Analisis Pengendalian Internal terhadap Klaim Nasabah Asuransi Kerugian Kendaraan Bermotor pada PT.X

Analisis Pengendalian Internal terhadap Klaim Nasabah Asuransi Kerugian Kendaraan Bermotor pada PT.X Tiara Adisti, Cut Saskia Rachman Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Depok, Indonesia E-mail : [email protected]

Abstrak Perusahaan asuransi membutuhkan pengendalian internal dan manajemen risiko yang digunakan sebagai sarana pengendalian. Hal ini bertujuan untuk dapat melakukan kegiatan usahanya secara efektif dan efisein serta mengurangi adanya risiko yang dihadapi perusahaan. Penggunaan kerangka COSO ini akan dibandingkan dengan penerapan pengendalian internal yang dilakukan oleh PT.X pada proses klaim yang dilakukan oleh PT.X kepada tertanggung. Dari hasil perbandingan tersebut dapat diketahui bahwa PT. X telah memiliki manajemen risiko yang baik dan pengendalian internal yang memadai walaupun adanya kelemahan pada beberapa bagian tertentu.

Internal Control Analysis of Customer's Motor Vehicle Insurance Claim in PT.X Abstract Insurance companies require internal control and risk management that are used as a means of control. The purpose is to conduct its business effectively and efficiently and also to reduce risks that might be faced by the company. The use of this COSO framework will be compared with the application of internal controls performed by PT.X on the claim made by the insured costumer of PT.X. As a result of this comparison, it can be seen that, in spite of their few weakness in certain areas, PT. X already has a good risk management and its internal controls were also quite adequate. Keywords; Internal Control, COSO, General Insurance

Pendahuluan Pengendalian (controlling) merupakan salah satu fungsi manajemen dalam mencapai tujuan organisasi. Pengendalian merupakan usaha manajemen untuk mengurangi risiko kerugian dan penyimpangan dalam suatu organisasi. Adanya sistem pengendalian internal yang efektif, dapat membantu dalam mencapai tujuan organisasi antara lain dalam hal efisiensi, mengurangi risiko kerugian, dan menghasilkan suatu laporan keuangan yang andal dan sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku Asuransi kerugian kendaraan bermotor adalah pertanggungan kerugian atau kerusakan

Analisis pengendalian..., Tiara Adisti, FE UI, 2013

terhadap kendaraan bermotor. Pada prinsipnya, jaminan pada asuransi kendaraan bermotor adalah terhadap kerusakan kendaraan bermotor itu sendiri dan tanggung jawab hukum terhadap pihak lain yang dirugikan pada saat menggunakan kendaraan tersebut. Semakin banyaknya jumlah kendaraan bermotor di dunia juga mempengaruhi perkembangan asuransi kerugian pada kendaran bermotor itu sendiri, karena semakin banyaknya masyarakat yang menggunakan jasa asuransi untuk kendaraan bermotor mereka untuk keamanan dan ketenangan saat berkendara. Asuransi kerugian kendaraan bermotor semakin berkembang, salah satunya di Indonesia. Oleh karena itu penulis akan mengangakat topik mengenai asuransi kerugian kendaraan bermotor sebagai objek yang akan diteliti lebih lanjut. Dalam penulisan skripsi ini penulis memilih PT. X sebagai objek penelitian. PT. X adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang asuransi dan asuransi yang dibahas oleh penulis adalah dalam bidang asuransi umum atau kerugian. Dalam penulisan skripsi ini penulis memilih PT. X sebagai objek penelitian. PT. X adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang asuransi dan asuransi yang dibahas oleh penulis adalah dalam bidang asuransi umum atau kerugian. Penulis mengangkat dalam bentuk karya ilmiah dengan judul “Analisis Pengendalian Internal terhadap Klaim Nasabah Asuransi Kerugian kendaraan Bermotor pada PT. X”.

Tinjauan Teoritis Committee of Sponsoring Organization of The Treadway Commission (COSO) pada tahun 1992

mengeluarkan

definisi

tentang

pengendalian

internal.

