ANALISIS OPTIMALISASI SISTEM PENJUALAN RESELLER PADA BUSANA THREE DEE-GOAL DENGAN PENDEKATAN DATA WARE HOUSE
Disusun Oleh : Iwan Setiadi
UNIVERSITAS GUNADARMA Maret 2014
ABSTRAKSI Analisis Optimalisasi Sistem Penjualan Reseller Pada Busana Three DeeGoal Dengan Pendekatan Data Ware House Iwan Setiadi Sistem penjualan dengan metode jaringan dari produsen ke penjual pertama, kemudian ke penjual selanjutnya dengan istilah reseller untuk produk-produk tertentu biasanya memiliki pelanggan yang cukup banyak dan tersebar di beberapa wilayah. Untuk mendukung kegiatan operasionalnya dibutuhkan teknologi informasi yang dapat mengolah dan menyimpan data menjadi lebih akurat tertutama dalam hal pengambilan keputusan terutama dalam menentukan popularitas produk-produk unggulan guna memprediksikan bagaimana mengoptimalkan stok untuk selalu tersedia dan pembuatan laporannya. Jumlah pelanggan yang semakin banyak membuat reseller membutuhkan tempat penyimpanan yang lebih besar, terstruktur dan terintegrasi yang dikenal dengan istilah Data Ware House Kata Kunci : reseller, produk, data, informasi, data ware house PENDAHULUAN Sistem penjualan dengan metode jaringan dari produsen ke penjual pertama, kemudian penjual pertama ke penjual selanjutnya dengan istilah reseller untuk produk-produk tertentu biasanya memiliki pelanggan yang cukup banyak dan tersebar di beberapa wilayah. Salah satu produk busana yang perdagangannya menggunakan metode jaringan reseller adalah perusahaan Three dee Goal yang berpusat di Bandung. Untuk mendukung kegiatan operasional reseller ini dibutuhkan teknologi informasi yang dapat mengolah dan menyimpan data menjadi lebih akurat tertutama dalam hal pengambilan keputusan terutama dalam menentukan popularitas produk-produk unggulan guna memprediksikan bagaimana mengoptimalkan stok untuk selalu tersedia.Pengelolaan informasi dan pembuatan laporan penjualan setiap bulannya yang cepat, tepat dan akurat makin dibutuhkan dalam melayani pesanan pelanggan yang jumlahnya makin meningkat terutama dalam hal perhitungan penjualan dan persediaan barang sesuai pemesanan. Jumlah pelanggan yang semakin banyak membuat reseller membutuhkan tempat penyimpanan yang lebih besar, terstruktur dan terintegrasi. Untuk itu dibutuhkan Data warehouse yang merupakan sebuah database khusus yang didesain dengan struktur untuk melakukan query dan analisis (Nolan & Huguelet, 2000). Data warehouse menyediakan suatu wadah untuk menampung data yang diperlukan untuk menganalisis suatu kondisi dalam organisasi dengan hanya mengambil data yang dibutuhkan untuk keperluan saja. Data yang digunakan
dalam data warehouse dapat berasal dari data yang sifatnya operasional yang ada setiap harinya saat proses berjalan. Keuntungan dari menerapkan data warehouse adalah kemampuan mengakses data enterprise, kemampuan dalam konsistensi data, kemampuan menampilkan hasil analisis secara cepat, menemukan gap antara pengetahuan bisnis dan bisnis proses, mengurangi biaya administrasi, dan menampilkan informasi yang memang dibutuhkan secara efektif (Nolan & Huguelet, 2000). Dengan adanya keuntungan yang dijanjikan oleh data warehouse maka akan sangat membantu pihak reseller dalam membuat keputusan yang akan berdampak pada kesuksesan bisnis. METODE PENELITIAN Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data primer diperoleh dengan melakukan pengamatan langsung di lokasi penelitian dan wawancara dengan pihak yang terkait dengan penelitian seperti pihak re-seller. Data sekunder diperoleh dari literature yang relefan dengan penelitian, diantaranya adalah data-data yang diperoleh dari media, buku, penelitian terdahulu, dan instansi yang terkait. Data yang diperoleh diolah dan dianalisis secara kuantitatif dan kualitatif. Analisa kuantitatif digunakan untuk menganalisis aspek biaya meliputi biaya aplikasi, biaya implementasi, biaya perangkat keras dan biaya perangkat lunak. Selain itu, analisa kuantitatif juga digunakan untuk menganalisis aspek manfaat tangible. Analisa kualitatitf digunakan pada manfaat intangible. Analisa kualitatif digunakan untuk menguraikan hasil analisis kuantitatif dan mendeskripsikan hasil analisis aspek non biaya. LANDASAN TEORI Pengertian Sistem Pengertian sistem menurut Williams dan Sawyer (2005) adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk melakukan suatu pekerjaan dalam usaha untuk mencapai suatu tujuan. Sistem itu penting karena mencakup serangkaian aktifitas untuk mencari cara yang terbaik dalam mencapai tujuan.
