ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DALAM UPAYA MENEKAN PIUTANG TAK TERTAGIH PT. HOLCIM INDONESIA, Tbk. Novi Kurniawati, Masyhad, Ali Rasyidi Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya
[email protected] Hasil dari penelitian ini membuktikan bahwa PT. Holcim Indonesia mengungkapkan permasalahan yang terjadi yaitu permasalahan pada penjualan kredit dan piutang. Hal ini disebabkan karena konsumen sering terlambat dalam melakukan pembayaran sehingga menyebabkan terjadinya penumpukan piutang. Pihak manajemen sering beranggapan bahwa produk yang ada harus habis terjual tanpa memperhatikan adanya penumpukan piutang yang belum dilunasi oleh konsumen. Kesimpulan dari penelitian ini adalah sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang yang digunakan untuk meminimalisasi piutang tak tertagih pada PT. Holcim Indonesia sudah cukup baik, namun masih terdapat beberapa kekurangan yaitu keterlambatan konsumen dalam melakukan pembayaran tunai dan tidak adanya limit kredit yang menyebabkan besarnya resiko piutang. Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang ABSTRACT The result of this study demonstrate that the PT. Holcim Indonesia reveal the problem that occur are problems on credit sales and receivables. This is because consumers are often late in making payments, causing the accumulation of debt. The management often assume that there is a product that should besold without regard to the accumulation of receivables that have not been repaid by the consumer. The conclusion of this study is accounting information system sales and receivable are used to minimize uncollectible accounts at PT.Holcim Indonesia is good enough, but there are still some short comings that customer delay in paying cash and no credit limit that causes the receivable amount of risk. Keywords: Accounting Information System Sales and Receivable
PENDAHULUAN Perubahan yang pesat dalam bidang teknologi informasi, ekonomi, sosial, budaya maupun politik mempengaruhi kondisi persaingan di dunia bisnis yang semakin lama semakin meningkat. Keadaan persaingan membuat para pelaku bisnis dan ekonomi harus menyesuaikan diri dan terus memperbaiki diri agar tetap dapat terus bersaing maka para pelaku bisnis dan ekonomi harus dapat melakukan
157
berbagai transformasi kegiatan ekonominya menjadi seefektif dan seefesien mungkin. Pengaruh globalisasi juga memicu para pelaku bisnis dan ekonomi untuk melakukan berbagai tindakan agar usahanya tetap efektif dan efesien sehingga tidak terlempar dari percaturan bisnisnya. Kemajuan dan pemanfaatan teknologi khususnya teknologi komunikasi dan informasi pada setiap kegiatan dan proses ekonomi menciptakan nuansa baru pada aspek organisasi, proses, manajemen dan sumber daya manusia yang berbasis pengetahuan. Dalam
perekonomian
modern,
manajemen
diharapkan
dapat
memanfaatkan teknologi komunikasi dan informasi secara maksimal serta bersifat responsif terhadap perkembangan teknologi komunikasi dan informasi yang dirasakan sangat pesat. Dengan menerapkan teknologi komunikasi dan informasi, diharapkan dapat membantu manajemen dalam menghimpun data, menganalisis data dan menghasilkan informasi sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi tindakan manajemen melalui pengambilan keputusan yang didasarkan informasi yang dihasilkan. Kebutuhan akan adanya sistem informasi yang memadai hampir dirasakan di berbagai jenis bidang usaha. Dalam perusahaan dagang, sistem informasi sangat berperan dalam memberikan informasi yang akan dijadikan dasar pengambilan keputusan atas situasi yang dihadapi. Sistem informasi akuntansi didefinisikan oleh Romney dan Steinbart: “Suatu sistem informasi akuntansi adalah kumpulan dari sumber-sumber daya semacam orang-orang dan peralatan, dirancang untuk merubah data ekonomi ke dalam informasi yang berguna”. Krismiaji (2002;4) mendefinisikan sistem informasi akuntansi sebagai berikut: “Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis”. Penjualan merupakan pilar utama sebuah perusahaan dagang, hal ini disebabkan penjualan tersebut merupakan sumber terjadinya pendapatan. Melalui penjualan tersebut perusahaan pada umumnya memperoleh pendapatan secara langsung (tunai) atau tidak langsung (piutang). Pada penjualan yang pembayarannya tidak diperoleh secara langsung (piutang), maka perusahaan
