ANALISIS PERANCANGAN TATA LETAK GUDANG PADA PT ARGO PANTES, TBK

ANALISIS PERANCANGAN TATA LETAK GUDANG PADA PT ARGO PANTES, TBK Maya Rininta Satyoningtyas1, Megha Rezania2, Widi Aprian Setiawan3, Bambang Sugiharto4 Teknik Industri, Binus University, Jl. K.H Syahdan No. 9 Palmerah-Jakarta Barat 11480, Telp.(+62-21)5345830/Fax.(+62-21)5300244, [email protected], [email protected], [email protected] , [email protected]

ABTRACT The purpose of the research at PT Argo Pantes, Tbk. are to create the layout and the Standard Operating Procedure (SOP) which should be applied into Parts & General Warehouse. The methods of the research was conducted field observations which aims to identify the problem, after the problem are known, study literature was conducted to find out the methods that used for collecting and processing the data. In data collection, the data collected are the data item in the data warehouse and transaction of goods for one month. In data processing, data stock is processed to determine the total stock in the warehouse and then pareto diagram is used to determine the popularity of the goods. After the popularity is known, the layout can be made referring to the popularity, similarity, size, characteristics, and space utilization. SOP was made to ensure the management system is running well. The discussion and analysis are about the results of pareto diagram, layout remake, material handling, the application of the 5S principles, mezzanine addition, the implementation of WMS (Warehouse Management System), and the layout zoning. Key Word: Pareto Chart, Layout, FIFO, 5S, Material Handling. ABSTRAK Tujuan penelitian pada PT Argo Pantes, Tbk. untuk membuat tata letak dan Standard Operating Procedure (SOP) yang sebaiknya diterapkan pada Gudang Suku Cadang & Umum. Metode Penelitian yang dilakukan adalah observasi lapangan untuk mengidentifikasi masalah, setelah diketahui masalah yang ada dilakukan studi pustaka untuk mencari tahu metode yang akan digunakan dalam pengumpulan dan pengolahan data. Pada pengumpulan data, data yang dikumpulkan adalah data barang pada gudang dan data transaksi barang selama satu bulan. Pada pengolahan data, data stok diolah untuk mengetahui total stok pada gudang kemudian digunakan diagram pareto untuk mengetahui popularitas barang. Setelah popularitas barang diketahui, layout dapat dibuat mengacu kepada popularitas, kesamaan, ukuran, karakteristik, dan pemanfaatan ruang yang ada. Pembuatan SOP ditujukan untuk menjamin sistem manajemen berjalan dengan baik. Pembahasan dan analisis mengenai hasil diagram pareto, pembuatan ulang layout dari Gudang Suku Cadang & Umum, Material Handling, penerapan prinsip 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke). Kesimpulan dan saran yang diberikan mengenai pemberlakuan sistem FIFO (First In First Out), penerapan prinsip 5S, penambahan mezanin, penerapan WMS (Warehouse Management System), dan pembagian zona pada layout. Kata Kunci: Diagram Pareto, Layout, FIFO, 5S, Material Handling.

