahun, menjadi acuan untuk orang memperoleh sistem kerja yang canggih dan tidak merepotkan. Efektivitas kerja yang diharapkan akan terwujud dengan penggunaan teknologi yang baik. Kebutuhan akan informasi dengan mudah, cepat, dan tepat waktu juga merupakan suatu kebutuhan penting guna mendukung aktivitas manusia.[2]. Namun karena keterbatasan pengetahuan, Sumber Daya Manusia, maupun sarana dan prasarana banyak perusahaan/lembaga dan instansi pemerintahan yang masih belum bisa memanfaatkan teknologi informasi secara maksimal. Tentu ini akan berpengaruh terhadap efisien dan efektivitas dari proses tersebut.Tujuan Teknologi Informasi (TI) adalah untuk memecahkan masalah, menjamin integritas data, dan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam melakukan pekerjaan. Mengingat besarnya manfaat yang diperoleh, kini banyak organisasi
I Nyoman, Analisis Sistem Informasi Manajemen … 81
yang memanfaatkan teknologi informasi dalam menunjang aktivitas operasionalnya. Dinas Sosial Provinsi Bali merupakan salah satu instansi pemerintahan yang sudah memanfaatkan teknologi informasi dalam menunjang segala aktivitas operasionalnya. Ini dibuktikan dengan disimpannya data-data yang masuk ke Dinas Sosial Provinsi Bali dalam suatu sistem yang sudah terkomputerisasi. Bidang Perencanaan dan Penyusunan Program merupakan salah satu dari beberapa bidang yang ada di Dinas Sosial Provinsi Bali yang sudah memanfaat teknologi informasi untuk menunjang aktivitasnya. Teknologi Informasi disini digunakan untuk menyimpan data-data, serta membuat rancangan rencana kerja anggaran dinas. Salah satu Sistem informasi yang digunakan yaitu Sistem Informasi Manajemen Daerah (SIMDA). Dengan adanya Sistem informasi SIMDA ini diharapkan dapat membantu mempercepat pembuatan rencana anggaran kerja dinas pad Dinas Sosial Provinsi Bali.
METODE PENELITIAN Sistem membutuhkan data untuk diolah sehingga menghasilkan informasi yang sesuai dengan yang dibutuhkan. Setiap data Rencana Anggaran Kerja yang di input akan terekam menjadi sebuah data yang terupdate secara otomatis sehingga informasi dapat diberikan secara cepat, tepat dan akurat sehingga memungkinkan sistem untuk memberikan service terbaik terhadap user. Pengumpulan data primer pada penelitian ini dilakukan dengan metode survey. Metode survei adalah metode pengumpulan data primer yang menggunakan pertanyaan lisan dan tulisan. Metode ini memerlukan adanya kontak atau hubungan antara peneliti dengan subyek (responden) penelitian. Untuk memperoleh data yang diperlukan, dilakukan melalui wawancara dengan stakeholder. [3] Metode yang di gunakan dalam penelitian ini meliputi : a. Metode analisis 1. Survei : Melakukan survei untuk mengumpulkan data dengan mengadakan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan-kegiatan yang sesuai dengan bahan dari project ini. 2. Wawancara : Pengumpulan data primer melalui wawancara / tanya jawab / diskusi dengan guru dan kepala sekolah di sekolah, petugas dan pimpinan Disdikbudpora. Sistem Informasi Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variable-variabel yang terorganisasi, salaing berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sedangkan informasi adalah data yang telah disusun sedemikian rupa sehingga bermakna dan bermanfaat. Dan manajemen merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi untuk mencapai tujuan. Sehingga dapat disimpulkan sistem informasi manajemen adalah upaya seseorang atau organisasi untuk membentuk suatu sistem yang dapat diandalkan untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat. Syarat-syarat dari sistem informasi yang baik dapat diuraikan sebagai berikut: a. Ketersediaan Sudah barang tentu syarat yang mendasar bagi suatu sistem informasi adalah tersedianya informasi itu sendiri. Informasi harus dapat diperoleh bagi orang yang hendak memanfaatkanny. b. Mudah dipahami Informasi harus mudah dipahami oleh pemakai. c. Relevan Informasi yang ditampilkan bener-benar relevan dengan permasalahan, misi, dan tujuan. d. Bermanfaat Sebagai kosekuensi dari syarat relevansi, informasi juga harus bermanfaat baik bagi perseorangan maupun organisasi. e. Keandalan Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat diandalkan kebenarannya. Pengolahan data atau pemberi informasi harus dapat menjamin tingkat kepercayaan yang tinggi atas informasi yang disajikan.
82. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm. 80 - 88
f. Akurat Syarat ini mengharuskan bahwa informasi yang disampaikan harus bersih dari kesalahan dan kekeliruan. Ini juga berarti bahwa informasi harus jelas dan secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnnya. Untuk mewujudkan hal tersebut digunakan computer sebagai komponen yang sangat penting di dalam proses tersebut. Alas an pemakaian computer sebagai alat bantu adalah, karena kemampuan computer untuk mengolah data yang cepat, akurat, efektif, dan lain sebagainnya. Selain itu ada alasan lain tentang pentingnnya pemakaian computer dalam sistem informasi manajemen adalah bahwa teknologi otomatis melalui komputerisari sudah tersedia dimana-mana dan dapat diperoleh dengan mudah dan murah. Sistem informasi manajemen bebasis computer mengandung unsur-unsur sebagai berikut : a. Manusia Setiap sistem informasi manajemen yang berbasis computer harus memperhatikan unsure manusia karena merupakan penentu dari keberhasilan serta manusialah yang pada akhirnyaakan memanfaatkan informasi yang dihasilkan. b. Perangkat keras Perangkat keras terdiri dari computer itu sendiri beserta semua perangkat pendukungnya. c. Perangkat lunak Perangkat lunak terdiri dari program-program computer beserta petunjuk-petunjuk pendukungnnya. d. Data Adalah fakta-fakta yang akan dibuat menjadi informasi yang bermanfaat. Data inilah yang akan dipilahkan, dimodifikasi, atau diperbaharui oleh program-program supaya dapat dihasilkan informasi yang akurat. e. Prosedur Peraturan-peraturan yang digunakan untuk menetukan oprasi sistem computer sehingga dapat berjalan dengan baik. HASIL dan ANALISIS Sistem Flow (Flowchart) Bagan alir sistem (system flowchart) merupakan seperangkat symbol yang menunjukkan suatu aktifitas tertentu yang berisi tentang aliran data yang berlangsung dalam kegiatan organisasi, hubungan dan keterkaitan serta pekerjaan antar bagian dalam suatu sistem. Berikut flowchart dari sistem informasi manajemen daerah pada Dinas Sosial Provinsi Bali. Diagram Alir (Flowchart) Sistem Rencana Anggaran Kerja Dinas Secara manual diagram alir atau (flowchart) dari Sistem Informasi Manajemen Daerah pada Dinas Sosial Provinsi Bali adalah sebagai berikut:
I Nyoman, Analisis Sistem Informasi Manajemen … 83
Gambar 1. Diagram Alir Sistem Rencana Anggaran Kerja Dinas
Diagram Alir (Flowchart) Sistem Informasi Manajemen Daerah Terkomputerisasi Berikut adalah diagram alir dari Sistem Informasi Manajemen Daerah pada Dinas Sosial Provinsi Bali.
84. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm. 80 - 88
Gambar 2. Diagram Alir Sistem Rencana Anggaran Kerja Dinas Terkomputerisasi
Data Flow Diagram DFD merupakan diagram yang mengunakan notasi-notasi atau simbol-simbol untuk mengambarkan sistem jaringan kerja antar fungsi-fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data.[1].
I Nyoman, Analisis Sistem Informasi Manajemen … 85
Konteks Diagram Konteks Diagram adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran dari sistem.