158
mendapatkan sebuah resiko mengenai kepastian pembayaran yang akan dilakukan kemudian hari. Kotler (2008;4) mendefinisikan penjualan adalah sebagai berikut: “Pemasaran adalah suatu proses sosial yang didalamnya individu dan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan dan inginkan dengan menciptakan, menawarkan, dansecara bebas mempertukarkan produk yang bernilai dengan pihak lain”. Pengertian penjualan yang dikemukakan oleh Swasta (2001;8) adalah sebagai berikut: “Penjualan adalah suatu tindakan atau kecakapan untuk mempengaruhi orang-orang untuk mau membeli barang yang ditawarkan dan saling menguntungkan walaupun sebelumnya tidak terpikat untuk membeli barang tersebut”. Perusahaan yang berorientasi pada pencapaian prestasi dan posisi keuangan berusaha mengendalikan biaya dan risiko yang terjadi agar tidak melebihi dan mengancam pendapatan yang diperoleh. Karena pendapatan perusahaan terutama diperoleh dari hasil penjualan, maka kegiatan penjualan mempunyai peranan penting bagi kelangsungan hidup perusahaan. Kegiatan penjualan merupakan tulang punggung dari kegiatan perusahaan, sehingga perlu dikendalikan dengan baik dan untuk itu diperlukan adanya sistem yang berfungsi sebagai alat pengendalian. Kegiatan penjualan dilakukan perusahaan akan menghasilkan pendapatan. Pendapatan yang timbul dari penjualan tunai akan meningkatkan posisi piutang perusahaan. Piutang menurut Warren dan Fess (2005;404) adalah sebagai berikut: “Piutang adalah semua klaim dalam bentuk uang terhadap pihak lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organisasi lainnya”. Piutang menurut Muslich (2003;109) adalah sebagai berikut: “Piutang terjadi karena penjualan barang dan jasa tersebut dilakukan secara kredit yang umumnya dilakukan untuk memperbesar penjualan”. Dengan timbulnya piutang dari hasil penjualan kredit, maka perusahaan memiliki suatu tingkat risiko kepastian pembayaran piutang tersebut dikemudian hari. Perusahaan dimungkinkan menerima resiko, bahwa piutang yang dimiliki tersebut tidak dapat direalisasi. Piutang yang memiliki tingkat resiko
159
ketidakpastian yang tinggi akan dimasukkan dalam sebuah pos yang dinamakan piutang ragu-ragu. Dengan adanya kemungkinan tidak terealisasinya sejumlah piutang, maka perusahaan akan berupaya mengestimasi nilai piutang tersebut dalam sebuah pos yang dinamakan pos piutang tak tertagih. Perusahaan berupaya membatasi nilai piutang tak tertagih dengan menerapkan beragam perangkat pengendalian. Pengendalian yang paling penting adalah yang berhubungan dengan fungsi pengesahan kredit. Pengendalian ini pada umumnya terdapat dalam sebuah sistem penjualan dan biasanya melibatkan penyelidikan atas kredibilitas pelanggan, dengan menggunakan referensi dan pemeriksaaan atas latar belakang pelanggan. Piutang tak tertagih menurut Kieso dan Weygandt (2004;424) yang diterjemahkan oleh Hermah adalah: “Suatu piutang tak tertagih adalah kerugian pendapatan yang memerlukan, melalui pencatatan yang tepat di dalam perkiraan penurunan dalam perkiraan harta piutang dan penurunan yang berkaitan dalam laba dan ekuitas pemegang saham”.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN PT. Holcim adalah pelopor dan inovator di Indonesia yang bergerak dalam pembuatan semen dan PT. Holcim adalah satu-satunya penyedia yang terintegrasi sembilan berbagai jenis semen, beton dan agregat. Produk-produk yang diproduksi oleh PT. Holcim merupakan produk yang masih berhubungan dengan bahan bangunan, dengan fokus kepada penciptaan semen berkualitas, berupa semen maupun mortar instan, dan perangkat pendukungnya yang umumnya berupa modul-modul blok pengisian semen yang dapat digunakan sebagai pengganti batu bata. Dalam melaksanakan penjualan, PT. Holcim Indonesia menggunakan transaksi
penjualan tunai dan kredit, namun transaksi yang
dominan adalah penjualan secara kredit. Penjualan kredit merupakan penjualan yang paling besar, masa pembayaran dari penjualan kredit maksimal 2 bulan dari tanggal pengiriman. Dalam melaksanakan kegiatan operasional penjualannya, PT. Holcim Indonesia menerapkan sebuah sistem informasi akuntansi penjualan.