PENDAHULUAN Dengan meningkatnya tingkat perindustrian membuat daya saing industri saat ini semakin ketat, sehingga pemilik industri diharuskan selalu meningkatkan produknya. Salah satu bagian penting yang dapat membantu meningkatkan produktivitas dari suatu pabrik adalah gudang. Gudang adalah sarana untuk menerima, menyimpan, dan mengeluarkan barang-barang yang diperlukan oleh pabrik, baik bahan baku, bahan jadi maupun inventaris lainnya. Oleh karena itu, gudang harus memiliki tata letak yang baik dan dapat mencukupi kebutuhan dari pabrik tersebut. Apabila tata letak yang dimiliki pabrik tidak dapat menunjang kegiatan di pabrik, maka kegiatan produksi di pabrik tersebut dapat terhambat. PT Argo Pantes, Tbk bergerak di bidang tekstil. Produk yang dihasilkan adalah benang, benang warna, kain dan kain warna. Pada penelitian ini, dipilih Gudang Suku Cadang & Umum sebagai obyek penelitian. Pemilihan ini dikarenakan Gudang Suku Cadang & Umum beinteraksi langsung dengan seluruh divisi di PT Argo Pantes, Tbk. Dalam penelitian ini, membahas mengenai tata letak gudang dan Standard Operating Procedures (SOP). Metode yang digunakan dalam penelitian menggunakan penerapan prinsip 5S, prinsip penyimpanan dan penerapan Warehouse Management System (WMS). Dalam melakukan penelitian, masalah yang ditemukan mengenai tata letak gudang yang belum efektif dan efisien terlihat dari peletakan barang-barang tersebut di gudang. Penempatan barang pada gudang yang tidak sesuai dengan klasifikasinya mengakibatkan waktu yang dibutuhkan untuk mengeluarkan barang dari gudang menjadi lebih lama karena membutuhkan waktu untuk mencari barang yang diinginkan. Penyimpanan barang juga tidak didasarkan dari kedatangan barang atau tidak terjadi sistem FIFO, sehingga mengakibatkan barang yang pertama kali dating dapat keluar terkahir kali atau menjadi barang tetap digudang (dead stock). Penelitian bertujuan untuk mengatur penataan tata letak yang baik dari gudang Suku Cadang & Umum, serta perumusan Standard Operating Procedure (SOP) untuk menjamin management dari gudang.

METODE PENELITIAN Untuk melaksanakan kegiatan penelitian di PT Argo Pantes, Tbk ini, metode yang digunakan dalam penelitian adalah berupa observasi langsung di lapangan pada Gudang Suku Cadang & Umum kemudian dilakukan diidentifikasi beberapa masalah. Dari identifikasi masalah yang didapatkan, maka dapat dirumuskan masalah yang akan dibahas. Adapun data yang dikumpulkan berupa data historis perusahaan dan data hasil pengamatan. Pelaksanaan penelitian dapat di jabarkan dalam langkah-langkah penelitian yang tergambar dalam flowchart sebagai berikut (Gambar 1):

Sumber: (Suwartono, 2014)

Gambar 1 Diagram Alir Penelitian

HASIL DAN BAHASAN Berdasarkan hasil pengumpulan dan pengolahan data, hal pertama yang dilakukan adalah menetapkan barang yang akan ditempatkan paling dekat dengan pintu, atau denagn kata lain barang dengan transaksi keluar dan masuk terbanyak. Penetepan barang tersebut dilakukan dengan menggunakan diagram pareto. Adapun contoh hasil perhitungan diagram pareto yang telah dilakukan dapat dilihat pada Gambar 2.

Gambar 2 Diagram Pareto Packing Setelah diketahui popularitas dari barang-barang yang ada di Gudang Suku Cadang & Umum melalui Diagram Pareto, dilakukan perhitungan untuk mendapatkan luas ruangan yang dibutuhkan. Untuk mendapatkan luas ruangan yang dibutuhkan, hal pertama yang dilakukan adalah menghitung safety stock dari masing-masing barang. Untuk dapat menghitung safety stock, dibutuhkan data standar deviasi serta service level yang diinginkan. Pada kasus ini, service level ditetapkan sebesar 95%. Penetapan Service Level didasarkan hasil wawancara yang dilakukan kepada pihak manajemen gudang. Rumus untuk mendapatkan safety stock adalah: SS = σ x z(95%) Sehingga untuk mengitung safety stock untuk Paper Cone 5,57 Velvet adalah sebagai berikut: σ= σ= σ = 95.760,92 z(95%) = 1,65 Jadi, SS = σ x z(95%) SS = 95.760,92 x 1,65 SS = 158.006 Setelah didapatkan safety stock untuk masing-masing barang, maka dapat diketahui total stok yang akan berada di dalam gudang, yaitu jumlah dari stok akhir yang ada ditambah dengan safety stock.