Pengertian Data Menurut O’Brien (2005) data adalah fakta-fakta atau observasi mengenai fisik atau transaksi bisnis. Lebih spesifik lagi, data adalah ukuran objektif dari atribut (karakteristik) dari entitas seperti orang-orang, tempat, benda, atau kejadian.
UML (Unifield Modelling Language) Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah “bahasa” yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem. Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk sebuah jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan dalam piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun. Tetapi karena UML juga menggunakan class dan operation dalam konsep dasarnya, maka ia lebih cocok untuk penulisan piranti dalam bahasa-bahasa berorientasi objek. Object Oriented Analysis Analisa berorientasi objek adalah cara baru dalam memikirkan suatu masalah dengan menggunakan model yang dibuat menurut konsep sekitar dunia nyata. Analisis berorientasi objek memiliki lima aktifitas utama dalam pendekatannya, yaitu Menentukan kelas dan objek, identifikasi struktur, identifikasi subjek,menentukan atribut, dan menentukan metode Alat Bantu yang digunakan dalam bahasa analisa berorientasi objek sebagai berikut : 1. Use Case Diagram Use Case Diagram menggambarkan sebuah fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem dan bagaimana sistem berinteraksi dengan dunia luar. Tabel 1. Simbol-simbol Dalam Use Case Diagram Use Case, Menggambarkan proses sistem kebutuhan sistem dari sudut pandang user Actor, Menggambarkan orang atau sistem yang menyediakan atau menerima informasi dari system <
>
Association Include,Menggambarkan pemanggilan use case oleh use case lain, arah panah tidak boleh kearah base atau parent use case Association Extend,Menggambarkan perluasan dari use case diagram arah panah tidak boleh kearah extending use case Association Aktif,Menggambarkan bagaimana actor terlibat dalam use case Note,Menggambarkan dokumentasi dari use case
2. Activity Diagram (Diagram aktivitas) Activy Diagram menggambarkan berbagai alur kerja dari satu aktifitas ke aktifitas lainya dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alur aktifitas berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir.
Tabel 2. Simbol-simbol Dalam Activity Diagram Start Point,Menggambarkan permulaan dari sebuah sistem yang akan dikerjakan, biasanya terletak pada pojok kiri atas End Point,Menggambarkan akhir dari sebuah system Association,Menggambarkan hubungan antara initial node activities fork,decision point dan activity final node dalam sebuah system Activity,Menggambarkan aktivitas yang dilakukan pada sistem. Fork,Menggambarkan sebuah activity yang berjalan secara bersamaan, biasanya mempunyai 1 transisi masuk dan dua atau lebih transisi keluar atau bisa lebih transisi masuk dan hanya satu transisi keluar Decision Point,Menggambarkan hubungan transisi sebuah garis dari atau ke decision point Swimlane,Menggambarkan sebuah cara untuk mengkelompokan activity
3.Class Diagram (Diagram Kelas) Class adalah sebuah spesifikasi yang akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Tabel 3. Simbol-simbol Dalam Activity Diagram Class,Penggambaran dari class name, atribut atau property atau data dan method atau function atau behavior Association,Menggambarkan hubungan antara initial node, activities, fork, decision point dan activity final node dalam sebuah sistem Agregation,Menggambarkan perluasan dari class Generalisasi / Inheritance,Menggambarkan satu atau sekumpulan class mewarisi atribut atau method dari suatu class
4. Component Diagram (Diagram Komponen) Component diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar komponen piranti lunak, yaitu modul berisi code, baik berisi source code maupun binary code, baik library maupun executable, baik yang muncul pada compile time, link time, maupun arun time termasuk ketergantungan (dependency) di antaranya.