160
Dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan, maka terdapat sebuah prosedur yang tegas dan jelas mengenai penjualan yang terjadi di PT. Holcim Indonesia. a) Permasalahan yang Dihadapi Perusahaan 1. Sulitnya melakukan klarifikasi data pemesanan, dikarenakan kurangnya dokumentasi yang digunakan untuk mencatat pesanan tersebut. 2. Tingginya frekuensi keterlambatan pembayaran piutang dan kegagalan untuk melakukan penjualan dalam skala yang cukup tinggi dikarenakan piutang pelanggan yag tidak sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. b) Sebab-sebab Masalah 1. Adanya Sistem kepercayaan terhadap pelanggan. 2. Tidak adanya limit kredit yang ditentukan perusahaan. 3. Terbatasnya miss komunikasi baik terhadap pelanggan maupun sesama karyawan. c) Akibat Masalah 1. Terjadinya keterlambatan pembayaran piutang terhadap perusahaan. 2. Kegagalan perusahaan untuk melakukan penjualan dalam skala yang cukup tinggi dikarenakan piutng pelanggan yang tidak sesuai dengan kemampuan yang dimiliki. 3. Keluhan terhadap pelanggan karena tangal pengiriman tidak sesuai dengan tanggal pengiriman yang diminta pelanggan. d) Pemecahan Masalah 1. Seharusnya ditetapkannya tanggal pembayaran piutang jatuh tempo. 2. Survey pada pihak intern terhadap pelanggan dilakukan 6 bulan sekali apakah pelanggan tersebut masih mampu menjual dan membayar piutang terhadap perusahaan. 3. Perusahaan mencatat pesanan dari pelanggan ke dalam sales order dan sales order ini di cetak 2 rangkap. Masing-masing untuk perusahaan dan pelanggan. Hal ini dilakukan agar pelanggan mengetahui produk apa saja yang dipesan beserta tanggal pengiriman barang yang diminta.