Setelah diketahui jumlah stok yang akan terdapat di gudang, dilakukan perhitungan jumlah barang yang dapat diletakkan di satu buah palet berukuran 135 x 135 x 15 cm. Cara mendapatkan perhitungan jumlah barang Paper Cone 5,57 Velvet adalah sebagai berikut: Jumlah barang per baris per palet (unit) =

Luas Palet = 135 x 135 Luas Palet = 18.225 cm Luas Paper Cone 5,57 Velvet = 85,5 x 34,5 Luas Paper Cone 5,57 Velvet = 2949,75 cm Maka, Jumlah barang per baris per palet = Jumlah barang per baris per palet = 6,18 ≈ 6 unit Tinggi barang per palet (unit) =

Tinggi maksimum tumpukan = 200 cm Tinggi Paper Cone 5,57 Velvet = 21 cm Maka, Tinggi barang per palet = Tinggi barang per palet = 9,52 ≈ 9 unit Jadi, untuk Paper Cone 5,57 Velvet dalam satu palet terdapat 6 x 9 = 54 unit. Setelah diketahui stok barang dan jumlah barang dalam satu palet, dapat diketahui jumla palet yang dibutuhkan dan kebutuhan ruang dari setiap barang. Jumlah palet yang dibutuhkan untuk Paper Cone 5,57 Velvet adalah: Jumlah palet yang dibutuhkan =

Stok Paper Cone 5,57 Velvet = 2.782 unit Jumlah Paper Cone 5,57 Velvet dalam satu palet = 54 unit/palet Jadi, Jumlah palet yang dibutuhkan = Jumlah palet yang dibutukan = 51,52 ≈ 52 unit palet Sedangkan, untuk menghitung keperluan ruang yang dibutuhkan oleh Paper Cone 5,57 Velvet adalah: Kebutuhan Ruang = Luas Palet x Kebutuhan Palet Luas Palet = 18.225 cm2 Kebutuhan Palet = 52 unit

Jadi, Kebutuhan ruang = 18.225 x 52 Kebutuhan ruang = 947.700 cm2 = 94,77 m2

Analisis Kebutuhan Ruang Gudang Suku Cadang & Umum PT Argo Pantes, Tbk memiliki ukuran 72 x 35 m. Dengan ukuran yang dimiliki, dapat dikatakan Gudang Suku Cadang & Umum PT Argo Pantes cukup besar, dapat dibuktikan juga dengan banyaknya kapasitas barang-barang yang seharusnya dapat disimpan didalam gudang tersebut. Penting bagi suatu gudang mengetahui luas ruangan yang diperlukan untuk menyimpan barang-barangnya agar penggunaan lahan dapat dimaksimalkan. Berdasarkan pengolahan data yang dilakukan dengan menghitung jumlah palet yang dibutuhkan untuk masing-masing barang, maka dapat diketahui kebutuhan ruang untuk masing-masing klasifikasi barang. Penyimpanan barang pada Gudang Suku Cadang & Umum dibagi menjadi dua jenis, yaitu floor stacking dan rack stacking. Kebutuhan ruang untuk masing-masing klasifikasi barang yang disimpan dengan metode floor stacking dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1 Kebutuhan Ruang untuk Masing-Masing Klasifikasi No.

Klasifikasi

Luas Ruang yang Dibutuhkan (m2)

1

Packing

359,03

2

Stationary

39,80

3

BUM

54,27

Barang-barang yang dipilih untuk disimpan dengan metode rack stacking adalah barang-barang suku cadang, Bearing, V-Belt, beberapa barang packing dan stationary yang berukuran kecil. Luas ruangan untuk rack stacking diukur dari luas rak yang digunakan di Gudang Suku Cadang & Umum yang memiliki ukuran 100 x 38,5 x 280 cm. Kebutuhan ruang untuk rack stacking dapat dilihat pada Tabel 2. Tabel 2 Kebutuhan Ruang untuk Rack Stacking No.