Definisi COSO tentang

pengendalian internal sebagai berikut : sebuah proses, yang dipengaruhi oleh Direksi dan Dewan Komisaris, manajemen, dan personil lainnya dari sebuah entitas, dan dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai terkait pencapaian dari tujuan-tujuan dalam berbagai kategori seperti keefektifan dan keefisiensian dari operasi, keandalan dari pelaporan keuangan, dan kepatuhan pada regulasi dan hukum yang berlaku. Pengendalian bukanlah sesuatu yang ditambahkan dalam proses manajemen tersebut, melainkan bagian integral dalam proses tersebut. Berikut merupakan komponen pengendalian internal menurut COSO: 1. Lingkungan pengendalian (control environment). Lingkungan pengendalian merupakan dasar bagi seluruh komponen lain dari pengendalian internal. 2. Penilaian risiko (risk assessment)


Setiap entitas akan mengahadapi berbagai risiko, baik internal maupun eksternal yang harus mereka nilai sebelumnya. Sebelum melakukan penilaian risiko, terlebih dahulu dibuat tujuan yang terkait tahapan berbeda yang konsisten secara internal. Penilaian risiko adalah sebuah identifikasi dan analisis dari risiko-risiko yang relevan untuk pencapaian tujuan, sehingga membentuk sebuah dasar untuk menentukan bagaimana sebaiknya risiko-risiko dikelola. 3. Aktivitas pengendalian (control activities) Aktivitas pengendalian adalah pelaksanaan dari kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan oleh manajemen untuk membantu memastikan bahwa tujuan dapat tercapai. 4. Informasi dan komunikasi (informasi and communication) Informasi

yang

terkait

dengan

perusahaan

harus

diidentifikasi,

ditangkap,

dan

dikomunikasikan secara berkala dalam sebuah bentuk, untuk mendukung personil perusahaan dalam melaksanakan tanggung jawabnya. 5. Pemantauan (monitoring) Sistem pengendalian internal perlu dipantau, proses ini bertujuan untuk menilai mutu kinerja sistem sepanjang waktu. Asuransi dalam Undang-Undang No.2 Th 1992 tentang usaha perasuransian adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih, dengan mana pihak penanggung mengikatkan diri kepada tertanggung, dengan menerima premi asuransi, untuk memberikan penggantian kepada tertanggung karena kerugian, kerusakan atau kehilangan keuntungan yang diharapkan atau tanggung jawab hukum pihak ke tiga yang mungkin akan diderita tertanggung, yang timbul dari suatu peristiwa yang tidak pasti, atau memberikan suatu pembayaran yang didasarkan atas meninggal atau hidupnya seseorang yang dipertanggungkan. Terddapat tiga hal peting yag perlu diketahui dalam dunia asuransi. Pertama adalah polis, atau berupa perjanjian yang dibuat sebagai bukti tertulis atau surat perjanjian antara pihak-pihak yang mengadakan perjanjian. Kemudian premi adalah sesuatu yang diberikan sebagai hadiah atau derma, atau sesuatu yang dibayarkan ekstra sebagai pendorong atau perancang, atau sesuatu pembayaran tambahan di atas pembayaran normal. Dan yang terakhir, klaim adalah tuntutan yang diajukan oleh pemegang polis atas kerugian yang dideritanya.

Metode Penelitian & Profil Perusahaan Dalam pembahasan ini, proses pengumpulan data digunakan dengan berbagai cara, yaitu teoritis, wawancara, observasi, dan dokumentasi. Dalam penelitian, penulis menggunakan PT.X sebagai objek untuk diteleti lebih lanjut. PT. X adalah perusahan asuransi kerugian yang


telah berdiri sejak tahun 2008. Seiring dengan berkembangnya perusahaan, PT. X telah memiliki 10 cabang yang diseluruh Indonesia.