161
Berdasarkan permasalahan diatas, Setiap perusahaan memiliki tatacara sendiri mengenai sistematika sistem informasi akuntansi penjualan. Sehingga sistematika mengenai kegiatan di setiap perusahaan pasti berbeda-beda. Dimana perbedaan tersebut terdapat pada bagian-bagian yang seharusnya dicantumkan pada bagian tersebut. Flowchart diatas menggambarkan arus sistem informasi akuntansi penjualan, yang dimulai dari orderan customer kemudian bagian penjualan akan menerima pesanan pelanggan dengan membuat surat jalan, kemudian pesanan dikirim disertai surat jalan kepada pelanggan. Setelah angkutan selesai mengirimkan barang ke pelanggan, pihak angkutan memberikan surat jalan rangkap satu (asli) dan rangkap dua kepada perusahaan. Kemudian bagian akuntansi akan membuatkan nota penjualan rangkap dua dan faktur pajak rangkap tiga berdasarkan surat jalan yang diterima untuk menagih pelanggan dan mencatatnya sebagai penjualan. 1. Prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan Prosedur penerimaan pesanan penjualan PT. Holcim Indonesia dimulai ketika sales mendapatkan pesanan dari pelanggan yang mereka kunjungi dan mencatatnya di selembar kertas yang tidak baku, atau ketika bagian administrasi penjualan menerima order dari pelanggan melalui telepon, atau perusahaan menerima purchase order dari pelanggan melalui fax. Pelanggan yang baru pertama kali mendaftar tidak dapat diberikan kredit untuk transaksi pertamanya dan pada transaksi berikutnya baru dapat diberikan kredit. Jika penjualan dilakukan secara kredit, maka catatan pesanan penjualan atau purchase order ini diserahkan kepada bagian keuangan untuk dievaluasi apakah pelanggan tersebut masih dapat melakukan pembelian secara kredit dengan banyaknya nota penjualan yang belum dibayar dan histori pembayaran pelanggan selama ini. Saat ini, belum ada kebijakan perusahaan yang tetap dalam menentukan batasan limit kredit. Setelah bagian keuangan memberikan approval atas pemesanan tersebut, maka bagian administrasi penjualan akan menindak lanjutinya dengan membuat sales order berdasarkan catatan pesanan penjualan atau purchase order tersebut melalui web-sales Holcim dan akan mendapatkan feed back berupa no.sales order. web sales Holcim ini merupakan portal penghubung antara Sales dan Pihak
162
Administrasi. Sales order ini tidak dicetak satu per satu tetapi hanya direkap dan disimpan oleh bagian administrasi penjualan. 2. Prosedur pengambilan dan pengiriman barang ke pelanggan Dalam mendistribusikan barang kepada pihak pelanggan, PT. Holcim bekerja sama dengan perusahaan lain yang melayani jasa pengiriman barang. Setiap harinya, bagian administrasi penjualan mengirimkan rekapan sales order yang telah dibuat kepada pihak angkutan melalui fax. Rekapan sales order ini digunakan oleh pihak angkutan agar dapat mengambil barang di gudang PT. Holcim berdasarkan nomor-nomor sales order yang ada dan untuk kemudian mengirimkannya kepada pelanggan. Pihak angkutan akan mendapatkan barang beserta surat jalan dari administrasi berdasarkan order pelanggan dari pihak sales. Surat jalan ini dibuat rangkap empat dan akan didistribusikan sebagai berikut: 1. Rangkap Satu (asli) diserahkan kepada bagian keuangan untuk menagih kepada pelanggan. 2. Rangkap Dua diserahkan kepada pelanggan sebagai tanda terima telah menerima barang. 3. Rangkap Tiga untuk administrasi penjualan 4. Rangkap Empat diberikan kepada pihak angkutan. Dalam
proses
pengiriman,
pihak
angkutan
harus
berhati-hati