Klasifikasi

Luas Ruang yang Dibutuhkan (m2)

1

Bearing

4,235

2

V - Belt

2,31

3

Packing

0,385

4

Stationary

3,08

5

SYD

0,385

6

SMK

0,385

7

SKD

1,54

8

SDF

2,31

9

SWV

16, 94

10

SCU

7,7

11

SCL

4,235

12

SSP

18,48

Analisis Layout Keadaan Gudang Suku Cadang & Umum PT Argo Pantes, Tbk. saat ini masih memiliki kekurangan. Kekurangan tersebut dikarenakan tidak adanya pemberian zona untuk barang-barang pada gudang dan tidak diterapkannya prinsip FIFO (First In First Out) pada penyimpanan dan pengeluaran barang sehingga terdapat barang yang tersimpan lama di gudang dan tidak keluar (dead stock). Berdasarkan pengolahan data yang dilakukan, didapatkan hasil berupa popularitas dari barang pada gudang, jumlah stok total barang pada gudang, jumlah palet yang dibutuhkan dan luas kebutuhan ruangannya. Dengan hasil tersebut, dapat dibuat sebuah layout usulan. Dalam pembuatan layout usulan terdapat beberapa pertimbangan, yaitu: 1. Popularitas 2. Kesamaan 3. Ukuran 4. Karakteristik 5. Pemanfaatan ruang Berdasarkan hasil pengolahan data dan pertimbangan yang telah disebutkan di atas, terdapat beberapa zona yang dibutuhkan, yaitu: 1. Zona Penyimpanan Barang Sementara Zona Penyimpanan Barang Sementara merupakan zona yang pertama kali dilihat ketika memasuki Gudang Suku Cadang & Umum. Zona ini berisikan barang-barang yang tidak disimpan di dalam gudang tetapi perlu dilakukan pencatatan administrasi gudang atau ketika barang tersebut baru datang langsung diambil oleh unit yang membutuhkan.

Gambar 3 Usulan Zona Pengambilan Barang Sementara 2. Zona Fast Picking Zona Fast Picking adalah zona yang dibuat untuk sebagian stok dari barang dengan tingkat popularitas yang tinggi.

Gambar 4 Keadaan Gudang Bagian Depan pada Saat Ini

Gambar 5 Usulan Zona Fast Picking 3. Zona Packing Zona Packing dibuat khusus untuk barang-barang packing. Zona packing terbagi menjadi dua, yaitu zona packing untuk kardus dan non-kardus.

Gambar 6 Keadaan Gudang Bagian Dalam pada Saat Ini

Gambar 7 Usulan Zona Packing Kardus

4. Zona BUM Zona BUM atau Barang Umum adalah zona yang berisikan barang-barang umum. Zona BUM dibagi menjadi dua metode penyimpanan, yaitu floor stacking dan rack stacking.

Gambar 8 Usulan Zona BUM (Floor Stacking) 5. Zona Stationary Zona stationary adalah zona yang berisikan barang-barang stationary atau BTU (barang tata usaha).

Gambar 9 Usulan Zona Stationary (Floor Stacking) 6. Zona Bearing Bearing merupakan salah satu suku cadang yang memiliki banyak jenis dan digunakan pada hampir seluruh unit pada PT Argo Pantes, Tbk. 7. Zona V – Belt Sama dengan Bearing, V-Belt merupakan suku cadang yang memiliki banyak jenis dan digunakan pada hampir seluruh unit pada PT Argo Pantes, Tbk. 8. Zona Suku Cadang Zona ini digunakan untuk penyimpanan suku cadang yang berada pada PT Argo Pantes, Tbk. Untuk Zona Suku Cadang digunakan metode rack stacking. Di dalam zona ini terdapat pembagian rak berdasarkan unit yang ada pada PT Argo Pantes, Tbk. Sedangkan untuk peletakkan rak, mempertimbangkan popularitas dari unit tersebut. Unit dengan frekuensi transaksi lebih banyak akan mendapatkan tempat yang lebih dekat. Unit tersebut adalah SSP, SWV, SCL, SKD, BUM, SDF, SYD, dan SCU. Berikut adalah urutan peletakan rak dan pembagian jumlah rak pada setiap unit: a. Unit SSP sebanyak 48 rak. b. Unit SCL sebanyak 11 rak c. Unit SCU sebanyak 20 rak d. Unit SWV sebanyak 44 rak e. Unit SDF sebanyak 6 rak f. Unit SKD sebanyak 4 rak g. Unit SMK sebanyak 2 rak h. Unit SYD sebanyak 1 rak