Pembahasan Proses klaim asuransi dimulai dari saat tertanggung melaporkan klaim kepada customer services sampai dengan perusahaan membayarkan ganti rugi atas klaim tersebut kepada bengkel atau tertanggung sendiri. Dengan kerangka COSO maka pembahasan akan menjelaskan keadaan proses klaim serta divisi klaim di PT.X . 1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan pengendalian menyediakan arahan bagi organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengendalian dari orang-orang yang ada di dalam organisasi tersebut. Berikut ini merupakan elemen penting dalam lingkungan pengendalian internal yang terdapat pada PT. X yang dianalisis oleh penulis :  Integritas dan nilai-nilai etik Dalam menjalankan setiap usahanya, perusahaan menjunjung tinggi integritas dan nilai-nilai etik. Lingkungan kerja di divisi klaim terlihat sangat kondusif.Keintegritasan para pegawai dapat dinyatakan dengan kedisiplinan, hal ini terlihat dengan kepatuhannya para pegawai dalam jam masuk kerja, jam istrahat, dan jam pulang kantor. Hal tersebut didukung oleh pengendalian internal perusahaan dengan menggunakan absensi finger print sehingga para pegawai merasa lebih bertanggung jawab dalam hal jam masuk kerja dan pulang kantor. Kode etik perusahaan juga sangat dijunjung tinggi, terlihat dari setiap pegawai yang diwajibkan menandatangani surat persetujuan kode etik perusahaan saat awal bekerja.  Komitmen pada kompetensi Hal tersebut dilihat dari para karyawan di divisi klaim yang bekerja sesuai dengan keahliannya serta telah memiliki pengalaman-pengalaman dalam bidangnya. Selain itu perusahaan juga mendorong pegawai untuk terus mengembangkan ilmunya dengan rutin mengikuti pelatihan, pendidikan, seminar mengenai asuransi ataupun pengetahuan mengenai klaim.  Peran Direksi, Komisaris, dan Komite Audit Setiap Direktur bertugas mengawasi kinerja manajemen yang terdapat di bawahnya. Pada PT. X peran Direksi terlihat jelas, misalnya untuk penyelesaian pembayaran klaim pada Payment Requisition terdapat kolom tandatangan dari Management yang ditandatangani langsung oleh Direktur Keuangan, hal ini menunjukan bahwa peran Direktur terhadap control atas pengeluaran uang yang terjadi di perusahaan berfungsi.


Kemudian saat terjadi estimasi klaim diatas Rp. 10.000.000 maka Manajer Klaim wajib melapor kepada Direktur Teknik dan mendapat persetujuan untuk melanjutkan proses klaim tersebut. Hal ini menunjukan kontrol dari Direktur Teknik terhadap proses klaim. Komisaris pada PT. X berperan dalam melakukan kontrol dengan melakukan rapat triwulan dengan manajemen perusahaan. Dalam rapat tersebut komisaris dan manajemen perusahaan membahas mengena masalah-masalah yang terjadi pada perusahaan serta membahas mengenai laporan keuangan triwulan perusahaan. Pada PT. X tidak terdapat komite audit, namun tugas komite audit dilakukan oleh audit internal perusahaan.  Gaya Operasi dan Filosofi Manajemen Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya. Filosofi biasanya berisi apa yang harus dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjaan. Filosofi klaim didefisinisikan sebagai identitas departemen klaim termasuk penjelasan terkait tujuan dan target yang akan diraih. Dalam PT. X gaya operasi manajemen ini memusatkan keputusan pada pihak atas atau Sentralisasi yang meletakkan peran perencanaan dan pengendalian di tangan manajemen atas sehingga memudahkan manajemen atas untuk melakukan pengendalian atas kinerja setiap departemen.  Otoritas dan tanggung jawab Proses tahapan dalam klaim yang dilakukan oleh Kantor Cabang seperti input registrasi, dokumentasi, survey, estimasi dan SPK sama seperti yang dilakukan oleh kantor pusat, namun untuk proses selanjutnya akan diserahkan kepada pusat. Maka dari itu pembayaran klaim pada kantor cabang dilakukan langsung oleh kantor pusat. Untuk kantor cabang memiliki batasan limit dalam pengambilan keputusan klaim. Hal ini membuat cabang harus melapor pada kantor pusat saat setimasi jumlah klaim tersebut melebihi limitnya. Kantor pusat akan mengevaluasi estimasi klaim tersebut dan menentukan ditolak atau diterimanya klaim tersebut. Proses tahapan dalam klaim yang dilakukan oleh kantor cabang seperti input registrasi, dokumentasi, survey, estimasi dan SPK sama seperti yang dilakukan oleh kantor pusat karena kantor cabang juga menggunakan sistem Oracle, namun untuk proses selanjutnya akan diserahkan kepada pusat. Hal ini dapat mempermudah pihak kantor pusat untuk memonitor kegiatan yang dilakukan oleh kantor cabang.  Sumber daya manusia Sumber daya manusia merupakan kunci utama dalam pengendalian internal. Jika karyawan memiliki kompetensi yang tinggi dalam berbagai aspek seperti dapat dipercaya dan disiplin maka kinerja perusahaan akan menjadi baik. Sehingga pengendalian lainnya