mengantarkannya sampai ke pelangan karena jika terdapat barang yang rusak maka barang tersebut akan menjadi tanggung jawab pihak angkutan. Kebijakan ini diberlakukan agar pihak angkutan lebih bertanggung jawab dalam melaksanakan tugasnya. Apabila pihak angkutan tiba ditempat pelanggan untuk mengantar barang maka surat jalan rangkap tiga ditandatangani dan diberikan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa pelanggan tersebut telah menerima barang dan memiliki piutang yang harus dibayar pada saat jatuh tempo. 3. Prosedur penagihan dan penerima pembayaran dari pelanggan Setelah angkutan selesai mengirimkan barang ke pelanggan, pihak angkutan memberikan surat jalan rangkap satu (asli) dan rangkap dua kepada perusahaan. Kemudiaan bagian akuntansi akan membuatkan nota penjualan
163
rangkap dua dan faktur pajak rangkap tiga berdasarkan surat jalan yang diterima untuk menagih pelanggan dan mencatatnya sebagai penjualan. Bagian akuntansi juga membuat daftar piutang dengan mengikuti kebijakan perusahaan yang menetapkan bahwa seluruh piutang akan jatuh tempo dalam waktu 60 hari. Pengecekan piutang dilakukan setiap hari oleh bagian administrasi penjualan dan sales dibawah pengawasan bagian keuangan untuk menagih pelanggan. Kemudian sales akan melakukan penagihan pada saat tanggal jatuh tempo dari masingmasing piutang dengan membawa nota penjualan rangkap satu, surat jalan rangkap satu dan faktur pajak rangkap satu. Jika pelanggan melunasi pembayarannya, maka sales akan memberikan nota penjualan rangkap satu, surat jalan rangkap satu dan faktur pajak rangkap satu sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan pembayaran. Jika pada saat jatuh tempo pelanggan belum melakukan pembayaran, maka sales akan memberikan nota penjualan rangkap satu dan surat jalan rangkap satu dan akan meminta tanda terima dari pelanggan bahwa pelanggan telah menerima tagihan yang harus dibayar. Setiap sore, sales harus melapor kepada bagian administrasi penjualan mengenai pelunasan tagihan yang mereka bawa. Jika sales sudah menerima pembayaran dari pelanggan berupa kas, cek/billyet giro yang harus diserahkan kepada bagian administrasi penjualan. Kemudian bagian administrasi penjualan akan membuat bukti setoran bank untuk menyetorkan kas, cek/billyet giro ke bank. Tetapi apabila sales belum menerima pembayaran dari pelanggan maka tanda terima yang diterima dari pelanggan harus disimpan dan ditagih dikemudian hari. 4. Menyiapkan laporan yang dibutuhkan manajemen Setiap akhir bulan, akan dibuat beberapa laporan yang berkaitan dengan siklus pendapatan yang dibutuhkan manajemen dalam mengambil keputusan dan kebijakan untuk bulan mendatang. Laporan yang dihasilkan yaitu penjualan, daftar piutang, laporan penerima pembayaran, laporan laba rugi, dan neraca.
SIMPULAN Berdasarkan hasil evaluasi dan analisis dari penelitian diatas, maka peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut:
164
1. Sistem informasi akuntansi penjualan PT.Holcim Indonesia kurang memadai. PT.Holcim Indonesia belum melakukan sistem informasi akuntansi secara memadai dikarenakan banyaknya kendala dalam mengklarifikasi data pemesanan pelanggan dan kurangnya dokumentasi pencatatan pemesanan. Dan pemesanan sales seharusnya ke bagian penjualan, bukan langsung kepada bagian gudang dikarenakan adanya pemesanan yang cukup tinggi maka semua tidak berjalan sesuai dengan prosedur. 2. Tingginya frekuensi dan besarnya presentase keterlambatan pembayaran piutang. Sistem penjualan kredit yang diterapkan pada PT. Holcim tidak sesuai dengan prosedur penjualan kredit yang sebenarnya dikarenakan sistem penjualan yang diterapkan oleh PT. Holcim masih menganut sistem saling percaya terhadap pelanggan dan belum ditetapkannya batasan limit kredit terhadap pelanggan. Kurangya ketegasan dari pihak bagian keuangan untuk melakukan penagihan pembayaran terhadap pelanggan yang telah melakukan pembayaran jatuh tempo.