Gambar 1. Simbol komponen Gudang Data (Data Warehouse) Data warehouse merupakan suatu kumpulan data yang bersifat subject oriented, terintegrasi, terus menerus dan time variant yang membantu enterprise atau organisasi dalam membuat keputusan. Sebagai pembuat keputusan maka dibutuhkan query beberapa nilai dari satu subjek untuk melakukan proses analisis secara real-time. ANALISA DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Reseller dalam pengertian yang sederhana adalah menjual kembali setiap barang baru yang telah kita beli. Pihak reseller memulai bisnis ini dari tahun 2012 dan telah memiliki pelanggan yang cukup banyak. Semakin banyaknya pesanan membuat pencatatan dan penyimpanan data yang dilakukan pihak reseller membutuhkan penanganan yang lebih baik, agar data pelanggan, produk yang terjual dan laporan penjualan menjadi lebih terintegrasi. Sementara reseller memiliki kebutuhan-kebutuhan untuk memanfaatkan gudang data yang sudah dimiliki, peneliti melihat peluang ini untuk melahirkan sebuah teknologi baru yang menjawab kebutuhan ini, yaitu konsep Data warehouse yang merupakan sebuah database khusus yang didesain dengan struktur untuk melakukan query dan analisis.
Gambar 2. Ilustrasi proses reseller ( Sumber : www.mullanasrudin.com ) Pada penjualan produk di perusahaan Three Dee Goal reseller menjual dua jenis produk yang jadi unggulan, celana dan rok, sedangkan celana sendiri ada 2 tipe, standart dan pensil. Dengan 71 warna pilihan yang ditawarkan dan 9 tingkatan ukuran secara umum. Sistem pembayaran ada 2 macam, barang langsung dibayar atau dengan tenggang waktu yang sudah disepakati sebelumnya. Analisis Masalah
Dari sudut pandang reseller dan peneliti dapat diperoleh gambaran yang kongkret mengenai data warehouse di dunia bisnis. Untuk mencapai hal itu, dapat diringkaskan tiga kebutuhan bisnis, yaitu: a) Penambahan jenis maupun peningkatan kapasitas produk. b) Pengurangan biaya operasional c) Peningkatan efektifitas pemasaran dan keuntungan. Berikut ini akan dibahas mengenai hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis di bidang pemasaran, seperti identifikasi dan pemahaman permasalahan, analisis pencarian solusi dan pembahasan teknik-teknik untuk mengimplementasikan solusi. Permasalahan umum yang dihadapi oleh pihak reseller sebagai pelaku bisnis adalah: 1. Bagaimana cara memenuhi pesanan sesuai dengan tempo yang dikehendaki pemesan. 2. Menyajikan database yang mudah dipahami operasionalnya oleh reseller. 3. Membantu pihak reseller dalam menganalisa data pelanggan, data transaksi dan history penjualan untuk membantu pengambilan keputusan. 4. Meminimalisasi redudancy data dan data yang tidak terdokumentasi. 5. Memprediksi produk unggulan di masa yang akan datang. Pencarian solusi dari masalah-masalah ini akan berkaitan dengan penemuan dan pemanfaatan dari berbagai jenis pola-pola yang tersembunyi dari gudang data yang kemungkinan sudah dimiliki oleh pihak reseller. Proses Pengembangan Aplikasi Penjualan pada Reseller Aplikasi yang akan dikembangkan nantinya digunakan untuk mendukung dalam data warehouse. Tujuan utamanya adalah membantu reseller dalam mendukung proses pengambilan keputusan bisnis dimasa mendatang. Use Case Diagram Use case Diagram menjelaskan bahwa pelanggan melakukan pemesanan barang yang kemudian dicek terlebih dahulu apakah pemesan sudah ada dalam data pelanggan, kalau belum ditambahkan terlebih dahulu. Setelah itu pesanan diinput oleh reseller, kemudian mengecek ke suplier apakah barang tersedia, kalau barang kosong segera informasikan ke pelanggan apakah dibatalkan atau ganti pemesanan. Setelah barang di terima dari suplier, segera dikirim ke pelanggan/pemesan disertai kuwitansi tagihan. Pelanggan melakukan pembayaran setelah barang diterima. Selanjutnya data transaksi disimpan kedalam history penjualan.