dapat diabaikan dan laporan keuangan yang andal dapat dihasilkan. Untuk memiliki karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya penerapan kebijakan dan prosedur sumber daya manusia penting untuk dilakukan. Hal tersebut berupa kebijakan perekrutan, proses penyeleksian yang dibuat dengan teliti untuk dapat menyaring karyawan-karyawan yang berkompeten. Selain itu proses pelatihan dan pengembangan karyawan juga penting untuk meningkatkan kompetensi karyawan. Memberikan reward dan punishment kepada karyawan juga merupakan hal yang penting untuk memicu karyawan agar bekerja sebaik mungkin. 2. Penilaian Risiko Penilaian risiko perusahaan dilakukan guna mengidentifikasi, menganalisis, dan manajemen terhadap risiko yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang andal dan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku.  Risiko Teknis Risiko dalam hal klaim mungkin terjadi apabila terdapat beberapa klaim besar yang terjadi saat yang hampir bersamaan, seperti banjir dan gempa bumi yang nilainya bisa sangat besar. Untuk mengantisipasi hal ini selain program reasuransi yang baik, perusahaan juga melakukan sebagian investasinya dalam bentuk likuid sehingga pemenuhan kewajiban perusahaan tidak terkendala. Selain itu perusahaan juga telah menghitung cadangan klaim setiap tahunnya.  Risiko Ekonomi Risiko pengelolaan dana dilakukan dengan dua pendekatan, yang pertama adalah manajemen cash flow dengan mempersingkat waktu penagihan premi sehingga dana dapat lebih cepat diinvestasikan. Yang kedua untuk mengantisipasi perubahan ekonomi global dan lokal, perubahan situasi politik, perubahan peraturan, dan faktor lain yang dapat mempengaruhi keamanan investasi. Perusahaan menerapkan penempatan investasi dengan portofolio yang berimbang dalam berbagai instrumen seperti deposito berjangka, obligasi, reksadana dan menghindari investasi yang berisiko tinggi. Untuk risiko perubahan nilai tukar mata uang. Perusahaan meminimalkannya dengan membuat cadangan dalam mata uang asing sebesar kewajiban Perusahaan dalam mata uang tersebut.  Risiko Hukum Sebagai penyedia jasa asuransi, perusahaan tidak terlepas dari kemungkinan adanya tuntutan-tuntutan secara hukum. Hal ini bisa terjadi akibat kurangnya peraturan perundangan yang mendukung permasalahan atau adanya kelemahan kontrak.


Upaya perusahaan dalam mengantisipasi risiko ini adalah dengan memiliki tenaga yang handal dibidang hukum, menyempurnakan kontrak-kontrak yang ada, melengkapi semua persyaratan sesuai dengan peraturan yang ada dan bekerja sama dengan konsultan hukum untuk membenahi perangkat administrasi hukum perusahaan. Dalam hal bekerja sama dengan konsultan hukum, perusahaan juga melakukan recruitment secara ketat, perusahaan memilih konsultan hukum yang kompeten dan berpengalaman dalam bidan asuransi guna menghindari terjadinya risiko yang akan dihadapi dimasa depan. 

Risiko Teknologi Informasi

Sangat cepatnya perkembangan teknologi informasi membuat suatu peristiwa internal maupun eksternal berpotensi menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Untuk mengendalikan risiko ini perusahaan secara berkesinambungan meningkatkan sistem keamanan untuk proteksi, melakukan back up support yang lebih teratur. 3. Evaluasi Aktivitas Kontrol Perusahaan melakukan aktivitas pengendalian dengan melaksanakan kebijakan serta prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen untuk memastikan bahwa tujuan perusahaan dapat tercapai. Berdasarkan prinsip COSO evaluasi atas aktivitas pengendalian internal perusahaan adalah sudah memadai. 

Evaluasi terhadap pemisahan tugas pegawai Adanya pemisahan tugas dalam setiap proses klaim, dari mulai pelaporan klaim yang dilakukan oleh Customer Service kemudian dilanjutkan dengan survey yang dilakukan oleh Surveyor dan otoritas pelaksanaan perbaikan dari manajer untuk mengeluarkan SPK serta proses pembayaran dan penyelesaian dokumen akhir dilakukan oleh bagian administrasi. Adanya pemisahan tugas antara bagian klaim dan penyedia spare part.