Analisis Standard Operating Procedures (SOP) Tata letak yang baik tidak akan dapat berguna jika tidak didukung dengan manajemen yang baik. Suatu manajemen yang baik dapat membuat pekerjaan yang ada menjadi lebih efektif dan efisien. Manajemen yang terjadi di Gudang Suku Cadang & Umum PT Argo Pantes, Tbk dapat dikatakan sudah cukup baik, tetapi masih perlu beberapa peningkatan, khususnya dalam hal Standard Operating Procedures (SOP). Oleh karena itu, bagian ini akan membahas lebih dalam tentang SOP yang dapat digunakan oleh Gudang Suku Cadang & Umum PT Argo Pantes, Tbk untuk meningkatkan performa kerjanya.

SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan observasi langsung yang telah dilakukan di Gudang Suku Cadang & Umum PT Argo Pantes, Tbk, didapatkan beberapa hasil seperti berikut: 1. Belum adanya zoning (pembagian zona) untuk setiap barang-barang yang ada di Gudang Suku Cadang & Umum berdasarkan popularitas, kesamaan, ukuran, karakteristik, dan pemanfaatan ruang. 2. Terdapatnya dead stock (stok yang mengendap) untuk beberapa barang. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem FIFO (First In First Out) untuk mengatur pergantian barang dengan baik. 3. Untuk menjamin tata kelola manajemen dengan baik, dibutuhkan SOP (Standard Operating Procedures). 4. Dibutuhkannya perubahan sistem penyimpanan untuk mengefisienkan penggunaan ruang yang ada di Gudang Suku Cadang & Umum. 5. Terdapatnya beberapa kekurangan yang ada di Gudang Suku Cadang & Umum PT Argo Pantes, Tbk yang masih dapat dilakukan perbaikan. Dari simpulan yang didapatkan, terdapat beberapa saran yang dapat dilakukan oleh PT Argo Pantes, Tbk. untuk memperbaiki tata letak gudang dan Standard Operating Procedure (SOP), khususnya Gudang Suku Cadang & Umum. Saran-saran yang diberikan dapat digunakan untuk membantu penyelesaian dari rumusan masalah yang ditetapkan. Saran yang membantu penyelesaian rumusan masalah tata letak Gudang Suku Cadang & Umum antara lain: 1. Tata letak yang sebaiknya diterapkan pada Gudang Suku Cadang & Umum PT Argo Pantes, Tbk. adalah gudang yang menerapkan sistem FIFO (First In First Out). 2. Pembuatan zona. Zona yang ada di Gudang Suku Cadang & Umum saat ini belum baik. Hal tersebut dibuktikan dengan peletakan barang yang tercampur antara jenis satu dengan jenis lainnya dengan tidak beraturan. Oleh sebab itu, dibuat pemisahan zona yang dapat membantu pengidentifikasian barang juga, seperti: a. Zona Penyimpanan Barang Sementara. b. Zona Fast Picking. c. Zona Packing. d. Zona Stationery. e. Zona Suku Cadang. 3. Dilakukan pemisahan penempatan rak untuk Beraring dan V-Belt. 4. Pembuatan jalur forklift, handlift, troli dan orang. 5. Pembuatan marka. 6. Penerapan prinsip 5S agar proses kerja yang ada di Gudang Suku Cadang & Umum dapat berjalan dengan baik. 7. Penambahan mezanin pada gudang agar kapasitas dan pemanfaatan ruang gudang dapat maksimal. Saran yang membantu penyelesaian rumusan masalah Standard Operating Procedure (SOP) Gudang Suku Cadang & Umum antara lain: 1. Standard Operating Procedures (SOP) yang sebaiknya diterapkan adalah SOP yang merincikan pekerjaan dari setiap bagian-bagian gudang dengan singkat dan jelas. Sehingga operator mudah mengerti mengenai tugas yang seharusnya dilakukan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan adalah: a. Pemisahan antara SOP penerimaan dan pengeluaran barang. b. Pemberian job description yang jelas untuk masing-masing karyawan Gudang Suku Cadang & Umum. c. Pembuatan Work Instruction.