Gambar 3. Use Case Diagram Class Diagram Diagram Class atau class diagram menggambarkan keadaan (atribut/property) suatu system, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metode/fungsi). Diagram class disini menggambarkan keterhubungan class pelanggan dengan produk, class pembayaran dan produk, class pembayaran dan penjualan detil, class pembayaran yang terbagi menjadi kategori cash dan credit.
Gambar 4. Class Diagram Activity Diagram Diagram Actifity atau Activity Diagram menunjukkan aliran fungsionalis sistem. Pada permodelan bisnis disini menggambarkan bagaimana masing-masing alur reseller dan pelanggan berawal, keputusan yang mungkin terjadi dan bagaimana alur berakhir.
Gambar 5. Activity Diagram
Component Diagram Component Diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar komponen piranti lunak, seperti isi database pada aplikasi yang saling berhubungan satu sama lain antara pesanan, pelanggan dan jumlah pesanan, input pesanan dan cek stok serta barang dan invoice.
Gambar 6. Component Diagram Spesifikasi WEB Spesifikasi Hardware Spesifikasi perangkat keras (hardware) yang dianjurkan unuk penggunaan website ini antara lain : a. Prosesor : Intel Core-i7 2,2 GHz b. Memory : 8 GB c. Harddisk : 1 TB d. OS : Windows 8 e. VGA : Geforce GT 635m- 2Gb Spesifikasi Software Berikut spesifikasi yang dianjurkan : a. Microsoft Visual Studio Express 2012 for Web b. Microsoft SQL Server 2008 R2 c. Google Chrome broser d. Windows 7 e. Microsoft Visio 2010 Penjelasan Penggunaan Aplikasi Aplikasi yang telah di kembangkan adalah aplikasi yang berbasis Web. Dalam mengoprasikanya menggunakan Web Browser. (Localhost/Kasir/MainForm.wgx) nantinya, dengan membeli domain dan web hosting aplikasi ini bisa di akses secara online.
Tampilan Halaman Utama
Gambar 7. Tampilan Halaman Utama Halaman Utama terdapat menu : Master Pelanggan : Digunakan sebagai edit, tambah dan hapus data pelanggan. Transaksi Penjualan : Untuk menginput data pesanan pelanggan. Transaksi Pembayaran : Setelah barang dikirim untuk segera input pembayaran. Laporan Penjualan : Menampilkan hasil penjualan selama 1 bulan. History Penjualan : Menampilkan daftar transaksi pelanggan Tampilan Halaman Data Pelanggan Pada halaman data pelanggan, dapat ditampilkan semua data pelanggan yang sudah di entry dapat dimanipulasi seperti di update, delete, dan add.
Gambar 8. Tampilan Halaman Data Pelanggan Tampilan Halaman Transaksi Penjualan Halaman transaksi penjualan digunakan untuk menginput data transaksi penjualan seperti mendata nama pelanggan, pesanan yang diinginkan, tanggal pesan dan total bayar.
Gambar 9. Tampilan Halaman Transaksi Penjualan Tampilan Halaman Transaksi Pembayaran Pada halaman transaksi pembayaran ditampilkan list kuwitansi dgn menampilkan data pelanggan, data pesanan , dan total tagihan yang harus di bayar.