Evaluasi terhadap otoritas sesuai transaksi dan aktivitas Surat Perintah Kerja harus ditandatangani oleh Manajer Klaim. Hal ini menunjukan otoritas yang ada dalam perusahaan. Selain tu kepala cabang memiliki limit akseptasi untuk pengerjaan klaim, jika diatas limit maka akan melalui persetujuan pusat.



Evaluasi terhadap pengendalian fisik atas asset dan catatan Adanya user id dan password untuk setiap komputer dan sistem yang dipakai pegawai. Setiap pegawai menggunakan komputer untuk memudahkan proses kerjanya, untuk membuka komputer tersebut dibutuhkan user id dan password yang diketahui oleh


pemilik, begitu pula dengan masuknya ke dalam sistem claim processing berbasis oracle memerlukan user Id dan password. Selain itu masing-masing personel memiliki akses yang berbeda-beda. Staff bagian klaim dengan staff underwriting masuk ke dalam sistem claim processing berbasis oracle namun memiliki akses yang berbeda dalam sistem. Dokumen-dokumen disimpan ditempat yang rapi dan memiliki ruangan khusus sebagai tempat penyimpanan dokumen-dokumen dari tahun ke tahun. Pintu masuk ke dalam kantor harus menggunakan finger print dan yang terdaftar dalam sistem finger print tersebut hanya para pegawai kantor sehingga tidak sembarang orang dapat masuk ke dalam lingkungan kantor. Hal tersebut menunjukan bahwa perusahaan telah mengantisipasi risiko yang dapat terjadi dari sistem keamanan kantor. 

Evaluasi pengecekan independen dan pelaksanaan Audit Internal melakukan pengendalian terhadap kinerja setiap divisi apakah sesuai dengan prosedur atau tidak. Audit internal juga memberikan saran dan solusi terhadap penemuan-penuam yang dilakukannya untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Perusahaan memiliki komite ISO dan Komite Klaim. Komite ISO dibuat guna mengawasi perusahaan agar tetap berjalan sesuai dengan prosedur ISO 9001:2008 serta mempersiapkan perusahaan dalam Audit ISO setiap enam bulan sekali.



Evaluasi terhadap kinerja pegawai Setiap bulan pihak HRD melakukan evaluasi terhadap absensi karyawan. HRD memiliki peraturan terhadap keterlambatan pegawai dnegan memberikan Surat Peringatan (SP) dan sanksi terhadap pemotongan gaji pegawai yang melanggar. Setiap enam bulan sekali pihak HRD meminta laporan melalui Manager divisi terkait mengenai kinerja pegawai. Hal ini dilakukan untuk menilai tingkat kerja setiap pegawai serta mengetahui kekurangan serta perkembangan pegawai tersebut dan dapat memberikan perbaikan atas kekurangan tersebut.



Evaluasi terhadap tingkat kepuasaan nasabah Perusahaan memberikan kuesioner kepada tertanggung mengenai kepuasaan tertanggung terhadap hasil kinerja bengkel. Hal ini dilakukan oleh perusahaan untuk mengevaluasi kinerja bengkel rekanan apakah akan melanjutkan kerjasama atau tidak. Perusahaan melakukan evaluasi terhadap bengkel rekanan dengan melakukan survey langsung setiap 6 bulan sekali. Tertanggung membuat surat tanda puas atas hasil kinerja bengkel pada saat penyelesain proses klaim. 4. Evaluasi Informasi dan komunikasi