Gambar 3. Konteks Diagram
Seperti pada gambar diatas, Dinas Sosial Provinsi Bali bertugas menginput data rencana kerja, anggaran kerja dan revisi anggaran rencana kerja. Sedangkan dari segi Badan Pengawas Daerah melakukan pemeriksaan terhadap laporan anggaran kerja yang telah dibuat oleh Dinas Sosial Provinsi Bali. DFD Level 0 Pada DFD level 0 ini sub-sub sistem dari sistem infomasi manajemen daerah
Gambar 4. DFD level 0
Pada gambar 3 terdapat empat sub proses pada system, yaitu proses rancangan rencana kerja, rancangan anggaran kerja, cek laporan anggaran kerja dan revisi anggaran kerja. Pada proses rancangan rencana kerja, rancangan anggaran kerja dan revisi anggaran kerja dilakukan oleh Dinas Sosial Provinsi Bali. Sedangkan cek laporan anggaran kerja dilakukan oleh Badan pengawas daerah.
86. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm. 80 - 88
ERD (Entity Relationship Diagram) ERD adalah model konseptual yang mendepaperkan hubungan antara penyimpanan dalam DFD, ERD menggunakan sejumlah notasi dan symbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan antara data. [4] Data_rencana_kerja_bidang
Data_anggaran_kerja
Data_rencana_kerja
Gambar 5. ERD (Entity Relationship Diagram)
Pada gambar 5 entity data rencana kerja bidang memiliki relationship one to one ke entity data rencan kerja, dan entity data rencana anggaran kerja memiliki relationship one to one ke entity data rencana kerja. Konseptual Database
Gambar 6. Konseptual Database
Konseptual database merupakan suatu media penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan data-data penunjang sebagai inputan system dan kemudian diolah menjadi data output system. Struktur File a. Tabel Rencana Kerja Bidang Tabel ini berfungsi untuk meyimpan data rencana kerja masing-masing bidang yang ada dilingkungan Dinas Sosial Provinsi Bali yang telah memasukan datanya kedalam database. Table ini memiliki empat field yaitu field kode rencana bidang, nama rencana bidang, nama bidang dan tahun rencana bidang.
I Nyoman, Analisis Sistem Informasi Manajemen … 87
1. Field kode rencan bidang, memiliki tipe data integer dan ukuran lima yang dapat digunakan untuk meyimpan kode rencana kerja bidang dan juga berfungsi sebagai primary key. 2. Field nama rencana bidang, memiliki tipe data varchar dan ukuran 100(seratus) yang dapat digunakan untuk menyimpan nama rencana kerja bidan. 3. Field nama bidang, memiliki tipe data varchar dan ukuran 50(lima puluh) yang dapat digunakan untuk menyimpan nama bidang. 4. Field tahun rencana bidang, memiliki tipe data datetime yang dapat digunakan untuk meyimpan tanggal rencana kerja pada masing-masing bidang. Tabel 1. Tabel Rencana Kerja Bidang Field Tipe Data Ukuran Kode Rencana Bidang Nama Rencana Bidang Nama Bidang Tahun Rencana Bidang
Integer Varchar Varchar Datetime
5 100 50 -
b. Table Rencana Kerja Tabel ini berfungsi untuk meyimpan data rencana kerja pada Dinas Sosial Provinsi Bali yang telah memasukan datanya kedalam database. Table ini memiliki lima field yaitu field kode rencana kerja, kode rencana kerja bidang, nama rencana kerja, tahun rencana kerja dan keterangan. 1. Field kode rencana kerja, memiliki tipe data integer dan ukuran lima yang dapat digunakan untuk meyimpan kode rencana kerja dan juga berfungsi sebagai primary key. 2. Field kode rencana kerja bidang, memiliki tipe data integer dan ukuran lima yang dapat digunakan untuk meyimpan kode rencana kerja bidang dan juga berfungsi sebagai foreing key. 3. Field nama rencana kerja, memiliki tipe data varchar dan ukuran 100(seratus) yang dapat digunakan untuk menyimpan nama rencana kerja bidan. 