Gambar 10. Tampilan Halaman Transaksi Pembayaran Tampilan Halaman Laporan Penjualan Pada halaman laporan penjualan terdapat 4 laporan unggulan dalam tiap bulan : 1. Berdasarkan Ukuran : Untuk mendapatkan ukuran favorit yang banyak dipesan pelanggan. 2. Berdasarkan Type : Untuk mengetahui kecendrungan pelanggan dalam pilihan terhadap celana dan rok tiap bulannya.
3. Berdasarkan Jumlah Transaksi : Reseller mengetahui pelanggan setianya, dan bisa memberikan bonus potongan harga, atau memberikan perhatian lebih guna mempertahankan loyalitas pelangganya. 4. Berdasarkan Warna : Mengetahui warna-warna yang menjadi favorit tiap bulannya. Dari laporan dapat ditentukan persediaan stok barang yang paling diminati dengan melihat dari laporan perbulan yang dibuat.
Gambar 11. Tampilan Halaman Laporan Penjualan Tampilan Halaman History Penjualan Pada halaman history penjualan dapat diketahui transaksi setiap pelanggan yang pernah dilakukan.Halaman ini dibuat agar jika akan memesan pelanggan dapat melihat kembali warna apa saja yang telah dipesan dan ukuran yang biasa digunakan.
Gambar 12. Tampilan Halaman History Penjualan KESIMPULAN Setelah aplikasi mulai digunakan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Pihak reseller pengguna dari aplikasi ini dapat merasakan manfaat lebih setelah sebulan lebih mengaplikasikannya. Input data pemesanan yang mudah, proses transaksi pembayaran yang terinci, data base pelanggan yang akurat. 2. Tingkat kesalahan yang mungkin ditimbulkan karena kelalaian manusia lebih kecil, karena semua data yang sudah di imput terorganisasi dengan baik dalam system. 3. Dari data laporan penjualan dan histori penjualan, pihak reseller bisa mendapatkan prediksi yang lebih akurat tetntang produk dengan ukuran, tipe, warna yang menjadi favorit pelanggan untuk membantu penentuan stok barang persediaan.
4.
Dalam melakukan aktivitas, reseller memamang masih membutuhkan perangkat komputer dalam pengoprasiaannya. Kedepannya jika aplikasi ini sudah diregistrasi secara online, operator bisa melakukannya dimana saja selama terhubung ke internet.
SARAN Pengembangan bisnis dimasa mendatang perlu diperhitungkan kembali kemungkinan-kemungkinan adanya data yang jauh lebih kompleks. Sehingga menuntut pengembangan dan analisa aplikasi yang lebih luas lagi, keakurasian data nantinya dapat digunakan untuk mendukung penyediaan data-data yang lebih akurat dan bermanfaat dalam mendukung proses pengambilan keputusan dimasa mendatang. Pengembangan aplikasi yang mengikuti tren teknologi yang terus berkembang dirasakan perlu sehingga pihak-pihak yang terlibat di dalamnya bisa terus dalam persaingan dunia bisnis yang lebih kompleks.
DAFTAR PUSTAKA 1. Baba, Animasi Kartun dengan Flash MX. PT Elex Media Komputindo. Jakarta: 2005. 2. Henry Pandia, Teknologi Informasi dan Komunikasi. Penerbit Erlangga. Jakarta : 2009. 3. Jogiyanto, Pengenalan Komputer. Andi Offset.Yogyakarta : 2005. 4. Lukmanul Hakim, Cara Ampuh Menguasai Macromedia Flash MX. PT Elex Media Komputindo. Jakarta : 2006. 5. Medi Yanto, Jadi Animator yang Handal dengan Flash. PT Elex Media Komputindo. Jakarta : 2012. 6. URL : http://ebekunt.wordpress.com/2010/07/27/strategi-pembelajaran-untukanak-usia-dini/ , diakses Mei 2013. 7. URL : http://www.iconarchive.com , diakses April 2013. 8. URL : http://zonapanda.blogspot.com/2013/02/pengertian-flowchart-dancontoh.html,2013, diakses Mei 2013.