Perusahaan telah mempunyai sistem akuntansi yang cukup memadai dengan adanya prosedur-prosedur secara tertulis melalui flowchart dalam setiap bagian yang memperhatikan bagaiman transaksi dicatat, diklasifikasikan kemudian dilaporkan.  Perusahaan telah memiliki system informasi dengan baik karena telah memiliki SOP dan flowchart beserta keterangan secara detail untuk setiap prosedur-prosedur yang berlaku. Prosedur atau yang dinamakan standar operasional prosedur pada bagian klaim dibuat sebagai dasar bagi perusahaan untuk menjalankan sebuah proses pelayanan yang baik kepada tertanggung maupun aktivitas atau operasional di dalam perusahaan menjadi teratur. Hal ini dinilai baik karena prosedur yang ditetapkan manajemen untuk semua pegawainya dapat diaplikasikan dengan baik oleh pegawai dan hal tersebut mempermudah pegawai dalam mengerjakan tugasnya.  Setiap pegawai memiliki tanggung jawab untuk menyampaikan informasi kepada atasannya sebagi bentuk tanggung jawab atas keseluruhan tugasnya. Hal ini dipermudah dengan adanya SOP yang dibuat perusahaan untuk menjabarkan tugas setiap pegawai.  Dengan menggunakan system Claim processing berbasis oracle, mempermudah perusahaan dalam pencatatan. Dengan adanya sistem Claim processing berbasis oracle, pencatatan tidak dilakukan secara manual namun langsung di input ke dalam sistem dan format sesuai dengan sistem sehingga data-datanya pun tersimpan rapi dan mempermudah para pegawai untuk melakukan pekerjaannya, seperti saat asisten manager membuat perhitungan cadangan klaim, dengan adanya Claim processing berbasis oracle maka mengumpulkan data-data mengenai jumlah klaim dan premi yang terjadi diperusahaan dapat dengan mudah dilakukan.  Formulir pengajuan klaim kepada tertanggung berisi pertanyaan lengkap yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam memproses klaim tersebut. Hal ini membantu Customer Service dalam melakukan input ke dalam sistem Claim processing berbasis oracle.  Perusahaan memberikan kuesioner mengenai kepuasan tertanggung terhadap proses klaim, hal ini dinilai baik dalam mengetahui kinerja perusahaan maupun bengkel rekanan serta dapat menjalin hubungan baik dengan tertanggung.  Pada setiap komputer pegawai di kantor terdapat LAN Messenger untuk berkomunikasi antar seluruh kantor. LAN Messenger ini digunakan untuk komunikasi antar divisi dan memiliki chat history untuk menyimpan percakapan yang dilakukan oleh pegawai. Hal ini dinilai efektif untuk komunikasi lebih mudah antar pegawai. Selain itu memudahkan untuk menyebarkan pengumuman atau informasi-informasi kepada pegawai sehingga


para pegawai selalu mengetahui informasi-informasi terbaru.  Peraturan dan kode etik perusahaan diberikan ke setiap pegawai dan pegawai wajib menandatangani peraturan tersebut sebagai tanda persetujuan atas perjanjian tersebut. Sehingga para pegawai mengetahui dengan jelas tugas dan hal-hal yang penting dalam setiap pekerjaannya. Hal ini dilakukan perusahaan sebagai tindakan preventif dalam menanggulangi risiko atas fraud yang dilakukan pegawai. 5. Monitoring 

Rapat Bulanan : adanya rapat umum bulanan yang dihadiri setiap divisi untuk melaporkan kinerja selama sebulan dan goals untuk sebulan kedepan.Untuk setiap divisi yang mewakili rapat hanya manajer dan asisten manajer. Diselenggarakan satu kali setiap bulan setelah tutup buku oleh Direksi dan kepala bagian dalam rangka mengawasi pencapaian perusahaan dalam 1 bulan berjalan serta membahas permasalahan dari setiap Departemen Pemasaran,Teknik, SDM, GA, Akunting, Penagihan, Audit.



Rapat Triwulan : Rapat triwulan dilaksanakan antar para direksi dan komisaris perusahaan.Rapat ini diadakan setiap tiga bulan sekali dengan agenda membahas laporan keuangan perusahaan dan kinerja perusahaan selama tiga bulan kebelakang. Selain itu perusahaan juga membahas target jangka pendek maupun panjang untuk keberlanngsungan kinerja perusahaan dimasa depan.



Laporan Klaim : Departemen klaim bertanggung jawab membuat laporan klaim setiap bulannya. Dalam laporan tersebut tercatat berapa jumlah laporan klaim oleh nasabah yang diterima perusahaan beserta dengan nilai yang harus ditanggung oleh perusahaan selama sebulan tersebut.



Inspeksi Manager Klaim : Manager klaim sesekali melakukan inspeksi mendadak dan terjun langsung dalam penanganan proses klaim. Manajer mengontrol langsung proses survey yang dilakukan surveyor dan kinerja bengkel rekanan.