SARAN 1. Kesulitan dalam melakukan klarifikasi data pemesanan barang antara catatan perusahaan dengan catatan pelanggan, dikarenakan dokumentasi yang kurang dari kegiatan tersebut. Dan sales yang seharusnya laporan kepada bagian penjualan terlebih dahulu kemudian kepada bagian gudang. Dan untuk meminimalisasi terjadinya miss komunikasi antara pelanggan dengan perusahaan adalah sebaiknya perusahaan mencatat pesanan dari pelanggan ke dalan sales order dan sales order ini dicetak dua rangkap. Masing-masing rangkap dipegang oleh pelanggan dan perusahaan. Hal ini dilakukan agar pelanggan mengetahui produk apa saja yang dipesan beserta tanggal pengiriman barang yang diminta. Sehingga perusahaan dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan karena dapat mengirimkan barang tepat waktu dan barang yang dikirim sesuai dengan pesanan pelanggan. Sedangkan untuk meminimalisasi miss komunikasi bagian penjualan dengan bagian gudang, maka prosedur bagian yang seharusnya dijalankan agar tidak adanya miss
165
komunikasi bagian penjualan dengan bagian gudang yang nantinya bisa merambah kebagian yang lain. Dan semua bagian seharusnya berjalan dan befungsi sebagaimana mestinya. 2. Tingginya frekuensi keterlambatan pembayaran piutang dan sering terjadinya kegagalan untuk melakukan penjualan dalam skala yang cukup tinggi dikarenakan piutang pelanggan yang tidak sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya. Dan kurangnya ketegasan dari pihak akuntansi untuk melakukan penagihan pembayaran pelanggan yang sudah jatuh tempo. Untuk meminimalisasi frekuensi keterlambatan pembayaran piutang dan kegagalan untuk melakukan penjualan dalam skala yang cukup tinggi adalah sebaiknya perusahaan menetapkan suatu kriteria baku atas limit kredit untuk setiap pelanggannya, yang dilengkapi dengan pengecekan piutang pelanggan mengenai batas kredit maksimalnya. Pengecekan tersebut dimaksudkan untuk meningkatkan penjualan perusahaan disamping dapat meminimalisasi frekuensi keterlambatan pembayaran piutang pelanggan. Limit kredit ditetapkan berdasarkan kriteria 6C yangterdiri dari Character,Capital, Capacity, Colleteral, Conditions of Economy, dan Constrait. Kriteria dari Character sendiri yaitu berbicara mengenai watak / sifat calon pelanggan, Capital berbicara mengenai modal yang dimiliki oleh calon pelanggan, Capacity berbicara mengenai kemampuan pelanggan dalam mengelola usahanya guna memperoleh laba yang diharapkan, Colleteral berbicara mengenai jaminan yang diberikan debitur, Conditions berbicara mengenai kondisi ekonomi secara umum, dan Constrait berbicara mengenai batasan dan hambatan yang tidak memungkinkan suatu bisnis untuk dilaksanakan pada tempat tertentu. Pertimbangan dalam pemberian limit kredit tersebut adalah sebaiknya untuk tiga transaksi pertama, sedangkan untuk pelanggan baru perusahaan menetapkan untuk transaksi pertama harus dilakukan secara tunai. Penetapan limit kredit tersebut dimaksudkan agar pelanggan peruahaan dapat melakuakn transaksi kredit dalam jumlah yang sesuai dengan kapasitas dan kemampuan yang dimilikinya sehingga dapat menjaga kelancaran perputaran kas perusahaan. Selain itu, sebaiknya setiap
166
enam bulan sekali dilakukan penilaian kembali (evaluasi) mengenai kredit pelanggan berdasarkan jumlah nominal transaksi enam bulan terakhir, ketepatan dalam pelunasan piutang, lamanya menjadi pelanggan perusahaan bersangkutan. Kriteria ini diambil berdasarkan pertimbangan atas kriteria 6C dan lebih fokus kepada Character, Capital dan Capacity. Adanya ketegasan pada pihak manajemen dan pihak akuntansi untuk melakukan penagihan pembayaran terhadap pelanggan yang telah melakukan pembayaran jatuh tempo agar semua penjualan bisa lebih tinggi lagi sebagaimana yang telah direncanakan oleh perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA Basu Swastha, 2001, Manajemen Pemasaran Modern ; Yogyakarta: BPFE. Kieso dan Weygandt, 2004, Intermediate accounting, Penerbit Erlangga, Jakarta. Krismiaji, 2002, Sistem Informasi Akuntansi, Jilid I, Yogyakarta: UPP AMP YKPN. Marshall B. Romney, Paul J. Steibart, 2004, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat: Jakarta. Mohammad Muslich, 2003, Manajemen Keuangan Modern. Bumi Aksara: Jakarta. Warren, Fess, 2005, Accounting Pengantar Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
167