4. Field tahun rencana bidang, memiliki tipe data datetime yang dapat digunakan untuk meyimpan tanggal rencana kerja pada masing-masing bidang. 5. Field keterangan, memiliki tipe data text yang dapat digunakan untuk meyimpan keterangan yang terdapat pada rencana kerja Dinas Sosial Provinsi Bali Tabel 2. Tabel Rencana Kerja Field Tipe data
Ukuran
Kode rencana kerja Kode rencana kerja bidang Nama rencana kerja
Integer Integer Varchar
5 5 100
Tahun rencana kerja Keterangan
Datetime Text
-
c. Table Anggaran Tabel ini berfungsi untuk meyimpan data rencana kerja pada Dinas Sosial Provinsi Bali yang telah memasukan datanya kedalam database. Table ini memiliki enam field yaitu field kode rencana anggaran kerja, kode rencana kerja, kode rencana kerja bidang, nama anggaran kerja, jumlah anggaran kerja, tahun rencana kerja dan keterangan. 1. Field kode rencana anggaran kerja, memiliki tipe data integer dan ukuran lima yang dapat digunakan untuk meyimpan kode rencana anggaran kerja dan juga berfungsi sebagai primary key. 2. Field kode rencana kerja, memiliki tipe data integer dan ukuran lima yang dapat digunakan untuk meyimpan kode rencana kerja dan juga berfungsi sebagai foreing key. 3. Field nama rencana anggaran kerja, memiliki tipe data varchar dan ukuran 100(seratus) yang dapat digunakan untuk menyimpan nama rencana anggaran kerja. 4. Field jumlah anggaran kerja, memiliki tipe data integer dan ukuran 20(dua puluh) yang dapat digunakan untuk menyimpan jumlah anggaran rencana kerja. 5. Field tahun rencana bidang, memiliki tipe data datetime yang dapat digunakan untuk meyimpan tanggal rencana anggaran kerja pada masing-masing bidang.
88. InfoSys Journal, Vol.2 No.1 Februari 2013, hlm. 80 - 88
6.
Field keterangan, memiliki tipe data text yang dapat digunakan untuk meyimpan keterangan yang terdapat pada rencana anggaran kerja Dinas Sosial Provinsi Bali Tabel 3. Tabel Anggran Field Tipe Data Kode rencana anggaran kerja Kode rencana kerja Nama anggaran kerja Jumlah anggaran kerja Tahun anggaran kerja Keterangan
Integer Integer Varchar Integer Datetime Text
Ukuran 5 5 100 20 -
KESIMPULAN
1. 2. 3. 4.
Dalam analisis system informasi manajemen daerah yang dilakukan dapat disimpulkan : System informasi SIMDA sudah dapat memudahkan pegawi untuk mendapatkan informasi yang diinginkan. Mengefisienkan waktu karena tidak menggunakan system manual. Mengurangi tingkat kesalahan yang disebabkan oleh system manual. Tidak adanya backup data sehingga ketika aplikasi SIMDA ter-uninstal semua data yang tersimpan terhapus
SARAN Dari analisis system yang dilakukan dan kesimpulan diatas maka sebaiknya Sistem Informasi Manajemen Daerah menambahkan menu backup data, sehingga pada saat system informasi manajemen daerah ter-uninstal data yang ada sudah tersimpan dan tidak hilang.
DAFTAR RUJUKAN [1] Victor Imbar, Radiant., dkk, “Analisa, Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Penjualan Pelumas Studi Kasus : Perusahaan PT. Pro Roll International”, Jurnal Informatika, Vol. 3 No 1, Juni 2007. [2] Jogiyanto. 2008. “Sistem Teknologi Informasi”. Yogyakarta: Penerbit ANDI. [3] Jogiyanto Hartono. 2005. “Analisa dan Desain System Informasi”. Jakarta : Andi. [4] Harinato.”Konsep dan Perancangan Database”.Yogyakarta: Andi Offset. 1993.