Audit Internal : Perusahaan memiliki departemen Audit Internal yang melakukan pengendalian terhadap kinerja dan pelaporan perusahaan.Adanya audit rutin yang dilaksanakan di kantor pusat dan kantor cabang secara berkesinambungan dan audit khusus untuk temuan temuan yang signifikan. Perusahaan memiliki departemen audit internal yang melakukan tugas sebagai pengendalian internal perusahaan. Departemen audit internal melakukan tugas sebagai pendukung tugas direksi dalam pencapaian tujuan perusahaan.




Review Cabang : Review Kantor Cabang diselenggarakan dua kali dalam setahun dalam rangka mengawasi pencapaian kinerja cabang secara berkesinambungan serta sosialisasi masalah teknis serta perubahan peraturan yang berlaku. Proses review cabang dilakukan setiap tiga bulan sekali dengan mendatangi setiap kantor cabang. Hal ini dilakukan dalam rangka mengawasipencapaian kinerja cabang secara berkesinambungan serta memberikan sosialisasi masalah teknis, seperti penanganan masalah klaim-klaim yang khusus kemudian melihat kemaksimalan fungsi dari sistem Claim processing berbasis oracle yang digunakan oleh kantor cabang. Selain itu hal ini dilakukan untuk memberikan sosialisasi kepada kantor cabang mengenai perubahan peraturan yang berlaku.



Pengawasan dan komunikasi terhadap cabang dilakukan sekali setiap

bulannya.

Pengawasan dan komunikasi kinerja cabang sering dinilai kurang maksimal. Proses penyelesaian klaim juga sering terhambat akibat proses proses administrasi dengan kantor pusat. Selain itu pihak cabang juga kurang update terhadap sistem yang tersedia di PT.X.

Kesimpulan Berdasarkan analisis dan pembahasan yang dilakukan terhadap proses klaim di PT.X, kesimpulan yang di dapat adalah :  Lingkungan pengendalian dari PT. X sudah baik, hal ini dapat dilihat dari pembagian tugas sudah terstruktur dengan baik berdasarkan wewenang masingmasing.  Proses bisnis terpusat di kantor pusat (sentralisasi). Hal ini dapat dilihat dari seluruh pembayaran klaim dilakukan oleh administrasi pusat. Selain itu kantor cabang mempunyai limit akseptasi klaim sebesar Rp. 3.000.000, jika lebih dari limit tersebut proses klaim harus mendapat persetujuan kantor pusat.  Sistem claim processing berbasis oracle mempermudah operasi perusahaan, namun belum dimanfaatkan sepenuhnya di kantor cabang. Hal tersebut dapat dilhat dari proses administrasi cabang yang tetap dilakukan di pusat.  Limit akseptasi klaim pada kantor cabang sebesar Rp.3.000.000. Hal tersebut membuat proses klaim yang diatas limit akseptasi harus diproses di kantor pusat sehingga membuat proses pengerjaan klaim tertanggung lebih lama dibandingkan jika dilakukan proses di kantor cabang. Hal ini dinilai mengorbankan kepuasaan


nasabah karena terdapat keluhan dari nasabah terhadap lamanya proses klaim yang dilakukan PT.X.  Proses monitoring diterapkan dengan rutinnya dilakukan rapat bulanan serta rapat triwulan dengan komisaris dan direksi.  Berdasarkan observasi yang telah penulis lakukan, proses pengawasan dan komunikasi antara kantor cabang dan pusat yang dilakukan hanya sekali setiap bulannya dinilai belum efektif. Hal ini dikarenakan terdapat beberapa penanganan klaim yang mendapat hambatan sehingga memperlambat proses penyelesaian.

Saran Berdasarkan kesimpulan yang didapat oleh penulis, maka penulis memberikan saran kepada PT.X sebagai berikut :  Menambah limit akseptasi klaim kantor cabang yang memiliki nasabah besar. Hal ini bertujuan untuk mempersingkat waktu penyelesaian klaim sehingga membuat proses klaim di kantor cabang lebih efektif. karena kantor cabang memiliki limit akseptasi kecil sehingga saat estimasi klaim diatas limit akseptasi, klaim tersebut harus melalui persetujuan pusat.  Memberikan training khusus untuk administrasi cabang dalam menggunakan system claim processing berbasis oracle dan surveyor claim cabang agar perusahaan dapat memberikan otoritas dan tanggung jawab yang lebih besar.  Melakukan rapat mingguan yang diselenggarakan setiap minggu pada hari senin secara “Live Teleconference” antara direktur teknik dan manajer klaim dengan para kepala cabang dalam rangka memantau permasalahan yang terjadi

serta pengawasan

pencapaian target. Saran yang diberikan penulis untuk penelitian selanjutnya adalah :  PT.X merupakan perusahaan yang tidak publik sehingga menyulitkan penulis untuk memdapatkan data bebas karena ada sebagian data yang merupakan data yang confidential.