2. 3.

4.

Dilakukannya penyuluhan kepada seluruh personil gudang mengenai SOP yang berlaku, khususnya mengenai pemberian zona untuk meningkatkan pemanfaatan ruang. Penamaan barang-barang yang terdapat di Gudang Suku Cadang & Umum sebaiknya dibakukan. Hal tersebut dilakukan agar tidak terjadi ambiguitas dalam pencarian barang, pembuatan formulir (PBI, BBK, BPB, NPB) maupun pada penulisan laporan bulanan. Penerapan Warehouse Management System (WMS) yang dilakukan dengan baik, sehingga tidak adanya perbedaan antara data yang terdapat di dalam sistem dengan keadaan sebenarnya.

REFERENSI Afrazeh, A., Keivani, A., & Farahani, L. N. (2010). A New Model For Dynamic Multi Floor Facility Layout Problem. AMO - Advanced Modeling and Optimization , 249 - 256. Aized, D. T. (2010). Materials Handling in Flexible Manufacturing Systems. Future Manufacturing Systems , 121 - 137. Ekoanindiyo, F. A., & Wedana, Y. A. (2012). Perencanaan Tata Letak Gudang Menggunakan Metode Shared Storage Di Pabrik Plastik Kota Semarang. Dinamika Teknik , 46 - 57. Heragu, S. S. (2008). Facilities Design Third Edition. New York: CRC Press. Kay, M. G. (2012). Material Handling Equipment. Material Handling Equipment , 67. Naseeb, R. A., Younis, N., Hussain, S., & Kausar, U. (2013). Next Big Thing: Voice Centric and RFID base Warehouse Management System. International Journal of Management Sciences and Business Research . Purnomo, H. (2004). Perencanaan & Perancangan Fasilitas. Yogyakarta: Graha Ilmu. Ramaa, A., Subramanya, K., & Rangaswamy, T. (2012). Impact of Warehouse Management System in a Supply Chain. International Journal of Computer Applications . Sarwono, J. (2006). Metode Penelitian Kuantitatif & Kualitatif. Yogyakarta: Graha Ilmu. Siska, M., & Henriadi. (2012). Perancangan Fasilitas Pabrik Tahu Untuk Meminimalisasi Material Handling. Jurnal Teknik Industri , 133 - 141. Stevenson, W. J. (2009). Operations Management (Tenth Edition ed.). New York, America: McGrawHill/Irwin. Tambunan, R. M. (2008). Standard Operating Procedures (SOP). Jakarta: Maiestas Publishing. Tompkins, J. A., White, J. A., Bozer, Y. A., & Tanchoco, J. M. (2010). Facilities Planning. John Wiley & Sons, Inc.

RIWAYAT PENULIS Maya Rininta Satyoningtyas lahir di kota Jakarta pada 4 Mei 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Teknik Industri pada 2014. Megha Rezania lahir di kota Jakarta pada 3 Agustus 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Teknik Industri pada 2014. Widi Aprian Setiawan lahir di kota Bojonegoro pada 15 Agustus 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Binus University dalam bidang Teknik Industri pada 2014.