Sehingga

penulis

menyarankan

untuk

penelitian

selanjutnya

menggunakan perusahaan yang sudah publik agar mempermudah untuk mendapatkan data dari perusahaan.  Memperluas lingkup penelitian dari yang dilakukan penulis yang terfokus pada klaim kendaraan bermotor saja menjadi keseluruhan asuransi kerugian sehingga dapat menilai keseluruhan perusahaan.


Daftar Referensi American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). 2002 Statement on Auditing Standards. New York:AICPA Arens, Alvin A., dan James K. Loebbecke. (2000). Auditing An Integrated Approach, Alih Bahasa Amir Abadi Jusuf, Eighth, Jilid 1, Prentice – Hall International, Inc, New York Center for Audit Quality. Performing an Audit of Internal Control In an Integrated Audit. February, 2009. http://www.thecaq.org Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. (1992). Internal control – Integrated Framework. New Jersey: Author. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. (2006). Internal Control over Financial Reporting – A Guidance for Smaller Companies. New Jersey: Author. Committee of Sponsoring Organizations (COSO) of the Treadway Commission. 2004. Enterprise Risk Management – Integrated Framework. COSO. Januari, 2010. Executive Summary Integrated Framework. http://www.coso.org/publication/executive_summary_integrated_framework.htm. Wednesday 6th February 2013 Doyle, J., W. Ge, & S. McVay. (2007). Determinants of weaknesses in internal control over financial reporting. Journal of Accounting and Economics , 44, 193-223. Hall, J. (2011). Accounting Information Systems. Ohio : Cengage Learning. Ikatan Akuntaan Indonesia. (2009). Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta. Penerbit Salemba. Keputusan Ketua Badan Pengawas Pasar Modal (Bapepam) Nomor KEP- 40/PM/2003 tentang Cadangan Teknik Perusahaan Asuransi Kieso, Donald E. dkk. (2002). Akuntansi Internediate; Edisi X; Jilid I. Erlangga:

Jakarta.

Kitab Undang-undang Hukum Perdata [Burgerlijk Wetboek]. Diterjemahkan oleh Subekti dan R. Tjitrosubidio. Jakarta : Pradnya Paramitha. 2008. Kitab Undang-undang Hukum Dagang [Wetboek van Koophandel]. Diterjemahkan oleh Subekti dan R. Tjitrosubidio. Jakarta : Pradnya Paramitha. 2002. Sensi, Ludovicus. (2006 . Memahami Akuntansi Kerugian Perusahaan Reasuransi. Jakarta. Penerbit Salemba. Mulyadi. (2002). Sistem Perencanaan & Pengendalian Manajemen (ed.3). Jakarta: Salemba Empat


Moeller,Robert,and Herbert N Witt. 2009 Brink’s Modern Internal Auditing, 6TH edition. John Wiley and Sons. Prodjodikoro Wirjono. 1994, Hukum Asuransi di Indonesia, Jakarta. Intermasa. Ikatan Akuntansi Indonesia, (2009). Asuransi Kerugian. PSAK 28. Jakarta : Salemba Empat. Ratcliffe, T.A., & Landes, C.E. (2009). Understanding Internal Control and Internal Control Services. Journal of Accountancy. Romney, M. & Steinbart, P.J. (2011). Accounting Information Systems. Washington. Salim, Abbas. 2007. Asuransi dan Manajemen Risiko. Jakarta: PT. RajaGrafindo Persada. Sarbanes-Oxley Act (SOX) seksi 404 tentang Penilaian Manajemen atas Internal control Pearson College Division Simanjuntak, Emmy Pangaribuan, Beberapa Aspek Hukum Dagang di Indonesia, Bina Cipta, Jakarta. Soeisno Djojosoedarso.2003. Prinsip-pinsip Manajemen Risiko dan Asuransi. Jakarta: Salemba Empat.



Analisis Pengendalian Internal terhadap Klaim Nasabah Asuransi Kerugian Kendaraan Bermotor pada PT.X

Recommend Documents